CODE VOOR ETHIEK EN ZAKELIJK GEDRAG
INHOUDSOPGAVE De Oracle-code voor ethiek en zakelijk gedrag . . . . . . . . . .1
ZAKELIJK GEDRAG
Inzicht in deze code . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1
Financiële integriteit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .18
Toepasselijkheid van deze code . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2
Financiële en andere gegevens . . . . . . . . . . . . . . . . . .18
Werknemers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2
Informatiebehoud . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .19
Leden van de raad van commissarissen van Oracle Corporation (Oracle Senior Officers en niet-werknemers) . . . . .2
Openbare vrijgaven . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .20 Gunsten aan anderen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .21
Een overzicht van de waarden van Oracle . . . . . . . . . . . .2
Gunsten aan u . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .21
NALEVING Naleving van wet- en regelgeving en Oracle-beleid . . . .3 Ondersteuning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4 Het Oracle-programma voor naleving en ethiek . . . . .4 Codeschendingen melden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4 Oracle-hulplijn voor naleving en ethiek en website voor incidentmeldingen . . . . . . . . . . . . . . .5 Bedrijfspraktijken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6 Antitrust- en mededingingswetten . . . . . . . . . . . . . . .6 Geen ongepaste betalingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7
Geschenken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .21 Vermaak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .23 Belangenverstrengeling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .23 Donaties aan goede doelen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .26 Vertrouwelijke informatie beschermen . . . . . . . . . . . . .26 Sociale media . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .28 Informatie verzamelen over concurrenten of andere derden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .28 Oracle-bronnen gebruiken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .29 RELATIES VAN ORACLE
Geen economische boycots . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7
Oracle en zijn werknemers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .30
Exportwetten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8
Diversiteit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .30
Immigratiewetten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Pesterij . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .30
Effecten en handel met voorkennis . . . . . . . . . . . . . . . 9
Gezondheid en veiligheid . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .31
Algemene kwesties bij contracteren . . . . . . . . . . . . .10
Belasting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .31
Zaken doen met de overheid . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Oracle en zijn klanten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .31
Contracteren met de overheid . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Oracle en zijn partners . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .31
Opdrachtintegriteit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .13
Oracle en zijn leveranciers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .32
OCI (Organizational Conflict of Interest) . . . . . . . . . .13
Oracle en zijn gastgemeenschappen . . . . . . . . . . . . . . .32
Arbeidsbeperkingen na overheidsfunctie . . . . . . . . .13 Anticorruptie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .14
HANDHAVING
Geschenken, maaltijden en vermaak . . . . . . . . . . . . .14
Het onderzoeksproces . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .33
Lobbyen van overheidsfunctionarissen . . . . . . . . . . .15
Disciplinaire maatregelen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .34
Politieke bijdragen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .15 Persoonlijke politieke activiteiten . . . . . . . . . . . . . . .16 Anderen beïnvloeden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .16 Overheidsdienst . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .17 Intellectuele eigendom . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .17
Beste Oracle-werknemer, Als werknemer van Oracle vormt u een belangrijk onderdeel van een wereldwijde organisatie met een wereldwijde aanwezigheid. Wij zijn een toonaangevend bedrijf in onze branche omdat we ons snel aanpassen aan wijzigingen binnen een concurrerende en dynamische omgeving, maar met naleving van bedrijfswaarden die veel verder gaan dan de minimale wettelijke vereisten. Elke werknemer, waar dan ook ter wereld, moet dan ook op de hoogte zijn van de inhoud van de Oracle-code voor ethiek en zakelijk gedrag en zich hieraan houden. De Oracle-code voor ethiek en zakelijk gedrag is één van de belangrijkste documenten van Oracle. Deze code omvat normen, referentierichtlijnen en bronnen om inzicht te krijgen in de bedrijfswaarden van Oracle en in uw verantwoordelijkheden. Lees de code zorgvuldig en in zijn geheel. Bewaar deze goed en raadpleeg de code regelmatig ter ondersteuning bij het nemen van de juiste beslissingen en het vinden van belangrijke informatiebronnen. Hoewel de code u helpt bij het verkrijgen van inzicht in uw verplichtingen, kan deze niet elk ethisch dilemma ondervangen waar u mogelijk mee te maken krijgt. Uiteindelijk zijn we allen individueel verantwoordelijk voor het stellen van vragen wanneer we niet weten hoe we in een bepaalde situatie moeten handelen. Alle werknemers van Oracle zijn persoonlijk aansprakelijk voor hun acties en iedereen moet zich aan de normen houden die in deze code worden beschreven. Oracle tolereert geen represailles tegen werknemers die te goeder trouw ongepast gedrag melden of meewerken aan een nalevingsonderzoek. Onze reputatie en ons succes is afhankelijk van de persoonlijke inzet van elke werknemer om de waarden van Oracle te verdedigen en ethisch gedrag te vertonen bij al onze zakelijke handelingen. Ieder van ons, ongeacht functie of geografische locatie, moet zich dagelijks aan deze verplichting houden, zowel individueel als gezamenlijk, om de normen ten aanzien van zakelijke gedrag na te leven die in deze code worden beschreven. Lawrence J. Ellison Chief Executive Officer (CEO)
De Oracle-code voor ethiek en zakelijk gedrag Oracle stelt u de Oracle-code voor ethiek en zakelijk gedrag (de ‘Oracle-code’ of de ‘code’) ter beschikking ter referentie bij het afhandelen van juridische en ethische kwesties bij het uitvoeren van zakelijke activiteiten namens Oracle. In het document wordt ‘Oracle’ gebruikt om te verwijzen naar Oracle Corporation en zijn dochterondernemingen. Wanneer u voor Oracle werkt, bent u gebonden aan de voorwaarden die door uw lokale organisatie zijn opgesteld. Als onderdeel van deze voorwaarden bent u ook verplicht de organisatiebrede normen na te leven die in deze code worden beschreven. Deze code vormt geen, al dan niet impliciet, contract. Wanneer een onderdeel van deze code in strijd is met toepasselijke wetgeving, heeft de wetgeving altijd voorrang. Wanneer een onderdeel van deze code als ongeldig wordt beschouwd, zal dit de geldigheid en uitvoerbaarheid van de overige bepalingen niet beïnvloeden. Oracle kan de code naar eigen inzicht interpreteren. Oracle erkent en respecteert regionale en lokale wettelijke verschillen in arbeidswetten, privacywetten en andere toepasselijke wetgeving. We zullen, waar van toepassing, regionale en lokale vereisten naleven ten aanzien van de zaken die in deze code worden beschreven, inclusief vereisten met betrekking tot de Oracle-hulplijn voor naleving en ethiek/melding van misdragingen, werknemerscontrole, toepassing van bepaalde regels in geval van tijdelijke werknemers en oplegging van bepaalde boetes.
Inzicht in deze code De Oracle-code beschrijft de normen van Oracle ten aanzien van ethiek en zakelijk gedrag. Deze code is opgesteld om u bij uw dagelijkse werkzaamheden te ondersteunen. Deze normen vormen een aanvulling op en gaan mogelijk verder dan toepasselijke wet- en regelgeving. Hoewel we werkzaam zijn in vele landen en ons moeten houden aan vele verschillende regels, richtlijnen, gewoonten en praktijken, kunnen we alleen succesvol zijn wanneer wij ons als bedrijf houden aan een overkoepelende set normen en waarden. Het is van essentieel belang dat ieder van ons zich persoonlijk inzet en erkent dat wij verantwoordelijk en aansprakelijk zijn voor inzicht in en naleving van de normen in deze code, omdat het succes en de reputatie van Oracle afhankelijk is van ieders handelen. De Oracle-code begint met een overzicht van de kernwaarden die essentieel zijn voor het succes van Oracle. Zij vormen de basis van alles wat wij doen en wij moeten allen deze waarden toepassen in onze dagelijkse activiteiten. Wijdverspreide navolging van deze waarden zal onze successen op de lange termijn vergroten doordat wij klanten van dienst kunnen zijn, onze concurrentiepositie kunnen vergroten en onze trots kunnen uiten dat we deel uitmaken van het Oracle-team. Vervolgens beschrijft de Oracle-code hoe we met elkaar moeten omgaan (met andere bedrijven en met personen) en met de landen, culturen en overheden die onderdeel vormen van de wereld waarin wij werkzaam zijn. Met name de volgende vier gebieden komen aan bod:
• Naleving Onze verantwoordelijkheid om ons aan wet- en regelgeving en Oracle-beleidslijnen te houden die van toepassing zijn op ons handelen, ongeacht waar we werkzaam zijn. • Zakelijk gedrag Onze verplichting intern en extern op eerlijk en ethische wijze zaken te doen. • Relaties van Oracle Onze verantwoordelijkheid eerlijk en respectvol om te gaan met elkaar, met onze klanten, onze partners, onze leveranciers en onze gastgemeenschappen. • Handhaving Onze inzet om onderzoeken op een ethische en wettelijke wijze uit te voeren en om consistente disciplinaire maatregelen te bevorderen in geval van schending van ons beleid of onze normen ten aanzien van zakelijk gedrag. 1
Toepasselijkheid van deze code Werknemers De Oracle-code is van toepassing op al het personeel dat werkzaam is bij Oracle of voor dienstverlening is ingehuurd door Oracle, inclusief maar niet beperkt tot werknemers van Oracle, functionarissen, tijdelijke werknemers, medewerkers (inclusief medewerkers van een instantie), ambulant personeel en onafhankelijke aannemers (gemakshalve in deze code ‘werknemers’ genoemd). Leden van de raad van commissarissen van Oracle Corporation (Oracle Senior Officers en niet-werknemers) Oracle Senior Officers (Chief Executive Officer, President(s), Chief Operating Officer, Chief Financial Officer, Chief Accounting Officer, General Counsel, elke Executive Vice President en elke Senior Vice President) moeten zich houden aan zowel deze code als aan het aanvullend Oracle-beleid voor Senior Officers ten aanzien van belangenverstrengeling, dat onder andere bepaalde aanvullende procedurele maatregelen omvat die zijn opgesteld om mogelijke belangenverstrengeling te identificeren en aan te pakken waarbij Senior Officers zijn betrokken. Commissarissen (nietwerknemers) moeten zich ook aan deze code houden in hun hoedanigheid van lid van de raad van commissarissen van Oracle Corporation (de ‘Oracle-raad’), met die uitzondering dat zij vallen onder de bepalingen met betrekking tot belangenverstrengeling in de Oracle-richtlijnen ten aanzien van ondernemingsbestuur in plaats van de bepalingen met betrekking tot belangenverstrengeling in deze code. Het aanvullend Oracle-beleid voor 2
Senior Officers ten aanzien van belangenverstrengeling en de Oracle-richtlijnen ten aanzien van ondernemingsbestuur zijn te vinden bij het onderdeel Corporate Governance op de Oracle-website Investor Relations. Senior Officers en leden van de Oracle-raad met vragen over deze code of een ander relevant beleid kunnen contact opnemen met de General Counsel van Oracle. Een verklaring van afstand van deze code voor Executive Officers van Oracle Corporation of leden van de Oracle-raad moet door de Oracle-raad worden goedgekeurd. Dergelijke verklaringen van afstand, en de redenen voor een dergelijke verklaring, zullen direct aan aandeelhouders van Oracle worden vrijgegeven.
Een overzicht van de waarden van Oracle
Communicatie Werknemers van Oracle delen effectief informatie met elkaar. We zorgen voor een evenwicht tussen de noodzaak om informatie te delen en de noodzaak tot het vertrouwelijk behandelen van bepaalde informatie. Innovatie Werknemers van Oracle passen een innovatieve en creatieve aanpak van probleemoplossing toe. Klanttevredenheid Werknemers van Oracle beschouwen klanttevredenheid altijd als topprioriteit.
Oracle verwacht dat zijn werknemers:
Werknemers van Oracle implementeren uitmuntendheid en kwaliteit in hun dagelijkse activiteiten en streven altijd naar verbetering in hun handelen. Rechtvaardigheid
Integriteit
Naleving
Werknemers van Oracle tonen eerlijk en ethisch gedrag bij alle zakelijke transacties en persoonlijke integriteit bij alle activiteiten met anderen.
Werknemers van Oracle houden zich aan alle wet- en regelgeving en Oraclebeleidslijnen die van toepassing zijn op de bedrijfsvoering van Oracle en de activiteiten van werknemers namens het bedrijf.
Teamwerk Werknemers van Oracle werken als een team aan de gezamenlijke belangen van Oracle.
We moeten allen handelen binnen de regels van alle wet- en regelgeving en interne beleidslijnen die van toepassing zijn op de bedrijfsvoering van Oracle, ongeacht waar we werkzaam zijn. Daar waar lokale wetten minder strikt zijn dan deze code, moet u zich toch aan deze code houden, ook als uw gedrag anders toch wettig zou zijn. Wanneer lokale wetten strikter zijn dat de code, moet u minimaal deze wetten naleven.
• Ethisch en integer gedrag vertonen bij alle activiteiten;
Werknemers van Oracle doen er alles aan om eerlijk met klanten, leveranciers, partners en collega’s om te gaan.
Werknemers van Oracle behandelen personen altijd met respect en waardigheid.
Naleving van wet- en regelgeving en Oracle-beleid
Kwaliteit
Bepaalde kernwaarden vormen de basis van ons bedrijf. De volgende waarden zijn essentieel voor Oracle:
Wederzijds respect
NALEVING
Ethiek Werknemers van Oracle houden zich aan de normen die door Oracle zijn vastgelegd en handelen op ethische wijze bij het nemen van bedrijfsbeslissingen.
• De wet, deze code, het beleid van Oracle en de bedrijfspraktijken van Oracle naleven; • Bekende of potentiële schendingen melden via daartoe beschikbare kanalen; • Meewerken aan nalevingsonderzoek; • Tijdig alle verplichte nalevingscursussen volgen en andere vereisten met betrekking tot het programma voor naleving en ethiek nakomen. Bovendien verwacht Oracle dat zijn managers: • Ethisch gedrag en ethische bedrijfspraktijken bevorderen en ondersteunen die overeenkomen met deze code;
• Garanderen dat direct of indirect aan hen rapporterenden weten waar en hoe schendingen van deze code moeten worden gemeld; • Garanderen dat direct of indirect aan hen rapporterenden tijdig alle verplichte nalevingscursussen volgen en andere vereisten met betrekking tot het programma voor naleving en ethiek nakomen; • Een ‘open deur’-beleid voeren met betrekking tot vragen van werknemers, inclusief vragen over bedrijfsvoering en ethiek, en beschikbaarheid garanderen van bronnen en ondersteuning met betrekking tot naleving en ethiek, zoals gedrukt materiaal en relevante contactgegevens; • Werknemers aanmoedigen twijfelachtig gedrag aan te pakken en te melden; • Open, eerlijke en vertrouwelijke gesprekken bevorderen zonder angst voor represailles. Deze code kan van tijd tot tijd worden aangepast. Wanneer dat het geval is, zal Oracle u hiervan op de hoogte brengen. U moet vervolgens bekend raken met dergelijke aanpassingen. Raadpleeg voor de meest recente versie altijd de online code op de website van het Oracle-programma voor naleving en ethiek. Als u vragen hebt over de interpretatie of naleving van deze code, Oracle-beleid of toepasselijke wetgeving, neemt u contact op met het Oracleprogramma voor naleving en ethiek of de juridische afdeling van Oracle.
• Een leiderschapsrol vervullen met betrekking tot deze code;
3
Ondersteuning Het Oracle-programma voor naleving en ethiek Het Oracle-programma voor naleving en ethiek, ondersteund door het senior management en de raad van commissarissen van Oracle, is opgezet om ervoor te zorgen dan alle werknemers, zakelijke partners en leveranciers van Oracle zich houden aan hoge ethische bedrijfsnormen. Het programma voor naleving en ethiek staat onder toezicht van de General Counsel en wordt wereldwijd geleid door de Chief Compliance & Ethics Officer. Regionale Compliance & Ethics Officers zijn verantwoordelijk voor de dagelijkse toepassing van het programma voor naleving en ethiek, inclusief gedragscodeonderzoeken, op regionaal niveau. Een belangrijke doelstelling van het programma voor naleving en ethiek is de handhaving van de Oracle-code voor ethiek en zakelijk gedrag en verwant beleid. Waar van toepassing, werken we nauw samen met andere sectoren en externe adviseurs. Het Oracle-programma voor naleving en ethiek: • Biedt ondersteuning aan werknemers bij de naleving van de Oracle-code voor ethiek en zakelijk gedrag; • Is opgesteld om onwettige en onethische bedrijfsvoering te voorkomen en te detecteren; • Beheert de administratie van verplichte nalevingscursussen; • Overziet interne nalevingsonderzoeken; 4
• Bevordert consistente toepassing van disciplinaire maatregelen;
• Levert kwartaalupdates aan het Finance and Audit Committee van de raad van commissarissen van Oracle met betrekking tot onderzoeken en genomen disciplinaire maatregelen; • Biedt de gehele raad van commissarissen ten minste één keer per jaar een volledige briefing van het programma voor naleving en ethiek. Ga naar de website van het Oracle-programma voor naleving en ethiek, via de website van de juridische afdeling van Oracle, om bekend te raken met ons beleid, trainingsvereisten en periodieke updates. We rekenen erop dat ieder van u de juiste toon zet en als voorbeeld fungeert voor anderen.
Oracle tolereert geen represailles tegen werknemers die te goeder trouw zorgen melden of meewerken aan een nalevingsonderzoek, zelfs wanneer blijkt dat vermoedens niet bewezen kunnen worden. Vermoedens van ongepast gedrag kunnen op meerdere manieren worden gemeld. Afhankelijk van de omstandigheden kunt u hierbij denken aan: • Uw manager; • De afdeling Human Resources; • Uw regionale Compliance & Ethics Officer; • De Chief Compliance & Ethics Officer; • Uw werknemersvertegenwoordiger (waar van toepassing);
Codeschendingen melden
• De Oracle-hulplijn voor naleving en ethiek;
Oracle zet zich optimaal in voor het handhaven van hoge normen op het gebied van ethisch en professioneel handelen door het bedrijf en zijn werknemers. Hiertoe bieden wij meerdere bronnen voor het melden, onderzoeken en oplossen van vermeend ongepast gedrag door werknemers en voor het bepalen en uitvoeren van disciplinaire maatregelen. Meld elk gedrag dat naar uw mening redelijkerwijs kan worden beschouwd als een schending van deze code en andere activiteiten die de naleving door Oracle of zijn werknemers van wettelijke en ethische verplichtingen zouden kunnen beïnvloeden. Wanneer u zelfs maar het vermoeden hebt dat de verplichtingen van Oracle met betrekking tot financiële integriteit, audits en boekhouding, handel met voorkennis, anticorruptiebeleid of politieke bijdragen in gevaar komen, wordt van u verwacht dat u dit direct meldt.
• De Oracle-website voor incidentmeldingen over naleving en ethiek. Regionale Compliance & Ethics Officers en andere contactpersonen voor het programma voor naleving en ethiek staan vermeld op de website van het Oracle-programma voor naleving en ethiek. V: Mijn manager heeft mij gevraagd iets te doen wat naar mijn mening deze code schendt. Moet ik het toch doen? A: Nee. Zorg er ten eerste voor dat uw manager van uw zorgen op de hoogte is en dat er geen sprake is van een misverstand. Als dat het probleem niet oplost, moet u advies vragen aan uw manager op het volgende hiërarchieniveau of aan uw regionale Compliance & Ethics Officer. De onjuiste
reactie is niets doen of het verzoek van uw manager gewoon maar uit te voeren. Er zullen disciplinaire maatregelen worden genomen tegen elke werknemer waarvan blijkt dat hij of zij heeft meegewerkt aan een daadwerkelijke of potentiële schending van de code, een dergelijke schending heeft verborgen of door de vingers heeft gezien, zelfs wanneer hij of zij niet direct de aanstichter is geweest. Oracle-hulplijn voor naleving en ethiek en website voor incidentmeldingen Wanneer u uw zorgen liever niet aan uw manager, de afdeling Human Resources of een medewerker van het programma voor naleving en ethiek wilt melden, of wanneer u vindt dat uw zorgen niet juist zijn afgehandeld, kunt u vermoedens altijd telefonisch melden via de Oracle-hulplijn voor naleving en ethiek of online via de Oracle-website voor incidentmeldingen over naleving en ethiek. Zowel de hulplijn als de website voor incidentmeldingen vormen vertrouwelijke bronnen die beschikbaar zijn voor alle werknemers van Oracle wereldwijd om zorgen te melden of advies te vragen over ethische kwesties, bedrijfsvoering en schendingen van onze code. De website voor incidentmeldingen is toegankelijk via de website van het Oracle-programma voor naleving en ethiek. Als u een telefonische melding wilt doen, belt u de hulplijn op 800-679-7417. Als u een rapport wilt indienen over een vestiging of een werknemer in de Europese Unie, belt u de EU-hulplijn op 866-455-1215. Wanneer u een van deze nummers belt van buiten de Verenigde Staten, moet u eerst het toegangsnummer van uw land kiezen en, wanneer hierom
wordt gevraagd, het juiste hulplijnnummer invoeren. U vindt het toegangsnummer van uw land op http://www.usa.att.com/traveler/index.jsp. De hulplijn is gratis voor alle werknemers en is 24 uur per dag, 7 dagen per week bereikbaar. De hulplijn biedt tolken voor bellers die in andere talen dan het Engels willen communiceren; de website voor incidentmeldingen is beschikbaar in meerdere talen. De hulplijn neemt geen gesprekken op en traceert deze niet; de website voor incidentmelding gebruikt geen technologie voor het traceren van identiteiten. Waar toegestaan door lokale wetgeving kunt u anoniem blijven, of u nu de hulplijn belt of de website voor incidentmelding gebruikt. In bepaalde rechtsgebieden zijn de onderwerpen die anoniem via de hulplijn of de website voor incidentmelding mogen worden gemeld beperkt. Lokale beperkingen zijn in Oracle-processen geïmplementeerd en de hulplijn en de website voor incidentmelding waarschuwen werknemers uit betreffende landen wanneer speciale meldingsregels op hen van toepassing zijn. Wanneer u via de hulplijn incidenten meldt, stelt een operator u vragen om uw zorgen nauwkeuriger te omschrijven en legt vervolgens het gesprek vast. Meldingen via de website worden rechtstreeks naar Oracle doorgestuurd, zonder beoordeling of aanpassing. U ontvangt altijd een meldingsnummer dat u later kunt gebruiken om gegevens toe te voegen of om de status van uw melding na te gaan.
5
De hulplijn wordt beheerd door een externe serviceprovider in de Verenigde Staten; meldingen via de hulplijn en via de website voor incidentmeldingen worden voor onderzoek en verwerking aan het Oracle-programma voor naleving en ethiek geleverd. Alle rapporten worden afgehandeld in overeenstemming met het interne privacybeleid van Oracle, dat beschikbaar is op de website van de juridische afdeling van Oracle.
Bedrijfspraktijken Antitrust- en mededingingswetten In de landen waar Oracle actief is, geldt gewoonlijk wet- en regelgeving die onwettige handelsbeperkingen verbiedt. Deze worden doorgaans antitrust- of mededingingswetten genoemd. Deze wetten zijn ontwikkeld om consumenten en concurrenten te beschermen tegen oneerlijke bedrijfspraktijken en om gezonde concurrentie te bevorderen en te beschermen. Oracle doet er alles aan om toepasselijke antitrust- of mededingingswetten van alle landen of organisaties na te leven. V: Tijdens een ontmoeting met een handelsvereniging hoort u een informele groep concurrenten van Oracle toekomstige productprijzen bespreken. Mag u zich in het gesprek mengen om uitstekende concurrentie-informatie te verkrijgen? A: Nee. Oracle is uitsluitend geïnteresseerd in eerlijke concurrentie.
6
U moet elke discussie en de uitwisseling van informatie met concurrenten over prijzen, marktverdeling, leveranciers- of klantrelaties vermijden omdat dergelijke gesprekken illegaal zijn. Neem direct afstand van dergelijke discussies en meld het incident bij de juridische afdeling van Oracle. Antitrust- of mededingingswetten variëren van land tot land, maar over het algemeen verbieden dergelijke wetten overeenkomsten of acties waarmee concurrentie wordt verminderd zonder voordelen voor consumenten. Overeenkomsten en afspraken tussen concurrenten die antitrust- of mededingingswetten schenden, zijn onder andere: • Prijzen vastleggen of regelen; • Offertes opzetten of bewerken om een contract naar een bepaalde concurrent of wederverkoper door te spelen (manipulatie van aanbestedingsprocedures);
Contracten of andere afspraken die exclusieve samenwerking, koppelverkopen, prijsdiscriminatie en andere verkoopvoorwaarden omvatten, kunnen onwettig zijn volgens de toepasselijke antitrust- of mededingingswetten. U mag dergelijke afspraken niet maken zonder goedkeuring van de juridische afdeling van Oracle. Oracle doet er alles aan om te garanderen dat zijn wereldwijde praktijken aan de antitrustwetten van de Verenigde Staten voldoen. Naast lokale wetten kunnen antitrustwetten van de Verenigde Staten ook van toepassing zijn op onze internationale zakelijke activiteiten en transacties. Dit omvat import naar en export uit de Verenigde Staten. Oneerlijke concurrentiemethoden en misleidende praktijken zijn ook verboden. Voorbeelden hiervan zijn: • Een onjuist of misleidend beeld geven van de producten van Oracle;
• Specifieke leveranciers of klanten boycotten;
• Een concurrent of zijn producten onterecht in diskrediet brengen;
• Markten of klanten verdelen of toewijzen;
• Beweringen doen over producten zonder feiten om die beweringen te staven;
• De productie of verkoop van producten of productlijnen beperken voor anticoncurrerende doeleinden. Overeenkomsten van het bovenstaande type zijn in strijd met het openbaar beleid en met het Oracle-beleid. Werknemers mogen nooit deelnemen aan discussies over dergelijke zaken met vertegenwoordigers van andere bedrijven. U moet elk geval waarbij andere bedrijven dergelijke discussies aangaan, melden bij de juridische afdeling van Oracle.
• De handelsmerken van een ander bedrijf zodanig gebruiken dat de klant in de war raakt over de bron van een product. Gezien de complexiteit van antitrust- en mededingingswetten moet u bij elke verwante kwestie advies vragen aan de juridische afdeling van Oracle.
Geen ongepaste betalingen U mag geen omkopingen, smeergelden of andere waardevolle zaken ontvangen, bieden, beloven of toestaan om op ongepaste wijze zakelijk of ander voordeel voor Oracle of uzelf te verkrijgen. Het bovenstaande is van toepassing op betalingen aan: • Werknemers of functionarissen van de overheid of een openbare, internationale organisatie; • Politieke partijen of kandidaten voor politieke functies; • Bedrijfsorganisaties die geheel of gedeeltelijk in het bezit zijn van de overheid; • Private commerciële bedrijven; • Werknemers van Oracle; • Andere derden. Oracle verbiedt pertinent het geven van geld of andere waardevolle zaken (direct of indirect) aan een overheidsfunctionaris met als doel het op ongepaste wijze beïnvloeden van een buitenlandse overheid. Dit verbod omvat het geven van geld of andere waardevolle zaken aan derden waarbij er reden is om aan te nemen dat deze worden doorgegeven aan een ambtenaar of overheidsfunctionaris. Raadpleeg het onderdeel ‘Zaken doen met de overheid’ voor meer informatie over overheidsinstellingen. Raadpleeg het anticorruptiebeleid van Oracle op de website van het Oracleprogramma voor naleving en ethiek voor meer informatie.
V: Een Oracle-partner biedt mij een percentage van zijn marge in ruil voor het aanbevelen van de diensten en producten van die partner bij een grote klant. Kan ik een dergelijke betaling aannemen? A: Nee. Dit betreft smeergeld en het aannemen daarvan is verboden volgens de gedragscode en het anticorruptiebeleid van Oracle. Zowel de gedragscode als het anticorruptiebeleid van Oracle zijn van toepassing op betrekkingen met zowel overheids- als commerciële instellingen. Geen economische boycots Oracle doet niet mee aan enige economische boycot die niet is goedgekeurd door de Amerikaanse overheid. Oracle en zijn werknemers mogen niet discrimineren tegen of weigeren zaken te doen met een land dat onderwerp is van een nietgoedgekeurde boycot, staatsburgers van het geboycotte land of bedrijven op de zwarte lijst. Bovendien mogen Oracle en zijn werknemers geen informatie verstrekken over de zakelijke relaties van Oracle, of die van een andere persoon, met een geboycot land of een bedrijf op de zwarte lijst. Wanneer u wordt gevraagd informatie te verstrekken, actie te ondernemen of niet te ondernemen om de boycot van een land te bevorderen of te ondersteunen, moet u onmiddellijk contact opnemen met de juridische afdeling van Oracle. Raadpleeg het Oracle-beleid ten aanzien van buitenlandse economische boycotten op de website van het Oracle-programma voor naleving en ethiek voor meer informatie over het identificeren en afhandelen van boycotverzoeken. Dit beleid is ontwikkeld 7
om te garanderen dat we ons houden aan buitenlandse economische boycotwetten van de Verenigde Staten. Wanneer u vragen hebt of informatieverzoeken met betrekking tot het beleid ten aanzien van buitenlandse economische boycotten, neemt u contact op met de juridische afdeling van Oracle. V: Oracle heeft een order ontvangen van een bedrijf in een land dat een door de overheid gesteunde economische boycot heeft ingesteld die niet door de Amerikaanse overheid is goedgekeurd. In de inkooporder van de klant staat aangegeven dat de leverancier (in dit geval Oracle) ermee akkoord gaat geen zaken te doen met een bedrijf of een land op de zwarte lijst. Kan de order worden geaccepteerd? A: Nee. Het accepteren van deze order zou ertoe kunnen leiden dat Oracle wordt onderworpen aan strafrechtelijke sancties of belastingmaatregelen. Oracle houdt zich aan antiboycotbepalingen in de Amerikaanse wetgeving. De divisie die dit verzoek ontvangt, moet direct contact opnemen met de juridische afdeling en de afdeling Vennootschapsbelasting van Oracle voor advies over de juiste handelswijze. Exportwetten De Amerikaanse exportwetten zijn van toepassing op de export van alle producten en technische gegevens uit de Verenigde Staten, zoals:
• Vrijgave van technische gegevens (geschreven, elektronisch of verbaal) aan een buitenlandse bezoeker of een werknemer met een H1B-visum. Niet-naleving van de Amerikaanse exportwetten kan resulteren in het verlies van of beperking van de exportrechten van Oracle, hetgeen een aanzienlijk deel van onze zakelijke betrekkingen zou kunnen schaden of zelfs teniet zou kunnen doen. Schending van deze wetten kan tevens resulteren in boetes en vrijheidsstraffen van individuele werknemers en hun managementketen. U bent er verantwoordelijk voor op de hoogte te zijn van de toepassing van de exportwetten op uw werk en voor het naleven van die wetten. V: Ik begrijp dat er beperkingen bestaan op de export van bepaalde strategische goederen en technische gegevens, tenzij een geschikte exportlicentie is verkregen. Zijn dergelijke beperkingen van toepassing ten aanzien van het vrijgeven van technische gegevens aan buitenlandse staatsburgers die een bezoek brengen aan Oracle in de Verenigde Staten? In dat geval overschrijdt de informatie geen landsgrenzen. A: Ja. Elke verbale of schriftelijke vrijgave van technische gegevens aan een buitenlandse bezoeker moet voldoen aan dezelfde exportbeperkingen die van toepassing zijn op de fysieke export van dergelijke gegevens.
• Fysieke items; • Handgedragen items, zoals monsters of demonstratie-eenheden in de bagage; • Elektronische of fysieke distributie van software en broncode; 8
Het is niet toegestaan software, documentatie, broncode, technische gegevens of technologie van Oracle te verzenden zonder de order en de verzending te laten verlopen via Oracleprocessen voor orderinvoer, distributie
en ondersteuning en/of via geautoriseerde kanalen van dochterondernemingen van Oracle. Naleving van exportwetten is van essentieel belang om zaken te kunnen blijven doen op de internationale markt. De Amerikaanse overheid en andere buitenlandse overheden hanteren strikte regels ten aanzien van goederenuitwisseling tussen hun landsgrenzen. Lokale exportwetten kunnen ook van toepassing zijn op verzendingen naar en vanuit het land waar u werkzaam bent. Onjuiste of misleidende verklaringen in exportdocumentatie kunnen de wereldwijde activiteiten van Oracle in gevaar brengen en leiden tot audits en boetes die de mogelijkheid om zaken te doen kunnen schaden. Alle managers en werknemers moet exportprocedures opnemen in hun dagelijkse Oracleprocessen voor continu succes op de internationale markt. Vragen met betrekking tot exportkwesties of schending van deze wet- en regelgeving moeten aan de juridische afdeling van Oracle worden voorgelegd. V: Klopt het dat software fysiek de landsgrenzen over moet voordat sprake is van export? A: Nee. Export kan plaatsvinden op elke locatie wanneer technische gegevens of software beschikbaar wordt gesteld aan een buitenlands staatsburger. U moet de juiste exportgoedkeuring verkrijgen voordat u technische gegevens of software op enige manier deelt met een buitenlands staatsburger.
Immigratiewetten
Effecten en handel met voorkennis
U moet ervoor zorgen dat u, en de werknemers die voor u werken, alle toepasselijke immigratiewetten naleven en/of het advies van de door Oracle toegewezen immigratieserviceproviders opvolgen. Werknemers van Oracle die voor zaken internationaal reizen, moeten de juiste werkvergunningen verkrijgen voordat zij naar een gastland gaan. De vereisten met betrekking tot visums en werkvergunningen zijn van toepassing op alle werknemers van Oracle die buiten hun eigen land reizen voor zakelijke doeleinden of die gedurende een bepaalde tijd aan projecten of internationale opdrachten werken buiten hun thuisland. Oracle verbiedt bovendien zijn werknemers bewust aannemers of andere werknemers toe te staan aan een project te werken zonder de juiste vergunning of documentatie.
Oracle verwacht van al zijn werknemers dat zij toepasselijke wetgeving ten aanzien van handel met voorkennis en effecten volledig naleven. Oracle heeft een beleid ten aanzien van handel met voorkennis opgesteld en aan alle werknemers wereldwijd doen toekomen waarin uw verplichtingen met betrekking tot handel in effecten van Oracle en andere bedrijven uitgebreider worden uiteengezet. Het beleid ten aanzien van handel met voorkennis is beschikbaar via de website van de juridische afdeling van Oracle. Er wordt van u verwacht dat u bekend bent met het beleid en dat naleeft.
Voor advies over immigratiekwesties kunt u contact opnemen met de Mobility Group via de website van Global Human Resources. V: Tijdens een rondleiding door de vestiging van een klant werd ik mij bewust van de mogelijkheid dat enkele werknemers van het bedrijf mogelijk illegaal in het land verbleven. Ik ben hier echter niet zeker van. Moet ik het toch naar voren brengen?
Wetgeving ten aanzien van handel met voorkennis en effecten omvat aanzienlijke civiele en strafrechtelijke sancties voor personen die deze niet naleven. Wanneer u handelt in Oracle-effecten of effecten van een ander bedrijf dat handelt op een Amerikaanse aandelenbeurs, bent u gehouden aan Amerikaanse effectenwetgeving, overige wetgeving ten aanzien van effecten en handel met voorkennis die lokaal op u van toepassing kan zijn en het Oracle-beleid ten aanzien van handel met voorkennis.
Essentiële informatie betreft elke informatie die een redelijk investeerder als belangrijk zou beschouwen bij de besluitvorming tot het kopen, behouden of verkopen van effecten. Dit omvat alle informatie waarvan redelijkerwijs kan worden verwacht dat deze een wijziging tot gevolg heeft in de prijs van Oracleeffecten of de effecten van een ander bedrijf waarop die informatie van toepassing is.
• Andere financiële instrumenten.
Dergelijke informatie kan de volgende zaken betreffen: financiële prestaties of aanzienlijke veranderingen in financiële prestaties of liquiditeit (inclusief prognoses), potentiële of actieve grote fusies, overnames, gezamenlijke ondernemingen of afsplitsingen, toewijzing of annulering van een belangrijk contract, wijzigingen in het hoofdmanagement, wijzigingen in auditors, kennis van een kwalificatie in de mening of het rapport van een auditor of een wijziging in de mogelijkheid te vertrouwen op eerdere rapporten van een auditor, daadwerkelijke of dreigende rechtszaken of onderzoeken, en winst of verlies van een grote klant of leverancier.
Oracle-werknemers die essentiële, nietopenbare informatie in bezit hebben die zij via hun werk bij Oracle hebben verkregen, mogen niet handelen in
Het is werknemers van Oracle die toegang hebben tot informatie over inkomsten en winst niet toegestaan gedurende bepaalde perioden direct of
Effecten omvatten: • Algemene aandelen; • Obligaties; • Aandelenopties voor werknemers;
A: Ja. U moet altijd vrijuit spreken in elke situatie waar ons beleid mogelijk wordt geschonden. Wanneer de klant inderdaad gebruikmaakt van illegale werknemers, is er zeker sprake van schending van ons eigen beleid, en mogelijk van de immigratiewetten van het gastland, wanneer we deze situatie laten voortbestaan.
Oracle-effecten of effecten van een ander bedrijf waarop de informatie van toepassing is. Werknemers mogen geen enkele andere actie ondernemen om voordeel te halen uit essentiële informatie of deze informatie door te spelen aan anderen (een ‘tip’) voordat die informatie aan het algemene publiek wordt vrijgegeven en gedurende een tijdsperiode na openbaarmaking van de informatie. Deze beperkingen zijn ook van toepassing op echtgenoten en familieleden.
• Futures; • Derivaten;
9
indirect te handelen in Oracle-effecten. Het bestuur, Senior Executives die vallen onder Section 16 van de Amerikaanse wetgeving (een kleine groep Senior Executives van Oracle) en bepaalde groepen en personen mogen ook gedurende bepaalde perioden niet direct of indirect handelen in Oracle-effecten. Er zijn aanvullende beperkingen ten aanzien van speculatieve transacties in Oracle-aandelen van toepassing op Senior Vice Presidents en het is Senior Executives die vallen onder Section 16 te allen tijde verboden speculatieve transacties uit te voeren. Raadpleeg het beleid ten aanzien van handel met voorkennis voor meer informatie. Als u vragen hebt over naleving van wetgeving ten aanzien van handel met voorkennis of over het Oracle-beleid ten aanzien van handel met voorkennis, neemt u contact op met de juridische afdeling van Oracle en uw persoonlijk juridisch adviseur. V: Ik ben erachter gekomen dat we waarschijnlijk onze geschatte kwartaalwinst zullen overschrijden, maar we hebben nog geen openbare aankondiging gedaan. Wanneer deze informatie vrijkomt, kan ik veel geld verdienen. Mag ik meer Oracle-aandelen kopen? A: Nee. Wat u overweegt, wordt beschouwd als handel met voorkennis. Dit vormt een schending van het Oracle-beleid en een schending van alle toepasselijke wetgeving ten aanzien van handel met voorkennis en effecten. U mag pas Oracle-aandelen kopen of verkopen nadat een dergelijke openbare aankondiging is gedaan en nadat een tijdsperiode is verstreken waarin de financiële markten deze informatie kunnen verwerken. Raadpleeg het Oracle-beleid ten aanzien van handel met voorkennis voor uitgebreidere richtlijnen. 10
V: Via mijn werk bij Oracle ben ik achter niet-openbare financiële informatie gekomen van een van de klanten van Oracle, die aangeeft dat de financiële toestand van de klant beter is dan de meesten zich realiseren. Ik wil aandelen van deze klant kopen. Mag ik dat doen? A: Nee. De klant heeft deze informatie mogelijk in vertrouwen gegeven om Oracle te helpen bij het bepalen hoe het beste aan de behoeften van de klant kan worden voldaan. Het gebruik van deze informatie voor persoonlijke doeleinden of het vrijgeven van die informatie aan anderen vormt een schending van dat vertrouwen, een schending van het Oracle-beleid en mogelijk een schending van toepasselijke wetgeving ten aanzien van handel met voorkennis en effecten. U mag deze aandelen dan ook niet kopen totdat de financiële informatie openbaar is gemaakt en wijd is verspreid op de financiële markt. V: Via mijn werk bij Oracle ben ik erachter gekomen dat Oracle een openbaar vennootschap gaat overnemen. Mag ik op dit moment aandelen kopen van dat bedrijf? A: Nee. Dit zou een schending vormen van het Oracle-beleid ten aanzien van handel met voorkennis en toepasselijke effectenwetgeving. Regelgevende organisaties onderzoeken regelmatig handelsactiviteiten in de aanloop tot een aanzienlijke verandering in de prijs van een effect. V: Ik begrijp waarom ik geen vertrouwelijke informatie aan een buitenstaander mag vrijgeven, maar mag ik dergelijke informatie met directe familieleden bespreken? Kan ik de informatie bespreken met andere Oraclewerknemers die niet op de hoogte zijn van dezelfde informatie als ik?
A: Nee. U moet voorzichtig zijn met het onbedoeld of terloops vrijgeven van essentiële, vertrouwelijke informatie over Oracle aan uw familie of andere personen die geen legitieme zakelijke reden hebben ervan op de hoogte te zijn. Wanneer familieleden van u handelen in effecten terwijl ze in het bezit zijn van essentiële, vertrouwelijke informatie over Oracle die u aan hen hebt vrijgegeven, stelt u hen en uzelf mogelijk bloot aan strafrechtelijke en civiele aansprakelijkheid, zelfs wanneer u persoonlijk geen voordeel haalt uit deze informatie. Als u ooit onbedoeld essentiële, nietopenbare informatie vrijgeeft aan een familielid of een andere persoon zonder legitieme zakelijke reden om ervan op de hoogte te zijn, moet u onmiddellijk een medewerker van de juridische afdeling van Oracle informeren. Algemene kwesties bij contracteren Oracle vereist dat zijn werknemers op eerlijke en ethische wijze concurreren bij alle zakelijke kansen. Van werknemers die betrokken zijn bij de verkoop of licentiëring van producten/diensten, onderhandelingen bij overeenkomsten of levering van diensten aan klanten wordt verwacht dat ze de voorwaarden van de contractuele overeenkomsten van Oracle begrijpen en nakomen. Bovendien moet elke werknemer ervoor zorgen dat alle verklaringen, communicaties en representaties naar klanten nauwkeurig en eerlijk zijn. Oracle streeft ernaar aan alle contractuele verplichtingen te voldoen. U moet alle toepasselijke goedkeuringen verkrijgen voordat u contracten uitvoert, aanpast of wijzigt. Oracle verbiedt onbevoegde contracten of aanpassing van contracten, inclusief ‘begeleidend schrijven’ of mondelinge overeenkomsten.
Alleen bepaalde werknemers van Oracle hebben de bevoegdheid contracten te tekenen, Oracle te verplichten tot het aankopen van producten en diensten of Oracle aan derden te verbinden. Voordat u goederen of diensten aankoopt of andere verplichtingen aangaat namens Oracle, moet u ervoor zorgen dat u een uitgavenbevoegdheid hebt die groter is dan of gelijk is aan het totale bedrag aan betalingen of andere concessies waartoe u Oracle verplicht. U moet de totale kosten van een verkoop bij elkaar optellen wanneer u deze overweging maakt. Het is bijvoorbeeld niet toegestaan meerdere aankoopvorderingen voor een enkele leverancier te openen op hetzelfde project om te voorkomen dat u de grenzen van uw uitgavenbevoegdheid overschrijdt. Als uw uitgavenbevoegdheid onvoldoende is, moet u goedkeuring verkrijgen van de manager in uw managementketen die wel een toereikende uitgavenbevoegdheid heeft. Als u vragen hebt over uw uitgavenbevoegdheid, kunt u contact opnemen met uw manager. U moet er tevens voor zorgen bekend te raken met het algemene uitgavengoedkeuringsbeleid van Oracle. Voordat u een document ondertekent waarmee u Oracle verplicht goederen of diensten aan te kopen of andere verplichtingen aan te gaan, moet u ervoor zorgen dat u de vereiste tekenbevoegdheid hebt. Oracle heeft een beleid ten aanzien van tekenbevoegdheid voor documenten opgesteld, waarin de personen worden aangegeven die namens Oracle en zijn dochterondernemingen documenten mogen ondertekenen. U kunt dit beleid vinden op de website van de juridische afdeling van Oracle. Raadpleeg dit beleid als u vragen hebt over uw tekenbevoegdheid of over wie een
bepaald document moet ondertekenen. Als u nog vragen hebt, neemt u contact op met uw manager of met de juridische afdeling van Oracle. Als u de bevoegdheid hebt namens Oracle documenten te ondertekenen, is het niet toegestaan deze bevoegdheid aan een andere medewerker over te dragen zonder goedkeuring van de CEO of de General Counsel van Oracle. V: Een klant vraagt u een brief te schrijven waarin wordt bevestigd dat deze klant de software kan gebruiken op een manier die niet uitdrukkelijk is toegestaan volgens de gebruiksrechtovereenkomst van Oracle. U ziet dat de gebruiksrechtovereenkomst van Oracle het gebruik dat de klant in gedachten heeft niet uitdrukkelijk verbiedt en u bent er zeker van dat Oracle hier geen bezwaar tegen zou hebben. Mag u de brief schrijven? A: Nee. Oracle is mogelijk bereid het contract zo aan te passen dat het gebruik zoals uw klant dat wenst wordt toegestaan, maar een dergelijke contractwijziging vereist zakelijke evaluatie en goedkeuring. Behandel het verzoek als een verzoek tot formele contractwijziging en handel dit af volgens de Oracle-richtlijnen voor bedrijfspraktijken. V: Uw klant is klaar om het contract te tekenen, maar het is nog niet goedgekeurd door de raad van bestuur. De klant verzekert u dat de raad van bestuur de transactie zal goedkeuren wanneer deze over tien dagen vergadert en vraagt u om 15 dagen waarin hij/zij de software kan retourneren in het onwaarschijnlijke geval dat de raad geen goedkeuring verleent. Mag u een brief verzenden met een bevestiging dat de klant 15 dagen heeft om de software te retourneren? 11
A: Nee. Dit zou een onbevoegd ‘begeleidend schrijven’ vormen dat de voorwaarden van het contract aanpast. De uitvoering van een begeleidend schrijven dat niet is goedgekeurd, is reden tot het nemen van disciplinaire maatregelen, inclusief ontslag. V: Een medewerkster van een belangrijke partner van Oracle vraagt u om uw hulp bij het verkrijgen van een hogere, nietstandaard, korting bij een op handen zijnd aanzienlijk licentiecontract met een grote klant. U begrijpt dat de klant al akkoord is gegaan met de prijs en de voorwaarden van de overeenkomst, maar de medewerkster van de partner vertelt u nu, zonder aanvullende rechtvaardiging, dat zij deze aanvullende korting nodig heeft als u wilt dat zij de order voor het einde van het kwartaal plaatst. U weet dat volgens de bedrijfspraktijken van Oracle voor het verkrijgen van een hogere, niet-standaard, korting de juiste rechtvaardiging en goedkeuring zijn vereist. U weet ook dat deze deal cruciaal is voor het behalen van uw verkoopquota van dit jaar en de partner is mogelijk bereid de order direct te plaatsen aangezien het eindgebruikercontract waarschijnlijk over enkele weken zal worden ondertekend. Moet u de partner helpen deze niet-standaardkorting te verkrijgen? A: Nee. Werknemers van Oracle mogen partners niet helpen overmatige marges te behalen via ongerechtvaardigde en/of niet goedgekeurde niet-standaardkortingen. Bovendien is het aanvragen of mogelijk maken van een partnerorder bij Oracle zonder een geldig eindgebruikerscontract (ook bekend als ‘channel stuffing’ of ‘trade loading’) niet in overeenstemming met de bedrijfspraktijken van Oracle en is in dit geval niet toegestaan. Meld dit incident bij de juridische afdeling van Oracle. 12
Zaken doen met de overheid
Opdrachtintegriteit
Contracteren met de overheid
Werknemers van Oracle zullen nooit via welke bron dan ook het volgende trachten te verkrijgen:
Oracle houdt zich strikt aan de wet- en regelgeving die van toepassing is op het aankopen van goederen en diensten door een overheidsinstelling van elk willekeurig land en op het uitvoeren van overheidscontracten. Activiteiten die mogelijk aanvaardbaar zijn in het geval van niet-overheidsklanten, kunnen ongepast en zelfs onwettig zijn in het geval van een overheidsklant. De straffen die staan op niet-naleving van deze wetten zijn zwaar en omvatten aanzienlijke civiele en strafrechtelijke sancties en vrijheidsstraffen. Bovendien kan Oracle worden verboden zaken te doen met de overheid. Werknemers van Oracle die zaken doen met een overheidsinstelling, inclusief internationale organisaties, moeten bekend raken met alle regels die van toepassing zijn op contracteren met de overheid en interactie met functionarissen en werknemers van de overheid en deze naleven. Raadpleeg het aanvullend Oracle-beleid ten aanzien van contracteren met de overheid en zaken doen met functionarissen en werknemers van de overheid dat zich op de website Government Sector Legal & Compliance bevindt. V: Is de regelgeving ten aanzien van contact tussen ambtenaren en commerciële dienstverleners, zoals Oracle, gelijk voor alle overheidsinstellingen? A: Nee. De regelgeving varieert per overheidsinstelling. Aangezien deze regelgeving zo varieert, kunt u het beste contact opnemen met de juridische afdeling van Oracle voor advies wanneer u niet zeker weet welke regelgeving van toepassing is.
• Opdrachtgevoelige overheidsinformatie; • Vertrouwelijke interne overheidsinformatie, zoals informatie over toekenningen of bronselectie; • Eigendomsinformatie van een concurrent, waaronder offerte- of voorstelinformatie, tijdens het proces van binnenhalen van een opdracht of in een andere situatie waarbij er reden is om aan te nemen dat vrijgave van dergelijke informatie niet is toegestaan. Wanneer dergelijke informatie onbedoeld door een andere leverancier, een consultant of een ambtenaar aan u wordt doorgegeven, moet u onmiddellijk contact opnemen met de juridische afdeling van Oracle. Werknemers van Oracle moeten zich strikt aan alle wet- en regelgeving houden ten aanzien van vertrouwelijke informatie. V: Een van onze overheidscontracten vereist dat wij een test uitvoeren die een deel van een andere test, die we in een latere productiefase moeten uitvoeren, lijkt te herhalen. Dit is duidelijk verspilling van tijd en geld. Moeten we toch deze extra test uitvoeren? A: Ja. Aangezien in het contract staat dat we beide tests moeten uitvoeren, mag er geen wijziging worden doorgevoerd in de testeisen of de kwaliteitsborging zonder dit eerst te melden op het juiste managementniveau en goedkeuring te verkrijgen, alsmede goedkeuring te verkrijgen van een
aanbestedingsfunctionaris. Het kan worden beschouwd als fraude en als wetsovertreding wanneer bewust een product wordt geleverd aan de overheid dat niet voldoet aan de contractspecificaties zonder voorafgaande goedkeuring van specificatiewijzigingen door de klant. V: Is het voor een werknemer van Oracle of voor een onafhankelijk aannemer toegestaan informatie te verkrijgen over de prijzen die een concurrent wil bieden of heeft geboden binnen het kader van een overheidsopdracht? A: Nee. Het is niet toegestaan dat Oracle informatie verkrijgt die door een andere partij wordt beschouwd als vertrouwelijke of eigendomsinformatie met betrekking tot opdrachten, inclusief informatie over prijzen van concurrenten. Oracle kan echter wel gebruikmaken van informatie over de prijzen van een concurrent die is verkregen via openbaar beschikbare bronnen. OCI (Organizational Conflict of Interest) Werknemers van Oracle moeten garanderen dat bij het uitvoeren van overheidscontracten geen sprake is van daadwerkelijke of potentiële belangenverstrengeling van de organisatie (OCI, Organizational Conflict of Interest) die Oracle oneerlijke toegang zou kunnen bieden tot niet-openbare informatie, die Oracle oneerlijk voordeel zou kunnen bieden bij het binnenhalen van een opdracht of die de objectiviteit van Oracle-werknemers in gevaar zou kunnen brengen bij het bieden van ondersteuning of advies aan de overheid of bij het uitvoeren van contractwerk voor de overheid. Indien er sprake is van daadwerkelijke of
potentiële OCI, moet een toepasselijk OCI-plan worden opgezet om die belangenverstrengeling te voorkomen. V: Een werknemer van een overheidsklant heeft mij gevraagd hem te helpen bij het ontwikkelen van een specificatie die in een RFP (Request for Proposal) moet worden opgenomen. Mag ik hem hierbij helpen? A: Nee. U moet dit type werkzaamheden niet uitvoeren, tenzij u goedkeuring hebt verkregen van de juridische afdeling van Oracle en andere toepasselijke interne goedkeuringen. Arbeidsbeperkingen na overheidsfunctie Diverse wetten leggen vereisten en beperkingen op aan ambtenaren en bedrijven ten aanzien van gesprekken over een dienstverband in het bedrijfsleven na een overheidsfunctie. Bovendien beperken deze wetten de activiteiten van de voormalig ambtenaar nadat hij of zij de overheid verlaat en een dienstverband aangaat bij een bedrijf. Voordat u discussies aangaat met betrekking tot een mogelijk dienstverband of een zakelijke relatie begint met een huidig of voormalig ambtenaar, moet u goedkeuring verkrijgen van de juridische afdeling van Oracle. V: U overweegt bij Oracle een ingenieur aan te nemen die voor de Amerikaanse overheid heeft gewerkt. Zij is uitermate geschikt voor deze functie. Mag u deze ingenieur aannemen? A: Dat ligt eraan. De Amerikaanse wet legt Oracle diverse beperkingen op met betrekking tot het in dienst nemen van werknemers van de Amerikaanse overheid. Staats- en lokale wetten kunnen vergelijkbare beperkingen 13
opleggen. Voordat u überhaupt met een ambtenaar spreekt over een dienstverband bij Oracle, moet u contact opnemen met de juridische afdeling van Oracle om naleving van de toepasselijke wetgeving te garanderen. Anticorruptie Niemand mag op corrupte wijze, direct of indirect, iets van waarde aanbieden aan of ontvangen van een overheidsfunctionaris teneinde zaken of andere voordelen voor Oracle te verkrijgen of te behouden. Betrokkenheid bij enige vorm van omkoping vormt een schending van de Amerikaanse FCPA (Foreign Corrupt Practices Act) en andere vergelijkbare internationale anticorruptiewetten. De straffen die staan op het schenden van de FCPA en andere anticorruptiewetten zijn zwaar en omvatten aanzienlijke boetes en gevangenisstraf. Bonafide kosten mogen worden betaald en geschenken mogen worden gegeven, maar uitsluitend wanneer dit zonder corrupte bedoelingen wordt gedaan en in navolging van het anticorruptiebeleid van Oracle. Dit beleid kunt u vinden op de website van het Oracle-programma voor naleving en ethiek. Het anticorruptiebeleid van Oracle biedt specifieke richtlijnen om te garanderen dat Oracle de toepasselijke anticorruptiewetten naleeft, inclusief de FCPA. Wanneer u vragen of informatieverzoeken hebt met betrekking tot het anticorruptiebeleid van Oracle, de FCPA of andere anticorruptiewetten, neemt u contact op met de juridische afdeling van Oracle.
14
V: Een ‘overheidsconsultant’ biedt aan een Oracle-vertegenwoordiger te helpen bij het binnenhalen van een belangrijke overheidsdeal in ruil voor een vergoeding van 10% van de waarde van het overheidscontract wanneer deze wordt toegewezen. Mag de werknemer akkoord gaan met deze betaling? A: Nee. Medewerkers van Oracle mogen niet direct of indirect via derden geld of andere waardevolle zaken aanbieden of geven aan overheidsfunctionarissen. Dit verbod omvat het uitkeren van een ‘succesbonus’ of het raadplegen van niet-goedgekeurde of ad hoc aangestelde consultants. U moet contact opnemen met de juridische afdeling van Oracle voordat u verkoopconsultants van derden in de arm neemt om overheidsdeals te verkrijgen of af te sluiten. Geschenken, maaltijden en vermaak Op ambtenaren en internationale organisaties is over het algemeen wet- en regelgeving van toepassing ten aanzien van het accepteren van vermaak, maaltijden, geschenken, giften en andere waardevolle zaken van bedrijven en personen waarmee afdelingen en instanties zaken doen of waarover ze regelgevende autoriteit hebben. Het algemene beleid van Oracle ten aanzien van de omgang met werknemers van overheidsinstellingen en -afdelingen is dat niets van waarde aan dergelijke personen wordt gegeven. Mogelijke beperkte uitzonderingen zijn opgenomen in het anticorruptiebeleid en het aanvullend beleid ten aanzien van contracteren met de overheid en zaken doen met functionarissen en werknemers van de overheid. Zie het onderdeel ‘Gunsten aan anderen’ in deze code voor informatie over niet-overheidsinstellingen. Als u vragen hebt, neemt u contact op met de juridische afdeling van Oracle.
V: Een groep hoge overheidsfunctionarissen volgt een goodwilltour langs vestigingen van Oracle. Ik wil hen een aandenken geven met een Oraclelogo. Is dit tegen het Oracle-beleid?
de Senior Vice President van zijn of haar organisatie en van de regionale Compliance & Ethics Officer voordat hij/zij het geschenk accepteert. Lobbyen van overheidsfunctionarissen
A: Dat ligt eraan. Het Oracle-beleid verbiedt het geven van waardevolle zaken aan ambtenaren, tenzij de toepasselijke wetgeving en het Oraclebeleid dit toestaan. Zie het onderdeel ‘Gunsten aan anderen’ en neem contact op met de juridische afdeling van Oracle om het juiste gedrag te bepalen. V: Een kaderwerknemer van Oracle heeft een bespreking met een hoge lokale overheidsfunctionaris om de plannen van Oracle voor het openen van een shared service center te bespreken. Uit waardering biedt de overheidsfunctionaris de werknemer een geschenk van aanzienlijke financiële waarde aan. Mag de werknemer dit geschenk aannemen? A: Nee. Werknemers van Oracle mogen over het algemeen ongevraagde geschenken of andere gunsten accepteren, mits deze geen materiële waarde hebben en niet worden gegeven met als doel iemands oordeel te beïnvloeden. Het is nooit aanvaardbaar om direct of indirect te dingen naar geschenken of andere gunsten. Wanneer een werknemer een geschenk of andere gunsten van materiële waarde krijgt aangeboden door een persoon, een bedrijf of vertegenwoordiger van een bedrijf met een (wens tot een) bedrijfsrelatie met Oracle, moet de werknemer aantonen dat het geschenk niet kan worden beschouwd als een poging door de aanbiedende partij om een voorkeursbehandeling te garanderen. Bovendien moet de werknemer schriftelijke goedkeuring verkrijgen van
Op onze interacties met de overheid is over het algemeen lobbywet- en -regelgeving van toepassing. Lobbyen omvat elke activiteit waarbij wordt getracht wet- en regelgeving, beleid en regels te beïnvloeden, maar in bepaalde rechtsgebieden kan lobbyen ook verwerving en bedrijfsontwikkelingsactiviteiten omvatten. Deze wetten kunnen van toepassing zijn op zowel verkozen als benoemde functionarissen en werknemers met een carrière binnen de overheid. Het bedrijf heeft volgens toepasselijke wetgeving mogelijk de verplichting de lobbyactiviteiten van het bedrijf te registreren en/of te melden. Dit omvat activiteiten van werknemers en externe overheidsconsultants of adviseurs. Werknemers moeten weten wanneer hun activiteiten kunnen worden beschouwd als lobbyen en moeten contact opnemen met de juridische afdeling van Oracle voor begeleiding. Raadpleeg het aanvullend beleid (op de website Government Sector Legal & Compliance) ten aanzien van contracteren met de overheid en zaken doen met functionarissen en werknemers van de overheid voor meer informatie over lobbywetten in de Verenigde Staten en over het Oracle-beleid. Politieke bijdragen Oracle neemt zijn verplichting serieus om de wetten ten aanzien van politieke bijdragen na te leven. Deze wetten variëren sterk tussen verschillende rechtsgebieden en landen en zijn in veel gevallen afhankelijk van interpretatie en
omstandigheden. Daarom moeten alle politieke bijdragen die door Oracle worden gedaan, inclusief aanwezigheid bij, deelname aan en/of sponsoring van politieke kandidaten, partijen, campagnes en gerelateerde gebeurtenissen, vooraf worden goedgekeurd door het Oraclekantoor Government Affairs in Washington, D.C. en door de juridische afdeling van Oracle. Bovendien is het ondernemingen in veel gevallen niet toegestaan aan campagnes bij te dragen. Sommige campagnewetten interpreteren het gebruik van bedrijfsmiddelen (zoals apparatuur, e-mail, kantoorbenodigdheden of personeel) als bedrijfsdonaties. Daarom moet u goedkeuring verkrijgen van de juridische afdeling van Oracle voordat u bedrijfsmiddelen gebruikt voor politieke campagnes of geldinzameling. Raadpleeg het aanvullend beleid ten aanzien van contracteren met de overheid en zaken doen met functionarissen en werknemers van de overheid (op de website Government Sector Legal & Compliance) voor meer informatie over het Oracle-beleid ten aanzien van politieke activiteiten in de Verenigde Staten. V: Een klant heeft mij gevraagd mee te gaan naar een geldinzamelingsdiner voor het verkozen hoofd van zijn overheidsinstelling. Mag ik dit diner bijwonen en de kosten voor het kaartje bij Oracle declareren? A: Dat ligt eraan. Verkoopactiviteiten en politieke activiteiten moeten gescheiden blijven. Bovendien mogen donaties, inclusief het bijwonen van politieke geldinzamelingsacties, nooit worden gedeclareerd. Voor een activiteit die door de juridische afdeling van Oracle is goedgekeurd, moet u een chequeverzoek indienen. 15
Persoonlijke politieke activiteiten Oracle moedigt zijn werknemers aan persoonlijk deel te nemen aan gemeenschapsactiviteiten en de politiek. Werknemers moeten echter: • Voor alle persoonlijke politieke bijdragen hun eigen geld gebruiken; • Persoonlijke politieke activiteiten buiten werktijd uitvoeren; • Alle persoonlijke politieke activiteiten uitvoeren in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving; • Het Oracle-beleid naleven. De volgende richtlijnen zijn van toepassing op persoonlijke politieke activiteiten: • Uw persoonlijke bijdragen aan een verkiesbare kandidaat of een politieke partij mogen niet zijn voldaan (of lijken te zijn voldaan), zijn terugbetaald via of mogelijk zijn gemaakt via fondsen of activa van het bedrijf. • U wordt door Oracle niet betaald voor de tijd die u besteed aan kandidaatstelling voor een politiek ambt, activiteiten in de hoedanigheid van verkozen functionaris, campagnevoering voor een politieke kandidaat of het bijwonen van politieke geldinzamelingsacties, tenzij dit door de wet is vereist en/of is goedgekeurd door de juridische afdeling van Oracle. • U kunt een redelijke hoeveelheid onbetaalde vrije tijd opnemen voor persoonlijke politieke activiteiten wanneer uw Oracle-taken dit toelaten en wanneer uw manager dit in overeenstemming met het huidige beleid van de afdeling Human
16
Resources heeft goedgekeurd. U kunt ook vakantiedagen gebruiken voor uw persoonlijke politieke activiteiten. • U mag geen faciliteiten of eigendommen van het bedrijf gebruiken of laten gebruiken voor campagnes, kandidaten of politieke partijen, inclusief het handelsmerk van een bedrijf, zonder schriftelijke goedkeuring van het Oracle-kantoor Government Affairs en de juridische afdeling van Oracle. • Openlijke, zichtbare en partijdige politieke activiteiten die ertoe zouden kunnen leiden dat men van mening is dat uw acties de visie of positie van Oracle weerspiegelen, vereisen voorafgaande goedkeuring van het Oracle-kantoor Government Affairs en de juridische afdeling van Oracle. V: Ik werk aan een politieke campagne en moet tijdens werkuren een geldinzameling buiten de stad bijwonen. Mag ik gaan als ik toestemming krijg van mijn manager? A: Ja. De vrije dag wordt echter mogelijk niet door Oracle betaald. U moet vakantiedagen of onbetaalde vrije dagen opnemen om deze gebeurtenis bij te wonen. Anderen beïnvloeden U mag uw positie niet gebruiken om andere werknemers te dwingen of onder druk te zetten politieke bijdragen te doen of kandidaten of politieke doelen te ondersteunen. In bepaalde gevallen kan Oracle werknemers aanmoedigen wetgevende kwesties die het bedrijf beïnvloeden te ondersteunen of zich ertegen te verzetten. U mag
echter in geen geval uw autoriteitspositie gebruiken om andere werknemers het gevoel te geven dat ze worden gedwongen of onder druk worden gezet om:
V: Mijn manager heeft mij gevraagd een bijdrage te leveren aan de campagne van haar dochter voor zitting in de gemeenteraad. Is dat aanvaardbaar?
• Te werken voor of namens een bepaalde wetgeving, kandidaat, politieke partij of comité;
A: Nee. Zelfs wanneer uw manager u niet onder druk zet, is het verzoek ongepast. Als u liever niet met uw manager hierover praat, kunt u naar zijn of haar manager, de afdeling Human Resources of uw regionale Compliance & Ethics Officer gaan of contact opnemen met de Oracle-hulplijn voor naleving en ethiek of de Oracle-website voor incidentmeldingen over naleving en ethiek.
• Bijdragen te leveren aan politieke doelen; • Op een bepaalde manier te stemmen. In de Verenigde Staten staat de Federal Election Campaign Act het bedrijf toe een politiek actiecomité op te richten. Oracle heeft het Oracle Political Action Committee (Oracle-PAC) opgericht om werknemers in staat te stellen persoonlijke fondsen te bundelen om kandidaten voor federale, staats- en lokale functies te ondersteunen. Geldinzameling via het Oracle-PAC moet plaatsvinden met naleving van de toepasselijke wetgeving en mag alleen worden uitgevoerd voor werknemers die daartoe in aanmerking komen. Bijdragen voor het Oracle-PAC zijn vrijwillig. Geldinzameling via het Oracle-PAC mag niet op dwingende wijze plaatsvinden en alle communicatie met betrekking tot geldinzameling door het Oracle-PAC moet een duidelijke verklaring bevatten die aangeeft dat bijdragen vrijwillig zijn en dat werknemers niet worden bevoorrecht of benadeeld in hun werk in verband met de hoogte van hun bijdrage of hun besluit om niet bij te dragen. Deelname van een werknemer aan het Oracle-PAC wordt vertrouwelijk gehouden door de beheerder van het Oracle-PAC, tenzij de wet anders voorschrijft.
Overheidsdienst Oracle moedigt werknemers aan actief te zijn in het sociale leven van hun gemeenschap. Dergelijke diensten kunnen u echter bij tijd en wijle in een situatie brengen die tot belangenverstrengeling leidt met Oracle. Als lid van een raad of comité kunt u bijvoorbeeld worden geconfronteerd met een besluit dat invloed heeft op Oracle. Dit kan gaan om een besluit tot de aankoop van apparatuur of diensten van Oracle of een besluit van een commissie voor de vaststelling van ozb-tarieven of een welstandscommissie die impact heeft op onroerend goed van Oracle. In dergelijke gevallen kunnen uw belangen bij Oracle en uw verplichtingen aan de burgerorganisatie u in tegengestelde richtingen dwingen, waardoor mogelijke belangenverstrengeling kan optreden. U moet zich in dat geval terugtrekken uit alle gemeenschapsactiviteiten die besluitvorming omvatten met betrekking tot Oracle. Als u wilt weten of uw gemeenschapsactiviteiten (de schijn van) belangenverstrengeling met Oracle tot gevolg kunnen hebben, moet u contact opnemen met uw regionale
Compliance & Ethics Officer om de activiteiten te beoordelen en advies te krijgen met betrekking tot uw deelname.
Intellectuele eigendom Naast de werknemers zijn de belangrijkste activa van Oracle zijn intellectuele eigendomsrechten, waaronder: • Copyrights; • Patenten; • Handelsmerken; • Handelsgeheimen. We zijn allen verantwoordelijk voor het beschermen van de intellectuele eigendomsrechten van Oracle door het beleid en de procedures van Oracle ten aanzien van de bescherming hiervan na te leven. Het vertrouwelijk houden van handelsgeheimen en eigendomsinformatie van Oracle vormt een belangrijk onderdeel van dergelijke bescherming. Deze verplichting blijft ook van toepassing nadat uw dienstverband bij Oracle is beëindigd. We respecteren tevens het intellectuele eigendom van anderen. Oracle levert alle software die nodig is voor werknemers om hun taken goed uit te voeren in overeenstemming met toepasselijke gebruiksrechtovereenkomsten met leveranciers. Het gaat tegen het Oracle-beleid in om auteursrechtelijk beschermde software, documentatie of andere materialen van derden te gebruiken, te kopiëren, weer te geven of te distribueren zonder toestemming of goedkeuring van de juridische afdeling van Oracle. U mag bijvoorbeeld de auteursrechtelijk beschermde inhoud van een andere organisatie niet op een interne of externe website of een ander elektronisch forum plaatsen zonder eerst de benodigde goedkeuringen te
17
verkrijgen. Het is u niet toegestaan software of documentatie te gebruiken of te kopiëren, behalve voorzover de toepasselijke gebruiksrechtovereenkomsten dit toestaan. Raadpleeg de website van de juridische afdeling van Oracle voor relevante beleids- en richtlijnen, waaronder:
V: Ik werk vaak vanuit huis of op de locatie van een klant en ik heb toegang nodig tot mijn e-mail bij Oracle. Mag ik mijn e-mail bij Oracle automatisch doorsturen naar mijn persoonlijke e-mailaccount via een ISP van derden, zodat ik thuis toegang heb tot mijn e-mail?
• Beleid ten aanzien van aanvragen en nagaan van patenten
A: Nee. U mag uw e-mail bij Oracle niet zonder toestemming van Global Information Security automatisch doorsturen naar een persoonlijke e-mailaccount buiten het Oracle-domein. Wanneer uw e-mail automatisch wordt doorgestuurd, zou vertrouwelijke Oracle-informatie buiten het Oracle-netwerk terechtkomen en zo toegankelijk worden voor derden.
V: Ik werk met een externe consultant aan een Oracle-project en hij heeft toegang nodig tot het Oracle-netwerk om zijn werk te voltooien. Mag ik mijn gebruikers-ID en wachtwoord met hem delen?
V: Kan eigendomsinformatie die door een leverancier voor een bepaald programma binnen Oracle is geleverd, worden gedeeld met andere Oracleorganisaties buiten dat programma of buiten het bedrijf worden vrijgegeven?
• Beleid ten aanzien van informatiebescherming • Werknemersovereenkomst ten aanzien van eigendomsinformatie • Beleid ten aanzien van copyrightnaleving
A: Nee. Werknemers van Oracle mogen derden geen toegang verlenen tot computersystemen van Oracle zonder de juiste autorisatie. Bovendien moet u uw wachtwoorden voor Oracle-systemen beveiligen, regelmatig wijzigen en niet aan anderen doorgeven. Volg het Oracle-beleid ten aanzien van netwerktoegang om autorisatie voor deze consultant te verkrijgen en zorg dat u al het benodigde papierwerk hebt voltooid en alle benodigde goedkeuringen hebt verkregen voor samenwerking met een externe consultant.
18
A: Het hangt ervan af of de leverancier de vrijgave van die eigendomsinformatie buiten dat bepaalde programma heeft goedgekeurd. Oracle moet zich aan de beperkingen houden die de leverancier op het gebruik van de eigendomsinformatie heeft geplaatst. Neem contact op met de juridische afdeling van Oracle als u niet zeker weet of dit het geval is.
ZAKELIJK GEDRAG Financiële integriteit Financiële en andere gegevens Nauwkeurige en betrouwbare financiële en bedrijfsgegevens zijn van essentieel belang om te kunnen voldoen aan de financiële, wettelijke en zakelijke verplichtingen van Oracle. De financiële boekhouding, gegevens en afschriften van Oracle moeten alle activa en passiva goed documenteren en de transacties van het bedrijf nauwkeurig weerspiegelen. De boekhouding van Oracle mag onder geen beding valse boekingen bevatten. Hieronder staan enkele nuttige richtlijnen ten aanzien van financiële boekhouding: • De facturering van tijd of onkosten door consultants, het indienen van Oracle-roosters, de invoer van orders door verkoopbeheerders en het indienen van rapporten met betrekking tot reiskosten en andere onkosten moeten tijdig en nauwkeurig plaatsvinden en in overeenstemming met het Oracle-beleid, professionele normen en wet- en regelgeving. • Documenten mogen niet ongepast worden gewijzigd en mogen niet worden ondertekend door personen die niet de juiste bevoegdheid hiertoe hebben. Raadpleeg het Oracle-beleid ten aanzien van tekenbevoegdheid van documenten op de website van de juridische afdeling van Oracle voor meer informatie. • Fondsen of activa van Oracle mogen niet worden gebruikt voor onethische, ongepaste of illegale doeleinden.
• De omgang met en uitbetaling van fondsen met betrekking tot een Oracle-transactie moet plaatsvinden in navolging van een schriftelijk Oracle-contract met de juiste autorisatie via duidelijk gedefinieerde procedures. • Er mogen nooit niet-vrijgegeven of niet-vastgelegde fondsen noch activa met betrekking tot een Oracle-transactie worden gebruikt voor wat voor doel dan ook. • Er mogen geen betalingen namens Oracle worden gedaan of goedgekeurd wanneer duidelijk is dat deze worden of kunnen worden gebruikt voor iets anders dan het aangegeven doel. V: Uw klant heeft een orderformulier ondertekend en teruggestuurd, maar is vergeten een van de bijlagen te ondertekenen. Nu is de klant op vakantie en heeft de stad verlaten. Mag u namens de klant ondertekenen en de order verwerken?
elk type informatie. U mag geen informatie bewaren die niet in het behoudsschema wordt aangegeven, tenzij de informatie een recent zakelijk doel heeft of de juridische afdeling van Oracle heeft aangegeven dat die informatie behouden moeten blijven. U bent verantwoordelijk voor het lezen en het naleven van het behoudsbeleid en het behoudsschema. U kunt het behoudsbeleid en het behoudsschema benaderen via de website van de juridische afdeling van Oracle. Het behoudsbeleid en het behoudsschema zijn van toepassing op zowel elektronisch (digitaal) materiaal als gedrukt materiaal. Ze zijn van toepassing op ALLE typen informatie, ongeacht het medium waarop deze staat, waaronder: • Papier; • E-mail; • Video; • Harde schijf;
A: Nee. Het wijzigen van documenten of het tekenen ervan zonder de juiste bevoegdheid is in strijd met het Oracle-beleid. Stuur het orderformulier en de bijlage terug naar de klant ter ondertekening. Informatiebehoud In het Oracle-beleid ten aanzien van informatiebehoud (‘behoudsbeleid’) worden de richtlijnen uiteengezet die van toepassing zijn op het behoud en de verwijdering van bedrijfsinformatie van Oracle. Het behoudsbeleid vereist dat u informatie behoudt in overeenstemming met het behoudsschema van bedrijfsinformatie (‘behoudsschema’). Het behoudsschema identificeert de bedrijfsinformatie die wij moeten behouden en de behoudsperiode voor
• Cd of ander elektronisch opslagmedium. U moet ervoor zorgen dat documenten met vertrouwelijke informatie behouden blijven en worden verwijderd in overeenstemming met zowel het behoudsbeleid als het beleid ten aanzien van informatiebescherming. V: Tijdens uw werk ontdekt u een aantal facturen die twee maanden oud zijn. Deze zijn alle gemarkeerd als betaald en nemen waardevolle ruimte in. Kunt u ze versnipperen om ruimte te maken voor recentere informatie?
A: Nee. Documenten zoals facturen vertegenwoordigen onkosten die uiteindelijk moeten worden gerapporteerd, beoordeeld en geauditeerd binnen het kader van de periodieke rapportage van het bedrijf aan de Securities and Exchange Commission en de investeerders van Oracle. Raadpleeg het behoudsschema voor de behoudsduur van facturen. V: De boekhoudafdeling ontvangt een brief van de advocaat van een klant waarin wordt geëist dat Oracle bepaalde mondelinge beloftes vervult die naar verluidt zijn gedaan. Uw manager vraagt u uw e-mailberichten na te lopen om te bepalen of u berichten hebt die een dergelijke belofte zouden ondersteunen. U identificeert één e-mailbericht dat zou kunnen worden beschouwd als een belofte aan een persoon die niet bekend is met de klantrelatie, maar u bent in goed vertrouwen van mening dat een dergelijke belofte nooit aan de klant is gedaan. Moet u het e-mailbericht verwijderen? A: Nee. Het Oracle-beleid ten aanzien van informatiebehoud vereist dat werknemers alle documenten behouden die relevant kunnen zijn in het geval dat Oracle redelijkerwijs een procesvoering kan verwachten. U moet onmiddellijk contact opnemen met de juridische afdeling van Oracle om te bepalen of er, gezien de omstandigheden, gerede kans is op een proces. Wanneer blijkt dat de lokale omstandigheden vereisen dat een document gedurende een langere periode wordt behouden, neemt u contact op met de juridische afdeling van Oracle via een lokale juridisch adviseur of stuur u een e-mailbericht naar
[email protected]. 19
Als u vragen hebt over het behoudsbeleid of het behoudsschema, neemt u contact op met de juridische afdeling van Oracle. Openbare vrijgaven Als beursgenoteerd bedrijf moet Oracle correcte en volledige informatie publiceren over het bedrijf en de resultaten van zijn activiteiten. Het is ons beleid om de financiële resultaten van Oracle en andere belangrijke ontwikkelingen volledig, betrouwbaar, correct, tijdig en gemakkelijk toegankelijk te publiceren. Oracle tolereert geen onbevoegde ‘lekken’ of vrijgaven van bedrijfsinformatie naar de media of de financiële gemeenschap. Alle communicatie met de media en de financiële gemeenschap moet worden goedgekeurd door de Oracle-organisaties voor Public Relations of Investor Relations. Deze organisaties zijn, onder instructie van het senior management, exclusief verantwoordelijk voor het bepalen van de juiste woordvoerders voor communicatie met de media en analisten. Verwijs alle vragen van de media of de financiële gemeenschap onmiddellijk door naar de Oracleorganisaties voor Public Relations of Investor Relations. Raadpleeg voor verdere informatie het beleid van Oracle ten aanzien van communicatie met de media en analisten, dat u kunt vinden op de website van de juridische afdeling van Oracle.
20
V: U wordt gebeld door een beleggingsanalist die heeft gehoord dat het dit kwartaal slecht gaat met Oracle. U was zojuist aanwezig bij een prognosegesprek en weet dat niets minder waar is: Oracle staat op het punt een geweldig kwartaal te hebben. Mag u deze beleggingsanalist op zijn fout wijzen? Is het immers geen goed idee dergelijke onjuiste informatie te verbeteren? A: Nee. U moet niet met deze analist praten. Alleen woordvoerders die zijn gemachtigd door Oracle Investor Relations, onder leiding van het senior management, mogen met de financiële gemeenschap praten over Oracle of zijn financiële vooruitzichten. Oracle doet er alles aan om volledige, eerlijke, begrijpelijke, tijdige en nauwkeurige openbare informatie te leveren over zijn financiële vooruitzichten, en doet dit openlijk in plaats van selectief. Verwijs dergelijke verzoeken door naar Oracle Investor Relations. Geef verder geen commentaar. V: U wordt gebeld door een journalist die meer informatie wil over een recente productaankondiging van Oracle. U bent goed bekend met het product. Mag u met deze journalist praten? A: Nee, ten minste niet voordat u toestemming hebt gevraagd aan Oracle Public Relations. Oracle Public Relations moet elke communicatie met de pers van tevoren goedkeuren. Oracle Public Relations kan concluderen dat u in dit geval de beste woordvoerder bent voor het bedrijf, maar het is niet aan u om die beslissing te nemen.
Gunsten aan anderen Het aanbieden van maaltijden, drankjes, vermaak en toegang tot evenementen binnen de context van normale zakelijke besprekingen met niet-overheidspersoneel is een algemeen aanvaard gebruik. Dit is dan ook toegestaan voorzover dit onder de omstandigheden toelaatbaar is. Dergelijke gebruiken mogen echter niet de gedragsnormen schenden van de organisatie van de ontvanger, een contractovereenkomst met een klant of het wereldwijde Oracle-beleid ten aanzien van reizen en onkosten. U moet op de hoogte zijn van dergelijke normen, overeenkomsten en beleidslijnen en deze naleven. Oracle verbiedt het direct of indirect aanbieden van iets van waarde (inclusief donaties aan een goed doel of het sponsoren van gebeurtenissen) aan een privépersoon, bedrijf of instelling met als doel het op ongepaste wijze overhalen tot zakendoen. Werknemers die onkosten (mogelijk) maken en/of goedkeuren voor maaltijden, drankjes of vermaak, moeten ervoor zorgdragen dat deze uitgaven binnen de perken van normale zakelijke handelingen blijven en niet zouden kunnen worden beschouwd als omkoping of ongepaste overreding. V: Een commerciële klant waarmee ik zaken doe, bezoekt regelmatig onze faciliteiten. Mag ik zijn lunch betalen?
A: Ja, dat mag. Er zijn echter bepaalde grenzen. Zolang u de regels van de klant of contractuele verplichtingen tussen de klant en Oracle niet schendt en de onkosten redelijk zijn gezien de betreffende zakelijke relatie, is dit toegestaan. De regel is niet gelijkelijk van toepassing op ambtenaren en overheidsfunctionarissen, zelfs niet wanneer het bestaande klanten betreft. In diverse regels en regelgeving worden de richtlijnen beschreven voor het geven van iets van waarde aan overheidspersoneel. U moet bekend raken met deze regels en richtlijnen en deze naleven wanneer u te maken hebt met een overheidsinstelling. De normen van Oracle en de toepasselijke wetgeving ten aanzien van de omgang met ambtenaren en overheidsfunctionarissen zijn strikter dan de normen voor werknemers van commerciële bedrijven. Het algemene beleid van Oracle ten aanzien van de omgang met ambtenaren en overheidsfunctionarissen is dat niets van waarde aan dergelijke personen wordt gegeven. Mogelijke beperkte uitzonderingen zijn opgenomen in het anticorruptiebeleid, dat u kunt vinden op de website van het Oracle-programma voor naleving en ethiek, en het aanvullend beleid ten aanzien van contracteren met de overheid en zaken doen met functionarissen en werknemers van de overhead, dat zich op de website Government Sector Legal & Compliance bevindt. U moet bekend raken met de regels en richtlijnen van de overheidsinstellingen en -afdelingen waarmee u zaken doet. Neem contact op met de juridische afdeling van Oracle als u vragen hebt over uw activiteiten en omgang met de overhead.
Zakelijke gunsten moeten te allen tijd dusdanig nominaal zijn dat de schijn van beïnvloeding van de ontvanger tot het verkrijgen van een voorkeursbehandeling of ongepaste voorrang wordt vermeden. Een definitieve test van gepaste zakelijke gunsten, zelfs wanneer deze volgens de wet zijn toegestaan, is of openbare bekendmaking ervan Oracle of de ontvanger in verlegenheid zou kunnen brengen.
Gunsten aan u Geschenken Werknemers van Oracle mogen over het algemeen ongevraagde geschenken of andere gunsten accepteren van daadwerkelijke of potentiële klanten, leveranciers of andere zakelijke partners, mits deze geen materiële waarde hebben en niet worden gegeven met als doel iemands oordeel te beïnvloeden. Het is nooit aanvaardbaar om direct of indirect te dingen naar geschenken of andere gunsten. Wanneer u een geschenk of andere gunst van materiële waarde krijgt aangeboden door een persoon, een bedrijf of vertegenwoordiger van een bedrijf met een (of wens tot een) bedrijfsrelatie met Oracle, moet u aantonen dat het geschenk niet kan worden beschouwd als een poging door de aanbiedende partij om een voorkeursbehandeling te garanderen. Bovendien moet u schriftelijke goedkeuring verkrijgen van de Senior Vice President van uw organisatie en van uw regionale Compliance & Ethics Officer voordat u het geschenk accepteert. Oracle erkent dat in bepaalde delen van de wereld het geven van geschenken heel normaal is en het niet accepteren ervan Oracle in een slecht daglicht zou kunnen stellen. Ook in dergelijke gevallen 21
echter, waarbij het geschenk meer een nominale waarde heeft, moet u schriftelijke goedkeuring verkrijgen van de Senior Vice President en uw regionale Compliance & Ethics Officer voordat u het geschenk aanvaardt. Noch u noch een lid van uw familie mogen een lening, leninggarantie of betaling accepteren van een persoon die of een bedrijf dat zaken doet of wil doen met Oracle. Uitzonderingen hierop zijn onder andere leningen van erkende banken en financiële instellingen die algemeen beschikbaar zijn tegen markttarieven en -voorwaarden. U mag ook geen vindloon, verwijzingsloon of andere betalingen of verdiensten aannemen van derden waartoe Oracle mogelijk zaken zal verwijzen, zoals leden van Oracle Alliance en leasemaatschappijen. Over het algemeen moeten stimuleringsprogramma’s die door derden worden aangeboden, worden vermeden. De Executive Vice President van de betreffende organisatie en de Senior Vice President van Human Resources moeten dergelijke stimuleringsprogramma’s eerst goedkeuren.
niet uit leveranciers bestaan die mogelijk een uitnodiging tot het houden van een speech zouden kunnen gebruiken om een voorkeursbehandeling te bewerkstelligen. U moet in elk geval schriftelijke goedkeuring verkrijgen van de Senior Vice President en van uw regionale Compliance & Ethics Officer. V: Ik ben Senior Practice Director bij Oracle Consulting en een van onze klanten heeft mij gevraagd of hij contante bonussen rechtstreeks aan ons team kan uitbetalen. Is dit toegestaan? A: Waarschijnlijk niet. Over het algemeen is het geven van bonussen aan Oracle-consultants door een klant niet toegestaan volgens het Oracle-beleid. Dergelijke betalingen moeten worden goedgekeurd door de Executive Vice President van de relevante organisatie en de Senior Vice President van Human Resources. V: Als een vertegenwoordiger van een leverancier of een klant mij als teken van waardering een pennenset geeft met het logo van de leverancier, mag ik dat dan aanvaarden?
A: Nee. U mag alleen geschenken aannemen die geen materiële waarde hebben. Vijfhonderd euro vertegenwoordigt een materiële waarde en kan worden beschouwd als een poging tot het verkrijgen van een voorkeursbehandeling. U moet de cadeaubon onmiddellijk retourneren met een begeleidend schrijven waarin u uitlegt dat u volgens het Oracle-beleid een dergelijk geschenk niet mag aannemen.
accepteert. Elke werknemer moet er persoonlijk voor zorgdragen dat acceptatie van zakelijke gunsten, geschenken of vermaak juist is en niet redelijkerwijs kan worden beschouwd als een poging van de andere partij om een voorkeursbehandeling te garanderen.
V: Men heeft mij een korting aangeboden op een product dat wordt verkocht door een van de leveranciers van Oracle. Mag ik gebruikmaken van deze korting?
A: Waarschijnlijk wel. In de meeste gevallen mogen werknemers van Oracle bescheiden maaltijden accepteren die af en toe worden aangeboden. In andere gevallen is het mogelijker gepaster wanneer Oracle of de werknemer de maaltijd betaalt. Wanneer een leverancier voor een maaltijd betaalt, moet u altijd de specifieke omstandigheden overwegen en bedenken of uw onpartijdigheid in gevaar kan komen of dat deze in de ogen van anderen in het geding komt.
A: Dat ligt eraan. U mag de korting alleen accepteren wanneer deze beschikbaar is binnen het kader van een programma dat voor alle Oracle-werknemers van toepassing is. Wanneer u kortingen accepteert die niet algemeen beschikbaar zijn voor Oracle-werknemers, kan de schijn van een voorkeursbehandeling worden gewekt bij de gever of kan de indruk worden gewekt dat dit in de toekomst het geval zal zijn. Vermaak
V: Mag ik reiskosten accepteren voor het toespreken van een gebruikersgroep of het bijwonen van een professionele vergadering? A: Dat ligt eraan. Volgens het Oraclebeleid moeten alle leveranciers eerlijk en onpartijdig worden behandeld. U moet dan ook niets van een leverancier aannemen wat ook maar de schijn zou kunnen wekken van een voorkeursbehandeling. U kunt echter over het algemeen wel onkostenvergoedingen aannemen van verenigingen en professionele groepen, omdat dergelijke organisaties meestal 22
A: Ja. Zolang het betreffende item geen materiële waarde heeft en algemeen beschikbaar is voor anderen onder soortgelijke omstandigheden, kunt u het geschenk behouden voor eigen gebruik. Wanneer het item niet aan deze criteria voldoet en u niet anderszins de vereiste goedkeuring heeft verkregen, moet u het geschenk beleefd retourneren. V: Het is vakantietijd en ik heb zojuist thuis van een leverancier een cadeaubon ontvangen met een waarde van 500 euro voor een plaatselijk warenhuis. Mag ik de cadeaubon accepteren?
Het is toegestaan bij tijd en wijle maaltijden, een drankje of ander vermaak te accepteren binnen de context van normale zakelijke besprekingen. Het is echter niet gepast dergelijke gunsten te accepteren indien deze uitsluitend worden aangeboden om uw besluitvorming te beïnvloeden. Wanneer een persoon die of een bedrijf dat zaken doet of wil doen met Oracle u vermaak aanbiedt dat bovenmatig is, moet u schriftelijke goedkeuring verkrijgen van de Vice President en uw regionale Compliance & Ethics Officer voordat u het aanbod
V: Mag ik een zakelijke maaltijd accepteren die wordt aangeboden door de vertegenwoordiger van een leverancier?
V: Ik ben verantwoordelijk voor het organiseren van diverse bijeenkomsten, waaronder het selecteren en boeken van hotelreserveringen voor uitgebreide Oracle-marketingbijeenkomsten. Mag ik de hotelmanager vragen om een gratis kamer voor mijn persoonlijk gebruik aangezien het hotel profiteert van onze activiteiten? A: Nee. Uw verzoek zou een schending vormen van het Oracle-beleid. Uw verzoek tot een gratis kamer zou inhouden dat u uw positie gebruikt voor het verkrijgen van een voorkeursbehandeling en kan bovendien uw onpartijdigheid in gevaar brengen bij het regelen van accommodatie voor toekomstige bijeenkomsten.
Belangenverstrengeling De term belangenverstrengeling is van toepassing op elke omstandigheid die twijfel zou kunnen zaaien over het vermogen van de werknemer om volledig objectief te handelen met betrekking tot de belangen van Oracle. Oracle wil dat zijn werknemers loyaal zijn en er geen sprake is van botsende belangen. Alle werknemers zijn verplicht financiële, zakelijke of andere relaties te vermijden die de belangen van Oracle zouden kunnen schaden of een conflict zouden kunnen veroorzaken bij het uitvoeren van hun taken. Werknemers moeten zich zodanig gedragen dat zelfs maar de schijn van een conflict tussen hun eigen belangen en die van Oracle wordt voorkomen. Er zijn vele verschillende manieren waarop situaties kunnen ontstaan waar belangenverstrengeling zou kunnen optreden. Voorbeelden van ongepaste activiteiten van werknemers van Oracle die tegen de belangen van Oracle ingaan, zijn onder andere: • Werken voor een concurrent, ongeacht de aard van het dienstverband, terwijl men in dienst is van Oracle; • Zaken doen met een bedrijf waarin een werknemer, of een familielid van de werknemer, een aanzienlijk eigendomsbelang of managementverantwoordelijkheid heeft; • Een werknemer, of een familielid van de werknemer, die een bedrijf in eigendom heeft, of daar een aanzienlijk belang in heeft, dat een concurrent of een leverancier is van Oracle;
23
• Onafhankelijk handelen als consultant van een concurrent, klant of leverancier van Oracle. • Het uitvoeren van een activiteit die/het hebben van een dienstverband dat de werkzaamheden van een werknemer voor Oracle verstoort, een werknemer daarvan afleidt of waarbij een werknemer eigendomsinformatie van Oracle vrijgeeft; • Lid zijn van een raad van bestuur of werkzaam zijn als technisch adviseur van een daadwerkelijke of potentiële concurrent, klant, partner of leverancier van Oracle. Soms kan belangenverstrengeling zich onopgezet of onverwacht voordoen en kan de schijn van belangenverstrengeling makkelijk optreden. Als u van mening bent dat er sprake is van een conflict tussen uw belangen en die van het bedrijf, daadwerkelijk of potentieel, moet u alle toepasselijke details schriftelijk aan uw manager doorgeven. De aanwezigheid van een conflict betekent niet noodzakelijkerwijs dat de voorgestelde activiteit niet zal worden toegestaan. Het is uw verantwoordelijkheid om alle aspecten van het conflict te melden bij uw manager en uzelf volledig te distantiëren van het besluitvormingsproces. Voor wat betreft verzoeken om te fungeren als directeur of technisch adviseur van een ander bedrijf moet u met name zeer alert zijn op daadwerkelijke of potentiële belangenverstrengeling. Over het algemeen is er geen sprake van belangenverstrengeling wanneer u fungeert als directeur of technisch adviseur mits u (1) een uiterst minimale hoeveelheid tijd hieraan spendeert tijdens uw werkuren bij Oracle en u niet anderszins wordt afgeleid van uw 24
werkverantwoordelijkheden bij Oracle, (2) geen eigendomsinformatie van Oracle vrijgeeft, en (3) niet werkt voor een daadwerkelijke of potentiële concurrent, klant, leverancier of zakelijk partner van Oracle. Ongeacht of u belangenverstrengeling voorziet, voordat u werkzaam wordt als directeur of technisch adviseur voor een bedrijf of een activiteit gaat uitvoeren waarbij sprake is van mogelijke belangenverstrengeling, moet u een en ander eerst bespreken met uw manager en zijn/haar schriftelijke goedkeuring verkrijgen, alsmede de schriftelijke goedkeuring van de Executive Vice President en uw regionale Compliance & Ethics Officer voor uw organisatie. Wanneer u bovendien een situatie aantreft met een andere werknemer waar naar uw mening sprake is van belangenverstrengeling, moet u dit melden bij uw manager. Uw manager moet de zaak vervolgens doorspelen naar een regionale Compliance & Ethics Officer, waar van toepassing, om de situatie op te lossen. U kunt gevallen van belangenverstrengeling ook rechtstreeks melden bij de regionale Compliance & Ethics Officer voor uw organisatie, waar van toepassing. Meldingen van werknemers worden zo vertrouwelijk mogelijk behandeld. Oracle Senior Officers (Chief Executive Officer, President(s), Chief Operating Officer, Chief Financial Officer, Chief Accounting Officer, General Counsel, elke Executive Vice President en elke Senior Vice President) moeten zich houden aan zowel deze code als aan het aanvullend Oracle-beleid voor Senior Officers met betrekking tot belangenverstrengeling. Leden (niet-werknemers) van de Oracle-raad vallen onder de bepalingen met
betrekking tot belangenverstrengeling in de Oracle-richtlijnen ten aanzien van ondernemingsbestuur in plaats van de bepalingen met betrekking tot belangenverstrengeling in deze code. Het aanvullend Oracle-beleid voor Senior Officers ten aanzien van belangenverstrengeling en de Oracle-richtlijnen ten aanzien van ondernemingsbestuur zijn te vinden bij het onderdeel Corporate Governance op de Oracle-website Investor Relations. Senior Officers en leden van de Oracleraad met vragen over deze code of een ander relevant beleid, kunnen contact opnemen met de General Counsel van Oracle.
V: Ik ben door vrienden benaderd om te investeren in een bedrijf dat een product gaat produceren dat uiteindelijk mogelijk wordt verkocht aan Oracle. Wanneer dit uitsluitend een investeringsbelang betreft en ik geen deel uitmaak van het management van het bedrijf en geen advies geef, is er dan toch sprake van belangenverstrengeling?
V: Ik wil een adviesbureau beginnen dat zich met name zal richten op kleine bedrijven die ook klanten van Oracle kunnen zijn. Kan dit volgens het Oracle-beleid worden beschouwd als belangenverstrengeling?
• Het bedrag dat u zou investeren;
A: Ja. Er is sprake van belangenverstrengeling wanneer: • Uw nieuwe bedrijf u hindert bij het uitvoeren van werkzaamheden voor Oracle; • De dienst die u biedt gelijkaardig is aan een dienst die Oracle biedt; • De klanten van uw nieuwe bedrijf tevens daadwerkelijke of potentiële klanten, leveranciers of concurrenten van Oracle zijn; • Eigendomsinformatie van Oracle wordt gebruikt. U moet een en ander bespreken met uw manager en zijn/haar goedkeuring verkrijgen, alsmede de goedkeuring van de Executive Vice President en uw regionale Compliance & Ethics Officer.
A: Dat ligt eraan. Of deze activiteit kan worden beschouwd als belangenverstrengeling, is afhankelijk van: • Uw positie bij Oracle; • De invloed die u volgens anderen hebt bij de selectie van Oracle-leveranciers; • Het belang van Oracle als mogelijke klant. U moet een en ander bespreken met uw manager en zijn/haar goedkeuring verkrijgen, alsmede de goedkeuring van de Executive Vice President en uw regionale Compliance & Ethics Officer. V: Een huidige klant van Oracle heeft mij gevraagd zijn consultant te worden bij het ontwikkelen van een product dat voor Oracle niet interessant is. Ik heb bij mijn werkzaamheden vaak met deze klant te maken gehad. Kan er sprake zijn van belangenverstrengeling? A: Ja. Er kan belangenverstrengeling ontstaan omdat andere leveranciers of klanten van Oracle u zouden kunnen betichten van voortrekkerij van dit specifieke bedrijf, ook al is dat mogelijk helemaal niet het geval. Het doel van uw bedrijfsbesluiten zou in twijfel kunnen worden getrokken. Bovendien zou er belangenverstrengeling ontstaan
wanneer u diensten uitvoert voor de klant die Oracle anders niet zou hebben uitgevoerd. V: Mag een werknemer van Oracle tegen betaling een cursus geven op een lokale universiteit? A: Ja. Het is een werknemer van Oracle toegestaan les te geven op een educatieve instelling met schriftelijke goedkeuring van zijn/haar manager, de regionale Compliance & Ethics Officer en de Executive Vice President. V: Men heeft mij gevraagd zitting te nemen in de raad van bestuur van een startend bedrijf. Mag ik deze aanstelling accepteren? A: Niet zonder goedkeuring. Als u lid wilt worden van een raad van bestuur, moet u de schriftelijke goedkeuring verkrijgen van de Executive Vice President en de regionale Compliance & Ethics Office voor uw organisatie. Het betreffende bedrijf mag geen concurrent vormen van Oracle, mag geen klant, partner of leverancier van Oracle zijn en de tijd die u besteedt aan uw functie als lid van de raad van bestuur mag niet aanzienlijk zijn. U ontvangt mogelijk compensatie wanneer u goedkeuring krijgt voor de functie. V: Mag een softwareontwikkelaar, in zijn/haar eigen tijd en zonder gebruik te maken van apparatuur of eigendomsinformatie van Oracle, engineeringkennis en -vaardigheden gebruiken bij het ontwerpen, ontwikkelen en op de markt brengen van een product dat of een dienst die geen concurrentie vormt voor een product of dienst van Oracle?
25
A: Ja. Zolang het product of de dienst op geen enkele manier een relatie heeft met Oracle-producten of -diensten en het geen product of dienst betreft dat/die Oracle in de toekomst zal bieden, is het de softwareontwikkelaar toegestaan dit te doen. V: Ik ben softwareontwikkelaar en wordt beschouwd als zeer deskundig op mijn gebied. De universiteit waar ik na werktijd les geef, met toestemming van Oracle, heeft mij gevraagd een boek te schrijven over mijn vakgebied. Ik zou in aanmerking komen voor compensatie voor het boek. Mag ik dit doen? A: Dat ligt eraan. U mag alleen boeken schrijven binnen uw vakgebied wanneer de tekst op geen enkele manier betrekking heeft op zaken van Oracle en wanneer het schrijven van het boek uw werkzaamheden bij Oracle niet hindert. Wanneer de tekst wel betrekking heeft op zaken van Oracle, moet u schriftelijke goedkeuring verkrijgen van de juridische afdeling van Oracle en eventuele andere vereiste goedkeuringen voordat u het project start. Neem contact op met de juridische afdeling van Oracle voor uitgebreidere richtlijnen over dit onderwerp. V: Een werkneemster van Oracle, wier echtgenoot een bedrijf voor grafische vormgeving heeft, moet een grafisch ontwerper in de arm nemen voor het maken van marketingmateriaal voor Oracle. Mag zij het bedrijf van haar man selecteren indien de kosten vergelijkbaar zijn met die van alternatieve bedrijven voor grafische vormgeving? A: Niet zonder goedkeuring. Deze situatie werkt rechtstreekse belangenverstrengeling in de hand en de werkneemster mag niet zonder 26
goedkeuring het bedrijf van haar man selecteren. De werkneemster moet de situatie volledig uit de doeken doen en de goedkeuring verkrijgen van haar manager, de Executive Vice President en de regionale Compliance & Ethics Officer. De werkneemster moet zich volledig uit het selectie- en besluitvormingsproces terugtrekken.
Donaties aan goede doelen We streven ernaar onze technologie en onze bronnen in te zetten om educatie op innovatieve manieren te bevorderen, diversiteit te stimuleren, het leven van gemeenschappen te verrijken en het milieu te beschermen. We zijn er trots op dat dezelfde innovatieve geestdrift achter het technologisch succes van Oracle ook duidelijk blijkt uit innovatieve wereldwijde initiatieven voor ‘corporate citizenship’ waarvan onze gemeenschappen profiteren. Voorbeelden van deze betrokkenheid zijn Oracle Education Initiatives, Oracle Volunteers en Oracle Giving. Oracle doet geen donaties aan een goed doel om deals te sluiten of een voorkeursbehandeling te verzekeren door besluitvormers. Bedrijfseenheden kunnen echter non-profitorganisaties steunen, zolang een en ander onderdeel vormt van een continue, positieve bedrijfsrelatie en niet is bedoeld om deals te sluiten of op andere wijze een voorkeursbehandeling te garanderen bij beslissingen die Oracle beïnvloeden. Stel vragen over potentiële belangenverstrengeling of de schijn van belangenverstrengeling in geval van donaties aan een goed doel. Raadpleeg het Oracle-beleid ten aanzien van bedrijfsbijdragen op de Oracle-website Corporate Citizenship.
V: Ik ben lid van de raad van bestuur van een non-profitorganisatie. Kan ik de raad de garantie geven dat Oracle een donatie zal doen aan deze organisatie? A: Nee. U moet de non-profitorganisatie duidelijk maken dat uw zitting in de raad van bestuur op eigen initiatief is, dus u uitsluitend uzelf vertegenwoordigt en dat het uiterst onwaarschijnlijk is dat u donaties door Oracle kunt regelen. Wanneer de non-profitorganisatie in het verleden donaties heeft ontvangen van Oracle of een formele relatie heeft met Oracle, moet u goedkeuring verkrijgen van de Executive Vice President en uw regionale Compliance & Ethics Officer voordat u zitting mag nemen in de raad. Zie tevens de sectie ‘Belangenverstrengeling’.
• Openbaar • Vertrouwelijk – Oracle, intern • Vertrouwelijk – Oracle, beperkte toegang • Vertrouwelijk – Oracle, zeer beperkte toegang Het beleid ten aanzien van informatiebescherming bevat richtlijnen voor de juiste omgang met informatie in de diverse categorieën, waaronder beperkingen met betrekking tot gebruik, vrijgave, opslag, transmissie en verwijdering. Alle informatie met betrekking tot de zaken van Oracle die niet is bedoeld voor openbare vrijgave, moet worden beschouwd als vertrouwelijk. Vertrouwelijke informatie omvat:
Vertrouwelijke informatie beschermen
• Software en andere vindingen of ontwikkelingen (ongeacht de ontwikkelingsfase);
U bent verplicht vertrouwelijke informatie te beschermen waartoe u toegang hebt in verband met uw dienstverband bij Oracle. De privacybeleidslijnen van Oracle zijn van toepassing op het verzamelen, gebruiken, overdragen en beschermen van werknemersgegevens, klant- en prospectgegevens en gegevens die Oracle mogelijk raadpleegt binnen het kader van dienstverlening. U moet zich aan deze beleidslijnen houden bij het verzamelen of verwerken van relevante persoonlijke gegevens.
• Marketing- en verkoopplannen;
In het Oracle-beleid ten aanzien van informatiebescherming, dat u kunt vinden op de website van de juridische afdeling van Oracle, worden de vereisten uiteengezet met betrekking tot het omgaan met vertrouwelijke informatie. Dit beleid bevat een beschrijving van diverse categorieën van vertrouwelijke informatie, zoals:
• Concurrentieanalyses; • Productontwikkelingsplannen; • Prijsstellingen; • Potentiële contracten, fusies of overnames; • Bedrijfsplannen en financiële plannen of prognoses; • Werknemersgegevens. Systemen van derden moeten niet worden gebruikt om verkoop-, marketing-, financiële of andere gegevens vast te leggen. Vertrouwelijke bedrijfsgegevens van Oracle mogen uitsluitend worden vastgelegd of verwerkt met Oracle-systemen. Bovendien wordt informatie met betrekking tot klanten, partners, prospects
en leveranciers van Oracle die in vertrouwen aan Oracle is gegeven, beschouwd als vertrouwelijke informatie. Dit omvat alle gegevens die klanten aan Oracle geven voor dienstverlening (hosting, ondersteuning, consultancy, enzovoort). In het privacybeleid ten aanzien van diensten, dat zich op de website van de juridische afdeling van Oracle bevindt, worden de verplichtingen van Oracle benoemd met betrekking tot het beschermen van perszoonlijke gegevens in klantgegevens die men ons heeft gegeven binnen het kader van dienstverlening (hosting, ondersteuning, consultancy, enzovoort). Bescherming van Oracle-broncode is met name essentieel voor ons bedrijf. Oracle-broncode wordt behandeld als informatie binnen de categorie ‘Vertrouwelijk - Oracle, zeer beperkte toegang’. Vrijgave van broncode buiten Oracle moet van tevoren worden goedgekeurd door de Executive Vice President van de betreffende productgroep en door HQAPP/de CEO. Voordat u bronmateriaal vrijgeeft, moet u contact opnemen met de juridische afdeling van Oracle voor de toepasselijke overeenkomsten. Oracle verwacht tevens dat zijn medewerkers zich houden aan alle beleidslijnen ten aanzien van beveiliging. Probeer geen toegang te verkrijgen tot systemen of fysieke gebieden zonder de juiste machtiging. U moet derden ook geen toegang verlenen tot Oraclesystemen of fysieke gebieden zonder de juiste machtiging te verkrijgen. Raadpleeg het Oracle-beleid ten aanzien van netwerktoegang door derden, dat u kunt vinden op de website van de juridische afdeling van Oracle, voor meer informatie over dit onderwerp. Meld onbevoegde
27
toegang tot een Oracle-vestiging bij Global Physical Security; meld onbevoegde toegang tot netwerken of systemen van Oracle bij de juridische afdeling van Oracle of bij Global Information Security. Uw verplichting tot het beschermen van vertrouwelijke bedrijfsinformatie en persoonlijke gegevens blijft van kracht na beëindiging van uw dienstverband bij Oracle. Net zoals wij van onze werknemers verwachten dat zij zich aan de verplichting houden tot het niet vrijgeven van informatie na vertrek bij Oracle, verwachten we tevens van hen dat zij zich aan de verplichting houden tot het beschermen van vertrouwelijke informatie van voormalig werkgevers. Vertrouwelijke informatie die is verkregen tijdens of als gevolg van werkzaamheden bij voormalig werkgevers mag niet naar Oracle-vestigingen worden meegenomen of worden gebruikt bij werkzaamheden voor Oracle.
Sociale media Als bedrijf moedigen we communicatie aan tussen onze werknemers, klanten, partners en anderen en weblogs (blogs), sociale netwerken, discussieforums, wiki’s, video en andere sociale media om conversatie en discussie te stimuleren. In het Oracle-beleid ten aanzien van deelname en gebruik van sociale media, dat u kunt vinden op de website van de juridische afdeling van Oracle, worden de vereisten uiteengezet met betrekking tot werknemersdeelname en gebruik van sociale media. Het is met name belangrijk het volgende in gedachten te houden: • De Oracle-code voor ethiek en zakelijk gedrag en het zakelijke en juridische beleid van Oracle zijn net zo van 28
toepassing op uw gedrag online (blogs of andere online discussies) als op uw gedrag offline: • Bespreek geen toekomstig productaanbod; • Respecteer de intellectuele eigendomsrechten van anderen, inclusief copyrights;
Het is wel toegestaan gepaste observaties te doen over producten en activiteiten van concurrenten indien gebaseerd op openbaar beschikbare informatie, zoals openbare presentaties en marketingdocumenten, artikelen in dagbladen en tijdschriften, advertenties en andere gepubliceerde informatie.
• Laat duidelijk weten dat u uw eigen mening uit en dat deze niet noodzakelijkerwijs de visie van Oracle weerspiegelt;
V: Ik heb zojuist via e-mail gevoelige informatie over een concurrent ontvangen van een onbekende bron. Mogen we deze informatie gebruiken?
• Plaats geen bedenkelijke of opruiende berichten.
A: Nee. U moet onmiddellijk contact opnemen met de juridische afdeling van Oracle. Tenzij de juridische afdeling van Oracle u anders instrueert, dient u direct alle kopieën van dergelijke informatie die u in uw bezit hebt, te vernietigen. Op geoorloofde manier verzamelen van informatie is een wettige marketingstrategie, maar Oracle zal nooit het gebruik van ogenschijnlijke eigendomsinformatie goedkeuren die afkomstig is van onbekende bronnen.
Informatie verzamelen over concurrenten of andere derden Het is niet toegestaan eigendomsinformatie te verkrijgen over concurrenten van Oracle, het is niet toegestaan op illegale wijze informatie te verkrijgen over concurrenten van Oracle of andere derden en het is niet toegestaan informatie te verkrijgen over concurrenten van Oracle of andere derden op een manier die de integriteit schendt of een schending vormt van een vertrouwelijkheids- of implementatieovereenkomst. U mag nooit een valse identiteit aannemen in een poging om concurrentiegevoelige informatie te vergaren. In het geval dat u onverhoopt de beschikking krijgt over vertrouwelijke informatie of eigendomsinformatie van een derde partij, dan dient u onmiddellijk contact op te nemen met de juridische afdeling van Oracle. Tenzij de juridische afdeling van Oracle u anders instrueert, dient u direct alle kopieën van dergelijke informatie die u in uw bezit hebt, te vernietigen.
V: Een concurrent houdt een conferentie voor zijn klanten om toekomstige productplannen aan te kondigen. Mag ik mij onder een valse naam voor de conferentie inschrijven om daartoe toegang te verkrijgen? A: Nee. U mag zich nooit als een ander voordoen bij het verzamelen van informatie. Oracle zou aansprakelijk kunnen worden gesteld voor diefstal van handelsgeheimen of bedrijfsspionage, of worden beperkt in het uitvoeren van de eigen bedrijfsplannen omdat die plannen twijfelachtig zouden kunnen zijn als gevolg van onbevoegde toegang tot de handelsgeheimen van een concurrent. Het op legale wijze verzamelen van informatie via openbare bronnen is wel toegestaan. Liegen om toegang te
verkrijgen tot eigendomsinformatie van een concurrent is nooit toegestaan. V: Ik heb vroeger gewerkt voor een klant van een concurrent van Oracle. In mijn toenmalige functie heb ik veel geleerd over de manier waarop de concurrent tewerk gaat. Ik heb zelfs nog een exemplaar van een van hun contracten op mijn computer staan. Mag ik deze informatie delen met Oracle? A: Nee. Het is verleidelijk om ten bate van Oracle informatie over een concurrent te gebruiken die u hebt verkregen tijdens uw vorige dienstverband, maar in dit geval zou dat een schending van onze beleidslijnen vormen. We verwachten van onze werknemers dat zij vertrouwelijke informatie beschermen die is verkregen bij voormalig werkgevers.
Oracle-bronnen gebruiken Er is een aantal bedrijfsactiva en bronnen die we kunnen gebruiken bij het uitvoeren van onze werkzaamheden. Deze omvatten Oracle-vestigingen, computers, telefoons en e-mail. Het is van essentieel belang dat iedereen bekend is met de vereisten voor gepast gebruik van deze bronnen. U moet het Oracle-beleid ten aanzien van geoorloofd gebruik van bedrijfsbronnen naleven, dat u kunt vinden op de website van de juridische afdeling van Oracle. Dit beleid bevat onder andere de volgende onderwerpen: • Het persoonlijk gebruik van Oracle-bronnen en gepast gedrag; • Het gebruik van expresberichten (IM), e-mail, voicemail, mobiele telefoons, verwisselbare media, P2P-netwerken, codering en draadloze LAN’s;
• De beveiliging van verbindingen met het Oracle-netwerk; • Het gebruik van wachtwoorden en het voorkomen van virussen; • Het beschermen van vertrouwelijke informatie; • Het uitbrengen van openbare verklaringen; • Marketingactiviteiten; • Het gebruik van Oracle-systemen door derden; • Toezicht op het gebruik van bedrijfsbronnen en -faciliteiten. Oracle kan beveiligingsprocedures implementeren op zijn faciliteiten om toezicht te houden op de veiligheid en deze te garanderen, inclusief het gebruik van televisiebewaking. Ook kan toezicht worden gehouden op het gebruik van computers, systemen en bronnen van Oracle, voorzover toegestaan door de toepasselijke wetgeving. Bovendien vereist Oracle dat zijn werknemers altijd het Oracle-beleid ten aanzien van informatiebeveiliging en fysieke beveiliging naleven. Oracleeigendommen mogen niet worden verkocht, uitgeleend, weggegeven of verwijderd zonder juiste machtiging daartoe. Wanneer uw dienstverband bij Oracle worden beëindigd, moeten alle Oracle-eigendommen, waaronder sleutels, toegangsbadges, computerapparatuur, software, handleidingen en interne documenten, aan Oracle worden geretourneerd. V: Oracle heeft voor zijn werknemers talloze softwareprogramma’s gekocht ter ondersteuning van hun werkzaamheden. Men heeft mij gevraagd een kopie te maken van enkele van deze computerprogramma’s voor gebruik 29
door andere Oracle-werknemers, omdat het softwareprogramma direct nodig is en zij niet kunnen wachten op de aanschaf van een eigen exemplaar. Mag ik dat doen?
• Geboorteland;
A: Dat ligt eraan. Wanneer op het programma een copyright rust of anderszins is beschermd en Oracle geen bedrijfsbrede licentie heeft aangeschaft, zou het kopiëren van dergelijke programma’s niet alleen een schending vormen van het Oracle-beleid, maar Oracle zou ook kunnen worden blootgesteld aan een civiele rechtszaak. U moet nooit kopieën maken van software tenzij u zeker weet dat u daartoe een wettig recht hebt.
• Leeftijd;
RELATIES VAN ORACLE Oracle en zijn werknemers We moedigen u aan ideeën naar voren te brengen voor het verbeteren van de werkplek en eventuele zorgen te uiten die u hebt over de werkplek of problemen met betrekking tot een specifieke taak. We nemen en tolereren geen represaillemaatregelen tegen werknemers die een kwestie, klacht, probleem of zorg in goed vertrouwen melden. Het is ons doel om eerlijk en rechtvaardig met elke werknemer om te gaan. Diversiteit Oracle promoot het principe van gelijke kansen op werk, zonder rekening te houden met enig beschermd kenmerk, zoals: • Ras; • Geloofsovertuiging; 30
• Huidskleur; • Geslacht; • Geslachtsidentiteit; • Handicap; • Zwangerschap; • Burgerlijke staat; • Afkomst; • Militaire status; • Seksuele voorkeur. Wij voeren dergelijk beleid uit op alle locaties en promoten deze voorzover mogelijk binnen de wet. Wij zijn tegen elke vorm van discriminatie en bekrachtigen dit vrijheidsprincipe bij alle aspecten van een dienstverband, van werving tot indienstname, via prestatiebeoordelingen, compensatie en promoties, tot aan beëindiging van het dienstverband bij Oracle. Wij baseren beslissingen met betrekking tot werknemers uitsluitend op individuele vermogens, prestaties, ervaringen en bedrijfsbelang. Wij vermijden dat dergelijke beslissingen worden beïnvloed door persoonlijke relaties en discriminatoire praktijken. Het is ons doel werknemers te compenseren, via beloningen, salarissen en andere voordelen, binnen het kader van hun verantwoordelijkheden, prestaties en dienstverlening. Oracle doet er bovendien alles aan zich te houden aan richtlijnen met betrekking tot beloning, werkuren en minimale leeftijd die zijn opgenomen in toepasselijke wetgeving. We streven ernaar de inhoud van taken zodanig te structureren dat het werk persoonlijke voldoening en uitdagingen biedt.
Pesterij Het is het beleid van Oracle een werkomgeving te bieden die vrij is van pesterij. Hoewel ‘pesterij’ over het algemeen verwijst naar seksuele intimidatie, kan pesterij op de werkplek ook ongewenst gedrag omvatten op basis van ras, geloofsovertuiging, geboorteland, geslacht, seksuele voorkeur, geslachtsidentiteit, leeftijd, handicap of ander beschermd kenmerk. Oracle verbiedt zowel fysieke, verbale als non-verbale pesterij in welke vorm dan ook. Meld gevallen van pesterij bij uw manager of, waar van toepassing, bij een medewerker van de afdeling Human Resources. Uw melding blijft zo vertrouwelijk mogelijk en er zullen geen represaillemaatregelen worden genomen tegen klagers of getuigen in geval van een melding die in goed vertrouwen is gedaan. V: Uw werkzaamheden vinden met name plaats in de nabijheid van een bepaalde persoon die blijkbaar romantische gevoelens voor u heeft. Hij/zij maakt flirtende opmerkingen waardoor u zich niet prettig voelt en de betreffende persoon heeft de neiging iets te familiair te worden. Tot nu toe hebt u zijn/haar gedrag kunnen negeren, maar de laatste tijd belt hij/zij u ’s avonds laat bij u thuis. Op een dag heeft hij/zij u uitgevraagd. Moet u zijn/haar gedrag melden? A: Ja, u moet dit gedrag melden. Het is de taak van uw supervisor om te luisteren naar klachten met betrekking tot de handelingen van zijn werknemers en om te reageren op beschikbare informatie. In het geval van pesterij en dergelijke, omvat dit het melden van de
zaak bij de afdeling Human Resources om een en ander te evalueren en eventueel een onderzoek te starten. V: U hebt een geval van, naar uw mening, pesterij gemeld bij uw supervisor, maar hij schijnt uw zorgen niet serieus te nemen. Hebt u nog andere opties? A: Ja. U kunt de zaak rechtstreeks opnemen met de afdeling Human Resources. Wanneer u uw zorgen liever niet tijdens een ontmoeting met een medewerker wilt bespreken, kunt u gebruikmaken van de Oracle-hulplijn voor naleving en ethiek of de Oraclewebsite voor incidentmeldingen over naleving en ethiek.
Belasting We verwachten van onze werknemers dat zij alle toepasselijke inkomstenbelastingen betalen over hun bij Oracle verdiende inkomen, inclusief inkomstenbelasting met betrekking tot aandelenopties.
Oracle en zijn klanten Ons bedrijf kan alleen succesvol zijn wanneer we onze klanten goed van dienst zijn. Wij moeten altijd bekend staan om de goede kwaliteit van onze producten en diensten, de eerlijke prijsstelling van onze producten en diensten en de competentie en eerlijkheid van onze product- en verkooppresentaties.
Gezondheid en veiligheid
Oracle en zijn partners We doen er alles aan om de gezondheid en veiligheid van onze werknemers, bezoekers en het publiek te beschermen. Het is ons beleid om onze faciliteiten en onze zakelijke handelingen op zo’n manier te onderhouden en uit te voeren dat de gezondheid en veiligheid van onze werknemers niet in gevaar komen. Alle werknemers moeten zich houden aan wet- en regelgeving en het Oracle-beleid ten aanzien van gezondheid en veiligheid. Bedreiging van of gewelddadigheden tegen werknemers van Oracle, tijdelijke werknemers, onafhankelijke aannemers, klanten, partners, leveranciers of andere personen en/of eigendommen worden niet getolereerd. U moet potentiële bedreigingen of gewelddadigheden onmiddellijk melden. In geval van nood neemt u contact op met de plaatselijke politie.
Oracle en zijn partners bieden klanten wereldwijd toonaangevende oplossingen en diensten. Deze normen kunnen alleen worden gehandhaafd via goede samenwerking met onze partners. Oracle verwacht van zijn partners dat zij deze hoge ethische normen aanhouden, eerlijk en ethisch zakendoen en niet deelnemen aan activiteiten die zelfs maar de schijn van ongepastheid met zich meebrengen. Onze partners moeten de normen in de Oracle-code voor ethiek en zakelijk gedrag voor partners naleven. Onze partners moeten tevens alle toepasselijke wet- en regelgeving naleven.
31
Oracle en zijn leveranciers Wij handelen open en eerlijk met onze leveranciers en streven ernaar relaties op te bouwen die voor beide partijen voordeel opleveren. Wij verwachten van onze leveranciers dat zij deze hoge ethische normen aanhouden en niet deelnemen aan activiteiten die zelfs maar de schijn van ongepastheid met zich meebrengen. Onze leveranciers moeten de normen in de Oracle-code voor ethiek en zakelijk gedrag voor leveranciers naleven. Onze leveranciers moeten tevens alle toepasselijke weten regelgeving naleven en garanderen dat alle goederen en diensten die zij leveren, voldoen aan alle toepasselijke wettelijke normen.
Oracle en zijn gastgemeenschappen Oracle streeft ernaar zijn technologie en bronnen in te zetten om educatie op innovatieve manieren te bevorderen, diversiteit te stimuleren, het leven van gemeenschappen te verrijken en het milieu te beschermen. Bij het overwegen van de belangen van het bedrijf en de belangen van het milieu, volgt Oracle het beleid om zijn faciliteiten en zakelijke handelingen zo te onderhouden en uit te voeren dat een eventuele negatieve impact op het milieu tot een minimum wordt beperkt. Oracle tracht bijvoorbeeld het aantal bronnen te verminderen en zoveel mogelijk bronnen te hergebruiken en te recyclen. We moeten alle toepasselijke wet- en regelgeving ten
aanzien van het milieu naleven. U moet elk geval van niet-naleving van wet- en regelgeving ten aanzien van het milieu onmiddellijk melden bij de plaatselijke Facilities Manager, uw regionale Compliance & Ethics Officer of, waar wettelijk toegestaan, via de Oraclehulplijn voor naleving en ethiek en de Oracle-website voor incidentmeldingen over naleving en ethiek.
HANDHAVING De kracht van Oracle zijn de werknemers. Oracle heeft het geluk wereldwijd een zeer getalenteerde groep werknemers in dienst te hebben. We vertrouwen erop dat iedereen erkent dat we de normen moeten nastreven die in deze code zijn uiteengezet en de bedrijfswaarden van Oracle hoog moeten houden als we toonaangevend willen blijven in onze branche. Hoewel we zeker weten dat we erop kunnen rekenen dat elk lid van het Oracle-team zijn/haar uiterste best doet, zouden we nalatig zijn als we niet duidelijk zouden verklaren dat afwijkingen van ons beleid of zakelijke gedragsnormen absoluut niet zijn toegestaan.
Het onderzoeksproces Uw regionale Compliance & Ethics Officer is verantwoordelijk voor het afhandelen van zorgen met betrekking tot ethiek en zakelijk gedrag en voor het instellen van een onderzoek naar vermeend ongepast gedrag. Dergelijke onderzoeken zullen op een ethische manier worden uitgevoerd en in navolging van de toepasselijke wetgeving en het beleid van Oracle.
32
Oracle kan onderzoeken via diverse methoden uitvoeren. Voor zover toegestaan door de toepasselijke wetgeving kunnen onderzoeksmethoden het volgende omvatten: gesprekken met de betrokken partijen en getuigen, evaluatie van relevante financiële en andere stukken, het uitvoeren van achtergrond- en strafbladcontroles en toezicht houden op en/of analyseren van computers, systemen, kantoren en andere bronnen. Het gebruik van ongepaste onderzoekstechnieken (bijvoorbeeld door zich voor te doen als iemand anders of andere vormen van ‘social engineering’) is verboden. U moet volledig meewerken met onderzoeken en onmiddellijk, volledig en eerlijk voldoen aan alle verzoeken tot informatie, gesprekken of documenten tijdens een onderzoek. Oracle behandelt alle meldingen van vermeend ongepast gedrag vertrouwelijk en alleen die personen die op de hoogte moeten zijn, worden geïnformeerd over en betrokken bij een onderzoek. Alleen de General Counsel van Oracle Corporation, de Chief Compliance & Ethics Officer of een regionale Compliance & Ethics Officer mag een gedragscodeonderzoek en/of forensisch onderzoek starten naar aanleiding van een schending van de gedragscode. Alle meldingen van ongepast gedrag en verwante onderzoeksrecords worden behandeld volgens het interne privacybeleid van Oracle en het Oracle-beleid ten aanzien van informatiebescherming, die beide beschikbaar zijn op de website van de juridische afdeling van Oracle.
33
Disciplinaire maatregelen Wij stimuleren consistente toepassing van disciplinaire maatregelen. Factoren die een rol spelen bij het bepalen van de juiste disciplinaire maatregelen, zijn onder andere: zijn wetten geschonden, is de Oracle-code voor ethiek en zakelijk gedrag of een ander Oracle-beleid geschonden, wat was de reactie van Oracle op vergelijkbare situaties in het verleden, vereist de wet in het betreffende rechtsgebied bepaalde maatregelen, wat is de houding van de werknemer, hoe zijn de prestaties van de werknemer en wat zijn eventuele eerdere disciplinaire maatregelen tegen deze werknemer. De regionale Compliance & Ethics Officers, in overleg met andere toepasselijke afdelingen, evalueren relevante factoren van elke zaak bij het bepalen van toepasselijke disciplinaire maatregelen. Nadat een onderzoek is voltooid, worden al dan niet disciplinaire maatregelen genomen, afhankelijk van de bevindingen. Bovendien kan het zo zijn dat Oracle civiele of strafrechtelijke schendingen meldt bij de relevante autoriteiten.
Oracle zal disciplinaire maatregelen nemen tegen elke persoon die deze normen schendt. Er zullen met name disciplinaire maatregelen worden genomen tegen elke werknemer of manager die zich schuldig heeft gemaakt aan: • Het goedkeuren, toestaan, deelnemen aan en/of verbergen van handelingen die het beleid of de zakelijke gedragsnormen van Oracle schenden; • Het negeren of goedkeuren van een schending; • Het niet helpen voorkómen van of het niet melden van schendingen als gevolg van onvoldoende supervisie; • Het direct of indirect instellen van represaillemaatregelen, of anderen aanmoedigen dit te doen, tegen een werknemer die een mogelijke schending van het beleid of de zakelijk gedragsnormen van Oracle heeft gemeld. Ongefundeerde beschuldigingen zullen geen negatieve invloed hebben op de onterecht beschuldigde werknemer en Oracle tolereert geen represailles tegen werknemers die te goeder trouw misdragingen melden of meewerken aan een nalevingsonderzoek. De Oracle-code voor ethiek en zakelijk gedrag is van belang voor die bedrijven wereldwijd die het belang van eerlijke bedrijfsvoering en gegronde bedrijfsethiek benadrukken. We kunnen alleen aan deze normen voldoen wanneer al onze werknemers, de belangrijkste activa van Oracle, hiernaar streven.
34
Oracle Corporation Hoofdkantoor wereldwijd 500 Oracle Parkway Redwood Shores, CA 94065 Verenigde Staten Informatie wereldwijd: Telefoon: +1.650.506.7000 +1.800.ORACLE1 Fax: +1.650.506.7200 oracle.com
Copyright © 2009, Oracle en/of zijn dochterondernemingen. Alle rechten voorbehouden. Gepubliceerd in de Verenigde Staten. Dit document dient uitsluitend informatieve doeleinden en de inhoud ervan kan zonder kennisgeving worden gewijzigd. Elke aansprakelijkheid met betrekking tot dit document wordt specifiek afgewezen en er is geen sprake van contractuele verplichtingen, direct noch indirect, naar aanleiding van dit document. Dit document mag niet worden gereproduceerd of verzonden in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch of mechanisch, voor welk doel dan ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming. Oracle is een gedeponeerd handelsmerk van Oracle Corporation en/of zijn dochterondernemingen. Andere namen kunnen handelsmerken zijn van de respectieve eigenaars. ORA12879 Revised 4/09
