Subsidiaries. Gedragscode voor zakelijk en ethisch verantwoord handelen

Oxbow Carbon LLC and Affiliates/Subsidiaries

Gedragscode voor zakelijk en ethisch verantwoord handelen

Van kracht vanaf 1 januari 2013

Oxbow Carbon LLC en zuster-/dochterondernemingen

Integriteit De reputatie van ons bedrijf is opgebouwd met ethisch verantwoord handelen. Wij geloven dat integriteit de hoeksteen vormt van onze individuele acties en successen als bedrijf. Teamwork Wij geloven dat teamwork onze individuele sterke punten versterkt.

Respect Wij geloven dat een respectvolle omgeving de manier is om het volle potentieel te halen uit elk individu en het bedrijf. Prestaties Wij geloven dat uitmuntende prestaties de motor zijn achter de resultaten waarmee wij ons onderscheiden van onze concurrenten.

Oxbow Carbon LLC

Aan: Alle medewerkers van Oxbow Bij Oxbow Carbon LLC, onze dochterondernemingen en zusterbedrijven beseffen we dat onze werknemers en integriteit twee van onze belangrijkste troeven zijn. Deze troeven gaan hand in hand. Waarheid, eerlijkheid en naleving van de wet weerspiegelen de grondbeginselen van Oxbow. Deze Gedragscode voor zakelijk en ethisch verantwoord handelen vloeit voort uit Oxbow's langdurige commitment aan ethisch en wettelijk correct zakendoen. In deze Gedragscode vindt u advies voor het nemen van ethisch juiste beslissingen voor vele vraagpunten waarmee het bedrijf zich geconfronteerd ziet. Wij vragen u deze Gedragscode door te lezen en te bewaren zodat u deze ook later nog kunt raadplegen. Bespreek vragen of zorgen over de juiste handelwijze voor u of iemand anders onmiddellijk met uw leidinggevende, een medewerker van de afdeling Juridische zaken of de Oxbow Hotline. Hartelijk dank u voor uw bijdragen. U bent bepalend voor ons succes.

William I. Koch, Chairman & Chief Executive Officer

INHOUD

I.

INLEIDING ....................................................................................................................................... 1

II.

GEDRAGSCODE ............................................................................................................................ 1

III.

BELEID INZAKE BELANGENVERSTRENGELING & ETHISCHE TRANSACTIES ............... 5

IV.

BELEID INZAKE HET BESTRIJDEN VAN CORRUPTIE ......................................................... 10

V.

BELEID INZAKE ELEKTRONISCHE COMMUNICATIE .......................................................... 14

VI.

BELEID INZAKE INTERNET EN SOCIALE MEDIA ................................................................. 17

VII.

BELEID INZAKE ALCOHOLGEBRUIK...................................................................................... 20

VIII.

INTERNATIONAAL HANDELSBELEID ..................................................................................... 22 A. B. C. D.

ANTI-BOYCOTBELEID .....................................................................................................................22 BELEID INZAKE HANDELSSANCTIES EN -EMBARGO'S .....................................................................26 BELEID INZAKE CONTROLES – DUE DILIGENCE ...............................................................................29 RICHTLIJNEN INZAKE DOCUMENTAIRE INFORMATIEVOORZIENING VOOR DOUANE EN EXPORT .34

ANNUAL CERTIFICATE OF COMPLIANCE…………………………………...……………………………ATTACHMENT A

I.

Inleiding

Oxbow Carbon LLC, zijn gelieerde ondernemingen en werknemers (gezamenlijk: Oxbow) genieten een uitstekende reputatie als bedrijf dat ethisch handelt en de wet respecteert. Hun individuele acties zeggen niet alleen iets over de werknemer zelf, maar ook over het bedrijf en alle medewerkers. Alle Oxbow medewerkers wereldwijd moeten bij hun werkzaamheden voor het bedrijf de hoogste ethische normen handhaven zodat er nooit iets aan te merken valt op hen of op het bedrijf. Deze Gedragscode beschrijft de beleidsregels van Oxbow voor zakelijk en ethisch verantwoord handelen en en is ook een richtsnoer voor aanvaardbaar gedrag en diverse ethische en juridische vraagpunten. Hoewel ethisch handelen soms moeilijk te omschrijven is, gaat Oxbow ervan uit dat alle werknemers de verantwoordelijkheid hebben om hun werkzaamheden voor het bedrijf eerlijk en integer uit te voeren en zich aan de van toepassing zijnde wettelijke en bestuursrechtelijke bepalingen te houden. Onze medewerkers zijn de onmisbare schakel die Oxbow bindt, onze reputatie opbouwt en onze vooruitgang en ons succes verzekert. Personeelsleden moeten alle beleidsregels waarnaar in dit document wordt verwezen helemaal doorlezen, begrijpen en naleven.

II.

Gedragscode

Belangenverstrengeling en ethische transacties Ethisch juist handelen en de wet naleven zijn de basisprincipes van Oxbow. Deze fundamentele verwachtingen zijn bovendien een voorwaarde voor tewerkstelling. Medewerkers mogen zich niet inlaten met activiteiten waarbij persoonlijke belangen en de belangen van het bedrijf verstrengeld zijn of lijken. Het beleid van Oxbow inzake belangenverstrengeling en ethische transacties schrijft voor dat medewerkers hoge morele en ethische normen moeten handhaven en in alle relaties blijk moeten geven van eerlijkheid, integriteit, betrouwbaarheid en ondubbelzinnigheid. Bovendien wordt van medewerkers verwacht dat zij toezien op het ontvangen van cadeaus van klanten en leveranciers en deze melden om te verzekeren dat deze cadeaus geen invloed hebben op zakelijke beslissingen met externe partijen. Medewerkers dienen alle gevallen van al dan niet potentiële belangenverstrengeling prompt aan hun direct leidinggevende te melden. Zij mogen bovendien geen voorkennis of gevoelige bedrijfsinformatie gebruiken of openbaar maken voor eigen of andermans gewin. Zie het Beleid inzake belangenverstrengeling en ethische transacties op pagina 5.

Werkgelegenheid Oxbow beseft dat de capaciteiten, integriteit, kennis en het talent van onze medewerkers de inherente waarde van onze meest waardevolle hulpbron, onze medewerkers, vormen. Het bedrijf is vastbesloten om alle medewerkers gelijke kansen te geven en factoren zoals ras, huidskleur, godsdienst, land van herkomst, geslacht, seksuele voorkeur, handicap, leeftijd, zwangerschap (inclusief medische of fysieke gevolgen van een zwangerschap) of veteranenstatus buiten beschouwing te laten bij de kans op tewerkstelling. Het bedrijf verbindt zich ertoe een werkomgeving te bevorderen waarin alle zowel nieuwe als bestaande medewerkers evenals sollicitanten rechtvaardig en zonder discriminatie worden behandeld wat tewerkstelling betreft. Zie het Personeelshandboek voor nadere informatie over het Beleid inzake tewerkstelling.

Gezondheid en veiligheid Oxbow Carbon’s geeft de hoogste bedrijfsprioriteit aan de voortdurende veiligheid van onze medewerkers, leveranciers en bezoekers. Efficiëntie, productkwaliteit, betrouwbaarheid en flexibiliteit

Oxbow | 1

zijn allemaal van groot belang, maar zorgen dat alle medewerkers, leveranciers en bezoekers iedere avond veilig thuiskomen is voor ons het allerbelangrijkst. Om deze belangrijke doelstelling te ondersteunen, zal Oxbow Carbon LLC in alle opzichten de beste normen op het gebied van arbeidsomstandigheden (Arbo) blijven ontwikkelen en in stand houden, zodat we het risico op ongelukken en slechte gezondheid voor onze medewerkers, aannemers en bezoekers minimaliseren en een gezonde en veilige werkomgeving bieden. Veilig rijden Oxbow zet zich ten volle in voor de veiligheid van onze medewerkers. Mobiele telefoons gebruiken achter het stuur kan de veiligheid van medewerkers onnodig in gevaar brengen. Daarom raadt Oxbow aan geen mobiele telefoons (handheld) en andere mobiele apparaten te gebruiken en alle andere vormen van afleiding te vermijden bij het rijden. De medewerkers van Oxbow moeten bovendien alle toepasselijke wetten inzake het gebruik van mobiele telefoons en apparaten achter het stuur kennen en naleven. Alcoholgebruik Oxbow begrijpt dat het onthaal van klanten, leveranciers of verkopers voor sommige medewerkers deel uitmaakt van hun werk. Medewerkers die ervoor kiezen om alcohol te drinken bij zakenlunches of -diners of andere representatiewerkzaamheden voor het bedrijf, hebben de verplichting verantwoord te drinken en de nodige maatregelen te treffen om veilig thuis te komen. Rijden onder de invloed is een misdrijf en wordt onder geen enkele omstandigheid goedgekeurd door het bedrijf. Zie sectie Beleid inzake alcoholgebruik op pagina 20.

Corruptie bestrijden Het bedrijf verbiedt elke vorm van omkoping van klanten, operators, leveranciers, aannemers, overheidsfunctionarissen, niet-Amerikaanse politieke partijen en kandidaten voor een politiek ambt of andere derden waarmee het bedrijf zaken doet of kan doen in een poging om die derde op ongepaste wijze ertoe aan te zetten om iets te doen of te laten. Dit verbod houdt ook de volgende zaken in: geschenken, betalingen (bijv. steekpenningen, smeergeld), entertainment, gunsten of iets van waarde geven aan een derde in een poging om die derde er op ongepaste wijze toe aan te zetten om ten gunste van het bedrijf of om een andere reden actie of geen actie te ondernemen. Zie sectie Beleid inzake het bestrijden van corruptie op pagina 10 en de Richtlijnen met betrekking tot het bestrijden van corruptie.

Communicatie Oxbow streeft ernaar open en eerlijk zaken te doen. Alle communicaties moeten accuraat en eerlijk zijn en mogen geen misleidende of overdreven claims bevatten over de producten of diensten van Oxbow. Internet-, e-mail-, telefoon- en postdiensten Oxbow heeft communicatiesystemen voorzien voor zijn werknemers om de communicatie te vereenvoudigen (internet-, e-mail-, telefoon-, koeriers- en postdiensten. Het gebruik van deze communicatiesystemen moet beperkt blijven tot officiële bedrijfsactiviteiten. Ze mogen niet worden gebruikt om materiaal over te dragen dat in strijd is met een federale, staats- of lokale wetgeving, inclusief het auteurs- of merkenrecht. Zie sectie Communicatiebeleid van Oxbow op pagina 14.

Oxbow | 2

Sociale Media Het bedrijf beseft dat het internet unieke mogelijkheden biedt om deel te nemen aan interactieve discussies en informatie te delen over bepaalde onderwerpen. Maar social mediagebruik door werknemers kan de vertrouwelijke en bedrijfseigen informatie van Oxbow, evenals de veiligheid van ons netwerk en onze reputatie blootstellen aan risico’s. Werknemers mogen social media nooit gebruiken op een manier die een inbreuk vormt op een beleidsregel van Oxbow of een verplichting van een werknemer. Zij mogen tijdens de werkuren bovendien geen social media gebruiken voor niet-werkgerelateerde doeleinden. Zie sectie Social media-beleid op pagina 17.

Internationale handel Oxbow is in een groot aantal landen werkzaam. Dit maakt de transacties complexer omdat Oxbow en onze medewerkers zich aan de regelgeving moeten houden van de landen en locaties waar we werkzaam zijn, tenzij het iets is wat die de Amerikaanse wetgeving verbiedt of strafbaar maakt. Anti-boycotbepalingen Oxbow mag volgens de wettelijke en bestuursrechtelijke anti-boycotbepalingen niet deelnemen aan bepaalde boycots. Deze wetten verbieden Oxbow of onze werknemers bovendien om in te gaan op bepaalde verzoeken om informatie of andere acties die een verboden boycot zouden helpen. Oxbow en onze werknemers zullen deze bepalingen naleven en de nodige rapportages doen die deze bepalingen opleggen. Zie sectie Anti-boycotbeleid op pagina 22. Handelssancties en -embargo's Veel landen waar Oxbow meedingt naar opdrachten leggen handelstransacties met bepaalde personen of specifieke entiteiten aan banden. Daarnaast verbiedt een aantal landen, zoals de VS, hun onderdanen, entiteiten en buiten de VS gevestigde entiteiten om zaken te doen in bepaalde landen zoals Cuba, Iran en Syrië. Oxbow en zijn werknemers moeten zich aan alle beperkingen van sancties en embargo's en alle van toepassing zijnde voorschriften houden. Zie sectie Handelssancties en -embargo's op pagina 26. Controle – Due diligence De regelgeving betreffende sancties en embargo's verandert regelmatig. Overheden kunnen hun lijsten van verboden partijen dagelijks bijwerken. Medewerkers van Oxbow die betrokken zijn bij transacties met externe klanten, leveranciers of andere gelieerde tegenpartijen moeten een due diligence toetsing uitvoeren voor alle partijen die meedoen aan een transactie alvorens de transactie aan te gaan. Zie sectie Beleid inzake controles - due diligence op pagina 29. Douanecontroles en exportbeperkingen De wetgeving inzake douanecontroles en exportbeperkingen schrijft voor dat medewerkers van Oxbow die betrokken zijn bij het grensoverschrijdend verkopen of verkeer van goederen extra aandacht moeten besteden aan de bestuursrechtelijke bepalingen die van toepassing zijn op deze transacties. Medewerkers van Oxbow moeten accurate en tijdige informatie verstrekken om deze bestuursrechtelijke regelgevingen na te leven. Verder moeten zij alle licenties en vergunningen voorzien die zijn voorgeschreven door de landen waar Oxbow goederen of diensten van importeert of naar exporteert. Het is dan ook heel belangrijk om de juiste documenten te bewaren. De medewerkers van Oxbow moeten een goede documentaire

Oxbow | 3

informatievoorziening handhaven voor deze transacties. Zie sectie Richtlijn voor documentaire informatievoorziening inzake douanecontroles en exportbeperkingen op pagina 34.

Algemene informatie Overtredingen van deze Gedragscode kunnen Oxbow en onze medewerkers schaden. Zij kunnen ook lichamelijk letsel, beschadiging van bedrijfsmiddelen, overtreding van de wet en onherstelbare schade aan de reputatie van Oxbow veroorzaken. Om deze redenen moeten werknemers alle werkelijke of vermeende overtredingen van de Gedragscode aan hun direct leidinggevende melden. Als een medewerker zich ongemakkelijk voelt een melding te doen bij zijn of haar directe supervisor, kan de medewerker ook rapporteren via de Oxbow Hotline, door te bellen naar +1-503-597-4384 of gratis naar +1-855-692-9847. Medewerkers kunnen rapporteren via het hotline webportaal http://www.oxbowhotline.ethicspoint.com, waar ook internationale telefoonnummers zijn te vinden voor mensen die telefonisch willen rapporteren via een lokaal toegankelijk internationaal telefoonnummer. Een andere mogelijkheid is een e-mail te sturen naar [email protected] of contact op te nemen met de directeur Compliance van Oxbow op het nummer +1-561-907-5561.

Oxbow | 4

III. Beleid inzake belangenverstrengeling & ethische transacties Titel:

Beleid inzake belangenverstrengeling & ethische transacties

1.0

Goedgekeurd door manager(s):

General Counsel (Hoofd Juridische Zaken) Chief Operating Officer (Algemeen Directeur) Chief Financial Officer (Financieel Directeur)

Sponsor: Van kracht voor de volgende medewerkers: Ingangsdatum: Versie

Legal Counsel (Juridisch adviseur) Alle medewerkers en adviseurs van Oxbow Carbon LLC en haar dochterondernemingen. 1 januari 2013 2.0

ACHTERGROND Vanaf het allereerste begin hebben Oxbow Carbon LLC, haar zusterondernemingen en medewerkers (gezamenlijk "Oxbow") geëist dat hun medewerkers en tussenpersonen zich bij zakelijke transacties op de meest ethische wijze gedragen. Het Personeelshandboek van Oxbow en de meeste handels- en gerelateerde overeenkomsten van Oxbow bevatten voorschriften die eisen dat Oxbow, zijn medewerkers en tegenpartijen altijd blijk moeten geven van deze hoge ethische normen. Het is cruciaal dat alle werknemers alle toepasselijke wet- en regelgeving naleven bij hun werkzaamheden in naam van het bedrijf en elke schijn van laakbaar gedrag vermijden. Samenkomsten met vertegenwoordigers van leveranciers of andere dienstverleners tijdens lunchbijeenkomsten, diners of zakelijke ontmoetingen zijn nuttig bij het promoten van Oxbow, bevorderen begrip van Oxbow's zakelijke activiteiten en helpen bij het bouwen van relaties die Oxbow beter in staat stellen samen met haar zakelijke partners haar zakelijke doelstellingen te bereiken. Daarbij komt dat het tijdens het zakendoen niet ongebruikelijk is dat een persoon of bedrijf cadeaus geeft of zorgt voor vertier en ontspanning, zoals diners of kaartjes voor evenementen, of er nu al of niet een specifiek zakelijk doel met het betreffende evenement of het vertier gediend is.

2.0

DOELSTELLING Om te zorgen dat Oxbow zich bij het zakendoen houdt aan de regelgeving van de VS en lokale rechtsgebieden. Dit beleid verwacht ook dat onze medewerkers hoge morele en ethische normen hanteren en in alle relaties blijk geven van integriteit, betrouwbaarheid en ondubbelzinnigheid. Alle werknemers moeten alle regelingen, overeenkomsten, beleggingen of andere activiteiten – van welke aard ook en ongeacht of dit nu in naam van de werknemer, onder een bijnaam of in naam van een agent gebeurt – vermijden die redelijkerwijs in strijd met het beste belang van het bedrijf of onethisch handelen zouden zijn of dit zouden kunnen lijken of suggereren.

3.0

DEFINITIES

Oxbow | 5

Fooien – o.m. geschenken, steekpenningen, provisies, tipgeld, prijsverlagingen, gunsten, cash, speciale kortingen, speciale voorzieningen, gebruik van eigendom of faciliteiten, of andere vergelijkbare voordelen die een werknemer direct zelf of indirect via een familielid of andere kanalen ontvangt. Nominale waarde – Voor de doelstellingen van dit beleid, zal de nominale waarde 50 USD of minder zijn. Doel – niet-gerelateerde entiteit waarop Oxbow zich zou kunnen richten voor een acquisitie of een zakelijk partnerschap in de vorm van een joint-venture. 4.0

BELEID 4.1. KORTINGEN EN PROVISIES Werknemers mogen noch direct noch indirect fooien, provisies, betalingen, steekpenningen, geheime prijsverlagingen of andere zaken van waarde geven aan of ontvangen van een werknemer of agent van een tegenpartij of aan een dienstverlener, klant, verkoper of externe organisatie in verband met een transactie of overeenkomst of een potentiële transactie of overeenkomst die redelijkerwijs in strijd met het beste belang van het bedrijf zou zijn of dit zou kunnen lijken of suggereren. Dergelijke provisies, betalingen, steekpenningen, geheime prijsverlagingen of andere zaken van waarde geven of ontvangen kan een overtreding zijn van het toepasselijk recht en is verboden. Raadpleeg het deel 'Bedrijfsethiek' in het Personeelshandboek voor verdere details. Tegen werknemers die dit beleid overtreden kunnen maatregelen worden genomen die kunnen resulteren in beëindiging van het dienstverband. 4.2. GESCHENKEN Geen enkele medewerker mag zich geschenken, vertier, lunch, diner of kaartjes voor evenementen of uitstapjes laten welgevallen die bedoeld zijn hem of haar op enigerlei wijze te beïnvloeden die in strijd zou kunnen zijn met de belangen van Oxbow of Oxbow’s reputatie kunnen beschadigen. Het aannemen van geschenken of vertier moet volledig transparant zijn. 

Geschenken groter dan 250 USD moeten onmiddellijk worden gemeld bij de direct leidinggevende of supervisor van een medewerker.  Alle medewerkers moeten zich houden aan de eisen betreffende het melden van geschenken zoals beschreven in dit beleid en Oxbow’s Geschenkenrichtlijnen. Verder moet ieder geschenk dat een medewerker ontvangt voor het bijwonen van een seminar of ander evenement, gesponsord door een zakelijke partner van Oxbow, eveneens bij het invullen van het medewerkersgeschenkenlogboek (zie Geschenkenrichtlijn voor bijzonderheden) worden gemeld. Deze beperkingen zijn niet van toepassing op traditionele representatie-activiteiten voor het bedrijf, zoals zakenlunches of -diners en give-aways van nominale waarde, doorgaans voor reclame- en promotionele doeleinden. Persoonlijke geschenken gegeven aan collega’s tijdens bezoeken aan andere Oxbow locaties moeten niet worden gedeclareerd als door Oxbow te vergoeden onkosten.

Oxbow | 6

Alle evenementen en diners waar de levenspartner van een medewerker of ander familielid bij aanwezig is, moeten in het geschenkenlogboek worden vermeld. Ieder geschenk dat een medewerker ontvangt voor het bijwonen van een seminar of ander evenement gesponsord door een zakelijke partner van Oxbow moet, conform deze richtijnen, bij het invullen van het geschenkenlogboek worden vermeld. Stapels of meerdere kaartjes gegeven aan een afdelingsmanager om deze aan iedereen op de afdeling uit te delen (bijv. rodeofestijn, jazz- of kunstfestival) moeten worden beschouwd de waarde te hebben van een afzonderlijk kaartje en als zodanig door de eindontvanger van het kaartje in het logboek worden vermeld. 4.3. EXTERNE BELANGEN EN WERKGELEGENHEID Werknemers mogen niet als directeur, werknemer of agent werkzaam zijn of directe of indirecte belangen of beleggingen hebben in verkopers, klanten, concurrenten of externe organisaties die: (a) verdeelde loyaliteit zouden kunnen creëren of (b) op enige wijze een negatief effect zouden kunnen hebben op de activiteiten van het bedrijf. De beperkingen van dit beleid en deze procedure zijn niet van toepassing op beleggingen van nominale waarde in een klant, leverancier of concurrent waarvan de aandelen, obligaties of andere effecten regelmatig op een effectenbeurs of publieke effectenmarkt worden verhandeld. Ieder eigendomsbelang in een bedrijf dat voorwerp wordt van een potentiële acquisitie door Oxbow moet door de Oxbow medewerker worden gemeld voordat met het beoogde bedrijf wordt onderhandeld. 4.4. BEDRIJFSEIGENDOMMEN EN -DIENSTEN Het is verboden bedrijfseigendommen of -diensten te laten gebruiken door of uit te lenen of over te dragen aan werknemers, familieleden van werknemers of buitenstaanders die geen specifieke band hebben met het bedrijf, tenzij dit in specifieke bedrijfsbeleidsregels en procedures is geregeld. 4.5. VOORKENNIS Voorkennis of gevoelige, technische of bedrijfsinformatie gebruiken of openbaar maken zodat de gebruiker of ontvanger van deze informatie een persoonlijk voordeel krijgt tegenover anderen of waar de gebruiker persoonlijk profijt mee doet, moet zorgvuldig worden vermeden. Bij twijfel of bepaalde informatie voorkennis is, moet u ervan uitgaan dat er sprake is van voorkennis. 4.6. BELEIDSUITZONDERING Alle afwijkingen van of strijdigheden tussen plaatselijke wetten en Oxbow’s beleid moeten onder de aandacht worden gebracht van Oxbow’s Legal Counsel (Juridisch adviseur) om een oplossing te vinden of deze op een hoger bestuursniveau te melden. Zo niet dan gelden de beleidsregels en normen van Oxbow binnen alle rechtsgebieden waar Oxbow zaken doet. 5.0

VERANTWOORDELIJKHEDEN 5.1. De afdeling Juridische zaken is verantwoordelijk voor:  Het bieden van juridische analyse in geval lokale wettelijke regelgeving eisen bevat die rechtstreeks conflicteren met dit beleid.

Oxbow | 7

5.2. De Director of Compliance is verantwoordelijk voor:  Het verzamelen van informatie over gemelde conflicten en samenwerken met het uitvoerend personeel om deze conflicten op te lossen.  Het vastleggen van alle gemelde problemen in de Compliance database. 5.3. Afdelingsmanagers en supervisors zijn verantwoordelijk voor:  Het periodiek controleren van medewerkersgeschenkenlogboeken om zeker te stellen dat ze voldoen aan de beleidseisen. 5.4. Afdelingsmedewerkers zijn verantwoordelijk voor:  Het lezen en opvolgen van de Geschenkenrichtlijn  Het bijhouden van het medewerkersgeschenkenlogboek zoals beschreven in de Oxbow geschenkenrichtlijnen.  Het binnen 30 dagen na ontvangst, melden bij de supervisor van geschenken tussen 100 en 250 USD.  Het voorafgaand aan ontvangst aanvragen van toestemming voor ieder geschenk van meer dan 250 USD. 6.0

PROCEDURES 6.1. MELDPROCEDURES BELANGENVERSTRENGELING De werkwijze wanneer er onbedoeld belangenverstrengeling ontstaat of belangenverstrengeling onvermijdelijk is, of bij vragen rond mogelijke belangenverstrengeling is als volgt: De werknemer moet zijn direct leidinggevende onmiddellijk op de hoogte stellen van de mogelijke of werkelijke verstrengeling. Hij of zij moet aangeven om wat voor verstrengeling het gaat en voldoende details geven om een grondige beoordeling van de specifieke omstandigheden mogelijk te maken. Een medewerker die zich ongemakkelijk voelt iets bij zijn/haar supervisor bekend te maken kan deze rechtstreeks indienen bij de Director of Compliance of bij Oxbow’s Hotline. De supervisor van de medewerker moet: 

bovenstaande informatie die de werknemer verstrekt toetsen en voor indien mogelijk onmiddellijk en afdoende iets aan de situatie doen om de verstrengeling ongedaan te maken.  Als het conflict niet kan worden opgelost moet de supervisor de Director of Compliance over iedere specifieke omstandigheid volledig informeren. De Director of Compliance moet onmiddellijk: 

Actie ondernemen op basis van de gepresenteerde feiten van elke specifieke omstandigheid en in samenwerking met het uitvoerend personeel bepalen hoe de belangenverstrengeling moet worden opgelost. Het uitvoerend personeel kan zich baseren op gepresenteerde feiten of onafhankelijk onderzoek doen.  Het voornemen van het uitvoerend personeel via de juiste kanalen communiceren ter uitvoering. 6.2. MELDPROCEDURES GESCHENKEN Medewerkers moeten een persoonlijk geschreven logboek aanleggen en alle geschenken Het geschenkenlogboek moet de volgende informatie bevatten: 1. De datum waarop het geschenk is ontvangen 2. Het bedrijf dat het geschenk heeft gegeven

Oxbow | 8

3. De vertegenwoordiger van het bedrijf die het geschenk heeft gestuurd of gepresenteerd 4. De geschatte waarde van het geschenk 5. Het doel of evenement waarvoor het geschenk werd gegeven 6. Alle familieleden van de medewerker die daarbij aanwezig waren Nominale geschenken en reclameartikelen hoeven niet in het logboek te worden geregistreerd Geschenken vanaf 100 tot 250 USD moeten in het persoonlijke geschenkenlogboek van de medewerker worden gedocumenteerd en binnen 30 dagen vanaf ontvangst te worden gemeld. Geschenken groter dan 250 USD moeten vóórafgaand aan acceptatie eerst door de supervisor worden goedgekeurd en worden gemeld bij de Director of Compliance van de afdeling Juridische Zaken. 7.0

REFERENTIES Geschenkenrichtlijn Geschenkenlogboek Oxbow Hotline

8.0

BENODIGDE TRAINING Jaarlijkse gedragscodetraining

9.0

DOSSIERS Geschenkenlogboeken

Oxbow | 9

IV. Beleid inzake het bestrijden van corruptie Titel: Goedgekeurd door manager(s):

Sponsor: Van kracht voor de volgende

Ingangsdatum:

Alle medewerkers en adviseurs van Oxbow Carbon LLC en haar dochterondernemingen. 1 januari 2013

Revisiedatum:

Jaarlijks

Versie:

1.1

personen:

1.0

Beleid inzake het bestrijden van corruptie Chief Operating Officer (Algemeen Directeur) General Counsel (Hoofd Juridische Zaken) Chief Financial Officer (Financieel Directeur) Director of Compliance

ACHTERGROND De overheid van de Verenigde Staten en andere landen hebben wettelijke bepalingen voorzien die vele vormen van omkoping verbieden. Sommige bepalingen, zoals de Amerikaanse FCPA, verbieden het direct of indirect omkopen van overheidsfunctionarissen. Andere landen, zoals het Verenigd Koninkrijk, verbieden naast het omkopen van ambtenaren of overheidsfunctionarissen ook zakelijke omkoping en het ontvangen van steekpenningen. Bedrijven die niets ondernemen om omkoping te voorkomen, kunnen ook verantwoordelijk worden gesteld volgens de Britse Bribery Act. Hoewel deze bepalingen in veel landen al jarenlang bestaan, worden ze pas sinds kort agressief gehandhaafd. Deze wettelijke bepalingen zijn heel complex en hebben doorgaans twee sets basisregels: de bepalingen voor het bestrijden van omkoping en corrupte betalingen en de bepalingen inzake documentaire informatievoorziening en financiële administratie. De FCPA is niet alleen van toepassing op alle Amerikaanse onderdanen en Amerikaanse entiteiten, waar ook ter wereld zij verblijf houden, en op alle transacties die zij om het even waar verrichten, maar ook op alle transacties die partijen verrichten in de Verenigde Staten. De FCPA is in eerste instantie gericht op het omkopen van overheidsfunctionarissen met als doel een onterecht zakelijk voordeel te behalen. Verder heeft de FCPA een bepaling inzake boeken en bescheiden. Deze schrijft voor dat bedrijven redelijk gedetailleerde boeken en bescheiden bijhouden en een systeem voor interne financiële controles voorzien zodat alle transacties en overdrachten van goederen accuraat worden weergegeven. Volgens de wetgeving inzake effecten, die gerelateerd is aan de FCPA, betekent 'redelijk gedetailleerd' een 'detailniveau en mate van zekerheid die een functionaris die de nodige zorgvuldigheid betracht goed zou vinden voor zijn eigen werkzaamheden' (in de praktijk betekent dit voldoende gedetailleerd opdat waakzame functionarissen op het hoofdkantoor van Oxbow eventuele onrechtmatige betalingen kunnen vaststellen). Deze regels gelden zowel voor operaties in de Verenigde Staten als in andere landen. De bepalingen inzake documentaire

Oxbow | 10

informatievoorziening van de FCPA zijn in eerste instantie toegespitst op beursgenoteerde ondernemingen, maar worden ook aanbevolen voor niet-beursgenoteerde bedrijven. De voorschriften voor het bestrijden van omkoping van de Britse Bribery Act zijn ruimer. Deze wet geldt zowel voor Britse onderdanen of Britse bedrijven, waar ook ter wereld zij verblijf houden, als voor alle personen of entiteiten die handel drijven in het Verenigd Koninkrijk of waarvan de transacties aan het Brits recht zijn onderworpen. De Britse Bribery Act verbiedt het aanbieden, betalen, beloven te betalen of goedkeuren te betalen van geld, geschenken of iets van waarde aan een handelsonderneming of zakenpersoon, niet-Britse overheidsfunctionaris of een niet-Britse politieke partij, kandidaat of functionaris, of functionaris van een internationale publiekrechtelijke organisatie, met als doel:    

2.0

deze niet-Britse overheidsfunctionaris of partij te beïnvloeden om wel of niet actie te ondernemen, of deze niet-Britse overheidsfunctionaris of partij ertoe te bewegen om wel of niet een actie te ondernemen die in strijd is met zijn of haar wettelijke taken de niet-Britse overheidsfunctionaris of partij ertoe te bewegen invloed uit te oefenen om een besluit van een niet-Britse overheid of overheidsorgaan te beïnvloeden een opdracht te krijgen of te behouden voor iemand, opdrachten door te sturen naar iemand, of een onterecht voordeel te behalen.

DOELSTELLING Verzekeren dat Oxbow Carbon LLC, zijn gelieerde ondernemingen en werknemers (gezamenlijk: Oxbow) zaken doen conform de U.S. Foreign Corrupt Practices Act (FCPA of Amerikaanse wet op corrupte praktijken in het buitenland), de UK Anti-Bribery Act 2010 (Britse Omkoopwet) en andere lokaal van toepassing zijnde wetten ter bestrijding van omkoping in het rechtsgebied waarin Oxbow werkzaam is. Dit beleid identificeert ook de verantwoordelijkheden van verschillende medewerkers om naleving van de toepasselijke regelgeving te verzekeren. Niet-naleving van deze wettelijke bepalingen kan resulteren in aanzienlijke civiel- of strafrechtelijke sancties, waaronder boetes en gevangenisstraf.

3.0

DEFINITIES Foreign Corrupt Practices Act – Amerikaanse wetgeving die het omkopen van een overheidsfunctionaris om een oneigenlijk zakelijk voordeel te behalen strafbaar stelt voor personen of organisaties. UK Bribery Act – Britse wetgeving die het omkopen van iemand om een oneigenlijk voordeel te behalen strafbaar stelt. Procesversnellende betalingen – betalingen van bescheiden waarde aan overheidsfunctionarissen; deze betalingen zijn bedoeld voor routine overheidstaken, zoals het regelen van inspecties of het verwerken van visa, die de overheidsfunctionaris verplicht moet doen. Overheidsfunctionaris – een persoon die is aangesteld of verkozen voor een openbaar ambt (overheidsambt) dit kunnen ook werknemers zijn van bedrijven die eigendom zijn van of onder zeggenschap staan van de overheid.

4.0

BELEID

Oxbow | 11

Geen enkele Oxbow medewerker zal een Oxbow vertegenwoordigende externe partij aanbieden of goedkeuren iets van waarde aan te bieden om oneigenlijk voordeel te behouden of te verkrijgen in een zakelijke transactie. Dit beleid zal van toepassing zijn ongeacht of de transactie wordt aangegaan met een overheidsorganisatie, overheidsfunctionaris, medewerker of een bedrijf of nutsbedrijf eigendom van of gecontroleerd door een overheid, of enig bedrijf of afzonderlijke persoon betrokken bij een zakelijke overdracht. Procesversnellende betalingen vereisen specifieke juridische analyse en goedkeuring van het hogere management voor het goedkeuren, beloven of het doen van een betaling. Voortdurend of opzettelijke inbreuk maken op dit beleid zal worden beschouwd als een overtreding van het Oxbow beleid. Audit-bevindingen tegengesteld aan dit beleid (zowel externe als interne conformiteitsaudits van Oxbow) kunnen leiden tot disciplinaire maatregelen tot en met ontslag. 4.1. BELEIDSUITZONDERING Alle afwijkingen van of strijdigheden tussen plaatselijke wetten en Oxbow’s beleid moeten onder de aandacht worden gebracht van de afdeling Juridische Zaken van Oxbow’s om een oplossing te vinden of deze op een hoger bestuursniveau te melden. Zo niet dan gelden de beleidsregels en normen van Oxbow binnen alle rechtsgebieden waar Oxbow zaken doet. 5.0

VERANTWOORDELIJKHEDEN 5.1. Alle Oxbow medewerkers hebben de volgende verantwoordelijkheden:  dienen zich te onthouden van het aanbieden, beloven, betalen of overdragen van iets van waarde of het geven van geschenken aan i) niet-Amerikaanse overheidsfunctionarissen, ii) niet-Amerikaanse politieke partijen en hun functionarissen, iii) kandidaten voor een politieke functie, iv) bestuurders of werknemers van bepaalde bedrijven die eigendom zijn van of onder zeggenschap staan van de overheid, of v) personen die betrokken zijn bij zakelijke transacties, met het doel of de bedoeling om een opdracht te krijgen of behouden of een oneigenlijk voordeel te behalen  dienen zich te onthouden van het aanbieden of doen van dergelijke betalingen aan andere personen in situaties waarin de werknemer verwacht dat de betaling geheel of gedeeltelijk kan worden doorgegeven aan een persoon uit een van bovengenoemde groepen  dienen alle schijnbare overtredingen van de anti-corruptievoorschriften aan de bedrijfsleiding en de afdeling Juridische Zaken te melden  dienen alvorens actie te ondernemen de afdeling Juridische Zaken te raadplegen indien zij hetzij direct hetzij indirect iets van waarde willen aanbieden of geven aan een nietAmerikaanse overheidsfunctionaris, politieke partij of partijfunctionaris of een kandidaat voor een niet-Amerikaanse politieke functie of functionaris van een internationale publiekrechtelijke organisatie 

dienen de afdeling Juridische Zaken te raadplegen alvorens niet-Amerikaanse consultants of vertegenwoordigers aan te stellen of andere transacties aan te gaan met niet-Amerikaanse personen of bedrijven



dienen alle aan een partij gedane of van een partij ontvangen betalingen vast te leggen met behulp van de financiële administratiesystemen van Oxbow om alle transacties en overdrachten van goederen accuraat weer te geven

Oxbow | 12



dienen alle in het Richtsnoer voor naleving met betrekking tot corruptiebestrijding van Oxbow beschreven voorschriften betreffende het geven of ontvangen van geschenken te lezen en na te leven

NB: Conflicten tussen bepalingen of wetten van landen waarin Oxbow opereert, moeten worden opgelost door de directeur Compliance en de Bedrijfsjurist van Oxbow. 5.2. Senior Leadership voor Oxbow eenheden heeft de volgende verantwoordelijkheden:  dient te verzekeren dat werknemers die sterk betrokken zijn bij contractuele onderhandelingen klanten worden geïdentificeerd voor trainingsdoeleinden (bijv., traders, medewerkers van de klantenservice, transport)  dient problemen i.v.m. dit beleid direct naar de afdelingen Juridische Zaken of Compliance te escaleren  dient controleprocedures te voorzien en te beheren om te verzekeren dat aan de voorschriften van dit beleid en het Richtsnoer voor naleving met betrekking tot corruptiebestrijding van Oxbow wordt voldaan  dient ervoor te zorgen dat de verantwoordelijke managers bij Oxbow regelmatig de manier van zaken doen van Oxbow in het buitenland toetsen  dient ervoor te zorgen dat alle werknemers een exemplaar van dit beleid krijgen en het begrijpen en naleven 5.3. De afdeling Juridische Zaken en de directeur Compliance zijn verantwoordelijk voor:  De afdeling Juridische Zaken en de directeur Compliance van Oxbow verzorgen training, hetzij direct hetzij door derden, voor personen die worden aangeduid door de bedrijfsleiding.  De afdeling Juridische Zaken en de directeur Compliance verlenen hun medewerking aan de goedkeuringsprocedure voor aanvragen voor geschenken of gastvrijheid.  De afdeling Juridische Zaken en de directeur Compliance van Oxbow voeren due diligence uit voor nieuwe klanten en leveranciers. 6.0

PROCEDURES Geen.

7.0

REFERENTIES Oxbow’s Richtlijn voor naleving met betrekking tot corruptiebestrijding van Oxbow

8.0

BENODIGDE TRAINING Jaarlijkse gedragscodetraining Anticorruptietraining bij indienstneming en herhaalde training elk daaropvolgend jaar.

9.0

DOSSIERS Jaarlijkse certificering van aanvaarding van de Oxbow Gedragscode

Oxbow | 13

V.

Beleid inzake Elektronische Communicatie Titel:

Communicatiebeleid

Goedgekeurd door manager(s): Chairman & Chief Executive Officer General Counsel (Hoofd Juridische Zaken)

1.0

Sponsor:

Vice President Information Technology

Van kracht voor de volgende personen: Ingangsdatum:

Alle medewerkers en adviseurs van Oxbow Carbon LLC en haar dochterondernemingen. 1 januari, 2012

Revisiedatum:

Jaarlijks

Versie:

1.1

ACHTERGROND Oxbow Carbon LLC en haar zusterondernemingen (gezamenlijk genoemd, de “Onderneming”) onderhoudt en biedt toegang tot diverse elektronische communicatiesystemen om medewerkers te helpen bij het uitvoeren van zakelijke handelingen voor de Onderneming. Deze systemen omvatten het volgende: elektronische mailsystemen (“e-mail”), internet, digitale scan-/kopieermachines, faxmachines (fax), telefoons en pc’s die zijn aangesloten op een netwerk. Ze zijn niet het privé-eigendom van een medewerker. Het bedrijf behoudt zich het recht voor alle berichten die voor om het even welk doel worden opgesteld, ontvangen of verzonden via het e-mailsysteem te volgen, te controleren, te toetsen, op te vragen, te openen, vast te leggen en openbaar te maken en is van plan gebruik te maken van dit recht. U mag daarom er niet van uitgegaan dat e-mails die worden verzonden of ontvangen vertrouwelijk zijn en geen enkele werknemer of andere persoon mag privacy verwachten op dit gebied. Gebruikers van het e-mailsysteem hebben geen persoonlijk recht op privacy met betrekking tot materiaal dat hiermee wordt gemaakt, ontvangen of verzonden. Gebruikt een medewerker deze systemen dan houdt dat automatisch in dat hij of zij de rechten van de Onderneming met betrekking tot al deze berichten erkent en aanvaardt. Hoewel het bedrijf het recht heeft om e-mails op te vragen en te lezen, moeten andere medewerkers e-mails die circuleren binnen het bedrijf vertrouwelijk behandelen. M.a.w. emails mogen alleen worden geopend door de persoon waarvoor het bericht is bestemd.

2.0

DOELSTELLING Doelstelling van dit beleid is richtlijnen op te stellen om medewerkers te ondersteunen tijdens het gebruik van Oxbow’s communicatiesystemen en alle medewerkers van de Onderneming, ingehuurd en tijdelijk personeel te informeren die de bedrijfssystemen gebruiken, dat de hardware en software en andere apparatuur nodig voor het gebruik van deze elektronische communicatiesystemen eigendom zijn van de Onderneming.

3.0

DEFINITIES

Oxbow | 14

“Communicatie” betekent het communiceren door middel van elektronische mail, internet, telefoon, koeriers, sociale media en postdiensten. Deze termen staan gedefinieerd in het Personeelshandboek. “Elektronische mail” betekent het uitwisselen van berichten via het computernetwerk. Het e-mailsysteem is in eerste instantie bedoeld voor werkzaamheden voor het bedrijf en mag in het algemeen niet worden gebruikt voor persoonlijke activiteiten of andere doeleinden. “Internetgebruik” betekent iedere vorm van een elektronisch communicatienetwerk dat is aangesloten op computernetwerken en computerfaciliteiten van organisaties over de hele wereld. Medewerkers met internettoegang mogen het internet alleen gebruiken voor zakelijke doeleinden en moeten dit in het beste belang van het bedrijf doen. “Sociale media” betekent iedere website of ander online wijze van communicatie dat wordt gebruikt door grote groepen mensen om informatie te delen en sociale en professionele contacten te ontwikkelen. Voorbeelden van sociale media zijn o.a. maar niet beperkt tot Facebook. Twitter, blogs enz. 4.0

BELEID Elektronische communicatiesystemen van de Onderneming moeten alleen worden gebruikt voor zakelijke doeleinden van de onderneming. Het is medewerkers verboden auteursrechtelijk materiaal, handelsgeheimen, vertrouwelijke informatie, bedrijfseigen financiële gegevens en alle overige vertrouwelijke of bedrijfseigen informatie of dergelijke materialen te verzenden (upload) of te ontvangen (download), zonder voorafgaande autorisatie door de supervisor van de medewerker. Alle hierop opgestelde, verzonden en ontvangen berichten blijven het eigendom van de Onderneming. Ze zijn niet het privéeigendom van een medewerker. Medewerkers moeten zich onthouden van alle communicatie waarbij toepasselijke wetten (bijv. zonder toestemming auteursrechtelijk beschermd materiaal doorsturen) of het bedrijfsbeleid (zoals ongewenste seksuele intimiteiten) worden overtreden. Tegen werknemers die dit beleid overtreden kunnen maatregelen worden genomen die kunnen resulteren in beëindiging van het dienstverband. Als u op de hoogte raakt van het overtreden van dit beleid door anderen, dan wordt van u verwacht dat u dit misbruik of overtreding aan uw supervisor of de afdeling Personeelszaken meldt. 4.1 UITZONDERING OP HET BELEID INZAKE E-MAILGEBRUIK De Onderneming erkent dat medewerkers op beperkte schaal gebruik moeten kunnen maken van de communicatiesystemen van de Onderneming voor het inplannen van afspraken en andere beperkte persoonlijke zaken. Verwacht wordt dat de medewerkers hun gezond verstand gebruiken wanneer zij het e-mailsysteem van het bedrijf gebruiken voor deze beperkte persoonlijke doeleinden.

5.0

VERANTWOORDELIJKHEDEN 5.1. De afdeling IT is verantwoordelijk voor:  Het actueel houden en handhaven van het Beleid inzake elektronische communicatie  Het communiceren van beleidswijzigingen en updates naar alle betreffende medewerkers 5.2. De afdeling Personeelszaken is verantwoordelijk voor:

Oxbow | 15



Nieuwe medewerkers een exemplaar overhandigen van het Beleid inzake elektronische communicatie. 5.3. Afdelingsmedewerkers zijn verantwoordelijk voor:  Het beveiligen van login-gegevens en deze niet te verstrekken aan andere personen dan hun directe supervisor, indien verzocht.  Zorgen dat geen enkele niet geautoriseerde software op apparatuur van de Onderneming wordt geladen.

6.0

PROCEDURES Geen.

7.0

REFERENTIES Handboek voor medewerkers

8.0

BENODIGDE TRAINING Geen.

9.0

DOSSIERS Geen.

Oxbow | 16

VI. Beleid inzake Internet en Sociale media

1.0

Titel:

Beleid inzake Internet en Sociale media

Goedgekeurd door manager(s):

Chief Financial Officer (Financieel Directeur) General Counsel (Hoofd Juridische Zaken)

Sponsor:

Vice President Information Technology

Van kracht voor de volgende

Alle medewerkers en adviseurs van Oxbow Carbon LLC en

personen:

haar dochterondernemingen.

Ingangsdatum:

1 januari, 2012

Revisiedatum:

Jaarlijks

Versie:

2.0

ACHTERGROND Oxbow Carbon LLC, zijn gelieerde ondernemingen en werknemers (gezamenlijk: Oxbow) zijn zich ervan bewust dat het internet unieke mogelijkheden biedt om deel te nemen aan interactieve discussies en informatie te delen over bepaalde onderwerpen via blogs en wikis, en social mediasites zoals Facebook en Twitter. Het gebruik van sociale media door medewerkers kan echter risico’s vormen voor Oxbow’s vertrouwelijke en bedrijfseigen informatie, netwerkbeveiliging, reputatie en merken. Bovendien kan het medewerkers blootstellen aan schadeclaims voor discriminatie en pesterijen en de naleving door de Onderneming van zakelijke regelgeving en wetten in gevaar brengen.

2.0

DOELSTELLING Doelstelling van dit beleid is het minimaliseren van de beveiligings-, zakelijke en juridische risico’s, verlies van productiviteit en afgeleid personeel te voorkomen en te zorgen dat de IThulpmiddelen en communicatiesystemen op de juiste wijze worden gebruikt.

3.0

DEFINITIES “Sociale media” betekent iedere website of ander online-wijze van communicatie dat wordt gebruikt door grote groepen mensen om informatie te delen en sociale en professionele contacten te ontwikkelen. Voorbeelden van sociale media zijn o.a. maar niet beperkt tot Facebook, Twitter, LinkedIn, YouTube, blogs enz. Vertrouwelijke informatie is iedere vorm van gegevens, inclusief maar niet beperkt tot gedrukte documenten, elektronische documenten, e-mails, teksten, afbeeldingen, video’s, diagrammen of mondelinge communicatie via welke informatie kan worden overgebracht die eigendom is van de Onderneming. Vertrouwelijke informatie omvat niet de informatie die reeds openbaar beschikbaar is.

4.0

BELEID

Oxbow | 17

Het gebruik van internet door een medewerker is primair bedoeld voor bedrijfsactiviteiten en internet mag in het algemeen niet worden gebruikt voor persoonlijke zaken of een ander niet geautoriseerd doel. Het bedrijf erkend echter dat medewerkers een legitieme persoonlijke behoefte kunnen hebben om het internet tijdens bedrijfstijd te gebruiken. Van medewerkers wordt verwacht dat ze hun gezond verstand gebruiken tijdens persoonlijk gebruik van internet en dat ze zich nooit bezig houden met onwettige of onethische activiteiten tijdens het gebruik van het internet. Het gebruik van sociale media door medewerkers tijdens bedrijfstijd moet beperkt zijn en zelden voorkomen. Van medewerkers wordt verwacht dat ze altijd hun gezond verstand gebruiken bij het gebruik van sociale media aangezien opmerkingen gemaakt op forums juridische consequenties kunnen hebben; vooral als ze gaan over werksituaties, valse, kleinerende of lasterlijke opmerkingen bevatten gericht tegen collega’s of supervisors, of vertrouwelijke bedrijfsinformatie bevatten. Het gebruik van een sociaalmedia-account om het bedrijf, haar standpunten of openbare mededelingen te verkondigen moet worden goedgekeurd door de Director of Corporate Communications. 4.1. BELEIDSUITZONDERING Alle afwijkingen van of strijdigheden tussen plaatselijke wetten en Oxbow’s beleid moeten onder de aandacht worden gebracht van Oxbow’s Legal Counsel (Juridisch adviseur) om een oplossing te vinden of deze op een hoger bestuursniveau te melden. Zo niet dan gelden de beleidsregels en normen van Oxbow binnen alle rechtsgebieden waar Oxbow zaken doet. 5.0

VERANTWOORDELIJKHEDEN 5.1. De afdeling IT is verantwoordelijk voor:  Het actueel houden en instandhouden van de toegang van de Onderneming tot internet, e-mail en software en hardware voor elektronisch berichtenverkeer. 5.2. Afdelingsmanagers zijn verantwoordelijk voor:  Het handhaven van het beleid van de Onderneming inzake sociale media. 5.3. Afdelingsmedewerkers zijn verantwoordelijk voor:  Het lezen en opvolgen van beleid inzake sociale media.

6.0



Het melden van overtredingen op het beleid inzake internet en sociale media



Te zorgen dat gebruik van internet geen inbreuk maakt op de bepalingen van een door een medewerker getekende geheimhoudingsovereenkomst.



Te zorgen dat gebruik van internet of sociale media niet leidt tot onwettige pesterijen.



Te zorgen dat het gebruik van internet en sociale media geen beleidsregels omzeilt die onwettige discriminatie verbiedt van huidige medewerkers of sollicitanten.



Te zorgen dat het gebruik van internet geen inbreuk maakt op een wettelijke of ethische norm.

PROCEDURES Geen.

7.0

REFERENTIES

Oxbow | 18

Personeelshandboek (VS) 8.0

BENODIGDE TRAINING Geen.

9.0

DOSSIERS Geen.

Oxbow | 19

VII. Beleid inzake alcoholgebruik Titel:

Beleid inzake alcoholgebruik

Goedgekeurd door manager(s):

Chief Financial Officer (Financieel Directeur) General Counsel (Hoofd Juridische Zaken)

Sponsor:

Vice President Human Resources

Van kracht voor de volgende personen: Ingangsdatum: Revisiedatum: Versie:

Alle medewerkers en adviseurs van Oxbow Carbon LLC en haar dochterondernemingen. 15 juni 2012 Jaarlijks 1.1

1.0 ACHTERGROND Oxbow Carbon LLC en haar zusterbedrijven (verder “Oxbow” genoemd) begrijpen dat het onthaal van klanten, leveranciers of verkopers voor sommige medewerkers deel uitmaakt van hun werk. Indien een medewerker ervoor kiest alcohol te drinken tijdens het uitvoeren van bedrijfsactiviteiten, dan wordt van hem of haar verwacht dit op verantwoorde wijze te doen, veilig thuis te komen of op een eindbestemming en zich te houden aan Oxbow’s Personeelshandboek en alle van toepassing zijnde bedrijfsregels inzake alcoholconsumptie. Rijden onder invloed (ook wel genoemd bedwelmd rijden, dronken rijden, drinken en rijden, zat rijden, onder invloed deelnemen aan het verkeer, of onder invloed rijden en voor het doel van dit beleid hierna genoemd als “RUI”) is een misdaad en wordt door de Onderneming onder geen enkele omstandigheid door de vingers gezien. Medewerkers moeten naast bovenstaand beleid ook het Beleid inzake alcohol- en drugsgebruik van Oxbow lezen en volgen, dat u in het Personeelshandboek vindt. 2.0

DOELSTELLING Te zorgen voor de veiligheid van Oxbow en externe medewerkers als ze alcoholische drankjes nuttigen bij het onthalen of vermaken van gasten.

3.0

DEFINITIES Matig drinken – de inname en snelheid van inname van alcohol beperken met als resultaat dat het bloedalcoholgehalte (BAG) onder de 0,055 blijft (0,08 is de RUI-limiet in alle staten van de VS).

4.0

BELEID Medewerkers mogen nimmer een motorvoertuig besturen als ze onder invloed zijn van alcohol. Van medewerkers wordt geëist dat ze alternatief vervoer naar hun uiteindelijke bestemming regelen. Medewerkers die betrokken zijn bij een RUI-ongeval kunnen civiel en strafrechtelijk worden vervolgd en ook disciplinaire maatregelen ondervinden, waaronder ontslag op staande voet door Oxbow. Het bedrijf vergoedt kosten die een werknemer maakt om dit Beleid inzake alcoholgebruik na te leven, zoals bijvoorbeeld voor een taxirit naar huis of naar een hotel (wanneer een werknemer

Oxbow | 20

op zakenreis is) na een zakenlunch- of diner en voor de taxirit terug naar de plaats waar zijn of haar wagen staat geparkeerd om die op te halen de volgende ochtend. 4.1. BELEIDSUITZONDERING Alle afwijkingen van of strijdigheden tussen plaatselijke wetten en Oxbow’s beleid moeten onder de aandacht worden gebracht van Oxbow’s Legal Counsel (Juridisch adviseur) om een oplossing te vinden of deze op een hoger bestuursniveau te melden. Zo niet dan gelden de beleidsregels en normen van Oxbow binnen alle rechtsgebieden waar Oxbow zaken doet. 5.0

VERANTWOORDELIJKHEDEN 5.1. Afdelings- en mondiale directeuren hebben de volgende verantwoordelijkheden:  Zorgen dat medewerkers op de hoogte zijn van het beleid inzake alcoholconsumptie en dit hebben gelezen.  Het goedkeuren van vervoerskosten gerelateerd aan het voldoen aan het beleid inzake consumptie van alcohol. 5.2. Afdelingsmedewerkers zijn verantwoordelijk voor:  Het in de gaten houden van alcoholconsumptie bij evenementen waar alcohol wordt geschonken.  Het zich onthouden van het besturen van een motorvoertuig als er aanwijzingen zijn dat teveel alcohol is geconsumeerd om een motorvoertuig veilig te besturen.  Voorkomen dat een collega een motorvoertuig tracht te besturen als die collega teveel alcohol heeft geconsumeerd om een motorvoertuig te besturen.

6.0

PROCEDURES Geen.

7.0

REFERENTIES Oxbow Personeelshandboek

8.0

BENODIGDE TRAINING Geen.

9.0

DOSSIERS Geen.

Oxbow | 21

VIII. Internationaal handelsbeleid A.

ANTI-BOYCOTBELEID Titel:

Anti-boycotbeleid

Goedgekeurd door manager(s):

Chief Operating Officer (Algemeen Directeur) General Counsel (Hoofd Juridische Zaken) SVP, Tax Counsel Director of Compliance Alle medewerkers en adviseurs van Oxbow Carbon LLC en haar dochterondernemingen. 1 januari 2013 Jaarlijks 1.1

Sponsor: Van kracht voor de volgende personen: Ingangsdatum: Revisiedatum: Versie: 1.0

ACHTERGROND De Verenigde Staten en een aantal andere overheden verbieden het direct of indirect deelnemen aan bepaalde economische boycots. Zo is de Amerikaanse antiboycotwetgeving bijvoorbeeld toegepast op niet-goedgekeurde boycots tussen: China en Taiwan; Ethiopië en Eritrea; Pakistan, Bangladesh en India; en andere landen. De Amerikaanse wettelijke bepalingen en daarmee verband houdende verordeningen eisen dat de meeste verzoeken die Amerikaanse bedrijven ontvangen voor het maken van afspraken, het verstrekken van informatie of het ondernemen van acties ter ondersteuning van dergelijke boycots aan de Amerikaanse overheid moeten worden gemeld. De boycot van Israël door de Arabische Liga is momenteel de belangrijkste boycot die is verboden door de Amerikaanse overheid. Deze boycot van Israël verbiedt de import van Israëlische goederen of diensten naar de boycottende Arabische landen. Een bijkomend aspect van de boycot van de Arabische landen is het contactverbod met bedrijven of personen in derde landen die vanwege hun relatie met Israël zijn opgenomen op de zwarte lijst van de centrale boycotinstantie van de Arabische Liga. De boycot van Israël en de landen op de zwarte lijst wordt momenteel gehandhaafd door de volgende landen: Koeweit, Libanon, Libië, Qatar, SaoediArabië, Syrië, de Verenigde Arabische Emiraten, Irak en Jemen.

2.0

DOELSTELLING De doelstelling van dit beleid is alle Oxbow eenheden (gezamenlijk “Oxbow”genoemd) te informeren en te instrueren over de vereisten van antiboycot-regelgeving van de VS en andere nationale overheden en de verantwoordelijkheden van diverse medewerkers vast te stellen om te zorgen dat toepasselijke regelgeving wordt nageleefd. Niet-naleving van deze wettelijke bepalingen kan resulteren in verlies van waardevolle handelsprivileges voor de export en import, verlies van buitenlandse heffingskortingen en/of civiel- of strafrechtelijke sancties, waaronder boetes en gevangenisstraf.

Oxbow | 22

3.0

DEFINITIES Boycot – een weigering van een land of een entiteit om handel te drijven met een ander land. Het is een vorm van protest, typisch tegen een politiek beleid of andere ongewenste acties van de overheid en is doorgaans bedoeld om de geboycotte partij te straffen of tot iets te dwingen. Oproep tot boycot – Een mondeling of schriftelijk verzoek c.q. mondelinge of schriftelijke eis om geen handel te drijven met een ander land, of met entiteiten of personen die dat land ondersteunen. Een oproep tot boycot kan ook een eis zijn om lokale wetten na te leven of te volgen wanneer die lokale wetgeving een boycot onderschrijft die niet door de VS wordt onderschreven.

4.0

BELEID Oxbow moet zich houden aan de wetgeving van de VS en andere toepasselijke wet- en regelgeving inzake niet-geautoriseerde economische boycots. Oxbow mag niets doen als reactie op een boycotverzoek of –vereiste, inclusief het verstrekken van informatie of het aangaan van overeenkomsten, indien een dergelijke actie strijdig is met wetgeving van de VS of andere toepasselijke wetten. Oxbow is gehouden alle boycotgerelateerde verzoeken die Oxbow ontvangt te melden bij de betreffende overheidsinstantie van de VS of andere toepasselijke overheidsinstantie op de wijze beschreven in de regelgevingen. Eventuele conflicten tussen de wet- of regelgevingen van diverse landen waarin Oxbow opereert, moeten worden voorgelegd aan de directeur Compliance van Oxbow die het conflict zal oplossen of verder zal escaleren. Voortdurend of opzettelijke inbreuk maken op dit beleid zal worden beschouwd als een overtreding van het Oxbow beleid. Audit-bevindingen tegengesteld aan dit beleid (zowel externe als interne conformiteitsaudits van Oxbow) kunnen leiden tot disciplinaire maatregelen tot en met ontslag. 4.1. BELEIDSUITZONDERING Op dit beleid worden zelden uitzonderingen gemaakt vanwege het significante risico op niet-naleving. Om een uitzondering te krijgen, moet worden aangetoond dat er aanzienlijke inspanningen zijn geleverd om naleving te verzekeren en dat er geen doeltreffend alternatief is. De aanvraag moet worden ondersteund en ingediend door de hoogste leiding van de vestiging/locatie alvorens eventueel te worden goedgekeurd door de directeur Compliance, na overleg met de afdeling Juridische Zaken. Alle afwijkingen van of strijdigheden tussen plaatselijke wetten en Oxbow’s beleid moeten onder de aandacht worden gebracht van de afdeling Juridische Zaken van Oxbow’s om een oplossing te vinden en/of nadere interne beoordeling, al naar gelang. Zo niet dan gelden de beleidsregels en normen van Oxbow binnen alle rechtsgebieden waar Oxbow zaken doet.

5.0

VERANTWOORDELIJKHEDEN 5.1. De afdeling Juridische zaken is verantwoordelijk voor:  Het geven van richtlijnen, hulpmiddelen en ondersteuning aan de Oxbow entiteiten in verband met het naleven van antiboycot-wetten en -regelgevingen

Oxbow | 23



Het verzorgen van training voor personen die verantwoordelijk zijn voor het uitvoeren van eerste screenings van boycotverzoeken. (bijv. traders, medewerkers van de klantenservice, transport)  Het oplossen van boycotgerelateerde verzoeken ontvangen door Oxbow-eenheden, en  Het indienen van verplichte antiboycotrapportages bij de U.S. Department of Commerce. 5.2. De afdeling Belastingen is verantwoordelijk voor:  Assistentie bieden inzake antiboycotregels ingesteld door de U.S. Department of Treasury (ministerie van Financiën van de VS)  Het indienen van verplichte antiboycotrapportages bij de U.S. Department of Treasury   Het bewaren van alle documentatie en dossiers met betrekking tot het indienen van IRS Form 5713 overeenkomstig de van toepassing zijnde vereisten voor dossiervorming onder de U.S. Internal Revenue Code  Het aanwijzen van afdelingsvertegenwoordiger antiboycotnaleving die zal deelnemen aan jaarlijkse vergaderingen of trainingssessies voor medewerkers in bepaalde rollen/functies, en  Het assisteren van de afdeling Juridische Zaken en Compliance (Naleving) bij het uitvoeren van audits op het naleven van antiboycotregels door de Onderneming. 5.3. Oxbow zuster- en dochterondernemingen zijn verantwoordelijk dat:  Naleving van dit beleid wordt verzekerd  Problemen met dit beleid direct naar de afdelingen Juridische Zaken of Compliance worden geëscaleerd  Trainings- en controleprocedures worden geïmplementeerd om te zorgen dat aan de vereisten van dit beleid wordt voldaan. Deze procedures moeten in eerste instantie gericht zijn op activiteiten van Oxbow-eenheden waarbij landen betrokken zijn met verhoogde boycotactiviteiten en landen op de boycotlijst van het ministerie van Financiën van de VS.  Geschikte procedures worden geïmplementeerd om te zorgen dat transacties die boycot-gerelateerde verzoeken met zich meebrengen worden voorgelegd aan de afdeling Juridische Zaken en Compliance (Naleving) voor een goede oplossing en rapportage. 6.0

PROCEDURES A. Iedere medewerker die communicatie ontvangt afkomstig van klanten of leveranciers (bijv. e-mail, aankooporders, of koopcontracten enz.) in mondelinge of schriftelijke vorm moet deze screenen op aanwezigheid van boycotgerelateerde woordgebruik. B. Transacties waarin verdachte boycotgerelateerde taal wordt gevonden, moeten worden geschorst en onmiddellijk naar de directeur Compliance worden gemaild ter afhandeling. De tabbladen bevatten de volgende informatie: 1) Een kopie van het verzoek dat Oxbow heeft ontvangen (bijv. bieding, aanbesteding, kooporder, documentair krediet) en de datum van ontvangst van het verzoek. Indien er geen kopie van het verzoek beschikbaar is, moet een memo worden toegevoegd met een beschrijving van de reden waarom het verzoek niet beschikbaar is. Wanneer het om een mondeling verzoek gaat, moet er een memo worden toegevoegd met een beknopte beschrijving van het mondelinge verzoek. De memo moet de woorden van het verzoek zo nauwkeurig mogelijk herhalen.

Oxbow | 24

2) De namen en de adressen van alle partijen die betrokken zijn bij de transactie, inclusief de identiteit van de partij die het product/de producten feitelijk zal exporteren. 3) Een beschrijving van de transactie (inclusief de artikelen, aantallen en waarde in Amerikaanse dollar). 4) De naam van het land dat de boycot instelt en het orgaan waarvan de oproep afkomstig was. 5) De naam van het land of de landen tegen wie de oproep tot boycot is ingesteld. C. Indien vereist zal de afdeling Juridische Zaken en Compliance het verzoek melden bij de U.S. Department of Commerce en de Oxbow afdeling Belastingzaken voor de jaarlijkse indiening bij de U.S. Department of Treasury. D. Alle partijen die betrokken zijn bij de transactie moeten hun acties documenteren in overeenstemming met het Beleid inzake documentaire informatievoorziening van Oxbow. Bij een overtreding van de bepaling(en) moet alle communicatie, ook deze met rechtshandhavingsinstanties, worden doorverwezen naar de afdeling Juridische Zaken. 7.0

REFERENTIES Beleid inzake de bewaartermijn van dossiers

8.0

BENODIGDE TRAINING International Trade Training gedurende het eerste dienstjaar voor alle medewerkers die direct betrokken zijn bij aan- en verkoopcontracten met leveranciers en klanten. Aansluitende training is nodig in ieder daarop volgend jaar.

9.0

DOSSIERS Meldingen aan de Department of Commerce van antiboycot-verzoeken en het indienen van ondersteunende documenten.

Oxbow | 25

B.

BELEID INZAKE HANDELSSANCTIES EN -EMBARGO'S Titel: Goedgekeurd door manager(s):

Sponsor: Van kracht voor de volgende personen: Ingangsdatum: Revisiedatum: Versie:

Beleid inzake handelssancties en embargo's Chief Operating Officer (Algemeen Directeur) General Counsel (Hoofd Juridische Zaken) Director of Compliance Alle medewerkers en adviseurs van Oxbow Carbon LLC en haar dochterondernemingen. 1 januari 2013 Jaarlijks 1.1

1.0 ACHTERGROND Verschillende landen, waaronder de Verenigde Staten, leggen in het kader van hun buitenlandbeleid handelssancties en -embargo's op tegen landen. Deze sancties en embargo's kunnen sancties inhouden van de Verenigde Naties, maar kunnen net zo goed unilaterale sancties zijn. Handelssancties kunnen resulteren in een volledige handelsblokkade (embargo) of alternatief speciale vergunningen voor specifieke items, transacties of eindgebruiken. Embargo's kunnen beperkingen op de export, import, financiële transacties en andere soorten activiteiten zijn. Zo leggen Amerikaanse handelssancties en -embargo's bijvoorbeeld uit de VS afkomstige goederen en de activiteiten van Amerikaanse onderdanen aan banden. 2.0

DOELSTELLING Doelstelling van dit beleid is alle Oxbow-eenheden (gezamenlijk genoemd “Oxbow”) op de hoogte te brengen van de exportbeperkingseisen noodzakelijk om handelssancties en embargo’s na te leven. Het beleid identificeert ook de verantwoordelijkheden van Oxbow-eenheden om te verzekeren dat de export en wederuitvoer geen van deze voorschriften overtreedt. Dit beleid is gebaseerd op wettelijke bepalingen om te waarborgen dat Oxbow de huidige handelsvoorschriften van de Verenigde Staten en andere landen naleeft. Niet-naleving van deze wettelijke bepalingen kan resulteren in vertraging of inbeslagneming van vrachten, meer inspecties en audits, langere doorlooptijden, verlies van vertrouwen van de overheid en waardevolle handelsprivileges voor de export en import, alsmede civiel- of strafrechtelijke sancties voor Oxbow en de betrokken individuen.

3.0

DEFINITIES Economische sancties – Een door een land (of groep landen) opgelegd verbod of opgelegde straf tegen een ander land, de bewoners van dat land, of goederen of diensten uit dat land. Embargo – een geheel of gedeeltelijk verbod om handel te drijven met een bepaald land.

Oxbow | 26

Exportbeperkingen – Beperkingen van het verkeer van producten, diensten, software, technologie of personen van een land naar een ander land zonder voorafgaande goedkeuring van de overheid. 4.0

BELEID Oxbow moet zich aan de handelssancties, -embargo's en gerelateerde exportbeperkingen houden van landen die rechtsbevoegdheid hebben over hun bedrijfsactiviteiten, met inbegrip van de handelssancties van de Verenigde Naties. Deze beperkingen gelden voor alle bedrijfseenheden die betrokken zijn bij een bepaalde transactie. Voortdurend of opzettelijke inbreuk maken op dit beleid zal worden beschouwd als een overtreding van het Oxbow beleid. Audit-bevindingen tegengesteld aan dit beleid (zowel externe als interne conformiteitsaudits van Oxbow) kunnen leiden tot disciplinaire maatregelen tot en met ontslag. 4.1. BELEIDSUITZONDERING Op dit beleid worden zelden uitzonderingen gemaakt vanwege het significante risico op niet-naleving. Om een uitzondering te krijgen, moet worden aangetoond dat er aanzienlijke inspanningen zijn geleverd om naleving te verzekeren en dat er geen doeltreffend alternatief is. De aanvraag moet worden ondersteund en ingediend door de hoogste leiding van de vestiging/locatie alvorens eventueel te worden goedgekeurd door de directeur Compliance, na overleg met de afdeling Juridische Zaken. Alle afwijkingen van of strijdigheden tussen plaatselijke wetten en Oxbow’s beleid moeten onder de aandacht worden gebracht van Oxbow’s Legal Counsel (Juridisch adviseur) om een oplossing te vinden of deze op een hoger bestuursniveau te melden. Zo niet dan gelden de beleidsregels en normen van Oxbow binnen alle rechtsgebieden waar Oxbow zaken doet.

5.0

VERANTWOORDELIJKHEDEN 5.1. De afdeling Juridische zaken is verantwoordelijk voor:  het verstrekken van informatie en het verlenen van toegang tot hulpmiddelen die landen en namen van personen identificeren waarvoor handelssancties, -embargo's, of beperkingen gelden, en  het geven van advies aan Oxbow-eenheden op het gebied van transacties met gesanctioneerde landen of landen onder een embargo 5.2. De hoogste bedrijfsleiding van Oxbow is verantwoordelijk voor:  het voorzien van een LECO-contactpersoon (Local Export Control Officer/lokale functionaris voor naleving inzake export)  Naleving van dit beleid wordt gewaarborgd  het direct escaleren van problemen i.v.m. dit beleid naar de directeur Compliance  het beoordelen van informatie die in het normale verloop van de bedrijfsvoering wordt ontvangen om te bepalen of bij een zakelijke transactie een land of partij betrokken is waartegen een handelssanctie of -embargo van kracht is  het bevestigen dat alle namen van klanten en nieuwe werknemers worden getoetst aan de namen van partijen waartegen in hun land een embargo of sancties van kracht zijn, en  het verzekeren dat alle transacties of nieuwe werknemers waarbij een land c.q. een onderdaan van een land waartegen een embargo of sancties van kracht zijn, worden

Oxbow | 27

gestaakt en naar de LECO of directeur Compliance worden geëscaleerd ter toetsing en goedkeuring. 6.0

PROCEDURES Werknemers van Oxbow moeten de volgende voorwaarden opnemen in hun bedrijfsprocessen en -procedures om naleving van dit beleid te verzekeren: a. Zonder voorafgaande goedkeuring van de bevoegde Local Export Control Officer ('LECO') mogen er geen zakelijke transacties gebeuren waarbij landen waartegen een embargo of sancties van kracht zijn (Cuba, Iran, Soedan, Syrië of Noord-Korea) zijn betrokken of met onderdanen van deze landen (inclusief werknemers, aannemers en bezoekers). b. Transacties met landen waartegen een embargo of sancties van kracht zijn (Cuba, Iran, Soedan, Syrië of Noord-Korea), diplomatieke missies, vliegtuigen, voertuigen of onderdanen van deze landen moeten worden gestaakt en geëscaleerd naar de directeur Compliance. c. Voorafgaande goedkeuring van de directeur Compliance is vereist alvorens offertes te maken of orders te accepteren van of voor landen waartegen een embargo of sancties van kracht zijn (Cuba, Iran, Soedan, Syrië of Noord-Korea). d. Voorafgaande goedkeuring van de directeur Compliance is vereist alvorens personeel of aannemers aan te stellen die onderdanen zijn van landen waartegen een embargo of sancties van kracht zijn (Cuba, Iran, Soedan, Syrië of Noord-Korea). e. Voorafgaande goedkeuring van de directeur Compliance is vereist alvorens bepaalde trainingen te geven aan onderdanen van landen waartegen een embargo of sancties van kracht zijn (Cuba, Iran of Syrië); f. Voorafgaande goedkeuring van de directeur Compliance is vereist alvorens werknemers van Oxbow op zakenreis te laten gaan naar landen waartegen een embargo of sancties van kracht zijn (Cuba, Iran, Soedan, Syrië of Noord-Korea). g. Alle transacties moeten worden gescreend conform de ‘Specially Designated Nationals List’ ('SDN' of lijst met gespecificeerde subjecten) en beleidsregels inzake nonproliferatie. Alle werknemers die betrokken zijn bij een van bovenstaande transactie moeten hun acties documenteren in overeenstemming met het Beleid inzake documentbeheer van Oxbow. Bij een overtreding van de regelgevingen moet alle documentatie na goedkeuring van de afdeling Juridische Zaken ter beschikking worden gesteld van de rechtshandhavingsinstanties.

7.0

REFERENTIES Oxbow beleid inzake de bewaartermijn van dossiers

8.0

BENODIGDE TRAINING Online of persoonlijke International Trade Training zoals vastgesteld voor specifieke functionele verantwoordelijkheden.

9.0

DOSSIERS Geen.

Oxbow | 28

C.

BELEID INZAKE CONTROLES – DUE DILIGENCE Titel:

Beleid inzake controles - due diligence

Goedgekeurd door manager(s):

Chief Operating Officer (Algemeen Directeur) General Counsel (Hoofd Juridische Zaken) SVP, Transportation Director of Compliance

Sponsor: Van kracht voor de volgende personen: Ingangsdatum: Revisiedatum: Versie: 1.0

Alle medewerkers en adviseurs van Oxbow Carbon LLC en haar dochterondernemingen. 1 januari 2013 Jaarlijks 1.1

ACHTERGROND Diverse landen, waaronder de Verenigde Staten, stellen beperkingen aan bedrijven en personen die zaken doen in hun rechtsgebied. Die beperkingen beperken of verbieden het aangaan of ondersteunen van zakelijke transacties met bepaalde entiteiten voor deze bedrijven of personen. Deze beperkingen kunnen worden teruggevoerd op de doelstellingen inzake buitenlandbeleid, economische sancties of embargobepalingen van een land, eventueel in het kader van bredere initiatieven zoals sancties van de Verenigde Naties. Om te blijven voldoen aan deze beperkingen, moet Oxbow de nodige maatregelen treffen om te waarborgen dat dergelijke verboden partijen niet bij zakelijke transacties betrokken worden waaraan Oxbow deelneemt. Dit beleid is gebaseerd op wettelijke bepalingen om te waarborgen dat Oxbow de huidige handelsvoorschriften van de Verenigde Staten en andere landen naleeft. Niet-naleving van deze wettelijke bepalingen kan resulteren in vertraging of inbeslagneming van vrachten, meer inspecties en audits, langere doorlooptijden, verlies van vertrouwen van de overheid en waardevolle handelsprivileges voor de export en import, alsmede civiel- of strafrechtelijke sancties voor Oxbow en de betrokken individuen.

2.0

DOELSTELLING Doel van dit beleid is alle werknemers van Oxbow Carbon LLC, zijn gelieerde ondernemingen en werknemers (gezamenlijk: Oxbow) in kennis te stellen van de nodige voorschriften betreffende controles en due diligence ter naleving van handelsbeperkingen zoals economische sancties en embargo's, alsmede andere overheidsvoorschriften die zakenrelaties met bepaalde verboden partijen aan banden leggen. Dit beleid identificeert de verantwoordelijkheden van werknemers van Oxbow om te verzekeren dat Oxbow niet betrokken is bij transacties met verboden partijen.

3.0

DEFINITIES

Oxbow | 29

Economische sancties – Acties van een land of groep landen om de economie of het sociaal beleid van een ander land of een andere groep te beïnvloeden, veelal om een politieke verandering af te dwingen. Embargo – Een verbod van een overheid op bepaalde of alle handel met een ander land. Due Diligence - Due diligence – Een zorgvuldig onderzoek naar een bedrijf of persoon of het uitvoeren van een actie. Compliance Vetting – Het proces van een zorgvuldig onderzoek op basis van een lijst van alle door de overheid verboden partijen, of daar een potentiële partij op voorkomt waarmee Oxbow zaken doet. 4.0

BELEID Alle medewerkers van Oxbow die betrokken zijn bij het kopen of verkopen van grondstoffen, materiaal of diensten, alsmede alle medewerkers die transport of levering regelen voor klanten of van leveranciers moeten alle bekende of vastgestelde entiteiten die betrokken zijn bij een onderdeel van de transactie aan een controleonderzoek onderwerpen. Deze controles gelden voor medewerkers van Oxbow bij alle bij zakelijke transacties betrokken bedrijfseenheden waarin Oxbow een meerderheidsaandeel of -belang heeft. Voortdurend of opzettelijke inbreuk maken op dit beleid zal worden beschouwd als een overtreding van het Oxbow beleid. Audit-bevindingen tegengesteld aan dit beleid (zowel externe als interne conformiteitsaudits van Oxbow) kunnen leiden tot disciplinaire maatregelen tot en met ontslag. 4.1. BELEIDSUITZONDERING Op dit beleid worden zelden uitzonderingen gemaakt vanwege het significante risico op niet-naleving. Om een uitzondering te krijgen, moet worden aangetoond dat er aanzienlijke inspanningen zijn geleverd om naleving te verzekeren en dat er geen doeltreffend alternatief is. De aanvraag moet worden ondersteund en ingediend door de hoogste leiding van de vestiging/locatie alvorens eventueel te worden goedgekeurd door de directeur Compliance, na overleg met de afdeling Juridische Zaken. Alle afwijkingen van of strijdigheden tussen plaatselijke wetten en Oxbow’s beleid moeten onder de aandacht worden gebracht van Oxbow’s Legal Counsel (Juridisch adviseur) om een oplossing te vinden of deze op een hoger bestuursniveau te melden. Zo niet dan gelden de beleidsregels en normen van Oxbow binnen alle rechtsgebieden waar Oxbow zaken doet.

5.0

VERANTWOORDELIJKHEDEN 5.1. De afdeling Juridische zaken is verantwoordelijk voor:  het verstrekken van informatie en het verlenen van toegang tot hulpmiddelen die landen en namen van personen identificeren waarvoor handelssancties, -embargo's, of beperkingen gelden  het geven van advies aan Oxbow-eenheden op het gebied van transacties waarvoor controles moeten gebeuren  het trainen van aangewezen controlemedewerkers om naleving van economische sancties, embargo's en exportbeperkingen te waarborgen, en

Oxbow | 30



het ondersteunen van de Local Export Compliance Officers ('LECO') om naleving van de regelgeving te verzekeren

5.2. De LECO's zijn verantwoordelijk voor:  het beoordelen van informatie die via het Controleprogramma van Oxbow wordt ontvangen om te bepalen of bij een zakelijke transactie een land of partij betrokken is waartegen een handelssanctie, -embargo of exportbeperkingen van kracht is  het escaleren naar de directeur Compliance wanneer het Controleprogramma van Oxbow een verboden partij vaststelt, en  het verzekeren dat alle producten in de juiste categorie zijn ingedeeld met het oog op exportbeperkingen 5.3. De afdeling Compliance – Scheepvaart is verantwoordelijk voor:  het opstellen van controlevragenlijsten voor vrachten naar en van diverse Oxboweenheden  het tijdig verwerken van vaartuigvragenlijsten  het voorzien van de juiste machtigingen voor Oxbow-eenheden die instaan voor de verzending  het uiterst zorgvuldig toetsen van werkcorrespondentie om te verzekeren dat alle vaartuigen behoorlijk zijn getoetst  het bijhouden van een archiefsysteem met documentatie van elk vaartuig, en  het verzorgen van training betreffende scheepvaartcontroles voor werknemers die actief betrokken zijn bij het verzamelen en indienen van controlevragenlijsten 5.4. Oxbow-eenheden zijn verantwoordelijk voor:  het verzekeren dat een of meerdere werknemers zijn aangesteld en belast met het controleren van alle partijen bij elke transactie waaraan Oxbow-eenheid deelneemt  het verzekeren dat er geen goederen aan boord van een schip worden geladen zonder dat het vaartuig goed is gecontroleerd en door Compliance – Scheepvaart is vrij gegeven.  het verzekeren dat werknemers dit beleid strikt naleven  het direct escaleren van problemen i.v.m. dit beleid naar LECO's of de directeur Compliance  het verzekeren dat alle bekende eenheden, met inbegrip van maar niet beperkt tot, klanten, leveranciers, geadresseerden, uiteindelijke ontvangers, intermediaire ontvangers, in kennis te stellen partijen, tegenpartijen bij bevrachtingsovereenkomsten, nieuwe werknemers, aannemers, vaartuigen, vervoerders, geregistreerde scheepseigenaren, reders, expediteurs, douane-expediteurs en banken die betrokken zijn bij een transactie grondig worden getoetst aan de hand van het Controleprogramma van Oxbow alvorens de transactie aanvang neemt  het verzekeren dat alle transacties of nieuwe werknemers waarbij een land c.q. een onderdaan van een land waartegen een embargo of sancties van kracht zijn, worden gestaakt en naar de LECO of directeur Compliance worden geëscaleerd ter toetsing en goedkeuring.  het bevestigen dat alle koop- of verkoopovereenkomsten en documentaire kredieten voor verkooptransacties passende clausules betreffende naleving van de handelsvoorschriften bevatten  het doorsturen van alle vragen met betrekking tot Compliance – Scheepvaart aan [email protected]

Oxbow | 31

6.0

PROCEDURES Alle bedrijfsprocessen en -procedures moeten aan de volgende eisen voldoen om naleving van dit beleid te verzekeren: A. Voorafgaande goedkeuring van de directeur Compliance is vereist alvorens offertes te maken of orders te accepteren van of voor Cuba, Iran, Syrië, Myanmar/Burma, NoordSoedan en Noord-Korea. B. Oxbow moet in alle verkoop- of koopovereenkomsten de volgende clausule(s) proberen op te nemen: XX. INITIATIEVEN INZAKE TERRORISMEBESTRJDING XX.1 Compliance - Handel Iedere partij verklaart en waarborgt dat zij alle van toepassing zijnde beschikkingen, bepalingen, besluiten, richtlijnen en beleidsregels inzake exportbeperkingen van de overheid van de Verenigde Staten en andere landen naleeft en zal blijven naleven, met inbegrip van maar niet beperkt tot de Export Administration Regulations (15 C.F.R. sectie 730-774) ('EAR' ) van het Amerikaans ministerie van Handel en de antiboycot- en embargobepalingen en richtlijnen van de EAR en de diverse embargovoorschriften en -richtlijnen van het Amerikaans ministerie van Financiën, Office of Foreign Assets Control en de Amerikaanse Patriot Act (Titel III van publicatie L 107-56, die op 26 oktober 2001 werd ondertekend, zoals gewijzigd (gezamenlijk: de 'Exportregulerende wetgeving'). L 107-56, wettelijk van kracht sinds 26 oktober 2001, zoals geamendeerd (gezamenlijk aangeduid als, de “Export Control Laws”). Iedere partij zal de respectieve rechten en plichten uitoefenen c.q. uitvoeren waarin deze overeenkomst voorziet met inachtneming van alle toepasselijke exportregulerende wettelijke bepalingen die van toepassing zijn op de producten en activiteiten waarin deze overeenkomst voorziet. Geen enkele partij zal hetzij direct hetzij indirect producten, materialen of diensten waarin deze overeenkomst voorziet verkopen, verstrekken, uitvoeren, wederuitvoeren, overdragen, omleiden, lenen, huren, in bewaring geven of op andere wijze leveren aan of via een persoon, entiteit of bestemming of voor een activiteit die of eindgebruik dat door een toepasselijke wet- of regelgeving (inclusief deze die van toepassing zijn op proliferatie-, defensie- of witwasactiviteiten met betrekking tot nucleaire, raket-, chemische of biologische wapens) zonder eerst alle vereiste overheidsgoedkeuringen te voorzien. XX.2 Naleving door vervoerder/deelnemer Iedere partij gaat ermee akkoord alle vaartuigen en vermelde deelnemers die direct of indirect betrokken zijn bij de transactie(s) waarin deze overeenkomst voorziet, te toetsen aan alle toepasselijke overheidslijsten en verklaart hierbij dat geen verboden partij enigerlei vervoer of dienst zal verzorgen voor de transactie(s) waarin wordt voorzien.

XX.3 Niet-naleving

Oxbow | 32

Iedere partij verklaart en gaat ermee akkoord dat niet-naleving van de bepalingen van deze sectie een wezenlijke inbreuk vormt op deze overeenkomst en reden is tot beëindiging ervan. C. Alle verzendprocedures moeten door de betreffende verzendafdeling (Oxbow West Palm Beach of Rotterdam) worden gecontroleerd en goedgekeurd alvorens cargo mag worden gelaten. 7.0

REFERENTIES Beleid inzake handelssancties en -embargo's Beleid inzake documentbeheer van Oxbow

8.0

BENODIGDE TRAINING Training inzake internationale handel online of in persoon in een programma dat past bij de verantwoordelijkheden die de medewerker zijn opgedragen.

9.0

DOSSIERS Geen.

Oxbow | 33

D.

RICHTLIJNEN INZAKE DOCUMENTAIRE INFORMATIEVOORZIENING VOOR DOUANE EN EXPORT Titel:

Beleidsrichtlijnen en -procedures voor documentaire informatie voorziening voor douane en export

Goedgekeurd door manager(s):

Chief Operating Officer (Algemeen Directeur) General Counsel (Hoofd Juridische Zaken)

Sponsor: Van kracht voor de volgende personen:

Director of Compliance Alle medewerkers en adviseurs van Oxbow Carbon LLC en haar dochterondernemingen. 1 januari 2013 Jaarlijks 1.1

Ingangsdatum: Revisiedatum: Versie: 1.0

ACHTERGROND Regelgevingen die grensoverschrijdende import of export regelen van producten, materialen of software stellen specifieke eisen aan het bijhouden van dossiers. Het niet opslaan en behouden van dossiers die deze grensoverschrijdende transporten documenteren zijn onderhevig aan specifieke boetes, zelfs als de onderliggende transactie naar behoren was uitgevoerd en gerapporteerd op het moment dat het materiaal van het ene land naar het andere werd verplaatst.

2.0

DOELSTELLING Doelstelling van dit beleid is te verzekeren dat exportadministratie, douane- en ander gerelateerde transactiedossiers worden aangemaakt, bijgehouden en beschikbaar zijn zoals wettelijk vereist. De voorschriften voor documentaire informatievoorziening verschillen per overheidsinstantie. Dit beleid is gebaseerd op wettelijke bepalingen om te waarborgen dat Oxbow de huidige handelsvoorschriften van de Verenigde Staten en andere landen naleeft. Niet-naleving van wettelijke bepalingen kan resulteren in vertraging of inbeslagneming van vrachten, meer inspecties en audits, langere inklarings- en leveringstermijnen, verlies van vertrouwen van de overheid en waardevolle handelsprivileges voor de export en import, alsmede civiel- of strafrechtelijke sancties voor Oxbow en de betrokken individuen.

3.0

DEFINITIES Zie de woordenlijst met handelstermen op de website Ethics and Compliance (Ethiek en naleving)

4.0

BELEID

Oxbow | 34

Aangewezen werknemers zijn verantwoordelijk voor het verzamelen en bewaren van bescheiden met betrekking tot de import- en exportadministratie alsmede internationale transactiedocumenten. De afdeling Douane moet de bescheiden zo bewaren dat ze binnen een redelijke termijn kunnen worden gevonden, die voldoet aan de door de overheid voorgeschreven rapportagetermijnen. Wanneer documenten van Oxbow moeten worden openbaar gemaakt, bijv. voor een rechtszaak of op verzoek van een regelgever, mogen werknemers zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de directeur Compliance of de afdeling Juridische Zaken geen stukken vrijgeven aan bedrijven die geen deel uitmaken van Oxbow. Voortdurend of opzettelijke inbreuk maken op dit beleid zal worden beschouwd als een overtreding van het Oxbow beleid. Audit-bevindingen tegengesteld aan dit beleid (zowel externe als interne conformiteitsaudits van Oxbow) kunnen leiden tot disciplinaire maatregelen tot en met ontslag. 4.1. BELEIDSUITZONDERING Alle afwijkingen van of strijdigheden tussen plaatselijke wetten en Oxbow’s beleid moeten onder de aandacht worden gebracht van Oxbow’s Legal Counsel (Juridisch adviseur) om een oplossing te vinden of deze op een hoger bestuursniveau te melden. Zo niet dan gelden de beleidsregels en normen van Oxbow binnen alle rechtsgebieden waar Oxbow zaken doet. 5.0

VERANTWOORDELIJKHEDEN 5.1. De afdelingen Compliance en Juridische Zaken zijn verantwoordelijk voor:  het opstellen, goedkeuren en distribueren van de voorschriften van het bewaarbeleid van Oxbow voor handels- en gerelateerde bescheiden  het vaststellen van de soorten bescheiden die onder deze voorschriften vallen  het bepalen van de minimale bewaartermijn voor deze beleidsregels  het laten goedkeuren van eventuele alternatieve bewaarprogramma's (bijv. beeldtechnologie) door de respectieve overheidsdiensten  het in kennis stellen van alle betrokken afdelingen over audit- en bestuursrechtelijke verzoeken  het toetsen en goedkeuren van het beleid inzake documentbewaring bij sluiting van een vestiging, en  het trainen van alle betrokken afdelingen in deze beleidsregels 5.2. De medewerkers van de afdeling Transport/Logistiek zijn verantwoordelijk voor:  het opstellen en bijhouden van door dit beleid voorgeschreven bescheiden met betrekking tot:  het fysieke verkeer van goederen  uitvoer-/invoeraangifte  uitvoer-/invoervergunningen, en  alle andere douaneprocedures  het invoeren van alternatieve programma's voor documentbewaring  het verzekeren dat alle vereiste documenten worden overgedragen in overeenstemming met een dergelijk alternatief programma voor documentbewaring  het tijdig ophalen van alle vereiste bescheiden voor een verzoek van een audit- of overheidsdienst

Oxbow | 35

  

het bijhouden van transactiebescheiden voor gesloten vestigingen in overeenstemming met de van toepassing zijnde voorschriften, en het escaleren van problemen i.v.m. dit beleid naar de directeur Compliance het bijhouden en indienen van pakketten met export- en importdocumenten zoals hierboven beschreven

5.3. De operationele medewerkers zijn verantwoordelijk voor:  het voorzien van een LECO-contactpersoon (Local Export Control Officer/lokale functionaris voor naleving inzake export)  het opstellen en bijhouden van door dit beleid voorgeschreven bescheiden met betrekking tot:  fiscale transacties betreffende het grensoverschrijdend verkeer van goederen  toetsingsprocessen zoals voorgeschreven door dit beleid  exportopschorting/-vrijgave voor hun respectieve vestigingen  het documenteren van procedures en processen  het verzekeren dat transactiedocumenten t.b.v. de in- en uitvoer van producten aan de voorschriften voldoen  het verzekeren dat alle Oxbow-eenheden en -werknemers dit beleid naleven, en  het escaleren van problemen i.v.m. dit beleid naar de directeur Compliance  het bijhouden en indienen van pakketten met export- en importdocumenten zoals hierboven beschreven 6.0

PROCEDURES Aangewezen werknemers zijn verantwoordelijk voor het bewaren van alle bescheiden, met inbegrip van maar niet beperkt tot gegevens op hardware (inclusief mobiele telefoons, pc's, LANservers en computers) en in alle andere toepassingen (inclusief e-mail, URL, GroupWarehulpmiddelen zoals Lotus Notes of SharePoint en online verzamel- en rapportagesystemen). Het begrip 'bescheiden' omvat gegevens op papier of op elektronische media of met andere opslagmethoden die zijn vastgesteld in overeenstemming met de plaatselijke voorschriften van het betrokken land. Werknemers die verantwoordelijk zijn voor het opstellen van vrachtdocumenten dienen alle documenten ter staving van importtransacties bij te houden. Dit moeten minimaal de volgende documenten zijn:     

handelsfactuur van de transactie t.b.v. de inklaring bij de douane officieel document voor douaneaangifte (bijv. CF7501, Pedimento etc.) bill of lading (vrachtbrief) factuur van declarant/agent voor inklaringsdiensten verdere factuur ter staving van kosten van derden op de factuur van de declarant/agent

Werknemers die verantwoordelijk zijn voor het opstellen van verzenddocumenten dienen alle documenten ter staving van exporttransacties bij te houden. Dit moeten minimaal de volgende documenten zijn: • •

handelsfactuur van de transactie t.b.v. de uitklaring officiële exportverklaring t.b.v. de overheidsinstanties (bijv. uitvoeraangifte van de expediteur/Shipper's Export Declaration/SED), Electronic Export Information (EEI)/elektronische exportinformatie etc.)

Oxbow | 36

• bill of lading (vrachtbrief) Wanneer een beroep wordt gedaan op voordelen op grond van vrijhandelsovereenkomsten zoals NAFTA, CAFTA, GSP etc. of wanneer exportvergunningen vereist zijn voor het verkeer van goederen, zijn er eventueel verdere documenten verplicht. 7.0

REFERENTIES Oxbow beleid inzake de bewaartermijn van dossiers

8.0

BENODIGDE TRAINING Geen.

9.0

DOSSIERS Internationale handelsdocumenten • Shippers Export Declaration • Customs Import Entry (Douaneaangifte) • Factuur van commissionair/agent met ondersteunende documentatie • Bill of lading (vrachtbrief) • Handelsfactuur • Certificaat van oorsprong

Oxbow | 37

Bijlage A

verklaring van overeenkomst Met de Gedragscode voor zakelijk en ethisch verantwoord handelen

Ik, , bevestig hiermee een exemplaar van de Gedragscode voor zakelijk en ethisch verantwoord handelen van Oxbow Carbon LLC en zijn gelieerde ondernemingen/dochterondernemingen (gezamenlijk: Oxbow) te hebben ontvangen. Ik heb kennis genomen van de inhoud van de Gedragscode en begrijp de inhoud van dit document. Ik beloof en stem ermee in dat ik mij aan de Gedragscode voor zakelijk en ethisch verantwoord handelen van Oxbow zal houden. Behalve in de hieronder vermelde gevallen, heb ik de Gedragscode voor zakelijk en ethisch verantwoord handelen van Oxbow nooit overtreden en ik ben niet op de hoogte van eventuele overtredingen hiervan. Mocht ik ooit informatie verkrijgen die volgens mij reden is om aan te nemen dat een werknemer, persoon of bedrijf zich gedraagt op een manier die een zware overtreding vormt van de Gedragscode voor zakelijk en ethisch verantwoord handelen van Oxbow, dan zal ik die informatie onmiddellijk doorgeven aan mijn leidinggevende en/of de Oxbow Hotline. Ik was betrokken bij of heb de volgende zware inbreuken vastgesteld op de Gedragscode voor zakelijk en ethisch verantwoord handelen:

Datum: Handtekening: Naam: Functie: Locatie: