PRINCIPES VAN HET ETHISCH VERANTWOORD ZAKEN DOEN

PRINCIPES VAN HET ETHISCH VERANTWOORD ZAKEN DOEN

RR DONNELLEY

3

Onze principes van het ethisch verantwoord zaken doen leggen de wereldwijde gedragscode van RR Donnelley vast. Ze gelden voor eenieder van ons. Onze principes zijn meer dan een verzameling concepten in een boekje of op een website, die we eenmaal per jaar doorbladeren. Ze zijn de weerspiegeling van ons streven om de hoogste integriteitsnormen na te leven in onze onderlinge relaties en in onze relaties met klanten, leveranciers, aandeelhouders en anderen in onze leef- en werkomgeving. Ze vormen dan ook al meer dan 145 jaar de hoeksteen van de zakelijke activiteiten van RR Donnelley. Elke medewerker wordt geacht de principes grondig door te nemen, en afdelingshoofden dragen de bijzondere verantwoordelijkheid om, in woord en daad, hun persoonlijke en onvoorwaardelijke verbintenis tot deze normen te tonen. Het is natuurlijk onmogelijk om elke situatie in een gedragscode te bespreken. In vele gevallen zult u zich dan ook moeten laten leiden door uw gezond verstand en uw oordeelsvermogen. Wat u ook doet, houd steeds voor ogen dat u verantwoordelijk bent voor uw doen en laten. Het is de verantwoordelijkheid van ieder van ons om deze principes te begrijpen en te volgen. Wanneer u namens RR Donnelley handelt, ligt onze goede reputatie van eerlijkheid en integriteit in uw handen. Als u vragen hebt – zowel wanneer u dit boekje leest als bij uw dagelijkse activiteiten als werknemer van RR Donnelley – kunt u contact opnemen met uw afdelingshoofd of directeur of met een lid van onze personeels- of juridische afdeling.

Thomas J. Quinlan, III President & Chief Executive Officer

3

Inhoud Inleiding

5-6

Ethisch en juridisch gedrag

6-8

Belangenconflict

9 9

Algemene bepalingen - Toestemming en bekendmaking

9-11

Zakelijke relaties met externe bedrijven Misbruik van voorkennis en vertrouwelijke informatie

11

Gemeenschaps-, charitatieve en professionele activiteiten

11

Giften

12

Bestaande conflicten en veranderende omstandigheden die resulteren in conflicten;

12

Compliance

Eerlijke concurrentie en naleven van de antitrustwetgeving

13-14

Milieuwetten

14

Wetgeving inzake veiligheid en gezondheid van de werknemers

15

Discriminatie

16

Overheid en overheidsinstellingen

17

Foreign Corrupt Practices Act

18

Wetgeving inzake effecten en vertrouwelijke informatie

19-20

Computersystemen

21

Overheidsonderzoeken en informatieverzoeken

22

Melden van schendingen

23

Internationale telefoonnummers van de Ethics-hotline

24

4

Principes van het ethisch verantwoord zaken doen

Inleiding In dit boekje worden de gedragsprincipes uiteengezet die RR Donnelley van oudsher volgt om te zorgen dat zijn zakelijke activiteiten plaatsvinden binnen een ethisch en juridisch verantwoord kader. Alle werknemers, zowel in de Verenigde Staten als in de andere landen, en alle leden van de raad van bestuur worden geacht het hier uiteengezette beleid te begrijpen en na te leven. Voor een vlotte leesbaarheid verwijst de term “werknemer” tevens naar de directeurs, en binnen het kader van dit boekje ook naar de leden van de raad van bestuur. Het overtreden van de wet zou RR Donnelley en de betrokken personen kunnen blootstellen aan strafrechtelijke vervolging, maatregelen van de toezichthoudende instanties en burgerlijke rechtsvorderingen. Tegen werknemers die ons beleid niet naleven, kunnen disciplinaire maatregelen getroffen worden, die in ernstige gevallen zelfs tot ontslag kunnen leiden.

Elke medewerker in elk land moet handelen met de nodige integriteit en in overeenstemming met alle toepasselijke wetten.

Werknemers die de wet overtreden, kunnen zwaar gestraft worden en kunnen veroordeeld worden tot boetes van honderdduizenden dollar of euro, lange gevangenisstraffen en het terugbetalen van de betrokken bedragen. Voor het bedrijf kan het overtreden van de wet leiden tot een boete van miljoenen dollar of euro, het verlies van belangrijke klanten, de betaling van een driedubbele schadevergoeding en het niet langer mogen bieden voor grootschalige overheidsopdrachten. We hebben diverse controleprocedures ingevoerd om onethische of illegale praktijken op te sporen. Als u echter weet krijgt van een ethische of juridische overtreding, met inbegrip van een schending van het in dit boekje behandelde beleid, is het uw plicht dit te melden aan het bedrijf, zoals beschreven in “Melden van schendingen”. De Chief Compliance Officer moet elk geval waarin wordt afgeweken van dit beleid goedkeuren. Eventueel kan zelfs een toestemming van de raad van bestuur (of van een ander specifiek orgaan) vereist zijn. Deze uitzonderingen zullen bekendgemaakt worden conform de wettelijke of reglementaire verplichtingen. Als u niet zeker bent of een bepaalde situatie of activiteit een schending van de wet of van het bedrijfsbeleid inhoudt, moet u het betrokken bedrijfsbeleid raadplegen (te vinden op www.inside.rrd.net). Als u dan nog steeds vragen hebt, kunt u overleggen met uw afdelingshoofd of directeur, de Chief Compliance Officer, de General

RR Donnelley

5

Counsel of een ander lid van de juridische afdeling, vóór u wat dan ook doet.

Ethisch en juridisch gedrag Het succes van ons bedrijf staat of valt met zijn werknemers. Door de in het verleden geleverde inspanningen en inzet heeft het bedrijf een sterke reputatie verworven voor het leveren van drukkers- en aanverwante diensten van topkwaliteit op een eerlijke, Wij moeten op eerlijke en ethisch verantwoorde wijze. We mogen allemaal trots zijn op deze reputatie, en we moeten alles in het werk stellen correcte wijze omgaan om haar in stand te houden.

met onze leveranciers, klanten, werknemers, concurrenten en het publiek, en hierbij de zakelijke informatie van ons bedrijf en van derden beschermen.

6

Dat houdt in dat we onze activiteiten op een eerlijke en ethische wijze moeten ontplooien, in strikte conformiteit met de wetten en reglementen. Het betekent ook dat andere belangen geen invloed mogen hebben op onze onverdeelde loyaliteit jegens RR Donnelley. Één onethische of onwettige daad volstaat om de goodwill die het bedrijf verworven heeft bij leveranciers, klanten en het publiek ten gronde te richten. Hoewel het onmogelijk is in dit boekje alle mogelijke situaties te bespreken, zijn de volgende principes van fundamenteel belang: ■

Zorg dat uw interacties met leveranciers, klanten, werknemers en concurrenten op een billijke en eerlijke basis gestoeld zijn. Aan- en verkopen moeten op “arm’s length”-basis gebeuren, dus volledig vrij van alle steekpenningen, smeergeld, geheime makelaarslonen, giften of gunsten. U mag anderen niet oneerlijk benadelen via manipulatie, verheling, misbruik van voorkennis, verkeerde voorstelling van significante feiten of andere oneerlijke handelspraktijken.

■

Vermijd situaties waarin uw onafhankelijk zakelijk oordeel in het gedrang lijkt te worden gebracht. Beschuldigingen van kwade trouw en ongeoorloofde praktijken kunnen het gevolg zijn van situaties waarin uw persoonlijke belangen niet samenvallen met die van het bedrijf. Om deze reden mogen de werknemers geen financieel belang nemen in klanten, leveranciers of concurrenten van het bedrijf (tenzij deze belangen beantwoorden aan het bedrijfsbeleid inzake belangenconflict, dat in dit document vervat is). De werknemers mogen ook niet werken voor een klant, leverancier of concurrent zonder voorafgaande toestemming van het management.


■

Stel eerlijke en open verslagen op voor het management. Dit vereist onder meer dat de verslagen correcte en nauwkeurige informatie presenteren en dat de boekhouding naar behoren wordt bijgehouden, in overeenstemming met de algemeen aanvaarde boekhoudprincipes. Het houdt ook in dat de werknemers volledig open kaart moeten spelen en het management op de hoogte moeten brengen van alle feiten dit de reputatie van het bedrijf kunnen schaden.

■

Zorg voor de nodige beveiliging van de bedrijfsinformatie. Maak in uw contacten buiten de bedrijfsactiviteiten geen belangrijke informatie bekend over het bedrijf, zijn klanten, zijn werknemers of zijn activiteiten, ook niet op terloopse wijze. Voorbeelden van zaken die niet onthuld mogen worden: –– productieprocessen en -uitrusting; –– ongepubliceerde financiële resultaten; –– contractvoorwaarden; –– prijzen; –– informatie die aan het bedrijf is toevertrouwd door klanten, leveranciers of andere bedrijven waarmee we zaken doen; –– de inhoud van documenten die het bedrijf publiceert vóór ze zijn vrijgegeven en mogelijke kopieën van deze documenten; en –– informatie over werknemers die onder de wetten betreffende de bescherming van de persoonlijke levenssfeer vallen.

■

Alle werknemers dienen de hulpmiddelen van het bedrijf te beschermen en te zorgen voor een doelmatig gebruik ervan. Diefstal, onvoorzichtigheid en verspilling hebben een directe impact op de resultaten van het bedrijf. De bedrijfshulpmiddelen mogen uitsluitend voor gewettigde bedrijfsdoeleinden ingezet worden.

■

Ook wanneer u het bedrijf verlaat, blijft uw verplichting om de bedrijfsinformatie te beschermen, bestaan. U mag geen vertrouwelijke informatie over het bedrijf bekendmaken bij uw nieuwe werkgever of anderen. U mag evenmin rechtstreeks of onrechtstreeks werknemers van het bedrijf ertoe aanzetten het bedrijf te verlaten om voor uw nieuwe werkgever te gaan werken, of klanten van het bedrijf ertoe aanzetten een andere leverancier te zoeken.

RR Donnelley

7

■

Denk eraan dat de eigendommen van de klanten niet voor gebruik door het bedrijf mogen worden ingezet. Staaltjes van afgewerkte producten kunnen binnen het bedrijf weliswaar gebruikt worden voor bepaalde doeleinden, maar ze zijn niet bestemd voor algemene verspreiding onder de werknemers of derden.

■

Maak geen kopieën van computersoftware onder licentie; gebruik geen handelsmerken waar het bedrijf geen eigenaar van is; en maak geen handelsgeheimen bekend die zijn toevertrouwd aan het bedrijf. Opzettelijke overtreding van een copyright is een misdrijf.

■

Houd uw politieke activiteiten gescheiden van de bedrijfsactiviteiten. Als u besluit een politieke bijdrage te leveren (met inbegrip van het leveren van diensten), moet u dit doen vanuit uw eigen middelen en binnen uw persoonlijke tijd. Het briefpapier van het bedrijf mag niet gebruikt worden voor persoonlijke of politieke doeleinden. Als een werknemer benoemd wordt of besluit zich verkiesbaar te stellen voor een overheidsfunctie, moet hij of zij eerst overleggen met het management om na te gaan of dit aanleiding kan geven tot een belangenconflict.

We moeten voor het hele bedrijf (met inbegrip van onze activiteiten buiten de Verenigde Staten) boekhoudgegevens en -controles bijhouden die onze inkomsten en uitgaven op correcte en eerlijke wijze weerspiegelen. Onze werknemers moeten deze boekhoudkundige controles naleven. Deze controles zijn immers bedoeld als bescherming tegen niet alleen omkoperij, maar ook tegen het ongeoorloofde gebruik van de bedrijfsmiddelen, zoals het niet naar behoren noteren of verkrijgen van de interne goedkeuring van het management voor bepaalde financiële transacties of het houden van een ongeoorloofde bankrekening. Alle werknemers dienen hun volledige medewerking te verlenen aan de interne en externe onderzoekers van het bedrijf. Als u niet zeker bent of een bepaalde situatie of activiteit een schending van de wet of van het bedrijfsbeleid inzake de ethische principes inhoudt, moet u overleggen met uw Human Resources Manager of de vice-president van uw divisie, de Chief Compliance Officer, de General Counsel of een ander lid van de juridische afdeling, vóór u wat dan ook doet.

8


Belangenconflict Algemene bepalingen - Toestemming en bekendmaking Werknemers van RR Donnelley of de dochterbedrijven mogen zonder toestemming van de Chief Compliance Officer geen zakelijke, financiële, burgerlijke of professionele belangen buiten RR Donnelley hebben die op welke wijze ook in conflict kunnen komen met de manier waarop de betrokken werknemer zijn of haar plichten binnen het bedrijf uitoefent met onverdeelde loyaliteit. In gevallen waar toestemming is gegeven voor een situatie van belangenconflict, conform dit beleid, moeten alle betrokken leden van het management en in voorkomend geval het Controlecomité van de raad van bestuur op de hoogte gebracht worden waar dit relevant is voor zakelijke beslissingen bij RR Donnelley waar de werknemer bij betrokken is. Het is niet mogelijk om in dit beleidsboekje alle situaties te beschrijven waarin een belangenconflict kan ontstaan, en wat hieronder uiteengezet wordt, is dan ook slechts een greep uit de mogelijke situaties van belangenconflict.

Onthoud u in uw professioneel en privéleven van gedrag dat onverenigbaar is met uw verplichtingen jegens het bedrijf.

Als u niet zeker bent of een situatie mogelijk een belangenconflict met RR Donnelley inhoudt, moet u de Human Resources Manager van uw divisie raadplegen vóór u wat dan ook doet.

Zakelijke relaties met externe bedrijven Bestuurdersmandaat/werken bij een extern bedrijf

Zonder uitdrukkelijke toestemming van de Chief Compliance Officer mag u geen bestuurdersmandaat uitoefenen of tewerkgesteld zijn (als werknemer, consultant of andere) bij een concurrent, klant of leverancier van RR Donnelley. Er kan ook een belangenconflict ontstaan wanneer een lid van uw familie een bestuurdersmandaat bekleedt of tewerkgesteld is bij een concurrent, klant of leverancier die zakelijke relaties onderhoudt met RR Donnelley waaraan u deelneemt of waarop u invloed zou kunnen uitoefenen. In het kader van dit beleid omvat het begrip “familielid” alle kinderen, kleinkinderen, ouders, grootouders, echtgenoten, zusters of broers, met inbegrip van stief- of adoptierelaties, en anderen die deel uitmaken van uw gezin (uitgezonderd huurders of werknemers).

RR Donnelley

9

Financiële belangen in externe bedrijven

Zorg ervoor dat uw persoonlijke financiële belangen geen invloed uitoefenen, of zelfs maar de schijn hiervan opwekken, op uw onafhankelijke besluitvorming voor rekening van RR Donnelley. Dit kan op talrijke manieren gebeuren, maar de schijn van een belangenconflict ontstaat meestal wanneer u een persoonlijk financieel belang hebt in een concurrent, klant of leverancier van het bedrijf en uw beslissingen als werknemer van RR Donnelley een zakelijke impact kunnen hebben op dit externe bedrijf.

10

■

Een persoonlijk financieel belang omvat een persoonlijke belegging die op uw persoonlijke naam staat of die via een makelaar of via een familielid gehouden wordt, in hun persoonlijke naam of via een makelaar. Een belegging via een gemeenschappelijk beleggingsfonds houdt geen persoonlijk financieel belang in.

■

Zorg ervoor dat u en uw familieleden geen persoonlijke financiële belangen hebben bij concurrenten, klanten of leveranciers van RR Donnelley als die belangen significant zijn en invloed kunnen uitoefenen, of zelfs maar de schijn hiervan opwekken, op uw onafhankelijke besluitvorming voor rekening van RR Donnelley. Algemeen gesproken wordt een persoonlijke belegging in aandelen van een extern bedrijf significant geacht als de totale waarde van de aandelen of rechten om aandelen te verwerven, in uw bezit of in het bezit van uw familieleden, meer bedraagt dan uw bruto jaarsalaris bij het bedrijf en als de waarde van de aandelen in uw bezit of in het bezit van uw familieleden meer dan vijf procent bedraagt van de aandelen die stemgerechtigd zijn voor de verkiezing van de bestuurders van genoemd extern bedrijf. Als het belang niet de vorm heeft van een aandelenbelegging (bijvoorbeeld een lening aan het externe bedrijf), zal het geacht zijn significant te zijn als de belegging in uw bezit of in het bezit van uw familieleden in totaal meer bedraagt dan uw bruto jaarsalaris bij RR Donnelley.


■

U mag niet ingaan op de mogelijkheid om deel te nemen aan financiële transacties waarbij de aandelen of andere effecten van huidige of potentiële klanten of zakelijke partners van RR Donnelley betrokken zijn, zoals het deelnemen aan “friends and family”transacties of beursintroducties, als u via uw werk bij RR Donnelley op de hoogte bent geraakt van die mogelijkheid.

Zakelijke transacties met externe bedrijven

U mag uw persoonlijke invloed niet aanwenden om RR Donnelley ertoe aan te zetten samen te werken met een bedrijf waarin uw familieleden of vrienden een persoonlijk financieel belang of andere belangen hebben. U en uw familieleden mogen niet optreden als zelfstandige leverancier van goederen of diensten aan RR Donnelley zonder goedkeuring van de Chief Compliance Officer. Indien zij wordt goedgekeurd, wordt een dergelijke transactie “at arm’s length” gevoerd.

Misbruik van voorkennis en vertrouwelijke informatie U mag geen informatie over zakelijke opportunities of samenwerking, of vertrouwelijke informatie over de activiteiten of vooruitzichten van het bedrijf aanwenden tot persoonlijk voordeel, of tot voordeel van om het even wie of om het even welke entiteit buiten RR Donnelley, als die informatie is verworven of ontwikkeld via uw werk bij RR Donnelley. U mag rechtstreeks noch onrechtstreeks rechten op enige eigendom of materiaal kopen of anderszins verwerven als u weet dat het bedrijf hier misschien gebruik van wil maken.

Gemeenschaps-, charitatieve en professionele activiteiten De werknemers worden aangemoedigd om deel te nemen aan gemeenschaps-, charitatieve en professionele activiteiten, maar dienen hierbij waakzaam te blijven voor mogelijke conflicten tussen de belangen van RR Donnelley en de belangen van de betrokken gemeenschaps-, charitatieve of professionele organisatie. Als deze conflicten bestaan of ontstaan, moet u ze melden aan de Chief Compliance Officer en mag u niet langer deelnemen aan de activiteit die aanleiding gaf tot het conflict, tenzij de Chief Compliance Officer zijn toestemming verleent aan deze activiteit. Een dergelijke externe activiteit dient strikt gescheiden te blijven van de werkzaamheden bij RR Donnelley en mag geen ongunstige invloed uitoefenen op de professionele resultaten bij RR Donnelley.

RR Donnelley

11

Giften Werknemers mogen geen giften, gunsten, leningen, entertainment of andere kosteloos ter beschikking gestelde diensten van concurrenten, klanten of leveranciers van RR Donnelley aanvaarden. Een gift of gunst omvat geen leningen van financiële instellingen tegen de gebruikelijke voorwaarden, artikels van nominale waarde die doorgaans gebruikt worden voor verkooppromotie of die niet als significant genoeg beschouwd kunnen worden om een zakelijke motivatie te vormen, of gewone zakenlunches of ander redelijk entertainment dat overeenstemt met de plaatselijke sociale en zakelijke gebruiken. Werknemers mogen geen contanten aanvaarden, ongeacht het bedrag, van personen die zaken doen met RR Donnelley. In geen geval mogen er contante betalingen gedaan worden aan de klanten. Eventuele andere giften, gunsten en entertainment die verleend worden aan de klanten moeten wettelijk en redelijk zijn. Als u vragen hebt inzake de gepastheid van een gift, gunst of entertainment, moet u overleggen met de Human Resources Manager van uw divisie. De voorwaarden van het geschenkenbeleid van de klanten moeten zonder uitzondering nageleefd worden door RR Donnelley. Werknemers in een ondergeschikte/leidinggevende relatie mogen geen giften uitwisselen die aanleiding kunnen geven tot een verplichting, of hier de schijn van kunnen opwekken.

Bestaande conflicten en veranderende omstandigheden die resulteren in conflicten; Compliance Als u door veranderde omstandigheden, nieuwe kennis of andere factoren tot de vaststelling komt dat u betrokken partij bent bij een conflict dat de bepalingen van dit beleid schendt, moet u het conflict melden bij de Chief Compliance Officer en, tenzij u de relevante toestemming verkrijgt in overeenstemming met dit beleid, moet u het conflict elimineren op de meest gerede wijze. Een werknemer die dit beleid bewust overtreedt, of die een bestaand conflict niet oplost op een wijze die overeenstemt met dit beleid, stelt zich bloot aan disciplinaire maatregelen, die in voorkomend geval tot ontslag kunnen leiden. RR Donnelley kan de werknemers van tijd tot tijd verzoeken om te bevestigen dat zij dit beleid naleven. Als u niet zeker bent of een bepaalde situatie of activiteit een belangenconflict inhoudt, moet u overleggen met de Human Resources Manager of de vice-president van uw divisie, de Chief Compliance Officer, de General Counsel of een ander lid van de juridische afdeling, vóór u wat dan ook doet.

12


Eerlijke concurrentie en naleven van de antitrustwetgeving De antitrustwetgeving weerspiegelt het streven van de overheid naar een vrije-marktsysteem. Vraag en aanbod en een levendige concurrentie zorgen ervoor dat de klanten een beroep kunnen doen op kwaliteitsdiensten tegen economisch verantwoorde prijzen. Het bedrijfsbeleid is erop gericht alle antitrustwetten in de Verenigde Staten en in de andere landen waar het bedrijf zaken doet, na te leven. De strafrechtelijke bepalingen van de antitrustwetten van de VS verbieden alle overeenkomsten tussen concurrenten betreffende de prijzen, de offertes, de te werven klanten of de geografische activiteitszones. Voorbeelden van verboden overeenkomsten met concurrenten omvatten: ■

overeenkomsten betreffende verkoop- of catalogusprijzen;

■

de uitwisseling van offertegegevens met concurrenten;

■

het verdelen van regio’s, klanten of markten;

■

het vastleggen van een prijsvork;

■

het invoeren van een toerbeurt voor offertes tussen concurrenten;

■

het beperken van de productie of van de leveringstermijnen; en

■

het vastleggen van kortingen, reducties of kredietvoorwaarden.

Antitrustwetten schrijven een eerlijke concurrentie voor.

Dit soort overeenkomsten leidt vrijwel altijd tot strafrechtelijke vervolging van de betrokken personen en van de bedrijven die zij vertegenwoordigen. De overtredingen resulteren meestal in straffen voor de betrokkenen, zoals zware boetes en aanzienlijke gevangenisstraffen. Denk eraan dat alle contacten met concurrenten een zeker risico inhouden. Onwettige overeenkomsten worden dikwijls bewezen met behulp van voorbeelden van terloopse conversaties, vrijblijvende gesprekken en de “onschuldige” uitwisseling van zakelijke informatie. Vermijd dergelijke gesprekken, om het even of ze plaatsvinden in een grote, formeel georganiseerde groep of in de sociale context van bijv. een handelsbeurs. Als een concurrent een onderwerp aansnijdt dat volgens u kan leiden tot een overtreding van de antitrustwetten of van ons beleid ter zake, moet u onmiddellijk en beslist RR Donnelley

13

weigeren hierop in te gaan. U moet vervolgens zonder verwijl een lid van de juridische afdeling op de hoogte brengen van het incident. Als de antitrust- en concurrentiewetten van een ander land restrictiever zijn dan die van de Verenigde Staten, moet u die wetten van dat andere land naleven. In gevallen waar de wetten van een land echter soepeler zijn dan die van de Verenigde Staten, moet u de principes van de antitrust- en concurrentiewetten van de VS naleven, tenzij u eerst overlegt met een lid van de juridische afdeling. Voor nadere details betreffende de antitrustwetten en de bedrijfsprocedures om ze na te leven, moet u het antitrustbeleid van het bedrijf raadplegen. Als u niet zeker bent of een bepaalde situatie of activiteit een overtreding van de antitrustwetten inhoudt, moet u overleggen met de Human Resources Manager of de vicepresident van uw divisie, de Chief Compliance Officer, de General Counsel of een ander lid van de juridische afdeling, vóór u wat dan ook doet.

Milieuwetten Het bedrijfsbeleid streeft naar een strikte naleving van de wetten die het milieu beschermen. De werknemers zijn verantwoordelijk voor het naleven van de milieuwetten: dit is niet alleen een zaak van gezond verstand, maar een overtreding kan bovendien als misdrijf gekwalificeerd worden. Personen die de vereisten of verbodsbepalingen van dergelijke wetten, inclusief de reglementaire voorwaarden voor verleende vergunningen, bewust overtreden, stellen zich bloot aan strafrechtelijke boetes en straffen.

Wij gehoorzamen de milieuwetten en leven onze exploitatievergunningen na.

De meeste lozingen van lucht en water door het bedrijf vallen onder overheidsvergunningen. Het is een misdrijf om lozingsgrenzen of de bewakingseisen van een lucht- of watervergunning bewust of opzettelijk te overtreden, of om valse of misleidende verklaringen of verslagen in te dienen bij een overheidsinstelling. Gevaarlijk afval moet in overeenstemming met de wet behandeld worden. Natuurlijke en rechtspersonen die niet correct omgaan met gevaarlijk afval lopen aanzienlijk risico op vervolging. Overtreders worden bestraft met een boete of gevangenisstraf wegens sluikstorting (bijv. op braakliggende terreinen, langs snelwegen of in riolen), wegens lozingen die niet gemeld zijn zoals vereist door de wetten en wegens ander opzettelijk of onzorgvuldig gedrag. Als u niet zeker bent of een bepaalde situatie of activiteit een overtreding van de milieuwetten inhoudt, moet u het

14


milieubeleid van het bedrijf raadplegen. Als u dan nog vragen hebt, moet u overleggen met de Environmental Health and Safety Manager van uw vestiging, de vicepresident die verantwoordelijk is voor milieuzaken, de Chief Compliance Officer, de General Counsel of een ander lid van de juridische afdeling, vóór u wat dan ook doet.

Wetgeving inzake veiligheid en gezondheid van de werknemers Veilige, gezonde werkomstandigheden en ongevalpreventie zijn belangrijke elementen van onze bedrijfsorganisatie. We moeten alle federale, staats- en plaatselijke wetten en voorschriften op het vlak van gezondheid en veiligheid integraal naleven. Overtredingen van deze wetten kunnen het bedrijf en zijn werknemers blootstellen aan strafrechtelijke vervolging. Het is onze verantwoordelijkheid om ongevallen te voorkomen door te zorgen voor een veilige arbeidsomgeving, de procedures en praktijken voor veilig werk op te volgen en alle vereiste persoonlijke beschermingsuitrusting te gebruiken. Bovendien streeft het bedrijf naar een veilige arbeidsomgeving door het gebruik van drugs en alcohol, of het misbruik van geneesmiddelen, te verbieden, en door het naleven van het bedrijfsbeleid inzake geweld op de werkplek. Misbruik van alcohol en geneesmiddelen, de verkoop en het gebruik van drugs, of geweld kunnen leiden tot disciplinaire maatregelen, die zelfs kunnen resulteren in ontslag, ongeacht of de feiten hebben plaatsgevonden binnen of buiten de werkomgeving.

Wij streven naar veilige en gezonde arbeidsomstandighen voor al onze medewerkers.

Als u niet zeker bent of een bepaalde situatie of activiteit een overtreding van de wetten op het vlak van gezondheid en veiligheid van de werknemers inhoudt, moet u het bedrijfsbeleid inzake gezondheid en veiligheid van de werknemers raadplegen. Als u dan nog vragen hebt, moet u overleggen met uw hiërarchische chef of manager, met de Environmental Health and Safety Manager van uw vestiging, de General Counsel of een ander lid van de juridische afdeling, vóór u wat dan ook doet. Als u meent dat bij een bepaalde situatie het gebruik van drugs of alcohol betrokken zijn, moet u dit direct melden aan uw hiërarchische chef of manager, de Human Resources Manager van uw divisie of een vice-president vóór Human Resources.

RR Donnelley

15

Discriminatie

Alle werknemers moeten kunnen werken in een sfeer die vrij is van alle discriminatie van welke aard of vorm ook, en vrij van seksuele intimidatie.

Het beleid van het bedrijf is erop gericht alle werknemers te selecteren, te benoemen en te behandelen zonder discriminatie op basis van ras, huidskleur, afkomst, geslacht, leeftijd, religie, handicap, veteranenstatus of feitelijke of klaarblijkelijke seksuele geaardheid. Dit beleid van gelijke kansen is een van de belangrijkste pijlers van het bedrijf. In de VS gebruiken we Affirmative Action Programs (programma’s voor positieve discriminatie) om de billijkheid bij de aanwerving en promotie van minderheden, vrouwen, veteranen en gehandicapten te garanderen. Daarnaast is het eenieders verantwoordelijkheid om bij te dragen tot een werksfeer in het bedrijf die vrij is van tergend, beledigend, onbeleefd, wanordelijk, verstorend of ander professioneel onverantwoord gedrag. Seksuele intimidatie in welke vorm of door welke werknemer ook, zal in geen geval getolereerd worden. Van de werknemers wordt verwacht en geëist dat zij al hun collega’s met respect en waardigheid behandelen. Ongewenste aanrakingen of avances tussen de werknemers vormen een overtreding van dit beleid, en zij zullen met de nodige disciplinaire maatregelen bestraft worden. Alle werknemers moeten kunnen werken in een sfeer die vrij is van alle discriminatie van welke aard of vorm ook, en vrij van seksuele intimidatie. Als u niet zeker bent of een bepaalde situatie of activiteit verenigbaar is met de bedrijfsprincipes inzake gelijke professionele kansen, moet u het gelijkekansenbeleid van het bedrijf raadplegen. Als u dan nog steeds vragen hebt, kunt u overleggen met de Human Resources Manager of vice-president van uw divisie, de Chief Compliance Officer, de General Counsel of een ander lid van de juridische afdeling, vóór u wat dan ook doet.

16


Overheid en overheidsinstellingen Het bedrijf werkt nauw samen met federale, staats-, plaatselijke en buitenlandse overheden, als leverancier van diensten en als burger-vennootschap. Overheden dienen met respect behandeld te worden, vanuit een benadering die op integriteit gebaseerd is. De verklaringen die gedaan worden aan en de documenten die worden ingediend bij de aankopers van de overheid mogen in geen geval opzettelijk misleidend of onnauwkeurig zijn. Offertes moeten te goeder trouw opgesteld worden. Het correct noteren en berekenen van alle kosten aan de juiste klant dient met de nodige zorg te gebeuren (dit omvat het correct invullen van de tijdkaarten met het aantal gewerkte uren). De transacties van het bedrijf met de overheid dienen eveneens “at arm’s length” te gebeuren. Geen enkele werknemer mag in welk land ook, rechtstreeks noch onrechtstreeks, betalingen, giften, smeergeld, geheime makelaarslonen of andere voordelen aanbieden of betalen met als doel de beslissingen of handelingen van een overheidsbeambte, -functionaris, -kandidaat of politieke partij te beïnvloeden.

Wij gaan op eerlijke en nauwkeurige wijze om met de overheid, zowel in diens rol van toezichthouder als in die van klant.

Als u niet zeker bent of een bepaalde situatie of activiteit met betrekking tot een overheid of een overheidsinstelling een overtreding van de wet inhoudt, moet u het bedrijfsbeleid inzake de relatie met overheden raadplegen. Als u dan nog vragen hebt, moet u overleggen met de Chief Compliance Officer, de General Counsel of een ander lid van de juridische afdeling, vóór u wat dan ook doet.

RR Donnelley

17

Foreign Corrupt Practices Act

Wij doen geen ongeoorloofde betalingen om invloed uit te oefenen op overheidsfunctionarissen.

We mogen rechtstreeks noch onrechtstreeks steekpenningen betalen aan, of op een andere ongeoorloofde wijze invloed uitoefenen op, overheidsfunctionarissen, politieke partijen of kandidaten voor een politiek ambt, zelfs als een betaling of overdracht van een goed van waarde geëist wordt door een buitenlandse contactpersoon of een andere naam opgespeld krijgt dan smeergeld. We mogen niet onrechtstreeks doen wat ook rechtstreeks niet mag – ongeoorloofde betalingen aan tussenpersonen zullen in geen geval getolereerd worden. Een overtreding van dit beleid, ongeacht waar zij plaatsvindt en ongeacht het feit of u werknemer bent van het moederbedrijf dan wel van een van de binnenlandse of buitenlandse dochterbedrijven, kan een overtreding van de wet in de Verenigde Staten vormen en kan het bedrijf en de betrokkenen blootstellen aan boetes en andere strafrechtelijke vervolging, met inbegrip van gevangenisstraffen. Zelfs als u meent dat een bepaald land bepaalde vormen van betalingen toelaat, zoals een “facilitating” of steunbetaling, moet u eerst advies inwinnen bij de Chief Compliance Officer, de General Counsel of een ander lid van de juridische afdeling, die overigens ook geraadpleegd moeten worden vóór enige transactie plaatsvindt met een vertegenwoordiger, agent of consultant die is aangeworven met het oog op de onderhandelingen met een buitenlandse overheid.

18


Wetgeving inzake effecten en vertrouwelijke informatie Als de beleggers de indruk krijgen dat de koers van de aandelen of andere effecten van ons bedrijf op oneerlijke wijze gemanipuleerd wordt door de werknemers, zullen zij hun vertrouwen in ons verliezen. Daarnaast moeten wij de vertrouwelijke informatie van onze klanten, leveranciers en andere zakelijke partners beschermen en mogen wij deze informatie niet misbruiken. Werknemers die via hun werk in het bezit komen van vertrouwelijke informatie over het bedrijf, zijn klanten, zijn leveranciers of andere partijen waarmee het bedrijf onderhandelt of kan onderhandelen, mogen deze informatie niet aanwenden tot hun eigen voordeel of dat van anderen, zoals vrienden of familieleden. Dit omvat “handel met voorkennis”: het kopen en verkopen van aandelen of andere effecten die zijn uitgegeven door het bedrijf, zijn klanten, leveranciers of andere zakelijke partners op basis van vertrouwelijke informatie, of het proberen sneller te zijn dan de markt door aandelen te verkopen of te kopen kort voor, tegelijk met of kort na de algemene vrijgave van vertrouwelijke informatie. Handel met voorkennis is een misdrijf, dat bestraft kan worden met aanzienlijke geldboetes en gevangenisstraffen.

De werknemers mogen niet handelen in effecten van het bedrijf, de klanten, de leveranciers of andere zakelijke partners op basis van vertrouwelijke informatie.

Vertrouwelijke informatie omvat alle belangrijke informatie die nog niet openbaar gemaakt is en die een inzicht biedt in de huidige en verwachte zakelijke activiteiten van het bedrijf, zijn klanten, zijn leveranciers of andere zakelijke partners dat een belegger zou kunnen helpen bij zijn beslissing om al dan niet aandelen of andere effecten van het bedrijf te kopen of te verkopen. Een aantal voorbeelden van vertrouwelijke informatie: ■

mogelijke fusies, overnamen, joint ventures of herstructureringen;

■

veranderingen in bestuur van of zeggenschap over het bedrijf of andere vennootschappen;

■

nieuwe producten of ontdekkingen;

■

financiële informatie, zoals de winst van de lopende periode en dividendaankondigingen;

■

informatie die vervat is in de klantenpublicatie die door ons bedrijf gedrukt wordt maar nog niet verspreid is onder het publiek;

RR Donnelley

19

■

nieuwe contracten of het verlies van een contract;

■

plannen voor het aanbieden, splitsen of terugkopen van effecten; en

■

activiteiten op het vlak van onderzoek en ontwikkeling.

Als u voornemens bent aandelen of andere effecten te kopen op basis van informatie die eventueel als vertrouwelijk kan worden aangemerkt, moet u eerst de General Counsel raadplegen. U mag vertrouwelijke werkzaamheden niet bespreken met vrienden, familie of andere niet-werknemers, of in openbare plaatsen, zoals liften, openbaar vervoer (zoals vliegtuigen) of restaurants. Zet anderen er niet toe aan vertrouwelijke informatie te gebruiken om te handelen in de aandelen of andere effecten van het bedrijf, zijn klanten, leveranciers of andere zakelijke partners. Alle vragen over het bedrijf die afkomstig zijn van nietwerknemers, zoals financiële analisten en journalisten, moeten gericht worden aan de General Counsel, de vicepresident Corporate Communications, of de vice-president Investor Relations. Voor een meer gedetailleerde uiteenzetting van het beleid van RR Donnelley op dit vlak moet u het bedrijfsbeleid inzake vertrouwelijke informatie, handel in bedrijfseffecten en andere verwante beleidsvoorschriften raadplegen. Als u niet zeker bent of een bepaalde situatie of activiteit een overtreding inhoudt van de wet of het beleid inzake effecten, handel met voorkennis of het aanwenden van vertrouwelijke informatie tot persoonlijk voordeel, moet u overleggen met de General Counsel of de Chief Compliance Officer, vóór u wat dan ook doet.

20


Computersystemen Computers zijn niet meer weg te denken uit het dagelijkse leven. Software en gegevens moeten beschermd worden tegen beschadiging, wijziging, diefstal, frauduleuze manipulatie, ongeoorloofde toegang en onthulling van vertrouwelijke informatie van het bedrijf of de klanten. Alle werknemers moeten de maatregelen die zijn opgesteld om deze informatie te beveiligen, strikt opvolgen. In voorkomend geval moeten paswoorden gebruikt worden, en computers mogen niet onbeheerd achtergelaten worden met vertrouwelijke informatie op het scherm als de mogelijkheid bestaat dat onbevoegden deze informatie te zien krijgen. De werknemers moeten de copyrightbeperkingen voor de software en de betrokken documentatie naleven. De informatiesystemen van RR Donnelley, met inbegrip van voicemail en e-mail, moeten hoofdzakelijk voor professioneel gebruik voorbehouden worden. Occasioneel persoonlijk gebruik is toegestaan als het om een wettig en ethisch verantwoord gebruik gaat, als het slechts een verwaarloosbare tijd of middelen die anders voor bedrijfsdoeleinden gebruikt zouden kunnen worden in beslag neemt en als het de productiviteit van de medewerker of enige zakelijke activiteit niet in het gedrang brengt. Berichten mogen geen beledigende of lasterlijke inhoud bevatten, zoals commentaren of beelden die kwetsend zouden zijn voor anderen op basis van hun ras, huidskleur, afkomst, leeftijd, geslacht, seksuele geaardheid, religie, politieke overtuiging of handicap.

De computersystemen van het bedrijf, met inbegrip van e-mail, zijn eigendom van het bedrijf en moeten beveiligd worden.

Alle materiaal dat op deze systemen wordt bewaard, verwerkt, verstuurd of ontvangen, is de eigendom van het bedrijf en kan te allen tijde en zonder voorafgaande kennisgeving geïnspecteerd of onderzocht worden. Misbruik van deze systemen kan leiden tot ontslag. Voor een meer gedetailleerde uiteenzetting van het beleid van RR Donnelley op deze gebieden moet u het bedrijfsbeleid inzake elektronische communicatie en andere verwante beleidsvoorschriften raadplegen. Als u niet zeker bent of een bepaalde situatie of activiteit een overtreding inhoudt van het bedrijfsbeleid inzake computersystemen, moet u overleggen met uw Information Technology Manager of de Chief Information Officer, vóór u wat dan ook doet.

RR Donnelley

21

Overheidsonderzoeken en informatieverzoeken

Wij zullen ingaan op alle redelijke verzoeken en onderzoeken van de overheid, en hierbij tegelijk onze eigen rechten vrijwaren.

22

Openbare aanklagers en toezichthoudende instanties beschikken over een ruime bevoegdheid om mogelijke overtredingen van de wet te onderzoeken. Zij kunnen een zaak aanhangig maken bij een kamer van inbeschuldigingstelling, documenten in beslag laten nemen en bedrijfsmedewerkers verplichten te getuigen. Het bedrijfsbeleid is erop gericht in te gaan op alle redelijke verzoeken van opsporingsambtenaren. Het bedrijf is echter tegelijk gerechtigd een beroep te doen op alle beschermingen die de wet biedt ten gunste van personen tegen wie een onderzoek loopt of die in staat van beschuldiging zijn gesteld, zoals juridische bijstand. Als een vertegenwoordiger van een overheid of een overheidsinstelling contact met u opneemt of toegang verzoekt tot gegevens of documenten in het kader van een onderzoek, moet u de vertegenwoordiger doorverwijzen naar de General Counsel of een ander lid van de juridische afdeling. U moet vervolgens direct de General Counsel of een ander lid van de juridische afdeling op de hoogte brengen. U moet ook alle materiaal, inclusief alle documenten die in verband kunnen staan met het onderzoek bijhouden.


Melden van schendingen Als u op de hoogte bent van een schending van een wet of bedrijfsbeleid, inclusief de beleidslijnen vermeld in deze principes voor ethisch zakendoen, dient u deze informatie te melden aan een lid van uw managementteam, de afdeling Corporate Employee Relations of een lid van de juridische afdeling. Als u anoniem wilt blijven, kunt u het probleem ook melden via de gratis Ethics HotLine op 800-348-1233 (vanuit de Verenigde Staten en Canada) of online op www.rrdethicshotline.com. Van buiten de Verenigde Staten of Canada belt u het nummer voor uw land vermeld in de tabel op pagina 24. Deze gratis nummers zijn beschikbaar 24 uur per dag en zeven dagen per week. Wanneer u besluit te bellen, moet u ervoor zorgen dat het bedrijf over voldoende informatie beschikt om de nodige maatregelen te treffen (zoals de namen van de vermeende betrokkenen, en de data en aard van de betrokken activiteit). Het bedrijf onderzoekt alle meldingen van schendingen. U mag geen onderzoek op eigen houtje starten, maar u dient dit over te laten aan de mensen die hiertoe benoemd zijn door het bedrijf. Valse meldingen van schendingen zijn ten strengste verboden. Niemand zal gestraft worden voor een melding te goeder trouw, en het bedrijf zal ook niet tolereren dat vergeldingsmaatregelen genomen worden tegen een werknemer die een melding te goeder trouw doet. Als u een schending meldt waar u in bepaalde mate bij betrokken bent, zal rekening gehouden worden met het feit dat u de schending hebt aangegeven. Hoewel meldingen van schendingen dienen te gebeuren aan uw hiërarchische chef, het management of de RR Donnelley Ethics HotLine, kunnen vragen in verband met de wet of een bedrijfsbeleid gericht worden aan de Chief Compliance Officer:

Suzanne S. Bettman Executive Vice President hoofd van de juridische afdeling Chief Compliance Officer en secretaris

RR Donnelley

23

DIRECTE NUMMERS

Land

Nummer van de Ethics-hotline

Argentinië Barbados België Brazilië Chili China El Salvador Frankrijk India Mexico Polen Puerto Rico Verenigd Koninkrijk Verenigde Staten/Canada Zwitserland

0800.444.9213 / 0800.666.2379 1.866.407.3394 0800.7.3925 0800.891.4251 1230.020.5455

DIRECTE TOEGANG IN 2 STAPPEN

Land

Costa Rica Duitsland Filipijnen Finland Guatemala Honduras Hongarije Hongkong Ierland Italië Japan Luxemburg Nederland Oostenrijk Rusland Singapore Spanje Sri Lanka Trinidad Tsjechië Venezuela

Noordelijk China: 10.800.711.0677 Zuidelijk en centraal China: 10.800.110.0618

800.6287 0800.91.9186 000.800.100.1058 001.877.234.7256 0.0.800.111.1646 1.800.716.0128 0808.234.8815 800.348.1233 0800.55.5304

STAP 1: Bel het lokale toegangsnummer van AT&T * voor de Ethics-hotline.

0.800.011.4114 0800.225.5288 105.11 0.800.11.0015 In Guatemala-stad: 138.126 Buiten Guatemala-stad: 999.9190

800.0.123 06.800.01111 800.96.1111 / 800.93.2266

1.800.550.000 800.172.444 KDD: 00.539.111; IDC: 00.665.5111; JT: 00.441.1111

800.2.0111 0800.022.9111 0.800.200.288 In Moskou: 755.5042 In St.-Petersburg: 325.5042

800.011.1111 / 800.001.0001

900.99.0011 2.430.430 1.800.872.2881 00.800.222.55288 0.800.552.6288

STAP 2: Toets het nummer van de Ethics- hotline

800.714.4149 800.714.4149 800.348.1233 800.714.4149 800.716.0128 800.716.0128 800.716.0154 800.714.4149 800.714.4149 800.714.4149 800.504.1790 800.714.4149 800.714.4149 800.714.4149 800.714.4153 800.714.4149 800.716.0128 800.714.4149 800.714.4149 800.714.4149 800.716.0128

* Lokale toegangsnummers van AT&T kunnen altijd worden gewijzigd. Neem contact op met uw lokale afdeling Personeelszaken voor het huidige lokale toegangsnummer.

24


RR Donnelley

25

26


RR Donnelley

27

Gedrukt door RR Donnelley.

Auteursrecht @ 2010 R. R. Donnelley & Sons Company. Alle rechtenvoorbehouden.

Hoofdkantoor van de groep 111 South Wacker Drive Chicago, IL 60606-4301 VS

www.rrdonnelley.com G0029A 1.2010

PRINCIPES VAN HET ETHISCH VERANTWOORD ZAKEN DOEN

Recommend Documents