Uw parochiearchief verantwoord beheren Uitgangspunten en principes Joris Colla Consulent parochiearchieven Studiedag ‘Zorgen voor morgen? Beheer van religieus erfgoed’ 21 en 23 april 2015
Inhoud 1.
Wat is archief?
2.
De archiefvormers van een parochiearchief
3.
Ter plaatse bewaren of in bewaring geven?
4.
Waar en hoe bewaart u uw parochiearchief?
5.
Hoe inventariseert u uw parochiearchief?
6.
Wat met digitaal archief?
7.
Hulp nodig?
1.
Wat is archief?
• Unieke documenten die bij de werking van de parochie opgemaakt, ontvangen of gebruikt zijn. • Niet noodzakelijk oud. Wel onderscheid tussen dynamisch archief (= lopende administratie) en statisch of historisch archief (= archief dat geen direct administratief nut meer heeft).
• Niet noodzakelijk in papieren vorm. Een archief kan bv. ook digitale bestanden, beeld- en geluidsopnames, … bevatten.
1.
Wat is archief?
• Volgende zaken behoren normaal NIET tot het archief: o
o
o
Gedrukte boeken / bibliotheek. Tenzij ze door de parochie uitgegeven werden of belangrijke notities bevatten. Documentatie (bv. krantenknipsels, reclame, brochures, …). Tenzij de documentatie over de parochie zelf handelt. Objecten (bv. kunstvoorwerpen in de kerk, …).
• Het kan wel nuttig zijn om bij de inventarisatie van het archief ook de bewaarde boeken en documentatie in kaart te brengen.
2.
De archiefvormers van een parochiearchief
In een parochie zijn verschillende organisaties / personen actief → zij moeten beschouwd worden als aparte archiefvormers.
2.
De archiefvormers van een parochiearchief
A.
Archief van de kerkfabriek
• • • • • •
Kerkfabriek = openbare instelling. Wettelijk verplicht om bepaalde documenten aan te maken en te bewaren. Secretaris = verantwoordelijke voor het archief. Historisch archief is onderworpen aan het toezicht van het Rijksarchief. Selectie op basis van de ‘Selectielijst voor het archief van de kerkfabriek’ (nieuwe versie in voorbereiding). Recent gegeven: centrale kerkbesturen.
2.
De archiefvormers van een parochiearchief
B.
Pastoraal archief
• • •
Stukken betreffende de functies die de pastoor vervult, o.a. op het vlak van liturgie, sacramenten, devotie, … Privaatrechtelijk, wel kerkrechtelijke bepalingen. Onderworpen aan het toezicht van de bisschop. In de praktijk berust de verantwoordelijkheid meestal bij de pastoor of parochieverantwoordelijke.
2.
De archiefvormers van een parochiearchief
C.
Archieven van parochiale verenigingen of organisaties
•
Aparte archiefvormers: o o o o o
•
Broederschappen. Parochiale scholen. Jeugdbewegingen. Parochiale vzw’s. …
Eventuele specifieke reglementeringen kunnen van toepassing zijn (bv. vzw-wetgeving).
2.
De archiefvormers van een parochiearchief
D.
Archief van het lokale armenbestuur
• • E.
•
F.
Ancien régime: Tafel van de Heilige Geest. Na de Franse Revolutie: Bureel van Weldadigheid. Openbaar archief, meestal al in het Rijksarchief bewaard. Persoonsarchieven Bv. persoonlijke stukken van pastoors, niet verbonden met de uitoefening van hun ambt. Archieven van decanaat / federatie / …
2.
De archiefvormers van een parochiearchief
Belang van de archiefvormers
• ‘Bestemmingsbeginsel’: de unieke band tussen een archiefstuk en zijn archiefvormer mag nooit doorbroken worden. • De stukken van de verschillende archiefvormers van een parochiearchief zijn vaak al materieel vermengd geraakt. Toch wordt er in de inventaris best een onderscheid tussen de verschillende archiefvormers gemaakt (zie verder).
2.
De archiefvormers van een parochiearchief
Wat bij de opheffing van een parochie?
• Het archief gaat over naar de rechtsopvolger (kerkfabriek / parochie). • Het is cruciaal dat de archieven van verschillende parochies niet vermengd worden. • Zoek een goede oplossing voor de bewaring op lange termijn van het archief van de opgeheven parochie.
3.
Ter plaatse bewaren of in bewaring geven?
• Een parochiearchief kan ter plaatse bewaard worden of in bewaring worden gegeven aan een professionele archiefinstelling. • Het archief van de kerkfabriek en het pastoraal archief moeten samenblijven. • Bewaargeving aan een professionele archiefinstelling: o
o
o
o
Betreft het historisch archief: alle stukken tot ca. 1970 (met uitzondering van parochieregisters: langer ter plaatse te bewaren). Kan enkel aan het Rijksarchief of een door het Rijksarchief aanvaarde instelling. NOOIT aan privépersonen, heemkundige kringen, … Er moet een bewaargevingsprocedure gevolgd worden, toestemming van Rijksarchief en Bisdom zijn nodig. Het archief blijft steeds eigendom van kerkfabriek / parochie.
3.
Ter plaatse bewaren of in bewaring geven?
• Bewaring ter plaatse → er moet aan bepaalde minimumvoorwaarden voldaan worden: o o
Goede bewaaromstandigheden (zie punt 4). De opmaak van een inventaris (zie punt 5).
4.
Waar en hoe bewaart u uw parochiearchief?
• Voorzie één centrale bewaarplaats, bv. in de pastorie of het parochiesecretariaat. Het historisch archief mag NOOIT bij privépersonen thuis of bij een heemkundige kring bewaard worden. • Belangrijke voorwaarden voor een goede bewaring: o
o o
Constante temperatuur (ideaal: 15 à 18 graden Celsius) en luchtvochtigheid (ideaal: 50 à 55%) → een kelder of zolder is meestal niet geschikt als archiefruimte. Geen blootstelling aan direct (zon)licht. Verpakking in zuurvrije mapjes en dozen, die bij voorkeur in een afsluitbare (metalen) kast geplaatst worden. Zuurvrij verpakkingsmateriaal kan aangekocht worden via het Rijksarchief.
De gevolgen van slechte bewaaromstandigheden.
5.
Hoe inventariseert u uw parochiearchief?
A.
De inventarisatie voorbereiden
• Centraliseer alle stukken in een geschikte archiefruimte. • Indien er grote hiaten zijn, probeer dan de ontbrekende stukken op te sporen. • Zorg voor geschikt verpakkingsmateriaal (zuurvrije archiefdozen en mappen) en voorzie een grote, propere tafel en potloden. • Lees de Beknopte handleiding voor de inventarisatie van een parochiearchief http://kadoc.kuleuven.be/advies/religieus-erfgoed
Tip: surf naar http://www.odis.be en zoek organisaties, personen, gebouwen, … op in ODIS, de onlinedatabank over de geschiedenis van het middenveld.
De ODISpubliekscatalogus bevat o.a. informatie over bijna 8.000 organisaties, meer dan 42.000 personen en bijna 1.800 gebouwen.
5.
Hoe inventariseert u uw parochiearchief?
A.
De inventarisatie voorbereiden
• Selectie?: o
o
o o
= Bepalen welke archiefstukken vernietigd zullen worden en welke stukken permanent bewaard zullen worden. Rekening houden met de administratieve en juridische waarde en de erfgoedwaarde van stukken + met wettelijke bepalingen. Is een doorgedreven selectie echt nodig? Ga altijd met grote voorzichtigheid te werk en win advies in.
5.
Hoe inventariseert u uw parochiearchief?
B.
De opmaak van de inventaris in 3 stappen
1.
Schonen, beschrijven en verpakken van de stukken.
2.
Ordenen van de plaatsingslijst.
3.
(Verfijnen van de inventaris.)
5.
Hoe inventariseert u uw parochiearchief?
B-1.
Schonen, beschrijven en verpakken van de stukken a) Uitgangspunten
•
Beschrijven zonder ordening. U moet het archief niet op voorhand ordenen, maar schoont, beschrijft en verpakt de archiefbestanddelen (dossiers / series / registers / soms: losse stukken) in de volgorde waarin u ze aantreft. Een eventuele oude ordening die aanwezig is, wordt op die manier sowieso gerespecteerd.
•
Respect voor de context. Documenten die inhoudelijk bij elkaar horen en bv. een dossier of een serie vormen, moeten bij elkaar blijven. Ze worden beschreven als één archiefbestanddeel, niet stuk per stuk.
5.
Hoe inventariseert u uw parochiearchief?
B-1.
Schonen, beschrijven en verpakken van de stukken b) Schonen
• Verwijder paperclips, nietjes, ringmappen, plastieken mapjes, elastieken, papieren mappen en omslagen (tenzij er nuttige informatie op geschreven is), … • Ook dubbels, korte notities zonder belang, ontwerpdocumenten die weinig verschillen van de eindversie, … mogen verwijderd worden.
5.
Hoe inventariseert u uw parochiearchief?
B-1.
Schonen, beschrijven en verpakken van de stukken c) Beschrijven
• De beschrijving bestaat uit vier delen: o o o
o
Nummer. Inhoudsbeschrijving. Datering. Omvang.
• U kan best werken in Word of Excel.
5.
Hoe inventariseert u uw parochiearchief?
B-1.
Schonen, beschrijven en verpakken van de stukken c) Beschrijven – 1. Nummer
• Doorlopende nummering (1, 2, 3, 4, …), met één uniek nummer voor elke beschrijving. • Gebruik geen letters, bisnummers, Romeinse cijfers, getrapte nummers (1.1, B.2.2., …), … • Als een archiefbestanddeel te groot is voor één zuurvrij mapje, mag het opgesplitst worden over meerdere mapjes. Ook dan wordt er echter slechts één nummer toegekend.
5.
Hoe inventariseert u uw parochiearchief?
B-1.
Schonen, beschrijven en verpakken van de stukken c) Beschrijven – 2. Inhoudsbeschrijving
• Vermeld steeds de redactionele vorm van het archiefbestanddeel: om welk soort document gaat het (bv. brief, akte, dossier, …)? • Geef een korte inhoudsbeschrijving: welke archiefvormer, wat, waar? • Wees beknopt en consequent.
5.
Hoe inventariseert u uw parochiearchief?
B-1.
Schonen, beschrijven en verpakken van de stukken c) Beschrijven – 3. Datering
• Noteer het jaar / de jaren van opmaak van de documenten. • Enkele bijzondere gevallen: o o
o
Ongedateerde documenten: vermeld ‘s.d.’ (‘sine dato’). Datering bij benadering: gebruik ‘ca.’ of vierkante haken. Dossiers, series, … → vermeld het oudste en jongste jaar, gescheiden door een liggend streepje + duid hiaten aan met komma’s. Voorbeeld: 1900-1910, 1927-1930.
5.
Hoe inventariseert u uw parochiearchief?
B-1.
Schonen, beschrijven en verpakken van de stukken c) Beschrijven – 4. Omvang
• Gebruik hiervoor standaardtermen: o o o o o o o
Stuk. Omslag. Pak. Deel. Lias. Katern. Andere dragers dan papier of perkament: vermeld de drager. Voorbeeld: 1 video, 3 dvd’s, …
Nadat u alle archiefbestanddelen beschreven hebt, beschikt u over een plaatsingslijst van uw archief.
5.
Hoe inventariseert u uw parochiearchief?
B-1.
Schonen, beschrijven en verpakken van de stukken d) Verpakken
• De documenten worden opgeborgen in een zuurvrije map. Het beschrijvingsnummer wordt in potlood op de map geschreven. Indien één beschrijvingsnummer meerdere mappen omvat, kan men dit op de mappen aanduiden. Voorbeeld: 323 (1/5), 323 (2/5), 323 (3/5), 323 (4/5), 323 (5/5).
• De map wordt vervolgens opgeborgen in een zuurvrije archiefdoos. Als de doos vol is (de dozen altijd voldoende vullen!), worden de in de doos bewaarde beschrijvingsnummers op de rug genoteerd.
5.
Hoe inventariseert u uw parochiearchief?
B-2.
Ordenen van de plaatsingslijst
• Einde stap 1: het volledige archief is geschoond, beschreven en zuurvrij verpakt. • Stap 2: ordening van de beschrijvingen volgens het archiefschema voor parochiearchieven: o
o
Eerst per archiefvormer, dan per functie / taak. KADOC kan u een Word-sjabloon bezorgen.
De archieflijst wordt zo omgevormd tot een inventaris. In de dozen moet u niets veranderen.
Intellectuele ordening in de inventaris ≠ materiële ordening in de dozen.
Omnummeren is niet aangewezen!: • Zonder omnummering kan men de stukken ook snel terugvinden. • Tijdrovend + zou bij iedere aanvulling opnieuw moeten gebeuren. • Grote kans op fouten.
5.
Hoe inventariseert u uw parochiearchief?
C.
Wat na afloop van de inventarisatie? a) De raadpleging van het archief
• Na de inventarisatie kan het archief gemakkelijker geraadpleegd worden. Enkele basisregels hierbij: o o o o
Stel een archiefverantwoordelijke aan. Raadpleging kan enkel ter plaatse en onder toezicht. Laat eventueel digitale foto’s maken (i.p.v. kopieën). Stukken uitlenen: enkel voor tentoonstellingen en met contract.
• Archief van de kerkfabriek: afweging tussen openbaarheid van bestuur en privacywetgeving. Pastoraal archief: privacywetgeving respecteren.
5.
Hoe inventariseert u uw parochiearchief?
C.
Wat na afloop van de inventarisatie? b) De administratie van nu = het archief van de toekomst
• Documenten die hun administratieve / juridische waarde of hun direct praktisch nut verloren hebben, moeten overgedragen worden naar het archief → maak hierover goede afspraken binnen kerkfabriek en parochieploeg. Voorbeeld: overdracht om de 3, 5 of 10 jaar, ...
• In de dozen: altijd achteraan aanvullen. Voorbeeld: er zijn 100 beschrijvingsnummers → de eerste aanvulling wordt nummer 101.
• Een goed beheer van de lopende administratie vergemakkelijkt een goed archiefbeheer.
6.
Wat met digitaal archief?
A.
Inleiding
•
Meer en meer archiefstukken bestaan enkel in digitale vorm (‘born-digital’). Denk bv. aan Word-, Excel- of PowerPoint-documenten, digitale foto’s of filmpjes, e-mails, …
•
•
Ook die documenten moeten goed bewaard worden, anders dreigt een stuk van het verleden verloren te gaan. Alle digitale documenten afdrukken is niet aangewezen / niet haalbaar. Opgelet: het is evenmin aangewezen om een papieren archief volledig te digitaliseren zonder duidelijk plan van aanpak.
→ Meer informatie vindt u op http://www.archiefbank.be (onder ‘Helemaal digitaal’ en ‘Meer leesvoer’).
6.
Wat met digitaal archief?
B.
Het archief centraliseren
+
•
•
•
Centraliseer alle documenten op één computer. Documenten die op andere computers aangemaakt zijn en die niet meer frequent gebruikt worden, moeten regelmatig ‘geplakt’ worden in de archiefmap op de centrale pc. Zorg voor een regelmatige back-up, bv. op een externe harde schijf. Bewaar documenten nooit enkel op diskette, cd, dvd of USB-stick.
6.
Wat met digitaal archief?
C.
Een mappenstructuur uitbouwen
• • •
De uitbouw van een goede mappenstructuur is essentieel. Baseer u daarbij op het archiefschema dat u voor het papieren archief gebruikt. Hoe bouwt u de mapnamen op?: o
o o
Gebruik enkel de tekens 0-9 en a-z en vervang spaties door _. Nummer de mappen. Gebruik unieke, duidelijke, korte (maximum 30 tekens) namen.
6.
Wat met digitaal archief?
D.
Documenten aanmaken en opslaan
• •
Opteer voor courante bestandsformaten. Hoe bouwt u de documentnamen op?: o o o
o o
•
Gebruik enkel de tekens 0-9 en a-z en vervang spaties door _ (underscore). Maximum 40 tekens. Elementen die opgenomen kunnen worden in de bestandsnaam: documenttype, onderwerp, geadresseerde / afzender / auteur, versie, datum (JJJJMMDD). Behoud de originele extensie. Als u een goede naam gekozen hebt, moet u het document niet meer openen om te weten waarover het gaat.
Controleer regelmatig (bv. om de drie jaar) of u alle documenten nog kan openen. Indien dit niet meer lukt, roep dan de hulp van specialisten in.
6.
Wat met digitaal archief?
Voorbeelden
nota_geschiedenis_20090524_v0_9.doc verslag_20120505.doc 20120509_mail_JJansen_dak.msg
6.
Wat met digitaal archief?
E.
Enkele specifieke documenttypes
•
Digitale foto’s: o o o
o
Mogelijke bestandformaten: JPEG of TIFF. Bewaar enkel archiefwaardig materiaal. Maak voor iedere reeks foto’s een map en plaats die bij het juiste dossier of in een algemene fotomap. Geef per reeks minstens de betreffende activiteit en datum (op te nemen in de mapnaam).
E-mails: archiefwaardige e-mails kunnen vanuit Outlook eenvoudig worden opgeslagen in de mappenstructuur. Stuur e-mails indien nodig eerst door naar Outlook.
Kies het juiste bestandsformaat: Outlook Message Format – Unicode / Outlookberichtindeling – Unicode (.msg).
7.
Hulp nodig?
U kan altijd contact opnemen met KADOC-KU Leuven voor advies en ondersteuning bij het beheer van uw parochiearchief. Indien nodig kan een plaatsbezoek georganiseerd worden. KADOC-KU Leuven, Vlamingenstraat 39, 3000 Leuven Telefoon: 016 32 35 00 E-mail:
[email protected] Ook religieuze instituten, protestantse kerken, organisaties van etnischculturele minderheden, vrije scholen, … kunnen terecht bij de KADOCconsulenten.
