MVO principes Enexis Onze kijk op Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen
Een betrouwbare, veilige energievoorziening is een van de hoekstenen van een moderne samenleving en vertegenwoordigt dan ook een groot maatschappelijk belang. Enexis is zich, als beheerder van energienetten in een monopolypositie, terdege bewust van haar rol en de taken die daaruit voortvloeien. Dit document geeft de MVO principes van Enexis weer. Eerst beschrijft het de strategie. Vervolgens de betrokkenheid van stakeholders. Daarna wordt de inbedding van de maatschappelijke verantwoordelijkheid beschreven, waarbij de thema’s van ISO 26000 gevolgd worden. Tenslotte wordt de governance rondom de onderwerpen behorend bij maatschappelijk verantwoord ondernemen beschreven.
1 Strategie De strategie van Enexis is gebaseerd op 4 pijlers: Betrouwbaar, Betaalbaar, Duurzaam en Klantgericht. In totaal hebben we negen kerndoelstellingen, verdeeld over deze pijlers. Deze pijlers en kerndoelstellingen reflecteren het belang van onze verschillende stakeholders en geven invulling aan onze maatschappelijke taak. Dit leidt tot gebalanceerde besluitvorming waarin recht gedaan wordt aan People, Planet en Profit.
2 Stakeholders Enexis onderkent 4 groepen stakeholders: maatschappij, klanten, medewerkers en aandeelhouders. De belangen van de stakeholders worden voor elke stakeholdergroep op een passende manier gewaarborgd:
Maatschappij: Dialoog met maatschappelijke organisaties op verscheidene platforms. Samenwerking met maatschappelijke organisaties en diverse overheden bij het realiseren van de doelstellingen uit het energieakkoord. Jaarlijkse openbare aandeelhoudersvergadering met maatschappelijke aandeelhouders. Klanten: betaalbaarheid en betrouwbaarheid via de regulering en toezicht door de Autoriteit Consument en Markt. Tevredenheid via periodieke klanttevredenheidsmetingen. Medewerkers: Vertegenwoordigd in Ondernemingsraad, via de Raad adviserend in beleidsvorming en –uitvoering. Via tweejaarlijks medewerkers-onderzoek Aandeelhouders: Vertegenwoordigd in de Aandeelhouderscommissie (AHC), die periodiek overlegt met de Raad van Bestuur van Enexis. Daarnaast rechtstreeks in de jaarlijkse openbare aandeelhoudersvergadering.
Voor elke stakeholdergroep zijn doelstellingen geformuleerd.
1
3 Inbedding maatschappelijke verantwoordelijkheid Enexis onderschrijft het belang van maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO) in relatie tot haar publieke opdracht en geeft daar invulling aan vanuit de principes van goed ondernemerschap en goed werkgeverschap. Dit is verankerd in de bedrijfsvoering. Wij overstijgen in onze MVO doelstellingen en activiteiten in veel gevallen de geldende wet- en regelgeving. We streven naar leiderschap op MVO-gebied, door volledige integratie van onze maatschappelijke verantwoordelijkheid in de strategie en de besturing. Wij beschouwen MVO als een proces van continue verbetering, gericht op onszelf en onze omgeving. Enexis erkent en onderschrijft de Universele Verklaring van de Rechten van de Mens van de Verenigde Naties. Tevens hangt Enexis de richtlijnen voor arbeidsvoorwaarden en – omstandigheden aan die gelden als fundamentele principes en rechten op het werk, zoals deze zijn geformuleerd door de International Labour Organization (ILO). Deze zijn in de sector-CAO en de bedrijfsregelingen concreet gemaakt. Enexis heeft zich bij het vormgeven van haar MVO beleid en activiteiten laten inspireren door de internationale ISO 26000 richtlijn voor MVO. We onderschrijven de 7 algemene principes van maatschappelijke verantwoordelijkheid die de richtlijn geeft. Het structureel hanteren van deze principes is onderdeel van onze besluitvorming en managementsystemen. De ISO26000 richtlijn kent een aantal kernthema’s. Gezien de aard van de bedrijfsactiviteiten heeft Enexis daar het thema “Energie” aan toegevoegd. Met elkaar dekken deze thema’s het onderwerp MVO binnen Enexis af. De kernthema’s hebben op de volgende wijze een plek binnen Enexis:
Goed bestuur Doel:
Verantwoordelijkheid nemen richting publieke aandeelhouders, klanten en maatschappij. Beleid: Governance is vastgelegd in publiek toegankelijke documenten (Statuten Enexis, Reglementen Raad van Bestuur, Raad van Commissarissen en commissies). Enexis past de Corporate Governance Code toe. Borging: Toezicht op dagelijks bestuur door Raad van Commissarissen. Jaarlijkse verantwoording aan Algemene vergadering van Aandeelhouders. Certificering van kernprocessen volgens ISO 550001. Transparantie: Governance documenten zijn publiek toegankelijk via de website. Corporate governance en risk management zijn vaste onderdelen van het jaarverslag. Energie Doel:
Energiedistributie is de kernactiviteit van Enexis. Enexis heeft inzicht in de veranderende energievoorziening en past haar netten hier tijdig op aan. Enexis brengt partijen samen bij het realiseren van het Energieakkoord, stimuleert en ondersteunt anderen bij energiebesparing, werkt emissieneutraal en zorgt dat 14% van de energieverliezen additioneel duurzaam zijn opgewekt in Nederland.
2
Beleid:
Is vastgelegd in de strategie onder de pijlers Betrouwbaar en Duurzaam en vertaald naar Middellange termijn-Agenda’s op het gebied van betrouwbaarheid en duurzaamheid. Borging: Voor elk van de agenda’s is een directielid verantwoordelijk gesteld. Voortgang wordt twee keer per jaar gerapporteerd aan en besproken met het directieteam (inclusief de Raad van Bestuur). De duurzame agenda wordt bestuurt door De Duurzaamheidsgroep door middel van een tweemaandelijks voortgangsoverleg van de onderliggende projecten. Agenda onderdelen zijn vertaald naar Balance Scorecard Enexis. De Raad van Commissarissen houdt toezicht op het behalen van de doelstellingen. Transparantie: Stand van zaken wordt gerapporteerd in het jaarverslag. Ontwikkelingen worden gepubliceerd op een innovatiewebsite. Milieu Doel: Beleid:
Enexis streeft naar verlaging van de impact op het milieu. Het klimaatbeleid, Emissieneutraalbeleid – CO2 neutraal in de kernactiviteit – , is formeel goedgekeurd door de aandeelhouderscommissie in maart 2012. Via keteninitiatieven worden ketenpartners in de supply chain betrokken bij reductie. Er wordt gestreefd naar maximale recycling van afvalstromen. Er is beleid voor omgang met gevaarlijke stoffen en asbest. Uit een externe scan is gebleken dat de impact van Enexis op biodiversiteit beperkt is. Er is geen specifiek beleid op het gebied van biodiversiteit. Borging: Delen van de organisatie zijn ISO9001 en ISO14001 gecertificeerd. Eigen emissie en ketenemissies worden jaarlijks berekend en gecontroleerd door de accountant. Verantwoordelijkheid voor afvalmanagement en recycling is belegd. Er is een registratie- en monitoringssysteem voor “Ongewenste Gebeurtenissen” met betrekking tot milieuzaken. Transparantie: De footprint, de samenstelling van afvalstromen en eventuele overtredingen van milieuwetgeving worden jaarlijks gepubliceerd in het jaarverslag. Mensenrechten Doel:
Enexis zorgt ervoor dat zijzelf en haar leveranciers zich houden aan de Universele verklaring van de rechten van de mens. Beleid: Enexis onderschrijft de verklaring voor de rechten van de Mens. Aspecten met betrekking tot mensenrechten zijn uitgewerkt in de CAO’s, bedrijfsregelingen en gedragswijzer. Leveranciers dienen de Supplier Code of Conduct te ondertekenen Borging: Voor melding van eventuele schendingen heeft Enexis een klachtenprocedure, vertrouwenspersonen en klokkenluidersregeling. Leveranciers van strategische producten in gebieden waar mensenrechtenissues spelen worden periodiek aan een audit onderworpen. Transparantie: Gedragswijzer en Supplier Code of Conduct zijn publiek toegankelijk via de website. In geval van schendingen, wordt dit gerapporteerd in het jaarverslag. 3
Arbeidspraktijk Doel: Beleid:
Enexis streeft ernaar goed werkgever te zijn. Dit is vastgelegd in het HR beleid. De formele arbeidsrelatie is vastgelegd in de CAO en Bedrijfsregelingen. Een zeer belangrijk onderwerp is veiligheid, vastgelegd in het VGWM Managementsysteem. Enexis helpt medewerkers in beweging te blijven door het aanbieden van ontwikkelmogelijkheden om zo vroegtijdig in te spelen op toekomstige veranderingen. Enexis streeft naar voldoende participatie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt, conform de afspraken tussen Rijksoverheid en Werkgevers. Hiertoe is beleid opgesteld, dat is goedgekeurd door het Directie-overleg. Borging: Medewerkers zijn bij besluitvorming vertegenwoordigd in de Ondernemingsraad. Enexis heeft een VCA systeem waarin medewerkers op persoonsniveau zijn gecertificeerd voor bepaalde werkzaamheden en werkt volgens BEI en VIAG. Er is een doelstelling voor veiligheid bij eigen medewerkers en contractors (DART-score). Er wordt sterk gestuurd op veiligheidsbewustzijn. Er is een formele beoordelings- en ontwikkelcyclus (de zogenoemde SOR-cyclus), die van toepassing is op alle medewerkers. Enexis heeft een eigen training- en opleidingscentrum. Transparantie: Toetsing via deelname aan externe benchmarks, waarvan de resultaten openbaar zijn. Jaarlijkse publicatie van belangrijkste inspanningen en resultaten in het jaarverslag. Eerlijk zakendoen Doel:
Enexis streeft naar verantwoordelijk en integer gedrag, waarbij Enexis zelf, toeleveranciers en leveranciers in de keten minimaal de (inter)nationaal van toepassing zijnde wet- en regelgeving respecteren. Beleid: Vastgelegd in gedragswijzer voor medewerkers en Supplier Code of Conduct voor leveranciers. Borging: Voor melding van eventuele schendingen heeft Enexis een klachtenprocedure, vertrouwenspersonen en klokkenluidersregeling. Vast onderdeel van elk inkoopcontract is ondertekening van de Supplier Code of Conduct, waarin eerlijk zakendoen is opgenomen. Leveranciers in gebieden waar issues op het gebied van eerlijk zakendoen spelen worden periodiek aan een audit onderworpen. Er is een Compliance officer, die directie en management adviseert over de kwaliteit van de dienstverlening van Enexis in relatie tot relevante wet- en regelgeving. Transparantie: De gedragswijzer en de Supplier Code of Conduct zijn gepubliceerd op de Enexis website. Consumenten Doel: Beleid:
Enexis streeft naar een veilige, betrouwbare en betaalbare dienstverlening richting klanten. Er wordt gestuurd op KPI’s vanuit de regulering. Daarnaast vanuit de pijlers Betaalbaar en Klantgericht op zo laag mogelijke tarieven, op een
4
gemeten klanttevredenheid boven een bepaald, vastgesteld niveau, en op transparantie en het maximaal beschikbaar stellen van onze gegevens. Borging: In de regulering van netbeheerders zijn de voorwaarden voor prijzen en performance-indicatoren voor de basisdienstverlening van de netbeheerders vastgesteld. Deze worden gecontroleerd door de Autoriteit Consument en Markt (ACM). Daarnaast vindt periodiek onderzoek plaats naar klanttevredenheid. Hiervoor is een doelstelling Enexisbreed vastgelegd. Transparantie: Klanttevredenheid en serviceprestaties worden halfjaarlijks gepubliceerd in het halfjaarbericht en in het jaarverslag. Maatschappelijke betrokkenheid Doel: Enexis is een gewaardeerd onderdeel van de omgeving waarin zij opereert. Beleid: Sponsorbeleid, Regionaal Stakeholdermanagement, Actieve deelname aan initiatieven om het Energieakkoord te realiseren samen met stakeholders. Borging: Regionaal management is via het Regionaal Stakeholdermanagement verantwoordelijk voor uitvoering van het beleid op dat gebied. In een periodiek overleg worden voortgang en resultaten besproken. De bijdrage van Enexis aan het realiseren van het Energieakkoord is opgenomen in de strategische doelstellingen onder de pijler Duurzaam en worden als zodanig bestuurd en gecontroleerd. Transparantie: In het jaarverslag wordt hierover jaarlijks gerapporteerd. 4 Governance De MVO onderwerpen zijn geïntegreerd in de strategie en daarmee in de reguliere besturing. In de doelstellingen van de verschillende afdelingen zijn de relevante maatschappelijke doelstellingen (KPI’s) opgenomen. Enexis beschikt over een MVO Coördinator, onderdeel van de afdeling Strategie. Vanuit de strategische pijlers zijn agenda’s opgesteld onder verantwoordelijkheid van een directielid waarbinnen de belangrijkste MVO thema’s zijn geborgd. Specifiek op het gebied van duurzaamheid is er een Duurzaamheidsgroep die tweemaandelijks samen komt om voortgang van de duurzaamheidsagenda met bijhorende initiatieven, knelpunten, en nieuwe mogelijkheden te bespreken. In deze groep is de verantwoordelijke directeur en enkele stafdisciplines vertegenwoordigd. De belangen van de medewerkers zijn geborgd in het HR beleid, dat valt onder verantwoordelijkheid van de directeur HR. Enexis medewerkers worden actief betrokken bij MVO, en het creëren van MVO bewustwording en draagvlak is een belangrijk onderdeel van ons beleid.
5 Meer informatie Jaarverslag 2014: http://jaarverslag.enexis.nl/2014/jaarverslag Governance: https://www.enexis.nl/over-enexis/investor-relations/nl/corporategovernance, Gedragswijzer: https://www.enexis.nl/Documents/investor-relations/enexisgedragswijzer-tcm144-124667.pdf 5
Supplier code of conduct: https://www.enexis.nl/Documents/algemenevoorwaarden/supplier-code-of-conduct-enexis-nederlands.pdf
6
