Personeelsgegevens opschonen en beheren

S

CESSIO C U

N

DELING O M

GRITY E T IN

Personeelsgegevens opschonen en beheren. MODULE

MODULE

MODULE

• Verbroken hiërarchiegegevens herstellen • Ontbrekende HR-gegevens verzamelen • De voortgang van gegevensopschoning bijhouden • Meldingen ontvangen bij gegevensfouten • Consistentie van HR-gegevens waarborgen • Gegevensintegriteit gezamenlijk beheren

S

CESSIO UC

N

DELING MO

EGRITY INT

Het is een simpel feit dat gegevensproblemen zoals verbroken hiërarchieën, ontbrekende gegevens en inconsistente gegevensstandaarden een goede besluitvorming in de weg staan en een belemmering vormen voor succesvolle HR-initiatieven zoals: HR-systeemmigraties en -installaties, inperkingen van het personeelsbestand, reorganisatie-initiatieven, fusies en overnamen, nieuwe aanstellingen, ontslagen,

Schone, complete gegevens leiden tot betere personeelsbeslissingen. MODULE

MODULE

MODULE

promoties, salariswijzigingen, nalevingsvereisten en meer. Hoewel personeelswijzigingen onvermijdelijk zijn — promoties, overplaatsingen, afdelingsbrede wijzigingen van

functietitels of kostenplaatsen — kunnen de nachtmerries op het gebied van gegevensintegriteit die daarmee gepaard gaan worden vermeden.

De status quo werkt eenvoudigweg niet meer. De standaardhulpmiddelen die worden gebruikt voor het beheren en opschonen van personeelsgegevens — spreadsheets, meerdere databases, handmatig gemaakte organigrammen — voldoen duidelijk niet meer. Bovendien zijn ze niet proactief. Met de module Integriteit van Aquire wordt alles anders. De veilige, op het web gebaseerde oplossing verzamelt personeelsgegevens uit meerdere bronnen, automatiseert het gegevensopschonings- en goedkeuringsproces en stelt HR-medewerkers in staat gezamenlijk en op consistente basis nauwkeurige personeelsgegevens bij te houden. U ontvangt zelfs automatisch een waarschuwing wanneer gegevensfouten in uw HR-systeem zijn geslopen. De integriteitsmodule is eenvoudig en snel te integreren met OrgPublisher Premier, zodat u de gehele levenscyclus van uw gegevens kunt verbeteren, uw organisatie tijd en geld kunt besparen en uw managers betere beslissingen kunnen nemen die zijn gebaseerd op nauwkeurige informatie.

Leven met hiaten en onjuiste gegevens heeft consequenties. De meeste bedrijven overschatten de kwaliteit van hun gegevens, terwijl andere eenvoudig niet de resources willen of kunnen inzetten die nodig zijn voor de immense taak van het handmatig controleren en corrigeren van hun gegevens. Helaas is het geen optie deze situatie de rug toe te keren. Kijk naar de gevolgen van fouten in deze slechts enkele zeer basale gegevenselementen en stelt u zich vervolgens de consequenties voor van meer complexe gegevensfouten: • Rapporteert aan — verreweg de meest voorkomende fout in de bestanden van de meeste bedrijven. Deze simpele fout wordt vaak veroorzaakt door een overplaatsing of promotie en kan leiden tot onjuiste begrotingen, gecorrumpeerde opvolgingsplannen, verbroken organigramhiërarchieën en meer. • Naam en sofinummer — ongeldige sofinummers of officiële namen die niet overeenkomen met de bestanden voor immigratiedoeleinden van de AIVD kunnen aanleiding geven tot overheidsinspecties. Onjuiste sofinummers in de bestanden kunnen bovendien gevolgen hebben voor de sociale zekerheidsvoorzieningen van een werknemer, die daardoor mogelijk in de toekomst onheus wordt bejegend. • Werklocatie — behalve op facilitair beheer, EEOC-rapportages en andere kwesties is de nauwkeurigheid van dit gegevenselement rechtstreeks van invloed op salarisbegrotingen, als gevolg van de fiscale implicaties ervan. • Functiecodes en titels — nog een veel voorkomende fout die nadelige gevolgen heeft voor begrotingen en personeelsplanning. Dubbele functiebeschrijvingen onder verschillende titels of ongeldige functiecodes leiden ook tot onjuiste personeelscijfers.

Nauwkeurige gegevens leiden tot positieve resultaten. Vergroot uw kansen op succes voor elk willekeurig initiatief door uit te gaan van nauwkeurige informatie. Helaas kan elk personeelsplan voor de lange termijn aan onjuiste gegevens ten onder gaan. Sommige initiatieven zijn onmogelijk te implementeren, simpelweg omdat de gegevens die u nodig hebt niet aanwezig zijn in uw systeem. Opvolgingsplanning zal zeer waarschijnlijk mislukken als die is gebaseerd op gegevens waarop u niet kunt vertrouwen. Verbroken hiërarchieën kunnen ervoor zorgen dat u opvolgingskandidaten niet kunt vinden, terwijl onvolledige werknemersprofielen kunnen leiden tot onevenwichtige vergelijkingen. En in het huidige economische klimaat is de mogelijkheid snel scenario's voor herstructurering van het personeel te kunnen modelleren op basis van juiste gegevens van essentieel belang. Goede strategische besluitvorming is simpelweg niet mogelijk met ontoereikende personeelsanalyses en een onvolledig, onnauwkeurig beeld van uw personeelsbestand.

Consistentie van gegevens is eenvoudig te bereiken. Het combineren van gegevenssystemen, bijvoorbeeld na een fusie of overname, is problematisch omdat gegevensvelden en termen eenvoudigweg niet overeenkomen. Met de integriteitsmodule kunt u het normaliseringsproces snel rond krijgen, alle tegenstrijdige gegevens eenvoudig identificeren en bulkwijzigingen uitvoeren, waarbij de externe gegevens zo worden 'vertaald' dat ze consistent in uw systeem kunnen worden ingepast.

Wilt u een controle riskeren? De wet van Sarbanes-Oxley. FERC. EEOC. Hiervoor moet een strikte boekhouding worden bijgehouden van uw personeelsgegevens en de hiërarchische structuur van uw organisatie. Onjuiste of ontbrekende gegevens kunnen leiden tot boetes of sancties. Misschien realiseert u zich niet eens dat er hiaten in uw gegevens zitten. Wacht niet op een controle om daar achter te komen. Als er ook maar één gegevensfout wordt gevonden, kan uw gehele systeem in diskrediet worden gebracht. U kunt uw gegevens beter zelf controleren dan dit te laten gebeuren onder moeilijke omstandigheden.

Voortgangsdashboard HR-analist Controleer actief de algehele voortgang van uw gegevensopschoningsinitiatief en de individuele voortgang van elke analist met dit visuele dashboard.

Het is niet uw nieuwe systeem dat gebreken heeft, het zijn de gegevens. Probeert u maar eens te upgraden naar of over te gaan op een nieuw HR-systeem met onnauwkeurige gegevens. U verliest gegarandeerd tijd en geld. Ten eerste zijn er de vertragingen in de implementatie van het systeem terwijl drukbezette HR-analisten de tijd proberen te vinden voor het bijwerken en corrigeren van gegevens van duizenden werknemers voordat het systeem wordt geïnstalleerd. Wanneer het eenmaal is geplaatst, kunt u te maken krijgen met vertragingen door gebruikers die geen systeem willen gebruiken dat "niet werkt". U weet dat het systeem werkt, maar gebruikers die alleen onjuiste gegevens zien zijn daarvan mogelijk moeilijk te overtuigen. Wanneer u mogelijk miljoenen hebt geïnvesteerd in een nieuw systeem of een upgrade, kunt u zich niet permitteren dat gebruikers er niet mee willen werken. Door de integriteitsmodule te gebruiken als eerste stap van uw implementatieplan, bent u ervan verzekerd dat uw nieuwe systeem alleen opgeschoonde, correcte gegevens bevat.

Dashboardweergave gegevensopschoning Visualiseer huidige HR-gegevensfouten in rood en gebruik de eenvoudig te volgen organigramweergave om de voortgang bij te houden terwijl de gegevens worden gecorrigeerd.

Verdeel en heers voor een snel resultaat. Laten we eerlijk zijn: het corrigeren van een systeem vol met gegevens die wemelen van de fouten kan een onoverkomelijke uitdaging lijken voor één persoon. Wanneer u het probleem echter gezamenlijk kunt aanpakken, is het wel degelijk mogelijk. Met de integriteitsmodule kunt u die berg onjuiste gegevens eenvoudig opsplitsen tot beheerbare segmenten, die kunnen worden gecontroleerd en gecorrigeerd door meerdere HR-analisten en -managers. Zelfs wanneer een groot aantal mensen aan de gegevens werkt, kunt u controle over het proces behouden. De integriteitsmodule omvat een werkstroom- en goedkeuringsproces dat garandeert dat gegevens op de juiste manier worden gecorrigeerd. U kunt bedrijfsregels implementeren om u te waarschuwen voor mogelijke fouten bij handmatige invoer. En tot slot kunt u het gegevensopschoningsinitiatief controleren met behulp van een dashboard dat u een visuele momentopname biedt van de voortgang van het werk.

Opschonen terwijl u werkt. Wanneer u uw gegevensbestanden eenmaal hebt bijgewerkt, gecorrigeerd en ingevuld, weersta dan de verleiding erbij weg te lopen. Juist de praktijken die tot uw eerdere gegevensproblemen hebben geleid zullen doorgaan, en uiteindelijk gaat de kwaliteit van uw gegevens daar opnieuw onder lijden. In plaats van grote opschoningsprojecten aan te gaan als reactiemaatregel op een controle of een nieuw initiatief, kunt u de integriteitsmodule gebruiken om uw gegevens actief te controleren. Dankzij automatische waarschuwingen bij ontbrekende gegevens of onjuiste invoer kunt u direct correcties aanbrengen. Daarnaast kunt u de gehele database regelmatig laten controleren. U bespaart tijd en geld door regelmatig kleine hoeveelheden fouten te corrigeren in plaats van te wachten tot deze zijn uitgegroeid tot een onbeheerbare staat.

Interactief wijzigingsrapport Geef snel de wijzigingen weer die aan HR-gegevens zijn aangebracht in één eenheid of in de gehele organisatie, desgewenst tot op het niveau van de individuele bijdrager, om zo te helpen waarborgen dat uw gegevens correct zijn.

Goede gegevens zijn meer dan een beloning op zichzelf. Voor personeelsanalisten, databasebeheerders, HRIS-specialisten, opvolgingsplanners, managers van bedrijfseenheden en anderen is gegevensintegriteit van essentieel belang. Met goede gegevens voorkomt u dat begrotingen worden overschreden, verlaagt u de risico's bij controle en kunnen initiatieven volgens planning worden uitgevoerd. Aangezien er minder handmatige correcties nodig zijn om gegevens te corrigeren, komen er minder menselijke fouten in uw systeem terecht en hebben uw werknemers meer tijd voor hun andere taken. Fusies, overnamen en inperkingen van het personeelsbestand kunnen efficiënt worden afgerond, waarbij uw zowel tijd als geld bespaart. Dus investeer in het opschonen en onderhouden van uw gegevens — u zult er gegarandeerd geen spijt van krijgen.

Meer oplossingen. Betere resultaten. Naast Integriteit heeft Aquire nog andere OrgPublisher-samenwerkingsmodules in de aanbieding. Met de opvolgingsmodule kunt u uw talent analyseren en het toekomstig leiderschap van uw personeelsbestand visualiseren. Met de modelmodule kunt u personeelsscenario's maken en analyseren en de jaarlijkse budgettering en personeelsplanning efficiënter maken.

Duik diep in uw personeelsinitiatieven. Met InSight™, Aquire’s op hiërarchie gebaseerde personeelsplannings- en -analyseoplossing, kunt u trends in uw personeelsbezetting analyseren binnen vrijwel elk onderdeel van uw organisatie. Bepaal welke delen van uw organisatie het meest productief zijn en analyseer kritieke personeelstrends zoals groeisnelheid, verloop en kwaliteit van nieuw aangenomen medewerkers. U kunt zelfs talentmigratietrends analyseren, waaronder werving, promoties, overplaatsingen en uitval. Dit kan op afdeling, functie, kritieke rol, kostenplaats, regio en meer, zodat u tegemoet kunt komen aan de meest complexe personeelsbeslissingen en ervoor kunt zorgen dat uw personeelsinitiatieven overeenkomen met uw strategische bedrijfsplannen.

Aquire’s Unifi™ Platform. Aquire-oplossingen maken gebruik van het Unifi Technology Platform van het bedrijf. Dit is een innovatieve en flexibele technologiebasis waardoor al Aquire's oplossingen naadloos samen kunnen werken. Dit platform is ook zo ontworpen dat Aquireoplossingen kunnen worden geconfigureerd en uitgebreid zodat ze aan uw specifieke personeelsplannings- en -analysevereisten voldoen. Met het Unifi-platform als onderliggende technologie kunt u erop vertrouwen dat Aquire-oplossingen aan uw behoeften voldoen, vandaag én tot ver in de toekomst.

Over Aquire Aquire is een leidende aanbieder van personeelsplannings- en analyseoplossingen. Van organigrammen en analyses tot modellering van het personeelsbestand, opvolgingsplanning, gegevensintegriteit en meer — Aquire-oplossingen vergroten de zichtbaarheid van informatie, maken besluitvorming eenvoudiger en stroomlijnen P&O-initiatieven. Meer dan 2700 organisaties in 125 landen vertrouwen op Aquire-oplossingen om de gegevens van 10 miljoen professionele medewerkers te beheren.

Kantoor Noord-Amerika 400 Las Colinas Blvd. Suite 500 Irving, TX 75039 Verenigde Staten Telefoon: +1 214.574.5020 Fax: +1 214.574.5014 Kosteloos: 888.674.2427

10-AQU-301-NL / 31.05.11

Aquire Verenigd Koninkrijk, Ierland en Afrika Enterprise House 5 Roundwood Lane Harpenden Hertfordshire AL5 3BW Verenigd Koninkrijk TEL: 0845 371 7085 TEL (buiten het VK): +44 1582 463489

Aquire Europa en Midden-Oosten BCB Bachstrasse 1 CH-9606 Bütschwil, Sankt Gallen Zwitserland TEL: 043 5004165 TEL (buiten Zwitserland): +41 43 500 4165

aquire.com | blog.aquire.com facebook.com/aquire | twitter.com/aquireinc linkedin.com (OrgPublisher-groep, alleen voor klanten)