Aan de slag met uw parochiearchief! Joris Colla Consulent parochiearchieven Workshop Erfgoedcel Pajottenland Zennevallei Ternat, 4 juni 2015
Inhoud 1.
Wat is archief?
2.
De archiefvormers van een parochiearchief
3.
Ter plaatse bewaren of in bewaring geven?
4.
Waar en hoe bewaart u uw parochiearchief?
5.
Hoe inventariseert u uw parochiearchief?
6.
Wat met digitaal archief?
7.
Workshop
8.
Hulp nodig?
1.
Wat is archief?
• Unieke documenten die bij de werking van de parochie opgemaakt, ontvangen of gebruikt zijn. • Niet noodzakelijk oud. Wel onderscheid tussen dynamisch archief (= lopende administratie) en statisch of historisch archief (= archief dat geen direct administratief nut meer heeft).
• Niet noodzakelijk in papieren vorm. Een archief kan bv. ook digitale bestanden, beeld- en geluidsopnames, … bevatten.
1.
Wat is archief?
• Volgende zaken behoren normaal NIET tot het archief: o
o
o
Gedrukte boeken / bibliotheek. Tenzij ze door de parochie uitgegeven werden of belangrijke notities bevatten. Documentatie (bv. krantenknipsels, reclame, informatiebrochures, …). Tenzij de documentatie over de parochie zelf handelt. Objecten (bv. kunstvoorwerpen in de kerk, …).
• Het kan wel nuttig zijn om bij de inventarisatie van het
archief ook de bewaarde boeken en documentatie in kaart te brengen.
2.
De archiefvormers van een parochiearchief
In een parochie zijn verschillende organisaties / personen actief → zij moeten beschouwd worden als aparte archiefvormers.
2.
De archiefvormers van een parochiearchief
A.
Archief van de kerkfabriek
• • • • • •
Kerkfabriek = openbare instelling. Wettelijk verplicht om bepaalde documenten aan te maken en te bewaren. Secretaris = verantwoordelijke voor het archief. Historisch archief is onderworpen aan het toezicht van het Rijksarchief. Selectie op basis van de ‘Selectielijst voor het archief van de kerkfabriek’ (nieuwe versie in voorbereiding). Recent gegeven: centrale kerkbesturen.
2.
De archiefvormers van een parochiearchief
A.
Archief van de kerkfabriek
• Belangrijke stukken: o
Verslagen van de kerkraad.
o
Inventarissen van kerkeigendommen.
o
Stukken betreffende de samenstelling van de kerkraad.
o
Stockregister.
o
Eigendomstitels.
o
Stukken betreffende het gebouwenbeheer.
o
Boekhoudkundige stukken, bv. jaarrekeningen, begrotingen, bewijsstukken en kasboeken.
o
Meerjarenplan.
o
…
2.
De archiefvormers van een parochiearchief
B.
Pastoraal archief
• • • •
Stukken betreffende de functies die de pastoor vervult, o.a. op het vlak van liturgie, sacramenten, devotie, … Privaatrechtelijk. Wel kerkrechtelijke bepalingen. Onderworpen aan het toezicht van de bisschop. In de praktijk berust de verantwoordelijkheid meestal bij de pastoor of parochieverantwoordelijke.
2.
De archiefvormers van een parochiearchief
B.
Pastoraal archief
• Belangrijke stukken: o
Parochieregisters.
o
Parochiezegel.
o
o
o
Bisschoppelijke brieven omtrent de parochie. Stukken die noodzakelijk of nuttig zijn voor het functioneren van de parochie. Stukken over het goederenbeheer van de parochie.
o
‘Status animarum’.
o
‘Liber memorialis’.
o
…
2.
De archiefvormers van een parochiearchief
C.
Archieven van parochiale verenigingen of organisaties
•
•
Aparte archiefvormers: o
Broederschappen.
o
Parochiale scholen.
o
Jeugdbewegingen.
o
Parochiale vzw’s.
o
…
Eventuele specifieke reglementeringen kunnen van toepassing zijn (bv. vzw-wetgeving).
2.
De archiefvormers van een parochiearchief
D.
Archief van het lokale armenbestuur
• • E.
•
F.
Ancien régime: Tafel van de Heilige Geest. Na de Franse Revolutie: Bureel van Weldadigheid. Openbaar archief, meestal al in het Rijksarchief bewaard. Persoonsarchieven Bv. persoonlijke stukken van pastoors, niet verbonden met de uitoefening van hun ambt. Archieven van decanaat / federatie / …
2.
De archiefvormers van een parochiearchief
Belang van de archiefvormers
• ‘Bestemmingsbeginsel’: de unieke band tussen een archiefstuk en zijn archiefvormer mag nooit doorbroken worden. • De stukken van de verschillende archiefvormers van een parochiearchief zijn vaak al materieel vermengd geraakt. Toch wordt er in de inventaris best een onderscheid tussen de verschillende archiefvormers gemaakt (zie verder).
2.
De archiefvormers van een parochiearchief
Wat bij de opheffing van een parochie?
• Het archief gaat over naar de rechtsopvolger (kerkfabriek / parochie). • Het is cruciaal dat de archieven van verschillende parochies niet vermengd worden. • Zoek een goede oplossing voor de bewaring op lange termijn van het archief van de opgeheven parochie.
3.
Ter plaatse bewaren of in bewaring geven?
• Een parochiearchief kan ter plaatse bewaard worden of in bewaring worden gegeven aan een professionele archiefinstelling. • Het archief van de kerkfabriek en het pastoraal archief moeten samenblijven. • Bewaargeving aan een professionele archiefinstelling: o
o
o
o
Betreft het historisch archief: alle stukken tot ca. 1980 (met uitzondering van parochieregisters: langer ter plaatse te bewaren). Kan enkel aan het Rijksarchief of een door het Rijksarchief aanvaarde instelling. NOOIT aan privépersonen, heemkundige kringen, … Er moet een bewaargevingsprocedure gevolgd worden, toestemming van Rijksarchief en Bisdom zijn nodig. Het archief blijft steeds eigendom van kerkfabriek / parochie.
3.
Ter plaatse bewaren of in bewaring geven?
• Bewaring ter plaatse → er moet aan bepaalde minimumvoorwaarden voldaan worden: o
Goede bewaaromstandigheden (zie punt 4).
o
De opmaak van een inventaris (zie punt 5): • Het geïnventariseerd archief kan gemakkelijker geraadpleegd worden, zowel door de archiefvormers zelf als door onderzoekers. • Archiefbestanddelen kunnen niet langer ongemerkt verdwijnen. • Parallel met de inventarisatie van het archief kan werk gemaakt worden van de schoning en de verpakking van de stukken.
4.
Waar en hoe bewaart u uw parochiearchief?
• Voorzie één centrale bewaarplaats, bv. in de pastorie of het parochiesecretariaat. Het historisch archief mag NOOIT bij privépersonen thuis of bij een heemkundige kring bewaard worden. • Belangrijke voorwaarden voor een goede bewaring: o
o o
Constante temperatuur (ideaal: 15 à 18 graden Celsius) en luchtvochtigheid (ideaal: 50 à 55%) → een kelder of zolder is meestal niet geschikt als archiefruimte. Geen blootstelling aan direct (zon)licht. Verpakking in zuurvrije mapjes en dozen, die bij voorkeur in een afsluitbare (metalen) kast geplaatst worden. Zuurvrij verpakkingsmateriaal kan aangekocht worden via het Rijksarchief.
De gevolgen van slechte bewaaromstandigheden.
5.
Hoe inventariseert u uw parochiearchief?
A.
De inventarisatie voorbereiden
• Centraliseer alle archiefstukken in een geschikte
• • • •
archiefruimte en tracht een globaal overzicht te krijgen van het bestand → hoe groot is het bestand?, welke soorten archiefstukken zijn aanwezig? Indien er grote hiaten zijn, probeer dan de ontbrekende stukken op te sporen. Win informatie in over de archiefvormer (bv. via parochiegeschiedenissen, …). Zorg voor geschikt verpakkingsmateriaal (zuurvrije archiefdozen en mappen). Voorzie een grote, propere tafel en potloden. Geen lijm, correctievloeistof, plastiek, plakband, pen, … gebruiken!
Een archief inventariseren ≠ objecten inventariseren. Voor de inventarisatie van objecten kan u een beroep doen op gespecialiseerde begeleiding, bv. van CRKC.
Tip: surf naar http://www.odis.be en zoek organisaties, personen, gebouwen, … op in ODIS, de onlinedatabank over de geschiedenis van het middenveld.
De ODISpubliekscatalogus bevat o.a. informatie over bijna 8.000 organisaties, meer dan 42.000 personen en bijna 1.800 gebouwen.
5.
Hoe inventariseert u uw parochiearchief?
A.
De inventarisatie voorbereiden
• Selectie?: o
o
o o
= Bepalen welke archiefstukken vernietigd zullen worden en welke stukken permanent bewaard zullen worden. Rekening houden met de administratieve en juridische waarde en de erfgoedwaarde van stukken + met wettelijke bepalingen. Is een doorgedreven selectie echt nodig? Ga altijd met grote voorzichtigheid te werk en aarzel niet om advies in te winnen.
5.
Hoe inventariseert u uw parochiearchief?
B.
De opmaak van de inventaris in 3 stappen
1.
Schonen, beschrijven en verpakken van de stukken.
2.
Ordenen van de plaatsingslijst.
3.
Verfijnen van de inventaris.
5.
Hoe inventariseert u uw parochiearchief?
B-1.
Schonen, beschrijven en verpakken van de stukken a) Uitgangspunten
•
Beschrijven zonder ordening. Probeert het archief NIET op voorhand te ordenen, maar schoon, beschrijf en verpak de archiefbestanddelen (dossiers / series / registers / soms: losse stukken) in de volgorde waarin u ze aantreft. Een eventuele oude ordening die aanwezig is, wordt op die manier sowieso gerespecteerd.
•
Respect voor de context. Documenten die inhoudelijk bij elkaar horen en bv. een dossier of een serie vormen, moeten bij elkaar blijven. Ze worden beschreven als één archiefbestanddeel, niet stuk per stuk.
5.
Hoe inventariseert u uw parochiearchief?
B-1.
Schonen, beschrijven en verpakken van de stukken b) Schoning
• Verwijder paperclips, nietjes,
ringmappen, plastieken mapjes, elastieken, papieren mappen en omslagen (tenzij er nuttige informatie op geschreven is), … • Ook dubbels, korte notities zonder belang, ontwerpdocumenten die weinig verschillen van de eindversie, … mogen verwijderd worden.
5.
Hoe inventariseert u uw parochiearchief?
B-1.
Schonen, beschrijven en verpakken van de stukken c) Beschrijving
• De beschrijving bestaat uit vier delen: o
Nummer.
o
Inhoudsbeschrijving.
o
Datering.
o
Omvang.
• U kan best werken in Word of Excel.
5.
Hoe inventariseert u uw parochiearchief?
B-1.
Schonen, beschrijven en verpakken van de stukken c) Beschrijving - 1. Nummer
• Doorlopende nummering (1, 2, 3, 4, …), met één uniek nummer voor elke beschrijving. • Gebruik geen letters, bisnummers, Romeinse cijfers, getrapte nummers (1.1, B.2.2., …), … • Als een archiefbestanddeel te groot is voor één zuurvrij mapje, mag het opgesplitst worden over meerdere mapjes. Ook dan wordt er echter slechts één nummer toegekend. • Als er al een bestaande nummering is, kan een concordantietabel opgemaakt worden.
5.
Hoe inventariseert u uw parochiearchief?
B-1.
Schonen, beschrijven en verpakken van de stukken c) Beschrijving – 2. Inhoudsbeschrijving
• Vermeld steeds de redactionele vorm van het archiefbestanddeel:
o o o o
Geef aan om welk soort document het gaat, bv. brief, akte, kasboek, register, … Diverse stukken met verschillende redactionele vormen over één in de tijd beperkte zaak = een dossier. Gok niet, gebruik bij onduidelijkheid gewoon ‘stuk betreffende’ of ‘stukken betreffende’. Een authentieke titel kan eventueel mee opgenomen worden in de beschrijving.
5.
Hoe inventariseert u uw parochiearchief?
B-1.
Schonen, beschrijven en verpakken van de stukken c) Beschrijving – 2. Inhoudsbeschrijving
• Geef vervolgens een korte inhoudsbeschrijving: o o o
Wie?: welke personen of instellingen zijn betrokken?, gaat het om archief van kerkfabriek, parochie, parochiale werken, …? Wat?: wat is het onderwerp? Waar?: waar speelt de handeling zich af?
5.
Hoe inventariseert u uw parochiearchief?
B-1.
Schonen, beschrijven en verpakken van de stukken c) Beschrijving – 2. Inhoudsbeschrijving
• De diepte van de beschrijving is afhankelijk van het soort document: o
o
o
Serieel materiaal, waarvan de inhoud voor zich spreekt (bv. jaarrekeningen, parochieregisters, parochiebladen, huwelijksdossiers, …) → beknopt beschrijven. Dossiers → beknopt de inhoud samenvatten; als er interessante stukken in een dossier zitten (bv. foto’s, plannen) mag men dit vermelden. De foto’s, plannen, … nooit uit het dossier verwijderen! Losse stukken (bv. losse notariële akten) → de inhoud iets uitvoeriger beschrijven.
Belangrijk: het is nooit de bedoeling om de inhoud van de documenten volledig weer te geven! • Gebruik volzinnen en wees consequent.
5.
Hoe inventariseert u uw parochiearchief?
Voorbeelden 1.
2.
Jaarrekening van de kerkfabriek. 1930.
1 omslag
Dossier over de restauratie van de kerk. Met foto’s en plannen.
1904.
1 pak
3.
Notariële akte ten overstaan van notaris De Rudder betreffende het legaat van Pieter Van Laere aan de kerkfabriek. 1873. 1 lias
4.
Handtboeck der kerckgoederen. Manuaal van pachten en renten. 1628-1743. 1 deel
5.
Hoe inventariseert u uw parochiearchief?
B-1.
Schonen, beschrijven en verpakken van de stukken c) Beschrijving – 2. Inhoudsbeschrijving
• Documenten als jaarrekeningen, begrotingen, parochiebladen, … kan men best per jaar beschrijven. Als ze ingebonden zijn, wordt het ingebonden deel beschreven.
• Jaarrekeningen, begrotingen en bewijsstukken (facturen, kwitanties, …) kan men samen of apart beschrijven. Men kan de aanwezige ordening volgen. Nadien kan men de beschrijvingen eventueel systematiseren.
5.
Hoe inventariseert u uw parochiearchief?
B-1.
Schonen, beschrijven en verpakken van de stukken c) Beschrijving – 2. Inhoudsbeschrijving
• Stukken die verband houden met verschillende archiefvormers / die verschillende functies hadden: o
Komt vaak voor bij ledenregisters van broederschappen.
o
Geef het stuk slechts één nummer.
o
Kies één hoofdbeschrijving.
o
Noteer vervolgens ook de andere gegevens, in een kleiner lettertype.
5.
Hoe inventariseert u uw parochiearchief?
B-1.
Schonen, beschrijven en verpakken van de stukken c) Beschrijving – 2. Inhoudsbeschrijving
Voorbeeld 28.
Ledenregister van de Confrérie van den H. Rozenkrans. 1896-1899. Bevat ook een lijst van eerstecommunicanten (1908-1909) en een ledenlijst van de Vereniging van den H. Kruisweg (1896-).
1 deel
5.
Hoe inventariseert u uw parochiearchief?
B-1.
Schonen, beschrijven en verpakken van de stukken c) Beschrijving – 3. Datering
• Het gaat hier om de datum van opmaak van de documenten. Die komt niet altijd overeen met de periode waarover de inhoud handelt. Voorbeelden: Dossier over de herdenking van de kerkwijding in 1932.
1982.
Authentieke kopie van een eigendomsakte uit 1894.
1967.
• Het jaartal volstaat.
5.
Hoe inventariseert u uw parochiearchief?
B-1.
Schonen, beschrijven en verpakken van de stukken c) Beschrijving – 3. Datering
• Enkele bijzondere gevallen: o o
o o
Ongedateerde documenten: ‘s.d.’ (= ‘sine dato’) vermelden. Ongedateerde documenten, waarvan men de datering wel bij benadering kent: gebruik ‘circa’ of neem de datering op tussen vierkante haken. Voorbeeld: [19de eeuw], circa 1950, … Franse jaartelling: omzetten naar de gregoriaanse jaartelling. Dateren van dossiers, registers, series: • Vermeld het oudste en jongste jaar, gescheiden door een liggend streepje. • Duid hiaten aan met komma’s.
Voorbeeld: 1882-1884, 1929-1930, 1933-1935, 1960.
5.
Hoe inventariseert u uw parochiearchief?
B-1.
Schonen, beschrijven en verpakken van de stukken c) Beschrijving – 4. Omvang
• 1 stuk, 2 stukken, 3 stukken, 4 stukken. o o
↓
Gebruikt wanneer er slechts enkele losse stukken in een mapje worden opgeborgen. Een document in zijn geheel (bv. brief met bijlagen) = 1 stuk.
Meer dan 4 stukken in een mapje, maar niet dikker dan ca. 2 cm.
• 1 omslag. ↓
Dikker dan ca. 2 cm.
• 1 pak. o
Ook als de documenten zich in meer dan één mapje bevinden, spreekt men over ‘1 pak’.
5.
Hoe inventariseert u uw parochiearchief?
B-1.
Schonen, beschrijven en verpakken van de stukken
Deel
c) Beschrijving – 4. Omvang
• Deel. o
Een ingebonden stuk (bv. een register).
• Lias. o
Documenten ingebonden via een touwtje (vaak bij akten).
• Katern. o
Een geplooid A3-blad.
• Andere dragers dan papier of
perkament→ vermeld de drager. o
Bv. cd, diskette, dvd, videocassette, …
Omslag
Nadat u alle archiefbestanddelen beschreven hebt, beschikt u over een plaatsingslijst van uw archief.
5.
Hoe inventariseert u uw parochiearchief?
B-1.
Schonen, beschrijven en verpakken van de stukken d) Verpakking
• De documenten worden opgeborgen in een zuurvrije map. Het beschrijvingsnummer wordt in potlood op de map geschreven. Indien één beschrijvingsnummer meerdere mappen omvat, kan men dit op de mappen aanduiden. Voorbeeld: 323 (1/5), 323 (2/5), 323 (3/5), 323 (4/5), 323 (5/5).
• De map wordt vervolgens opgeborgen in een zuurvrije archiefdoos. Als de doos vol is (de dozen altijd voldoende vullen!), worden de in de doos bewaarde beschrijvingsnummers op de rug genoteerd.
5.
Hoe inventariseert u uw parochiearchief?
B-1.
Schonen, beschrijven en verpakken van de stukken
Op het einde van stap 1 is het volledige archief geschoond, beschreven en zuurvrij verpakt.
5.
Hoe inventariseert u uw parochiearchief?
B-2.
Ordenen van de plaatsingslijst
• Tijdens stap 1 werden alle documenten beschreven en verpakt in de volgorde waarin ze werden aangetroffen. • Stap 2: ordening van de beschrijvingen volgens het archiefschema voor parochiearchieven (zie handleiding): o
Eerst per archiefvormer.
o
Dan per functie / taak.
De archieflijst wordt zo omgevormd tot een inventaris.
5.
Hoe inventariseert u uw parochiearchief?
B-2.
Ordenen van de plaatsingslijst
• KADOC kan u een Word-sjabloon bezorgen, waarin u de beschrijvingen uit de archieflijst kan plakken. Op het einde van stap 2 zijn alle beschrijvingen geordend. In de dozen werd niets veranderd.
Intellectuele ordening in de inventaris ≠ materiële ordening in de dozen.
Omnummeren is niet aangewezen!: • Zonder omnummering kan men de stukken ook snel terugvinden. • Tijdrovend + zou bij iedere aanvulling opnieuw moeten gebeuren. • Grote kans op fouten.
5.
Hoe inventariseert u uw parochiearchief?
B-3.
Verfijnen van de inventaris
• De beschrijvingen per titeltje chronologisch rangschikken. • Beschrijvingen die met elkaar verband houden samenvoegen. • Meervoudige en pro memorie-beschrijvingen maken. • Een inleiding schrijven en/of een index van plaats- en persoonsnamen opmaken. → Zie handleiding.
5.
Hoe inventariseert u uw parochiearchief?
C.
Wat na afloop van de inventarisatie? a) De raadpleging van het archief
• Na de inventarisatie weet men over welke stukken men
beschikt en kan het archief gemakkelijker geraadpleegd worden. • Enkele basisregels hierbij: o o o o o
Stel een archiefverantwoordelijke aan. Raadpleging kan enkel ter plaatse en onder toezicht. Er mogen nooit aantekeningen op de stukken gemaakt worden. Laat eventueel digitale foto’s maken (i.p.v. kopieën). Stukken uitlenen kan enkel voor tentoonstellingen en nadat een bruikleencontract afgesloten is.
5.
Hoe inventariseert u uw parochiearchief?
C.
Wat na afloop van de inventarisatie? a) De raadpleging van het archief
• Archief van de kerkfabriek: afweging maken tussen de
wetgeving betreffende de openbaarheid van bestuur en de privacywetgeving. Pastoraal archief: privacywetgeving respecteren.
http://kadoc.kuleuven.be/advies/kant-en-klare-sjablonen
5.
Hoe inventariseert u uw parochiearchief?
C.
Wat na afloop van de inventarisatie? b) De administratie van nu = het archief van de toekomst
• Documenten die hun administratieve / juridische waarde of hun direct praktisch nut verloren hebben, moeten overgedragen worden naar het archief → maak hierover goede afspraken binnen kerkfabriek en parochieploeg. Voorbeeld: overdracht om de 3, 5 of 10 jaar, ...
• In de dozen: altijd achteraan aanvullen. Voorbeeld: er zijn 100 beschrijvingsnummers → de eerste aanvulling wordt nummer 101.
• Een goed beheer van de lopende administratie vergemakkelijkt een goed archiefbeheer.
6.
Wat met digitaal archief?
A.
Inleiding
•
Meer en meer archiefstukken bestaan enkel in digitale vorm (‘born-digital’). Denk bv. aan Word-, Excel- of PowerPoint-documenten, digitale foto’s of filmpjes, e-mails, …
• •
Ook die documenten moeten goed bewaard worden, anders dreigt een stuk van het verleden verloren te gaan. Alle digitale documenten afdrukken is niet aangewezen / niet haalbaar. Opgelet: het is evenmin aangewezen om een papieren archief volledig te digitaliseren zonder duidelijk plan van aanpak.
→ Meer informatie vindt u op http://www.archiefbank.be (onder ‘Helemaal digitaal’ en ‘Meer leesvoer’).
6.
Wat met digitaal archief?
B.
Het archief centraliseren +
•
• •
Centraliseer alle documenten op één computer. Documenten die op andere computers aangemaakt zijn en die niet meer frequent gebruikt worden, moeten regelmatig ‘geplakt’ worden in de archiefmap op de centrale pc. Zorg voor een regelmatige back-up, bv. op een externe harde schijf. Bewaar documenten nooit enkel op diskette, cd, dvd of USB-stick.
6.
Wat met digitaal archief?
C.
Een mappenstructuur uitbouwen
• • •
De uitbouw van een goede mappenstructuur is essentieel. Baseer u daarbij op het archiefschema dat u voor het papieren archief gebruikt. Hoe bouwt u de mapnamen op?: o o o
Gebruik enkel de tekens 0-9 en a-z en vervang spaties door _. Nummer de mappen. Gebruik unieke, duidelijke, korte (maximum 30 tekens) namen.
6.
Wat met digitaal archief?
D.
Documenten aanmaken en opslaan
• •
Opteer voor courante bestandsformaten. Hoe bouwt u de documentnamen op?: o o o
o o
•
Gebruik enkel de tekens 0-9 en a-z en vervang spaties door _ (underscore). Maximum 40 tekens. Elementen die opgenomen kunnen worden in de bestandsnaam: documenttype, onderwerp, geadresseerde / afzender / auteur, versie, datum (JJJJMMDD). Behoud de originele extensie. Als u een goede naam gekozen hebt, moet u het document niet meer openen om te weten waarover het gaat.
Controleer regelmatig (bv. om de drie jaar) of u alle documenten nog kan openen. Indien dit niet meer lukt, roep dan de hulp van specialisten in.
6.
Wat met digitaal archief?
Voorbeelden nota_geschiedenis_20090524_v0_9.doc verslag_20120505.doc 20120509_mail_JJansen_dak.msg
6.
Wat met digitaal archief?
E.
Enkele specifieke documenttypes
•
E-mails: o
o
o
Sla archiefwaardige e-mails op in de mappenstructuur op de archiefcomputer. Opslaan vanuit Outlook: opslag als .msg (Outlook Message Format - Unicode / Outlook-berichtindeling - Unicode). Webmailtoepassingen (Gmail, Hotmail, Yahoo!, …) → e-mails doorsturen naar Outlook of afdrukken.
E-mails kunnen vanuit Outlook eenvoudig worden opgeslagen.
Kies het juiste bestandsformaat!
6.
Wat met digitaal archief?
E.
Enkele specifieke documenttypes
•
Digitale foto’s: o
Mogelijke bestandformaten: JPEG of TIFF.
o
Bewaar enkel archiefwaardig materiaal.
o
o
Maak voor iedere reeks foto’s een map en plaats die bij het juiste dossier of in een algemene fotomap. Geef minstens per reeks de betreffende activiteit en datum (op te nemen in de mapnaam).
7.
Workshop
7.
Workshop
1 Rekening van de kerkfabriek 1893 1 stuk
Archief van de kerkfabriek Financieel beheer Rekeningen en bijlagen
7.
Workshop
2 Register van de beraadslagingen van de kerkfabriek 1862 1 deel
Archief van de kerkfabriek Algemeen Verslagen van de kerkraad en het bureau van de kerkmeesters
7.
Workshop
3 Register van plechtigecommunicanten 1925-1935 1 deel
Pastoraal archief Pastorale activiteiten Bediening sacramenten Vormsel en eerste communie
7.
Workshop
4 Plan van de voorgevel van het tehuis voor zusters in Bevingen 1950 1 stuk
De plaats in het archiefschema hangt af van wie de bouwheer is
7.
Workshop
5 Akte met de toelating voor het oprichten van een kruisweg, verleend door de minderbroeders van Sint-Truiden 1855 1 stuk
Pastoraal archief Pastorale activiteiten Pastoraal Devotie, bedevaarten, processies, …
7.
Workshop
6 Register van jaargetijden en fundaties 1882 1 deel
Mogelijke plaats: Pastoraal archief Pastorale activiteiten Liturgie Liturgische vieringen
7.
Workshop
7 Ledenregister van het Genootschap der H. Familie 1895 1 deel
Archieven van parochiale instellingen Genootschappen en broederschappen
7.
Workshop
8 Dossier betreffende de herstelling en plaatsing van glasramen in de kerk Met tekening
1980-1981 1 omslag Archief van de kerkfabriek Beheer van kerkelijke goederen en gelden bestemd voor de eredienst Onroerende eigendommen Parochiekerk
7.
Workshop
9 Status animarum [19de-20ste eeuw] 1 deel
Mogelijke plaats: Pastoraal archief Algemeen Algemene verslagen
7.
Workshop
10 Register van goederen, pachten en renten 1825, 1835, 1861 1 deel
Archief van de kerkfabriek Beheer van kerkelijke goederen en gelden bestemd voor de eredienst Algemeen
7.
Workshop
11 Notariële akte betreffende de verkoop van een perceel bouwland te Montenaken door Louis-François Hoebrechts, rustend pastoor, aan de kerkfabriek 1956 1 stuk
Archief van de kerkfabriek Beheer van kerkelijke goederen en gelden bestemd voor de eredienst Onroerende eigendommen Gronden
7.
Workshop
12 Verkiezingsfolder van de CVP 1988 1 stuk
Kan beschouwd worden als documentatie Er kan achteraan in de inventaris een titel ‘Documentatie’ opgenomen worden
7.
Workshop
13 Dagboek met meditaties van een priester 19351 deel
Persoonlijke archieven pastoors
8.
Hulp nodig?
U kan altijd contact opnemen met KADOC-KU Leuven voor advies en ondersteuning bij het beheer van uw parochiearchief. Indien nodig kan een plaatsbezoek georganiseerd worden. KADOC-KU Leuven, Vlamingenstraat 39, 3000 Leuven Telefoon: 016 32 35 00 E-mail:
[email protected] Ook religieuze instituten, protestantse kerken, organisaties van etnischculturele minderheden, vrije scholen, … kunnen terecht bij de KADOCconsulenten.
