Gedragscode en normen en waarden voor het zakendoen

Gedragscode en normen en waarden voor het zakendoen

Toewijding voor uitmuntendheid op de werkplek

Inhoud

Brief van de voorzitter

2

Uitmuntendheid op de werkplek en de FedEx gedragscode en normen en waarden voor het zakendoen

3

Wettelijk en ethisch gedrag

5

Gelijke kansen op werk; Pesterijen

8

Opendeur-beleid

9

Gezondheid, veiligheid en milieu

10

Belangenvermenging

11

Zakelijke kansen

13

Giften, amusement, leningen en andere gunsten

14

Onbehoorlijke betalingen en steekpenningen

16

Bescherming en gebruik van bedrijfsmiddelen en bedrijfsinformatie

17

Handelen met voorkennis

19

Politieke activiteiten en bijdragen

20

V.S. Antitrust en andere concurrentiewetten

21

Gebruik van computer en elektronische bronnen

22

Interne rapportage en controles; archiefbewaring

24

Bedrijfsrapportage en openbaarmakingen van bedrijfsinformatie

25

Rapportages over boekhoudkundige aangelegenheden

26

Rapporteren van misbruik; FedEx Alert Line

27

Verklaring van afstand

29

Uitvoering

29

Samenvattend advies

30


1

Brief van de voorzitter

Over de hele wereld staat de naam FedEx voor integriteit en betrouwbaarheid. Onze reputatie is een belangrijk strategisch goed - het is onze taak om haar te beschermen en te versterken. In de wereld van vandaag is onze sterke bedrijfsreputatie van onschatbare waarde. Waar we ook actief zijn, we handelen zoals we altijd hebben gedaan binnen de grenzen van de wet en streven bovendien naar hoge zakelijke en persoonlijke gedragsnormen. Iedere directeur, elk staflid en alle medewerkers van FedEx worden geacht zich te houden aan de beleidsbepalingen uiteengezet in deze gedragscode en normen en waarden voor het zakendoen. FedEx contractanten en global service participants, die onder de merknaam FedEx actief zijn, worden eveneens geacht zich te houden aan die onderdelen van de Code die op hen van toepassing zijn. Het is belangrijk om deze Code te lezen en om een praktische kennis van de wetten en regels op te doen die direct van invloed zijn op uw werk. Deze Code kan geen antwoord geven op elke situatie waarin beslissingen moeten worden genomen. Ander FedEx beleid, handleidingen en handboeken vormen belangrijke aanvullingen op ons algemene ethische programma, en dienen in samenhang met deze Code te worden gelezen. Aarzel vooral niet om uw manager, bedrijfscontact of de advocaat op de juridische afdeling van het bedrijf om advies te vragen voordat u een keuze maakt waar u niet zeker over bent. Als u de minste twijfel heeft om te denken dat een juridische of ethische overtreding zich heeft voorgedaan, moedigt FedEx u aan om dit aan uw manager, bedrijfscontact of de juridische afdeling te melden. Bovendien wordt u aangemoedigd om via de FedEx Alert Line ernstige juridische of ethische overtredingen te melden die overduidelijk niet behandeld kunnen worden overeenkomstig de normale hiërarchische weg. Elke te goeder trouw verrichte melding kan niet het voorwerp zijn van een disciplinaire sanctie. Onze stafleden, directeuren en managers zijn bovendien verantwoordelijk voor het uitdragen van de principes van deze Code en een cultuur te bevorderen waarin ethisch gedrag wordt erkend, gewaardeerd en in praktijk gebracht door alle teamleden. Onze wens om juist te handelen hangt af van uw vermogen om de juiste toon te vinden en om veronderstelde overtredingen met zorg en respect aan de orde te stellen. Onze toewijding voor het in acht nemen van de hoogste ethische en professionele normen maakt integraal deel uit van onze Purple Promise om van elke ervaring met FedEx een uitmuntende ervaring te maken. Dank u voor het lezen van deze Code, deze te begrijpen en in acht te nemen alsook voor uw voortdurende inzet en harde werk! Met vriendelijke groeten,

Frederick W. Smith Voorzitter, president en CEO

Terugkeren naar de inhoud


2

Uitmuntendheid op de werkplek en de FedEx gedragscode en normen en waarden voor het zakendoen De FedEx gedragscode en normen en waarden voor het zakendoen zorgen voor de richtlijnen die verzekeren dat ons gedrag op het werk ethisch is en de reputatie van FedEx ondersteunt, en heeft van het merk FedEx één van de meest bewonderde merken ter wereld gemaakt. FedEx wordt constant erkend als één van de beste bedrijven om voor te werken, zowel in de Verenigde Staten als in de rest van de wereld. Terwijl de code voor de nodige sturing zorgt in vele situaties op het werk, kunnen de hoge eisen die onze werkomgeving karakteriseren in enkele eenvoudige principes worden samengevat.

Respect voor onze

Respect voor onze

Respect voor onze

KLANTEN

COLLEGA’S

BEDRIJF

We luisteren naar onze klanten en streven naar uitmuntendheid op het werk om aan hun noden te voldoen en hun verwachtingen te overstijgen.

We ontwikkelen sterk gemotiveerde en efficiënte teamleden door aandacht te besteden aan een veilige werkplek waar diversiteit, teamwork en menselijke waardigheid worden aangemoedigd.

We zijn verantwoordelijk voor de manier waarop onze acties een invloed hebben op de reputatie van het bedrijf en voor het voorzichtige gebruik van de bedrijfsmiddelen.


Respect voor onze GEMEENSCHAPPEN We steunen de gemeenschappen waar we zakendoen en treden op als verantwoordelijke burgers.


3

Vele van de beleidsbepalingen in deze Code worden gevolgd door één of meerdere vragen en antwoorden. De vragen en antwoorden zijn bijgevoegd om de beleidsbepalingen te verduidelijken en dienen als richtlijn voor specifieke situaties die u tijdens uw werk kunt tegenkomen.

V: A:

V: A:

V: A:

V: A:

Is de Code van toepassing op iedereen van FedEx? Deze Code is van toepassing op iedere directeur, elk staflid en alle medewerkers van FedEx en zijn internationale dochterondernemingen. Deze Code dient u samen met andere FedEx gedragslijnen, handleidingen en handboeken te lezen die op uw werk van toepassing zijn. Het beleid van het uitvoerend FedEx bedrijf waarvoor u werkt, kan licht afwijken van de uiteenzettingen in deze Code. In zo’n situatie moet u het meer beperkend beleid in acht nemen of om advies vragen aan de juridische afdeling van uw bedrijf. Is de Code van toepassing op alle contractanten? Bepaalde relevante voorzieningen van deze Code zijn van toepassing op contractanten en global service participants, die onder de merknaam FedEx actief zijn (“contractanten”) voor zover als uiteengezet in hun respectievelijke overeenkomsten met FedEx en voor zover het toepasselijk recht reikt. De bepalingen van zulke overeenkomsten of van het toepasselijk recht zijn van toepassing indien ze conflicteren met deze Code. In elk geval wordt er van de contractanten en hun personeel verwacht om de hoogste standaarden van zakelijke ethiek te voldoen en de naleving van alle toepasbare wetten verzekeren. Contractanten die verdere informatie nodig hebben met betrekking tot de gedragslijnen in deze Code kunnen hun vragen richten tot hun primaire contact bij FedEx (“bedrijfscontact”) of tot de juridische afdeling. Is de Code een contract? De Code en de daarin vervatte gedragslijnen zijn geen arbeidscontract. Evenmin kan de inhoud van deze Code worden gebruikt om een werkgever-werknemersrelatie tot stand te brengen tussen FedEx en zijn Contractanten of het personeel. FedEx creëert geen contractuele rechten door deze Code uit te vaardigen. De FedEx gedragslijnen, richtlijnen en aanverwante procedures kunnen op elk moment door FedEx gewijzigd worden. Tot wie kan ik me richten als ik vragen heb over de Code? Met vragen over het materiaal dat behandeld wordt in de Code, kunt u zich richten tot uw manager, juridische of personeelsafdeling. Hier kunt u ook extra kopieën van deze Code verkrijgen. U kunt deze Code ook downloaden op http://pub.purplehub.fedex.com/sites/CIC/Pages/ code.aspx. of naar de sectie corporate governance van de Fedex website voor Investor relations op http://investors.fedex.com

De gedragscode en waarden en normen voor het zakendoen zijn van toepassing op iedereen bij FedEx.



4

Wettelijk en ethisch gedrag

Wettelijk en ethisch gedrag is vereist en kritisch voor ons voortdurend succes. U moet de wetten en regels die betrekking hebben op uw zakelijk handelen eerbiedigen. Daarnaast moet u activiteiten waardoor FedEx bij potentiële, onwettige praktijken betrokken zou kunnen raken vermijden en rapporteren. Daarom moet u op de hoogte zijn van de wetten en regelingen die relevant zijn voor uw werk en de wettelijke vereisten van het land, waarin u werkzaam bent, naleven.

profiteren door middel van manipulatie, verzwijging, misbruik van vertrouwelijke informatie, een verkeerde voorstelling van zaken of door soortgelijke gedragingen. U mag ook niet deelnemen of helpen bij het onwettige gedrag uitgevoerd door anderen.

Sommige wetten zijn op iedereen van toepassing, zoals wetten betreffende gelijke kansen op werk en veilige werkomstandigheden. Andere wetten zijn vooral van toepassing op medewerkers en contractanten in specifieke functies, zoals de bediening van onze transportnetwerken, de financiële rapportage en klantenservice. De wetten die onze activiteiten sanctioneren zijn misschien complex, maar gebrek aan kennis van de wet ontslaat u niet van de verplichting om haar te eerbiedigen. Vraag om advies aan uw managers, bedrijfscontacten of juridische afdeling als u zich niet zeker voelt over de wetten en regelingen die op uw werk betrekking hebben.

Deze Code bevat beleidsbepalingen en samenvattingen met betrekking tot veel belangrijke, zakelijke en persoonlijke gedragingen. Dit betreft onderwerpen waar we het meeste belang aan hechten, maar daarnaast zijn er nog andere specifieke gedragslijnen die u moet lezen en kennen. Zo moeten medewerkers van FedEx Express onder meer op de hoogte zijn van de gedragslijnen die staan beschreven in The People Manual. Contractanten dienen de bepalingen van hun contracten met FedEx te raadplegen naast hun eigen interne gedragslijnen en procedures. Belangrijk is ook om voor een open verstandhouding te zorgen tussen medewerkers en managers, productieve en professionele relaties te onderhouden met medewerkers bij andere FedEx bedrijven, voortdurend een correct oordeel toe te passen en steeds blijk te geven van integriteit.

Behalve dat u de wet moet naleven, dient u de ethische en andere normen van deze Code in acht te nemen. FedEx streeft ernaar om haar zakelijke activiteiten op een uiterst integere en verantwoorde manier te ontplooien. U wordt verwacht om van een hoge mate van niet-compromitterende integriteit, verantwoordelijkheid en professionele handelwijze blijk te geven bij de uitoefening van uw taken. U dient eerlijk en oprecht te zijn en respect te tonen in uw omgang met klanten, ambtenaren, het publiek, leveranciers, concurrenten en andere medewerkers en contractanten. U mag nooit van anderen

Managers zijn verantwoordelijk voor zowel hun eigen naleving van deze Code als voor die van hun medewerkers. We moeten ervoor zorgen dat we altijd wettig en ethisch handelen ook al derven we daardoor handel en winst op korte termijn. Wettelijk en ethisch gedrag is in ons belang op lange termijn omdat het verder bijdraagt aan onze betrouwbare reputatie. Behoorlijk zakendoen moedigt loyaliteit aan van onze teamleden, verkopers en klanten, en draagt bij aan een wederzijds voordelige relatie tussen FedEx en de gemeenschappen waarin we actief zijn.



5

Speciale verantwoordelijkheid van FedEx Managers — Alle FedEx managers moeten een sterke affiniteit met integriteit hebben en worden geacht zich als voorbeeld en op een getrouwe manier te gedragen. Als u zich in een managementpositie bevindt, heeft u een speciale verantwoordelijkheid om u te gedragen op een manier die consistent is met de principes uiteengezet in deze Code. U dient als een rolmodel voor uw werknemers en uw handelingen worden zowel gezien als nagedaan door zij die aan u rapporteren. De toon die u zet in uw dagelijkse handelingen is de belangrijkste factor om een cultuur te verkrijgen waarin uw werknemers zich gaan gedragen in overeenstemming met de principes uiteengezet in deze Code Als leider moet u: s : ORGENDATIEDEREENDIEAANURAPPORTEERTDE#ODE heeft gelezen en begrepen

s 3TEEDSTOEZIENOPDECONSISTENTENALEVINGVANDE#ODE en aanverwante beleidsbepalingen en procedures

s ( ETNODIGETOEZICHTENOVERZICHTBEHOUDENOMDE naleving van de Code binnen uw gebied van verantwoordelijkheid te verzekeren

s 5WWERKNEMERSSTEUNENDIE INGOEDVERTROUWEN problemen of opmerkingen komen melden

s / PRISICOSKUNNENANTICIPEREN DEZEKUNNEN voorkomen en detecteren

s % RVOORZORGENDATGEENVANUWWERKNEMERS vergelding moeten ondergaan voor een melding die zij hebben gedaan in goed vertrouwen

s / NMIDDELLIJKVERSLAGUITBRENGENENDENODIGEACTIE ondernemen bij schendingen en zwakheden van de naleving, inclusief de nodige disciplinaire acties

V:

We hebben iemand aangenomen die voorheen voor een concurrent werkzaam was. Ze is op de hoogte van exclusieve en vertrouwelijke informatie over haar voormalige werkgever. Mag zij deze informatie delen met FedEx?

A:

Nee. De gedragslijn van FedEx verbiedt het doorgeven van exclusieve, technische informatie en vertrouwelijke zakelijke informatie over haar vorige bedrijf. Zelfs als deze informatie onopzettelijk openbaar wordt, mag er geen gebruik van worden gemaakt. Eenvoudig gezegd behandelt FedEx eigendomsrechtelijke en vertrouwelijke

informatie over andere bedrijven op dezelfde manier die we verwachten van voormalige werknemers van FedEx wat betreft onze vertrouwelijke informatie.

V:

FedEx verhoogt ieder jaar de lat voor de te behalen prestaties, en we staan blijkbaar steeds onder druk om alles te doen om betere resultaten te behalen. Zijn deze verplichtingen om zakelijke en financiële doelen te behalen in conflict met mijn verplichtingen volgens deze Code?

A:

V:

Nee. Deze verplichtingen zijn niet enkel compatibel, ze zijn rechtstreeks gerelateerd. Het juiste doen omwille van de juiste reden is steeds een goede zaak. Het belang van het bedrijf wordt nooit gediend door onwettige of onethische, zakelijke praktijken. Onze markteconomie is fundamenteel gebouwd op vertrouwen, en FedEx is één van de meest betrouwbare merken in de wereld. Het behouden van de hoogste ethische en professionele normen is daarom kritisch voor het behouden van dit waardevol vertrouwen.

Mijn groep bij FedEx heeft reeds lange tijd een leverancier die we steeds betaald hebben door een cheque te versturen naar het hoofdkantoor van de leverancier in Scranton, Pennsylania. Voor de meest recente betaling heeft de leverancier gevraagd om de betaling te doen via een overschrijving naar een rekening op naam van een bedrijf van de British Virgin Islands naar een bank in de Bahama’s. Moet ik achterdochtig zijn?

A:

Ja, u moet achterdochtig zijn indien een transactie zoals het overschrijven van fondsen van of naar landen of entiteiten niet verwant zijn met de transactie of onlogisch zijn voor de andere partij. Aanvragen om gelden naar derde partijen te transfereren mogen niet zomaar uitgevoerd worden en de legitimiteit dient eerst onderzocht te worden. Raadpleeg uw manager of de juridische afdeling van uw bedrijf alvorens verder te gaan.



6

Wettelijk en ethisch gedrag V:

De verschillende wetten zijn zo ingewikkeld en bestrijken zo veel verschillende gebieden, hoe kan ik er zeker van zijn dat ik niet een technische overtreding bega? Hoe kan ik worden geacht het allemaal te begrijpen? Ik ben geen jurist.

A:

V:

Zet niet uw eigen oordeel zomaar opzij. Als iets gevoelsmatig verkeerd lijkt, vraag dan advies voordat u handelt. U bent verplicht om ook de nuances van de regels die op uw werk van toepassing zijn te begrijpen. De juridische afdeling van uw bedrijf is bekend met de geschreven gedragslijnen die op uw bedrijf van kracht zijn. Aarzel niet om contact met hen op te nemen als u opheldering wenst over de wet of over de normen en gedragslijnen van FedEx.

Wat moet ik doen als er een conflict is tussen een gedragslijn van FedEx en de wet in het land waarin ik werkzaam ben?

A:

Het is ons doel om in overeenstemming met plaatselijke wetten te handelen en om overal ter wereld de hoogste normen van integriteit en ethiek aan te houden. Als de wetten in een bepaald land in bepaald opzicht minder streng zijn dan die in de V.S., is dat nog geen reden om de gedragslijnen van FedEx te overtreden, of omgekeerd. FedEx managers, bedrijfscontacten en de juridische afdeling van uw bedrijf zijn verantwoordelijk voor het geven van duidelijke richtlijnen over hoe om te gaan met discrepanties tussen een plaatselijke wet of een plaatselijk gebruik en een gedragslijn van FedEx. Als u een dergelijke tegenspraak tegenkomt en u meent dat uw manager er nog niet van op de hoogte is, dan dient u dit onmiddellijk aan hem of haar te melden. Heeft u verder advies nodig, neem dan contact op met de juridische afdeling van uw bedrijf. Het is van groot belang dat FedEx op de hoogte is van alle gevallen waarin onze handelwijze in strijd kan zijn met plaatselijke wettelijke verplichtingen.

FedEx staat voor de hoogste normen van integriteit en ethisch gedrag.



7

Gelijke kansen op werk; Pesterijen

Ons grootste goed zijn onze mensen. We leggen ons erop toe om voor u een werkplek te creëren waarin u zich gerespecteerd, tevreden en gewaardeerd voelt. Ons beleid is erop gericht om eerlijkheid en respect voor iedereen te bevorderen.

Medewerkers en contractanten worden aangenomen, ingehuurd, geëvalueerd en gepromoveerd op basis van hun vaardigheden, gedrag en prestaties. Met het oog hierop, moet iedereen de anderen met waardigheid en respect behandelen en kan bepaald gedrag niet worden getolereerd. Onaanvaardbaar gedrag is ondermeer lastigvallen, geweld, intimidatie en discriminatie op basis van ras, kleur, geloofsovertuiging, etnische afkomst, geslacht, seksuele geaardheid, geslachtsidentiteit en uitdrukking, leeftijd, handicap, veteranenstatus of burgerlijke staat (waar toepasbaar) of elke andere eigenschap, die beschermd is door een toepasselijke wet.

Ongewenste seksuele intimiteiten en andere onbehoorlijke persoonlijke gedragingen zijn niet toegestaan. We verbieden uitdrukkelijk en zullen geen enkel type van pesterijen of ander gedrag waaruit pesterijen kunnen voortkomen, tolereren, hetzij in de zin van persoonlijk immoreel gedrag dan wel als strijdig met het toepasselijk recht. Wees opmerkzaam dat pesterijen vele vormen aan kan nemen, zoals seksuele avances, voorstellen, dreigementen, bedreigend gedrag en ongewenst fysiek contact. Pesterijen kunnen ook voorkomen wanneer er tengevolge van wat u zegt, doet of uitbeeldt een vijandige, intimiderende of aanstootgevende werkomgeving ontstaat, zoals het maken van vernederende opmerkingen, grappen of gebaren. Het beleid van FedEx verbiedt alle vormen van represailles tegen iemand die te goeder trouw bekend of vermoed wangedrag meldt.

Onze gedragslijnen zijn ontworpen om eerlijkheid en respect voor anderen te bevorderen. V: A:

Ik geloof dat ik geen promotie heb gemaakt omdat mijn manager weet dat ik zwanger wil worden. Ik hoorde mijn manager zeggen dat wanneer een vrouw zwanger wordt haar werk er onvermijdelijk onder gaat lijden. Is er iets dat ik hiertegen kan ondernemen? Ja. Alle beslissingen inzake werkgelegenheid bij FedEx (zoals indienstneming, promoties, werkopdrachten, salariëring, discipline en opleiding) moeten worden gebaseerd op criteria die verband houden met het werk. U kunt gebruikmaken van de klachtenprocedures op uw bedrijf of de situatie aankaarten bij de personeelsafdeling van uw bedrijf. In het geval waarbij de feiten betrekking hebben op ernstige juridische of ethische overtredingen waarvan het overduidelijk is dat zij niet overeenkomstig de normale hiërarchische weg behandeld kunnen worden, beschikt u over de mogelijkheid deze te melden via de FedEx Alert Line.

V: A:

Mijn collega’s maken grappen over mijn seksuele geaardheid. Moet ik dit maar gewoon negeren? Nee. FedEx staat dit soort gedrag niet toe. U behoort dit onverwijld aan uw manager of de personeelsafdeling van uw bedrijf te melden of door gebruik te maken van de klachtenprocedures binnen uw bedrijf. In het geval waarbij de feiten betrekking hebben op ernstige juridische of ethische overtredingen waarvan het overduidelijk is dat zij niet overeenkomstig de normale hiërarchische weg behandeld kunnen worden, beschikt u over de mogelijkheid deze te melden via de FedEx Alert Line.



8

Opendeur-beleid

We willen u aanmoedigen om uw ideeën en zorgen rechtstreeks aan het management of aan uw bedrijfscontact door te geven. Het is belangrijk dat u snel uw ideeën of zorgen deelt zodat deze in behandeling kunnen worden genomen. Een atmosfeer van vertrouwen, respect en samenwerking zorgt voor de grootste

V: A:

V: A:

productiviteit. Als uw manager of bedrijfscontact een bepaald probleem niet kan oplossen, of u vermoedt dat uw manager of bedrijfscontact zelf deel uitmaakt van het probleem, dan kunt u contact opnemen met de personeelsafdeling van uw bedrijf of met de FedEx Alert Line.

Ik heb een paar ideeën over hoe ik mijn werk efficiënter kan maken. Moet ik mijn ideeën delen met het management? Sommige van onze beste ideeën zijn afkomstig van medewerkers die een betere manier uitvonden om iets te doen. In de concurrerende markt van vandaag wordt het steeds belangrijker om over ideeën waardoor we efficiënter kunnen worden voortdurend na te denken en ernaar te handelen. Ook kleine ideeën kunnen aanzienlijke voordelen opleveren wanneer ze worden toegepast in ondernemingen waarin miljarden omgaan, zoals FedEx. Aarzel niet om uw ideeën met anderen in het bedrijf te delen.

Als ik over problemen op mijn afdeling begin, negeert mijn supervisor me of hij doet er niets mee. Hoe kan ik iets duidelijk maken als niemand wil luisteren? Zorg er allereerst voor dat uw mededelingen aankomen. Wees altijd voorbereid, weet wat u wil zeggen en waarom u het wil zeggen. eggen. Zorg ervoor dat uw gesprekspartner in staat is om te luisteren eren en niet wordt afgeleid door andere zaken. Spreek in gewone, eenvoudige voudige taal en verwoord uw verzoeken of suggesties in een positieve ieve vorm. Vraag tenslotte om feedback. Zorg ervoor dat uw boodschap hap is ontvangen op de manier zoals u bedoelde. Als u het hebt geprobeerd en u meent oprecht dat uw boodschappen odschappen worden genegeerd, probeer dan andere wegen. Praat mett de personeelsafdeling van uw bedrijf of met de manager van uw supervisor. Iedereen bij FedEx heeft het recht op en wordtt aangemoedigd om met woord en daad bij te dragen aan het et bouwen van een beter bedrijf. Denk eraan dat, om allerlei ei

redenen, niet alle ideeën worden aangenomen maar datt suggesties altijd welkom zijn.

De beste ideeën komen vaak van de werknemers.



9

Gezondheid, veiligheid en milieu

We zetten ons in voor een veilige, gezonde, alcohol- en drugsvrije werkomgeving. Alle vormen van onwettig gedrag, zoals dreigen en intimideren, aanvallen of geweld in welke vorm ook zijn verboden. Alle werknemers

hebben de verantwoordelijkheid voor het melden van onveilige werkomstandigheden, bedreigingen en handelingen of situaties (ook als deze leveranciers of klanten betreffen) die kunnen leiden tot geweld op de werkplek. U moet de veiligheids-, gezondheids- en

V:

A:

V: A:

V: A:

V: A:

milieuwetten en -regels die van invloed zijn op onze zakelijke activiteiten kennen en naleven, en daarnaast ook de aanvullende gedragslijnen van het bedrijf. Ook willen we waar mogelijk schade aan het milieu en aan de gemeenschappen waar we opereren voorkomen. En we staan erop dat contractanten, leveranciers en anderen die met ons samenwerken zich houden aan de van toepassing zijnde wetten en regelingen.

Ondanks wat FedEx te zeggen heeft over veiligheid voor alles, verlangt mijn manager dat ik doelen haal die ik alleen kan halen door veiligheidsprocedures opzij te zetten. Ik heb hierover gesproken met mijn collega’s maar die zeiden me dat ik er niet over moest praten op gevaar ontslagen te worden. Wat moet ik doen? Veiligheidsprocedures mogen nooit worden gecompromitteerd. Eerst zou u deze situatie met uw manager of met het hogere managementniveau van FedEx moeten bespreken. In het geval waarbij de feiten betrekking hebben op ernstige juridische of ethische overtredingen waarvan het overduidelijk is dat zij niet overeenkomstig de normale hiërarchische weg behandeld kunnen worden, beschikt u over de mogelijkheid deze te melden via de FedEx Alert Line. FedEx staat geen vergelding toe tegen medewerkers die werkelijk, bestaande problemen aankaarten. Ik heb mijn rug verrekt tijdens het werk, maar ik wil dit niet melden omdat het gedeeltelijk mijn eigen schuld was en omdat er dan een eind komt aan de ongevallenvrije status van mijn eenheid. Wat moet ik doen? U mag nooit een probleem negeren of verbergen. Alle ongevallen moeten zo snel mogelijk bij het management worden gemeld zodat FedEx actie kan ondernemen om uw veiligheid te waarborgen en om soortgelijke ongevallen te voorkomen. Te nemen maatregelen zouden veranderingen van werkprocedures of aanvullende veiligheidstraining kunnen zijn. Ik ben geselecteerd voor een proeftest op drugs. Ik gebruik geen illegale drugs, dus vind ik dat ik niet hoef te worden getest. Is een test geen inbreuk op mijn privacy? Nee. Als aanbieder van transport- en gerelateerde diensten, moeten wij aan talloze wettelijke verplichtingen voldoen die zijn gericht op het alcohol- en drugsvrij houden van onze medewerkers en werkplekken. In bepaalde omstandigheden, in overeenstemming met de wet, kunnen de door FedEx aangestelde geneesheren overgaan tot onderzoekstesten. De geneesheren mogen slechts de noodzakelijke informatie met betrekking tot de arbeidsgeschiktheid van de wernemer aan FedEx overmaken teneinde hen toe te laten de veiligheid van haar medewerkers en het publiek te waarborgen. De testen respecteren uw persoonlijke privacy en waardigheid. Ik geloof dat mijn baas een drankprobleem heeft dat van invloed is op mijn werkgebied. Wat kan ik doen? Ik wil echt helpen. U bent verplicht uw verdenkingen aan de hiërarchische overste van uw baas of aan de Human Resources-afdeling van uw onderneming te melden. Als aanbieder van transportdiensten is het van essentieel belang voor de veiligheid van personeel en publiek dat alle FedEx werkplekken volledig vrij zijn van alcohol en illegale drugs.

Door nu uw verdenkingen te melden vervult u niet alleen uw plicht tegenover FedEx, maar helpt u mogelijk ook uw baas bij het onder ogen zien van een ernstig probleem.



10

Belangenvermenging

Vermijd elke activiteit of situatie die tot een belangenvermenging kan leiden. We respecteren uw recht op het regelen van uw persoonlijke aangelegenheden en investeringen. Tegelijkertijd moeten medewerkers activiteiten en situaties proberen te vermijden waarin hun belangen strijdig zijn met de belangen van FedEx. Medewerkers moeten loyaal zijn aan FedEx en in het belang van FedEx alle belangen, investeringen of connecties vermijden die een onafhankelijk en juist oordeel in de weg staan. Ook dienen om die reden alle activiteiten of situaties waaruit belangenvermenging kan voortvloeien, te worden vermeden. In het bijzonder: s &ED%XDOETZAKENZONDERBEVOORDELING!LSDUSDANIG mogen de rechtstreekse en onrechtstreekse belangen in of die verbonden zijn met een organisatie (met inbegrip van de leveranciers, klanten en concurrenten van FedEx) die u of een naast familielid kan hebben, de objectiviteit en de onafhankelijkheid van uw oordeel of handelswijze niet beïnvloeden bij het uitoefenen van uw taken en verantwoordelijkheden. s -ETUITZONDERINGVANBIJZONDEREOMSTANDIGHEDEN waarin specifieke regelingen kunnen worden toegestaan, mag u nooit in een situatie terechtkomen waarin u invloed uit kunt oefenen op de werkomstandigheden (zoals promoties, werkopdrachten, salariëring en discipline) of de prestatiebeoordeling van een familielid die voor FedEx als medewerker, contractant of agent werkt.


s 7ERKNEMERSVAN&ED%XMOGENNIETWERKZAAMZIJNBIJ andere bedrijven of hun eigen zaak runnen als door dit werk of zulke activiteiten hun werkzaamheden bij FedEx in het gedrang komen, of als hierdoor een werkelijk of vermoed belangenconflict (bijv. een baan bij een concurrent, klant of leverancier) met FedEx ontstaat, of als zulk werk of zulke activiteiten betrekking hebben op het gebruik van eigendomsrechtelijke informatie of eigendom of systemen van FedEx. s 4ENZIJDOORDE%XECUTIVE6ICE0RESIDENTEN#HIEF Financial Officer en Principal Accounting Officer van Fedex goedgekeurd, kunt u niemand inhuren die de voorbije drie jaren tewerk gesteld is bij de onafhankelijke auditor (momenteel, Ernst & Young LLP) van FedEx. We verwachten dat u uzelf niet willens en wetens in een situatie begeeft die tot belangenvermenging aanleiding kan geven, of tot het vermoeden daarvan. Als u denkt dat u zich aan belangenvermenging schuldig maakt, moet u dit onverwijld aan uw manager en aan de juridische afdeling van uw bedrijf melden.


11

Belangenvermenging

V: A:

V: A:

V: A:

V: A:

V:

A:

Mag ik mijn broer inhuren voor aangenomen werk van FedEx als zijn tarief het laagst is? Nee. In het algemeen verbiedt FedEx het zakendoen met familieleden van. Ongeacht de tarieven van uw broer, kan FedEx geen gebruikmaken van zijn diensten als hij onder uw supervisie werkt of als u invloed hebt op de beslissing hem al dan niet aan te nemen.

Mijn dochter zoekt werk en heeft aangegeven graag bij FedEx te komen werken. Hoe gaat FedEx hiermee om? Als het recruteringsbeleid van het betreffende FedEx-bedrijf het toestaat, kan uw dochter voor werk bij FedEx solliciteren, vooropgesteld dat ze in haar functie niet aan u verantwoording dient af te leggen (en u ook niet aan haar). Haar sollicitatie wordt aan de hand van dezelfde criteria beoordeeld als bij andere sollicitaties. U kunt uw invloed of positie niet gebruiken om het recruteringsbeleid te beïnvloeden.

Mijn vrouw werkt voor één van de concurrenten van FedEx. Is dit nu een voorbeeld van belangenvermenging? Nee, niet per se. Niettemin vragen we u om deze situatie aan uw manager voor te leggen zodat u zeker weet dat u geen opdrachten krijgt die tot belangenvermenging zouden kunnen leiden. In geen geval mag u vertrouwelijke informatie van FedEx delen met uw echtgenote of haar om vertrouwelijke informatie van haar werkgever vragen.

Een vriend vraagt me te investeren in een bedrijf dat een product zal produceren dat eventueel aan FedEx verkocht zou kunnen worden. Als mijn betrokkenheid in het nieuwe bedrijf louter financieel is, is dit dat een belangenvermenging? Dit is een potentiële belangenvermenging, afhankelijk van uw positie bij FedEx, de mogelijkheid die u hebt om de aankoopbeslissingen van FedEx te sturen, de grootte van de investering en het belang van FedEx als toekomstige klant van het nieuwe bedrijf. Alvorens te investeren, dient u advies te vragen aan uw manager en de juridische afdeling van uw bedrijf en dient u een schriftelijk goedkeuring verkrijgen. Ik heb een eigen bedrijfje en verkoop cosmeticaproducten, meestal online. Ik gebruik mijn computer op het werk om toegang te krijgen tot mijn e-mail en website van mijn bedrijfje om bestellingen van mijn klanten te verwerken. Ik maak ook gebruik van de kleurenkopiemachine om flyers te kopiëren. Maar ik laat deze activiteit nooit mijn werk bij FedEx verstoren, zodat ik geloof dat er geen sprake is van belangenvermenging. Ben ik correct? Nee. Of uw eigen bedrijfje al dan niet uw werk bij FedEx verstoort, u mag tijdens uw werkuren bij FedEx niet werken voor uw eigen bedrijfje en ook geen gebruik maken van de eigendommen of systemen (zoals computers of kopieermachines) van FedEx. Samengevat dient u uw eigen bedrijfje bij uw thuis uit te baten.



12

Zakelijke kansen

Klanten, medewerkers, dienstverleners en anderen komen geregeld aan met ideeën en nieuwe zakelijke mogelijkheden voor FedEx. In uw werk kunt u dus in aanraking komen met ideeën, kansen of ontwikkelingen voor nieuwe projecten of investeringen. Deze kansen en ideeën zijn het enige en exclusieve eigendom van FedEx. Het is medewerkers niet toegestaan om die ideeën voor hun eigen voordeel te gebruiken zonder

voorafgaande schriftelijke toestemming van de juridische afdeling van hun bedrijf. U mag uw positie binnen FedEx noch enig bedrijfseigendom of bedrijfsinformatie gebruiken voor uw eigen voordeel of om met FedEx te concurreren. U hebt de verplichting om onze belangen te behartigen wanneer die kans zich voordoet.

We hebben een opdracht om voor de belangen van FedEx op te komen wanneer een opportuniteit zich voordoet.

V: A: V: A:

Tijdens het werk vertelde een klant van FedEx me laatst over aantrekkelijk onroerend goed dat binnenkort vrijkomt en waar FedEx belangstelling voor zou kunnen hebben. Ik spreek deze klant geregeld en zij en ik zijn kennissen. Mag ik mijn eigen geld hierin investeren? Niet zonder alle informatie hierover aan de juridische afdeling van uw bedrijf door te geven en voorafgaande schriftelijke toestemming.

Een oude schoolvriend belde me op mijn werk om me te vertellen over een aantrekkelijk nieuw aandeel. Mag ik mijn eigen geld hierin investeren? Ja. U bent niet tijdens de uitoefening van uw taken voor FedEx achter deze mogelijkheid gekomen. Desalniettemin moet u zich realiseren dat u moet vermijden om uw persoonlijke aangelegenheden onder de werktijd te behartigen.



13


U en uw gezinsleden mogen geen cadeaus of betaald amusement aanvaarden (tenzij van minieme waarde), leningen (welk bedrag ook) of andere gunsten van een leverancier, mogelijk leverancier of enig ander persoon met wie FedEx zaken doet of mogelijk zal doen. Het ontvangen van zulke goederen of gunsten kan van invloed zijn – of de schijn daarvan wekken - op uw vermogen om objectieve, onpartijdige en eerlijke zakelijke beslissingen te nemen. Het aanbieden of ontvangen van cadeaus, giften of amusement waarvan een oneerlijke invloed op een zakelijke relatie uit kan gaan, moet worden vermeden. Giften in cash geld of cash equivalenten (zoals geschenkbonnen) mogen nooit worden aangeboden of ontvangen. Daarnaast mag u ook nooit vragen naar giften of vormen van amusement. Zakelijk amusement moet met mate worden genoten en alleen om zakelijke doelen te


kunnen verwezenlijken. Herhaalde giften (ongeacht de omvang) kunnen worden opgevat als een poging tot het verplichten van de gever en kunnen daarom niet worden gerechtvaardigd. Deze gedragslijn is altijd van toepassing, en wordt niet aangepast tijdens periodes in het jaar waarin traditioneel cadeaus worden gegeven. U moet de goedkeuring van uw manager of bedrijfscontact verkrijgen evenals andere mogelijke goedkeuringen vragen wanneer deze vereist zijn door de gedragsregels van uw bedrijf, wanneer u door verkopers, mogelijke verkopers of door enig persoon met wie FedEx zaken doet of mogelijk zal doen giften of vormen van amusement worden aangeboden van meer dan minimale waarde. Bij twijfel kunt u advies inwinnen bij de juridische afdeling van uw bedrijf.


14


V: A:

V: A:

V: A:

Een leverancier heeft me gratis kaartjes aangeboden voor een sportevenement dat ik graag wil bijwonen? Mag ik ze accepteren? Misschien. De belangrijkste overweging bij de beslissing om een gift of betaald vermaak, zoals kaartjes voor een sportevenement, te accepteren is of het (i) de mogelijkheid om objectieve, onpartijdige en eerlijke bedrijfsbeslissingen compromitteert of dreigt te compromitteren, of (ii)de invloed heeft of een invloed lijkt te hebben op de bedrijfsrelatie. Om deze reden, moet het bedrijfsvermaak matig zijn en enkel als doel hebben om de bedrijfsdoelstellingen te vergemakkelijken. Dit zijn, natuurlijk, feit-en-omstandighedenonderzoeken. De relevante factoren omvatten, onder andere, de werkelijke waarde van de gift of het vermaak, of de verkoper bij het evenement aanwezig zal zijn, de frequentie van giften en vermaak dat van de verkoper wordt ontvangen, of door de verkoper wordt betaald voor de reis, overnachtingen en maaltijden verbonden aan de gebeurtenis, en het statuut van het bedrijf met de leverancier. Als u een gift of betaald vermaak (met inbegrip van bedrijfsvermaak) van een meer dan nominale waarde van een verkoper, potentiële verkoper of om het even welke persoon wordt aangeboden met wie FedEx zaken doet of zaken zou kunnen doen, dan moet u uw manager informeren en, indien nodig om advies vragen bij de juridische afdeling van het bedrijf. U kunt zulke giften of vermaak niet accepteren zonder schriftelijke toestemming van uw manager. Ik heb een meer dan bescheiden gift ontvangen van een verkoper in een land waarin het gebruikelijk is om veel en dure cadeaus te geven. Hoe ga ik hiermee om? In sommige culturen spelen giften en amusement een belangrijke rol in zakelijke verhoudingen, en het is belangrijk om u aan te passen aan plaatselijke gebruiken wanneer u buiten de V.S. werkt. Niettemin is het van belang te bedenken dat gedragslijnen van FedEx het niet toestaan om giften te ontvangen die ons vermogen om objectieve, onpartijdige, eerlijke en zakelijke beslissingen te nemen negatief kunnen beïnvloeden, of de schijn daarvan wekken. U dient deze kwestie aan uw manager en aan de juridische afdeling van uw bedrijf voor te leggen, zodat de wettigheid, timing, het zakelijke doel, de waarde en de intentie van de gift kunnen worden beoordeeld. Ik heb een gift ontvangen van een klant, maar ik weet niet wat de waarde ervan is. Hoe weet ik of ik mijn manager hiervan op de hoogte moet stellen? U hoeft voor bescheiden artikelen geen toestemming te vragen, tenzij anderen ze in redelijkheid op kunnen vatten als van invloed op uw zakelijke beslissingen. U moet afgaan op uw eigen oordeel om de waarde van de ontvangen gift te beoordelen en de noodzaak om daarvoor toestemming te vragen. Heeft u twijfels, vraag dan alsnog om toestemming. Twijfelt u aan de waarde van een bepaald artikel of aan de implicaties ervan met betrekking tot mogelijke belangenvermenging, leg de kwestie dan voor aan uw manager en aan de juridische afdeling.

Giften of equivalenten in cash mogen nooit aangeboden of ontvangen worden.



15


Het doen van betalingen in cash of in natura (cadeaus, gunsten, enz.) om personen te beïnvloeden ten behoeve van zakelijke kansen voor ons of met het oog op voor ons voordelige zakelijke beslissingen wordt niet geaccepteerd. Vooral in het internationale zakenleven worden medewerkers en contractanten soms onder druk gezet om cashbetalingen of betalingen in natura te doen om anderen ertoe over te halen om toestemmingen of diensten te verlenen waar we overigens niet toe gerechtigd zijn. Ga onder geen enkele omstandigheid met dergelijke betalingen akkoord. Smeergelden, omkoperijen, geheime commissielonen en soortgelijke betalingen zijn ten strengste verboden. Dergelijke praktijken kunnen FedEx en zijn medewerkers blootstellen aan strafrechtelijke vervolging en ernstige boetes onder de Amerikaanse wet en wetten van andere landen. Wanneer FedEx zaken doet met overheidsinstanties en ambtenaren zijn strenge regels van toepassing, ongeacht of dit in de V.S. gebeurt of in andere landen. Zo bent u bijvoorbeeld verplicht om de Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) na te leven, die u verplicht om interne controleprocedures na te leven, en volgens welke het onwettig is om betalingen te doen aan een buitenlandse functionaris of aan een ieder die optreedt namens een dergelijke functionaris, teneinde invloed uit te oefenen op een overheidsbeslissing of

V: A:

V: A:

om tot zakelijke transacties te komen dan wel enig oneerlijk voordeel te behalen om zaken te behalen of te behouden. Onder smeergeld wordt verstaan een betaling, een aanbieding of het beloven van iets van waarde (ongeacht het bedrag), en een buitenlandse functionaris kan een regeringsfunctionaris zijn, een functionaris van een politieke partij, een politieke kandidaat of functionaris van een internationale overheidsorganisatie. “Versoepelende betalingen” zijn verboden tenzij zo’n betaling noodzakelijk is ter bescherming van iemands gezondheid of veiligheid. Hoewel de wetgeving van de Verenigde Staten dergelijke betalingen toestaat onder stricte voorwaarden, zijn ze niet toegelaten onder de wetgevingen van de meeste landen, meestal slecht gedocumenteerd en zetten ze vaak aan tot corruptie. Vraag de toestemming van uw manager of bedrijfscontact en van de juridische afdeling of de afdeling overheidszaken van uw bedrijf voor u vervoer, verblijf, maaltijden, amusement, geschenken of gastvrijheid verstrekt of aanbiedt aan een overheidsambtenaar van de V.S. of een ander land. Elk van dergelijke betalingen of giften moet volledig gedocumenteerd zijn.

Een niet-Amerikaanse ambtenaar heeft me gevraagd om een betaling in natura. Mij is verteld dat dit soort betalingen gebruikelijk zijn in dit land. Is dit toegestaan? Vertel uw manager, uw bedrijfscontact of de juridische afdeling van uw bedrijf over het verzoek van deze ambtenaar en vraag hen wat u moet doen. In het algemeen moet naar dit soort betalingen op dezelfde manier worden gekeken als naar cashbetalingen, en hetzelfde verbod is hier dan ook op van toepassing.

In sommige landen buiten de V.S. moeten kleine betalingen worden gedaan om administratieve handelingen te vergemakkelijken. Als die kleine betalingen niet worden gedaan, kan de administratieve afhandeling maanden in beslag nemen. Wat moet ik doen? Deze betalingen zijn mogelijk toegestaan onder de noemer “facilitating payments”. Versoepelende betalingen kunnen echter de plaatselijke en andere anti-corruptiewetten overtreden. Daarom verbiedt FedEx het doen, aanbieden, beloven of goedkeuren van deze betalingen tenzij zo’n betaling noodzakelijk is ter bescherming van iemands gezondheid of veiligheid. Al dergelijke betalingen moet volledig worden vastgelegd.



16


V: A:

Ik zou graag iemand van het personeel van een Amerikaans congreslid mee uit eten nemen om een wetsvoorstel dat relevant is voor FedEx te bespreken. Mag dat? De federale, staats- en plaatselijke wetten, regels en voorschriften van de Verenigde Staten leggen aanzienlijke beperkingen op op het aanbieden aan, en ontvangen door overheidsfunctionarissen en hun familieleden van geschenken, reizen, maaltijden en amusement. Deze wetten, regels en voorschriften verschillen per rechtsgebied en zijn erg ingewikkeld. Leidinggevenden en werknemers van FedEx mogen geen geschenken, reizen, maaltijden of amusement aanbieden of verstrekken aan enige overheidsfunctionarissen op federaal, staats- of plaatselijk niveau of aan zijn of haar familieleden. In de zeer beperkte situaties waarin een leidinggevende of werknemer van FedEx denkt dat het verstrekken van deze zaken gepast zou kunnen zijn, is voorafgaandelijke toestemmingvoor dergelijke geschenken, reizen, maaltijden of amusement vereist van de afdeling overheidszaken van FedEx. De afdeling overheidszaken is er ook verantwoordelijk voor dat FedEx de diverse federale, staats- en plaatselijke wetten naleeft waarin lobby-activiteiten en verslaggeving worden geregeld. Dienovereenkomstig moeten alle contacten of communicatie, zowel schriftelijk als mondeling, voor of uit naam van FedEx door een leidinggevende of werknemer van FedEx met bepaalde overheidsfunctionarissen vooraf worden goedgekeurd door de afdeling overheidszaken. Zie voor verdere informatie het beleid getiteld FedEx Corporation Governmental Contacts and Lobbying Disclosure Compliance Policy op http://pub.purplehub.fedex.com/sites/CIC/Pages/policies.aspx.



17

Bescherming en gebruik van bedrijfsmiddelen en bedrijfsinformatie U moet eigendommen van FedEx beschermen en zorgen dat ze op een efficiënte en behoorlijke manier worden gebruikt. Diefstal, slordigheid en verspilling zijn van directe invloed op onze winstgevendheid. Alle bedrijfseigendommen, inclusief FedEx informatie, moeten alleen worden gebruikt voor rechtmatige zakelijke doeleinden. Voor additionele vereisten voor de bescherming van FedEx-informatie en bronnen raadpleegt u de FedEx Key Policy voor Informatiebeveiliging op http://www.infosec.fedex.com/standards/KeyPolicy.phmtl Een van onze belangrijkste bedrijfsmiddelen is de informatie die we opbouwen tijdens het zakendoen, of die nu van technische, zakelijke, financiële of andere aard is. Alle informatie die betrekking heeft op FedEx en waar u tijdens uw werk mee in aanraking komt, is het exclusieve bezit van FedEx. Hieronder valt niet openbare informatie die door concurrenten kan worden gebruikt, of die schade toebrengt aan klanten of aan onszelf wanneer ze openbaar wordt gemaakt. De bescherming van deze informatie is heel belangrijk voor de voortzetting van onze groei en ons vermogen om te concurreren. Zulke informatie mag alleen openbaar worden gemaakt wanneer daar de nodige toestemming voor is verleend. Indien u ooit wordt gecontacteerd door een journalist of een andere persoon werkend voor de media, of zelfs een investeringsanalyst met een simpele vraag, dient u steeds verder te verwijzen naar het communicatie- of investeringsdepartement van uw bedrijf. Het is zeer belangrijk dat er één persoon spreekt in naam van FedEx om te vermijden dat we tegenstrijdige uitspraken doen.

procedures van uw bedrijf inzake vertrouwelijke informatie. U bent verplicht deze informatie vertrouwelijk te behandelen en deze niet openbaar te maken of te misbruiken tijdens de duur van uw werkverband of arbeidsovereenkomst en daarna. Voor richtlijnen over individuele deelname en persoonlijke opmerkingen op externe sociale media raadpleegt u de FedEx richtlijnen voor Sociale Media op http://pub.purplehub.fedex.com/sites/CIC/Pages/policies.aspx. U dient ook voorzichtig te zijn bij het bespreken van zaken van FedEx in openbare plekken waar gesprekken kunnen worden afgeluisterd, zoals in restaurants en in liften. Lees geen vertrouwelijke documenten in openbare ruimten, zoals vliegtuigen of treinen en laat ze niet achter waar anderen ze over kunnen nemen. U moet vertrouwelijke informatie uitsluitend bekendmaken aan andere FedEx-medewerkers, als er een legitieme, zakelijke noodzaak is dat zij de informatie kennen. Waar dat mogelijk is, en in overeenstemming met de bepalingen aangaande de omgang met documenten die op uw werk van toepassing zijn, dienen vertrouwelijke documenten te worden vernietigd met behulp van de papierversnipperaar. U mag nooit exclusieve informatie van FedEx gebruiken voor persoonlijk gewin of ten voordele van personen buiten FedEx. Daarenboven dient u de privacy van uw collega medewerkers en contractanten te respecteren.

Voorbeelden van vertrouwelijke informatie zijn onder andere handelsgeheimen en niet-openbare informatie over eigendomsrechtelijke bedrijfsactiva, inkomsten van FedEx, technologie, zakenplannen en -strategiën, intellectuele eigendom, verkopers of klanten en socialezekerheidsnummers en persoonlijke medische gegevens. Raadpleeg voor verdere informatie de beleidslijnen en



18

Bescherming en gebruik van bedrijfsmiddelen en bedrijfsinformatie V: A:

V: A:

V: A:

Ik verdenk een collega sterk van diefstal van klantenleveringen. Hoe ga ik hiermee om? Beschuldig de collega niet direct. U kunt, indien u dit wenst, uw verdenkingen aan uw verantwoordelijke op de veiligheidsdienst melden. In het geval waarbij de feiten betrekking hebben op ernstige juridische of ethische overtredingen waarvan het overduidelijk is dat zij niet overeenkomstig de normale hiërarchische weg behandeld kunnen worden, beschikt u over de mogelijkheid deze te melden via de FedEx Alert Line.

Ik maak deel uit van een team dat een zakelijke verbintenis tussen FedEx en een ander bedrijf beoordeelt. In dit team zitten leden van het andere bedrijf. Mag ik informatie over FedEx delen met mijn teamleden? In uw situatie moet u met de grootste zorg en discretie te werk gaan. Een lid van de juridische afdeling zou deel uit moeten maken van uw team om zich over dergelijke zaken uit te spreken. Hoe dan ook dient u te overleggen met de juridische afdeling voordat u enige exclusieve (niet-openbare) informatie deelt met mensen buiten FedEx. In bepaalde gevallen kan de juridische afdeling verlangen dat die personen geheimhoudingsverklaringen tekenen. Onthoud dat het feit dat een document niet is voorzien van het opschrift ‘geheim’ nog niet wil zeggen dat het openbaar gemaakt mag worden, of dat de betreffende informatie openbaar is.

Ik ben een koerier en één van onze verzendklanten stelt me vragen over wat andere mensen in haar gebouw verzenden. Ik heb een vriendschappelijke omgang met deze klant. Wat moet ik doen? Ondanks uw persoonlijke gevoelens moet de informatie die wij krijgen van of over onze klanten strikt vertrouwelijk worden gehouden. U mag deze informatie niet aan iemand buiten FedEx doorgeven. Bovendien mag u informatie over klanten niet met andere medewerkers van FedEx delen, tenzij dit voor het werk nodig is.

Informatie over klanten moet vertrouwelijk worden gehouden.



19

Handelen met voorkennis

Gebruikmaken van vertrouwelijke informatie om daarmee handel te drijven, of het geven van tips aan anderen om handel mee te drijven, is zowel onethisch als illegaal. Onder voorkennis wordt alle informatie over een bedrijf verstaan (FedEx, onze verkopers en klanten) die niet algemeen aan de markt bekend is en die vermoedelijk door investeerders als relevant wordt gezien voor hun beslissing om aandelen van dat bedrijf

te kopen of te verkopen. Dit soort informatie kan niet zonder grote omzichtigheid aan derden worden doorgeven (bijv. aan een familielid, een collega of vriend) die ervan zouden kunnen profiteren. Het is bijvoorbeeld niet toegestaan aan directeuren, stafleden en leidinggevenden (en hun directe familieleden) om tijdens de door het bedrijf opgelegde stille perioden te handelen in aandelen FedEx.

Er moet worden vermeden dat voorkennis wordt verspreid.

V: A:

V: A:

Ik weet dat een van mijn collega’s bij FedEx bezig is aan een groot contract met een nieuwe leverancier. Mag ik handelen in aandelen FedEx? In aandelen van de nieuwe leverancier? In de aandelen van een van de concurrenten van de nieuwe leverancier? Als u aandelen van een bedrijf wilt kopen of verkopen vanwege de informatie die u hebt over het nieuwe contract, dan is het antwoord nee. Als het contract naar alle waarschijnlijkheid van belang is voor FedEx, voor de nieuwe leverancier of voor diens concurrent, dan mag u niet handelen totdat de informatie waar u over beschikt openbaar wordt gemaakt. FedEx kan schade oplopen zelfs als alleen de schijn van voorkennis wordt gewekt. Als u dus meent in bezit te zijn van belangrijke niet-openbare informatie, dan moet u voordat u op basis van die informatie gaat handelen advies vragen aan de afdeling fondsen en juridische zaken (Securities & corporate law department) op [email protected]).

Ik heb gehoord dat FedEx in onderhandeling is met een ander bedrijf over een mogelijke strategische verbintenis. Ik heb per ongeluk een kennis hierover ingelicht. Wat moet ik doen? Openbaarmaking van dit soort gevoelige informatie is een overtreding van bedrijfsbeleid, ook als dit onbedoeld wordt gedaan. Als die overtreding is begaan, moet u onmiddellijk de ontvanger van die informatie aanzeggen dat het om vertrouwelijke informatie gaat en dat deze niet met anderen mag worden gedeeld of worden gebruikt. In het bijzonder is het de ontvanger niet toegestaan om te handelen in aandelen van FedEx of van het andere bedrijf totdat een van deze de transactie openbaar maakt. Daarnaast moet u de overtreding ook onverwijld melden bij de afdeling fondsen en juridische zaken (Securities & Corporate Law Department) op [email protected], aangezien overtredingen van regelingen met betrekking tot voorkennis zowel uzelf als het bedrijf bloot kunnen stellen aan strafrechtelijke vervolging.



20

Politieke activiteiten en bijdragen

U kunt politiek actief zijn door middel van persoonlijke bijdragen of door uw eigen tijd te besteden aan kandidaten of organisaties van uw keuze. Niettemin mogen deze activiteiten niet onder werktijd

V: A: V: A: V: A:

V: A:

plaatsvinden en evenmin mag er daartoe gebruik gemaakt worden van bedrijfsmiddelen zoals de telefoon, computer of andere voorzieningen. U mag geen politiek bedrijven namens FedEx.

Mag ik zelf politiek actief zijn? Ja. Persoonlijke politieke activiteiten zijn niet verboden en zijn volledig uw eigen, vrije keuze.

Ik ben een groot voorstander van een bepaalde politieke kandidaat bij de aanstaande verkiezingen. Mag ik campagnemateriaal uitreiken in de koffiekamer? Nee. Uitreiking van dergelijk materiaal tijdens werktijd of op de werkvloer, is een onaanvaardbaar gebruik van bedrijfsbezit en –tijd en kan de onjuiste indruk wekken dat FedEx een bepaalde kandidaat steunt.

Mag ik het woord voeren tijdens een politieke bijeenkomst die buiten werktijd wordt gehouden? Ja. Maar u moet daarbij duidelijk maken aan de organisatoren van de bijeenkomst dat u FedEx daarbij niet vertegenwoordigt. Daarom mag u bij die gelegenheid ook geen FedEx-uniform of een artikel met de naam FedEx erop dragen. Het publiek tijdens de bijeenkomst mag niet in de veronderstelling worden gebracht dat FedEx een bepaalde kandidaat of een politieke visie ondersteunt.

Ben ik verplicht om bij te dragen aan het politieke actiecomité van FedEx? Absoluut niet. U kunt besluiten om mee te doen, maar alle bijdragen geschieden op strikt vrijwillige basis en zijn niet fiscaal aftrekbaar. Bedenk dat alleen onderdanen van de V.S. (waar ter wereld ook) en buitenlandse burgers die permanent verblijven in de V.S. mee mogen doen aan het politieke actiecomité van FedEx.



21

V.S. Antitrust en andere concurrentiewetten

Antitrustwetten, die buiten de V.S. ook bekend staan als concurrentie- of kartelwetten, dienen ter verzekering van een eerlijk en concurrerend marktsysteem waar geen enkel bedrijf een monopoly heeft op het leveren van een bepaalde dienst of product. Hoewel FedEx hevig concurreert op de markt, leven we de van toepassing zijnde antitrust en concurrentiewetten overal waar we zaken doen na. Dit betekent dat we concurreren op basis van onze diensten, prijzen en de trouw van onze klanten. De ernstigste overtredingen van antitrustwetten vinden plaats tussen onderlinge concurrenten, bijvoorbeeld afspraken om prijzen vast te zetten of om klanten, gebieden of markten onderling te verdelen. Daarom is het erg belangrijk dat u met concurrenten niet spreekt over klanten, prijsbeleid, biedingen, kortingen, reclamecampagnes, algemene bepalingen of over

exclusieve of vertrouwelijke informatie. Onthoud dat onwettige afspraken niet neergeschreven hoeven worden of zelfs maar uit duidelijke afspraken hoeven te bestaan. Afspraken kunnen zijn gebaseerd op ‘zomaar een praatje’, op informele gesprekken, of op het zomaar uitwisselen van bepaalde informatie. Als een gesprek met een concurrent een ongewenste richting dreigt in te gaan, dient u het gesprek onmiddellijk af te breken en de kwestie meteen te melden aan de juridische afdeling van uw bedrijf. Antitrustwetten kunnen ook onder andere omstandigheden van toepassing zijn, zoals bij benchmarkpogingen, bijeenkomsten van beroepsverenigingen of bij strategische allianties waar concurrenten bij betrokken zijn.

Vermijd discussies over informatie die FedEx toebehoort met concurrenten.

V: A:

V: A:

Ik heb gehoord dat leden van beroepsverenigingen voorzichtig moeten zijn met bepaalde handelingen en conversaties tijdens bijeenkomsten. Waar slaat dat op? Bedenk dat leden van beroepsverenigingen ook onze concurrenten zijn, en dat dus antitrustwetten van toepassing kunnen zijn. Elk lid moet zijn eigen prijzen, productie- en verkoophoeveelheden volledig onafhankelijk kunnen vaststellen, en zijn eigen markten, klanten en leveranciers kunnen kiezen. Leden mogen geen afspraken (mondeling, schriftelijk, of zelfs maar geïmpliceerd) maken die ten koste gaan van die onafhankelijkheid. U dient discussies over prijszetting of enig ander strategisch onderwerp, of het nu in een formele vergadering, informele receptie, e-mail of privé-conversatie is, steeds te vermijden. Twijfelt u of FedEx deel zou moeten uitmaken van een bepaalde handelsvereniging of over een bepaalde activiteit of vereniging, vraag dan onmiddellijk advies aan de juridische afdeling van uw bedrijf. Wat zijn voorbeelden van ‘aanvaardbare’ methoden om aan informatie over concurrenten te komen? Het kernpunt hierbij is het gebruikmaken van openbare informatie. Voorbeelden daarvan zijn jaarverslagen, regelmatige opgaven, analyses van effectenmakelaars of van specialisten op het gebied van transport, persberichten, het internet, handelstijdschriften, patenten, etc.



22

Gebruik van computer en elektronische bronnen Onze computers, inclusief e-mailvoorzieningen, internetdiensten en draagbare toestellen zoals BlackBerries, zijn er om u te helpen bij uw werk. Bij het gebruikmaken van deze hulpmiddelen wordt u geacht met het uiterste respect om te gaan met medewerkers, systemen en hulpmiddelen van FedEx. Minimaal persoonlijk gebruik kan worden toegestaan als dergelijk gebruik in uw FedEx-vestiging en door uw manager of bedrijfscontact wordt geaccepteerd en het uw werkzaamheden, de zakelijke behoeften van andere medewerkers of het bedienen van klanten niet in de weg staat. Gebruik de computer nooit voor illegale activiteiten, zoals het downloaden, kopiëren of versturen van bestanden waarop een auteursrecht rust (bijv. muziek en films). Ter bescherming van FedEx en uzelf, dient u de wetten voor auteursrechten, redelijk gebruik van auteursrechtelijk materiaal in bezit van anderen, handelsmerken en andere intellectuele eigendom, met inbegrip van de auteursrechten, handelsmerken en intellectuele eigendom van FedEx na te leven. Op dezelfde manier vereist FedEx dat computersoftware alleen wordt gedistribueerd in overeenstemming met de voorwaarden van de toepasbare licentie-overeenkomst en elk gebruik van open-source software op voorhand dient te worden goedgekeurd. Computermiddelen (behalve bepaalde daartoe bestemde bulletin boards) mogen evenmin worden gebruikt voor persoonlijk voordeel, politieke doeleinden of enige bevraging die niet wordt toegestaan door het beleid van uw bedrijf.

bedreiging met geweld of schade, uitspraken bedoeld om iemands reputatie te schaden, of berichten die een vijandige werksfeer kunnen doen ontstaan op basis van ras, huidskleur, godsdienst, nationale herkomst, geslacht, leeftijd of elke andere eigenschap die wordt beschermd door de toepasselijke wetten of het beleid van FedEx. Bedenk ook dat het volstoppen van FedEx-systemen met junk mail en flauwekul een remmende werking heeft op het vermogen van die systemen om bedrijfszaken te behandelen, om welke reden het niet is toegestaan. U moet geen privacy verwachten wat betreft de computerhulpmiddelen van FedEx. Tenzij dit bij de wet verboden is, behouden wij ons het recht voor computers van FedEx en alle informatie die is opgeslagen op de servers van FedEx terug te halen en om alle informatie daarop te bekijken en openbaar te maken op elk moment, om elke reden, al dan niet met uw medeweten of toestemming. Gebruik altijd uw gezond verstand als u de computerhulpmiddelen van FedEx gebruikt.

U mag geen informatie bekijken, sturen of downloaden die pesterij of treiterij betekent of die redelijkerwijs kan worden beschouwd als bedreigend, intimiderend, gewelddadig, kwaadwillend, obsceen of discriminerend tegenover werknemers, klanten of verkopers. Voorbeelden van dergelijke informatie zijn onder andere bedreiging met geweld, letsel of schade, uitspraken

Probeer het gebruik van e-mail op het werk te beperken tot zakelijke doeleinden.



23

Gebruik van computer en elektronische bronnen

V: A:

V: A:

V: A:

Mag ik gebruikmaken van FedEx’ e-mailsoftware om persoonlijke berichten te sturen naar vrienden en familie? Gebruik van onze computernetwerken, inclusief e-mail, dient primair zakelijke doeleinden. Als uw leidinggevende u echter minimaal persoonlijk gebruik toestaat en uw gebruik volgt het toepasselijke beleid van FedEx en vormt geen belemmering voor uw werkprestaties of die van anderen, dan kunt u onze e-mailsoftware gebruiken voor persoonlijke berichten. Maar onthoud daarbij dat bedrijfse-mail niet privé is. Tenzij anders bepaald door de wet, behouden we ons het recht voor om op ieder moment e-mail die via onze netwerken is verzonden te bekijken waarbij de toepasselijke nationale wetgevingen gerespecteerd worden. Als uw boodschap zeer persoonlijk is of vertrouwelijk, verstuur haar dan niet via de systemen van FedEx.

Ik heb een aanstootgevende e-mail ontvangen. Wat moet ik doen? Vraag de verzender om geen aanstootgevende e-mails meer aan u te sturen, tenzij u voelt dat een onmiddellijke melding vereist is. Als de verstuurder een medewerker of een contractant van FedEx is, en indien die persoon blijft doorgaan met het versturen van aanstootgevende emails (of indien u voelt dat het initiële incident een onmiddellijke melding vereist), kunt u, indien u dit wenst, dit aan uw hiërarchische overste, de afdeling Human Resources of de juridische afdeling van uw onderneming melden. In het geval waarbij de feiten betrekking hebben op ernstige juridische of ethische overtredingen waarvan het overduidelijk is dat zij niet overeenkomstig de normale hiërarchische weg behandeld kunnen worden, beschikt u over de mogelijkheid deze te melden via de FedEx Alert Line. Indien de verstuurder niet bij FedEx werkt, neem dan contact op met het IT-personeel in uw omgeving zodat toekomstige berichten kunnen worden geblokkeerd.

Ik heb vernomen van mijn manager dat sommige van zijn e-mails uit hun context zijn genomen en tegen het bedrijf worden gebruikt in een rechtzaak tegen één van onze voormalige teamleden. Zijn er bepaalde regels waaraan ik me dien te houden om zulke situaties te vermijden? Ja. E-mails kunnen leiden tot allerlei negatieve gevolgen omdat FedEx ze wellicht moet overdragen aan derden bij rechtszaken en andere gelegenheden. Zelfs ogenschijnlijk gepaste e-mails, kunnen, zodra ze zijn ontdaan van hun achtergrond en verband, grote schade aan het bedrijf aanrichten in de ogen van werknemers, klanten en het publiek, en kunnen het bedrijf ook blootstellen aan aanzienlijke juridische risico’s. Als u communiceert via e-mail moet u beknopt, feitelijk, beleefd en zorgvuldig zijn en proberen uw gebruik van email te beperken tot alleen zakelijke doeleinden. Vermijd taalgebruik dat niet strookt met de zaken waar u mee bezig bent. Gebruik de telefoon of houd een vergadering om informatie over te brengen die in een email uit zijn verband gerukt zou kunnen worden. Speculeer niet over of herhaal geen feiten als u niet rechtstreeks kennis heeft over de juistheid van deze feiten. Trek geen juridische conclusies en geef uw mening niet over juridische verplichtingen of rechtszaken, zelfs als het niet over FedEx gaat. Stuur elke email onmiddellijk door naar de juridische afdeling van uw bedrijf als u denkt dat het een kwestie betreft die zou kunnen uitlopen op een rechtszaak.



24

Interne rapportage en controles; archiefbewaring

Nauwkeurige gegevens worden bijgehouden om tegemoet te kunnen komen aan onze financiële, juridische, rapportage en operationele doeleinden en vereisten. De meerderheid van de FedEx-medewerkers houden zich bezig met rapporten en documenten in een of andere vorm, zoals het voorbereiden van roosters, declaratieformulieren, factuurbeoordeling, het tekenen van ontvangstbewijzen of het opmaken van inventarissen. Hoewel we niet allemaal bekend hoeven te zijn met boekhoudprocedures, is het wel nodig om ervoor te zorgen dat alle schriftelijke gegevens nauwkeurig, volledig en betrouwbaar zijn. Vervalsing of ongeautoriseerd vernietigen van enig bedrijfsdocument of gegeven, zowel op papier, band, diskette, video, elektronisch medium als in enige andere indeling, wordt niet getolereerd. FedEx onderhoudt een systeem van interne controles dat onder meer de integriteit en nauwkeurigheid van de financiële en bedrijfsgegevens van FedEx bewaakt. U dient de vereisten van de interne controles naleven die op uw werk van toepassing zijn ervoor zorgen dat alle zakelijke gegevens waarvoor u verantwoordelijk bent naar waarheid zijn opgemaakt en een correcte weergave zijn van de genoteerde transacties. Niet geboekte of ‘niet-officiële’ fondsen of bezittingen mogen voor geen enkel doel worden aangehouden. Waar dat van toepassing is op uw werk, moet u bij wijze van routine geschreven gegevens over bezittingen vergelijken met werkelijke bezittingen. Onjuiste, misleidende of onvolledige informatie belemmert ons bij het maken van juiste beslissingen, ondermijnt het vertrouwen op de lange termijn, en kan in sommige gevallen strijdig zijn met de wet.

V: A: V:

A:

U moet ook bedenken dat alleen daartoe bevoegde personen transacties namens FedEx uitvoeren of toegang hebben tot de bezittingen van FedEx. Neem aub contact op met de financiële of juridische afdeling van uw bedrijf als u vragen hebt over interne controles van FedEx. Het kan soms niet altijd duidelijk zijn welke documenten en informatie moet worden bewaard, en voor hoe lang. De criteria aan de hand waarvan gegevens worden bewaard zijn vaak gebaseerd op specifieke wettelijke en rapportagevereisten die alleen op een bepaalde zakelijke onderneming betrekking hebben. Deze vereisten zijn van toepassing op alle documenten van FedEx, inclusief e-mail en andere elektronische bestanden. Het niet naleven van ons beleid inzake archivering, ook al gebeurt dat zonder opzet, kan ernstige zakelijke en strafrechtelijke gevolgen hebben. Spreek hier gerust over met uw manager, bedrijfscontact of met de juridische afdeling van uw bedrijf als u vragen heeft over archivering. Wijzig nooit en gooi nooit een document weg als u vermoedt dat het van belang kan zijn voor een aanstaande, aangezegde of waarschijnlijke claim, dispuut of proces, ongeacht of dit naar aanleiding is van een onderzoek, om administratieve dan wel om juridische redenen.

Het beleid van FedEx verbiedt alle vormen van represailles tegen iemand die te goeder trouw bekend of vermoed wangedrag meldt.

Ik verwijder mijn e-mailberichten geregeld. Ik ben er net achter gekomen dat FedEx kan worden gedagvaard, en ik herinner me dat ik pas geleden e-mails heb verwijderd die van belang kunnen zijn. Wat moet ik doen? Verwittig uw manager en de juridische afdeling van uw bedrijf en neem contact op met IT-personeel in uw omgeving. Het is vaak nog mogelijk om onlangs verwijderde computerbestanden terug te halen (inclusief e-mails). Terwijl ik mijn maandelijkse voorspelling vergelijk met de actuele cijfers van de maand, merk ik op dat de actuele cijfers mijn voorspelling overstijgen met een aantal duizenden dollars. Ik zou dat eenvoudig kunnen aanpassen en dit kleine verschil kunnen overzetten naar de volgende maand. Er is een plaats waar dit zou passen en ik de additionele onkosten kan opnemen in de voorspelling van de volgende maand. Ik ben het beu om “afgestraft” te worden voor mijn verkeerde voorspellingen? Mag ik deze wijziging uitvoeren? Nee. Opbrengsten en kosten moeten in de juiste periode geboekt worden, en elke zakelijk en financiële transactie, hoewel immaterieel, moet nauwkeurig en eerlijk gerapporteerd worden. Vervalsing van elk bedrijfsdocument is een ernstig misdrijf en zal leiden tot uw ontslag.



25

Bedrijfsrapportage en openbaarmakingen van bedrijfsinformatie Wij doen ons best om in onze publieke bekendmakingen volledig, eerlijk, nauwkeurig en begrijpbaar te zijn; dat geldt ook voor de rapporten en documenten die we indienen bij regelgevende instanties, waaronder de Amerikaanse Securities and Exchange Commission (SEC). Strikte naleving naar letter en geest van wetten met betrekking tot openbaarmakingen en rapportage aan de SEC is vereist. Dankzij onze openbaarmakingen kunnen aandeelhouders inzicht krijgen in (i) de belangrijkste zakelijke uitdagingen die wij zien, (ii) de problemen en risico’s waar we mee te maken hebben, (iii) de belangrijkste boekhoudkundige beleidslijnen, en (iv) de belangrijke beoordelingen die we maken bij het voorbereiden van financiële rapporten.

Slechts bepaalde werknemers van FedEx zijn gemachtigd tot het vrijgeven van informatie over en uit naam van FedEx als onderdeel van hun gewone werk, overeenkomstig de door ons vastgestelde procedures. Bijvoorbeeld, communicatie met leden van de media of met beleggingsanalisten uit naam van FedEx moet worden gecoördineerd met de afdeling communicatie van uw bedrijf of de afdeling beleggingsbetrekkingen, indien nodig.

Zorg dat u goedkeuring heeft voor het vrijgeven van informatie over FedEx of zijn zakelijke activiteiten. Terugkeren naar de inhoud


26

Rapportages over boekhoudkundige en controle-aangelegenheden Rapportages over boekhoudpraktijken die in vraag kunnen worden gesteld. Als u met vragen zit over onduidelijke boekhoudkundige praktijken, of over interne boekhoudkundige controles of over accountantzaken met betrekking tot FedEx, dan wordt u aangemoedigd om die te melden. Voorbeelden van zulke twijfels zijn: s &RAUDEOFOPZETTELIJKEFOUTENINDEVOORBEREIDING evaluatie, beoordeling of controle van een financieel rapport van FedEx; s &RAUDEOFOPZETTELIJKEFOUTENINDEWEERGAVEENHET bijhouden van financiële gegevens van FedEx; s /NVOLKOMENHEDENIN OFHETNIETNALEVENVANINTERNE boekhoudkundige controles van FedEx; s /NJUISTEWEERGAVEOFVALSEVERKLARINGAANOFDOOREEN senior medewerker of accountant over een kwestie in financiële gegevens, financiële rapporten of controlerapporten van FedEx; of s !FWIJKINGVANVOLLEDIGEENEERLIJKERAPPORTAGEVANDE financiële situatie van FedEx.


U kunt het melden aan de General Counsel van FedEx Corporation. In het geval waarbij de feiten betrekking hebben op ernstige juridische of ethische overtredingen waarvan het overduidelijk is dat zij niet overeenkomstig de normale hiërarchische weg behandeld kunnen worden, beschikt u over de mogelijkheid deze te melden via de FedEx Alert Line. Het beleid van FedEx verbiedt alle vormen van represailles tegen iemand die te goeder trouw bekend of vermoed wangedrag meldt. Verdere informatie over de omgang met rapporten over boekhoudkundige of controlekwesties kunt u lezen in ons ‘Beleid inzake de behandeling van klachten door medewerkers en contractanten over boekhoudkundige en controlekwesties’ (“Policy on Treatment of Employee and Contractor Complaints Regarding Accounting and Accounting Matters”), waarvan u een exemplaar kunt opvragen bij de juridische afdeling van uw bedrijf of de sectie corporate governance op de FedEx website voor Investor relations op: http://pub.purplehub.fedex.com/sites/CIC/Pages/ policies.aspx.


27

Rapporteren van misbruik - FedEx Alert Line

Als u weet of vermoedt dat er sprake is van een overtreding van een wet, voorschrift, deze gedragscode of een ander beleid van FedEx, onethisch gedrag dat verband houdt met FedEx, of twijfelachtige administratie, interne controle op accounting of auditingzaken die verband houden met FedEx, moet u dit onmiddellijk melden aan uw leidinggevende, bedrijfscontactpersoon of de juridische afdeling of de afdeling personeelszaken of gebruikmaken van de procedures voor klachten binnen uw bedrijf. We moedigen u aan om altijd met uw managers, bedrijfscontacten, leden van de juridische of personeelsafdeling van uw bedrijf of met andere aangewezen medewerkers te praten wanneer u twijfels hebt over wat u het beste kunt doen in een bepaalde situatie. Als u een overtreding of het vermoeden van een overtreding meldt aan uw manager, bedrijfscontact of lid van de personeelsafdeling en er worden geen maatregelen getroffen, dan moet u contact opnemen met de juridische afdeling van uw bedrijf. Het beleid van FedEx verbiedt alle vormen van represailles tegen iemand die te goeder trouw bekend of vermoed wangedrag meldt. De FedEx Alert Line werd opgezet om op een confidentiële wijze ernstige juridische of ethische schendingen te melden die overduidelijk niet behandeld kunnen worden overeenkomstig de normale


hiërarchische weg. Indien u de FedEx Alert Line contacteert, moedigt FedEx u aan om u te identificeren. De FedEx Alert Line is een gratis telefoonnummer, en kan 24 uur per dag worden gebruikt door FedEx-medewerkers en contractanten overal ter wereld. De FedEx Alert Line wordt iemand door opgeleide operators die zelf niet voor FedEx werken. Informatie die u meldt via de Alert Line wordt direct doorgegeven aan de verantwoordelijke personen, waartoe leden van het senior management kunnen behoren en personen van de volgende afdelingen van FedEx: juridische zaken, beveiliging, personeelszaken en interne controle. Als u de FedEx Alert Line belt, wordt aan uw melding een controlenummer toegekend dat u kunt gebruiken om terug te bellen om door FedEx over de eventuele voortgang van de betreffende zaak te worden ingelicht, of om verdere informatie te verstrekken. De FedEx Alert Line: 1.866.42-FedEx (1.866.423.3339) Internationale bellers kunnen op de FedEx website zien welke nummers zij in hun regio of land kunnen bellen: http://investors.fedex.com/phoenix. zhtml?c=73289&p=irol-govAlerts


28

Rapporteren van misbruik - FedEx Alert Line

V: A: V: A:

V: A:

V: A:

Ik ben bang dat een manager strafmaatregelen tegen mij zal nemen wanneer ik een mogelijke overtreding van bedrijfsbeleid meld. Ons beleid is dat er op geen enkele manier represailles zullen plaatsvinden voor het te goeder trouw melden van bezorgdheden. Er worden correctieve en/of disciplinaire maatregelen genomen tegen iedereen die rechtstreeks of indirect represailles uitvoert tegen iemand die een bekende of vermoede schending van het bedrijfsbeleid meldt.

Ik heb het vermoeden dat mijn manager fraude pleegt tegen het bedrijf, maar ik weet het niet zeker. Wat moet ik doen? Meld uw vermoedens meteen aan de juridische afdeling van uw bedrijf door hen de nodige informatie over te maken. In het geval van ernstige juridische of ethische schendingen die overduidelijk niet behandeld kunnen worden overeenkomstig de normale hiërarchische weg, beschikt u over de mogelijkheid deze te melden via de FedEx Alert Line. Hoe u het ook aanlegt, uw informatie wordt discreet behandeld tijdens het onderzoek. Als we geen onafhankelijke ondersteuning van uw bezorgdheid kunnen vaststellen, worden er geen maatregelen genomen tegen uw leidinggevende en tegen u voor uw melding die te goeder trouw is gedaan. Zelfs als uw manager vermoedt dat u hem of haar hebt aangegeven, dan nog staan wij geen vorm van straf tegen u toe voor het melden van uw vermoedens in goed vertrouwen. Mijn manager vraagt mij om dingen te doen die een overtreding zouden betekenen van bedrijfsbeleid. Wat moet ik doen? Neem contact op met een lid van het volgende niveau van het FedEx management of met de personeelsafdeling van uw bedrijf. Hij of zij kan het bedrijfsbeleid met u bespreken en ook uw vermoedens over mogelijke overtredingen. Als de situatie niet wordt opgelost, of indien u meent dat hetgeen men u vraagt illegaal is, contacteert u meteen de juridische afdeling van uw bedrijf. In het geval van ernstige juridische of ethische schendingen die overduidelijk niet behandeld kunnen worden overeenkomstig de normale hiërarchische weg, beschikt u over de mogelijkheid deze te melden via de FedEx Alert Line. Ik geloof dat mijn prestatiebeoordeling slechter is uitgevallen nadat ik een klacht had ingediend over de boekhoudkundige verwerking van een artikel. Voorheen kreeg ik altijd uitstekende beoordelingen. Wat kan ik doen? Het beleid van FedEx policy verbiedt alle represailles tegen werknemers die te goeder trouw wettige bezorgdheden naar voren brengen. Indien u gelooft dat er tegen u of een andere werknemer vergelding is genomen, dient u contact op te nemen met de juridische of personeelsafdeling van uw bedrijf om over uw problemen te praten. In het geval van ernstige juridische of ethische schendingen die overduidelijk niet behandeld kunnen worden overeenkomstig de normale hiërarchische weg, beschikt u over de mogelijkheid deze te melden via de FedEx Alert Line.

Via de FedEx Alert Line kunt u anoniem en in vertrouwen aangifte doen.



29

Verklaring van afstand

Elke uitzondering op de principes en praktijken die in deze Code zijn uiteengezet voor leidinggevende stafleden of leden van de Raad van Bestuur van de FedEx Corporation kan alleen worden gemaakt met de uitdrukkelijke toestemming van de Raad van Bestuur. Dergelijke uitzonderingen worden onverwijld openbaar gemaakt.

Uitvoering Het is ons beleid om onethisch en onwettig gedrag te voorkomen, om dergelijk gedrag onmiddellijk te doen stoppen en om disciplinaire maatregelen te nemen tegen personen die zich aan zulk gedrag schuldig maken. Daarnaast nemen we ook disciplinaire maatregelen tegen managers die niet behoorlijk toezicht houden waardoor zulk gedrag mogelijk werd gemaakt.

Afwijking van de richtlijnen in deze Code of in andere FedEx beleidslijnen kan ernstige gevolgen hebben voor zowel de betrokken personen als voor FedEx zelf. Gedrag dat in strijd is met de richtlijnen in deze Code of in andere FedEx beleidslijnen kan aanleiding geven tot disciplinaire maatregelen, met inbegrip van de opzegging van de dienstbetrekking of het werkverband. In sommige gevallen kan ook tot civielrechtelijke en strafrechtelijke vervolging worden overgegaan. De Executive Vice President en General Counsel van FedEx Corporation is uiteindelijk verantwoordelijk voor het toezicht houden op alle van toepassing zijnde wetten, deze Code en alle daaraan gerelateerde gedragslijnen en procedures. Elk staflid is verantwoordelijk voor het naleven van deze Code, en alle andere van toepassing zijnde gedragslijnen en procedures binnen zijn of haar verantwoordelijkheidsgebied.

Elk lid van het FedEx management is verantwoordelijk voor de naleving van deze Code.

V: A:

Kan ik echt worden ontslagen als ik de ethische normen van FedEx overschrijd? Ja. We nemen onze normen en waarden serieus en staan erop dat ze worden nageleefd. U kunt bijvoorbeeld worden ontslagen – ongeacht uw positie binnen het bedrijf – als u steelt van of fraude pleegt tegen het bedrijf. Ontslag kan ook volgen op andere overtredingen zoals belangenvermenging, intimidatie of het vervalsen van bedrijfsgegevens. Disciplinaire maatregelen, met inbegrip van ontslag, kunnen voortvloeien uit elke afwijking van deze Code of van andere gedragslijnen van FedEx.



30

Samenvattend advies

De voorgaande pagina’s van deze Code beschrijven de toewijding van FedEx voor het wettelijk en ethisch zakendoen en dienen als leidraad voor al onze teamleden. Ons objectief is u te voorzien van de juiste informatie en hulpmiddelen om uw werk uit te voeren aan de hoogst mogelijke ethische en professionele normen zoals van iedereen, verbonden met FedEx, wordt verwacht. Terwijl u de Code doorneemt en er vertrouwt mee wordt (net zoals bij de specifieke gedragslijnen en procedures toepasbaar voor uw job), zijn niet alle nalevingskwesties even duidelijk. Er zijn geen twee situaties identiek en zelfs subtiele verschillen kunnen een invloed hebben op de manier waarop een situatie wordt behandeld. In deze gevallen, kunt u zich de volgende vragen stellen:

s :OUIKTROTSZIJNOMPERSONENDIEIKRESPECTEER TEVERTELLENOVERMIJNHANDELINGEN s : OUIKMORGENHIEROVERIETSWILLENLEZENINDEKRANT s )SERIEMANDBIJ&ED%XDIEMEADVIESKANGEVEN Als u zichzelf in een situatie bevindt, waarin u niet zeker bent wat u zou moeten doen, dan dient u advies te vragen bij de partijen zoals staat beschreven in deze Code. Wij hebben allemaal een belangrijke rol bij het succes van ons bedrijf. Door de Purple Promise integer en eerlijk na te leven, kunnen we helpen bij het voortdurend succes van FedEx.

s "ESCHIKIKOVERALDEFEITEN s )SHETEENOVERTREDINGVANDEWETOFVANEEN BELEIDSBEPALINGOFPROCEDUREVAN&ED%X

Overgenomen op 2 juni 2003 Laatst bijgewerkt op 14 januari 2013

s 7ATKUNNENDEGEVOLGENZIJNVANMIJNBESLISSINGOF HETNIETONDERNEMENVANEENACTIE



31

Gedragscode en normen en waarden voor het zakendoen

Recommend Documents