De ethische gedragscode van Valeo

De ethische gedragscode van Valeo

Inhoud

02

1. INLEIDING TOT DE CODE

06

1.1 Een cultuur van integriteit

07

1.2 Op wie is de Code van toepassing

08

2. INTEGRITEIT TEN AANZIEN VAN ONZE MENSEN IN ONZE OMGEVING

09

2.1 De veiligheid op de werkplek waarborgen

10

2.2 De mensenrechten respecteren

11

2.3 Mensen ontwikkelen - Diversiteit bevorderen

12

2.4 Discriminatie en intimidatie voorkomen

13

2.5 Het milieu respecteren

14

3. INTEGRITEIT OP DE MARKTPLAATS: EERLIJK ZAKEN DOEN

15

3.1 Billijk en eerlijk met klanten omgaan

16

3.2 Eerlijke concurrentiepraktijken hanteren

17

3.3 Omkoping en corruptie voorkomen

18

3.4 De integriteit bij de aankoop- en leveranciersselectie waarborgen

21

3.5 Een op ethisch waarden gestoeld partnerschap met agenten en tussenpersonen opbouwen

22

4. INTEGRITEIT EN BESCHERMING VAN DE EIGENDOM EN ACTIVA VAN VALEO

23

4.1 De informatie en intellectuele eigendom van Valeo beschermen

25

4.2 De vertrouwelijkheid van de persoonlijke informatie van werknemers beschermen

26


4.3 De intellectuele eigendom en geheimhouding van derden respecteren

26

4.4 Belangenconflicten vermijden - Trouw zijn aan Valeo

27

4.5 Zich engageren tot professionalisme en kwaliteit

28

4.6 Waarheid en nauwkeurigheid van de rekeningen, boeken en bestanden

29

4.7 Witwassen van geld bestrijden

31

5. ETHISCHE COMMUNICATIE 5.1 Met de nodige zorg communiceren

32 33

5.2 Sociale media op voorzichtige wijze gebruiken

34

5.3 Handel met voorkennis - aan- en verkoop van Valeo-aandelen

35

6. TRAINING - ONS BEWUSTZIJN ONTWIKKELEN

37

7. PROBLEMEN AANKAARTEN - WAARSCHUWEN

38


03

Inleiding door Jacques Aschenbroich, CEO Beste medewerkers van Valeo, Het is nu al meer dan 90 jaar geleden dat we begonnen zijn met de fabricage van auto-onderdelen en -uitrusting. Vandaag de dag heeft Valeo zich een plaats verworven als een innovatief technologiebedrijf dat partnerschappen heeft opgebouwd met autobouwers wereldwijd om efficiënte intuïtieve rijtechnologieën te ontwikkelen die ons de toekomst in zullen leiden. Ons succes en onze groei zijn gebaseerd op een serie diepgewortelde waarden: ethiek, transparantie, verantwoordelijkheid, professionalisme en teamwerk en op een groep gepassioneerde mensen die hun onderneming, collega's en klanten volledig toegewijd zijn. Waar we ook actief zijn in de wereld, voor welke activiteit we ook verantwoordelijk zijn, we handelen met de nodige integriteit en respect naar elkaar toe, naar onze stakeholders en aandeelhouders toe, naar onze omgeving toe. En terwijl we groeien en ons overal ter wereld verder ontwikkelen, willen we de allerhoogste normen op het gebied van integriteit blijven hanteren en onze waarden delen met onze mensen en zakenpartners, de toekomst van Valeo indachtig. Deze Code weerspiegelt de bijzonder sterke ethische bedrijfswaarden van Valeo. Ze is van toepassing op onze dagdagelijkse zakelijke activiteit bij Valeo en biedt een antwoord op situaties en dilemma's waar we mogelijk mee geconfronteerd worden. Ze zal u helpen bij het vinden van antwoorden en richtlijnen. Maar afgezien van de regels en beginselen, draait het allemaal om integriteit en de bereidheid om de zaken op de juiste manier aan te pakken. Het draait allemaal om onze mensen en dat is de reden waarom we, individueel en gezamenlijk, de ambassadeurs en de bewakers van onze ethische waarden en beginselen en van onze toekomst zijn. Bestudeer deze Code zorgvuldig en raadpleeg ze zo vaak als mogelijk. U zorgt voor ons toekomstig succes wanneer u deze Code en de beginselen die erin staan, deelt met uw collega's. Aarzel niet om vragen te stellen en advies te vragen mocht u over iets twijfelen. Hoogachtend, Jacques Aschenbroich, CEO

MIJN TWEEVOUDIGE OBSESSIE VOOR VALEO:

GROEI EN WINSTGEVENDHEID met integriteit Jacques Aschenbroich, Chief Executive Officer


05

Inleiding tot de code

INLEIDING TOT DE CODE Een cultuur van integriteit

1

Inleiding tot de code 1.1 Een cultuur van integriteit Valeo heeft altijd als beleid gehanteerd om de wetten te volgen van de landen waar we actief zijn. We promoten en blijven trouw aan de waarden van Valeo - transparantie, verantwoordelijkheid, professionalisme en teamwerk - die van essentieel belang zijn voor onze cultuur van uitmuntendheid en integriteit. Overeenkomstig onze waarden, zetten we ons ook ten volle in om de globale beginselen inzake mensenrechten, arbeid, eerbied voor het milieu en anticorruptie hoog in het vaandel te dragen via onze deelname aan het Wereldpact van de Verenigde Naties. Bij Valeo geloven we dat ethiek en compliance van essentieel belang zijn voor het vertrouwen en de tevredenheid van al onze stakeholders en medewerkers. Maar bovenal, geloven we in een cultuur van persoonlijke en professionele integriteit die, gecombineerd met duidelijke regels en verwachtingen, het juiste kader vormen voor duurzame en rendabele groei. In het licht van onze wereldwijde voetafdruk en snelle expansie, willen we ons engagement naar ethiek en compliance herhalen via een herziene Code die een weerspiegeling is van de cultuur van uitmuntendheid en integriteit van onze Groep. Op basis van de allerhoogste zakelijke normen, vormt de Code van Valeo een uiteenzetting van de beleidsregels, de ethische beginselen en regels die we trouw moeten blijven. Het is een document dat oproept tot handelen, dat ons richtlijnen aanreikt bij ons dagelijks werk en een weerspiegeling is van het engagement van onze onderneming naar haar werknemers, zakenpartners en klanten toe, alsook de gemeenschappen en de omgeving die hen omringen. De Code, die onderworpen is aan de lokale wetgeving, moet gebruikt worden in combinatie met onze andere beleidsmaatregelen, regels en reguleringen die bijkomende details bevatten over specifieke onderwerpen. Deze bijkomende beleidsmaatregelen omvatten, maar zijn niet beperkt tot, het Juridisch Beleid, Marketingbeleid, Verkooppraktijken, de Administratieve en Financiële Handleiding (Manuel Administratif et Financier, of M.A.F.) en de Gedragscode van de Groep, die handelt over effectentransacties en het naleven van de Franse reguleringen met betrekking tot handel met voorkennis. De Code is ook een weergave van onze 5 assen - betrokkenheid van het personeel, totale kwaliteit, constante innovatie, integratie van leveranciers en het productiesysteem van Valeo. De Code vormt een essentieel onderdeel om te komen tot duurzame en rendabele groei. We verwachten van alle werknemers van Valeo dat ze deze kennen en strikt naleven. Bedankt voor het ondersteunen van onze zakelijke ethiek en waarden. Catherine Delhaye Chief Ethics en Compliance Officer De ethische gedragscode van Valeo

07

1

INLEIDING TOT DE CODE Op wie is de Code van toepassing

1.2 Op wie is de Code van toepassing

De Code van Valeo is een document met richtlijnen dat in gelijke mate van toepassing is op alle werknemers van Valeo, ongeacht hun jobfunctie. Maar daarnaast hebben de leidinggevenden binnen de onderneming nog een extra verantwoordelijkheid: ze moeten leiding geven door middel van voorbeeld, waarbij ze beslissingen nemen die in overeenstemming zijn met onze Code en aanverwante beleidsregels. Hun begeleiding is van essentieel belang voor het creëren van een ethisch en positief werkklimaat. De Code is verplicht voor alle werknemers van Valeo, managers, hogere kaderleden, dochterondernemingen, joint ventures en gelijkaardige entiteiten die beheerd of gecontroleerd worden door Valeo. Elke directeur, elk kaderlid en elke werknemer van de Groep Valeo is verplicht deze Code trouw te blijven en mag geen overeenkomsten of contracten afsluiten of andere acties ondernemen die indruisen tegen deze Code of de wet. Er werd een speciale Code uitgewerkt voor leveranciers en andere zakenpartners om de waarden en verwachtingen van Valeo uit te dragen. Deze Code voor zakenpartners verschaft meer specifieke richtlijnen wat betreft ons werk met mensen buiten Valeo. Deze code is terug te vinden op het portaal Ethiek en Compliance. We hanteren een nultolerantie voor inbreuken op de code. Wangedrag of het niet naleven van de Code wordt bijzonder ernstig genomen en kan aanleiding geven tot disciplinaire maatregelen, waaronder beëindiging van de arbeidsovereenkomst.

08


INTEGRITEIT TEN AANZIEN VAN ONZE MENSEN EN ONZE OMGEVING

2

INTEGRITEIT TEN AANZIEN VAN ONZE MENSEN EN ONZE OMGEVING De veiligheid op de werkplek waarborgen

Integriteit ten aanzien van onze mensen en onze omgeving Alle werknemers hebben het recht om in een positieve omgeving te werken die vrij is van intimidatie en discriminatie. Door zich aan te sluiten bij het Wereldpact van de Verenigde Naties in 2004, verbindt Valeo zich ertoe de fundamentele rechten van elke persoon, zoals die staan gedefinieerd in de Universele Verklaring van de Rechten van de Mens, te respecteren en te promoten, waar ook ter wereld we actief zijn. Dit betekent dat we de intrinsieke waarde van elk individu hoogachten en beschermen door de richtlijnen te volgen met betrekking tot lonen en voordelen, vereisten inzake minimumleeftijd, gelijke rechten voor mannen en vrouwen en door het respecteren van het privéleven van werknemers. Veiligheid en welzijn op de werkplek zijn essentiële aspecten van het ruimere engagement van Valeo naar duurzame ontwikkeling toe. Onze medewerkers bekleden een centrale plaats in onze activiteiten en we willen respectvolle en inclusieve werkplekken koesteren die gebaseerd zijn op onze waarden op het gebied van ethiek en transparantie.

2.1 De veiligheid op de werkplek waarborgen We verbinden ons ertoe veilige werkplekken te organiseren die in overeenstemming zijn met alle toepasselijke wetten wat de gezondheid en de veiligheid op het werk betreft, alsook met onze eigen beleidsregels. Er werden veiligheidsnormen uitgewerkt om onze werknemers te beschermen en onze activiteiten zo veilig mogelijk te maken. Deze normen moeten zorgvuldig worden gevolgd. Het is van essentieel belang dat elke medewerker de specifieke normen inzake gezondheid, veiligheid en zekerheid, die verband houden met zijn of haar functie, begrijpt. Elk risico of elke bekommernis moet onmiddellijk worden gemeld teneinde ongevallen of letsels te voorkomen. We verwijzen naar het RIE-portaal https://sites.google. com/a/valeo.com/valeo-risks-insurance-environment-portal/ group-policy-directives/risk-management-manual en wijze

erop dat de instructies strikt moeten worden opgevolgd

Overeenkomstig ons engagement naar veiligheid toe, handhaven we drugs- en alcoholvrije werkplekken. We verbieden de verspreiding, de verkoop, de aankoop, de omruiling, het bezit en het gebruik van illegale drugs op de werkplek. Dezelfde beperkingen gelden voor alcohol, enkele uitzonderingen niet te na gesproken; het gebruik ervan binnen redelijke perken tijdens een bedrijfsfeestje, kan worden aanvaard indien dit toegelaten is door de lokale wetgeving en wanneer hiervoor uitdrukkelijk toestemming is verleend door het lokale management. Roken is enkel toegelaten in de daartoe bestemde ruimtes.

10


INTEGRITEIT TEN AANZIEN VAN ONZE MENSEN EN ONZE OMGEVING De mensenrechten respecteren

2

2.2 De mensenrechten respecteren We bestrijden dwang- en kinderarbeid. We stellen geen kinderen tewerk die jonger zijn dan 16 en leven de ILO-conventies na met betrekking tot de tewerkstelling van kinderen tussen de leeftijd van 15 en 18 jaar. We verwachten van onze leveranciers en partners dat ze deze normen eveneens in acht nemen. Al onze activiteiten zijn vrij van dwangarbeid. Arbeiders worden eerlijk en gelijk behandeld en worden betaald overeenkomstig de toepasselijke loonwetten (inclusief minimumloon, overuren en wettelijk verplichte voordelen). Onze medewerkers hebben het recht zichzelf te uiten en, overeenkomstig de lokale wetten, vergaderingen bij te wonen of te organiseren. Een vertrouwensvolle en actieve sociale dialoog wordt bij Valeo ook duidelijk sterk gewaardeerd en gepromoot. De rechten van de mens en de veiligheid van onze arbeiders en zakenpartners zijn voor Valeo van het allergrootste belang; daarom moet iedereen die vermoedt dat de mensenrechten worden geschonden, dit melden, in de wetenschap dat Valeo iedereen beschermt tegen eventuele daden van vergelding. Zie Deel 7: “Problemen aankaarten - Waarschuwen” om te leren hoe we een rapport moeten opmaken.

Valeo De code voor zakelijk gedrag en ethiek

11

2

INTEGRITEIT TEN AANZIEN VAN ONZE MENSEN EN ONZE OMGEVING Mensen ontwikkelen - Diversiteit bevorderen

2.3 Mensen ontwikkelen - Diversiteit bevorderen Betrokkenheid van ons personeel maakt deel uit van de methodologie van Valeo die op 5 assen berust en helpt ons bij het opbouwen van een cultuur van uitmuntendheid. Valeo investeert regelmatig in opleiding en specialisering van onze werknemers. Nieuwe vaardigheden en verworvenheden leiden tot sterkere prestaties en meer autonomie en het potentieel voor meer verantwoordelijkheid. Er worden tal van carrièremogelijkheden geboden en we bieden een eerlijke verloning. Een gevoel van welzijn op het werk is belangrijk; daarom luisteren we met zorg naar onze mensen via enquêtes en opiniepeilingen. In verschillende landen hebben we met succes "Welzijn op het Werk"-programma's ontwikkeld. Het resultaat hiervan is dat we in vele landen erkend worden als een topwerkgever. Ons wereldwijd personeelsbestand is zeer divers en we verwelkomen extra diversiteit als een van onze grootste troeven. Er werden verschillende programma's op stapel gezet om diversiteit te promoten, waarbij de klemtoon vooral kwam te liggen op vrouwen, oudere burgers en mensen met een handicap. Ook verwelkomen we via stages en leercontracten mensen van jongere generaties. Om meer te weten over de diversiteitsprogramma's van Valeo, verwijzen we naar het Valeo Jaarverslag.

12


INTEGRITEIT TEN AANZIEN VAN ONZE MENSEN EN ONZE OMGEVING Discriminatie en intimidatie voorkomen

2

2.4 Discriminatie en intimidatie voorkomen Discriminatie heeft geen plaats bij ons en we leven de wetten na die dit voorkomen. Onze beslissingen op het vlak van tewerkstelling - met inbegrip van, maar niet beperkt tot, aanwerving, opleiding, verloning, voordelen en werkopdrachten, promoties - zijn op objectieve wijze gebaseerd op kwalificaties, positie, ervaring en prestaties. Wanneer dergelijke beslissingen worden genomen, neemt Valeo geboorteplaats, afkomst, geslacht, seksuele voorkeuren, leeftijd, gezinsstatus, genetische eigenschappen, nationaliteit, ras, politieke meningen, vakbondsactiviteiten, fysiek voorkomen, gezondheid, handicap, zwangerschap of enige andere beschermde status niet in overweging. We bestrijden intimidatie om zo een veilige en respectvolle werkplek te creëren. Elke vorm van seksuele of psychologische intimidatie, pesterijen of elke andere gedragsvorm die zorgt voor een vijandige en intimiderende werkomgeving is niet toegelaten. Elke werknemer die van oordeel is dat hij of zij wordt geïntimideerd of denkt dat er zich een geval van intimidatie voordoet, dient het vermeende gedrag onmiddellijk te melden aan zijn of haar meerdere of, wanneer het probleem niet op gepaste wijze kan worden aangepakt op het (nationale) niveau van de dochteronderneming, aan de Vice-voorzitter voor Human Resources van de Groep, de General Counsel of de Chief Ethics and Compliance Officer. Elke melding van discriminatie, intimidatie of pesterij zal onmiddellijk vertrouwelijk en zonder de dreiging van vergelding worden behandeld. Voor meer informatie over het nultolerantiebeleid van Valeo ten aanzien van intimidatie en discriminatie, worden werknemers aangemoedigd de Anti-harassment Reporting Policy te raadplegen.


13

2

INTEGRITEIT TEN AANZIEN VAN ONZE MENSEN EN ONZE OMGEVING Het milieu respecteren

2.5 Het milieu respecteren

Milieubeheer vormt een belangrijk onderdeel van onze identiteit. We beschouwen duurzaamheid en ons streven om innovatieve technologieën te ontwikkelen als onze unieke bijdrage aan het welzijn van de gemeenschappen waarin we opereren en aan de natuurlijke wereld. Door het feit dat we de lokale milieuwetten naleven en onze eigen hoge normen ter harte nemen, handelen we met de nodige integriteit, bouwen we vertrouwen op en verzekeren we de groei van Valeo ver in de toekomst. We engageren ons tot een ambitieus duurzaam ontwikkelingsprogramma dat een positieve impact heeft op de ons omringende omgeving en gemeenschappen. We voerden een Environment Management System (EMS) in teneinde het milieu te beschermen door de natuurlijke rijkdommen optimaal te benutten en het storten van afval te verminderen tijdens het vervaardigen en gebruiken van al onze producten. Daarnaast verbieden we de fabricage of de verkoop van producten die een onaanvaardbaar risico vormen voor de gezondheid van mensen en voor het milieu. Gedetailleerde procedures wat betreft het implementeren en evalueren van ons succes zijn terug te vinden in de Environment Policies van de groep. De Agreement on Corporate Social Responsibility die we in 2012 samen met de Europese ondernemingsraad hebben ondertekend, staan de sociale, bedrijfs- en milieunormen en de engagementen uiteengezet waar we trouw aan blijven teneinde duurzame ontwikkeling te promoten. Deze overeenkomst wordt door de lokale leidinggevenden ook uitgedragen naar niet-Europese landen.

14


INTEGRITEIT OP DE MARKTPLAATS: EERLIJK ZAKEN DOEN

3

INTEGRITEIT OP DE MARKTPLAATS: EERLIJK ZAKEN DOEN Billijk en eerlijk met klanten omgaan

Integriteit op de marktplaats: Eerlijk zaken doen Bij Valeo weten we dat ethische zakelijke praktijken de garantie vormen voor ons huidige en toekomstige succes. Dit is de reden waarom we de beleidsregels en wetten die eerlijke concurrentie op de markt promoten en die anticoncurrentiepraktijken, omkoping en corruptie bestrijden, strikt naleven. De gevolgen van schendingen op dit vlak zijn bijzonder zwaar, niet alleen voor Valeo maar ook voor de betrokken individuen.

3.1 Billijk en eerlijk met klanten omgaan We waarderen het vertrouwen dat klanten ons schenken en weten dat we dit elke dag moeten verdienen. We weten dat klantentevredenheid berust op innovatieve, kwalitatief hoogwaardige producten en ethische normen die worden gehanteerd in alle activiteiten die we ondernemen. Bij alles wat we doen, streven we ernaar onze klanten toegevoegde waarde te geven; we zijn vastbesloten om onze engagementen na te komen en de beloofde leveringen te verzorgen. We respecteren de intellectuele eigendommen en de vertrouwelijke informatie van onze klanten. We weigeren onethische middelen te hanteren om dergelijke informatie te bekomen. Tot slot geloven we dat loyaliteit, wederzijds respect en integriteit tussen partners, klanten, leveranciers en andere betrokken partijen de basis vormen van relaties op lange termijn, waarbij kwaliteit hoog in het vaandel wordt gedragen en waar alle partijen baat bij hebben.

16


INTEGRITEIT OP DE MARKTPLAATS: EERLIJK ZAKEN DOEN Eerlijke concurrentiepraktijken hanteren

3

3.2 Eerlijke concurrentiepraktijken hanteren Ons antitrustprogramma is gebaseerd op eenvoudige beginselen die niet in vraag kunnen worden gesteld: we respecteren de integriteit van de markt en weigeren deel te nemen aan enige illegale activiteiten die bedoeld zijn om concurrenten op oneerlijke wijze uit de markt te jagen of om zakenpartners ertoe te dwingen oneerlijke commerciële voorwaarden te aanvaarden. Anticoncurrentiepraktijken zijn bij ons ten strengste verboden. Zo smeden we in het bijzonder geen kartels met concurrenten en verlagen we ons niet tot prijsbinding, compartimentering van de markt of collusie bij inschrijving op een aanbestedingsprocedure. We moeten zelfs de schijn van niet-competitieve gedragingen vermijden. Zo ook moeten we de antitrustwetten zorgvuldig naleven en mogen we geen gevoelige bedrijfsgegevens uitwisselen met concurrenten. Zie onze Antitrust Do’s and Don’ts. Op tal van vragen die u mogelijk hebt, vindt u een antwoord in onze: Antitrust Q&A. We moeten de nodige voorzichtigheid aan de dag leggen bij het ons aansluiten bij handelsverenigingen of werkgroepen, omdat deze ervoor zorgen dat we interageren met concurrenten. De deelname aan zakelijke verenigingen wordt geregeld door het Valeo Membership to Business Associations and Working Groups Policy en dient vooraf te worden goedgekeurd. De lijst van verenigingen en werkgroepen die worden toegelaten is terug te vinden op het portaal Ethiek en Compliance. De Valeo Participation to Associations, Working Groups Meetings and Events Policy verschaft extra richtlijnen. Onze samenwerkingsovereenkomsten met stakeholders uit de automobielindustrie moeten wettig, transparant en diepgaand beheerd zijn. Onze Managing compliance met betrekking tot gezamenlijke projecten waarbij derden betrokken zijn biedt begeleiding bij deze overeenkomsten. Deze processen zijn ingebed in onze projectontwikkelingsmethodologie, alsook in onze O&O-procedures. We verwachten van derden van Valeo dat ze het beleid en de verwachtingen van Valeo begrijpen en dat ze onze normen inzake integriteit met betrekking tot antitrust naleven. De Third Party Antitrust Risk Awareness Handbook e-learning programma's werden speciaal ontwikkeld voor meer gedetailleerde opleiding en begeleiding. We volgen nauwkeurig ons Valeo Sensitive Business Data and Information Sharing Policy dat meer richtlijnen omvat wat de communicatie met concurrenten betreft. Het is van essentieel belang dat we gedetailleerde bestanden bijhouden van besprekingen en vergaderingen waar concurrenten bij betrokken zijn. We moeten ons afzijdig houden van besprekingen waar concurrenten bij betrokken zijn die risicovol of problematisch lijken en moeten alle mogelijke twijfels zo snel mogelijk melden aan de General Counsel en/of de Chief Ethics and Compliance Officer van Valeo. Een inbreuk op de antitrustbeleidsregels van Valeo kan aanleiding geven tot disciplinaire maatregelen, zoals zware boetes voor de onderneming en de individuen die erbij betrokken zijn, verlies van toekomstige activiteiten en schade aan onze reputatie. Neem bij twijfel contact op met het Juridisch Departement of met de Chief Ethics and Compliance Officer.


17

3

INTEGRITEIT OP DE MARKTPLAATS: EERLIJK ZAKEN DOEN Omkoping en corruptie voorkomen

3.3 Omkoping en corruptie voorkomen Onze principes zijn bijzonder duidelijk: Omkoping en corruptie zijn verboden bij Valeo. We houden ons aan alle toepasselijke wetten (inclusief de Foreign Corrupt Practices Act, UK Bribery Act, enz.). We zijn ons bewust van en vermijden acties die opgevat kunnen worden als pogingen om op ongepaste wijze klanten, overheden of administratieve beslissingen te beïnvloeden rond aangelegenheden waar Valeo bij betrokken is. We vermijden elke situatie waarbij Valeo mogelijk als kwetsbaar kan worden beschouwd voor actieve of passieve omkoping.

Geschenken en ontspanning ontvangen Het beleid van Valeo verbiedt het aanvaarden van geschenken of giften, zoals geld, goederen, diensten, ontspanning, reizen, gunsten en gelijkaardige zaken, behalve wanneer het geschenk of de gift een minimale waarde heeft. Indien ongepaste geschenken of giften reeds zijn ontvangen, moeten ze worden teruggegeven worden aan de schenker, tenzij het beledigend zou zijn om het geschenk te weigeren of terug te geven. Wanneer het weigeren van een geschenk te beledigend zou zijn, moet de werknemer de Vice-voorzitter voor Human Resources van de Groep, de Chief Ethics and Compliance Officer of het Juridisch Departement informeren. Ook moeten we de schenker informeren over ons strikt beleid rond geschenken om zo toekomstige problematische situaties te vermijden.

Geschenken, uitnodigingen en ontspanning aan commerciële partners beperken Het is werknemers en derden van Valeo verboden geschenken, uitnodigingen of ontspanning te beloven of aan te bieden teneinde een ongepast zakelijk voordeel te bekomen. Dit omvat geschenken en ontspanning die rechtstreeks of onrechtstreeks worden aangeboden aan klanten, leveranciers of andere derden. Werknemers van Valeo mogen enkel geschenken of ontspanning aanbieden wanneer deze redelijk zijn, dit niet vaak plaatsvindt en in lijn is met het Gift, Entertainment and Hospitality Policy van Valeo. In dit beleid staan de algemene regels en limieten uiteen gezet wat geschenken, uitnodigingen en ontspanning betreft. In aanverwante Local Addenda staan de lokale specifieke voorwaarden uiteengezet waar toepasselijk. Er worden hulpmiddelen voor het nemen van beslissingen ter beschikking gesteld om onze mensen te helpen bij het nemen van de juiste beslissingen of bij het vragen van hulp. Ook moeten we de beleidsregels rond geschenken en ontspanning van andere bedrijven waar we mee samenwerken, naleven. Hoewel omkoping meestal verwijst naar geld, kan het ook slaan op niet-geldelijke zaken of iets van waarde, zoals geschenken, voordelen, ontspanning, giften en gastvrijheid. Lees de Valeo Anti-bribery Q&A en neem contact op met uw management of met de Chief Ethics and Compliance Officer voor meer informatie.

18



3

Omkoping kan meerdere vormen aannemen. Het is belangrijk waakzaam te zijn. Er wordt van ons verwacht dat we het Juridisch Departement of de Compliance Officer informeren wanneer we twijfels hebben of dat we het management onmiddellijk verwittigen wanneer we een vermoeden van corruptie koesteren.

Verbod op betalingen aan overheidsambtenaren en personeel De beleidsregels van Valeo op het gebied van antiomkoping en anticorruptie zijn eveneens van toepassing op transacties met overheids- en openbare ambtenaren, administratieve agentschappen en het personeel hiervan. Overheids- en openbare ambtenaren worden in ruime zin gedefinieerd als: regeringsfunctionarissen, verantwoordelijken van ministeries, politieke vertegenwoordigers en kandidaten, douaneambtenaren en andere gelijkaardige verkozen of benoemde overheidsmedewerkers, inclusief overheidsbedrijven of staatsonderneming en het personeel hiervan. Aangezien het soms moeilijk kan zijn om overheidsfunctionarissen te identificeren, moeten we de nodige vragen stellen wanneer de situatie niet duidelijk is. Het is ons ten strengste verboden iets van waarde, in welke vorm dan ook, rechtstreeks of onrechtstreeks, te geven of te beloven te geven aan enige overheids- of openbare ambtenaar in ruil voor een oneerlijk welwillend optreden of een ongepast zakelijk voordeel. Zakenpartners en derden die namens Valeo optreden en in wisselwerking staan met overheidsambtenaren zijn eveneens onderworpen aan onze beleidsregels inzake omkoping en corruptie, die beschikbaar zijn op het portaal Ethiek en Compliance. Een goede manier om omkoping en afpersing te vermijden is vooraf goed te plannen wanneer we met de overheid samenwerken zodat we geen gunsten of een voorkeursbehandeling hoeven te vragen of onszelf niet in een moeilijke situatie bevinden. Improviseer nooit, kom nooit te laat en voorzie in uw projectplanning altijd de tijd die noodzakelijk is om de nodige vergunningen te bekomen. Raadpleeg het Valeo fighting corruption, preventing and resisting extortion policy en volg de opleiding hieromtrent aangezien deze meer gedetailleerde informatie verschaffen.


19

3


Smeergeld We moeten het verschil herkennen tussen een gewettigd betaalverzoek en een verzoek voor smeergeld. Smeergeld is geld dat men toegestopt krijgt in ruil voor het versneld vervullen van anders routinematige overheidsplichten. In de meeste omstandigheden beschouwd Valeo smeergeld als omkoping. Het kan gebeuren dat we het hoofd moeten bieden aan daadwerkelijke bedreigingen met geweld of levensbedreigende situaties waarbij het toelaatbaar is een betaling te verrichten. De wet laat een beperkte uitzondering op onze beleidsmaatregelen tegen smeergeld toe wanneer we geconfronteerd worden met levensbedreigende situaties. Wanneer u met een dergelijke situatie geconfronteerd wordt, doe dan de betaling om uw veiligheid te waarborgen en gelieve de betaling achteraf zo snel mogelijk te melden.

Politieke en liefdadigheidsbijdragen verbieden Het is werknemers van Valeo toegestaan in hun persoonlijke tijd en met hun eigen middelen politieke kandidaten en doelen te steunen. De tijd en middelen van Valeo mogen niet worden gebruikt om steun te verlenen aan politieke partijen, verkozen ambtenaren of kandidaten voor een welbepaalde functie. Dezelfde beperkingen gelden voor vakbonds- en religieuze doelen. Liefdadigheidsbijdragen waarbij namens Valeo onze tijd of middelen beschikbaar worden gesteld dienen vooraf goedgekeurd te worden door de Chief Executive Officer van de Groep.

20


INTEGRITEIT OP DE MARKTPLAATS: EERLIJK ZAKEN DOEN De integriteit bij de aankoop- en leveranciersselectie waarborgen

3

3.4 De integriteit bij de aankoop- en leveranciersselectie waarborgen In lijn met Supplier Integration, een van de 5 assen van ons werkmodel, hebben we partnerschappen ontwikkeld met een uitgebreid netwerk van leveranciers en zakenpartners en we willen dat onze partnerschappen wettig en ethisch zijn en dat alle partijen er baat bij hebben. We selecteren zakenpartners op basis van kwaliteit, noodzaak, prestaties en kostprijs. We verwachten van onze partners dat ze net zo geëngageerd zijn als wij wat betreft mensenrechten, eerlijke verkoop- en marketingpraktijken, vertrouwelijke informatie en intellectuele eigendom, anti-omkoping, anticorruptie en dat ze beantwoorden aan onze strenge ethische normen. Het is de verantwoordelijkheid van elke werknemer en manager van Valeo om zakenpartners te selecteren op basis van verdienste, zonder enige vorm van favoritisme of discriminatie en met inachtneming van een strikt selectieproces. Investeren in een zakenpartner of geld lenen aan zakenpartners is niet toegelaten. We mogen noch rechtstreeks noch onrechtstreeks smeergeld of steekpenningen aanvaarden. We hebben een aparte Gedragscode voor Zakenpartners waarin de speciale richtlijnen en normen met betrekking tot onze leveranciers en zakenpartners gedetailleerd beschreven staan. Deze Code voor Zakenpartners is terug te vinden op het portaal Ethiek en Compliance. Mocht u vragen hebben over het omgaan met een van de zakenpartners van Valeo, aarzel dan niet contact op te nemen met de Chief Ethics and Compliance Officer.


21

3

INTEGRITEIT OP DE MARKTPLAATS: EERLIJK ZAKEN DOEN Een op ethisch waarden gestoeld partnerschap met agenten en tussenpersonen opbouwen

3.5 Een op ethische waarden gestoeld partnerschap met agenten en tussenpersonen opbouwen De acties van derden hebben een rechtstreekse impact op Valeo. Het is van cruciaal belang dat alle individuen en entiteiten die namens Valeo zaken doen, vooral met klanten die eigendom van de staat zijn of met overheidsambtenaren, ons nultolerantiebeleid met betrekking tot antitrust, corruptie en omkoping steunen. Derde tussenpersonen en agenten worden geselecteerd op basis van het Valeo Third Party Intermediary Selection and Retention Full and Streamlined policy om ervoor te zorgen dat onze partners onze strenge norm inzake integriteit en zakelijke ethiek delen. We kunnen enkel zaken doen met derden die goedgekeurd zijn overeenkomstig bovenstaand beleid. We vereisen van onze derde partijen dat ze instemmen met de Valeo Third Party Intermediary Terms and Conditions die omkoping en corruptie verbieden. Daarnaast vereisen we dat ze deze Code naleven en de kostprijs van hun diensten nauwkeurig vermelden. Er bestaan verschillende tools om derden onze strenge ethische normen bij te brengen, waaronder de Valeo Business Partners code. De Valeo Business Partners Anti-bribery Compliance Risks Awareness Handbook en Valeo Business Partners Anti-bribery Awareness e-learning bieden bijkomende richtlijnen over hoe omkoping en corruptie kan worden vermeden en opgespoord. Het niet naleven van onze code en beleidsregels wordt bijzonder ernstig genomen. Schendingen kunnen aanleiding geven tot disciplinaire maatregelen en zelfs tot het beëindigen van contracten met zakenpartners.

22


INTEGRITEIT EN BESCHERMING VAN DE EIGENDOM EN ACTIVA VAN VALEO

4

INTEGRITEIT EN BESCHERMING VAN DE EIGENDOM EN ACTIVA VAN VALEO Inleiding

Integriteit en bescherming van de eigendommen en activa van Valeo Als technologiebedrijf investeert Valeo aanzienlijke bedragen in onderzoek en ontwikkeling. Ons ambitieus en succesvol onderzoeksprogramma maakt ons tot een leider binnen ons vakdomein en we zijn trots op de talrijke patenten die we elk jaar registreren. Ons O&O en aanverwante initiatieven en investeringen moeten geheim blijven. Ons succes hangt af van ons vermogen om de juiste commerciële en geografische strategieën te identificeren en de juiste investeringen te doen. Om onze groei en efficiënte werking te waarborgen, moeten onze activa en vertrouwelijke informatie beschermd en beveiligd worden. We zijn allemaal verantwoordelijk voor het op gepaste wijze gebruiken van de eigendom en activa van Valeo, met inbegrip van maar niet beperkt tot het volgende: • Intellectuele eigendom • Vertrouwelijke informatie • Technologische gegevens • Computerhardware en -software • Media voor de opslag van gegevens • Vastgoed • Uitrusting, machines en gereedschap • Grondstoffen • Cash Het beschermen van de activa van Valeo en het waarborgen van de vertrouwelijkheid vergt discipline en aandacht. Het is een aanhoudende inspanning die niet ophoudt wanneer we het kantoor verlaten. Meer informatie over hoe we onze informatie veilig en zeker kunnen houden, is terug te vinden in het Valeo Confidentiality and Image Policy.

24


INTEGRITEIT EN BESCHERMING VAN DE EIGENDOM EN ACTIVA VAN VALEO De informatie en intellectuele eigendom van Valeo beschermen

4

4.1 De informatie en intellectuele eigendom van Valeo beschermen Het handhaven van de vertrouwelijkheid van de informatie en bestanden van Valeo is van essentieel belang voor ons concurrentievoordeel. Vertrouwelijke informatie van Valeo die zorgvuldig moet worden bewaakt, omvat gegevens over: • Commerciële projecten en overeenkomsten • Financiële gegevens, prijzen en kosten • Commerciële, investerings- en uitbreidingsstrategieën • Klanten en leveranciers • Intellectuele eigendomsrechten, auteursrechten en tekeningen • Persoonlijke informatie over onze werknemers en klanten • Technologische informatie en andere gevoelige informatie, zoals informatie over de inkomsten van productie-eenheden, O&O-projecten, patenten • Alle andere materiële, niet publieke informatie Terwijl we voor de Valeo Groep werken en na onze tewerkstelling bij de onderneming mogen we geen vertrouwelijke informatie van Valeo gebruiken of openbaar maken. Een passend gebruik van vertrouwelijke informatie betekent dat we wachtwoorden en codes privé houden. We mogen de technologie, het materiaal en de ruimte van de onderneming uitsluitend voor professionele doeleinden gebruiken en moeten de nodige voorzorgsmaatregelen nemen om elk ongeoorloofd gebruik van activa van de onderneming te voorkomen, zoals staat uiteengezet in het Information Valeo’s Information Technology Charter. Ook respecteren we de intellectuele eigendomsrechten, handelsgeheimen en auteursrechten van onze partners, inclusief software, afbeeldingen en publicaties. Elke schending van onze geheimhoudings- of intellectuele eigendomsrichtlijnen kan aanleiding geven tot disciplinaire maatregelen en zelfs gerechtelijke vervolging.


25

4

INTEGRITEIT EN BESCHERMING VAN DE EIGENDOM EN ACTIVA VAN VALEO De vertrouwelijkheid van de persoonlijke informatie van werknemers beschermen De intellectuele eigendom en geheimhouding van derden respecteren

4.2 De vertrouwelijkheid van de persoonlijke informatie van werknemers beschermen We nemen de nodige maatregelen om de persoonlijke informatie van onze werknemers te beschermen. Persoonlijke informatie kan het volgende omvatten: • Door de overheid uitgegeven identificatienummers • Contactgegevens en geboortedata • Financiële, medische en loongegevens • Prestatiebeoordelingen, promoties en andere informatie die verband houdt met de tewerkstelling De toegang tot dit soort informatie is beperkt tot gemachtigd personeel. We gebruiken, beheren en beschikken over dergelijke informatie overeenkomstig de toepasselijke wetten. Elke medewerker moet zijn of haar persoonlijke gegevens beschermen. Het is ons verboden dergelijke gegevens over andere werknemers op te zoeken, tenzij dit toegelaten is in het licht van zijn of haar plichten. Werknemers die geen gemachtigde individuen zijn hebben enkel toegang tot informatie over henzelf. De werknemers van Valeo begrijpen dat ze geen privacyverwachting hebben wanneer ze de systemen van de onderneming gebruiken, behalve in landen waar privacy wettelijk is toegelaten. Meer informatie over het engagement van Valeo naar privacy toe is terug te vinden in het IT Charter van Valeo.

4.3 De intellectuele eigendom en geheimhouding van derden respecteren We respecteren de intellectuele eigendom en vertrouwelijke informatie van anderen. We weigeren onethische of illegale middelen te gebruiken om de vertrouwelijke of eigen informatie van anderen te bekomen. Zelfs nadat werknemers Valeo hebben verlaten, moeten ze de vertrouwelijke informatie van Valeo beschermen en mogen ze deze niet met anderen delen.

26


INTEGRITEIT EN BESCHERMING VAN DE EIGENDOM EN ACTIVA VAN VALEO Belangenconflicten vermijden - Trouw zijn aan Valeo

4

4.4 Belangenconflicten vermijden - Trouw zijn aan Valeo We moeten onze plichten en de aan ons toegewezen taken loyaal uitvoeren. Er mag geen enkele activiteit worden uitgeoefend wanneer hierdoor een belangenconflict ontstaat tussen werknemers van Valeo en de onderneming. Er is sprake van een "belangenconflict" wanneer de private belangen van een werknemer botsen met de belangen van Valeo. Enkele voorbeelden van belangenconflicten omvatten, maar zijn niet beperkt tot: • Een eigendomsaandeel bezitten van een onderneming die concurreert met Valeo • Profiteren van zakelijke opportuniteiten die ons te beurt vallen omdat we voor Valeo werken • Rechtstreeks of onrechtstreeks producten of diensten proberen verkopen aan Valeo • In raden van andere organisaties zetelen die zakelijke banden hebben met of actief zijn in dezelfde industrie als Valeo • Persoonlijk (of een nauwe verwant) voordeel hebben van een transactie waar een onderneming binnen de Valeo Groep betrokken bij is Het talent en de loyaliteit van onze werknemers is van essentieel belang voor ons succes. We mogen er nooit naar streven om het succes van de onderneming uit persoonlijk gewin te ondermijnen. Let op en vermijd relaties of activiteiten die belangenconflicten zijn of er de schijn van kunnen hebben. Bij het nemen van beslissingen moeten de belangen van Valeo altijd voorop komen. Leidinggevenden en managementpersoneel heeft bijkomende verantwoordelijkheden om belangenconflicten te vermijden. Geen enkele leidinggevende of geen enkel lid van het management mag een tweede baan hebben, of eigenaar zijn van of een zaak uitbaten waardoor hij of zij afgeleid is van zijn of haar plichten bij Valeo. Deze regel verbiedt niet de tijdelijke betrokkenheid buiten de werkuren om bij een familiebedrijf (dat eigendom is van de partner of een familielid) dat geen concurrentie voert met Valeo. Er wordt van ons verwacht dat we alle potentiële activiteiten of relaties die een belangenconflict vormen melden aan onze manager, de personeelsafdeling, de General Counsel van de Groep, de Chief Ethics and Compliance Officer en/of de Internal Audit Director. Neem bij twijfel contact op met de Chief Ethics and Compliance Officer. Melden wanneer we getuige zijn van of een vermoeden hebben van enig wangedrag kadert binnen ons engagement inzake integriteit. We hanteren als regel dat er geen vergelding volgt voor zij die de moed hebben naar voor te komen. Zie Deel 7. Bekommernissen aankaarten Waarschuwen” voor meer richtlijnen met betrekking tot het aankaarten van bekommernissen.


27

4

INTEGRITEIT EN BESCHERMING VAN DE EIGENDOM EN ACTIVA VAN VALEO Zich engageren tot professionalisme en kwaliteit

4.5 Zich engageren tot professionalisme en kwaliteit Jaar na jaar ijveren we ervoor om in het licht van ons engagement naar innovatie en kwaliteit toe, producten en diensten van waarde te creëren voor onze klanten en partners. Dit engagement heeft ons lof en het respect opgeleverd van anderen binnen de sector. De hoge kwaliteit van onze producten en diensten hangt af van de integriteit en de betrouwbaarheid van onze productiesystemen. We hebben strenge productie- en kwaliteitscontrolenormen ingevoerd, waardoor we kunnen waarborgen dat al onze producten beantwoorden aan alle toepasselijke wettelijke, regelgevende en klantenvereisten. De doelstelling om de kwaliteit te verbeteren, motiveert en drijft ons allemaal. Waakzaamheid en het tijdig melden aan het management van elk mogelijk probleem, zoals defecte onderdelen, effectieve of mogelijke productieproblemen en transparantie zijn de basisfundamenten van onze ethische waarden inzake productie en zaken doen. Een dergelijke aandacht voor detail en professionalisme wordt van iedereen verwacht en staat garant voor ons succes.

28


INTEGRITEIT EN BESCHERMING VAN DE EIGENDOM EN ACTIVA VAN VALEO Waarheid en nauwkeurigheid van de rekeningen, boeken en bestanden

4

4.6 Waarheid en nauwkeurigheid van de rekeningen, boeken en bestanden Alle activa, passiva, uitgaven en andere transacties die uitgevoerd worden door ondernemingen binnen de Valeo Groep moeten geregistreerd worden in de boeken en rekeningen van de onderneming, die getrouw en nauwkeurig worden bijgehouden, overeenkomstig de toepasselijke boekhoudkundige principes, regels en wetten. Er mogen geen geheime fondsen of niet geregistreerde activa van ondernemingen of dochterondernemingen van Valeo om welke reden dan ook worden aangelegd. Documenten die betrekking hebben op commerciële of financiële transacties moeten deze transacties getrouw weerspiegelen. Er mag geen enkele betaling goedgekeurd of verricht worden met de intentie of de bedoeling dat de volledige of een deel van die betaling gebruikt wordt voor een ander doel dan het doel dat beschreven staat in de documenten die voornoemde betaling staven. Er mogen geen valse of kunstmatige boekingen om welke reden dan ook worden geregistreerd in de boeken en bestanden van Valeo.

Integriteit van onze boeken en bestanden Transparantie is een leidend principe: het bijhouden van een nauwkeurige boekhouding en bestanden is van essentieel belang om corrupte en frauduleuze handelingen te voorkomen. Alle uitgaven, betalingen, bestanden en boeken moeten nauwkeurig het gebruik en de aard van de transacties weerspiegelen en het bijhouden van onnauwkeurige, onvolledige of misleidende boeken en bestanden is ten strengste verboden.


29

4

INTEGRITEIT EN BESCHERMING VAN DE EIGENDOM EN ACTIVA VAN VALEO Waarheid en nauwkeurigheid van de rekeningen, boeken en bestanden

Nauwkeurige boeken en bestanden bijhouden De kwaliteit en de betrouwbaarheid van onze boekhouding is voor ons bijzonder belangrijk. Alle activa, passiva, uitgaven en andere transacties van de onderneming moeten nauwgezet en nauwkeurig geregistreerd staan in alle boeken en rekeningen van Valeo, overeenkomstig alle boekhoudkundige beginselen, beleidsregels en wetten. Onnauwkeurige, valse of onvolledige boeken en bestanden zijn verboden. Valse bestanden, boeken en documenten kunnen het volgende omvatten: • Misleidende rapporten • Het wijzigen of op ongepast wijze vernietigen van bedrijfsbestanden • Het aanbieden van valse of misleidende financiële informatie aan een klant, leverancier, regulator of aandeelhouder We moeten onze bestanden bijhouden en catalogeren overeenkomstig de plaatselijke wetgeving en de interne procedures van Valeo. Sommige bestanden moeten jaren lang bijgehouden worden en andere moeten op regelmatige basis vernietigd worden. Gelieve de Juridische of Financiële Afdeling te raadplegen wanneer u niet zeker bent of een bestand al dan niet moet worden bijgehouden. Het nauwkeurig bijhouden van onze bestanden is een belangrijk en gedetailleerd onderwerp. Meer informatie over de beleidsregels van Valeo met betrekking tot het bijhouden van bestanden is terug te vinden in de Administratieve en Financiële Handleiding (Manuel Administratif et Financier, of M.A.F). Alle problemen met betrekking tot het slecht beheren van onze bestanden worden in alle vertrouwelijkheid en zonder de dreiging van vergelding behandeld. Werknemers dienen het management onmiddellijk in kennis te stellen wanneer ze getuige zijn van of het vermoeden hebben van schendingen.

Zie de M.A.F.

30


INTEGRITEIT EN BESCHERMING VAN DE EIGENDOM EN ACTIVA VAN VALEO Witwassen van geld bestrijden

4

4.7 Witwassen van geld bestrijden Er is spraken van witwassen van geld wanneer individuen financiële bestanden manipuleren met als doel illegale fondsen te verbergen of de oorsprong van illegale fondsen er legitiem te laten uitzien. De witwaspraktijk wordt vaak gekoppeld aan gewelddadige en illegale activiteiten. Het engagement van Valeo naar kwaliteit van haar financiële bestanden toe vereist een nultolerantiebeleid ten aanzien van het witwassen van geld. We ruilen onze goederen en diensten uitsluitend in voor aanvaardbare vormen van betaling.

Zie het Finance Team handbook voor hulp bij het detecteren van risico's op omkoping en het witwassen van geld.

Om het risico op het witwassen van geld tegen te gaan, moeten we onze klanten kennen en ons bewust zijn van ongewone vragen in verband met betalingen. Door onze betalingen, facturen en andere transacties van nabij op te volgen, kunnen we het witwassen van geld beter voorkomen. Meld elke ongewone of verdachte betaling, betalingsverzoek of financiële transactie aan de Financieel Directeur of aan de Treasury Director van de Groep.


31

ETHISCHE COMMUNICATIE

ETHISCHE COMMUNICATIE Met de nodige zorg communiceren

5

Ethische communicatie We communiceren op duidelijke, eerlijke en consistente wijze met onze aandeelhouders, de media en andere externe partijen. Dit omvat communicatie die gevoerd wordt via het internet en sociale media, via de telefoon en persoonlijk. We bespreken enkel informatie waarvoor de toelating werd gegeven om externe te worden gebruikt en die consistent is met het vertrouwelijkheidsbeleid van Valeo en met de beleidsregels van het Communication Department van Valeo.

5.1 Met de nodige zorg communiceren Namens Valeo communiceren met de media of met investeerders vereist de voorafgaande toestemming van de Communication Vice President of van de Investor Relations Director en vergt een grondige voorbereiding. Indien u door de media of door een andere externe partij, waaronder ondernemingen die enquêtes uitvoeren of de mening van deskundigen vragen, gevraagd wordt om een interview, vraag dan de toestemming van de Vice-voorzitter van het Communication Department alvorens te reageren. Wanneer een interview wordt gegeven, dient de gemachtigde persoon begeleid te zijn door een vertegenwoordiger van het Communication of Investor Relations Department. Congressen zijn ook gelegenheden bij uitstek om de innovaties en expertise van Valeo onder de aandacht te brengen. Zorg ervoor dat het management zich bewust is van de congressen en evenementen die u bijwoont, en deze heeft goedgekeurd. Wanneer er concurrenten aanwezig zijn, zorg er dan voor dat uw presentatie werd gecontroleerd door het management, het Communication Department van de Groep en het Juridisch Departement of de Ethics and Compliance Officer van het land waar de concurrenten het desbetreffende congres kunnen bijwonen.


33

5

ETHISCHE COMMUNICATIE Sociale media op voorzichtige wijze gebruiken

5.2 Sociale media op voorzichtige wijze gebruiken Valeo gebruikt sociale media, zoals Facebook, LinkedIn en Twitter om met onze klanten en belanghebbenden te communiceren. Enkel aangeduide woordvoerders uit het Communication Department zijn evenwel gemachtigd om namens Valeo via sociale media te communiceren. Hoewel het ons vrij staat onze eigen sociale media-accounts in onze eigen tijd te gebruiken, moeten we ons bewust zijn van de risico's die deze inhouden. Vaak kan informatie, waarvan we denken dat deze persoonlijk is, op sociale media gezien worden door een breed publiek en een gebrek aan terughoudendheid zou aanleiding kunnen geven tot het openbaar maken van vertrouwelijke informatie van Valeo of van belanghebbenden van Valeo. Wanneer u Facebook, Twitter, Instagram of andere sociale media gebruikt om met vrienden en contactpersonen te communiceren, zorg er dan voor dat u de onderneming en de werknemers van Valeo respecteert en onze vertrouwelijke informatie beschermt. Raadpleeg Confidentiality and Image Policy en de Social Media Guidelines voor meer informatie of neem contact op met het Communication Department mocht u vragen hebben.

34


ETHISCHE COMMUNICATIE Handel met voorkennis - aan- en verkoop van Valeo-aandelen

5

5.3 Handel met voorkennis - aan- en verkoop van Valeo-aandelen Beursreguleringen leggen een aanzienlijk verantwoordelijkheidsrisico op aan elke werknemer (en niet enkel aan kaderleden) die toegang heeft tot "gevoelige" (bevoorrechte) informatie over Valeo (of enige andere onderneming, met inbegrip van concurrenten, leveranciers, klanten of ondernemingen en individuen waarmee Valeo zakelijke relaties onderhoudt) die niet publiekelijk gekend is en die rechtstreeks of via een tussenpersoon, voor zichzelf of haarzelf of namens een derde partij, financiële instrumenten aan- of verkoopt die uitgegeven zijn door Valeo (of derivaten die erop betrekking hebben) of een dergelijke aan- of verkoop aanbeveelt aan een derde partij (in het bijzonder aan vrienden of familieleden) of die deze informatie openbaar maakt voor andere doeleinden dan die waarvoor toegang werd verleend tot dergelijke informatie. Naast het risico van burgerlijke aansprakelijkheid, en in sommige gevallen, strafrechtelijke aansprakelijkheid wegens handel met voorkennis, maakt Valeo zich zorgen over de negatieve impact die publiciteit over handel met voorkennis zou kunnen hebben op de volledige Valeo Groep en haar aandeelhouders. Vele werknemers hebben bij Valeo toegang tot vertrouwelijke informatie. Dit betekent niet dat werknemers nooit Valeoaandelen mogen kopen of verkopen. Juridische risico's doen zich enkel voor wanneer de informatie voor een "redelijke" belegger of speculant "gevoelig" zou zijn, met andere woorden, informatie waarvan een belegger redelijkerwijs zou kunnen denken dat deze een belangrijke factor is in zijn of haar beslissing om financiële instrumenten van Valeo te kopen, te verkopen of aan te houden. Algemeen beschouwd is bevoorrechte informatie informatie die niet vrijgegeven is aan het publiek en die, wanneer deze publiekelijk gekend zou worden, de marktprijs van het financieel instrument van de emittent zou kunnen beïnvloeden. De beslissing of informatie bevoorrecht is wordt vervolgens overgelaten aan het oordeel van elk individu. Bij Valeo is, behalve in ongewone of uitzonderlijke omstandigheden, het meest gebruikelijke voorbeeld van "gevoelige" of "bevoorrechte" informatie informatie over verkoop- of omzetcijfers die niet nog vrijgegeven is aan het publiek.


35

5

ETHISCHE COMMUNICATIE Handel met voorkennis - aan- en verkoop van Valeo-aandelen

Enkele voorbeelden van eenmalige gebeurtenissen die beschouwd kunnen worden als "bevoorrechte" informatie zijn beleggingsdeals, overnames, desinvesteringen, plannen om belangrijke productieeenheden te sluiten, het ondertekenen of beëindigen van nieuwe belangrijke contracten, het op de markt lanceren of uit de markt terugtrekken van producten, belangrijke wijzigingen in het aandeelhouderschap of in het hogere management, transacties die een impact hebben op het kapitaal of de dividenden. Het voorzichtige, behoudende beleid zou zijn om alle aan- of verkopen te timen na de officiële publieke vrijgave van dergelijke informatie. Het hierboven uiteengezette beleid is niet van toepassing op het aankopen van aandelen via de uitoefening van aandelenopties (aangezien de prijs die voor aandelenopties betaald moet worden, op voorhand vastgesteld en bepaald is door de Raad van Bestuur van Valeo), maar is wel van toepassing op elke aankoop van aandelen die verricht wordt via een aandelenoptieplan. Daarnaast is dit beleid ook van toepassing op elk financieel product of instrument dat verbonden is aan Valeo-aandelen (bijvoorbeeld, opties, aandelen van gemeenschappelijke fondsen of derivaten). Tot slot zijn de hierboven uiteengezette beleidsregels eveneens van toepassing op aandelen en effecten in ondernemingen die zakelijke banden hebben met Valeo (in het bijzonder, concurrenten, leveranciers, klanten en ondernemingen of individuen waarmee Valeo zaken doet).

36


TRAINING - ONS BEWUSTZIJN ONTWIKKELEN

Training - ons bewustzijn ontwikkelen

6

Het begrijpen van de risico's is van essentieel belang voor het welslagen van ons complianceprogramma. Alle ingenieurs en leidinggevenden alsook leidinggevenden die een grotere kans hebben problematische situaties mee te maken, ontvangen regelmatig opleiding rond antitrust, anti-omkoping en andere onderwerpen. Nieuwe medewerkers bij Valeo dienen zo snel mogelijk na hun aanwerving een compliance-opleiding te volgen om meer te weten te komen over ons engagement naar ethische zakelijke praktijken toe. Tijdens onze opleiding wordt de klemtoon gelegd op het ontwikkelen van een gedetailleerd begrip van bepaalde illegale praktijken en aanverwante wetgevingen. Er worden praktische voorbeelden gegeven en de beleidsregels en procedures van Valeo worden erin besproken. Deze opleiding is verplicht omdat werknemers gevormd worden rond het identificeren, rapporteren en oplossen van bekommernissen.


37

PROBLEMEN AANKAARTEN - WAARSCHUWEN

PROBLEMEN AANKAARTEN - WAARSCHUWEN

7

Problemen aankaarten - Waarschuwen Ons Ethics and Compliance Program is gericht op het voorkomen van problemen, het onder controle houden van risico's en het verminderen van onze blootstelling aan non-compliance; het succes ervan hangt af van persoonlijke integriteit en onze collectieve vastberadenheid om ethisch te handelen. Het is van essentieel belang om vroegtijdig problemen te detecteren om schendingen van wetten en beleidsregels te voorkomen. Wanneer wangedrag zich toch voordoet, is het belangrijk om zo snel mogelijk te reageren om te vermijden dat dit zich opnieuw voordoet. Het is in het beste belang van de onderneming om zich te uiten wanneer we getuige zijn van of een vermoeden hebben dat een activiteit in strijd is met onze Code of beleidsregels. Hiermee herbevestigen we ons engagement naar integriteit toe. Er worden verschillende manieren ter beschikking gesteld voor zij die een bekommernis wensen te uiten: • Uw Manager • Uw HR-team of wanneer het probleem niet op gepaste wijze kan worden aangepakt op (nationaal) niveau van de dochteronderneming: • De Senior Vice President of Human Resources • De General Counsel van de Groep • De Chief Ethics and Compliance Officer • De Internal Audit Director Voor wangedrag inzake fraude, omkoping of antitrust, wordt een specifiek rapporteringssysteem beschikbaar gesteld. Overeenkomstig de lokale wetgeving, biedt het systeem verschillende opties om een vertrouwelijke en - indien nodig - anonieme waarschuwing te plaatsen: Volg deze link om meer te weten te komen over de Line of Alert-procedure van Valeo. Een speciale hotline stuurt de beller door naar een persoon die zijn/haar eigen taal spreekt: Line of Alert-telefoonnummers van Valeo. Voor zij die een vertrouwelijke schriftelijke waarschuwing wensen te plaatsen, is een speciale meertalige website 24 uur per dag, 7 dagen per week beschikbaar op: http://www.expolink. co.uk/valeo. Mensen kunnen er ook voor kiezen om gewoon een e-mail te sturen naar het volgende speciale e-mailadres: [email protected]. Dit e-mailadres kan gebruikt worden door alle werknemers wereldwijd uit alle entiteiten die gecontroleerd of beheerd worden door Valeo. Overeenkomstig lokale wetgevingen kunnen berichten ook anoniem worden doorgestuurd. Voor meer informatie over de beleidsregels van Valeo inzake het melden van schendingen en niet-vergelding, raadpleeg het deel Line of Alert op het Ethics & Compliance portaal. U mag er op vertrouwen dat alle bekommernissen die u meldt ernstig worden genomen en onmiddellijk worden onderzocht. Valeo tolereert geen vergelding tegen wie ook die in goed vertrouwen iets meldt of wegens uw deelname aan enig aspect van een onderzoek, proces of hoorzitting. Melding die in goed vertrouwen worden gedaan zijn eerlijk en nauwkeurig; we tolereren geen meldingen die enkel bedoeld zijn om de loopbaan of de reputatie van een werknemer te schaden. Ongeacht het feit of uw land anonieme meldingen toelaat, dient u zich altijd veilig te voelen om in goed vertrouwen zaken te melden zonder uw identiteit te verbergen. De ethische gedragscode van Valeo

39

Ethiek & compliance https://sites.google.com/a/valeo.com/ethics-compliance-portal/home

www.valeo.com Dutch version © Copyright 2015 Valeo. All Rights Reserved

De ethische gedragscode van Valeo

Recommend Documents