De gedragscode van PMI

De gedragscode van PMI

De gedragscode van Philip Morris International

Integriteit: De juiste handelwijze Eerst vragen, dan doen  Is het wettelijk toegestaan?  Klopt dit met het ondernemingsbeleid?  Is dit de juiste handelwijze? H oe zou dit overkomen op mensen buiten de onderneming? Hoe zou dit bijvoorbeeld overkomen op onze klanten, de mensen in de omgeving waarin we werken en het publiek?

Onthoud deze regels K en de wettelijke normen en de bedrijfsnormen die op uw werk van toepassing zijn.  Volg deze normen — altijd.  Vraag het altijd als u niet zeker weet wat de juiste handelwijze is.  Blijf vragen tot u antwoord krijgt.

De gedragscode van Philip Morris International geldt voor Philip Morris International Inc. en haar directe of indirecte dochtermaatschappijen, gezamenlijk Philip Morris International, PMI, of de onderneming genoemd.

Brief van de Chairman

Aan de werknemers van Philip Morris international: Ik ben er trots op dat ik een werknemer van Philip Morris International ben. Tijdens mijn loopbaan heb ik geleerd dat de mensen die bij PMI werken, goede mensen zijn. Ik schrijf u nu om de verwachtingen die de directie en ik hebben over het opvolgen van deze gedragsregels, nogmaals te bevestigen. Het is een heel eenvoudig idee dat achter alles wat we doen, staat:

We streven onze zakelijke doelstellingen na met integriteit en in volledige naleving van alle wetten. Zo hoort dat en het is ook zakelijk gezien heel verstandig. Door met integriteit te handelen verdienen we het vertrouwen van onze klanten, consumenten, aandeelhouders, collega's, regelgevende instanties, leveranciers en de omgeving waarin we wonen en werken — en zonder dat vertrouwen is succes niet mogelijk. Philip Morris International heeft een Chief Compliance Officer die verantwoordelijk is voor toezicht op de naleving van de Gedragscode in heel PMI en hiervoor samenwerkt met het lijnmanagement en de centrale afdelingen. Deze gedragscode van Philip Morris International is een belangrijk hulpmiddel bij onze inzet voor integriteit. De gedragscode geeft een uitleg van veel van de elementaire regels die van toepassing zijn op onze activiteiten en de persoonlijke verantwoordelijkheid die ieder van ons heeft om onze mond open te doen als we te goeder trouw denken dat iets niet in orde lijkt. Lees de gedragscode aandachtig door. Daarin vindt u aanwijzingen hoe u ervoor kunt zorgen dat uw handelwijze altijd klopt met de stelregel van PMI: gewoon het juiste doen. Niets is belangrijker dan onze inzet voor naleving en integriteit — geen financiële doeleinden, geen reclamedoelen en geen poging om de concurrentie de loef af te steken. Geen enkel verlangen om de baas een plezier te doen weegt zwaarder dan deze essentiële inzet. Onze inzet voor naleving en integriteit moet altijd op de eerste plaats komen. In deze gedragscode komt naar voren wie we zijn en wie we willen zijn. Hierin staat hoe wij zaken doen — overal en altijd. Samen kunnen we, door ons aan het doel en de strekking van deze gedragscode te houden, ervoor zorgen dat werken voor Philip Morris International een bron van grote trots is. Hoogachtend,

Louis C. Camilleri Chairman Philip Morris International Inc. maart 2008

Inhoud

Wat u moet weten over de gedragscode van PMI

2

Waarvoor dient de gedragscode?

2

Wie moet deze gedragscode volgen?

3

Uw persoonlijke inzet voor de juiste handelwijze

3

Hoe zit het met mensen die toezicht houden op anderen?

3

Geeft de gedragscode een uitleg van alle normen die ik moet kennen?

4

Hoe zit het met verschillende wetten in verschillende landen?

Vragen stellen en mogelijke problemen naar voren brengen

4

Uw plicht om u uit te spreken

Waar u hulp kunt krijgen

5

Met wie moet ik contact opnemen als ik hulp nodig heb?

5

We tolereren geen vergelding

6

Compliance HelpLine

6

Wat gebeurt er als ik contact opneem met de hulplijn?

7

Kan ik anoniem een mogelijk probleem naar voren brengen?

PMI-programma's voor voor compliance en integriteit — Wat houden deze in?

7

Nalevingsstructuur

Werkomgeving

8

Doelstelling

8

Gelijke kansen voor werknemers en verscheidenheid

8

Een werkomgeving waar niemand lastiggevallen wordt

9

Gezondheid, veiligheid en zekerheid van werknemers

9

Beschermde privacy werknemer

10

Drugs en alcohol op het werk

Belangenverstrengeling, geschenken en entertainment

11

Doelstelling

11

Belangenverstrengeling

13

Ontvangen van geschenken en entertainment

16

Aanbieden van geschenken en entertainment

Zakendoen

18

Doelstelling

18

Concurrentiewetten

21

Informatie over concurrenten

22

Witwassen van geld en smokkel

23

Handelsbeperkingen, exportregulering en anti-boycotwetten

25

Douane en indirecte belastingen

25

De overheid als klant

27

Internationale steekpenningen en corruptie

28

Vertrouwelijke informatie, intellectuele eigendom en auteursrechten

29

Oneerlijke handelspraktijken

Omgang met de consument

30

Doelstelling

30

Productkwaliteit

31

Reclame en promotie van producten

32

Bescherming van minderjarigen

33

Consumenteninformatie of Privacy van de klant

Bekendmaking van bedrijfsinformatie, resources en financiën

34

Doelstelling

34 Nauwkeurige administratie en financiële bekendmaking 35

Tijd van het bedrijf

35

Eigendommen en hulpmiddelen van het bedrijf

36

Bedrijfsgegevens

37

Zakelijke mogelijkheden

37

Computergebruik en netwerkbeveiliging

38

Bedrijfsfinanciën

38

Gebruik van vertrouwelijke informatie

39

Investeerdersrelaties en de media

39

Gegevensbeheer

40

Ongevraagde ideeën

Samenleving en de maatschappij

41

Doelstelling

41

Uitstekende naleving milieuregelgeving

42

Politieke activiteit

43

Kinderarbeid en gedwongen arbeid

43

Overheidsenquêtes of -onderzoek

44

Bekendmaking van sponsors/toeschrijvingen

45

Training en bevestiging werknemers

46 Nummers voor de Compliance HelpLine (nalevingshulplijn) en interne contactpersonen

Van alle werknemers wordt verwacht dat zij de gedragscode kennen en volgen, zoals nader uiteengezet in de volgende hoofdstukken, evenals PMI's Principes & Toepassingen. De gedragscode en PMI's Principes & Toepassingen zijn niet bedoeld en worden niet gebruikt voor het creëren van enige rechten voor enige werknemer, aandeelhouder, klant, leverancier of concurrent van de onderneming. Ze helpen ons allemaal door ons te laten weten wat er van ons als werknemers wordt verwacht om er zeker van te zijn dat we altijd met integriteit handelen. De huidige versie van de gedragscode en PMI's Principes & Toepassingen treft u aan op de intranetsite van PMI.

Wat u moet weten over de gedragscode van PMI Waarvoor dient de gedragscode?

PMI zet zich volledig in voor zakendoen met inachtneming van de doel en strekking van de wet en andere geaccepteerde zakelijke gedragsnormen waarvan de Principes & Toepassingen van het bedrijf een afspiegeling vormen. Het is verkeerd als we niet aan deze normen voldoen en dat zou de onderneming en haar werknemers aan ernstige schade kunnen blootstellen. Integriteit betekent dat we ons aan de wet houden en dat we onze eigen interne normen respecteren. De gedragscode van PMI verschaft een inleiding tot belangrijke wetten en beleidsregels die iedereen die bij PMI werkt, moet opvolgen. De gedragscode is opgesteld om ieder van ons te helpen met: Het begrijpen en opvolgen van de basisregels voor naleving die op onze functie van toepassing zijn; en Het weten wanneer en waar we om advies kunnen vragen of een mogelijk probleem naar voren kunnen brengen. De gedragscode organiseert en geeft een overzicht van belangrijke beleidsregels van de onderneming in één handige gids. Zoals hieronder uiteengezet, is dit slechts een begin — PMI's Principes & Toepassingen vullen de gedragscode aan en kunnen op uw functie van toepassing zijn.

Wie moet deze gedragscode volgen?

Alle werknemers en functionarissen over de hele wereld die voor PMI werken moeten zich houden aan de ethische normen in deze gedragscode en moeten de gedragscode raadplegen voor richtlijnen als zij in naam van PMI handelen. Werknemers die derden inschakelen die ten behoeve van PMI kunnen handelen, zoals adviesbureaus, moeten redelijke inspanningen betrachten voor bewaking van hun werk zodat zij handelen op een wijze die correspondeert met de principes in de gedragscode. Werknemers of functionarissen die te maken hebben met contractors of anderen die tijdelijk vanuit een faciliteit van PMI of een gelieerde ondernemingen werken, moeten indien nodig voor richtlijnen contact opnemen met hun leidinggevende, de afdeling Compliance of de juridische afdeling. Als u vermoedt (of weet) dat een derde die namens PMI handelt, of een contractor of andere persoon die tijdelijk vanaf onze lokatie en werkt, in de loop van zijn of haar werk voor PMI of een gelieerde ondernemingen, handelt op een wijze die niet correspondeert met de principes in de gedragscode, dan moet u onmiddellijk uw leidinggevende, de afdeling Compliance, de juridische afdeling of de Compliance HelpLine op de hoogte brengen.


2

Deze gedragscode vertegenwoordigt de belofte om u aan de juiste handelwijze te houden. Uw betrekking bij PMI houdt in dat u met deze belofte akkoord gaat. Zorg dat u de normen van de gedragscode en PMI's Principes & Toepassingen begrijpt die op uw functie van toepassing zijn — en volg ze altijd. Mensen die zich niet aan deze normen houden, brengen zichzelf, hun collega's en PMI in gevaar. Ze houden ook strafmaatregelen in, en dit zou tot ontslag kunnen leiden.

Hoe zit het met mensen die toezicht houden op anderen?

Mensen die toezicht houden op anderen hebben krachtens de gedragscode extra verantwoordelijkheden:  Wees een voorbeeld — laat zien wat het betekent om integer te handelen;

 Zorg dat leidinggevenden adequate kennis, training en hulpmiddelen hebben om zich aan de wet, de normen uit de gedragscode en PMI's Naleving Principes & Toepassingen kunnen houden;  Om de naleving van de mensen onder hun toezicht te bewaken, inclusief tijdelijk personeel en contractors;

 De hand te houden aan de normen uit deze gedragscode en al PMI's Naleving Principes & Toepassingen;

 Werknemers te ondersteunen die te goeder trouw vragen stellen of

mogelijke problemen over naleving en integriteit naar voren brengen. Er mag nooit enige vorm van vergelding bestaan tegen een werknemer die dergelijke vragen stelt of mogelijke problemen naar voren brengt; en

 Mogelijke gevallen van niet-naleving te melden op het juiste niveau

binnen uw management, de juridische afdeling, de personeelsafdeling, de afdeling Compliance of via de Compliance HelpLine.

Geeft de gedragscode een uitleg van alle normen die ik moet kennen?

De gedragscode is de hoeksteen van onze inzet voor integriteit. Maar de gedragscode is niet bedoeld als beschrijving van elke wet of beleidsregel die op u van toepassing kan zijn. Zorg dat u alle regels kent die op u van toepassing zijn. Bijvoorbeeld:  PMI's Naleving Principes & Toepassingen, die door het achtervoegsel

"C" wordt geïdentificeerd, geeft een verdere uitwerking van de normen in deze gedragscode, en samen met de gedragscode vormen zij de wereldwijde norm voor PMI.

 Het land waarin u werkt, heeft misschien nog meer wetten, voorschriften of beleidsregels die op u van toepassing zijn.

Zie voor meer informatie over de wetten en de Naleving Principes & Toepassingen van het bedrijf die op u van toepassing zijn, de aanvullende informatie die overal in de gedragscode is aangegeven met het symbool

i

, of vraag het uw manager, het hoofd van

de desbetreffende afdeling, of neem contact op met de afdeling Compliance of de juridische afdeling. De gedragscode van PMI

3


Uw persoonlijke inzet voor de juiste handelwijze

Hoe zit het met verschillende wetten in verschillende landen?

PMI is in vele landen actief en dat betekent dat wetten van verschillende landen en organisaties, zoals de Europese Unie, op de werknemers van toepassing kunnen zijn. Ieder van ons heeft de belangrijke verantwoordelijkheid om de geldende wetten te kennen en op te volgen, waar we ook werken. Philip Morris International Inc., het moederbedrijf van alle aan PMI gelieerde ondernemingen, is een in de Verenigde Staten gevestigde onderneming. Dit is een van de redenen waarom de Amerikaanse wet kan gelden, ook als de bedrijfsactiviteiten buiten de V.S. plaatsvinden. Andere landen zullen hun wetten soms ook buiten hun grenzen toepassen. i

Als u vragen hebt over de wetten die voor uw activiteiten gelden,

neem dan altijd voor advies contact op met de juridische afdeling waar u werkt.

Vragen stellen en mogelijke problemen naar voren brengen U uitspreken

Ons bedrijf kan zich niet aan onze belofte van een integere handelwijze houden als we, als personen, onze mond niet open doen als dat wel zou moeten. Daarom moet u, behalve dat u zich bewust moet zijn van de juridische en ethische verantwoordelijkheden die op uw werk van toepassing zijn, uw mond open doen:  Als u niet zeker weet wat de juiste handelwijze is en advies nodig hebt.  Als u denkt dat iemand die namens PMI handelt iets doet — of heeft gedaan of misschien op het punt staat om iets te doen — wat een

overtreding vormt van de wet, PMI's Naleving Principes & Toepassingen of deze gedragscode.  U denkt dat u misschien betrokken bent bij wangedrag.  Als u denkt dat iemand die te goeder trouw dergelijke vragen heeft gesteld of mogelijke problemen naar voren heeft gebracht, het slachtoffer van vergelding is geworden.


4

Waar u hulp kunt krijgen Met wie moet ik contact opnemen als ik hulp nodig heb?

Wat moet u doen als u een vraag of een mogelijk probleem hebt over over de normen voor naleving en integriteit? We werken hard om een werkomgeving van open, eerlijke communicatie te cultiveren. Als u dus een mogelijk probleem hebt over een juridische of zakelijke kwestie, dan hebt u verschillende opties. Het is het belangrijkste dat u de vraag stelt of het mogelijke probleem naar voren brengt. Vertrouwelijkheid wordt zoveel mogelijk gehandhaafd, gezien de noodzaak dat de onderneming het naar voren gebrachte probleem moet onderzoeken en zich aan de wet moet houden. Uw leidinggevende is meestal de goede plaats om te beginnen als u een probleem met naleving of integriteit ontdekt. U kunt ook hulp of advies krijgen van: De leidinggevende van de leidinggevende. General manager of MD’, onderafdeling of afdeling. De afdeling Compliance. De juridische afdeling. De personeelsafdeling. De Chief Compliance Officer. Aan het einde van deze gedragscode is algemene contactinformatie te vinden. Bovendien staan er overal in deze gedragscode mogelijkheden of aanvullende informatie over waar u hulp of advies kunt krijgen over dat specifieke gedeelte van de gedragscode. Deze zijn aangeduid met het symbool

We tolereren geen vergelding

i

.

Elke werknemer die te goeder trouw advies vraagt, een probleem naar voren brengt in verband met een mogelijke nalevingskwestie of vermoedelijk wangedrag meldt, volgt de gedragscode — en dat is de juiste handelwijze. PMI zal geen enkele vergelding tegen die persoon tolereren. Tegen personen die zich met vergelding bezig houden, worden strafmaatregelen genomen, en dit kan ontslag betekenen. Als u vermoedt dat iemand wraak op u of iemand anders heeft genomen of daarmee bezig is, omdat u een probleem met naleving of integriteit onder de aandacht hebt gebracht, neemt u onmiddellijk contact op met de afdeling Compliance. We nemen beweringen over vergelding ernstig op. Beweerde vergelding wordt onderzocht en er worden relevante maatregelen getroffen.


5

De Compliance HelpLine (nalevingshulplijn)

De meeste problemen kunnen worden opgelost door directe communicatie tussen de desbetreffende partijen of door de zaak bij een van de bovenvermelde partijen aan te kaarten. Als u het echter niet prettig vindt om de hierboven aangegeven bronnen te gebruiken, of anoniem een vermoedelijk of potentieel probleem van niet-naleving naar voren wilt brengen, dan kunt u contact opnemen met de Compliance HelpLine. De Compliance HelpLine wordt gerund door een onafhankelijk bedrijf dat het gesprek aan PMI meldt, zodat wij kunnen reageren op uw mogelijke probleem met naleving en integriteit. De HelpLine is 24 uur per dag/zeven dagen per week bereikbaar in de vorm van een telefoonlijn en een weblijn. De HelpLine kan worden gebeld uit alle landen waar onze bedrijven werknemers hebben en de weblijn is bereikbaar vanaf elke plaats met internettoegang. Er is voor meer dan 100 talen een vertaalservice beschikbaar. In bepaalde landen kunnen er voor de Compliance HelpLine specifieke regels voor het gebruik bestaan en het is mogelijk dat de telefonisten alleen gesprekken omtrent specifieke gedragsfacetten kunnen beantwoorden. Uw bedrijf zal u inlichten als dit het geval is. i

Raadpleeg het einde van deze gedragscode voor contactinformatie

voor het bereiken van de Compliance HelpLine via de telefoon of internet.

Wat gebeurt er als ik de HelpLine bel?

De rapporten van de HelpLine worden vertaald en voor verdere actie aan het bedrijf doorgegeven. Een geschikte afdeling, zoals de personeelsafdeling, interne controle of de juridische afdeling, kan dan worden gevraagd om aan het onderzoek en de oplossing van het

? V: Ik denk dat mijn supervisor iets doet waarvan de gedragscode zegt dat het verkeerd is. Ik ben bang om dit te melden omdat ze het moeilijk voor me kan maken om hier te werken. Wat moet ik doen?

probleem mee te werken. Bovendien evalueert de Chief Compliance Officer de rapporten en uitgevoerde handelingen regelmatig en, indien van toepassing, rapporteert deze aan het hogere management en de auditcommissie van de directie. Alles wordt in het werk gesteld om uw contactpersoon snel antwoord te geven, vooral als dat in de omstandigheden belangrijk is. Als een onderzoek wordt begonnen, bekijken we het probleem meteen en indien noodzakelijk zorgen wij ervoor dat corrigerende maatregelen worden genomen.

A: Als u het vervelend vindt om dit rechtstreeks met uw leidinggevende te bespreken, kunt u een van de andere mogelijkheden proberen (zie Waar u hulp kunt krijgen in deze gedragscode) zoals de Compliance HelpLine. De onderneming zal in geen enkele vorm vergelding tolereren tegen enige werknemer die te goeder trouw een probleem naar voren heeft gebracht.


6

Kan ik anoniem een mogelijk probleem naar voren brengen?

Hoewel PMI mensen aanraadt om hun naam te geven als zij iets melden, is het mogelijk om anoniem mogelijke problemen bij de Compliance HelpLine naar voren te brengen. De HelpLine geeft een tracking-nummer, zodat werknemers die hun naam niet willen geven, toch een antwoord kunnen ontvangen of meer informatie kunnen geven. PMI raadt u aan om uw naam op te geven als u met de HelpLine contact opneemt. Het zal ons, onder andere, vaak helpen bij het onderzoek van het probleem als u uw naam opgeeft. En zoals hierboven uiteengezet, heeft PMI krachtens deze gedragscode een sterk beleid tegen vergelding tegen iemand die te goeder trouw een mogelijk probleem naar voren brengt.

PMI-programma's voor compliance en integriteit — Wat houden deze in? Nalevingsstructuur

Deze gedragscode is meer dan alleen een beschrijving van onze normen. Het is de kern van een bedrijfsbreed programma voor normen voor naleving en integriteit, ondersteund door onze directie en hogere functionarissen, evenals de managementteams van alle aan PMI gelieerde ondernemingen en de leidende teams van al onze afdelingen. Het nalevingsprogramma wordt beheerd door de Chief Compliance Officer van PMI. De Chief Compliance Officer evalueert het nalevingsprogramma van de onderneming met de hogere bedrijfsfunctionarissen van PMI en met de auditcommissie van de PMI-directie. Samen bewaken de Chief Compliance Officer en het bedrijfsmanagement het PMI-programma voor de normen voor naleving en integriteit. Deze verantwoordelijkheid bestaat uit:  Toewijzen van rollen en verantwoordelijkheden voor het nalevings programma;

 Toezicht houden op training en communicatie i.v.m. naleving;  Toezicht houden op bewaking van naleving;  Coördineren van interne onderzoeken i.v.m. naleving;  Evalueren van strafprocedures voor het niet naleven van de gedragscode en andere overtredingen i.v.m. naleving; en

 Bewaken van de beschikbare mogelijkheden voor het naar voren

brengen van misstanden i.v.m naleving en het melden van mogelijke misstanden.


7

Werkomgeving Doelstelling

PMI verplicht zich tot cultiveren van een werkplek die veilig en professioneel is en die samenwerking, verscheidenheid en vertrouwen bevorderen. Dit betreft ook een totale inzet voor gelijke kansen op werk voor iedereen. Wij respecteren het keuzerecht van onze medewerkers om zich al dan niet aan te sluiten bij een vakbond.

Gelijke kansen voor werknemers en verscheidenheid

Bij PMI heerst al heel lang culturele verscheidenheid en iedereen werkt er graag. Bij het zoeken en aannemen van personeel, bij ontwikkeling, promoveren en strafmaatregelen en het verschaffen van overige werkomstandigheden houden wij geen rekening met iemands ras, kleur, religie, geslacht (inclusief geslachtsidentiteit), leeftijd, nationaliteit, seksuele geaardheid, arbeidsonge-schiktheid, burgerstatus, burgerlijke staat of enige andere door de wet beschermde status. Wij bieden ook gepaste voorzieningen voor mede-werkers met een handicap of medewerkers die hun geloofsovertuiging willen uitoefenen. Er kunnen voor de werknemers nog extra beschermende maatrgelen bestaan op basis van de plaatselijke wetten of voorschriften. i

Als u nog vragen hebt over de gelijke kansen op werk of qua

dienstverband, neem dan contact op met uw HR business partner.

Een werkomgeving waar niemand lastiggevallen wordt

? V: Ik ben een vrouwelijke werknemer. Een mannelijke collega maakt regelmatig persoonlijke opmerkingen over mijn uiterlijk waarbij ik me niet prettig voel. Ik heb hem gevraagd daarmee op te houden, maar dat doet hij niet. Wat kan ik daaraan doen?

Een professionele werkomgeving in stand houden betekent ook dat we geen enkele vorm van discriminatie of lastig vallen tolereren. Lastig vallen kan verbaal, lichamelijk of visueel gedrag zijn waarbij het doel of effect is om een beledigende, vijandige of intimiderende omgeving te creëren. Ongewenste intimiteiten in het bijzonder kunnen bestaan uit seksuele toenadering, vragen om seksuele gunsten, ongewenst lichamelijk contact of herhaalde en onwelkome seksuele suggesties. Verboden gedrag bestaat verder uit: beledigende racistische, etnische, religieuze, aan leeftijd gerelateerde of seksuele grappen of beledigingen; distributie of tonen van beledigende afbeeldingen of strips; en het gebruik van voicemail, e-mail of andere elektronische middelen voor het verzenden van vernederende of discriminerende informatie. Dit soort gedrag hoort niet bij PMI thuis. i

U moet op de hoogte zijn van PMI 02-C "Dienstverband"

en u daaraan houden.

A: U kunt — en moet — dit als een probleem naar voren brengen. Er zijn veel manieren waarop u dingen kunt melden. Zie Waar u hulp kunt krijgen in deze gedragscode voor de mogelijkheden om hulp te krijgen.


8

Gezondheid, veiligheid en zekerheid van werknemers

PMI zet zich in voor een veilige en zekere werkomgeving voor haar werknemers. Veiligheid is vooral belangrijk op productiefaciliteiten, waar men zich aan belangrijke veiligheidsvoorschriften voor de werkplek moet houden, en voor medewerkers die een groot deel van hun werktijd

? V: Onze veiligheidsnormen voor het werk gaan véél verder dan de voorschriften in het land waar ik werk en onze concurrenten volgen uitsluitend de plaatselijke voorschriften. Kunnen wij dat ook niet doen?

veiligheidsvoorschriften die moeten worden opgevolgd. We houden ons aan alle wetten voor gezondheid en veiligheid, evenals aan onze eigen gezondheids- en veiligheidsvereisten, die vaak verder gaan dan de wettelijke verplichtingen. Het hebben van veiligheidsvoorschriften is echter niet genoeg. De inzet van onze onderneming voor de veiligheid betekent dat ieder van ons alert moet zijn op veiligheidsrisico's terwijl we met ons werk bezig zijn. Alle werknemers, en alle andere personen die op ons terrein werken, moeten de gezondheids- en veiligheidsvoorschriften kennen die met hun werkzaamheden te maken hebben. Een veilige en zekere werkomgeving betekent ook een werkplek zonder geweld. Bedreigingen (impliciet of expliciet), intimidatie en geweld horen niet bij PMI thuis en worden niet getolereerd. i

U moet op de hoogte zijn van en u houden aan PMI 08-C

”Veiligheid, Beveiliging, Gezondheid en Milieu (EHS)” en andere vereisten betreffende gezondheid, veiligheid en zekerheid. We

Werkomgeving

A: Nee. We moeten ons houden aan de veiligheidsvereisten van onze onderneming. PMI zet zich in voor een veilige en zekere werkomge-ving voor onze werknemers op alle locaties waar we actief zijn, ook als dat betekent dat we verder gaan dan de plaatselijke voorschriften.

besteden aan autorijden voor de onderneming. Elke werkplek heeft

dringen erop aan dat werknemers alle onveilige praktijken — inclusief bedreigingen of intimidatie — onder de aandacht brengen van hun leidinggevende of manager, plaatselijke veiligheidsvertegenwoordiger, of de personeelsafdeling.

Beschermde privacy werknemer

PMI respecteert de vertrouwelijkheid van de persoonlijke informatie van onze werknemers. Dit betekent dat toegang tot persoonlijke gegevens beperkt moet blijven tot tot het daartoe bevoegde personeel. Werknemers die toegang hebben tot persoonlijke informatie moeten deze op de juiste wijze en vertrouwelijk behandelen. U mag zonder toestemming nooit persoonlijke werknemersinformatie doorgeven aan iemand binnen of buiten PMI. De inzet van ons bedrijf voor het waarborgen van de privacy van de werknemer betekent geen toestemming om u onder werktijd bezig te houden met verkeerde persoonlijke activiteiten. Bedrijfscomputers zijn bijvoorbeeld alleen bedoeld voor officieel gebruik en beperkt persoonlijk gebruik, niet voor externe zakelijke activiteiten. De onderneming behoudt zich elk recht voor, afhankelijk van de geldende wettelijke beperkingen, tot toegang, evaluatie en gebruik van alle communicatie, gegevens en informatie die tijdens het werk met behulp van bedrijfseigendommen zijn opgesteld. Dit kan o.a. bestaan uit intranet- of internetactiviteiten, e-mail, voicemail en telefoongesprekken en computerbestanden.


9

i

De waarborging van de privacy van de werknemer is geregeld in

de wetten en voorschriften van een aantal overheidsinstanties en wordt behandeld in PMI 03-C ”Het beveiligen van persoonlijke gegevens”. Neem, als u vragen hebt, contact op met de juridische afdeling.

Drugs en alcohol op het werk

Om te kunnen werken dient men helder na te kunnen denken en vaak snel te kunnen reageren — de veiligheid van collega’s en consumenten hangt hier vanaf. Wanneer een werknemer onder de invloed van alcohol of drugs is, of op verkeerde wijze medicijnen gebruikt, dan heeft dit nadelige gevolgen voor het vermogen van de werknemer om zijn of haar

? V: Ik heb gemerkt dat de adem van mijn supervisor vaak ruikt naar alcohol, zelfs vroeg in de ochtend, en het lijkt zijn handelen te beïnvloeden. Ik ben bang dat als ik hem hiermee confronteer, of dit aan iemand vertel, dit zal leiden tot een nare situatie of dat hij probeert me te ontslaan. Wat moet ik doen?

taak zo goed mogelijk uit te voeren. Hierom beschikt PMI over regels die het gebruik van drugs en alcohol tijdens werktijden strikt verbieden. Overtredingen van deze regels worden zeer serieus opgevat. i

Indien u getuige bent van drugs- of alcoholmisbruik, dient u dit

te melden.

A: Er is voldoende bewijs om ervan uit te gaan dat er een probleem is, dus het is uw taak om dit meteen te melden. Zie Waar u hulp kunt krijgen in deze gedragscode voor beschikbare hulpbronnen. Een veilige werkomgeving is absoluut van cruciaal belang op ons bedrijf. PMI tolereert het nemen van wraak tegen u niet en zal stappen ondernemen om u te beschermen.


10

Belangenverstrengeling, geschenken en entertainment Doelstelling

Belangenverstrengeling

? V: We moeten een firma aantrekken voor plaatselijke schoonmaakwerkzaamheden en het kost een heleboel tijd om een goede te vinden. Kunnen we de zaak niet een heleboel tijd en moeite besparen door gewoon het schoonmaakbedrijf van mijn broer te huren? Ik weet dat ze goed werk leveren!

Onze werknemers houden zich in hun leven buiten het bedrijf bezig met allerlei activiteiten. Belangenverstrengeling ontstaat als de persoonlijke, sociale, financiële of politieke activiteiten van een werknemer kunnen in strijd zijn met haar loyaliteit of objectiviteit ten opzichte van de onderneming. U bent verplicht om uw zaken voor de onderneming op eerlijke en ethische wijze af te handelen en dat betekent ook de juiste aanpak van werkelijke en kennelijke belangenverstrengeling. Soms zal hiervoor elke verstrengeling geheel vermeden moeten worden en u moet altijd elke werkelijke of kennelijke belangenverstrengeling volledig bekend maken.

Gebruikelijke manieren waarop belangenverstrengeling kan ontstaan Externe dienstverbanden en connecties. Als u nog een betrekking hebt, dienstverlening levert aan of fungeert als directeur of adviseur voor een organisatie die concurrent, klant of leverancier van goederen of dienstverlening is, veroorzaakt dit een werkelijke of mogelijke belangenverstrengeling. (Hetzelfde geldt voor het werken voor een organisatie die concurrent, klant of leverancier wil worden.) Sommige afspraken van dit soort zijn nooit toelaatbaar — bijvoorbeeld, werken voor of dienstverlening leveren aan iemand met wie u te maken hebt als onderdeel van uw betrekking bij uw bedrijf. Er zijn uitsluitend externe connecties toegestaan met concurrenten, klanten of leveranciers als u:  Schriftelijke toestemming van uw leidinggevende hebt gekregen; en S amen met uw leidinggevende schriftelijke toestemming van de afdeling Compliance hebt gekregen.

Werkzaamheden en connecties van naaste familieleden. De werkzaamheden van naaste familieleden kunnen ook belangenverstrengeling ver-oorzaken. Als u verneemt dat een van uw naaste familieleden (zie voor de definitie hiervan Overige overwegingen i.v.m. belangenverstrengeling) werkt bij of dienstverlening levert aan een concurrent, klant of leverancier, of als een van uw naaste familieleden werkzaam is bij PMI en door u beider functies daadwerkelijk of mogelijk belangenverstrengeling ontstaat, moet u meteen uw leidinggevende en de afdeling Compliance op de hoogte stellen. De afdeling Compliance bepaalt dan of er enige actie vereist is voor de aanpak van deze situatie. In het algemeen mag een familielid geen zaken met u doen, of met iemand in uw bedrijfsunit of met iemand die aan u rapporteert. Bovendien mag u geen directe of indirecte relatie van leidinggevende De gedragscode van PMI

11

Belangenverstrengeling,geschenken geschenkenenenentertainment entertainment Belangenverstrengeling,

A: Nee. Een firma huren omdat u uw broer vertrouwt is geen gezonde zakelijke methode en is in strijd met onze inkoopvereisten. Bovendien veroorzaakt dit een belangenverstrengeling tussen uw wens om uw broer te helpen en uw objectiviteit bij het selecteren van de meest concurrerende leverancier. Als u echter alles op de juiste wijze bekend maakt en zichzelf uit de selectieprocedure verwijdert (en niemand die aan u rapporteert erbij betrokken is), dan kan het bedrijf van uw broer met andere daarvoor in aanmerking komende leveranciers concurreren voor de opdracht.

Als werknemers van PMI werken we samen aan het bereiken van onze gemeenschappelijke doelen — loyaal en objectief nemen we besluiten die invloed hebben op de onderneming, in het belang van de onderneming — onafhankelijk van persoonlijke of andere externe invloeden.

Belangenverstrengeling (vervolg)

aard hebben met werknemers die naaste familieleden zijn. Voor uitzonderingen is specifieke toestemming van de afdeling Compliance vereist. U moet ook voorzichtig zijn, zodat u geen vertrouwelijke zakelijke informatie aan familieleden doorgeeft. De directie. Een werknemer wordt weleens gevraagd om zitting te nemen in de directie van een andere organisatie. Dit kan in sommige gevallen een werkelijke of kennelijke belangenverstrengeling of zelfs een juridisch probleem veroorzaken. Voordat u een positie aanvaardt als directielid voor een organisatie die op enige wijze verband kan houden met onze activiteiten (inclusief non-profitorganisaties), moet u altijd schriftelijke toestemming hebben van de Chief Compliance Officer, die met uw juridische afdeling zal overleggen. Investeringen. Werknemers en hun naaste familieleden moeten voorzichtig zijn, zodat hun investeringen geen belangenverstrengeling veroorzaken waardoor de werknemer misschien geen objectieve beslissingen ten behoeve van PMI kan nemen. Er kan belangenverstrengeling ontstaan als er wordt geïnvesteerd in concurrenten, leveranciers of klanten. Elk ”substantieel belang” in een concurrent, leverancier of klant vereist voorafgaande schriftelijke toestemming van uw leidinggevende en de Chief Compliance Officer. Een ”substantieel belang” betekent elk economisch belang dat invloed op uw oordeel kan (lijken te) hebben. Op de beurs verhandelde beleggingsmaatschappijen, indexfondsen en overeenkomstige samenvoegingen van effecten, waarbij de individuele investeerder geen inspraak heeft over de desbetreffende investeringen, vormen geen belangenverstrengeling. Sommige investeringen zijn altijd verkeerd:  Investeer nooit in een leverancier als u op enige wijze betrokken bent bij de selectie of evaluatie van, of onderhandelingen met

de leverancier, of als u toezicht houdt op iemand die een dergelijke verantwoordelijkheid heeft; en  Investeer nooit in een klant als u verantwoordelijk bent voor transacties met die klant of toezicht houdt op iemand met een dergelijke verantwoordelijkheid. Meestal is het echter een kwestie van gezond verstand om te bepalen of een investering belangenverstrengeling veroorzaakt. Als u wilt bepalen of een investering een belangenverstrengeling kan veroorzaken, vraagt u zich het volgende af:  Zou deze investering invloed hebben op enig besluit dat ik voor de onderneming zal nemen?

 Hoe zou deze investering overkomen op anderen binnen de onderneming, zoals mijn collega's — zouden zij denken dat deze invloed kan hebben op de manier waarop ik mijn werk voor de onderneming doe?  Hoe zou deze investering overkomen op iemand buiten het bedrijf, zoals een klant, leverancier, aandeelhouder of zelfs de media?


12

Belangenverstrengeling (vervolg)

Overige overwegingen i.v.m. belangenverstrengeling Naaste familieleden. Zoals de tekst hiervoor al laat zien, kunnen de activiteiten van een naast familielid een werkelijke of mogeljke belangenverstrengeling veroorzaken. Dit gebeurt als de loyaliteit van de werknemer verdeeld wordt — of verdeeld kan lijken — tussen loyaliteit voor een naast familielid (dat het ene belang heeft) en de loyaliteit voor PMI (dat een ander belang kan hebben). Een ”naast familielid” kan een echtgenoot/echtgenote zijn, ouders of stiefouders, kinderen en stiefkinderen; broers en zussen; stiefbroers en stiefzussen; neven en nichten; ooms en tantes; grootouders; kleinkinderen en schoonfamilie. Bovendien geldt de regel voor ”naaste familieleden” ook voor samenwonende partners (al of niet officieel erkend krachtens de plaatselijke wet), personen met met wie u samenwoont, of personen met wie u een nauwe persoonlijke of band hebt. Bij vragen over belangenverstrengeling bent u niet verantwoordelijk voor de activiteiten van familieleden die niet in hetzelfde huis wonen. Voor familieleden die elders wonen, hoeft u zich alleen te bekommeren over de omstandigheden waarvan u op de hoogte bent. Potentiële leveranciers, klanten en concurrenten. Wat belangenverstrengeling betreft bestaat een ”leverancier”, ”klant” of ”concurrent” uit werkelijke en potentiële leveranciers, klanten of concurrenten. Als u denkt dat u te maken hebt met belangenverstrengeling, of dat anderen zouden kunnen denken dat een activiteit of relatie waarbij u bent betrokken een belangenverstrengeling is, moet u direct de situatie schriftelijk bekend maken aan de afdeling Compliance. i

U kunt ook elektronisch belangenverstrengeling melden via de PMIintranetsite voor naleving. Als u vragen hebt over de meldprocedure voor, of over iets anders in verband met belangenverstrengeling, neem dan contact op met de afdeling Compliance.

Ontvangen geschenken en entertainment

PMI heeft vele leveranciers, en leveranciers zijn essentieel voor het succes van ons bedrijf. Daarom moeten relaties met leveranciers en andere derden met wie we zaken doen geheel gebaseerd zijn op verstandige zakelijke besluiten en eerlijk handelen. Relatiegeschenken en entertainment kunnen goodwill opbouwen, maar ze kunnen het ook moeilijker maken om objectief te blijven over de persoon die ze schenkt. Met andere woorden, geschenken en entertainment kunnen hun eigen belangenverstrengeling creëren. ”Geschenken en entertainment” bestaan uit alles van waarde, zoals kortingen, leningen, contanten, gunstige voorwaarden voor elk product of elke service, dienstverlening, prijzen, transport, gebruik van voertuigen of vakantiefaciliteiten, effecten of andere waardepapieren, deelname in effectenaanbiedingen, verbouwingen, kaartjes en cadeaubonnen. De lijst van mogelijkheden is eindeloos — dit zijn slechts voorbeelden. OPMERKING: Merk op dat bij sommige gelieerde ondernemingen sterker beperkte normen voor geschenken en entertainment kunnen gelden. Werknemers van die gelieerde ondernemingen mogen geen enkel geschenk of entertainment accepteren dat deze normen overtreedt.


13

Ontvangen geschenken en entertainment (vervolg)

Geschenken en entertainment die worden aangeboden aan PMIwerknemers en hun naaste familieleden vallen in drie categorieën: MEESTAL IN ORDE Sommige geschenken en entertainment hebben zo weinig marktwaarde dat er geen toestemming voor nodig is. Geschenken of entertainment met een gecombineerde marktwaarde van $250 of minder uit dezelfde

? V: De vertegenwoordiger van een leverancier biedt u een knap ontworpen pen aan die zijn bedrijf gebruikt voor het ondertekenen van contracten, maar er zit een addertje onder het gras. Hij zegt dat u de pen alleen krijgt als u hem helpt bij de presentatie van zijn verkooppraatje aan de rest van het inkoopteam. De pen is waarschijnlijk minder dan $250 waard, dus kunt u hem dan aanpakken? A: Nee, omdat er sprake is van ”quid pro quo”, een uitdrukking die ”voor wat hoort wat” betekent. Hij geeft u de pen alleen als hij er iets voor terug krijgt. Ook al lijkt dit maar een kleinigheid, deze afspraken van ”voor wat hoort wat” staan op de lijst van geschenken en entertainment die ”altijd verkeerd” zijn.

bron in een kalenderjaar vallen in deze categorie (als ze tenminste niet in de categorie ”altijd verkeerd” vallen - zie hieronder). Dit betekent dat er voor de volgende items, als de totaalwaarde niet meer is dan $250 uit één enkele bron in een kalenderjaar, geen toestemming nodig is:  Nu en dan een maaltijd met een zakenrelatie.  Normale sportwedstrijden, schouwburgvoorstellingen en overige culturele evenementen.

 Overige redelijke en gebruikelijke geschenken en entertainment. Ook voor het accepteren van reclameartikelen van nominale waarde, zoals pennen, kalenders en koffiebekers die over het algemeen aan klanten worden gegeven, is geen toestemming vereist. ALTIJD VERKEERD Overige soorten geschenken en entertainment zijn altijd verkeerd, feitelijk of kennelijk, zodat ze nooit toelaatbaar zijn en niemand hier toestemming voor kan geven. Werknemers mogen nooit:  Een geschenk of entertainment accepteren dat onwettig zou zijn of tot enige overtreding van de wet zou leiden.

 Enige gift accepteren van contanten of gelijkwaardig (zoals cadeaubonnen die overdraagbaar zijn of voor geld kunnen worden

omgewisseld), bankcheques, postwissels, investeringseffecten, verhandelbare instrumenten, leningen, aandelen of aandelenopties.  Iets accepteren of verzoeken als een ”quid pro quo” of als onderdeel

van een overeenkomst om in ruil voor het geschenk of entertainment iets te doen.

 Deelnemen aan enig entertainment dat onsmakelijk of seksueel

georiënteerd is of op andere wijze onze inzet voor wederzijds respect geweld aandoet.

 Deelnemen aan enige activiteit waarvan u weet dat het voor de

persoon die het geschenk of entertainment schenkt, zou betekenen dat deze de normen van zijn of haar eigen werkgever overtreedt.


14

Ontvangen geschenken en entertainment (vervolg)

ALTIJD VRAGEN Voor alles wat niet in een van de andere categorieën past, kan het wel of niet toelaatbaar zijn om verder te gaan; maar u hebt schriftelijke toestemming nodig in overeenstemming met PMI 14-C "Interactie met Overheidsbeambten en Instellingen. Politieke activiteit". Voorbeelden in deze categorie zijn, als betaald door een huidige of potentiële leverancier of klant: G eschenken en entertainment uit een enkele bron met een totale marktprijswaarde van meer dan $250 in één kalenderjaar. S peciale evenementen — zoals de wereldkampioenschappen voetbal of soortgelijke wedstrijden (deze kosten meestal meer dan $250).  Reizen of entertainment die langer duren dan één dag. Bij het bepalen of u toestemming kunt geven voor iets in de categorie ”altijd vragen”, moet u uw gezonde verstand gebruiken en moet u de volgende kwesties in overweging nemen: O f het geschenk of entertainment waarschijnlijk uw objectiviteit zou beïnvloeden. O f er een zakelijk doel is (er zal bijvoorbeeld als onderdeel van het desbetreffende evenement over zaken gesproken worden).  Wat voor precedent dit zou scheppen voor andere werknemers.

 Hoe het zou overkomen op andere werknemers of mensen van buiten de onderneming.

Verdere overwegingen over geschenken en entertainment: Leveranciers en klanten inlichten. U dient alle personen met wie u zaken doet of wilt doen op de hoogte te brengen van deze ondernemingsvereisten. Wat moet u doen als u een ontoelaatbaar geschenk ontvangt. U moet onmiddellijk elke gift retourneren van contanten of gelijkwaardig zoals cadeaubonnen die overdraagbaar zijn of voor geld kunnen worden omgewisseld, bankcheques, postwissels, investeringseffecten, converteerbare instrumenten, leningen, aandelen of aandelenopties. Voor andere soorten geschenken die meer waard zijn dan het bedrag onder ”Meestal in orde” en de Chief Compliance Officer beslist dat het retourneren van het geschenk onpraktisch of ongewenst is, dient u de geschenken over te dragen aan de Chief Compliance Officer voor bedrijfsgebruik, verkoop of gift. Geschenken zoals platen, bureausets en dergelijke mag u in uw bedrijfskantoor gebruiken met schriftelijke toestemming van de Chief Compliance Officer of overeenkomstig de gevestigde procedures in uw gelieerde onderneming, maar blijven bedrijfseigendom. Indien van toepassing moet een brief aan de gever worden gestuurd met een uitleg van de ondernemingsvereisten ten opzichte van geschenken. i

Als u vragen of mogelijke problemen over geschenken en

entertainment hebt, neem dan contact op met uw leidinggevende of de afdeling Compliance. Misschien zijn er voor uw gelieerde onderneming wel extra vereisten. Zorg dat u deze kent.


15

Aanbieden van geschenken en entertainment

Geschenken en entertainment die worden aangeboden of verschaft aan zakelijke contactpersonen (geen overheid) Net zoals we strenge regels hebben voor het ontvangen van geschenken en entertainment, (zie Geschenken en entertainment ontvangen in deze

? V: Ik wil een van onze beste klanten als dank een speciaal cadeau geven. Ik kan kaartjes krijgen voor een tennistoernooi waarvan ik weet dat ze dat fijn zou vinden, maar ik denk dat het tegen de regels van haar bedrijf is om deze te accepteren. Kan ik haar die kaartjes wel geven als die regels haar niet kunnen schelen? A: Nee. Als u weet dat het geven van die kaartjes een overtreding van het beleid van de onderneming van de ontvanger vormt, dan mag u ze niet geven. Net zoals we graag willen dat anderen onze normen respecteren, doen wij dat met die van hen.

gedragscode) moeten we ook voorzichtig zijn bij het aanbieden daarvan. Het aanbieden van gezelligheid of zakelijke beleefdheidsgeschenken van nominale waarde zoals bescheiden geschenken, maaltijden en entertainment is gangbaar in de wereld van de commercie en is bedoeld voor het kweken van goodwill en het verbeteren van zakelijke relaties. Met gebruik van ons gezonde verstand en matigheid is af en toe uitwisselen van redelijke entertainment of geschenken met zakenrelaties (geen overheid) in orde, tenzij de werkgever van de ontvanger dit verbiedt. Bied nooit een geschenk of entertainment aan waarvan u denkt dat de ontvanger deze niet zou kunnen ontvangen hetzij volgens de wet of een beleidsregel van de organisatie van de ontvanger. Geschenken aanbieden Voor het aanbieden van een geschenk met een waarde boven $250 aan een zakenrelatie (geen overheid) moet u eerst specifieke, voorafgaande schriftelijke toestemming hebben overeenkomstig de procedures in PMI 14-C. Sommig gedrag is altijd verboden — zonder enige uitzondering. U mag nooit een geschenk, entertainment of iets van waarde aanbieden of geven als:  Dit onwettig is.  Bekend is dat dit een overtreding van de regels van de organisatie van de ontvanger betekent.

 Het contanten zijn of andere financiële instrumenten (zoals bankcheques, reischeques, postwissels, investeringseffecten of converteerbare instrumenten).  Het onsmakelijk of seksueel georiënteerd is of op andere wijze onze inzet voor wederzijds respect geweld aandoet.

 Als het een ”quid pro quo” is (voor wat hoort wat).  Als het een gift is van meer dan $1000 — tenzij deze tijdens een publieke presentatie wordt overhandigd waarbij duidelijk wordt

gemaakt dat de ontvanger de gift bijvoorbeeld krijgt als resultaat van een verkoopactie die bekend is bij en acceptabel voor de werkgever van de ontvanger.  Als deze niet zoals het hoort in de administratie van de onderneming is geboekt.


16

Aanbieden van geschenken en entertainment (vervolg)

Giften aan overheidsfunctionarissen of overheidspersoneel Geschenken en entertainment die worden aangeboden of gegeven aan overheidsfunctionarissen en overheidspersoneel werknemers produceren specifieke risico's. U mag nooit een geschenk, entertainment, of iets van waarde aan een overheidsfunctionaris of overheidspersonnel aanbieden of geven dat onwettig is of waarvan u denkt dat dit een overtreding zou betekenen van de gevestigde ethische of andere geldende regels voor het gedrag van de ambtenaar of werknemer. Zorg, voordat u enig geschenk of entertainment aan een overheidsfunctionaris of overheidsmedewerker aanbiedt, dat u op de hoogte bent van PMI 14-C "Interactie met Overheidsbeambten en Instellingen. Politieke activiteit" en deze strikt opvolgt.


17

Zakendoen Doelstelling

Concurrentiewetten

Het is het streven van PMI om in al haar zakelijke contacten eerlijk en rechtvaardig te zijn. We zullen krachtig concurreren, maar dat doen we rechtvaardig en we houden ons daarbij aan alle wetten op de concurrentie die de integriteit van de markt beschermen.

We houden ons strikt aan wetten die de markten overal ter wereld beschermen tegen anti-concurrentiegedrag. Concurrentiewetten verbieden anti-concurrentie-overeenkomsten, zoals prijsafspraken en inspanningen om concurrenten op oneerlijke wijze te elimineren.

Feiten over concurrentiewetten: D e concurrentiewetten verschillen over de hele wereld. In veel landen, de Europese Unie en in sommige gevallen in individuele landen of provincies bestaan wetten die anti-concurrentiegedrag verbieden. De voor u geldende wetten kunnen variëren afhankelijk van waar u zich bevindt en waar u zaken doet.

S trenge straffen. De strafmaatregelen voor overtredingen kunnen streng zijn. In sommige landen kunnen personen die worden veroordeeld voor overtreding, zoals het maken van prijsafspraken, gevangenisstraf krijgen. Geldboetes kunnen ook aanzienlijk zijn. In de EU kunnen de boetes voor anti-concurrentiegedrag bijvoorbeeld tien procent van de wereldomzet zijn (d.w.z. de verkopen). Veel landen hebben of krijgen overeenkomstige strenge strafmaatregelen voor overtredingen van de concurrentiewet en in sommige landen kunnen klanten en concurrenten een rechtszaak aanspannen voor schadevergoeding en andere compensatie. N onchalant gedrag kan een wetsovertreding vormen. Wat een gewone ontmoeting met een zakenrelatie kan lijken, zoals een langdurig gesprek met de verkoopvertegenwoordiger van een concurrent of een moppersessie bij een vakorganisatie van de sector, kan leiden tot aanklachten wegens overtreding van de concurrentiewet. Concurrentiewetten verbieden overeenkomsten die handel beperken of beletten. Voorbeelden van onwettige overeenkomsten tussen concurrenten zijn prijsafspraken of frauduleuze kartelvorming. Bepaalde overeenkomsten met leveranciers of klanten kunnen ook problemen veroorzaken krachtens de concurrentiewetten in verband met de vraag of de overeenkomst een beperking van concurrentie vormt. Dit betreft ook elke overeenkomst om geen transacties af te sluiten met een klant of leverancier (een ”groepsboycot”) of een overeenkomst tussen een leverancier en een klant over de werkelijke of minimum doorverkoopprijzen.


18

Conducting Business

S oms gelden zij ook voor gedrag buiten dat land. Veel landen hebben concurrentiewetten die ook gelden voor gedrag buiten de grenzen van dat land.

Concurrentiewetten (vervolg)

i

PMI 05-C ”Concurrentie en Eerlijke Handel” stelt een enkele

wereldwijde norm vast voor naleving van de concurrentiewetten. In sommige gevallen zijn deze regels misschien strenger dan de landelijke wet. U moet zorgen dat u vertrouwd bent met PMI 05-C

Zaken doen

en hoe het impact op uw functie kan hebben. Monopolisatie, het streven naar het monopoliseren van markten

? V: Tijdens een vergadering van onze vakorganisatie ben ik aan de praat geraakt met vertegenwoordigers van concurrerende fabrikanten. Één vertegenwoordiger zei: ”Ik weet niet hoe het bij de rest van jullie zit, maar onze winstmarges zijn niet meer zo goed als eerst.” Iemand anders zei: ”Ik wilde dat we iets aan al die grote reducties konden doen.” Ik heb geknikt, maar niets gezegd. In de daaropvolgende weken verhoogden de bedrijven waarvan de vertegenwoordigers tijdens dat gesprek aanwezig waren, hun prijzen. Was dat gesprek een probleem? Wat had ik moeten doen? A: Ja, dit gesprek was beslist een probleem. Een rechtbank zou tot de conclusie kunnen komen dat iedereen die tijdens dat gesprek aanwezig was, of ze nu wel of niet iets gezegd hebben, meegedaan had aan prijsafspraken, ook al was er nooit expliciet iets afgesproken. Wegens dit risico moet u, als u plotseling in een gesprek met concurrenten over prijzen betrokken raakt, zich onmiddellijk terugtrekken op een wijze die duidelijk maakt dat u dit onrechtmatig vindt en dan direct de juridische afdeling bellen.

en misbruik maken van een leidende positie zijn onwettig. Krachtens sommige concurrentiewetten is het onwettig om een markt te monopoliseren of dat te proberen, terwijl andere het gedrag van bedrijven met een ”leidende positie” reguleren. Een bedrijf met een leidende positie mag bijvoorbeeld niet proberen om anderen toegang tot de markt te beletten of om concurrentie te elimineren. Meestal stellen concurrenten prijzen vast ter dekking van hun kosten — een prijsstelling onder de kostprijs kan als ”marktondermijnend” overkomen. Als er een reden is om onder de kostprijs te gaan zitten, moet dit samen met de juridische afdeling worden beoordeeld om ervoor te zorgen dat dit niet als marktondermijnend of in overtreding van enige wet kan worden beschouwd. Het berekenen van een andere prijs aan klanten die concurrenten zijn kan onwettig zijn. In de EU en andere jurisdicties kan verschil in de prijsstelling problemen veroorzaken als een bedrijf een leidende positie heeft of als een dergelijke prijsstelling gebeurt wegens een overeenkomst met derden. Werknemers met autoriteit voor het vaststellen van prijzen of kortingen of voor het opstellen van handelsprogramma's moeten de vereisten van deze wetten kennen en moeten voor advies contact opnemen met de juridische afdeling. i

Als u vragen of mogelijke problemen over uw verantwoordelijkheden

krachtens de concurrentiewetten en PMI 05-C hebt, neem dan contact op met uw leidinggevende of de juridische afdeling.


19

Concurrentiewetten (vervolg)

Basisregels die u moet kennen: Bepaalde overeenkomsten vormen bijna altijd een overtreding van de concurrentiewetten. U mag nooit praten of informatie uitwisselen met concurrenten om:  Prijsafspraken te maken — dit kan ook het vaststellen van een

minimum- of maximumprijs zijn, of het ”stabiliseren” van prijzen.

 Voorwaarden afspreken in verband met de groothandels- of

detailhandelsprijs, prijsstellingsformules, marges, verkoopacties, kredietbepalingen enz.

 Markten, klanten of regio's onderling verdelen.  Productie beperken.  Frauduleus een concurrerend biedproces regelen, inclusief afspraken voor valse offertes.

 Een concurrent, leverancier, klant of distributeur boycotten. Wegens het risico mag u geen concurrentiezaken met concurrent bespreken — nooit en nergens — zonder officiële toestemming van de juridische afdeling. Andere activiteiten kunnen problemen in verband met de concurrentiewetten veroorzaken. Overleg altijd met de juridische afdeling voordat u:  Joint ventures, fusies, overnames, marketing, inkoop of soortgelijke samenwerkingsverbanden met concurrenten bespreekt.

 Exclusieve handelsafspraken maakt (bijvoorbeeld contracten volgens welke een bedrijf uitsluitend mag kopen van of verkopen aan PMI).

 Het koppelen of bundelen van verschillende producten of diensten

(bijvoorbeeld contracten die premies vereisen of geven aan een koper die één product wil hebben, om dan ook een tweede ”gekoppeld” product te kopen, of programma's die korting geven op voorwaarde van de aanschaf van een bundel producten).

 Deelnemen aan activiteiten waarbij sprake is van vakorganisatie of of het vaststellen van normen in de sector.

 Fungeren als directeur of functionaris in een bedrijf dat met ons concurreert.

 Prijzen voor doorverkoop vaststellen voor doorverkopers.  Kortingen, terugbetalingen of andere premies aan een klant aanbieden op voorwaarde dat deze bepaalde groei-, omzet- of aandeelcijfers realiseert in detailverkopen, of vereisten voor zichtbaarheid van productdisplays.  Het aanbieden van korting of andere voorwaarden aan de ene koper maar niet aan een concurrerende koper.

 Deelnemen aan activiteiten die het moeilijk kunnen maken voor rivalen om benodigde informatie te krijgen of hun producten te verkopen. De gedragscode van PMI

20

Informatie over concurrenten

Om op de markt te kunnen concurreren is het noodzakelijk en wettig om op eerlijke wijze informatie over de concurrent te verwerven. Sommige vormen van informatieverzameling zijn echter verkeerd en kunnen de wet overtreden, inclusief de concurrentiewetten en de wetten op bedrijfsgeheimen.

? V: Ik ben net aangenomen en werkte eerst bij een ander bedrijf. Ik heb een doos vol papieren van mijn vorige baan die erg handig zullen zijn voor het ontwikkelen van marketingplannen voor mijn bedrijf. Mag ik die meenemen? A: Nee, u mag geen papieren naar PMI meebrengen die vertrouwelijke informatie uit een vorige baan kunnen bevatten. Net zoals het verkeerd zou zijn als iemand onze vertrouwelijke informatie mee zou nemen, moeten we ook de vertrouwelijke informatie van anderen niet gebruiken.

Bij PMI moeten we erg ons best doen om te voorkomen dat we op onrechtmatige wijze informatie verzamelen, dus het is belangrijk dat u weet wat u wel mag doen en waar u voorzichtig mee moet zijn. Legitieme bronnen van informatie over de concurrentie:  Kranten, persberichten en andere publieke informatie.  Gesprekken met klanten — maar niet om vertrouwelijke informatie te krijgen.

 Vakbeurzen (maar niet uit gesprekken met concurrenten — Zie Concurrentiewetten in deze gedragscode).

 Informatie die via internet of andere media die voor iedereen beschikbaar is.

 Sectoronderzoek door betrouwbare adviesbureaus. Maak nooit gebruik van het volgende:  Vertrouwelijke gegevens of bedrijfsgegevens van de concurrent of zoiets dergelijks dat het eigendom is van iemand anders buiten de onderneming — overleg met de juridische afdeling als u dergelijke informatie hebt. Als u enige vertrouwelijke gegevens of bedrijfsgegevens krijgt van een bron buiten PMI — ook als dat geheel onopzettelijk gebeurt — overleg dan onmiddellijk met de juridische afdeling.  Vertrouwelijke gegevens of bedrijfsgegevens van vorige werkgevers in enige vorm in het bezit van nieuw personeel.

 Informatie over de offerte van een concurrent als u in het biedproces

betrokken bent, d.w.z. in een privatiseringsveiling. Als u in het bezit van dergelijke informatie komt, moet u de juridische afdeling bellen.

 Vertrouwelijke informatie over een concurrent die iemand u te koop aanbiedt.

i

Als u twijfelt of het juist is om bepaalde informatie over de concurrent

te accepteren of te hebben, neemt u contact op met de juridische afdeling.


21

Witwassen van geld en smokkel

? V: Een exportklant belt uit Scandinavië en zegt dat hij het aantal sigaretten dat hij elk jaar koopt, wil verdubbelen. Hij is ook met verandering van bank bezig en wil zijn volgende levering contant betalen omdat hij zijn nieuwe bankrekening niet op tijd kan gebruiken. Wat moet ik doen? A: Meld de situatie aan de afdeling Interne controle en aan de juridische afdeling. Ten eerste verkoopt PMI geen producten aan klanten in hoeveelheden die de legitieme vraag in de desbetreffende plaatselijke markt te boven gaan. Een plotselinge verhoging in de vraag zonder een adequate uitleg kan op een probleem met smokkel wijzen.Ten tweede staat PMI 11-C contante betalingen alleen toe in zeer beperkte omstandigheden en uitsluitend als een schriftelijke uitzondering wordt gegeven. Contante betalingen — net als cheques van derden of meerdere betalingen — worden soms door criminelen gebruikt om de wetten op het witwassen van geld te omzeilen.

Als producten verhandeld worden op een wijze die de douane- of belastingwetten overtreedt, zijn daar verschillende namen voor — zoals contrabande of smokkel. Functionarissen in wetshandhaving over de hele wereld maken zich steeds meer zorgen over de handel in smokkel en de connectie met een andere criminele activiteit — het witwassen van geld. PMI's vereisten zijn hier heel duidelijk in: we zullen smokkel of het witwassen van geld niet door de vingers zien, bevorderen of ondersteunen en we zullen de overheid helpen bij de preventie van onwettige handel in onze producten. Wat is smokkel? Smokkel — soms smokkelwaar genoemd — zijn goederen die worden verhandeld op een wijze die een overtreding vormt van douane- of belastingwetten. Wat is het witwassen van geld? Geld witwassen is het proces waarmee personen of entiteiten proberen clandestiene fondsen te verbergen of op andere wijze proberen om de bron van hun clandestiene fondsen legitiem te doen lijken. Het PMI-beleid voor Fiscale naleving dat het witwassen van geld, smokkel en economische sancties behandelt, is in drie Principes & Toepassingen uiteengezet: PMI 09-C ”Ken uw leveranciers”, PMI 10-C ”Ken Uw Klanten en Derde Partij Fabrikanten” en PMI 11-C ”Acceptabele betalingsvormen”. Ontvangst van betalingen. PMI ondersteunt beleidsregels tegen het witwassen van geld met behulp van bepaalde procedures waarmee wordt voorkomen dat contanten of equivalente middelen uit criminele bron worden ontvangen. Beleid voor acceptabele betalingsmethoden. PMI 11-C ”Acceptabele betalingsvormen” vermeldt de betalingsmethoden die PMI en haar gelieerde ondernemingen kunnen accepteren van of uitvoeren aan onze klanten, leveranciers en andere entiteiten of personen met wie we zaken doen. Deze procedures zijn ontworpen om te voorkomen dat onze producten worden gebruikt voor het witwassen van geld of het verbergen van criminele opbrengsten. Deze Principes & Toepassingen:  Specificeren acceptabele betalingsmethoden.

 Vereisen dat betalingen worden gedaan in de valuta van de factuur.  Verbieden betalingen door derden.

 Vereisen naleving van alle regels voor rapportage en registratie.

V ereisen dat betalingen voor elke factuur of groep facturen via één instrument worden uitgevoerd.  Verplichten zorgvuldig onderzoek van elk verzoek om overbetaling. S pecificeren een uitzonderingsprocedure voor het accepteren van betalingen anders dan geïndiceerd door ons beleid.

Beleid ”Ken uw klant”. Om er zeker van te zijn dat we uitsluitend zaken doen met firma's of personen die dezelfde normen voor naleving en integriteit hebben als wij, vermeldt PMI 10-C ”Ken Uw Klanten en Derde Partij Fabrikanten” de normen voor het selecteren en goedkeuren van klanten en andere zakenpartners. De gedragscode van PMI

22

Witwassen van geld en smokkel (vervolg)

Krachtens deze Principes & Toepassingen moeten werknemers: D e integriteit van potentiële klanten bepalen (voor zover mogelijk) en bevestigen dat de klanten inderdaad een fysieke onderneming vormen en zich met legitieme handel bezighouden. M et klanten communiceren over onze verwachtingen wat betreft naleving. O ns bewust blijven van de zakelijke praktijken van onze klanten en deze blijven bewaken. W eigeren om zaken te doen met en geen assistentie verlenen aan mensen die zich bezighouden met onwettig gedrag in verband met onze producten. E lke overtreding van deze Principes & Toepassingen aan uw leidinggevende, de afdeling Compliance of de juridische afdeling melden. Verdachte transacties of activiteiten door elke klant onmiddellijk melden aan de Chief Compliance Officer of de juridische afdeling. i

Raadpleeg voor meer informatie PMI 09-C, 10-C en 11-C of vraag de afdeling Interne controle, de afdeling Compliance of de juridische afdeling om hulp. Onthoud dat verdachte transacties of activiteiten door elke klant onmiddellijk gemeld moeten worden.

Handelsbeperkingen, exportreguleringen en anti-boycotwetten

Handelsbeperkingen en exportreguleringen. De EU, Zwitserland, de V.S. en een aantal andere jurisdicties leggen periodiek een verbod of andere beperkingen voor export en handel met bepaalde landen, entiteiten en personen op. Handelsbeperkingen komen in vele vormen voor, inclusief het verbod op:  Export naar een gesanctioneerd land.

D oorvoer door een niet-gesanctioneerd land naar een gesanctioneerd land of andersom.  I mport uit, of transacties in eigendommen die afkomstig zijn uit een gesanctioneerd land.  Reizen naar of vanuit gesanctioneerd land.

 Nieuwe investeringen in een gesanctioneerd land.

F inanciële transacties en handel waarbij een gesanctioneerd land of specifieke personen en entiteiten zijn betrokken. Deze beperkingen kunnen ook licentievereisten opleggen voor export van bepaalde producten of technologie. Een ”export” is niet alleen de overdracht van een fysiek product — het kan ook de overdracht van dienstverlening of technologie zijn (zoals technische gegevens of andere informatie) naar een nationaal of een ander land via:  E-mail.  Persoonlijke gesprekken, op de markt of in het buitenland.  Bezoeken aan een PMI-faciliteit. De gedragscode van PMI

23

Witwassen van geld en smokkel (vervolg)

Amerkaanse handelsbeperkingen voor bedrijven voor consumentenproducten zijn onlangs van kracht geworden ten opzichte van de volgende landen met sanctie en personen of entiteiten: C uba

 Syrië

 Noord-Korea

D rugssmokkelaars

 Iran

? V: Ik wil bepaalde producten naar een land sturen dat een economische sanctie op handel heeft. Is het goed als ik het zo regel dat de goederen naar een bedrijf in een land zonder deze beperkingen stuur, die ze dan aan het bedrijf verkoopt in het land met de economische sanctie?

 Soedan

 Speciaal aangeduide naties T erroristische organisaties

(inclusief Taliban)

Zorg er bij alle internationale transacties voor dat u op de hoogte bent van alle exportreguleringen en handelsbeperkingen en dat u zich daaraan houdt. Amerikaanse anti-boycotbeperkingen. Krachtens de Amerikaanse wet is PMI verplicht om aan de Amerikaanse overheid te rapporteren, en om niet mee te werken aan enige verzoek om niet gesanctioneerde buitenlandse boycotwetten of daaraan gerelateerde beperkende handelspraktijken. Werknemers mogen geen enkele actie ondernemen, informatie geven of verklaringen uitgeven die kan worden opgevat als deelnemen aan een onwettige buitenlandse boycot. Er zijn strenge

A: Nee. Zoals het geval is met vele wetten, is ook dit, wat een handige manier lijkt om de wet te omzeilen, in feite onwettig.

strafmaatregelen voor overtreding van deze wetten. De actuele informatie over landen die deelname aan een verboden internationale boycot eisen, is bij de juridische afdeling verkrijgbaar. U moet onmiddellijk de juridische afdeling op de hoogte brengen als u aan boycotten gerelateerde verzoeken om informatie ontvangt, zij het mondeling of schriftelijk. Dit betreft ook verzoeken die deel uitmaken van een werkelijke bestelling, evenals aanvragen die geen betrekking hebben op een specifieke transactie. i

Als u meer informatie over handelsbeperkingen en export-regulering

nodig hebt, neem dan contact op met de juridische en de financiële afdeling.


24

Douane en indirecte belastingen

Als algemene regel is import van de producten van onze bedrijven onderhevig aan diverse douane- en fiscale wetten en voorschriften. In het bijzonder moet fysieke import van producten naar een land moet meestal voldoen aan:  Voorschriften die invoerrechten, BTW, accijns en dergelijke

specificeren, die in verband met onze producten verschuldigd kan zijn; of

 Belasting, entrepotkosten of andere soortgelijke voorschriften die gelden voor ”belastingvrije” zendingen.

Imports moeten vaak ook voldoen aan de vereisten van andere regeringsinstellingen die door de douane-autoriteiten worden gecoördineerd of uitgevoerd. U moet er zeker van zijn dat alle geïmporteerde goederen aan deze vereisten voldoen en dat alle aan de douane en belastingfunctionarissen verschafte informatie accuraat en waarheidsgetrouw is. i

Als u met deze zaken werkt, moet u ook PMI 15-C ”Fiscaliteit”

raadplegen.

De overheid als klant

? V: We doen zaken in een aantal landen waar veel van de activiteiten en organisaties door de staat worden geleid. Hoe weet ik of de persoon met wie ik te maken heb, een overheidsfunctionaris is? A: De term ”overheidsfunctionaris” of ”vertegenwoordiger” kan op veel manieren worden uitgelegd. U moet ervan uitgaan dat alle werknemers van genationaliseerde of centraal geleide organisaties of bedrijven en hun tussenpersonen, overheidsfunctionarissen zijn. Als u twijfelt of een bepaalde persoon overheidsfunctionaris is, overlegt u met de juridische afdeling.

Elk jaar doet PMI aanzienlijke zaken met de overheid. Terwijl integriteit het fundament voor alle contacten met klanten is, gelden speciale regels als de overheid onze klant is — regels die in sommige gevallen heel anders zijn dan de regels die gelden bij de contacten met een commerciële klant. Aanvaardbare zakelijke praktijken in de commerciële zakenwereld, zoals het verschaffen van transport, maaltijden, entertainment of andere zaken van waarde, zijn soms geheel onaanvaardbaar en kunnen zelfs een overtreding van de geldende wetten betekenen als we te maken hebben met overheidspersoneel of overheidsfunctionarissen, of mensen die ten behoeve van de overheid handelen. Overtredingen kunnen leiden tot strafrechterlijke en bestuurlijke boetes. Werknemers die betrokken zijn bij het uitbrengen van offertes of dienstverlening krachtens een overheidscontract, inclusief contracten met genationaliseerde bedrijven of overheidsbedrijven, moeten deze regels kennen.

De basisregels:  Zoek of accepteer nooit vertrouwelijke informatie over offertes.

U mag nooit geschenken, speciale premies of entertainment aanbieden of verschaffen aan een functionaris of werknemer van een overheidsinstantie zonder eerst toestemming te hebben gekregen krachtens PMI 14-C. Z org dat u alle anti-smeergeldregels kent en opvolgt, inclusief de beperkingen op geschenken door mensen die zaken met de overheid willen doen en contractors voor de overheid. Z org dat u alle prijsstellingen voor de ”voorkeursklant” begrijpt en controleer de naleving.


25

Douane en indirecte belastingen (vervolg)

 Houdt u strikt aan de vereisten voor kwaliteit, aantal en testvereisten uit het contract.

 Rekeningen moeten altijd nauwkeurig en compleet zijn en volledig

voldoen aan alle regels en voorschriften, inclusief tijd- en kostentoewij zingen.

 Wees waarheidsgetrouw, accuraat en compleet in alle verklaringen en certificeringen.

 Ken de regels en voorschriften van uw klant.  Begin geen gesprekken over enig dienstverband met enig huidig

of vroeger overheidspersoneel voordat u eerst met de juridische afdeling hebt overlegd.

 Onderken de omstandigheden waarin uw communicatie met

overheidsfunctionarissen of overheidspersoneel problemen kan veroorzaken krachtens de wetten op lobbybekendmaking en vraag advies aan de juridische afdeling om te bepalen of lobbyregistratie misschien verplicht is.

i

Als u vragen hebt over de juiste zakelijke relatie met de overheid,

neemt u contact op met de juridische afdeling. Zie voor meer specifieke informatie over contacten met overheidsfunctionarissen Internationale steekpenningen en corruptie in deze gedragscode.


26

Internationale steekpenningen en corruptie

? V: Mij was verteld dat ik een adviseur kon huren om voor alle vergunningen te zorgen die we van een buitenlandse regering moesten hebben. Hij vroeg om een borgsom van $40.000 en zei dat hij het geld zou gebruiken om ”het proces soepeler te laten verlopen.” We weten niet echt waar het geld naartoe gaat, moeten we ons daar zorgen over maken? A: U moet weten waar dat geld naartoe gaat en waarvoor het wordt gebruikt. Bovendien is de onderneming verplicht om stappen te nemen om er zeker van te zijn dat dit geld niet als steekpenningen wordt gebruikt. U moet advies vragen aan uw manager of de juridische afdeling.

De wetten van praktisch alle landen waarin PMI actief is, evenals belangrijk extra-territoriale wetten, zoals de Amerikaanse Foreign Corrupt Practices Act en overeenkomstige wetten, verbieden steekpenningen aan overheidsfunctionarissen (zoals politieke kandidaten, politieke partijen en hun functionarissen, werknemers van overheidsinstanties of staatsbedrijven, functionarissen van de Verenigde Naties enz.). Een overtreding is een ernstige strafrechtelijke overtreding voor zowel de bedrijven als de personen, die kan leiden tot boetes, verlies van exportprivileges en gevangenisstraf voor personen. Als u twijfelt of enige betaling aan of financiële regeling met enige overheidsfunctionaris of tussenpersoon juist is, overleg dan met de juridische afdeling. Wetten op steekpenningen en corruptie: Gelden voor alle PMI-werknemers, tussenpersonen en vertegenwoordigers over de hele wereld. Verbieden: H et aanbieden of geven van alles van waarde aan een overheidsfunctionaris met als doel het krijgen of behouden van een zakenrelatie of voor enige onrechtmatige doelstelling. Dit betreft ook betalingen ter vermindering van belasting- of douaneverplichtingen. H et uitvoeren van onrechtmatige betalingen door middel van derden — bedrijven moeten dus goed opletten bij het selecteren van tussenpersonen en partners. Extra voorzigheid is noodzakelijk als de gegadigde een overheidsfunctionaris is — of daarmee geassocieerd is. Verplicht dat bedrijven een nauwkeurige administratie bijhouden zodat betalingen eerlijk worden omschreven en niet voor onwettige doelstellingen worden gebruikt. PMI eist meer van haar werknemers — steekpenningen zijn verboden voor iedereen, overal ter wereld, om elke reden. Als werknemer van PMI moet u eraan meewerken dat deze verboden handelingen worden vermeden. U MAG NOOIT: E en niet-geautoriseerde betaling doen, of een onrechtmatige betaling of geschenk (contanten of anders) — rechtstreeks of via een tussenpersonen — aan een overheidsfunctionaris autoriseren.  Een overheidsfunctionaris ertoe overhalen om iets onwettigs te doen. E lke aanwijzing dat er sprake is van onrechtmatige betalingen, geschenken of entertainment, negeren of nalaten te melden.  Een niet-geregistreerd fonds opzetten voor welk doel dan ook.

 In de bedrijfsadministratie onware of misleidende posten boeken.

 Iets doen om iemand anders over te halen om deze regels te overtreden, of de andere kant op kijken als er sprake van een overtreding kan zijn.


27

Internationale steekpenningen en corruptie (vervolg)

Faciliteitsbetalingen. Een “faciliteitsbetaling” is een kleine betaling aan een overheidsfunctionaris om een routinematige overheidsactie te laten uitvoeren waarop de onderneming recht heeft, zoals de uitgifte van een visum of de vrijgave van goederen door de douane. Hoewel sommige anti-omkoperijwetten deze betalingen toestaan, staat PMI ze niet toe. Het ondernemingsbeleid verbiedt faciliteitsbetalingen, behalve wanneer de betaling noodzakelijk is voor bescherming tegen fysiek letsel of vrijheidsberoving. i

Neem contact op met de juridische afdeling waar u werkt om er zeker van te zijn dat u de normen begrijpt die op uw zakelijke activiteiten van toepassing zijn, inclusief PMI 14-C ”Interactie met Overheidsbeambten en Instellingen. Politieke activiteit”, de wetten op internationale steekpenningen en wie als overheidsfunctionaris moet worden beschouwd. Er mag nooit iets aan Amerikaans overheidspersoneel worden betaald.

Vertrouwelijke informatie, intellectuele eigendom en auteursrechten

Net zoals we onze eigen vertrouwelijke informatie beschermen (zie Bedrijfsgegevens in deze gedragscode), respecteert PMI de bedrijfseigen en vertrouwelijke informatie van anderen. Dit betreft ook schriftelijke materialen, software, muziek en ander ”intellectueel eigendom”.

Basisregels die u moet volgen: U mag geen vertrouwelijke informatie, inclusief computerrecords, van vorige werkgevers meenemen naar PMI of gebruiken.  Installeer geen software zonder vergunning op een bedrijfscomputer.

A ccepteer of gebruik de vertrouwelijke informatie van anderen niet, behalve krachtens een overeenkomst die door de juridische afdeling is goedgekeurd. U mag geen documenten en materialen gebruiken of kopiëren waarop auteursrechten rusten (inclusief computersoftware, delen van audio, video en opnamen via het internet of uit de lucht) zonder specifieke toestemming van de houder van het auteursrecht — raadpleeg de juridische afdeling of het misschien krachtens de regels voor ”fair use” of bestaande licenties geoorloofd is. G ebruik geen handelsmerk, octrooi of industriële ontwerprechten van derden zonder uitdrukkelijke toestemming van de eigenaar van die rechten. Overleg met de juridische afdeling voor het krijgen van een dergelijke toestemming. S ta het gebruik van de intellectuele eigendomrechten van PMI en haar gelieerde ondernemingen niet toe zonder een overeenkomst die door de juridische afdeling is goedgekeurd. i

U moet PMI 06-C ”Intellectuele Eigendomsrechten” lezen en kennen. Als u vragen hebt over intellectueel eigendom of de regels voor auteursrechten, neemt u contact op met de juridische afdeling.


28

Oneerlijke handelspraktijken

We concurreren krachtig voor onze onderneming, maar bepaald gedrag uit naam van concurrentie is strijdig met de wet of onze inzet voor integriteit. U mag nooit concurreren via deelname aan oneerlijke praktijken zoals:

? V: Ik heb zojuist in een blanco envelop de zakelijke planning van mijn grootste concurrent ontvangen, maar aan het poststempel was te zien dat de envelop was gepost in de stad waar het hoofdkantoor van die concurrent is gevestigd. Hoewel dit duidelijk een vertrouwelijk intern document is, heb ik het zomaar gekregen. Mag ik het dus houden?

 Onware of misleidende uitspraken over de concurrent of hun dienstverlening.

 Stelen of misbruik maken van bedrijfsgeheimen van de concurrent.  Actie ondernemen om de bevoorrading van de concurrent te belemmeren.

 Iemand ertoe verplichten om van uw bedrijf te kopen voordat we bij hen zullen kopen.

 Steekpenningen betalen ten gunste van de omzet van uw onderneming of om een concurrent schade te berokkenen.

A: Nee. Dit document bevat bedrijfsgeheimen die aan ons zijn gestuurd door iemand die daar toegang toe had en die zich niet aan zijn of haar verplichtingen van geheimhouding heeft gehouden. U mag zulke documenten niet bekijken of er kopieën van maken en u moet onmiddellijk na ontvangst de juridische afdeling op de hoogte brengen. De juridische afdeling zal ervoor zorgen dat deze situatie op de juiste wijze wordt aangepakt.


29

Omgang met de consument Doelstelling

Om succes te hebben moet PMI er voortdurend naar streven om de consument rechtvaardig en eerlijk te behandelen. Productkwaliteit, verantwoordelijke marketingmethoden en aandacht besteden aan problemen met betrekking tot minderjarigen en de privacy van de klant zijn essentiële onderdelen van wat er van PMI verwacht wordt.

Productkwaliteit

Handhaving van de hoge kwaliteit van de producten is essentieel voor het succes van PMI — omdat de klanten en consumenten van ons bedrijf gewoon niet anders verwachten. Opdat PMI consistent aan deze verwachtingen kan voldoen, en meer dan voldoet aan alle vereisten van

?

A: Nee. Als u denkt dat de leidinggevende de regels overtreedt en u het niet prettig vindt om dat rechtstreeks met uw leidinggevende te bespreken, neem dan contact op met de leidinggevende van uw leidinggevende, de afdeling Kwaliteitswaarborg van uw bedrijf, of via een van de andere mogelijkheden die zijn vermeld in Waar u hulp kunt krijgen in deze gedragscode.

producten, moeten onze werknemers handelen in overeenstemming met PMI 07-C ”Regulering, ontwikkeling en productie van conventionele tabaksproducten” en de toezeggingen van ons bedrijf.

We zullen voortdurend:  Werken aan het volgen van en voldoen aan alle vereisten van de regelgevende instanties en alle productnormen van het bedrijf.

 Strikt aan de bedrijfsprocedures voor productie en kwaliteitscontrole vasthouden.

 Strikt alle procedures en voorschriften volgen voor het opslaan, transporteren en verzenden van de producten.

 Ervoor zorgen dat elk nieuw product aan alle geldende normen heeft voldaan voordat het aan het publiek wordt aangeboden.

 Ervoor zorgen dat er controlesystemen gehanteerd worden om

mogelijke productiefouten en overtredingen van de wetgeving of Principes & Toepassingen van het bedrijf aan het licht te brengen.

i

Elke dag ligt de reputatie van PMI voor kwaliteit in de handen van

haar werknemers. Als u iets hoort over een kwestie of probleem in verband met de productkwaliteit, meld dat dan onmiddellijk.


30

Dealing With Consumers

V: Een voorman heeft tegen ons gezegd dat we een procedure voor kwaliteitscontrole moeten overslaan. Ik denk dat het een overtreding van de bedrijfsnormen is, maar hij is de leidinggevende. Moet ik gewoon doen wat hij zegt en dit negeren?

de regelgevende instanties en bedrijfsnormen voor de geproduceerde

Reclame en promotie van producten

Algemene principes De marketingmethoden van PMI zijn ontworpen om de eigenschappen en kenmerken van onze merken over te brengen aan volwassen gebruikers van tabaksproducten. Onze marketingmethoden worden door drie fundamentele principes geleid:  We maken voor onze producten geen op minderjarigen gerichte re-clame, en gebruiken ook geen beelden en content die een

bijzondere aantrekkingskracht op minderjarigen zouden hebben;  Onze marketing moet waarschuwingen voor de gezondheid bevatten, of dit nu wel of niet door de regering verplicht is gesteld; en

 Onze marketing moet onze mondiale normen van fatsoen respecteren, evenals de plaatselijke cultuur, gewoonten en tradities die voor elke markt gelden. De reputatie van PMI is een essentiële en belangrijke eigenschap. Marketing, reclame en verkoopactiviteiten moeten de producten rechtvaardig, eerlijk en legitiem beschijven, zodat het vertrouwen van de consument onaagetast blijft. Voordat er een bewering over een product

PMI moet zich houden aan specifieke reclamevereisten op basis van de wet, regels voor de sector, antitrustschikkingen en onze eigen interne marketingregels (PMI 04-C ”Marketing, Consumentenverpakking en Sales”). Het is bijzonder belangrijk dat we ons naar de doel en strekking te allen tijde aan deze normen houden. Elke gelieerde onderneming hanteert procedures om aan de geldende reclamenormen te voldoen. Alle reclame en acties moeten worden goedgekeurd door het management en moeten door hen qua naleving worden bewaakt. i

Werknemers die te maken hebben met reclame of marketing

moeten de geldende vereisten kennen en opvolgen. Zorg dat u het navraagt bij de juridische afdeling als u hulp nodig hebt met de reclamewetten of -ondernemingsvereisten.


31

Omgang met de consument

wordt gedaan, moet deze onderbouwd zijn.

Minderjarigen beschermen

PMI mag haar producten alleen verkopen en promoten op manieren die de status van minderjarigen respecteert, en moet alle marketingactiviteiten vermijden die voordeel kunnen trekken van de beperkte capaciteit van minderjarigen voor het verwerken van informatie en het maken van een rationele keuze.

? V: We werken in een marktomgeving waar sommige van onze concurrenten minder strikt zijn over promotionele acties waar minderjarige consumenten aan kunnen worden blootgesteld, ook al is het product alleen voor volwassenen bedoeld. Wordt er van ons verwacht dat we niet op deze uitdaging van de concurrent ingaan?

Dit is absoluut noodzakelijk voor elke werknemer die is betrokken bij de marketing van een tabaksproduct. Reclame- en marketingprogramma's moeten zich rigoureus aan de doel en strekking van de wet en de reclameregels houden (intern, in de sector of van de overheid). Naast de juiste wijze van marketing en propageren van producten zal PMI proactief samenwerken met externe groepen en, indien van toepassing, overheidsinstanties, om het illegale of verkeerde gebruik van producten door minderjarigen te verminderen. Deze programma's kunnen bestaan uit communicaties, schoolprogramma's, gemeenschapsprogramma's of andere initiatieven. Als u een werknemer bent die bij marketingactiviteiten is betrokken, is het uw verantwoordelijkheid om uw steentje bij te dragen en ervoor te zorgen dat de PMI-gedragscode voor marketing wordt gevolgd. Dit betekent dat u alle activiteiten evalueert op naleving van deze

A: Ingaan op de uitdaging van een concurrent is nooit een excuus om ons niet aan de doel en strekking van een gedragscode voor marketing te houden (bedrijf, sector of overheid) die voor uw markt geldt. In de situatie die u beschrijft, moeten we voldoen aan alle juridische vereisten en alle vereisten in de PMI-gedragscode voor marketing, en tegelijkertijd moeten we veranderingen in de overheidsvoorschriften of in afdwingbare regels voor de sector bevorderen voor het cultiveren van verantwoordelijke marketingmethoden en om de blootstelling van minderjarigen tot een minimum te beperken.

gedragscode. Het betekent het ondersteunen van de inspanningen van uw bedrijf voor het verminderen van het illegaal of ongeschikt gebruik van de producten door minderjarigen. Het betekent ook dat u reclamebureaus en marketingconsulenten zegt dat ze zich altijd aan deze gedragscode moeten houden bij het opstellen van voorstellen aan PMI of het uitvoeren van PMI-programma's. Bureaus die deze normen niet respecteren, moeten worden afgewezen.


32

Privacy van de klant of consumenteninformatie

PMI heeft een verantwoordelijkheid voor het beschermen van de privacy en de beveiliging van informatie die klanten of consumenten aan ons toevertrouwen. Werknemers die geen zakelijke reden hebben voor toegang tot deze informatie mogen dat nooit proberen, en wie wel legitieme toegang heeft, moet stappen nemen om ervoor te zorgen dat privéinformatie van klanten wordt beschermd tegen onbevoegd bekendmaken of gebruik. Externe partijen die toegang tot deze informatie krijgen, zijn ook verantwoordelijk voor de bescherming daarvan. De privacy van klant en consument is een belangrijk gebied waarvoor nog steeds nieuwe wetten en voorschriften worden ontwikkeld. PMI zet zich in voor het bewaking van zich ontwikkelende normen voor privacy en beveiliging en kan, nu en dan, op dat gebied aanvullende beleidsregels opstellen.


33

Bekendmaking van bedrijfsinformatie, bronnen of middelen en financiën Doelstelling

Nauwkeurige administratie en financiële bekendmaking

? V: Het is de laatste week van het kwartaal voor deze rapportageperiode. Mijn baas wil er zeker van zijn dat we onze kwartaalcijfers halen, dus heeft hij me gevraagd een verkoop die volgende week pas definitief is, nu al te boeken. Ik denk niet dat dit kwaad kan, zal ik dus maar doen wat hij zegt? A: Beslist niet. Kosten en opbrengsten moeten in de juiste periode worden geboekt. De verkoop is officieel pas definitief als er een bewijs van een verkoopovereenkomst bestaat, het eigendom is overgedragen en de verkoopprijs kan worden vastgesteld en er redelijk op vertrouwd kan worden dat deze betaald wordt. Tot op dat moment zou het een verkeerde voorstelling van zaken zijn om deze verkoop in een eerdere periode op te nemen.

De werknemers van PMI streven naar het creëren van waarde voor de aandeelhouders door hard te werken aan het bereiken van de allerbeste financiële resultaten. Bij het streven naar dit doel zullen alle bedrijven en hun werknemers eerlijke, nauwkeurige en tijdige rapporten en records produceren, openhartig zijn bij het meten en rapporteren van financiële prestaties, de bedrijfseigendommen en resources beschermen en nooit vertrouwelijke informatie gebruiken. Als werknemer van het bedrijf wordt van u verwacht dat u eerlijk en integer handelt bij het uitvoeren van uw werkzaamheden. Eenvoudig gezegd: fraude van welke soort dan ook met betrekking tot bedrijfsinformatie of bedrijfsmiddelen wordt niet getolereerd. De geloofwaardigheid van een bedrijf wordt op vele manieren beoordeeld — één zeer belangrijke manier is de integriteit van de boekhouding en administratie. PMI zet zich ervoor in om haar aandeelhouders in elk materieel opzicht volledige, nauwkeurige, tijdige en begrijpelijke informatie te verschaffen over de financiële staat en de bedrijfsresultaten van de onderneming. Naast deze inzet is PMI krachtens de wetten op effecten verplicht tot het rapporteren van financiële informatie in overeenstemming met de algemeen geaccepteerde administratie principes in de V.S., en voor het bijhouden van een administratieve die een nauwkeurig en eerlijk beeld geeft van alle transacties. Maar deze verplichting houdt meer in dan alleen financiële informatie. Elke werknemer van PMI moet eraan meewerken dat de rapportage van alle bedrijfsinformatie van elke soort (financieel of anderszins) en in elke vorm (geautomatiseerd, op papier of anders) nauwkeurig, compleet en op tijd is. Hiervoor is o.a. een nauwkeurige registratie van kosten, verkopen, zendingen, urenkaarten, bonnen, rekeningen, salarisadministratie en gegevens over voorzieningen, onkostenvergoedingen, testgegevens, overheidsgegevens en andere essentiële bedrijfsinformatie benodigd. Geen enkele werknemer mag iets over onze transacties zeggen of schrijven waardoor een klant of leverancier een onware of misleidende financiële verklaring zou kunnen opstellen. Alle werknemers moeten: Z ich houden aan alle wetten, externe administratievereisten en de bedrijfsprocedures voor rapportage van financiële en andere bedrijfsinformatie. N ooit opzettelijk in een rapport of de boekhouding onware of misleidende posten boeken.  Nooit een niet-geregistreerd fonds opzetten voor welk doel dan ook.

N ooit bedrijfsgegevens veranderen of vernietigen, behalve als dat geautoriseerd is door het gevestigde beleid en gevestigde procedures.


34

Nauwkeurige administratie en financiële bekendmaking (vervolg)

 Nooit bedrijfseigendommen verkopen, overdragen of van de hand doen zonder de desbetreffende documentatie en machtiging.

 Met onze interne en externe auditors samenwerken.  Neem contact op met de administratie of auditorganisaties voor alle vragen over de juiste registratie van financiële transacties.

De hogere financiële functionarissen en andere managers die verantwoordelijk zijn voor een nauwkeurige administratie en boekhouding en bekendmaking van financiële informatie hebben een speciale verplichting om ervoor te zorgen dat aan deze normen wordt voldaan. i Het doel van nauwkeurigheid in de administratie en financiële rapportage vereist naleving van de regels van de Amerikaanse Securities and Exchange Commission, de Financial Accounting Standards Board en andere overheidsinstanties. De afdeling Accounting Research van PMI onderzoekt nieuwe administratievoorschriften en werkt samen met deze normbepalende organisaties. Als u vragen hebt over nieuwe of voorgestelde rapportagenormen voor administratie en financiën, neem dan contact op met de Controller van PMI of de afdeling Financial Reporting and Accounting Research.

Tijd van het bedrijf

Alle werknemers zijn ervoor verantwoordelijk dat ze hun gezonde verstand gebruiken, zodat de eigendommen van PMI niet verkeerd worden gebruikt of verspild. Bedrijfseigendommen zijn bedoeld ter assistentie van de werknemers bij het bereiken van legitieme zakelijke doelstellingen. Nonchalant, inefficiënt of onwettig gebruik van bedrijfseigendom is nadelig voor ons allemaal. U moet alert zijn op alle situaties of incidenten die kunnen leiden tot verlies, verkeerd gebruik, of diefstal van eigendommen en hulpmiddelen van het bedrijf. Onthoud dat alle gegevens die u opstelt als onderdeel van uw werk voor de onderneming, bedrijfseigendom zijn en geen onderdeel van uw ”persoonlijke gegevens”. i Raadpleeg uw leidinggevende voor meer informatie over het gebruik van bedrijfseigendommen. Zie PMI 18-C ”Het gebruik van computertechnologie” voor informatie over het gebruik van bedrijfscomputers. De gedragscode van PMI

35

Bekendmaking van bedrijfsinformatie, resources en financiën

Eigendommen en hulpmiddelen van het bedrijf

Om een succes van je baan te maken, moet elke werknemer optimaal gebruik maken van zijn of haar tijd en die van collega's. Van alle werknemers wordt verwacht dat ze hun werkverantwoordelijkheden op zich nemen en de noodzakelijke tijd aan hun werk besteden. Wie verplicht is om de gewerkte uren bij te houden, moet dat waarheidsgetrouw en nauwkeurig doen. De telefoon-, e-mail- en voicemailsystemen van het bedrijf worden aan de werknemers verschaft voor zakelijk gebruik ten behoeve van PMI. Werknemers mogen deze systemen niet gebruiken op een wijze die schadelijk voor de onderneming kan zijn of deze in verlegenheid kan brengen. Persoonlijke communicatie met behulp van deze systemen moet tot een minimum beperkt worden en men moet zich daarbij aan de bedrijfsvoorschriften houden.

Bedrijfsgegevens

PMI produceert regelmatig waardevolle, niet voor het publiek bestemde ideeën, strategieën en andere soorten zakelijke informatie. Deze informatie heet ”bedrijfsgegevens” en dat betekent dat deze informatie het eigendom van de onderneming is, net als andere soorten eigendommen. Omdat deze informatie het product van het harde werk van de onderneming zelf is, bestaan er diverse wetten waarmee het bedrijf deze informatie kan beschermen tegen gebruik door buitenstaanders. Enkele voorbeelden van bedrijfsgegevens:  Databases voor verkopen, marketing en andere zakelijke gegevens.  Marketingstrategieën en -plannen.  Personeelsgegevens.  Research en technische gegevens.  Voorstellen.  De ontwikkeling van nieuwe producten.  Formules.  Elke soort bedrijfsgeheimen. Alle werknemers moeten de vertrouwelijkheid van PMI’s bedrijfsgegevens beschermen, zodat we zelf profiteren van ons eigen harde werk. Soms kan het nodig zijn dat een werknemer bedrijfsgegevens uitwisselt met personen buiten de onderneming — bijvoorbeeld, zodat een commerciële zakenpartner die door de onderneming is geselecteerd voor samenwerking, een effectieve partner voor ons kan zijn. Ook als er echter een legitieme reden lijkt te zijn om bedrijfsgegevens uit te wisselen, mag u dergelijke informatie nooit bekend maken zonder voorafgaande goedkeuring door het management en een door de juridische afdeling goedgekeurde schriftelijke geheimhoudingsovereenkomst.

Zakelijke mogelijkheden

Het is werknemers en functionarissen van PMI verboden om bedrijfseigendommen of -informatie, of hun positie binnen een bedrijf, aan te wenden voor persoonlijk voordeel, zoals zelf gebruik te maken van zakelijke mogelijkheden die zij ontdekken dankzij hun werk bij PMI. Het is werknemers en functionarissen van PMI ook verboden om met de onderneming te concurreren. Concurrentie met de onderneming kan bestaan uit:  Activiteiten in dezelfde branche.  Mogelijkheden voor verkopen of inkopen van producten, dienstverlening of andere belangen wegnemen.

i

Als u twijfelt of een bepaalde mogelijkheid onder het bovenvermelde

verbod valt, of in verband met bedrijfsgegevens, neem dan contact op met de juridische afdeling.


36

Computergebruik en netwerkbeveiliging

Computertechnologie — hardware, software, netwerken en de informatie daarop — is essentieel voor het succes van de onderneming. En iedereen die een computer gebruikt, moet eraan meewerken dat deze hulpmiddelen werken zoals dat hoort. Dit betekent dat alle werknemers:  Bedrijfscomputers verantwoordelijk moeten gebruiken en in de eerste plaats voor legitieme zakelijke PMI-doelstellingen — alle persoonlijke gebruik moet redelijk zijn en tot een minimum beperkt blijven.  De beveiliging van computersystemen beschermen.

? V: Ik stuur soms een mailtje naar mijn vrouw over persoonlijke plannen, zoals wie de kinderen na werktijd ophaalt. Mag ik de bedrijfscomputer wel voor dit soort dingen gebruiken? A: Ja, zo lang het persoonlijke gebruik redelijk en tot een minimum beperkt blijft.

Uw gezonde verstand moet uw richtlijn zijn bij uw gebruik van computers, maar deze regels kunnen u daarbij van dienst zijn: U MAG NOOIT:  Zich bezighouden met elektronische communicaties die als beledigend, vernederend, lasterlijk, treiterend, obsceen of anderszins vulgair kunnen worden beschouwd.  Elektronische communicatiesystemen van het bedrijf gebruiken voor onrechtmatige verspreiding van materiaal waarop copyright rust of waarvoor een vergunning nodig is, of van bedrijfsgegevens.  Elektronische communicatiesystemen van het bedrijf gebruiken

voor het verzenden van kettingbrieven, reclame of vragen om werk (tenzij geautoriseerd) of ongepaste of beledigende materialen, inclusief materialen van een seksueel getinte aard.

 Ongepaste internetpagina's bezoeken.  Software downloaden of op bedrijfscomputers installeren zonder toestemming van de afdeling Information Systems van PMI.

U MOET ALTIJD:  De informatie beschermen die wordt gebruikt voor toegang tot

bedrijfs-netwerken, inclusief ID's en wachtwoorden, toegangscodes en elektronische toegangskaarten voor gebouwen.

Uw elektronische communicatie op uw werk is niet per se privé. Uw elektronische communicatie kan worden geregistreerd en om verschillende redenen worden gebruikt en, afhankelijk van de geldende wetten, kan uw elektronische communicatie worden bewaakt ter verificatie van de ondernemingsvereisten voor computergebruik wordt gevolgd, en worden gebruikt voor andere bedrijfsdoelstellingen. Onthoud dit en wees zorgvuldig bij uw gebruik van e-mail. i

Zie PMI 18-C ”Het gebruik van computertechnologie” voor meer

informatie over het gebruik van computers. Voor vragen of een bepaald soort informatie per e-mail verzonden mag worden, gaat u naar de manager van uw afdeling. Voor informatie over de beveiliging van computers en netwerk, neemt u contact op met de afdeling Information Services.


37

Bedrijfsfondsen

De manier waarop elke werknemer de financiele middelen van het bedrijf gebruikt, heeft een impact op de winstgevendheid, dus dient u deze eenvoudige regel te volgen: beschouw de financiele middelen van het bedrijf als uw eigen geld, en voorkom verkeerd gebruik, verlies of diefstal. Dit betekent ook dat u ervoor zorgt dat alle aanspraken, bonnen, rekeningen en facturen nauwkeurig en correct zijn. Bedrijfsfondsen bestaan uit contanten en gelijkwaardige middelen, zoals cheques, postzegels, rekeningen, bonnen, terugbetalingsaanspraken en converteerbare instrumenten.

Gebruik van vertrouwelijke informatie

? V: Een leverancier heeft mijn bedrijf een softwaresysteem verkocht op basis van een proefperiode. Ik heb gehoord dat deze proefperiode een succes was en we gaan het systeem van deze onderneming kopen. Ik wed dat andere bedrijven ons voorbeeld zullen volgen. Mijn schoonzus investeert in technologie-effecten en weet er heel veel van. Mag ik haar hierover vertellen en haar laten beslissen of zij denkt dat deze onderneming een goede investering is? A: Absoluut niet. De informatie die u hebt over onze plannen om het product van deze onderneming te gebruiken is vertrouwelijke voorkennis. Als u dit aan uw schoonzus doorgeeft, overtreedt u ons beleid dat we geen vertrouwelijke bedrijfsgegevens doorgeven. Als u of uw schoonzus deze informatie gebruikt om te gaan investeren, dan overtreedt u waarschijnlijk ook de wet op effecten.

Ter bescherming van het investerende publiek zijn er wetten op effecten die verbieden om met ”materiële voorkennis” effecten (aandelen, obligaties, opties, enz.) te kopen of te verkopen. ”Materiële voorkennis” betekent informatie die niet publiek beschikbaar is en die voor een serieuze belegger van invloed kan zijn op zijn beslissing om effecten te kopen of te verkopen. De kans is groot dat als u iets hoort dat niet voor het publiek bestemd is en waardoor u aandelen zou willen kopen of verkopen, die informatie dan als materiële voorkennis kan worden beschouwd. Materiële voorkennis is niet per se informatie die zeker is; informatie dat er waarschijnlijk iets gaat gebeuren, of zelfs dat het ”zou kunnen gebeuren”, kan al als materiële voorkennis worden beschouwd. Veel van onze medewerkers kunnen door de aard van hun functie over materiële voorkennis beschikken. Materiële voorkennis kan bijvoorbeeld bestaan uit:

D e introductie van een origineel nieuw product.

N egatieve meningen over een nieuw of bestaand product.  Belangrijke nieuwe contracten.  Veranderingen in dividend.

F usies, overnames en joint ventures.

B elangrijke ontwikkelingen in procesvoering.  Inkomstenoverzichten en prognoses. V erwachte overheidsacties.

Informatie over een ander bedrijf. Materiële voorkennis kan ook vertrouwelijke informatie over een ander bedrijf zijn die u tijdens uw werk hebt gekregen — bijvoorbeeld van een klant of leverancier. Geen ”tips”. Dit betekent dat u nooit iemand anders (uw echtgenoot/ -note, collega, vriend, kennis, effectenmakelaar, enz.) een ”tip” in verband met materiële voorkennis mag geven; dit geldt ook voor gesprekken in chatrooms op internet. Overtredingen van de wet op effecten worden zeer serieus opgevat en kunnen tot gerechtelijke vervolging leiden, ook als het desbetreffende bedrag slechts gering is of als de ”tipgever” er helemaal geen winst bij gemaakt heeft. Overheidsinstanties bewaken verhandelingsactiviteiten regelmatig via geautomatiseerde zoekopdrachten. De gedragscode van PMI

38

Gebruik van vertrouwelijke informatie (vervolg)

Werknemers met voorkennis kunnen legitiem op de markt in effecten handelen zodra de informatie via de gevestigde kanalen is gepubliceerd en er genoeg tijd is gepasseerd waarin de informatie kan zijn ”opgenomen”, dat wil zeggen door het publiek is geabsorbeerd. Werknemers met regelmatige toegang tot voorkennis moeten over het algemeen hun handel in bedrijfseffecten beperken tot gespecificeerde tijdvakken. i

Als u vragen of mogelijke problemen over uw verantwoordelijkheden krachtens de wet op voorkennis hebt, neem dan contact op met de juridische afdeling.

Investeerdersrelaties en de media

Aandeelhouders, financiële analisten, crediteuren en anderen rekenen erop dat we betrouwbare informatie verschaffen over de activiteiten, prestaties en verwachtingen voor onze bedrijven. Ter bescherming van de integriteit van de informatie: P ersoneelsleden die geautoriseerd zijn om ten behoeve van PMI met investeerders en analisten te praten, mogen niemand een ”speciale” behandeling geven of vriendjespolitiek beoefenen. We moeten alle leden van het publiek dezelfde toegang tot eerlijke en nauwkeurige materiële informatie verschaffen. A lleen de werknemers die hier specifiek voor geautoriseerd zijn, mogen reageren op vragen om informatie van leden van van de investeringsgemeenschap (zoals aandeelhouders, effectenmakelaars, investeringsanalisten enz.). Al dergelijke vragen om informatie moeten prompt worden doorgegeven aan de afdeling Investeerdersrelaties. T elefoontjes van de media of de pers moeten zorgvuldig in overweging worden genomen. Geen enkele werknemer mag met een verslaggever over ondernemingszaken praten, of dat nu wel of niet officieel is, zonder eerst contact op te nemen met de afdeling Corporate Affairs.

Gegevensbeheer

Het is essentieel dat we records en andere geregistreerde informatie correct en in overeenstemming met de behoefte van de onderneming, ondernemingsnormen en wettige vereisten beheren.

We moeten ons laten leiden door deze vier principes: G egevens bijhouden zoals wettelijk verplicht. Sommige wetten vermelden specifieke vereisten voor het bijhouden van gegevens. Elke gelieerde onderneming moet getrouw alle gegevens beheren en bijhouden zoals door de wet vereist. G egevens verantwoordelijk opstellen. Werknemers moeten gegevens altijd zorgvuldig opstellen en nauwkeurig bijhouden. Het verschaffen van onware of misleidende gegevens, of deze op misplaatste wijze wijzigen, is onder alle omstandigheden verkeerd en kan een ernstige overtreding van de wet vormen. Elk document dat u schrijft moet duidelijk en beknopt zijn, omdat dubbelzinnige gegevens kunnen leiden tot zakelijke fouten of juridische problemen.


39

Gegevensbeheer (vervolg)

A lle gegevens in verband met procesvoering, onderzoek of audit bewaren. Als er een onderzoek, audit of procesvoering in behandeling is of zelfs verwacht wordt, kunnen bepaalde records, inclusief elektronische records, onder de regel ”Wettelijk aanhouden” vallen. Dit betekent dat ze moeten worden bewaard en niet mogen worden veranderd, verwijderd, verborgen of vernietigd. Vergeet niet om advies te vragen aan de afdeling Records & Information Management of de juridische afdeling.  Zorg dat u alle vereisten voor het beheer van bedrijfsgegevens kent en opvolgt. Elk bedrijf heeft behoefte aan een ordelijk proces voor

het bewaren en wegwerpen van gegevens en documenten. Raadpleeg de beleidsregels van uw bedrijf voor het beheer van gegevens voor verdere richtlijnen. i

Raadpleeg PMI 01-C ”Het beheren van bedrijfsinformatie” voor

meer informatie.

Ongevraagde ideeën

Werknemers worden soms benaderd door personen van buiten ons bedrijf met ideeën of suggesties die volgens hen bruikbaar zijn voor ons. Deze ideeën kunnen verband houden met producten, smaken, ingrediënten, verpakkingen, promoties, reclame, processen, apparatuur,

? V: Betekent ”Wettelijk aanhouden” hetzelfde als ”Gegevensbeheer”? A: Nee. Gegevensbeheer is een systeem van beleidsregels en procedures dat is ontworpen om ervoor te zorgen dat de bedrijfsgegevens worden opgesteld, beheerd en weggeworpen in overeenstemming met de wettelijke vereisten of de behoefte van de onderneming voor het bijhouden van gegevens. Wettelijk aanhouden is als de onderneming bepaalde categorieën van records bewaart waarnaar in een gerechtelijke procedures of onderzoek kan worden gevraagd. Als bedrijfsgegevens onder Wettelijk aanhouden vallen, mogen ze niet worden weggedaan, onafhankelijk van de gebruikelijke bewaarperiode of andere geldende beheerprocedures voor gegevens.

zakelijke methoden en andere onderwerpen. Helaas loopt onze onderneming het risico van aansprakelijkheid als deze ”ongevraagde ideeën” niet behoorlijk worden aangepakt. Om deze reden mag u ongevraagde ideeën niet accepteren of op enige wijze aanmoedigen, zonder u aan de bedrijfsprocedures te houden zoals uiteengezet in PMI 06-C ”Intellectuele Eigendomsrechten”. Deze belangrijke regel geldt over het algemeen niet voor bepaalde PMI-leveranciers, zoals reclamebureaus en sommige andere adviseurs. Ons bedrijf maakt ook gebruik van consumentenfeedback waarmee we via speciale procedures suggesties en opmerkingen ontvangen. Als u er echter aan twijfelt of een ongevraagd idee in een van deze categorieën valt, vraag dan altijd om advies. i

Als u met een ongevraagd idee wordt benaderd, licht dan

onmiddellijk de juridische afdeling in.


40

Doelstelling

Samenleving en de maatschappij

Samenleving en de maatschappij PMI streeft ernaar maatschappelijke waarden te respecteren en onze mondiale inzet waar te maken voor wat de maatschappij van ons verwacht als bedrijven, werkgevers en burgers.

Naleving en optimale prestaties i.v.m. milieuvoorschriften

?

PMI verwacht volledige en complete naleving van alle geldende milieuwetten en -voorschriften, overal waar we actief zijn, maar dit is slechts het begin van PMI’s inzet voor het milieu. We zetten ons ook in voor vermindering van de impact die onze activiteiten op het milieu hebben en voor het propageren van de duurzaamheid van de natuurlijke bronnen waarvan we afhankelijk zijn, terwijl we kwaliteitsproducten

V: We gebruiken een contractor voor het afvoeren van afgewerkte olie. Ik ken de voorman van de contractor en ik krijg het gevoel dat ze de olie misschien niet op de correcte wijze afvoeren, tenminste, niet volgens de wettelijke voorschriften. Moet ik me daar druk om maken? Het is per slot van rekening niet mijn bedrijf, en ze besparen waarschijnlijk iedereen geld op die manier.

leveren die aan de behoefte van onze consumenten voldoen. Voor deze

A: Ja, u moet zich daar druk om maken. PMI kan aansprakelijk zijn voor de handelingen van de contractor. Maar ook als er geen sprake van aanspra-kelijkheid was, dan vinden we het nog belangrijk. Onrechtmatige afvalstorting correspondeert niet met onze inzet voor vermindering van de impact op het milieu van onze activiteiten. De juiste handelwijze betekent niet dat we de andere kant opkijken als u reden hebt om te denken dat iemand met wie wij samenwerken, iets verkeerd doet. Niet alle stoffen zijn even schadelijk, maar alles moet op de juiste wijze worden afgevoerd. En we moeten nooit de wet op eigen wijze interpreteren. De juiste handelwijze is: het probleem melden. Zie Waar u hulp kunt krijgen in deze gedragscode voor meer informatie.

we bij alles wat we doen alle gevolgen voor het milieu moeten kennen

inzet is de deelname van iedereen die voor de onderneming nodig. Elke werknemer is verplicht om:  Zaken te doen in overeenstemming met alle geldende milieuwetten, -voorschriften, -vereisten en toezeggingen door de onderneming.

Behalve naleving van de wetten betekent dit ook dat we handelen overeenkomstig de toezeggingen en doelstelling van PMI voor het milieu.  Te begrijpen dat het ons doel is om naar voor het milieu duurzame methoden toe te werken waar dat haalbaar is — dit betekent dat

en manieren zoeken waarop we die gevolgen kunnen verminderen of elimineren.  De gespecificeerde procedures volgen, het management op de hoogte brengen van potentiële milieuproblemen, en ideeën uitwisselen voor een voortdurende prestatieverbetering. Als u vragen of mogelijke problemen hebt met betrekking tot de nalevingsvereisten of activiteiten i.v.m. het milieu van PMI, neem dan contact op met de afdeling Veiligheid, Beveiliging, Gezondheid en Milieu of met de juridische afdeling.


41

Activiteiten voor politieke campagnes en contacten met overheidsfunctionarissen en -personeel

Veel landen hebben wetten die strenge grenzen trekken op bijdragen aan politieke partijen en kandidaten door ondernemingen, en overtreders kunnen zeer ernstige strafmaatregelen verwachten — inclusief gevangenisstraf en boetes. Politieke activiteit van de onderneming. Werknemers mogen geen directe of indirecte politieke bijdrage of onkostenvergoeding ten behoeve

?

van PMI geven, tenzij deze daarvoor schriftelijk geautoriseerd zijn in overeenstemming met de gevestigde procedures. Dit betreft ook bijdragen aan kandidaten, ambtsdragers en partijen. Bijdragen kunnen

V: Ik ben kandidaat voor het plaatselijke schoolbestuur. Ik wil graag het kopieerapparaat op kantoor gebruiken voor het maken van kopieën van mijn verkiezingsbrochure. Mag dat?

bestaan uit:

A: Nee, bedrijfseigendommen en -apparatuur mogen niet voor politieke doelstellingen worden gebruikt zonder toestemming van de Chief Compliance Officer of de juridische afdeling. Als u kandidaat bent voor een publieke functie, ook al is dat het schoolbestuur, dan is dat een politieke doelstelling.

 Betalen voor advertenties en andere uitgaven voor de campagne.

 Het kopen van kaartjes voor een politiek evenement waar geld wordt ingezameld.

 Het verschaffen van maaltijden, goederen, dienstverlening, reizen,

accommodatie of kaarten voor sportevenmenten en entertainment in verband met politieke campagnes of inzamelingsacties.

 Personeel tijdens werkuren uitlenen voor geldinzamelingsactiviteiten.

Persoonlijke politieke activiteit. PMI stimuleert legitieme politieke activiteit door werknemers ter ondersteuning van kandidaten, partijen of problemen van hun keuze. U moet zich echter met het politieke proces bezighouden in uw eigen tijd en met uw eigen hulpmiddelen. Gebruik nooit bedrijfstijd, -eigendommen of -apparatuur voor persoonlijke politieke activiteiten zonder goedkeuring van de Chief Compliance Officer of de juridische afdeling. Lobbyen. Voor lobbyen kan bekendmaking verplicht zijn, er kunnen specifieke regels van toepassing zijn en het kan bestaan uit vele soorten activiteiten. U kunt zich bezighouden met lobbyen als uw werk het volgende met zich meebrengt:  Contacten met wetgevers, regelgevende instanties, leidinggevende functionarissen of hun personeel.

 Communicatie met overheidsfunctionarissen of -personeel in verband met verkopen van de producten van de onderneming.

 Pogingen tot beïnvloeding van wetgevende of regeringshandelingen.  Giften aan overheidsfunctionarissen of -personeel. U moet deze activiteiten met de Chief Compliance Officer of de juridische afdeling bespreken om te bepalen of bekendmaking en andere regels gelden. i

Als u meer informatie nodig hebt over toelaatbare politieke

activiteiten in uw land, neem dan contact op met de afdeling Corporate Affairs of de juridische afdeling.


42

Kinderarbeid en gedwongen arbeid

PMI zal zich niet bezighouden met de onwettige tewerkstelling of exploitatie van kinderen op de werkplek of het gebruik van gedwongen arbeid of deze praktijken door de vingers zien. Ons bedrijf heeft beloofd om proactief met anderen samen te werken — inclusief leveranciers, belangengroepen en regeringen — om progressief deze wantoestanden op de arbeidsmarkten in verband met de leverketen van onze onderneming te elimineren. PMI zal geen personen onder de leeftijd van vijftien jaar, de wettelijke minimumleeftijd voor werk, of de leeftijd voor leerplicht, welke het hoogste is, te werk stellen. Bovendien willen we dat het contractpersoneel in onze faciliteiten aan deze normen voldoet. PMI verplicht zich om met directe leveranciers en met licentiehouders en joint ventures samen te werken die onze producten produceren voor het implementeren van de van toepassing zijnde normen voor minimumleeftijd/gedwongen arbeid. Met betrekking tot andere leveranciers lager in de leverketen — in de landbouwsector of elders — wordt van elke gelieerde onderneming of onderafdeling verwacht dat deze waakzaam zijn en gevoelig voor gebieden waar kans is op problemen met kinderarbeid of gedwongen arbeid en om met anderen samen te werken aan de aanpak van deze problemen. i

Van elke werknemer wordt verwacht dat deze op de hoogte is van

deze belofte en dat deze ogen en oren open houdt voor tekenen van kinderarbeid of gedwongen arbeid die verband houden met onze activiteiten. Deze moeten onder de aandacht van uw personeelsafdeling of juridische afdeling worden gebracht, zodat er relevante maatregelen kunnen worden getroffen.

Overheidsenquêtes of -onderzoek

De zakelijke activiteiten van de onderneming zijn gereguleerd en dit betekent dat ons personeel nu en dan in contact kan komen met overheidsfunctionarissen die ervoor verantwoordelijk zijn dat men zich aan de wet houdt. Contacten met overheidsfunctionarissen moeten te allen tijde eerlijk zijn. Als zich omstandigheden voordoen waarbij sprake is van contact met overheidsfunctionarissen in verband met uw verplichtingen, moet alle verschafte informatie compleet eerlijk en waarheidsgetrouw zijn. Tegelijkertijd moet u zorvuldig zijn in alle contacten met alle vertegenwoordigers van overheidsinstanties, zodat alle van toepassing zijnde maatregelen worden getroffen. Dienovereenkomstig moet u altijd onmiddellijk contact met de juridische afdeling opnemen als u van een overheidsinstanties een verzoek om informatie ontvangt. Zorg er ook voor dat alle records met betrekking tot overheidsenquêtes worden bewaard.


43

Bekendmaking van sponsorschap/ toeschrijvingen

Er bestaat een principe van bekendmaking dat deel uitmaakt van ons fundamentele ondernemingsbeleid: als personen of organisaties het resultaat van werk publiceren (of op andere wijze bekendmaken) dat direct of indirect door PMI is gefinancierd en verband houdt met de gevolgen voor de gezondheid van onze tabaksproducten, moet de financiële ondersteuning van de onderneming bekendgemaakt worden. Deze bedrijfsbrede vereiste van bekendmaking geldt ook als derden ten behoeve van ons en voor onze rekening handelen bij het presenteren van gegevens of opinies teneinde andere beleidsproblemen van onmiddellijk belang voor de onderneming te beïnvloeden. De exacte wijze of indeling van toeschrijving zal vaak afhankelijk zijn van de specifieke context (zoals een artikel, seminar, conferentie enz.). Voor juridische amicus curiae instructies (d.w.z. juridische instructies die door belanghebbendende derden worden ingediend) bij gerechtelijke procedures zullen echter aparte regels gelden van de rechtbank of de instantie waar deze instructies zijn ingediend. Strikte naleving van al dergelijke regels is verplicht, inclusief de regels in verband met financiering en bekendmaking. i

Neem, als u vragen hebt, contact op met de juridische afdeling.


44

Training en bevestiging werknemers Zoals de gedragscode van PMI duidelijk maakt, is naleving van de wet en de hoogste normen voor integriteit essentieel voor PMI — ons succes is daarvan afhankelijk. Naleving gebeurt niet vanzelf. Daarvoor is de inzet van elk van ons nodig. Dat is de reden waarom PMI iedereen die deze gedragscode ontvangt, vraagt om deel te nemen aan de training over de gedragscode. Aan het einde van de training over de gedragscode wordt u misschien gevraagd uw persoonlijke belofte te bevestigen om ten behoeve van de onderneming verantwoordelijk te handelen door:  U aan de gedragsnormen in de gedragscode te houden.  Deel te nemen aan aanvullende cursussen over naleving en integriteit die relevant zijn voor uw functie.

 Een van de opties te gebruiken die beschikbaar zijn gesteld voor het melden van elke handeling niet met deze normen lijkt te kloppen.

Ontheffing van de gedragscode In beperkte en specifieke omstandigheden kan de Chief Compliance Officer ontheffing van een regel in deze gedragscode toekennen. Ontheffingen van de gedragscode voor directie en leidinggevende functionarissen kunnen uitsluitend worden toegekend door de directie of een Commissie van Bestuur en zullen prompt worden bekendgemaakt zoals in de wet of regelgeving voorgeschreven.


45

Training en bevestiging werknemers

 Advies te vragen als u ooit twijfelt over de juiste handelwijze.

Compliance HelpLine en interne contactpersonen* Zoals overal in deze gedragscode aangegeven, hebt u talloze mogelijkheden om vragen te stellen of mogelijke problemen naar voren te brengen. Naast contact opnemen met uw supervisor, general manager of MD, uw eigen afdeling, de juridische afdeling of de personeelsafdeling, kunt u contact opnemen met de afdeling Compliance van PMI. Als u een mogelijk probleem bij de contactpersonen uit deze gedragscode naar voren hebt gebracht en niet tevreden bent of eraan twijfelt waar u naartoe moet, of zich niet prettig voelt over gebruik van een van de andere in de gedragscode geïdentificeerde mogelijkheden, of een probleem anoniem naar voren wilt brengen, neem dan contact op met de Compliance HelpLine. *De Compliance HelpLine (hulplijn m.b.t. naleving) en de interne contactpersonen zijn bereikbaar door en beschikbaar voor alle PMIwerknemers.


46

05/13.1 - NL EX

De gedragscode van PMI

Recommend Documents