ZAKELIJKE EN ETHISCHE GEDRAGSCODE
Laatst gewijzigd: 6 mei 2009
INHOUDSOPGAVE
BOODSCHAP OVER MAATSCHAPPELIJK VERANTWOORD ONDERNEMEN ... 1 DOEL VAN DE CODE EN HET GEBRUIK ERVAN .............................................................. 2 WETTELIJKE VERPLICHTINGEN EN VERPLICHTINGEN OMTRENT COMPLIANCE COMPLIANCE ...................................................................................................... 3 FINANCIËLE REGELINGEN MET ZORGVERLENERS ................................... 3 WETGEVING OMTRENT MEDISCHE HULPMIDDELEN .............................. 4 KARTELWETGEVING ........................................................................................ 5 TEGEN SMEERGELD, OMKOPERIJ, CORRUPTIE ......................................... 6 MILIEU .................................................................................................................. 6 HANDEL MET VOORKENNIS ........................................................................... 6 OPENBAARMAKING .......................................................................................... 7 BOEKHOUD- OF CONTROLEAANGELEGENHEDEN ................................... 8 RECLAME EN PROMOTIE ................................................................................. 8 ZAKENDOEN MET OVERHEIDSINSTANTIES ........................................................ 8 INTEGRITEIT ZAKELIJKE BELEEFDHEDEN EN GESCHENKEN ........................................ 9 PRIVACYBELEID/GEHEIMHOUDING ............................................................. 10 INTELLECTUELE EIGENDOM .......................................................................... 10 BEDRIJFSVERSLAGEN ...................................................................................... 10 BELANGENVERSTRENGELING ....................................................................... 11 ONGEOORLOOFD GEBRUIK OF MISBRUIK VAN BEDRIJFSACTIVA ...... 11 VERANTWOORDING AFLEGGEN VOOR WERKZAAMHEDEN ................. 12 INVESTEERDER- EN MEDIARELATIES ……………………………………12 RESPECT VOOR MENSEN GEZONDHEID EN VEILIGHEID ........................................................................ 12 VERSCHEIDENHEID .......................................................................................... 12 GEDRAG OP DE WERKPLEK/PESTERIJ OP DE WERKPLEK ...................... 13 DE BALANS TUSSEN WERK EN PRIVÉ VAN TEAMLEDEN ....................... 13 ONTPLOOIING VAN TEAMLEDEN .................................................................. 13 COMMUNICATIE VAN TEAMLEDEN ............................................................. 13 ONGESCHIKTE PERSONEN …………………………………………………...14 INZET VOOR KWALITEIT KWALITEIT .......................................................................................................... 14 PRODUCTVEILIGHEID EN VOORTDURENDE VERBETERING ................. 14
i
INHOUDSOPGAVE, vervolg
RENTMEESTERSCHAP
MILIEU ................................................................................................................. 15 BEDRIJFSIMAGO ............................................................................................... 15 DEELNEMEN IN DE GEMEENSCHAP ............................................................ 15 PROFESSIONELE ORGANISATIES ................................................................. 15 POLITIEK ............................................................................................................. 15
RAPPORTAGE EN BESLUITVORMINGSPROCES
HET MELDEN VAN EEN MOGELIJKE OVERTREDING ........................................16 BESCHERMING VAN PERSONEN DIE DUBIEUS GEDRAG MELDEN ..... 17 ONDERZOEK EN CORRIGERENDE MAATREGELEN ................................. 17 AFSTANDSVERKLARINGEN EN WIJZIGINGEN .......................................... 18 REACTIE OP EN STRAFFEN VOOR ETHISCHE OVERTREDINGEN ......... 18
ii
BOODSCHAP OVER MAATSCHAPPELIJK VERANTWOORD ONDERNEMEN
Het is zeer belangrijk dat u, als Teamlid, de uitgangspunten volgens welke Biomet zakendoet kent en ondersteunt. Het is onze filosofie dat Biomet en haar Teamleden alle toepasselijke wet- en regelgeving naleven, zich houden aan de hoogste ethische normen en zich gedragen als verantwoordelijke leden van de gemeenschappen waarin wij werkzaam zijn. Deze Code is opgesteld om u deze principes te helpen begrijpen en na te leven. Hierin worden een aantal verschillende vormen van beleid en specifieke wetten besproken waarvan we ons bewust dienen te zijn bij het zakendoen. Wij verwachten niet dat u door het lezen van deze Code een juridisch expert wordt. De genoemde voorbeelden vertegenwoordigen niet ieder geval waarin een beleid of wet van toepassing is. Wij verwachten wel dat u de Code naleeft en dat u zich bewust bent van bepaalde wet- en regelgeving en dat u gevoelige kwesties herkent. Het belangrijkste is dat we van u verwachten dat u advies vraagt wanneer dit nodig is. Immers: bij twijfel is het altijd beter om vragen te stellen over een bepaalde gedraging. Het doel van deze Code is om gepast zakelijk gedrag en procedures voor de aanpak van kwesties en vragen uiteen te zetten. Neem alstublieft de tijd om deze door te lezen en te begrijpen. Door u te houden aan deze principes wordt de reputatie van Biomet wat betreft uitmuntendheid en kwaliteit verbeterd.
Jeffrey R. Binder Bestuursvoorzitter, Directeur en Algemeen directeur
-1-
DOEL VAN DE CODE EN HET GEBRUIK ERVAN
Zakelijke ethiek is de uitvoering van onze gedeelde waarden. Gedeelde waarden definiëren wie we zijn en wat we van elkaar kunnen verwachten. Deze Zakelijke en Ethische Gedragscode is van toepassing op al het personeel van Biomet, Inc. en haar dochterondernemingen (gezamenlijk genoemd: “Biomet” of het “Bedrijf”), waaronder begrepen Teamleden en bestuursleden (hierna gezamenlijk genoemd: “Teamleden”). Biomet verwacht ook dat haar zakenpartners de algemene principes van deze Code onderschrijven. Deze Code definieert vijf brede zakelijke waarden die vorm geven aan de bedrijfspraktijken van Biomet: (a) Wettelijke verplichtingen en Verplichtingen omtrent Compliance – Biomet zal zich houden aan alle toepasselijke wet- en regelgeving bij al haar wereldwijde bedrijfsactiviteiten. Dit betekent voor iedereen bij Biomet dat de letter en de geest van de wet gevolgd dienen te worden (oftewel: het ethisch juiste doen, zelfs als de wet niet specifiek is). (b) Integriteit – Langlopende zakelijke relaties op basis van vertrouwen worden opgebouwd door middel van eerlijkheid, openheid en redelijkheid. We beloven dat we de hoogste professionele normen in acht nemen, en we houden ons aan onze beloftes. (c) Respect voor mensen – Uitstekende Teamleden zijn bepalend voor de uitmuntendheid van Biomet. Iedereen maakt deel uit van het zakelijke team en succes en ieder van ons verdient het om met waardigheid en respect te worden behandeld. (d) Inzet voor kwaliteit – De inzet voor kwaliteit van Biomet wordt gemeten aan de constante wijze waarop haar producten het leefklimaat overal ter wereld elk uur en elke dag verbeteren. Iedereen bij Biomet dient zich in te zetten voor de actuele hoogste kwaliteitsnormen en het constant verbeteren van die kwaliteitsnormen voor de toekomst. (e) Rentmeesterschap – Biomet heeft een plicht om te zorgen voor de fysieke en sociale elementen binnen het bedrijf en daarbuiten. Iedereen bij Biomet wordt persoonlijk aangespoord om een verantwoordelijke rentmeester te zijn van zowel de bedrijfsactiva als de gemeenschappen waarin wij wonen. Naast het benadrukken van de gedeelde waarden van Biomet is deze Code ook opgesteld om individuele verantwoordelijkheid en maatschappelijk verantwoord ondernemen te definiëren. Ieder Teamlid dient te begrijpen dat hij of zij verantwoordelijk is voor zijn of haar eigen gedrag. Niemand heeft de bevoegdheid om een ander Teamlid deze Code te doen overtreden, en iedere poging om een ander direct of anderszins te beïnvloeden om een overtreding te begaan vormt een overtreding op zich. Mogelijke overtredingen zullen worden onderzocht en gepaste maatregelen zullen genomen worden. Met name personen in managementfuncties zijn een voorbeeld voor andere Teamleden en zijn vaak - handelingen van hun ondergeschikten. Biomet verantwoordelijk voor het aansturen van de 2 verwacht dat alle Teamleden, waaronder leidinggevenden, deze Code kennen en begrijpen zoals deze van toepassing is op het Teamlid of de leidinggevende zelf en op anderen die onder zijn of haar leiding staan.
Met het oog op Artikel 406 van de Amerikaanse Sarbanes-Oxley-wet uit 2002 en de daaruit voortvloeiende regels vormt deze Code ook onze ethische gedragscode voor onze algemeen directeur, financieel directeur, hoofd financiële administratie of controller of personen die soortelijke functies uitoefenen (de "Hogere Functionarissen"). Opgemerkt dient te worden dat deze Code opgesteld is om de juridische en ethische bedrijfsvoering die Biomet omarmt in hoofdlijnen weer te geven. Dit is geen volledige lijst van juridische of ethische vragen waar u wellicht mee te maken krijgt tijdens het zakendoen en derhalve dient deze Code te worden gebruikt in combinatie met uw eigen gezonde verstand en inzicht. Indien u twijfelt of een specifieke vraag heeft omtrent zakelijk gedrag dient u contact op te nemen met uw chef, iemand van het bestuur, de advocaat van Biomet of de Compliance-afdeling.
WETTELIJKE VERPLICHTINGEN EN VERPLICHTINGEN OMTRENT COMPLIANCE
Voor succes op de wereldwijde markt dient iedereen zich persoonlijk bewust te zijn van de lokale of regionale wettelijke en regelgevende vereisten die betrekking hebben op zijn of haar functie. Compliance Wetten en regelgeving zijn altijd aanwezig in de gezondheidszorg en deze beïnvloeden vrijwel elk functiegebied van het bedrijf van Biomet. Ongeacht uw functie of het land waarin u werkt: er zijn altijd wettelijke, regelgevende en ethische normen die in aanmerking genomen en nageleefd dienen te worden. Biomet streeft ernaar zich in elk land en in elke gemeenschap waar zij haar bedrijf voert toe te leggen op maatschappelijk verantwoord ondernemerschap en zal alle toepasselijke wet- en regelgeving naleven. Individueel dienen Teamleden ernaar te streven om zich bewust te zijn van de internationale, nationale, staats-, provinciale en plaatselijke wetgeving alsmede de zakelijke vereisten en bedrijfspraktijken die hun bedrijfsonderdeel en taakgebied beïnvloeden en om deze te begrijpen. Veronachtzaming of opzettelijke onbekendheid met de wet wordt niet getolereerd en kan leiden tot disciplinaire maatregelen. Er is sprake van opzettelijke onbekendheid wanneer de omstandigheden het Teamlid erop wijzen dat er waarschijnlijk onwettig gedrag plaatsvindt en het Teamlid ervoor kiest om de feiten te negeren en de situatie niet rapporteert aan het juiste Biomet-personeelslid. Overtreding van nationale of buitenlandse wet- en regelgeving kan een persoon, en Biomet, blootstellen aan civielrechtelijke of strafrechtelijke boetes. Derhalve is het in ieders belang om de wettelijke verplichtingen van Biomet te kennen en zich hier aan te houden. Financiële regelingen met zorgverleners Goede werkverhoudingen met artsen en andere zorgverleners zijn essentieel voor het succes van Biomet. Deze zorgverleners zijn niet alleen onze klanten maar zij testen ook onze productideeën, geven ons feedback over de patiënten die onze producten nodig hebben en helpen ons andere zorgverleners te scholen in het veilige en effectieve gebruik van onze producten.
Veel Teamleden onderhouden uitgebreid contact met zorgverleners door middel van o.a. productontwikkelingsteams, opleidings- en scholingsprogramma’s en onderzoeksprojecten. Hoewel dit contact van essentieel belang is voor Biomet moeten we eraan denken dat onze afspraken met zorgverleners streng gereguleerd worden door overheidsinstanties, met name in de Verenigde Staten waar uitgebreide regelgeving bestaat omtrent financiële verhoudingen die invloed hebben op het gebruik van producten die door Medicare en andere federale zorgprogramma’s vergoed worden. Deze wetten hebben tot doel om zeker te stellen dat klanten producten kopen op basis van kwaliteit, prijs en patiëntbehoefte, en niet omdat een producent of distributeur hen een ongepaste financiële tegemoetkoming verstrekt. Aanzienlijke straffen kunnen worden opgelegd aan Biomet, Teamleden en zorgverleners in geval van de overtreding van wetgeving met betrekking tot zorgverzekeringsfraude en misbruik van zorgverzekering, waaronder gevangenisstraf civielrechtelijke of strafrechtelijke boetes en uitsluiting van deelname aan zorgprogramma’s van overheidswege. Globaal omschreven kan het beleid van Biomet omtrent financiële regelingen met zorgverleners in twee algemene regels worden samengevat: x Ten eerste mag geen financiële regeling of gratis product, dienstverlening of beurs worden verstrekt in ruil voor een expliciete of impliciete overeenkomst om de producten van Biomet te gebruiken, te kopen, te bestellen of aan te bevelen, of als beloning voor een grote klant. x Ten tweede mogen betalingen aan zorgverleners alleen plaatsvinden voor (1) een bonafide restitutie of goedgekeurde productkorting of -reductie, (2) een legitieme gift aan een goed doel, (3) een goedgekeurde onderzoeksbeurs of studiebeurs, of (4) de verlening van diensten waaraan een legitieme zakelijke behoefte bestaat en waarvoor een schriftelijke overeenkomst bestaat die de marktprijswaarde compenseert en die vooraf is goedgekeurd in overeenstemming met de standaard bedrijfsprocedures van Biomet. Omdat de wetgeving op dit gebied nogal gecompliceerd is, wordt een gedetailleerde uitleg van compliance gegeven in het Internationale Anticorruptiebeleid van Biomet en, indien van toepassing, in het Amerikaanse Compliance-beleid van Biomet omtrent Fraude en Misbruik, beiden na te lezen op de Biomet Compliance intranetsite. Strikte naleving van de verschillende vormen van beleid en van wetgeving met betrekking tot zorgverzekeringsfraude en misbruik van zorgverzekering en van vereisten van zorgprogramma’s van overheidswege is een voorwaarde voor alle financiële regelingen met zorgverleners. Teamleden zijn verplicht om vermoedelijke overtredingen te melden door middel van de procedure zoals beschreven in deze Code. Wetgeving omtrent medische hulpmiddelen Omdat wet- en regelgeving die invloed heeft op de productie en verkoop van medische hulpmiddelen vrij divers is, dient ieder Teamlid zich bewust te zijn van de wet- en regelgeving die invloed heeft op zijn of haar specifieke verantwoordelijkheden. Bijvoorbeeld: Teamleden van de productieafdeling dienen bekend te zijn met en zich te houden aan regelgeving en normen omtrent kwaliteit die van toepassing zijn in de branche; Teamleden van de researchafdeling dienen bekend te zijn met en zich te houden aan normen voor laboratoriumpraktijken; Teamleden van de marketingafdeling dienen zich te houden aan regelgevende beperkingen voor de promotie van producten, etc. Wetgeving omtrent medische hulpmiddelen vereist ook dat verscheidene 4 -
afdelingen en bedrijfsonderdelen zorgvuldig en volledig administratie voeren. Het is de verantwoordelijkheid van ieder Teamlid om te begrijpen hoe deze vereisten betrekking hebben op zijn of haar specifieke functie en om ervoor te zorgen dat documentatie volledig en nauwkeurig is. Bovendien voorziet ieder bedrijfsonderdeel van het Bedrijf Teamleden van instructies met betrekking tot de juiste procedures die gevolgd moeten worden aangaande het rapporteren van tegenvallers in verband met de producten van het Bedrijf. Kartelwetgeving Kartelwetgeving is ontwikkeld om redelijke en eerlijke concurrentie binnen het systeem van vrij ondernemerschap te behouden en te bevorderen. Om dit doel te bereiken is de bewoording van deze wetgeving met opzet ruim, met het verbod op activiteiten zoals oneerlijke concurrentiemethoden en handelsbelemmerende overeenkomsten. Een dergelijke bewoording geeft handhavingsinstanties het recht om verschillende bedrijfsactiviteiten te onderzoeken om het effect hiervan op de concurrentie te beoordelen. Het is het beleid van Biomet om zich bij haar internationale activiteiten strikt te houden aan alle toepasselijke kartelwetgeving. Hoewel kartelwetgeving en mededingingsrecht vrij technisch kan zijn en van land tot land kan verschillen geven de volgende uitgangspunten een nuttige samenvatting van situaties met kartelaspecten waarmee Teamleden te maken kunnen krijgen. Neem voor specifieke vragen of uitleg van kartelwetgeving contact op met een medewerker van het managementteam van uw bedrijfsonderdeel of met de advocaat van Biomet. (a) Relatie met concurrenten. De bespreking van prijsstelling, aanbestedingen, kortingen, acties, winst, kosten, materialen, verkoopvoorwaarden, licentievergoedingen, productieplannen of voorraad met concurrenten dient volledig vermeden te worden. Overeenkomsten met concurrenten om klanten toe te wijzen, afzetgebieden te verdelen of productie of innovatie te beperken zijn ook ten strengste verboden. Biomet bepaalt prijzen en verkoopvoorwaarden voor haar producten zelfstandig, en iedere uitwisseling van informatie met concurrenten die dit feit in twijfel kan trekken dient te worden vermeden. Ongeacht of besprekingen betrekking hebben op Biomet of op de producten van concurrenten, of hoe onschuldig of informeel deze uitwisseling ook is, het op dergelijke wijze delen van informatie kan worden opgevat als een poging om de concurrentie te beperken. Er is echter niets mis met het verzamelen van zulke informatie die alom in de markt verkrijgbaar is. (b) Brancheorganisaties. Bijeenkomsten van brancheorganisaties vormen een kartelrisico omdat deze contacten met concurrenten behelzen. Derhalve worden dergelijke bijeenkomsten constant uiterst nauwkeurig onderzocht door overheidsfunctionarissen. Indien een Teamlid van Biomet geconfronteerd wordt met formele of informele besprekingen van prijsstelling, verkoopvoorwaarden (of andere voorwaarden met betrekking tot de verkoop van goederen), de weigering om aan een bepaalde klant te verkopen of andere verboden onderwerpen, dient hij of zij onmiddellijk te vertrekken en de kwestie onder de aandacht van de advocaat van Biomet te brengen. Tevens dient de advocaat geraadpleegd te worden voordat handels- of branchenormen worden doorgevoerd, aangezien de ontwikkeling van dergelijke normen kan leiden tot kartelkwesties. (c) Relatie met klanten. In het algemeen mogen bedrijven geen positief of negatief onderscheid maken tussen hun klanten. Het staat Biomet vrij om haar eigen klanten te selecteren. Beëindigingen en de weigering - om te verkopen leiden echter vaak tot echte of 6 Voordat een relatie met een klant beëindigd gestelde overtredingen van kartelwetgeving. -
wordt, dient overlegd te worden met de juiste directieleden en de advocaat van Biomet. In bepaalde situaties kan het ook onwettig zijn voor Biomet om van een koper te verlangen dat deze een ander product koopt als voorwaarde voor het kunnen aanschaffen van het product dat de klant wil kopen (de zogenoemde koppelverkoop). Voordat een dergelijke regeling wordt aangegaan dient contact op te worden genomen met de advocaat van Biomet.
(d) Relatie met leveranciers. Het beleid van Biomet verbiedt het inkopen bij een leverancier met daarbij als voorwaarde dat de leverancier dient in te kopen bij Biomet. Dergelijke inkopen kunnen de kartelwetgeving schenden indien de leverancier gedwongen wordt om in te kopen als voorwaarde voor het binnenhalen of behouden van de account. (e) Oneerlijke mededinging. Oneerlijke concurrentiemethoden en bedrieglijke handelingen of praktijken zijn verboden. Voorbeelden hiervan zijn het doen van onware of bedrieglijke uitspraken over of vergelijkingen met Biomet-producten, het valselijk in diskrediet brengen van een concurrent of zijn producten, het doen van uitspraken over producten zonder ondersteunende informatie en het doen voorstellen van een product als dat van een ander, zoals het namaken van een verpakking of handelsmerk van een concurrent. Tegen smeergeld, omkoperij, corruptie. Biomet houdt zich aan de wetgeving tegen omkoperij, smeergeld en corruptie die van toepassing is in alle landen waarin zij actief is. In de meeste landen, waaronder de Verenigde Staten, is het onwettig om smeergeld of steekpenningen te verstrekken, aan te bieden of te aanvaarden. Smeergeld of steekpenningen kunnen worden omschreven als een betaling, honorarium, provisie, krediet, geschenk, gratificatie, korting, voorwerp van waarde of vergoeding van welke aard dan ook die direct of indirect wordt verstrekt en ten minste als doel heeft het op onjuiste wijze verkrijgen of belonen van een gunstige behandeling bij een zakelijke transactie. Het beleid van Biomet omtrent smeergeld en steekpenningen is duidelijk: Biomet zal deze niet verstrekken, aanbieden of aanvaarden en zal ook niet tolereren dat anderen dit doen. Verder biedt de Amerikaanse Wet omtrent Buitenlandse Corrupte Praktijken [Foreign Corrupt Practices Act] specifieke wetgeving met betrekking tot zakendoen met buitenlandse overheidsfunctionarissen. Ingevolge deze Wet mag een bedrijf (en haar directeuren, agenten, functionarissen en werknemers) geen betalingen doen, aanbieden te doen of beloven te doen (ongeacht of betaling daadwerkelijk plaatsvindt) of iets van waarde direct of indirect aan een overheidsfunctionaris geven om Biomet te helpen bij het verkrijgen of behouden van een oneigenlijk zakelijk voordeel, of er nu wel of niet een uitkering is ontvangen. Hieronder wordt begrepen betalingen aan beroepsbeoefenaren in de gezondheidszorg die in veel landen worden beschouwd als publieke functionarissen door hun dienstverband met of betaling door een uit overheidsmiddelen bekostigd(e) zorgstelsel of verzekeringsmaatschappij. In verband hiermee dienen Teamleden bekend te zijn met het Internationale Anticorruptiebeleid van het Bedrijf en, indien van toepassing, het Amerikaanse Compliance-beleid omtrent Fraude en Misbruik. Deze vormen van beleid zijn na te lezen op de Biomet Compliance intranetsite. Milieu -
Het beleid van Biomet is gericht op het minimaliseren van haar negatieve invloed op het milieu. 8 - de toepasselijke milieuwetgeving na te leven, Haar vestigingen, en alle Teamleden, dienen waaronder wetgeving met betrekking tot uitstoot van gassen in de lucht, waterzuiverheid en afvalverwerking. Alle faciliteiten dienen bijvoorbeeld uitrustingen en processen voor de
beheersing van milieuverontreiniging goed functionerend te houden en, desgevraagd, relevante documentatie aan de overheid te overleggen op een nauwkeurige en tijdige wijze. Handel met voorkennis In het kader van de zakelijke activiteiten zal het Bedrijf “essentiële” ontwikkelingen met betrekking tot haar activiteiten bekend moeten maken. Dergelijke “essentiële” informatie omvat onder anderen potentiële acquisities, inkomsten, nieuwe producten of ontdekkingen, goedkeuring van producten, belangrijke wijzigingen binnen het management, verwachte procesvoering of regelgevingsprocedures en samenwerkingsverbanden. Deze informatie wordt als essentieel beschouwd aangezien dit informatie is die een investeerder belangrijk zou achten bij het beslissen om al dan niet Biomet-effecten of effecten van haar concurrenten te kopen, te verkopen of aan te houden. Dergelijke aankondigingen zullen op het geschikte moment worden gedaan op publieke wijze, zoals in een persbericht, om ervoor te zorgen dat de informatie op gelijke wijze beschikbaar is voor alle leden van de investerende gemeenschap. Voordat een openbare aankondiging plaatsvindt, hebben een aantal Teamleden mogelijkerwijs al kennis van vertrouwelijke informatie of voorwetenschap. Het doet niet ter zake of dergelijke informatie direct of indirect ter kennis van het Teamlid is gekomen. Teamleden dienen uiterste zorgvuldigheid te betrachten bij het omgaan met dergelijke essentiële voorwetenschap om juridische en ethische overtredingen te vermijden. (a) Effectenrecht verbiedt Teamleden om te handelen in effecten op basis van niet-publieke essentiële informatie of voorwetenschap zolang deze informatie niet bekend wordt gemaakt. Indien u zich afvraagt of de informatie in uw bezit essentieel is of al openbaar gemaakt is, dient u contact op te nemen met de advocaat van Biomet voordat u effecten koopt of verkoopt. (b) Het gaat hier met name om de handel in putopties en callopties van de effecten van een onderneming. Effectentoezichthouders kunnen het zeer verdacht vinden wanneer Teamleden putopties kopen of callopties verkopen van Biomet-effecten vanwege de zorgen over voorwetenschap. Bovendien werpt het handelen in putopties en callopties van Biomet-effecten vragen op omtrent belangenverstrengeling omdat het Teamlid, dat een loyaliteitsplicht heeft ten opzichte van het Bedrijf, kan profiteren van een toekomstige daling van de effecten van het Bedrijf. Het beleid van Biomet verbiedt Teamleden om te handelen in putopties en callopties van Biomet-effecten. (c) Het is Teamleden ook verboden om vertrouwelijke informatie bekend te maken aan iemand buiten het Bedrijf. Dergelijke “tips” kunnen ertoe leiden dat vrienden, familieleden of anderen handelen op basis van voorwetenschap, hetgeen het effectenrecht ook verbiedt. Overtreders van het effectenrecht kunnen zware civielrechtelijke en strafrechtelijke straffen opgelegd krijgen. Zware straffen zijn zelfs van toepassing wanneer de persoon die de informatie bekendmaakt niet betrokken was bij de transactie of persoonlijk voordeel genoot van de handel. Openbaarmaking Alle openbaarmakingen in rapporten en documenten die Biomet indient bij of overlegt aan de Amerikaanse Securities and Exchange Commission (“SEC”) en die worden gedaan door middel van andere publieke communicaties van Biomet dienen volledig, eerlijk, nauwkeurig, tijdig en
begrijpelijk te zijn. Alle Teamleden die betrokken zijn bij het openbaarmakingsproces van Biomet, waaronder Hogere Functionarissen, zijn er verantwoordelijk voor dat gehandeld wordt ter bevordering van dit beleid. In het bijzonder wordt van deze personen verlangd dat zij op de hoogte blijven van openbaarmakingsvereisten die van toepassing zijn voor Biomet en het is hen verboden om willens en wetens aan anderen, binnen Biomet en daarbuiten, waaronder de onafhankelijke accountants van Biomet, een verkeerde weergave te geven van essentiële feiten over Biomet, deze achterwege te laten of om anderen er toe aan te zetten een verkeerde weergave te geven hiervan of deze achterwege te laten. Tevens is elk Teamlid met een sturende rol in het openbaarmakingsproces van Biomet verplicht om zijn of haar verantwoordelijkheid toegewijd uit te oefenen. Boekhoud- of controleaangelegenheden Alle Teamleden zijn verantwoordelijk voor het melden aan het Bedrijf van verdachte situaties met betrekking tot de boekhouding van Biomet alsmede de interne accountantscontroles of controleaangelegenheden, of een zorg omtrent verdachte boekhoud- of controleaangelegenheden die hen ter kennis komen. Indien een klacht met betrekking tot de boekhouding, interne accountantscontroles of controleaangelegenheden onder de aandacht wordt gebracht van een leidinggevende functionaris of directeur van Biomet, ofwel door een werknemer ofwel door een derde die buiten het vertrouwelijke en anonieme meldingsproces staat, dient de leidinggevende functionaris de klacht onmiddellijk door te geven aan de voorzitter van de Auditcommissie. Indien een klacht met betrekking tot de boekhouding, interne accountantscontroles of controleaangelegenheden onder de aandacht wordt gebracht van een niet-leidinggevende werknemer van Biomet, dient een dergelijke werknemer (a) een dergelijke klacht rechtstreeks aan zijn of haar chef door te geven, of (b) de klacht door te geven via het gratis telefoonnummer van de ethische hotline zoals beschreven in deze Code. Reclame en promotie Het beleid van Biomet is gericht op het op een wettige en eerlijke manier promoten en op de markt brengen van haar producten. Hoewel het logisch is om elk product zo goed mogelijk te willen presenteren dienen Teamleden te zorgen voor een juiste vertegenwoordiging van productcapaciteiten en -voordelen. Alle promotionele presentaties, waaronder uitspraken over producten en vergelijkingen van producten, dienen juist, gebalanceerd, eerlijk, objectief en ondubbelzinnig te zijn. Naast de wetgeving die is beschreven in het hoofdstuk over kartelwetgeving en waarin oneerlijke concurrentie wordt besproken zoals bedrieglijke uitspraken of verpakkingen, is de reclame en promotie van de producten van Biomet ook onderworpen aan regulering voordat de markt wordt betreden (premarket regulation). In de Verenigde Staten mogen bedrijven bijvoorbeeld geen medische hulpmiddelen of productaanduidingen promoten die niet zijn goedgekeurd door de Amerikaanse Food and Drug Administration. Deze regelgeving is van toepassing voor al het verkooppersoneel (waaronder distributeurs en verkooppartners) van wie vereist wordt dat zij de producten van Biomet vertegenwoordigen op een wijze die strookt met de toepasselijke goedkeuring van etikettering en de markt. Alle informatie die aan klanten wordt verstrekt dient juist en compleet te zijn. Bij twijfel over de toelaatbaarheid van promotiemateriaal dient u contact op te nemen met de desbetreffende regelgevende groep of de advocaat van Biomet.
Zakendoen met overheidsinstanties Soms reguleren overheden niet alleen de producten van Biomet, maar kopen zij ze ook. Omdat overheidsfunctionarissen verplicht zijn om bepaalde gedragscodes en wetten na te leven, dient bijzondere voorzichtigheid in acht te worden genomen bij overheidsopdrachten. Een aantal belangrijke vereisten voor het zakendoen met een overheidsorgaan zijn: (a) het op een juiste manier weergeven welke producten van Biomet vallen onder overheidscontracten; (b) geen smeergeld, steekpenningen, geschenken, gratificaties of iets anders van waarde aanbieden of aanvaarden met het doel om een gunstige behandeling te krijgen van de ontvanger (een geschenk dat gebruikelijk is in de zakenwereld kan door een overheidsfunctionaris worden beschouwd als een steekpenning); (c) niet op ongepaste wijze dingen naar vertrouwelijke informatie of deze verkrijgen, zoals verzegelde aanbestedingen van concurrenten, bij overheidsfunctionarissen voordat een contract wordt toegewezen; en (d) huidig en voormalig overheidspersoneel alleen inhuren met inachtneming van toepasselijke wet- en regelgeving (en overleggen met de advocaat van Biomet en HR-management).
INTEGRITEIT
Om het vertrouwen van anderen in onszelf en in onze producten te verdienen dient iedereen bij Biomet de integriteit van het bedrijf in stand te houden door open, eerlijk en redelijk te zijn. Zakelijke beleefdheden en geschenken Het geven van geschenken en gratificaties aan een zorgverlener in ruil voor het gebruik of de aankoop van producten van Biomet is ten strengste verboden. Het geven van geschenken en gratificaties aan een zorgverlener dient te voldoen aan het Internationale Anticorruptiebeleid van Biomet respectievelijk het Amerikaanse Compliance-beleid omtrent Fraude en Misbruik, en de toepasselijke ethische gedragscodes per land omtrent medische hulpmiddelen, zoals de AdvaMed-gedragscode en de EUCOMED-richtlijnen voor de interactie met beroepsbeoefenaren in de gezondheidszorg. Als leider in de medische hulpmiddelenbranche heeft Biomet mogelijkheden om de medische praktijk en kennis van Bedrijfsproducten te- bevorderen door het bieden van sponsoring van 9 seminars, onderzoeksbeurzen, vergoedingen voor sprekers, scholingsevenementen, etc. Betalingen en vergoedingen voor dergelijke activiteiten worden aan een nauwgezet onderzoek onderworpen en dienen alleen te worden gedaan in overeenstemming met het Internationale Anticorruptiebeleid van Biomet en het Amerikaanse Compliance-beleid omtrent Fraude en Misbruik na beoordeling door de Compliance-afdeling van Biomet.
Wanneer geschenken worden ontvangen dienen Teamleden zich af te vragen of een geschenk bedoeld is om zakelijke beslissingen te beïnvloeden en derhalve hun vermogen om te handelen in het belang van Biomet in gevaar brengen. Een handige manier om te controleren of een geschenk ongepast is, is onder andere (1) als het geschenk ongemak veroorzaakt of een gevoel van verplichting ten opzichte van de gever of ontvanger, en (2) indien deze handeling niet aan het publiek verantwoord kan worden. In de meeste landen, waaronder de Verenigde Staten, is het overheidsmedewerkers en hun gezinnen verboden om zaken of voordelen aan te nemen waarvoor de marktprijswaarde niet betaald is door de ontvanger. Vragen omtrent de gepastheid van zakelijke beleefdheden en de mogelijke verkeerde interpretatie daarvan als steekpenningen, met name in landen buiten de Verenigde Staten of transacties met overheidsfunctionarissen, dienen met de Compliance-afdeling van Biomet te worden besproken. Privacybeleid/Geheimhouding Ieder Teamlid van Biomet is verplicht om de vertrouwelijke informatie van het Bedrijf te beschermen en die van haar klanten, patiënten, leveranciers, aandeelhouders, obligatiehouders, mede-Teamleden en derden die vertrouwelijke informatie aan Biomet in vertrouwen onthullen. Hoewel sommige informatie wellicht niet gereguleerd is door middel van wettelijke verplichtingen dient u zich bewust te zijn van het feit dat alle informatie die ontwikkeld of gedeeld wordt als gevolg van bedrijfsprocessen het eigendom van Biomet is en vertrouwelijk dient te worden behandeld. Dergelijke vertrouwelijke informatie omvat prijsstelling, financiële gegevens, onderzoeks- en ontwikkelingsinformatie, marketing- en verkoopprogramma’s, personeelsgegevens, potentiële contracten of ondernemingen, klantgegevens en patiëntinformatie. Het omvat ook interne correspondentie, regelgevende rapporten en computerwachtwoorden of computersoftware. Materialen die vertrouwelijke informatie bevatten, zoals memo’s, notebooks, computerschijven etc., dienen veilig op te worden geborgen en alleen te worden gedeeld met personen die hiervan op de hoogte dienen te zijn. Teamleden dienen er vooral op te letten dat zij niet per ongeluk vertrouwelijke informatie onthullen door middel van de constant groeiende elektronische media zoals e-mail, voicemail of internet. Zie de hoofdstukken over kartelwetgeving, handel met voorkennis en intellectuele eigendom voor gedetailleerde informatie over specifieke geheimhoudingskwesties. Meer informatie over het privacybeleid van Biomet, waaronder haar European Union Safe Harbor Certification, kunt u vinden op de Biomet Compliance intranetsite. Verder heeft elk Teamlid het recht op vertrouwelijke behandeling van bepaalde personeelsgegevens en persoonlijke informatie. Ingevolge privacywetgeving en wetgeving op het gebied van bescherming van persoonsgegevens in bepaalde landen, zoals de plaatselijke implementatiewetgeving onder de EG-richtlijn over bescherming van persoonsgegevens, heeft Biomet op haar beurt recht op toegang tot alle Bedrijfseigendommen en alle communicatie, bestanden en informatie die tot stand is gebracht op het werk. Intellectuele eigendom Octrooien, handelsmerken, auteursrechten en handelsgeheimen (deze vormen tezamen het 9 intellectuele eigendom) zijn waardevolle vermogensbestanddelen van het Bedrijf, en alle Teamleden hebben een morele en wettelijke verplichting om deze te beschermen. Deze verplichting duurt voort indien een Teamlid om welke reden dan ook uit dienst treedt bij Biomet.
Teamleden die uitvindingen doen en ideeën ontwikkelen tijdens hun werk voor Biomet zijn verplicht om het eigendom daarvan over te dragen aan het Bedrijf. Dergelijke Teamleden zijn verplicht om verslagen op te stellen en bij te houden, om technische details van de uitvinding of het idee aan het Bedrijf over te leggen en om deze als handelsgeheimen te bewaren of om te helpen bij het octrooiproces, naar keuze van Biomet. Biomet zal het intellectuele eigendom van anderen respecteren, en Biomet zal niet bewust inbreuk maken op geldige octrooien, handelsmerken en auteursrechten van anderen. Indien een Teamlid vermoedt dat een ander bedrijf inbreuk maakt op een octrooi, handelsmerk of auteursrecht van Biomet dan dient dat Teamlid contact op te nemen met de advocaat van Biomet. Bedrijfsadministratie Bedrijfsdocumenten en administratieve bescheiden maken deel uit van de vermogensbestanddelen van het Bedrijf, en Teamleden zijn verantwoordelijk voor de juistheid en veiligheid hiervan. Van Teamleden wordt verwacht dat zij gebruik maken van goede documentatievaardigheden en dat zij informatie juist en eerlijk opslaan en bescheiden zo lang bewaren als nodig is voor zakelijke doeleinden en volgens overheidsvoorschriften. Indien nodig en wanneer hiertoe opdracht wordt gegeven zijn alle Teamleden verplicht om hun bestanden nauwkeurig na te zoeken op vereiste bescheiden. De financiële administratie dient alle financiële transacties van het Bedrijf op een juiste manier weer te geven. Er mogen geen onware, gekunstelde of misleidende posten in de boeken en bescheiden van het Bedrijf worden opgenomen om welke reden dan ook. Productiedocumenten dienen te voldoen aan de interne en externe vereisten en dienen de productveiligheidsinspanningen van het Bedrijf te ondersteunen. Klinische gegevens dienen volgens de regels en de zakelijke normen omtrent geheimhouding te worden onderhouden. Belangenverstrengeling Er is sprake van belangenverstrengeling wanneer een persoonlijk belang of persoonlijke activiteit van een Teamlid invloed heeft op of in de weg staat aan de uitvoering van de taken, verantwoordelijkheden en de loyaliteit aan Biomet van het Teamlid. Alle Teamleden dienen persoonlijke of zakelijke invloeden of verhoudingen te vermijden die invloed kunnen hebben op hun vermogen om in het belang van het Bedrijf te handelen. Sommige situaties waarin Teamleden te maken kunnen krijgen met belangenverstrengeling zijn: (a) overleggen met of een dienstverband in welke hoedanigheid dan ook met een concurrent, leverancier, distributeur of klant van het Bedrijf; (b) direct of indirect een aanzienlijk financieel belang hebben bij een bedrijf dat zakendoet of wenst te doen met het Bedrijf of dat wil concurreren met het Bedrijf. Een aanzienlijk financieel belang wordt omschreven als het gecombineerde belang van een Teamlid en gezinsleden dat (1) meer dan 5% van de uitstaande effecten van een bedrijf (of eigendomsbelangen in geval van een bedrijf zonder rechtspersoonlijkheid) vertegenwoordigt, of (2) meer dan 5% van het totale vermogen van een dergelijk bedrijf vertegenwoordigt. (c) het in dienst nemen van gezinsleden of persoonlijke vrienden als aannemers, leveranciers of Teamleden van het Bedrijf; en 9 -
(d) gebruik van het Bedrijfsvermogen voor persoonlijk voordeel.
Indien er een kwestie bestaat die wellicht een belangenverstrengeling vormt of de schijn van belangenverstrengeling creëert dan dient het Teamlid te overleggen met zijn of haar chef om te beoordelen of er sprake is van een probleem. Indien er een echte of vermoede belangenverstrengeling bestaat, dan dient de kwestie te worden verwezen naar de Compliance-afdeling voor de interpretatie en oplossing van deze kwestie.
Ongeoorloofd gebruik of misbruik van bedrijfsactiva Elk Teamlid is verplicht om de bedrijfsactiva van het Bedrijf te beschermen. Bedrijfseigendommen, zoals kantoorartikelen, productiemateriaal, producten en gebouwen mogen niet voor persoonlijke doeleinden worden gebruikt. Elk misbruik of verduistering van bedrijfsfondsen, informatie, materiaal, faciliteiten of andere vermogensbestanddelen kan worden beschouwd als crimineel gedrag en kan zware consequenties met zich meebrengen. Onkosten mogen niet aan het Bedrijf in rekening worden gebracht, tenzij deze zijn gemaakt voor zakelijke doeleinden voor Biomet. Bedrijfscomputers mogen ook niet worden gebruikt als dragers voor illegale software (oftewel illegaal gekopieerde software of software zonder licentie). Verantwoording afleggen voor werkzaamheden Teamleden dienen te begrijpen dat de vervulling van hun werkzaamheden direct invloed heeft op de levens en het levensonderhoud van patiënten. Ieder Teamlid is verantwoordelijk voor het kennen en uitvoeren van de verantwoordelijkheden van zijn of haar functie. Dit betekent dat het individu verantwoordelijk wordt gehouden voor de kwaliteit van het werk dat hij of zij levert en voor de juistheid van de toepasselijke documentatie. Dit beleid van persoonlijke verantwoordelijkheid verbiedt een Teamlid bijvoorbeeld om een proces of product af te tekenen zonder dit behoorlijk te controleren of het werk van een ander Teamlid als dat van hemzelf of haarzelf voor te doen. Investeerder- en mediarelaties Het beleid van Biomet is erop gericht om op een juiste en consistente manier te communiceren met het publiek. Om de consistentie en juistheid van de informatie te behouden zijn zakelijke woordvoerders aangewezen om alle vragen te beantwoorden. Deze woordvoerders zijn verantwoordelijk voor het vrijgeven van informatie op de juiste tijd en voor het voorkomen van de onbedoelde bekendmaking van vertrouwelijke informatie. Met uitzondering van de aangewezen woordvoerders dienen Teamleden niet te antwoorden op vragen van de media of de investeringsgemeenschap. Alle vragen van de media of de investeringsgemeenschap dienen onmiddellijk te worden doorgestuurd aan de afdeling Communicatie of de afdeling Investeerdersrelaties of aan een functionaris van het Bedrijf.
9 -
RESPECT VOOR MENSEN
Wij zetten ons in voor waardigheid en respect voor de levens van onze patiënten en we zijn dit ook aan elkaar verschuldigd. Gezondheid en veiligheid Biomet streeft ernaar om elk Teamlid een schone, veilige en gezonde werkplek te bieden. Om dit doel te bereiken dienen alle Teamleden de gedeelde verantwoordelijkheden te begrijpen van het naleven van alle veiligheidsregels en -praktijken, het nemen van de noodzakelijke voorzorgsmaatregelen om zichzelf en collega’s te beschermen en het onmiddellijk melden van onveilige omstandigheden, praktijken of ongevallen.
Verscheidenheid Biomet respecteert en is een voorstander van diversiteit onder haar Teamleden, klanten, leveranciers, distributeurs en anderen in de internationale markt. Biomet zet zich in voor gelijke arbeidskansen, zonder te kijken naar ras, huidskleur, geloofsovertuiging, religie, afkomst, geslacht, seksuele voorkeur, burgerlijke staat, leeftijd of invaliditeit. Gedrag op de werkplek/pesterij op de werkplek Ethisch persoonlijk gedrag op het werk betekent uzelf en anderen met respect en redelijkheid behandelen. Pesterijen op het werk betekent elke vorm van ongewenste aandacht of discriminerend gedrag op basis van het ras, de huidskleur, geloofsovertuiging, religie, afkomst, geslacht, seksuele voorkeur, burgerlijke staat, leeftijd, invaliditeit of andere onwettige of ongepaste discriminatie van een persoon. Dit kan zowel verbaal, non-verbaal als lichamelijk geweld omvatten. Zelfs iets wat door de ene persoon als onschuldig wordt beschouwd kan door een ander als pesterij worden gezien. Biomet verwacht van al haar Teamleden dat zij zich gedragen op een manier die gepast is voor de werkplek en dat zij alle werkomgevingen vrij van pesterijen houden. (a) Iedereen heeft het recht om te werken in een omgeving die vrij van pesterijen is. (b) Biomet verwacht dat alle Teamleden zich melden voor werk in een staat waarin zij hun werk kunnen uitvoeren, zonder onder invloed te zijn van drugs of alcohol. Het gebruik, bezit, de productie, verkoop of distributie van drugs voor niet-medicinale doeleinden is verboden in het bedrijfspand of tijdens het werk. Indien pesterijen op het werk zich toch voordoen, dienen Teamleden voorvallen zo snel mogelijk te melden aan hun chef of aan een vertegenwoordiger van de HR-afdeling. 9 -
De balans tussen werk en privé van Teamleden Biomet benadrukt de behoefte aan balans tussen werk en privé. Hoewel Biomet de privélevens van haar Teamleden respecteert, dient het duidelijk te zijn dat persoonlijke belangen en overtuigingen niet opgelegd dienen te worden aan andere Teamleden of aan het Bedrijf. Biomet spoort Teamleden aan om zich in te zetten voor gemeenschaps- en politieke activiteiten naar keuze. Dergelijke activiteiten dienen echter niet in de weg te staan van het vermogen van het Teamlid om zijn werkzaamheden uit te voeren en dienen geen deelname aan de zijde van het Bedrijf met zich mee te brengen. Een Teamlid mag zich bijvoorbeeld verkiesbaar stellen voor een plaatselijke politieke functie, op voorwaarde dat het voeren van campagne en het uitoefenen van het ambt niet de prestaties bij Biomet hinderen. Een Teamlid mag bijvoorbeeld geen bedrijfsfondsen of –hulpmiddelen gebruiken voor bijdragen aan een politieke kandidaat. Ontplooiing van Teamleden Biomet stelt zich ten doel om al haar Teamleden de mogelijkheid tot groei te bieden. Daarvoor bestaan er bij het Bedrijf HR-praktijken en -procedures die Teamleden de mogelijkheid bieden om te weten welke prestaties van hen verwacht worden, om periodiek beoordeeld te worden op hun prestaties en om beslissingen omtrent behoud van een functie, salaris en promotie plaats te laten vinden op basis van verdienste en prestaties. Biomet stelt zich ook ten doel om het potentieel en de bijdrage van Teamleden te ontwikkelen door doorlopende scholing en professionele organisaties en activiteiten. Communicatie van Teamleden Biomet is van mening dat de vrije uitwisseling van informatie de prestaties, het teamwork en de innovatie verbetert, en Biomet spoort alle Teamleden aan om de communicatie open te houden. Van Teamleden wordt verwacht dat zij hun ideeën en zorgen doorgeven. De meest directe bron van informatie van Teamleden is hun chef. Zakelijke nieuwsbrieven en updates zijn een andere vorm van communicatie naar Teamleden toe. Van Teamleden wordt verwacht dat zij gebruik maken van deze bronnen om op die manier op de hoogte te blijven van bedrijfsactiviteiten, zakelijke kwesties of zorgen, aangezien deze betrekking hebben op Teamleden persoonlijk of op de bedrijfsactiviteiten van Biomet. Ongeschikte personen Wij nemen geen personen of ondernemingen in dienst die uitgesloten zijn van, geschorst of anderszins ongeschikt zijn om deel te nemen aan zorgprogramma’s van overheidswege of die veroordeeld zijn voor een misdrijf met betrekking tot de verstrekking van gezondheidsartikelen of gezondheidszorg, noch contracteren wij hen of sturen wij hen rekeningen voor bestelde of geleverde diensten. Van Teamleden wordt verwacht dat zij zich onmiddellijk melden bij de Compliance-afdeling of de advocaat van Biomet indien zij uitgesloten worden van, geschorst of anderszins ongeschikt worden om deel te nemen aan zorgprogramma’s van overheidswege of indien zij veroordeeld worden voor een misdrijf met betrekking tot de verstrekking van gezondheidsartikelen of gezondheidszorg. -99 --
INZET VOOR KWALITEIT
Levens hangen af van de consistente levering van kwaliteitsproducten en -diensten Kwaliteit Artsen en patiënten over de hele wereld vertrouwen op de kwaliteit van Biomet-producten. Alle Teamleden dienen er constant naar te streven om de behoeften van Biomet-klanten te begrijpen en om ons streven naar uitmuntendheid te tonen door producten en diensten van de hoogste kwaliteit te leveren. Productveiligheid en voortdurende verbetering Om het hoogste kwaliteitsniveau te bereiken, dienen Teamleden van Biomet zich te richten op de voortdurende verbetering van werkactiviteiten. Hieronder wordt begrepen het verhogen van de waarde voor klanten door middel van nieuwe en verbeterde producten en diensten, het verminderen van fouten en afval, het beter aansluiten op de behoeften van de klant, en het verbeteren van de productiviteit en de effectiviteit bij het gebruik van alle bronnen. Daarom wordt van alle Teamleden verwacht dat zij het toepasselijke kwaliteitsbeleid en de kwaliteitsprocedures van hun bedrijfsonderdeel kennen, begrijpen en naleven. Teamleden dienen ook vragen te stellen of zorgen te uiten met betrekking tot kwaliteitskwesties aan de juiste personen van het management zoals omschreven in het kwaliteitshandboek van hun bedrijfsonderdeel. Bij het streven naar de productie van kwaliteitsproducten zijn strenge richtlijnen ontwikkeld om alle betrokkenen bij het onderzoeksprocédé te beschermen. Producten worden niet vrijgegeven voor commerciële verkoop of commercieel gebruik totdat zij hebben voldaan aan de toepasselijke veiligheidsnormen en werkzaamheidsnormen. Biomet controleert de prestaties van haar producten en probeert tijdig te reageren op productproblemen.
9 -
RENTMEESTERSCHAP
Als partner van wijken over de hele wereld is het Bedrijf verantwoordelijk voor de bescherming en verbetering van haar gemeenschap. Milieu Als verantwoordelijk lid van de gemeenschap gelooft Biomet sterk in zorgen voor het milieu rondom haar faciliteiten. Naleving van wettelijke vereisten is slechts het minimum, en het Bedrijf streeft ernaar om de regelgevende normen waar mogelijk te overtreffen. Van alle Teamleden wordt verwacht dat zij alert zijn op milieukwesties en betrokkenheid tonen bij het behouden van natuurlijke bronnen en het verminderen van afvalproductie in de lucht, het water en aan land. Bedrijfsimago De reputatie en de identiteit van Biomet maken deel uit van de meest waardevolle vermogensbestanddelen van het Bedrijf. Als onderdeel van het behouden en bevorderen van haar bedrijfsimago in eigen land en overal ter wereld gelooft Biomet in het op een wettige, morele en ethische manier zakendoen en in het delen van het succes dat zakendoen oplevert. Van Teamleden wordt verwacht dat zij zich gedragen op een manier die een positief effect heeft op het bedrijfsimago en zij worden aangespoord om zich in te zetten voor de gemeenschappen waar zij wonen. Betrokkenheid bij de gemeenschap Biomet gelooft in zich inzetten voor gemeenschappen waar zij zakendoet. De betrokkenheid van Teamleden en het bedrijf bij non-profit organisaties, liefdadigheidsorganisaties, onderwijsorganisaties, maatschappelijke organisaties, culturele organisaties en dienstverlenende organisaties wordt gestimuleerd. Professionele organisaties Biomet gelooft sterk in het rentmeesterschap van de branche en haar kennisbank en Biomet stimuleert zakelijke en individuele deelname in professionele organisaties en verenigingen. Door Teamleden te stimuleren hun vaardigheden en vakkennis te delen met dergelijke groepen probeert het Bedrijf te investeren in het succes van de gezondheidszorg en persoonlijke professionele ontplooiing.
Politiek Biomet streeft naar maatschappelijk verantwoordelijk ondernemerschap in de vele gastlanden waar zij zakendoet. Hoewel Biomet sterk gelooft in het belang van deelname aan het democratische proces worden bijdragen van het Bedrijf aan politieke kandidaten geregeld door verkiezingswetten en als onderdeel van het bedrijfsbeleid levert het Bedrijf geen politieke bijdragen. Het is eveneens het beleid van het Bedrijf om alle toepasselijke wet- en regelgeving na te leven met betrekking tot lobbyen of het trachten om overheidsfunctionarissen te beïnvloeden. Overheidsfunctionarissen hebben vaak tijdige en geldige informatie nodig waarop zij hun beslissingen baseren en soms geeft het Bedrijf door middel van aangewezen woordvoerders een mening omtrent wetgeving die de belangen van haar bedrijfsonderdelen, Teamleden of klanten kan beïnvloeden.
RAPPORTAGE EN BESLUITVORMINGSPROCES
Het melden van een mogelijke overtreding Ieder Teamlid dient zich te gedragen volgens wettelijke en ethische normen. Daarnaast dient iedereen tijdig overtredingen van de Zakelijke en Ethische Gedragscode van Biomet, alsmede van het Internationale Anticorruptiebeleid van Biomet, de Amerikaanse Sarbanes-Oxley-wet uit 2002 en het Amerikaanse Compliance-beleid omtrent Fraude en Misbruik te melden. Er worden geen represaillemaatregelen genomen tegen Teamleden voor het rapporteren of aanleveren van informatie over mogelijke overtredingen, behalve wanneer de rapporterende Teamleden verantwoordelijk zijn voor de overtreding, en het Bedrijf verwacht dat Teamleden volledige medewerking verlenen aan een onderzoek naar een mogelijke overtreding. Indien mogelijk worden alle dergelijke rapporten vertrouwelijk behandeld. Voor meer informatie omtrent het rapporteren van compliance-kwesties dienen Europese Teamleden de ethische informatielijnprocedures te raadplegen met betrekking tot Europese activiteiten. Indien een Teamlid begeleiding nodig heeft bij een juridische of ethische vraag of getuige is geweest van of kennis heeft omtrent een illegale of onethische activiteit, dan dient hij of zij advies van zijn of haar chef in te winnen. Indien het benaderen van een chef ongemakkelijk is, of indien de reactie van een chef onbevredigend is, dienen Teamleden de hogere bedrijfsleiding, de advocaat van Biomet, de Compliance-afdeling en/of de HR-afdeling te raadplegen. Telefoonnummers voor deze kantoren kunt u vinden in uw Bedrijfstelefoonlijst. Indien de gestelde overtreding betrekking heeft op een lid van de Compliance-afdeling dient het Teamlid het gedrag te rapporteren aan de Juridische Afdeling. Indien de gestelde overtreding betrekking heeft op de Juridische Afdeling dient het Teamlid het gedrag te rapporteren aan de Compliance-afdeling. Indien zowel de Juridische Afdeling als de Compliance-afdeling betrokken zijn bij de overtreding en de bezorgdheid niet anderszins aan de orde wordt gesteld, dient gerapporteerd te worden aan de algemeen directeur.
9 -
Indien de algemeen directeur betrokken is bij de overtreding dient gerapporteerd te worden aan de Auditcommissie van de Raad van Bestuur van het Bedrijf. Indien Teamleden hier de voorkeur aan geven, kunnen vragen omtrent compliance of meldingen over mogelijke overtredingen ook worden gesteld of gedaan per telefoon, en wel als volgt: 1. Teamleden kunnen meldingen doorgeven via de volgende website: www.ethicspoint. com 2. Teamleden kunnen meldingen telefonisch doen: a. Alleen voor de Verenigde Staten: Bel 1-800-348-9500, toestel 1759 b. Verenigde Staten, Canada, Puerto Rico en Guam: Bel 1-888-469-1566 c. Buiten de Verenigde Staten: i. Ga naar de volgende website www.ethicspoint.com Kies voor “File a New Report” (doe een nieuwe melding) en typ de naam van de organisatie, “Biomet”, in. ii. Kies voor “International Toll-Free Dialing Instructions” (instructies voor internationaal bellen zonder kosten) om het juiste telefoonnummer te vinden voor uw land en volg de instructies die gegeven worden. iii. De telefoon wordt in het Engels beantwoord. Om uw telefoongesprek in een andere taal voort te zetten, dient u uw taalverzoek aan een tolk door te geven. Het kan 1-3 minuten duren voordat een tolk geregeld is. Hang alstublieft niet op in de tussentijd. Indien toegestaan volgens toepasselijk recht kunnen Teamleden ervoor kiezen om anoniem te blijven bij het melden van een mogelijke overtreding via de informatielijn. Anonimiteit kan het onderzoek en de oplossing van een probleem echter wel bemoeilijken, zo niet onmogelijk maken. Biomet geeft er de voorkeur aan dat Teamleden hun identiteit prijsgeven wanneer zij melding maken van schending van zakelijk gedrag. Zoals met alle vragen of inlichtingen wordt de informatie die via de informatielijn wordt verstrekt zo vertrouwelijk mogelijk behandeld. Bescherming van personen die dubieus gedrag melden Ons streven naar het bevorderen van de hoogste ethische normen omvat de verantwoordelijkheid om een omgeving te bevorderen waarin Teamleden overtredingen kunnen melden zonder bang te zijn voor represaillemaatregelen of vergelding. U zult niet worden bestraft, uw baan verliezen, of het slachtoffer worden van represaillemaatregelen op welke wijze dan ook door het stellen van vragen of het uiten van bezorgdheid over onze juridische of ethische verplichtingen, zo lang u maar te goeder trouw handelt. “Te goeder trouw” betekent niet dat u gelijk moet hebben, maar het betekent wel dat u gelooft dat u waarheidsgetrouwe informatie verstrekt. Het belangrijkste is dat u uw vraag of bezorgdheid onder de aandacht van het Bedrijf brengt door middel van de beschikbare kanalen. Teamleden mogen nooit ontmoedigd worden om gebruik te maken van een beschikbaar kanaal binnen de organisatie. Zelfs het stellen van vragen aan een persoon die een overtreding meldt, kan 9 leiden tot onbedoelde represailles aangezien -die persoon het gevoel kan hebben dat hij of zij iets verkeerd heeft gedaan door voor de ene methode te kiezen in plaats van de andere. Een persoon die een overtreding meldt ingevolge deze Code dient vrij te kunnen kiezen voor de methode die hij of zij het prettigst vindt voor het communiceren van zijn of haar bezorgdheid aan het Bedrijf.
Elk Teamlid dat vergeldingsacties neemt tegen een ander Teamlid voor het melden van bekende of vermoede overtredingen van onze juridische of ethische verplichtingen is in overtreding van deze Code en tegen hem of haar zullen disciplinaire maatregelen genomen worden, waaronder begrepen ontslag. Vergelding kan ook een overtreding van de wet inhouden, en als zodanig kan dit zowel de overtreder als het Bedrijf blootstellen aan juridische aansprakelijkheid. Overige vragen omtrent vergelding kunnen worden gesteld aan de Chief Compliance Officer. Onderzoek en corrigerende maatregelen Alle meldingen van vermoede overtredingen worden onderzocht door het Bedrijf en zullen vertrouwelijk worden behandeld voor zover dit strookt met de zakelijke belangen en wettelijke verplichtingen. Indien de resultaten van een onderzoek aangeven dat correctieve maatregelen vereist zijn, zal het Bedrijf beslissen welke stappen genomen dienen te worden, waaronder het nemen van disciplinaire maatregelen tegen, het ontslaan van en mogelijk het instellen van een gerechtelijke procedure tegen het Teamlid. Waar nodig kan het onderzoek over worden gedragen aan de toepasselijke externe autoriteiten, en externe onderzoekers kunnen assisteren bij het onderzoek. De resultaten van een onderzoek kunnen ter afsluiting van het onderzoek met de initiatiefnemer van de melding gedeeld worden. In het verleden zijn leden van de gezondheidszorg (artsen, ziekenhuizen, bedrijven en anderen) het onderwerp van verschillende overheidsonderzoeken geweest. Het beleid van Biomet is erop gericht om volledig mee te werken aan gegronde overheidsonderzoeken. Hoewel het niet waarschijnlijk is, is het mogelijk dat contact op wordt genomen met Teamleden van Biomet door overheidsfunctionarissen die een onderzoek uitvoeren naar de medische hulpmiddelenbranche. Teamleden dienen zich ervan bewust te zijn dat dergelijke onderzoeken gecompliceerd kunnen zijn, en indien contact met hen wordt opgenomen door een onderzoeker worden zij aangemoedigd om te checken of Biomet op de hoogte is van het onderzoek. Afstandsverklaringen en wijzigingen In bepaalde omstandigheden kan afstand worden gedaan van een bepaling van deze Code. Teamleden die een afstandsverklaring wensen, dienen dit te bespreken met hun chef die waarschijnlijk andere personen dient te betrekken bij de overweging van het verzoek om afstandsverklaring. Afstand van deze Code ten aanzien van de leidinggevende functionarissen (waaronder begrepen Hogere Functionarissen die geen leidinggevende functionarissen zijn) of directeuren van Biomet kan alleen door de Raad van Bestuur worden goedgekeurd en zal in overeenstemming met de toepasselijke vereisten van de SEC bekend worden gemaakt. Een wijziging in een bepaling van deze Code die van toepassing is op de Hogere Functionarissen wordt bekendgemaakt in overeenstemming met de toepasselijke vereisten van de SEC. Reactie op en straffen voor ethische
9 overtredingen -
Ieder Teamlid is verantwoordelijk en aansprakelijk voor de naleving van deze Zakelijke en Ethische Gedragscode. Tegen Teamleden die bepalingen van deze Code schenden kunnen disciplinaire maatregelen genomen worden, waaronder begrepen beëindiging van het dienstverband. Teamleden die de wet en overheidsvoorschriften overtreden zoals genoemd in deze Code kunnen
zichzelf en Biomet blootstellen aan aanzienlijke boetes, straffen en schadevergoedingen.
