Zakelijke gedragscode

6

9

Zorgen melden

Mensenrechten

14

18

Geschenken en entertainment

Belangenconflicten

30

24

Bescherming en gebruik van bedrijfsinformatie

33

Integriteit van bescheiden

37

Zakelijke integriteit

Zakenpartners

45

Gezondheid, veiligheid, milieu en beveiliging (HSES)

Zakelijke gedragscode

Een bericht van

Mark Bij Eastman moedigen we productiviteit, innovatie en ethische besluitvorming aan en belonen we dat. Vanwege onze toewijding aan deze kernwaarden, hebben we een reputatie ontwikkeld als sterk gespecialiseerd chemisch bedrijf dat met de grootste oprechtheid en integriteit werkt. Het handhaven van deze reputatie is een taak van ons allemaal. De manier waarop we elkaar behandelen en omgaan met onze leveranciers, klanten en verkopers, bepaalt hoe de zakelijke wereld en de gemeenschappen waarin we werkzaam zijn, Eastman beschouwen. Wij zijn elke dag persoonlijk verantwoordelijk voor het hooghouden van deze kernwaarden en voor het niet in gevaar brengen van onze integriteit bij het maken van moeilijke beslissingen. Het is absoluut essentieel dat we ethisch handelen, niet alleen om onze reputatie hoog te houden, wetten en regelgeving na te leven, maar ook omdat het gewoon het juiste is om te doen. Terwijl wij blijven groeien, weet ik zeker dat iedereen zich af en toe in uitdagende situaties zal bevinden. Ik vertrouw erop dat iedereen het werk op de best mogelijke manier en met oprechtheid, eerlijkheid en integriteit uitvoert. De zakelijke gedragscode van Eastman is een handleiding die u helpt bij het besluitvormingsproces wanneer u zich in een dergelijke situatie bevindt. Ik moedig iedereen aan om de zakelijke gedragscode te lezen zodat u de informatie heeft waarmee u de juiste keuzes kunt maken. Indien u ooit twijfelt over wat u moet doen, of niet zeker weet wat Eastman verwacht neem dan contact op met het Office of Global Business Conduct, uw manager, Human Resources of de juridische afdeling. Ik garandeer dat alle meldingen vertrouwelijk worden behandeld en dat iedereen die te goeder trouw een melding maakt beschermd wordt tegen vergelding. Het maken van meldingen is een belangrijke stap in het aanpakken van kwesties die een invloed kunnen hebben op ons allemaal. Ik waardeer ieders toewijding aan het hooghouden van de hoge ethische normen van Eastman enorm.

Mark Costa Voorzitter en CEO

i


Elementen van ethisch zakelijk gedrag Zorgen melden: wij beschermen de reputatie van Eastman door vragen te stellen en zorgen te uiten wanneer we te maken hebben met uitdagende situaties. Onze integriteit vereist dat we eerlijk zeggen wanneer we denken dat er problemen zijn of fouten worden gemaakt en we houden elkaar verantwoordelijk.

Mensenrechten: we respecteren rechten en de waardigheid van alle teamleden. We creëren een globale cultuur waarin iedereen zijn werk optimaal kan uitvoeren.

Belangenconflicten: in onze zakelijke activiteiten hebben we de plicht om te handelen in het beste belang van Eastman. We melden potentiële belangenconflicten zodat deze kwesties vooraf worden beoordeeld.

Geschenken en entertainment: Wij erkennen dat het uitwisselen van kleine geschenken met zakelijke partners de relatie versterkt, maar we schenken of ontvangen nooit geschenken of entertainment die zakelijke beslissingen op een ongepaste manier beïnvloeden of in conflict staan met onze waarden.

Bescherming en gebruik van bedrijfsinformatie: bedrijfsinformatie van Eastman stelt ons in staat te concurreren, te innoveren en te groeien. Webeschermen dit waardevolle bedrijfsmiddel tegen verlies, diefstal of misbruik. Integriteit van bescheiden: wij zijn aansprakelijk voor het leveren van een betrouwbare weergave van Eastman’s prestaties aan onze belanghebbenden. Wij zijn verantwoordelijk voor de integriteit, volledigheid en nauwkeurigheid van de bedrijfsbescheiden die we voorbereiden of hanteren.

Zakenpartners: we zullen alleen zaken doen met derde partijen die onze toewijding delen aan het voldoen van wettelijke vereisten en het handhaven van hoge ethische standaarden. We verwachten dat onze zakenpartners integer, eerlijk en transparant handelen.

Zakelijke integriteit: weij zijn betrouwbaar in alle relaties. Onze handelingen komen overeen met onze woorden. We doen altijd het juiste.

Gezondheid, veiligheid, milieu en beveiliging (HSES): we zijn ambassadeurs van ons bedrijf en dragen daarmee zorg voor ons bedrijf, het milieu en de wereld op dit moment en voor toekomstige generaties. We geloven dat aan werk gerelateerd letsel voorkomen kan worden. We zorgen voor elkaar en hanteren letselvrije gewoonten, thuis en op het werk. ii


Inhoud Een bericht van Mark

i

Elementen van ethisch zakelijk gedrag

ii

Introductie

Waarom hebben we een code? Wie moet onze code opvolgen? Wat zijn onze verantwoordelijkheden? Onze code en de wet De rol van het Office of Global Business Conduct Wat zijn de gevolgen voor het schenden van de code?

2 2 3 4 4 5

Het melden van zorgen

Om advies vragen of Zorgen en schendingen melden 7 Onderzoeken 8 Geen vergelding 8

Mensenrechten

Intimidatie 10 Diversiteit 11 Discriminatie 11 Privacy van teamleden 12 Vrijheid van vereniging en recht op collectieve onderhandelingen 12 Mensenhandel of gedwongen of verplichte arbeid, en kinderarbeid 13 Werkuren en compensatie 13

Belangenconflicten

Wat is een belangenconflict? 15 Persoonlijke belangen met klanten en zakenpartners 15 Werk bij andere organisaties dan eastman 15 Financiële belangen in andere organisaties 16 Lid zijn van een raad van bestuur van andere bedrijven 16 Persoonlijke relaties teamleden 17


Het geven of ontvangen van geschenken, entertainment en reizen 19 Geschenken 20 Entertainment 21 Reizen 22 Speciale omstandigheden 22 Ongepaste geschenken en entertainment 23 Overheidsfunctionarissen 23


Bescherming en gebruik van bedrijfsinformatie Vertrouwelijke informatie geleverd door andere bedrijven Informatie over andere bedrijven Handel met voorkennis Externe communicaties en verzoeken Sociale media

25 27 27 28 29 29


Nauwkeurige boeken en bescheiden 31 Fraude 31 Beheer van bescheiden 32 Geen ongepaste invloed op audits 32

Zakenpartners

Betalingen voor producten en diensten 34 Betalingen en geschenken aan overheidsfunctionarissen 35 Anti-corruptie 35


Eerlijk zaken doen 38 Het eerlijk marketen, promoten en adverteren van onze producten 38 Concurrentiewet/anti-trustwet 39 Exportbeperkingen 42 Sancties, embargo’s en anti-terrorisme 42 Het witwassen van geld 43 Anti-boycot 43 Individuele politieke activiteiten 43 Politieke activiteiten van het bedrijf 44 Giften aan liefdadigheid en donaties 44 Overheidscontracten 44


Het leveren van een veilige en gezonde werkomgeving 46 Veiligheid 46 Welzijn van teamleden 47 Het milieu beschermen 49 Het ontwikkelen van duurzaamheid van onze producten 49

Waivers Bronnen

Intranetsite Office of Global Business Conduct 51 Beleid, standaard bedrijfsprocedures en richtlijnen 51 Office of Global Business Conduct 51 Eastman Business Conduct Hulpline en Website 51 Beleidsregels en referenties 52 Disclaimer 52

iii

Introductie

” Waarom is onze code belangrijk?”

1

Waarom hebben we een code? Bij Eastman doen we met trots zaken op integere wijze. We zijn van mening dat er meer dan alleen sterke zakelijke resultaten nodig zijn om een geweldig bedrijf op te bouwen. De mannen en vrouwen bij Eastman hebben een cultuur gecreëerd waarin integriteit ontzettend belangrijk is en onethisch gedrag niet getolereerd zal worden. Onze ethische zakelijke manier van werken draagt bij aan succesvolle relaties met de belangrijke belanghebbenden van ons bedrijf namelijk onze klanten, leveranciers, aandeelhouders, onze teamleden bij Eastman en de gemeenschappen waarin we leven en werken. Het vertrouwen dat deze groepen in ons hebben zal Eastman in de toekomst helpen groeien en innoveren. De Zakelijke gedragscode (“code”) weerspiegelt de essentiële elementen van ethisch zakelijk gedrag dat nodig is voor het toekomstige succes van ons bedrijf. Wij gebruiken deze elementen tijdens het samenwerken als leden van het Eastman-team en met de belangrijke belanghebbenden van het bedrijf.

Wie moet onze code opvolgen? De zakelijke gedragscode is van toepassing op iedereen bij Eastman—functionarissen, directeurs en teamleden op alle niveaus. Het is ook van toepassing op de dochterondernemingen en joint ventures (“JV’s”) van Eastman voor zover redelijk, gezien het participatieniveau van Eastman. In situaties waarin het toepassen van deze code niet mogelijk is, zullen we er alles aan doen om ervoor te zorgen dat JV’s en JV-partners soortgelijke principes volgen. Het gebruik van de termen “Eastman Chemical Company,” “het bedrijf” en “Eastman” in dit document, verwijst collectief naar al deze entiteiten.

2

Wat zijn onze verantwoordelijkheden? Door de code te gebruiken in onze handelingen zijn we in staat onze zaken op de juiste manier te doen en te handhaven. Daarom moeten we: •• de code lezen en begrijpen •• training met betrekking tot de code en andere toegewezen cursussen tijdig afronden •• de code opvolgen en schendingen of potentiële schendingen melden volgens de procedures die beschreven staan in het deel “Om advies vragen of zorgen en schendingen melden” •• om advies en hulp vragen wanneer u niet zeker bent van een situatie Het hebben van een managementfunctie bij Eastman houdt in dat u een aanvullende set verantwoordelijkheden moet accepteren. Wij verwachten dat onze managers een sterke toewijding aan leiderschap en teamwork tonen. Als u een manager bent, moet u: •• een voorbeeld zijn om ervoor te zorgen dat alle teamleden deze code, het bedrijfsbeleid en de wetten die van toepassing zijn op uw gebied van verantwoordelijkheid kennen en begrijpen; •• een open-deur-omgeving creëren zodat andere teamleden zich op hun gemak voelen om vragen te stellen en zorgen te uiten; •• de risico’s die er zijn in uw verantwoordelijkheidsgebied begrijpen en ervoor zorgen dat er gepaste maatregelen zijn om die risico’s te beperken; •• zorgvuldig zijn bij het bekijken van bescheiden in het gebied van uw verantwoordelijkheid; •• schendingen melden waarvan u denkt dat die plaatsvinden; •• meldingen van teamleden snel doorsturen; •• training- en carrièreontwikkeling voor uw ondergeschikten promoten.

3

Onze code en de wet De activiteiten en teamleden van Eastman zijn onderhevig aan de wetten van veel landen en verschillende rechtsgebieden van over de hele wereld. Er wordt van ons verwacht dat we de code en alle toepasbare overheidswetten, regels en regelgeving naleven. Indien een bepaling van de code in conflict staat met een toepasbare wet, dan is de meest strikte standaard altijd van toepassing. Aangezien Eastman het hoofdkantoor in de Verenigde Staten heeft, zijn onze teamleden over de hele wereld vaak onderhevig aan Amerikaanse wetten. Andere landen passen hun wetten mogelijk ook buiten hun eigen grenzen toe op de activiteiten en het personeel van het bedrijf. Indien u niet zeker weet welke wetten van toepassing zijn op u of als u denkt dat er een conflict bestaat tussen verschillende toepasbare wetten, dan moet u contact opnemen met de juridische afdeling voordat u verder gaat.

De rol van het office of global business conduct De rol van Global Business Conduct (“GBC”) is het helpen bij het minimaliseren van een juridisch risico, het beschermen van het merk, de reputatie van het bedrijf, het koesteren van een cultuur van hoge prestaties met betrekking tot integriteit en het leveren van een veilige omgeving voor het melden van zorgen voor teamleden. Om te zorgen dat het ethieks- en nalevingsprogramma haar doel behaalt en zelfs voorbijgaat, is GBC verantwoordelijk voor het volgende: •• het promoten van een cultuur die ethisch gedrag en een toewijding aan naleving ervan aanmoedigt •• het leveren van een plek voor het vertrouwelijk en anoniem-indien toegestaan door de plaatselijke wet- stellen van vragen en het melden van zorgen •• het leveren van effectieve trainingsprogramma’s voor teamleden •• zorgen voor gepaste en consistente disciplinaire maatregelen •• het identificeren van nalevingsrisico’s die invloed hebben op het bedrijf en bijdragen aan het minimaliseren van die risico’s •• het leveren van informatie over bedrijfsbeleid om ethische dilemma’s te helpen oplossen •• het uitvoeren van onderzoeken en evalueren van meldingen van wangedrag •• teamleden wijzen op bronnen die kunnen helpen bij het oplossen van kwesties

Onze ethische zakelijke praktijken hebben bijgedragen aan succesvolle relaties met onze klanten, leveranciers, aandeelhouders, teamleden en de gemeenschappen waarin we leven en werken. 4

Wat zijn de gevolgen van het schenden van de code? Schendingen van de code, beleidsregels of de wetten kunnen ernstige gevolgen met zich meebrengen voor Eastman en de betrokken individuen. Wij zijn zelf verantwoordelijk voor onze handelingen. Individuen die zich inlaten met onethisch of illegaal gedrag, en degenen die opdracht geven tot, het toestaan, het goedkeuren of het mogelijk maken van dergelijk gedrag kunnen onderhevig zijn aan disciplinaire maatregelen, plaatselijke wetten, en in sommige gevallen onderhevig aan vervolging door overheidsinstanties en eventueel ontslag. Conform onze waarden zal het disciplinaire proces iedereen met waardigheid en respect behandelen en zullen disciplinaire maatregelen proportioneel en consistent toegepast worden. We hanteren een nultolerantiebeleid tegen lijfstraffen, mentaal en/of fysiek misbruik van personeel en onmenselijke behandeling. Onthoud dat onethisch gedrag ons allemaal in gevaar brengt. Het kan reputaties, belanghebbenden en ons - als individuen en/of als bedrijf onderhevig stellen aan burgerlijke en strafrechtelijke aansprakelijkheid en ons daarmee schaden. Het is in collectief belang om schendingen van de code of de wet te voorkomen.

We zijn gedreven om dingen op de juiste manier te doen.

5

Zorgen melden

” Als u iets ziet, zeg dan iets.” wij beschermen de reputatie van Eastman door vragen te stellen en zorgen te uiten wanneer we te maken hebben met uitdagende situaties. Onze integriteit vereist dat we eerlijk zeggen wanneer we denken dat er problemen zijn of fouten worden gemaakt en we houden elkaar verantwoordelijk.

6

Zorgen melden

Om advies vragen of zorgen en schendingen melden Eastman moedigt het verantwoord melden van potentiële schendingen van de code aan. Indien u te maken krijgt met twijfelachtig zakelijk gedrag of rechtsonzekerheid dan heeft u het recht en deplicht om om advies te vragen. Aarzel nooit om te vragen om hulp als u zich in een situatie bevindt waarin u niet weet wat u moet doen. Breng situaties die de code of de wet mogelijk overtreden onder de aandacht van het bedrijf. Het tijdig melden hiervan kan belangrijk zijn in het voorkomen van schade. Neem om vragen te stellen of zorgen te uiten contact op met:

Office of global business conduct OM UW ZORGEN INTERN TE MELDEN: • Telefoon: +1.423.229.5552 • E-mail: [email protected]

EASTMAN BUSINESS CONDUCT HULPLIJN EN WEBSITE • Gratis binnen de Verenigde Staten en Canada: 1.800.455.5622 • Gratis buiten de Verenigde Staten en Canada: Bel de AT&T access code; en bel dan: 800.455.5622 of 1.800.455.5622. • Het gesprek zal in het Engels beantwoord worden. Om uw gesprek te voeren in een andere taal: »» Meld uw taal om te verzoeken om een tolk. »» Het kan 1-3 minuten duren voordat er een tolk beschikbaar is. »» Blijf aan de lijn. • TOEGANG TOT WEBSITE: www.eastman.ethicspoint.com

De Business Conduct Hulplijn is een vertrouwelijke hotline die 24 uur per dag beschikbaar is en bemand wordt door communicatiespecialisten die ingehuurd zijn door een onafhankelijke, internationaal erkende serviceprovider. Hoewel het handig is voor het bedrijf om de identiteit van een beller te weten, kunnen meldingen anoniem worden gemaakt indien dit wordt toegestaan onder lokale wetgeving. U kunt (nalevings)kwesties ook melden bij de volgende personen/afdelingen: •• Human Resources-manager of Human Resources-vertegenwoordiger

•• de juridische afdeling •• Corporate Audit Services

•• alle leden van het management

7

Zorgen melden

Onderzoek Eastman neemt alle meldingen van potentieel wangedrag serieus. Ons bedrijf zal de kwestie vertrouwelijk onderzoeken en bepalen of de code, het bedrijfsbeleid of de wet is overtreden en gepaste corrigerende maatregelen treffen. Indien u gevraagd wordt deel te nemen aan een onderzoek werk dan mee en beantwoord alle vragen volledig en eerlijk. Het is het bedrijfsbeleid om ervoor te zorgen dat alle onderzoeken worden uitgevoerd conform toepasbare wetgeving.

ziet haar collega Jon bestanden opslaan op een USB-schijf, die hij daarna in zijn broekzak V Holly steekt. Ze weet dat hij onlangs een aantal telefoontjes heeft ontvangen van recruiters. Holly vraagt zich ineens af of hij misschien vertrouwelijke bedrijfsinformatie op de USB-schijf zet om met zich mee te nemen naar een nieuwe werkgever. Moet Holly iets zeggen? Zij en Jon zijn vrienden, en ze wil niet dat hij in de problemen komt als zij het mis heeft. Holly moet niets zeggen - het zijn haar zaken niet.

Holly moet tegen Jon zeggen dat ze het zal melden tenzij hij haar een gunst verleent.

Holly moet het management vertellen wat ze heeft gezien, maar niet wie.

Holly moet melden wat ze heeft gezien.

Geen represailles Eastman waardeert uw hulp bij het identificeren van potentiële problemen die het bedrijf moet aanpakken. Wij tolereren geen represailles. Iets zeggen is altijd het juiste. Er zullen geen disciplinaire maatregelen volgen voor een teamlid dat het bedrijf te goeder trouw op de hoogte heeft gesteld van een kwestie.Zelfs als uit onderzoek blijkt dat er geen sprake is van een schending. Zo zal het bedrijf ook geen represailles tolereren tegen een teamlid of een andere persoon die meewerkt aan een onderzoek. Indien u het idee heeft dat u te maken heeft met een vorm van represaille of ermee bedreigd wordt, meld dit dan meteen aan het Office of Global Business Conduct.

8

Mensenrechten

” Verwacht om met respect behandeld te worden.” we respecteren rechten en de waardigheid van alle teamleden. We creëren een globale cultuur waarin iedereen zijn werk optimaal kan uitvoeren.

9

Mensenrechten

Intimidatie Eerlijke behandeling van en respect voor alle teamleden. Bij Eastman zijn we van mening dat iedereen het verdient om eerlijk en met respect behandeld te worden. Intimiderend gedrag creëert een oncomfortabele werkomgeving waarin collega’s elkaar niet vertrouwen en waardoor wij onze doelstellingen niet kunnen behalen. Daarom is er bij Eastman geen plaats voor intimidatie en zal het niet getolereerd worden. Intimidatie kan beschreven worden als ongewenst gedrag dat een intimiderende, vijandige, onveilige of beledigende werkomgeving creëert. Het kan vele vormen aannemen, zoals verbale opmerkingen, fysieke avances, ongepaste entertainment, visuele displays en kan afkomstig zijn van collega’s, managers, leveranciers, aannemers of klanten. Daarnaast ondermijnt het gebruik of het circuleren van beledigende materialen, betichtingen, ongepaste opmerkingen en “humor” ten koste van anderen, het respect voor elkaar en is het dus niet gepast voor onze werkomgeving.

Seksuele intimidatie Intimidatie kan seksueel van aard zijn. Denk hierbij aan gedrag zoals ongewenste seksuele avances, seksuele grappen of opmerkingen en het bekijken van pornografie of andere ongepaste materialen op het werk of met behulp van bedrijfsmiddelen.

Pesten en lastig vallen Pesten of lastig vallen is een vorm van intimidatie en wordt gedefinieerd als systematisch, aanhoudend en/of herhaaldelijk vijandig gedrag met als doel een individu te vernederen te isoleren of buiten te sluiten dit kan persoonlijk plaatsvinden of via e-mail, sociale media of andere digitale communicatie. Elke vorm van ontgroening is verboden. Bij Eastman vertrouwen we op teamwork en dit soort gedrag kan een negatieve invloed hebben op iedereen.

Amber werd onlangs aangenomen bij operations. Elke dag fluiten Seth en Chase naar Amber en V maken ze ongepaste opmerkingen. Ze vreest dat alle andere werknemers zien wat er gebeurt. Ze wil geen vijanden maken op haar nieuwe werk. Wat moet Amber doen? moet dit gedrag niet toestaan en dit gedrag melden. Eastman zal dit soort ongepast gedrag A Amber op de werkplaats niet tolereren. Alle teamleden die op de hoogte zijn of getuigen zijn van dit soort gedrag, moeten dit melden.

10

Mensenrechten

Diversiteit Wij zijn van mening dat verschillende standpunten zorgen voor creativiteit en innovatie. Met een internationale cultuur die niemand uitsluit, kunnen we als team optimaal presteren. Diversiteit draait om het beste te halen uit onszelf, waardoor wij als team kunnen bereiken wat ons als individu niet lukt. Diversiteit maakt ons bedrijf sterker, concurentiëler en een betere plek voor iedereen.

Discriminatie Vanwege onze toewijding aan diversiteit nemen we arbeidsgerelateerde beslissingen alleen op basis van persoonlijke vaardigheden, capaciteiten en potentie. We tolereren geen discriminatie op basis van etniciteit, geloof, geslacht of geslachtsidentiteit, seksuele voorkeur, leeftijd, handicap, nationale afkomst of een andere status die beschermd wordt door wetgeving bij werving, compensatie of promotie.

Met een inclusieve, internationale cultuur kunnen we allemaal ons beste beentje voor zetten in het team. Diversiteit maakt ons bedrijf sterker, concurrentiëler en een betere plek voor iedereen. 11

Mensenrechten

Privacy van teamleden Wij leveren allerlei soorten persoonlijke gegevens aan het bedrijf en we delen de verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat deze gegevens veilig en vertrouwelijk blijven. Persoonlijke gegevens verwijzen naar informatie waarmee een persoon direct of indirect geïdentificeerd kan worden. Hieronder valt: •• werkgeschiedenis •• door de overheid uitgegeven identificatienummers •• contactinformatie •• burgerlijke staat •• medische geschiedenis •• prestatiebeoordelingen De meeste landen hebben wetgeving op het gebied van het inzamelen en het gebruiken van persoonlijke gegevens. hoewel de soort gegevens, de aard van bescherming en de plaatselijke handhavingsmechanismen variëren. Indien u toegang heeft tot deze informatie, moet u ervoor zorgen dat u alleen toegang heeft tot de informatie die nodig is voor uw werk, en dat u te allen tijde de relevante privacywetten naleeft.

Vrijheid van vereniging en recht op collectieve onderhandelingen Eastman heeft een sterke en aanhoudende toewijding aan het voldoen aan of overtreffen van de behoeften van haar teamleden. Onze beleidsregels en praktijken zijn ontworpen voor het ondersteunen van sterk en zeer gemotiveerd personeel in een omgeving die gekenmerkt wordt door open en eerlijke communicaties met respect voor iedereen. Eastman zal de vrijheid van vereniging en het recht op collectieve onderhandelingen erkennen conform lokale wetgeving en zal alle wettelijke plichten vervullen.

12

Mensenrechten

Mensenhandel of gedwongen of verplichte arbeid, en kinderarbeid We waarborgen individuele mensenrechten waaronder vrijheid van gedwongen en verplichte arbeid en zijn tegen mensenhandel. We willen een veilige, gezonde en gewenste werkomgeving leveren met arbeidsomstandigheden, lonen en secundaire arbeidsomstandigheden die voldoen aan de toepasbare wetten en prestatiebeloningen of deze overtreffen. Eastman voldoet aan wetgeving inzake kinderarbeid en steunt het beëindigen van onwettige kinderarbeid en kinderexploitatie. Wij verwachten hetzelfde ethische gedrag van onze zakenpartners.

Werkuren en compensatie Ons bedrijf voldoet aan de lokale wettelijke verplichting door het leveren van gepaste werkuren en lonen inclusief het uitbetalen van overwerk. Hieronder valt gelijke compensatie voor werk van gelijke waarde, zonder onderscheid op basis van geslacht.

13

Belangenconflicten

” Neem zakelijke beslissingen op basis van verdiensten.” in onze zakelijke activiteiten hebben we de plicht om te handelen in het beste belang van Eastman. We melden potentiële belangenconflicten zodat deze kwesties vooraf worden beoordeeld.

14

Belangenconflicten

Wat is een belangenconflict? Een belangenconflict ontstaat wanneer uw persoonlijke belangen of activiteiten een invloed hebben op, of lijken te hebben op uw vermogen om te handelen in het beste belang van Eastman. Ons beleid vereist dat een Conflict Waiver wordt ingediend bij het Office of Global Business Conduct voor alle belangenconflicten of potentiële conflicten. De volgende delen gaan nader in op een aantal veelvoorkomende conflicten.

Persoonlijke belangen met klanten en zakenpartners Werknemersmogen geen voordeel halen of proberen te halen uit de relaties die Eastman heeft met zijn klanten of zakenpartners, waaronder leveranciers, verkopers, aannemers, agenten of distributeurs. Teamleden moeten aanbevelingen doen of beslissingen nemen zonder invloed van persoonlijke overwegingen.

Werk bij andere organisaties dan eastman Eastman wil zich niet bemoeien met uw activiteiten buiten uw werkuren zolang er geen conflict bestaat. Werknemers mogen andere activiteiten verrichten, mits: •• de relaties van Eastman met zijn klanten of zakenpartners niet negatief beïnvloed worden. •• er geen bepalingen van de arbeidsovereenkomst worden geschonden. •• veiligheid, welzijn, prestaties en aanwezigheid niet negatief beïnvloed worden. •• de werktijd niet wordt gebruikt voor het uitvoeren van externe zakelijke activiteiten. •• het personeel, eigendom (inclusief IT-systemen en telefoons), materialen, voorraden of apparatuur van Eastman niet wordt gebruikt voor externe zakelijke activiteiten of persoonlijk gewin. We mogen niet werken voor leveranciers of consultants die gerelateerd zijn aan het gebied, de klanten of concurrenten van Eastman zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van het Office of Global Business Conduct.

jaar werkten Dennis in een team van Eastman samen met ingenieurs van een ander bedrijf V Vorig aan een groot project. Ze waren onder de indruk van zijn expertise en het andere bedrijf heeft Dennis nu een parttime consultingsfunctie aangeboden. Dennis wil deze baan graag aannemen maar wat moet hij eerst overwegen? zowel Eastman als voor een bedrijf werken dat zaken doet met of concurreert met Eastman A Voor creëert waarschijnlijk een belangenconflict voor Dennis. Voordat hij de baan aanneemt, moet hij de situatie bespreken met zijn manager en een verzoek om een waiver indienen bij het Office of Global Business Conduct om goedkeuring verkrijgen.

15

Belangenconflicten

Financiële belangen in andere organisaties Wij moeten ervoor zorgen dat persoonlijke investeringen ons niet in een concurrerende positie plaatsen met Eastman. Als werknemer van Eastman mag niemand een aanzienlijke investering of andere financiële belangen hebben in het bedrijf van een klant, leverancier, concurrent, agent of distributeur.Men mag ook niet een werkelijke of potentiële deelnemer zijn in een transactie of andere activiteit waarbij Eastman betrokken is. Deze beperking is ook van toepassing op leden van onze gezinnen en op onze persoonlijke kennissen. Relatief kleine investeringen in aandelen van een beursgenoteerd bedrijf worden normaal gesproken niet gezien als een schending. We mogen ook niet werken voor een bedrijf dat diensten levert aan Eastman—tenzij men voorafgaand schriftelijke toestemming heeft gekregen via een waiver voor belangenconflicten van het Office of Global Business Conduct. Deze beperking is wederom ook van toepassing op leden van zijn/haar gezin en zijn/haar persoonlijke kennissen. Niemand mag een transactie autoriseren, uitvoeren of goedkeuren waarin er sprake is van een direct of indirect belangenconflict. Indien er sprake is van zo een conflict, moet u contact opnemen met het Office of Global Business Conduct voor advies.

We vragen wat als en nemen geen genoegen met voor de hand liggende oplossingen.

Lid zijn van een raad van bestuur van andere bedrijven We mogen tevens in geen enkele capaciteit - waaronder directeur, functionaris, partner, consultant, werknemer, distributeur of agent werken voor bedrijven die concurreren of zaken doen met Eastman, tenzij de relatie bekend is en vooraf goedgekeurd is door het Office of Global Business Conduct. Onder bepaalde omstandigheden zal goedkeuring door een lid van het Executive Team vereist zijn. Het positief beïnvloeden van uw gemeenschap door te zitten in een raad van bestuur van een liefdadigheidsinstelling of professionele vereniging wordt aangemoedigd en behoeft geen voorafgaande toestemming. U mag echter alleen een functie accepteren die uw capaciteit om uw werk uit te voeren niet verhindert.

16

Belangenconflicten

Persoonlijke relaties teamleden Wederzijdse persoonlijke relaties (d.w.z. emotionele of seksuele relaties) tussen teamleden buiten werkuren en buiten het terrein van het bedrijf vallen normaal gesproken niet onder het bedrijfsbeleid. Maar het bedrijfsbeleid staat de volgende relaties echter niet toe: •• relaties die zorgen voor verstoringen in de werkomgeving •• een manager die een relatie heeft met iemand waar hij of zij manager van is •• een manager die een gezinslid of iemand van zijn of haar gezin superviseert •• relaties waarin het ene teamlid een invloed kan hebben op de arbeids- of ontslagbeslissingen, arbeidsvoorwaarden of salaris, opdrachten, promoties, prestatiebeoordelingen, disciplinaire of andere arbeidsvoorwaarden van het andere teamlid Een belangenconflict kan ook ontstaan wanneer een lid van uw gezin of een goede persoonlijke kennis een bedrijf heeft, of ervoor werkt, dat een leverancier, klant of concurrent is van Eastman. Als u zich in een dergelijke situatie bevindt, mag u uw functie niet gebruiken om het aanbestedingsproces of de onderhandelingen op wat voor een manier dan ook te beïnvloeden. Indien u direct betrokken bent bij de selectie van leveranciers of het goedkeuren van facturen, dan moet u het management onmiddellijk op de hoogte brengen en uzelf verwijderen uit het besluitvormingsproces.

Wist u dat?

Een “goede persoonlijke kennis” wil zeggen een individu waarmee u een hechte persoonlijke relatie heeft en waarvan u direct of indirect financieel kan profiteren, onmiddellijk of in de toekomst. Voorbeelden zijn leden van uw familie, individuen waarmee u een hechte culturele band heeft, zoals peetoom/-tante, goede vrienden of anderen die in het huishouden van die persoon wonen.

wil Lydia mee uit vragen, maar ze werken beiden aan dezelfde aanbesteding. Is het een V Tomas schending van het bedrijfsbeleid om te daten met een collega? geen probleem zolang de relatie in de eigen tijd van Tomas en Lydia en buiten het terrein van A Erhetisbedrijf plaatsvindt. Het bedrijf zal er echter wel bij betrokken raken als de relatie zorgt voor verstoringen op de werkplaats, er een directe meldingsrelatie is tussen de twee partijen, of als één van de twee een invloed heeft op de arbeidsvoorwaarden, het salaris, opdrachten, promoties, prestatiebeoordelingen of andere arbeidsvoorwaarden van de andere. Als Lydia de uitnodiging afslaat, moet Tomas het niet nog een keer vragen aangezien herhaalde verzoeken gezien kunnen worden als seksuele intimidatie. Teamleden moeten altijd hun gezonde verstand gebruiken wanneer ze persoonlijke relaties op het werk overwegen.

17


” Laat geschenken geen invloed hebben op goede zaken.” Wij erkennen dat het uitwisselen van kleine geschenken met zakelijke partners de relatie versterkt, maar we schenken of ontvangen nooit geschenken of entertainment die zakelijke beslissingen op een ongepaste manier beïnvloeden of in conflict staan met onze waarden.

18


Het geven of ontvangen van geschenken, entertainment en reizen Het uitwisselen van geschenken en entertainment kan helpen bij het opbouwen van goodwill in zakelijke relaties. In veel landen waarin we werkzaam zijn, maken deze praktijken een integraal deel uit van zaken doen. Bepaalde entertainment of geschenken maken het echter moeilijk voor ons om objectief te blijven over de persoon of het bedrijf waarmee we te maken hebben. Wanneer we omgaan met zakelijke relaties moeten we voorzichtig zijn met het aanbieden, geven of ontvangen van geschenken, het leveren van maaltijden of entertainment, en het betalen voor reizen. We mogen dit alleen doen als het item van redelijke waarde is, voldoet aan lokale wetgeving en beleidsregels van het bedrijf van de ontvanger en het niet gegeven wordt met een corrupt doel om zakelijke beslissingen op een ongepaste manier te beïnvloeden. Daarnaast mag het geven van geschenken en entertainment niet regelmatig voorkomen. Geschenken of entertainment dat gegeven wordt aan een derde partij moet correct genoteerd worden in de boekhouding en bescheiden van ons bedrijf. We mogen geen geschenken of entertainment leveren of ontvangen met als doel het ongepast beïnvloeden of verkrijgen van zaken. Dergelijke praktijken schenden niet alleen het bedrijfsbeleid, maar kunnen tevens anti-corruptiewetten overtreden (zie Zakenpartners). Dit is ongeacht of we geven of ontvangen van toepassing. Deze situaties kunnen ontstaan via interacties met leveranciers, klanten of andere zakelijke contacten. Derde partijen die zaken doen namens Eastman moeten deze principes altijd opvolgen.

Het uitwisselen van geschenken en entertainment kan helpen bij het opbouwen van goodwill in zakelijke relaties. Bepaald entertainment of sommige geschenken maken het echter moeilijk voor ons om objectief te blijven over de persoon of het bedrijf waarmee we te maken hebben. 19


Geschenken Een geschenk is een item van waarde dat gegeven wordt aan of ontvangen is van iemand die geen werknemer is van Eastman. Voorbeelden zijn persoonlijke geschenken, geschenkmanden, kaartjes voor een sportevenement of concert (dat niet bijgewoond wordt door de gever), reizen, gebruik van vakantiehuizen, cadeaubonnen, geld, toegewezen opdrachten, sieraden, apparatuur of kunst. Bepaalde geschenken vallen - vanwege hun nominale waarde en hun aard - binnen de limieten van redelijkheid en mogen aangeboden of ontvangen worden zonder voorafgaande toestemming mits er een legitiem zakelijk doel voor is, ze geen contanten of equivalenten omvatten en ze niet regelmatig gegeven worden. Onder deze geschenken vallen items met een bedrijfslogo, zoals pennen, T-shirts of tassen, of een klein geschenk voor de feestdagen zoals een geschenkmand. Het geven of ontvangen van geschenken met een hogere waarde dan nominaal wordt over het algemeen niet toegestaan maar kan in bepaalde situaties met de juiste goedkeuring toegestaan zijn. Raadpleeg het beleid voor reizen en entertainment en het toepasbare regionale beleid voor meer informatie inzake het gepaste niveau van goedkeuring dat vereist is en voor extra informatie. Houd er rekening mee dat wij en onze gezinsleden kortingen op persoonlijke aankopen van de producten van een leverancier of een klant alleen mogen aannemen als dergelijke kortingen aangeboden worden aan alle werknemers van het bedrijf.

20


Entertainment Entertainment is een situatie zoals een maaltijd of evenement buiten de werkomgeving waarbij zowel de vertegenwoordiger van de gever als de ontvanger aanwezig zijn. Het leveren of accepteren van entertainment kan onder het volgende toegestaan zijn als: •• het doel het houden van bonafide zakelijke besprekingen of het koesteren van betere zakelijke relaties is, •• het consistent is met acceptabele zakelijke gebruiken en praktijken, •• het niet illegaal of in overtreding is van de ethische richtlijnen van de andere partij, •• het van redelijke waarde is en betaald zou worden door normale procedures voor onkosten, •• er niet om wordt gevraagd door de ontvanger, •• het niet gezien kan worden als een omkoping, afbetaling of smeergeld, •• het niet regelmatig wordt gegeven of geaccepteerd, •• het er niet toe zal leiden, of lijken te leiden, dat de ontvanger zijn of haar normale zakelijke oordeel betreffende een transactie met het bedrijf zal veranderen en •• dit het bedrijf of de werknemer niet in verlegenheid brengt als het openbaar gemaakt wordt. Bepaalde regio’s en afdelingen hebben interne richtlijnen en beleidsregels die beperkender zijn dan die hierboven uiteengezet of vereisen bepaalde niveaus van goedkeuring voor het accepteren en geven van geschenken of entertainment. In deze situaties moet u de toepasbare richtlijnen opvolgen.

Wist u dat?

Als de persoon die de maaltijd, kaartjes of entertainment levert niet bij het evenement aanwezig zal zijn, het wordt gezien als een “geschenk”- en moet het voldoen aan de richtlijnen van Eastman voor gepaste geschenken. Volg altijd alle beleidsregels en richtlijnen op die op u van toepassing zijn bij het geven en accepteren van entertainment.

21


Reizen Af en toe is er een legitiem zakelijk doel om zakenreizen te leveren aan een derde partij of zakenreizen te ontvangen van een derde partij. Een dergelijke reis moet voldoen aan speciale regels. U moet vooraf schriftelijke toestemming krijgen van uw vice-president en het Office of Global Business Conduct. Soms mag het bedrijf aan reizen gerelateerde onkosten voor een echtgenoot, gezinslid of partner declareren als dit gepast is voor legitieme zakelijke doelen. Deze declaraties zijn onderhevig aan speciale regels en u moet schriftelijke toestemming krijgen van uw vicepresident met daarin een volledige omschrijving van het zakelijke doel en het verzoek om onkosten te vergoeden.

Speciale omstandigheden In situaties waarin het bedrijfsbeleid het niet toestaat om een specifiek geschenk te accepteren, maar waarin de plaatselijke cultuur het weigeren van een geschenk vreemd of beledigend maakt, mag u het geschenk namens het bedrijf wel in ontvangst nemen indien het conform lokale wetgeving is. In deze situatie moet u onmiddellijk contact opnemen met het management en het Office of Global Business Conduct over wat u met het geschenk moet doen. Indien u niet zeker weet of een geschenk, entertainment of reis acceptabel is moet u contact opnemen met het Office of Global Business Conduct voor advies.

wil geschenken kopen voor verschillende overheidswerknemers en overweegt er zelf voor V Kendra te betalen om zo een potentiële schending van het beleid te voorkomen. Is dit gepast? het maakt niet uit wie er voor het geschenk betaalt, het zou nog steeds gezien worden als A Nee, geschenk van Eastman. Om overtredingen van de wet of bedrijfsbeleid te voorkomen moet Kendra contact opnemen met het Office of Global Business Conduct voordat ze geschenken koopt voor of geeft aan overheidswerknemers.

22


Ongepaste geschenken en entertainment Een geschenk of entertainment waarvan redelijkerwijs verwacht kan worden dat het een negatieve invloed zal hebben op de reputatie van het bedrijf is verboden. U moet overmatige alcoholconsumptie in sociale situaties met zakenpartners voorkomen. Lever of accepteer geen entertainment in gelegenheden voor volwassenen (waaronder mannenclubs, plaatsen met schaarsgekleede of naakte danseressen of waar prostitutie of seksueel georiënteerde entertainment aangeboden wordt) of betaalde seksuele gunsten terwijl u zaken doet voor het bedrijf zelfs niet als het betaald wordt met persoonlijke fondsen.

Overheidsfunctionarissen Speciale beperkingen zijn van toepassing wanneer u te maken heeft met overheden of vertegenwoordigers van overheidsorganisaties. Vraag om advies bij het Office of Global Business Conduct om te bepalen of er speciale beperkingen zijn voor het aangaan van een zakelijke relatie met een overheid of een overheidsorganisatie. In geen enkel geval mogen geschenken, entertainment, maaltijden, transport, overnachtingen of andere dingen van waarde aan een werknemer van de overheid gegeven worden zonder voorafgaande, specifieke toestemming van het Office of Global Business Conduct.

We mogen geen geschenken of entertainment geven of ontvangen met als doel het ongepast beïnvloeden of verkrijgen van zaken.

23


” Wij vertellen uw geheimen niet door. Dus vertel die van ons ook niet door.” Onze bedrijfseigen informatie stelt ons in staat te concurreren, te innoveren en te groeien. We moeten dit waardevolle bedrijfsmiddel beschermen tegen verlies, diefstal of misbruik.

24


Bescherming en gebruik van bedrijfsinformatie Informatie is één van de meeste waardevolle bedrijfsmiddelen van Eastman. Bedrijfsinformatie mag alleen worden gebruikt voor goedgekeurde bedrijfsdoeleinden en gepaste goedkeuring moet verkregen worden voordat u informatie buiten het bedrijf bekendmaakt. Voor zover wettelijk toegestaan behoudt Eastman zich het recht voor om het gebruik van bedrijfsinformatie te allen tijde te controleren, waaronder het controleren van het IT-netwerk van het bedrijf.

Handelsgeheimen Handelsgeheimen kunnen gedefinieerd worden als algemene onbekende informatie die iemand een economisch voordeel oplevert. Een handelsgeheim kan, indien het op de juiste manier beschermd wordt, oneindig meegaan. Daarom heeft het beschermen van handelsgeheimen van Eastman een zeer hoge prioriteit. Er zijn veel verschillende soorten handelsgeheimen binnen Eastman. Een aantal voorbeelden zijn: •• technische informatie, zoals omstandigheden in het productieproces, samenstelling van producten, fabriekscapaciteit, operationele procedures, productieapparatuur en analytische methoden •• bedrijfsinformatie, zoals klantenlijsten, prijzen, bedrijfsstrategieën, Research & Development-projecten en marktonderzoeken Al deze informatie is eigendom van Eastman en mag niet buiten het bedrijf bekend gemaakt worden. Zelfs binnen Eastman mag deze informatie alleen gedeeld worden met individuen die deze nodig hebben voor hun werk. Dit geldt ook voor vertrouwelijke informatie die door derde partijen wordt geleverd aan Eastman. Onze verantwoordelijkheid voor het beschermen van de handelsgeheimen van Eastman en andere bedrijfseigen informatie kan na het beëindigen van onze baan nog steeds van toepassing zijn.

25


Intellectueel eigendom Onze creatieve en innovatieve ideeën leveren een aanzienlijke bijdrage aan het aanhoudende succes van Eastman in het bedrijfsleven. Bedrijfsmiddelen zoals handelsmerken, copyrights, patenten en innovaties zijn het resultaat van vele jaren hard werk. •• Handelsmerken beschermen de namen en logo’s van ons bedrijf en onze producten. Ze mogen alleen gebruikt worden met gepaste toestemmingen en met gepaste kwaliteitscontrole van het product met het handelsmerk. •• Copyrights beschermen werken zoals technische documenten, artikelen, foto’s en software. Wij respecteren de copyrights van anderen net zoals wij verwachten dat de copyrights van Eastman gerespecteerd zullen worden. •• Patenten beschermen nieuwe producten, processen en apparatuur. Alle nieuwe producten en processen moeten beoordeeld worden door de juridische afdeling om ervoor te zorgen dat ons commercieel gebruik geen inbreuk maakt op bestaande patenten die niet van Eastman zijn. Net als andere bedrijfseigendommen mogen deze middelen niet gebruikt worden voor persoonlijk gebruik. Daarnaast zijn wij allemaal, net zoals met bedrijfsinformatie, verantwoordelijk voor de vertrouwelijkheid van deze informatie.

Wist u dat?

We een verantwoordelijkheid hebben om alle vormen van bedrijfsinformatie te beschermen en deze alleen te gebruiken voor zakelijke doeleinden. Gebruik deze informatie nooit voor uw eigen doelen en deel deze niet met iemand die deze informatie niet hoort te weten.

heeft een belangrijke rol gespeeld in het ontwikkelen van een nieuw product dat over een V Vanessa paar weken in productie zal gaan. Een goede vriend die in haar team werkte bij Eastman - en die nu voor een concurrent werkt - vraagt haar hoe ze een technisch probleem waar ze samen aan hebben gewerkt heeft opgelost. Vanessa is erg trots op het feit dat ze het probleem heeft opgelost en wil het graag uitleggen - maar zou ze dat wel moeten doen? Deze technische informatie moet behandeld worden als vertrouwelijke bedrijfsinformatie. A Nee. Nu haar vriend voor een concurrent werkt, mag Vanessa deze technische informatie niet delen. Het delen van bedrijfseigen technische informatie over het nieuwe product zal ons concurrentievoordeel in gevaar brengen.

Uitvindingen De toekomstige groei van Eastman hangt gedeeltelijk af van het succes van onze innovatieve inzet. Uitvindingen of ander intellectueel eigendom dat u creëert terwijl u bij Eastman werkt en dat gerelateerd is aan bestaande of verwachte zaken van Eastman zijn het exclusieve eigendom van Eastman.

26


Vertrouwelijke informatie geleverd door andere bedrijven Het is het beleid van Eastman om geen informatie te accepteren die gezien kan worden als vertrouwelijk, beperkt of gelimiteerd is in de bekendmaking of het gebruik ervan. Tenzij een schriftelijke overeenkomst met daarin de rechten en plichten van alle partijen is goedgekeurd door de juridische afdeling van Eastman en ondertekend is door een geautoriseerde vertegenwoordiger van elke partij. Een juist opgemaakte en uitgevoerde overeenkomst zorgt ervoor dat de zaken, het onderzoek, de ontwikkeling en technische diensten van Eastman niet in gevaar gebracht worden. Zo een overeenkomst kan tevens voorkomen dat andere partijen een ongewenste vertrouwelijke relatie claimen. Totdat een dergelijke overeenkomst getekend is, moet u weigeren de vertrouwelijke informatie van anderen te bespreken of te accepteren. Voorbeelden van dergelijke vertrouwelijke informatie zijn: •• ongevraagde bekendmakingen door externe investeerders •• tekeningen en handleidingen die tekenen dragen van vertrouwelijkheid •• bedrijfseigen ontwerpen, processen, methoden, systemen, procedures of formules •• vertrouwelijke financiële informatie of documenten inzake bedrijfsplannen

Informatie over andere bedrijven Eastman zal geen illegale of onethische handelingen verrichten om handelsgeheimen van een ander bedrijf of andere vertrouwelijke informatie te verkrijgen. Alle vormen van industriële spionage zijn verboden. We mogen nooit verwachten dat teamleden die eerder voor een concurrent werkten vertrouwelijke informatie van dat bedrijf bekendmaken.

27


Handel met voorkennis Vertrouwelijke bedrijfsinformatie mag nooit gebruikt worden voor persoonlijke winst. U mag nooit aandelen van een bedrijf kopen of verkopen terwijl u in het bezit bent van materiële, niet-openbare informatie (voorkennis) over dat bedrijf. Dit geldt ook voor aandelen van Eastman en voor aandelen of andere effecten van leveranciers, klanten, concurrenten, venture-partners, overnamekandidaten of andere bedrijven. Informatie wordt gezien als materieel als een redelijke investeerder het zou kunnen zien als belangrijke informatie in besluitvorming of hij/zij een aandeel moet kopen, houden of verkopen. Informatie is niet-openbaar als het niet algemeen beschikbaar is gemaakt aan investeerders (bijvoorbeeld, door middel van een persbericht). Informatie die onder beide beschrijvingen past wordt gezien als voorkennis.

Voorbeelden van voorkennis zijn: •• plannen voor fusies of aanzienlijke overnames •• omzet en financiële resultaten voorafgaand aan de bekendmaking •• nieuws over grote veranderingen in het senior management of de organisatiestructuur •• dreigende rechtszaak of wijzigingen in de status van een lopende rechtszaak •• winst of verlies van belangrijke contracten of klanten •• geplande handelingen met betrekking tot onze aandelen •• productontwikkelingen of stopzetting van producten Daarnaast, als u voorkennis heeft, mag u die informatie niet communiceren of tippen aan familie, vrienden of anderen die eventueel handelen (of anderen adviseren om te handelen) in Eastman-aandelen of aandelen van andere bedrijven. Naast de bovenstaande beperkingen zijn er verdere beperkingen van toepassing op functionarissen en directeurs van Eastman. Neem contact op met de juridische afdeling indien u vragen heeft over het handelen in aandelen.

28


Externe communicaties en verzoeken Om ervoor te zorgen dat ons bedrijf met één consistente stem spreekt, mag alleen geautoriseerd personeel als vertegenwoordiger van Eastman spreken. Zo mogen ook alleen mensen die geautoriseerd zijn door de Chief Financial Officer of Investor Relations spreken namens Eastman tegen leden van de financiële gemeenschap, zoals beleggingsanalisten, aandeelhouders of beheerders van fondsen. Alle marketingcommunicatie moet toezichts- en goedkeuringsprocessen volgen die opgesteld zijn door Marketing Communications. Hieronder valt marketingcommunicatie op de website van het bedrijf, sociale netwerken en e-marketingcampagnes, zoals optimalisatie voor zoekmachines, video’s, banner ads en webinars. Deze processen zorgen ervoor dat bedrijfscommunicaties gebaseerd zijn op de gestelde normen van wetenschappelijk onderzoek en aandeelhouders niet misleiden of concurrerende producten niet per ongeluk in diskrediet brengen.

Sociale media Het belang van consistente en nauwkeurige communicatie geldt ook voor sociale media. Tenzij u opgeleid bent en goedgekeurd wordt als woordvoerder voor het bedrijf mag u op sociale media niet spreken namens Eastman. •• Wanneer u spreekt over Eastman of niet-vertrouwelijke kwesties van Eastman, zoals producten of diensten bespreekt, dan moet u duidelijk maken dat u namens uzelf spreekt en niet namens Eastman. •• Wees voorzichtig en bespreek nooit vertrouwelijke informatie van Eastman op sociale media. •• Let op uw associatie met Eastman op online sociale netwerken. Als u uzelf identificeert als een teamlid van Eastman, zorg er dan voor dat uw profiel en gerelateerde inhoud consistent zijn met hoe u uzelf wilt presenteren aan collega’s en onze belanghebbenden. Het merk van Eastman wordt het best vertegenwoordigt door de teamleden - dus wat u publiceert kan een invloed hebben op het merk van Eastman. •• Identificeer uzelf altijd duidelijk als een teamlid van Eastman voordat u discussies start op sociale media of opmerkingen maakt met betrekking tot Eastman, concurrenten van Eastman of zakenpartners. Praat nooit negatief op sociale media over de producten of diensten van concurrenten.

29


” Integriteit is precies waar wij voor staan.” wij zijn aansprakelijk voor het leveren van een betrouwbare weergave van Eastman’s prestaties aan onze belanghebbenden. Wij zijn verantwoordelijk voor de integriteit, volledigheid en nauwkeurigheid van de bedrijfsbescheiden die we voorbereiden of hanteren.

30


Nauwkeurige boekenhouding en bescheiden Bedrijfsbescheiden moeten naar waarheid, nauwkeurig en volledig zijn. Onder bescheiden vallen boekhoudingsbescheiden, onkostenrapporten, financiële verslaggeving, onderzoeksverslagen en tijdsbescheiden. Ongepaste of frauduleuze boekhouding, documentatie of financiële verslaggeving schendt het bedrijfsbeleid en kan tevens een overtreding zijn van toepasbare wetten, inclusief antiomkopingsverdragen.

Fraude Nauwkeurige bescheiden kunnen ook helpen bij het voorkomen en detecteren van fraude. Fraude omvat meestal het pakken of gebruiken van iets waar u geen recht op hebt, of liegen om een voordeel voor uzelf te verkrijgen. Fraude is verboden zowel in ons bedrijf als in alle externe handelingen. Fraude omvat voornamelijk: •• diefstal van bedrijfseigendom •• vervalsing •• verduistering van fondsen, aandelen, voorraden of andere bedrijfsmiddelen •• onregelmatigheden betreffende monetaire transacties •• vervalsing van onkostenrapporten, tijdsbescheiden of andere bedrijfsbescheiden •• ongepaste financiële rapportage of het opnemen van fictieve of misleidende transacties in financiële bescheiden •• omkoping •• belastingontduiking Fraude omvat ook onregelmatigheden of vermoedens van onregelmatigheden met betrekking tot verkopers, klanten, personeel, agentschappen, onbekende partijen of bedrijfseigendom.

Wist u dat?

Ook het bewust verbergen van feiten om anderen te misleiden onder fraude valt. De reputatie van Eastman afhankelijk is van de integriteit van onze handelingen en onze bescheiden. Om onze reputatie te handhaven wijden wij ons toe aan het voorkomen en detecteren van fraude.

31


en zijn collega Carla, proberen een grote deal te sluiten. Nu de onderhandelingen bijna V Manuel afgelopen zijn ontvangt hij per ongeluk een e-mail waarin duidelijk staat dat Carla en hun contactpersoon van het andere bedrijf een geheime overeenkomst hadden. Het andere bedrijf zou een grotere bestelling plaatsen dan ze nodig hadden, waardoor de verkoopcommissie van Carla aanzienlijk zou stijgen. Daarna zou het bedrijf het overschot teruggeven. Wat moet Manuel doen? plan van Carla is een vorm van fraude en nu dat Manuel ervan op de hoogte is moet hij melden A Het wat hij weet aan een lid van het management of aan het Office of Global Business Conduct. We zijn er allemaal verantwoordelijk voor dat de bescheiden van Eastman nauwkeurig, volledig en eerlijk zijn.

Beheer van bescheiden Alle bedrijfsbescheiden, fysiek of elektronisch, moeten conform de richtlijnen voor het beheer van bescheiden van Eastman en toepasbare juridische vereisten gehanteerd worden. De juridische bewaarplicht van het bedrijf is een belangrijk onderdeel van het programma voor het beheer van bescheiden van Eastman. Als documenten vereist zijn naar aanleiding van een overheidsonderzoek of een mogelijke of werkelijke rechtszaak, zal de juridische afdeling u opdragen mogelijk relevante bescheiden te bewaren.

Geen ongepaste invloed op audits We hebben allemaal een plicht om mee te werken aan interne en externe audits die uitgevoerd worden door de externe auditfirma van ons bedrijf. In deze situaties moet u altijd de waarheid vertellen en meewerken aan verzoeken om informatie. We mogen nooit direct of indirect actie ondernemen om een auditor tijdens een audit te manipuleren of te misleiden. Wij zijn vaak ook onderhevig aan auditverzoeken van klanten of andere partijen. Neem contact op met uw management of met de juridische afdeling als u vragen heeft met betrekking tot de plichten van het bedrijf voor wat betreft dit soort audits.

32

Zakenpartners

” Goede partners zorgen voor goede zaken.” we zullen alleen zaken doen met derde partijen die onze toewijding delen aan het voldoen van wettelijke vereisten en het handhaven van hoge ethische standaarden. We verwachten dat onze zakenpartners integer, eerlijk en transparant handelen.

33

Zakenpartners

Betalingen voor producten en diensten Wij wijden ons toe aan goede zakelijke praktijken in al onze relaties met klanten, leveranciers en andere zakenpartners. In alle situaties moeten wij ons gezond verstand gebruiken om zelfs maar de schijn van ongepast gedrag te vermijden. Aan verkoopgerelateerde commissies, restituties, kortingen, krediet en tegoeden zijn gewone zakelijke betalingen. We moeten echter illegale of onethische betalingen vermijden en de toepasbare controles en regulatie betreffende wisselkoersen opvolgen. Betalingen die ons bedrijf maakt of ontvangt, moeten: •• Redelijk zijn qua waarde, relatief zijn voor wat betreft de goederen of diensten die geleverd worden en volgens de industrienormen. •• Goed gedocumenteerd worden in overeenkomsten die bekeken en goedgekeurd worden door de juridische afdeling. De documentatie moet duidelijk de aard en het doel van de transactie omschrijven. •• Worden betaald aan de juiste zakelijke entiteit, niet aan individuele functionarissen, werknemers of agenten en niet betaald worden aan een andere zakelijke entiteit. De betalingstermijn, -methode en het proces voor het versturen van de betaling moeten in de overeenkomst omschreven worden. •• In rekening gebracht worden bij de zakelijke entiteit of het product dat baat heeft bij de betaling. Het bedrijf moet volledige zichtbaarheid bieden voor wat betreft betalingen en mag betalingen niet in rekening brengen op een nietgerelateerde rekening.

Door samen te werken, zowel intern als extern, bereiken we meer. 34

Zakenpartners

Betalingen en geschenken aan overheidsfunctionarissen Bij Eastman hanteren we het beleid dat we voldoen aan alle toepasbare wetgeving en regelgeving voor wat betreft betalingen of geschenken aan overheidsfunctionarissen of vertegenwoordigers van overheidsorganisaties. We willen geen illegale betalingen aanbieden, autoriseren of maken, of geschenken en gunsten leveren om een overheidsfunctionaris te beïnvloeden om zijn of haar positie te gebruiken om zaken voor het bedrijf te verkrijgen of behouden. Zowel het aanbieden als maken van een betaling van iets van waarde is illegaal. Betalingen aan derde partijen zijn strikt verboden indien u weet of had kunnen weten dat de derde partij een illegale betaling zal maken aan een overheidsfunctionaris.

Wist u dat?

Een overheidsfunctionaris een werknemer is van een nationale overheid, deelstaatoverheid of plaatselijke overheid (inclusief wetgevers) en/of eenpolitieke kandidaat. Zelfs werknemers van bedrijven die gedeeltelijk of geheel van een buitenlandse overheid zijn zijn overheidsheidsfunctionarissen.

Anti-corruptie Eastman koopt en verkoopt producten op basis van verdiensten van concurrerende prijzen, de kwaliteit van werk en materialen en tijdige prestaties. Dit houdt in dat we nooit ongepaste betalingen maken, aanbieden of accepteren. Veel landen waarin we zaken doen hebben wetgeving die het geven, ontvangen, aanbieden en of verzoeken tot omkopingen, smeergeld en andere ongepaste betalingen strikt verbiedt. Een omkoping is alles van waarde of een ongepaste gunst die gegeven of ontvangen wordt in een poging om de acties of beslissingen van een individu te beïnvloeden. Deze acties of beslissingen kunnen de vorm aannemen van het helpen van Eastman met het verkrijgen of behouden van zaken met een soort van ongepast voordeel. Bijvoorbeeld, het voordeel van het leveren van informatie die normaal gesproken niet beschikbaar is of het ongepast toestaan dat Eastman een offerte of voorstel indient. Smeergeld is een veelvoorkomende vorm van onderhandelde omkoping waarbij de gever een commissie betaalt aan de ontvanger als een quid pro quo voor geleverde diensten. Dit gebeurt vaak via frauduleuze of verhoogde facturen waarbij de gever in ruil daarvoor een deel van het betaalde bedrag ontvangt

35

Zakenpartners

werkt aan het vergroten van het marktaandeel van Eastman in een land dat zeer strikte V Mei importregels hanteert. Ze bespreekt deze uitdaging met haar collega’s die ervaring hebben in dit gebied. Een van hen wijst haar erop dat de functionarissen waarmee ze gaat werken mogelijk omkopingen verwachten en een andere grapt dat ze met omkoping in ieder geval de zware douane-inspecties kan omzeilen. Wat kan Mei doen om een goede relatie op te bouwen zonder haar eigen integriteit of die van Eastman op het spel te zetten? moet beleefd maar standvastig zijn in haar handelingen met overheidsfunctionarissen, A Mei duidelijk maken dat ze hun regels en processen respecteert en dat Eastman zich niet inlaat met omkopingen of andere corrupte overeenkomsten. Ze moet partners en bondgenoten vinden in de regio die dezelfde waarden en toewijding aan integriteit van Eastman delen. Mei moet tevens onthouden dat de beste manier om om te gaan met lastige douane-inspecties het nauwkeurig opvolgen van de gepaste regels en regelgeving is.

Faciliterende en bespoedigende betalingen Wanneer we werken met overheidsfunctionarissen mogen we nooit instemmen om faciliterende betalingen te maken, zelfs niet als we in gebieden werken waar deze een normale zaak zijn. Faciliterende of bespoedigende betalingen, over het algemeen zijn kleine betalingen die direct gemaakt worden aan een overheidsfunctionaris voor het verzekeren van het tijdig uitvoeren van routine overheidshandelingen waar het bedrijf recht op heeft onder de plaatselijke wet, niet toegestaan. Onder dergelijke handelingen vallen het verkrijgen van vergunningen en licenties, het verwerken van visums en werkvergunningen, het ophalen en leveren van post, en het leveren van telefoon- en waterdiensten. Betalingen die direct aan een overheidsagentschap gemaakt worden in overeenstemming met

We mogen nooit instemmen faciliterende betalingen te maken, zelfs niet als we in gebieden werken waar deze een normale zaak zijn

een openbaar beschikbare prijslijst zijn toegestaan. Dergelijke betalingen moeten in de boekhouding en documentatie van het bedrijf opgenomen worden als zakelijke onkosten. Vragen over de legaliteit van een eventueel geschenk of betaling aan een functionaris of gekozen vertegenwoordiger moeten gericht worden aan de juridische afdeling of het Office of Global Business Conduct.

36


” Speel eerlijk. Concurreer wettig en ethisch.” Ons doel is eerlijkheid in alle relaties. Onze handelingen komen overeen met onze woorden. We doen altijd het juiste.

37


Eerlijk zaken doen Ieder van ons dient te proberen om op eerlijke wijze om te gaan met klanten, leveranciers, concurrenten en elkaar. We mogen nooit misbruik maken van anderen door middel van manipulatie, verduistering, misbruik van bevoorrechte informatie, het onjuist presenteren van materiële feiten of enige andere oneerlijke praktijken. Eastman promoot het bedrijf niet door zijn concurrenten, hun producten of hun diensten in diskrediet te brengen.

Het eerlijk marketen, promoten en adverteren van onze producten We marketen, promoten en adverteren onze producten op een eerlijke, oprechte en ethische manier. Wij zullen de feiten nooit verkeerd vermelden en klanten niet misleiden in onze advertenties, etiketten, verpakkingen of aanbiedingen.

bezocht onlangs een vakbeurs. Daar ontmoette ze Kim, een vriendin die voor een concurrent V Joan werkt. Tijdens de lunch zei Kim dat als Joan ervoor kon zorgen dat Eastman meer zou vragen voor hun product, zij ervoor zou kunnen zorgen dat haar bedrijf hetzelfde zou vragen voor een soortgelijk product. Hoe zou Joan moeten reageren? moet tegen haar vriendin zeggen dat dit geen gepaste zakelijke bespreking is en zichzelf A Joan excuseren. Daarna moet ze het gesprek meteen melden aan de juridische afdeling of het Office of Global Business Conduct. Afspraken maken over prijzen is een overtreding van anti-trust- en concurrentiewetten, en kan ernstige gevolgen met zich meebrengen voor zowel de betrokken individuen en het bedrijf.

We beheren risico’s en gaan vooruit door plannen te ontwikkelen met opties. 38


Concurrentiewet/anti-trustwet Aangezien Eastman zich toewijdt aan concurreren op basis van de kwaliteit van onze producten en diensten, zullen we ons nooit inlaten met oneerlijke of schadelijke zakelijke praktijken of activiteiten die een ongepaste beperking zouden leggen op handel, en deze nooit steunen. Het is tevens belangrijk dat we activiteiten die concurrentiewetten kunnen overtreden of schijnen te overtreden, vermijden.

Wist u dat?

Concurrentiewetten ontworpen zijn om concurrentie aan te moedigen, in het voordeel van de klant. Het is het beleid van Eastman om alle toepasbare concurrentiewetten volledig na te leven.

In al het contact met concurrenten moeten we gedrag vermijden dat suggereert dat er een afspraak of overeenkomst bestaat met betrekking tot prijzen, verkoopvoorwaarden, productie voor derde partijen het toewijzing van klanten, markten of gebieden. Daarom moeten we besprekingen of communicatie met vertegenwoordigers van een concurrent over de volgende onderwerpen vermijden: •• prijzen •• prijsbeleid •• offertes •• kortingen, restituties, commissies of aanbiedingen •• rediet- of verzendingsvoorwaarden of andere verkoopvoorwaarden •• keuze van klanten of verdeling van klanten tussen concurrenten •• het opdelen van gebieden tussen concurrenten •• producten die geproduceerd moeten worden of verkochte productiehoeveelheid of -quota’s (d.w.z. overeenkomsten tussen concurrenten over het aantal producten dat geproduceerd en/of verkocht mag worden door elk van hen of de toevoeging van een nieuw aantal) •• beloningsbeleid van werknemers

39


Hier volgen een aantal praktische suggesties: •• Als een concurrent u uitnodigt om prijzen of andere verboden onderwerpen te bespreken, beëindig het gesprek dan meteen en meld het aan de juridische afdeling, het Office of Global Business Conduct of het management. •• Wissel geen prijslijsten, offertes, bepalingen of verkoopvoorwaarden uit met een concurrent, behalve in verband met een bonafide verkoop aan of aankoop van die concurrent. •• Vraag nooit aan iemand om vast te stellen wat concurrenten zullen doen in een reactie op een voorgestelde prijsverandering als het verkrijgen van een antwoord inhoudt dat er contact opgenomen moet worden met een concurrent. Doe niets indirect als het direct doen hiervan een overtreding zou zijn van de wet. Het “signaleren” van prijsveranderingen onder concurrenten kan een afspraak over prijzen inhouden. •• Weerhoud u van het bespreken van prijzen of andere kwesties die hierboven genoemd zijn tijdens onderhandelingen over overnames, afstotingen of joint-ventures of andere legitieme contacten met onze concurrenten zonder goedkeuring van de juridische afdeling.

vertegenwoordigt Eastman tijdens een vakbeurs, iets wat hij vaker doet. Tijdens een drankje V Ben met zijn vriend Kent, die voor een concurrent werkt, heeft Kent het over het werk en vraagt hij naar de verkoopcijfers en omzet van Eastman. Ben probeert beleefd te zijn en antwoordt alleen met openbaar beschikbare informatie. Kent gaat dan een stapje verder en zegt: “Weet je, als we wat samen zouden werken aan de prijzen, zouden we deze industrie kunnen domineren. Dan zouden onze carrières in een stroomversnelling raken.” Hoe zou Ben moeten reageren? “Ik hoopte eigenlijk dat ik sneller promotie had gekregen. Ik zeg geen ja, maar wat had je in gedachten?”

“Ik weet niet met welk product we dan moeten beginnen.”

“Kent, je weet dat dat illegaal is. Ik heb geen interesse en wil absoluut niet meedoen.”

“Kent, je weet dat dat illegaal is. Laten we ergens gaan eten zodat we er wat meer over kunnen praten.”

40


Benchmarking en het uitwisselen van informatie Benchmarking is een gestructureerde aanpak voor het uitwisselen en analyseren van informatie. Voordat we informatie uitwisselen met een concurrent of onszelf ertegen benchmarken - direct of via een derde partij of consultant - moeten we bepalen of er concurrentiebezwaren zijn. Dit moeten we doen omdat dergelijke uitwisselingen informatie kunnen omvatten over prijzen en verkoopvoorwaarden, kredietpraktijken, kosten, productieniveaus, toekomstplannen en compensatie, wat anti-trustwetten kan overtreden. Daarom moet dergelijke benchmarking of informatie-uitwisselingen vooraf goedgekeurd worden door de juridische afdeling.

Vak- en kredietverenigingen en industriegroepen Bij vak- en kredietverenigingen en industriegroepen komen meestal bijeenkomsten met concurrenten kijken. Deze groepen moeten ervoor zorgen dat er bij alle bijeenkomsten een juridische adviseur aanwezig is om ervoor te zorgen dat concurrentiewetten nageleefd worden. Verzoek om schriftelijke goedkeuring van de juridische afdeling voordat u lid wordt van één van deze organisaties. Pas op voor onderwerpen en activiteiten met betrekking tot anti-trust. Praat nooit met andere leden over de huidige of toekomstige prijzen of marketinginspanningen van uw bedrijf. Wanneer het gesprek gaat over commercieel gevoelige onderwerpen, moet u andere leden waarschuwen en het onderwerp van het gesprek veranderen. Als dat niet helpt, verlaat dan het gesprek en zorg ervoor dat uw zorgen duidelijk gedocumenteerd worden in de notulen.

Wederzijdse handelingen Eastman’s beslissingen om goederen en diensten te kopen van een leverancier moeten onafhankelijk genomen worden van de beslissing van de leverancier om producten en diensten te kopen van Eastman.

Eastman wijdt zich toe aan het concurreren op basis van de kwaliteit van onze producten en diensten; we zullen ons nooit inlaten met oneerlijke of misleidende zakelijke praktijken en deze nooit steunen 41


Exportbeperkingen Veel overheden hebben wetten en een regelgeving die de export van goederen en technische gegevens van het ene naar het andere land reguleren. Het is het beleid van Eastman om alle toepasbare exportregels ter wereld op te volgen. Het exporteren van technische data kan op verschillende manieren plaatsvinden: •• Het bekendmaken van technische informatie aan een werknemer van één van onze niet Amerikaanse dochterondernemingen; •• Het bekendmaken van technische informatie aan een niet-Amerikaanse burger, inclusief teamleden of consultants van Eastman die geen ‘green card’ hebben; •• Het leveren van informatie aan niet Amerikaanse bedrijven of individuen. Omdat exportwetten en -regelgevingen continu veranderen, moet alle bekendmaking aan niet-Amerikaanse personen of entiteiten bekeken worden voordat het bekendgemaakt wordt. Voor vragen met betrekking tot de voorgestelde export van producten of technische data, moet u de kwestie voorleggen aan de vertegenwoordiging voor exportnaleving van de organisatie, het Office of Global Business Conduct of de juridische afdeling.

Sancties, embargo’s en anti-terrorisme Het bedrijfsbeleid verbiedt het gebruik van bedrijfsmiddelen of personeel voor het financieren of op een andere manier steunen van terroristische groepen of activiteiten. Daarnaast zijn we, als internationaal bedrijf dat gevestigd is in de Verenigde Staten, onderhevig aan Amerikaanse en andere internationale wetten met betrekking tot sancties en embargo’s. Deze wetten verbieden tevens transacties met terroristen of drugssmokkelaars en import van aangewezen buitenlandse personen die de proliferatie van massavernietigingswapens promoten. Voorgestelde handelingen met een land of entiteit die onderhevig is aan deze sancties of embargo’s moeten beoordeeld worden door de juridische afdeling om te bepalen of het voorgestelde gedrag toegestaan is onder de wet. Hieronder vallen ook deals die indirect gemaakt worden via externe zakenpartners.

42


Het witwassen van geld Het witwassen van geld is een poging om de afkomst van geld verdiend door illegale activiteiten te verbergen zodat het lijkt alsof het geld afkomstig is van legale bronnen. Eastman zal alle wetten met betrekking tot het verbod van het witwassen van geld naleven. Er is een voorafgaande beoordeling en goedkeuring vereist van het Office of Global Business Conduct vereist voor twijfelachtige transacties met betrekking tot het overschrijven van geld of geldequivalenten.

Anti-boycot Eastman zal niet deelnemen aan economische boycots die niet zijn gesanctioneerd door de Amerikaanse overheid en zal deze ook niet steunen. Als internationaal bedrijf moeten we ervoor zorgen dat we niets doen of zeggen dat gezien kan worden als deelname aan een illegale boycot. Bijvoorbeeld, wij mogen niet certificeren dat een entiteit niet op de zwarte lijst staat, of informatie leveren over de activiteit van een bedrijf met een geboycotte entiteit. Aan een boycot gerelateerde verzoeken worden vaak mondeling ontvangen of in de vorm van een contractofferte, aankooporder, verzekeringscontrole, kredietbrief, vervoersdocument of onderhandelingen voor een joint venture of samenwerking. Verzoeken om deel te nemen aan een illegale economische boycot of om deze te steunen, moeten gemeld worden aan de overheid. Wordt dit niet gedaan dan is dat een overtreding van de Amerikaanse wet. Deze wetgeving is van toepassing op de activiteiten van Eastman binnen en buiten de Verenigde Staten. Een verzoek om een boycot moet doorgestuurd worden naar de juridische afdeling.

Individuele politieke activiteiten Eastman moedigt persoonlijke deelname aan politieke activiteiten aan. Deze activiteiten moeten echter in uw eigen tijd en met uw eigen middelen worden uitgevoerd. We mogen nooit verwachten een vergoeding te krijgen voor politieke bijdragen zonder specifieke, voorafgaande goedkeuring van de Government Affairsorganisatie van Eastman en de juridische afdeling. Indien u van plan bent een openbare functie aan te nemen, dan moet u op de hoogte zijn van de toepasbare beleidsregels van het bedrijf, en de kwestie bespreken met de Government Affairs-organisatie van Eastman, uw management of Human Resources-vertegenwoordiger. Onthoud dat de naam, informatie, eigendom, tijd of andere bronnen van Eastman niet gebruikt mogen worden voor politieke activiteiten tenzij deze specifiek zijn goedgekeurd door de Government Affairsorganisatie van Eastman. Hierdoor kunnen belangenconflicten worden voorkomen en het kan ervoor zorgen dat we voldoen aan alle toepasbare wetten.

43


Politieke activiteiten van het bedrijf Bijdragen die ons bedrijf levert aan een politieke partij in welk land dan ook, moeten volgens de wet gedaan worden. Politieke bijdragen gedaan door Eastman of namens ons in de Verenigde Staten moeten de uitdrukkelijke autorisatie hebben van Eastman PAC Advisory Council. Politieke donaties die in een ander land gemaakt worden, moeten de uitdrukkelijke autorisatie hebben van de Government Affairs-organisatie van Eastman, de juridische afdeling en het Office of Global Business Conduct.

Giften aan liefdadigheid en donaties Eastman steunt donaties aan liefdadigheid die worden gegeven aan goedgekeurde organisaties en ziet dit als een manier om onze gemeenschappen en filantropische objectieven van het bedrijf te steunen. Maar als de liefdadigheid gerelateerd is aan een buitenlandse overheid, bijvoorbeeld door eigendom, moet er extra voorzichtig gehandeld worden om ervoor te zorgen dat beschuldigingen van omkoping of corruptie worden voorkomen. Daarom moeten donaties die Eastman maakt buiten de Verenigde Staten altijd goedgekeurd worden door het Office of Global Business Conduct. Donaties in de Verenigde Staten moeten voorafgaande toestemming krijgen van de Global Public Affairs and Policy-organisatie of de Eastman Chemical Company Foundation. Donaties van Eastman moeten goed genoteerd worden. We mogen natuurlijk persoonlijk doneren aan liefdadigheid, maar niet namens het bedrijf.

Overheidscontracten Er zijn complexe regels die van toepassing zijn op overheidscontracten. Deze regelgeving heeft beperkingen die aanzienlijk anders kunnen zijn dan die van toepassing op onze contracten met commerciële entiteiten. Aankoopregelingen van de overheid dekken prijzen, kostencalculatie, kwaliteitscontroles, het geven van beleefdheden en smeergeld aan overheidswerknemers, het aannemen of behouden van voormalige werknemers van de overheid, en de vertrouwelijkheid van overheidsinformatie. Vraag om advies aan de juridische afdeling wanneer u overheidscontracten evalueert.

44


” Bescherm uzelf en het milieu.” we zijn ambassadeurs van ons bedrijf en dragen daarmee zorg voor ons bedrijf, het milieu en de wereld op dit moment en voor toekomstige generaties. We geloven dat aan werk gerelateerd letsel voorkomen kan worden. We zorgen voor elkaar en hanteren letselvrije gewoonten, thuis en op het werk.

45


Het leveren van een veilige en gezonde werkomgeving Wij moeten allemaal op de hoogte zijn van de wetgeving, regelgeving en het bedrijfsbeleid inzake gezondheid, veiligheid, milieu en beveiliging die van toepassing zijn op onze verantwoordelijkheden. We moeten tevens op de hoogte zijn van de beschikbare bedrijfsmiddelen die ons kunnen helpen met deze regels. Responsible Care® is het internationale initiatief van de chemische industrie dat ontwikkeld is om te reageren op de publieke zorgen over de productie en het gebruik van chemicaliën. Via Responsible Care® stemmen Eastman en andere bedrijven die lid zijn ermee in zich in te blijven zetten voor het verbeteren van het verantwoorde beheer van chemicaliën in de industrie. Responsible Care®principes staan vermeld in het beleid Corporate Guiding HSES van Eastman.

Veiligheid Wij zijn allemaal verantwoordelijk voor veiligheid. •• Volg procedures en veiligheidsvoorschriften •• Neem de tijd om uw werk veilig uit te voeren •• Gebruik persoonlijke beschermingsuitrusting (PPE) •• Identificeer en elimineer gevaren •• Zorg voor collega’s •• Meld alle aan het werk gerelateerde letsels of ziektes

46


Welzijn van teamleden Wij maken persoonlijke keuzes om een gezonde levensstijl te promoten waar een gepaste balans tussen werk en leven deel van uitmaakt.

Schadelijke substanties Bij Eastman mogen we tijdens ons werk niet onder de invloed zijn van alcohol of drugs/medicijnen. Daarom mogen we geen illegale medicijnen in ons bezit hebben of gebruiken op het terrein van het bedrijf of terwijl we zaken doen voor het bedrijf. Onder dit verbod vallen voorgeschreven of vrij verkrijgbare medicijnen die niet gebruikt worden zoals bedoeld. Alcohol: ongeautoriseerd bezit of gebruik van alcohol op het terrein van het bedrijf is verboden. Gebruik van alcohol op het terrein of tijdens het doen van zaken voor het bedrijf is ook verboden als dit leidt tot: •• verhindering van het zakelijke oordeel of de werkprestaties van het teamlid •• het in gevaar brengen van personen. Drugs/medicijnen: het bezit, het gebruik, de verkoop, de productie of de distributie van illegale medicijnen/drugs en het misbruik, het gebruik of de verkoop van voorgeschreven medicijnen is ook niet toegestaan.

Rijden onder invloed Wanneer u rijdt in een bedrijfswagen en/of tijdens zaken voor het bedrijf, mag u naast het opvolgen van alle verkeersregels, nooit rijden onder de invloed van alcohol of drugs. Eastman beschouwt u als onder de invloed zijnde wanneer u •• een alcoholpromillage heeft van meer dan 0,08 of hoger dan de plaatselijke toegestane hoeveelheid (degene van de twee die lager is) of •• onder de invloed bent van illegale of voorgeschreven medicijnen en niet in staat bent het voertuig te besturen Als u aangehouden wordt voor een aan alcohol gerelateerde verkeersovertreding terwijl u een voertuig van Eastman of geleased voertuig bestuurt (inclusief een huurauto) dan moet u het incident melden aan het management. Als u regelmatig gebruik maakt van een door Eastman geleasede auto voor uw werk , dan moet u aan alcohol gerelateerde aanhoudingen melden, zelfs wanneer u op dat moment een ander voertuig bestuurt.

47


Geweld op de werkplek Eastman tolereert geen enkele vorm van geweld op het werk. Voorbeelden van geweld op het werk zijn fysieke aanvallen, bedreigingen, stalken en intimidatie. Indien u op de hoogte bent van kwesties of verdachte kwesties van geweldsbedreigingen op de werkplek, dan moet u uw zorgen onmiddellijk melden. Indien u denkt dat iemand in onmiddellijk gevaar verkeert, dan moet u contact opnemen met de beveiliging van het gebouw of met de bedrijfsbeveiliging.

Wapens Vuurwapens en andere wapens zijn strikt verboden op het terrein van het bedrijf (tenzij uitdrukkelijk toegestaan door de wet). Onder bedrijfsterrein valt, maar dit is niet beperkt tot het bedrijf, zowel ontwikkelde en nietontwikkelde gronden en bedrijfsgebouwen, parkeerplaatsen en voertuigen. Tijdelijk bezit van een wapen op het bedrijfsterrein kan geautoriseerd worden door senior management of een opgeleid teamlid indien het nodig is om veiligheid en beveiliging te garanderen.

Wij maken persoonlijke keuzes om een gezonde levensstijl te promoten waar een gepaste balans tussen werk en leven deel van uitmaakt.

48


Het milieu beschermen We begrijpen dat het bijdragen aan een gezond milieu gunstig is voor de gemeenschappen waarin we werken en voor het bedrijf. Daarom beoordelen we constant onze processen en blijven we deze verbeteren om de gemeenschappen waarin we leven te beschermen. Om dit te doen, voeren we periodieke risicobeoordelingen uit om persoonlijke gevaren te identificeren en daarna de gepaste voorzorgsmaatregelen te treffen om deze risico’s te minimaliseren. In deze beoordelingen beschouwen we niet alleen wetenschappelijke en economische factoren, maar ook maatschappelijke factoren om zo te zorgen voor een goede evaluatie. We werken eraan een goed voorbeeld te zijn voor de rest van onze industrie door te streven naar het naleven van milieuwetgeving, milieuregelgeving en milieunormen die op ons van toepassing zijn, waaronder de Responsible Care®principes. Elk van ons heeft een verantwoordelijkheid om praktijken die schadelijk zijn voor het milieu of die niet voldoen aan ons bedrijfsbeleid te melden.

V Tijdens het werk op de fabriek, ziet Steven en kleine chemische verontreiniging. Moet hij dit melden? Alle verontreinigingen moeten gemeld worden, ongeacht hoe klein deze zijn. Steven moet een A Ja.lid van het management onmiddellijk informeren zodat de juiste stappen genomen kunnen worden om de verontreiniging aan te pakken, om een onderzoek uit te voeren om te voorkomen dat dit nog een keer gebeurt en om te bepalen of Eastman vereist is om de verontreiniging te melden aan externe instanties.

Wij komen onze beloften na.

Het ontwikkelen van duurzaamheid van onze producten Wij zijn van mening dat het succes van ons bedrijf gebaseerd is op het balanceren van onze toewijding aan de drie pilaren van duurzaamheid: economische groei, milieubeheer en sociale verantwoordelijkheid. Wij maken het een prioriteit om onze producten zo te produceren dat ze onze milieuvoetafdruk en ons gebruik van natuurlijke bronnen op een veilige manier geminimaliseerd worden. We hebben tevens milieuvriendelijke producten en technologieën ontwikkeld die niet alleen de financiële groei van Eastman drijven, maar die tevens aanzienlijke waarde opleveren voor onze klanten en consumenten over de hele wereld.

49


Waivers Onze zakelijke gedragscode is van toepassing op alle teamleden, functionarissen en directeurs van Eastman. In het zeldzame geval dat het geven van een waiver aan een directeur of functionaris van Eastman voor een voorwaarde in de code in het beste belang van Eastman is, mag een dergelijke beslissing alleen gemaakt worden door de raad van bestuur of het auditcomité. Daarna moet dit onmiddellijk bekendgemaakt worden, zoals vereist door de wet. Alleen de Chief Compliance Officer of een door hem of haar aangewezen persoon mogen waivers geven aan andere teamleden van Eastman.

50


Bronnen Intranetsite office of global business conduct Het bedrijf heeft een intranetsite voor ethiek en naleving met aanvullende informatie over de code, beleidsregels en richtlijnen, training en andere kwesties met betrekking tot ethiek en naleving. U kunt toegang krijgen tot deze site op het intranet van het bedrijf op: http://myeastman/company/gbc/Pages/GBC.aspx

Beleid, standaard bedrijfsprocedures en richtlijnen Voor meer informatie over onderwerpen in deze code of voor informatie over aanvullende onderwerpen kunt u de beleidsregels, procedures en richtlijnen van Eastman raadplegen. U moet bekend zijn met alle bedrijfbeleidsregels die van toepassing zijn op uw werk. Bedrijfsbeleid, procedures en richtlijnen zijn beschikbaar op het intranet op: http://teams/sites/ts126/Processes%20and%20Documentation/Corporate%20Administrative%20Policies%20 and%20Standard%20Operating%20Procedures.aspx

Office of global business conduct Het Office of Global Business Conduct is beschikbaar voor het beantwoorden van vragen over de code of bedrijfsbeleid of voor het bespreken van zorgen die u mogelijk hebt over potentiële schendingen van de code. Voor contact met het Global Business Conduct Office: Telefoon: 1.423.229.5552

E-mail:

[email protected]

Fax: 1.423.229.8643 Postadres: Office of Global Business Conduct Eastman Chemical Company PO Box 431 Kingsport, TN 37662, Verenigde Staten

Eastman business conduct hulplijn en website (Meldingen zijn vertrouwelijk en kunnen indien toegestaan door de wet anoniem gemaakt worden): •• Gratis melden binnen de Verenigde Staten en Canada: Bel: +1.800.455.5622. •• Gratis melden vanaf locaties buiten de Verenigde Staten en Canada: Bel de AT&T USA Direct Access Code dat beschikbaar is op AT&T Access Codes; en bel daarna 800.455.5622 of 1.800.455.5622. •• Het gesprek zal in het Engels beantwoord worden. Om uw gesprek te voeren in een andere taal: »» Meld uw taal om te verzoeken om een tolk. »» Het kan 1-3 minuten duren voordat er een tolk beschikbaar is. »» Blijf aan de lijn. •• TOEGANG TOT WEBSITE: www.eastman.ethicspoint.com

51


Office of Global Business Conduct Eastman Chemical Company PO Box 431 Kingsport, TN 37662

© Eastman Chemical Company 2015

Zakelijke gedragscode

Recommend Documents