GEDRAGSCODE Onze waarden beleven Zorg
•
Internationaal teamwork
•
Aanhoudende verbetering
De hoogste ethische normen handhaven
EEN BOODSCHAP VAN ONZE PRESIDENT, VOORZITTER EN CEO
C
olgate-Palmolive Company toont al meer dan 200 jaar een aanhoudende inzet voor onze diep gekoesterde waarden en principes aan. Wij doen dit door integer en eerlijk zaken te doen. Onze waarden passen wij toe in onze acties door te leiden met respect. Het is met trots dat ik stil kan staan bij het 25-jarige bestaan van de gedragscode van ons bedrijf. Sinds de introductie in 1987 is onze gedragscode een leidraad geweest voor ons, met een reeks principes die een weergave zijn van de waarden van Colgate en de vastgestelde normen die van toepassing zijn op ons ethisch gedrag. Om te zorgen dat onze gedragscode gelijke tred houdt met de veranderingen in de wereld en in onze markten, wordt de code regelmatig herzien, bijgewerkt en heruitgegeven. Onze gedragscode blijft daarom relevant en volledig. De gebeurtenissen in de zakenwereld zijn nog nooit zo uitdagend of complex geweest en tonen duidelijk het vitale belang aan om ethisch, wettelijk en maatschappelijk verantwoord zaken te doen. Als een echte multinational die actief is in talloze landen overal ter wereld, moeten wij allen ervoor zorgen dat ons gedrag en onze beslissingen beantwoorden aan onze idealen en waarden, zoals vermeld in onze gedragscode. Wij nemen allemaal en elke dag beslissingen met mogelijke financiële of ethische implicaties of gevolgen voor mensen en de samenleving. Als lid van de Colgate-familie is het belangrijk dat u onze gedragscode leest, begrijpt en altijd naleeft. De code plaatst de nadruk op de persoonlijke verantwoordelijkheid van ieder van ons om integer te handelen en de hoogste ethische normen te handhaven. Het is echter niet genoeg dat wij weten dat er een gedragscode bestaat. Als medewerkers van de Colgate-groep promoten wij ethisch gedrag in woord en daad. Wij nemen verantwoordelijkheid voor onze acties en beslissingen. Gedrag dat tegenstrijdig is met onze gedragscode of andere beleidsregels van Colgate, maken wij kenbaar en bespreekbaar. De reputatie van Colgate is in de handen van ons allemaal. Bij voorbaat mijn dank voor uw voortdurende inzet voor onze gezamenlijke waarden en uw ethisch leiderschap, die essentieel zijn voor ons voortdurende zakelijke succes.
Ian Cook President, voorzitter en CEO
Onze waarden beleven Door onze Colgate-waarden van zorg, wereldwijd teamwork en voortdurende verbetering waar te maken, creëren wij een cultuur waar mensen handelen als een team en samenwerken aan gemeenschappelijke doeleinden. De drie fundamentele waarden van Colgate maken deel uit van alles wat wij doen.
Zorgzaamheid. Het bedrijf geeft om mensen: de medewerkers, klanten, aandeelhouders, consumenten, leveranciers en zakelijke partners van Colgate. Colgate zet zich in om te handelen met medeleven, integriteit, eerlijkheid en hoge ethiek in alle situaties, om met respect te luisteren naar anderen en om verschillen te waarderen. Het bedrijf zet zich ook in voor de bescherming van het milieu en onze aarde, de verbetering van de gemeenschappen waar medewerkersmedewerkers van Colgate wonen en werken, en de naleving van alle overheidswetten en -regels.
Internationale Samenwerking Alle medewerkers van Colgate zijn leden van een internationaal team en werken met elkaar samen in alle landen en overal ter wereld. Alleen als wij onze ideeën, technologieën en talenten delen, kan het bedrijf rendabel blijven groeien.
Voortdurende verbetering Medewerkers van Colgate werken hard om dagelijks beter te worden in wat zij doen, zowel individueel als in teamverband. Door meer inzicht in de verwachtingen van de consument en de klant te krijgen en door aanhoudend te werken aan de vernieuwing en verbetering van producten, diensten en processen zal Colgate ‘de beste worden’. De marktconcurrentie wordt elke dag heviger. Op deze markt zijn de Colgate-waarden de basis voor ons persoonlijk succes, het succes van het team en het bedrijf. Enkel als wij anderen respecteren en de Colgate-waarden waarmaken, kunnen wij hopen dat wij voortreffelijke resultaten zullen realiseren als bedrijf.
2
GEDRAGSCODE
Leiden met respect Door te 'leiden met respect' zetten medewerkers van Colgate de waarden van het bedrijf in daden om. Door te 'leiden met respect' creëren wij een omgeving waar men zich onbelemmerd voelt om suggesties en ideeën aan te dragen, en bijdragen te leveren aan de organisatie. Door te 'leiden met respect' creëren wij een omgeving waar mensen oprecht om elkaar geven en samenwerken om zo hun vol potentieel te bereiken. De principes van 'leiden met respect' zijn:
Communicatie Druk uw ideeën duidelijk en eenvoudig uit. Luister naar anderen. Creëer een omgeving waar mensen onbelemmerd hun mening kunnen uiten. Bevorder een tijdige en ononderbroken stroom van informatie naar en van anderen.
Feedback geven en vragen Ontwikkel alle Colgate-medewerkers door opbouwende, specifieke feedback te geven en te vragen. Geef richting en help mensen om op de goede weg te blijven. Motiveer tot positieve veranderingen en inspireer tot het leveren van uitzonderlijk werk.
Unieke bijdragen waarderen Waardeer en erken de bijdragen en het goede werk van anderen. Respecteer individualiteit. Betrek anderen bij het nemen van beslissingen en het vaststellen van prioriteiten. Mensen waarderen voor hun individuele verschillen is de sleutel voor nieuw en blijvend succes in zaken, nu en in de toekomst.
Teamwork promoten Zorg ervoor dat men zich inzet voor gemeenschappelijke doelen. Los conflicten op een positieve wijze op.
Het voorbeeld geven Geef een positief voorbeeld voor ethisch zakendoen, omgaan met stress en het creëren van een aangename en evenwichtige werkomgeving.
Colgate-Palmolive Company
3
DE GEDRAGSCODE VAN COLGATE-PALMOLIVE
INHOUDSOPGAVE De gedragscode. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 Onze relatie met elkaar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 Onze relatie met het bedrijf. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 Onze relatie met onze raad van bestuur. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 Onze relatie met externe bedrijven . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 Onze relatie met consumenten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 Onze relatie met de overheid en de wet. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 Onze relatie met de gemeenschap. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 Onze relatie met het milieu. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 Onze relatie met aandeelhouders. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 Verantwoordelijkheid voor naleving . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 Advies vragen en problemen melden. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 Index van onderwerpen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 Veelgestelde vragen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
DE GEDRAGSCODE Onze Colgate-gedragscode dient als leidraad voor onze dagelijkse zakelijke interacties en weerspiegelt onze norm voor gepast gedrag en onze bedrijfswaarden. De code maakt ons duidelijk kenbaar dat de manier waarop wij resultaat als bedrijf verwezenlijken, net zo belangrijk is als het verwezenlijken van deze resultaten. De Colgate-gedragscode geldt voor alle Colgate-medewerkers, inclusief bestuurders, directeuren en alle medewerkers van het bedrijf en haar dochterbedrijven in de hele wereld. Verkopers en leveranciers zijn ook onderworpen aan deze vereisten, aangezien naleving van de code een voorwaarde is om zaken te doen met Colgate. Het belangrijkste is dat elke werknemer er verantwoordelijk voor is om integriteit en leiderschap aan te tonen door te voldoen aan de voorwaarden van de gedragscode, de richtlijnen voor wereldwijde bedrijfspraktijken, de beleidslijnen van het bedrijf en alle van toepassing zijnde wetten. Door ethiek en integriteit volledig te integreren in onze lopende bedrijfsrelaties en in de besluitvorming tonen wij aan dat wij een cultuur aanhangen die de hoogste ethische normen bevordert. Naleving van de code is het gemakkelijkst als u uw gezond verstand gebruikt en advies vraagt als er vragen opkomen. Wij zijn allen verantwoordelijk voor de beslissingen die wij nemen, en voor naleving van de code. Als u er niet zeker van bent, stel dan de volgende vragen voordat u een specifieke actie onderneemt: • Heb ik toestemming om dit te doen? • Geef ik het goede voorbeeld? • Is de actie de juiste keuze? • Is de actie wettelijk en overeenkomstig de waarden van Colgate, de principes van 'leiden met respect', de gedragscode, de richtlijnen voor zakelijke praktijken en andere beleidsregels van het bedrijf? • Zou ik deze actie met trots melden aan iemand voor wie ik respect heb? • Zal de actie de reputatie van Colgate als ethisch bedrijf bevorderen? • Demonstreer ik de hoogste ethische normen ? Als het antwoord op een van deze vragen NEE is, of als u vragen of twijfels hebt over de interpretatie of toepassing van de gedragscode of een verbonden norm, beleidslijn of procedure van Colgate, bespreek de situatie dan met uw manager, de afdeling Personeelszaken, onze internationale juridische organisatie of de afdeling Global Ethics and Compliance. Men zal geen negatieve actie ondernemen tegen iemand die een klacht indient over een vermoede overtreding van de gedragscode, de overtreding meldt of deelneemt aan of helpt bij het onderzoek ervan, tenzij men vaststelt dat de bewering of informatie opzettelijk vals was. Colgate zal de vertrouwelijkheid van alle klachten zo goed mogelijk bewaren. De code is op internet geplaatst en is vertaald in verschillende talen. Colgate eist dat alle medewerkers van Colgate de code lezen, begrijpen en naleven. Naleving vindt echter niet vanzelf plaats. Naleving eist een inzet van ieder van ons. Om deze inzet te versterken, is er voor medewerkers van Colgate overal ter wereld jaarlijks een cursus over de code en een certificering.
Colgate-Palmolive Company
5
ONZE RELATIE
MET ELKAAR
Onze handelingen met elkaar dienen gebaseerd te worden op wederzijds vertrouwen en wederzijdse toewijding. Wij zijn verantwoordelijk voor het behandelen van elkaar met respect en eerbied. Wij streven ernaar om succesvolle werkrelaties te hebben. Bij Colgate zijn wij trots op de grote persoonlijke inzet van onze mensen en de voortreffelijke resultaten van die inzet. Dit niveau van toewijding is echter alleen mogelijk in een klimaat van vertrouwen, open en eerlijke communicatie en respect. Al uw interacties met uw collega’s, de medewerkers die aan u rapporteren en uw leidinggevenden moeten plaatsvinden als partners, waarbij het gedrag van iedere persoon wordt geleid door de allesoverheersende inzet voor het handhaven van de hoogste ethische normen. Uw relatie met de mensen met wie u werkt, dient als lid van een winnend team te zijn. Mensen die werken in harmonie en gericht zijn op een reeks gemeenschappelijke doelen, zijn de drijvende kracht achter ons bedrijf. Opdat deze dynamische teamrelatie zou werken, moet iedereen zijn of haar verantwoordelijkheden opnemen en zekerheid hebben dat anderen dat ook doen. Dit betekent de nodige steun geven aan anderen, op elk niveau, om het werk gedaan te krijgen. Niemand en geen enkele businessunit mag zijn eigen prioriteiten boven die van het bedrijf stellen. Uw relatie met de mensen met wie u werkt of die onder uw toezicht staan, moet ethiek en naleving bevorderen. U doet dit door een voorbeeld te zijn van fatsoen, eerlijkheid en integriteit. Als leider bent u verantwoordelijk voor het duidelijk definiëren van prestatienormen en het scheppen van een omgeving die teamwork en ethisch gedrag bevordert.
Wij bevorderen open en eerlijke communicatie. Moedig creatief en innovatief denken aan. Als u een supervisor bent, behandel ondergeschikten dan als individuele personen en geef hen de nodige vrijheid om hun werk te doen. Geef suggesties voor verbetering van de prestaties. Uw relatie met uw supervisor dient er een van wederzijds respect en vertrouwen te zijn. U en uw supervisor zijn een team met een gedeeld doel: het verwezenlijken van de doelen die voor uw unit door het bedrijf zijn vastgesteld. U bent net zo verantwoordelijk als uw supervisor om ervoor te zorgen dat de communicatie tussen u open en eerlijk is. Neem zo vaak mogelijk het initiatief. Wees innovatief bij het oplossen van problemen. Uw medewerking en creativiteit zijn essentieel voor het bereiken van de doelen van uw unit en het bedrijf.
Wij waarderen Colgate-medewerkers als ons grootste kapitaal. De inzet van Colgate om te zorgen voor haar medewerkers, manifesteert zich op de werkplek via een aantal verschillende programma’s bedoeld ter bevordering en beloning van individuele en teamverwezenlijkingen. U wordt aangemoedigd om u zoveel mogelijk te ontwikkelen en zinvolle bijdragen te leveren aan het succes van het bedrijf. Uiteindelijk zijn het de inspanningen van onze talentvolle en vakbekwame medewerkers in de hele wereld die het succes van ons bedrijf mogelijk maken. Dit betekent specifiek voor de arbeidsrelaties:
6
GEDRAGSCODE
• Het is het beleid, de praktijk en de wens van Colgate om aan alle gekwalificeerde personen gelijke arbeidskansen te bieden. Het bedrijf zal in haar arbeidsvoorwaarden geen enkele werknemer of sollicitant discrimineren op basis van ras, huidkleur, godsdienst, geslacht, seksuele identiteit, geboorteland, etniciteit, leeftijd, seksuele geaardheid, handicap, burgerlijke staat, militaire status of een andere wettelijk beschermde karakteristiek. Dit is, zonder beperking, onder meer van toepassing bij rekrutering, het aannemen, promotie, overplaatsing, het salarispakket, opleiding, demotie of ontslag. • Wij maken geen gebruik van kinderarbeid. Kinderarbeid wordt gedefinieerd als de arbeid van een persoon die jonger is dan de door de wet in het betreffende rechtsgebied toegestane minimumleeftijd. Wij zullen echter nooit iemand in dienst nemen die jonger is dan zestien (16) jaar. • Wij hebben een inclusieve werkomgeving. Voortreffelijkheid verwezenlijken wij door medewerkers van alle achtergronden aan te trekken en te behouden. • Wij bieden opleiding, cursussen en promotiekansen die de ontwikkeling en vooruitgang van de loopbaan mogelijk maken voor alle Colgate-medewerkers. • Onze prestatiebeoordelingen komen met openhartige en nauwkeurige feedback. Dit proces bevordert commentaar en discussie in twee richtingen en omvat het nazicht van beoordelingen op hogere managementniveaus. • Wij betalen voor prestaties en erkennen en belonen bijdragen van individuele medewerkers en teams die de gewone taken van hun functie overtreffen met programma’s, zoals het ‘You Can Make a Difference Award Program’ van de voorzitter. • Intimidatie van seksuele of andere aard van Colgate-medewerkers door andere personen op de werkplek of bij het uitvoeren van zaken van het bedrijf is verboden.
V: A:
Een van mijn collega's heeft een ongepaste mop ge-e-maild naar mij en enkele andere collega's. Ik vond de mop beledigend, maar ik weet niet of ik met mijn collega daarover moet praten. Wij streven naar een professionele werkomgeving bij Colgate-Palmolive waar alle Colgate-medewerkers worden behandeld met respect en waardigheid. Beledigend of ongepast gedrag is daarom niet aanvaardbaar. Als u liever niet direct praat met uw collega, neem dan voor hulp contact op met uw manager, de afdeling Personeelszaken of Global Ethics and Compliance.
• Wij streven ernaar vriendjespolitiek of de schijn ervan op de werkplek te vermijden, in overeenstemming met de door het bedrijf aangenomen beleidslijnen en procedures. • Wij streven ernaar om mogelijke gevaren in de werkomgeving te elimineren, en om alle toepasselijke wetten en normen inzake veiligheid en gezondheid op de werkplek na te leven. • Wij helpen om een veilige, gezonde en productieve werkomgeving te handhaven voor alle Colgatemedewerkers en anderen door: – het verbieden van het bezit, gebruik, de verkoop of overdracht van illegale drugs of aan drugs verbonden zaken op de terreinen van het bedrijf of tijdens de werkuren; – het verbieden om voor het bedrijf zaken te doen als men dronken is; – het verbieden van het bezit of gebruik van wapens/vuurwapens of ammunitie op de terreinen van het bedrijf of tijdens het zakendoen voor Colgate, conform de plaatselijke wetgeving. Het bezit van een wapen kan toegestaan zijn voor bewakingspersoneel, wanneer wordt bepaald dat dit noodzakelijk is voor de veiligheid en bescherming van de medewerkers van het bedrijf; – het verbieden van daden die men zou kunnen opvatten als gewelddadig, bedreigend, vernederend of intimiderend; en – het verplichten om elk geval van drugs- of alcoholgebruik, geweld of onwettige wapendracht onmiddellijk te melden aan het management.
Colgate-Palmolive Company
7
ONZE RELATIE
MET HET BEDRIJF
Als Colgate-medewerkers streven wij ernaar om alle beleidslijnen van Colgate te volgen, terwijl wij ons best doen om de prestaties van het bedrijf te verbeteren. Wij erkennen het vertrouwen dat in ons wordt gesteld, en wij handelen met integriteit en eerlijkheid in alle situaties om dat vertrouwen te behouden. Wij vermijden belangenverstrengeling en andere situaties die schadelijk kunnen zijn voor het bedrijf. Wij vermijden belangenverstrengeling. Uw oordeel is een van uw waardevolste eigenschappen. U moet alle activiteiten, belangen en betrokkenheid vermijden die uw onafhankelijke oordeel in het beste belang van het bedrijf kunnen aantasten. Belangenverstrengeling kan in veel situaties voorkomen. Het is onmogelijk om hier elk mogelijk geval te behandelen. Het zal ook niet altijd gemakkelijk zijn om een onderscheid te maken tussen juiste en ongepaste activiteiten. Als u twijfels hebt, raadpleeg dan uw manager, Personeelszaken of onze internationale juridische organisatie voordat u actie onderneemt. De volgende richtlijnen gelden voor de meest voorkomende situaties met mogelijke belangenverstrengeling:
Beleggingen Beleg niet als de belegging uw zakelijke beslissingen zou kunnen beïnvloeden. Het beleid van het bedrijf verbiedt dat Colgate-medewerkers aandelen bezitten of een eigendomsbelang hebben in een bedrijf dat concurreert of zakendoet met Colgate. Dit verbod geldt niet voor de eigendom van een klein aantal aandelen (in het algemeen minder dan 1%) van een beursgenoteerd bedrijf, mits die belegging niet zo financieel substantieel is dat de schijn van belangenverstrengeling ontstaat. Als u mogelijk verboden beleggingen hebt van de tijd voordat u bij Colgate bent komen werken, moet u dit melden aan onze internationale juridische organisatie.
Familie Informeer uw manager en verkrijg goedkeuring van het hoofd van uw afdeling of functie en onze internationale juridische organisatie, voordat u namens Colgate zakendoet met een bedrijf waarin u een belang hebt of een naast familielid een belang heeft, zodat uw of hun acties u voordeel zouden kunnen opleveren.
Ander werk Werk niet voor een concurrent van Colgate, terwijl u voor Colgate werkt. Doe ook geen werk voor en geef geen hulp aan derden (distributeur, klant of leverancier), als dit uw prestaties of oordeel op het werk nadelig zou kunnen beïnvloeden. Gebruik geen werktijd, middelen, materiaal, merken of logo's van het bedrijf voor extern werk dat niet verbonden is aan uw functie bij Colgate, zonder goedkeuring van het hoofd van uw afdeling of functie.
Privé Hoewel wij weten dat Colgate-medewerkers vrij kunnen omgaan met personen die zij ontmoeten in de werkomgeving, en wij dit recht respecteren, moeten wij ons gezond verstand gebruiken om ervoor te zorgen dat die relaties geen negatieve invloed hebben op onze werkprestaties, ons vermogen om toezicht te houden op anderen, of de werkomgeving. 8
GEDRAGSCODE
Elk gedrag op de werkplek dat voortvloeit uit een romantische relatie of vriendschap tussen medewerkers kan ongepast zijn als het gedrag een ongemakkelijke werkomgeving voor anderen schept. Vriendjespolitiek of het nemen van zakelijke beslissingen gebaseerd op emoties, trouw of vriendschap in plaats van het beste belang van het bedrijf is verboden. Personen met een persoonlijke relatie of vriendschap dienen tact, gezond verstand en gevoeligheid te gebruiken. Houd rekening met het feit dat een ander gezinslid kan werken in een capaciteit die belangenverstrengeling kan doen ontstaan of daarvan de schijn heeft. Vraag in een dergelijke situatie uw manager, Personeelszaken of onze internationale juridische organisatie om raad.
Raden van bestuur U moet de goedkeuring hebben van de CEO en het hoofd van de juridische afdeling/de algemeen juridisch adviseur, voordat u een zetel accepteert in een raad van bestuur of een soortgelijk orgaan voor een extern bedrijf of een overheidsinstantie. Een zetel in de raad van bestuur van een beroepsorganisatie of een werkverbonden non-profitorganisatie moet vooraf worden goedgekeurd door het hoofd van uw afdeling of functie.
Andere overwegingen Wij streven naar een positieve werkomgeving die een weergave is van de waarden van ons bedrijf en sterke werkrelaties bevordert. Terwijl belangenverstrengeling vaak ontstaat bij onze omgang met derden, kan belangenverstrengeling of de schijn ervan ook ontstaan bij onze omgang met elkaar in het bedrijf. Managers moeten bijzonder waakzaam blijven en moeten situaties voorkomen die anderen kunnen opvatten als vriendjespolitiek of mogelijke belangenverstrengeling. U moet elk geval van werkelijke of mogelijke belangenverstrengeling onmiddellijk melden aan uw manager, zodat de situatie goed kan worden onderzocht en beoordeeld. Het bedrijf zal met u samenwerken om de situatie aan te pakken en de juiste oplossing vast te stellen.
V: A:
Mijn manager heeft mij onlangs goedkeuring gegeven voor een tweede baan als vastgoedmakelaar om wat extra te verdienen. Mag ik de telefoon op mijn bureau gebruiken om mijn klanten op te bellen, of de fotokopiemachine gebruiken om informatie over vastgoed dat te koop is, te kopiëren tijdens de werktijd? Nee. U bent van plan om eigendom van het bedrijf te gebruiken voor zuiver persoonlijk gewin. Het gebruik is niet verbonden aan zaken van het bedrijf en kan worden gezien als afleiding van uw functieverbonden verantwoordelijkheden. Hoewel periodiek gebruik van eigendom van het bedrijf voor persoonlijke doeleinden toegestaan is, moet het beperkt blijven en mag het u niet hinderen bij de verantwoordelijkheden van uw functie.
Wij beschermen de handelsgeheimen en vertrouwelijke informatie van het bedrijf. De handelsgeheimen, andere vertrouwelijke informatie en veel van de interne gegevens van Colgate zijn waardevolle activa. Bescherming van deze activa en hun geheimhouding zijn essentieel voor onze aanhoudende groei en ons concurrentievermogen. Een handelsgeheim is informatie gebruikt voor de zaken van Colgate dat niet algemeen bekend is of niet gemakkelijk kan worden ontdekt, en waarvoor inspanningen zijn ondernomen voor de geheimhouding ervan. Andere vertrouwelijke informatie moet echter eveneens worden beschermd. De handelsgeheimen en andere vertrouwelijke informatie van Colgate kunnen bestaan uit formules, ontwerpen, toestellen of informatie gebruikt voor onze zaken en die Colgate de mogelijkheid bieden om concurrentievoordeel te verwezenlijken. De handelsgeheimen en andere vertrouwelijke informatie van Colgate zijn niet altijd van technische aard. Ze kunnen ook zakelijk onderzoek, plannen voor nieuwe producten, strategische doelen, elk type van marketing- of verkoopmateriaal of -informatie, alle nietgepubliceerde financiële of prijsinformatie, lijsten van medewerkers, klanten en leveranciers en informatie over specificaties, voorkeuren, zakelijke gebruiken en plannen van klanten betreffen. Hoewel niet volledig, geeft deze lijst de uitgebreide verscheidenheid aan van informatie die moet worden beschermd. Handelsgeheimen en andere vertrouwelijke informatie hoeven niet octrooieerbaar te zijn, maar mogen niet bekend zijn bij het algemene publiek. Colgate-Palmolive Company
9
Uw verplichtingen verbonden aan de handelsgeheimen en andere vertrouwelijke informatie van Colgate zijn: • Het is verboden om deze informatie door te geven aan andere medewerkers van Colgate of aan derden, behalve indien zij de informatie ‘moeten weten’ (‘need to know’) of ‘moeten gebruiken’ (‘need to use’). In deze gevallen moet bij de informatie het niveau van geheimhouding worden vermeld en moeten andere aangewezen mechanismen voor gegevensbescherming worden gebruikt, zoals wachtwoorden of versleuteling. Deze informatie mag op geen enkele andere wijze worden bekendgemaakt. • Betrek geen derden bij de behandeling van deze informatie, als u niet eerst de beveiliging en informatietechnologiecontroles van derden grondig hebt bestudeerd. • Plaats of bespreek deze informatie niet op algemeen toegankelijke websites of sites van sociale media. • Gebruik deze informatie niet voor uw eigen voordeel of het voordeel van onbevoegden buiten Colgate. • Neem alle redelijke maatregelen ter bescherming van de handelsgeheimen en vertrouwelijke informatie van Colgate conform de richtlijnen voor zakelijke praktijken van het bedrijf. Bij uw ontslag bij Colgate blijft u verplicht om de handelsgeheimen en andere vertrouwelijke informatie van Colgate te beschermen, totdat de informatie algemeen bekend is of Colgate de informatie niet langer beschouwt als handelsgeheim of vertrouwelijk. Vergeet ook niet dat correspondentie, gedrukt materiaal, elektronische informatie, documenten of documenten van welke soort dan ook, specifieke kennis van processen, procedures, speciale wijzen van Colgate om dingen te doen – al dan niet vertrouwelijk – allen eigendom zijn van het bedrijf en bij Colgate moeten blijven. Persoonlijke bekwaamheden verkregen of verbeterd op het werk behoren natuurlijk toe aan de persoon die het bedrijf verlaat. Voor vragen of informatie al dan niet vertrouwelijk of een handelsgeheim is, moet u contact opnemen met onze internationale juridische organisatie.
Wij beschermen persoonsgegevens Wij respecteren het recht op de privacy van onze medewerkers, klanten, leveranciers en andere personen met wie Colgate een zakelijke relatie heeft. Het beleid van Colgate eist dat persoonsgegevens van medewerkers, consumenten, klanten, leveranciers en andere natuurlijke personen uitsluitend worden verzameld, verwerkt, gebruikt en bewaard indien nodig en conform het recht van het land waar wij zakendoen. Hiertoe behoren ook de wetten inzake verzameling en gebruik van persoonsgegevens van minderjarigen. Ons beleid eist dat wij alle redelijke maatregelen nemen om deze gegevens te beschermen. Medewerkers van Colgate kunnen binnen hun dienstverband bepaalde persoonsgegevens aan het bedrijf verstrekken, zoals hun privéadres, e-mailadressen, informatie over de familie voor secundaire voorwaarden en andere persoonsgegevens. Wij gebruiken deze gegevens uitsluitend voor de doeleinden waarvoor ze aan ons zijn gegeven, tenzij de werknemer instemt met ander gebruik en dit noodzakelijk is voor een zakelijke reden en in overeenstemming is met de lokale wetgeving. Ook consumenten kunnen bij hun interactie met Colgate persoonsgegevens, zoals hun naam, adres en e-mailadres, aan het bedrijf verstrekken, bijvoorbeeld in een verzoek voor productinformatie of bij deelname aan door het bedrijf gesponsorde wedstrijden. Wij gebruiken deze gegevens uitsluitend voor de doeleinden waarvoor ze aan ons zijn gegeven, tenzij de consument instemt met ander gebruik en dit noodzakelijk is voor onze documentatie. Krachtens ons beleid delen wij persoonsgegevens van consumenten niet met derden, tenzij dit nodig is om aan onze consumenten diensten te verlenen en dit in overeenstemming is met de toepasselijke wetten en regels. Klanten, leveranciers en andere personen kunnen binnen hun zakelijke relatie met Colgate persoonsgegevens verstrekken aan het bedrijf, zoals hun naam, telefoon- en faxnummers, adres en e-mailadressen. Wij gebruiken deze gegevens uitsluitend voor de doeleinden waarvoor ze aan ons zijn gegeven, en mits dit noodzakelijk is voor onze documentatie. Krachtens ons beleid delen wij persoonsgegevens van klanten, leveranciers en andere personen niet met derden, tenzij dit nodig is binnen de zakelijke relatie en dit in overeenstemming is met de toepasselijke wetten en regels. 10
GEDRAGSCODE
Wetten inzake de privacy van consumenten worden regelmatig opgesteld en gewijzigd. Wij bewaken de ontwikkeling van privacywetten en -normen en kunnen van tijd tot tijd specifieke beleidslijnen ontwikkelen in het licht ervan. Neem voor meer informatie over de bescherming van persoonsgegevens contact op met onze internationale juridische organisatie.
Wij houden ons aan beleidslijnen betreffende verzoeken van de pers en de media. Vragen naar financiële of zakelijke informatie over Colgate van de media, pers, financiële gemeenschap of het publiek dienen te worden verwezen naar de vicepresident Bedrijfscommunicatie of de vicepresident Relaties met beleggers. Vragen naar informatie of andere contacten van de Amerikaanse beurscommissie (SEC), de beurs van New York (NYSE) of andere toezichthouders en overheden waar ook ter wereld moeten worden verwezen naar onze internationale juridische organisatie. Het is essentieel dat niemand zelf reageert op dergelijke verzoeken of contactpogingen, omdat elk onjuist of onnauwkeurig antwoord, zelfs een ontkenning of afwijzing van informatie, nadelige publiciteit tot gevolg kan hebben en op andere wijze ernstige gevolgen kan hebben voor de juridische positie van het bedrijf. Dit beleid geldt niet voor verzoeken naar algemeen beschikbare financiële informatie, zoals jaar- en kwartaalverslagen of promotionele publiciteitsactiviteiten van het bedrijf. Verzoeken voor een interview met iemand van Colgate over het bedrijf of de zaken van het bedrijf en/ of de publicatie van persberichten en/of verklaringen van het bedrijf moeten van te voren nagezien en goedgekeurd worden door de vicepresident Bedrijfscommunicatie of de vicepresident Relaties met beleggers. Interviews waarvoor het bedrijf het initiatief neemt, moeten op dezelfde wijze worden goedgekeurd voordat ze worden afgesproken met de media. Zie, voor nadere informatie over de richtlijnen voor het handhaven van vertrouwelijke informatie van het bedrijf: ‘Colgate-Palmolive Guidelines on Securities Trading and Confidentiality of Information’ (ColgatePalmolive richtlijnen voor effectenhandel en vertrouwelijkheid van informatie) en ‘Colgate-Palmolive Guidelines on Preserving Company Proprietary Information and Respecting the Proprietary Information of Others’ (Colgate-Palmolive richtlijnen voor het bewaren van eigendomsrechtelijk beschermde informatie van het bedrijf en het respecteren van eigendomsrechtelijk beschermde informatie van anderen) bij de richtlijnen voor zakelijke praktijken van het bedrijf.
Wij houden betrouwbare gegevens en verslagen bij. Gegevens over de financiële positie en de resultaten van ons bedrijf moeten worden geboekt in overeenstemming met de wettelijke vereisten en de algemeen aanvaarde principes voor boekhoudkundige waardering (GAAP). Het beleid van het bedrijf en de wet vereisen dat Colgate boeken, bescheiden en rekeningen bijhoudt die nauwkeurig en eerlijk de aard van de bedrijfstransacties en de verkoop van de activa van het bedrijf weerspiegelen. De integriteit van de boekhouding en financiële bescheiden van het bedrijf is gebaseerd op de nauwkeurigheid en volledigheid van de basisinformatie van de posten in de boeken en rekeningen van het bedrijf. Iedereen die betrokken is bij het opstellen, verwerken en boeken van deze informatie, is verantwoordelijk voor de integriteit ervan. Elke boekhoudkundige of financiële boeking dient exact de beschrijving van de onderliggende informatie te weerspiegelen. Informatie mag niet worden verborgen voor (of door) het management of voor de interne auditors of registeraccountants van het bedrijf. Namens het bedrijf mogen geen betalingen worden goedgekeurd of uitgevoerd met de bedoeling of kennis dat een deel van de betaling zal worden gebruikt voor een ander doel dan beschreven in de documenten van de betaling. Het is verboden om onjuiste of misleidende gegevens te boeken of te documenteren in het bedrijf, ongeacht de reden. Het is verboden om fondsen, activa of rekeningen van het bedrijf op te zetten, te verwerven of te onderhouden voor welk doel ook tenzij de fondsen, activa of rekeningen juist tot uiting komen in de boekhouding en bescheiden van het bedrijf. Fondsen of activa van het bedrijf mogen niet worden gebruikt voor onwettige of ongeoorloofde doeleinden. Managers en anderen die verantwoordelijk Colgate-Palmolive Company
11
zijn voor het opstellen van financiële informatie, dienen ervoor te zorgen dat de financiële beleidslijnen van Colgate worden gevolgd. Omzet en kosten moeten tijdig en juist worden geboekt. Activa en passiva dienen juist te worden geboekt en te worden gewaardeerd. Daarnaast moet iedereen met verantwoordelijkheid voor of betrokkenheid bij het indienen van documenten van Colgate bij de Amerikaanse beurscommissie (SEC) en van andere documenten vereist door het toepasselijk recht, of andere communicatie met de zakelijke of financiële gemeenschap ervoor zorgen dat die documenten en communicatie volledige, eerlijke, nauwkeurige, tijdige en begrijpelijke informatie bevatten. Als u een mogelijke omissie, vervalsing of onjuistheid vaststelt in de boekhouding of financiële boekingen, in de basisdocumentatie van deze posten of in de beurscommissieverslagen of andere communicatie van Colgate, of een tekortkoming in de interne controles, moet u deze informatie onmiddellijk melden aan uw manager of onze internationale juridische organisatie. U kunt hiervoor ook anoniem en vertrouwelijk contact opnemen met de afdeling Global Ethics and Compliance.
V: A:
Wat doe ik als men mij vraagt om het boeken van bepaalde kosten uit te stellen tot de volgende periode? Iemand heeft mij bijvoorbeeld uitgelegd dat 'wij niets fout doen, als wij de kosten boeken in dit boekjaar'. Is dat juist? Nee. Het boeken van kosten opzettelijk uitstellen is misleidend, onaanvaardbaar en mogelijk onwettelijk. Elke zakelijke en financiële transactie, hoe onbelangrijk ook, moet juist en eerlijk worden geboekt. Vervalsing van een document of van gegevens van een bedrijf is een ernstige misdaad en kan leiden tot ontslag.
Wij beschermen de bedrijfsmiddelen van Colgate. De activa, gebouwen of diensten van het bedrijf moeten uitsluitend worden gebruikt voor wettige, behoorlijke en goedgekeurde doeleinden. Diefstal van geld, eigendom of diensten is strikt verboden. De apparatuur, systemen, gebouwen, bedrijfscreditcards en voorraad van Colgate moeten uitsluitend worden gebruikt voor het uitvoeren van de zaken van Colgate of voor doeleinden die door het management zijn goedgekeurd. U bent niet alleen persoonlijk verantwoordelijk voor de bescherming van aan u toevertrouwde eigendom van Colgate, maar u moet ook helpen bij de bescherming van de activa van het bedrijf in het algemeen. U dient waakzaam te zijn in situaties of bij voorvallen die zouden kunnen leiden tot het verlies, misbruik of de diefstal van bezittingen van het bedrijf. U moet alle dergelijke situaties melden aan uw manager of de beveiligingsafdeling van het bedrijf, zodra ze onder uw aandacht komen. Alleen bepaalde directeuren en andere bepaalde medewerkers bij het hoger management hebben de bevoegdheid om toezeggingen te doen die de activa van het bedrijf beïnvloeden. Het is verboden om toezeggingen te doen met invloed op de activa van het bedrijf, tenzij u de juiste bevoegdheid hebt. Voor verduidelijking van uw bevoegdheid of die van een ander om namens het bedrijf toezeggingen te doen, neemt u contact op met de financiële directeur van uw unit of afdeling.
Ons gebruik van informatietechnologiemiddelen en sociale media is verantwoord. Wij moeten de informatietechnologiemiddelen van Colgate en sociale media verantwoord gebruiken overeenkomstig de code en alle andere richtlijnen van het bedrijf, inclusief de richtlijnen voor zakelijke praktijken van het bedrijf en/of richtlijnen voor gebruik van informatietechnologiemiddelen en sociale media. Informatietechnologiemiddelen van Colgate zijn alle huidige en toekomstige apparatuur, software en diensten die gegevens verzamelen, opslaan, doorgeven en bewerken in eigendom van, geleased of verstrekt door Colgate. Informatietechnologiemiddelen van Colgate zijn ook de persoonlijke hardware, software of diensten van medewerkers of derden indien ze worden gebruikt voor toegang tot of interactie met de informatietechnologiemiddelen van Colgate.
12
GEDRAGSCODE
Informatietechnologiemiddelen van Colgate en sociale media moeten respectvol en professioneel worden gebruikt voor de zakelijke doeleinden van Colgate, met uitzondering van beperkt en geoorloofd persoonlijk gebruik. Gebruik voor de volgende doeleinden is altijd verboden: • intimiderende, discriminerende, offensieve, lasterlijke, frauduleuze of bedreigende boodschappen, inclusief offensieve boodschappen over ras, godsdienst, geboorteland, etniciteit, huidkleur, geslacht, seksuele identiteit, leeftijd, nationaliteit, militaire status, burgerlijke staat, handicap of een andere wettelijk beschermde eigenheid; • ongeoorloofde verspreiding van vertrouwelijke informatie of handelsgeheimen van Colgate of verboden discussies over de zaken of interne processen van het bedrijf op een externe website; • het veroorzaken of toestaan van inbreuken op de veiligheid of onderbrekingen van netwerkcommunicatie, en/of het niet-geoorloofd onthullen van uw gebruikers-ID of wachtwoord aan anderen of anderen toestaan uw gebruikers-ID of wachtwoord te gebruiken; • elk ander gebruik dat verboden is in de richtlijnen voor zakelijke praktijken van het bedrijf of de richtlijnen voor gebruik van informatietechnologiemiddelen en sociale media. Behalve indien beperkt door het toepasselijk recht, behoudt Colgate zich het recht voor om in de aangewezen omstandigheden, naar goeddunken van het bedrijf en conform toepasselijke wetten, alle informatietechnologiemiddelen van het bedrijf te bewaken, te openen en te controleren. Het recht van het bedrijf om al haar informatietechnologiemiddelen te bewaken, te openen en te controleren, geldt voor zakelijke en voor persoonlijke informatie die wordt aangemaakt, opgeslagen of verzonden met de informatietechnologiemiddelen van het bedrijf. Het geldt ook voor websites van sociale media die men via deze middelen bezoekt. Medewerkers moeten geen privacy verwachten voor deze zakelijke of persoonlijke informatie. Colgate behoudt zich het recht voor om toegang tot of het gebruik van haar informatietechnologiemiddelen te beperken of te beëindigen voor iedere gebruiker, ongeacht de reden en met of zonder voorafgaande waarschuwing, behalve indien dit bij wet verboden is.
V:
Ik lees vaak blogs om mij thuis te ontspannen. Vorige week las ik commentaar van een voormalige medewerker met een zeer negatieve beschrijving van zijn ervaring bij ons bedrijf. Ik was daar erg van onder de indruk. Mag ik op dit commentaar reageren?
A:
U mag niet reageren op dit commentaar namens het bedrijf. Het is wel toegestaan om persoonlijk te reageren, mits u de richtlijnen van het bedrijf voor gebruik van informatietechnologiemiddelen en sociale media niet schendt en geen vertrouwelijke of eigendomsrechtelijk beschermde informatie bekend maakt. Het is ook ten sterkste aanbevolen om dit onder de aandacht te brengen van uw manager of Personeelszaken.
V: A:
Mij dochter en ik gebruiken soms mijn laptop van het bedrijf om op internet te gaan. Mijn dochter heeft mij gevraagd of zij en een vriend dit weekend mijn computer mogen gebruiken terwijl ik niet thuis ben. Mag ik haar mijn inlognaam en wachtwoord gegeven? Nee. Inloginformatie en wachtwoorden helpen bij de beveiliging van onze informatietechnologiemiddelen. Het is verboden om deze informatie te delen met anderen. Het is ook af te raden om inloginformatie of wachtwoorden aan uw computer te bevestigen of ze in uw computertas te bewaren. Daarnaast beschermt u gegevens van het bedrijf beter tegen toegang door onbevoegden, als u regelmatig uw wachtwoord wijzigt. Familieleden mogen uw laptop van het bedrijf niet gebruiken voor persoonlijke doeleinden.
Colgate-Palmolive Company
13
ONZE RELATIE MET
ONZE RAAD VAN BESTUUR
Wij hebben het geluk dat wij een groep van buitengewone personen hebben in de raad van bestuur van het bedrijf. Zij geven het advies, de begeleiding en leiding die vitaal zijn voor ons aanhoudend succes. Met hun gezamenlijke ervaring in zaken, onderwijs en openbare dienstverlening, internationale ervaring, diploma's, moreel en ethisch karakter en diversiteit houden de leden van onze raad van bestuur effectief toezicht op de activiteiten van het bedrijf. Onze raad van bestuur is onafhankelijk, ervaren en divers. Onafhankelijkheid bevordert integriteit en rekenschap. Het is het beleid van Colgate om de raad van bestuur samen te stellen met hoofzakelijk externe, onafhankelijke leden. Alle bestuurders die zetelen in de comités van de raad voor toezicht op zaken van financiële controle, salarissen en vennootschappelijk bestuur, zijn onafhankelijk. Er zijn geen met elkaar verbonden zetels als bestuurder. Het is het beleid van het bedrijf dat geen van de onafhankelijke bestuurders wordt vergoed door het bedrijf voor consulting, juridisch advies of een andere reden buiten het honorarium van bestuurder.
Wij bevorderen directe en open communicatie met de raad van bestuur. Zowel binnen als buiten de vergaderzaal hebben de bestuurders van Colgate veelvuldig en direct contact met het management van het bedrijf. Topmanagers wonen regelmatig de vergaderingen van de raad van bestuur bij en nemen deel aan informelere sessies. Samen nemen zij actief deel aan openhartige discussies over allerhande bedrijfskwesties. Tussen geplande vergaderingen door worden bestuurders vaak uitgenodigd om contact op te nemen met senior managers voor vragen en suggesties. Zij doen dat ook vaak. De resulterende sfeer van openheid en openhartigheid weerspiegelt de algemene bedrijfscultuur van Colgate en helpt de raad van bestuur om een actieve rol te spelen bij de ontwikkeling en begeleiding van de bedrijfsstrategie van het bedrijf.
Wij zetten ons in voor voortreffelijk vennootschappelijk bestuur (corporate governance). De raad van bestuur van Colgate was leidinggevend bij de ondersteuning van initiatieven voor corporate governance. Colgate was een van de eerste bedrijven in de sector om formeel een gedragscode aan te nemen voor toepassing bij alle zakelijke transacties, en om charters op te stellen voor de raad van bestuur en zijn comités. In de afgelopen twintig jaar heeft Colgate uitstekende praktijken voor corporate governance aangenomen, die voortdurend worden verbeterd en verfijnd. De raad van bestuur van Colgate is de spil bij deze beleidslijnen en heeft de sterke overtuiging dat goed vennootschappelijk bestuur ons zakelijk succes op de lange termijn inspireert en enorm helpt. Een uitgebreide bespreking van het programma voor vennootschappelijk bestuur van Colgate vindt u bij ‘Colgate-Palmolive Company Board Guidelines on Significant Corporate Governance Issues’ (richtlijnen van de raad van bestuur van Colgate-Palmolive voor belangrijke zaken van corporate governance) op de website van het bedrijf.
14
GEDRAGSCODE
ONZE RELATIE MET
EXTERNE BEDRIJVEN
Ieder van ons is verantwoordelijk voor de perceptie die leveranciers en klanten van ons hebben. Het is essentieel dat wij onze reputatie van eerlijkheid en het billijk omgaan met deze groepen handhaven. Wij gaan ethisch om met leveranciers en klanten. Ons doel bij onze inkoopactiviteiten is om ervoor te zorgen dat wij doorlopende en betrouwbare bronnen voor voorraden hebben. Eerlijk omgaan met klanten en leveranciers is essentieel voor gezonde, duurzame relaties. Wij zien onze leveranciers derhalve als partners en verwachten dat zij een redelijke winst maken. Wij overwegen alle potentiële leveranciers eerlijk en uniform. Beslissingen worden gebaseerd op objectieve criteria, zoals prijs en kwaliteit en de betrouwbaarheid en integriteit van de leverancier. Het geven of ontvangen van steekpenningen, smeergeld of soortgelijke betalingen van welke aard ook is verboden. Wij verlenen geen persoonlijke gunsten aan klanten wat betreft prijzen, promotionele kortingen, marketinghulp of iets dergelijks. Wij behandelen alle klanten op dezelfde zakelijke basis. Transacties met klanten en leveranciers worden besproken in het gedeelte van deze code over onze verantwoordelijkheden conform het mededingingsrecht en de antitrustwetten. De gedragscode voor leveranciers van Colgate staat in verschillende talen op de website van het bedrijf in het gedeelte voor leveranciers met de titel 'Samenwerken met ons'.
Wij geven geen ongepaste geschenken en accepteren die ook niet. Het is onaanvaardbaar om geschenken, betalingen of andere persoonlijke voordelen te geven of te ontvangen om invloed uit te oefenen op een zakelijke beslissing. Ook de schijn ervan moet u vermijden. Als u van plan bent om een geschenk, betaling of ander voordeel te geven of te ontvangen met meer dan een nominale waarde (USD 50,00), moet u contact opnemen met de internationale juridische organisatie of de afdeling Global Ethics and Compliance voor goedkeuring voordat u dit doet. Vergeet ook niet dat u slechts eenmaal per kalenderjaar een geschenk met een nominale waarde van eenzelfde bron mag accepteren. Als het bedrijf in verlegenheid zou komen als u een geschenk van meer dan een nominale waarde niet zou aannemen, moet u de aanvaarding van het geschenk melden aan de internationale juridische organisatie die zal helpen bij het bepalen van de juiste beslissing. Regel of aanvaard ook geen geschenk, betaling of ander voordeel van meer dan een nominale waarde namens een naast familielid van iemand met wie het bedrijf een zakelijke relatie heeft of een zakelijke relatie wil aangaan. Volg deze regel: aanvaard nooit een geschenk of dienst als dit u compromitteert of daarvan de schijn heeft. Dit omvat niet de occasionele zakenlunch, die dan later ook kan worden aangeboden, of geschenken van een zuiver nominale waarde. U moet weten dat er speciale regels zijn die gelden voor het juiste gedrag in de omgang met federale, staats-, plaatselijke of buitenlandse overheden die verschillen van de regels voor de omgang met privébedrijven. In het algemeen mag u geen geschenken, bonussen of iets van waarde aanbieden of geven aan overheidsmedewerkers, met inbegrip van maaltijden of reizen, tenzij dit vooraf is goedgekeurd door de internationale juridische organisatie. Leveranciers en verkopers van Colgate moeten altijd worden geïnformeerd over de verplichting dat zij de code moeten naleven als zij met ons werken, en dat zij ons als klant kunnen verliezen als zij dit niet doen. Daarnaast moeten wij het beleid van klanten en leveranciers volgen, mits het niet tegenstrijdig is aan ons beleid. Colgate-Palmolive Company
15
V: A:
Een van de taken van mijn functie is het regelen van talloze businessmeetings, zakenreizen en conferenties. Een hotel waar ik vaak kamers reserveer, heeft mij een gratis weekend aangeboden voor mijn trouwdag. Dit is zeer attent. Mag ik erop ingaan? Nee. Dit aanbod aanvaarden zou het voor u moeilijk maken om onpartijdig te lijken als u in de toekomst hotelkamers zult boeken. Zelfs de schijn van belangenverstrengeling moet u vermijden. U moet het aanbod daarom beleefd afwijzen.
Wij respecteren de handelsgeheimen en vertrouwelijke informatie van anderen. Het is het beleid van Colgate om niet bewust de geldige en afdwingbare intellectuele eigendomsrechten van anderen te schenden. Het is ook het beleid van het bedrijf om de handelsgeheimen of andere eigendomsrechtelijk beschermde informatie van anderen te respecteren. Dit is in het bijzonder belangrijk als u kennis hebt van handelsgeheimen en eigendomsrechtelijk beschermde informatie van een ex-werkgever. Voor vragen op dit vlak moet u de internationale juridische organisatie raadplegen. Als iemand van buiten het bedrijf u benadert met een uitvinding, ontdekking of idee, is het belangrijk om het bedrijf te beschermen tegen toekomstige rechtszaken voor inbreuk of monetaire vorderingen. Dit geldt in het bijzonder als onze eigen inspanningen of die van onze consultants eerder hebben geleid tot dezelfde uitvinding, ontdekking of idee die wij willen toepassen op een product van het bedrijf. Sta buitenstaanders niet toe om u gegevens te verstrekken over hun uitvinding, ontdekking of nieuwe idee. Verwijs alle ongevraagde ideeën, zonder ze te bekijken, naar de afdeling Consumer Affairs van uw locatie voor behandeling in overeenstemming met de procedures van het bedrijf. Nadere informatie over de bescherming van de informatie van anderen kunt u lezen in ‘Colgate-Palmolive Guidelines on Preserving Company Proprietary Information and Respecting the Proprietary Information of Others’ (Colgate-Palmolive richtlijnen voor het bewaren van eigendomsrechtelijk beschermde informatie van het bedrijf en het respecteren van de eigendomsrechtelijk beschermde informatie van anderen) in de richtlijnen voor zakelijke praktijken van het bedrijf.
V: A:
16
Ik ben onlangs bij Colgate begonnen en kwam van een concurrent. Ik dacht dat het voor mijn nieuwe team nuttig zou zijn als ik een samenvattend document zou opstellen met alles wat ik mij herinner van de bedrijfsplannen en -strategieën van mijn voormalige werkgever. Is het juist om dit te doen? Het zou zeer onethisch en mogelijk onwettelijk zijn als u de vertrouwelijke of eigendomsrechtelijk beschermde informatie van uw voormalige werkgever zou delen. Niet-openbaargemaakte informatie waartoe u toegang had als medewerker van een concurrent, mag u niet verspreiden. Indien men u dit zou vragen, moet u de situatie onmiddellijk melden aan de manager op één niveau boven dat van u, aan Personeelszaken, de internationale juridische organisatie of aan Global Ethics and Compliance.
GEDRAGSCODE
ONZE RELATIE
MET CONSUMENTEN
Onze reputatie is gebouwd op de kwaliteit en veiligheid van onze producten. Onze inzet voor kwaliteit en veiligheid is essentieel voor de voortdurende groei en succes van ons bedrijf. Wij stellen de hoogste normen voor onze producten. Wij zetten ons in om ervoor te zorgen dat consumenten de producten van Colgate kunnen vertrouwen voor hun betrouwbaarheid, kwaliteit en superieure prestatie. Naast onze dienstverlening aan miljarden mensen op markten waar wij zakendoen, moeten wij er constant naar streven om onze producten op de meest efficiënte manier te produceren, zodat ze betaalbaar zijn voor het grootste aantal consumenten. Producten die door Colgate worden verkocht, moeten niet alleen aan alle veiligheidsnormen voldoen die bij de wet zijn vastgesteld, maar ook aan onze vaak strengere bedrijfsnormen. Wij nemen deel aan programma’s om consumenten onmiddellijk te helpen als geknoei, misbruik of vervalsing van producten wordt vermoed. De gezondheid, veiligheid en het welzijn van de consument is uiterst belangrijk voor ons. Als Colgatemedewerker is het uw verantwoordelijkheid om onmiddellijk alle problemen die u ziet in verband met productkwaliteit, te melden aan de leider van uw businessunit.
Wij zijn ontvankelijk voor consumenten. Aangezien wij zakendoen in consumentenproducten, hangt ons succes af van de tevredenheid, het vertrouwen en de goodwill van consumenten. Wij kunnen het best onze doelen bereiken en aan de behoeften van consumenten voldoen door een consequent, eerlijk en gevoelig programma van consumentencommunicatie te volgen. Wij weten hoe belangrijk het is om te anticiperen en in te spelen op de behoeften en voorkeuren van de consument voor onze producten. Wij geloven ook dat de meningen, problemen en verzoeken om informatie van consumenten die aan het bedrijf worden gecommuniceerd over onze producten, belangrijke informatiebronnen zijn. De behoeften van consumenten veranderen voortdurend. Daarom moeten wij voortdurend luisteren naar wat mensen willen, en onze creativiteit gebruiken om aan die veranderende behoeften te voldoen. Wanneer een consument ontevredenheid uit, pakken wij het probleem onmiddellijk, vriendelijk en eerlijk aan. Wij doen al het redelijke om de goodwill van de consument te behouden of terug te krijgen, en ervoor te zorgen dat de consument Colgate-producten blijft kopen.
Onze reclame is nauwkeurig. Een van de belangrijkste facetten van onze activiteiten is reclame. Reclame dient creatief en concurrerend te zijn, maar tegelijkertijd ook eerlijk en nauwkeurig, niet misleidend en altijd conform de toepasselijke wetgeving. Onze reclame moet ook stereotypering van personen vermijden op basis van factoren zoals ras, geloofsovertuiging, geboorteland, etniciteit, huidkleur, geslacht, geslachtsidentiteit, leeftijd, nationaliteit, seksuele gerichtheid, militaire status, burgerlijke staat, handicap of een andere door de wet beschermde eigenheid. Reclame creëert meer dan alleen maar productimago. Reclame bouwt onze reputatie van betrouwbaarheid en zekerheid op.
Colgate-Palmolive Company
17
Daarnaast zijn wij voorzichtig in de keuze van de media waarin onze advertenties verschijnen. Wij staan niet toe dat onze advertenties verschijnen in televisieprogramma’s of andere media die ongegrond of buitensporig gebruikmaken van geweld of seks, asociaal zijn of een nadelige invloed hebben op de reputatie of de producten van het bedrijf. Wij nemen normen van commerciële eerlijkheid in acht bij het bedenken, gebruiken en selecteren van reclame, handelsmerken en ontwerpen, zodat onze producten succesvol zijn op grond van hun kwaliteit en onze reputatie, niet door nabootsing of gebruik van de goodwill van concurrenten. Commerciële eerlijkheid vereist: • strikte naleving van plaatselijke wettelijke vereisten inzake schending van handelsmerken en oneerlijke concurrentie; • het niet kopiëren van bekende handelsmerken, slagzinnen, reclamethema’s en illustraties gebruikt door multinationals en regionale concurrenten buiten uw gebied. Zie voor meer gegevens over de reclamerichtlijnen van het bedrijf ‘Colgate-Palmolive Advertising Guidelines’ (reclamerichtlijnen) en ‘Colgate-Palmolive Advertising Placement Policy Statement’ (beleidsverklaring inzake reclameplaatsing) in de richtlijnen voor zakelijke praktijken van het bedrijf.
18
GEDRAGSCODE
ONZE RELATIE MET
DE OVERHEID EN DE WET
Wij gehoorzamen alle wetten waaraan de activiteiten van Colgate onderworpen zijn. Het is zelfs zo dat ons beleid meer eist dan naleving van de letter van de wet, door de geest van de wet na te leven. Raadpleeg altijd de internationale juridische organisatie als u twijfels hebt. Wij leven de mededingings-/antitrustwetten na. Het is het beleid van Colgate dat alle medewerkers de mededingingswetten (antitrustwetten genoemd in de VS) naleven van elk land, elke staat en elk gebied waar Colgate zakendoet. Het doel van mededingingswetten is om het concurrentieproces te beschermen ten voordele van consumenten. Mededingingswetten zorgen ervoor dat bedrijven met elkaar concurreren om te verkopen door lagere prijzen, vernieuwende producten en betere diensten aan te bieden, niet door de marktkrachten van vraag en aanbod te verstoren. Mededingingswetten beschermen bedrijven ook tegen uitbuitende of oneerlijke handelingen van bedrijven met een dominerende positie, zodat het concurrentieveld voor iedereen open en eerlijk is. Colgate steunt de doelen van de mededingingswetten. Wij geloven dat ons bedrijf het best presteert op de vrije markt. Bijna elk land heeft mededingingswetten. Het is uw verantwoordelijkheid om de wetten te begrijpen waar wij zakendoen, en om zo nodig hulp te vragen aan de juridische adviseur van uw businessunit of de internationale juridische organisatie. U moet de letter en de geest naleven van de toepasselijke wetten. Mededingingswetten in de hele wereld verbieden overeenkomsten tussen bestaande of mogelijke concurrenten die de concurrentie schaden. De sleutel tot naleving is onafhankelijkheid. Colgate moet onafhankelijk handelen in haar zakelijke activiteiten – prijsstellingen, kortingen, promoties, koop- en verkoopwaarden, selectie van klanten, distributeurs en leveranciers en de keuze van het productieen verkoopvolume. Het is belangrijk dat u niet vergeet dat een onwettige overeenkomst niet formeel geschreven of zelfs schriftelijk hoeft te zijn. Het kan een mondelinge overeenkomst zijn of een overeenkomst afgeleid in de loop van zakelijk gedrag of commentaar in documenten. Een overeenkomst hoeft niet met succes te zijn geïmplementeerd om onwettig te zijn. De mededingingswetten leggen ook bepaalde beperkingen op aan relaties met klanten en distributeurs. In de meeste landen is elke poging om klanten of distributeurs te beperken in hun vrijheid bij het vaststellen van prijzen of verkoopsvoorwaarden, of om ongerechtvaardigde beperkingen te plaatsen op hun recht om onafhankelijk te werken, een schending van de mededingingswetten. De gevolgen voor Colgate en haar medewerkers van niet-naleving van mededingingswetten zijn uitermate ernstig. Overtreding van sommige mededingingswetten kan leiden tot boeten en gevangenisstraffen voor de betrokken personen en zelfs zwaardere boeten voor het bedrijf. Zelfs zonder een strafrechtelijke vervolging, kunnen nog altijd civielrechtelijke rechtszaken worden aangespannen voor de betaling van schade en advocatenhonoraria. Raadpleeg altijd de internationale juridische organisatie als u twijfelt of een overwogen actie tot problemen kan leiden met de mededingingswetten. Zie voor nadere informatie over mededingings-/antitrustkwesties ‘Colgate-Palmolive International Competition Guidelines’ (richtlijnen voor internationale concurrentie) bij de richtlijnen voor zakelijke praktijken van het bedrijf.
Colgate-Palmolive Company
19
V: A:
Een zakelijke relatie heeft mij verteld over een bijeenkomst die wordt georganiseerd door een van onze rechtstreekse concurrenten tijdens een conferentie van tandartsen. Ik zou deze vergadering willen bijwonen, maar ik ben bang dat men mij niet zal toelaten omdat ik een werknemer van een concurrent ben. Mag ik deelnemen zonder mijn identiteit bekend te maken? Nee. Het is nooit correct om uw identiteit te verhullen en zo informatie te verkrijgen over een concurrent. Raadpleeg onze internationale juridische organisatie, voordat u een ontmoeting met een concurrent bijwoont, aangezien dergelijke ontmoetingen gevolgen kunnen hebben op basis van de antitrustwetten.
Wij leven de effectenwetten na. Het kan gebeuren dat u beschikt over informatie over Colgate of andere beursgenoteerde bedrijven waarmee Colgate zakendoet of onderhandelt, die niet bekend is bij het publiek ('niet-publiek'). Voorbeelden zijn financiële of bedrijfsresultaten, mogelijke overnamen, desinvesteringen of financieringen, marketingplannen of introducties van nieuwe producten. Informatie wordt als niet-publiek beschouwd totdat de gegevens bekend zijn bij het algemene publiek, d.w.z. de informatie is algemeen verspreid en er is voldoende tijd verstreken zodat de beurzen de informatie hebben kunnen verwerken. Als deze niet-publieke informatie ‘materieel’ is, spreken wij van koersgevoelige informatie. Het is informatie die een verstandige belegger zou overwegen bij het nemen van beleggingsbeslissingen. De effectenwetten en het bedrijfsbeleid bepalen het volgende voor koersgevoelige informatie: • U mag niet voor eigen rekening of voor rekening van een ander handelen in aandelen, obligaties of andere effecten van het bedrijf (Colgate of een ander) verbonden aan de koersgevoelige informatie. • U mag anderen niet aanmoedigen of ertoe aanzetten om op basis van de koersgevoelige informatie te handelen in aandelen, obligaties of andere effecten van deze bedrijven. • U mag koersgevoelige informatie niet bekendmaken bij personen buiten Colgate. • Koersgevoelige informatie mag u niet bespreken met personen binnen Colgate, tenzij zij deze informatie moeten weten. Colgate-medewerkers met kennis van niet-publieke informatie over Colgate moeten zeer omzichtig zijn bij de geheimhouding ervan. Zij mogen niet handelen in aandelen, obligaties of andere effecten van Colgate of in aandelen, obligaties of andere effecten van elk ander betrokken bedrijf, voordat de niet-publieke informatie aan het publiek is bekendgemaakt en gedurende een redelijke periode daarna. Dit verbod geldt ook voor de uitoefening van aandelenopties en beslissingen om te beleggen in aandelen van Colgate in het kader van regelingen voor secundaire voorwaarden, of om die aandelen te verkopen. Als u bij Colgate weggaat, blijft uw verplichting bestaan om de vertrouwelijkheid van dergelijke nietpublieke informatie te handhaven, totdat de informatie bekend is bij het algemene publiek. Als u een vraag hebt of informatie koersgevoelig is of voldoende bekend is bij het publiek, moet u contact opnemen met onze internationale juridische organisatie. Handel niet in de betrokken effecten en maak de informatie niet bekend, totdat men u heeft geïnformeerd dat de informatie niet meer koersgevoelig is of bekend is bij het publiek en door het publiek is verwerkt.
V: A: 20
Ik weet dat ik geen aandelen van het bedrijf mag kopen als ik beschik over voorkennis. Mag ik dan een familielid of een vriend de raad geven om aandelen te kopen? Nee. Dit zou een schending zijn van de wetten inzake handel met voorkennis, net zo als u de aandelen zelf zou hebben gekocht. Ook de persoon aan wie u het advies hebt gegeven, kan de wet schenden als deze persoon wist dat uw advies op voorkennis was gebaseerd.
GEDRAGSCODE
Wij geven geen politieke bijdragen. Fondsen of activa van het bedrijf mogen niet worden gebruikt voor bijdragen aan een politieke partij of kandidaat, federaal, staats- of plaatselijk, in de Verenigde Staten of in een ander land. Een politieke bijdrage is zowel een directe bijdrage (d.w.z. geld) als een bijdrage in natura. Bijdragen in natura omvatten de aankoop van tickets voor fondsenwerving, het bijdragen van producten, vrijwilligerswerk door Colgate-medewerkers binnen de gewone kantooruren en het gebruik van Colgate-gebouwen voor fondsenwerving of politieke doeleinden. Als u een vraag hebt over een bijdrage in natura, neem dan contact op met onze internationale juridische organisatie. Het is het bedrijf verboden om medewerkers of personen verbonden aan het bedrijf (waaronder externe lobbyisten) direct of indirect, in welke vorm ook, te vergoeden voor een geplande of verstrekte politieke bijdrage, of om die terug te betalen. Het staat individuele Colgate-medewerkers vrij om persoonlijke bijdragen te geven aan kandidaten of partijen van hun keuze. Een persoonlijke bijdrage is de verantwoordelijkheid en komt ten laste van de individuele persoon. Colgate aanvaardt geen verantwoordelijkheid of verplichting voor een persoonlijke bijdrage. Bovendien mag een persoonlijke bijdrage niet worden gegeven met de bedoeling om Colgate of een van haar werkbedrijven te helpen om zaken te verkrijgen of te behouden. Zoals de meeste multinationals, is Colgate lid van een aantal handels- en sectorassociaties in de Verenigde Staten en betaalt daarvoor lidmaatschap. Om ervoor te zorgen dat deze handelsassociaties het lidmaatschap betaald door Colgate niet gebruiken voor politieke bijdragen, informeert de Chief Ethics and Compliance Officer van Colgate elk jaar de handelsassociaties in de VS over ons beleid op het verbod van dergelijke bijdragen en eist dat elke handelsassociatie deelneemt aan een jaarlijks certificeringsproces. Meer gegevens vindt u in ons beleid inzake politieke bijdragen bij Governance (vennootschappelijk bestuur) op de website www.ColgatePalmolive.com.
Wij gaan ethisch om met anderen. Het beleid van het bedrijf bepaalt dat medewerkers van Colgate alle toepasselijke wetten tegen corruptie overal ter wereld moeten naleven, en dat zij niet mogen betrokken zijn bij omkoping. Daarom is het verboden om te proberen het oordeel of gedrag te beïnvloeden van derden met wie u misschien zaken zult doen voor het bedrijf, via de belofte van een geschenk of andere voordelen, of door deze derden op een andere onwettige wijze te proberen te beïnvloeden. Daarnaast kunnen bepaalde wetten inzake lobbyen van het bedrijf en/of haar medewerkers eisen om een medewerker van Colgate te registreren en aan te geven als lobbyist, als de medewerker met een overheidswerknemer communiceert met het doel van beïnvloeding van de wetgeving of bepaalde andere officiële acties. Als u betrokken bent bij dergelijke activiteiten, moet u onze internationale juridische organisatie daarvan op de hoogte stellen. De inzet van Colgate om wettig en ethisch met overheden om te gaan, is wereldwijd van toepassing. Het beleid van het bedrijf, de Amerikaanse Foreign Corrupt Practices Act (wetgeving tegen omkoping in het buitenland) en soortgelijke anticorruptiewetten overal ter wereld, verbieden het onze medewerkers of hun tussenpersonen om geld of iets van waarde te geven of aan te bieden – al dan niet in contant geld of direct of indirect via anderen – aan een buitenlandse functionaris (d.w.z. een werknemer van een buitenlandse overheid, buitenlandse politieke partij of partijfunctionaris of kandidaat voor een openbaar ambt buiten de VS), om die functionaris aan te sporen invloed uit te oefenen op een overheidswet of -beslissing, of om het bedrijf te helpen zaken te verkrijgen of te behouden. Om ervoor te zorgen dat u deze norm niet overtreedt, verbiedt het beleid van het bedrijf dat, behalve voor wettelijk voorgeschreven kosten (bijvoorbeeld vereiste kosten voor vergunningen of licenties), betalingen, ontspanningsmogelijkheden, geschenken of andere zaken van waarde worden gegeven aan buitenlandse functionarissen, direct of indirect, tenzij vooraf goedgekeurd door onze internationale juridische organisatie als wettelijk krachtens het recht van de VS of andere toepasselijke wetten. Wees altijd direct en eerlijk in uw transacties en communicaties met overheidsmedewerkers. Alle verklaringen aan overheidswerknemers (mondeling of schriftelijk) die willens en wetens vals zijn, en in het bijzonder alle valse verklaringen onder ede, kunnen het bedrijf en de medewerkers blootstellen aan aanzienlijke straffen. Colgate-Palmolive Company
21
U moet niet vergeten dat naast de overduidelijke en traditionele overheidswerknemers, in bepaalde landen ook universiteitsprofessoren, onderwijzend personeel, tandartsen, veeartsen, artsen en medewerkers van de openbare media overheidswerknemers zijn. Zie voor meer gedetailleerd advies inzake de beleidslijnen van het bedrijf op deze gebieden ‘ColgatePalmolive Guidelines on the U.S. Foreign Corrupt Practices Act’ (richtlijnen inzake de Amerikaanse wetgeving tegen omkoping in het buitenland) en ‘Colgate-Palmolive Guidelines on Business Relationships with Government Entities' (richtlijnen inzake zakelijke relaties met overheidsinstellingen) bij de richtlijnen voor zakelijke praktijken van het bedrijf.
V: A:
Ik begrijp dat er wetten zijn tegen omkoping van overheidsfunctionarissen. Verbiedt de wet ook omkoping van personen die geen overheidsfunctionarissen zijn? Er zijn anticorruptiewetten die omkoping verbieden bij commerciële partijen in de privésector (d.w.z. commerciële omkoping). Deze wetten zijn net zo belangrijk en worden net zo streng gehandhaafd als de wetten die de omkoping van overheidsfunctionarissen en -werknemers verbieden. Vergeet nooit dat het beleid van het bedrijf en de lokale wetgeving de omkoping van wie dan ook verbieden bij zakendoen namens het bedrijf, ongeacht of de persoon een overheidsfunctionaris is of in de private sector werkt.
Ons documentatiebeheer is zoals wettelijk bepaald. Wij leven alle wetten en voorschriften na verbonden aan het documentatiebeheer van het bedrijf (voor fysieke documenten en elektronische gegevens). Als u informatie hebt of hebt verkregen over het bestaan van een dagvaarding, rechtszaak of een komend overheidsonderzoek, moet u onmiddellijk contact opnemen met onze internationale juridische organisatie. In een dergelijk geval moet u alle documenten bewaren die te maken kunnen hebben met de dagvaarding, relevant zijn voor de rechtszaak of die verband houden met het onderzoek, ongeacht de vereisten van het Record Retention Program (programma voor documentatiebeheer). Het is verboden om deze documenten te vernietigen of te wijzigen, aangezien niet-toegestane vernietiging van documenten ernstige gevolgen kan hebben, ook civielrechtelijk en/of strafrechtelijk, voor het bedrijf en voor u persoonlijk. Als u vragen hebt of een document te maken heeft met een onderzoek, rechtszaak of een dagvaarding, neem dan contact op met onze internationale juridische organisatie, voordat u het document weggooit.
V: A:
Hoe bepaal ik hoelang ik documenten van het bedrijf moet bewaren, en wanneer ik ze kan weggooien? Raadpleeg de intranetsite over documentatiebeheer van het bedrijf op OurColgate.com > C-P Sites > Legal and Regulatory, of neem contact op met uw lokale coördinator voor documentatiebeheer (indien van toepassing).
Wij leven de internationale handelsvoorschriften na. Bij de binnenlandse en buitenlandse activiteiten leeft het bedrijf alle toepasselijke wetten na – in het bijzonder de Amerikaanse wetten – inzake import, export en het doen van zaken met niet-Amerikaanse rechtspersonen. Deze wetten bevatten beperkingen op de soorten producten die in de Verenigde Staten mogen worden ingevoerd, en de manier waarop. Ze verbieden ook de uitvoer naar, en de meeste andere transacties met bepaalde landen. Medewerking met of deelname aan buitenlandse boycots van landen die niet door de Verenigde Staten worden geboycot, is verboden. Colgate-medewerkers moeten de activiteiten van het bedrijf zo uitvoeren, dat ze de wetten van de landen waar zij werkzaam zijn, ten volle naleven. Het is echter mogelijk dat de wetten van een land tegenstrijdig zijn met die van de Verenigde Staten of het beleid van het bedrijf. Als u informatie hebt over een dergelijke tegenstrijdigheid, moet u uw manager op de hoogte stellen en onze internationale juridische organisatie raadplegen. Zie voor meer gedetailleerde begeleiding inzake deze wetten en de landen waarop ze betrekking hebben, de ‘Colgate-Palmolive International Business Activities Guidelines’ (richtlijnen inzake internationale bedrijfsactiviteiten) bij de richtlijnen voor zakelijke praktijken van het bedrijf.
22
GEDRAGSCODE
ONZE RELATIE
MET DE SAMENLEVING
Het bedrijf wil bijdragen leveren aan de internationale gemeenschap. Wij zijn een burger van elke locatie waar wij actief zijn. Net als natuurlijke personen, hebben wij een burgerlijke verantwoordelijkheid om gezondheid, onderwijs en welzijn van de gemeenschap te steunen. Wij doen mee aan plaatselijke charitatieve initiatieven en vrijwilligerswerk. Het is ons doel om in de hele wereld mee te werken aan projecten die de ontwikkeling en het welzijn van de plaatselijke gemeenschap bevorderen. Dergelijke projecten omvatten deelname aan charitatieve inzamelingen en het opnemen van onze verantwoordelijkheid bij de hulp aan armen, gewonden en daklozen in tijden van nationale rampen. Onze primaire focus is gericht op jonge mensen, in het bijzonder het onderwijs van jonge mensen. Colgate gelooft dat vandaag investeren in kinderen ons allen morgen ten goede zal komen. Daarom sponsort het bedrijf leesprogramma’s, mentorinitiatieven, sportwedstrijden en andere jeugdactiviteiten in de hele wereld. Deze inspanningen bevorderen bij de jeugd een geest van competitie en succes. Het bedrijf moedigt haar medewerkers ook aan om in hun privétijd mee te doen aan lokale charitatieve activiteiten van hun keuze.
Wij werken samen met overheden op gebieden die van invloed zijn op onze zaken. Ons bedrijf is een echt wereldbedrijf en verkoopt producten in meer dan 200 landen en territoria. Het is ons beleid om samen te werken met plaatselijke en nationale overheden. Van tijd tot tijd kunnen er zaken ontstaan die onze activiteiten beïnvloeden. Na zorgvuldig beraad zal het bedrijf meningen en aanbevelingen doen aan overheden over bepaalde kwesties om onze bedrijfsdoelen en -behoeften te ondersteunen.
Wij zijn tegen uitbuitende, onmenselijke arbeidspraktijken. Colgate is tegen het onwettige gebruik van kinderarbeid, het uitbuiten van kinderen en alle andere vormen van onaanvaardbare behandeling van arbeiders. Het beleid van Colgate verbiedt bovendien de samenwerking met een leverancier of contractant van wie bekend is dat hij of zij arbeiders behandelt op onaanvaardbare wijze, bijvoorbeeld met uitbuiting van kinderen, lijfstraffen, mishandeling van vrouwen, onvrijwillige dwangarbeid of andere vormen van misbruik. Misbruik van de wetten op kinderarbeid of andere arbeidswetten is onaanvaardbaar voor het bedrijf. Als het bedrijf informatie heeft over een overtreding van onze principes, is dit reden voor onmiddellijke beëindiging van de zakelijke relatie.
Wij tonen onze inzet aan voor de universele mensenrechten. Colgate zet zich in om de mensenrechten wereldwijd te respecteren. Daartoe werkt Colgate met, en zoekt zakelijke partners die de volgende normen promoten: • gelijke kansen voor alle medewerkers op elk niveau, ongeacht ras, huidkleur, godsdienst, geslacht, seksuele identiteit, geboorteland, etniciteit, leeftijd, seksuele gerichtheid, handicap, burgerlijke staat, militaire status of een andere wettelijk beschermde eigenheid, in alle arbeidsvoorwaarden; Colgate-Palmolive Company
23
• een veilige en gezonde werkomgeving waar de gezondheid van mensen en het milieu worden beschermd; • betaling van een loon aan medewerkers dat hen in staat stelt om ten minste aan hun basisbehoeften te voldoen, en medewerkers de kans geven om hun vaardigheden en bekwaamheden te verbeteren; • de wettelijke vrijheid tot vereniging van medewerkers respecteren; en • samenwerken met overheden en gemeenschappen waar wij zakendoen, om het educatieve, culturele, economische en sociale welzijn in die gemeenschappen te verbeteren.
24
GEDRAGSCODE
ONZE RELATIE MET
HET MILIEU
Een reiner, gezonder milieu is belangrijk voor Colgate, niet alleen omdat het juist is om dit te doen, maar ook omdat het een goede zakelijke beslissing is. Onze bijdrage aan het beschermen van onze planeet richt zich op het werken op een manier die veilig is voor het milieu en onze wereld beschermt voor toekomstige generaties. Wij zetten ons in voor duurzaamheid en sociale verantwoordelijkheid. Bij Colgate is duurzaamheid een bedrijfsnoodzaak voor de lange termijn, essentieel voor het succes van het bedrijf. Duurzaamheid is gebaseerd op onze Colgate-waarden van zorg, wereldwijd teamwerk en voortdurende verbetering. Onze focus is op People, Performance en Planet (mensen, prestatie en planeet). Daarnaast zetten wij ons in voor de verwezenlijking van ons wereldwijde doel van duurzaamheid, om te garanderen dat de activiteiten van Colgate aanhoudend en verantwoord groeien en voordeel bieden aan hen die wij van dienst zijn, waaronder medewerkers, onze aandeelhouders en andere stakeholders wereldwijd, terwijl wij het welzijn van toekomstige generaties bevorderen. Onze inzet voor duurzaamheid en sociale verantwoordelijkheid is in de afgelopen jaren toegenomen met de integratie van deze initiatieven in onze zakelijke activiteiten. Deze geïntegreerde benadering heeft onze initiatieven voor duurzaamheid en sociale verantwoordelijkheid versterkt. Ze kwamen ook ten goede aan onze prestaties als bedrijf. Ze hebben ons geholpen om de beste talenten te rekruteren en te behouden. Ze hebben onze relaties met onze stakeholders verbeterd en hebben ons nieuwe mogelijkheden voor vernieuwing geboden. Wellicht het belangrijkst van alles is dat deze inzet medewerkers van Colgate in de hele wereld heeft gestimuleerd en geëngageerd. U kunt een samenvatting lezen van onze beleidslijnen en programma’s voor duurzaamheid bij ‘Living Our Values’ (onze waarden beleven) op de website www.ColgatePalmolive.com.
Wij beveiligen en beschermen het milieu. Het bedrijf zet zich in om het milieu te beschermen. Wij moeten ons daarom allemaal strikt houden aan de letter en de geest van toepasselijke milieuwetten en -voorschriften en de openbare beleidslijnen die ze vertegenwoordigen. Geen enkele werknemer of manager van het bedrijf heeft het recht om zich in te laten met gedrag dat niet voldoet aan dit beleid, of dergelijk gedrag van een ander persoon te autoriseren, op te dragen, goed te keuren of toe te staan. Wij zullen open communicatie met het publiek bevorderen en een actieve en productieve samenwerking aangaan met de gemeenschappen waar wij werkzaam zijn. Wij zullen informatie blijven uitwisselen met consumenten over ons milieubeleid en onze programma’s. Wij zullen samenwerken met leiders in de gemeenschap en met alle anderen die onze inzet voor de bescherming van ons milieu voor toekomstige generaties delen. In onze steeds veranderende wereld geeft Colgate een hoge prioriteit aan werken op een verantwoordelijke en respectvolle manier. Deze inspanningen hebben geleid tot grotere efficiëntie en financiële voordelen voor het bedrijf. Wij weten dat er nog steeds veel te verwezenlijken valt. Onze doorlopende strategie om onze footprint voor het milieu te verkleinen, blijft een integraal onderdeel bij het produceren, verpakken, verspreiden en de marketing van onze producten. Zie voor nadere informatie over milieuwetten die van toepassing zijn op het bedrijf, en de verbondene beleidslijnen en procedures van het bedrijf ‘Colgate-Palmolive Environmental, Occupational Health & Safety Policy Statement’ (beleidsverklaring inzake milieu, beroepsgezondheid en veiligheid) bij de richtlijnen voor zakelijke praktijken van het bedrijf. Colgate-Palmolive Company
25
ONZE RELATIE
MET AANDEELHOUDERS
Wij streven ernaar om de beste belangen van onze aandeelhouders te dienen en te helpen bij het opbouwen van aandeelhouderswaarde. Goede corporate governance dragen wij hoog in het vaandel om aandeelhouderswaarde te beschermen. De beleidslijnen en programma’s inzake corporate governance van het bedrijf, waarvan deze gedragscode een hoofdcomponent is, dienen als een belangrijke bescherming van aandeelhouders. In recente jaren zijn veel ‘checks and balances’ aangenomen door het Congres, de SEC, de beurs van New York en andere toezichthouders en overheden in de hele wereld, om het ethische vennootschappelijke gedrag te bevorderen dat al jaren de norm is bij Colgate. Onze aandeelhouders worden goed gediend door een onafhankelijke raad van bestuur, waarvan de meeste leden onafhankelijke bestuurders zijn, en onafhankelijke comités die toezicht houden op zaken van controle, vergoeding en governance. Vaak bijgewerkte charters voor de comités en richtlijnen voor vennootschappelijk bestuur definiëren duidelijk de functies en verantwoordelijkheden van de bestuurders en de principes van corporate governance van het bedrijf. Zie voor een gedetailleerdere beschrijving van het programma inzake corporate governance van het bedrijf ‘Colgate-Palmolive Company Board Guidelines on Significant Corporate Governance Issues’ (richtlijnen voor de raad van bestuur verbonden aan belangrijke zaken van corporate governance) en de charters van het controlecomité, comité voor benoemingen en corporate governance, het personeels- en organisatiecomité en het financiële comité, die allen geplaatst zijn op de website van het bedrijf.
Wij hebben strenge controleprogramma’s om het vertrouwen van beleggers te vergroten. Het bedrijf zet zich in voor de kwaliteit, integriteit en doorzichtigheid van zijn financiële verslagen. Deze inzet komt tot uiting in de al lang bestaande beleidslijnen en procedures van het bedrijf, waaronder een interne controlegroep die wereldwijd toezicht houdt op financiële controles, registeraccountants met een uitgebreid mandaat en een onafhankelijk controlecomité dat toezicht houdt op al deze gebieden. Voor maximale doeltreffendheid van deze middelen wordt van de medewerkers van Colgate verwacht dat zij open en eerlijke communicatie onderhouden en vrij informatie uitwisselen met de interne auditors, de registeraccountants en het controlecomité. Zie voor aanvullende informatie over de belangrijke functies van de interne auditors, registeraccountants en het controlecomité van ons bedrijf ‘Colgate-Palmolive Company Audit Committee Charter’ (charter voor het controlecomité), dat beschikbaar is op de website van het bedrijf.
Wij houden aandeelhouders geïnformeerd over de voortgang van het bedrijf. Elk jaar worden aandeelhouders uitgenodigd om de algemene vergadering van aandeelhouders van het bedrijf bij te wonen. Daar bespreken wij de voortgang van het bedrijf in het afgelopen jaar en krijgen de aandeelhouders de kans om vragen te stellen aan de directie van het bedrijf. In de tussenliggende maanden kunnen aandeelhouders naar de website van het bedrijf gaan, www.ColgatePalmolive.com, voor informatie over recente productintroducties, de recentste financiële resultaten, de inspanningen van het bedrijf voor duurzaamheid en andere bedrijfsontwikkelingen. 26
GEDRAGSCODE
VERANTWOORDELIJKHEID VOOR
DE NALEVING
Het hebben van een schriftelijke gedragscode is niet genoeg, de gedragsnormen moeten bekend zijn en worden nageleefd door hen die gevraagd worden om ze te volgen. Communicatie en voorlichting zijn essentieel. Door een dienstverband aan te gaan met Colgate wordt ieder van ons verantwoordelijk voor de naleving van deze gedragsnormen, van alle wetten en voorschriften en van de meer gedetailleerde richtlijnen in de richtlijnen voor zakelijke praktijken en in de andere beleidslijnen, procedures en richtlijnen opgesteld door ons bedrijf en haar dochterbedrijven, werkunits en afdelingen. Managers zijn verantwoordelijk voor de communicatie van deze normen aan hen met wie zij werken, om ervoor te zorgen dat zij de richtlijnen begrijpen en zich eraan houden, en om een klimaat te scheppen waar medewerkers ethische en juridische kwesties vrijelijk kunnen bespreken.
De afdeling Global Ethics and Compliance van Colgate houdt toezicht op naleving. Op de naleving van de gedragscode en de richtlijnen voor zakelijke praktijken wordt toezicht uitgeoefend door de afdeling Global Ethics and Compliance. De afdeling brengt verslag uit bij de CEO/voorzitter van de raad van bestuur en de voorzitter van het controlecomité van de raad van bestuur van Colgate over de opstelling, toepassing en afdwinging van de gedragscode en verbonden programma's. Informatie die gemeld wordt aan de afdeling Global Ethics and Compliance of via andere kanalen, wordt, indien van toepassing, op vertrouwelijke basis aan het controlecomité gecommuniceerd.
Colgate-Palmolive Company
27
ADVIES VRAGEN EN PROBLEMEN MELDEN U wordt aangemoedigd om advies te vragen. Deze code kan geen definitieve antwoorden op alle vragen geven. Daarvoor moeten wij uiteindelijk vertrouwen op het gezond verstand van iedereen om te doen wat nodig is voor naleving van de hoge normen van het bedrijf, inclusief het gevoel dat men advies van anderen moet vragen over het aangewezen gedrag. In de meeste gevallen moet u vragen over de in deze code beschreven richtlijnen onder de aandacht brengen van uw directe manager of onze internationale juridische organisatie, die vervolgens deze zaken kan voorleggen aan hun supervisor, een andere jurist in onze internationale juridische organisatie, de afdeling Global Ethics and Compliance of de afdeling Personeelszaken voor de bepaalde unit of afdeling. U kunt ook zelf contact opnemen met hoger management of de afdeling Global Ethics and Compliance, hetzij rechtstreeks of via de ColgatePalmolive EthicsLine (vroeger bekend als de hotline), zoals hieronder beschreven.
U moet vermoede overtredingen melden. Als u informatie hebt over een overtreding of u hebt een goede reden om een overtreding van de code of andere richtlijnen van het bedrijf te vermoeden, bent u verplicht om dit onmiddellijk te melden aan uw manager of onze internationale juridische organisatie. Het staat u ook vrij om naar hoger management of de afdeling Global Ethics and Compliance te gaan zonder vrees voor vergelding. Colgate zal geen vergelding nemen tegen personen die in goed vertrouwen informatie over mogelijke overtredingen melden, of die deelnemen aan een onderzoek of gerechtelijke stappen door het bedrijf of de overheid, tenzij de gegeven informatie opzettelijk onjuist blijkt te zijn. Het bedrijf zal ook alle nodige stappen ondernemen om de identiteit van een persoon en de informatie die hij of zij geeft, vertrouwelijk te behandelen en zal de informatie alleen bekendmaken bij de personen die de informatie moeten weten (‘need to know’), indien dit: • onvermijdelijk is om een effectief onderzoek in te stellen en de juiste actie te ondernemen, of • anderszins bij wet vereist is.
U kunt contact opnemen via de Colgate-Palmolive EthicsLine van de afdeling Global Ethics and Compliance. Het doel van de Colgate-Palmolive EthicsLine is: • Colgate-medewerkers te voorzien van advies en te helpen te verduidelijken hoe de gedragscode van toepassing kan zijn op specifieke situaties, en • een alternatief communicatiemiddel te bieden voor medewerkers om informatie over vermoede overtredingen van de wet of activiteiten in strijd met de gedragscode onder de aandacht te brengen van het bedrijf.
U kunt contact opnemen met de afdeling Global Ethics and Compliance via onze 24-uurse Colgate-Palmolive EthicsLine op +1-800-778-6080 (Noord-Amerika) of +1-212-310-2330 (collect-call vanuit alle locaties buiten Noord-Amerika). U kunt ook via de gewone post, per e-mail of fax contact opnemen met de afdeling Global Ethics and Compliance. Het postadres is:
Global Ethics and Compliance Colgate-Palmolive Company 300 Park Avenue, 8th Floor New York, NY 10022, VS Het vertrouwelijke e-mailadres is:
[email protected]. Het vertrouwelijke faxnummer is: +1-212-310-3745. 28
GEDRAGSCODE
Wij moedigen u aan om contact op te nemen met de afdeling Global Ethics and Compliance om vragen te stellen over vermoede overtredingen van de gedragscode of die te melden. Wij nemen uw vragen ernstig op. Alle gemelde overtredingen zullen onmiddellijk worden onderzocht. Het is essentieel dat de aangevers niet hun eigen onderzoek uitvoeren, aangezien bij onderzoeken ingewikkelde juridische kwesties betrokken kunnen zijn. Op eigen houtje handelen, kan de integriteit van een onderzoek aantasten en een nadelige invloed hebben op zowel Colgate als u. Wij moedigen u aan om uzelf te identificeren wanneer u belt, om het onderzoek en de opvolging gemakkelijker te maken. Indien toegestaan door de plaatselijke wetgeving, kunt u op anonieme basis informatie geven. Er zijn wetten in sommige landen die dit type van gemelde informatie beperken. Als deze wetten op uw situatie van toepassing zijn, zal een medewerker van de afdeling Global Ethics and Compliance u verwijzen naar iemand bij uw businessunit die u kan helpen met uw vraag of probleem. Voor het onderzoek van een overtreding of vermoede overtreding van de gedragscode of de richtlijnen voor zakelijke praktijken, kan het nodig zijn om in één land verzamelde persoonsgegevens naar andere landen, inclusief de VS, door te geven. Bovendien kan een werkelijke of vermoede overtreding van de code of de richtlijnen voor zakelijke praktijken tot gevolg hebben dat een verslag wordt opgesteld voor de afdeling Global Ethics and Compliance waarin uw persoonsgegevens staan. In dergelijke gevallen kunnen persoonsgegevens worden gebruikt door medewerkers van het bedrijf en door rechtspersonen van Colgate die deelnemen aan de werkzaamheden van de afdeling Global Ethics and Compliance voor onderzoek van het verslag. Dit vindt echter alleen plaats gedurende een periode die redelijkerwijs nodig is voor dit doel. Daarna worden deze persoonsgegevens vernietigd of bewaard zoals vereist door het beleid van het bedrijf of door de wet.
Er kunnen disciplinaire acties worden ondernomen. Krachtens het beleid van het bedrijf wordt gedrag dat een schending is van de gedragscode of de richtlijnen voor zakelijke praktijken, niet getolereerd. Na verificatie van een schending zal daarom de gepaste actie voor de aard en omvang van de schending worden ondernomen. Het bedrijf wil zo elk gedrag voorkomen dat een schending is van de gedragscode of de richtlijnen voor zakelijke praktijken, en het zo snel mogelijk na de ontdekking ervan beëindigen. Medewerkers van Colgate die de gedragscode of de richtlijnen voor zakelijke praktijken schenden, kunnen worden onderworpen aan sancties, tot en met ontslag conform het lokale recht.
De gedragscode is van toepassing op alle medewerkers van Colgate en alle activiteiten van het bedrijf. De code is van toepassing op iedereen die voor Colgate-Palmolive en haar dochterbedrijven werkt, inclusief directeuren, en geldt ook voor de raad van bestuur en agenten van het bedrijf in overeenstemming met de van toepassing zijnde wetgeving. Kopieën van de code, verkrijgbaar bij de afdeling Global Ethics and Compliance, dienen te worden gegeven aan natuurlijke of rechtspersonen die worden ingehuurd en toestemming hebben om namens het bedrijf te handelen in gebieden waarop de code van toepassing is. Medewerkers van Colgate overal ter wereld verklaren dat zij de gedragscode en de ethische normen van het bedrijf zullen naleven door jaarlijks deel te nemen aan de opleiding en certificering van de gedragscode.
Colgate-Palmolive Company
29
Index van onderwerpen in de gedragscode Belangenverstrengeling. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
Mensenrechten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
Bescherming van bedrijfsbezittingen. . . . . . . . 12
Nauwkeurigheid van reclame. . . . . . . . . . . . . . . 17
Contactgegevens. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
Niet-vergelding. . . . . . . . . binnenkant achterblad
Corruptie/FCPA. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Nultolerantie. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
Documentatiebeheer. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
Onze consumenten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Duurzaamheid/sociale verantwoordelijkheid.25
Onze klanten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
EthicsLine. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
Onze vertrouwelijke informatie. . . . . . . . . . . . . . 9
Gedragscode voor leveranciers. . . . . . . . . . . . . 15
Politieke bijdragen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Gegevensbescherming. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
Productkwaliteit en -veiligheid. . . . . . . . . . . . . 17
Geschenken en ontspanning . . . . . . . . . . . . . . . 15
Raad van bestuur van Colgate. . . . . . . . . . . . . . 14
Handel met voorkennis/effectenwetten. . . . . . 20
Sancties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
Handels- en bedrijfstakassociaties. . . . . . . . . . . 21
Veilige werkomgeving. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
Handelsgeheimen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9, 16
Vermoede overtredingen melden. . . . . . . . . . . 28
Import-/exportcontroles. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
Vertrouwelijke informatie van anderen. . . . . . 16
Intimidatie. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
Verzoeken van de media. . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
IT-middelen/sociale media. . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Vriendjespolitiek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7, 9
Juiste financiële boeken en bescheiden. . . . . . . 11
Vrijwilligerswerk en charitatieve giften . . . . . . 23
Kinderarbeid. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7, 23 Mededingings-/antitrustwetten. . . . . . . . . . . . . 19
30
GEDRAGSCODE
VEELGESTELDE VRAGEN V: A:
Waar vind ik de gedragscode van Colgate?
V: A:
Hoe weet ik welke normen van toepassing zijn in de werkomgeving?
V: A:
Op wie is de gedragscode van toepassing?
U vindt de gedragscode op OurColgate.com en de externe website van Colgate, www.ColgatePalmolive.com. Als u geen toegang hebt tot internet, kunt u waar ook ter wereld een kopie verkrijgen bij Personeelszaken. De code is beschikbaar in 40 talen.
Colgate leeft overal waar wij werken, alle wetten en voorschriften na. Daarnaast kunnen er specifieke beleidslijnen en procedures een bepaald onderwerp behandelen. Begin met de gedragscode, maar stel vragen aan uw manager, Personeelszaken, Global Ethics and Compliance of onze internationale juridische organisatie als u het gezochte antwoord niet vindt.
Alle medewerkers van Colgate op elk niveau moeten de gedragscode naleven. Er zijn geen uitzonderingen.
V: A:
Wat gebeurt er als ik per ongeluk een beleid van het bedrijf schendt?
V:
Mijn manager heeft mij gezegd iets te doen dat niet wettelijk is. Wat moet ik doen?
A:
Spreek eerst met uw manager, zodat u zeker bent dat u het verzoek goed hebt begrepen. Indien u na dit gesprek nog twijfels hebt, moet u contact opnemen met Global Ethics and Compliance via de Colgate Colgate-Palmolive EthicsLine of met onze internationale juridische organisatie om uw probleem te melden:
Alle medewerkers van Colgate hebben de verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat hun acties stroken met de gedragscode. Daarom vragen wij u om de gedragscode elk jaar te lezen, te certificeren en de aan u toegewezen, verplichte cursus te volgen. Men verwacht ook van u dat u vragen of twijfels bespreekt met uw manager, Global Ethics and Compliance of onze internationale juridische organisatie. Als u iets doet wat niet strookt met het gedrag beschreven in de gedragscode of andere beleidslijnen van het bedrijf, kunt u worden onderworpen aan sancties of juridische gevolgen, zelfs als u verklaart dat u goede bedoelingen had, of dat u niet wist dat uw acties niet correct waren.
Colgate-Palmolive EthicsLine
[email protected] +1-800-778-6080 (Noord-Amerika) +1-212-310-2330 (collect-call vanuit alle locaties buiten Noord-Amerika) +1-212-310-3745 (fax)
Vergeet niet dat een schending van de wet nooit aanvaardbaar is, ongeacht van wie u de opdracht hebt gekregen. Breng uw baan of de reputatie van het bedrijf nooit in gevaar door iets te doen dat onwettig of onethisch is.
Colgate-Palmolive Company
31
V: A:
Waar vind ik de opleiding over bijkomende naleving en ethiekverbonden vragen?
V: A:
Is de gedragscode vertrouwelijke informatie?
V: A:
Verwachten wij dat onze leveranciers de gedragscode van Colgate naleven?
32
Neem contact op met uw plaatselijke afdeling Personeelszaken, Global Education and Training, onze internationale juridische organisatie of Global Ethics and Compliance.
Nee, onze gedragscode is op onze website geplaatst en kopieën zijn verkrijgbaar op verzoek.
Wij verwachten van onze leveranciers dat zij dezelfde hoge ethische normen hanteren die wij volgen in ons bedrijf. Colgate-Palmolive Company heeft een gedragscode voor leveranciers opgesteld in verschillende talen en die wij hebben geplaatst op de website van ons bedrijf bij de onderdeel ‘Work with Us’ (met ons werken) voor leveranciers.
GEDRAGSCODE
LEREN • HANDELEN • ZICH UITSPREKEN U kunt contact opnemen met de afdeling Global Ethics and Compliance via onze 24-uurse Colgate-Palmolive EthicsLine op +1-800-778-6080 (Noord-Amerika) of +1-212-310-2330 collect-call (internationaal), of via de post, e-mail of een fax. Global Ethics and Compliance Colgate-Palmolive Company 300 Park Avenue, 8th Floor New York, NY 10022, VS
[email protected] +1-212-310-3745 (fax)
Beleid van niet-vergelding Conform het beleid en de praktijk van Colgate worden de hoogste ethische normen gehandhaafd. Wij willen een werkomgeving zonder ongepast of onwettig gedrag, waar mensen worden aangemoedigd om hun twijfels te delen met het bedrijf zonder vrees voor vergelding. Daarom wordt bij Colgate geen negatieve actie ondernomen tegen een werknemer, ex-werknemer, agent of derden voor een klacht over, het melden van, het deelnemen aan of helpen bij het onderzoek van een vermoede schending van de gedragscode van het bedrijf, het beleid van het bedrijf en of de toepasselijke wetgeving, tenzij men vaststelt dat de beschuldiging of informatie opzettelijk vals was. Colgate zal alle klachten zo goed mogelijk vertrouwelijk behandelen. Elke bewering van vergelding zal worden onderzocht. Indien aangewezen, zal men sancties nemen, tot en met ontslag.
Colgate-Palmolive Company
33
Corporate Communications 300 Park Avenue New York, NY 10022-7499, VS D12-128 5/12
