ONZE WAARDEN EN NORMEN DE BASIS VAN ONS SUCCES

ONZE WAARDEN EN NORMEN DE BASIS VAN ONS SUCCES

Gedragscode | Editie III

AANVULLENDE ASSISTENTIE Bronnen voor onze werknemers Supervisor of manager Begin door de persoon te raadplegen die uw verantwoordelijkheidsgebied het beste begrijpt: uw supervisor. Human Resources (Personeelszaken) Voor personeelsgerelateerde vragen, zoals zorgpunten betreffende het management en/of andere werknemers, dient u contact op te nemen met de Human Resources‑vertegenwoordiger van uw locatie. Legal Department (Juridische afdeling) De Legal Department kan van dienst zijn bij vragen over wetgeving en acceptabele bedrijfspraktijken. Aan iedere bedrijfsgroep zijn juristen toegewezen. Financieel directeur Voor vragen over financiële kwesties, kunt u contact opnemen met de Financieel directeur van uw bedrijfsunit. Global Compliance Organization (Organisatie voor naleving van internationale regelgeving) Onze divisie, regionale en landelijke compliance managers kunnen u helpen bij zaken omtrent ons beleid en bedrijfspraktijken. Daarnaast kunnen vertegenwoordigers van de Global Compliance Organization, inclusief de Office of Ethics (Kantoor van ethiek), Privacy Office (Privacykantoor) en Global Safety and the Environment (Globale veiligheid en het milieu) u adviseren.

Office of Ethics Er kunnen zich situaties voordoen waarbij u er de voorkeur aan geeft om uw vragen of zorgen over onze waarden en normen te bespreken met iemand van buiten uw divisie/locatie. De Office of Ethics is een interne instantie om u van dienst te zijn bij dergelijke vragen en zorgen. Wij moedigen u aan om wanneer u maar wilt contact op te nemen met de Office of Ethics voor zaken die te maken hebben met onze waarden en normen, of om zorgpunten te bespreken over mogelijke overtredingen van onze normen, wetten of voorschriften. Iedere werknemer of derde partij die zaken betreffende de bedrijfspraktijk aan de orde brengt, zal tegen vergeldingsacties worden beschermd. Deze bescherming geldt ook voor iedereen die informatie verstrekt met betrekking tot een onderzoek. CONTACT OPNEMEN MET DE OFFICE OF ETHICS Rechtstreeks telefoonnr.: 1 (908) 423‑4478 Gratis telefoonnr.: 1 (800) 990‑1146 Vertrouwelijk faxnr.: 1 (908) 735‑1565 • E‑mail: [email protected]

De AdviceLine (Advieslijn) De AdviceLine is onze vertrouwelijke buitenlijn die tot uw beschikking staat om zorgpunten en bij mogelijke overtredingen van onze waarden en normen. De AdviceLine is 24‑uur per dag, zeven dagen per week bereikbaar. Er zijn vertalers beschikbaar om u te helpen. CONTACT OPNEMEN MET DE ADVICELINE • Online toegang via http://www.TheAdviceLine.com • Rechtstreeks gratis telefoonnr.: 1 (877) 319‑0273 • Bel voor rekening van de opgeroepene door contact op te nemen met uw lokale telefoniste en vraag doorverbonden te worden met 1 (704) 323‑4005

Auditcomité van de Board of Directors Het auditcomité van de Board of Directors heeft een proces gecreëerd waardoor werknemers een klacht bij dit comité aan de orde kunnen stellen over accounting, interne controles of auditingzaken. Via dit proces kunnen werknemers ook vertrouwelijk of anoniem dubieuze accounting‑ of auditingzaken naar voren brengen. Als u vragen of zorgpunten wilt voorleggen aan het auditcomité, kunt u dat doen door contact op te nemen met de Office of Ethics, of de AdviceLine via de bovenstaande telefoonnummers. Uw zorg zal worden doorgestuurd naar de voorzitter van het auditcomité van de Board.

Merck/MSD - Gedragscode Editie III

Geachte Merck‑collega’s, Iets langer dan tien jaar geleden, in 1999 namelijk, introduceerde Merck het boekje Onze waarden en normen. Deze twaalf jaar is een tijd geweest van ongelofelijke veranderingen in ons bedrijf, onze industrie en zelfs in onze wereld. We werden geconfronteerd, en zullen dat blijven worden, met nieuwe technologie, nieuw leiderschap, nieuwe organisatiestructuren, nieuwe bedrijfsmodellen en nieuwe manieren om zaken te doen op elk niveau van ons bedrijf. En toch, als ik zo door dit boekje blader, ben ik verrast door de onwrikbaarheid van onze fundamentele waarden en normen, die onze operations effectief blijven sturen in deze snel veranderende omgeving. Eerlijkheid, integriteit en hoge gedragsmaatstaven blijven de basis waar we het nieuwe Merck op bouwen. De derde editie van Onze waarden en normen herhaalt die blijvende waarden en normen, en vernieuwt deze waar nodig om nieuwe uitdagingen aan te kunnen. Zo zult u bijvoorbeeld in deze editie normen vinden over het gebruik van sociale media, maar ook versterkte normen over privacy. Ik vraag u de tijd te nemen om deze editie van Onze waarden en normen grondig door te nemen en erover na te denken hoe ieder van ons deze ethiek en integriteit verder uit kan dragen in de manieren waarop wij patiënten van dienst zijn. Onze missie is om te ontdekken, te ontwikkelen en innovatieve producten en diensten te bieden die levens redden en verbeteren. Hoe we ook veranderen en groeien, de kern van wie we zijn, in de vorm van onze waarden en normen, zal constant blijven. En die waarden en normen zullen altijd de basis zijn van het succes van ons bedrijf.

Met vriendelijke groet,

Kenneth C. Frazier President en Chief Executive Officer ook Chairman


1

Geachte Merck‑collega’s, Vanaf het begin af aan is het geloof het juiste te doen, de leidraad geweest voor Merck. George Merck benadrukte dit bepalende uitgangspunt in 1950, toen hij zei: ’We proberen nooit te vergeten dat medicijnen voor de mensen zijn’. Hoewel de ethiek van het bedrijf door de jaren heen is geëvolueerd, is onze gezamenlijke toewijding aan het behouden van bedrijfsintegriteit constant gebleven. Sinds 1976 heeft ons bedrijf een beleid voor ethische bedrijfspraktijken. In 1978 stelden we ons eerste formele ethiekprogramma samen gebaseerd op dat beleid. Twintig jaar later introduceerde Merck de gedragscode: Onze waarden en normen: De basis van ons succes. De Merck‑code was niet alleen bedoeld om Merck‑medewerkers te inspireren en te leiden, maar is ook een model geworden van uitmuntendheid voor bedrijven uit vele verschillende bedrijfstakken wereldwijd. In de afgelopen zestien jaar heeft onze Chief Ethics Officer, Jacqueline Brevard, een grote rol gespeeld in het ethiekprogramma van Merck. Haar visie, toewijding en passie hielpen bij het oprichten van de Office of Ethics van Merck en de ontwikkeling van het wereldwijde ethiekprogramma Onze waarden en normen. Wanneer Jacqueline dit jaar met pensioen gaat, laat zij ons hoge ethische normen na die wij proberen aan te houden in onze dagelijkse werkzaamheden. en de bijgewerkte versie van Onze waarden en normen van dit jaar. Er liggen kansen op ons te wachten nu Merck een nieuw hoofdstuk in gaat. Wetgevingen worden over de hele wereld complexer. Onze industrie is snel aan het veranderen. We hebben een steeds grotere aanwezigheid in nieuwe markten. Ontelbare patiënten zijn van ons afhankelijk voor levensreddende en levensverbeterende producten. We gaan door met het winnen van het geloof en vertrouwen van onze patiënten door ons te houden aan de hoogste ethische praktijken. Ieder van ons deelt in de verantwoordelijkheid om dit vertrouwen te beschermen en de lange traditie van Merck met betrekking tot bedrijfsintegriteit te versterken. Het is mij een genoegen om de derde editie van Onze waarden en normen bij u te introduceren. Het is een waardevol hulpmiddel om te raadplegen wanneer we richtlijnen nodig hebben bij de omgang met de belangrijke ethische overwegingen van onze missie.

Richard S. Bowles Chief Ethics en Compliance Officer

2


INHOUDSOPGAVE Introductie..................................................................................................................................................... 4 Hulpmiddelen................................................................................................................................................ 6 Onze klanten................................................................................................................................................. 7 Product‑ en servicekwaliteit..................................................................................................................... 7 Negatieve ervaringen of klachten over productkwaliteit.................................................................. 7 Eerlijke communicatie.............................................................................................................................. 7 Klinisch onderzoek................................................................................................................................... 8 Wetenschappelijke en academische integriteit.................................................................................. 9 Post‑marketing klinisch onderzoek..................................................................................................... 9 Giften en gastvrijheid............................................................................................................................... 9 Geven van giften.................................................................................................................................. 9 Ontvangen van giften......................................................................................................................... 10 Maaltijden aanbieden en andere vormen van gastvrijheid............................................................ 11 Uitnodigingen voor conferenties/symposia......................................................................................... 11 Eerlijke concurrentie............................................................................................................................... 12 Verzamelen van concurrentiegegevens............................................................................................ 12 Gegevens bescherming en privacy van patiënt/consument............................................................... 13 Onze collega’s............................................................................................................................................. 15 Onze werkomgeving.............................................................................................................................. 15 Privacy van medewerkers.................................................................................................................. 15 Eerlijke behandeling............................................................................................................................... 16 Gezondheid en veiligheid...................................................................................................................... 16 Drugs‑ en alcoholmisbruik................................................................................................................. 17 Intimidatie op de werkplek.................................................................................................................... 17 Geweld op de werkplek...................................................................................................................... 17 Seksuele intimidatie........................................................................................................................... 17 In dienst nemen van familie en vrienden............................................................................................. 18 Onze aandeelhouders................................................................................................................................ 19 Belangenverstrengelingen..................................................................................................................... 19 Gebruik van bedrijfseigendommen...................................................................................................... 20 Persoonlijk gebruik van communicatiemiddelen................................................................................. 20 Gebruik van sociale media.................................................................................................................... 21 Bescherming van bedrijfsinformatie.................................................................................................... 22 Juistheid van boeken/bestanden.......................................................................................................... 23 Juistheid van openbaarmakingen..................................................................................................... 23 Handel met voorkennis.......................................................................................................................... 24 Onze leveranciers....................................................................................................................................... 25 Selectie van leveranciers....................................................................................................................... 25 Behandeling van leveranciers............................................................................................................... 25 Ontvangen van giften............................................................................................................................. 25 Accepteren van maaltijden of andere vormen van gastvrijheid.................................................... 26 Onze gemeenschappen en samenleving.................................................................................................. 27 Liefdadigheid en investering in gemeenschap.................................................................................... 27 Mensenrechten................................................................................................................................... 27 Openbare communicatie....................................................................................................................... 28 Zorg voor het milieu............................................................................................................................... 28 Operationele praktijken.......................................................................................................................... 29 Welzijn van dieren.................................................................................................................................. 29 Ongepaste betalingen............................................................................................................................ 29 Gebruik en selectie van agenten/tussenpersonen........................................................................... 30 Naleving van wetgeving, regels en voorschriften............................................................................... 30 Amerikaanse gezondheidszorgwetgeving....................................................................................... 30 Boycotten............................................................................................................................................ 31 Economische sancties en andere import/export‑bepalingen......................................................... 31 Politieke activiteiten........................................................................................................................... 31 Zorgen aankaarten..................................................................................................................................... 32 Onderzoek naar mogelijk wangedrag................................................................................................... 33 Anonimiteit en vertrouwelijkheid.......................................................................................................... 33 Vergeldingen........................................................................................................................................... 34 Managementverantwoordelijkheid voor scheppen van cultuur waarin het veilig is om te praten.34 Richtlijnen voor het aankaarten van zorgpunten................................................................................. 35 Richtlijnen voor het ontvangen van zorgpunten.................................................................................. 35 Verklarende woordenlijst.......................................................................................................................... 37


3

INLEIDING DOEL Bij Merck/MSD zijn onze waarden en normen altijd de basis geweest van ons succes. Deze wekken vertrouwen bij de medische gemeenschap, overheidsinstanties, financiële markten, onze klanten, consumenten en patiënten, die allemaal essentieel zijn voor ons succes. Nog belangrijker is dat deze waarden het geloof en vertrouwen inspireren van onze werknemers ‑ wat in ieder van ons een gevoel van trots wekt en de wil om geweldige dingen te bereiken bij Merck/MSD. Ja, wij geven veel om de behaalde resultaten. Maar wij geven net zo veel om hoe wij deze behalen. De afgelopen jaren hebben grote veranderingen gebracht in de manier waarop wij onze zaken doen. Maar hoe we ook veranderen en groeien, de kern van ons handelen blijft altijd hetzelfde: het bieden van innovatieve, onderscheidende producten en diensten die levens redden en verbeteren.

’Wij proberen nooit te vergeten dat medicijnen voor de mensen zijn. en niet voor de winst. De winst volgt en zal er altijd zijn als we dit uitgangspunt aanhouden. Hoe kunnen wij de beste medicijnen bij ieder mens brengen? Wij zullen niet rusten voordat er met onze hulp een manier is gevonden om aan iedereen het beste te leveren van wat wij te bieden hebben.’

Toepasbaarheid Deze gedragscode en alle van belang zijnde beleidsregels zijn op iedereen van toepassing die namens Merck/MSD zaken doet ‑ inclusief werknemers, executive officers (bijv. chief executive officer, chief financial officer, controller, etc), leden van de Board of Directors, agenten/tussenpersonen, consultants, ingehuurde krachten of anderen, Indien uitzonderlijke werknemerssituaties een vrijstelling vereisen van de bedrijfsnormen, dient die vrijstelling behandeld te worden door een manager met de juiste bevoegdheid. Executive officers of leden van de Board of Directors kunnen alleen een vrijstelling krijgen door de Board of Directors of een Boardcomité. Een dergelijke vrijstelling moet legaal zijn en direct bekend worden gemaakt bij de aandeelhouders. Toerekenbaarheid Ieder van ons is verantwoordelijk voor het toepassen van de in deze code uitgeschreven waarden en normen, voor naleving van het relevante bedrijfsbeleid en voor wat betreft het aan de orde stellen van vragen of zorgen het al dan niet voldoen aan de normen. Overtreding van de code kan resulteren in uiteenlopende corrigerende maatregelen, en kan in sommige gevallen leiden tot disciplinaire maatregelen inclusief ontslag. Beschikbaarheid Wij geloven dat al onze stakeholders recht hebben te weten wat onze bedrijfspraktijken zijn. Het boekje Onze waarden en normen is openbaar en is toegankelijk via onze website: www.Merck.com.

– George W. Merck De bovenstaande uitspraak van George W. Merck in 1950, dat ’medicijnen voor de mensen zijn’, geeft onze waarden en ambities weer. Maar soms is het niet duidelijk wat het betekent in onze dagelijkse activiteiten en beslissingen als leden van de Merck/MSD‑gemeenschap. Dit boekje illustreert hoe onze waarden worden toegepast in gedragingen bij elk van onze belangrijkste stakeholders: klanten, werknemers, aandeelhouders, leveranciers en gemeenschappen.

Als u vragen of zorgen hebt, ga dan naar de pagina met aanvullende assistentie. 4

Merck/MSD Merck/MSD‑- Gedragscode Gedragscode Editie Editie III III

Wij geloven dat al onze aandeelhouders recht hebben te weten wat onze bedrijfspraktijken zijn. Het boekje Onze waarden en normen is openbaar en is toegankelijk via de website: www.Merck.com.

ONZE WAARDEN EN NORMEN

Onze klanten

Onze collega’s

Onze aandeelhouders

Ons bedrijf draait om het beschermen en verbeteren van menselijk leven en de gezondheid van dieren. Al onze acties moeten worden af gemeten aan ons succes in het behalen van dit doel. Wij zijn er trots op patiënten en consumenten te kunnen bedienen die baat hebben bij onze producten en diensten. We zijn toegewijd aan het bieden van professionele uitmuntendheid en gezondheidssystemen van het hoogste niveau. Wij streven ernaar om de belangrijkste behoefte van gezondheidszorg‑ professionals en consumenten te identificeren, en we gebruiken onze bronnen om aan deze behoefte tegemoet te komen.

Ons vermogen om te slagen is afhankelijk van de integriteit, kennis, verbeeldingskracht, vaardigheid, diversiteit, flexibiliteit en teamwork van onze werknemers. Daarom streven we ernaar een omgeving te creëren van wederzijds respect, aanmoediging en teamwerk ‑ een werkomgeving die toewijding en prestaties beloont en tracht te voldoen aan de behoefte van werknemers.

Wij erkennen dat ons vermogen om onze doelen te behalen afhankelijk is van het in stand houden van een financiële prestatie die investering aanmoedigt in marktleidend onderzoek en ontwikkeling. Dit stelt ons in staat om effectieve producten en innovatieve diensten te leveren. We streven ernaar om eerlijke, accurate en tijdige informatie te leveren aan onze aandeelhouders over onze prestaties en om heldere informatie te verschaffen in alle openbare rapporten en communicatie.

Wij proberen een werkomgeving te bieden die hooggetalenteerde mensen aantrekt en hen bijstaat in het ontplooien van hun potentieel. Ieder van ons is verantwoordelijk voor het creëren van een klimaat van vertrouwen en respect, en het stimuleren van een productieve werkomgeving. Deze verantwoordelijkheid is opgenomen in onze leiderschapskwaliteiten. Zie pagina 40.

Onze gemeenschappen en samenleving Een goede ’Corporate Citizen’ zijn , wil zeggen dat we van toepassing zijnde wetten, regels en bepalingen naleven. Daarnaast dienen we onze maatschappij van klein tot groot: van de lokale gemeenschappen waar we werken tot landelijk en internationaal niveau. We doen dit door programma’s te ondersteunen, inclusief programma’s voor een verbetering van de gezondheid en een duurzamer milieu. Al onze activiteiten worden geleid door ons zakelijk verantwoordelijkheidsprincipe: ’Helping the world be well’ (De wereld helpen gezond te zijn).


Onze leveranciers Wij geloven in het ontwikkelen van wederzijds profijtelijke relaties met onze leveranciers. Wij erkennen dat ze belangrijke partners zijn in ons succes en we behandelen ze eerlijk, rechtvaardig en met respect. Wij verwachten ook dat ze bij zakelijke activiteiten voor of namens het bedrijf waarden en normen hanteren die overeenkomen met de onze.

5

BRONNEN Geen richtlijnen, hoe gedetailleerd dan ook, kunnen alle uitdagingen bestrijken waarmee wij in ons werk te maken kunnen krijgen. Daarom zijn er aanvullende bronnen die we kunnen gebruiken wanneer we vragen hebben over zakelijk gedrag. Dit boekje dient als handleiding voor onze normen, inclusief veelgestelde vragen, en is niet bedoeld als een allesomvattende beschrijving van ons bedrijfsbeleid en normen. In dit boekje zult u antwoorden vinden op echte vragen van werknemers. Aanvullende informatie over een aantal zaken kan worden gevonden bij het bijbehorende bedrijfsbeleid. Dit beleid kan worden benaderd via het intranet (http://policy.Merck.com). Als uw vragen niet volledig in deze bronnen worden beantwoord, is de volgende stap de vraag voor te leggen aan uw manager. Er staan u ook andere bronnen ter beschikking ‑ inclusief specialisten in Legal Finance, Corporate Audit, Human Resources, Global Compliance, de Office of Ethics en de AdviceLine. (Voor meer informatie over contact opnemen met en gebruik maken van deze bronnen, gaat u naar de pagina met aanvullende assistentie.) U kunt al deze bronnen gebruiken wanneer u verduidelijking nodig hebt over beleid, hulp nodig hebt bij het omgaan met ’grijze gebieden’, of wanneer u bezorgd bent over mogelijke overtredingen van onze normen, wetten en bepalingen. BESLISSINGSTEST De beslissingstest is een verzameling criteria die u kunt gebruiken bij het bepalen van het juiste actieplan. Stel uzelf de volgende vragen: • Is de actie legaal? • Voldoet de actie aan de beschrijving onze normen en ons beleid? • Komt de actie overeen met onze normen en ons beleid? • Hoe zou de actie in de krant overkomen? Zou ze ongepast overkomen of zou u zich beschaamd voelen? Als u niet zeker weet wat u moet doen, neem dan contact op met uw manager en de bronnen op de pagina met aanvullende assistentie voor richtlijnen.

Maak bij het zoeken naar antwoorden op vragen over zakelijk gedrag, gebruik van de zakelijke bronnen zoals aangegeven in dit boekje.

V A V A

V A 6

Veel van deze onderwerpen lijken niet op mij van toepassing te zijn. Waarom heeft dit boekje betrekking op mij? Als bedrijfsbreed document zullen sommige secties en onderwerpen relevanter zijn voor bepaalde functies of afdelingen dan andere. Het kan echter handig zijn om er bewust van te zijn hoe zaken gedaan worden in verschillende gebieden van het bedrijf. Waarom hebben we één boekje over normen? Waarom hebben we geen regionale boekjes die zaken behandelen die relevanter zijn voor bepaalde locaties? Onze waarden en normen zijn universeel. We streven ernaar om op elke locatie zaken te doen met dezelfde hoge ethische normen. Tegelijk weten we dat de werkelijke toepassing van deze normen, wetten en bepalingen per locatie kan verschillen. Het bedrijf biedt bronnen om de specifieke zaken te behandelen binnen een bepaalde regio. Naast de bedrijfsbrede bronnen zoals Global Compliance Organization, de Office of Ethics en de AdviceLine, kunt u ook uw manager, de vertegenwoordiger van personeelszaken, de juridische afdeling, uw regionale financieel directeur en compliance officers van de divisie, de regio of het land raadplegen. Ik ben een manager en één van mijn medewerkers heeft bij mij een bedrijfsethische zaak aangekaart. Ik weet niet zeker hoe ik met de situatie moet omgaan. Welke bronnen kan ik gebruiken? In de meeste gevallen is de beste eerste stap het benaderen van uw eigen manager. Daarnaast is de Office of Ethics beschikbaar om u bij te staan bij bedrijfsethische zaken Hij kan kan u helpen bij het vinden van een oplossing van uw probleem.


ONZE KLANTEN PRODUCT‑ EN SERVICEKWALITEIT Wij zijn toegewijd aan het voldoen aan of overtreffen van de eisen van onze klanten en autoriteiten betreffende onderzoek, ontwikkeling, productie, verpakken, testen, bevoorrading en marketing van onze producten. Kwaliteit betekent constant voldoen aan eisen en verwachtingen door binnen een acceptabel tijdsframe producten en diensten te leveren van de hoogste kwaliteit. Onze klanten omvatten patiënten, consumenten, professionals in de zorg, gezondheidszorgorganisaties, overheid, groothandelaren en distributeurs. Verbetering van kwaliteit binnen alle gebieden van ons bedrijf, van productonderzoek in onze laboratoria tot patiëntgebruik van onze producten en diensten, is noodzakelijk voor het bieden van innovatieve producten en diensten die de kwaliteit van het leven verbeteren. Het behalen van onze kwaliteitsdoelen is afhankelijk van ons vermogen om te luisteren naar de klanten en de klantbehoefte te respecteren in iedere bedrijfsactiviteit.

V A

We lopen achter op schema en staan erg onder druk. Mogen we een paar productiestappen overslaan om de productie te versnellen? Waarschijnlijk niet. Hoewel we ernaar streven om productieprocessen zo effectief mogelijk te maken, moeten we altijd de juiste kanalen volgen voor toestemming om bestaande productieprocedures aan te passen. Sommige stappen zijn opgelegd door de overheid. Andere stappen kunnen vereist zijn om te voldoen aan onze kwaliteitsstandaard. Het is mogelijk dat hoewel de stap onnodig lijkt, deze een belangrijke kwaliteitsfunctie heeft. Indien u meer vragen heeft ‑ of om een suggestie te doen om het proces te verbeteren ‑ overleg dan met uw manager of het hoofd van Quality Operations op uw locatie voordat u actie onderneemt.

Negatieve ervaringen of klachten over productkwaliteit We hebben allemaal een rol te vervullen om Merck/MSD te ondersteunen bij het behalen van het doel om de menselijke gezondheid te verbeteren. Eén van onze belangrijkste verantwoordelijkheden is het bedrijf op de hoogte te houden van negatieve ervaringen (in het Engels Adverse Experiences, afgekort AE) en klachten over productkwaliteit (Product Quality Complaints, afgekort PQC). We zijn allemaal verplicht om iedere AE of PQC te rapporteren die geassocieerd is met het gebruik van onze producten, inclusief medicatie op recept, vrij verkrijgbare medicatie (Over‑The‑Counter, afgekort OTC) en diergezondheidproducten.

We streven ernaar producten, diensten en informatie van hoge kwaliteit te leveren.

V A

Op een feest noemde een van de gasten een bijwerking van een van onze medicijnen. Moet dit echt worden gemeld aan het bedrijf? Ja, u dient dit incident direct te melden. Ter bescherming van de patiënt moeten we op de hoogte zijn van alle claims van negatieve ervaringen. Neem binnen 24 uur na het horen over de ervaring contact op met een lid van het team van Designated Points of Contact (DPOC) met de informatie. Leden van het DPOC‑team vindt u op http://ghh.merck.com/ gma/dpoc.html. U kunt ook contact opnemen met uw manager of de Office of Ethics, die u zullen doorverwijzen naar de juiste bronnen.

EERLIJKE COMMUNICATIE Levens hangen niet alleen af van de kwaliteit van onze producten en diensten, maar ook van de kwaliteit van informatie die wij bieden aan de medische gemeenschap en het publiek. Informatie aan onze klanten over onze producten en diensten, inclusief beschikbaarheid en levering, moet bruikbaar en accuraat zijn, ondersteund worden door wetenschappelijk onderzoek waar relevant en op een eerlijke, oprechte manier en via de juiste kanalen worden gepresenteerd. Dat wil zeggen dat promotionele communicatie betreffende medicijnen op recept, biologische middelen en vaccins een beschrijving bevatten over het gebruik of de aanbevolen dosis en tevens (behalve wanneer anders vereist door wet‑ of regelgeving) een opsomming van de bijwerkingen, voorzorgsmaatregelen, waarschuwingen en contra‑indicaties, naast de effectiviteit voor het beschreven geïndiceerde gebruik. Wij communiceren niet in het openbaar met het doel producten te promoten die nog niet zijn goedgekeurd voor gebruik. Dit beperkt ons echter niet in het uitwisselen van volledige en juiste wetenschappelijke informatie over het product, inclusief verspreiding van onderzoeksuitkomsten in wetenschappelijke publicaties en andere communicatiemedia.


7

ONZE KLANTEN

V A

V A

V

8

Ik ben een verkoopvertegenwoordiger voor een van onze farmaceutische producten en ik weet dat ik het product eigenlijk niet mag aanbevelen of promoten op een manier die niet consistent is met het etiket. Maar als een arts mij vragen gaat stellen over het gebruik, mag ik hem dan doorverwijzen naar onderzoeken en naar andere artsen die dergelijk gebruik ook voorschrijven? In het algemeen mogen onze verkoopvertegenwoordigers geen informatie aan artsen bieden die niet consistent is met het bijgeleverde etiket. U dient de arts te adviseren dat Merck/MSD het gebruik van het product niet aanraadt voor doelen anders dan die op het productetiket staan. Als de arts echter aanvullende informatie wenst over dit onderwerp, kunt u zijn verzoek doorsturen naar onze Medical Services Department. Deze afdeling is bevoegd om, onder bepaalde omstandigheden, dergelijke informatie direct aan artsen te geven. Hoe moeten we omgaan met een mogelijk ongepast verzoek door een orthopeed om samples zoals JANUVIA®? Als u reden hebt te geloven dat de arts de samples gebruikt op een manier die niet overeenkomt met ons bedrijfsbeleid, raden wij u aan om opheldering te vragen voor de reden van het verzoek van de arts. Indien u bepaalt dat het verzoek ongepast is, bijvoorbeeld wanneer de sample niet door de arts zal worden gebruikt voor zijn of haar patiënten om het product in de praktijk te evalueren, mag u de sample niet geven. Ongepast gebruik van farmaceutische samples in een schending van het bedrijfsbeleid en kan illegaal zijn. U dient het bedrijfsbeleid te verduidelijken aan de arts en het verzoek van de arts te melden bij uw manager voor verder onderzoek. Ik werk met een organisatie van een klant die een eigen gedragscode heeft. In sommige gevallen vereist hun code dat ik mij, als hun leverancier, houd aan hun normen. Welke code moet ik volgen?

Merck/MSD doet er alles aan om de gezondheid en veiligheid van deelnemers aan klinisch onderzoek te beschermen. Deze twee meisjes maakten onderdeel uit van het onderzoek SINGULAIR®, Merck/MSD’s behandeling voor astma bij patiënten vanaf 12 maanden en seizoensgebonden allergische rhinitis bij patiënten vanaf 2 jaar.

A

Als werknemer van Merck/MSD moet u onze normen volgen in alle zakelijke situaties. Als farmaceutisch bedrijf hebben wij een zeer uitvoerige code met zeer hoge normen. Soms kunnen zich echter situaties voordoen waar klanteisen strenger zijn, zoals een volledig verbod op geschenken of zelfs bescheiden amusement. In die gevallen dient u de normen van de klant te volgen in aanvulling op de onze.

KLINISCH ONDERZOEK Klinisch onderzoek bepaalt de veiligheid en effectiviteit van onze producten via vrijwilligers die deelnemen aan ons onderzoek. Het is daarom van cruciaal belang dat we deze onderzoeken uitvoeren met in achtneming van de gezondheid en veiligheid van deelnemers terwijl de belangen van maatschappij en wetenschap worden behartigd. Voor klinisch onderzoek en productprotocollen zijn gedetailleerde normen en richtlijnen beschikbaar.

V A

Ik zit in de verkoop en marketing en een arts heeft mij gevraagd of hij onze samples mag gebruiken om een klein klinisch onderzoek te doen onder een groep patiënten. Is dit acceptabel? Nee. Samples mogen niet worden gebruikt voor klinisch onderzoek. Voor klinisch onderzoek en protocollen zijn gedetailleerde normen en richtlijnen beschikbaar. Hoewel het bedrijf normaal gesproken het product levert aan studiesites in overeenstemming met het klinisch onderzoeksprotocol in door het bedrijf gesponsorde onderzoeken, wordt dit product geleverd via de bedrijfsgroep die het onderzoek beheert (bijvoorbeeld MRL) en niet via de verkoop‑ of marketingafdeling. U kunt contact opnemen met de Medical Department of uw regionale of landelijke compliance officer voor meer informatie.


Wetenschappelijke en academische integriteit Wij begrijpen en respecteren de rol van onafhankelijk wetenschappelijk en academisch onderzoek en debat voor medische, wetenschappelijke en menselijke vooruitgang. Daarom zullen we ons bij alle onderzoeksinspanningen die gesponsord worden door Merck/MSD, onthouden van ongepaste pogingen om de resultaten en conclusies van dergelijke onderzoeken te beïnvloeden. Klinisch onderzoek zal worden uitgevoerd onder de supervisie van gekwalificeerd medisch en wetenschappelijk personeel en volgens de hoge normen van medische en klinische ethiek. Nauwe samenwerking en interactie met de medische en wetenschappelijke gemeenschap is essentieel voor onze missie ‑ om de gezondheid van de mens te verbeteren door de maatschappij nieuwe en effectieve medicatie te bieden, inclusief vaccins. Al dergelijke interacties dienen te worden aangestuurd door de volgende principes:

Alle door Merck/MSD, inclusief dochterondernemingen, gesponsorde of gesteunde activiteiten met betrekking tot de medische en wetenschappelijke gemeenschap, dienen overeen te komen met de industriële codes, moeten een goed beschreven zakelijk doel hebben, en moeten worden geïmplementeerd volgens de hoogste normen van ethiek en integriteit, met de uiterste zorg voor de gezondheid en veiligheid van de patiënten. Post‑marketing klinisch onderzoek Post‑marketing klinisch onderzoek helpt ons meer te weten te komen over de veiligheid en effectiviteit van onze producten. Ze bieden belangrijke informatie, zodat praktiserende artsen, externe betalers en belangrijke beslissers bekend zijn met het juiste gebruik van onze producten.

V A

Een arts informeerde me over het feit dat een concurrent hem betaalt voor ieder recept dat hij voorschrijft met hun product. Is dit acceptabel? Nee, dit is geen acceptabel gebruik. Het kan echter voorkomen als de arts deelneemt aan een bonafide post‑marketing klinisch onderzoek. In dat geval kan het gepast zijn om de arts te vergoeden voor zijn extra werk voor deelname aan het onderzoek, maar dit is niet gerelateerd aan het voorschrijven van recepten door de arts.

V A

Ik geloof dat ik een belangrijke arts kan overhalen over te stappen van een product van de concurrent, naar het voorschrijven van een product van ons, als ik hem aanmoedig om een ’observatief onderzoek’ te doen om ervaring te krijgen met ons product. Is dit een acceptabel gebruik? Nee. Observatieve programma’s met ons product mogen niet worden gebruikt om een arts over te halen patiëntrecepten voor te (blijven) schrijven voor onze producten. Observatieve programma’s mogen ook niet worden gebruikt als zij deze schijn hebben. Observatieve programma’s mogen alleen worden gebruikt voor het verzamelen van data die Merck/MSD en artsen helpen patiëntzorg te verbeteren door directe observatie van de werking van het product in een klinische setting. Er moet een contract met de arts en schriftelijke protocols bestaan die de behoefte voor de data indentificeren en die beschrijven hoe programmaresultaten zullen worden gebruikt.

GIFTEN EN GASTVRIJHEID Geven van giften Wij geloven in het concurreren via de voortreffelijkheid van onze producten en diensten, en willen iedere schijn van ongepast gedrag met onze klanten voorkomen. Het schenken van giften, of het nu in contante gelden of anders is, inclusief diensten aan klanten, roept serieuze vragen op over belangenverstrengeling of de schijn van belangenverstrengeling. Daarom is het geven van geschenken verboden, behalve wanneer het voldoet aan de hieronder gespecificeerde uitzonderingen. Wij erkennen dat in er sommige culturen aanleidingen zijn waar het geven van geschenken gebruikelijk is en verwacht wordt. Beslissingen over dergelijke situaties moeten grondig overwogen worden, en vooraf moet schriftelijke toestemming worden verkregen van uw manager voordat u verder kunt gaan. Aan klanten die arts zijn: Het publiek vertrouwt erop dat artsen beslissingen nemen die volledig gebaseerd zijn op de gezondheid van de patiënt. Omdat wij dit vertrouwen niet willen schenden, doen wij geen schenkingen, in welke vorm dan ook, aan klanten die arts zijn. Als onderdeel van het informeren van artsen over onze producten, kunnen we educatief materiaal en oefenartikelen aanbieden, zolang deze van waarde en medisch relevant zijn, bijvoorbeeld medische tekstboeken en andere artikelen die een oprechte educatieve functie hebben, als dit is toegestaan in het land. Daarnaast kunnen promotionele artikelen van nominale waarde ook toegestaan zijn (bijv. pennen, notitieblokken,


9

ONZE KLANTEN

V A We mogen maaltijden of bescheiden sociale entertainment accepteren, op voorwaarde dat het voldoet aan Merck/MSD criteria.

agenda’s, etc.), vooropgesteld dat ze gerelateerd zijn aan de praktijk van een arts. Onthoud dat sommige locaties strikter beleid hebben gebaseerd op lokale wetgeving of industriële codes betreffende geschenken aan artsen. Overleg ook met uw lokale/ regionale jurist voor aanvullende richtlijnen. Aan andere klanten: Behalve met artsen communiceren we ook met andere belangrijke klanten, inclusief groothandelaren, distributeurs en winkeliers. Wat betreft deze klanten zijn alleen zakelijk gerelateerde artikelen van waarde toegestaan. Giften aan deze klanten moeten in overeenstemming zijn met lokale wetten, bedrijfsbeleid en relevante industriële codes. Neem voor aanvullende assistentie en richtlijnen contact op met uw lokale juridsche vertegenwoordiger en/of uw lokale compliance officer.

V A V A 10

Ik ben uitgenodigd voor de bruiloft van een belangrijke klant. In mijn cultuur is het de gewoonte dat gasten geld meenemen naar de bruiloft. Wat moet ik doen? Zijn niet‑geldelijke geschenken acceptabel? Geldelijke en niet‑geldelijke geschenken zijn verboden. U dient contact op te nemen met uw manager als u denkt dat een uitzondering op het bedrijfsbeleid gerechtvaardigd is. De hoofd‑cardioloog in een groot ziekenhuis heeft om een donatie of apparatuur gevraagd voor de nieuwe hartbewakingsafdeling van het ziekenhuis. Zou een dergelijke donatie een overtreding zijn van onze zakelijke normen? Het kan gepast en gewenst zijn dat het bedrijf een bijdrage levert om de kwaliteit van lokale gezondheidszorgfaciliteiten te verbeteren. U moet er echter zeker van zijn dat de juiste stappen voor uw locatie worden gevolgd. Neem contact op met uw compliance officer voor advies.

Eén van mijn klanten is een goede vriend en we wisselen regelmatig waardevolle geschenken uit gedurende het cadeauseizoen. Kan ik hiermee door blijven gaan? Het bedrijf ontmoedigt geen vriendschappen met zakelijke partners, maar vraagt wel om discretie en een verstandige houding in dergelijke situaties. In sommige situaties kan het geschenk gepast zijn als het een ’persoonlijk’ geschenk is en er niet voor is betaald door Merck/MSD, en de uitwisseling van de geschenken niet kan worden gezien als een belangenverstrengeling. U moet uw relatie melden aan uw manager. Uw manager zal de situatie bekijken en bepalen hoe met mogelijke belangenverstrengelingen moet worden omgesprongen op een manier die overeenkomt met ons beleid op belangenverstrengeling. Het kan noodzakelijk zijn om de klant aan een andere bedrijfsmedewerker toe te wijzen.

Overheidsfunctionarissen of medewerkers: geschenken, maaltijden, gastvrijheid of andere voordelen In de meeste landen is het verboden om betalingen of wat dan ook van waarde aan te bieden om werk binnen te halen. Wees u er van bewust dat in de meeste gevallen, artsen worden gezien als overheidsfunctionarissen. Om deze reden vereist het schenken van giften, maaltijden, toelagen voor deelname aan congressen of symposia, of soortgelijke voordelen aan overheidsfunctionarissen een aanvullende toetsing om zeker te stellen dat er geen ongepaste betaling of voordeel wordt geboden. Daarnaast wenst het bedrijf alle schijn van ongepastheid te vermijden. Wetten over gepaste geschenken en gastvrijheid met betrekking tot deze groepen zijn complex en kunnen van land tot land verschillen ‑ en zelfs binnen landen (bijvoorbeeld lokale tegenover nationale wetgeving). Daarom moet u contact opnemen met uw lokale of regionale compliance officer voordat u een geschenk, uitnodiging of ander willekeurig voordeel aanbiedt aan een overheidsmedewerker. Ontvangen van giften Het ontvangen van giften komt vaker voor bij leveranciersrelaties. Daarom kunnen gedetailleerde richtlijnen over het ontvangen van giften worden gevonden in het hoofdstuk ’Onze leveranciers’ op pagina 25.


Maaltijden aan bieden en andere vormen van gastvrijheid We mogen zo nu en dan maaltijden of gastvrijheid aanbieden, aangenomen dat het: • Voor een bonafide zakenrelatie is; • Samengaat met een educatief of zakelijk evenement/functie; • Legaal is; • Consistent is met de naleving van industriële codes; • Consistent is met bedrijfsbeleid en procedures; • Niet wordt gezien als een poging om een zakelijke beslissing te beïnvloeden; en • Het niet blamerend is voor het bedrijf als het openbaar bekend zal worden.

V A

In mijn land is het normaal om een arts mee naar een restaurant te nemen om onze producten te bespreken. Is dit acceptabel volgens ons beleid? De voorkeurslocatie voor het bespreken van producten is het kantoor van de arts of in een ziekenhuis of andere klinische setting. In bepaalde omstandigheden kan het gepast zijn om een discussie over een product te hebben buiten een dergelijke setting. Als u het gevoel hebt dat een dergelijke bespreking gerechtvaardigd is, moet u eerst toestemming krijgen van uw manager, en dergelijke toestemming dient de omstandigheden te specificeren zodat de gepaste controle‑ en toezichtsprocedures kunnen worden toegepast.

UITNODIGINGEN VOOR CONFERENTIES/SYMPOSIA We zijn toegewijd aan het organiseren van en deelnemen aan educatieve programma’s die medische en wetenschappelijke informatie uitwisselen. Wij erkennen het belang en garanderen dat deze activiteiten op een gepaste en professionele manier plaatsvinden, met het uiteindelijke doel patiëntenzorg te verbeteren. Onze normen bestrijken echter niet alle lokale wettelijke vereisten. Waar meer beperkende lokale wetten bestaan, hebben die voorrang. Ons doel in het ondersteunen van wetenschappelijke/ educatieve bijeenkomsten is het verbeteren van patiëntenzorg. Dienovereenkomstig moet de vergaderagenda van toepassing zijn op de deelnemers en het wetenschapplijke doel van de bijeenkomst ondersteunen. De locatie moet worden gekozen op basis van reisgemak en kosten voor de deelnemers, en moet gepast zijn voor het soort bijeenkomst en publiek. Sponsorbeslissingen

moeten in lijn zijn met lokale wetgeving, lokaal/ regionaal bedrijfsbeleid en richtlijndocumenten en industriële codes; we moeten ook in overweging nemen of enkele deelnemers overheidsmedewerkers of ambtenaren zijn, wat meer advies en begeleiding vereist. Wij betalen nooit reiskosten voor echtgenoten of metgezellen van deelnemers.

V A

Wij betalen de reiskosten van een belangrijke opinieleider die op een door het bedrijf gesponsorde conferentie spreekt. Zij wil graag haar echtgenoot op eigen kosten meenemen. Is dit toegestaan? Een echtgenoot of ander gezelschap mag meereizen naar een conferentie, indien het niet op de kosten van het bedrijf is. Dit betekent dat reis‑ en verblijfkosten, maaltijden en andere kosten geassocieerd met de aanwezigheid van de echtgenoot niet door het bedrijf worden gedragen. Het is echter inconsistent met het doel van deze evenementen om de echtgenoot of het gezelschap toe te staan de sessies of bijeenkomsten bij te wonen waar officiële zaken worden besproken. Kunnen wij het verzoek inwilligen van een arts om twee economy‑class‑tickets te betalen in plaats van één business‑class‑ticket voor deelname aan een conferentie? Nee, dat is niet toegestaan. De uitnodiging is voor de arts en het bedrijf zal alleen kosten betalen die direct geassocieerd zijn met de deelname van de genodigde. Kunnen wij de reiskosten betalen voor het bijwonen van een bijeenkomst voor een arts die betrokken is bij het keuringsproces voor nieuwe medicatie? De wetgeving betreffende dergelijke activiteiten zijn complex en zullen verschillen, afhankelijk van een aantal factoren, zoals: • Is de arts in dienst van de overheid? • Is de arts een beslisser in het regelgevende keuringsproces? • Is een Merck/MSD‑productregistratie in behandeling of wordt deze verwacht? • Is er een schijn van ongepaste beïnvloeding? Een evaluatie van de overeenkomst moet gedaan worden in overeenstemming met onze procedures om te bepalen of het bedrijf voor de reiskosten mag betalen. Voor verdere richtlijnen kunt u contact opnemen met uw lokale of regionale compliance officer.


11

ONZE KLANTEN

V A

Van tijd tot tijd komen artsen die wij hebben uitgenodigd voor symposia niet opdagen of nemen zij niet volledig deel aan de evenementen zoals van hen wordt verwacht. Hoe moet ik met deze situaties omgaan? Bij het uitnodigen van een arts voor een symposium, dient u de verwachtingen te bespreken betreffende deelname aan bepaalde evenementen. Indien de aanwezigheid van een arts een probleem wordt, dient u eerst de waarde van een evenement met de arts te bespreken om te weten of hij of zij zich realiseert wat hij of zij mist door het evenement niet volledig bij te wonen. Onthoud echter dat we geen controle hebben over de deelnemer of arts bij dergelijke evenementen. Als de aanwezigheid van de arts een probleem blijft, dient u de zaak te bespreken met uw manager om te bepalen of de arts moet worden uitgenodigd voor toekomstige evenementen.

EERLIJKE CONCURRENTIE Wij geloven dat klanten en de samenleving als geheel profiteren van eerlijke, vrije en open markten. Daarom concurreren wij met de voortreffelijkheid van onze producten en diensten en gaan wij geen overeenkomsten aan met onze concurrenten om prijzen ’vast te leggen’ of om op een andere wijze handel aan banden te leggen. Onze principes wat betreft eerlijke concurrentie vereisen dat: • We geen prijs of bodinformatie delen of uitwisselen met onze concurrenten. Dit omvat ook prijsbeleid, kortingen, promoties, royalties, garanties, en algemene verkoopvoorwaarden. Wanneer een concurrent dergelijk informatie aanbiedt, of dat nu in een handelsassociatiebijeenkomst is of in de wachtkamer van een arts, dienen wij het gesprek direct af te breken en de situatie onder de aandacht te brengen van de juridische afdeling. Hoewel de uitwisseling misschien onschuldig bedoeld is, kan het de schijn wekken van prijs‑vastlegging of bieden. • We concurreren agressief in iedere markt voor iedere klant. Wij gaan geen overeenkomsten aan ‑noch algemene afspraken‑ met concurrenten over klanten, distributeurs of gebieden. • We zullen de producten of diensten van een concurrent niet foutief weergeven of vertekenen. Onze normen betreffende eerlijke concurrentie zijn tevens wettelijk vastgelegd in bijna ieder land waar wij opereren en er zijn aanvullende wettelijke vereisten waar we aan moeten voldoen. Iedere

12

Wij concurreren eerlijk en oprecht, en vertrouwen in de voortreffelijkheid van ons product.

manager moet zekerheid verkrijgen dat werkgevers betrokken bij marketing, sales en inkoop op de hoogte zijn van onze op schrift gestelde normen en de intentie ervan, en de van toepassing zijnde concurrentiewetten.

V A

Ik ben op een bijeenkomst van een handelsassociatie en verschillende leden bespreken een prijsstellingsstrategie. Wat moet ik doen? Wanneer zaken als prijsstellingstrategieën onder concurrenten worden besproken, is het mogelijk dat prijsafspraken of heimelijke verstandhoudingen plaatsvinden of de schijn daarvan. Veel landen verbieden om deze reden het bespreken van prijsstellingen onder concurrenten. Als u zichzelf in deze positie bevindt, moet u zichzelf direct verontschuldigen van de bijeenkomst. U dient direct contact op te nemen met de juridische afdeling en vertellen wat u hebt waargenomen.

Verzamelen van concurrentiegegevens Wij concurreren eerlijk en oprecht. Wij verzamelen geen marktinformatie door een verkeerde weergave, diefstal of schending van privacy of dwang. In het algemeen kunt u informatie over concurrenten inwinnen uit acceptabele bronnen zoals klanten, consultants en zelfs concurrenten zelf onder gepaste omstandigheden. U kunt bijvoorbeeld informatie verzamelen over concurrenten (i) uit het nieuws en andere openbare bronnen zoals financiële overzichten ingediend bij overheidsinstanties (ii) door de producten en openbaar verkrijgbare marketingmateriaal van onze concurrenten te onderzoeken, (iii) van de klanten van de concurrent (behalve wanneer zij het verbod hebben gehad om informatie over de concurrent vrij te geven), of (iv) van uitstallingen van de concurrent bij conferenties en tradeshows.


• U mag geen werknemers van Merck/MSD, die voorheen voor onze klanten of concurrentie werkten, aanmoedigen om een contract of geheimhoudingsverklaring te schenden betreffende niet‑openbare informatie van de concurrent. Omdat het moeilijk is precies in te schatten welke geheimhoudingsverklaringen zijn overeengekomen, raden wij met klem af om Merck/MSD‑werknemers die voorheen voor een concurrent werkten, te vragen naar informatie over hun voorgaande werkgever. • U mag geen Merck/MSD‑medewerkers, zoals ondergeschikten of marketing consultants, toestaan zichzelf of hun werk anders voor te doen bij het verzamelen van concurrentiegegevens. De Merck/MSD‑relatie dient bekend te worden gemaakt indien het redelijk is aan te nemen dat de bron dergelijke informatie niet zou delen, als hij of zij van de Merck/MSD‑relatie had afgeweten. • U mag geen prijzen of andere gevoelige informatie rechtstreeks van een concurrent ontvangen. Lokale wetgeving kan verschillen in de beschrijving van openbare en vertrouwelijke informatie, dus verzeker u ervan dat uw gedrag in overeenstemming is met de lokale vereisten. Daarnaast is de regelgeving omtrent het verzamelen van informatie met betrekking tot biedingen voor de overheid vaak strenger. Neem contact op met uw manager of de juridische afdeling voor meer informatie.

V A

Wij hebben zojuist een werknemer aangenomen van de concurrent. Hoeveel informatie mag hij over zijn voormalige werkgever verstrekken? We mogen de werknemer geen bedrijfseigen of vertrouwelijke informatie laten geven over zijn voormalige werkgever, noch mogen we hierom vragen. Stel uzelf de vraag hoe ongemakkelijk u zich zou voelen wanneer een voormalige Merck/MSD ‑ werknemer dergelijke informatie zou delen met een concurrent. Daarnaast zijn er juridische verwikkelingen betreffende de bekendmaking van vertrouwelijke informatie van andere bedrijven. Voor meer helderheid kunt u een gesprek aan gaan met uw manager of de juridische afdeling.

V A

Een oude klant, die ook een vriend is, vertelde me recentelijk over de vrijgavedatum van de nieuwste medicatie van de concurrent, wat nog geen openbare informatie is. Kan ik deze informatie delen met anderen in mijn district? Hoe zit het als ik wist dat de informatie was verkregen van de arts tijdens een consultants‑vergadering? Als u weet, of als de omstandigheden duidelijk maken, dat de informatie in vertrouwen aan de klant is verteld, zoals gedurende een consultantsvergadering, dient u het bespreken van het onderwerp met de klant achterwege te laten. U mag de informatie niet doorgeven aan anderen in uw district, maar dient het gesprek onder de aandacht te brengen van uw manager, die het indien nodig zal bespreken met de juridische afdeling. Indien het om openbare informatie gaat , is er geen probleem in het openlijk bespreken, in overeenstemming met het beleid betreffende het bespreken van een product.

GEGEVENSBESCHERMING EN PRIVACY VAN PATIENT/CONSUMENT Wij geloven in het belang van het respecteren van de privacy van iedereen met wie we zaken doen. Dit is in het bijzonder van toepassing op klanten, patiënten en deelnemers aan klinisch onderzoek. Er bestaan momenten waarop officieel onderzoek en zakendoen vereisen dat het medisch dossier van een patiënt of de verzameling van persoonlijke informatie wordt bekeken. Onze toewijding aan privacy staat centraal bij verscheidene operationele principes, inclusief, maar niet beperkt tot: • Noodzaak – We moeten het zakelijke doel voor het verzamelen of gebruiken van persoonlijke informatie identificeren, en waar mogelijk gebruik maken van niet‑identificeerbare informatie. • Kennisgeving en keuze – We moeten personen tijdig in kennis stellen voordat persoonlijke informatie over hen wordt verzameld. Daarnaast moeten we in het algemeen personen het recht geven om bezwaar te maken, of zich terug te trekken van het gebruik van hun persoonlijke informatie. • Integriteit van gegevens – Persoonlijke informatie moet accuraat, compleet en actueel gehouden worden zoals beschreven in overeenkomsten en kennisgevingen.


13

ONZE KLANTEN • Beveiliging en overdracht – We moeten redelijke stappen nemen ter bescherming van persoonsgegevens tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, openbaarmaking of wijziging. Daarnaast vereist de overdracht van gegevens naar het buitenland aanvullende beveiliging en toezicht.

A

Het beschermen van persoonsgegevens is ook een juridische kwestie in bijna ieder land waar wij opereren. We moeten alle wettelijke vereisten naleven, naast onze eigen bedrijfsnormen. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met de Privacy Office.

V A V

14

Wat wordt precies verstaan onder persoonlijke informatie? Hoewel de exacte definitie van persoonlijke informatie kan verschillen van land tot land, is het over het algemeen informatie die direct een individu identificeert, of die gebruikt kan worden om een individu te identificeren. Enkele voorbeelden zijn naam en initialen, geboortedatum, foto’s, biometrische informatie, contactinformatie, gezondheid gerelateerde informatie en persoonlijke karakteristieken. Dit is echter geen volledige lijst en meer gedetailleerde informatie kunt u vinden in het bedrijfsbeleid. Ik moet de effectiviteit van mijn verkoopinspanningen met betrekking tot het grootste regionale ziekenhuis aantonen. De apotheker van het ziekenhuis heeft aangeboden om kopieën van voorgeschreven recepten met mij te delen, waarop persoonlijke informatie staat van patiënten. Is het voor mij acceptabel om deze bestanden op te vragen?

V A

Hoewel de wetgeving op bescherming van persoonsgegevens door apothekers per land kan verschillen, hebben veel landen wetten die de nadrukkelijke toestemming vereisen van de patiënten voor vrijgave van hun persoonsgegevens door de apotheker. In landen waar geen wet bestaat, zijn onze privacyprincipes wat betreft noodzaak, kennisgeving en keuze van toepassing. Deze principes vereisen dat we alleen de minimale persoonlijke informatie verzamelen en ontvangen die we nodig hebben voor legitieme zakelijke doeleinden, dat de persoon over wie we persoonlijke informatie verzamelen in kennis is gesteld door de apotheker over de bedoelde vrijgave en hoe we deze informatie willen gebruiken, en dat de persoon geen bezwaar heeft gemaakt. Bespreek dit met vertegenwoordigers van de juridische afdeling of de Privacy Office om zeker te zijn dat de gegevensbenadering de lokale wetten en ons beleid naleeft. Ik plan een symposium en wil graag klanten uit meerdere landen uitnodigen. Ik heb toegang nodig tot informatie over klanten uit verschillende landen om de uitnodigingen te kunnen versturen. Zijn er speciale voorzorgsmaatregelen nodig bij het overdragen van informatie naar andere landen? Veel landen hebben wetten op de bescherming van privacy en gegevens, die van toepassing zijn wanneer u persoonlijke informatie over individuen overdraagt of benadert, of het nu om klanten, consumenten, patiënten, werknemers of anderen gaat die aangesloten zijn bij Merck/MSD. In sommige gevallen kan zelfs de overdracht van namen van personen van land tot land speciale autorisatie of aandacht vereisen. Neem contact op met de vertegenwoordiger van de Privacy Office van het land waar u informatie mee wilt uitwisselen voordat u actie onderneemt.


ONZE WERKNEMERS ONZE WERKOMGEVING Wij proberen een werkomgeving te bieden die hooggetalenteerde mensen aantrekt en behoudt, en hen bijstaat in het ontplooien van hun potentieel. Ieder van ons is verantwoordelijk voor het creëren van een klimaat van vertrouwen en respect, en het aanmoedigen van een productieve werkomgeving. Deze verantwoordelijkheden staan beschreven in onze leiderschapskwaliteiten (zie pagina 40), die dienen als fundament voor ons beleid, onze praktijken en onze procedures bij personeelszaken. De leiderschapskwaliteiten beschrijven specifieke kwaliteiten die van ons worden verwacht. Wij moedigen open communicatie aan door open te staan voor ideeën en te zorgen van anderen, en wij bieden en ontvangen opbouwende feedback. Privacy van medewerkers Wij respecteren de privacy en waardigheid van onze collega’s en bewaken de geheimhouding van medewerkersgegevens. Het bedrijf verzamelt en bewaart persoonlijke informatie die nodig is om functies te ondersteunen zoals arbeidsvoorwaarden, vergoedingen en salaris, en ook voor andere doeleinden zoals wettelijk vereist is en in overeenstemming is met de privacy‑ kennisgevingen die wij bieden aan medewerkers. Wij zullen persoonsgegevens beschermen en deze alleen gebruiken voor legitieme doeleinden in overeenstemming met alle relevante wetten. Deze toewijding om de privacy van onze medewerkers te beschermen gaat verder dan alleen de tijd dat ze bij ons in dienst zijn en omvat ook informatie over voormalige werknemers.

V A

Mijn broer is financieel adviseur en wil graag financiële diensten aanbieden aan bedrijfsmedewerkers op mijn locatie. Hij heeft me gevraagd om hem namen en contactinformatie te geven van werknemers op mijn locatie. Kan ik hem deze informatie geven? Contactinformatie van werknemers is persoonlijke informatie en wordt beschermd door ons beleid op alle locaties waar werknemers werken en in veel landen door de wetgeving. Het privacybeleid staat niet toe dat persoonsgegevens worden vrijgegeven aan onze familie en vrienden om persoonlijke of professionele redenen. Elke openbaarmaking van persoonsgegevens moet worden gedaan in overeenstemming met ons beleid, de kennisgevingen en van toepassing zijnde wetgeving. Wij volgen de privacyprincipes van ’noodzaak’ in het uitvoeren van deze verplichtingen.

We streven ernaar om een omgeving die vrij is van intimidatie te onderhouden, waar alle werknemers worden gerespecteerd.

De privacy van de communicatie van werknemers, inclusief e‑mails en intranet/internetgebruik, is onderhevig aan de gepaste zakelijke en operationele behoefte van het bedrijf en de lokale wetgeving. We hebben de verantwoordelijkheid om technologie in bedrijfseigendom te controleren op e‑mail, internet en andere communicatievormen en ongepast gebruik te onderzoeken in overeenstemming met lokale wetgeving. Wij volgen de privacyprincipes van ’noodzaak’ in het uitvoeren van deze verplichtingen.

V A

Controleert het bedrijf actief internettoegang en e‑mails? Indien dat het geval is, onder welke omstandigheden is dat dan? Het bedrijf benadert onze communicatiesystemen om verschillende zakelijke redenen. Zo mag bijvoorbeeld het personeel van bedrijfsoperations en netwerken e‑mail benaderen voor normaal systeemonderhoud, netwerkbeheer of probleemoplossing. Daarnaast kan het management het controleren van e‑mailgebruik machtigen om ongepast gebruik of diefstal te onderzoeken van intellectueel bedrijfseigendom of om andere zakelijke doeleinden in overeenstemming met lokale wetgeving. Afhankelijk van de omstandigheden kan dit het lezen of het openbaar maken van e‑mailberichten betreffen. Ook kan, als onderdeel van standaard computersysteembeheer, waar toegestaan door de wet, het bedrijf logboeken bijhouden over internetgebruik, dat gemachtigd personeel kan gebruiken voor het onderzoeken van zorgen over prestaties, beveiligingsincidenten (bijv. netwerk/systeem te onderzoeken inbreuk, ongepast gebruik of virusaanval) of voor andere zakelijke doeleinden.


15

ONZE WERKNEMERS

V A

Wij plaatsen traditioneel de verjaardagen van werknemers op het prikbord van het kantoor. Mag dat? Door de geboortedata op het prikbord te hangen, geeft u personeelsinformatie vrij die sommige medewerkers niet bekend willen maken. Voordat u de persoonlijke informatie van een werknemer aan een lijst toevoegt, moet u eerst toestemming krijgen.

EERLIJKE BEHANDELING Om aan onze lange termijngroei en efficiëntie eisen te voldoen, moeten we een organisatie opbouwen die snel reageert op veranderingen; een organisatie waarin alle medewerkers hun volledige potentieel kunnen ontplooien. Verschillen in achtergronden, ervaringen, perspectieven en talenten zijn een fundamentele kracht van ons wereldwijde bedrijf. Wij behandelen ieder persoon eerlijk en werven, selecteren, trainen, promoveren en belonen gebaseerd op verdienste, ervaring en andere werkgerelateerde criteria. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met uw vertegenwoordiger van Human Resources of de Corporate Human Resources Diversity Department. Eerlijke behandeling betekent ook dat we de rechten van onze collega’s respecteren om het op een opbouwende manier oneens te zijn met zaken. En dat kan ook betekenen dat u soms in staat moet zijn situaties te accepteren waarin een beleidsvormer ons standpunt niet deelt. We moeten onthouden dat open communicatie, inclusief de wil om ’het er over eens te zijn dat u het oneens bent’, essentieel is voor zowel een positieve werkomgeving als ons uiteindlijke zakelijke succes.

V A

16

Is het acceptabel om het geslacht en de leeftijd te bepalen voor een vacature? Er is geen enkele zakelijke rechtvaardiging voor het publiceren van vacatures gebaseerd op geslacht of leeftijd. Eerlijke behandeling van mensen door alleen mensen aan te nemen op basis van functie criteria is niet alleen ethisch juist, maar ook slim zakendoen.

V A

Kan de Office of Ethics advies geven over hoe om te gaan met moeilijke situaties met collega’s? De Office of Ethics kan advies geven in een vertrouwelijke omgeving en kan taalgebruik aanraden in het omgaan met moeilijke situaties met collega’s. Als u zich prettig voelt dit te doen, kunt u de situatie ook met uw manager bespreken of met de afdeling Human Resources.

GEZONDHEID EN VEILIGHEID Wij doen ons werk met de grootste zorg voor de veiligheid en gezondheid van medewerkers en de bescherming van het algemene publiek. Ieder van ons heeft de verantwoordelijkheid de veiligheidsregels en bepalingen na te leven en de nodige voorzorgsmaatregelen te nemen om onze collega’s en onszelf te beschermen. We moeten alle ongevallen en werkgerelateerd letsel melden en actie ondernemen om onveilige handelingen of omstandigheden te corrigeren, met het doel onze prestaties voortdurend te verbeteren. Global Safety and the Environment kan specifieke vragen beantwoorden over onze veiligheidsnormen; of u kunt naar de website gaan op http://org.Merck.com/MRK/gse/abogse/Pages/default. aspx.

V A

Is het echt nodig om een klein ongeval of kleine verwonding te melden? Ik wil de veiligheidsstatus van onze plant niet in gevaar brengen. Ja. Om een uitmuntende veiligheidsprestatie te behouden en te streven naar een ongevalvrije omgeving, moeten alle ongevallen en werkgerelateerd letsel worden gemeld, hoe klein dan ook, om onveilige praktijken en omstandigheden te elimineren. Melden van klein, werkgerelateerd letsel, kleine ongevallen en ’bijna ongevallen’ is belangrijk. Het helpt ons gevaarlijke omstandigheden te identificeren en te corrigeren voordat er ernstig letsel optreedt.


V A

Onze plant heeft veiligheidsrichtlijnen die vereisen dat alle sieraden worden verwijderd. Hoe zal het bedrijf reageren wanneer een werknemer weigert om een sieraad af te doen om religieuze redenen? Het bedrijf streeft er naar in alle redelijkheid tegemoet te komen aan de religieuze overtuigingen van werknemers. Het is mogelijk dat er een alternatief wordt gevonden (bijv. als het item kan worden vastgezet, kan dit toegestaan zijn). Maar als er niet naar tevredenheid een oplossing kan worden gevonden, dan gaat veiligheid voor. Als u aanvullende vragen hebt over wat acceptabel is, kunt u contact opnemen met uw manager of de aanvullende bronnen bekijken waar in dit boekje naar wordt verwezen.

Drugs‑ en alcoholmisbruik Het gebruik van illegale drugs, alcohol of legale drugs leidt tot serieuze gezondheids‑ en veiligheidsrisico’s op de werkplek. Het bezit, de verkoop of het gebruik van illegale drugs, of het onder invloed zijn van dergelijke drugs in werktijd of op het bedrijfsterrein, of op door het bedrijf gesponsorde evenementen, is verboden. Ook het onder invloed zijn van alcohol tijdens het zakendoen of op door het bedrijf gesponsorde evenementen is verboden. Het is belangrijk dat gevallen van drugs‑ en alcoholmisbruik direct aan het management worden gemeld. Ga voor informatie over bronnen op uw locatie over drugs‑ en alcoholmisbruik, naar de pagina met aanvullende assistentie. INTIMIDATIE OP DE WERKPLEK We streven er naar om een omgeving zonder intimidatie te onderhouden, waar alle werknemers worden gerespecteerd. In veel gevallen is werkplek‑intimidatie een vorm van discriminatie die over het algemeen wordt omschreven als ieder verbaal of fysiek gedrag dat wordt geuit naar aanleiding van een karakteristiek van een persoon, zoals ras, geslacht, leeftijd of religie. Intimidatie op de werkplek wordt over het algemeen omschreven als iedere actie die ongepast of onredelijk een intimiderende, vijandige of beledigende werkplek creëert.

V A

Is het acceptabel om politieke posters op te hangen in iemands eigen persoonlijke werkgebied? Wat als het religieuze symbolen of afbeeldingen betreft? Werknemers mogen de werkplaats niet gebruiken om hun persoonlijke steun voor politieke kwesties, partijen of kandidaten te tonen. Andere medewerkers kunnen dit soort gedrag ongepast vinden, omdat politiek materiaal vaak geassocieerd wordt met omstreden zaken die door anderen als beledigend of intimiderend kunnen worden opgevat. Wat betreft de uitstalling van religieuze symbolen en afbeeldingen, respecteren wij de wens van de werknemer om zijn of haar religieuze geloof uit te dragen. We moeten echter ook in overweging nemen dat uitvoerige persoonlijke uitingen en religie‑georiënteerde uitingen bij bedrijfsfuncties of op bedrijfsterrein kan worden opgevat als intimiderend of vijandig door collega’s met andere geloofsbelijdenissen.

Geweld op de werkplek We streven er naar om een werkomgeving te onderhouden die de waardigheid en veiligheid van alle werknemers respecteert, goede functie‑uitvoering bevordert en vrij is van alle vormen van geweld op de werkplek. We tolereren geen geweld, bedreigingen, dreigend of pestgedrag, intimidatie of iedere andere vorm van geweld op de werkplek van wie dan ook. In het algemeen omvat onze definitie van geweld op de werkplek intimiderend of treiterend gedrag met het effect de persoon bang te maken met een onredelijk vijandige of intimiderende werkomgeving voor de persoon tot gevolg. Seksuele intimidatie Seksuele intimidatie is een vorm van werkplek intimidatie die de waardigheid van mannen of vrouwen op het werk beïnvloedt. Seksuele laat omvat, maar is niet beperkt tot het eisen van seksuele handelingen in ruil voor functie voordelen, dreiging of nadelige acties wanneer seksuele handelingen niet worden verricht, of ongewenst fysiek contact. Als u het gevoel hebt geïntimideerd te zijn, laat de overtreder dan weten dat de actie ongewenst is. Als u zich niet prettig voelt bij een directe benadering, of als het probleem hiermee niet opgelost is, bespreek de zaak dan met uw supervisor of met Human Resources, of ga naar de bronnenlijst op de pagina aanvullende assistentie.


17

ONZE WERKNEMERS

V A

V A

Is het toegestaan om uit te gaan met een ondergeschikte als de relatie van twee kanten komt? Er is een inherente belangenverstrengeling in het leiding geven aan iemand met wie u een romantische verhouding hebt. Zelfs als u denkt dat u onpartijdig bent, kan uw objectiviteit gecompromitteerd zijn, hoewel u het zelf niet merkt. Onafhankelijk van uw werkelijke acties, zal uw relatie waarschijnlijk worden opgevat als ongepaste invloed op uw beoordelingsvermogen. Dergelijke relaties kunnen het moraal schaden en de productiviteit op een werkplaats verstoren. Daarom is het onacceptabel om een romantische relatie te beginnen of te hebben met een van uw directe of indirecte ondergeschikten ‑ iemand in uw rapportagelijn van wie u de prestatie‑beoordelingen, vergoedingen en promoties kunt beïnvloeden. U moet direct de relatie melden aan Human Resources. Een relatie beginnen met een collega met wie geen directe of indirecte rapportage‑relatie is, is acceptabel. Als u zichzelf in een rapportage‑relatie bevindt nadat een romantische relatie is gestart of beëindigd, dient u de relatie te melden aan Human Resources. Soms gedragen arts‑klanten zich op een seksueel uitdagende manier naar mij toe tijdens verkoopbezoeken. Gedrag dat in mijn ogen grenst aan seksuele intimidatie. Mijn werk is afhankelijk van het onderhouden van goede relaties met die artsen, maar ik voel me onprettig bij hun gedrag. Wat moet ik doen? Geen enkele werknemer hoeft seksuele intimidatie of welke vorm van werkplaats intimidatie dan ook te tolereren. Als u zich prettig genoeg voelt om met de klant over het gedrag te praten, leg dan kalm uit hoe ongemakkelijk u zich voelt bij hun acties. Als het gedrag blijft aanhouden, of als u zich niet prettig voelt om de arts te confronteren, dient u deze zorg te bespreken met uw manager, Human Resources of een andere bron die u kunt vinden op de pagina met aanvullende assistentie.

Wij zijn verantwoordelijk voor het nemen van beslissingen gebaseerd op wat het beste is voor Merck/MSD, zonder onze persoonlijke zorgen mee te laten spelen.

werknemers in dienst nemen en we moedigen hun doorverwijzingen aan. We zullen echter de kandidaten die familie of vrienden zijn van onze werknemers niet voortrekken. We zullen iedere kandidaat aannemen op basis van zijn of haar kwalificaties voor de vacature. Senior managers dienen zich vooral bewust te zijn van het feit dat hun doorverwijzing van familieleden of vrienden kan worden gezien als het uitoefenen van hun invloed op het aanname proces. Zij dienen de juiste stappen te nemen om de schijn te vermijden van het ’sponsoren’ van een vriend of familielid als kandidaat, en om belemmering van het aannameproces te vermijden. Om objectiviteit te verzekeren en conflicten te vermijden mogen familieleden niet direct of indirect rapporteren aan andere familieleden. In zeldzame gevallen waar unieke omstandigheden een uitzondering rechtvaardigen op dit beleid, moet vooraf toestemming worden verkregen van uw divisie vice‑president.

V A

Zal het bedrijf soms een minder aantrekkelijke kandidaat aannemen als ’pakketdeal’ om een zeer gewilde kandidaat binnen te halen? Het beleid van het bedrijf is om kandidaten aan te nemen die gekwalificeerd zijn voor de betreffende functie. In uitzonderlijke gevallen, zoals wanneer een echtpaar allebei solliciteeert voor een functie bij het bedrijf, hebben we ze beiden gezamenlijk overwogen. Het bedrijf doet dit omdat we inzien dat het aannemen van één partner, zonder de andere aan te nemen, een probleem kan geven, bijvoorbeeld wanneer verhuizen noodzakelijk is. Echter, als één van de twee niet voldoet aan de criteria voor zijn of haar positie, dan bieden we de functie niet aan die persoon aan.

IN DIENST NEMEN VAN FAMILIE EN VRIENDEN We streven er naar medewerkers in dienst te nemen die kunnen bijdragen aan het succes van het bedrijf. We zullen familie en vrienden van huidige

18


ONZE AANDEELHOUDERS BELANGENVERSTRENGELINGEN We hebben een verantwoordelijkheid voor onze aandeelhouders om beslissingen te nemen op basis van wat het beste is voor ons bedrijf, zonder te kijken naar persoonlijke zaken. Een potentiële belangenverstrengeling doet zich voor wanneer we direct of indirect betrokken zijn bij activiteiten buiten het bedrijf, die ons zakelijk inschattingsvermogen schaadt of lijkt te schaden. We moeten situaties vermijden waarin onze loyaliteit verdeeld is of verdeeld lijkt te zijn. Voorbeelden van werkelijke belangenverstrengelingen omvatten: • Persoonlijke financiële belangen hebben bij een leverancier, klant, concurrent of distributeur; • Een familielid (bijv. echtgenoot, partner, ouder, schoonouder of stiefouder, broer of zus, schoonbroer of ‑zus, of stiefbroer of ‑zus, kind of stiefkind of de ouder, broer of zus of kind van een partner) hebben, of iemand die u als familie behandelt (bijv. verloofde), die werkt voor een leverancier, klant, concurrent of distributeur; • Een vorm van vergoeding ontvangen van een leverancier, klant, concurrent of distributeur; • Een persoonlijk winstbelang hebben bij bedrijfstransacties; • In een Advisory Board en/of Board of Directors zitten van een associatie of bedrijf dat in dezelfde markt/industrie zit als Merck/MSD; • Een familielid hebben die bij een agentschap werkt dat onze medicatie goedkeurt; • Een werknemer/consultant inhuren voor hun familiebanden met beleidsmakers van de overheid; en • Betaald of onbetaald werk hebben buiten het bedrijf bij een concurrerende organisatie van ons bedrijf. De sleutel tot de aanpak van belangenverstrengelingen is volledige bekendmaking. Vaak is bekendmaking aan het bedrijf van een potentieel conflict de enige vereiste actie. Als u denkt een potentiële belangenverstrengeling te hebben, moet u de situatie bespreken met uw manager. Bepaalde medewerkers, inclusief directeuren, officers, executives en andere aangewezen medewerkers moeten jaarlijkse certificaties indienen waarin alle (potentiële) belangenverstrengelingen worden beschreven. Bedrijfsleningen aan medewerkers zijn in het bijzonder gevoelig en zijn onderwerp van nauwkeurig toezicht. Bedrijfsleningen aan executive officers of leden van de Board of Directors zijn verboden, behalve wanneer ze op 30 juli 2002 al bestonden.

V A V A

Ik heb een paar aandelen in British Telecom. Moet ik dit nu, omdat BT telefoondiensten aabiedt aan het bedrijf, melden als belangenverstrengeling? Een investering van minder dan 1 procent van openstaande aandelen van een bedrijf in openbare eigendom zoals British Telecom hoeft u niet te beschouwen als belangenverstrengeling onder ons beleid. Zijn er richtlijnen die ons belangenverstrengelingen helpen voorkomen met arts‑klanten die ook persoonlijke vrienden zijn? Omdat hier een potentiële belangenverstrengeling ligt ‑ of de schijn daar van ‑ door de vriendschap met een klant met wie u zaken doet, moet u deze persoonlijke relaties melden aan uw manager. Uw manager zal de situatie bekijken en bepalen welke stappen, indien van toepassing, genomen moeten worden om het potentiële conflict te beheersen. U dient ook de volgende vragen te overwegen om te bepalen of uw relatie met de klant mogelijk een belangenverstrengeling vertegenwoordigt: • Is dit een persoonlijke vriendschap of een vriendschappelijke professionele relatie? • Gaat u om met de arts‑klant? In het weekend? Op feestdagen? • Zou uw persoonlijke loyaliteit het nemen van beslissingen die ten goede komen aan het bedrijf in gevaar brengen, of zou dat zo lijken? • Bespreekt u zaken in een niet‑werk omgeving? • Maakt u informatie bekend aan de klant die het bedrijf als vertrouwelijk of als eigendom zou zien? • Brengt uw relatie de objectiviteit van het nemen van beslisingen door de klant in gevaar, of heeft het de schijn daarvan (in het geval van een arts, het recept‑voorschrijfgedrag van die arts)?


19

ONZE AANDEELHOUDERS Het is belangrijk om een goed beoordelingsvermogen te hebben in uw persoonlijke relaties met klanten. Als u niet zeker weet hoe u hiermee om moet gaan, is het altijd van belang dat u dit met uw manager bespreekt. GEBRUIK VAN BEDRIJFSEIGENDOMMEN Onze aandeelhouders hebben het recht aan te nemen dat bedrijfsbezit correct onderhouden en gebruikt wordt op een economische en efficiënte manier. Een algemene regel is dat we geen bedrijfsapparatuur of ‑middelen voor persoonlijk gebruik mogen gebruiken (exclusief communicatiemiddelen ‑ zie hieronder). Er kunnen echter momenten zijn dat persoonlijk gebruik van bedrijfsmiddelen acceptabel is. Als u vragen hebt over dergelijke situaties, bespreek deze dan met uw manager.

V A

Ik werk geholpen door een bedrijf aan een graad in scheikunde. Mag ik in het weekend laboratoriumapparatuur van het bedrijf gebruiken voor mijn studie? Nee. Vanwege gezondheids‑, veiligheids‑ en andere risico’s is het persoonlijk gebruik van bedrijfslaboratoria niet toegestaan. Voor aanvullende informatie kunt u contact opnemen met uw lokale compliance officer.

PERSOONLIJK GEBRUIK VAN COMMUNICATIEMIDDELEN Het bedrijf moedigt ons aan om op een efficiënte en effectieve manier communicatiemiddelen te gebruiken, zoals e‑mail, internet en intranet, voicemail, telefoon en kopieer‑ en faxapparaten, om zakelijke doelen te behalen. Deze middelen laten ons ook persoonlijke activiteiten efficiënt uitvoeren, en dergelijk gebruik is in het algemeen toegestaan, aangenomen dat het geen overmatige kosten voor het bedrijf met zich meebrengt of negatieve effecten heeft op productiviteit of de werkomgeving. Gebruik moet tevens in overeenstemming zijn met bestaande normen en beleid betreffende communicatiemiddelen. Algemene richtlijnen voor verschillende communicatiemiddelen zijn: Telefoons: Gebruik gezond verstand en een goed inschattingsvermogen bij gebruik van bedrijfstelefoons voor persoonlijke zaken. Een snel telefoontje naar huis is acceptabel ‑ lange internationale gesprekken zijn niet acceptabel.

Wij behandelen onze leveranciers en onderaannemers eerlijk en houden ons aan onze beloften.

Internet en e‑mail: Ons persoonlijk gebruik mag niet in de weg staan van onze werkproductiviteit en geen kosten maken voor het bedrijf. Gebruik ook hier uw gezond verstand en inschattingsvermogen. Internetwinkelen in uw pauze is acceptabel ‑ een hele middag zitten ’surfen’ is niet acceptabel. Hier volgen enkele voorbeelden van ongepast internet en e‑mailgebruik en die altijd strikt verboden zijn: • Openbaarmaking van vertrouwelijke of bedrijfseigen informatie. • Downloaden of kopiëren van pornografische, seksistische of raciaal‑ of etnischgevoelig materiaal. • Posten van uw mening betreffende het bedrijf of de zaken van het bedrijf in internetnieuwsgroepen, chat rooms, blogs, etc., behalve wanneer u daar specifieke machtiging voor hebt gekregen van het bedrijf. • Privé commerciële zaken doen op het internet of via het e‑mailsysteem. Uw eigen divisie of locatie kan strengere voorschriften hebben op het gebied van het persoonlijke gebruik van communicatiemiddelen. In dergelijke gevallen zijn de strengere regels van toepassing. In alle gevallen is het persoonlijk gebruik van communicatiemiddelen onderhevig aan het oordeel van uw manager. Voor meer informatie kunt u contact openemen met uw lokale Information Systems‑professional, de Information Services Help Desk of uw vertegenwoordiger van Human Resources.

Faxen en kopieermachines: Persoonlijk gebruik is acceptabel, aangenomen dat het niet regelmatig en kleinschalig gebruik betreft. Het kopiëren van uw belastingaangifte is bijvoorbeeld acceptabel ‑ kopiëren van 200 aankondigingen voor uw sportvereniging is niet acceptabel.

20


V A V A V A V A

Mag ik mijn persoonlijke software op mijn bedrijfscomputer of smartphone zetten? In het algemeen is dit niet acceptabel. Om te voorkomen dat er codes worden gedownload die data kunnen vernietigen, mag alleen bedrijfssoftware worden gebruikt op bedrijfscomputers. Uitzonderingen vereisen toestemming vooraf van uw manager en Information Technology; IT kan echter niet worden ingezet om uw persoonlijke software te onderhouden. Soms bezoeken enkele van mijn collega’s op het werk chatrooms op het internet. Is dit gepast? Behalve wanneer ze een specifieke machtiging hebben als onderdeel van hun werkverantwoordelijkheid, is het ongepast om chatrooms te bezoeken met bedrijfscomputers. Als u op internet wilt chatten, moet u uw persoonlijke computer gebruiken in uw eigen tijd. Zou het acceptabel zijn dat ik op internet bankzaken doe op een bedrijfscomputer? Ja. Werknemers kunnen het internet gebruiken voor gepaste persoonlijke taken buiten werktijd, alsook gedurende werktijd, zolang deze activiteiten niet frequent zijn, het bedrijf geen geld kosten en deze niet de prestaties van een medewerker in zijn werk negatief beïnvloeden. Als deze activiteit echter het installeren van software vereist op uw computer, dient u eerst toestemming te krijgen van uw manager en Information Technology voordat u verder gaat. Als het bedrijf een online studie van een medewerker heeft goedgekeurd en/of betaald, welke richtlijnen zijn dan van toepassing op zijn/haar internetgebruik? Het bedrijf herkent dat een grotere vrijheid met betrekking tot internetgebruik onder bepaalde omstandigheden gepast en gerechtvaardigd is. U dient uw specifieke situatie te bespreken met uw manager.

GEBRUIK VAN SOCIALE MEDIA Het belang van het gebruik van sociale media binnen het zaken doen van ons bedrijf groeit gestaag, en we willen de geboden kansen goed benutten in deze nieuwe vorm van communicatie, en tegelijk de risico’s en uitdagingen die ze ook met zich meebrengen beperken. Sociale media omvatten blogs, sociale netwerken (bijv. Twitter, Facebook, LinkedIn), wikis en YouTube, om er maar een paar te noemen. Hoewel we het recht van ons personeel respecteren op het onderhouden van persoonlijke online activiteiten, bent u nog steeds verantwoordelijk voor iedere vorm van schade aan, of verliezen voor ons bedrijf of onze reputatie door uw online activiteiten, of deze nu gedurende of buiten bedrijfstijd plaats vonden. Wees discreet, gebruik gezond verstand en denk na over mogelijke consequenties, en wees u bewust van het volgende: • Patiënten, klanten, consumenten, concurrenten en collega’s kunnen toegang hebben tot wat u als ’persoonlijke’ postings ziet. Daarnaast kunnen lezers op de hoogte zijn van uw relatie met Merck/MSD, zelfs als u het niet vermeldt. Dus wees voorzichtig en gebruik uw gezond verstand, zelfs bij het bespreken van bedrijfszaken op wat u ziet als ’persoonlijke’ basis. Onthoud ook dat u nooit zaken mag bespreken die betrekking hebben op vertrouwelijke informatie van het bedrijf. • Wees open en eerlijk over uw relatie met Merck/MSD wanneer dit relevant is. Maak uw werknemersstatus bij Merck/MSD bekend en maak het duidelijk dat uw ideëen of meningen persoonlijk zijn en niet de positie vertegenwoordigen van Merck/MSD. • Onthoud dat onze normen en waarden van toepassing zijn op onze online activiteiten, inclusief onze verantwoordelijkheden, zoals het beschermen van bedrijfseigendom of vertrouwelijke informatie; respecteren van de privacy van medewerkers, patiënten en bedrijfspartners; promoten van een open en positieve werkomgeving; en u onthouden van iedere vorm van intimidatie. Steeds vaker wordt aan ons gevraagd deel te nemen aan online activiteiten namens Merck/MSD. In dergelijke gevallen dient u het volgende in acht te nemen: • Verzeker u ervan dat u toestemming hebt van het specifieke, juiste Senior Level Management om deel te nemen aan sociale media namens het bedrijf. Volg alle stappen van het voorgeschreven goedkeuringsproces voor vrijgave van informatie. • Wees eerlijk en transparent over wie u bent en over uw rol en verantwoordelijkheden bij het bedrijf. • Leef al het bedrijfsbeleid en alle procedures na, alsook de lokale wetten.


21

ONZE AANDEELHOUDERS Wij kunnen allemaal een bijdrage leveren aan het beschermen van het bedrijf bij deelname aan sociale media. Als u opmerkingen over Merck/MSD of onze producten vindt die belangrijk kunnen zijn (postief of negatief), stuur ze dan binnen 24‑uur nadat u ze hebt ontdekt door naar het Designated Points of Contact (DPOC) team. Dit is vooral belangrijk bij mogelijke negatieve gevolgen. Alle geloofwaardige berichten over bijwerkingen dienen te worden doorgestuurd naar Global Safety voor beoordeling en mogelijke actie. Bekijk http://ghh.merck.com/gma/dpoc.html om uw DPOC‑teamlid te vinden.

V A

V A

22

We hadden een kandidaat in onze afdeling die werd geïnterviewd voor een open vacature. Ik ben niet betrokken bij het aannameproces, maar omdat die persoon nauw met mij zal samenwerken heb ik online gezocht om meer over haar te weten te komen. Ik ontdekte dat zij lid is van een ongewone religieuze groep. Hoewel ik normaal gesproken geen enkel probleem heb met verschillende religieuze groepen, leek deze groep enkele rare ideëen er op na te houden. Moet ik dit melden bij mijn manager of HR? Er zijn een paar factoren die niet mee mogen spelen bij onze personele beslissingen, en één van deze factoren is religie. De aanname‑ manager en HR mogen geen van deze factoren laten meespelen bij hun beslissing, en u hoeft niet aan hen door te geven wat u hebt uitgevonden. Richt u in plaats daarvan op de relevante ervaring van de persoon en blijf openstaan voor haar en haar prestatie wanneer ze aangenomen wordt. Mocht u later betrokken raken bij een beslissing met betrekking tot de kandidaat, mag u uw kennis over de religieuze affiniteit van die persoon niet laten meespelen in uw beslissing.

V A

Ik onderhoud een persoonlijke blog waarop ik een aantal zaken bespreek ‑ en soms maak ik opmerkingen over gezondheid gerelateerde zaken in mijn land. Maar ik zie deze als persoonlijke meningen en ze zijn niet gerelateerd aan mijn functie bij het bedrijf. Wanneer moet ik mijn relatie met Merck/MSD aangeven? Stel uzelf de volgende vraag: als u uw relatie met Merck/MSD niet bekend maakt en de lezer van uw blog komt er later achter dat u voor ons bedrijf werkt, zouden zij zich af kunnen vragen of uw opmerkingen bevooroordeeld waren? Of zouden zij kunnen denken dat u uw relatie geheim heeft gehouden? In dergelijke situaties dient u te overwegen of u de posting wel moet doen, of dat u uw relatie bekend moet maken. Als u het niet zeker weet, kies dan voor de veiligste weg en maak uw functie bekend.

BESCHERMING VAN BEDRIJFSINFORMATIE Informatie is een belangrijk bedrijfsbezit dat beschermd moet worden. Het verlies van vertrouwelijke informatie kan zeer schadelijk zijn voor onze concurrentiepositie. Voorbeelden van vertrouwelijke informatie, maar is niet beperkt tot, zijn prijsstellingen, formuleringen, onderzoeksresultaten, productiemethodes, financiële data en marketing‑ en verkoopstrategieën en plannen. Wij maken geen enkele vertrouwelijke informatie openbaar zonder een geldig zakelijk doel en de juiste toestemming van het management. Ieder van ons is verantwoordelijk voor het beschermen van de vertrouwelijke bedrijfsinformatie. Algemene richtlijnen voor het beschermen van vertrouwelijke bedrijfsinformatie zijn:

Ik gebruikte mijn thuiscomputer en ontdekte een blog waar gevoelige Merck/MSD‑informatie op stond. Wat moet ik doen?

• Bespreek nooit gevoelige bedrijfszaken in het openbaar;

Dergelijke openbaarmakingen van bedrijfsinformatie is strikt verboden, omdat deze het bedrijf ernstig kunnen schaden bij het behalen van bedrijfsdoelen. Bespreek uw bevindingen met uw manager. U kunt ook contact opnemen met de AdviceLine of de Office of Ethics en hen informeren over uw bevindingen.

• Beveilig gevoelige informatie in afgesloten archieven en kasten;

• Gebruik wachtwoordbescherming op computerbestanden (en deel uw wachtwoord niet met andere werknemers);

• Beveilig gevoelige informatie op laptop computers tijdens het reizen; • Wees op uw hoede bij het gebruik van speakerphones en mobiele telefoons; • En: bij twijfel over de vertrouwelijkheid van bepaalde informatie, behandel deze als vertrouwelijke.


Zelfs nadat we uit dienst gaan van het bedrijf, hebben we een geheimhoudingsplicht betreffende vertrouwelijke bedrijfsinformatie en moeten we alle documenten en bestanden teruggeven (inclusief electronisch opgeslagen informatie).

V A V A

Ik hoorde een Merck/MSD medewerker bedrijfszaken bespreken in een vliegtuig. Wat moet ik doen? Als u denkt dat de besproken informatie gevoelig of vertrouwelijk is, laat dan de partijen weten dat andere mensen hen kunnen horen. Iedere medewerker heeft een verantwoordelijkheid om zeker te stellen dat vertrouwelijke en eigendomsinformatie niet openbaar wordt gemaakt. Als onderzoeker zie ik een conflict tussen de wens van het bedrijf om de vertrouwelijke en eigendomsinformatie te beschermen, en de open uitwisseling van kennis in de wetenschappelijk gemeenschap. Wat zijn mijn verantwoordelijkheden? Het bedrijf respecteert en deelt de wens van onderzoekers om wetenschappelijke kennis te delen. Daarom moedigen wij de publicaties van wetenschappelijke bevindingen aan. Maar omdat fincanciering voor ons onderzoek afkomstig is uit productverkoop, is het belangrijk dat we de kans hebben om onze ontdekkingen te beschermen middels patentaanvragen voordat ze openbaar worden gemaakt aan het publiek en aan concurrerende farmaceutische bedrijven. Als onderzoeker bent u verplicht om, voordat u overweegt een wetenschappelijk resultaat openbaar te maken over werk gedaan voor Merck/MSD, eerst goedkeuring te krijgen van onze divisie vice‑president, of de informatie voorleggen aan de ’Office of Scientific and Technical Information Clearance’ (OSTIC) ter goedkeuring.

JUISTHEID VAN BOEKEN/BESTANDEN We nemen beslissingen gebaseerd op informatie opgeslagen op ieder niveau van het bedrijf. Incomplete of inaccurate informatie kan leiden tot slechte beslissingen en negatieve consequenties. bijvoorbeeld:

We moeten alle informatie eerlijk en accuraat vastleggen. Dit omvat, maar is niet beperkt tot, uitgaven, inkomsten, onderzoeksresultaten, productie‑ en kwaliteitsgegevens en andere bedrijfsinformatie. Alle financiële transacties en betalingen moeten gemachtigd en vastgelegd zijn. Strikte naleving van bedrijfsaccountingmethodes is vereist, net als medewerking aan interne en externe auditors. Neem contact op met uw divisiecontroller of bedrijfsauditgroep client director met vragen over de juiste manier van vastleggen van financiële transacties. Juistheid van openbaarmakingen Wij hebben de verantwoordelijkheid om te waarborgen dat we het investerende publiek informatie bieden die de werkelijke waarde van onze activiteiten weergeeft. Daarom moeten alle openbare bekendmakingen die vastgelegd zijn bij overheidsinstanties of doorgegeven worden aan het publiek volledig, eerlijk, accuraat, tijdig en begrijpelijk zijn. Deze verplichting geldt voor al het personeel, inclusief financiële executives, met verantwoordelijkheden voor het voorbereiden van dergelijke rapporten, inclusief opstelling, beoordeling en ondertekening of waarborgen van de juistheid van de informatie die deze bevatten. We moeten openlijk over onze activiteiten praten, zonder bedrijfsbezit of vertrouwelijke informatie vrij te geven. Indien u bezorgdheden hebt over aspecten van onze financiële bekendmakingen, dient u deze te bespreken met uw manager, de financiële organisatie, de juridische afdeling, de Office of Ethics of de AdviceLine. Iedere medewerker die door een andere medewerker wordt benaderd met vragen of zorgen over twijfelachtige accounting‑ of auditingpraktijken, moet deze zaken direct melden aan de Office of Ethics.

V A

Het is december en we hebben geld over van ons jaarlijkse budget. Is het acceptabel om vooruit te betalen voor activiteiten van volgend jaar met het budget van dit jaar? Nee. Activiteiten en betalingen moeten in dezelfde periode vallen. Indien een evenement dit jaar plaatsvindt, dient de betaling ook in dit jaar te worden afgeschreven. Indien een activiteit volgend jaar zal plaatsvinden, moet de betaling op het budget en in de boeken van volgend jaar komen te staan.

• Onjuist vastleggen van inkomsten en uitgaven kan leiden tot foutieve weergave van de financiële positie van het bedrijf, en is illegaal • Onvolledige of inaccurate productiedocumenten kunnen de productie van een product in gevaar brengen en wetten overtreden Merck/MSD - Gedragscode Editie III

23

ONZE AANDEELHOUDERS

V A V A V A

24

Ik maak mij zorgen over dat bedrijfsmedewerkers geneigd zijn om alleen studiegegevens vrij te geven die ons onderzoek het beste uit laten komen. Wat moet ik doen? Daar moet u zich inderdaad zorgen om maken. Dit kan een serieus geval zijn en dient direct te worden gerapporteerd aan uw manager of de juridische afdeling. Selectieve bekendmaking van data kan negatieve gevolgen hebben voor de reputatie van het bedrijf voor wat betreft kwaliteitsonderzoek, en kan wetgeving overtreden. Een verkooporder kwam binnen en zal twee dagen na de sluiting van de boeken worden bevestigd. Is het acceptabel om onbevestigde verkoop op te nemen in een eerdere periode? Nee. De verkoop heeft officieel niet plaatsgevonden totdat deze is bevestigd en de goederen zijn verscheept. Het is een valse voorstelling van zaken om een onbevestigde verkoop op te nemen in een vroegere periode.

HANDEL MET VOORKENNIS Ons bedrijf streeft er naar om eerlijke en open markten te behouden voor het kopen en verkopen van de bedrijfsaandelen. We mogen geen Merck/MSD‑aandelen kopen of verkopen op basis van niet‑openbare, essentiële informatie. Essentiële (’inside’) informatie is iedere informatie die een redelijke belegger belangrijk zou vinden bij het nemen van investeringsbesluiten. Voorbeelden omvatten kennis over overnames, afstotingen, nieuwe producten of processen en financiële informatie zoals bedrijfswinsten. Dezelfde beperkingen gelden voor niet‑openbare, essentiële informatie over andere bedrijven waarvan we kennisnemen als werknemers. Het is ons verboden om niet‑openbare essentiële informatie aan anderen door te geven ‑ zowel binnen als buiten het bedrijf ‑ zonder een legitieme zakelijke reden en de juiste machtiging van het management. Wanneer we kennis hebben van niet‑openbare informatie, mogen we niet handelen in de desbetreffende aandelen tot het begin van de tweede volledige handelsdag nadat de informatie openbaar is gemaakt. Als u twijfelt of de aankoop of verkoop van aandelen onze normen over handel met voorkennis overtreedt, neem dan contact op met de juridische afdeling.

Kan ik de verwerking van verkooporders uitstellen tot de volgende periode om onze inkomstendoelen in die periode te behalen? Nee. Verkooporders moeten worden verwerkt in overeenstemming met standaard operationele procedures voor de transactie. Het is ongepast om de verkooporders te manipuleren door deze in de volgende financiële periode te verwerken.


ONZE LEVERANCIERS SELECTIE VAN LEVERANCIERS Wij selecteren goederen en diensten die het beste bijdragen aan het welzijn van het bedrijf op lange termijn. Wij kiezen onze leveranciers gebaseerd op prijs, kwaliteit, levering, diensten, diversiteit, reputatie, en milieu‑ en bedrijfspraktijken. We verwachten ook van onze leveranciers dat zij voldoen aan de basis arbeidsnormen van de International Labor Organization, die kinderarbeid en gedwongen arbeid verbieden.

V A V A

V A

Ik heb het vermoeden dat één van onze leveranciers gebruik maakt van kinderarbeid. Wat moet ik doen? Bespreek uw bevindingen met uw manager. U kunt ook contact opnemen met de AdviceLine of de Office of Ethics en hen informeren over uw bevindingen. Door een recente promotie ben ik nu toegewezen aan de inkoop van kantoorartikelen. Hoe moet ik leveranciers beoordelen? Naast bovengenoemde factoren kan er een internationale bevoorradingsovereenkomst bestaan met hierin de ’voorkeursleveranciers’ uit uw regio. Voor meer informatie kunt u om assistentie vragen van uw lokale inkoopvertegenwoordiger of financieel directeur.

BEHANDELING VAN LEVERANCIERS We behandelen onze leveranciers en onderaannemers eerlijk en integer. Wij respecteren de algemene voorwaarden van overeenkomsten met leveranciers en houden ons aan onze beloften. Wij streven er naar op tijd te betalen en beschermen de vertrouwelijke informatie en informatie inzake eigendomsrechten van onze leveranciers. Om te waarborgen dat alle leveranciers een kans hebben om mee te dingen naar onze business, nemen we concurrerende biedingen aan waar het mogelijk is dit te doen.

V A

Is het acceptabel om software aangekocht door het bedrijf te kopiëren op mijn thuiscomputer als ik het zou gebruiken voor mijn werk bij het bedrijf? In het algemeen is dit niet acceptabel. We moeten het intellectuele eigendom van anderen (in dit geval onze software leverancier) en de voorwaarden van software licentie‑overeenkomsten respecteren, wat het aantal machines kan beperken waarop de software geïnstalleerd mag worden. Om te bepalen of het acceptabel is voor uw software, neemt u contact op met Information Services. Kan ik onze leveranciers en consultants om donaties vragen voor doelen die door het bedrijf worden gesteund? Wat als het gaat om doelen die ik persoonlijk steun? Het kan gepast zijn voor het bedrijf om donaties te vragen van leveranciers en consultants. Maar de beslissing voor dergelijke vragen om donaties moet door het senior management worden genomen. Individuele vragen om donaties van bedrijfsleveranciers kunnen belangenverstrengelingen veroorzaken. Een leverancier kan het gevoel hebben dat een bijdrage is vereist om meer kans te maken op toekomstige projecten met het bedrijf. Het zou niet gepast zijn wanneer u de bedrijfsleveranciers en consultants benadert voor doelen die u, persoonlijk, steunt. Gebruik van de lijst met leveranciers van het bedrijf voor iedere andere reden dan bedrijfsredenen is een overtreding van onze normen en ons beleid.

Ontvangen van giften1 Zoals gebruikelijk in het zakendoen, kunnen we incidenteel giften ontvangen, aangenomen dat: • De giften een geringe waarde hebben (bijv. pennen, notitieblokken, kalenders, etc.); • Dit legaal is om te doen; en • Het geschenk niet bedoeld is als, en niet de schijn heeft van, ongepaste invloed op onze zakelijke beslissingen.

1

Richtlijnen over het geven van geschenken kunt u vinden in de sectie ONZE KLANTEN op pagina 9. Merck/MSD - Gedragscode Editie III

25

ONZE LEVERANCIERS Soms zijn er momenten dat het weigeren van een geschenk niet praktisch of misschien pijnlijk is. In die zeldzame gevallen waar geschenken van grote waarde zijn, neemt u deze namens het bedrijf aan, rapporteert u het aan uw manager en geeft u het geschenk door aan uw lokale/regionale financieel directeur die het verder zal afhandelen.

V A

V A

In mijn regio wordt het als normaal beschouwd, en wordt van leveranciers verwacht dat ze hun klanten behoorlijk dure geschenken geven. Omdat dit een gewoonte is, is het moeilijk om een leverancier te ontmoedigen ons dergelijke geschenken aan te bieden. Als leveranciers regelmatig dure geschenken aanbieden, dient u de leverancier er vriendelijk op te wijzen dat onze bedrijfsnormen het werknemers niet toestaan is deze geschenken te accepteren. Afdelingsmanagers moeten ook mogelijkheden zoeken om leveranciers op de hoogte te brengen van deze normen voordat er problemen ontstaan (bijvoorbeeld vóór de feestdagen). U wilt wellicht alle leveranciers benaderen om de bedrijfsnormen uit te leggen en hen een kopie te sturen van het boekje Onze waarden en normen. Als u vragen of zorgen hebt, neemt u dan contact op met uw manager of de Office of Ethics. Ik heb kort geleden een bedrijfsconferentie bijgewoond op kosten van het bedrijf, waar mijn naam automatisch aan een loterij mee deed, samen met de namen van alle andere deelnemers. Ik won een reis naar naar het Caraïbisch gebied. Kan ik deze prijs houden? Werknemers mogen prijzen van loterijen houden, aangenomen dat: • Een leverancier of klant geen sponsor is van de loterij (bijv. wanneer het gesponsord is door een professionele of handelsorganisatie); en • De werknemer geen enkele verplichting opgelegd krijgt voor deelname aan of het winnen van de loterij (bijv. een verplichting om diensten van een specifiek bedrijf te gebruiken, om het sponsorende bedrijf zakelijke aandacht te geven). U moet met uw manager overleggen, die u zal helpen beslissen wat de beste actie is in dit geval.

Wij kiezen onze leveranciers op basis van prijs, kwaliteit, levering, service en reputatie, waarbij we voor ogen houden wat het beste is voor Merck.

Accepteren van maaltijden of andere vormen van gastvrijheid Onze normen voor het accepteren van maaltijden en gastvrijheid zijn dezelfde als die voor het aanbieden daarvan (zie pagina 11): We mogen zo nu en dan maaltijden of gastvrijheid accepteren, aangenomen dat het: • Voor een bonafide zakenrelatie is; • Samengaat met een educatief of zakelijk evenement/functie; • Legaal is; • Consistent is met de naleving van industriële codes; • Consistent is met het bedrijfsbeleid en procedures; • Niet waarschijnlijk wordt gezien als een poging om een zakelijke beslissing te beïnvloeden; en • Het niet pijnlijk is voor het bedrijf als het openbaar bekend zal worden.

V A

Een potentiële leverancier heeft mij uitgenodigd voor een professioneel sportevenement. Mag ik dat aannemen? Als het sportevenement gepast is en niet overdadig, en de leverancier met u ernaartoe gaat en dus beschikbaar is om zaken te bespreken, kan het acceptabel zijn dat u het aanneemt. Het is echter belangrijk dat het accepteren van de uitndoging niet bedoeld is als, noch de schijn heeft van een poging om ongepaste invloed uit te oefenen op een zakelijke beslissing. Voorbeeld: • Incidentele ongevraagde kaartjes naar reguliere seizoenswedstrijden zijn acceptabel; • Playoffs, kwartfinales en halve finales vereisen nader onderzoek; en • Kaartjes naar finales of kampioenschappen (bijvoorbeeld de World Cup, Olympics en Wimbledon) worden gezien als overdadig.

26


ONZE GEMEENSCHAPPEN EN SAMENLEVING Liefdadigheid en investering in gemeenschap Wij geloven dat een essentieel deel van onze bedrijfsverantwoordelijkheid bestaat uit het steun bieden aan liefdadigheidsinstellingen die zich inzetten voor de gemeenschap, van lokale bedrijfsgemeenschap tot op internationaal niveau. Het bedrijf doneert geld zowel direct, als middels The Merck Company Foundation, en doneert producten en andere diensten aan gekwalificeerde organisaties en programma’s die de zich richten op behoefte van de gemeenschap en onze algemene bedrijfmissie om gezondheid te verbeteren, steunen. De filantropische hulp die ons bedrijf biedt heeft drie strategische prioriteiten: het verbeteren van toegang en gebouwcapaciteit voor gezondheidszorg van kwaliteit; het versterken van wetenschappelijke educatie en educatiemogelijkheden om de prestatiekloof te helpen dichten; en het steunen van belangrijke behoeften van Merck‑gemeenschappen. Waar gepast bieden wij assistentie bij grote rampen en medische noodgevallen. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met het kantoor van de Corporate Philanthropy in Whitehouse Station. Mensenrechten Wij geloven in de fundamentele waardigheid van ieder mens en in het respecteren van individuele rechten. Wij zijn toegewijd aan het respecteren van mensenrechten zoals erkend in de grondbeginselen van de United Nations Global Compact en zoals beschreven in de United Nations Universele Verklaring van de Rechten van de Mens en de hieruit voortvloeiende wijzigingen, de International Covenant on Civil and Political Rights, de OECD‑richtlijnen voor Multinational Enterprises en de basis arbeidsnormen beschreven door de International Labor Organization, zowel op onze werklocatie als breder binnen onze invloedssfeer. We hebben beleid‑ en managementsystemen om te waarborgen dat we dit doen. In al onze activiteiten: • Verwerpen wij het gebruik van dwangarbeid en uitbuitende kinderarbeid en verwachten wij van onze leveranciers dit principe ook te respecteren; • Wij respecteren wettelijke vrijheid van vereniging; • We compenseren onze werknemers om te garanderen dat aan de basisbehoeften kan worden voldaan en bieden werknemers de kans om hun vaardigheden en bekwaamheden te verbeteren; • We discrimineren op geen enkel niveau van de organisatie op basis van ras, geslacht, leeftijd, religie of andere wettelijk beschermde karakteristieken; en • Wij bieden een veilige en gezonde werkomgeving.

Deze normen eisen respect voor alle individuen en consideratie van de belangen van iedereen die bij ons bedrijf betrokken is. Wij creëren tevens werkomgevingen waar vrije discussie plaats kan vinden waarbij de mening van alle werknemers wordt gerespecteerd, en we belonen creativiteit en innovatie. Voor meer informatie over het bedrijfsbeleid betreffende mensenrechten kunt u contact opnemen met de Office of Ethics.

Bedrijfsverantwoordelijkheden Als wereldwijde leider op het gebied van gezondheidszorg zal Merck/MSD zich continu blijven verzekeren dat onze bedrijfsverantwoordelijkheden zijn verweven in de bedrijfsstrategie en gzichepast verder ontwikkelen zoals het bedrijf dat doet. Deze benadering helpt ons het doel te behalen om gedeelde waarde te creëren die zowel de behoefte van de gemeenschap als onze bedrijf ondersteunt. De kern van onze strategie is de bewering over Merck/MSD’s bedrijfsverantwoordelijke waarde: ’De wereld helpen om gezond te zijn.’ De volgende vier gebieden vormen onze geprioriseerde strategie om wereldwijde gezondheid te verbeteren door: 1) het verbeteren van toegang tot gezondheid, 2) het demonstreren van onze acties en ethische en transparante benadering, 3) het opereren op een milieuvriendelijke manier, en 4) het thuis starten met de gezondheid van onze eigen medewerkers. Ethisch en transparant handelen is van toepassing op alle gebieden binnen ons bedrijf; toegang tot gezondheid verbeteren is onze grootste focus, kijkend naar onze hoofdtaak van het ontdekken en ontwikkelen van medicijnen en vaccins. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met de Office of Corporate Responsibility.

Openbare communicatie Iedere vorm van communicatie met media is belangrijk en heeft een weerslag op het imago van het bedrijf. Het is belangrijk dat communicatie vanuit ons bedrijf consistent is en dat aan alle regulerende en wettelijke verplichtingen wordt voldaan. Iedere vorm van communicatie moet accuraat en verantwoordelijk zijn en in overeenstemming met het medische en juridische bedrijfsbeleid. Media of openbare verzoeken voor informatie dienen te worden doorgestuurd aan en te worden gecoördineerd door Global Communications.


27

ONZE GEMEENSCHAPPEN EN SAMENLEVING

V A

Ik ga een presentatie doen op een conferentie waar de media waarschijnlijk aanwezig zijn. Hoe moet ik reageren wanneer ik door de media benaderd wordt na mijn presentatie? Journalisten benaderen vaak wetenschappers en executives die presentaties doen op professionele forums. Wanneer media‑aandacht waarschijnlijk is, dient Global Communications vooraf op de hoogte te worden gebracht en dienen vragen en antwoorden te worden voorbereid. Maar u moet zich vrij voelen om alles uit te leggen aan de verslaggever over wat er eerder werd gepresenteerd op de bijeenkomst. Vragen die verder gaan dan wat er formeel werd gepresenteerd, moeten worden doorgestuurd naar Global Communications. Kopieën van slides mogen niet worden uitgedeeld zonder de goedkeuring van de Merck/MSD Research Laboratories en Global Communications, omdat dit het wetenschappelijke publicatie proces in de weg kan staan.

De Merck Company Foundation De Merck Company Foundation is een in de VS‑gebaseerde, privaat, liefdadigheidsfonds. Dit fonds is in 1957 door het bedrijf opgericht, wordt volledig gefinancierd door het bedrijf en is onze belangrijkste bron van steun aan non‑profit‑, liefdadigheidsorganisaties. De missie van het fonds is om organisaties en innovatieve programma’s te steunen die: toegang verbeteren en capaciteit opbouwen voor gezondheidszorg van kwaliteit; wetenschappelijke educatie en educatieve mogelijkheden verbeteren om de prestatiekloof te sluiten; en de behoeften ondersteunen van de Merck‑gemeenschappen. De Office of Corporate Philanthropy is verantwoordelijk voor alle fondstoewijzingen van de Merck Company Foundation, alsmede andere liefdadigheidsbijdragen van het bedrijf. Het omvat tevens Merck Institute for Science Education en Merck Childhood Asthma Network.

28

Zorg voor het milieu Onze verantwoordelijkheid om het milieu te beschermen is één van onze hoogste prioriteiten. Wij houden ons nauwlettend aan alle milieuwetten en voorschriften en respecteren het milieu in ieder land waar we opereren. Wij bieden klanten informatie om ze te helpen bij het op een milieuverantwoordelijke manier omgaan met onze producten. Global Safety and the Environment kan specifieke vragen beantwoorden over onze milieunormen; of u kunt naar de website gaan op http://org.Merck.com/MRK/ gse/abogse/Pages/default.aspx.

V A V A

De wetgeving in mijn land verbiedt het dumpen van afval op locatie niet. Kan ik bedrijfsafval op die manier lozen? Nee. De methode van afvalverwijdering moet in overeenstemming zijn met onze eigen milieunormen, en specifieke praktijken variëren afhankelijk van het soort afval. We hebben ’best practice’ globale milieunormen ontworpen voor alle locaties. In sommige gevallen vereisen die normen acties die verder gaan dan de wetgeving in afzonderlijke landen. Ik ben een locatiemanager en heb de verantwoordelijkheid voor het inkopen van vervangingsproducten, van lampen tot apparatuur. Wil ons doel van constante verbetering zeggen dat ik altijd de meest milieuvriendelijk optie moet kiezen? Als de kosten van de meest milieuvriendelijke optie in geen verhouding staan tot het voordeel voor het milieu, is het waarschijnlijk niet gepast dit te doen. In het algemeen dient de meer milieuvriendelijke optie gekozen te worden, wanneer het verschil in prijs niet significant is en er een werkelijk voordeel is voor het milieu. Het is ook belangrijk dat de kosten en voordelen worden geëvalueerd over een levensduur van het item, van productie tot gebruik en uiteindelijk wegwerping, en niet alleen gebaseerd op de initiële aankoop. Overleg met uw inkoopvertegenwoordiger en Global Safety and the Environment om u te helpen bij het bepalen van de meest gepaste aankopen.


Milieu, gezondheid en veiligheid Ons Corporate Environmental, Health en Safety (EHS)‑team wordt geleid door één simpel uitgangspunt:

Wij tonen respect en zorg voor de gezondheid en het welzijn van mensen en het milieu in alles wat we doen. Dit principe is verweven in onze drie hoofduitgangspunten: • Iedereen heeft het recht op een veilige en gezonde werkomgeving; • Wij verdienen het recht om te opereren door effectieve vertegenwoordigers van het milieu te zijn; en • Alle EHS‑incidenten zijn te voorkomen. Ieder van ons speelt een belangrijke rol bij het behalen van deze doelen. Door continu te streven naar excellentie, beschermen, verbeteren en creëren wij bedrijfswaarde voor onze organisatie. Operationele praktijken Wij werken er hard aan om ’best practice’‑maatstaven in al onze operations te bewerkstelligen. Om dit te behalen zijn we toegewijd aan het behalen of overschrijden van industriële standaarden, zoals Good Clinical Practices, Good Laboratory Practices en Good Manufacturing Practices. Welzijn van dieren Wij zijn toegewijd aan het uitvoeren van dieronderzoek op een ethische en verantwoordelijke manier. Onze normen op het gebied van het welzijn van dieren zijn de volgende: • We evalueren grondig alle gepande dieronderzoeken om het gebruik van proefdieren te beperken door alternatieven te zoeken waar mogelijk. • We volgen algemeen geaccepteerde normen op het gebied van zorg voor dieren. Dat wil zeggen dat leed vermijden of beperken bij dieren, het aantal dieren dat nodig is om onderzoeksresultaten te valideren te beperken en dieren alleen te gebruiken als dit relevant is voor het onderzoek voor de gezondheid van mens en dier of voor verdieping van wetenschappelijke kennis. • Zolang dieren onder onze zorg vallen, zorgen wij voor hun welzijn en behandelen wij ze humaan.

Alle werknemers die betrokken zijn bij het ontwerpen of uitvoeren van onderzoeken waar dieren bij betrokken zijn, moeten de juiste kwalificaties hebben. De werknemers moeten zich houden aan alle bedrijfsnormen, alsook de van toepassing zijnde wetten en regelgevingen. ONGEPASTE BETALINGEN Om te voldoen aan overheidswetgeving op een eerlijke en onpartijdige manier, mogen we nooit geld of iets anders waardevol beloven, aanbieden of schenken aan overheidsfunctionarissen of politieke partijen met het doel zaken te behouden, voor het verkrijgen van een oneerlijke concurrerende voorsprong, of om ongepaste invloed uit te oefenen op een beslissing van de overheid. Onze normen bestrijken niet noodzakelijk alle lokale wettelijke vereisten. Waar meer beperkende lokale wetten bestaan, hebben die voorrang. Neem contact op met de juridische afdeling als er onduidelijkheden zijn over gepastheid of legaliteit van een actie. Voor aanvullende informatie kunt u kijken in de sectie Geschenken en Gastvrijheid op pagina 9.

V A

Mij is verteld dat ik een ’fooi’ moest betalen aan een ambtenaar met een lage positie om onze vaccin‑producten door de douane te krijgen. Deze vaccins zijn beperkt houdbaar, en zullen bederven als deze niet in de komende dagen worden vrijgegeven door de douane. Wat moet ik doen? Het bedrijf biedt geen ’fooien’ aan ambtenaren voor de uitvoer van hun officiële taken. Zoek advies bij uw manager of de juridische afdeling om te bepalen of er legaal acceptabele alternatieven zijn om de vrijgave van de vaccins te verzekeren.

Gebruik en selectie van agenten/tussenpersonen Wij zullen ons alleen inlaten met fatsoenlijke, gekwalificeerde individuen of firma’s als consultants, agents, vertegenwoordigers of distributeurs met compensatie‑afspraken die redelijk zijn in relatie tot de verleende dienst. Integriteit in prestaties is een Merck/MSD‑standaard voor zowel werknemers als agents, waar we ook zaken doen, en niet op de hoogte zijn van die standaard is nooit een acceptabel excuus voor ongepast gedrag, noch is het acceptabel dat ongepast gedrag wordt goedgepraat door te zeggen dat het het beste was voor het bedrijf. Geen enkele ongepastheid komt het bedrijf ten goede.


29

ONZE GEMEENSCHAPPEN EN SAMENLEVING

V A

Hoe stelt het bedrijf zeker dat onze agenten onze normen naleven? De werknemer die het gebruik van een agent aanbeveelt, moet voldoende onderzoek doen om zeker te stellen dat de agent aan onze eisen voldoet. Dit moet minimaal het navragen bij andere partijen en multinationale bedrijven omvatten voor wie de agent in het verleden heeft gewerkt. Deze informatie moet worden weergegeven in het goedkeuringsmemorandum, ingediend bij het management. Daarnaast is het belangrijk dat wanneer een externe agent is geselecteerd, de activiteiten en uitgaven van deze agent worden gemonitord, om zeker te stellen dat deze redelijk zijn en in naleving van bedrijfsbeleid en lokale en internationale wetgeving.

Naleving van wetgeving, regels en voorschriften Een goede ’Corporate Citizen’ zijn wil zeggen dat we van toepassing zijnde wetten, regels en bepalingen naleven met betrekking tot alle aspecten van zaken doen, inclusief onderzoek, ontwikkeling, productie, marketing, verkoop en distributie van medicijnen voor mensen (inclusief medicatie samples), zorg voor dieren en gezondheidszorgproducten voor consumenten. Wij werken samen met alle van toepassing zijnde regelgevende agentschappen en leven alle regulerende vereisten na waar we zaken doen. Het bedrijf neemt regelmatig industriële codes of standaarden over die betrekking hebben op ons bedrijf. Het is belangrijk dat u bekend bent met dergelijke codes en deze naleeft waar deze van toepassing zijn (zoals de PhRMA Code of de EFPIA Code). Amerikaanse gezondheidszorgwetgeving Zowel de federale overheid als andere overheden per staat in de Verenigde Staten hebben wetten ingevoerd om fraude en misbruik in de gezondheidszorg te voorkomen, te detecteren en te bestraffen. Deze wetten omvatten de Federal Civil False Claims Act, de Federal Program Fraud Civil Remedies Act en gelijksoortige wetten per staat. Onder deze wetten zijn valse of frauduleuze claims ingediend bij de overheid voor betaling of terugbetaling van gezondheidszorgkosten onderhevig aan betaling

30

Het beschermen van het milieu in alle landen waar wij operationeel zijn, is één van onze hoogste prioriteiten.

van opgelopen schade en zijn strafbaar met hoge boetes en straffen. De Federale False Claims Acts en sommige False Claims Acts van staten omvatten tevens provisies waaronder individuele inwoners met bewijs van fraude tegen de overheid ’klokkenluider’‑processen kunnen aanspannen namens de overheid om verloren fondsen terug te krijgen. Indien een klokkenluider‑proces succesvol is, zal de persoon die het proces heeft aangespannen een portie van het door de overheid teruggewonnen geld ontvangen. Deze wetten verbieden tevens vergelding tegen personen die de klokkenluiders‑processen aanspannen. Boycotten Als een in de VS gevestigd bedrijf moeten al onze activiteiten, inclusief buitenlandse takken, in overeenstemming zijn met anti‑boycot wetten van de VS, wat in het algemeen inhoud dat het verboden is om te weigeren zaken te doen met een ander land, bedrijf of persoon. Deze wetten refereren primair naar de Arabische boycot van Israël. Van tijd tot tijd kunnen echter ook andere boycotzaken gaan spelen. Een verscheidenheid aan activiteiten is verboden onder de anti‑boycotwetten, inclusief: • Verschaffen van informatie over Merck/MSD’s of van een andere persoon’s vroegere, huidige, toekomstige of mogelijke relatie met geboycotte landen of landen op de zwarte lijst; en • Uitbetalen, accepteren of het bevestigen van kredietbrieven die boycot bepalingen bevatten. De wetten vereisen tevens dat bepaalde verzoeken omtrent boycot‑informatie moeten worden gerapporteerd aan de Amerikaanse overheid. Omdat de anti‑boycot wetgeving zo complex is, dienen al dergelijke verzoeken direct te worden doorgespeeld naar de juridische afdeling.


Economische sancties en andere import/export bepalingen We mogen geen medicijnen of producten exporteren of verkopen zonder de juiste goedkeuringen van de Merck/MSD Research Laboratories en de Clinical en Regulatory Development Review Committee. Daarnaast moeten de medicijnen en producten voldoen aan wettelijke vereisten van het producerende land, en de landen waar de goederen naar verscheept worden, alsook Amerikaanse juridische vereisten. Verder mogen we niet importeren uit of exporteren naar landen waar een VS‑embargo op ligt (bijv. Sudan of Cuba). We mogen niet importeren van of exporteren naar bepaalde individuen of organisaties met wie contact verboden is door de Amerikaanse overheidsinstellingen.

V A

V A

Hoe kunnen wij rechtvaardigen dat wij geen medicijnen sturen naar mensen die het nodig hebben en die op plaatsen wonen die buiten het gewenste politieke klimaat van de Verenigde Staten vallen? Om in de Verenigde Staten te mogen opereren hebben zij de verplichting om alle van toepassing zijnde wetten van de Verenigde Staten in onze activiteiten te implementeren ‑ of we het nu eens zijn met dergelijke wetten of niet. Weet dat sommige wetten in de Verenigde Staten zoals wetten betreffende exportcontroles, ook van toepassing zijn op onze activiteiten buiten de Verenigde Staten. In sommige situaties kunnen goedkeuringen worden verkregen van de relevante overheden voor het leveren van medicijnen aan landen en instellingen die aan banden zijn gelegd.

Wij leven van toepassing zijnde wetten en regelgevingen na die invloed hebben op alle aspecten van ons bedrijf, inclusief productie, marketing en onderzoek.

Politieke activiteiten Goede ’Corporate Citizenship’ vereist dat we het politieke proces niet oneerlijk en onwettig beïnvloeden in de gemeenschappen waarin wij opereren. Door de complexiteit en diversiteit van wetten en regelgevingen omtrent het omgaan met politieke activiteiten van bedrijven, mogen politieke bijdragen en andere gerelateerde activiteiten alleen worden gedaan met de vooraf verkregen toestemming van de General Counsel. Als privé burgers mogen we deelnemen aan het politieke proces, inclusief het steunen van kandidaten of partijen naar keuze. We mogen echter geen bedrijfstijd, ‑eigendommen of ‑bronnen gebruiken voor onze persoonlijke politieke activiteiten.

In het land waar ik werk is het illegaal om de handelsembargo‑regelgeving van de VS tegen bepaalde landen na te leven. Hoe moet ik met deze situatie omgaan? Transnationale naleving van de embargo‑regelgeving is een complexe zaak die per land verschilt. Al dergelijke vragen dienen te worden voorgelegd aan de juridische afdeling.


31

zorgen melden Wij nemen werknemers aan met een goed karakter en goed inschattingsvermogen en van wie wij aannemen dat ze wij vertrouwen verantwoord handelen. Het kan echter voorkomen dat we vraagtekens moeten plaatsen bij gedrag waarvan wij geloven dat dit de waarden en normen van het beleid overtreedt. Als u dergelijk gedrag waarneemt, bent u verplicht dit te bespreken met de van desbetreffende partijen. Door dit te doen geeft u het bedrijf de kans actie te nemen en het probleem te corrigeren. Het rapportage proces is flexibel, en u kunt zaken melden via verschillende kanalen. In veel gevallen is uw manager uw beste eerste bron. Voor aanvullende bronnen gaat u naar de pagina met aanvullende assistentie.

V A

U kunt contact opnemen met de Office of Ethics of de Ombudsman om zaken in een vertrouwelijke omgeving te bespreken. De AdviceLine biedt volledige anonimiteit, omdat het wordt bemand door een extern bedrijf.

V A

Wat is het verschil tussen het Ombudsman Programma, de Office of Ethics en de AdviceLine? Hoe weet ik welke bron ik moet gebruiken? Uw primaire bron is uw supervisor of uw manager. In het geval dat u echter met iemand wilt praten buiten uw divisie of locatie, biedt het bedrijf alternatieve bronnen zoals de Office of Ethice, de AdviceLine en het Ombudsman‑programma.

• De Office of Ethics biedt wereldwijd hulp aan onze werknemers met ethische vragen of problemen. De Office of Ethics is verantwoordelijk voor zowel het Ombudsman‑programma als de AdviceLine. • De AdviceLine is 24‑uur per dag, zeven dagen per week beschikbaar voor werknemers over de hele wereld en wordt bemand door een externe organisatie. Werknemers kunnen anoniem blijven wanneer ze telefonisch of via het internet contact opnemen met de AdviceLine. Wanneer een medewerker contact opneemt met de AdviceLine via telefoon, zal de telefonist(e) niet direct advies geven, maar zal hij/zij de informatie doorsturen naar de Office of Ethic, en krijgt de werknemer een casusnummer en een terugbeldatum. Hoewel vragen en bezorgdheden die zijn gemeld aan de AdviceLine ter beoordeling zullen worden doorgezonden aan de Office of Ethics, zal geen indentificerings‑informatie worden meegezonden zonder de goedkeuring van de beller.

Ik kan geen collect‑calls maken naar de Verenigde Staten vanuit mijn land. Wil dit zeggen dat ik geen contact kan opnemen met de AdviceLine? De Office of Ethics heeft verschillende manieren ontwikkeld waarop medewerkers hulp kunnen krijgen. U kunt contact opnemen met de AdviceLine op het internet, via: http://www.TheAdviceLine.com. U kunt ook internationaal contact opnemen met de AdviceLine door direct naar de VS te bellen via +1 (704) 323‑4005. Daarnaast kunt u een gratis nummer bellen ‑ (877) 319‑0273 ‑ door contact op te nemen met uw lokale telefonist(e) en om de toegangscode te vragen voor USA Direct of AT&T. Ook zijn de gratis toegangcodes van uw land beschikbaar op de AT&T website, via http://www.att.com.

V A

Hoe werk de AdviceLine? De AdviceLine is bemand door een extern bedrijf en het gesprek zal in eerste instantie in het Engels zijn. U kunt vragen om met een telefonist(e) te spreken die uw eigen taal spreekt, en er zal een vertaler beschikbaar komen zolang u aan de lijn bent. Om veiligheidsredenen kan u worden gevraagd om uw bedrijfsnaam te geven. De telefonistes zijn bekend met vele ethische zaken en zullen u follow‑up‑vragen stellen over uw zaak om meer informatie te verzamelen over de situatie en om een rapport voor te bereiden.

• Het Ombudsman‑programma moedigt een positieve en eerlijke behandeling van medewerkers aan door een alternatief kanaal te bieden waar medewerkers werkgerelateerde zorgpunten kunnen melden, inclusief gedrag dat inconsistent is met het bedrijfsbeleid, praktijken, waarden en normen. Het programma is ontworpen om een ’veilige haven’ te bieden waar deze zaken vertrouwelijk en zonder angst op vergelding, kunnen worden besproken.

32


Nadat u de informatie hebt doorgegeven over uw probleem, zult u een casusnummer ontvangen. Het casusnummer is uniek voor uw gesprek. Als u uw naam niet geeft, zal dit een anonieme link vormen tussen de beller en het bedrijf. Naast het casusnummer zult u ook een datum te horen krijgen waarop u terug kunt bellen voor een follow‑up op uw rapport. Dit valt normaal gesproken binnen de 30 dagen. Bel op of na de gegeven datum opnieuw met de AdviceLine en zeg uw casusnummer. Terugbellen is belangrijk, omdat wanneer er een anonieme melding is gedaan, dit de enige link is naar u en we zouden meer informatie nodig kunnen hebben. Wanneer u terugbelt zal de AdviceLine telefonist(e) u om aanvullende informatie vragen indien nodig, of ze zullen u de stappen uitleggen die zijn genomen aan de hand van uw melding.

V A

Moedigt het bedrijf medewerkers aan om elkaar aan te geven? Ons overkoepelend doel is om een werkplaats te creëren en te behouden waar onze waarden en normen worden nageleefd. Wanneer we niet aan dat doel voldoen, moedigt het bedrijf medewerkers aan om werkgerelateerde zorgen aan te pakken en op te lossen voordat ze een echt probleem vormen, en zeker voordat ze escaleren naar het overtreden van wetten, of risico’s vormen voor de gezondheid en veiligheid. Soms zal het gepast zijn om de persoon direct te benaderen met uw zorgen. Dat biedt de persoon de kans om hun gedrag uit te leggen. In het geval dat de medewerkers zich niet comfortabel voelen om de situatie zelf aan te pakken, worden ze aangemoedigd om de zaak te bespreken met hun manager of supervisor, of een andere bron die in dit boekje genoemd staat. Het bedrijf biedt tevens de AdviceLine, die volledig anoniem is en 24‑uur per dag, zeven dagen per week beschikbaar is.

ONDERZOEK NAAR MOGELIJK WANGEDRAG Het bedrijf neemt alle beschuldigingen van wangedrag serieus. We zullen alle meldingen van wangedrag vertrouwelijk onderzoeken om te bepalen of er wetten, regelgevingen, beleid of procedures zijn overtreden.

V A

Ik ken niemand die contact heeft opgenomen met de Office of Ethics of de AdviceLine. Hoeveel medewerkers nemen daadwerkelijk contact op met de Office of Ethics? Welk soort zaken worden er gemeld? De Office of Ethics behandelt zo’n 1000 tot 2000 zaken per jaar betreffende ethische vragen, zaken of beschuldigingen van wangedrag. De meeste zaken betreffend interacties tussen medewerkers en hun managers, potentiële belangenverstrengelingen en inconsistente toepassing van het bedrijfsbeleid.

Het feit dat u niet veel hoort over een melding van wangedrag, geeft weer hoe goed de vertrouwelijkheid wordt gehandhaafd gedurende het ethische meldings‑ en onderzoeksproces.

V A

In elk land waar wij operationeel zijn, kunnen vele landspecifieke ethische uitdagingen bestaan. Hoe zal het bedrijf zeker stellen dat het lokale expertise heeft om deze zaken te adresseren? De Global Compliance Organization heeft regionale, landelijke en divisiebrede compliance officers die de expertise bezitten voor alle regio’s en functionele gebieden waarin zij opereren. Zij zijn in staat om de unieke regionale of lokale afwegingen te doen die op uw situatie van toepassing kunnen zijn. U kunt contact met hen opnemen om vragen te stellen, advies te vragen of zaken te melden. Daarnaast is er een lokale Human Resources‑staf in elk land.

ANONIMITEIT EN VERTROUWELIJKHEID Wanneer u contact opneemt met de Office of Ethics om een zaak te melden, kunt u anoniem blijven, hoewel u zult worden aangemoedigd om uzelf te identificeren, omdat dit de communicatie ten goede zal komen. Indien u er voor kiest uzelf te identificeren, zal de Office of Ethics iedere redelijke moeite doen om uw identiteit confidentieel te houden op een manier die consistent is met de uitvoering van een grondig en eerlijk onderzoek, zoals volgens de wet is vereist. Om de Office of Ethics bij te staan de vertrouwelijkheid te beschermen, is het belangrijk dat u discreet bent en uw gesprek met de Office of Ethics niet bespreek met collega’s of medewerkers.


33

ZORGEN MELDEN Werknemers kunnen zaken anoniem melden door gebruik te maken van de AdviceLine, een lijn die bemand wordt door een externe leverancier. Anonieme bellers krijgen een casusnummer en ontvangen instructies om binnen een bepaalde tijdsperiode terug te bellen om een update te krijgen of om aanvullende informatie te geven die nodig kan zijn om hun zaak grondig te onderzoeken. Om meer te weten te komen over de AdviceLine kunt u naar de website van de Office of Ethics gaan via: http://ethics. Merck.com.

V A

Wanneer ik een zaak meld bij de Office of Ethics, of bij de Ombudsman, is het dan automatisch anoniem? Sommige medewerkers verwarren vertrouwelijkheid met anonimiteit. U kunt zorgen melden zonder uzelf te identificeren, en dus anoniem blijven. Als u zichzelf echter bekend maakt, zullen wij er alles aan doen om uw identiteit confidentieel te houden. Zaken gemeld bij de Office of Ethics zullen confidentieel blijven, behalve wanneer het gaat om potentieel letsel of schade aan een persoon of het bedrijf, of wanneer bekendmaking noodzakelijk is voor het onderzoek. Onze fax staat op een beveiligde locatie en we hebben procedures om uw informatie vertrouwelijk te houden. In die omstandigheden waar u een zaak hebt gemeld betreffende potentieel letsel of schade aan een persoon of het bedrijf, zal de Office of Ethics u adviseren dat geheimhouding niet gegarandeerd is. Bekendmaking zal op een ’need‑to‑know’ basis zijn en alleen waar absoluut noodzakelijk.

VERGELDINGEN Werknemers die zaken melden, helpen het bedrijf om problemen te corrigeren voordat ze uit de hand lopen. We zullen geen vergeldingen tolereren tegen medewerkers voor het in goed vertrouwen melden van zaken. Een zorg ’in goed vertrouwen’ melden wil zeggen dat u een oprechte poging hebt gedaan om eerlijke en accurate informatie te geven, zelfs als later blijkt dat u het mis had. Het feit dat een werknemer een zaak ’in goed vertrouwen’ heeft gemeld, of informatie heeft gegeven inzake een onderzoek, kan geen basis zijn voor het weigeren van voordelen, ontslag, degradatie, schorsing, dreigingen, intimidatie of discriminatie. Ook zullen werknemers die met de personen die de zaak aan het licht hebben gebracht werken, hen fatsoenlijk en respectvol blijven behandelen en geen gedrag vertonen dat collega’s zal vervreemden of intimideren.

34

Deze bescherming geldt voor iedere persoon die informatie verstrekt met betrekking tot een onderzoek. Indien er tegen u of anderen een vergeldingsactie is geweest, dient u dit gedrag te melden aan uw supervisor of de Office of Ethics. Het bedrijf neemt beschuldigingen van vergelding serieus, en we zullen alle klachten bekijken van vergelding of dreigingen, zowel pogingen tot als daadwerkelijke vergeldingsacties. Onthoud dat het bedrijf het recht heeft om iedere persoon te straffen die opzettelijk een valse beschuldiging maakt, het bedrijf van valse informatie voorziet, of zich ongepast heeft gedragen.

V A

Ik heb wangedrag waargenomen, maar ik durf het niet te melden omdat ik bang ben voor vergeldingen. Welke stappen zal het bedrijf nemen om mij te beschermen? Wanneer u uw melding eerlijk en in goed vertrouwen doet, zullen wij actie ondernemen om u tegen vergelding te beschermen. De specifieke stappen kunnen per geval variëren en kunnen straffen inhouden voor personen die deelnemen aan vergeldingsacties, doorlopend monitoren van de situatie, of andere waarborgen. Als u gelooft doelwit te zijn geweest van vergelding, dient u direct contact op te nemen met de Office of Ethics.

MANAGEMENT VERANTWOORDELIJKHEDEN VOOR HET CREËREN VAN EEN CULTUUR WAARIN HET VEILIG IS OM TE PRATEN Angst voor vergeldingen is één van de meest genoemde reden waarom werknemers geen wangedrag melden. We hebben allemaal een verantwoordelijkheid om een atmosfeer te creëren waarin open discussie mogelijk is over zaken die de reputatie van het bedrijf kunnen beïnvloeden en dat het mogelijk maakt om zorgen te uiten over mogelijk wangedrag. Managers in het bijzonder moeten vrije discussies en vragen toestaan over situaties waarvan werknemers het gevoel hebben dat deze mogelijk het bedrijfsbeleid en andere van toepassing zijnde wetten overtreden.


Open communicatie tussen managers en werknemers is essentieel om een ’veilig‑om‑te‑praten’‑cultuur te creëren. Acties die managers kunnen nemen om een omgeving van open communicatie te verzekeren, zijn: • Regelmatig de bedrijfswaarden en ‑normen op teambijeenkomsten bespreken. • Benaderbaar zijn voor werknemers en een ’open‑deur’‑beleid er op na houden. • Periodiek de werknemers eraan herinneren mogelijke zorgen naar voren te brengen aan u als manager, of middels andere bedrijfsbronnen. • Werknemers steunen die andere bedrijfsbronnen willen benaderen in plaats van de zaak met u te bespreken. RICHTLIJNEN VOOR HET AANKAARTEN VAN ZORGEN Het is nooit makkelijk om zaken over mogelijk wangedrag te melden. Het vraagt om moed en integriteit. Hieronder staan een paar algemene ideëen hoe u uw zorgen met uw management kunt bespreken: 1. Maak een afspraak met uw manager of andere bedrijfsbron om uw zaak te bespreken. 2. Bespreek uw zaak op een kalme, professionele manier. 3. Benoem de risico’s voor het bedrijf en de mogelijke impact van het wangedrag. 4. Geef toe (indien gepast) dat u wellicht niet alle informatie of feiten hebt die relevant zijn voor de zaak. 5. Noem iedere zorg die u hebt over de vertrouwelijkheid van uw melding. (Indien u zich zorgen maakt over de vertrouwelijkheid, wees dan voorzichtig met het delen van informatie met uw collega’s die wellicht onopzettelijk informatie kunnen vrijgeven). 6. Bedank het individu voor zijn tijd en aandacht voor de zaak. Natuurlijk is het volgen van bovenstaande richtlijnen niet het belangrijkste ‑ het daadwerkelijk naar voren komen met de zorg, op de manier die voor u het meest comfortabel is, is het belangrijkste. Wanneer u een zorg op een eerlijke en oprechte manier naar voren brengt, helpt u het bedrijf, uw werkplaats en uiteindelijk uw collega’s en uzelf te beschermen. Door uw mond open te doen, wordt u een partner in het doen van wat juist is.

V A

Ik heb het vermoeden dat er wangedrag heeft plaatsgevonden binnen mijn afdeling, maar ik heb niet alle feiten om het te bewijzen. Moet ik toch naar voren komen of wachten tot ik meer informatie heb? Wij verwachten niet van u dat u alle informatie hebt bij het melden van een zorg. Als u ons zoveel mogelijk informatie kunt geven, zal het bedrijf de zaak verder onderzoeken. Probeer niet zelf een onderzoek te doen, maar meld de zaak tijdig bij de gepaste bronnen.

RICHTLIJNEN VOOR HET ONTVANGEN VAN ZORGEN Uw reactie wanneer een werknemer een zorg aan u uit is bijzonder belangrijk. Het zal een sfeer van open communicatie creëren waar de werknemer zich veilig voelt om de zaak te bespreken, of het zal een ontmoedigend effect hebben voor toekomstige communicatie en werkplekmoraal. Hieronder staan enkele algemene ideëen over hoe u kunt reageren wanneer een werknemer een zorg meldt: 1. Verzeker u er van dat u voldoende tijd hebt om de zorg adequaat te bespreken. Indien dit niet het geval is, plan dan een ander tijdstip en zeg tegen de werknemer dat dit is gedaan zodat u hen en hun zaak de volledige aandacht kunt geven. Ontmoet de werknemer op een locatie waar u een privaat en ongestoord gesprek kunt voeren, zoals uw kantoor of een conferentieruimte. 2. Luister zoveel mogelijk. Probeer te vermijden dat u defensief wordt of de discussie af probeert te kappen of het bedrijf of een persoon verdedigt voordat u alle feiten hebt gehoord. 3. Blijf kalm en professioneel. 4. Vraag om opheldering en aanvullende informatie, maar doe dit op een manier waarop de medewerker zich niet geïntimideerd voelt of defensief wordt. Handige aanvullende informatie omvat identificatie van andere personen die de zorg delen of die van de situatie op de hoogte zijn, het aantal keren dat de medewerker het wangedrag heeft gezien, eventuele documenten die de zorg ondersteunen en de namen van andere personen met wie de medewerker zijn zorgen heeft gedeeld. Dit laatste punt is belangrijk bij het helpen beschermen van de vertrouwelijkheid van de medewerker die de zorg naar voren brengt. 5. Heb niet het gevoel dat u direct een antwoord klaar moet hebben. Vaak is het beter om eerst over de melding na te denken en later te reageren.


35

6. Zeg tegen de medewerker dat het bedrijf meldingen van wangedrag zeer serieus neemt en dat de juiste mensen de zaak zullen onderzoeken. Verzeker de medewerker ervan dat u op de zaak terug zult komen, normaal gesproken is 30 dagen een goede tijdsperiode voor een reactie. 7. Bedank de persoon voor het naar voren brengen van de zaak. Net zo belangrijk als uw eerste reactie is het hoe u een follow‑up doet en hoe u de medewerker daarna behandelt. Afhankelijk van de ernst van de zaak moet u wellicht aanvullende bedrijfsbronnen inschakelen om de zaak te onderzoeken. U moet wellicht het bedrijfsbeleid bekijken of het gepaste managementniveau betrekken, of een expert op dat gebied om de situatie op te lossen. Indien de melding gaat over een mogelijke compliance overtreding, dient u contact op te nemen met uw lokale compliance officer om de zaak te bespreken en advies te krijgen over hoe u met de zaak om moet gaan. In sommige gevallen zal het gewenst zijn dat Compliance of Human Resources een onderzoek leidt, in plaats van de manager aan wie de zaak gerapporteerd is. Maar als u besluit dat andere bedrijfsbronnen betrokken moeten worden, zoals Human Resources, de Office of Ethics, de regionale, landelijke of divisie compliance officer, de juridische afdeling of een andere bron, doe dat dan direct. Wanneer u alle informatie hebt om verder met de zaak te gaan, los deze dan tijdig op. Documenteer uw acties en beslissingen, en alle informatie die u hebt ontvangen.

36

De manager die de zorg heeft ontvangen, of de persoon die het onderzoek leidt, dient altijd binnen 30 dagen contact op te nemen met de werknemer die de zorg heeft aangekaart, zelfs als er geen nieuwe informatie te melden is, en dit iedere 30 dagen te blijven doen. In veel gevallen zult u niet in staat zijn wezenlijke informatie te geven over de zaak aan de werknemer. Maar het is toch belangrijk om een update over het proces te geven en de werknemer te verzekeren dat de zaak serieus genomen wordt. Dit zal de werknemers aanzetten in de toekomst zaken te melden en bij te dragen aan een ’veilig‑om‑te‑praten’‑cutuur. Wanneer u de werknemer een update geeft, gebruik dan deze kans om na te gaan of de medewerker enige vorm van vergelding heeft ervaren als resultaat van de melding. Besef dat veel werknemers die een melding doen, bijzonder gevoelig zijn voor kleineringen of vergeldingen volgend op de melding. Het is belangrijk dat u de medewerkers waardig en respectvol blijft behandelen, inclusief het volgende: • Evalueer de daadwerkelijke prestatie. • Bied zinvolle opdrachten. • Geef informatie die nodig is om het werk te doen. • Betrek bij sociale functies. • Ga beleefd met ze om en op dezelfde wijze als daarvoor. • Benadruk de positieve actie van het melden op de volgende prestatie‑evaluatie.


BEGRIPPENLIJST Bedrijfsbezit Bedrijfsbezit zijn artikelen die waardevol zijn voor het bedrijf. Dit omvat fysiek bezit ‑zoals materiaal, voorraad, producten, apparatuur en contanten‑ immateriële zaken ‑zoals informatie, merkwaarde en werknemerstijd‑ en vertrouwelijke informatie. Belangenverstrengelingen Een belangenverstrengeling is een situatie waarin de persoonlijke belangen van een werknemer in conflict zijn met, of lijken te zijn, met de belangen van het bedrijf. Het resultaat is dat het vermogen van de medewerker om onafhankelijke en objectieve beslissingen te nemen namens het bedrijf gecompromitteerd is of lijkt te zijn. Belangenverstrengelingen betreffen meestal financiële belangen, familie of andere relaties of andere externe activiteiten of belangen. Ethisch gedrag Gedrag dat niet alleen de van toepassing zijnde wetten naleeft, maar tevens de reputatie van het bedrijf behoudt en versterkt, meestal door het zich houden aan of overtreffen van verantwoordelijkheden aan de stakeholders‑groepen. Executive comité (EC) Het Executive comité is het senior management team van Merck/MSD, normaal gesproken samengesteld uit direct rapporterenden aan de Chief Executive Officer. Deze leiders vertegenwoordigen diverse gebieden van het bedrijf, komen regelmatig bijeen om voortgang te beoordelen afgezet tegen de bedrijfsdoelen. Fraude Fraude is een juridische term met een in ieder land andere definitie. Normaal gesproken betreft het een oneerlijke handeling, bedrog en het behalen van een onverdiende beloning. Goed vertrouwen Een zorg ’in goed vertrouwen’ melden wil zeggen dat u een oprechte poging hebt gedaan om eerlijke en accurate informatie te geven, zelfs als later blijkt dat u het mis had. Handel met voorkennis Het kopen of verkopen van bedrijfsaandelen of obligaties op basis van informatie die nog niet openbaar is gemaakt. Intimidatie Intimidatie op de werkplek wordt over het algemeen omschreven als iedere actie die ongepast of onredelijk een intimiderende, vijandige of beledigende werkplek creëert. Klacht over kwaliteit van product Een klacht over de kwaliteit van een product is iedere vorm van communicatie die een potentieel defect beschrijft gerelateerd aan de identiteit, sterkte, kwaliteit, of puurheid van een product nadat het voor gebruik is vrijgegeven of verspreid is door een klant. Klachten over de kwaliteit van een product kunnen ook wijzigingen in productuiterlijk omvatten, inclusief verpakking, sterkte, kwaliteit, leveringsmethode, veiligheid, puurheid en effectiviteit. Negatieve ervaring Een negatief en/of onbedoeld symptoom of ziekte ervaren door een specifieke patiënt tijdens het gebruik van een Merck/MSD‑product, of dit nu gerelateerd is aan het gebruik van het product of niet. Negatieve ervaringen kunnen negatieve bijwerkingen, verslechtering van een bestaande ziekte, giftigheid (start van een nieuwe ziekte), verwonding of overlijden, allergische reactie of helemaal geen effect hebben. Omkoping Iets aanbieden van iets van persoonlijke waarde aan een beleidsmaker in ruil voor gunstige behandeling, meestal om zaken te kunnen blijven doen of om een ongepaste voorkeursbehandeling te krijgen. Omkoping kan voorkomen in geldelijke vorm, zoals contanten, of in de vorm van iets waardevols (bijv. reizen, diensten, kortingen, geschenken, etc.). Overheidsfunctionaris Een functionaris, vertegenwoordiger of medewerker van een overheid of een afdeling of agentschap daarvan, of iedere commerciële entiteit waarin een overheid eigendomsaandelen heeft of andere controle hierop uitoefent. Het omvat tevens functionarissen van politieke partijen en kandidaten voor politieke functies. Stakeholders Personen of groepen aan wie het bedrijf verantwoordelijkheid aflegt. In het algemeen worden vijf groepen gezien als stakeholders: klanten inclusief patiënten en consumenten, werknemers, aandeelhouders, leveranciers en gemeenschap/ maatschappijen waar wij opereren. Vertrouwelijke of eigendomsinformatie. Informatie van een technische, wetenschappelijke of commerciële aard, die niet openbaar, noch redelijk eenvoudig te achterhalen is. Hier wat voorbeelden van vertrouwelijke informatie: werkelijke en in behandeling zijnde contractuele informatie; goedkeuring en vrijgavedatums; klant‑, consument‑, patiënt‑ en leverancierslijst; registratiedatums; financiële informatie; uitvindingen; marketingstrategieën en ‑plannen; prijzen en kosten; regulerende data; onderzoeks‑ en ontwikkelingsinformatie; handelsgeheimen zoals kennis, formules en processen; en onaangekondigde producten en ontwikkelingen. Merck/MSD - Gedragscode Editie III

37

INDEX Aandeelhouders, 21, 22

Intimidatie, 19, 20

Aandelen, andere bedrijven, 21

Kantoorartikelen, persoonlijk gebruik van, 22, 23

Academische integriteit, 11

Klacht over productkwaliteit, 9

Agents, gebruik en selectie, 32

Klinisch onderzoek en protocols, 10 Post‑marketing klinisch onderzoek, 11

Alcohol, 18, 19 Bedrijfseigendommen, gebruik van, 22

Kwaliteit, product en service, 9

Belangenverstrengeling, 11, 20, 21, 22

Leiderschapsprincipes, 42

Besluitname test, 8

Leveranciers, zie Relaties met leveranciers

Bezorgdheden

Media, 23, 24, 30

Gerapporteerd wangedrag, 35

Mensenrechten, 29

Melden, 34, 35, 36, 37

Milieu, 30, 31

Ontvangen, 37, 38

Negatieve ervaringen, 9

Vergeldingen, 36

Omkoping, 11, 12 Ongevallen, zie Veiligheid

Boeken of bestanden, 25

Overheid, 15, 34, 35, 36

Openbaarmakingen, 25, 26 Boycotten, 33

Politieke activiteiten, 33

Communicatie, openbaar, 30

Privacy, 15, 16, 17, 18

Computers en software, 22, 23, 27

Regelgeving, import/export, 33

Concurrenten

Relaties Aandeelhouders, 21

Concurrerende informatie, 14, 15

Artsen en gezondheidszorgklanten, 11, 12, 16, 20, 21, 22

Eerlijke concurrentie, 14 Databescherming, 15, 16

Collega’s, 17, 19, 20

Discriminatie, zie Eerlijke behandeling

Familie en persoonlijk, 20, 21

Drugs, illegale, 18, 19

Gemeenschappen en samenleving, 29, 30, 31

E‑mail, zie Internet

Leveranciers, 21, 27, 28

Eerlijke behandeling, 25, 26

Relaties met collega’s, 19

Entertainment, accepteren en aanbieden van, zie Geschenken

Romantische relaties, 19

Gastvrijheid, zie Geschenken

Seksuele intimidatie, 19, 20

Geschenken

Smeergelden, 11, 12, 31, 32

Sample verzoeken, 10

Conferenties/symposia, 13, 14

Socialisering met collega’s, zie Vriendschappelijke omgang

Geven en ontvangen van, 11, 12, 27, 28

Tickets, zie Geschenken

Maaltijden en gastvrijheid, 12, 13, 28

Uitnodigingen, zie Geschenken

Tickets, 28

Veiligheid, 18, 31

Geweld op de werkplek, 19

Vertrouwelijke informatie, 15, 24, 25

Gezondheid, zie EHS

Vertrouwelijkheid naar medewerkers toe, 17, 35, 36

Handel met voorkennis, 26

Vriendschappelijke omgang, 21, 20, 21

In dienst name

Werkomgeving, 17

Familie, 20

Bescherming, 36

Gelijkheid, 19, 20

Privacy van medewerkers, 17, 18

Vrienden, 20

Wetenschappelijke integriteit, 11

Internet, 17, 22, 23

38


VERTROUWELIJKHEID

Het bedrijf zal geen enkele vergelding toestaan tegen medewerkers die bedrijfspraktijk‑zaken aan het licht brengen. Iedere werknemer die zaken betreffende het bedrijfspraktijk aan de orde stelt, zal tegen vergeldingsacties worden beschermd. Deze bescherming geldt voor iedere persoon die informatie verstrekt met betrekking tot een onderzoek. Onthoud echter dat Merck/MSD het recht heeft om iedere persoon te straffen die opzettelijk een valse beschuldiging doet, het bedrijf van valse informatie voorziet, of zich ongepast heeft gedragen. Wanneer u contact opneemt met de Office of Ethics om een zaak te melden, kunt u anoniem blijven, hoewel u zult worden aangemoedigd om uzelf bekend te maken. Indien u er‑voor kiest uzelf bekend te maken, zal de Office of Ethics iedere redelijke moeite doen om uw identiteit vertrouwelijk te houden op een manier die consistent is met de uitvoering van een grondig en eerlijk onderzoek, zoals volgens de wet is vereist. Om de Office of Ethics bij te staan de vertrouwelijkheid te beschermen, is het belangrijk dat u discreet bent en uw gesprek met de Office of Ethics niet bespreekt met collega’s of medewerkers.

Kijk voor meer informatie over het melden van zorgen op pagina 32.


39

APPENDIX

MERCK LEIDERSCHAPSGEDRAGINGEN

Focus op klanten, inclusief patiënten

Focus op

• Focus de gehele organisatie op het toevoegen van waarde voor klanten, inclusief patiënten, door het begrijpen van en voldoen aan hun behoeften.

Klanten & patiënten

Snel, gedisciplineerd beslissingen nemen

Neem snelle,

gedisciplineerde beslissingen Handel

moedig & oprecht Breng

talent tot ontwikkeling Handel

ethisch & integer

• Neem tijdige beslissingen op het juiste niveau met de juiste gegevens, en ondersteun ze zodra ze zijn genomen.

Handel moedig en oprecht • Spreek openlijk, eerlijk en met overtuiging; heb de moed om passende risico’s en moeilijke beslissingen te nemen.

Breng talent tot ontwikkeling • Breng talent tot ontwikkeling met de capaciteiten en diversiteit die nodig zijn om succesvol te zijn op onze markten; inspireer, beloon en ontwikkel om te verzekeren dat medewerkers hun potentieel halen; hak knopen door wanneer dat nodig is. Handel ethisch verantwoord EN integer • Vertoon gedrag volgens de hoogste normen van betrouwbaarheid en ethiek in alle interacties en houd anderen aan dezelfde normen; handel in overeenstemming met wettelijke regels, bedrijfsbeleid en ‑richtlijnen; signaleer ethische kwesties en pak ze zonder aarzeling aan. Stuur op resultaten aan

Stuur

op resultaten aan

• Stel duidelijke prestatienormen; neem obstakels uit de weg, houd uzelf en anderen verantwoordelijk voor het behalen van resultaten.

Samenwerking aanmoedigen

Moedig

samenwerking aan

40

• Luister actief en probeer uiteenlopende visies te begrijpen; werk samen om de gemeenschappelijke doelen van het nieuwe Merck te bereiken.


DANKBETUIGING

Wij willen de honderden Merck/MSD‑medewerkers over de hele wereld bedanken die hun medewerking hebben verleend aan het samenstellen van dit boekje. Uw inzichten waren van onschatbare waarde en hebben ervoor gezorgd dat dit wereldwijde document betekenis kreeg voor de behoeften en zorgen van alle Merck/MSD‑medewerkers.

ONZE WAARDEN VERBETEREN VAN MENSELIJK LEVEN Ons bedrijf draait om het beschermen en verbeteren van menselijk leven. We streven ook naar het verbeteren van diergezondheid. Al onze acties moeten worden afgemeten aan ons succes in het behalen van deze doelen. ETHIEK & INTEGRITEIT Wij zijn toegewijd aan de hoogste normen in ethiek en integriteit. Wij gedragen ons verantwoord naar onze klanten, Merck‑medewerkers, het milieu waarin we wonen, en naar de samenleving die wij wereldwijd van dienst zijn. In het uiten van die verantwoordelijkheden snijden wij professioneel of ethisch geen bochten af. Onze communicatie met alle onderdelen van de maatschappij moet transparant zijn en moet de hoge normen weerspiegelen die wij aanhangen. INNOVATIE Wij zijn toegewijd aan het hoogste niveau van wetenschappelijke uitmuntendheid. Ons onderzoek wordt gestuurd door de toewijding aan het beschermen van menselijke en dierlijke gezondheid en de kwaliteit van leven. Wij streven ernaar de meest belangrijke behoeften te identificeren van consumenten en klanten, en wij dagen onszelf uit middels continue innovatie om aan die behoeften te kunnen voldoen. TOEGANKELIJK VOOR IEDEREEN Wij streven ernaar om de gezondheid en het welzijn van mensen over de hele wereld te verbeteren door onze medicijnen en vaccins toegankelijker te maken. Het creëren van nieuwe therapieën is slechts de eerste stap in de strijd tegen ziektes en het verbeteren van het welzijn op wereldwijde schaal. Succes kan alleen behaald worden wanneer iedereen de medicijnen en vaccins die ze nodig hebben, ook kunnen krijgen. In de Verenigde Staten en daarbuiten hebben we vele programma’s ontwikkeld om de toegankelijkheid van onze producten te verbeteren, zodat iedereen ervan kan profiteren, waar men ook leeft. DIVERSITEIT & TEAMWORK Ons vermogen om te slagen is afhankelijk van de integriteit, kennis, verbeeldingskracht, vaardigheid, diversiteit en teamwork van onze werknemers. Daarom streven wij ernaar om een omgeving te creëren van wederzijds respect, aanmoediging en teamwork. Wij belonen toewijding en prestatie en zijn ontvankelijk voor de behoeften van onze werknemers en hun gezinnen.

Geprint op gerecycled papier. Geprint in de VS Merck & Co., Inc., Whitehouse Station, New Jersey, USA

ONZE WAARDEN EN NORMEN DE BASIS VAN ONS SUCCES

Recommend Documents