Uitspreken van. onze waarden

2015

Uitspreken van onze waarden

Beste trainingsleider: Welkom bij uw handleiding voor trainingsleiders voor Uitspreken van onze waarden, de training op het gebied van ethisch bewustzijn van 2015. Onze jaarlijkse trainingssessie moedigt ons aan om ons te richten op de toepassing van onze waarden in onze werkomgeving: doen wat juist is, anderen respecteren en uitmuntend presteren. Door onze waarden uit te spreken en uit te dragen in onze dagelijkse werkzaamheden, weerspiegelen we het onwankelbare en duurzame streven van Lockheed Martin naar een ethische bedrijfsvoering. Essentieel hierbij is dat alle werknemers zich uitspreken en in actie komen om conflicten op te lossen die zich kunnen voordoen in onze werkomgeving. Een bewustzijnstraining biedt ons allen de mogelijkheid om de vaardigheden aan te scherpen die we nodig hebben om effectief om te gaan met waardenconflicten en ethische dilemma's op het werk. Als trainingsleider dit jaar is uw rol van essentieel belang om een levendige, gezonde dialoog te kunnen voeren over de voorgelegde vragen en om anderen deze vaardigheden, waaronder het nemen van maatregelen, te laten oefenen. De scenario's zijn gebaseerd op echte problemen waarmee werknemers te maken krijgen en weerspiegelen de complexiteit en realiteit van de werkvloer. Dit jaar komen onder andere onderwerpen als leidinggevende vaardigheden, het onterecht in rekening brengen van tijd en middelen, inclusie en vergelding tussen collega's aan bod. Er kunnen zich problemen voordoen wanneer tegelijkertijd de relaties met klanten, zowel commerciële organisaties als overheidsinstellingen, moeten worden verbeterd en er naar

uitmuntende prestaties moet worden gestreefd in een voortdurend competitiever wordende wereldwijde markt. In elk scenario bekijken we hoe we beter met deze problemen kunnen omgaan wanneer ze zich voordoen. Het is belangrijk dat u deze handleiding doorneemt voordat u een trainingssessie leidt. De handleiding biedt belangrijke discussiepunten voor de voorgelegde scenario's en bevat informatie over de verschillende technieken waarmee iedereen vertrouwd moet worden. Gebruik de informatie om de discussie van uw groep aan te sturen. U speelt een essentiële rol in het streven van Lockheed Martin om de hoogste maatstaven van ethisch handelen te hanteren. Het voorbeeld dat u stelt voor werknemers overschrijdt de grenzen van afdelingen, bedrijfseenheden en werkgebieden. Voor het opbouwen van een cultuur van in actie komen is het inspireren van onze werknemers om hun verplichting om in actie te komen te leren herkennen een belangrijk onderdeel. Bedankt voor uw ondersteuning van de training in ethisch bewustzijn en uw inspanningen om onze werknemers te leiden bij het uitspreken van onze waarden.

Leo S. Mackay Jr. Vice President, Ethics & Sustainability 1

Uitspreken van onze waarden Inhoud Beginideeën............................................................................................................................. i Voorbereidingen voor het leiden van de sessie...................................................................... 3 Technieken voor het uitspreken van onze waarden............................................................... 4 Vóór de sessie........................................................................................................................ 6 De sessie leiden...................................................................................................................... 6 Lijst met scenario's en belangrijkste problemen.................................................................... 7 Samenvattingen van scenario's en gespreksnotities van leider Scenario 1 — We kunnen toch doen wat we willen?................................................... 8 Scenario 2 — Ik dacht dat u haar hier niet wilde...................................................... 10 Scenario 3 — Wat kan ik doen?................................................................................. 12 Scenario 4 — Maak je geen zorgen........................................................................... 14 Scenario 5 — Dit is echt een groot probleem............................................................ 16 Scenario 6 — Is er een probleem?............................................................................. 18 Conclusie.............................................................................................................................. 20 Voorbeelden van afsluitende boodschappen........................................................................ 20 Instructies voor organisatie.................................................................................................. 21 Evaluatie van training.......................................................................................................... 22 Deelname en bevestiging..................................................................................................... 22 Deelname- en bevestigingsformulier................................................................................... 23 Aan de slag........................................................................................................................... 24 Tijdlijn voor sessie van één uur.......................................................... Binnenzijde achterblad

2

2015


2015

Voorbereidingen voor het leiden van de sessie Neem dit gedeelte door voordat u uw sessie leidt. • Elk scenario is bedoeld om te laten zien hoe verschillende technieken kunnen worden gebruikt om effectiever om te gaan met ethische dilemma's of waardenconflicten die we kunnen tegenkomen op het werk. • U dient deze technieken te begrijpen voordat u de trainingssessie over bewustzijn leidt. We vragen iedereen met name na te denken over de wijze waarop ze de volgende technieken zouden gebruiken om hun waarden effectiever te formuleren: – Vragen stellen

– Met andere mensen praten

– Gegevens verzamelen

– Het probleem herdefiniëren.

Definities van deze technieken worden op pagina 4 en 5 van deze handleiding gegeven met een koppeling naar een afdrukbare referentiepagina die deelnemers kunnen gebruiken tijdens het bespreken van de scenario's. • In sommige scenario's kan sprake zijn van een rapporteerbare schending. U krijgt de mogelijkheid om te bespreken wat mogelijk rapporteerbaar is en wanneer iets zou moeten worden gerapporteerd. Een belangrijk onderdeel van het uitspreken van onze waarden is echter dat we problemen melden en de bovenstaande technieken gebruiken om te voorkomen dat een schending plaatsvindt. De scenario's, op pagina's 8 tot 19, bieden enkele discussiepunten die u kunt gebruiken.

Virtuele groepen Een goede planning vooraf is belangrijk om ervoor te zorgen dat virtuele sessies waardevol zijn voor alle deelnemers. Zorg ervoor dat op alle locaties de trainings-dvd aanwezig is of dat de webversie van de training toegankelijk is.

Als u een sessie organiseert waarbij deelnemers zowel fysiek als via de telefoon of een ander vergadersysteem aanwezig zijn, vraagt u de deelnemers het geluid van hun telefoons uit te zetten wanneer de video wordt afgespeeld. Virtuele deelnemers kunnen de bestaande telefoonverbinding of Lync gebruiken om de discussievragen door te nemen. Wanneer zich op meerdere locaties virtuele deelnemers bevinden, is mogelijk één grotere groepsdiscussie nodig in plaats van meerdere kleine groepsdiscussies. Vraag de deelnemers hun antwoorden met elkaar te delen. Schakel het geluid van de audiosystemen in uw ruimtes zo nodig uit. De discussie is een belangrijk onderdeel van deze training, dus zorg er als leider voor dat er voldoende sessies zijn georganiseerd om al uw teamleden volledig te laten deelnemen. De online versie van de training is te vinden op http://ethics.corp.lmco.com/ethics/awareness_training.cfm of http://www.lockheedmartin.com/us/who-we-are/ethics/ training.html.

Tijdens een sessie van één uur kunt u ongeveer drie tot vier scenario's bespreken.

3


2015

2015


Technieken voor het uitspreken van onze waarden Belangrijk voor het effectief uitspreken van onze waarden om ethische dilemma's of waardenconflicten op te lossen, is erkennen dat dergelijke conflicten niet ongewoon zijn op de werkplek. Bepaal een strategie voor de wijze waarop u zou reageren op bepaalde typen ethische dilemma's of conflicten. Door conflicten op deze manier te benaderen, worden het zakelijke problemen die kunnen worden opgelost met een passende strategie en voorkomt u emotionele situaties waarvoor u vanwege een mogelijk gevoel van machteloosheid geen oplossing ziet. Als u een conflict niet kunt oplossen met behulp van deze technieken, of in het geval van niet-naleving, rapporteert u de schending aan uw manager, HR, de juridische afdeling of de afdeling Veiligheid, Interne audit, Milieu, energie, veiligheid en gezondheid of Ethiek. Hier volgen enkele van de technieken en maatregelen die u kunt gebruiken om problemen met ethische dilemma's of waardenconflicten op te lossen:

Vragen stellen • Verzamel informatie op een niet-bedreigende manier • Ga er niet van uit dat u gelijk hebt • Probeer informatie te krijgen en ga niet in discussie. Stel vragen waaruit blijkt dat u er niet van uitgaat dat u gelijk hebt of alles al weet over de betreffende kwestie. Stel vragen die bedoeld zijn om informatie te verzamelen en alle betrokkenen een duidelijker en vollediger beeld te geven van het betreffende probleem. Door op deze manier vragen te stellen, leert u de situatie zo te begrijpen dat u uw waardenconflict kunt oplossen. Het is tegelijkertijd ook mogelijk dat de andere betrokken persoon in het conflict zijn of haar positie heroverweegt als gevolg van de gevoerde discussie. U kunt bijvoorbeeld het volgende vragen: “Welke factoren hebt u laten meewegen in uw beslissing XYZ?”; “Kunt u mij helpen te begrijpen waarop u uw beslissing hebt gebaseerd?”; “Hebt u er rekening mee gehouden dat uw benadering door sommigen als risicovol zou kunnen worden

OPMERKING: deze informatie is online en in een afdrukbare indeling beschikbaar. Deelnemers binnen de firewall kunnen naar http://ethics.corp.lmco.com/ethics/awareness_training.cfm gaan en klikken op Voicing Our Values Techniques. Deelnemers buiten de firewall gaan naar http://www.lockheedmartin.com/us/who-we-are/ethics/training.html en klikken op Voicing Our Values Techniques.

4

beschouwd?” of “Wat voor risicobeperkingsplan hebben we om het risico aan te pakken?”

Gegevens verzamelen • Gebruik op feiten gebaseerde gegevens om uw positie te onderbouwen. Ga er niet vanuit dat de andere persoon deze gegevens al kent en negeert • Leg uit hoe uw gegevens tot een andere uitkomst of conclusie leiden. Gebruik op feiten gebaseerde logica en gegevens om uw positie te onderbouwen. Zorg ervoor dat diegenen die acties voorstellen die voor u een conflict veroorzaken de gegevens begrijpen die zouden moeten leiden tot een andere uitkomst of conclusie. Door uw waarden te baseren op gegevens, voorkomt u onnodig emotionele argumenten waarbij de andere persoon het gevoel krijgt dat hij/zij zich moet verdedigen.

Met andere mensen praten • Maak een lijstje met mensen bij wie u zich op uw gemak voelt • Zoek naar mensen met vergelijkbare ervaring • Wees eerlijk over uw dilemma. Identificeer mensen, uw collega's of leidinggevenden, met wie u

op uw gemak ideeën en problemen kunt bespreken. Praat over het conflict waarmee u te maken hebt. Soms helpt het alleen al om over een probleem te praten. Misschien hebben ze wel eens soortgelijke situaties meegemaakt. Kom er achter hoe ze hier toen mee zijn omgegaan.

Het probleem herdefiniëren • Gebruik neutrale taal • Kies een andere invalshoek • Bespreek risico's van de huidige koers en stel alternatieven voor. Spreek met de persoon die deel uitmaakt van uw dilemma. Herformuleer de situatie en mogelijkheden in neutralere bewoordingen of op zo'n manier dat u een ander perspectief krijgt en er een alternatief plan van aanpak wordt gesuggereerd dat consistenter is met uw waarden. Herdefinieer het probleem op zo'n manier dat u de andere persoon laat zien dat u zijn of haar integriteit niet in twijfel trekt, maar dat u een echt probleem hebt dat moet worden opgelost voordat u voldoende vertrouwen hebt in de acties die van u worden gevraagd of de situatie waarin u zich bevindt. Een mogelijk onethische actie kan bijvoorbeeld worden geherdefinieerd om te laten zien hoe de actie een risico kan veroorzaken dat de andere persoon wilde vermijden.

5

Uitspreken van onze waarden Vóór de sessie

Voer de volgende algemene stappen uit vóór de trainingssessie. Vind de contactgegevens voor uw ethisch functionaris. U hebt deze gegevens nodig voor de afsluitende boodschap op pagina 20. U kunt deze gegevens vinden op de uitgebreide informatiepagina's. De gegevens kunnen variëren voor werknemers op verschillende locaties. Identificeer hoeveel mensen in uw organisatie moeten worden getraind en plan voldoende sessies voor trainingsgroepen van 12–24 mensen, hoewel de training ook kan worden gebruikt voor kleinere of grotere groepen. Stuur deelnemers een aankondiging met het tijdstip en de locatie van de sessie. Stuur de kennisgeving ruim van tevoren zodat deelnemers de sessies goed kunnen inplannen. Een sessie duurt minstens een uur. Geef aan hoe het sessiewerk moet worden genoteerd. De meeste sessies kunnen worden uitgevoerd via online bronnen. De online versie van de training is te vinden op http://ethics.corp.lmco.com/ethics/awareness_training.cfm of http://www.lockheedmartin.com/us/who-we-are/ethics/training.html. Reserveer een ruimte met voldoende tafels en stoelen, en een dvdspeler als er geen online bronnen beschikbaar zijn. Test de apparatuur om er zeker van te zijn dat deze werkt. Test de dvd in de dvd-speler die u tijdens de sessie zult gebruiken. OPMERKING: In de meeste Lockheed Martin-computers worden dvd's niet automatisch afgespeeld. Zorg ervoor dat u weet hoe de dvd moet worden geactiveerd voor weergave. Raadpleeg Instructies voor organisatie op pagina 21. Selecteer de vier scenario's die het meest geschikt en uitdagend zijn voor uw groep. Raak vertrouwd met de scenario's door de samenvatting in deze leidershandleiding te lezen en, indien mogelijk, de video te bekijken. Als bij uw sessie ook virtuele deelnemers aanwezig zullen zijn, moet u ervoor zorgen dat de videoscenario's op hetzelfde moment worden bekeken en moet u deelnemers vragen om het geluid van hun telefoons uit te zetten terwijl ze de scenario's bekijken.

6

2015 Opmerking: zie pagina 3 voor virtuele sessies.

De sessie leiden Verdeel uw sessie in groepen van zes tot acht personen. Verdeel onder de deelnemers van uw trainingssessie kopieën van pagina 4 en 5 in de leidershandleiding en Onze waarden, beide online te vinden op http://ethics.corp.lmco.com/ethics/awareness_training.cfm of http://www.lockheedmartin.com/us/who-we-are/ethics/training.html. Geef aan hoe het sessiewerk moet worden genoteerd. Geef aan hoe deelname moet worden bevestigd.

2015


Lijst met scenario's

Belangrijkste problemen

Scenario 1: We kunnen toch doen wat we willen?

Relaties met klanten (commercieel), verschuiving van bereik, geschenken of zakelijke attenties (geleverd aan klant)

Scenario 2: Ik dacht dat u haar hier niet wilde

Vergelding, misbruik van middelen, leiderschap, sociale vaardigheden, inclusie

Scenario 3: Wat kan ik doen?

Corruptie, tegenstrijdige belangen, intimidatie, internationale setting

Scenario 4: Maak je geen zorgen

Werk in rekening brengen, misbruik van middelen, voorkeursbehandeling, leiderschap

Scenario 5: Dit is echt een groot probleem

Relaties met klanten, tegenstrijdige belangen, concurrentiegevoelige informatie, geschenken en zakelijke attenties (uitgewisseld met klant)

Scenario 6: Is er een probleem?

Relaties met leveranciers, tegenstrijdige belangen, geschenken en zakelijke attenties (van leverancier)

Selecteer de geschikte taal voor uw groep. Klik op CC of Ondertiteling voordat u de inleidende video afspeelt, als er slechthorende deelnemers aanwezig zijn. Klik op Inleiding om het videosegment met een boodschap van Chairman, President en CEO Marillyn Hewson en een overzicht af te spelen. Speel een scenario af. Bespreek het scenario in kleine groepen en beantwoord de vragen op het scherm. De discussie moet enkele minuten duren. Na de kleine groepsdiscussies vraagt u de kleine groepen hun bevindingen te delen met de grotere groep. Selecteer Doorgaan om het tweede deel van de video te bekijken. Vraag na afloop van de video om aanvullende opmerkingen. Herhaal het proces om minstens drie scenario's (of zoveel scenario's als mogelijk is in de beschikbare tijd van minstens één uur) te voltooien. Rond af met een afsluitende boodschap. Zie pagina 20.

7


2015

2015


SCENARIO 1: We kunnen toch doen wat we willen? Hoofdpersonen • Shelli – Teamleider • Al – Teamlid • Tim – Commerciële klant

Samenvatting Op locatie bij een commerciële energieklant bespreekt Shelli, een werknemer van Lockheed Martin, een programmabehoefte met Tim, de vertegenwoordiger van de klant. Shelli maakt zich zorgen over een verzoek van Tim dat buiten het bereik van het contract valt. Tim zegt: “Ik autoriseer het nu toch? Doe het werk, houd het aantal uren bij. We zijn een commercieel bedrijf. We betalen ervoor.” Naast de zorgen over het contract zijn er nog andere risico's verbonden aan het verzoek van Tim. Hij geeft ook aan dat zijn VP op bezoek komt en een plaatselijk golftoernooi wil bijwonen. Na een slapeloze nacht moet Shelli beslissen wat ze gaat doen.

Discussievragen • Welke waarden van Lockheed Martin (doen wat juist is, anderen respecteren en uitmuntend presteren) spelen in dit scenario de belangrijkste rol…en waarom? Al onze waarden kunnen een rol spelen in dit scenario, afhankelijk van het aspect van het scenario waarop u zich richt. Beginideeën over onze waarden vindt u op pagina i.

8

Shelli wil haar klant respecteren, maar als ze voldoet aan zijn verzoek, doet ze mogelijk niet wat juist is…en zullen haar acties onze prestaties uiteindelijk niet ten goede komen, maar schaden. • Welke technieken voor het uitspreken van onze waarden zijn of moeten worden gebruikt? Hoe en door wie? Welke technieken zouden volgens u het meest effectief zijn en waarom? Toen Al Tim hoorde verzoeken om bewaking via de wal, probeerde hij het probleem te herdefiniëren voor Shelli door haar te vragen wat er mis zou kunnen gaan als ze zou instemmen met het verzoek van Tim. Hij moedigde haar aan om met andere mensen te gaan praten (“Ik zou dit echt opnemen met het management”). Al liet Shelli weten dat hij de technische veiligheidsrisico's onaanvaardbaar vond en dat hij bereid was om het probleem te bespreken met hun management. Om dit probleem op te lossen, kan Shelli of Al gaan praten met andere mensen van het team en/of vragen stellen om mogelijk op alternatieven te komen of de bijbehorende risico's beter te kunnen identificeren en kwantificeren. Ze kunnen ook met de afdeling Contracten gaan praten en gegevens verzamelen over de contractbepalingen om te bepalen of ze het verzoek van de klant kunnen inwilligen. Ten slotte kan Al ervoor kiezen het probleem te escaleren, door een schending te rapporteren, als Shelli toch onafhankelijk besluit te voldoen aan het verzoek van Tim. Met betrekking tot de golfkaarten kan Al of Shelli gegevens verzamelen over het beleid inzake geschenken en zakelijke attenties. Als dit geen uitkomst biedt, kunnen ze met anderen gaan praten (bijvoorbeeld leidinggevenden of iemand van de afdeling Ethiek) om er achter te komen of ze de kaarten mogen aanbieden.

• Heeft de klant niet altijd gelijk? Hoewel we altijd moeten proberen om onze klanten van dienst te zijn, moeten we erkennen dat er soms legitieme verschillen van mening zullen zijn. Verzoeken kunnen niet altijd exact zoals gedefinieerd worden ingewilligd en onze interpretatie van contracttaal of andere overeenkomsten kan afwijken van die van de klant. Het specifieke contracttype, bepalingen en voorwaarden zijn belangrijke overwegingen. Soms hebben we meer flexibiliteit en kunnen we snel reageren, maar soms werken we met een zeer strak gedefinieerd bereik en wijzigingsbepalingen waarbij we alleen in actie kunnen komen als het contract wordt aangepast. Hoewel we niet altijd kunnen instemmen met een verzoek, moeten we er ook naar streven om niet alleen maar Nee te zeggen. We moeten naar alternatieven zoeken en proberen samen te werken om een wederzijds acceptabele en voordelige koers te bepalen die in onze beleidsstructuur past. Deze principes zijn ook van toepassing op interne klantenrelaties en we moeten met dezelfde zorgvuldigheid en hetzelfde respect omgaan met onze interne Lockheed Martin-klanten.

commerciële klant, wat behoorlijk kan afwijken van werken met een overheidsinstantie. Desondanks zijn er beleidsregels en procedures die moeten worden toegepast. Door samen te werken, konden Shelli, Al en het team met alternatieve oplossingen komen die niet in strijd waren met het bedrijfsbeleid en tegelijkertijd de verwachtingen van de klant ruimschoots overtroffen. Ons beleid inzake geschenken en zakelijke attenties wordt dit jaar bijgewerkt en u zult hier nog verschillende keren over worden geïnformeerd, onder andere over nieuwe bronnen die moeten helpen bij de interpretatie van dit beleid. De regels met betrekking tot geschenken en attenties voor klanten zijn ingewikkeld en variëren sterk, afhankelijk van het specifieke type klant (overheid of commercieel), het land en in sommige gevallen zelfs de specifieke rol van de betrokken individuen. Er zijn ook bepalingen voor verzoeken om uitzonderingen op beleidslimieten in bepaalde situaties, vooral voor relaties met commerciële bedrijven. Raadpleeg het beleid en neem zo nodig ook nog contact op met uw afdeling Ethiek.

Na de discussie bekijkt de groep de tweede helft van de video. Afsluitende opmerkingen over dit scenario: In onze relaties met klanten moet altijd de hoogste mate van respect worden getoond en dat deed Shelli door naar een oplossing te zoeken en de situatie openlijk te bespreken met Tim. In dit geval hadden haar eerdere ervaringen Shelli niet voorbereid op de praktijk van het werken met een

Relevant beleid: CPS-001 Ethiek en zakelijk gedrag CPS-002 Kwaliteit, slagen van missie en veiligheid CPS-008 Geschenken, premies en andere zakelijke attenties CPS-730 Naleving van anticorruptiewetgeving

9

Uitspreken van onze waarden SCENARIO 2: Ik dacht dat u haar hier niet wilde Hoofdpersonen • Sarah – Teamlid • Wendy – Teamlid • Rachel – Teamlid

• Jason – Teamlid • Sharon – Programmamanager • Rafael en Liana – Teamleden in een ander land

Samenvatting Verschillende collega's nemen wraak op Sarah, een ander teamlid. Ze sluiten haar uit van allerlei zakelijke en vrijetijdsactiviteiten omdat ze onlangs het ongepaste verzoek van de groep aan lokale bedrijven om hun jaarlijkse inzamelingsactie voor goede doelen te steunen, heeft gerapporteerd. De groep wijst de internationale teamleden af. Wendy gebruikt haar zakelijke creditcard op creatieve wijze.

Discussievragen • Welke waarden van Lockheed Martin (doen wat juist is, anderen respecteren en uitmuntend presteren) spelen in dit scenario de belangrijkste rol…en waarom? Al onze waarden kunnen een rol spelen in dit scenario, afhankelijk van het aspect van het scenario waarop u zich richt. Beginideeën over onze waarden vindt u op pagina i. In dit scenario wordt de invloed van een gebrek aan respect voor anderen gedemonstreerd. Ten eerste sluit de groep Sarah buiten van hun activiteiten. Ten tweede worden teamleden die zich tijdens de bedrijfsvergadering niet in de ruimte bevinden gemarginaliseerd als ze een afwijkende mening hebben. Wendy doet niet wat juist is in haar voorgestelde gebruik van de creditcard van het bedrijf voor persoonlijke aankopen en de vrijetijdsactiviteiten van een kleine groep. (Een bedrijfskaart kan worden gebruikt voor legitieme evenementen voor teambuilding, maar dat is niet wat Wendy voorstelt.)

10

2015 • Welke technieken voor het uitspreken van onze waarden zijn of moeten worden gebruikt? Hoe en door wie? Welke technieken zouden volgens u het meest effectief zijn en waarom? Jason sprak met andere mensen toen hij tegenover Rachel en Wendy zijn zorgen uitsprak over de wijze waarop Sarah werd behandeld door de groep. Daarnaast probeert hij het probleem te herdefiniëren door de anderen eraan te herinneren dat Sarah de schending alleen maar rapporteerde omdat ze wilde doen wat juist was. Daarnaast moedigt hij Wendy aan om gegevens te verzamelen over het gebruik van de creditcard van het bedrijf voor persoonlijke aankopen. Onder druk van collega's probeert hij echter te verhinderen dat Liana en Rafael hun ideeën over een zakelijke beslissing volledig bespreken. Sharon realiseert zich dat Sarah ten onrechte niet bij de vergadering aanwezig is. Leidinggevenden en alle andere werknemers moeten in actie komen wanneer ze een probleem tegenkomen. Sharon kan vragen stellen aan haar team of Sarah om te begrijpen waarom Sarah ontbreekt. Als ze een probleem vermoedt met betrekking tot het gedrag van het team ten opzichte van Sarah, kan ze misschien met andere mensen praten die het team in actie hebben gezien en een idee hebben van wat er speelt. • Wat is het effect als een werknemer wordt buitengesloten van teamactiviteiten tijdens en buiten het werk? Als alle teamleden zich een volwaardig lid van het team voelen, komt dit ten goede aan de verschillende individuen, de groep en het bedrijf. Wanneer alle teamleden deelnemen aan een gesprek over een actueel probleem, worden mogelijk ideeën aangedragen die anders misschien niet te horen zouden zijn geweest. In dit geval kan de wraakactie van Rachel en Wendy tegen Sarah resulteren in een verstoring van de bedrijfsprocessen als Sarah niet op de hoogte is van de programmastatus of -wijzigingen die invloed hebben op haar werk. En andersom zijn de anderen ook niet op de hoogte van de voortgang van het werk van Sarah. Ze kan ook waardevolle inzichten hebben die anderen niet hebben. Het is natuurlijk voor collega's om vriendschappen te ontwikkelen die ook leiden tot gezamenlijke vrijetijdsactiviteiten. We moeten er echter wel allemaal naar streven om rekening te houden met het feit dat deze persoonlijke relaties als uitsluitend kunnen worden opgevat en onbedoelde consequenties in de werkgroep kunnen hebben. Te koop lopen met een situatie waarin veel teamleden als vrienden buiten het werk met elkaar afspreken, is onnodig en werd in dit voorbeeld met opzet gedaan om Sarah te kwetsen. Omdat dit gedrag plaatsvindt omdat Sarah een ethisch probleem

2015 heeft gerapporteerd, is het niet alleen kleingeestig, maar kan het tevens worden beschouwd als vergeldingsgedrag. Een buitengesloten werknemer kan reageren op een wijze die schadelijk voor anderen en het bedrijf is. Sarah probeert er zelf iets aan te doen wanneer ze haar zorgen uitspreekt over haar uitsluiting door haar collega's. Het is goed mogelijk dat een andere werknemer in een vergelijkbare situatie niets zegt, maar ontslag neemt of vergeldingsmaatregelen neemt. Ondanks dat de groep niet geïnteresseerd is, kunnen de internationale teamleden belangrijke informatie of mogelijk alternatieve ideeën hebben om de waargenomen risico's te beperken. En als hun ideeën worden aangehoord en serieus worden genomen, is de kans groter dat ze zich volledig betrokken zullen voelen bij de koers waarvoor uiteindelijk wordt gekozen. Een beslissingsmodel waarin de meerderheid bepaalt, is niet bevorderlijk voor een gezonde werkomgeving waarin niemand wordt uitgesloten. Gebruik deze vraag voor groepen die vooral uit leidinggevenden bestaan. • Wat zijn de leiderschapsproblemen en hoe zou u omgaan met dit probleem als u Sharon was? Sharon had moeten opmerken dat er iets speelde met Sarah. Ze had met Sarah en anderen in het team of personen die veel te maken hebben met het team in gesprek moeten gaan om er achter te komen wat er aan de hand was zodat ze er iets aan kon doen. Ze had ook direct na het oplossen van het probleem met het verzoek aan lokale bedrijven met het team kunnen gaan praten om duidelijk te maken dat ze het optreden van Sarah goedkeurde. Op deze manier had het vergeldingsgedrag kunnen worden voorkomen dat nu plaatsvindt. De lokale groep vertoont tevens gedrag dat tot verdeeldheid leidt (“Ze begrijpen gewoon niet hoe we dingen hier doen” en “meerderheid bepaalt”) en waaruit blijkt dat er onvoldoende begrip is voor culturele verschillen en de wijze waarop een effectief internationaal team moet worden opgebouwd. Sharon moet direct optreden om ervoor te zorgen dat Liana en Rafael het respect krijgen dat ze verdienen en dat ze hun mening kunnen geven. Ze kan anderen in het programmateam of misschien experts op het gebied van bedrijfsontwikkeling met ervaring in de betreffende landen om hulp vragen. Als we ervan uitgaan dat Sharon alle onkostenrapporten van de groep correct controleert en goedkeurt, zou ze elke poging van Wendy om haar kaart op ongepaste wijze te gebruiken, moeten opmerken.

Uitspreken van onze waarden Afsluitende opmerkingen over dit scenario: Het is onrechtvaardig of ongepast om vergeldingsmaatregelen te nemen tegen iemand voor het rapporteren van wangedrag, het indienen van een klacht, het assisteren van iemand anders bij het indienen van een klacht, het deelnemen aan een intern bedrijfsonderzoek of het navraag doen naar een kwestie met betrekking tot ethiek. Lockheed Martin tolereert niet dat er vergeldingsmaatregelen worden genomen tegen iemand die te goeder trouw navraag doet, deelneemt aan een onderzoek of wangedrag rapporteert. Dat Wendy de bedrijfscomputer gebruikt om online te winkelen, kan als misbruik van bedrijfsmiddelen en als onterecht in rekening brengen van arbeid worden beschouwd. Een redelijk persoonlijk gebruik van bedrijfsmiddelen is toegestaan, maar werknemers dienen zichzelf wel beperkingen op te leggen ten aanzien van de mate waarin ze gebruikmaken van deze middelen. Tijdens werktijd mag bedrijfsapparatuur niet voor persoonlijk gebruik worden gebruikt en dit gebruik mag niet in rekening worden gebracht van een klantprogramma. Het ten onrechte in rekening brengen van tijd kan ontslag ten gevolge hebben. De poging van Wendy om de bedrijfsrekening voor persoonlijke aankopen te gebruiken, is een directe schending van het beleid CRX-327 Commerciële kaarten. Bedrijfskaarten dienen uitsluitend te worden gebruikt voor bedrijfsgerelateerde onkosten. Tegen een werknemer die misbruik maakt van een commerciële kaart, kunnen disciplinaire maatregelen worden genomen, waaronder intrekking van de kaart en ontslag. De werknemer zal worden verzocht het bedrag volledig terug te betalen. Voor het aanschaffen van alcohol op rekening van het bedrijf moet een vice‑president goedkeuring geven.

Relevant beleid: CPS-001 Ethiek en zakelijk gedrag CPS-007 Persoonlijk gebruik van middelen van Lockheed Martin CPS-564 Werkplek zonder pesterijen CMS-505 Registratie en verificatie van directe arbeidskosten CRX-327 Commerciële kaarten

Na de discussie bekijkt de groep de tweede helft van de video. 11


2015

2015


Scenario 3: Wat kan ik doen? Hoofdpersonen Liana – Werknemer Ariel – Minister Virginia – Moeder van Liana Rafael – Manager van Liana

Samenvatting Liana, een werknemer in een niet-Amerikaanse faciliteit, ziet zich voor een lastig dilemma gesteld. Ariel, een minister, laat aan Liana doorschemeren dat het bedrijf zijn zoon in dienst moet nemen om een contract in de wacht te slepen.

Discussievragen • Welke waarden van Lockheed Martin (doen wat juist is, anderen respecteren en uitmuntend presteren) spelen in dit scenario de belangrijkste rol…en waarom? Al onze waarden kunnen een rol spelen in dit scenario, afhankelijk van het aspect van het scenario waarop u zich richt. Beginideeën over onze waarden vindt u op pagina i. Liana vindt het duidelijk moeilijk om te bepalen hoe ze moet doen wat juist is terwijl ze een afweging probeert te maken tussen de relatie van haar familie met Ariel, zijn geïmpliceerde dreiging over de toekenning van het programma en haar kennis van het bedrijfsbeleid.

12

Welke technieken voor het uitspreken van onze waarden zijn of moeten worden gebruikt? Hoe en door wie? Welke technieken zouden volgens u het meest effectief zijn en waarom? Liana praat met anderen (haar moeder) nadat ze Ariel heeft gesproken. Hoewel haar moeder geen werknemer is, kan het soms helpen om een klankbord te hebben, en een familielid kan in dat geval uitkomst bieden. (Werknemers dienen er vanzelfsprekend altijd voor te zorgen dat er tijdens een dergelijk gesprek geen beschermde, geheime of andere gevoelige informatie wordt gedeeld.) Liana kan het advies van haar moeder opvolgen om met iemand te gaan praten die ze vertrouwt. Dit kan haar manager zijn of misschien iemand van de juridische afdeling, de afdeling Ethiek of Human Resources. Het is mogelijk dat Ariel in strijd met de anticorruptiewetgeving van zijn land handelt. Liana kan gegevens verzamelen met betrekking tot de regels en wetgeving die van toepassing zijn op zijn eisen en, afhankelijk van dit onderzoek, een schending rapporteren. • Hoe kan deze situatie tot een persoonlijk tegenstrijdig belang leiden? Hoe moet worden omgegaan met een persoonlijk tegenstrijdig belang? Liana vertelt Ariel, de minister, dat het bedrijf alle vacatures publiceert, maar hij blijft erbij dat ze haar invloed moet proberen te gebruiken om zijn zoon aan een baan te helpen. Hij impliceert ook dat behalve de contracttoekenning ook de baan van haar oom afhankelijk kan zijn van een eventuele baan voor zijn zoon. Een persoonlijk tegenstrijdig belang doet zich voor bij gedeelde loyaliteit: wanneer u een zodanig direct of indirect persoonlijk belang hebt bij een transactie of zaak dat redelijkerwijs de indruk kan worden gewekt dat het van invloed is op uw vermogen om te oordelen namens Lockheed Martin, uw acties beïnvloedt of ertoe leidt dat u zakelijke belangen van Lockheed Martin verwaarloost. Liana is in een situatie gebracht waarin haar persoonlijke belangen in strijd zijn met die van het bedrijf.

Tegenstrijdige belangen omvatten vele facetten en kunnen betrekking hebben op een groot aantal individuele of organisationele relaties binnen en buiten het bedrijf. Als een werknemer enig vermoeden van een mogelijk geval van tegenstrijdige belangen heeft, moet deze een meldingsformulier ter beoordeling indienen bij de juridische afdeling. In de meeste gevallen ontstaan tegenstrijdige belangen vanwege een tweede baan of externe zakelijke belangen, inclusief de belangen van gezinsleden en vrienden/ kennissen. De juridische controle kan uitwijzen dat er op het moment geen sprake van een probleem is, maar tevens kan worden aangegeven hoe mogelijke of schijnbare tegenstrijdige belangen kunnen worden vermeden. In CRX-014 Individuele tegenstrijdige belangen wordt verduidelijkt wat kan worden opgevat als tegenstrijdige belangen.

worden beschouwd. On dit scenario hoeft Liana zich niet seksueel bedreigd te voelen, maar de intimidatie en geïmpliceerde tegenprestatie van de baan voor het contract zijn sowieso ongepast, ook al worden in verschillende culturen verschillende culturele normen met betrekking tot persoonlijke ruimte gehanteerd. Als u zich ooit ongemakkelijk of bedreigd voelt door de acties of woorden van een klant, moet u uw manager, HR-bedrijfspartner, beveiligingsbeambte of ethisch functionaris om hulp vragen. Lockheed Martin streeft naar een professionele werkomgeving waar geen plaats is voor bedreigingen, geweld, pesterijen, misbruik of intimiderend gedrag of ander vergelijkbaar gedrag. CRX-053 Veiligheid op de werkplek heeft betrekking op gedrag op de werkplek en situaties op andere locaties die verband houden met of invloed hebben op de werkplek.

Na de discussie bekijkt de groep de tweede helft van de video. Afsluitende opmerkingen over dit scenario: We kunnen in vergelijkbare situaties terechtkomen waarin mensen met macht of invloed gunsten of voorkeursbehandelingen goedkeuren, of zelfs verwachten, die in strijd zijn met wetgeving en ons beleid. Lockheed Martin zal zich niet inlaten met bedrijfspraktijken die ongepast en mogelijk illegaal of zelfs corrupt zijn. Mocht u ooit in een situatie terechtkomen waarin u om gunsten, betalingen, geschenken wordt gevraagd of iets anders moet doen dat in strijd is met bedrijfsbeleid, dan neemt u onmiddellijk contact op met uw manager, de juridische afdeling of de afdeling Ethiek.

Relevant beleid: CPS-001 Ethiek en zakelijk gedrag CPS-564 Werkplek zonder pesterijen CPS-730 Naleving van anticorruptiewetgeving CRX-014 Individuele tegenstrijdige belangen CRX-053 Veiligheid op de werkplek

Wanneer de minister zijn hand op de schouder van Liana legt terwijl hij om een voorkeursbehandeling voor zijn zoon vraagt, is dit een poging om haar te intimideren als gezagsdrager. Opmerking: Dit fysieke contact en de intimidatie kunnen in sommige culturen als mogelijke seksuele intimidatie 13

Uitspreken van onze waarden SCENARIO 4: Maak je geen zorgen Hoofdpersonen • Rhomeyn – Technicus • Dionne – Technicus • Tom – Technicus

• Ren – Teamleider • Chris – Manager van Ren

Samenvatting Tom heeft zijn bejaarde ouders in huis genomen om voor ze te kunnen zorgen. De persoonlijke situatie van Ren, de teamleider, is vergelijkbaar. Op de werkvloer krijgt het team de indruk dat Ren de ongepaste acties van Tom door de vingers ziet en vergoelijkt, bijvoorbeeld als Tom eerder naar huis gaat of later op het werk komt, misbruik maakt van bedrijfsmiddelen en niet zijn deel van het werk voor zijn rekening neemt. De collega's van Tom winden zich er steeds meer over op dat ze zijn werk moeten overnemen, helemaal als ze hem ervan verdenken zijn tijd onterecht in rekening te brengen.

2015 Tom een voorkeursbehandeling krijgt. Haar eigen persoonlijke problemen hebben mogelijk invloed op haar vermogen om uitmuntend te presteren. Rhomeyn en Dionne maken zich zorgen over de prestaties. Ze tonen zowel voor Tom als voor Ren respect terwijl ze bespreken hoe ze moeten doen wat juist is. Tom probeert voor zijn vader te doen wat juist is, maar hij lijkt geen rekening te houden met het effect van zijn daden op het team en de prestaties van het team. Op deze manier ontstaan er conflicten met alle waarden. • Welke technieken voor het uitspreken van onze waarden zijn of moeten worden gebruikt? Hoe en door wie? Welke technieken zouden volgens u het meest effectief zijn en waarom?

2015 Begrijpelijkerwijs vindt u het mogelijk lastig om het probleem direct op te nemen met de betrokken leidinggevende. Afhankelijk van het betreffende probleem, kunt u het probleem wellicht bespreken met de manager van uw leidinggevende of met iemand van de afdeling Ethiek, HR of de juridische afdeling. Het is vooral belangrijk dat u in actie komt. De meeste problemen lossen zichzelf niet op. Mogelijk komt u er achter dat er een legitieme verklaring bestaat voor het door u opgemerkte probleem of misschien maakt u wel melding van een serieus probleem waarvoor ingrijpen vereist is. Na de discussie bekijkt de groep de tweede helft van de video. Afsluitende opmerkingen over dit scenario:

Discussievragen

Dionne en Rhomeyn praten met anderen terwijl ze samen bespreken dat de assemblage mogelijk niet op tijd wordt afgerond. Dionne herdefinieert het probleem voor Rhomeyn door erop te wijzen dat Ren vanwege haar eigen ervaring mogelijk niet in staat is goed om te gaan met de situatie van Tom. Rhomeyn en Dionne kunnen in actie komen door met anderen te gaan praten (misschien iemand die boven Ren in de hiërarchie staat of iemand van de afdeling HR of Ethiek). Ze kunnen ook een schending rapporteren aan Ethiek of HR, aangezien het persoonlijke gebruik van de bedrijfswagen en het ten onrechte in rekening brengen van tijd moeten worden aangepakt.

• Welke waarden van Lockheed Martin (doen wat juist is, anderen respecteren en uitmuntend presteren) spelen in dit scenario de belangrijkste rol…en waarom?

• Hoe zou u melding van een probleem maken als het probleem betrekking heeft op iemand die boven u in de hiërarchie staat?

Al onze waarden kunnen een rol spelen in dit scenario, afhankelijk van het aspect van het scenario waarop u zich richt.

Het is moeilijk, maar wel belangrijk dat u ook problemen met betrekking tot uw leidinggevenden aanpakt.

De wetgeving met betrekking tot verlof en compensatie voor werknemers die als mantelzorgers optreden, kan variëren. In de Verenigde Staten kan de Family and Medical Leave Act van toepassing zijn. In andere landen kunnen lokale wetten en regelgeving van toepassing zijn. Werknemers moeten hun leidinggevende of HR-bedrijfspartners om hulp vragen met betrekking tot de relevante beleidsregels, wetten en regelgeving.

Beginideeën over onze waarden vindt u op pagina i. Ren lijkt het juiste voor Tom proberen te doen en leeft mee met zijn situatie. Ze riskeert echter wel dat de algehele prestaties van het team onder de situatie gaan lijden en haar team verwijt haar een gebrek aan respect en dat 14

Soms kunt u mogelijk met anderen praten, bijvoorbeeld met een collega van de leidinggevende, voor advies over de wijze waarop u direct met uw leidinggevende kunt spreken of om te vragen een bemiddelende rol te spelen. Mogelijk kunt u vragen stellen aan uw leidinggevende of het probleem herdefiniëren voor de betrokken personen om ze een ander perspectief te geven waardoor ze mogelijk hun gedrag of aanpak aanpassen.

Dat Ren meeleeft met de situatie van Tom is sympathiek, maar als leidinggevende had ze het relevante beleid moeten raadplegen. Ze was zich kennelijk niet bewust van de mogelijkheden voor haar en Tom. Ze had voor meer informatie contact moeten opnemen met haar HR-bedrijfspartner. Als ze het beleid had geraadpleegd om er achter te komen welke mogelijkheden beschikbaar waren, zou ze beter zijn omgegaan met de situatie waarin Tom zich bevindt en had ze tevens bronnen voor haar eigen situatie ontdekt. (Chris had ook onderzoek kunnen doen om Ren te helpen.)

Wanneer een teamlid afwezig is, moet de leidinggevende ervoor zorgen dat alle taken van die werknemer worden overgenomen door huidige teamleden, leden van andere organisaties, een tijdelijk personeelslid of op andere wijze.

Uitspreken van onze waarden De leidinggevende moet ervoor zorgen dat andere teamleden, en andere belanghebbenden, weten hoe deze taken worden uitgevoerd of dat de taken worden uitgesteld. De discussie onder collega's met betrekking tot persoonlijke problemen van andere werknemers zou ongepast zijn als Ren en Tom niet zelf over het onderwerp waren begonnen. Chris had voor zijn gesprek met Ren een locatie moeten kiezen die meer privacy bood. Gezien de aard van het onterecht in rekening brengen van tijd deed Chris er wel goed om schendingen te rapporteren. Het met opzet onterecht in rekening brengen van tijd kan leiden tot disciplinaire maatregelen, waaronder ontslag. Daar liet hij het niet bij. Hij ging ook praten met anderen en verzamelde gegevens voor Ren en Tom die betrekking hadden op het leren omgaan met stressvol werk in combinatie met mantelzorg.

Relevant beleid: CPS-001 Ethiek en zakelijk gedrag CPS-003 Niet-discriminatie en gelijke arbeidskansen CPS-007 Persoonlijk gebruik van middelen van Lockheed Martin CPS-564 Werkplek zonder pesterijen CPS-575 Het bieden van redelijke accommodaties op de werkplek en voor sollicitanten CPS-718 Openbaarmakingen aan de overheid van de Verenigde Staten CRX-535 Gezins- en medisch verlof CMS-505 Registratie en verificatie van directe arbeidskosten

15


2015

2015

• Welke technieken voor het uitspreken van onze waarden zijn of moeten worden gebruikt? Hoe en door wie? Welke technieken zouden volgens u het meest effectief zijn en waarom?

zakelijke belangen van Lockheed Martin verwaarloost. Openbaarmaking van een mogelijk tegenstrijdig belang aan de juridische afdeling is de beste methode om er zeker van te zijn dat er geen (schijnbaar) ongepaste relaties bestaan.

JJ stelt vragen aan Jeff nadat ze heeft gehoord hoe Evan informatie aan Jeff geeft die mogelijk ongepast en schadelijk is voor het bedrijf. Ze herdefinieert het probleem voor Jeff en stelt voor dat hij met anderen gaat praten. Omdat JJ zich realiseert dat Evan misschien wel een grens heeft overschreden, moet zij ervoor zorgen dat het wordt gerapporteerd en moet ze niet alleen aan Jeff voorstellen dat hij met iemand gaat praten. Ze kan aanbieden om met Jeff mee te gaan en/of hem in contact brengen met de juiste persoon van de juridische afdeling. Via een follow-up moet ze later controleren of Jeff gedaan heeft wat van hem werd verwacht.

Persoonlijke relaties kunnen voor anderen ongepast aandoen. Dat Evan de rekening voor Jeff betaalt, wordt mogelijk niet als vriendschappelijk gebaar gezien, maar als bewijs van vooringenomenheid in het selectieproces. (Het zou nog erger geweest zijn als Jeff de rekening had betaald voor Evan.) De regels over geschenken en zakelijke attenties zijn niet bedoeld om persoonlijke vriendschappen te belemmeren, maar er zijn wel momenten waarop u extra zorgvuldigheid moet betrachten. Werknemers in dergelijke situaties kunnen CPS-008 raadplegen of de ethisch functionaris om duidelijkheid vragen.

Jeff, een nieuwe werknemer van Lockheed Martin, werkt met Evan, zijn klant, met wie hij al samen in het leger heeft gediend. De band tussen Jeff en Evan is van dien aard dat er mogelijk sprake zou kunnen zijn van tegenstrijdige belangen. Evan geeft Jeff informatie die als concurrentiegevoelige informatie kan worden beschouwd en JJ hoort dit gesprek.

• Wanneer kan de relatie van een werknemer met een klant een probleem worden?

• Wat moet u doen als u via de geautoriseerde kanalen om bedrijfsinformatie van derden of concurrentiegevoelige informatie ontvangt?

Discussievragen

Lockheed Martin neemt regelmatig voormalige overheidsfunctionarissen aan, waaronder tal van voormalige militairen. Deze mensen bieden ons een unieke en belangrijke mate van ervaring en kennis op het gebied van klanten en producten. Een situatie zoals in dit scenario wordt geschetst, is niet ongewoon voor deze werknemers. Voor het aannemen van voormalige overheidsfunctionarissen gelden specifieke procedures om gevallen van belangenverstrengeling te identificeren en vanaf het moment van indiensttreding te voorkomen. Als op enig moment een wijziging in taken tot een mogelijk probleem leidt, moet dit direct kenbaar worden gemaakt aan de juridische afdeling, zodat de situatie goed kan worden beoordeeld en er richtlijnen kunnen worden gegeven met betrekking tot de wijze waarop moet worden omgegaan met de situatie.

Scenario 5: Dit is echt een groot probleem Hoofdpersonen • Jeff – Werknemer • Evan – Klant • JJ – Collega van Jeff • Natalie – Manager van Jeff

Samenvatting

• Welke waarden van Lockheed Martin (doen wat juist is, anderen respecteren en uitmuntend presteren) spelen in dit scenario de belangrijkste rol…en waarom? Al onze waarden kunnen een rol spelen in dit scenario, afhankelijk van het aspect van het scenario waarop u zich richt. Beginideeën over onze waarden vindt u op pagina i. JJ doet wat juist is door te herkennen dat de door Evan met Jeff gedeelde informatie schadelijk kan zijn voor het bedrijf. Ze moet echter doorpakken en ervoor zorgen dat er maatregelen worden genomen. Jeff gaat misschien te ver in zijn poging om de klant te respecteren en uitmuntend te presteren, beïnvloed door hun al bestaande relatie. 16

Er kan sprake zijn van tegenstrijdige belangen wanneer, zoals in het geval van Jeff en Evan, de relatie van een werknemer met een klant wordt beïnvloed door een gezamenlijk verleden in het leger.

Geloof het of niet, maar dit gebeurt meerdere keren per jaar. In de meeste gevallen gaat het om onbedoelde verzendingen van informatie die niet voor ons bestemd zijn. Wanneer dergelijke informatie wordt ontvangen, moet dit onmiddellijk worden gemeld aan de juridische afdeling en de informatie moet in quarantaine worden geplaatst (maar niet worden vernietigd.) Als de informatie via e-mail wordt verkregen, stuurt u het bericht niet door naar anderen. Als u de informatie op papier ontvangt, maakt u geen extra kopieën. En als u de informatie mondeling ontvangt, geeft u de specifieke details niet door aan anderen. Het gebruik van dergelijke informatie kan ertoe leiden dat we worden uitgesloten van aanbestedingen, zelfs als we deze informatie krijgen van een klant of per ongeluk ontvangen, en kan onze reputatie schaden als we niet snel en correct ingrijpen.

Uitspreken van onze waarden Na de discussie bekijkt de groep de tweede helft van de video. Afsluitende opmerkingen over dit scenario: Jeff deed wat juist was door zijn manager, Natalie, op de hoogte te stellen van de door JJ geopperde twijfels. Natalie zag vervolgens direct in dat er maatregelen genomen moesten worden. Ze stelt vragen, herdefinieert het probleem voor Jeff en komt snel in actie om de schending te rapporteren. Haar reactie kan een beetje overdreven overkomen, aangezien ze snel alle mogelijke implicaties en maatregelen op een rijtje probeert te krijgen, maar als deze zaak niet goed wordt afgehandeld, kan dit inderdaad ernstige gevolgen hebben. Relaties zijn essentieel voor ons bedrijf, maar er kunnen verborgen kwesties zijn wanneer een vriendschap overlapt met een zakelijke relatie. Ons beleid wordt gemaakt om dat gevaar te beperken en er tegelijkertijd voor te zorgen dat onze werknemers natuurlijk kunnen omgaan met familie en vrienden die tevens partners, leveranciers of klanten kunnen zijn. Leidinggevenden moeten open, niet-leidende vragen stellen om zoveel mogelijk relevante informatie te kunnen verzamelen. Als Natalie had gevraagd wie nog meer op de hoogte was van deze informatie, zou Jeff haar hebben verteld over JJ.

Relevant beleid: CPS-001 Ethiek en zakelijk gedrag CPS-008 Geschenken, premies en zakelijke attenties CRX-014 Individuele tegenstrijdige belangen CRX-014A Tegenstrijdige belangen — In dienst van overheid CRX-014-1 Melding van tegenstrijdige belangen CRX-014-5 Overeenkomst om niet-publieke informatie niet openbaar te maken CRX-015 Bescherming van gevoelige informatie CRX-015D Bedrijfsinformatie van derden

Een persoonlijk tegenstrijdig belang doet zich voor wanneer uw gedeelde loyaliteit tot een mogelijk probleem kan leiden of ertoe kan leiden dat u 17

Uitspreken van onze waarden Scenario 6: Is er een probleem? Hoofdpersonen • Burt – Werknemer • Rebecca – Leverancier • Chris – Manager van Burt • Tony – Andere manager • Shaifali – Ethics Officer

Samenvatting Rebecca, een leverancier, biedt Burt, een werknemer van Lockheed Martin, een geheel verzorgde reis aan naar een belangrijk tennistoernooi dat wordt gesponsord door de leverancier. Burt bespreekt dit met zijn manager Chris en ze zijn het erover eens dat het een goede zakelijke beslissing is om te profiteren van een kans om relatief goedkoop werkgerelateerde kennis op te doen. Tony, een andere manager, betwijfelt of dit wel zo'n goed idee is.

Discussievragen • Welke waarden van Lockheed Martin (doen wat juist is, anderen respecteren en uitmuntend presteren) spelen in dit scenario de belangrijkste rol…en waarom? Al onze waarden kunnen een rol spelen in dit scenario, afhankelijk van het aspect van het scenario waarop u zich richt. Beginideeën over onze waarden vindt u op pagina i. Burt en Chris zien dit als een mogelijkheid om waardevolle kennis te verzamelen om tegen lagere kosten uitmuntend te kunnen presteren. Tony

18

2015 ziet dit anders en probeert ervoor te zorgen dat ze doen wat juist is. Rebecca toont te weinig respect voor Burt wanneer hij zijn twijfels uitspreekt en ze probeert hem over te halen de tickets toch aan te nemen. • Welke technieken voor het uitspreken van onze waarden zijn of moeten worden gebruikt? Hoe en door wie? Welke technieken zouden volgens u het meest effectief zijn en waarom? Tony herdefinieert het probleem voor Chris en Burt, en raadt ze aan gegevens te verzamelen door het beleid te controleren en/of te gaan praten met anderen die mogelijk beter op de hoogte zijn van de regels. • Wanneer in uw werk kan u een geschenk, prijs, maaltijd of andere zakelijke attentie worden aangeboden? Hoe weet u of u een dergelijke attentie kunt accepteren? Hou zou u de attentie afslaan als dit niet het geval is? Wanneer is het gepast om de afdeling Ethiek te raadplegen? Elk jaar worden aan veel van onze werknemers maaltijden, honkbalpetjes, cadeaubonnen, elektronische apparaten, horloges, kaarten voor evenementen, pennen, congresregistraties en nog veel meer aangeboden. Een item kan worden aangeboden in de context van een congres of als bedankje voor het maken van afspraken voor een vergadering of omdat u deel uitmaakt van een programmateam dat de producten van een leverancier gebruikt. Of een attentie aangenomen mag worden, is afhankelijk van verschillende factoren, bijvoorbeeld de marktwaarde van het item, uw relatie met de organisatie die de attentie aanbiedt en of de attentie op dezelfde basis ook aan anderen wordt aangeboden. Ons beleid inzake geschenken en zakelijke attenties zorgt er niet alleen voor dat we ons houden aan de wet, maar ook, en dat is nog belangrijker, dat zelfs niet de schijn van laakbaar gedrag of ongepaste beïnvloeding wordt gewekt. In zeldzame gevallen, bijvoorbeeld bij aanbiedingen voor een gratis congres of speciale evenementen, kunnen we besluiten dat er een zwaarwegende zakelijke reden is om aanwezig te zijn (doorgaans gaat dit om het versterken van een bepaalde relatie), maar in dat geval betalen we onze onkosten zelf.

2015


Voor werknemers die op enige manier betrokken zijn bij aanbestedingen gelden aanzienlijke beperkingen met betrekking tot wat ze kunnen accepteren. Dit geldt niet alleen voor mensen met formele aanbestedingsfuncties, maar ook voor mensen die leveranciers aanbevelen, deelnemen aan selecties, werkbeschrijvingen schrijven en de prestaties van leveranciers beoordelen.

vergelijkbaar lijken. Het belangrijkste is nog dat Chris erkent dat hij een fout heeft gemaakt door Burt eerst te vertellen de tickets te accepteren.

De regels voor het accepteren van geschenken, beleefdheden en zakelijke attenties zijn opgenomen in CPS-008 en voor vragen kunt u contact opnemen met uw ethisch functionaris.

Ons beleid inzake geschenken en zakelijke attenties wordt dit jaar bijgewerkt en u zult hier nog verschillende keren over worden geïnformeerd, onder andere over nieuwe bronnen die moeten helpen bij de interpretatie van dit beleid. De regels met betrekking tot het aannemen van geschenken en zakelijke attenties zijn ingewikkeld en kunnen variëren, afhankelijk van de landen en de specifieke rollen van de betrokken individuen. Raadpleeg het beleid en neem zo nodig ook nog contact op met uw afdeling Ethiek.

Als u iets wordt aangeboden dat u niet kunt accepteren, is het belangrijk dat u het item hoffelijk weigert om te voorkomen dat de aanbieder gezichtsverlies lijdt. U kunt de gever bedanken en ons beleid uitleggen. In sommige situaties kunnen we uit culturele overwegingen een item namens het bedrijf aannemen om het vervolgens ten toon te stellen of te doneren aan een goed doel. In dit soort gevallen raadpleegt u uw ethisch functionaris. Na de discussie bekijkt de groep de tweede helft van de video. Afsluitende opmerkingen over dit scenario: De uitdrukking 'als iets te mooi lijkt om waar te zijn, is het dat waarschijnlijk ook' is ook in dit geval van toepassing. Burt en Chris worden gemotiveerd door wat zij in het begin beschouwen als acties die ten goede komen aan het bedrijf. De instructie van Chris aan Burt om vakantietijd op te nemen om het tennistoernooi bij te wonen komt tegenstrijdig over als hij echt gelooft dat de deelname van Burt werkgerelateerde waarde heeft. Gelukkig geeft Tony door zijn waarden uit te spreken goed advies waarmee hij Chris ervan overtuigt te doen wat juist is en contact op te nemen met de afdeling Ethiek. Als compleet leider legt Chris aan Burt het verschil uit tussen deze situatie en andere situaties die op het eerste gezicht

Het komt zeer zelden voor dat een leverancier een zakelijke attentie voor onethische doeleinden aanbiedt en leveranciers begrijpen het doorgaans wel als we een al te genereus aanbod niet kunnen aannemen.

Relevant beleid: CPS-001 Ethiek en zakelijk gedrag CPS-008 Geschenken, premies en zakelijke attenties CRX-014 Individuele tegenstrijdige belangen De gedragscode voor leveranciers van Lockheed Martin is beschikbaar op www.lockheedmartin.com >Who We Are >Ethics > Supplier Resources

19


2015

Afronden - Uw afsluitende boodschap • Bedank de deelnemers.

• Herinner werknemers eraan om online aan te geven dat ze de training hebben voltooid. (Of zorg ervoor dat alle deelnemers het deelname- en bevestigingsformulier hebben ondertekend als het online formulier niet beschikbaar is.) • Laat werknemers weten dat hun feedback belangrijk is en vraag ze de online beschikbare trainingsevaluatie in te vullen. – Ga naar de pagina Ethics Awareness Training Resources en klik op Participant Survey.

– Sommige deelnemers en sessieleiders zullen een e-mailbericht ontvangen met het verzoek om een vragenlijst in te vullen. Vul deze vragenlijst alstublieft in als hierom wordt gevraagd.

• Geef uw afsluitende boodschap.

Voorbeeld van afsluitende boodschap Bedankt voor uw deelname. Ik wil u allen aanmoedigen om te blijven praten en denken over het belang van in actie komen en het uitspreken van onze waarden. Dit moet niet een dialoog zijn die we maar één keer per jaar voeren. Daarnaast wil ik benadrukken dat we als werknemers van Lockheed Martin allemaal worden aangemoedigd om advies in te winnen, onze zorgen te uiten of schendingen te rapporteren aan de meest vertrouwde persoon, of dit nu uw manager, de lokale ethisch functionaris, iemand van de afdeling HR, Audit, de juridische afdeling, de afdeling Milieu, energie, veiligheid en gezondheid of de afdeling Ethiek van de onderneming is. Onze lokale ethisch functionaris is Naam: Telefoon: Vul het online formulier voor bevestiging van voltooiing van de training in (of onderteken het deelname- en bevestigingsformulier). Uw feedback op dit trainingsprogramma is zeer belangrijk. Het trainingsevaluatieformulier kunt u online invullen en maakt deel uit van het online bevestigingsproces op de website Corporate Ethics & Business Conduct. Ga naar de pagina Ethics Awareness Training Resources en klik op Participant Survey. We verzoeken u vriendelijk de vragenlijst in te vullen als u een e-mail met dit verzoek ontvangt. Bedankt voor uw deelname aan het programma van vandaag. 20


2015

Instructies voor organisatie

Wat u wel moet doen

Wat u niet moet doen

Stuur alle deelnemers ruim van tevoren een aankondiging van de Wacht niet tot het laatste moment om uw sessie te plannen. geplande sessie. Geef aan hoe het sessiewerk moet worden genoteerd. Neem de tijd om het trainingsmateriaal door te nemen, de technieken voor het uitspreken van onze waarden te begrijpen en scenario's te selecteren die het meest relevant zijn voor uw groep. Uw ethisch functionaris kan u hiermee helpen.

Wacht niet tot u in de ruimte bent om te bepalen hoe u de training gaat organiseren of er achter te komen hoe u de audiovisuele apparatuur gebruikt.

Zorg dat u de naam en het telefoonnummer van uw ethisch functionaris kent.

Vergeet niet werknemers aan te moedigen contact op te nemen met hun ethisch functionaris, al is het maar voor advies.

Maak zo mogelijk gebruik van online bronnen. Test de dvd vóór de datum van de training in de speler/computer die u tijdens de sessie zult gebruiken. 1) Plaats de dvd, 2) Druk op de Windowstoets en E, 3) Klik met de rechtermuisknop op Dvd, 4) Klik op Afspelen.

Vergeet niet dat u in plaats van de dvd ook gebruik kunt maken van online training.

Overweeg gebruik te maken van virtuele trainingsmethoden, zoals Lync of Live Meeting, als uw team wijdverspreid is (vraag uw IT‑afdeling zo nodig om hulp).

Vergeet niet werknemers die via de telefoon deelnemen bij de training te betrekken.

Selecteer verschillende scenario's, inclusief de scenario's die het meest uitdagend of ongemakkelijk zijn om te bespreken.

Selecteer niet alleen scenario's waarmee u zich vertrouwd voelt, aangezien u dan enkele zeer waardevolle leermogelijkheden zou kunnen missen.

Deel de teams in zodat deelnemers de scenario's goed onderling en tussen teams kunnen bespreken.

Vergeet niet mensen in teams in te delen voordat u de scenario's doorneemt.

Neem het initiatief om iedereen te betrekken bij de activiteit en zorg ervoor dat iedereen meedoet.

Stel mensen niet in staat om de sessie alleen maar bij te wonen zonder deel te nemen en voorkom dat een of twee mensen de hele discussie domineren.

OPMERKING: deze pagina is online en in een afdrukbare indeling beschikbaar.

Wacht niet tot de dag van uw sessie om de dvd te testen in de machine die u tijdens de sessie gebruikt.

Intern: http://ethics.corp.lmco.com/ethics/awareness_training.cfm Extern: http://www.lockheedmartin.com/us/who-we-are/ethics/training.html

21



2015

2015

Deelname- en bevestigingsformulier

Opmerking: het gebruik van een gedrukte versie van dit formulier is mogelijk niet vereist als uw bedrijfseenheid de training online bijhoudt. 2015 Training van ethisch bewustzijn LM-bedrijf: ___________________________ Trainingsleider: _____________________________ Faciliteit: _______________________________

Deelname en bevestiging Alle werknemers dienen hun deelname aan een trainingssessie te registreren.

Werknemersgroep: _______________________ Sessielocatie: ____________________________ Datum: __________________________________

Naam

Online: De meeste bedrijfseenheden gebruiken de functie voor online deelname en bevestiging. Bezoek de interne of externe LMPeople-website en klik op MyLearning en vervolgens op de koppeling Learning Plan. Klik op 2015 Ethics Awareness Training, blader naar het gedeelte Self Completion en klik op Take Credit for this Course. Voer de datum in waarop u uw training hebt voltooid en klik op Take Credit.

1

Handleiding: Voor locaties waar niet wordt gebruikgemaakt van deze online functie is dit jaar een gedrukte versie van het deelname- en bevestigingsformulier opgenomen in het trainingsmateriaal. Wanneer de gedrukte versie wordt gebruikt, moet de leider van de sessie ervoor zorgen dat er voldoende exemplaren beschikbaar zijn voor alle deelnemers (voor elke twintig deelnemers kan één formulier worden gebruikt). Ondertekende formulieren dienen te worden geretourneerd naar de afdeling Ethiek.

5

Evaluatie van training Uw feedback is belangrijk en we moedigen alle deelnemers en organisatoren aan een vragenlijst in te vullen om de training te evalueren. Binnen de firewall kunt u naar http://ethics.corp.lmco.com/ethics/awareness_ training.cfm gaan en op de koppeling Participant Survey of Facilitator Survey klikken. Buiten de firewall gaat u naar http://www.lockheedmartin.com/us/who-we-are/ethics/training.html en klikt u op de koppeling voor de betreffende vragenlijst. We voeren elk jaar wijzigingen door op basis van de feedback die we ontvangen. Hartelijk dank voor uw hulp bij het verbeteren van deze belangrijke training.

Handtekening

Werknemersnummer

2 3 4 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

22

Retourneer ondertekende formulieren naar de afdeling Ethiek.

23


2015

Aan de slag

Opmerking: deze handleiding is niet bedoeld ter vervanging van de meer gedetailleerde instructies in de leidershandleiding.

Vóór de sessie

Aan de slag

q Zorg ervoor dat de ruimte in orde is en alle apparatuur werkt.

q Leg uit hoe online bevestiging werkt of laat deelnemers het afgedrukte deelnameformulier ondertekenen. q Geef een inleiding als sessieleider en leg uit wat de bedoeling is. (De inleidende video bevat ook instructies.) Klik op Inleiding om de video te starten. q Speel de inleidende video af. Gebruik ondertiteling voor slechthorende deelnemers.

q Online bronnen • Intern: http://ethics.corp.lmco.com/ethics/awareness_training.cfm. • Extern: http://www.lockheedmartin.com/us/who-we-are/ethics/training.html. q Dvd • Plaats de schijf. • Druk op de Windows-toets + E of klik op Start en Computer. • In het scherm Computer klikt u met de rechtermuisknop op Dvd. • Klik op Afspelen. • Bel de IT-servicedesk op 800-435-7063 als u hulp nodig hebt. q Selecteer 3-4 relevante scenario's. Raak vertrouwd met scenario's door de video te bekijken of de samenvattingen in de leidershandleiding te lezen. q Bepaal of voor uw bedrijfseenheid de optie voor online bevestiging beschikbaar is. (Als dit niet het geval is, maakt u kopieën van het deelnameformulier op pagina 23.)

Bespreken van scenario's q Selecteer een scenario en speel de video af tot deze stopt bij het scherm Discussie. q Teams bespreken het scenario en beantwoorden de discussievragen op het scherm. q Vervolg de video tot het einde. Sluit het scenario af door uit de leidershandleiding de invalshoeken q voor te lezen die nog niet aan bod zijn gekomen. q Herhaal dit proces voor elk scenario. (Behandel zoveel mogelijk scenario's in een uur).

Conclusie q Bedank de deelnemers. q Herinner werknemers eraan om online aan te geven dat ze de training hebben voltooid. q Herinner werknemers eraan om feedback te geven via het online evaluatieformulier onder Participant Survey. q Lees de afsluitende boodschap voor. 24

Uitspreken van. onze waarden

Recommend Documents