Het integriteitsbeleid van R&B Wonen Het integriteitsbeleid van R&B Wonen richt zich op vier hoofdgebieden: 1 Verdeling van schaars goed Hoe gaan we om met de verdeling van huur- en koopwoningen? 2 Zakelijk houden van relaties Hoe houden we de relatie zuiver met klanten, relaties en leveranciers? 3 Omgang met elkaar Hoe gaan we om met onze klanten en collega’s? En met (privacygevoelige) gegevens van klanten en collega’s? 4 Gebruik van bedrijfsmiddelen Waar liggen de grenzen bij privégebruik van bedrijfsmiddelen of eigendommen van R&B Wonen? En bij het gebruik van werktijd voor privé-aangelegenheden?
1 Verdeling van schaars goed Toewijzing van woningen R&B Wonen werkt volgens een transparant woonruimteverdeelsysteem. We hanteren het aanbodmodel. Woningzoekenden dienen zich wel in te schrijven. Wekelijks publiceert R&B Wonen het aanbod. Woningzoekenden kunnen reageren via het internet of door een woonbon in te sturen. Voor onze medewerkers en onze woningzoekenden is het helder op welke gronden we een woning toewijzen. We regelen niet zomaar een woning voor onszelf of voor een bekende. In bijzondere gevallen beslist de directeur-bestuurder over het toepassen van de hardheidsclausule. Koopwoningen R&B Wonen verkoopt zowel bestaande als nieuwbouwwoningen. Werken bij R&B Wonen levert ons hierbij geen voordeel op. We genieten geen voorrang en krijgen geen korting.
2 Zakelijk houden van relaties • We nemen geen dure geschenken aan. • We scheppen geen verwachtingen bij relaties en leveranciers. • We voorkomen belangenverstrengeling. • We vermijden risico’s voor R&B Wonen. Relatiegeschenken en uitnodigingen We nemen bij R&B Wonen geen dure relatiegeschenken aan. Geschenken voegen niets toe aan de goede werkrelatie die we met aannemers en leveranciers nastreven. Bovendien schep je verwachtingen. Kleine relatiegeschenken die toch worden aangeboden aan medewerkers (ook op het huisadres) worden verloot onder alle medewerkers. Uitnodigingen voor excursies, bedrijfsbezoeken of evenementen overleggen we altijd eerst met onze leidinggevende. Bij uitzondering mogen we hieraan deelnemen. Voordeel We gebruiken de relatie met leveranciers van R&B Wonen niet om daar persoonlijk voordeel uit te halen. We houden privé en zakelijk strikt gescheiden, dus we vermengen de rol van opdrachtgever niet met de rol van klant. Dat betekent dat we alleen tegen marktconforme prijzen en normale voorwaarden privé goederen of diensten afnemen bij een bedrijf, waarmee ook R&B Wonen zaken doet of in een recent verleden zaken deed. Extra klusje Het spreekt voor zich dat we vriendelijk en respectvol met onze klanten omgaan. We houden de relatie met de klant echter wel zakelijk. We voeren ons werk zo goed mogelijk uit en ontvangen hiervoor van de klant geen fooi. We voorkomen elke schijn van belangenverstrengeling. Buiten onze functie bij R&B Wonen bekleden we daarom geen functie bij een concurrent, klant of huurder. Contracten en opdrachtverlening Het inkopen van goederen en diensten, maar ook opdrachtverlening door R&B Wonen aan derden gebeurt eerlijk, zorgvuldig en transparant zodat we de beste kwaliteit tegen de beste prijs verkrijgen. Contracten worden niet toegekend op basis van persoonlijke voorkeur. Dit geldt ook voor onderhandse aanbestedingen.
3 Omgang met elkaar • We roddelen niet en maken geen discriminerende of seksistische opmerkingen. • Informatie over klanten, relaties of collega’s gebruiken we zorgvuldig en alleen voor het werk. • We spreken collega’s aan op ongewenst, niet-integer gedrag. • We houden onze kerncompetenties in gedachten: in- en externe klantgerichtheid, samenwerken en initiatief nemen. Respect We behandelen onze klanten en collega’s met respect, zoals we zelf ook behandeld willen worden. We zijn vriendelijk en beleefd. We praten niet achter iemands rug over hem of haar. Ook respecteren we dat we niet allemaal hetzelfde zijn. Discriminatie en seksisme vinden wij onacceptabel. Initiatief nemen We denken actief mee en nemen onze verantwoordelijkheid om ons werk beter te kunnen doen of de klant beter te helpen. Dit is dus niet alleen een taak van de leidinggevenden. Bij de uitvoering van ons werk denken we vooruit over de mogelijke gevolgen voor een collega, andere afdeling of klant. Samenwerken We staan klaar voor collega’s, proberen elkaar te helpen en schuiven vraagstukken niet door naar een ander omdat ons dat beter uitkomt. We zoeken actief de samenwerking met anderen op. Interne en externe klantgerichtheid We komen afspraken na, zowel met klanten en relaties als met collega’s. We willen voor hen een betrouwbare partner zijn met wie het goed zaken doen is. Andere keuzes In beginsel houden we ons en elkaar aan afgesproken procedures en werkwijzes. Deze zullen en kunnen we uitleggen aan de huurder die daarom vraagt. Maar we verschuilen ons niet achter regels en durven andere keuzes te maken als de situatie daar om vraagt. Het spreekt voor zich dat we dit doen in collegiaal overleg en in alle openheid. Privacy We respecteren de privacy van onze klanten. We vertellen thuis dus niet met naam en toenaam over hen. Vertrouwelijke informatie over onze klanten, relaties of collega’s gebruiken we alleen als dat nodig is voor het goed uitvoeren van ons werk. We gaan zorgvuldig om met deze informatie en zorgen ervoor dat onbevoegden er niet bij kunnen. Dat betekent ook dat we bij vertrek ons bureau leeg achterlaten en gevoelige informatie goed opbergen. Aanspreken We spreken elkaar aan op ongewenst of niet-integer gedrag. Ongewenst gedrag kan op een afdeling de sfeer negatief beïnvloeden. Het is daarom beter om mét elkaar te praten in plaats van óver elkaar. We staan open voor het geven en ontvangen van kritiek. Kritiek heeft betrekking op wat we doen, niet op wíé we zijn of hóé we zijn. Tot het tegendeel bewezen is, gaan we uit van het goede van de mens. Bij onze organisatie hoort een positieve basishouding. Dat geldt voor de relatie met klanten maar zeker ook met collega’s.
4 Gebruik van bedrijfsmiddelen • We gaan zorgvuldig om met bedrijfseigendommen. • We gebruiken bedrijfsmiddelen slechts heel beperkt voor privézaken. • Privé-aangelegenheden regelen we zo veel mogelijk buiten werktijd. Werktijd Afspraken met huisarts en tandarts maken we zo veel mogelijk buiten werktijd. Privégebruik bedrijfseigendommen Het is in principe niet de bedoeling om bedrijfsmiddelen zoals kopieermachines, laptops en digitale camera’s voor privédoeleinden te gebruiken. Maar iedereen maakt wel eens een kopietje voor eigen gebruik, dat mag als het niet te gek wordt. 11 Een uitzondering geldt voor gereedschap van R&B Wonen. Het is toegestaan elektrisch handgereedschap mee naar huis te nemen om thuis te klussen, mits je van te voren toestemming aan je leidinggevende vraagt. R&B Wonen is in geen geval aansprakelijk als er schade of letsel ontstaat. Telefoon, e-mail en internet Iedereen voert wel eens een privételefoongesprek bij R&B Wonen en iedereen stuurt op het werk wel eens een e-mailtje naar vrienden. Op zich geen probleem, zolang het heel beperkt voorkomt en het de dagelijkse werkzaamheden niet stoort. Hetzelfde geldt voor het privégebruik van internet. Melden van vermeende misstanden Vertrouwenspersoon Heb je het vermoeden van een misstand of zie je iets gebeuren wat in strijd is met deze integriteitscode? R&B Wonen vindt het belangrijk dat meldingen hierover soepel en langs transparante lijnen verlopen. Probeer in eerste instantie de betrokken collega hierover zelf aan te spreken. Vind je dat moeilijk of gaat het om een grotere kwestie dan kun je het geval ook melden bij je leidinggevende. Als je je belemmerd voelt om een mogelijke misstand openlijk te bespreken, kun je terecht bij de vertrouwenspersoon van R&B Wonen. De vertrouwenspersoon behandelt alle meldingen vertrouwelijk, onderzoekt de feiten en brengt jou op de hoogte zodra het onderzoek is afgerond. Tot slot Natuurlijk bestonden er bij R&B Wonen, ook voordat deze integriteitscode uitkwam, al - impliciet waarden, normen en regels. De meesten van ons hielden zich hier al aan. Daar hebben we deze brochure niet voor nodig. Toch hebben we ervoor gekozen om, weliswaar heel summier, ons integriteitsbeleid in deze integriteitscode vast te leggen. Niet als een soort motie van wantrouwen, maar als handvat; bij twijfel wijst hij ons in de goede richting. En voor de buitenwacht maakt hij helder waar wij voor staan.
.
