Integriteitsbeleid & Gedragscode
Mei 2014
Voorwoord De belangrijkste reden voor JKS Invest om een integriteitsbeleid en een gedragscode toe te passen, is te vinden in de organisatie zelf. Onduidelijkheid op het gebied van integriteit kan een organisatie van binnenuit uithollen. Dit document beschrijft waar wij bij JKS Invest voor staan. Ten opzicht van elkaar, maar ook ten opzichte van onze partners, zakenrelaties, beleggers enzovoorts. De financiële belangen in onze vastgoedsector zijn groot. Medewerkers zijn in de positie om te worden benaderd met een vraag waarmee zij geen raad weten. Voor medewerkers is het dan een steun in de rug als de richtlijnen aangeven wat kan en wat niet kan, helder en door henzelf goed toepasbaar zijn. De inhoud van dit beleid is evenzeer van toepassing op de afwegingen die de managers en de bestuurder maken. Elke medewerker heeft zijn eigen verantwoordelijkheden, waar hij/zij zelfstandig en zelfbewust mee om gaat. Men kent de ruimte waarin men vrij is om zo goed mogelijk de verwachte resultaten te behalen. In dit beleid passen geen strikte regels. Die zijn ook niet in dit integriteitsbeleid te vinden. Strikte regels nodigen eerder uit de grenzen van het acceptabele op te zoeken dan om ze te bewaken. De in het beleid geformuleerde regels zijn echter niet vrijblijvend. Ze zullen ook worden gehandhaafd. Binnen JKS Invest moet het mogelijk zijn om elkaar aan te spreken op zaken van integriteit, zowel top-down als bottomup en natuurlijk direct tussen collega’s. Openheid en transparantie zijn de eerste voorwaarden om integriteit te laten zijn, wat het hoort te zijn: een normaal aspect van het werken bij JKS Invest . Hiervoor is over integriteit geschreven vanuit de optiek van de medewerkers van JKS Invest die zouden kunnen worden bevoordeeld, met het oogmerk van de gever om zelf voordeel te behalen. Het direct accepteren of afwijzen is niet altijd nuttig. Het is ook goed mogelijk om gelijkwaardigheid te scheppen door zelf een gebaar terug te maken. Zo wordt het verwachtingspatroon van de relatie op een vriendelijke wijze in lijn gebracht met ons integriteitsbeleid. Wederkerigheid De integriteitsbeleid van JKS Invest is niet af met de aanbevelingen en richtlijnen. We moeten ons ook inspannen om onze richtlijnen op het gebied van integriteit na te komen, maar dat geldt ook voor onze partners. Zodat alle betrokkenen weten hoe we zijn en hoe het graag willen hebben en dat is dan niet meer vrijblijvend. De opdracht is om ons te gedragen vanuit een mentaliteit die past bij de filosofie van JKS Invest , sociaal, proactief, integer, transparant en betrouwbaar.
Dit integriteitsbeleid is vastgesteld en goedgekeurd door de directie op ……..2014 Integriteitsbeleid / Gedragscode van JKS Invest B.V. van mei 2014 JKS Invest B.V. Duke Ellingtonlaan 7a, 5629 RE Eindhoven
Inhoud I. Interne Integriteit medewerkers .......................................................................................... 4 II. Externe Integriteit ............................................................................................................. 6 Relatiebeheer .................................................................................................................... 6 Communicatie en informatie .............................................................................................. 7 Inkoop en aanbestedingsbeleid ......................................................................................... 8 Product- en dienstenkennis ............................................................................................. 8 III. Gedrag op de werkplek .................................................................................................... 9 IV. Sancties ..........................................................................................................................11 V. Communicatie.................................................................................................................12 Nawoord ..............................................................................................................................13
Integriteitsbeleid / Gedragscode van JKS Invest B.V. van mei 2014 JKS Invest B.V. Duke Ellingtonlaan 7a, 5629 RE Eindhoven
I. Interne Integriteit medewerkers Wij creëren een veilige en inspirerende omgeving waarin onze mensen zich kunnen ontwikkelen. Op deze manier dragen medewerkers bij aan verdere ontwikkeling en groei van onze organisatie. De betrokkenheid bij onze medewerkers uit zich in Gezondheid & Veiligheid, Gelijkheid & Diversiteit en Opleiding & Ontwikkeling.
Privé zaken regelen in werktijd Privé zaken hoor je voornamelijk te regelen in je eigen tijd. Toch kan het wel eens nodig zijn om overdag een dringend telefoontje te plegen of een fax, e-mail enzovoort te versturen. Uiteraard is dit in bepaalde situaties toegestaan. Wel is het de bedoeling dat hiermee bewust, open en verantwoord wordt omgegaan. Zorg voor de werkplek JKS Invest zorgt ervoor dat je aan de slag kunt met goed, apparatuur en een goede werkomgeving. JKS Invest verwacht wel dat je hiermee met zorg omgaat. Laat één en ander daarom nooit onbeheerd achter. Gebruik kantoorartikelen Alle kantoorartikelen zijn uitsluitend bedoeld voor zakelijk gebruik. Alleen als je buiten kantooruren thuis of elders werk verricht ten behoeve van JKS Invest, mag je daarvoor materiaal van JKS Invest gebruiken. Fotokopieën en printuitdraaien JKS Invest biedt alle medewerkers de mogelijkheid kopieën en printuitdraaien te maken bestemd voor normaal privé gebruik. Het is niet de bedoeling dat er vele (honderden) prints of kopieën worden gemaakt. Gebruik mobiele telefoons Een aantal medewerkt heeft de beschikking over een mobiele telefoon van JKS Invest en passende Car-kit voor handsfree telefoneren. Het is de bedoeling dat deze telefoon wordt gebruikt voor zakelijk telefoonverkeer. Op verzoek kan de zakelijke mobiele telefoon ook voor privé doeleinden worden gebruikt. Privé gebruik internet en e-mail Tijdens het werk kan de medewerker gebruik maken van e-mail en intranet en het internet bezoeken. Het e-mail, intranet- en internetsysteem wordt aan de medewerkers voor zakelijk gebruik ter beschikking gesteld. Gebruik ervan is derhalve verbonden aan taken die voortvloeien uit de functie. Beperkt persoonlijk gebruik van deze systemen is evenwel toegestaan, mits dit niet storend is voor de dagelijkse werkzaamheden of de functievervulling niet schaadt en dit geen verboden gebruik oplevert. Integriteitsbeleid / Gedragscode van JKS Invest B.V. van mei 2014 JKS Invest B.V. Duke Ellingtonlaan 7a, 5629 RE Eindhoven
Bij JKS Invest is het technisch mogelijk om het e-mail en internetgebruik van medewerkers te registreren (logging). Hiermee kan zowel inzicht worden verkregen in het gebruik van individuen als van organisatieonderdelen en kan tevens mogelijk misbruik aan het licht komen. Bij verdenking van schending van dit onderdeel van de gedragscode, zullen deze bestanden worden geraadpleegd. Nevenwerkzaamheden Het is de medewerker niet toegestaan concurrerende werkzaamheden voor derden te verrichten, dan na een schriftelijke toestemmingsverklaring van de directeur. Een medewerker moet voor alle nevenwerkzaamheden (in loondienst voor derden of voor eigen rekening) altijd vooraf schriftelijke toestemming vragen aan de werkgever. De werkgever geeft hiervoor toestemming, tenzij er sprake is van concurrentie, overbelasting, strijdige belangen of een kennelijk nadelige invloed op het functioneren. Declaraties en rekeningen Bij het indienen van declaraties doet JKS Invest een beroep op de eigen verantwoordelijkheid van de medewerker, namelijk dat hij/zij naar alle billijkheid, redelijkheid en eerlijkheid rekening indient. Declaraties dienen daarnaast altijd door de naast hogere leidinggevende te worden gecontroleerd en voor rechtmatigheid te worden geparafeerd. Afrekening verloopt via de financiële administratie. Social Media Uitspraken en geruchten op het internet en op sociale media kunnen een eigen leven gaan leiden dat tot in de verre toekomst de reputatie van JKS Invest kan schaden. Gebruik internet en sociale media daarom bewust en met gezond verstand.
Integriteitsbeleid / Gedragscode van JKS Invest B.V. van mei 2014 JKS Invest B.V. Duke Ellingtonlaan 7a, 5629 RE Eindhoven
II. Externe Integriteit
Relatiebeheer Binnen het relatiebeheer gaat het om het onderhouden van contacten met en door bedrijven en instellingen van en naar JKS Invest , waarbij de nadruk ligt op het behoud of het verbeteren van de relatie. Deze contacten dienen een zakelijk belang voor JKS Invest te hebben. Relatiegeschenken en meldingsplicht Medewerkers zullen bij het aannemen van persoonlijke giften een onberispelijk integer gedrag ten toon spreiden. In zijn algemeenheid geldt dat individuele giften met een economische waarde van meer dan € 100 (prijspeil 2014) niet worden aangenomen en worden geretourneerd naar de afzender / aanbieder. Voor de overige giften geldt als regel dat deze ten goede komen aan JKS Invest . Daarboven geldt:
•
Acceptatie alleen als jouw onafhankelijke opstelling ten opzichte van de gever daardoor niet wordt beïnvloedt. Bedenk ook hoe de buitenwereld aankijkt tegen dat aannemen.
•
Je meldt aangeboden geschenken die je niet hebt geaccepteerd, door hogere economische waarde dan wel jouw onafhankelijke opstelling is in het geding, bij een lid van het managementteam;
•
Accepteer nimmer geldbedragen;
•
Accepteer geen geschenken van relaties waar je nog mee moet onderhandelen of anderszins zaken mee moet doen.
Lunches en diners Bij uitnodigingen voor lunches en diners gelden een aantal vuistregels: •
Bekeken wordt of het informele contact noodzakelijk is. De onafhankelijkheid dient gewaarborgd te zijn en de uitnodiging wordt altijd besproken met de leidinggevende of in het managementteam.
•
Lunches en diners op uitnodiging worden veelal bekostigd door derden. Van deze regel wordt afgeweken als betrokkene zich bezwaard voelt. De dan gemaakte kosten kunnen conform de geldende regels bij JKS Invest worden gedeclareerd.
•
In geval JKS Invest voornemens is anderen voor lunches of diners uit te nodigen wordt dit besproken in het managementteam geldende spelregels worden gedeclareerd .
en kunnen de kosten volgens de
Uitnodigingen en recepties Met uitnodigingen, recepties, relatiedagen etc. ga je transparant om! Integriteitsbeleid / Gedragscode van JKS Invest B.V. van mei 2014 JKS Invest B.V. Duke Ellingtonlaan 7a, 5629 RE Eindhoven
•
Je beoordeelt of een uitnodiging relevant is voor JKS Invest. Je bespreekt alle uitnodigingen met het verantwoordelijk afdelingshoofd en hiervan wordt melding gemaakt in het managementteam;
•
Je neemt je verantwoordelijkheid bij informele contacten met derden, zoals recepties en etentjes waarbij alcoholische dranken worden geschonken. Zorg dat je je professioneel en verantwoord blijft opstellen en de goede naam en het imago van JKS Invest niet wordt beschadigd;
•
Je blijft verantwoordelijk dat jouw leidinggevende op de hoogte is van hetgeen heeft plaatsgevonden en is afgesproken. Blijkt achteraf dat een uitnodiging een ander karakter had dan vooraf ingeschat, bespreek dit dan met jouw leidinggevende.
Scheiding zakelijk en privé Om de relatie met externe relaties zuiver te houden, houdt JKS Invest zakelijk en privé strikt gescheiden. Dat zou anders verplichtingen scheppen voor zowel medewerkers van JKS Invest als voor medewerkers van externe relaties. In die situaties waarbij medewerkers van JKS Invest gebruik maken van de diensten van relaties waarmee JKS Invest zakelijk contacten mee onderhoudt, dan dient dit open en transparant te geschieden. Dienstverlening door derden Het is niet toegestaan om tot eigen voordeel of tot voordeel van familie of vrienden voorrang te bepleiten en of te verkrijgen, waar de dienstverlening van of door JKS Invest betreft. Hetzelfde geldt voor dienstverlening van bedrijven waar JKS Invest zakelijke contacten mee onderhoudt. Je voorkomt daarmee de schijn van vriendjespolitiek en behandelt dergelijk verzoeken nooit zelf.
Communicatie en informatie Medewerkers hebben het recht van vrije meningsuiting. De medewerker mag echter geen uitlatingen doen die zijn functioneren of het imago van JKS Invest kunnen schaden. Het grondrecht op vrije meningsuiting van de medewerker is niet absoluut. De grens ligt daar waar een goede functievervulling niet in redelijkheid (meer) is verzekerd. De medewerker is zelf verantwoordelijk voor wat hij zegt of doet. Heeft deze twijfels over wat hij wel of niet kan zeggen, dan kan hij altijd met zijn leidinggevende overleggen. Voor sommige informatie is het evident dat deze vertrouwelijk moet worden behandeld. Belangrijke belanghouders ontvangen hun informatie over JKS Invest in zijn algemeenheid via of namens de directie. Medewerkers dienen voorzichtig te handelen ten aanzien van contacten met deze belanghouders. In contacten met deze belanghouders geldt een aantal afspraken: Integriteitsbeleid / Gedragscode van JKS Invest B.V. van mei 2014 JKS Invest B.V. Duke Ellingtonlaan 7a, 5629 RE Eindhoven
•
Op een verzoek van een belanghouder wordt slechts ingegaan indien het verzoek het verstrekken van algemene informatie betreft;
•
Wanneer het contact een ander doel heeft dan wordt de directie hierover geïnformeerd;
•
Het initiatief voor het contact met deze belanghouders dient niet bij de medewerker te liggen;
•
Er kan alleen informatie van feitelijke aard worden verstrekt, waarbij de medewerker zich onthoudt van het uitdragen van zijn persoonlijke mening of beleidsopvatting, zeker als die (deels) strijdig is met de heersende opvatting van JKS Invest ;
•
Verzoeken van journalisten voor informatie worden doorverwezen naar de bestuurder.
Inkoop en aanbestedingsbeleid Veelal staat er voor een leverancier veel op het spel. Dan kan het gebeuren dat deze meer dan de kwaliteit van zijn product gebruikt om de medewerker te overtuigen met hem in zee te gaan. Het inkopen van goederen of diensten behoort onafhankelijk te gebeuren. Inkopen of aanbesteden kan op verschillende manieren plaatsvinden. Dit is afhankelijk van de (geschatte) hoogte van het bedrag dat met de offerte of begroting is gemoeid. •
niet alleen lokaal en regio-gebonden inkopen, aanbesteden en uitnodigen;
•
bij ontvangst offerte, de offerte checken door leidinggevende (functiescheiding);
•
bij dagelijks onderhoud gaat de voorkeur uit naar aanbesteding bij lokale/regionale bedrijven. Deze contacten worden regelmatig op prijsactualiteit getoetst;
•
eigen kostendeskundigheid op peil houden en toepassen;
•
functiescheiding voorbereiding en aanbesteding/controle.
Product- en dienstenkennis Indien bedrijven medewerkers van JKS Invest voor een relatie dag willen uitnodigen, moet dit gemeld en besproken worden met de leidinggevende. De bijeenkomsten moeten inspirerend en beeldvormend zijn en de ontwikkelingen bij JKS Invest en of het functioneren van betrokkene positief beïnvloeden: •
Uitgangspunt: deelname moet passen bij de aard van de functie.
Integriteitsbeleid / Gedragscode van JKS Invest B.V. van mei 2014 JKS Invest B.V. Duke Ellingtonlaan 7a, 5629 RE Eindhoven
III. Gedrag op de werkplek Medewerkers en relaties die namens JKS Invest optreden of JKS Invest bezoeken, zijn zich ervan bewust werkzaamheden te verrichten in het belang van de maatschappelijke functie van JKS Invest in het algemeen, en van de klanten in het bijzonder. Dat betekent dat zij zich professioneel gedragen. Maar ook dat eventuele misstanden gemeld kunnen worden zonder schade voor diegene die daarvan melding maakt. Dienstverlening en bejegening In het bijzonder wordt over de relaties van JKS Invest altijd respectvol gesproken, ongeacht hun afkomst, taal, religie of gedragingen. Ook buiten werktijd spreken en gedragen medewerkers en representanten zich te allen tijde met respect voor JKS Invest, haar klanten, medewerkers en overige relaties. Elke verbale of non-verbale uiting die ook maar enigszins een discriminerend of seksistisch karakter heeft, is uit den boze. Grof taalgebruik is eveneens uit den boze. Daarnaast kunnen de medewerkers worden geconfronteerd met een situatie dat anderen binnen de organisatie regels of normen overtreden. De medewerker doet er goed aan om deze kennis niet voor zich te houden. Het is zelfs zo dat hij in sommige gevallen verplicht is daarvan werk te maken. Wanneer er sprake is van een misdrijf is de medewerker verplicht hiervan aangifte te doen bij de officier van justitie. Daarnaast moeten vermoedens van misstanden worden gemeld.
Klokkenluidersregeling Bij JKS Invest geldt een zogenaamde klokkenluidersregeling, die grofweg de procedure inhoudt op welke wijze een medewerker een vermoeden van een misstand kan melden en de acties die de bestuurder moet ondernemen naar aanleiding van een melding. Een vermoeden van een misstand betreft: •
een grove schending van wettelijke voorschriften of bedrijfsregels;
•
een groot gevaar voor de gezondheid, de veiligheid of het milieu;
•
een zeer onbehoorlijke wijze van functioneren, die het goede functioneren van JKS Invest in gevaar brengen dan wel het imago van JKS Invest op ernstige wijze schaadt.
Vermoedt of constateert een medewerker dat een van deze zaken aan de orde is, dan is hij verplicht hiervan melding te maken. Uitgangspunt van de regeling is dat een vermoeden van een misstand primair intern bij de leidinggevende wordt gemeld.
Integriteitsbeleid / Gedragscode van JKS Invest B.V. van mei 2014 JKS Invest B.V. Duke Ellingtonlaan 7a, 5629 RE Eindhoven
Uitdragen integriteitsbeleid door leidinggevende Als leidinggevende geef je het goede voorbeeld. Je bent open over je manier van werken. Je bent aanspreekbaar op je werkwijze en je houding naar medewerkers. Bij twijfel en vragen over de juiste handelswijze kunnen medewerkers bij jou terecht. Je bespreekt twijfels en vragen over integriteit in werkverband en stimuleert medewerkers hetzelfde te doen. Je bent alert op risicogevoelige situaties waarin medewerkers terecht kunnen komen en draagt bij aan hun weerstand daartegen. Je spreekt medewerkers aan op dubieus gedrag, maakt afspraken en treft zo nodig maatregelen.
Integriteitsbeleid / Gedragscode van JKS Invest B.V. van mei 2014 JKS Invest B.V. Duke Ellingtonlaan 7a, 5629 RE Eindhoven
IV. Sancties Sancties Een stelsel van gedragsregels is pas compleet als ook duidelijk is wat de gevolgen kunnen zijn van het niet naleven van deze regels. Als een medewerker de regels uit deze gedragscode overtreedt of anderszins niet integer werkt, wordt dit beschouwd als plichtsverzuim. Ook gedragingen in de privé-tijd kunnen onder omstandigheden plichtsverzuim opleveren. Het moet dan gaan om gedrag waardoor de belangen van JKS Invest worden geschaad of waardoor diens integriteit voor zover deze in verband staat met zijn functievervulling in het geding is. Wie de vastgestelde gedragsregels niet nakomt, zal daarop directe worden aangesproken door zijn of haar leidinggevende. Er is géén uitputtende lijst te geven van welke straf bij welke misdraging moet worden opgelegd. Disciplinaire bestraffing is geen automatisme. Ook andere rechtspositiemaatregelen zijn mogelijk. De leidinggevende kan op basis van de aard en de ernst van de overtreding tot de volgende maatregelen besluiten: •
De leidinggevende kan de medewerker een mondelinge waarschuwing geven en of berispen;
•
De leidinggevende laat een melding hiervan maken en aantekening maken in het personeelsdossier;
•
het ontvangen voordeel teruggeven aan de persoon of organisatie waarvan het ontvangen is;
•
de leidinggevende kan de kwestie melden aan de directeur, waarna deze de medewerker een schriftelijke waarschuwing zal geven met een aantekening in het personeelsdossier;
•
de
leidinggevende
kan
besluiten
tot
het
starten
van
een
'disfunctioneringsprocedure': zo'n procedure kan eventueel leiden tot ontslag; •
de directeur kan de medewerker op staande voet ontslaan bij diefstal en/of fraude.
Integriteitsbeleid / Gedragscode van JKS Invest B.V. van mei 2014 JKS Invest B.V. Duke Ellingtonlaan 7a, 5629 RE Eindhoven
V. Communicatie Het integriteitbeleid dient in elk geval bij alle medewerkers bekend te zijn. Implementatie en communicatie naar de medewerkers verdient extra aandacht door het agenderen van integriteit als onderwerp tijdens afdelingsoverleggen et cetera. Voor het overige kan het beleid worden gecommuniceerd via een persoonlijke mailing en publicatie op de website van JKS Invest . Extern wordt het integriteitbeleid gecommuniceerd via melding aan relaties onder verwijzing naar de betreffende pagina op de website van JKS Invest, waar een en ander is te lezen en te downloaden. Regelmatig zal onder verantwoordelijkheid van de directie van JKS Invest een evaluatie plaatsvinden van het integriteitbeleid en de gestelde gedragscode.
Integriteitsbeleid / Gedragscode van JKS Invest B.V. van mei 2014 JKS Invest B.V. Duke Ellingtonlaan 7a, 5629 RE Eindhoven
Nawoord Ondanks deze code en andere integriteitsmaatregelen zullen zich in de praktijk situaties kunnen voordoen waarin niet direct een duidelijk antwoord is te geven op de vraag of iets wel of niet door de beugel kan. Als een medewerker voor zo'n integriteitsvraag of moreel dilemma komt te staan, is het van het grootste belang dat hij hierover praat bijvoorbeeld met zijn leidinggevende, zijn collega's of met de bestuurder. Op deze wijze blijft hij niet met het dilemma 'zitten', maar kan hij zijn eventuele ideeën toetsen aan de opvattingen van anderen en maakt hij zijn handelen transparant. Verder draagt hij dan bij aan het integriteitsbesef binnen JKS Invest . Laten we ons er bewust van zijn, dat iedereen binnen JKS Invest een onderdeel is van de sfeer en cultuur die er heerst. Samen zijn we hier verantwoordelijk voor en moet het normaal zijn om elkaar aan te spreken op niet gewenst of toelaatbaar gedrag.
Integriteitsbeleid / Gedragscode van JKS Invest B.V. van mei 2014 JKS Invest B.V. Duke Ellingtonlaan 7a, 5629 RE Eindhoven
