informeert - adviseert - stimuleert
E-Procurement
Agentschap Overheidsaanbestedingen via Ondernemen
het web
informeert - adviseert - stimuleert Versie 3 - mei 2012
informeert - adviseert - stimuleert
informeert - adviseert - stimuleert
informeert - adviseert - stimuleert
informeert - adviseert - stimuleert
e-Notification
e-Tendering
gebruikersnaam:
gebruikersnaam:
paswoord:
paswoord:
e-Notification DEMO
e-Tendering DEMO
gebruikersnaam:
gebruikersnaam:
paswoord:
paswoord:
Belangrijk bericht! Op vrijdag 22 juni 2012 om 15 u. wordt een nieuwe release van e-Tendering gelanceerd op de productie omgeving.Dit heeft implicaties op de verschillende e-Tendering omgevingen: • Op de productie omgeving van e-Tendering https://eten.publicprocurement.be wordt in de loop van de maand mei 2012 een nieuwe release geïnstalleerd; • De test omgeving van e-Tendering https://etentest.publicprocurement.be wordt continu aangepast met de updates om te testen en zal dus tijdelijk niet overeenstemmen met de productieomgeving; • De demo omgeving van e-Tendering https://etendemo.publicprocurement.be is altijd een kopie van de productieomgeving en zal dus pas aangepast worden éénmaal de nieuwe release op de productieomgeving beschikbaar is. Trainingen en opleidingen verlopen in deze omgeving. • Deze nieuwe versie bevat heel wat wijzigingen die gebaseerd zijn op feedback van gebruikers. De nieuwe werkwijze voor het indienen van offertes vanaf 22 juni 2012 vindt u op de portaalsite http://www.publicprocurement.be/portal/ page/portal/pubproc/beep%20algemeen/eprocurement/faq/chl_eten%20offertesindienen_nl_ra_20120119_300.pdf
© 2012, Agentschap Ondernemen, Koning Albert II-laan, 35, bus 12, 1030 Brussel & Departement Bestuurszaken, Boudewijnlaan 30 bus 30 - zone 7B, 1000 Brussel. Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvuldigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën of enig andere manier, zonder de schriftelijke toestemming van het Agentschap Ondernemen. E-procurement is een uitgave van: Agentschap Ondernemen, Koning Albert II-laan, 35, bus 12, 1030 Brussel. Tel. 02 553 37 05 Fax 02 553 38 69
E-procurement
[email protected] www.agentschapondernemen.be
2
Departement Bestuurszaken Boudewijnlaan 30 bus 30 - zone 7B 1000 Brussel Tel. 02 553 72 02 Fax 02 553 72 05
www.vlaanderen.be/bestuurszaken
Disclaimer: Aan deze uitgave kunnen geen rechten worden ontleend. Het Agentschap Ondernemen en het Departement Bestuurszaken streven de grootst mogelijke zorg na bij het inwinnen en verspreiden van informatie. Het Agentschap Ondernemen en het Departement Bestuurszaken kunnen echter niet aansprakelijk worden gesteld voor enige schade die rechtstreeks of onrechtstreeks zou voortvloeien uit de acties die op basis van de gegevens uit deze uitgave worden ondernomen.
Voorwoord E-procurement is de elektronische behandeling van overheidsopdrachten. Europa ambieert met behulp van deze elektronische procedure, overheidsopdrachten transparanter en toegankelijker te maken voor het bedrijfsleven. Om deze toegankelijkheid voor de Vlaamse bedrijven optimaal te maken, ging de Vlaamse Regering een samenwerking aan met de federale overheid. Bedrijven kunnen op deze manier de overheidsopdrachten van de verschillende bestuursniveaus afhandelen op dezelfde elektronische platformen. U vindt deze platformen op www.publicprocurement.be. In e-notification kunt u overheidsopdrachten die uw interesse wegdragen terugvinden. Door gebruik te maken van de zoekmotor en uw profiel achter te laten kunt u dagelijks de relevante publicaties in uw mailbox krijgen. In e-tendering kunt u uw offerte of kandidaatstelling elektronisch indienen. U zult merken dat, na een leerperiode, dit een belangrijke administratieve vereenvoudiging voor u betekent. De Vlaamse overheid heeft er voor gekozen om de elektronische procedure te verplichten. Dit is in het belang van het bedrijfsleven. Het betekent immers dat u het perspectief krijgt, steeds de elektronische procedure te kunnen gebruiken en dit voor elke overheidsopdracht die de Vlaamse overheid publiceert. Deze beslissing van de Vlaamse Regering zal bovendien de andere bestuursniveaus stimuleren de elektronische procedure te gebruiken. Misschien woont u in een grensstreek of ligt uw markt in de buurlanden? Enterprise Europe Network staat voor u klaar om u te begeleiden bij het grensoverschrijdend aanbesteden. Het Departement Bestuurszaken en het Agentschap Ondernemen willen u met deze brochure op een snelle en efficiënte wijze naar de elektronische platformen voor e-procurement brengen. Veel succes!
Luc Lathouwers secretaris-generaal Departement Bestuurszaken
E-procurement
Bernard De Potter administrateur-generaal Agentschap Ondernemen
3
E-procurement
Inhoud
4
1. Overheidsopdrachten
5
2.E-Procurement
5
3. Het Vlaamse beleid rond e-Procurement
6
4. Een elektronische handtekening plaatsen
6
5. Eén toegangspoort: www.publicprocurement.be
9
6. Op zoek naar een overheidsopdracht
9
7. Een offerte of kandidaatstelling elektronisch indienen
13
8. De openingszitting
21
9. Het proces-verbaal van de openingszitting
21
10. E-Tendering bij andere overheden in België
22
11. Elektronische platformen in de Europese Unie
22
12. Tips
23
13. Hulp: training en helpdesk
24
1. Overheidsopdrachten Als u werken uitvoert voor of leveringen of diensten aanbiedt aan de overheid zal dit meestal in het kader zijn van een overheidsopdracht. Naleving van de regelgeving overheidsopdrachten zorgt ervoor dat dit op een objectieve wijze verloopt met respect voor de mededinging. Als u aan een overheidsopdracht wil deelnemen, moet u als onderneming vertrouwd zijn met deze regelgeving. Het maken van een procedurele fout, als gevolg van onvoldoende kennis, kan immers het werk dat u aan uw offerte besteed hebt nutteloos maken. Indien u meer kennis wil opdoen of u wilt laten bijstaan door deskundigen kunt u als bedrijf zeker terecht bij uw beroepsorganisatie of bij gespecialiseerde dienstverleners.
2. E-Procurement Deze brochure gaat er van uit dat u als bedrijf de nodige kennis hebt over de wetgeving overheidsopdrachten of dat u zich door deskundigen laat bijstaan. Het gebruik van de elektronische procedure bij overheidsopdrachten betekent immers niet dat u geen weet moet hebben van de wetgeving. De elektronische procedure vervangt de papieren procedure: steeds blijft het ook uw opdracht de regelgeving overheidsopdrachten strikt toe te passen. Is de elektronische procedure dan niet meer dan een vervanging van wat voorheen op papier gebeurde? Toch wel! De Europese Unie – als grote promotor van deze elektronische werkwijze – beoogt juist voor het bedrijfsleven een grotere transparantie en toegankelijkheid te bereiken. Bovendien is deze procedure ook wel een behoorlijke administratieve vereenvoudiging. Verschillende handelingen die u doet in de papieren verwerking van uw overheidsopdracht zult u voortaan veel eenvoudiger en sneller kunnen doen.
E-procurement
Deze elektronische procedure in het werken voor de overheid vat men samen met de term ‘public e-Procurement’. Verschillende elektronische platformen worden momenteel gebouwd om het volledige aankoopproces – van bekendmaking over gunning tot betaling – elektronisch te laten verlopen. Twee van de zes platformen zijn momenteel klaar, nl. e-Notification en e-Tendering, en worden in deze brochure toegelicht.
5
3. Het Vlaamse beleid rond e-Procurement De Vlaamse Regering nam belangrijke beslissingen rond e-Procurement. De eerste beslissing betreft het resoluut kiezen voor de federale platformen. Voor het bedrijfsleven is dit een goede zaak. Dit betekent immers dat zij voor hun overheidsopdrachten terecht kunnen op een uniek portaal waar ook de opdrachten van steden & gemeenten, het Waalse gewest, het Brussels Hoofdstedelijk gewest, ... gepubliceerd worden. De tweede beslissing betreft de invoering van e-Tendering. De entiteiten van de Vlaamse overheid moesten vanaf 1 september 2010 de elektronische procedure voor het indienen van offertes of kandidaatstellingen toestaan. De inschrijver had toen de keuze tussen de papieren en de elektronische procedure. Vanaf 1 januari 2012 is de elektronische procedure verplicht. Aanbestedende entiteiten van de Vlaamse overheid en inschrijvers zullen enkel nog via elektronische weg offertes ontvangen of indienen. De verplichting geldt voor alle procedures waarbij een bekendmaking verplicht is, zoals een openbare aanbesteding of algemene offerteaanvraag. De verplichting geldt niet voor de beperkte procedures of voor een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking. De Vlaamse regering bijt hiermee de spits af maar tegelijk zet dit ook de andere overheden in dit land aan om de digitale aanpak te versnellen. Een situatieschets vindt u in hoofdstuk 10 van deze brochure.
4. Een elektronische handtekening plaatsen Bij het elektronisch indienen van een offerte zal de persoon die het bedrijf kan binden, de offerte moeten voorzien van een geavanceerde elektronische handtekening die geplaatst is met een geldig gekwalificeerd certificaat. Dat is opgelegd door de wetgeving. Een ingescande handtekening volstaat niet. Op dit moment beantwoorden de elektronische identiteitskaart (eID) en het Certipost gekwalificeerd e-token aan de wettelijke vereiste. Veronachtzaam dit niet! De aanbestedende overheid zal immers uw offerte weigeren indien ze niet geldig ondertekend is. Vooraleer u begint aan de elektronische procedure, is het aangewezen na te kijken of uw bedrijf dergelijke handtekening kan plaatsen. Doe, indien nodig, de noodzakelijke voorbereidingen!
Hoe bereidt u uw bedrijf voor op het plaatsen van een geldige handtekening? Er zijn vier aandachtspunten: 1. Uw computer moet een – interne of externe - kaartlezer hebben. Kaartlezers zijn in de handel verkrijgbaar; de website www.cardreaders.be biedt een overzicht.
E-procurement
2. U moet de sofware downloaden die het gebruik van uw elektronische identiteitskaart mogelijk maakt. Die software kunt u gratis downloaden op http://eid.belgium.be.
6
3. U moet de pincode van uw eID bij de hand houden. Bij het uitreiken van uw eID wordt ook een brief overhandigd met een PIN en PUK-code zodat u uw identiteitskaart ook als authenticatie kan gebruiken. Wanneer u deze PIN-code niet meer terugvindt, kunt u een nieuwe aanvragen via http://eid.belgium.be of uw gemeentebestuur. Hou rekening met een wachttijd! 4. Daarnaast moet uw pc uitgerust zijn met een internetverbinding met een standaardbrowser, geschikt voor Windows, Linux of Mac besturingssysteem en het gratis programmaatje JAVA Virtual Machine.
Enkele tips voor een geslaagde elektronische ondertekening: XX XX
XX
Het is mogelijk dat de juiste Java-versie niet is geïnstalleerd op uw computer. U kunt de juiste Java-versie (minstens versie 6, update 16) downloaden op http://java.com/nl/download/index.jsp. Mogelijk heeft uw ICT-beheerder in uw bedrijf specifieke beveiligingsmaatregelen genomen die de toegang tot bepaalde websites of toepassingen bemoeilijken. Het is aan te raden in geval van problemen uw ICT-dienstverlener te contacteren. Wanneer het besturingssysteem OS 10.6 op uw MAC is geïnstalleerd, kunt u niet steeds een eID of CertipostCertificaat gebruiken. Dit is nog in volle evolutie. Hieronder een overzicht van wat wel en wat nog niet mogelijk is. Browsers Besturingssysteem↓
Internet Explorer
Mozilla Firefox
Google Chrome
Safari
Wind XP
eID, Certipost
eID, Certipost
eID, Certipost
eID, Certipost
Wind Vista
eID, Certipost
eID, Certipost
eID, Certipost
eID, Certipost
Wind 7
eID, Certipost
eID, Certipost
eID, Certipost
eID, Certipost
eID
eID
eID
Mac OS 10.6 XX XX
Tablet pc’s zoals iPad werken met andere besturingssystemen. Deze kunnen vooralsnog niet gebruikt worden om een elektronische handtekening te plaatsen. U kunt testen of uw elektronische ondertekening werkt zonder dat u in een reële procedure zit. Ga daarvoor naar http://www.bestuurszaken.be/testdossier en dien een offerte in op het testdossier. Vraag een ontvangstbewijs op. Als u naast de vermelding ‘handtekening’ een code ziet, hebt u correct ondertekend
Kunt u enkel met uw elektronische identiteitskaart ondertekenen?
XX XX
De elektronische identiteitskaart (eID) Het Certipost gekwalificeerd e-token, te bekomen op een smartcard of een USB Flash Token. U kunt meer informatie over het certificaat aanvragen op www.certipost.be.
Buitenlandse bedrijven of bedrijven met een gevolmachtigde van buitenlandse afkomst kunnen gebruik maken van dit Certipostcertificaat. De certificaten Isabel en GlobalSign worden ook regelmatig gebruikt bij andere transacties van
E-procurement
De regelgeving voorziet dat u moet ondertekenen met een geavanceerde elektronische handtekening geplaatst met een gekwalificeerd certificaat. Momenteel worden twee certificaten ondersteund door de applicatie:
7
bedrijven maar behoren niet tot de groep van de ‘geavanceerde’ certificaten die persoonlijk toegekend worden. U kunt als inschrijver ook zelf garanderen dat u tekent met een certificaat dat u toelaat een rechtsgeldige handtekening te plaatsen. Deze mogelijkheid zal vanaf 22 juni 2012 ook expliciet in de e-Tendering applicatie voorzien zijn.
Wie moet de offerte ondertekenen? Zorg er steeds voor dat de juiste persoon de offerte ondertekent. U doet dit immers ook in de papieren procedure. Dit is de persoon die het bedrijf rechtsgeldig mag verbinden volgens de statuten die gepubliceerd werden. Het is ook mogelijk dat de ondertekenaar de persoon is die daarvoor een volmacht heeft gekregen. De volmacht heeft de vorm van een tekst waarbij de volmachtverlener uitdrukkelijk stelt dat een medewerker in zijn/haar naam mag ondertekenen. U moet deze volmacht opladen voor elk aanbestedingsdossier afzonderlijk. Let op! De volmacht zelf moet elektronisch ondertekend worden door de persoon die deze volmacht verleent. Dit kan gebeuren op om het even welk moment tijdens de inschrijvingsperiode.
Het gebruik van de volmacht bij e-Tendering Een veelvoorkomende vraag vanuit het bedrijfsleven aangaande e-Tendering betreft het gebruik van een volmacht voor het indienen van een offerte. Geregeld wordt binnen bedrijven, naar aanleiding van een concrete overheidsopdracht, door diegene die de bevoegdheid heeft om terzake de nodige engagementen aan te gaan, een volmacht verleend aan één of meerdere personen, meestal dossierbehandelaars. De problematiek die zich stelt bij het elektronisch indienen van offertes is dat een volmacht, net als de gehele offerte, moet worden voorzien van een elektronische handtekening die voldoet aan de vereisten gesteld in de regelgeving. De overheidsopdrachtenregelgeving stelt dat, ingeval een volmacht wordt gebruikt, bij de offerte ofwel de originele volmacht wordt gevoegd, ofwel een gewaarmerkt afschrift ervan. Hoe wordt dan bij voorkeur gewerkt? De volmachtgever zal het document, waarin hij de volmacht verleent, opladen in de e-Tenderingapplicatie en dit document vervolgens voorzien van zijn elektronische handtekening. De gevolmachtigde zal dan de andere documenten, zoals de offerte, opladen in de applicatie en deze elektronisch ondertekenen.
E-procurement
Alternatief kan de aanbestedende overheid accepteren dat een kopie van de volmacht elektronisch wordt ingediend zonder elektronische handtekening van de volmachtgever. Na de opening van de offertes, zal de aanbestedende overheid het origineel of een gewaarmerkt afschrift van deze volmacht moeten opvragen bij de inschrijver. Het bewijs van het bestaan van de volmacht vóór het uiterste indieningstijdstip komt dan voort uit het loutere feit dat een afschrift van de volmacht aanwezig was in de e-Tenderingapplicatie. Deze vereiste van een vaste datum voor de volmacht bestaat om de eerlijke mededinging te garanderen en heeft als doel te vermijden dat inschrijvers zich na het uiterste indieningstijdstip aan hun offerte zouden kunnen onttrekken. Algemeen gesproken is deze werkwijze echter af te raden.
8
In de toekomstige overheidsopdrachtenregelgeving is gekozen voor een minder formele benadering van de volmachtenproblematiek. De vereiste dat het afschrift van de volmacht gewaarmerkt moet zijn komt in de toekomst namelijk te vervallen. Dit betekent dat het bestuur ook een ingescande volmacht zonder elektronische handtekening zal kunnen aanvaarden.
Ook een algemene volmacht is mogelijk. U moet daarvoor de regelgeving naleven en een volmachtpapier neerleggen bij de aanbestedende overheid. (KB van 8 januari 1996, art. 94). De gemachtigden voegen bij de offerte de authentieke of onderhandse akte waaruit hun bevoegdheid blijkt.
Kunnen meerdere personen of bedrijven voor hetzelfde document hun handtekening plaatsen? Meerdere personen kunnen eenzelfde document ondertekenen. Twee bedrijven kunnen in het kader van een tijdelijke handelsvennootschap elkaar rechten geven en gezamenlijk een dossier ondertekenen.
5. Eén toegangspoort: www.publicprocurement.be
De federale overheid bouwde verschillende applicaties die de elektronische procedure conform de wetgeving toelaat. De Vlaamse overheid sloot een overeenkomst met het federale bestuursniveau om dezelfde applicaties te gebruiken. Ook Vlaamse lokale besturen gebruiken deze applicaties. Dat betekent dat u als onderneming voor elke overheidsopdracht van de federale of Vlaamse overheid of van een lokaal bestuur terecht kunt op het portaal www.publicprocurement.be.
6. Op zoek naar een overheidsopdracht Alle gepubliceerde overheidsopdrachten vond u vroeger terug in het Bulletin der Aanbestedingen (BDA). Sinds 1 januari 2011 is het BDA geïntegreerd in een elektronisch publicatieplatform: e-Notification.
E-procurement
Het enige officiële publicatieplatform met alle gepubliceerde overheidsopdrachten in België is https://enot.publicprocurement.be/. U komt op deze link terecht door op het bovenstaande portaal voor e-Notification te kiezen.
9
Natuurlijk bent u enkel geïnteresseerd in opdrachten die aansluiten bij uw bedrijfsactiviteit. Er bestaan gespecialiseerde bedrijven die voor u deze selectie maken. Op vraag van de werkgeversorganisaties voorziet de federale dienst e-Procurement de mogelijkheid dat u zelf op zoek gaat naar geschikte overheidsopdrachten met behulp van een zoekrobot. U kunt dit doen als volgt. U kunt, als anonieme gebruiker, op het platform kiezen voor “Bekendmakingen zoeken”. Vervolgens kunt u door middel van het tabblad “Eenvoudige zoekopdracht” of het tabblad “Uitgebreide zoekopdracht” verschillende criteria ingeven. U vindt dan de publicaties van de overheidsopdrachten die uw interesse wegdragen.
We overlopen even deze criteria:
E-procurement
XX
10
XX XX
Bekendmaking zoeken in Free-Market of BDA: de officiële publicaties vindt u terug in de BDA-Bulletin der Aanbestedingen. Free Market bevat overheidsopdrachten die niet moeten bekendgemaakt worden en waaraan u niet kan deelnemen tenzij u daartoe bent geselecteerd. Status van de aankondiging: actieve aankondigingen zijn aankondigingen waarvan de inschrijvingsdatum voor het indienen nog niet verstreken is of waarvan recent een bericht van gunning gepubliceerd werd. CPV-code: deze Europese code geeft een indicatie over de inhoud van de opdracht. Dit is een belangrijk zoekcri-
XX XX XX XX XX XX XX
terium voor inschrijvers! Typ in het veld “zoeken” de code of een kernwoord in. Het volstaat een hoofdcode te selecteren om ook de resultaten van de subcodes te bekomen. NUTS-code: indicatie van de plaats waar de werken/leveringen/diensten zullen gebeuren Organisatie: om een overheidsinstelling op te zoeken. Voor vele indieners een belangrijk zoekcriterium. Dossiernummer: om te zoeken op nummer dat de overheidsinstelling gegeven heeft aan deze opdracht Bekendmakingsnummer op het BDA-platform Soort contract Taal van bekendmaking Trefwoord uit de titel/omschrijving van de opdracht.
Op de federale website https://enot.publicprocurement.be/ vindt u onder het tabblad “Hulp” een goede gebruikershandleiding voor ondernemers om de zoekrobot optimaal te gebruiken. Vervolgens krijgt u één of meerdere resultaten. Deze publicatieberichten bevatten verschillende linken die u toegang geven tot het dossier en de bijhorende elektronische documenten, in de mate dat ze beschikbaar zijn. De “F”-code verwijst naar het gebruikte formulier bij bekendmaking. Met een F1 weet u steeds dat het een vooraankondiging betreft. Een F2 en een F5 zijn de eigenlijke bekendmaking voor respectievelijk de klassieke en de nutssectoren. Een F3 is een aankondiging van gegunde opdracht. Een F14 is een terechtwijzend bericht, enz.
Veel aanbestedende entiteiten stellen op e-Notification alle bestek- en begeleidende documenten beschikbaar. De toepassing voorziet een knop om alle documenten uit het dossier te downloaden.
E-procurement
U kunt vanuit deze omgeving ook zoekprofielen aanmaken en de mailing service activeren. Er zal dan wel gevraagd worden u eenmalig te registreren. Doe dit!
11
U ontvangt dan de overheidsopdrachten die aan uw profiel beantwoorden in uw mailbox . Opgelet! Waak erover dat uw profiel zo breed mogelijk bepaald is. Bedenk ook dat dit een IT-gestuurde zoekmotor is die erg afhankelijk is van de kwaliteit van de ingevoerde data. Eenmaal ingelogd kunt u in het menu “Mijn Profiel” een business card toevoegen en informatie over uw activiteiten beschrijven. Op deze manier verhoogt u uw zichtbaarheid voor aanbestedende overheden die overheidsopdrachten lanceren die niet aan bekendmaking onderworpen zijn. Om snel op de hoogte gebracht te worden van wijzigingen bij een uitgeschreven opdracht, bijvoorbeeld wanneer een nieuwe meetstaat wordt gepubliceerd of extra informatie bekend gemaakt is, is het belangrijk dat u de opdracht toevoegt aan ‘mijn favoriete dossiers’. Op die manier krijgt u een mailbericht wanneer er iets wijzigt aan de opdracht en vermijdt u het manuele opzoekwerk. Opgelet voor de verschillende platformen! Op het e-Notification platform dient u zich niet te registreren, tenzij u een profiel wil aanmaken of gebruik wenst te maken van de functionaliteit “favoriete dossiers”. Na de eerste registratie kiest u voor “lokaal inloggen met gebruikersnaam en paswoord” en niet voor inloggen met eID. U beslist zelf of u één gebruikersnaam en paswoord per medewerker van het bedrijf hanteert ofwel afspraken maakt binnen uw bedrijf of afdeling over een gecentraliseerd beheer van deze gegevens.
E-procurement
Er is ook een e-Notification TESTplatform en DEMO platform beschikbaar. Deze platformen hebben hetzelfde uitzicht als het officiële platform maar ze worden uitsluitend gebruikt om te oefenen (bedrijven, ambtenaren en opleidingsverstrekkers) en om nieuwe toepassingen te testen (informatici). Ook voor deze platformen kunt u zich registreren.
12
7. Een offerte of kandidaatstelling elektronisch indienen Vanzelfsprekend gaat u op zoek naar overheidsopdrachten om mee te dingen. Naargelang de procedure moet u daarvoor uw kandidaatstelling of uw offerte indienen.
Mag u de elektronische procedure toepassen ? Vooreerst moet u zich de vraag stellen of de aanbestedende overheid u toestaat of verplicht om de elektronische procedure te gebruiken. Dat staat vermeld in het publicatiebericht of het bestek. In de realiteit kunnen zich verschillende situaties voordoen omdat verschillende overheden met verschillende snelheden de elektronische procedure invoeren. Welke situaties kunnen zich voordoen? XX XX XX
XX
Het is mogelijk dat u in het publicatiebericht of in het bestek niets terugvindt over het gebruik van de elektronische procedure. Dat betekent dat u de elektronische procedure niet mag toepassen. Het is ook mogelijk dat de aanbestedende overheid het gebruik van de elektronische procedure expliciet verbiedt. Vanzelfsprekend mag u dan ook deze procedure niet gebruiken. De aanbestedende overheid kan de elektronische procedure toestaan. Dat betekent dat u de keuze hebt tussen de elektronische en de papieren procedure. Overweeg in dit geval of u voor de elektronische procedure klaar bent en of u er gebruik van wenst te maken. De aanbestedende overheid kan de elektronische procedure ook verplichten. In dat geval hebt u geen keuze. U moet uw offerte of uw kandidaatstelling elektronisch indienen.
Gebruik maken van de elektronische procedure: e-Tendering
Nadat u op deze knop geklikt hebt, komt u in de e-Tendering omgeving.
E-procurement
De eenvoudigste manier om e-Tendering te gebruiken, is vanuit het dossier dat u gevonden hebt in e-Notification of waarvoor u een link in uw mailbox ontvangen hebt. Indien dit een dossier is waarvoor de elektronische procedure toegestaan of verplicht is, ziet u rechts bovenaan de knop “Toegang tot platform e-Tendering”.
13
Dit is de applicatie waar u uw kandidaatstelling of offerte elektronisch kunt indienen. Dat houdt concreet in dat u als inschrijver uw documenten, die klaar staan op uw pc, oplaadt in e-Tendering en desgevallend elektronisch ondertekent. De aanbestedende entiteit ontvangt op dit platform de offertes of kandidaatstellingen en houdt een elektronische openingszitting. Het proces-verbaal dat zij van deze openingszitting opstelt, kunt u in deze applicatie raadplegen.
U registreren als onderneming Als u voor het eerst in deze applicatie komt, wordt u uitgenodigd om u te registreren. Dit is eenmalig. Doe dit ! Vervolgens kunt u zich steeds “lokaal” aanloggen met uw gebruikersnaam en wachtwoord. Dit is een registratie op bedrijfsniveau. Bij grote bedrijven met meerdere vestigingen is het aangewezen om afspraken te maken over de gebruikersnaam, het wachtwoord en het mailadres waarop berichten kunnen toekomen. (Er kan gekozen worden voor een andere gebruikersnaam en wachtwoord dan wat wordt gebruikt voor het platform e-Notification.)
Let op! Het platform e-Tendering kent drie uitvoeringsvormen, te herkennen aan het webadres: XX XX
E-procurement
XX
14
het officiële platform e-Tendering het TEST platform e-Tendering het DEMO platform e-Tendering
Zoals de namen laten vermoeden, is het TESTplatform bedoeld om testen op uit te voeren door informatici. Het DEMOplatform is bedoeld voor de opleidingsverstrekkers om een opleiding te verzorgen die aangemeld wordt bij de federale overheidsdienst P&O. Vergis u niet wanneer u een offerte of kandidaatstelling indient! Dit moet steeds gebeuren op het officiële platform.
Een offerte of kandidaatstelling indienen De wetgever heeft negen voorwaarden gesteld aan het elektronisch indienen van offertes of aanvragen tot deelneming. (KB van 8.1.96, art. 81 quater). Gebruik van het e-Tendering platform garandeert de naleving van deze voorwaarden door de inschrijver en de aanbestedende overheid. De drie eerste voorwaarden belangen de inschrijver aan en handelen over de elektronische handtekening, de werkwijze en melding van een virus en het ontvangstbewijs. De zes andere voorwaarden betreffen de aanbestedende overheid en omschrijven o.a. aan welke voorwaarden de openingszitting moet voldoen.
U krijgt twee tabbladen ‘Beschrijving’ en ‘Parameters’ met gegevens over de opdracht. Belangrijk is de deadline voor indiening van de offertes/kandidaatstellingen goed te noteren zodat u zeker tijdig indient.
E-procurement
U klikt in het tabblad ‘Beschrijving’ op de knop “Mijn deelname bevestigen”. Vervolgens krijgt u een nieuw tabblad “ Mijn offerte”.
15
Vervolgens krijgt u het scherm om uw documenten op te laden. Er zijn verschillende mogelijkheden: XX XX XX
Een document toevoegen Een document tekenen en toevoegen Een document verwijderen
Een document toevoegen gebruikt u wanneer uw dossier uit verschillende documenten bestaat (die u alvast oplaadt) en u deze documenten op hetzelfde moment door de persoon, die uw bedrijf kan verbinden, wilt laten ondertekenen.
Er zal een rode bol verschijnen naast de naam van het document, dit betekent dat de ondertekening nog moet gebeuren.
Een document mag maximaal een omvang hebben van 80 MB. Het volledige dossier mag maximaal 350 MB bedragen. Mogelijks legt de aanbestedende overheid een bestandsformaat op. De applicatie geeft, wat de formaten betreft, geen beperking. Ook. zip-bestanden zijn toegestaan. Zorg er wel voor dat de aanbestedende entiteit uw documenten kan openen. Zorg ook voor beschrijvende bestandsnamen, bijvoorbeeld ‘offerteformulier.doc’, zodat de aanbestedende overheid weet welk bestand ze moet bekijken tijdens de opening.
E-procurement
Een document toevoegen en tekenen gebruikt u wanneer u het document wilt opladen en onmiddellijk ook van een elektronische handtekening wilt voorzien. Uw eID of CertipostCertificaat is reeds geactiveerd en herkend door uw pc. U krijgt een nieuw scherm ‘Verzenden’ waarin u het certificaat en het bestand moet aanduiden.
16
U ondertekent op de volgende wijze: 1. Selecteer certificaat om te tekenen: ofwel klikt u aan ‘eID’ ofwel eToken wanneer u met een CertiposteToken zal ondertekenen. De gegevens worden uitgelezen uit het certificaat. 2. Bestand voor tekenen: u geeft het bestand een betekenisvolle naam en vervolgens zoekt u het bestand op uw pc met behulp van de knop met het vergrootglas. Nadien klikt u op de middelste knop op de onderste balk om elektronisch te handtekenen. Ingeval u tekent met een eID zal men nu vragen om de pincode op de geven. Tot slot drukt u op de knop met de opwaartse pijl om het bestand samen met de handtekening te verzenden. In het overzicht zult u merken dat er een groene vink staat naast het document. Dit betekent dat u het document correct hebt opgeladen en ondertekend.
De ondertekening van een offerte is opgelegd door de wetgeving overheidsopdrachten. Een niet-ondertekende offerte zal als onregelmatig geweerd worden. Een elektronisch ingediende offerte moet ondertekend zijn met een geavanceerde elektronische handtekening geplaatst met een geldig gekwalificeerd certificaat.
Mogelijk bestaat uw offerte uit meerdere documenten. U hebt de mogelijkheid om document per document op te laden en vervolgens – eventueel op een ander moment – de documenten te ondertekenen. Een document verwijderen gebruikt u om uw document terug te trekken. U selecteert het document en u selecteert ‘Document verwijderen’. U moet de verwijdering met uw handtekening bevestigen. Opgelet
Doe in dit scenario het volgende: XX XX
U gaat naar het tabblad “Beschrijving”, U kiest vervolgens voor “Annuleer uw deelname als inschrijver”.
De documenten worden opgeslagen in een elektronische kluis. De offerte draagt naast de handtekening ook een tijdsstempel en een herkenningscode.
E-procurement
Misschien wenst u uw document te verwijderen omdat u er niet in slaagt het document correct te ondertekenen. U kunt dan ook de verwijdering niet ondertekenen. In dat geval moet u uw deelname annuleren.
17
Opvragen van het ontvangstbewijs U vraagt na het indienen van uw offerte of kandidaatstelling steeds het ontvangstbewijs op. Het bewijs geeft u informatie over het tijdstip van indiening en over de handtekening. Bij een juridisch geschil kan het ontvangstbewijs een belangrijk document zijn!
Wanneer is uw offerte of kandidaatstelling goed overgemaakt? Er zijn twee belangrijke hulpmiddelen.
E-procurement
1. Het hierboven vermelde ontvangstbewijs dat u in uw mailbox ontvangt en ook kunt afdrukken. 2. Controleer de status van uw ingediende documenten. De status moet een groene vink vermelden. Zorg ervoor dat elk document elektronisch ondertekend is.
18
Daarnaast is het van het grootste belang om geen risico’s te nemen ten aanzien van de uiterste indiendatum. Hou deze datum en uur goed in het oog! Onze ervaring leert dat veel inschrijvers alle documenten opladen en ondertekenen tijdens de laatste 2 uur voor de openingszitting!
Optionele veiligheden Misschien bent u als inschrijver toch nog wat wantrouwig? De regelgeving voorziet twee optionele veiligheden. “Optioneel” omdat de aanbestedende overheid kan kiezen of ze deze veiligheden al dan niet toestaat. Indien ze dit toestaat, kunt u vervolgens kiezen of u er al dan niet gebruik van maakt. Welke zijn de optionele veiligheden? 1. De dubbele elektronische zending. Bij de dubbele elektronische zending zal voor het moment van de openingszitting de ‘basisinformatie’ toekomen. Vervolgens wordt 24 uur de tijd genomen om de volledige offerte ‘in te laden’. Op deze manier gebeuren er ‘twee zendingen’. Vanzelfsprekend kan in die tijdsspanne tussen de twee zendingen de offerte niet meer gewijzigd worden. Vanaf 22 juni 2012 zal deze mogelijkheid voorzien worden in de applicatie e-Tendering. Elke overheidsdienst beslist autonoom of ze deze werkwijze al dan niet zal toepassen. 2. Het veiligheidskopie. De aankondiging of het bestek kunnen toestaan om de kandidaatstelling/offerte, overgelegd met elektronische middelen, in te dienen als een veiligheidskopie. Deze veiligheidskopie is een afdruk van de elektronisch ingediende documenten en wordt in een hermetisch gesloten envelop gestoken waarop duidelijk “veiligheidskopie” wordt vermeld. De envelop wordt binnen de opgelegde ontvangsttermijn ingediend bij de aanbestedende overheid. De kopie mag enkel worden geopend ingeval van een tekortkoming bij de overlegging, de ontvangst of de opening van de met elektronische middelen overgelegde kandidaatstelling/offerte. Ze vervangt in dat geval definitief het met elektronische middelen overgelegd stuk.
De tijdelijke handelsvennootschap Het is mogelijk dat u voor het indienen van een offerte een tijdelijke handelsvennootschap wenst aan te gaan. De applicatie laat toe met meerdere bedrijven eenzelfde dossier te beheren waarbij de andere partij de indieningsrechten dient te aanvaarden. U moet daarvoor rechten toekennen aan een persoon van het ander bedrijf voor een specifiek dossier. Deze persoon dient zich eerst te registreren in e-Tendering. Daarna kunt u deze persoon opzoeken op basis van zijn naam en hem rechten toekennen in dat specifieke dossier. U heeft de keuze tussen ‘alleen lezen’ of ‘lezen en schrijven’. Wanneer u de rechten toegekend heeft aan de andere persoon, zal dit dossier toegevoegd worden aan de favoriete dossiers van de andere persoon. Vervolgens dient de andere persoon opnieuw in te loggen om het specifieke dossier op te zoeken, te openen en mede te ondertekenen.
E-procurement
Er kunnen nooit twee personen tegelijk acties ondernemen in een zelfde dossier!
19
De beperkte procedure - tweetrapsprocedure U neemt deel aan een “tweetrapsprocedure”? Bij een beperkte aanbesteding, een beperkte offerteaanvraag en een onderhandelingsprocedure met bekendmaking dient u in de eerste fase een kandidaatstelling in. Wees bijzonder aandachtig of de aanbestedende overheid vraagt om deze kandidaatstelling elektronisch te ondertekenen! Wanneer u door het aanbestedend bestuur geselecteerd wordt, gaat u het bestek ontvangen en kunt u – in de tweede fase – uw offerte indienen. Wanneer u uitgenodigd wordt tot de tweede fase, komt u voor hetzelfde dossier tweemaal in e-Tendering. In de tweede fase worden de geselecteerden uitgenodigd tot het indienen van een offerte. Door middel van een aparte mail zullen zij informatie ontvangen over: XX XX XX XX
het dossier waarvoor ze uitgenodigd worden, het paswoord waarmee ze toegang krijgen tot het bestek, de link naar e-Notification, om het bestek op te halen, de link naar e-Tendering, om een offerte in te dienen.
Mijn Dossiers
E-procurement
U kunt de overheidsopdrachten waaraan u deelneemt/deelnam, terugvinden via de knop ‘Mijn Dossiers’.
20
8. De openingszitting Op het aangeduide tijdstip zal de aanbestedende overheid overgaan tot het openen van de offertes. Als dit gebeurt in een openbare openingszitting, kan u daarop uiteraard aanwezig zijn. Bij een elektronische openingszitting zal de aanbestedende overheid, gelijktijdig met het geopend verklaren van de zitting, overgaan tot de elektronische opening. Op dat moment maken de voor- en bijzitter ook gebruik van e-Tendering en hun identiteitskaart om de kluis te openen volgens strikte procedures. Daarnaast liggen ook de papieren offertes/ kandidaatstellingen klaar. Het bestuur gaat vervolgens over tot het opmaken van het proces-verbaal van de openingszitting. Eventueel ingediende papieren offertes zullen toegevoegd worden aan dit proces-verbaal van opening. Documenten met een rode of oranje vink vertonen een onregelmatigheid en dienen onderzocht te worden door de aanbestedende overheid.
9. Het proces-verbaal van de openingszitting Na publicatie zijn de proces-verbalen van de openbare openingszittingen beschikbaar op het e-Tendering platform. Een proces-verbaal van de openingszitting opvragen doet u als volgt:
XX
XX
U meldt zich aan in e-Tendering met uw gebruikersnaam en wachtwoord, u kiest in de linkerkolom voor “PV van opening “, u geeft het referentienummer van de opdracht in en klikt op “Zoeken”.
U kent het referentienummer niet, omdat u niet deelnam? In deze gevallen kunt u door op “zoeken” te klikken zicht krijgen op alle proces-verbalen.
Opmerking: het gaat hier louter over het proces-verbaal van opening, documenten die betrekking hebben op de uiteindelijke beoordeling en gunning vindt u hier niet terug.
E-procurement
XX
21
10. E-Tendering bij andere overheden in België Federale overheid Voor elke open procedure zullen alle Federale Openbare Diensten (FOD’s) alsook Defensie vanaf 1/7/2012 elektronische offertes op het platform e-Tendering aanvaarden. Brussels Hoofdstedelijk Gewest Het BHG aanvaardt vanaf 1/12/2011 elektronische offertes. Waalse overheid Het Waalse Gewest en de Franstalige Gemeenschap hebben de intentie om vanaf 1/1/2012 elektronische offertes te aanvaarden op hun eigen platform IAM ipv e-Tendering: http://marchespublics.wallonie.be/fr/entreprises/informationsentreprises/guide-pratique-d-utilisation-du-portail-et-du-module-de-remise-d-offre-en-ligne.html Vlaamse gemeenten en steden (incl. OCMW’s) Voor de Vlaamse gemeenten en steden kan elke aanbestedende entiteit vandaag autonoom het elektronisch indienen verbieden, toestaan of verplichten. Er is een beginnende trend dat gemeenten en steden elektronische offertes aanvaarden of zelf verplichten (zoals OCMW Gent). Waalse gemeenten en steden (incl. OCMW’s) Waalse steden en gemeenten beslissen autonoom over het gebruik van elektronische middelen. Als zij elektronische offertes aanvaarden, dient u zorgvuldig de aankondiging na te lezen om de modaliteiten te kennen en welk platform gebruikt wordt. Duitstalige gemeenschap De Duitstalige gemeenschap aanvaardt op dit moment geen elektronische offertes.
11. Elektronische platformen in de Europese Unie Elektronisch aanbesteden in de Europese Unie wordt momenteel gepromoot als onderdeel van een eengemaakte Europese markt. Dankzij het elektronisch aanbesteden wordt grensoverschrijdend aanbesteden in de Europese Unie immers vergemakkelijkt. Het opzoeken van Europese opdrachten kan verlopen via TED – Tender Electronic Daily ( http://ted.europa.eu). Deze opdrachten zijn altijd opgesteld in de taal van het land / de regio. De aankondigingen bevatten de opdrachten boven de Europese publicatiedrempels (de grotere opdrachten). Er is ook het SIMAP- portaal waar alle aanbestedingskanalen uit de Europese lidstaten verenigd zijn: http://simap.europa. eu. Voor hulp en ondersteuning kunt u zich wenden tot Enterprise Europe Network, een netwerk opgericht door de Europese Commissie met de bedoeling het zakendoen in Europa te bevorderen.
E-procurement
Het Enterprise Europe Network biedt, voor wat betreft grensoverschrijdend aanbesteden, volgende dienstverlening voor
22
kmo’s: XX XX XX
Helpen met regelgeving inzake overheidsopdrachten Tender Alert: meehelpen zoeken naar relevante opdrachten, inclusief mailservice Tender Support: begeleiding bij marktverkenning voor overheidsopdrachten in het buitenland.
Dit is geen gemakkelijke materie en u laat zich hierbij best begeleiden. Neem vrijblijvend contact op met
[email protected] op het nummer 02 209 27 38 of surf naar: http://www. enterpriseeuropevlaanderen.be/home/overheidsopdrachten.html
12. Tips Onderstaande tips dragen bij aan het succesvol elektronisch indienen van een offerte. (1) Leef de wetgeving overheidsopdrachten na Ongeacht de procedure die u volgt, zorg dat u steeds in orde bent met de wetgeving overheidsopdrachten. (2) Controleer steeds het publicatiebericht of het bestek De aanbestedende overheid beslist voor elke opdracht afzonderlijk of ze het gebruik van elektronische middelen oplegt, toestaat of verbiedt. Kijk dus goed na wat het bestek of het publicatiebericht over het gebruik van de elektronische procedure vermeldt. Bij gebrek aan deze vermelding is het gebruik van elektronische middelen verboden. (3) Registratie e-Tendering Om uw kandidaatstelling of offerte elektronisch in te dienen, moet u zich registreren op het platform e-Tendering. (4) Implementeer het elektronisch ondertekenen De handtekening is een essentiële voorwaarde voor de geldigheid van een offerte. Enkel de geavanceerde elektronische handtekening zoals beschreven in de overheidsopdrachtenregelgeving geldt als een rechtsgeldige handtekening. (5) Gevolmachtigde persoon De elektronische handtekening moet worden geplaatst door de personen die bevoegd zijn om de inschrijver te verbinden. Opladen en ondertekenen kan op twee gescheiden momenten gebeuren tot vlak voor de openingszitting. Als de gevolmachtigde niet zelf de offerte digitaal kan ondertekenen, kan hij ook vooraf een volmacht geven aan de medewerker die de offerte in zijn plaats digitaal zal ondertekenen. De gevolmachtigde moet die volmacht dan wel zelf ook digitaal ondertekenen. De gevolmachtigde laadt de volmacht in e-Tendering op en tekent digitaal de volmacht.
(7) Opvragen van het ontvangstbewijs Na het volledig opladen van al uw documenten van uw offerte kunt u een ontvangstbewijs van indiening van de offerte verkrijgen. Het ontvangstbewijs vermeldt welke documenten op welke tijdstippen zijn ingediend. (8) Raadplegen van het proces-verbaal van de openingszitting
E-procurement
(6) Controleer de status van uw ingediende offerte of kandidaatstelling Als u uw offerte of kandidaatstelling ingediend hebt, controleer dan de status van deze offerte of kandidaatstelling. Uw dossier moet voorzien zijn van een ‘groene vink’. Dit betekent dat de elektronische ondertekening geslaagd is. Deze ‘groene vink’ moet voor elk verplicht te ondertekenen document aanwezig zijn.
23
Het proces-verbaal van openingszitting wordt gepubliceerd op e-Tendering. (9) Veiligheidskopie Om aan bezorgdheden tegemoet te komen, kan de aanbestedende overheid in de opdracht vermelden of u gebruik mag maken van een veiligheidskopie. Een veiligheidskopie is een papieren versie van de digitale offerte die in een gesloten omslag met vermelding van ‘veiligheidskopie’ en naam van de onderneming aan het bestuur wordt bezorgd. Als de aanbestedende overheid om technische redenen de digitale offerte niet kan openen, zal de veiligheidskopie worden geopend, die de digitale offerte zal vervangen. (10) Neem uw tijd Een van de voordelen van e-Tendering is dat offertes op het laatste moment verstuurd kunnen worden. Gedaan met papieren verzendingen en mensen die zich doorheen druk verkeer moeten worstelen om documenten persoonlijk af te geven. Maar opgelet, ook op het internet kunnen vertragingen zitten. Dat een offerte op tijd verstuurd is, betekent niet dat ze op tijd aankomt. Het is dus aangeraden om digitale offertes tijdig te versturen. U vindt deze tips en veelgestelde vragen ook op http://www.bestuurszaken.be/e-procurement-voor-bedrijven.
13. Hulp: training en helpdesk 1. De federale helpdesk voor ondersteuning
Tel. 02 790 52 00 Openingsuren: 9 - 12uur en 13.15 – 16.30uur
[email protected] www.publicprocurement.be
2. De Vlaamse overheid: portaal overheidsopdrachten
E-procurement
http://www.bestuurszaken.be/e-procurement-voor-bedrijven
24
De website van de Vlaamse overheid geeft algemene informatie over e-Tendering. Met uw vragen over het beleid kunt u terecht op
[email protected]
3. Opleiding en training U vindt opleidingen over e-Tendering bij: Het federale niveau: een maandelijkse gratis infosessie in beide landstalen voor zowel bedrijven als ambtenaren http://www.publicprocurement.be/portal/page/portal/pubproc/eprocopleidingen De federale overheid accrediteert ook dienstverleners die opleiding geven in e-Procurement. U kunt hen contacteren voor een ‘in-company’ opleiding of pc-opleiding voor uw medewerkers.Volgende dienstverleners werden geaccrediteerd: AP Innovant – Instituut voor Opleiding en Vorming provincie Antwerpen
Barbara Van der Brempt
[email protected]
Bestuursacademie Provincie Oost-Vlaanderen
Annick Detremmerie
[email protected]
DIGIPOLIS
Anja Palmaerts
[email protected]
EBP
Bruno De Mulder
[email protected]
Escala – Syntra West vzw
Mario Demets
[email protected]
ICT Steunpunt
John Ritzky
[email protected]
IMERIUS
Peter Allaert
[email protected]
Kluwer Opleidingen
Audrey Van den Bempt
[email protected]
PLOT - Provincie Limburg Opleiding en Training
Martine Geurden
[email protected]
Provinciaal Instituut voor Vorming en Opleiding - Vlaams Brabant
Joos Gysen
[email protected]
Provinciebestuur West-Vlaanderen (Provinciehuis Boeverbos)
Freddy Deslé
[email protected]
Uitgeverij Vanden Broele nv
Steven Houbrechts
[email protected]
VIB
Christiane Meyer
[email protected]
Antwerp Management School
Ellen Verschooren
[email protected]
Bert Baeyens Public Procurement Management BVBA
Bert Baeyens
[email protected]
Vlaamse Confederatie Bouw
Marc Vanherle
[email protected]
http://www.bestuurszaken.be/e-procurement-voor-bedrijven
E-procurement
U vindt deze organisaties terug op: http://www.publicprocurement.be/portal/page/portal/pubproc/eprocopleidingen
25
26
E-procurement
27
E-procurement
