Rapport E-handtekeningen en verkoop
E-handtekeningen en verkoop: hoe IT het bedrijf sneller transacties kan laten afronden Het wachten op handtekeningen brengt de verkoopcyclus tot stilstand. IT kan het probleem echter oplossen door gebruik te maken van efficiënte SaaS-toepassingen. Inhoud 1: Het ondertekenings proces duurt te lang 1: Zakelijke versnelling: verkoopbelemmeringen wegnemen 3: Slagvaardigheid: de organisatie wendbaarder maken 4: Vertrouwde partner: veilig zakendoen 4: Conclusie: de verkoopafdeling kan sneller werken met een oplossing waar IT achter staat 5: Controlelijst: beoordeling van een softwareoplossing voor e-handtekeningen
Het ondertekeningsproces duurt te lang Vandaag de dag bestaat een groot deel van het verkoopproces uit het wachten op handtekeningen. Een koop die nog niet officieel is afgerond, kan nog dagen of weken onbesloten blijven terwijl de partijen de afspraken nog doornemen en bijschaven, er handtekeningen worden verzameld en de ondertekende stukken per koerier heen en weer worden gestuurd. Verkoopvertegenwoordigers weten dat uitstel een risico met zich meebrengt: als het te lang duurt, bestaat de kans dat de verkoop niet doorgaat. Vaak is het niet eens mogelijk om na te gaan wat de huidige status van het contract is of om de laatste versie te vinden. In de wereld van verkoop draait alles om snelheid. Hoe sneller vertegenwoordigers de koop met een handtekening kunnen bezegelen, des te sneller potentiële klanten betalende klanten worden. En hoewel verkoopvertegenwoordigers aan de frontlijn staan, gaat vertraging bij het omzetten van potentiële klanten in betalende klanten ten koste van het concurrentievermogen van de gehele organisatie. Ondanks de omvang van dit probleem is er een simpele oplossing die eenvoudig door IT te implementeren is en eenvoudig door de verkoopafdelingen in te voeren is. De oplossing vergt een minimale investering, werkt met software die al op de systemen van IT en klanten is geïnstalleerd en kent bovendien vrijwel geen leercurve. De oplossing: elektronische handtekeningen in de cloud. Duizenden organisaties over de gehele wereld zijn al bezig de verkoopcyclus te versnellen door in inkt gezette handtekeningen te vervangen door snelle, bindende, elektronische handtekeningen en door e-handtekeningen op te nemen in hun elektronische werkstromen. Omdat bestaande processen en infrastructuur maar nauwelijks hoeven te worden aangepast aan deze oplossingen, bieden ze IT-afdelingen bovendien de gelegenheid om als strategisch zakenpartner op te treden en de volledige organisatie een daadwerkelijk concurrentievoordeel te geven. In dit rapport wordt uitgelegd hoe de IT-afdeling het bedrijf een oplossing kan bieden die het verkoopproces versnelt en het bedrijf slagvaardiger maakt, en dat alles binnen een vertrouwde omgeving.
Zakelijke versnelling: verkoopbelemmeringen wegnemen IT-afdelingen horen maar al te vaak verkooppraatjes over grensverleggende oplossingen. Maar al te vaak komt de gehoopte productiviteitswinst echter niet overeen met de realiteit. De integratie blijkt te ingewikkeld te zijn, de implementatie neemt te veel tijd in beslag of de leercurve is te steil. In het verkoopproces is het eenvoudige antwoord echter wel degelijk grensverleggend. Door pen en papier te vervangen door e-handtekeningen, wordt de allergrootste belemmering voor het sluiten van transacties weggenomen. De belemmering wordt bovendien meteen weggenomen: met één muisklik kunnen verkoop vertegenwoordigers het volledige contractproces terugbrengen van een wekenlange inspanningsslag tot een eenvoudige transactie die in een kwestie van een paar uren of minuten is afgewikkeld.
Sneller contracten afsluiten Zelfs als elk ander aspect van het verkoopproces soepel verloopt, blijft het proces altijd weer hangen op de ondertekening. Een geautomatiseerde oplossing voor elektronische ondertekening houdt de verkoopcyclus op gang. • Snellere besluitvorming. Bij gebruik van een oplossing voor elektronische ondertekening kunnen alle partijen een contract overal, op elk gewenst moment en op elk apparaat doornemen en ondertekenen. Vertegenwoordigers hoeven niet meer naar de klant af te reizen of te wachten tot de belangrijkste ondertekenaars weer op kantoor zijn om de transactie af te ronden. • Volging van het goedkeuringsproces. Dankzij real-time inzicht in de status van goedkeuringen loopt het bedrijf geen verkopen meer mis. En als het proces toch stagneert, kunnen de vertegenwoordigers precies zien waar het knelt. Zij kunnen zien wie er al heeft getekend en wanneer, en wie er nog moet tekenen. • Transparante beoordelingsprocessen. Er kan veel gebeuren met een contract voordat het wordt ondertekend. De voorwaarden kunnen nog worden besproken en aangepast, waarbij vaak verschillende partijen moeten worden geraadpleegd. Met een geautomatiseerde oplossing kunnen de versies moeiteloos worden beheerd en kan de contractbeoordeling worden vereenvoudigd, zodat het proces voor alle partijen transparant blijft.
Gemak voor vertegenwoordigers Verkoopvertegenwoordigers kunnen hun tijd het beste besteden aan het werven van nieuwe klanten. Vandaag de dag besteden ze echter veel te veel tijd aan de administratieve contractafhandeling, zoals het verkrijgen van handtekeningen en het officieel afronden van de verkoop. Een geautomatiseerde oplossing voor elektronische ondertekening kan vertegenwoordigers de vrijheid geven om hun werk doeltreffender uit te voeren. • Het ijzer smeden terwijl het heet is. Verkoopvertegenwoordigers hoeven geen tijd meer te verspillen aan het kopiëren, faxen en scannen van documenten; ze kunnen snel handelen om de koop te sluiten voordat de klant zijn belangstelling verliest. • Een productiever verkoopteam. Omdat de contracten zich in de cloud bevinden, kunnen verkoopvertegen woordigers de meest recente versie ophalen of een nieuw contract in gang zetten terwijl ze in de auto, in het vliegtuig of thuis zitten. • Relaties opbouwen. Met een oplossing voor elektronische ondertekening kunnen vertegenwoordigers de contracten overal vandaan laten ondertekenen, zodat zij hun tijd kunnen steken in het opbouwen van relaties in plaats van achter handtekeningen aan te zitten. • Integratie met andere verkooptoepassingen. Sommige oplossingen voor elektronische ondertekening zijn speciaal ontwikkeld met het oog op integratie met dezelfde systemen die vertegenwoordigers nu al dagelijks gebruiken, zoals Salesforce en Microsoft SharePoint. Door deze integraties kunnen herverwerking en gegevensinvoer tot een minimum worden beperkt, waardoor vertegenwoordigers meer tijd hebben om zich toe te leggen op het verkopen van hun producten.
Gemak voor klanten Klanten verwachten tegenwoordig dat de toepassingen die zij gebruiken eenvoudig en intuïtief zijn. Als zij het idee hebben dat het verkoopproces ingewikkeld is, zullen ze daarom snel afhaken en overstappen op een bedrijf waar het proces eenvoudiger is. Een geautomatiseerde oplossing voor elektronische ondertekening kan op dit punt de doorslag geven, doordat het mechanisme de snelheid, de eenvoud en de elegantie biedt die klanten verlangen van de bedrijven waarmee zij zakendoen. • Volledige vrijheid. Klanten zitten net zo krap in hun tijd als verkoopvertegenwoordigers. Zij willen dat het ondertekeningsproces aansluit bij de manier waarop zij nu al werken (op een mobiel apparaat, tablet of desktopcomputer), zonder dat zij documenten hoeven af te drukken, software hoeven te installeren, zich ergens hoeven aan te melden of zelfs maar een pen hoeven op te pakken. Met een oplossing voor elektronische ondertekening kunnen klanten overal hun handtekening zetten: thuis, op hun vakantieadres of in een vliegtuig op 10.000 kilometer hoogte. • Klantvriendelijkheid. De cloud geeft een vriendelijker gezicht aan iets wat sommige klanten een intimiderend proces vinden. Het ondertekenen van documenten is zo eenvoudig en intuïtief als het versturen van e-mail en klanten hebben er geen speciale training of software voor nodig. • Gelokaliseerde oplossing. Een oplossing voor elektronische ondertekening kan zelfs ondersteuning bieden voor meerdere talen, wat het voor klanten elders in de wereld gemakkelijker maakt om hun handtekening te zetten.
Rapport E-handtekeningen en verkoop
2
Slagvaardigheid: de organisatie wendbaarder maken De mogelijkheid om snel op veranderingen in te spelen, kan een organisatie maken of breken. Omdat voor een cloudoplossing voor elektronische ondertekening vrijwel geen IT-middelen hoeven te worden geïmplementeerd of te worden onderhouden, kan een dergelijke oplossing zowel de verkoopafdeling als de IT-afdeling slagvaardiger maken.
Snelle implementatie Een gehoste cloudoplossing voor elektronische ondertekening kan in een mum van tijd worden geïmplementeerd voor een beperkte groep of voor de gehele onderneming. • Sneller rendement. Voor verkoopvertegenwoordigers voelt de overstap van inkthandtekeningen naar elektronische handtekeningen als een logische stap, waardoor organisaties weinig weerstand zullen ondervinden bij de implementatie en invoering van de oplossing. De oplossing kan al vanaf de allereerste dag geld genereren. • Flexibele schaling. Het proces kan met één klant of groep klanten worden getest en vervolgens naar het volledige verkoopteam worden uitgerold.
Integratie met bestaande systemen Het proces voor verkoopcontracten kan niet met bestaande systemen worden geïntegreerd wanneer dat handmatig en offline verloopt. Een oplossing voor elektronische ondertekening ontsluit de waarde die in andere systemen verborgen ligt, zoals automatiseringssystemen voor CRM of verkoop, doordat contracten worden opgenomen in de systemen die verkoopvertegenwoordigers nu al gebruiken. • Hoger rendement uit eerdere CRM-investeringen. Door een eenvoudige integratie met de CRM-systemen die vertegenwoordigers nu al gebruiken, kunnen ze meer profijt uit die systemen halen. • Integratie met andere bestaande systemen. Een oplossing voor elektronische ondertekening met krachtige API’s kan eenvoudig worden geïntegreerd met de reeds aanwezige systemen en kan worden aangepast aan de bestaande werkstroom van de organisatie. • Meer rendement uit bewezen bedrijfsprocessen. Omdat voor een oplossing voor elektronische ondertekening maar weinig aanpassingen in de bestaande processen nodig zijn, is het eenvoudig en rendabel om het gebruik daarvan uit te breiden naar andere onderdelen van het bedrijf, zoals inkoop en PZ. • Meer klanteninzicht voor managers. Een oplossing voor elektronische ondertekening werpt licht op onderdelen van het contractproces die voorheen niet zichtbaar waren, waardoor managers de mogelijkheid hebben om tijdens elke stap de efficiency te maximaliseren.
Ongewijzigde voortzetting van bestaand proces Wanneer je pen en papier vervangt door e-handtekeningen, is dat het enige onderdeel dat je hoeft aan te passen. Alle andere onderdelen van het verkoopproces waarmee vertegenwoordigers en klanten al vertrouwd zijn, blijven gewoon ongewijzigd. Je hoeft evenmin de bedrijfsprocessen aan te passen die vóór en na de ondertekening plaatsvinden. • Geen ontwrichting van het verkoopproces. Verkoopvertegenwoordigers kunnen zich verzetten tegen alles wat hun werkwijze op zijn kop zet. E-handtekeningen maken hun werk echter gemakkelijker, omdat het ondertekenen van contracten een mobiel, snel proces wordt waarvoor geen training nodig is. • Geen verwarring voor klanten. Klanten voelen intuïtief het voordeel aan van een elektronische handtekening ten opzichte van een met de hand geplaatste handtekening. Het snellere ondertekeningsproces wekt bovendien de indruk dat de organisatie meer aandacht voor hun behoeften heeft, wat hun meer vertrouwen in de relatie geeft. • Voortbouwen op huidige verbeteringsinvesteringen. Het implementeren van een oplossing voor elektronische ondertekening is een eenvoudige manier om voort te bouwen op de huidige verbeteringsinvesteringen op het gebied van bijvoorbeeld levenscyclusbeheer voor contracten en documentopslag.
Rapport E-handtekeningen en verkoop
3
Vertrouwde partner: veilig zakendoen Het voor de hand liggende voordeel van een geautomatiseerd contractproces in de cloud is de reden waarom de verkoopcyclus wordt versneld en gestroomlijnd. De meeste IT-afdelingen zullen echter verrast zijn door de beveiliging die dit soort oplossingen biedt: ze krijgen de beveiliging die zij nodig hebben zonder dat daarvoor omvangrijke IT-investeringen hoeven te worden gedaan of ingewikkelde integraties met bestaande systemen hoeven plaats te vinden.
Veilige opslag van contracten in de cloud Omdat verkoopcontracten vertrouwelijke of gevoelige gegevens kunnen bevatten, is bescherming van elektronische contracten van essentieel belang. En hoewel IT-afdelingen documenten waarschijnlijk het liefste beveiligd op interne servers opslaan, komt de realiteit maar zelden overeen met dat ideaal. Tegenwoordig werken verkoopvertegenwoordigers hoogstwaarschijnlijk op twee manieren met contracten: ze werken met papieren contracten, die gevoelig zijn voor verlies of diefstal en geen controlespoor bieden; óf ze zetten contracten in een persoonlijke opslagmap in de cloud, vanwaaruit zij de documenten overal vandaan kunnen opvragen. Deze laatste methode maakt contracten echter gevoelig voor gegevensschending en voor verlies als het apparaat wordt gestolen of de vertegenwoordiger het apparaat kwijtraakt. Bij een oplossing voor elektronische ondertekening kunnen contracten worden bewaard in een beveiligde, online opslagplaats die overal vandaan toegankelijk is en eenvoudig te doorzoeken is. De documenttoegang is gebaseerd op wachtwoorden en machtigingen, en voor elk document wordt een controlespoor bijgehouden waaruit valt af te lezen wie het document heeft opgevraagd, alsook wanneer en hoe het is opgevraagd.
Conclusie: de verkoopafdeling kan sneller werken met een oplossing waar IT achter staat Verkooporganisaties zijn druk bezig de handmatige ondertekening te vervangen, omdat deze manier van werken niet meer aansluit bij de manier waarop klanten en werknemers willen werken. IT-afdelingen nemen voor het verkoopteam een belangrijke bron van ergernis weg door met behulp van PDF-software en geautomatiseerde voorzieningen voor elektronische ondertekening een complete werkstroom te creëren die niet alleen prettig is voor iedereen die contracten moet ondertekenen, maar ook in de behoeften van IT voorziet. Duizenden organisaties over de gehele wereld gebruiken inmiddels Adobe om de verkoopcyclus te verkorten en sneller transacties te sluiten. Met Adobe Acrobat wordt het volledige proces - van het maken en beoordelen van documenten tot en met samenwerking - gestroomlijnd, doordat alle terugkoppeling en goedkeuringen worden gecombineerd in één PDF-bestand. Met Adobe EchoSign worden de contracten vervolgens doorgesluisd naar het ondertekeningsproces, waarbij de contracten worden verzonden, ondertekend, gevolgd en gearchiveerd. Deze oplossingen zijn goedkoop, eenvoudig te implementeren, eenvoudig in het gebruik en al bij veel ondernemingen over de gehele wereld geïmplementeerd. De oplossingen van Adobe voor elektronische ondertekening zijn gebaseerd op strenge beveiligingsnormen waarin al miljoenen klanten hun vertrouwen hebben gevestigd sinds Adobe 30 jaar geleden is opgericht. Adobe heeft de PDF-standaard ontwikkeld en wordt alom gezien als leider op het gebied van beveiligde, betrouwbare documentwerkstromen. Adobe EchoSign biedt op dit moment: • Speciale servers op een ultramoderne locatie die voldoet aan de norm SSAE 16 Type II SOC 1 (de norm SSAE 16 vervangt de Statement on Auditing Standards SAS 70) • Back-up van alle documenten en gegevens, zowel onsite als offsite, op een externe locatie • Bewezen hoge mate van bedrijfstijd en beschikbaarheid. Een overzicht van de huidige servicestatus en de historische servicebeschikbaarheid is te vinden op http://trust.echosign.com. • Beveiligde HTTPS-versleuteling van al het websiteverkeer en gegevenstoegang op basis van 128-bits AES-versleuteling (Advanced Encryption Standard)
Rapport E-handtekeningen en verkoop
4
Controlelijst: beoordeling van een softwareoplossing voor e-handtekeningen Een oplossing voor elektronische ondertekening kan een grensverleggende oplossing zijn voor verkoopafdelingen, mits de oplossing de juiste mogelijkheden biedt. De ideale softwarematige oplossing voor elektronische ondertekening moet de volgende voorzieningen bieden:
Mogelijkheden voor versturen, volgen en beheren Vertegenwoordigers kunnen contracten met een paar snelle klikken uploaden, aanpassen en versturen. Het moet net zo eenvoudig zijn als e-mailen. Door middel van real-time contractvolging kunnen vertegenwoordigers precies zien wanneer de contracten zijn geopend, bekeken en ondertekend. Degenen die contracten in gang hebben gezet, kunnen een waarschuwing ontvangen als er iets gebeurt (of juist als er niets gebeurt). Verkoopvertegenwoordigers kunnen contracten presenteren en verzamelen, zelfs als ze offline zijn.
Integratie met bestaande systemen De oplossing kan worden geïntegreerd met de verkoop- en CRM-systemen die je vertegenwoordigers gebruiken. Alle integratiemogelijkheden zijn gereed voor gebruik en brengen weinig of geen handmatige werkzaamheden met zich mee. Het proces voor elektronische ondertekening is geautomatiseerd binnen het CRM-systeem. Klantgegevens en ondertekende contracten zijn toegankelijk vanuit het CRM-systeem.
Beveiligde opslag en toegang Documenten worden versleuteld opgeslagen in een beveiligde cloudomgeving die je vertrouwt. De toegang tot alle documenten is gebaseerd op beveiligde wachtwoorden en machtigingen. Documenten die in de cloud zijn opgeslagen, zijn moeiteloos doorzoekbaar. Vertegenwoordigers kunnen contracten die ten uitvoer zijn gebracht, altijd en overal en op elk apparaat opvragen. Voor elk document worden een controlespoor en een geschiedenis bijgehouden die eenvoudig kunnen worden ingezien. De identiteit van de ondertekenaars wordt op meerdere manieren geverifieerd, onder andere met een op kennis gebaseerde verificatiemethode waarvoor industriestandaard vragen worden gebruikt die uit openbare en commerciële databases worden opgehaald.
Klantbeleving Ontvangers kunnen contracten overal en op elk gewenst moment op elke smartphone, tablet of desktopcomputer elektronisch ondertekenen. Voor het eenvoudige en intuïtieve ondertekeningsproces hoeft geen software te worden geïnstalleerd en hoeven de partijen zich niet eerst ergens aan te melden. Alle partijen ontvangen automatisch een PDF-exemplaar van het ondertekende contract. Klanten kunnen hun handtekening zetten met software die ze al hebben, zoals de gratis Adobe Reader.
Meer informatie http://www.adobe.com/go/acrobatitinfo
Adobe Systems Incorporated 345 Park Avenue San Jose, CA 95110-2704 USA www.adobe.com, www.adobe.com/nl, www.adobe.com/be
Adobe and the Adobe logo are either registered trademarks or trademarks of Adobe Systems Incorporated in the United States and/or other countries. Java is a trademark or registered trademark of Oracle and/or its affiliates. All other trademarks are the property of their respective owners. © 2014 Adobe Systems Incorporated. All rights reserved. Printed in the Netherlands.
2/14
5
