STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) BAGIAN ADMINISTRASI UMUM DAN KEUANGAN
STANDARD OPERATING PROCEDURES (DIAGRAM ALIR) Kode: Penyusunan rencana program kerja keuangan Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi: Disetujui Oleh: Pelaksana: Pelaksana
No
Tahapan Kegiatan
1
Koordinasi dengan Staf Departemen Keuangan, SDM, dan Administrasi Umum, tentang rencana kegiatan
2
Menerima koordinasi dengan Staf Departemen Keuangan, SDM, dan Administrasi Umum, tentang rencana kegiatan
3
Membuat rencana kegiatan pada bagian keuangan sesuai arahan Staf Departemen Keuangan
4
Menjadwalkan rencana kegiatan yang harus dilakukan oleh pelaksana sub bagian yang ada di bagian Keuangan
Kepala Departemen Keuangan, SDM, dan Administrasi Umum
Staf Departemen Keuangan
□ □ □ □
Waktu Pelaksanaan
STANDARD OPERATING PROCEDURES (DIAGRAM ALIR) Kode: Penyusunan anggaran Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi: Disetujui Oleh: Pelaksana:
Pelaksana
No
Tahapan Kegiatan
1
Menyiapkan dokumen yang diperlukan dalam proses penyusunan anggaran
2
Koordinasi dengan Kepala Bagian Administrasi dalam proses penyusunan anggaran
3
Koordinasi dengan Kepala Departemen Keuangan, SDM, dan Administrasi Umum dalam proses penyusunan anggaran Mengusulkan rencana anggaran kepada Kepala Bagian Administrasi untuk ditindaklanjuti oleh pimpinan lembaga
4
Kepala Departemen Keuangan, SDM, dan Administrasi Umum
Staf Departemen Keuangan
□ □ □ □
Waktu Pelaksanaan
STANDARD OPERATING PROCEDURES (DIAGRAM ALIR) Kode: Pelaksanaan pertanggungjawaban keuangan dan aset kampus Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi: Disetujui Oleh: Pelaksana:
Pelaksana
No
Tahapan Kegiatan
1
Membuat konsep pengajuan usulan anggaran dan kebutuhan barang inventaris
2
Mengkoordinasikan konsep dengan Kepala Bagian Administrasi
3
Mengkoordinasikan konsep bersama Kepala Departemen Keuangan, SDM, dan Administrasi Umum
4
Konsep yang sudah disetujui Kepala Bagian Administrasi dikirim ke Wakil ketua
5
Menerima konsep dari Kepala Departemen Keuangan, SDM, dan Administrasi Umum
6
Mengawasi Pelaksana ketika melaksanakan kegiatan tentang pengelolaan urusan keuangan
7
Membantu Pelaksana dalam melaksanakan kegiatan pengelolaan urusan keuangan, terjadi kesulitan
Kepala Departemen Keuangan, SDM, dan Administrasi Umum
Staf Departemen Keuangan
Wakil ketua
□ □ □ □ □ □ □
Waktu Pelaksanaan
Pelaksana
No
8
Tahapan Kegiatan
Melakukan evaluasi atas kegiatan tentang pengelolaan urusan keuangan
Kepala Departemen Keuangan, SDM, dan Administrasi Umum
□
Staf Departemen Keuangan
Wakil ketua
Waktu Pelaksanaan
STANDARD OPERATING PROCEDURES (DIAGRAM ALIR) Kode: Pembuatan daftar penerimaan honorarium, uang saku, transport kegiatan berdasarkan DIPA Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi: Disetujui Oleh: Pelaksana:
Pelaksana No
Tahapan Kegiatan
1
Melihat hasil Scan Finger dan pembuat daftar gaji
2
Menghitung kehadiran masing-masing pegawai
3
Menentukan besar honor pegawai sesuai ketentuan yang berlaku
4
Menentukan besar honor pegawai sesuai ketentuan yang berlaku
5
Mendistribusikan honor, uang saku dan uang transport kepada pegawai
6
Menerima pendistribusian honor, uang saku dan uang tranpor dari Staf Departemen Keuangan
Staf Departeme n Keuangan
Pegawai -
□ □ □ □ □ □
Waktu Pelaksanaan
STANDARD OPERATING PROCEDURES (DIAGRAM ALIR) Kode: Pembuatan daftar penerimaan uang transport dan kelebihan jam kerja Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi: Disetujui Oleh: Pelaksana:
Pelaksana No
Tahapan Kegiatan
Staf Departemen Keuangan
1
Meminta kepada pegawai bukti-bukti kegiatan, seperti tiket perjalanan dinas, kwitansi, dan bukti-bukti lainnya yang sah
□
2
Memberikan bukti-bukti kegiatan, seperti tiket perjalanan dinas, kwitansi, dan bukti-bukti lainnya yang sah kepada Staf Departemen Keuangan Membuatkan bukti perjalanan dinas dan menghitung nominalnya
3
4
Mengusulkan pencairan dana ke bendahara
5
Memproses pengajuan pencairan dana
6
Mencairkan dana dan menyerahkannya kepada pegawai yang bersangkutan
7
Menerima pencairan dana
Pegawai -
Waktu Pelaksanaan Bendahara
□ □ □ □ □ □
STANDARD OPERATING PROCEDURES (INSTRUKSI KERJA) Kode: Membantu pelaksanaan kegiatan bendahara TanggalPembuatan Tanggal Revisi: Disetujui Oleh: Pelaksana:
Pelaksana No
Tahapan Kegiatan
Staf Departemen Keuangan
1
Membantu Kepala Departemen Kauangan dalam mengambil SP2D
2
Membantu Kepala Departemen Kauangan dalam memberikan honor kepada pegawai
□ □
Pegawai -
Waktu Pelaksanaan Bendahara
STANDARD OPERATING PROCEDURES (DIAGRAM ALIR) Kode: Pembuatan laporan kegiatan keuangan Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi: Disetujui Oleh: Pelaksana:
Pelaksana No
Tahapan Kegiatan
1
Mengidentifikasi laporan kegiatan keuangan
2
Koordinasi dengan Bendahara dan Kepala Sub Bagian Kepegawaian dan keuangan dalam pembuatan laporan kegiatan keuangan Koordinasi dengan Staf Departemen Keuangan
3
4
Menyusun laporan kegiatan keuangan
5
Menyerahkan laporan kegiatan keuangan kepada Bendahara untuk ditindaklanjuti
6
Menerima laporan kegiatan keuangan dari Staf Departemen Keuangan
Staf Departemen Keuangan
Waktu Pelaksanaan
Kasubag Keuangan dan Kepegawaian
Bendahara
□
□
□ □ □ □ □
STANDARD OPERATING PROCEDURES (DIAGRAM ALIR) Kode: Pelaksanaan tugas pada sub akademik dan kemahasiswaan Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi: Disetujui Oleh: Pelaksana:
Pelaksana No
Tahapan Kegiatan
Staf Akademik
1
Mengarahkan pelaksanaan kegiatan kepada Pelaksana Sub Bagian Registrasi, Pelaksana Sub Bagian Administrasi Pendidikan, Pelaksana Sub Bagian Kemahasiswaan Menerima arahan Staf Akademik dalam Mengarahkan pelaksanaan kegiatan
□
Mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan kepada Pelaksana Sub Bagian Registrasi, Pelaksana Sub Bagian Administrasi Pendidikan, Pelaksana Sub Bagian Kemahasiswaan Menerima arahan Staf Akademik dalam Mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan kepada
□
Mengawasi pelaksanaan kegiatan kepada Pelaksana Sub Bagian Registrasi, Pelaksana Sub Bagian Administrasi Pendidikan, Pelaksana Sub Bagian Kemahasiswaan Menerima arahan Staf Akademik dalam mengawasi pelaksanaan kegiatan
□
2
3
4
5
6
Kepala Departemen Keuangan
Pelaksana
□ □ □
Waktu Pelaksanaa n
STANDARD OPERATING PROCEDURES (DIAGRAM ALIR) Kode: Penyusunan dan penjadwalan rencana kegiatan Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi: Disetujui Oleh: Pelaksana:
Waktu Pelaksanaa n
Pelaksana No
Tahapan Kegiatan
Staf Akademik
1
Koordinasi dengan Departemen Keuangan rencana kegiatan
2
Menerima koordinasi Staf Akademik tentang rencana kegiatan
3
Membuat rencana kegiatan pada bagian akademik dan kemahasiswaan sesuai arahan Kepala Departemen Keuangan Menjadwalkan rencana kegiatan yang harus dilakukan oleh pelaksana sub bagian yang ada di bagian akademik dan kemahasiswaan
4
Kepala tentang
Kepala Departemen Keuangan
□ □ □ □
STANDARD OPERATING PROCEDURES (DIAGRAM ALIR) Pembagian tugas tanggung jawab dan kegiatan pada Staf Kode: Akademik Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi: Disetujui Oleh: Pelaksana:
Pelaksana No
Tahapan Kegiatan
Staf Akademik
1
Mendistribusikan tugas tanggung jawab dan kegiatan kepada Pelaksana sub akademik dan kemahasiswaan Menerima pendistribusian tugas dari Staf Akademik
□
Mengarahkan pelaksanaan tugas tanggung jawab dan kegiatan kepada Pelaksana sub akademik dan kemahasiswaan Menerima arahan Staf Akademik dalam Mengarahkan pelaksanaan tugas
□
2
3
4
Kepala Departemen Keuangan
Pelaksana
□ □
Waktu Pelaksanaa n
STANDARD OPERATING PROCEDURES (DIAGRAM ALIR) Pemantauan pelaksanaan tugas-tugas para pegawai pada Kode: sub bagian akademik dan kepegawaian Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi: Disetujui Oleh: Pelaksana:
Waktu Pelaksanaa n
Pelaksana No
Tahapan Kegiatan Staf Akademik
1
Memeriksa pelaksanaan tugas para pegawai pada sub bagian akademik dan kepegawaian
2
Menerima pelaksanaan tugas dari Staf Akademik
3
Memantau pelaksanan tugas para pegawai pada sub bagian akademik dan kepegawaian
4
Memberi arahan secara langsung kepada para pegawai pada sub bagian akademik dan kepegawaian tentang pelaksanaan tugas Menerima arahan dari Staf Akademik tentang pelaksanaan tugas
5
Pelaksana
□ □ □ □ □
STANDARD OPERATING PROCEDURES (DIAGRAM ALIR) Kode: Pengadaan rapat koordinasi dengan para pegawai Staf Akademik Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi: Disetujui Oleh: Pelaksana:
Waktu Pelaksanaa n
Pelaksana No
Tahapan Kegiatan
1
Mengumpulkan para pegawai Staf Akademik
2
Mengadakan rapat koordinasi dengan para pegawai Staf Akademik
3
Rapat koordinasi Akademik
4
Mengkonsultasikan pelaksanaan tugas kepada para pegawai Staf Akademik agar mendapatkan kesepakatan dalam pelaksanaan tugas Mengkonsultasikan pelaksanaan tugas kepada Staf Akademik agar mendapatkan kesepakatan dalam pelaksanaan tugas
Staf Akademik
5
dengan
Pelaksana
□ □
Staf
□ □ □
STANDARD OPERATING PROCEDURES (DIAGRAM ALIR) Kode: Pelaporan seluruh pelaksanaan tugas kepada Kepala Departemen Keuangan Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi: Disetujui Oleh: Pelaksana:
Waktu Pelaksanaa n
Pelaksana No
Tahapan Kegiatan
1
Menginventarisasi laporan
2
mengidentifikasi laporan
3
menyerahkan laporan seluruh pelaksanaan tugas kepada Kepala Departemen Keuangan
4
Menerima laporan dari Staf Akademik tentang pelaksanaan tugas
Staf Akademik
Kepala Departemen Keuangan
□ □ □ □
STANDARD OPERATING PROCEDURES (DIAGRAM ALIR) Kode: Penyusunan rencana program kerja kepegawaian Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi: Disetujui Oleh: Pelaksana:
Pelaksana No
Tahapan Kegiatan
1
Koordinasi dengan Pelaksana Bagian Personalia tentang rencana kegiatan
2
Menerima koordinasi dengan Pelaksana Bagian Personalia tentang rencana kegiatan
3
Membuat rencana kegiatan pada bagian personalia sesuai arahan Pelaksana Bagian Personalia
4
Menjadwalkan rencana kegiatan yang harus dilakukan oleh pelaksana sub bagian yang ada di bagian Staf Personalia
Staf Personalia
Pelaksana Bagian Personalia
□ □ □ □
Waktu Pelaksanaan
STANDARD OPERATING PROCEDURES (DIAGRAM ALIR) Kode: Pemrosesan Mutasi pegawai Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi: Disetujui Oleh: Pelaksana:
Pelaksana
No
Tahapan Kegiatan
1
a. Memberi tugas kepada Pelaksana bagian kepgawaian untuk melaksanakan kegiatan pemrosesan mutasi pegawai, dengan langkah-langkah sebagai berikut: 1. Memberitahukan kepada pegawai yang akan naik pangkat 2. Menerima berkas persyaratan untuk kenaikan pangkat 3. Membuat surat pengantar pengiriman berkas 4. Mengirimkan berkas ke bagian kepegawaian PAU 5. Mengecek proses SK kenaikan pangkat
2
Menerima tugas dan arahan dari Staf Personalia
3
Mengawasi staf ketika melaksanakan kegiatan pemrosesan mutasi pegawai
4
Membantu staf dalam melaksanakan kegiatan pemrosesan mutasi pegawai, terjadi kesulitan
Staf Personalia
Pelaksana Bagian Personalia
□
□ □ □
Waktu Pelaksanaan
STANDARD OPERATING PROCEDURES (DIAGRAM ALIR) Kode: Pelaksanaan administrasi kepegawaian Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi: Disetujui Oleh: Pelaksana:
Pelaksana
No
Tahapan Kegiatan
1
Mengarahkan Pelaksana untuk melaksanakan Administrasi Kepegawaian sejak seseorang diangkat sebagai Calon Pegawai Negeri sipil sampai pada akhirnya ia diberhentikan karena mencapai batas usia pensiun atau karena sebab-sebab lainnya Menerima arahan dari Staf Personalia dalam melaksanakan Administrasi Kepegawaian sejak seseorang diangkat sebagai Calon Pegawai Negeri sipil sampai pada akhirnya ia diberhentikan karena mencapai batas usia pensiun atau karena sebab-sebab lainnya Melaksanakan tugas berdasarkan tugas pokok dan pungsi sebagai pedoman kerja
2
3
4
Mendistribusikan tugas kepada bawahan sesuai bidang tugas agar pekerjaan terbagi habis
5
Memberikan petunjuk pelaksana tugas kepada bawahan untuk kelancaran pelaksanaan tugas
Staf Personalia
Pelaksana Bagian Personalia
□ □ □ □ □
Waktu Pelaksanaan Kepala Departemen Keuangan, SDM, dan Administrasi Umum
Pelaksana
No
Tahapan Kegiatan
6
Memeriksa hasil kegiatan pelaksanaan tugas bawahan sesuai prosedur yang berlaku agar terhindar dari kesalahan Mengevaluasi pelaksanaan pekerjaan bawahan agar diperoleh kerja yang benar dan akurat Mengarahkan dan mengendalikan Pelaksana untuk membuat laporan pelaksanaan kegiatan sebagai pertanggungjawaban Melaporkan pelaksanaan administrasi kepegawaian kepada Kepala Bagian Administrasi
7
8
9
Menerima laporan pelaksanaan administrasi kepegawaian dari Staf Personalia
Staf Personalia
Pelaksana Bagian Personalia
Waktu Pelaksanaan Kepala Departemen Keuangan, SDM, dan Administrasi Umum
□ □ □ □
