PENGADILAN AGAMA PURWOKERTO. Standard Operating Procedure ( SOP ) ADMINISTRASI UMUM

PENGADILAN AGAMA PURWOKERTO Standard Operating Procedure ( SOP ) ADMINISTRASI UMUM Nomor SOP : W11-A22/ 438 /OT.01.1/I/2015 Tgl.ditetapkan : 17 Pebruari 2015

Revisi tanggal : Halaman : 1 dari 9 halaman

1. PROSEDUR SURAT MASUK No

Uraian Keguatan

Penanggung Jawab

Waktu pelaksanaan

output

1.

Setiap surat masuk diterima dan dibuka serta disortir oleh petugas pelayanan surat untuk selanjutnya diagendakan dan melampirkan lembar disposisi diteruskan kepada Kaur Umum;

Pengelola surat dan Kaur Umum

15 menit

Surat masuk yang telah dilampiri lembar disposisi

2.

Berdasarkan surat masuk yang telah diterima, Kaur Umum memberi disposisi untuk kemudian ditindak lanjutkan bagian yang terkait dengan perihal surat;


15 menit

Surat masuk yang telah didisposisi

3.

Petugas pelayanan surat mendidtribusikan surat masuk sesuai dengan disposisi kemudian diteruskan ke Wakil Sekretaris selanjutnya diteruskan ke Panitera/Sekretaris


15 menit


4.

Setelah didisposisi oleh Panitera/ Sekretaris kemudian diteruskan ke Ketua


15 menit


5.

Surat masuk ditindak lanjuti diselesaikan oleh pengelola yang terkait sesuai dengan disposisi surat untuk selanjutnya surat diarsipkan ke dalam file arsip pengolah


30 menit

Surat masuk yang telah ditindaklanju ti dan diselesaikan

Penanggung Jawab

Waktu pelaksanaan

Output

Wakil Sekretaris

30 menit

Instruksi disposisi surat keluar , konsep surat keluar

Kaur Umum

30 menit

Konsep keluar

2. PROSEDUR SURAT KELUAR

No 1.

2.

Uraian Keguatan Wakil Sekretaris mengintruksikan dan/mendisposisi surat masuk kepada Kaur terkait untuk membuat/ membalas surat kepada pihak yang dituju; Konsep surat keluar yang telah diselesaikan/ditindaklanjuti oleh Kaur yang terkait selanjutnya diserahkan kepada petugas pengolah surat;

surat

1

PENGADILAN AGAMA PURWOKERTO Standard Operating Procedure ( SOP ) ADMINISTRASI UMUM Nomor SOP : W11-A22/ 438/OT.01.1/I/2015 Tgl.ditetapkan : 17 Pebruari 2015

Revisi tanggal : Halaman : 2 dari 9 halamn

3.

Petugas pengolah surat mneruskan konsep surat masuk untuk mendapatkan persetujuan Kaur Umum yang telah diparaf;

Pengolah surat

15 menit

Konsep surat keluar yang telah disetujui;

4.

Konsep surat diteruskan oleh petugas pengolah surat ke masing-masing Pejabat untuk dijadikan draf surat keluar;

Kaur Umum

30 menit

Draf surat keluar berikut kelengka pannya;

5.

Draf surat yang telah disetujui selanjutnya disampaikan kepada petugas pengolah surat untuk dilengkapi kelengkapannya;

Ketua/Panitera Sekretaris

120 menit

Draf surat keluar yang telah ditanda tangani;

6.

Pejabat yang berwenang menan Ketua dan datangani draf surat keluar terhadap Panitera/Sekretaris surat yang telah ditandatangani Pejabat, pelaksana pengolah surat mengagendakan surat dengan memberi nomor urut, kode surat dan membubuhkan cap dinas serta mencatatnya ke dalam surat;

30 menit

Surat dalam amplop siap untuk dikirim;

7.

Surat yang siap dikirim diteruskan ke pengirim surat, Petugas pengirim surat mengekpedisi dan mengirimkan surat dan mendistribusikan surat keluar sesuai dengan tujuan surat;

60 menit

Surat keluar telah terkirim ke alamat yang dituju;

Pengelola surat

A. PENATAUSAHAAN SARANA DAN PRASARANA KANTOR I.

No

PROSEDUR BELANJA KEPERLUAN SEHARI-HARI PERKANTORAN

Uraian Keguatan

Penanggung Jawab

Waktu pelaksanaan

1.

Penetapan petugas pengelola barang kebutuhan sehari-hari perkantoran ( Barang persediaan )

Kaur Umum

5 menit

2.

Pengelola melakukan pencacatan kebutuhan sehari-hari perkantoran ( barang persediaan yang akan di butuhkan )

Operator Aplikasi Persediaan

5 menit

Output

2

PENGADILAN AGAMA PURWOKERTO Standard Operating Procedure ( SOP ) ADMINISTRASI UMUM Nomor SOP : W11-A22438/OT.01.1/I/2015 Tgl.ditetapkan : 17 Pebruari 2015 3.


Petugas pengelola barang persediaan menginput data ke dalam aplikasi persediaan dan selanjutnya mela kukan rekonsilasi dengan pengelola aplilasi Sistim Informasi Akuntasi Barang Milik Negara ( SIMAK BMN ) minimal 2 (dua) kali setahun; Petugas pengelola barang persediaan mendistribusikan kepada masingmasing bagian atau pegawai sesuai dengan tingkat kebutuhan (permintaan);


10 menit


10 menit

5.

Petugas pengelola barang persediaan melakukan opname fisik barang persediaan minimal 2 (dua) kali setahun;


5 menit

6.

Petugas menyampaikan laporan hasil opname fisik barang persediaan;


7 menit

4.

II.

PROSEDUR PENGINPUTAN BARANG INVENTARIS ( BMN )

No

Penanggung Jawab

Waktu pelaksanaan

Kaur Umum

5 menit

kepada

Pejabat penerima barang

5 menit

Uraian Keguatan

1.

Membuat daftar rancangan kebutuhan barang inventaris kantor/Barang Milik Negara;

2.

Daftar tersebut diajukan Pimpinan secara berjenjang;

3.

Pejabat barang pejabat dengan barang;

Penerima Barang menerima dari panitia pengadaan atau pengadaan yang dilengkapi berita acara serah terima

Pejabat penerima barang

5 menit

4.

Daftar barang yang telah diterima diserahkan kepada petugas aplikasi SIMAK BMN;

Operator aplikasi

5 menit

5.

Petugas aplikasi SIMAK BMN menginput data pengadaan dalam aplikasi SIMAK BMN,

Operator aplikasi

5 menit

Output

3

PENGADILAN AGAMA PURWOKERTO Standard Operating Procedure ( SOP ) ADMINISTRASI UMUM Nomor SOP : W11-A22/438/OT.01.1/I/2015 Tgl.ditetapkan : 17 Pebruari 2015


6.

Kemudian petugas aplikasi SIMAK BMN melakukan rekonsilasi kepada petugas pengelola Aplikasi SAKPA setiap bulannya;

Operator aplikasi

7.

Selanjutnya pengelola SIMAK BMN melakukan rekonsilasi dengan Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan Lelang ( KPKNL ) minimL 2 (dua) kali setahun;

Operator aplikasi

8..

Petugas pengelola SIMAK BMN menyampaikan laporan Barang Milik Negara kepada Koordinator Wilayah minimal 2 (dua) kali setahun;

Operator aplikasi

III PROSEDUR PELAPORAN SIMAK BMN A. REKONSILASI INTERNAL

No

Uraian Keguatan

Penanggung Jawab

Waktu pelaksanaan

Output

Berita Acara rekon internal setiap bulan;

1.

Mengirimkan Arsip Data Komputer ( ADK ) Persediaan ke SIMAK BMN;

Operator Rekonsiliasi

5 menit

2.

Petugas aplikasi mengakses doku men-dokumen laporan berdasarkan pengklasifikasian dalam neraca meliputi ; persediaan asset tetap ( tanah, gedung dan bangunan, peralatan dan mesin, jalan, irigasi dan jaringan, asset tetap lainnya, konstruksi dalam pengerjaan, asset lainnya ( asset tidak berwujud );

Operator SIMAK BMN

5 menit

3.

Petugas aplikasi mencetak dokumen dan kemudian diserahkan kepada pimpinan untuk diperiksa lebih lanjut;

Operator SIMAK BMN

5 menit

4.

Mengirimkan ADK SIMAK BMN ke Sistim Akuntasi Keuangan Pemerintah ( SAKPA ); Jika data-data tersebut sudah cocok kemudian diterbitkan Berita Acara Rekonsiliasi Internal;

Operator SIMAK BMN

5 menit

Operator SIMAK BMN

5 menit

5.

4



B. REKONSILIASI DENGAN KPKNL

No

Uraian Keguatan

Penanggung Jawab

Waktu pelaksanaan

Output

Berita Acara Rekonsiliasi Semester I dan II

1.

Mengirimkan laporan yang berupa ADK , beckup data SIMAK BMN , pengiriman dari SIMAK BMN (Saldo Tahun Lalu ) Transaksi Tahun Berjalan, transaksi semester) pengiriman dari aplikasi SAKPA, Print out laporan yang berupa Laporan Barang Kuasa Pengguna (Persediaan, Intrakomptabel , Ekstrakomptabel, Gabungan, Kons truksi Dalam Pengerjaan, Aset Tak Berwujud, Barang Bersejarah, Neraca BMN, Catatan Ringkas BMN) Lampiran LBKP ( BAR Internal UAKPA dan UAKPB, Realisasi Anggaran Kuasa Pengguna Barang, Dokumen Pengelolaan BMN ) yang telah diperiksa dan ditandatangani oleh Pejabat Kuasa Pengguna Barang;

Operator Aplikasi

60 menit

2.

Setelah dilakukan rekonsiliasi dengan KPKNL dan hasil pemutakhiran data dituangkan dalam Berita Acara Pemutakhiran Data dan Rekonsiliasi Data BMN yang diterbitkan oleh KPKNL, petugas aplikasi mengirimkan laporan tersebut kepada Korwil dengan laporan yang sama;

Operator Aplikasi

5 menit

3. PROSEDUR PENGELOLAAN PERPUSTAKAAN

No

Uraian Keguatan

1.

Menerima Bahan Pustaka 1. Mendaftar semua bahan pustaka ke dalam buku induk perpustakaan; 2. Membubuhi stempel instansi pada halaman judul, halaman terakhir dan halaman rahasia;

Penanggung Jawab Pengelola Perpustakaan

Waktu pelaksanaan

Output

Bahan Pustaka 5 menit 2 menit

5


No

2. 3.

Uraian Keguatan 3. Membubuhi stempel dan mengisi inventarisasi dibalik judul yang tidak ada tulisan atau gambar; 4. Membuat kartu buku dan kantong buku serta menempelkan pada setiap buku; 5. Memberi nomor klasifikasi; 6. Memberi lebel buku; 7. Menata dalam rak perpustakaan Melayani tamu yang berkunjung ke perpustakaan; Melayani para peminjam buku 1. Mencarikan buku yang dibutuhkan 2. Mencatat dalam buku pinjaman; 3. Mencatat dalam kartu buku dan menyimpan kartu buku; 4. Menyerahkan buku kepada peminjam;

Revisi tanggal : Halaman : 6 dari 9 halamn Penanggung Jawab

Waktu pelaksanaan

Output

Pengelola Perpustakaan

2 menit

Bahan Pustaka

10 menit

Kaur Umum Pengelola Perpustakaan

5 menit 10 menit 15-30 menit 15 menit

10 menit 5 menit 2 menit

Layanan informasi

Buku Pustaka

1 menit

4. PROSEDUR PERAWATAN BARANG INVENTARIS BERUPA KENDARAAN DINAS

No

Uraian Keguatan

1.

Membuat rencana pemeliharaan barang inventaris berupa kendaraan dinas yang akan diperbaiki; Mengajukan rencana pemeliharaan ke Wakil Sekretaris

2.

3.

4.

5.

6.

Setelah disetujui dan ditanda tangani oleh Wakil Sekretaris kemudian diteruskan kepada Panitera/Sekretaris; Permohonan rencana pemeliharaan disetujui dan ditanda tangani oleh Panitera/Sekretaris; Petugas membawa kendaraan dinas ke tempat service untuk diper baiki/diservis; Petugas melaporkan hasil pekerjaan kepada Kaur Umum. Kemudian disampaikan kepada Kaur Keuangan / Bendahara;

Penanggung Jawab

Waktu pelaksanaan

Output

Kaur Umum

1 jam

Inventarisasi keru sakan kendaraan

15 menit

Persetujuan invent tarisasi kerusakan kendaraan Persetujuan invent tarisasi kerusakan kendaraan Telah disetujui/ ditandatangani ren cana permohonan; Telah diservis

15 menit

15 menit

2880 menit

15 menit

Terpeliharanya kendaraan dinas;

6


5.

No

PROSEDUR PENGADAAN BARANG DAN JASA

Uraian Keguatan

I

Rencana Umum umumkan di LPSE

1.

KPA memerintahkan kepada PPK untuk membuat perencanaan PBJ sesuai dana DIPA PPK menetapkan PBJ berupa spesifikasi, rancangan kontrak dan HPS PPK mengajukan spesifikasi dan HPS ke KPA untuk dimintakan persetujuan; PPK memerintahkan kepada ULP / Pejabat pengadaan untuk melakukan proses PBJ Pejabat Penerima hasil pekerjaan menyerahkan hasil pekerjaan kepada PPK untuk diserahkan ke KPA Kemudian pejabat penerima hasil pekerjaan kepada PPK untuk diserahkan ke KPA Bendahara Pengeluaran melakukan proses pembayaran/pencairan pengadaan barang dan jasa setelah disetujui KPA

2.

3.

4.

5.

6.

7.

6.

Pengadaan,

di

Uraian Keguatan

1.

Membuat rencana pemeliharaan barang inventaris berupa kendaraan dinas yang akan diperbaiki; Mengajukan rencana pemeliharaan ke Wakil Sekretaris;

3.

4.

Penanggung Jawab

Waktu pelaksanaan

Output

Ketua Pengadilan Agama Purwokerto

5 menit

Pengumuman

1440 menit

Usulan rencana BJ

1440 menit

21.600 menit

Penetapan Rencana BJ SPPBJ SPK/Kontrak

8.640 menit

Barang Jasa

1.440 menit

Barang Jasa

1.440 menit

SP2D

1.440 menit

PROSEDUR PERAWATAN BARANG INVENTARIS BERUPA KENDARAAN DINAS

No

2.


Setelah disetujui dan ditandatangani oleh Wakil Sekretaris kemudian diteruskan kepada Panitera/Sekretaris; Permohonan rencana pemeliharaan disetujui dan ditandatangani oleh

Penanggung Jawab

Waktu pelaksanaan

Output

Kaur Umum

1 jam

Inventarisasi kerusakan kendaraan Persetujuan inven tarisasi kerusakan kendaraan Persetujuan inven tarisasi kerusakan kendaraan Telah disetujui /ditanda tangani

15 m3nit

15 menit

15 menit

7



Panitera/Sekretaris; 5.

6.

Petugas membawa kendaraan dinas ke tempat service untuk diper baiki/disservice; Petugas melaporkan hasil pekerjaan kepada Kaur Umum, kemudian disampaikan kepada Kaur Keuangan / Bendahara;

2.880 menit

15 menit

Rencana permohonan Telah disservice

Terpeliharanya kendaraan dinas

7. PROSEDUR PENGHAPUSAN BMN Penanggung Jawab

Waktu pelaksanaan

Output

No

Uraian Keguatan

1.

Petugas barang melakukan opname fisik barang tiap triwulan untuk menginventarisis barang yang sudah rusak berat; Melaporkan hasil opname fisik barang rusak, membuat usulan SK Panitia Penghapusan barang; Panitia Penghapusan melakukan penelitian barang yang akan dihapus dan Ketua PA mengajukan pengusulan penghapusan ke PTA; SK penghapusan dari BUA MARI

4320 menit

Rekap barang RB, RR

2880 menit

RB,RR SK Panitia Penghapusan

SK penghapusan dari BUA MARI diteruskan ke KPKNL untuk permohonan penjualan secara lelang; Pembuatan Berita Serah Terima Barang; Penghapusan barang dari inventaris Aplikasi SIMAK BMN.

23040 menit

2.

3.

4. 5.

6. 7.

Rekomendasi penghapusan

SK Penghapusa MARI Risalah lelang

20160 menit 4320 m3nit

Daftar barang yang dihapus

Waktu pelaksanaan

Output

60 menit

SPK Penetapan telah diterima oleh tenaga honorer

8. PROSEDUR KEBERSIHAN LINGKUNGAN

No

Uraian Keguatan

1.

Telah selesainya penetapan tenaga honorer sesuai pengadaan BJP maka diterbitkan SPK petugas kebersihan kantor yang selanjutnya diteruskan kepada Kaur Umum;

Penanggung Jawab

8

PENGADILAN AGAMA PURWOKERTO Standard Operating Procedure ( SOP ) ADMINISTRASI UMUM Nomor SOP : W11-A22/ 438/OT.01.1/I/2015 Tgl.ditetapkan : 17 Pebruari 2015


2.

Pengarahan tindak lanjut tentang penugasan kepada petugas kebersihan lingkungan kantor;

60 menit

3.

Petugas pelayanan kebersihan lingkungan kantor melakukan tugas membersihkan gedung dan ruang kerja, serta halaman kantor; Petugas melaporkan tugas yang telah dilaksanakan kepada Kaur Umum;

240 menit

Kaur Umum melaporkan pelaksanaan tugas kebersihan kepada atasan;

15 menit

4.

5.

9.

No

15 menit

PROSEDUR KEAMANAN KANTOR

Uraian Keguatan

Penanggung Jawab

Waktu pelaksanaan

Output

Kaur Umum

60 menit

SK Penetapan Petugas Keamanan kantor Pemahaman petu gas tentang tang gungjawab dan tugas pokoknya Keamanan terjaga

1.

Penetapan petugas keamanan kantor

2.

Pengarahan tindak lanjut tentang penugasan kepada petugas kebersihan lingkungan kantor

60 menit

3.

Petugas keamanan kantor melaksanakan keamanan kantor dengan menggunakan shift waktu yang sesuai dengan jadwal Penjaga keamanan kantor melaporkan hasil kerjanya selama menjaga keamanan kantor kepada Kaur Umum Penjaga keamanan kantor melaporkan hasil keamanan

480 menit

4.

5.

Pemahaman petugas tentang tanggungjawab dan tugas pokoknya Tercapainya lingkungan kantor yang bersih dan nyaman Terselenggaranya kebersihan lingkungan kantor Terselenggaranya kebersihan lingkungan kantor

45 menit

Sesuai hari kerja

Terpenuhinya keamanan kantor Terselenggaranya keamanan lingku ngan kantor

Purwokerto, 17 Pebruari 2015 Ketua ttd Drs. H. SYAFI’UDDIN, SH. MH. NIP. 195806081987031006

9

PENGADILAN AGAMA PURWOKERTO. Standard Operating Procedure ( SOP ) ADMINISTRASI UMUM

Recommend Documents