VERGADERDATUM
AFDELING
25 november 2013
Directie/Bedrijfsbureau
S T U K D AT U M
NAAM ST ELL ER
Jet Lepage / Richard van Hussel
ALGEMEEN BESTUUR
ONDERWERP
Huisvesting 2015 AAN
Algemeen Bestuur Agendapunt 6 VAN
DIRECTIE AFSCHRIFT
Voorstel In te stemmen met a. een maximaal investeringkrediet ad € 2.2 miljoen ten behoeve van deze huisvesting. b. de projectstructuur en het bestuurlijke stuurgroeplid samen met de directeur van GBLT machtiging te verlenen voor het aangaan van verplichtingen die onderdeel uitmaken van dit traject en onder het investeringskrediet. c. het voorstel dat de heer V. Doorn als afgevaardigde namens het bestuur zitting neemt in de stuurgroep. Toelichting Op 10 juli 2013 heeft u ingestemd met de volgende beslispunten. 1. In te stemmen met de keuze om de organisatie van GBLT uiterlijk per 1-1-2015 te huisvesten op de 5e en 6e verdieping van het pand Lübeckplein 2 te Zwolle en verdere uitvoering van de contractering en verhuizing ter hand te nemen en tevens 2. het algemeen bestuur van GBLT zo spoedig mogelijk te informeren over de financiële consequenties van de verhuizing naar de nieuwe locatie. Met deze notitie geven wij invulling aan uw besluit onder punt 2. In deze notitie willen wij u meenemen in de managementfilosofie die de directie voorstaat ten aanzien van de nieuwe huisvesting van GBLT met ingang van 1-12015. Uiteraard worden de financiële consequenties en de dekking belicht en wordt ingegaan op de projectstructuur waarin de nieuwe huisvesting zal worden gerealiseerd. Management filosofie en visie op bedrijfsvoering GBLT staat een moderne huishouding voor, daarmee heeft het als doel de medewerkers optimaal te faciliteren om daarmee haar doelstellingen te realiseren. Ondanks de steeds verdergaande digitalisering en automatisering blijven mensen het kapitaal van een organisatie. Dit betekent dat een goed geoutilleerde huisvesting inclusief de hierbij passende technieken zeer belangrijk is. Elementen van het INK ontwikkelmodel, Lean management, Resultaatgericht werken, Klantgericht werken en Het Nieuwe Werken spelen daarin een grote rol. Door een combinatie te maken van deze modellen ontstaat een modern werkconcept dat als een ‘maatpak’ past bij GBLT. Om verwarring en definitiekwesties te voorkomen wordt vanaf nu daarom gesproken over het werken volgens GBLT NeXt. Dit bevat derhalve elementen van de eerder genoemde en vaak gebruikte management technieken. Uiteindelijk moet dit leiden tot werken volgens GBLT NeXt; Het Slimmer werken 2.15. De term Slimmer Werken volgens GBLT NeXt is daarbij passend omdat er morgen anders gewerkt wordt dan vandaag, er zal continu gezocht worden naar verbeteringen om de bedrijfsvoering te optimaliseren. Een proces dat nooit stopt, we zullen altijd op zoek zijn naar de NeXt step.
Het is duidelijk dat een adequate huisvesting en de hierbij behorende technische voorzieningen van hoog niveau moet zijn. Daarom wil GBLT hierin ook investeren. Wel wordt hierbij in acht genomen dat één van de bestaansredenen is het tegen zo laag mogelijke kosten uitvoeren van haar taken. Een huisvesting met veel luxe en ‘gouden kranen’ is dan ook niet passend. De project- en stuurgroep Huisvesting 2015 (zie hierna) zullen er dan op toezien dat zoveel mogelijk bestaande middelen worden hergebruikt, er steeds kosten ten opzichte van de toegevoegde waarde voor de organisatie worden gewogen. De kosten De gemeente Zwolle is vanaf 2011 actief in het onderzoeken van het optimaliseren van haar huisvesting. Hiervoor heeft men expertise ingeschakeld bij http://www.draaijerpartners.nl/ en http://www.tweesnoeken.nl/ beiden gerenommeerde partijen die al veel trajecten bij ondermeer overheidorganisaties hebben begeleid. GBLT heeft om pragmatische redenen er voor gekozen met beiden partijen in gesprek te gaan om te zien of zij ook GBLT kunnen helpen bij het traject naar verhuizing van GBLT naar het Lübeckplein te Zwolle en de bijbehorende inrichting. De presentatie die u voorafgaand aan de bespreking van dit stuk te zien heeft gekregen is gemaakt door De Twee Snoeken (vanaf nu D2S). Tevens is D2S gevraagd een eerste kostenraming op te stellen op basis van dit voorlopig ontwerp. Deze kostenraming hebben wij beoordeeld als realistisch en biedt voldoende ruimte om kleine tegenvallers op te vangen en kan daarom als basis gelden voor een eerste kostenraming voor het project. De totale projectkosten worden vooralsnog inclusief BTW geraamd op: Raming totale kosten verhuizing naar 5e & 6e verdieping in Zwolle Raming D2S (verbouw en inrichting) Vervanging PC's en AV apparatuur Telefonie Overige verhuiskosten Begeleiding en directievoering traject
1.528.856 400.000 100.000 50.000 70.000
Totale kosten
2.148.856
ruimte voor onvoorziene omstandigheden Totaal budget incl onvoorzien
50.144 2.199.000
Naast de raming van D2S is rekening gehouden met vervanging van telefoons voor draadloze- of mobiele toestellen en het vervangen van de computerapparatuur voor laptops of anderszins. Met het laatste is de afgelopen jaren al rekening gehouden door zo min mogelijk investeringen te doen. Veel pc’s en ‘thin clients’ binnen GBLT zijn dan ook nog van 2007 of 2008. Daarnaast is rekening gehouden met de kosten voor de fysieke verhuizing van beide locaties naar het nieuwe adres. Verder is rekening gehouden met noodzakelijke externe begeleiding, of om noodzakelijke expertise bij te kunnen schakelen dan wel voor externe inhuur om ervoor te zorgen dat de operationele zaken niet onder het traject lijden. De kosten voor onvoorzien zijn ogenschijnlijk (2,4%) laag gehouden. Dit is een bewuste keuze, in de calculatie van 2DS is nl. ook al rekening gehouden met een bedrag aan onvoorzien (4% ad € 47.500).
Dekking en financiering; De dekking van het project kan grotendeels gevonden worden binnen de investeringsagenda van de begroting van GBLT. De dekking is als volgt: dekking en boekhoudkundige verwerking van de verhuizing: meenemen vanuit resultaat 2013 vanuit exploitatie begroting 2014 uit investeringsoverzicht zie hieronder uitgestelde investeringen 2013 455.000 investeringen 2014 159.500 investeringen 2015 1.034.500 te gebuiken investeringen
375.000 175.000
1.649.000
totaal
2.199.000
Ongeveer drie kwart van de benodigde investeringen kunnen gedekt worden uit geplande investeringen die al in de begroting van GBLT zijn opgenomen. Dit betekent wel dat GBLT in 2014 en 2015 geen ruimte voor andere investeringen meer heeft, dit is acceptabel omdat deze niet verwacht worden naast de investeringen die binnen dit project of andere lopende projecten zijn opgenomen. Doordat de investeringen over 2014 en 2015 gebruikt worden en niet de investeringsruimte van latere jaren en bij het activeren van investeringen het BBVW de mogelijkheid geeft deze te activeren in het jaar dat de investering in gebruik genomen worden (2015) heeft eea geen effect op het exploitatie resultaat van dat en toekomstige jaren. Dit blijft gelijk aan hetgeen nu al in het meerjaren perspectief is opgenomen. Het laatste kwart wil GBLT uit de lopende exploitatie 2013 en de exploitatie 2014 ontrekken. Voor 2013 heeft u bij deze agenda een notitie ontvangen met het exploitatieoverzicht prognose EoY 2013. Voor 2014 legt GBLT zichzelf deze taakstelling op. Het uit de exploitatie ontrekken kan alleen voor kosten die niet geactiveerd worden. Ook hierin geeft het BBVW diverse mogelijkheden daarnaast geeft de verordening financieel beheer ex artikel 108 het volgende aan; Artikel 12: Waardering en afschrijving van activa
1. Het beleid ten aanzien van waardering en afschrijving van activa omvat in ieder geval:
a. investeringen met verkrijgingsprijs of vervaardigingsprijs lager dan € 50.000 niet worden geactiveerd met uitzondering van uitgaven voor vervoermiddelen en machines. Hiervoor geldt een ondergrens van € 5.000;
Het voorgaande geeft voldoende ruimte om een groot deel van de kosten te dekken vanuit exploitatieoverschotten waardoor de begroting van navolgende jaren niet zwaarder met kapitaallasten worden belast.
Projectstructuur en proces Bij de totstandkoming van het voorlopig ontwerp is gebruik gemaakt van de ervaring van Jet Lepage die zij in haar vorige functies op dit terrein heeft opgedaan. Jet is hierbij in eerste instantie gevraagd als adviseur van diegene die huisvesting en facilitaire zaken primair onder zijn verantwoordelijkheid kent; het Bedrijfsbureau. Van het Bedrijfsbureau zijn in deze fase Johnny Blankvoort (I&A adviseur en coördinator), Fabiana Kwakkelaar (Inkoop- en Facilitair coördinator) en manager Richard van Hussel betrokken geweest. De hiervoor genoemde personen hebben tot dusver de projectgroep gevormd. Daarnaast zijn Henk Dick van der Zwaag (Financiën) en Bert Groeneveld als uiteindelijke eindverantwoordelijke betrokken geweest.
Voorgesteld wordt om de voorlopige structuur meer te formaliseren en zoveel mogelijk te behouden. De projectleiding komt dan in handen van Jet Lepage en Richard van Hussel. Jet Lepage zal leiding geven aan het ‘mentale spoor’ en Richard van Hussel aan het ‘fysieke spoor’. Beiden sporen zijn onlosmakelijk aan elkaar verbonden waardoor het niet wenselijk is de trajecten (geheel) naast elkaar te zien maar deze integraal op te pakken. Zij worden ondersteund door Fabiana Kwakkelaar en Johnny Blankvoort. Zij zijn verantwoordelijk voor de operationalisering van de inrichting en de verhuizing. De rol als projectcontroller wordt vervuld door Henk Dick van der Zwaag, hij zal financiële rapportages maken ten behoeve van de project- en stuurgroep. Indien wenselijk kan hij gevraagd worden project- en/of stuurgroepvergaderingen bij te wonen. Om onafhankelijkheid te waarborgen zal hij tevens rechtreeks, zonder tussenkomst van zijn lijnmanager (Richard van Hussel), rapporteren aan de stuurgroep.
Stuurgroep De stuurgroep zal bestaan uit de voorzitter Bert Groeneveld en de beide projektleiders Jet Lepage en Richard van Hussel met desgewenst de projectcontroller Henk Dick van der Zwaag. Gezien de omvang van het project en het belang hiervan achten wij het noodzakelijk dat er in de stuurgroep sprake is van bestuurlijke betrokkenheid. Vergelijkbaar met de projectstructuur t.b.v. de implementatie van de belastingapplicatie Key2GH. Voorgesteld wordt de heer V. Doorn op basis van zijn ervaring met een vergelijkbaar traject bij de fusie van Vallei & Eem en Veluwe (vanuit het DB en AB) te laten participeren in de stuurgroep. Proces Het zojuist aan u gepresenteerde definitieve ontwerp is eveneens gepresenteerd aan de leden van het Managementteam, de coördinatoren van de afdelingen en de leden van de Ondernemingsraad. Deze groep is gevraagd als ambassadeurs ook direct de medewerkers te betrekken en input te leveren. Dit heeft uiteindelijk geleid (6/1102013) tot een definitief ontwerp. Op basis van het definitieve ontwerp zal een programma van eisen/bestek worden opgesteld. Tevens zal worden bepaald wat samen met de gemeente Zwolle kan worden aanbesteed en worden uitgevoerd en welk deel door GBLT zelf wordt aanbesteed en uitgevoerd. Hierbij wordt ook bekeken op welke wijze de aanbestedingen kunnen plaatsvinden. Uiteraard blijft u gedurende het gehele proces geïnformeerd, bij de normale vergaderingen en tussentijds indien daar aanleiding voor is. Risico’s Een project van deze omvang kent risico’s. De grootste risico’s die nu onderkend worden zijn: - Het niet tijdig kunnen opleveren van de verdiepingen door de gemeente Zwolle Hierbij moet gedacht worden aan de risico’s die GBLT loopt bij de afhankelijkheid van de gemeente Zwolle als het gaat om besluitvorming, projectleiding, het onverhoopt failliet gaan van een (onder)aannemer etc. Indien dit optreed zal er sprake moeten zijn van een plan B. Hierover wordt thans al over nagedacht, indien het risico opportuun wordt zullen wij u dit voorleggen. Medio februari/maart 2014 moet duidelijk zijn of het reëel is dat dit risico zich gaat voordoen. Met de gemeente Zwolle is er constructief overleg gaande dat na verwachting (26 november 2013) gaat leiden tot concrete afspraken over hoe met deze situatie organisatorisch en financieel om te gaan indien deze zich voordoet. Hierbij moet worden aangetekend dat Zwolle zich zeer bewust is van de belangen van GBLT en er alles aan doet om dit risico uit te sluiten.
-
Beperkte technische mogelijkheden in het gebouw. Momenteel wordt in kaart gebracht welke technische voorzieningen noodzakelijk zijn ten behoeve van de inrichting en het werkconcept van GBLT. Het is mogelijk dat hier beperkingen aan zullen zijn, deze worden niet verwacht.
-
Overschrijding van de kosten. Dit betreft een inherent risico aan een dergelijk project. Door hier goed op te sturen en creatief met de beschikbare middelen om te gaan wordt dit risico zoveel mogelijk gemitigeerd.
Gezien de belangen is de kans minimaal dat voornoemde risico’s zich voordoen maar deze kunnen in een uiterste geval leiden tot het niet doorgaan van het vestigen van GBLT in het Stadskantoor van Zwolle. Dit heeft uiteraard in het geheel niet onze voorkeur omdat er wellicht ook nog tijdelijke tussenoplossingen mogelijk zijn. Om deze reden is er “een alternatief” globaal onderzocht waarbij GBLT bijvoorbeeld gevestigd zou worden op de huidige locatie in Zwolle. Dit betekent het huren van meer vierkante meters aan de Assendorperdijk en het aanpassen van de inrichting op deze locatie. In financieel oogpunt is er vrijwel geen verschil omdat eventuele voordelen van het al op de huidige locatie zitten te niet gedaan worden door de tijdelijke aanpassingen die voor de realisatie noodzakelijk zijn. (de winkel moet open blijven tijdens de verbouwing). Op dit moment gaan wij er vanuit dat dit niet verder uitgewerkt hoeft te worden en dat wij u dit niet hoeven voor te leggen. Bijlagen Concept huurcontract met demarcatielijst (niet openbaar)
