COLLEGE
s.
ADVIES
w
gemeente TEYLINGEN onderwerp
registratienummer
Uitbesteding van plaatsing, onderhoud en beheer van permanente reclameborden en plakzuilen ten behoeve van reclameuitingen
12861 openbaar Ja
afdeling
portefeuillehouder
Beheer Leefomgeving behandeld
Drs. S.W.J.G. Schelberg
door
paraaf
Herman Hoeijmans paraaf
afdelingshoofd
andere betrokken
afdelingen
^ v .
1 paraaf
portefeuillehouder
gemeentesecretaris
betrokken
portefeuillehouder(s)
1. Gemeentewinkel 2. Ruimte 3. A&O
1. 2.
te b e h a n d e l e n
commissievergadering(en)
in
25 april 2012 collegevergadering
raadsvergadering
d.d. 20 maart 2012
d.d.
voorlichting
ondernemingsraad
Nee
Nee
conceptbesluit
1. in te stemmen met: 1.1 het aangaan van een overeenkomst met Azero-Outdoor b.v voor de plaatsing. Het beheer en het onderhoud van maximaal 80 vaste 2/3 vlaks reclameborden (zgn. AO-signs) op door het afdelingshoofd gemeentewerken aan te wijzen plaatsen; 1.2 de plaatsing van 3 plakzuilen (waarvan 1 in Warmond en 2 in Voorhout) op nog nader door het afdelingshoofd gemeentewerken aan te wijzen locaties; 1.3 het aanbestedingstraject te beperken tot Azero BV; 1.4 het aanmerken van de reclameborden als straatmeubilair. 2. de APV bij de eerstvolgende wijzigingsronde op het punt van reclame zodanig te wijzigen, dat reclame op andere plaatsen dan door het college aangewezen, verboden is. 3. indien akkoord wordt gegaan met dit voorstel en de inhoud van de bijgaande conceptovereenkomst met Azero BV deze te laten ondertekenen door de burgemeester met als ingangsdatum 1 mei 2012. 4. het besluit ter kennis te brengen aan de commissie BFT. besluit
college
ö ^yO
J . d . 2^-S-2oi2
e
(Lvv\
TOELICHTING datum
onderwerp
Uitbesteding van plaatsing, onderhoud en beheer van permanente reclameborden en plakzuilen ten behoeve van reclame-uitingen
Inleiding
Al vele jaren worden in gemeenten door bedrijven en instellingen kartonnen reclameborden rond lantaarnpalen geplaatst. De reclame-uiting kent veelal een (para) commercieel karakter. Doorgaans geeft dit mede door het gebruikte materiaal een onverzorgde aanblik, zeker als de borden verregent raken, en niet tijdig worden verwijderd. Bovendien worden borden regelmatig geplaatst bij drukke kruispunten, hetgeen in verband met de verkeersveiligheid niet gewenst is. Na de wijziging van de Algemene Plaatselijke Verordening (APV) op 26 mei 2011 is het verplicht om minimaal 4 weken voorafgaand aan de plaatsing van reclameborden daarvan melding te doen aan uw college. In de praktijk komt het overigens voor dat niet of niet tijdig melding wordt gedaan. Een melding bestaat uit een opgave van het aantal te plaatsen borden en de plaatsingsduur. Na een melding wordt kennisgeving gedaan aan de cluster belastingen om de verschuldigde precariogelden te kunnen innen. Aangezien er geen vergunning/ontheffing benodigd is worden geen legesgelden geïnd. Het is aan de BOA's om in de praktijk te constateren of sprake is van het plaatsen van borden op verkeersonveilige locaties om de nodige sturing te kunnen geven. Aangezien zij echter niet in het bezit worden gesteld van een melding is een feitelijke controle of reclameborden zijn geplaatst met of zonder een daarvoor gedane melding niet goed mogelijk. Dit geldt eveneens voor het tijdig verwijderen er van. Gelet op de afmetingen van deze borden kan worden geconstateerd dat er thans volgens de ontstane praktijk geen sprake is van de verplichting om een omgevingsvergunning aan te vragen.
Beoogd r e s u l t a a t
Een verbeterde, verzorgde en uniforme (beeld)kwaliteit van de openbare ruimte vwb het voeren van reclame. Argumenten
1.1 De vaste reclameborden komt de (beeld) kwaliteit van de buitenruimte ten goede In de ons omliggende gemeenten (Noordwijk, Noordwijkerhout, Lisse, Katwijk, Oegstgeest en Leiden) is de ontwikkeling gekeerd en zijn vaste reclameborden van een zelfde type en uitvoering geplaatst door hetzelfde bedrijf (Azero BV). Hierdoor is daar een kwalitatief beter beeld ontstaan van de openbare ruimte dan de situatie waarbij veelal kartonnen borden zijn aangebracht in een metalen frame die we nu in Teylingen aantreffen. Men heeft de plaatsing, het beheer (exploitatie) en het onderhoud van deze vaste borden en het overleg met de reclamemakers op basis van een overeenkomst volledig uitbesteed aan eenzelfde bedrijf (Azero BV). Ook de gemeente Hillegom is voornemens om dit bedrijf een aantal vaste reclameborden te laten plaatsen, onderhouden en exploiteren. Navraag bij enkele van deze gemeenten wees uit dat de ervaringen positief zijn en dit financieel niet onaantrekkelijk is. De verbetering van de kwaliteit van de buitenruimte en het feit dat de gemeente Teylingen een 'aangeharkte gemeente' wil zijn, was aanleiding tot het opstellen van dit voorstel. Gezien de aantallen borden die nu met enige regelmaat geplaatst zijn zal het in Teylingen gaan om een aantal van maximaal 80 verdeeld over de 3 kernen. Na bestuurlijk overleg met de portefeuillehouder is er voor gekozen om gelet op de ervaringen in de omliggende voornoemde gemeenten, waar men na een offertetraject met meerdere partijen bij dezelfde aanbieder kwam, en ter verkrijging van uniformiteit in de regio, geen andere bedrijven te benaderen voor een offerte maar de onderhandelingen te beperken tot Azero BV.
1.2. De plaatsing van 3 plakzuilen (peperbussen) is noodzakelijk Op grond van het (europees) recht op vrije meningsuiting moet het mogelijk blijven om op bepaalde plaatsen gratis ideële reclame te kunnen maken. Daarvoor zijn plakzuilen geschikt. Dit kan beperkt blijven tot een paar locaties per kern. In Sassenheim staan al 3 plakzuilen wat voor deze kern voldoende is. In Voorhout lijkt het gelet op de omvang van de kern voldoende indien 2 zuilen worden geplaatst; in Warmond lijkt 1 zuil voldoende. Ook de plakkers van illegale niet-commerciële affiches op andere plaatsen kunnen dan naar deze zuilen verwezen worden. Affiches mogen dan alleen aan deze zuilen worden geplakt. De kosten van aanschaf en plaatsing van een plakzuil bedragen op basis van de verkregen informatie van Azero ca. € 3.000,00 per stuk excl BTW zodat gerekend moet worden op een eenmalige investering van niet meer dan € 10.000,00. Het schoonhouden van deze zuilen kan ondergebracht worden bij het bedrijf dat de graffiti verwijdert/gaat verwijderen in Teylingen. Hiervoor wordt u een apart voorstel aangeboden. De extra kosten voor het 4 x per jaar reinigen van 3 peperbussen bedragen op basis van ontvangen offertes € 330,00, € 660,00 of € 1.080,00 excl BTW per jaar. Voor wat betreft de mogelijke locaties is overleg opgestart met de afdelingen Ruimte en de Gemeentewinkel ivm de benodigde (vrijstellings)procedures en de beoordeling door de welstandscommissie. In eerste instantie wordt gedacht aan de volgende nader uit te werken en te onderzoeken locaties om een keuze te kunnen maken: Sportpark Elsgeest (nabij de skatevoorziening) Voorhout; Parkeerterrein bij sporthal 'De Tulp" Voorhout; Beukenrode (plaats van de voormalige jeu-de-boule baan) Voorhout; Zuidelijke Randweg (nabij reclamebord van Hillenaar nabij de Engelselaan) Voorhout; Bij 'blinde gevel' van sportschool Thea Hogervorst, Voorhout; Parkeerterrein NS-station Voorhout; Parkeerterrein Gemeentehaven Warmond; Parkeerterrein sportpark Overbos Warmond Nabij Brandweerkazerne Warmond Hoek Oosteinde/Wasbeeklaan Warmond. In Warmond is bewust gezocht naar een locatie die het 'beschermd stads- en dorpsgezicht' niet of zo min mogelijk geweld aan zal doen. Voorzover de te plaatsen plakzuilen daar binnen het beschermd stads- en dorpsgezicht vallen zal ook een procedure op grond van de Monumentenwet benodigd zijn en het inwinnen van advies van de Monumentencommissie. 1.3 Het aanvragen van meerdere offertes is conform het aanbestedingsbeleid. De onder 1.1 genoemde gemeenten werken al samen met Azero BV. Ambtelijke contacten maken duidelijk dat deze samenwerking naar tevredenheid verloopt. Om die reden en het feit dat in de omliggende gemeente het uitgevoerde offertetraject met meerdere partijen ook bij Azero BV uitkwam wordt voorgesteld om af te zien van het inwinnen van meerdere offertes hetgeen als uitgangspunt geldt op grond van het aanbestedingsbeleid. Hiermee wordt ook onnodige ambtelijke inzet voorkomen. Azero BV dient, op grond van het aanbestedingenbeleid, wel te bewijzen de meest aantrekkelijke partner te zijn. Een heroverweging is mogelijk na verloop van de contractduur. 1.4 Geen procedure te volgen op grond van de Wabo voor de plaatsing van de borden. De Wabo staat het toe om zonder vergunning straatmeubilair te plaatsen maar geeft geen definitie van straatmeubilair. Onder straatmeubilair wordt doorgaans verstaan "voorwerpen die in de openbare ruimte staan zoals verkeerszuilen, afvalcontainer, afvalbakken, banken, standbeelden, fonteinen, bloembakken, informatiezuilen, boomroosters, brievenbussen etc. Voorgesteld wordt om deze reclameborden, gezien de afmeting van 118 x 83 cm geplaatst rondom lantaarnpalen, aan te merken als straatmeubilair en geen vergunningprocedure te volgen. Indien dat op grond van de afweging van persoonlijk belangen in een individueel geval mocht blijken kan een reclamebord worden verplaatst. Voor de nog te plaatsen extra 'peperbussen'(plakzuilen) is overigens wel een procedure op grond van de Wabo verplicht. 2. De APV verbiedt de huidige kartonnen reclameborden niet. In de huidige APV is alleen reclame verboden indien sprake is van schade aan de weg, deze gevaar oplevert voor de bruikbaarheid van de weg of voor een doelmatig en veilig gebruik, dan wel een belemmering kan vormen voor het doelmatig beheer en onderhoud van de weg. En voorts wanneer sprake is van hetzij op zich zelf, hetzij in verband met de omgeving niet voldoen aan redelijke eisen van welstand. Op dit moment wordt na het doen van een melding eea in de praktijk beoordeeld door de BOA's. In de nieuwe situatie worden de borden op minimaal 0,50 meter hoogte aan lantaarnpalen (in beheer en eigendam van de gemeente) boven het maaiveld geplaatst. Dit om onderhoud te kunnen
waarborgen. Het verbieden van reclameborden op andere plaatsen dan aangewezen op grond van de privaatrechtelijke overeenkomst met Azero BV is noodzakelijk omdat anders ook de (gratis) kartonnen borden aanwezig blijven. Een aanpassing van de APV is dan ook noodzakelijk. Gelijktijdig kan bepaald worden dat het aanbrengen van verkiezingsmateriaal alleen toegestaan is op daarvoor tijdelijk van gemeentewege te plaatsen gebruikelijke verkiezingsborden. 3 De opbrengsten van geboden diensten op basis van de overeenkomst met Azero. Azero BV heeft inkomsten door het beschikbaar stellen van de vaste borden aan bedrijven. De daarbij te hanteren tarieven voor culturele en (semi) commerciële bedrijven alsmede de locaties worden door de gemeente bepaald. De in de bijgaande overeenkomst opgenomen tarieven staan vermeld in artikel 7. De driedeling (cultureel ca, semi-commercieel en commercieel) en de tarieven komen vrijwel overeen met omliggende gemeenten doch zijn voor (semi) commerciële bedrijven wel duurder dan het tarief per bord/per week op grond van de precarioverordening. Hier staat tegenover dat Azero de AO-signs onderhoudt en de reclame plaatst en verwijderd. Over de te ontvangen vergoeding en het aantal plaatsen is onderhandeld op basis van de vergoeding die Azero BV op jaarbasis per bord betaald aan de omliggende gemeenten in de Bollenstreek. Gebleken is dat deze vergoeding ligt tussen de € 143,00 (Noordwijkerhout) en € 357.00 (Katwijk) en mede afhankelijk is van het aantal te plaatsen borden. Voor Teylingen kan een vergoeding overeen gekomen worden van € 22.500,00 per jaar met een contractduur van 5 jaar (€ 112.500,00) met een jaarlijkse indexering. Dit komt overeen met € 281,25 per bord per jaar. In de Bollenstreek krijgt alleen Katwijk een hogere vergoeding per bord omdat de adverteerders al zijn geworven, in die gemeente de borden het langst staan en de hoeveelheid daarvan (70) voor een groot deel al zijn afgeschreven. De gemeente Teylingen heeft binnen de overeenkomst de mogelijkheid om in totaal 10 borden bij voorrang te benutten voor daarin onder te brengen gemeentelijke informatie (4 in Sassenheim en Voorhout en 2 in Warmond). Zie voor de volledige inhoud van de conceptovereenkomst de bijlage. De eventueel later aan te kopen 3 plakzuilen kunnen bekostigd worden uit de te ontvangen jaarlijkse vergoeding. De consequentie is echter dat geen precariogelden meer worden ontvangen voor het plaatsen van reclameborden omdat een privaatrechtelijke vergoeding wordt overeengekomen (artikel 4 Precarioverordening Teylingen 2011). Dit vermindert het jaarlijks te ontvangen nettobedrag met ca. € 7.000,00. Hier staat tegenover dat er minder werk behoeft te worden gedaan door de afdeling gemeentewinkel (verwerken van meldingen en innen precario) en de BOA's (alleen reclame in borden van Azero is toegestaan waardoor handhaving makkelijker wordt). Ondanks de verminderde inkomsten aan precario rest een jaarlijks bedrag van ca. € 15.500,00. Indien akkoord wordt gegaan met dit voorstel en de inhoud van de bijgaande conceptovereenkomst met Azero BV (inclusief de uitvoering van de AO-signs en de nog overeen te komen locaties) kan deze door de burgemeester worden ondertekend met als ingangsdatum 1 mei 2012. De procedure tot aanpassing van de APV en de procedures voor de plaatsing van de 3 peperbussen zullen in een later stadium apart worden voorgelegd. 4. Besluit ter kennis brengen van de commissie BFT. Voorgesteld wordt om dit voorstel, de overeenkomst en de daarbij behorende bijlagen als nader uitvoering van beleid op grond van de APV ter kennis te brengen van de commissie BFT. Kanttekeningen
Op zich worden de mogelijkheden, zeker voor minder draagkrachtigen voor het doen van reclame-uitingen beperkt ook ofschoon daarvoor in de overeenkomst een relatief laag tarief van € 1,50 per bord per dag wordt vastgelegd. Maar doorgaans betreft het (semi) commerciële bedrijven, waarvan het logisch is dat ze voor een dienst (gebruik van bord en openbare ruimte) moeten betalen. Voor de minder draagkrachtigen zijn de reclamezuilen een alternatief. Uiteraard kunnen met instemming van derden in principe ook aankondigingen plaatsvinden in bijv. (etalages van) winkelruimten of andere (semi) publieke ruimten van bijv. woningbouwverenigingen, bibliotheken, verenigingsgebouwen, woon- en zorgcentra etc. Zolang de APV nog niet is aangepast kunnen overige reclameborden na een melding nog niet worden geweerd tenzij de overeenkomst met Azero ingaat nadat de wijziging van de APV van kracht is geworden. De wijziging heeft ook als consequentie dat door organisatoren van circussen alleen reclame mag worden gevoerd in de door Azero geplaatste AO-signs.
Financiële
consequenties
Geen. De uitbesteding levert de gemeente jaarlijks een vergoeding op. E v a l u a t i e en e i n d v e r a n t w o o r d i n g
Periodiek moet deze uitbesteding worden geëvalueerd, en waar nodig gedurende de looptijd in overleg bijgesteld worden. Eindadvies
Zie voorblad.
Moaeliike 103 aeinventariseerde locaties AO-Sions Azero BV Ter plaatse dient bekeken te worden of een 3-vlaks sign mogelijk is. Voorkeur daarvoor dient aangegeven te worden. De onderstaande locaties (vrijwel allen lichtmasten in begheer en eigendom van de gemeente) dienen als uitgangspunt voor de ronde op 14 maart as. Aanvullende suggesties zijn mogelijk binnen het totaal van maximaal 80 te plaatsen AOsigns. Het winkelgebied in Sassenheim en de Dorpsstraat in Warmond is niet meegenomen. Voor het winkelgebied in Sassenheim zijn wel ter overweging suggesties mogelijk. (Dit gebied bestaat uit: Hoofdstraat vanaf Wilhelminalaan, tot Teylingerlaan, Hortuslaan en het Voorhavenkwartier/Kerklaan). Dorpsstraat Warmond valt onder 'beschermd stads- en dorpsgezicht'. De N-wegen (N444 - Leidsevaart, N450 - Jac van Beierenweg - N208 - Van Alkemadelaan/Carolus Clusiuslaan/'s-Gravendamseweg) en de op- en afritten en viaducten A44 zijn niet meegenomen (in beheer en eigendom van Provincie en Rijk). Er zijn geen locaties gekozen nabij uitritten of voor vop's, nabij wegkruisingen en rotondes danwei direct voor uitzicht vanuit dichtbijgelegen woningen. Rekening is gehouden met bomen en groen en de omvang daarvan in volle bloei. Rekening is gehouden met voldoende resterende wegbreedte voor verkeer en voetgangers. Rekening is gehouden met zichtlijnen en omliggende en hoogte van lage beplanting onder de signs. En in overleg te bereiken keuze dient de instemming te verkrijgen van de gemeente. Rood - de 10 locaties met voorrang voor gemeentelijke publicaties.
Warmond MrfïIÉlÉ ïRlaatsfe WM^:vl:.MISB; ^ m Ê M S^SiStislfi/ <•:;.•$? VïiiS ^ ï , ? . Mx^Bë.^Lanïaampaiaï» 1-3
Oranje Nassaulaan
010 - 005 002
4-5
Sweilandstraat
010 - 004
6 - 12
Herenweg
0 3 1 - 034 040 - 029 022 - 014 010
13
Gemeentehaven
006
1 4 - 16
Oosteinde
010 - 005 001
Sassenheim i N r ï i l f f Plaats
Lantaarnpaal 009 - 012 025 - 0 3 1 033 - 044 047 - 0 7 1 075 - 150
1 - 10
Hoofdstraat
11 - 14
Parklaan
0 2 1 - 022 067 - 069
15
Parklaan (paal bij snackbar Thomas)
X
1 6 - 18
Teylingerlaan
005 - 006 009
19-20
Wilhelminalaan
010 - 016
21-24
Wasbeekerlaan
004 - 005 0 1 4 - 016
25-27
Station Sassenheim (op verste ' t o n g ' , bij ticketautomaat en rechts voor tunnel)
28-30
Warmonderweg
002 - 005 midd. paal op druppel
31 - 4 2
Rijksstraatweg
002 013 029 039 069 074
-
008 023 033 065 073 079
-
43 - 4 4
Roodemolenweg
015 - 022
45-47
Gouverneurlaan
008 - 017 020
Voorhout IrNrSO-fi Ï H l a l t s .
' . ' ■ . ' - « ! . ■
Lantaarnpaal 002 - 006 019 - 023 026 - 038 0 4 1 - 046 050 - 058 059
l - ll
, Zuidelijke Randweg
12
Componistenlaan
038
1 3 - 18
Oosthoutlaan
005 - 008 0 1 1 - 013 0 1 5 - 017
19-26
Schoutenlaan
048 057 065 074-
27
Jacoba van Beierenweg ( b i j entree sporthal)
018
28-33
Herenstraat
0 1 1 - 014 017 - 025 0 5 5 - 069
34-37
Stationsgebied
004 - 005 0 1 8 - 022
38-39
Sportlaan
024 - 030
40
Raadhuisplein (mast nabij entree bibliotheek)
X
054 060 070 077
