Raadsvergadering 25 maart 2009

09it00100

Lijst nog af te handelen ingekomen stukken.

Raadsvergadering 25 maart 2009 Alle onderliggende stukken liggen ter inzage tenzij anders vermeld.

1.

Schrijven d.d. 14 januari 2009 van de fractie VVD Kerkrade (09i0000530) met vragen ex art. 38 RvO Raad inzake gevaarlijke flatgevels. Uw raad wordt verzocht om kennis te nemen van het antwoordschrijven (09u0001712) aan de fractie VVD Kerkrade.

2.

Schrijven d.d. 14 januari 2009 van de fractie VVD Kerkrade (09i0000528) met vragen ex art.38 RvO Raad inzake windoverlast “De Steltloper”. Uw raad wordt verzocht om kennis te nemen van het antwoordschrijven (09u0001690) aan de fractie VVD Kerkrade.

3.

Schrijven d.d. 29 januari 2009 van de fractie PvdA Kerkrade (09i0001232) met vragen ex art.38 RvO Raad inzake doortrekking golfbaan in het Berenbos. Uw raad wordt verzocht om kennis te nemen van het uitstelschrijven (09u0003531) aan de fractie PvdA Kerkrade.

4.

Schrijven d.d. 3 februari 2009 van de fractie VVD Kerkrade (09i0001395) met vragen ex art.38 RvO Raad inzake besluitvorming fusie Roda JC. Uw raad wordt verzocht om kennis te nemen van het antwoordschrijven (09u0002243) aan de fractie VVD Kerkrade.

5.

Schrijven d.d. 31 januari 2009 van de fractie Burgerbelangen (09i0001391) met vragen ex art. 38 RvO Raad inzake handhaving hondenoverlast en de communicatie hierover. Uw raad wordt verzocht om kennis te nemen van het antwoordschrijven (09u0003167) aan de fractie Burgerbelangen Kerkrade.

6.

Schrijven d.d. 5 maart 2009 van de fractie PvdA Kerkrade met vragen ex art. 38 RvO Raad inzake artikel in LD van 4-2-2009 over “Wiettop, gezamenlijke aanpak overlast drugs”. Voor beantwoording naar het college.

7.

Raadsinfobrief d.d. 6 maart 2009 betreffende Roda JC. Uw raad wordt verzocht om kennis te nemen van de raadsinfobrief.

8.

Schrijven d.d. 6 januari 2009 van de raad van de gemeente Sittard-Geleen (09i0000347) betreffende motie gemeente Kerkrade inzake krimp. Uw raad wordt verzocht zich te conformeren aan het advies van de commissie Algemene Zaken en Middelen van 9 maart 2009 en het schrijven voor kennisgeving aan te nemen.

9.

Schrijven d.d. 8 januari 2009 van Ondernemend Limburg (09i0000409) betreffende visie gemeentelijke indeling. Uw raad wordt verzocht zich te conformeren aan het advies van de commissie Algemene Zaken en Middelen van 9 maart 2009 en het schrijven voor kennisgeving aan te nemen.

10. Jaarverslag DIVA. Uw raad wordt verzocht zich te conformeren aan het advies van de commissie Algemene Zaken en Middelen van 9 maart 2009 en het jaarverslag voor kennisgeving aan te nemen.

Bestuursdienst Bezoekadres:

Markt 1

Fractie VVD Kerkrade p.a. Industriestraat 24 6466 GC Kerkrade

Ambtenaar

ir. G.P.M. van Oijen Doorkiesnummer

045 –5676570 Telefax

045 - 5676229 Zaaknummer Uw brief van

Uw kenmerk

3 februari 2009

Ons kenmerk

Datum

09u0002243

11 februari 2009

Onderwerp

vragen ex. art.38 RVO inzake besluitvorming fusie Roda JC Bijlage(n)

Naar aanleiding van het publiekelijk worden van het advies van de stuurgroep Topvoetbal in Limburg heeft ons college op 3 februari j.l. een persbericht uitgegeven. Dit persbericht geeft reeds een antwoord op de diverse door U gestelde vragen. Derhalve willen wij daarnaar verwijzen. Aanvullend daarop zullen wij nader ingaan op de door U gestelde vragen. 1. Eind 2008 is het college voor het eerst geïnformeerd over de ontwikkelingen via Roda JC. De provincie is de onafhankelijke opdrachtgever voor de Stuurgroep Topvoetbal in Limburg. 2. Neen. 3. 4.

Na het bekend worden van het advies van de Stuurgroep Topvoetbal in Limburg. Het college beschikt momenteel overigens slechts over het terzake uitgegane persbericht. De gemeente heeft alleen een directe betrokkenheid bij de Holding Stadion Kerkrade B.V. Een tweetal collegeleden heeft zitting in de Stichting Administratiekantoor Holding Stadion Kerkrade. Er is een verhuurder/huurder verhouding met de Holding Roda Kerkrade N.V. Daarin participeert de gemeente niet. Het betreft in dezen de “voetbaltak”. De gemeente is derhalve geen directe partij in het besluitvormingsproces terzake de fusie. Dit betekent uiteraard niet, dat college en raad terzake geen standpunt mogen innemen. Hierbij speelt de relatie huurder/verhuurder een belangrijke rol. Verwacht mag dan ook worden, dat de

5. 6.

gemeentelijke visie in het besluitvormingsproces betrokken zal worden. Bij een financiële ondersteuning zal uiteraard de raad betrokken moeten worden. Verwezen zij naar vraag 4. Bij vraag 3 is reeds aangegeven op welk moment ons college de raad had willen informeren.

Wij vertrouwen erop U hierbij tot genoegen te hebben geïnformeerd. Het college,

De secretaris,

J.J.M. Som

mr. C.M. Kuikman Postbus 600 6460 AP Kerkrade ING Bank Kerkrade 67.31.10.672 Telefoon 045 – 567 67 67 Postbank 1031755 Telefax 045 – 567 63 95 BNG 28.50.04.484 G:\JSLTS\Roda JC\vragen ex.art. 38 RVO inz. besluitvorming fusie Roda JC

Postbus 600 6460 AP Kerkrade ING Bank Kerkrade 67.31.10.672 Telefoon 045 – 567 67 67 Postbank 1031755 Telefax 045 – 567 63 95 BNG 28.50.04.484 G:\JSLTS\Roda JC\vragen ex.art. 38 RVO inz. besluitvorming fusie Roda JC

Bestuursdienst Bezoekadres:

Markt 1

De leden van de raad

Ambtenaar

ir. G.P.M. van Oijen Doorkiesnummer

045 –5676570 Telefax

045 - 5676229 Zaaknummer Uw brief van

Uw kenmerk

Ons kenmerk

Datum

6 maart 2009 Onderwerp

Roda J.C. Bijlage(n)

div.

Tijdens de vergadering van de raad op 18 februari j.l. heeft U verzocht de raad van alle ontwikkelingen betreffende Roda J.C. op de hoogte te willen houden. Door middel van deze info-brief wil ons college U informeren, vanuit een kort historisch perspectief, inzake de acties die sinds de vergadering van 18 februari j.l. zijn ondernomen. In de collegevergadering van 7 oktober 2008 is de dertiende rapportage van de gemeentelijk toezichthouder bij Roda J.C. aan de orde geweest. Terzake de liquiditeitspositie merkt hij op, dat deze onder druk is komen te staan als gevolg van bepaalde ontwikkelingen. Dit was voor ons college aanleiding om een geactualiseerde liquiditeitsprognose op te vragen. Middels een veertiende rapportage d.d. 24 oktober 2008 doet de toezichthouder ons college de gevraagde prognose toekomen. Per 30 juni 2009 sluit die met een negatief saldo van ongeveer € 1 miljoen. De toezichthouder merkt op, dat, zoals ook in het verleden het geval was, dit negatieve saldo naar verwachting weggewerkt zal worden via transferinkomsten en sponsorgelden. Op 7 november 2008 was er het periodieke overleg tussen ons college en Roda J.C. Het college werd toen geïnformeerd over de fusie-ontwikkelingen. De liquiditeits-problematiek werd door Roda J.C. niet aan de orde gesteld. Op 22 januari 2009 vindt er een spoedoverleg plaats tussen Roda J.C. en een gemeentelijke vertegenwoordiging. De gemeente werd toen geconfronteerd met het gegeven, dat in april 2009 een liquiditeitstekort zou ontstaan van € 3 miljoen en dat men begin februari 2009 reeds de min in zou duiken. De dagen na het overleg hebben er besprekingen plaatsgevonden met diverse partijen. Hierbij kan gedacht worden aan Roda J.C., Deloitte accountants (huisaccountant gemeente) en Uno, bedrijfsadviseurs. Laatstgenoemde instantie is nauw betrokken bij de activiteiten van de Stuurgroep Topvoetbal Limburg en vanuit die rol uitstekend op de hoogte van de feitelijke financiële positie van Roda J.C. Dit alles heeft uiteindelijk geleid tot het voorstel aan Uw raad.

Postbus 600 6460 AP Kerkrade Telefoon 045 – 567 67 67 Telefax 045 – 567 63 95

ING Bank Kerkrade 67.31.10.672 Postbank 1031755 BNG 28.50.04.484 G:\JSLTS\Roda JC\infobrief aan de raad inzake Roda JC

Mede naar aanleiding van ons voornemen tot een injectie van € 3 miljoen heeft de gemeentelijk toezichthouder op 10 februari 2009 de vijftiende rapportage uitgebracht. Hij constateert, dat de gemeentelijke bijdrage niet zal leiden tot een structureel gezond Roda J.C. De gemeente wordt geadviseerd meer invloed te claimen op de bedrijfsvoering en inzicht in de financiële huishouding van het stadion. Het college heeft besloten alle door Roda J.C. gepresenteerde liquiditeitsprognoses aan de toezichthouder te laten toetsen op hun getrouwheid. Tijdens de vergadering van Uw raad op 18 februari j.l. zijn diverse opmerkingen gemaakt. Bijgaand treft U een samenvatting aan alsmede een reactie vanwege ons college (bijlage 1). Naar aanleiding van de toezegging vanwege Uw raad van € 1 miljoen heeft de gemeente een overeenkomst gesloten met Holding Roda Kerkrade N.V. (bijlage 2). Vervolgens hebben wij een inzicht gekregen in de voorgenomen betalingen. In onze collegevergadering van 3 maart j.l. is een offerte van Uno, bedrijfsadviseurs, inzake een onderzoek naar het beleid binnen Roda J.C. aan de orde geweest. Gelet op de reeds aanwezige kennis binnen dit bureau vanwege hun ondersteuning aan de Stuurgroep Topvoetbal Limburg is deze adviseur benaderd. De opdracht is het bureau gegund. Terzake de inhoud wordt verwezen naar bijlage 3. Ons college vertrouwt erop U voorshands tot genoegen te hebben geïnformeerd.

Het college,

De secretaris,

J.J.M. Som

mr. C.M. Kuikman

Postbus 600 6460 AP Kerkrade Telefoon 045 – 567 67 67 Telefax 045 – 567 63 95

ING Bank Kerkrade 67.31.10.672 Postbank 1031755 BNG 28.50.04.484 G:\JSLTS\Roda JC\infobrief aan de raad inzake Roda JC

JAARVERSLAG CLUSTER DIVA 2008 Inleiding De laatste jaren is het traditionele werkgebied van het cluster DIVA (Documentaire Informatie Voorziening & Archief) onder invloed van het toenemend gebruik van ICT in kantooromgevingen onder druk komen te staan. In de praktijk is DIVA nog altijd primair belast met de registratie van de traditionele papieren post en het beheer van papieren archieven. Alhoewel DIVA hierbij gebruik maakt van ICT als hulpmiddel, is er nog nauwelijks sprake van het daadwerkelijk beheren en beheersen van digitale gegevensbestanden en dát terwijl digitaal berichtenverkeer en digitale dienstverlening steeds meer als de norm van alledag worden beschouwd. Evenals andere soortgelijke afdelingen in den lande, worstelt ook DIVA in Kerkrade met de uitdagingen die het beheer van een digitaal archief stelt. Beheer en toezicht archieven Volgens de archiefwet dient een gemeentearchief (in Kerkrade het cluster DIVA) zich vooral bezig te houden met het beheren van de archiefbewaarplaats en de documenten die daarin bewaard worden. Het archief beheert documenten van 20 jaar en ouder die in principe allemaal openbaar zijn en gratis door derden kunnen worden ingezien. Aangezien logischerwijs vroeg of laat álle gemeentelijke administratieve bescheiden ófwel vernietigd worden ófwel overgebracht worden naar het archief, is de archivaris ook belast met het toezicht op het beheer van de inkomende, interne en uitgaande correspondentie die nog niet aan zijn beheer zijn toevertrouwd. De gemeentearchivaris ziet erop toe dat het informatie- en gegevensbeheer binnen de organisatie conform de geldende wet- en regelgeving plaatsvindt. Deze wet- en regelgeving zijn de Archiefwet 1995 en de daarbij behorende ministeriële regelingen, de archiefverordening gemeente Kerkrade 2008, het besluit informatiebeheer gemeente Kerkrade 2008 en het besluit substitutie archiefbescheiden gemeente Kerkrade 2006. Het cluster documentaire informatievoorziening en archief (DIVA) houdt zich niet alleen bezig met het beheren van de gemeentelijke archiefbewaarplaats en de archiefbescheiden die in deze bewaarplaats zijn opgenomen. Ook producten als de postbezorging, postregistratie, informatievoorziening, beheer dynamisch en semi-statisch archief worden door dit cluster geleverd. De gemeentearchivaris (clusterleider van DIVA) is niet alleen belast met het beheer van overgebrachte archieven en de daarmee gepaard gaande openbaarheid van stukken, maar is ook verantwoordelijk voor het in goede, geordende en toegankelijke staat houden en brengen van archiefbescheiden. Om te komen tot deze goede, geordende en toegankelijke staat is het beheer voornamelijk gericht op het archiefbeleid (opstellen van regelgeving, het vastleggen van procedures en werkwijzen, het neerleggen van verantwoordelijkheden en het aanwijzen van verantwoordelijken) en toezicht op de uitvoering van de beheerstaken als postafhandeling (post, e-mail, fax), vorming van dossiers, koppelen van gegevens aan een zaak, bewaken van de integriteit en authenticiteit van archieven, selectie en vernietiging en het inventariseren van archieven. Met het beheer wordt niet alleen de traditionele vorm van informatievastlegging (op papier) bedoeld maar ook de digitale vastlegging. De archiefwet 1995 spreekt namelijk van archiefbescheiden ongeacht hun vorm (artikel 1). De gemeentelijke archiefverordening en het Besluit informatiebeheer gemeente Kerkrade 2008 bepalen het gemeentelijk informatie- en gegevensbeheer. In het document management systeem (DMS) Corsa wordt alle daarvoor in aanmerking komende post (inkomend, intern en uitgaand) geregistreerd en gescand. Van elk geregistreerd poststuk is de binnenkomst, de voortgang en de afdoening ervan te controleren binnen Corsa. Daarnaast worden de geregistreerde poststukken gekoppeld aan een digitaal dossier. In april 2008 is gestart met het attenderen van medewerkers van ingekomen geregistreerde poststukken via e-mail. De medewerkers krijgen wanneer ze een poststuk in hun werkvoorraad hebben een berichtgeving via Groupwise. De medewerkers krijgen tevens een attendering via e-mail wanneer de streefdatum van de afhandeling van het poststuk wordt overschreden. Voor 2009 staat in de planning om het Documentaire Structuur Plan (DSP) te koppelen aan Corsa. Na de technische implementatie van de i-navigator eind 2008, zal in 2009

een begin worden gemaakt met de beschrijving van gemeentelijke producten en diensten in werkprocessen en deze te koppelen aan Corsa. De documenten worden dan gerelateerd aan het betreffende werkproces. Hierdoor krijgen bestuurders, leidinggevenden en proceseigenaren een beter overzicht van de gemeentelijke informatiestromen. Processen die buiten Corsa om worden verwerkt, kunnen uiteraard niet via het DMS van Corsa worden gevolgd. De archieven voor de gemeentelijke herindeling in 1981 zijn openbaar en toegankelijk voor bezoekers van het gemeentelijk informatiecentrum. Het inventariseren van de archieven uit de periode 1982 tot en met 1991 is in 2008 opgepakt en zal naar alle waarschijnlijkheid in 2009 afgerond worden. Ter verbetering van interne bedrijfsvoering zijn in 2008 de aktes van de burgerlijke stand uit de periode 1982 tot en met 2005 gedigitaliseerd en voorzien van indexgegevens door het bedrijf X-Cago . De aktes van de burgerlijke stand vanaf 2006 worden door medewerkers van het cluster DIVA in eigen beheer gescand en geïndexeerd in Corsa. Via een zoekscherm in Corsa zijn alle aktes vanaf 1982 door de daartoe geautoriseerde medewerkers van sector Samenleving snel opvraagbaar. De medewerkers van de afdelingen burgerlijke stand en publiekszaken kunnen hierdoor snel reageren op vragen van klanten: ze kunnen direct een kopie van de gewenste akten op het beeldscherm “toveren” en desgewenst een gewaarmerkt uittreksel printen. Een ander project is het digitaliseren van de “gronddossiers”. Alle gemeentelijke grondtransacties (aankoop, ruiling, verkoop, erfdienstbaarheden) vanaf 1948 worden gescand en in Corsa geregistreerd, waardoor de gewenste informatie sneller beschikbaar kan worden gesteld. Het project werd in het verslagjaar opgestart en zal naar verwachting in 2009 gereed komen. De “gronddossiers” zullen na afronding van dit project digitaal beschikbaar worden gesteld aan bezoekers en medewerkers op de werkplek. In het jaarverslag van 2007 is opgemerkt dat in 2008 de vernietiging zou plaatsvinden van de cliëntendossiers van SoZaWe, periode 1995-2001. Het fiat voor vernietiging is door de directeur van SoZaWe en de gemeentearchivaris verleend en de daadwerkelijke vernietiging heeft inmiddels plaatsgevonden. Bij de invoering van de Wet Maatschappelijke Ondersteuning leefde de intentie om ook de dossiervorming ten behoeve van nieuwe cliënten te digitaliseren. Het digitale klantendossier zou een betere dienstverlening aan klanten mogelijk moeten maken, waarbij eventueel ook de WMOconsulenten gewapend met een laptop met de meest actuele gegevens op huisbezoek zouden kunnen gaan. In dat kader zou een koppeling worden gerealiseerd tussen de procesapplicatie GWS4All en Corsa. Eind 2008 was deze koppeling echter nog niet functioneel opgeleverd. Op verzoek van de gemeenteraad heeft de gemeentelijke rekenkamercommissie in de tweede helft van 2008 onderzoek verricht naar de dienstverlening van het gemeentelijke apparaat, daarbij lag het accent op de afhandeling van brieven, e-mail en faxverkeer. Het onderzoek werd verricht door AHA-data. Het cluster DIVA heeft desgevraagd informatie geleverd aan het onderzoeksbureau. De archivaris, de kwaliteitsmedewerker post en de assistent archivaris werden geïnterviewd en in de gelegenheid gesteld om commentaar te leveren op de conceptrapportage. De gemeentelijke organisatie maakt, ontvangt en gebruikt bij haar beleidsvorming en uitvoering van taken gebruik van een groot aantal documenten. Deze vormen het archief van de gemeente. De meeste documenten moeten voor kortere of langere termijn bewaard blijven. Er moet verantwoording worden afgelegd en er moet aangetoond kunnen worden of de gemeente aan haar verplichtingen heeft voldaan. Een klein gedeelte van de documenten blijft uit cultuurhistorisch oogpunt bewaard voor onbepaalde tijd. Jaarlijks vindt vernietiging van documenten plaats zodat het archief in een toegankelijk staat bewaard blijft. In 2008 zijn door DIVA en de diverse secretariaten 37.624 stukken in Corsa geregistreerd, 10.580 nieuwe dossiers aangemaakt en 28.510 dossier bewerkt. Vanaf 2001 zijn 11.620 dossiers vernietigd. VERNIETIGING in kilo’s papier

2008 12.750

2007 13.310

2006 13.235

2005 20.088

Na jaren waarin steeds minder archief werd vernietigd, lijkt nu enige stabilisatie te zijn ingetreden: in 2008 zijn ongeveer evenveel archiefstukken vernietigd als in de jaren daarvoor. Uit gegevens van het cluster Repro

blijkt dat het papierverbruik voor het eerst in jaren daalt. In 2006 werden 3.200.000 vellen papier ingekocht, in 2007 was dit gestegen tot 3.450.000 stuks en in 2008 daalde het tot ruim drie miljoen vellen papier. Het papierloze kantoor blijft echter vooralsnog een utopie en tegenover de forse daling in papier voor zwart/wit gebruik, staat een (kleine) toename in de aanschaf van papier geschikt voor kleurgebruik. (Historisch) informatiecentrum Alhoewel het nergens expliciet in de archiefwet staat vermeld, wordt er van uit gegaan dat een archiefdienst ook een actieve bijdrage levert aan de promotie van het (cultuur-) historisch erfgoed en fungeert als historisch informatiecentrum voor de eigen stad of streek. BEZOEKERS* Gemiddeld per dag: Totaal per jaar:

2008 2,04 545

2007 2,48 644

2006 2,75 690

2005 3 783

* Bovenstaande cijfers geven een vertekend beeld. Alleen bezoekers aan het historisch archief werden genoteerd, níet de klanten die spontaan het informatiecentrum bezochten op zoek naar meer algemene gemeentelijke informatie, zoals die o.a. te vinden is in de hier ter inzage liggende dag- en weekbladen en openbare raads- en/of commissiestukken.

De landelijke trend naar samenwerking en fusies van archiefdiensten onderling óf met andere cultuuraanbieders (musea, bibliotheken etc.) zet zich verder door, in de verwachting dat schaalvergroting zal leiden tot meer professionaliteit, een betere inzet van mens en middelen en een betere dienstverlening . In Zuid-Limburg heeft het Sociaal Historisch Centrum zich in het verslagjaar aangesloten bij de fusie van rijksarchief Limburg en gemeentearchief Maastricht (Regionaal Historisch Centrum Limburg). De directeur van het voormalig gemeentearchief Heerlen (onder de naam “Rijckheyt” actief als archiefdienst voor Heerlen, Simpelveld, Nuth, Gulpen-Wittem, Brunssum en Voerendaal) is per 1 juni 2008 ook benoemd tot directeur van kasteel Hoensbroek en het Thermenmuseum. Aangezien het cluster DIVA in Kerkrade primair gericht is op het beheer van de interne documentstromen en de eigen archiefbewaarplaats bovendien nog voldoet aan alle wettelijke eisen, bestaat er vooralsnog geen directe noodzaak voor een meer intensieve samenwerking met Rijckheyt of het Regionaal Historisch Centrum Limburg. Kijken we naar de geschiedenis van de regio, dan lijkt ‘n mogelijke samenwerking met het archief van Herzogenrath (Eurode) een serieuze optie. De archiefdiensten worden in toenemende mate geconfronteerd met de gevolgen van de digitalisering van onze samenleving: het beheren van digitale data die voor permanente bewaring in aanmerking komen (het zogenaamde “e-depot”), stelt de archiefdiensten voor nieuwe financiële en organisatorische uitdagingen. De Kring van Archivarissen in Limburg is inmiddels gestart met een denktank die de problemen en oplossingsrichtingen in kaart moet brengen, medio 2009 wordt het advies verwacht. Het gemeentearchief Kerkrade is betrokken bij het onderzoek van de KVAL. De in 2004 ingezette daling van het bezoekersaantal blijft aanhouden. Opvallend is vooral de terugloop in bezoekers die zich bezig houden met genealogie (stamboomonderzoek). Traditioneel gezien was dit altijd met afstand de grootste bezoekersgroep aan het Kerkraadse gemeentearchief, in 2007 en 2008 heeft dit aandeel zich gestabiliseerd op slechts ± 35 %. Opvallend is verder de toename van bezoekers van buiten Kerkrade: voorheen lag dit altijd rond de 20-25%, terwijl in 2008 ruim 34 % van de klanten van buiten de eigen gemeentegrenzenafkomstig was. In absolute zin waren de meeste bezoekers weer vooral geïnteresseerd in de geschiedenis van de eigen familie en in oude foto’s van Kerkrade. Echte uitschieters qua andere onderwerpen ontbraken dit jaar. In het kader van een verdere professionalisering van de dienstverlening, heeft het college van Burgemeester en Wethouders eind 2008 ingestemd met het kwaliteitshandvest van het historisch archief en de huisregels voor bezoekers. Het Huis voor de Kunsten Limburg is in 2007 gestart met netwerkbijeenkomsten veiligheidszorg voor archieven en musea. Het gemeentearchief heeft deelgenomen aan de werkbijeenkomsten, die gericht waren op de vervaardiging van een calamiteitenplan voor de diverse erfgoedinstellingen. Het project is op 26 november 2008 afgerond met het uitreiken van het certificaat veiligheidszorg aan díe instellingen die voldoen aan de eisen voor veiligheidszorg. Het gemeentearchief Kerkrade voldoet aan de gestelde eisen en heeft het certificaat ontvangen. Het calamiteitenplan voor de archieven is onderdeel gaan uitmaken van het bedrijfshulpverleningsplan van de gemeente Kerkrade.

Activiteitenkalender 2008 Monumentenmaand In de maand september werd voor de zesde keer in samenwerking met de openbare bibliotheek Kerkrade en de Volkshochschule Aachen de monumentenmaand georganiseerd. Het thema van 2008 was “Sporen”. De officiële opening werd verricht door wethouder W. Terpstra. De grensoverschrijdende activiteiten (lezingen, wandelingen, een busexcursie naar Aken) waren gegroepeerd rond de thema’s archeologie (lezing door Diane Smeets-Habets over Romeins Kerkrade), mijnbouw, Karel de Grote, Rolduc en het Joods leven in Aken. De activiteiten werden bezocht door ruim 400 deelnemers. Daarnaast was er wederom een foto-expositie in de openbare bibliotheek en het informatiecentrum van het stadskantoor (oude foto’s uit de verschillende wijken van Kerkrade), die veel (ongeregistreerde) bezoekers trok en voor veel respons zorgde. Week van de geschiedenis Van 11 t/m 19 oktober vond landelijk de 5de week van de geschiedenis plaats. Het thema van deze week was “Verhalen van Nederland”. In samenwerking met de openbare bibliotheek Kerkrade en de Stichting Kerkrade Gisteren en Vandaag werd een lezing, een tentoonstelling van uniformen en een filmavond georganiseerd. Ook deze activiteiten konden zich in een warme belangstelling verheugen. De 25 dagen van Limburg In 2007 presenteerde uitgeverij Waanders B.V. i.s.m. het Regionaal Historisch Centrum Limburg het eerste deel van de 25-delige serie De kleine geschiedenis van Limburg in 25 dagen. In 2008 zijn deel 3 t/m 12 uitgegeven. De serie wordt mogelijk gemaakt dankzij de medewerking van musea en archieven in Limburg. Ook het gemeentearchief van Kerkrade levert belangeloos haar medewerking door het ter beschikking stellen van foto’s en het leveren van teksten. 900 jaar Lambertus In 2008 werd herdacht dat de parochie H. Lambertus 900 jaar bestond. De voorbereidende werkzaamheden rond de festiviteiten waren reeds in 2007 opgestart en het gemeentearchief verleende ondersteuning bij het onderzoek naar de geschiedenis van de dekenale kerk van Kerkrade (inventariseren parochiearchief, beschikbaar stellen van foto’s voor publicaties, het schrijven en redigeren van teksten etc.). Historiepagina Zuid-Limburger In 2008 is het weekblad “de Zuid-Limburger” gestart met een wekelijkse historiepagina waar heemkundeverenigingen en archieven uit de Parkstad bijdragen over lokale historische gebeurtenissen kunnen publiceren. Het gemeentearchief heeft meerdere keren een bijdrage geleverd. Kerkraadse gezagsdragers tijden de Tweede Wereldoorlog In 2008 verscheen als resultaat van langdurig onderzoek door dhr. J. Smeets een boek over Kerkraadse gezagsdragers tijdens de Tweede Wereldoorlog. Dhr. Smeets heeft hierin de positie en de machtsstrijd van burgemeester Habets en politiecommissaris Geeraedts aan de hand van archiefdocumenten weergegeven. Het gemeentearchief heeft desgevraagd medewerking verleend in de vorm van kritisch commentaar op zijn manuscript en het verlenen van inzage in archiefdocumenten. Dhr. W. Habets, zoon van oud-burgemeester G.H.A. Habets, heeft ook een onderzoek uitgevoerd naar het verleden van zijn vader en naar de wijze waarop in Kerkrade straatnamen worden toegekend. Het gemeentearchief heeft ook dhr. Habets hierbij alle medewerking verleend. Daarnaast leverde het gemeentearchief een bijdrage aan de TV-programma’s “Verre Verwanten” (Teleac) door onderzoek te doen naar een vermeende bokkenrijder en “Wij zijn de geschiedenis” (KRO) door informatie en fotomateriaal beschikbaar te stellen over de geschiedenis van de Nieuwstraat. In 2008 werd tijdens de opening van de monumentenmaand een presentatie gehouden over Rooynet, het digitale verleden van Venray. Rooynet is een website waar de historische verenigingen, het gemeentearchief Venray en de bibliotheek Venray hun collectie presenteren. Eind 2008 werd in samenwerking met de openbare bibliotheek Kerkrade gestart met een haalbaarheidsonderzoek om te bezien of eenzelfde project in Kerkrade gerealiseerd kan worden.

Bibliotheekbeheer Elk gemeentearchief beheert een eigen collectie naslagwerken op het gebied van regionale geschiedenis voor eigen gebruik en voor raadpleging door derden. In Kerkrade is het cluster DIVA bovendien verantwoordelijk voor het beheer van de bedrijfsbibliotheek. De historische bibliotheek van DIVA bevat ruim 3000 publicaties op het gebied van locale archeologie en geschiedenis. De catalogus is via de internetsite van de gemeente Kerkrade voor het publiek bevraagbaar. Het archief onderhoudt een goede relatie met de openbare bibliotheek Kerkrade, waardoor er nauwelijks noodzaak bestaat om in een verdere uitbouw van de eigen collectie te investeren. In het verslagjaar werden slechts 25 publicaties uit eigen middelen aangeschaft. Daarnaast beheert DIVA ook de gehele abonnementenportefeuille van de gemeentelijke organisatie, met vakpublicaties op alle beleidsterreinen. In afwachting van de oplevering van het pakket Biblio Data Pro van onze leverancier van tijdschriften en boeken SIS Books – wordt het collectiebeheer bijgehouden in een spreadsheet binnen Word. De verwachting is dat dit pakket in het eerste kwartaal van 2009 wordt opgeleverd. De abonnementenportefeuille is per sector doorgelicht en geactualiseerd. Op huisnet is voor de medewerkers van de gemeente Kerkrade een bestelprocedure beschreven om zo de bestellingen en het budget beter te kunnen bewaken Het cluster DIVA verzorgt verder nog de digitale knipselkrant, waarbij via huisnet aan alle medewerkers inzage verleent wordt in het dagelijkse nieuws over Kerkrade en de regio uit De Limburger en het Limburgs Dagblad. Per januari 2009 zal deze service worden uitgebreid naar dagelijks bestuur en leden van de Eurode-Raad aan beide kanten van de grens. Archeologie Terwijl een archiefdienst zich in de regel vooral richt op het ‘papieren’ archief, heeft het gemeentearchief van Kerkrade ook taken op het gebied van het bodemarchief. Het Europees verdrag van Malta is met de wijziging van de Monumentenwet op 1 september 2007 van kracht geworden. De wet bepaalt dat de archeologische waarden moeten worden meegewogen in ruimtelijke ontwikkelingen en dat de gemeenten daarin hun verantwoordelijkheden dienen te nemen. Dit dient vormgeven te worden in een gemeentelijke archeologiebeleid. Kerkrade heeft hierin al een eerste stap gezet: in 2006 is door de gemeente in samenwerking met de andere Parkstadgemeenten en de gemeente Nuth de opdracht verstrekt tot het maken van een archeologische beleidsadvieskaart. De kaart is op 19 augustus 2008 vastgesteld door het College. In 2009 zal de mogelijkheid tot het aanstellen van een Parkstadarcheoloog onderzocht worden. De informatieborden bij archeologische vindplaatsen zijn opgenomen in een algemeen plan voor informatieplaquettes in Kerkrade. De toestand van de villaresten op de Krichelberg is onveranderd slecht. Een oplossing is in afwachting van de evt. herbestemming van het terrein nog niet voorhanden. Mensen en middelen PERSONEEL archivaris assistent-archivaris senior medewerker documentaire informatievoorziening kwaliteitsmedewerker post medewerker registratuur, archief en bibliotheek A medewerker registratuur, archief en bibliotheek B ondersteunende medewerkers in algemene dienst wsw-medewerkers

dec. 2008 1 1,8 0 1 8,2 2,1 2 2

dec. 2007 1 1,8 1 1 8,2 3,4 2 2

vrijwilligers (parttime, enkele uren per week)

2

2

De senior medewerker documentaire informatievoorziening maakte medio 2008 binnen de afdeling FIA de overstap van het cluster DIVA naar het cluster Informatievoorziening en Automatisering. De versterking van het cluster I&A valt – gelet op de toenemende rol van ICT in de bedrijfsvoering en de dienstverlening – alleen maar toe te juichen, en komt indirect ook weer het cluster DIVA ten goede. Beide clusters streven in essentie hetzelfde doel na: een kwalitatief hoogwaardige informatievoorziening. Inmiddels zijn nog ruim18 fte betrokken bij de centrale verwerking van post, het vormen van “lopende” (dynamische) dossiers, het beheer van semi-statische en historische archieven en het beheer van de bedrijfsbibliotheek. Zoals reeds in eerdere jaarverslagen aangegeven, verwachten wij een verdere daling in de traditionele werkzaamheden van het cluster op uitvoerend niveau (postregistratie, handmatige ordening en beschrijving van archieven) vanwege de verdere digitalisering van de samenleving. Onder invloed van de impact van ICT op de bedrijfsvoering van de overheid zullen de taken op het gebied van informatiebeheer en informatiebeleid echter toenemen. DIVA zal zich moeten heroriënteren en een nieuwe positie dienen te verwerven (al dan niet in nauwe samenwerking met het cluster ICT). Om de medewerkers van het eigen cluster te doordringen van de consequenties van de veranderingen op hun vakgebied, werd in november een in company-training verzorgd door VHiC om de medewerkers voor te bereiden op hun veranderende rol op het gebied van post en archief. Een en ander betekent ook dat momenteel zéér terughoudend wordt omgegaan met de invulling van eventuele vacatures. Tot slot De opmars van de mondige burger en de toenemende rol van ICT zijn ook van invloed op het vakgebied “documentaire informatievoorziening en archief”. Gelukkig wordt niét alleen het cluster DIVA van de gemeente Kerkrade geconfronteerd met een spannend toekomstperspectief. De informele samenwerking tussen de diverse Limburgse archiefbeherende instellingen was – zoals altijd - constructief en inspirerend. Ook de provinciale archiefinspectie stond ons altijd met raad en daad bij en daarnaast waren ook de contacten in het bedrijfsarchivarissenoverleg (met collega’s van o.a. ABP, CBS, DSM, Essent, rijksuniversiteit Limburg en de Open Universiteit) verfrissend en leerzaam. In deze situatie was het vanzelfsprekend dat de archivaris als mentor voor een medewerker van de gemeente Landgraaf fungeerde voor de opleiding “voortgezette archiefvorming” en is het evenzo vanzelfsprekend dat we in 2009 gezamenlijk voor een aantal DIV-afdelingen uit de regio in samenwerking met opleidingsinstituut SOD een opleiding auditing voor DIV zullen verzorgen.

Raadsvergadering 18 februari 2009 – Agendapunt 13: Continuïteit Parkstad Limburg Stadion Samenvatting opmerkingen alsmede reactie.

Ø

Strikte regulering van het toezicht op de bestedingen. In de onderzoeksopdracht (dienstverlening punt 3) is opgenomen te onderzoeken binnnen welke structuur de gemeente de toezichtsfunctie adequaat kan uitoefenen. Ook in de overeenkomst van 19-02-2009 is onder de laatste twee aandachtspunten dit aspect meegenomen.

Ø

Waarom wordt de garantiestelling niet teruggebracht tot € 12 miljoen? De garantiestelling heeft betrekking op de restantschuld en naarmate aan de aflossingsverplichtingen wordt voldaan, daalt het bedrag, waarvoor de gemeente garant staat. De restantschuld bedraagt momenteel ongeveer € 13 miljoen.

Ø

Waarom wordt het bedrag van € 3 miljoen niet in een keer afgeboekt? Ter agendering in de commissie AZM.

Ø

Harde ingrepen in organisatiestructuur en personele invulling van directie, bestuur en raad van commissarissen. De onderzoeksopdracht (dienstverlening punten 1, 2 en 3) omvat het geven van een antwoord op de vraag hoe in het verleden de besluitvorming, alsmede de rechtmatigheid ervan, tot stand is gekomen, welke geleid heeft tot het liquiditeitsprobleem. Zoals hiervoor reeds is opgemerkt, wordt ook onderzocht de structuur in relatie tot de toezichtsfunctie. Ook in de overeenkomst van 19-02-2009 is onder de eerste twee aandachtspunten dit aspect meegenomen.

Ø

Roda J.C. dient medewerking te verlenen aan een onderzoek naar het ontstaan van deze situatie. In de overeenkomst van 19- 02-2009, is als voorwaarde voor het beschikbaar stellen van € 1 miljoen dit aspect onder het eerste aandachtspunt opgenomen.

Ø

Roda J.C. dient bij een stand-alone variant of als een fusieclub in de toekomst in Kerkrade te blijven spelen. Momenteel is er een huurovereenkomst tussen Holding Roda Kerkrade N.V. en Holding Stadion Kerkrade B.V. In het concept-raadsvoorstel wordt reeds gesproken over een herbezinning inzake reeds gesloten overeenkomsten. De huurovereenkomst valt daar uiteraard ook onder. Ook in de overeenkomst van 19-02-2009 is dit aspect onder het tweede aandachtspunt meegenomen. Mede op basis van het onderzoek zal dit onderwerp besproken worden met Roda J.C.

Ø

Geef supporters een rol in het nieuwe bestuur. In het concept-raadsvoorstel wordt reeds gesproken over een herbezinning over de personele en bestuurlijke invulling. Het onderzoek dient aan te geven in hoeverre er consequenties getrokken moeten worden ten aanzien van de huidige situatie. In de voorwaardelijke sfeer zal de gemeente zich daartoe dienen te beperken. In het overleg zal de suggestie wel worden meegenomen.

Ø

Koppel de naam Kerkrade aan het stadion. Voor de naamgeving van het stadion zijn in het verleden verplichtingen aangegaan met derden. Deze dienen gerespecteerd te worden. Overigens ligt het openbreken van overeenkomsten alleen voor de hand, indien dit leidt tot extra financiële middelen.

Ø

Verander de naam Roda J.C. in een toekomstige stand- alone-situatie in Roda J.C. Kerkrade. In het verdere traject, gericht op een structurele oplossing, zal dit met Roda J.C. besproken worden.

Ø

Onderzoek financiële alternatieven via derden. Ook momenteel is er een financiële participatie van derden, welke betrekking heeft op het spelerspotentieel. Voor de lange termijnoplossing zal een extra financiële participatie via sponsoren een noodzaak zijn.

Ø

Op het einde van dit voetbalseizoen moet er een gedegen plan komen om de continuïteit van het Parkstad Limburg Stadion te waarborgen. Een bepalende factor in dezen vormt het nog te verschijnen businessplan van de Stuurgroep Topvoetbal in Limburg. Dit plan moet afgewacht worden.

Ø

De gemeenteraad dient geïnformeerd te blijven over alle belangrijke ontwikkelingen. Het college kan dit toezeggen.

Ø

Wat wordt bedoeld met maatschappelijke doelen? Het betreft de rol van Roda J.C. op sociaal-maatschappelijk gebied. Te denken valt aan jeugd, gezondheid, arbeidsparticipatie etc. De concrete uitwerking zal nog plaatsvinden.

Ø

Wat gebeurt er met de schuld aan de gemeente van € 1 miljoen? Bedoeld wordt waarschijnlijk de OZB-betalingsachterstand. Voor alle duidelijkheid zij opgemerkt, dat het nabetalingen betreft op basis van recente uitspraken vanwege de rechter. Het treffen van betalingsregelingen is in dezen gebruikelijk. Dit maakt uiteraard de huidige situatie er niet gemakkelijker op.

G:\JSLTS\Raad\Raadsvergadering 18 februari 2009

2