PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI

PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI

AUDIT OPERASIONAL FUNGSI PRODUKSI Studi Kasus di Virgin Cake & Bakery Ungaran SKRIPSI Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi Program Studi Akuntansi

Oleh: Melania Yuni Purwaningsih NIM: 112114093 PROGRAM STUDI AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SANATA DHARMA YOGYAKARTA 2015


AUDIT OPERASIONAL FUNGSI PRODUKSI Studi Kasus di Virgin Cake & Bakery Ungaran SKRIPSI Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi Program Studi Akuntansi

Oleh: Melania Yuni Purwaningsih NIM: 112114093 PROGRAM STUDI AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SANATA DHARMA YOGYAKARTA 2015

i


ii


iii


“Segala perkara dapat kutanggung di dalam DIA yang memberi kekuatan kepadaku” (Filipi 4 : 13) “Gratia est, si tempto” (Disana ada rahmat jika kita mencoba) “Lebe fit, quod bene fertur onus” (Beban yang dipanggul dengan kerelaan hati akan menjadi ringan)

Kupersembahkan untuk: Papaku Agustinus Darmana dan Mamaku Lucia Adekku Yosefus Purbo Dwi Asmoro PSM Cantus Firmus Anak Kostan Beo 49 Teman-teman Akuntansi FE USD Angkatan 2011

iv


UNIVERSITAS SANATA DHARMA FAKULTAS EKONOMI PROGRAM STUDI AKUNTANSI

PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS SKRIPSI

Yang bertanda tangan di bawah ini, saya menyatakan bahwa Skripsi dengan judul: AUDIT OPERASIONAL FUNGSI PRODUKSI Studi Kasus di Virgin Cake & Bakery Ungaran dan dimajukan untuk diuji pada tanggal 29 Mei 2015 adalah hasil karya saya.

Dengan ini saya menyatakan dengan sesungguhnya bahwa dalam skripsi ini tidak terdapat keseluruhan atau sebagian tulisan orang lain yang saya ambil dengan cara menyalin, atau meniru dalam bentuk rangkaian kalimat atau simbol yang menunjukkan gagasan atau pendapat atau pemikiran dari penulis lain yang saya aku seolah-olah sebagai tulisan saya sendiri dan atau tidak terdapat bagian atau keseluruhan tulisan yang saya salin, tiru, atau yang saya ambil dari tulisan orang lain tanpa memberikan pengakuan pada penulis aslinya. Apabila saya melakukan hal tersebut di atas, baik sengaja maupun tidak, dengan ini saya menyatakan menarik skripsi yang saya ajukan sebagai hasil tulisan saya sendiri ini. Bila kemudian terbukti bahwa saya ternyata melakukan tindakan menyalin atau meniru tulisan orang lain seolah-olah hasil pemikiran saya sendiri, berarti gelar dan ijasah yang telah diberikan oleh universitas batal saya terima.

v


LEMBAR PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS

Yang bertanda tangan di bawah ini, saya mahasiswa Universitas Sanata Dharma: Nama : Melania Yuni Purwaningsih NIM

: 112114093

Demi

pengembangan

ilmu

pengetahuan,

saya

memberikan

kepada

perpustakaan Universitas Sanata Dharma karya ilmiah saya yang berjudul: AUDIT OPERASIONAL FUNGSI PRODUKSI Studi Kasus di Virgin Cake & Bakery Ungaran beserta perangkat yang diperlukan. Dengan demikian saya memberikan kepada Perpustakaan Universitas Sanata Dharma hak untuk menyimpan, mengalihkan dalam bentuk media lain, mengelolanya dalam bentuk pangkalan data, mendistribusikan secara terbatas, dan mempublikasikannya di internet atau media lain untuk kepentingan akademis tanpa perlu memberikan royalty kepada saya selama tetap mencantumkan nama saya sebagai penulis. Demikian pernyataan ini saya buat sebenarnya.

Yogyakarta, 30 Juni 2015

vi


KATA PENGANTAR

Puji syukur dan terima kasih ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang telah melimpahkan rahmat dan karunia kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan skripsi ini. Penulisan skripsi ini bertujuan untuk memenuhi salah satu syarat untuk memperoleh gelar sarjana pada Program Studi Akuntansi, Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma. Dalam menyusun skripsi ini penulis mendapat bantuan, bimbingan dan arahan dari berbagai pihak. Oleh sebab itu penulis mengucapkan terima kasih kepada: 1.

Drs. Johanes Eka Priyatma, M.Sc., Ph.D., selaku Rektor Universitas Sanata Dharma yang telah memberikan kesempatan bagi penulis untuk mengikuti segala proses dan kegiatan di kampus untuk berkembang secara akademik dan non akademik.

2.

Dr. Fr. Ninik Yudianti, M.Acc., QIA selaku Dosen Pembimbing yang telah membantu serta membimbing penulis dalam menyelesaikan skripsi ini.

3.

Bapak Suteja AW dan Ibu Nanik, selaku pimpinan Virgin Cake & Bakery yang memberikan ijin untuk melakukan penelitian.

4.

Segenap karyawan Virgin Cake & Bakery Ungaran yang telah banyak membantu dengan bersedia diwawancarai dan mencarikan data yang dibutuhkan.

vii


5.

Papa Agustinus Darmana dan Mama Lucia yang peduli pada pendidikan anaknya dan banyak mendorong serta mendoakan penulis hingga skripsi ini dapat selesai.

6.

Semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu. Penulis menyadari bahwa skripsi ini masih banyak kekurangannya. Oleh

karena itu, penulis mengharapkan kritik dan saran. Semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi pembaca.

Yogyakarta, 06 Mei 2015

Penulis

viii


DAFTAR ISI

Halaman HALAMAN JUDUL ....................................................................................

i

HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBING ...........................................

ii

HALAMAN PENGESAHAN ......................................................................

iii

HALAMAN PERSEMBAHAN ...................................................................

iv

HALAMAN PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS .....................

v

HALAMAN LEMBAR PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS .......................

vi

HALAMAN KATA PENGANTAR .............................................................

vii

HALAMAN DAFTAR ISI ...........................................................................

ix

HALAMAN DAFTAR TABEL ...................................................................

xii

HALAMAN DAFTAR GAMBAR ...............................................................

xiii

ABSTRAK ...................................................................................................

xiv

ABSTRACT ..................................................................................................

xv

BAB I

PENDAHULUAN .....................................................................

1

A. Latar Belakang Masalah .......................................................

1

B. Rumusan Masalah .................................................................

4

C. Tujuan Penelitian ..................................................................

5

D. Manfaat Penelitian ................................................................

5

ix


BAB II

BAB III

BAB 1V

BAB V

E. Sistematika Penulisan ...........................................................

6

TINJAUAN PUSTAKA ............................................................

8

A. Pengauditan ..........................................................................

8

B. Audit Operasional .................................................................

9

C. Fungsi Produksi ....................................................................

16

D. Audit Operasional atas Fungsi Produksi ..............................

18

E. Kerangka Berfikir .................................................................

23

METODE PENELITIAN ..........................................................

25

A. Jenis Penelitian .....................................................................

25

B. Waktu dan Tempat Penelitian ...............................................

25

C. Subjek dan Objek Penelitian .................................................

25

D. Teknik Pengumpulan Data ...................................................

26

E. Teknik Analisis Data .............................................................

27

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ..................................

31

A. Profil Perusahaan ..................................................................

31

B. Sejarah Perusahaan ...............................................................

31

C. Struktur Organisasi Perusahaan ............................................

32

D. Produk Perusahaan ...............................................................

35

ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN...............................

37

A. Melakukan Survei Pendahuluan ...........................................

37

B. Merencanakan Audit .............................................................

43

x


C. Melaksanakan Audit .............................................................

44

D. Melaporkan Temuan dalam Bentuk Laporan Audit .............

75

PENUTUP .................................................................................

84

A. Kesimpulan ...........................................................................

84

B. Keterbatasan Penelitian.........................................................

84

C. Saran .....................................................................................

85

DAFTAR PUSTAKA ...................................................................................

86

LAMPIRAN ..................................................................................................

89

BAB VI

xi


DAFTAR TABEL

Halaman Tabel 1.

Perbandingan Tata Kerja Gudang dan Pelaksanaannya ...........

Tabel 2.

Cara Pembuatan Makanan yang Baik (CPMB) dan Pelaksanaannya ........................................................................

Tabel 3.

44

50

Audit Perencanaan Produksi, Metode dan Standar, Organisasi Manajemen Produksi ...............................................................

53

Tabel 4.

Audit Pengendalian Kualitas....................................................

60

Tabel 5.

Audit Produktivitas dan Efisiensi ............................................

64

Tabel 6.

Audit Tenaga Kerja ..................................................................

72

Tabel 7.

Audit Pemeliharaan Peralatan, Plant dan Layout ....................

74

xii


DAFTAR GAMBAR

Halaman Gambar I.

Proses Produksi ..................................................................

37

Gambar II.

Flowchart Pengambilan Bahan Baku ................................

38

Gambar III.

Proses Produksi Pastry ......................................................

40

Gambar IV.

Proses Produksi Donat .......................................................

41

Gambar V.

Proses Produksi Cake .........................................................

41

Gambar VI.

Proses Produksi Bakery......................................................

42

Gambar VII.

Nota Serah Terima Antar Gudang .....................................

47

Gambar VIII.

Tanda Terima Barang.........................................................

48

Gambar IX.

Nota Intern .........................................................................

49

Gambar X.

Nota Pesanan ......................................................................

60

xiii


ABSTRAK AUDIT OPERASIONAL FUNGSI PRODUKSI

Studi Kasus di Virgin Cake & Bakery Ungaran

Melania Yuni Purwaningsih NIM

: 112114093

Universitas Sanata Dharma Yogyakarta 2015

Tujuan penelitian ini untuk menganalisis temuan-temuan dan memberikan rekomendasi atas hasil audit operasional fungsi produksi. Pemecahan masalah pada proses produksi roti dapat dilakukan dengan baik jika faktor penyebab masalah telah diketahui. Salah satu cara yang dilakukan untuk mengidentifikasi faktor-faktor yang dapat menyebabkan kelancaran proses produksi roti terhambat yaitu dengan melakukan pendekatan audit operasional. Jenis penelitian ini studi kasus. Data diperoleh dengan melakukan observasi, pengisian check list, wawancara, dan dokumentasi. Teknik analisis data dengan analisis deskriptif tahapan proses pelaksanaan audit operasional fungsi produksi. Hasil penelitian menunjukkan bahwa pelaksanaan fungsi produksi secara ekonomis sudah cukup, secara efisien baik, dan secara efektif baik sekali. Proses audit telah dilakukan dan hasil temuan telah dilaporkan dalam bentuk laporan audit, serta telah diberikan rekomendasi kepada pihak perusahaan untuk perbaikan fungsi produksinya.

Kata Kunci: Audit Operasional, Fungsi Produksi, Ekonomis, Efisien, Efektif

xiv


ABSTRACT OPERATIONAL AUDIT OF PRODUCTION FUNCTION

A Case Study at Virgin Cake & Bakery Ungaran

Melania Yuni Purwaningsih NIM

: 112114093

Universitas Sanata Dharma Yogyakarta 2015

The aim of this research are to analyze the audit findings and to suggest recommendations for production function to the management. Problems in the production function will be resolved when the cause of the problems can be identified. Operational audits was one method to identify the problems. The type of this research was a case study. Data was obtained by observation, check lists, interviews, and documentation. The data analysis technique used was descriptive analysis by performing operational audit process for production function. The results showed that the implementation of production function from economic standpoint was good enough, in term of efficiency was good, and the effectiveness was very good. The audit process has been conducted and the findings have been reported in the form of audit reports, and recommendations were suggested to the company for the improvement of production function.

Keyword: Operational Audit, Production Function, Economical, Efficient, Effective

xv


BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah Manajemen setiap perusahaan harus meyakini bahwa salah satu faktor kunci pencapaian keunggulan bersaing di dalam sebuah perusahaan adalah dengan memperhatikan faktor efisiensi, efektivitas, dan produktivitas di seluruh aktivitas operasi yang dijalankan. Memegang teguh prinsip-prinsip itu pada hakikatnya berarti bahwa semua komponen atau satuan kerja dalam organisasi dituntut menggunakan berbagai dana, daya, sarana, dan prasarana kerja dengan baik dan semaksimal mungkin. Menurut Siagian (2004: 4), “Dalam teori manajemen telah lama ditekankan bahwa dalam menjalankan roda perusahaan, terdapat lima M, yaitu manusia, modal, mesin, metode kerja, dan materi.” Selain itu, terdapat faktor-faktor lain dalam mengelola suatu perusahaan yang juga harus digunakan dengan efisien dan efektif, seperti waktu, energi, dan informasi. Seringkali perusahaan dihadapkan kepada suasana kelangkaan dalam pengadaan, penguasaan, dan pemilikan berbagai faktor tersebut namun tidak pernah ada alasan yang dapat digunakan sebagai dasar untuk membenarkan terjadinya inefisiensi. Maka dari itu, diperlukanlah kegiatan audit untuk memperoleh bukti adanya inefisiensi dengan menggunakan semua faktor tersebut sebagai objek audit.

1

PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI 2

Sebuah perusahaan yang semakin berkembang akan dituntut untuk berkembang pula dalam bidang pemeriksaan untuk memberikan evaluasi dan perbaikan setiap aktivitas bisnisnya sehingga semakin baik dari waktu ke waktu. Pemeriksaan yang dilakukan tidak hanya terbatas pada pemeriksaan di bidang transaksi keuangan perusahaan saja, melainkan juga pemeriksaan yang berkaitan dengan operasional perusahaan guna menghadapi tuntutan peningkatan efisiensi, efektivitas, dan produktivitas kerja. Menurut Bayangkara (2008: 2), “Audit operasional adalah pengevaluasian terhadap efisiensi dan efektivitas operasi perusahaan.” Artinya, terjadi perkembangan baru dalam manajemen modern yang menekankan pentingnya audit operasional. Melalui audit operasional, dapat diidentifikasi seluruh kegiatan, program, dan aktivitas yang masih memerlukan perbaikan sehingga dengan rekomendasi yang diberikan nantinya dapat dicapai perbaikan atas pengelolaan berbagai program dan aktivitas pada perusahaan tersebut. Adanya tekanan yang sangat kuat terhadap bisnis manufaktur saat ini, menuntut perusahaan untuk lebih cerdas dalam menjalankan operasinya. Fungsi produksi dan operasi yang mentransformasikan input menjadi output bertanggung jawab untuk menghasilkan produk dalam kuantitas dan kualitas yang telah ditentukan, tepat waktu, dan memproses produk secara efektif dan efisien. Dalam aktivitasnya dimulai dari perencanaan sampai dengan pengendalian dan evaluasi,


fungsi ini harus secara optimal menghubungkan kebutuhan pelanggan dengan kemampuan internal yang dimiliki perusahaan (Tebety, 2013: 1-2). Perkembangan pasar yang terjadi telah mampu mendorong terciptanya persaingan yang ketat diantara industri-industri. Hal ini membuka tantangan dan kesempatan

tersendiri

bagi

industri

pangan,

khususnya

bakery

untuk

memenangkan dan menjadi pemimpin dari persaingan pasar yang terjadi. Untuk dapat bertahan dalam persaingan tersebut setiap industri, termasuk industri bakery harus

mulai

memfokuskan

usahanya

pada

perbaikan

mutu

yang

berkesinambungan. Setiap industri harus mampu melakukan setiap pekerjaan dengan lebih baik dalam suatu sistem manajemen mutu dalam rangka menghasilkan produk pangan, yaitu roti yang bermutu tinggi. Menurut Kristiana (2010: 3), “Kasus-kasus penyimpangan pangan seharusnya tidak perlu terjadi apabila produk pangan diolah dengan prosedur pengolahan yang benar.” Virgin Cake & Bakery berupaya menjaga mutu produk roti agar tetap sesuai dengan standar mutu yang telah ditetapkan oleh perusahaan berdasarkan Badan Pengawas Obat dan Makanan (Badan POM). Tahapan-tahapan proses produksi diupayakan dilaksanakan dengan benar sesuai standar pengolahan perusahaan agar dapat dihasilkan produk yang sesuai dengan standar mutu produk roti. Namun pada kenyataannya, produk roti yang dihasilkan tidak semuanya dapat memenuhi standar. Roti yang mengalami penyimpangan mutu tersebut dapat mengakibatkan pemakaian bahan baku pembuatan roti tidak optimal,


kelancaran produksi roti menjadi terganggu, dan pemborosan biaya produksi sehingga dapat berakibat pada ketidakpuasan konsumen. Pemecahan masalah pada proses produksi roti dapat dilakukan dengan baik jika faktor penyebab masalah telah diketahui. Salah satu cara yang dilakukan untuk mengidentifikasi faktor-faktor yang dapat menyebabkan kelancaran proses produksi roti terhambat adalah dengan melakukan pendekatan audit operasional. Audit operasional yang dilakukan merupakan kajian atas setiap tahapan proses produksi roti maupun pelaksanaan prosedur operasi standar yang dapat menyebabkan terjadinya kegagalan dan terhambatnya proses produksi. Melalui audit operasional yang dilakukan dapat diperoleh suatu evaluasi maupun masukan perbaikan terhadap sistem mutu proses produksi roti yang berjalan di Virgin Cake & Bakery dengan harapan fungsi produksi berjalan dengan baik dan meningkatkan berbagai macam aspek fungsi produksi.

B. Rumusan Masalah Berdasarkan uraian dalam latar belakang, maka rumusan masalah dalam penelitian ini adalah bagaimana hasil audit operasional pada fungsi produksi di Virgin Cake & Bakery Ungaran?


C. Tujuan Penelitian Tujuan yang ingin dicapai melalui penelitian ini adalah menganalisis temuan-temuan dan memberikan rekomendasi atas hasil pelaksanaan audit operasional pada fungsi produksi di Virgin Cake & Bakery Ungaran.

D. Manfaat Penelitian Penelitian ini dapat bermanfaat bagi: 1. Perusahaan Penelitian ini diharapkan dapat menjadi bahan evaluasi dan masukan perbaikan terhadap proses produksi yang berjalan di Virgin Cake & Bakery Ungaran sehingga proses produksi menjadi semakin baik. 2. Universitas Sanata Dharma Penelitian ini dapat menambah daftar referensi kepustakaan di perpustakaan Universitas Sanata Dharma yang sebelumnya belum pernah ada. 3. Pembaca Penelitian ini diharapkan dapat memberikan pengetahuan mengenai pelaksanaan audit operasional pada fungsi produksi. 4. Penulis Penelitian ini dapat menjadi wadah bagi penulis untuk menerapkan ilmu yang diperoleh selama masa perkuliahan khususnya ilmu tentang audit


operasional. Selain itu, penulis mendapatkan banyak pengetahuan baru tentang pelaksanaan audit operasional pada fungsi produksi.

E. Sistematika Penulisan Penelitian ini akan dilaporkan dengan menggunakan sistematika penulisan sebagai berikut: Bab I

Pendahuluan Bab ini menguraikan tentang latar belakang masalah, rumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan sistematika penulisan.

Bab II

Tinjauan Pustaka Bab ini menguraikan tentang teori-teori dan konsep yang berkaitan dengan penelitian. Selain itu, bab ini juga merumuskan kerangka berfikir dari penelitian.

Bab III

Metode Penelitian Bab ini menguraikan tentang jenis penelitian, waktu dan tempat penelitian, subjek dan objek penelitian, teknik pengumpulan data, dan teknik analisis data.


Bab IV

Gambaran Umum Perusahaan Bab ini menguraikan secara garis besar gambaran umum perusahaan yang diteliti, mulai dari sejarah perusahaan, bidang usaha, struktur organisasi, dan produk usaha.

Bab V

Analisis Data dan Pembahasan Bab

ini

menguraikan

tentang

tahap-tahap

pelaksanaan

audit

operasional mulai dari memilih auditee, merencanakan audit, pelaksanaan audit, hingga melaporkan temuan audit saat penelitian. Bab VI

Penutup Bab ini menguraikan tentang kesimpulan, keterbatasan penelitian, dan saran atas penelitian yang dilakukan.


BAB II TINJAUAN PUSTAKA

A. Pengauditan 1. Pengertian Pengauditan Menurut Jusup (2010: 11), “Pengauditan adalah suatu proses sistematis untuk mendapatkan dan mengevaluasi bukti yang berhubungan dengan asersi tentang tindakan-tindakan dan kejadian-kejadian ekonomi secara obyektif untuk menentukan tingkat kesesuaian antara asersi tersebut dengan kriteria yang telah ditetapkan dan mengkomunikasikan hasilnya kepada pihak-pihak yang berkepentingan.” 2. Jenis-Jenis Audit Menurut Jusup (2010: 15-17), audit pada umumnya dikelompokkan menjadi tiga golongan, yaitu: audit laporan keuangan, audit kesesuaian, dan audit operasional. Pengertian ketiga jenis audit tersebut dibahas di bawah ini. a. Audit Laporan Keuangan Audit laporan keuangan dilakukan untuk menentukan apakah laporan keuangan sebagai keseluruhan yaitu informasi kuantitatif yang akan diperiksa dinyatakan sesuai dengan kriteria tertentu yang telah ditetapkan.

8


b. Audit Kesesuaian Tujuan audit kesesuaian adalah untuk menentukan apakah pihak yang diaudit telah mengikuti prosedur atau aturan tertentu yang ditetapkan oleh pihak yang berwenang. c. Audit Operasional Audit operasional adalah pengkajian (review) atas setiap bagian dari prosedur dan metoda yang diterapkan suatu organisasi dengan tujuan untuk mengevaluasi efisiensi dan efektivitas. Hasil akhir dari suatu audit operasional biasanya berupa rekomendasi kepada manajemen untuk perbaikan operasi.

B. Audit Operasional 1. Konsep dan Definisi “Audit operasional adalah pengevaluasian terhadap efisiensi dan efektivitas operasi perusahaan. Dalam konteks audit operasional, operasional meliputi

seluruh

operasi

internal

perusahaan

yang

harus

dipertanggungjawabkan kepada berbagai pihak yang memiliki wewenang yang lebih tinggi” (Bayangkara, 2008: 2). Audit operasional dirancang secara sistematis untuk mengaudit aktivitas, program-program yang diselenggarakan, atau sebagian dari entitas yang biasa diaudit untuk menilai dan melaporkan


apakah sumber daya dan dana telah digunakan secara efisien, serta apakah tujuan dari program dan aktivitas yang telah direncanakan dapat tercapai dan tidak melanggar ketentuan aturan dan kebijakan yang telah ditetapkan perusahaan. Dalam audit internal, auditor melakukan penilaian secara independen terhadap berbagai aktivitas dalam memberikan jasanya kepada perusahaan. Secara lengkap Institute of Internal Auditors (IIA) mendefinisikan internal auditing sebagai: “An independent appraisal activity established within an organization to examine and evaluate its activities as a service to the organization. The object of internal auditing is to assist members in the organization in the effective discharge of their duties.” Audit operasional memfokuskan penilaiannya pada efisiensi dan efektivitas operasi suatu entitas. Lebih lanjut AICPA mendefinisikan operational auditing sebagai: “A systematic review of an organization activities … in relation to specified objective. The purpose of the engagement may be: (a) to assess performance, (b) to identify opportunities for improvement, and (c) to develop recommendation for improvement or further action.” Berdasarkan publikasi Institute of Internal Auditors (IIA), “Operational Auditing” didefinisikan sebagai berikut : “Operational auditing adalah suatu proses yang sistematis dari penilaian efektivitas, efisiensi, dan ekonomisasi operasi suatu organisasi yang di bawah pengendalian manajemen dan melaporkan kepada orang yang tepat hasil dari penilaian beserta rekomendasi untuk perbaikan.”


2. Tujuan Audit Operasional Menurut Bayangkara (2008: 3), “Audit operasional bertujuan untuk mengidentifikasi kegiatan, program, dan aktivitas yang masih memerlukan perbaikan, sehingga dengan rekomendasi yang diberikan nantinya dapat dicapai perbaikan atas pengelolaan berbagai program dan aktivitas pada perusahaan tersebut.” Berkaitan dengan tujuan ini, titik berat audit diarahkan terutama pada berbagai objek audit yang diperkirakan dapat diperbaiki di masa yang akan datang, di samping juga mencegah kemungkinan terjadinya berbagai kerugian. Institute of Internal Audit (IIA) dalam YPIA (2008: 15), menggariskan bahwa tujuan dari audit operasional adalah: a. Mereview dan menilai efektifitas desain dan aplikasi pengendalian internal. b. Memastikan kepatuhan atas kebijakan, rencana, dan prosedur yang telah ditetapkan. c. Memastikan keandalan data manajemen yang disusun oleh organisasi. d. Menilai kualitas kinerja pelaksanaan tanggung jawab. e. Merekomendasikan perbaikan operasi. f. Mempertanggungjawabkan dan melindungi aset.


3. Ruang Lingkup Audit Operasional Sesuai dengan tujuannya, audit operasional dilaksanakan untuk meningkatkan ekonomisasi, efisiensi pengelolaan sumber daya, serta efektivitas pencapaian tujuan perusahaan. Oleh karena itu, “audit operasional diarahkan untuk menilai secara keseluruhan pengelolaan operasional objek audit, baik fungsi manajerial (perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian) maupun fungsi-fungsi bisnis perusahaan yang secara keseluruhan ditujukan untuk mencapai tujuan perusahaan” (Bayangkara, 2008: 15). Bagaimana pengelolaan berbagai program/aktivitas pada setiap fungsi bisnis perusahaan, apakah sudah dikelola dengan prinsip-prinsip kehematan, efisiensi, dan secara efektif dapat mencapai tujuannya? Hal ini merupakan kajian dari audit operasional. 4. Tahap-Tahap Audit Operasional Menurut Boynton et al. (2003: 499-503), ada lebih banyak tahap dalam audit operasional daripada dalam audit laporan keuangan. Setiap tahap dalam audit operasional dijelaskan pada bagian berikut ini: a. Melaksanakan Survei Pendahuluan Pelaksanaan audit operasional dimulai dengan studi (atau survei) pendahuluan terhadap obyek audit dalam entitas untuk mengidentifikasi aktivitas yang mempunyai potensi audit tertinggi dilihat dari segi perbaikan efektivitas, efisiensi, dan kehematan operasi. Titik awal dari


studi pendahuluan ini adalah memperoleh pemahaman yang komprehensif mengenai struktur organisasional entitas serta karakteristik operasinya. Selain itu, auditor juga harus memahami industri tempat entitas beroperasi serta sifat dan luas peraturan pemerintah yang berlaku. Selanjutnya perhatian difokuskan pada aktivitas, unit, atau fungsi yang akan diaudit. b. Merencanakan Audit Perencanaan audit yang cermat sangat penting baik bagi efektivitas maupun efisiensi audit operasional. Landasan utama dari perencanaan audit adalah pengembangan program audit, yang harus dibuat sesuai dengan keadaan auditee yang ditemui pada tahap studi pendahuluan audit. Seperti dalam audit laporan keuangan, program audit berisi seperangkat prosedur yang dirancang untuk memperoleh bukti yang berkaitan dengan satu atau lebih tujuan. Bukti yang diperiksa biasanya didasarkan pada sampel data. Jadi, dalam perencanaan audit harus dipertimbangkan penggunaan teknik-teknik sampling statistik. Perencanaan audit juga mencakup pemilihan tim audit dan penjadwalan pekerjaan. c. Melaksanakan Audit Selama melaksanakan audit, auditor secara ekstensif harus mencari faktafakta yang berhubungan dengan masalah yang teridentifikasi dalam auditee selama studi pendahuluan. Pelaksanaan audit adalah tahap yang paling memakan waktu dalam audit operasional. Tahap ini seringkali


disebut sebagai melakukan audit yang mendalam. Dalam suatu audit operasional, auditor sangat mengandalkan pada pengajuan pertanyaan dan pengamatan. Pendekatan yang biasa dilakukan adalah mengembangkan kuesioner untuk auditee dan menggunakannya sebagai dasar untuk mewawancarai personil auditee. Dari pengajuan pertanyaan, auditor berharap akan memperoleh pendapat, komentar, dan usulan tentang pemecahan masalah. Wawancara yang efektif sangat penting dalam audit operasional. Melalui pengamatan terhadap personil auditee, auditor akan dapat mendeteksi inefisiensi dan kondisi-kondisi lainnya yang ikut menyebabkan masalah ini. Auditor juga harus menggunakan analisis dalam audit operasional. Untuk tujuan ini, analisis itu harus melibatkan studi dan pengukuran kinerja aktual dalam hubungannya dengan kriteria tertentu. Kriteria ini dapat dikembangkan secara internal oleh entitas seperti sasaran produktivitas dan anggaran yang ditetapkan. Atau, kriteria ini dapat berasal dari luar entitas berupa standar industri atau diturunkan oleh auditor dari audit-audit sebelumnya atas aktivitas yang serupa. Analisis ini dapat memberikan dasar untuk menentukan sejauh mana auditee memenuhi tujuan yang ditetapkan.


d. Melaporkan Temuan dalam Bentuk Laporan Audit Audit operasional serupa dengan jenis-jenis audit lainnya karena produk akhir dari audit adalah laporan audit. Laporan audit operasional harus memuat: 1) Suatu pernyataan tentang tujuan dan ruang lingkup audit 2) Uraian umum mengenai pekerjaan yang dilakukan dalam audit 3) Ikhtisar temuan-temuan yang meliputi kriteria, penyebab, dan dampak (Andayani, 2008: 120) 4) Rekomendasi perbaikan 5) Komentar auditee e. Melakukan Tindak Lanjut Tahap terakhir dalam audit operasional adalah tahap bagi auditor untuk menindaklanjuti tanggapan auditee terhadap laporan audit. Idealnya, kebijakan entitas sebaiknya mengharuskan manajer unit yang diaudit untuk melaporkan secara tertulis selama periode waktu yang ditetapkan. Akan tetapi, tindak lanjut ini juga harus mencakup penentuan kelayakan tindakan yang diambil oleh auditee dalam mengimplementasikan rekomendasi.


C. Fungsi Produksi 1. Pengertian Proses Produksi “Proses produksi dapat diartikan sebagai cara untuk menciptakan atau menambah kegunaan suatu barang atau jasa dengan memanfaatkan sumbersumber (tenaga kerja, mesin-mesin, dan sebagainya) yang tersedia” (Akmal, 2009: 247). Produksi sebagai suatu istilah, diartikan sebagai semua kegiatan atau kejadian di mana, bahan-bahan dikombinasikan atau dimodifikasikan menurut cara tertentu dengan menggunakan sarana dan peralatan yang sesuai. Ruang lingkup proses produksi ini sering pula disebut sebagai proses pabrikasi. Kegiatan produksi dapat mencakup berbagai aspek luas. Kenyataan mengenai adanya berbagai macam pabrik dengan sejumlah besar jenis-jenis produknya yang berlainan menyadarkan kita betapa luasnya variasi proses produksi dan betapa sulit menggambarkannya secara umum. Walaupun demikian terdapat ciri atau karakteristik umum perusahaan industri, yakni adanya pemakaian bahan dan tenaga kerja, penggunaan sarana dan peralatan, serta kegiatan mengkombinasikan seluruh unsur tersebut dengan cara tertentu sehingga menghasilkan produk yang siap untuk digunakan dalam memenuhi kebutuhan sendiri atau untuk dijual kepada pihak luar.


2. Pentingnya suatu Proses Produksi Tingkatan pentingnya proses produksi akan berlainan sesuai dengan jenis perusahaan. Untuk jenis perusahaan manufaktur, proses produksi merupakan bagian kegiatan perusahaan yang sangat penting, baik ditinjau dari besarnya biaya yang dikeluarkan maupun dari banyaknya jumlah orang yang terlibat di dalamnya. Proses produksi juga merupakan bidang yang cukup rumit, karena banyaknya aktivitas di dalamnya yang harus dilaksanakan, seperti berbagai aktivitas yang berkaitan dengan cara mendapatkan dan mengolah bahan, perolehan sarana dan peralatan yang akan digunakan, dan program latihan yang diperlukan untuk para pegawai. Dari berbagai segi dalam kegiatan produksi diperlukan pemindahan bahan-bahan, penggunaan mesin-mesin, supervisi terhadap para pegawai, koordinasi berbagai subkegiatan, inspeksiinspeksi, pengepakan, quality control, dan penggiriman produk jadi. Mengenai koordinasi dengan berbagai kegiatan lain dalam perusahaan seperti kegiatan pembelian, keuangan, kepegawaian, dan pemasaran diperlukan keterpaduan sebagai salah satu kesatuan kegiatan perusahaan dalam upaya memperoleh laba.


3. Siklus Proses Produksi dan Aspek Pengendaliannya Walaupun corak kegiatan produksi berlainan satu dengan yang lain, namun kita dapat mengidentifikasikan pola siklus beserta tahap-tahap dalam siklus tersebut. Tahap-tahap tersebut mencakup: a. Penentuan permintaan akan produk-produk yang dapat dipasok melalui proses produksi. Atau dengan kata lain, menentukan apa yang akan diproduksi dan kapan akan diproduksi. b. Penetapan rencana produksi yang lebih spesifik. c. Pengadaan masukan untuk melaksanakan kegiatan produksi. d. Penerimaan, pemasangan, dan pengujian mesin dan peralatan, serta percobaan proses produksi. e. Pelaksanaan proses produksi yang sebenarnya. f. Pengiriman produk-produk selesai untuk digunakan sendiri atau dijual kepada para pelanggan.

D. Audit Operasional atas Fungsi Produksi Peranan pemeriksaan intern dalam proses produksi pada dasarnya adalah ikut serta mendorong terciptanya manajemen produksi yang ideal. Jasa yang diberikan berupa pengujian-pengujian terhadap aspek-aspek pengendalian manajemen dalam proses produksi, dengan tujuan baik untuk menguji ketaatan


terhadap kebijaksanaan-kebijaksanaan dan prosedur-prosedur maupun untuk mendapatkan dasar bagi upaya perbaikan manajemen produksi. Menurut Bayangkara (2008: 16), audit operasional pada fungsi ini bertujuan untuk melakukan pengujian terhadap ketaatan perusahaan dalam menerapkan berbagai aturan dan kebijakan yang telah ditetapkan dalam operasi perusahaan. Di samping itu, audit pada fungsi ini juga ditujukan untuk menilai ekonomisasi dan efisiensi pengelolaan sumber daya dan efektivitas pencapaian tujuan perusahaan. Ruang lingkup audit ini meliputi: 1. Perencanaan produksi Rencana produksi dan operasi mengakomodasi rencana fungsi-fungsi bisnis lain, yang merupakan penjabaran dari rencana pencapaian tujuan perusahaan secara keseluruhan. Rencana induk produksi dan operasi mencerminkan berbagai usaha yang akan dilakukan untuk memuaskan kebutuhan pasar dengan mengoptimalkan penggunaan sumber dayanya. Rencana ini akan menjadi pedoman produksi dan operasi dalam periode tertentu. Penyusunan rencana induk harus didasarkan pada ketersediaan kapasitas dan rencana penggunaannya, peluang dan ancaman yang dihadapi dan usahausaha untuk melakukan perbaikan berkelanjutan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi. Menurut Bayangkara (2008: 181) suatu rencana induk memuat tentang:


a. Jadwal induk produksi 1) Bagaimana menerjemahkan ramalan penjualan dan jadwal produksi sehingga dapat memenuhi kebutuhan konsumen. 2) Jadwal produksi optimal yang meminimalkan biaya persediaan dan biaya set up produksi. 3) Tingkat persediaan yang optimal. 4) Meminimalkan over time dan idle time resources. 5) Penilaian terhadap total biaya produksi atas jadwal induk produksi yang dibuat yang tercermin pada anggaran produksi. b. Penilaian atas penggunaan kapasitas produksi c. Tingkat persediaan d. Perencanaan keseimbangan lintas produksi (Tunggal, 1995: 159) 1) Adakah indikasi terjadinya bottleneck dalam lini produksi. 2) Bagaimana keseimbangan loading operator dan mesin dalam lini produksi. 2. Pengendalian kualitas (quality control) “Pengendalian kualitas adalah kegiatan untuk memastikan apakah kebijaksanaan dalam hal mutu (standar) dapat tercermin dalam hasil akhir” (Assauri, 2008: 299). Dengan kata lain, pengendalian kualitas merupakan usaha untuk mempertahankan mutu/kualitas dari produk yang dihasilkan, agar sesuai dengan spesifikasi produk yang telah ditetapkan berdasarkan kebijakan


pimpinan perusahaan. Dalam pengendalian kualitas ini, semua prestasi produk dicek menurut standar, dan semua penyimpangan-penyimpangan dari standar dicatat serta dianalisis dan semua penemuan-penemuan dalam hal ini digunakan sebagai umpan balik untuk pelaksana sehingga mereka dapat melakukan tindakan-tindakan perbaikan untuk produksi pada masa-masa yang akan datang. 3. Produktivitas dan efisiensi “Produktivitas dan mutu seringkali sangat berhubungan” (Stevenson dan Chuong, 2014: 15). Mutu yang buruk dapat mempengaruhi produktivitas. Efisiensi produksi dan operasi adalah sesuatu yang mutlak dan harus menjadi budaya kerja pada setiap bagian yang terlibat dalam proses produksi dan operasi. Pengendalian produksi dan operasi meliputi pengendalian terhadap keseluruhan komponen dan tahapan dalam proses produksi mulai dari penanganan bahan baku sampai dengan penanganan penyerahan produk jadi ke gudang. Menurut Bayangkara (2008: 187), secara rinci pengendalian tersebut meliputi: a. Pengendalian bahan baku b. Pengendalian transformasi c. Pengendalian barang jadi


4. Metode dan standar kerja Metode dan standar pekerjaan di dalam kegiatan pengolahan merupakan salah satu alat pengawasan atau pengendalian. Dengan menetapkan suatu standar sebagai sasaran yang akan dicapai maka pengawasan atau pengendalian akan dapat dilakukan yaitu dengan membandingkan prestasi kerja terhadap standar pekerjaan tersebut. “Standar kerja dapat berupa standar waktu penyelesaian satu satuan produk, standar jumlah satuan produk yang harus dibuat selama satu kurun waktu, atau jumlah satuan produk yang rusak dari sejumlah satuan produk yang dihasilkan” (Pardede, 2005: 342). 5. Pemeliharaan peralatan Pemeliharaan peralatan

dan fasilitas

produksi

bertujuan untuk

memastikan bahwa semua peralatan dan fasilitas produksi ada dalam keadaan siap untuk melaksanakan proses produksi sesuai dengan ketentuan penggunaannya. “Desain dan penempatan peralatan yang tepat menjadi faktor utama berjalannya proses produksi secara efektif dan efisien serta mampu menghasilkan produk tepat sesuai dengan yang telah dijadwalkan” (Bayangkara, 2008: 190). 6. Organisasi manajemen produksi dan operasi Dalam membentuk organisasi manajemen produksi dan operasi yang baik, sebuah perusahaan harus mengelola tenaga kerja dan merancang pekerjaan sehingga orang-orang dapat diberdayakan secara efektif dan efisien.


Menurut Heizer dan Render (2009: 596), seiring memusatkan perhatian pada strategi sumber daya manusia, kita juga harus memastikan bahwa orangorang: a. Diberdayakan secara efisien dalam batas-batas keputusan manajemen operasi lainnya b. Memiliki kualitas lingkungan kerja yang memadai dalam atmosfer yang penuh dengan komitmen dan kepercayaan satu sama lain. 7. Plant dan Layout “Plant dan Layout adalah fase yang termasuk dalam desain suatu sistem produksi” (Assauri, 2008: 81). Tujuan layout adalah untuk mengembangkan sistem produksi sehingga dapat mencapai kebutuhan kapasitas dan kualitas dengan rencana yang paling ekonomis. Plant dan layout yang baik dapat diartikan sebagai penyusunan yang teratur dan efisien semua fasilitas pabrik dan buruh yang ada di dalam pabrik.

E. Kerangka Berfikir Penelitian Penelitian ini dimulai dengan melihat proses produksi perusahaan dan mengetahui Standard Operating Procedure (SOP) yang digunakan oleh perusahaan. Berdasarkan proses produksi dan SOP yang dilaksanakan perusahaan tersebut, dilakukan audit operasional pada fungsi produksi yang akan menghasilkan temuan-temuan audit untuk dilaporkan. Atas hasil akhir dari


temuan-temuan audit yang dilaporkan, nantinya akan diberikan rekomendasi dan perbaikan pada fungsi produksi perusahaan agar menjadi semakin baik.

Proses Produksi

Standard Operating Procedure (SOP)

Pelaksanaan Audit Operasional pada Fungsi Produksi

Melaporkan Temuan

Rekomendasi dan Perbaikan


BAB III METODE PENELITIAN

A. Jenis Penelitian Jenis penelitian yang digunakan penulis dalam penelitian ini adalah studi kasus. Kesimpulan dari hasil penelitian studi kasus hanya berlaku untuk objek penelitian yang diteliti saja. Keuntungan dari studi kasus ini antara lain adalah penelitian dapat lebih mendalam, sehingga dapat menjawab mengapa keadaan itu terjadi dan peneliti diharapkan dapat menemukan hubungan-hubungan yang tadinya diharapkan (Umar, 2007: 23).

B. Waktu dan Tempat Penelitian Penelitian ini dilakukan pada Bulan Februari-Maret 2015. Penelitian dilakukan di Virgin Cake & Bakery yang berlokasi di jalan Diponegoro nomor 297 Ungaran, Jawa Tengah.

C. Subjek dan Objek Penelitian Dalam penelitian ini, yang menjadi subjek penelitian adalah koordinator tiap unit produksi dan karyawan yang ada di unit produksi. Selain itu, yang menjadi

objek penelitian adalah audit operasional pada fungsi produksi.

25


D. Teknik Pengumpulan Data Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Observasi Observasi merupakan teknik atau pendekatan untuk mendapatkan data primer dengan cara mengamati langsung objek datanya (Jogiyanto, 2010: 89-90). Dalam pelaksanaan audit operasional, penulis akan berpegang pada observasinya sendiri atas aktivitas-aktivitas dan kondisi-kondisi dalam perusahaan (Wirakusumah, 1983: 161). 2. Check list Check list adalah pengumpulan data dengan cara membuat sebuah daftar, di mana responden tinggal membubuhkan tanda check (√) pada kolom yang sesuai (Arikunto, 2006: 152). Check list akan digunakan untuk mencocokkan kesesuaian antara Standard Operating Procedure (SOP) yang ada di perusahaan dengan keadaan operasional yang dijalankan serta programprogram audit operasional pada fungsi produksi. 3. Wawancara Wawancara adalah komunikasi dua arah untuk mendapatkan data dari responden (Jogiyanto, 2010: 93). Wawancara akan digunakan untuk memperoleh data mengenai gambaran umum perusahaan dari bagian Human


Resource Development (HRD) dan proses produksi dari setiap koordinator yang ada di unit produksi Virgin Cake & Bakery Ungaran. 4. Dokumentasi Dokumentasi adalah teknik pengumpulan data dokumen-dokumen yang sudah dimiliki perusahaan yang berkaitan dan berhubungan dengan penelitian. Dokumentasi akan digunakan untuk memperoleh data mengenai SOP proses produksi dan dokumen-dokumen yang berkaitan dengan proses produksi di Virgin Cake & Bakery Ungaran mulai dari permintaan bahan baku di gudang hingga nota pesanan dari konsumen.

E. Teknik Analisis Data Untuk menjawab rumusan masalah dalam penelitian, teknik analisis yang akan dilakukan adalah dengan melakukan proses audit operasional pada fungsi produksi di Virgin Cake & Bakery Ungaran. Tahap-tahap pelaksanaan audit operasional tersebut adalah sebagai berikut: 1. Melaksanakan Survei Pendahuluan Pelaksanaan audit operasional dimulai dengan studi pendahuluan terhadap fungsi produksi untuk mengidentifikasi aktivitas yang mempunyai potensi untuk dilakukan audit operasional dilihat dari segi perbaikan efektivitas, efisiensi, dan penghematan operasi di Virgin Cake & Bakery Ungaran. Titik awal dari studi pendahuluan ini adalah memperoleh pemahaman mengenai


struktur organisasi perusahaan serta karakteristik operasinya. Analisis data yang akan dilakukan untuk tahap ini adalah mendeskripsikan proses produksi. Bagaimana proses produksi yang dilakukan di Virgin Cake & Bakery Ungaran dideskripsikan berdasarkan pengamatan langsung terhadap proses produksi dan hasil wawancara dengan setiap koordinator yang ada di unit produksi. 2. Merencanakan Audit Perencanaan audit yang dilakukan mencakup penjabaran SOP yang digunakan perusahaan dalam proses produksinya serta pengembangan program audit yang dibuat sesuai dengan keadaan auditee yang ditemui pada tahap studi pendahuluan audit. Analisis data yang akan dilakukan untuk tahap ini adalah pembuatan kertas kerja audit dan program audit fungsi produksi Virgin Cake & Bakery Ungaran. 3. Melaksanakan Audit Analisis data yang akan dilakukan untuk tahap ini adalah: a. Membandingkan proses produksi yang dilakukan dengan SOP yang digunakan Penulis mencocokkan check list yang berisi pernyataan SOP perusahaan dengan keadaan sebenarnya proses produksi di Virgin Cake & Bakery Ungaran. Check list pernyataan pada kolom “Ya”, berarti pernyataan dalam SOP dilaksanakan dalam proses produksi. Sedangkan


check list pernyataan pada kolom “Tidak” berarti pernyataan dalam SOP tidak dilaksanakan dalam proses produksi. Check list pernyataan SOP akan dijumlahkan dan dikelompokkan berapa banyak jawaban “Ya” dan “Tidak”. Hasil dari pengelompokan tersebut akan dianalisis untuk mengetahui bagaimana proses produksi Virgin Cake & Bakery Ungaran dan kesesuaiannya dengan SOP dengan mendeskripsikan setiap poin jawaban. Menurut Spillane (2008: 98), “Tujuan dari studi deskriptif adalah mempelajari aspek siapa, apa, bilamana, dan bagaimana dari suatu topik”. Hasil analisis dari check list tidak terbatas untuk mengetahui saja, namun hingga tahap analisis bagaimana implementasi dari SOP tersebut dan mengapa jawaban dari check list lebih banyak mengacu pada poin tertentu. b. Melakukan audit operasional pada fungsi produksi Penulis melakukan audit operasional pada fungsi produksi berdasarkan check list terlampir yang berisi program audit yang dikombinasi dari berbagai sumber. Analisis hasil audit operasional dilakukan berdasarkan index check list, yaitu dengan menghitung total jawaban “Ya” dibagi total pernyataan dalam check list dikali seratus persen. Berdasarkan perhitungan tersebut dapat ditarik kesimpulan


semakin tinggi index check list, maka semakin baik pelaksanaan proses audit operasional pada fungsi produksi di Virgin Cake & Bakery Ungaran. c. Analisis Hasil Audit Analisis hasil audit disimpulkan berdasarkan range persentase index check list sebagai berikut: 50% - 65%  cukup 66% - 80%  baik 81% - 100%  baik sekali Hasil persentase index check list di bawah 50% dianggap masih buruk dalam pelaksanaan. Kriteria ini ditentukan oleh penulis sendiri karena belum ada standar baku terkait penilaian baik tidaknya pelaksanaan fungsi produksi suatu perusahaan. 4. Melaporkan Temuan dalam Bentuk Laporan Audit Analisis data yang akan dilakukan untuk tahap ini adalah membuat laporan audit operasional berdasarkan informasi yang telah diperoleh sesuai dengan tahapan-tahapan audit yang dilakukan. Penulis akan mengorganisasikan laporan hasil audit berdasarkan apa yang dilakukan dan yang ditemukan selama melaksanakan tahapan-tahapan audit operasional pada fungsi produksi di Virgin Cake & Bakery Ungaran. Selain itu, penulis akan memberikan rekomendasi perbaikan atas hasil temuan pelaksanaan audit tersebut.


BAB IV GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

A. Profil Perusahaan Nama Perusahaan

: Virgin Cake & Bakery

Alamat

: Jln. Diponegoro No. 297 Ungaran, Jawa Tengah

Produk

: Berbagai macam jenis kue

B. Sejarah Perusahaan Virgin Cake & Bakery merupakan sebuah usaha kecil yang kini berubah menjadi industri bakery yang cukup besar di daerah Jawa Tengah (Kristanti: 2013). Usaha ini dirintis oleh Bapak Suteja AW bersama dengan istrinya Ibu Nanik sejak tahun 1999 di daerah perumahan di kota Semarang (Liputan 6: 2009). Bermula dari industri rumahan yang memanfaatkan garasi kosong di samping rumah dengan luas hanya 4x12 meter, dan produknya berupa roti manis buatan sendiri seharga Rp1.000,00 hingga Rp2.000,00 (Novianti: 2013). Setelah merintis usaha selama 12 tahun, tepatnya pada tahun 2011 usaha Bapak Suteja dan istrinya berkembang pesat. Virgin Cake & Bakery membuka cabang berupa toko dan pabrik yang cukup besar di Ungaran di atas lahan seluas 1 hektar (Sajian Sedap: 2012). Hingga kini Virgin Cake & Bakery berhasil memperbanyak produknya dengan berbagai macam cake, bakery, pastry, donat,

31


kue tradisional, dan kue kering. Karyawan yang bekerja di Virgin Cake & Bakery baik di Semarang maupun Ungaran mencapai sekitar 200 karyawan (Setiyono: 2014). Usaha yang begitu berkembang pesat ini mengusung tiga konsep, yaitu rasa, harga, dan pelayanan (Haryanto: 2013).

C. Struktur Organisasi Perusahaan Virgin Cake & Bakery merupakan perusahaan perseorangan yang belum memiliki struktur organisasi secara baku. Secara umum pembagian di perusahaan meliputi bagian-bagian di bawah ini untuk setiap cabang: 1. Pemilik perusahaan Langsung mengkoordinir pabrik dan toko baik di Semarang maupun di Ungaran. 2. Bagian Officer a. Administrasi Keuangan Bertanggungjawab atas segala macam pencatatan dan pengelolaan keuangan cabang. b. Human Resource Development (HRD) Bertanggungjawab atas perekrutan karyawan, magang, dan kunjungan dari pihak luar.


3. Bagian Toko a. Sales Promotion Girl (SPG) Bertugas untuk menata kue di toko dan melayani konsumen. b. Kasir Bertugas untuk melayani konsumen yang melakukan pembayaran di toko. c. Customer Service (CS) Bertugas untuk melayani komplain dari konsumen dan membuat nota order konsumen. d. Order Bertugas untuk melayani pesanan dari konsumen dalam jumlah besar dan menyampaikan kepada bagian produksi untuk diproses. 4. Bagian Produksi a. Bagian Gudang Bertanggungjawab atas keluar masuknya bahan baku semua aktivitas produksi dan toko. b. Bagian Basahan Bertugas untuk memproduksi semua jenis kue tradisional seperti aremarem, wingko, lapis, bolu kukus, puding, dan semua jenis isian untuk kue. c. Bagian Pastry & Donat Bertugas untuk memproduksi berbagai macam pastry dan donat.


d. Bagian Cake Bertugas untuk memproduksi berbagai macam cake, lapis legit, dan bikang ambon. e. Bagian Bakery Bertugas untuk memproduksi berbagai macam bakery dan roti tawar. f. Bagian Kemas Bertanggungjawab untuk proses akhir pembungkusan semua jenis produk. g. Bagian Berita Acara (BA) dan Barcode (BC) Bertanggungjawab untuk pengecekan akhir produk sebelum masuk toko maupun pemenuhan pesanan dan pemasangan kode serta barkot harga. 5. Bagian Lain-lain a. Teknisi Mesin Bertugas untuk memeriksa kondisi mesin setiap satu minggu sekali dan bertanggungjawab untuk memperbaiki mesin bila ada kerusakan. b. Penataan Ruangan Bertugas untuk menata layout di bagian produksi. c. Perawatan Gedung Bertugas untuk memeriksa kerusakan-kerusakan yang ada di gedung tempat produksi dan bertanggungjawab atas perawatan gedung.


d. Pengelola Limbah Bertanggungjawab untuk mengolah limbah yang dihasilkan dari proses produksi. e. Penata Taman Bertanggungjawab untuk penataan taman dan perawatan taman yang ada di kawasan Virgin Cake & Bakery. f. Bagian Cuci Loyang Bertugas untuk mencuci dan membersihkan kembali loyang-loyang yang telah digunakan untuk proses produksi. g. OB Bertanggungjawab untuk kebersihan baik di kantor, toko, maupun pabrik Virgin Cake & Bakery. h. Satpam Bertanggungjawab atas keamanan di kawasan Virgin Cake & Bakery.

D. Produk Perusahaan Virgin Cake & Bakery Ungaran memproduksi berbagai macam produk kue yang dikelompokkan sesuai dengan jenisnya. Produk-produk tersebut adalah: 1. Basahan Produk basahan ini identik dengan makanan tradisional yang hanya bertahan rata-rata satu hari saja. Produk basahan banyak diminati untuk pesanan snack


acara-acara seperti rapat, seminar, dan sebagainya. Produk bahasan masih dibagi lagi menjadi beberapa kelompok, yaitu: a. Basahan Pedas: resoles, arem-arem, bola mie, kalimutu, kroket, lumpia, macroni, martabak, pastel, rogut, sosis, tahu bakso. b. Basahan Manis: banana roll, cassava, dadar gulung, getas, klepon, lapis, lemper, mendut, nogosari, onde-onde, pie, putu ayu, semar mendem, sumping, sus, talam, timus, wajik, wingko. c. Bolu Kukus: berbagai macam ukuran dan warna d. Puding: berbagai macam kemasan dan pilihan rasa 2. Pastry dan Donat Produk pastry berupa aneka macam pastry dengan berbagai bentuk dan rasa. Sedangkan untuk produk donat berupa aneka macam donat dengan berbagai ukuran dan rasa. 3. Cake Produk cake berupa berbagai jenis cake dan ukuran serta rasa yang bervariasi. Jenis produk cake yang tersedia, yaitu cake zebra, sponge, chiffon, marmer cake, bolu, roll, brownies, lapis legit, dan bikang ambon. 4. Bakery Produk bakery berupa roti tawar dan aneka macam roti isi berbagai rasa dan bentuk serta ukuran.


BAB V ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN

A. Melakukan Survei Pendahuluan Berikut adalah deskripsi proses produksi di Virgin Cake & Bakery Ungaran yang diperoleh dari hasil observasi dan wawancara sebagai studi pendahuluan tahap audit operasional: Secara umum proses produksi merupakan proses mengubah bahan baku menjadi produk jadi. Proses produksi di Virgin Cake & Bakery Ungaran terdiri dari pengambilan bahan baku di gudang, pengolahan bahan, hingga proses kemas produk jadi. Secara rinci untuk setiap bagian dijelaskan sebagai berikut:

Gambar I: Proses Produksi Sumber: Virgin Cake & Bakery 1. Pengambilan Bahan Baku Proses produksi dimulai dari pengambilan bahan baku di gudang. Bahan baku yang akan digunakan dicatat di dalam sebuah nota intern pengambilan barang gudang. Nota intern tersebut dibuat oleh koordinator produksi setiap bagian dengan mencatat bahan yang dibutuhkan berupa jenis barang dan jumlah ordernya. Nota intern dapat pula dibuat oleh karyawan bagian produksi, namun harus ada persetujuan nota intern yang ditandatangani oleh

37


koordinator produksi bagian tersebut. Nota intern yang telah ditandatangani kemudian diberikan kepada admin gudang untuk langsung diproses dan ditukar dengan bahan baku yang dibutuhkan sesuai yang tercatat dalam nota intern.

UNIT PRODUKSI

GUDANG

Mulai

Admin Gudang

Order Bahan Baku

Nota Intern

Input Data Bahan Baku Nota Intern Nota Intern Unit Produksi Admin Gudang T Selesai

Gambar II: Flowchart Pengambilan Bahan Baku Sumber: Virgin Cake & Bakery Pengambilan bahan baku ini dilakukan langsung oleh pihak karyawan bagian gudang. Koordinator maupun karyawan produksi tidak boleh mengambil sendiri bahan yang ada digudang. Dengan alasan pengendalian internal terhadap keamanan gudang, koordinator maupun karyawan bagian produksi hanya tinggal menerima barang sesuai yang tercatat di nota intern lewat loket jendela gudang.


2. Pengolahan Bahan Proses produksi setelah bahan baku yang dibutuhkan tersedia adalah mengolahnya menjadi produk jadi. Pengolahan bahan di Virgin Cake & Bakery Ungaran dibagi menjadi beberapa bagian sesuai dengan spesialisasi jenis produk yang akan dihasilkan. Pembagian tersebut adalah sebagai berikut: a. Area Basahan Proses pengolahan bahan di area basahan disesuaikan dengan produknya. Area basahan ini identik dengan pengolahan produk makanan tradisional. Pengolahan bahan di area basahan masih dibagi lagi menjadi bagianbagian kecil, yaitu bagian gorengan, bagian arem-arem, bagian isian, bagian pisang, bagian kelapa, bagian puding, dan bagian bolu kukus. Area basahan bertanggungjawab untuk mengolah bahan menjadi produk jadi sekaligus mengemasnya, kecuali untuk produk arem-arem dan bolu kukus yang dikemas oleh bagian kemas. Selain itu, area basahan juga bertanggungjawab untuk mengolah semua jenis isian yang digunakan untuk semua area produksi. b. Area Pastry dan Donat Area pastry mengolah bahan hingga menjadi produk jadi berbagai jenis pastry. Bahan dasar yang digunakan untuk setiap produksi termasuk membuat pastry adalah biang. Biang merupakan bahan dasar berupa


tepung yang telah ditakar dengan campuran bahan rahasia perusahaan sesuai dengan jenis adonan yang akan dibuat. Proses pengolahan adonan pastry dimulai dengan mengaduk biang menjadi adonanan pasir, atau biasa disebut adonan setengah kalis. Kemudian adonan tersebut digiling menjadi lembaran-lembaran dengan mesin seater. Adonan yang telah digiling dibentuk sesuai bentuk pastry yang diinginkan kemudian dioven.

Gambar III: Proses Produksi Pastry Sumber: Virgin Cake & Bakery Untuk area donat prosesnya hampir sama dengan area pastry, yaitu mengolah bahan hingga menjadi donat dengan berbagai ukuran. Bahan dasar yang digunakan pun sama yaitu biang. Hanya saja komposisi yang digunakan dan campurannya berbeda. Proses pengolahan bahan dimulai dari mencampur biang untuk donat dengan telur yang diaduk di dalam mesin bowl. Adonan yang telah kalis ditimbang sesuai dengan ukuran donat yang diinginkan untuk kemudian dibentuk. Donat yang telah dibentuk dimasukkan ke dalam blover yang merupakan mesin uap untuk membuat kue mengembang. Setelah mengembang di dalam blover, donat digoreng menggunakan mentega putih.


Gambar IV: Proses Produksi Donat Sumber: Virgin Cake & Bakery c. Area Cake Pada area cake ini, pengolahan bahan dibagi menjadi beberapa bagian yang dikerjakan oleh orang yang berbeda. Bagian-bagian tersebut adalah bagian mentega, bagian telur, bagian aduk, bagian oven, dan bagian potong. Proses pengolahan bahan di area cake dimulai dengan mengaduk biang untuk cake bersama dengan mentega dan telur dengan menggunakan mesin mixing do. Adonan cake memiliki ciri khas lembut karena pengembangnya menggunakan ovalet. Adonan yang telah lembut selanjutnya dituang ke dalam loyang yang kemudian dimasukkan ke dalam oven deck. Cake yang telah dioven kemudian dipotong-potong.

Gambar V: Proses Produksi Cake Sumber: Virgin Cake & Bakery


d. Area Bakery Area bakery dalam pengolahan bahan juga dibagi menjadi beberapa bagian, yaitu bagian aduk, bagian bentuk, dan bagian isi. Proses pengolahan dimulai dengan membuat adonan berupa biang untuk bakery yang dicampur dengan air. Adonan tersebut diaduk dengan mesin pengaduk hingga kalis. Adonan yang sudah kalis dibentuk dan diisi sesuai jenis bakery yang akan dibuat. Kemudian adonan yang telah dibentuk dan diisi tersebut ditata dalam loyang dan dimasukkan ke dalam mesin uap pengembang (blover). Setelah mengembang, loyang dimasukkan ke dalam rotary oven hingga bakery matang.

Gambar VI: Proses Produksi Bakery Sumber: Virgin Cake & Bakery 3. Pengemasan Produk Proses akhir dari produksi di Virgin Cake & Bakery Ungaran adalah pengemasan produk. Produk yang telah jadi dari bagian pengolahan bahan kemudian dikemas sesuai dengan jenisnya. Area pengemasan produk dibagi menjadi beberapa bagian, yaitu bagian topping kue dan plastik, bagian kemas stik, bagian kardus, dan bagian snack. Setelah produk dikemas, seluruh


produk dicek oleh bagian Berita Acara (BA) sebelum ditata ditoko maupun diberikan pada pemesan. Produk yang sesuai dan layak kemudian dipasang barcode harga oleh bagian Barcode (BC) untuk selanjutnya dapat ditata di toko maupun diserahkan kepada pemesan.

B. Merencanakan Audit Dalam menjalankan proses produksinya, Virgin Cake & Bakery Ungaran tidak memiliki SOP proses produksi secara tertulis yang dibuat oleh manajemen perusahaan. Sebagai acuan, Virgin Cake & Bakery menggunakan standar Balai POM berupa cara pembuatan makanan yang baik (CPMB) serta untuk aturan yang berlaku di gudang bahan baku, Virgin Cake & Bakery Ungaran memiliki tata kerja gudang secara tertulis. Oleh sebab itu, penulis mengambil pernyataan dalam dokumentasi CPMB dan tata kerja gudang sebagai program audit serta menyusun program audit yang dikombinasikan dari beberapa sumber. Program audit yang disusun berdasarkan pernyataan dalam tata kerja gudang Virgin Cake & Bakery Ungaran dan CPMB yang setara dengan SOP, serta check list yang berisi program kerja audit berdasarkan studi pendahuluan yang diambil dari kombinasi beberapa sumber, yaitu dari Bayangkara (2008) dan Pamungkas (2007) terdapat dalam lampiran.


C. Melaksanakan Audit 1. Perbandingan Proses Produksi yang Dilakukan dengan SOP yang Digunakan Virgin Cake & Bakery Ungaran tidak memiliki SOP proses produksi secara tertulis yang dibuat oleh manajemen perusahan. Sebagai acuan, Virgin Cake & Bakery menggunakan standart Balai POM berupa cara pembuatan makanan yang baik (CPMB). Dan untuk aturan yang berlaku di gudang bahan baku, Virgin Cake & Bakery Ungaran memiliki tata kerja gudang secara tertulis. Berikut ini adalah hasil perbandingan tata kerja gudang dan CPMB dengan proses pengambilan bahan baku di gudang serta proses produksi di semua area yang terjadi di Virgin Cake & Bakery Ungaran. Check list ini diisi oleh peneliti sendiri berdasarkaan keadaan yang sesungguhnya ketika peneliti melakukan observasi dan berdasarkan wawancara kepada koordinator maupun karyawan di unit produksi. Tabel 1: Perbandingan Tata Kerja Gudang dan Pelaksanaannya Nama Perusahaan: Virgin Cake & Periode Audit: Februari 2015 Bakery Ungaran Program yang Diaudit: Tata Kerja Gudang No. Pernyataan Ya Tidak Keterangan 1. Wajib menyertakan tanda terima Terdapat nota khusus untuk: serah terima antar a. Pengiriman barang antar gudang yang gudang √ ditandatangani oleh b. Pengiriman barang retur BA/Gudang (PusatSemarang), delivery, dan BA Ungaran.


Lanjutan Tabel 1 halaman 44 Nama Perusahaan: Virgin Cake & Periode Audit: Februari 2015 Bakery Ungaran Program yang Diaudit: Tata Kerja Gudang No. Pernyataan Ya Tidak Keterangan 2. Pengiriman / retur barang antar Terdapat tanda gudang wajib disertakan tanda terima khusus yang terima barang, yang dibawakan ditandatangani oleh oleh delivery. √ Bagian Gudang yang menerima barang dan sopir (delivery) yang mengantar barang. 3. Setiap penerimaan semua Ada pencatatan barang gudang wajib dihitung secara manual dengan kesesuaian permintaan. maupun dengan menggunakan √ program excel sederhana untuk setiap barang yang dipesan dan diterima. 4. Untuk gudang yang menerima Gudang Ungaran barang-barang dari supplier, hanya tinggal dimohon perhatikan: menerima barang a. Kemasan dari Gudang pusatb. Expired Date Semarang, sehingga √ kemasan dan expired data sudah diperiksa oleh gudang pusatSemarang ketika menerima dari supplier. 5. Order barang melalui Kepala Terdapat Nota Intern Administrasi Gudang (K.A untuk setiap Gudang) untuk kemudian permintaan barang dilanjutkan ke bagian Purchase yang telah disetujui Order (PO) stock barang jangan √ oleh setiap berlebihan, koordinasikan pada koordinator produksi. koordinator masing-masing, ditindaklanjuti oleh K.A Gudang.


Lanjutan Tabel 1 halaman 45 Nama Perusahaan: Virgin Cake & Periode Audit: Februari 2015 Bakery Ungaran Program yang Diaudit: Tata Kerja Gudang No. Pernyataan Ya Tidak Keterangan 6. Hasil Stock Opname harus bisa Permintaan selalu dipertanggung jawabkan oleh dituliskan pada Nota masing-masing koordinator Intern yang gudang dimana setiap ditandatangani oleh permintaan barang produksi √ koordinator bagian wajib menuliskan Nota Intern. produksi yang meminta barang dan bagian gudang yang menyediakan barang. 7. Bagian gudang tidak diperkenankan membawa tas, √ jaket ke dalam ruangan gudang. 8. Jaga kerapian dan kebersihan √ gudang. Diaudit oleh: Jumlah Catatan: Semua dilakukan Melania Yuni Purwaningsih Jawaban Ya Tidak sesuai tata kerja gudang yang berlaku. Tanggal: 17 Februari 2015 8 0 Sumber: Manajemen Virgin Cake & Bakery Berdasarkan hasil check list tata kerja gudang dan pelaksanaannya di atas dapat terlihat bahwa semua dilaksanakan dengan baik. Tidak ada satu pun dari delapan pernyataan tata kerja gudang yang memperoleh check list jawaban “tidak”. Setiap pengiriman barang antar gudang maupun pengiriman barang retur selalu disertai tanda terima. Tanda terima ini berupa nota khusus serah terima antar gudang yang ditandatangani oleh BA/Gudang (Pusat-Semarang), delivery, dan BA Ungaran. Pengiriman / retur barang antar gudang juga


disertai tanda terima barang yang dibawa oleh delivery yang ditandatangani oleh bagian gudang penerima serta sopir pengantar barang.

Gambar VII: Nota Serah Terima Antar Gudang Sumber: Virgin Cake & Bakery


Gambar VIII: Tanda Terima Barang Sumber: Virgin Cake & Bakery Setiap penerimaan semua barang gudang selalu dihitung dengan kesesuaian terhadap permintaan, bahkan dicatat secara manual dan direkap dalam program Ms. Excel sederhana untuk setiap barang yang dipesan dan diterima. Untuk masalah kemasan dan expired date yang harus diperiksa, telah diperiksa dari gudang pusat sehingga gudang Virgin Cake & Bakery Ungaran tinggal menerima saja. Order barang melalui K.A Gudang yang akan dilanjutkan ke bagian PO stock barang selalu dikoordinasikan dengan koordinator masing-masing


bagian sehingga jumlahnya tidak berlebihan. Order barang selalu disertai dengan Nota Intern yang telah disetujui oleh setiap koordinator produksi yang meminta barang ke gudang.

Gambar IX: Nota Intern Sumber: Virgin Cake & Bakery Setiap karyawan bagian gudang tidak membawa tas maupun jaket ke dalam gudang. Tas dan jaket dititipkan di loker yang ada di kantor. Gudang di Virgin Cake & Bakery Ungaran pun selalu dijaga kebersihan dan kerapiannya.


Tabel 2: Cara Pembuatan Makanan yang Baik (CPMB) dan pelaksanaannya Nama Perusahaan: Virgin Cake & Periode Audit: Februari 2015 Bakery Ungaran Program yang Diaudit: Cara Pembuatan Makanan yang Baik No. Pernyataan Ya Tidak Keterangan 1. Dilarang merokok. √ 2.

Dilarang meludah.

3.

Dilarang memakai perhiasan / assessoris (cincin, gelang, anting/giwang, jam tangan, kalung).

4.

√

√

Wajib mengenakan masker. √

5.

Wajib mengenakan tudung kepala.

slayer

/

√

6.

Wajib mengenakan celemek.

7.

Wajib bersepatu.

Masih ada beberapa karyawan produksi yang menggunakan assessoris dengan alasan yang penting tidak mengganggu proses produksi. Belum semua karyawan produksi memakai masker saat bekerja. Sekitar 10% karyawan tidak memakai masker. Masih ada beberapa karyawan produksi tidak mengenakan slayer. Hanya yang mengenakan seragam Virgin Cake & Bakery saja yang mengenakan slayer.

√

√

Beberapa karyawan produksi ada yang hanya mengenakan sandal jepit saat bekerja meski sudah beberapa kali diperingatkan.


Lanjutan Tabel 2 halaman 50 Nama Perusahaan: Virgin Cake & Periode Audit: Februari 2015 Bakery Ungaran Program yang Diaudit: Cara Pembuatan Makanan yang Baik No. Pernyataan Ya Tidak Keterangan 8. Wajib cuci tangan sebelum √ bekerja. 9. Kuku tangan bersih dan √ dipotong. 10. Wajib menjaga kebersihan tempat kerja dan mesin / alat √ kerja. Diaudit oleh: Jumlah Catatan: Jawaban tidak pada Melania Yuni Purwaningsih Jawaban Ya Tidak check list adalah pelaksanaan CPMB yang dilakukan hanya Tanggal: 17 Februari 2015 6 4 sebagian karyawan. Sumber: Manajemen Virgin Cake & Bakery Berdasarkan hasil check list cara pembuatan makanan yang baik dan pelaksanaannya di atas dapat terlihat bahwa tidak semua dilaksanakan dengan baik. Dari sepuluh pernyataan cara pembuatan makanan yang baik yang memperoleh check list jawaban “ya” berjumlah 6 dan jawaban “tidak” berjumlah 4. Hal-hal yang telah ditaati sesuai dengan hasil check list adalah pernyataan dilarang merokok, dilarang meludah, wajib mengenakan celemek, wajib cuci tangan sebelum bekerja, kuku tangan bersih dan dipotong, serta wajib menjaga kebersihan tempat kerja dan mesin / alat kerja. Sedangkan untuk pernyataan yang tidak ditaati adalah dilarang memakai perhiasan /


assessoris, wajib menggunakan masker, wajib mengenakan slayer / tudung kepala, dan wajib bersepatu. Hal yang tidak ditaati tersebut tidak mutlak semua karyawan tidak mentaatinya. Namun sebenarnya hanya beberapa karyawan saja yang melangar. Ketentuan-ketentuan yang tidak ditaati oleh karyawan tersebut berpotensi pada ketidakhigienisan produk. Pemakaian assessoris dapat mengganggu mengolahan bahan baku terutama ketika mengaduk dan membentuk bahan baku tersebut. Mengenakan masker dan slayer / tudung kepala dimaksudkan untuk menjaga agar tidak terjadi masuknya ludah saat berbicara dan rambut rontok yang jatuh ke adonan. Sedangkan pemakaian sepatu untuk menjaga keselamatan karyawan di tempat produksi agar tidak tergelincir. 2. Hasil Check List Program Audit Operasional pada Fungsi Produksi Berikut ini adalah hasil audit operasional berdasarkan check list program audit pada fungsi produksi di Virgin Cake & Bakery Ungaran. Check list ini juga diisi oleh peneliti sendiri berdasarkaan keadaan yang sesungguhnya ketika peneliti melakukan observasi dan berdasarkan wawancara kepada koordinator maupun karyawan di unit produksi.


Tabel 3: Audit Perencanaan Produksi, Metode dan Standar, Organisasi Manajemen Produksi Nama Perusahaan: Virgin Cake & Bakery Periode Audit: Februari 2015 Ungaran Program yang Diaudit : Perencanaan Produksi, Metode dan Standar, Organisasi Manajemen Produksi. No. Pernyataan Ya Tidak Keterangan I. Jadwal Induk Produksi 1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

Jadwal induk produksi telah mencerminkan kestabilan usaha perusahaan dalam memenuhi kebutuhan pelanggan. Jadwal induk produksi disusun berdasarkan rencana penjualan dan pembentukan stok pengaman dalam menjaga kestabilan produk di pasaran. Jadwal induk produksi mampu meminimumkan biaya persediaan, biaya setup mesin, upah lembur, dan waktu sumber daya menganggur. Jadwal induk produksi telah mengintegrasikan jadwal penerimaan bahan baku, pemeliharaan fasilitas dan pengiriman produk ke dalam jadwal produksi regular. Jadwal induk produksi telah selaras dengan jadwal pada fungsi-fungsi bisnis yang lain. Jadwal produksi induk telah disusun berdasarkan penggunaan kapasitas produksi optimal. Jadwal produksi induk didukung dengan metode permintaan material yang akurat.

√

√

√

√

√ √

√

Permintaan bahan dibuat setiap hari untuk basahan.


Lanjutan Tabel 3 halaman 53 Nama Perusahaan: Virgin Cake & Bakery Periode Audit: Februari 2015 Ungaran Program yang Diaudit : Perencanaan Produksi, Metode dan Standar, Organisasi Manajemen Produksi. No. Pernyataan Ya Tidak Keterangan II. Penilaian atas Penggunaan Kapasitas Produksi 8.

9.

Seluruh kapasitas yang dimiliki terserap dalam rencana produksi yang telah ditetapkan. Perusahaan memiliki kebijakan tertulis tentang pemanfaatan kapasitas menganggur jika jadwal induk produksi tidak disusun pada basis full capacity.

√

√

10.

Perusahaan memiliki kebijakan tertulis tentang pengelolaan kebutuhan produksi di atas kemampuan kapasitas yang tersedia untuk mengerjakannya.

√

Perusahaan selalu melakukan produksi sesuai jadwal yang telah ditentukan dan berdasarkan pesanan yang terdapat di papan jadwal produksi. Untuk pengelolaan kebutuhan produksi di atas kemampuan kapasitas, perusahaan menggunakan jam lembur untuk mengerjakan semuanya hingga pesanan terpenuhi.


Lanjutan Tabel 3 halaman 54 Nama Perusahaan: Virgin Cake & Bakery Periode Audit: Februari 2015 Ungaran Program yang Diaudit : Perencanaan Produksi, Metode dan Standar, Organisasi Manajemen Produksi. No. Pernyataan Ya Tidak Keterangan III. Tingkat Persediaan 11.

Perusahaan memiliki prosedur pengendalian persediaan secara tertulis. √

12.

Prosedur tersebut telah disosialisasikan dengan memadai dan dipahami oleh petugas yang melaksanakan.

13.

Jadwal induk produksi telah meminimalkan persediaan. 14. Penentuan tingkat persediaan minimum telah mempertimbangkan kemungkinan terjadinya: keterlambatan pasokan bahan baku, pemeliharaan fasilitas produksi, perubahan permintaan pasar. IV. Keseimbangan Lintas Produksi 15.

16.

Perusahaan memiliki pedoman pemeliharaan fasilitas produksi secara tertulis.

Jadwal telah terintegrasi dengan rencana produksi.

√

Ada tetapi tidak tertulis. Hanya tulisan “selain anak gudang dilarang masuk” yang tertempel di jendela loket gudang. Namun terkadang masih ada yang masuk gudang dan mengambil bahan sendiri.

√

√

√

√

Tidak tertulis hanya saja setiap satu kali dalam seminggu mesin dicek oleh teknisi.


Lanjutan Tabel 3 halaman 55 Nama Perusahaan: Virgin Cake & Bakery Periode Audit: Februari 2015 Ungaran Program yang Diaudit : Perencanaan Produksi, Metode dan Standar, Organisasi Manajemen Produksi. No. Pernyataan Ya Tidak Keterangan 17. Pengoperasian fasilitas produksi Ada teknisi didukung oleh tenaga operator yang namun hanya memadai. bertugas untuk memperbaiki mesin. Operator √ mesin adalah bagian produksi sendiri yang menggunakan. 18. Perusahaan memiliki panduan Pengoperasian pengoperasian fasilitas produksi tertulis fasilitas untuk mencegah terjadinya kemacetan produksi hanya proses produksi. berdasarkan apa √ yang diajarkan oleh karyawan senior. V. Perencanaan Realisasi Produk 19.

20.

Rencana selalu dibuat untuk mengembangkan proses realisasi produk. Bukti-bukti rekaman yang menunjukkan bahwa proses realisasi produk serta produk yang dihasilkan memenuhi persyaratan dan selalu dievaluasi.

√

√

Terdapat bagian BA yang bertugas mengecek hasil akhir produk.


Lanjutan Tabel 3 halaman 56 Nama Perusahaan: Virgin Cake & Bakery Periode Audit: Februari 2015 Ungaran Program yang Diaudit : Perencanaan Produksi, Metode dan Standar, Organisasi Manajemen Produksi. No. Pernyataan Ya Tidak Keterangan 21. Hasil perencanaan dan aktual produk Walaupun didokumentasikan dengan baik. masih manual dan sangat sederhana √ menggunakan nota pesanan dan papan jadwal produksi Diaudit oleh: Jumlah % Jawaban Ya Melania Yuni Purwaningsih Jawaban (Index Check Ya Tidak List): Tanggal: 17 Februari 2015 80.95% 17 4

Berdasarkan proses audit yang dilakukan atas perencanaan produksi di atas, diperoleh hasil index check list 80.95%. Hal ini menunjukkan bahwa perencanaan produksi, metode dan

standar, serta organisasi manajemen

produksi pada fungsi produksi di Virgin Cake & Bakery Ungaran sudah baik. Jawaban tidak pada check list di atas semuanya mengacu pada prosedur tertulis yang tidak dimiliki oleh perusahaan. Namun pada kenyataannya meskipun tidak ada prosedur secara tertulis, perusahaan telah melakukan halhal tersebut dengan baik (praktik baik). Jadwal induk produksi telah mencerminkan kestabilan usaha perusahaan dalam memenuhi kebutuhan pelanggan karena telah disusun berdasarkan rencana penjualan dan pembentukan stok pengaman. Jadwal induk produksi


mampu meminimumkan biaya persediaan, biaya setup mesin, upah lembur, dan waktu sumber daya menganggur. Jadwal induk produksi telah mengintegrasikan jadwal penerimaan bahan baku, pemeliharaan fasilitas dan pengiriman produk ke dalam jadwal regular sehingga selaras dengan jadwal pada fungsi-fungsi bisnis yang lain. Jadwal produksi induk disusun berdasarkan penggunaan kapasitas produksi optimal dan didukung dengan metode permintaan material yang akurat, dimana permintaan material dibuat setiap hari terutama untuk area basahan. Seluruh kapasitas produksi yang dimiliki Virgin Cake & Bakery Ungaran terserap dalam rencana produksi yang telah ditetapkan. Namun, perusahaan belum memiliki kebijakan tertulis terkait pemanfaatan kapasitas menganggur dan kebijakan tertulis terkait pengelolaan kebutuhan produksi di atas kemampuan kapasitas yang tersedia. Virgin Cake & Bakery belum memiliki prosedur pengendalian persediaan secara tertulis yang telah disosialisasikan dengan memadai dan dipahami oleh petugas yang melaksanakan. Pengendalian hanya berupa tulisan larangan masuk bagi karyawan selain karyawan gudang yang ditempel di jendela loket gudang. Hal tersebut terkadang masih dilanggar oleh karyawan yang mengambil bahan yang dibutuhkan sendiri di gudang. Namun dengan adanya jadwal induk produksi, persediaan dapat diminimalkan dengan tetap mempertimbangkan kemungkinan terjadinya keterlambatan pasokan


bahan baku, pemeliharaan fasilitas produksi, dan perubahan permintaan pasar. Bila terpaksa terjadi kekurangan maupun kehabisan bahan, gudang dapat meminta bahan dari gudang lain atau menambah bahan lebih cepat sebelum waktu order. Untuk keseimbangan lintas produksi, jadwal produksi di Virgin Cake & Bakery telah terintegrasi dengan rencana produksi. Namun perusahaan belum memiliki pedoman pemeliharaan fasilitas produksi secara tertulis dan panduan pengoperasian fasilitas produksi secara tertulis untuk mencegah terjadinya kemacetan proses produksi. Tenaga operator fasilitas produksi adalah karyawan bagian produksi sendiri yang nantinya mengoperasikan mesin produksi. Teknisi yang ada di perusahaan hanya bertugas memperbaiki fasilitas produksi bila rusak dan melakukan pengecekan terhadap fasilitas produksi satu kali dalam seminggu. Virgin Cake & Bakery selalu membuat rencana unuk mengembangkan proses realiasi produk dengan mengumpulkan bukti-bukti rekaman proses realisasi produk. Produk yang dihasilkan selalu dicek oleh bagian BA dan selalu

dievaluasi.

Setiap

hasil

perencanaan

dan

aktual

produk

didokumentasikan walau hanya menggunakan nota pesanan manual dan papan jadwal produksi sederhana.


Gambar X: Nota Pesanan Sumber: Virgin Cake & Bakery Tabel 4: Audit Pengendalian Kualitas Nama Perusahaan: Virgin Cake & Bakery Periode Audit: Februari 2015 Ungaran Program yang Diaudit : Pengendalian Kualitas No. Pernyataan Ya Tidak Keterangan I. Kebijakan Kualitas 1.

Perusahaan memiliki kebijakan kualitas secara tertulis.

√

Dalam menjaga kualitas produk yang dihasilkan, perusahaan menerapkan pemilihan bahan baku yang baik, melakukan produksi sesuai Standart Balai POM berupa CPMB, dan selalu menarik produk dari toko setelah 3 hari dari waktu pembuatan.


Lanjutan Tabel 4 halaman 60 Nama Perusahaan: Virgin Cake & Bakery Periode Audit: Februari 2015 Ungaran Program yang Diaudit : Pengendalian Kualitas No. Pernyataan Ya Tidak Keterangan 2. Kebijakan kualitas merinci tugas-tugas Kebijakan penting bagian pengendalian kualitas. kualitas yang setara digunakan √ adalah Standart Balai POM (CPMB). 3. Setiap karyawan dilengkapi dengan CPMB ada dan salinan kebijakan kualitas dalam tertempel di aktivitasnya. papan jadwal √ produksi untuk setiap area produksi. 4. Perusahaan memberikan pelatihan Hanya kepada dalam rangka meningkatkan kualitas. karyawan terpilih dan √ hanya secara berkala. 5. Terdapat fungsi audit yang ditetapkan Tidak ada pada departemen kualitas. fungsi audit, hanya pengecekan produk akhir di bagian BA √ sebelum produk masuk ke toko maupun diserahkan pada konsumen yang memesan. 6. Terdapat SOP tertulis yang Pemerikasaan menspesifikasi siapa yang melakukan akhir dilakukan √ audit dan kualifikasi terhadap auditor oleh bagian BA. tersebut.


Lanjutan Tabel 4 halaman 61 Nama Perusahaan: Virgin Cake & Bakery Periode Audit: Februari 2015 Ungaran Program yang Diaudit : Pengendalian Kualitas No. Pernyataan Ya Tidak Keterangan 7. Terdapat SOP tertulis yang Pemeriksaan menspesifikasi tentang ruang lingkup selalu dilakukan dan frekuensi audit serta sebelum produk pendokumentasiannya. ditempel barcode harga. √ Produk yang tidak sesuai berupa jumlah, bentuk, maupun rasanya. 8. Terdapat prosedur yang mengatur Produk yang pendistribusian hasil audit kualitas. tidak sesuai bentuknya maupun rasanya dikembalikan √ ke bagian produksi untuk dipisahkan dari produk yang lain. N/A (Not II. Biaya Kualitas Applicable) Data tidak tersedia di perusahaan cabang, sehingga penulis tidak dapat menarik kesimpulan atas biaya kualitas. 9. Perusahaan telah mengidentifikasikan secara rinci aktivitas-aktivitas yang berkaitan dengan proses pembentukan N/A kualitas sesuai dengan kebijakan kualitas yang telah ditetapkan.


Lanjutan Tabel 4 halaman 62 Nama Perusahaan: Virgin Cake & Bakery Periode Audit: Februari 2015 Ungaran Program yang Diaudit : Pengendalian Kualitas No. Pernyataan Ya Tidak Keterangan 10. Biaya terhadap aktivitas-aktivitas kualitas tersebut terdokumentasikan dan N/A dilaporkan. 11. Terdapat kebijakan tertulis untuk N/A peningkatan kualitas. 12. Terdapat fasilitas yang mereview secara N/A periodik dan formal biaya kualitas. 13. Fasilitas tersebut dilengkapi SDM, perangkat lunak, dan pencatatan N/A akuntansinya untuk mengidentifikasi dan mencatat biaya kualitas 14. Fasilitas tersebut dapat membuat usaha N/A secara sadar untuk peningkatan kualitas. Diaudit oleh: Jumlah % Jawaban Ya Melania Yuni Purwaningsih Jawaban (Index Check Ya Tidak List): Tanggal: 17 Februari 2015 50.00% 4 4

Berdasarkan proses audit yang dilakukan atas pengendalian kualitas di atas, diperoleh hasil index check list 50.00%. Index check list tersebut hanya berdasarkan atas kebijakan kualitas perusahaan saja. Untuk hal yang berkaitan dengan biaya kualitas, penulis tidak memberikan penilaian dan kesimpulan karena data tidak tersedia di cabang Virgin Cake & Bakery Ungaran. Virgin Cake & Bakery memang belum memiliki kebijakan kualitas secara tertulis yang dibuat oleh pihak manajemen, apalagi fungsi audit yang ditetapkan pada departemen kualitas juga belum ada. Namun sebagai acuan, proses produksinya menggunakan CPMB yang merupakan Standar Balai


POM. CPMB dicetak dan ditempel pada papan jadwal produksi di setiap area produksi. Untuk meningkatkan kualitas, perusahaan memberikan pelatihan pada karyawan terpilih secara berkala. Perusahaan telah mengidentifikasikan secara rinci aktivitas-aktivitas yang berkaitan dengan proses pembentukan kualitas sesuai dengan Standar Balai POM. Namun, untuk masalah biaya kualitas, kebijakan tertulis untuk meningkatkan kualitas, serta fasilitas yang mereview biaya kualitas, pihak Virgin Cake & Bakery Ungaran tidak mengetahuinya. Semua yang berkaitan dengan biaya kualitas dikerjakan oleh Virgin Cake & Bakery pusat di Semarang. Tabel 5: Audit Produktivitas dan Efisiensi Nama Perusahaan: Virgin Cake & Bakery Periode Audit: Februari 2015 Ungaran Program yang Diaudit : Produktivitas dan Efisiensi No. Pernyataan Ya Tidak Keterangan I. Pengendalian Bahan Baku 1.

Setiap pemasok telah diverifikasi sesuai dengan standar pengendalian produksi dan operasi perusahaan.

√

Verifikasi pemasok dilakukan oleh gudang pusat.


Lanjutan Tabel 5 halaman 64 Nama Perusahaan: Virgin Cake & Bakery Periode Audit: Februari 2015 Ungaran Program yang Diaudit : Produktivitas dan Efisiensi No. Pernyataan Ya Tidak Keterangan 2. Perusahaan memiliki peralatan dan Tidak ada prosedur tertulis untuk menilai material peralatan dan yang dikirim pemasok dapat diterima prosedur atau ditolak. tertulis, namun pemasok telah diseleksi oleh √ gudang pusat dan kondisi material diperiksa oleh gudang penerima. 3. Setiap bahan baku yang diterima Tidak ada kode diberikan kode khusus sehingga mudah khusus, hanya ditelusuri distribusi dan proses setiap item produksinya. bahan baku √ sudah pasti dipesan pada supplier tertentu. 4. Terdapat inspeksi yang dimulai dengan Diperiksa pengujian secara visual terhadap setiap jumlah, jenis √ material yang diterima. barang, dan kadaluarsa. 5. Perusahaan memiliki teknik sampling Semua tertulis dan diikuti pada setiap diputuskan dari √ pengambilan sampel. pusat. 6. Sampel yang diambil cukup Disortir terlebih representatif dalam pengujian terhadap dahulu dari setiap material yang diterima. pusat, cabang √ tinggal menerima saja. 7. Material yang diterima digaransi oleh Tidak sesuai pemasok sampai dengan digunakan. dapat ditukar √ maupun dikembalikan.


Lanjutan Tabel 5 halaman 65 Nama Perusahaan: Virgin Cake & Bakery Periode Audit: Februari 2015 Ungaran Program yang Diaudit : Produktivitas dan Efisiensi No. Pernyataan Ya Tidak Keterangan 8. Seluruh material telah tertangani dengan √ baik sehingga terhindar dari kerusakan. 9. Material yang ditolak telah dipisahkan Dicoret pada untuk mencegah penggunaannya dalam nota order √ proses produksi. kemudian dikembalikan. 10. Prosedur pengendalian persediaan Terdapat tertulis. praktik tata kerja gudang yang baik dimana setiap √ karyawan bagian gudang mentaati tata kerja gudang yang berlaku. 11. Prosedur tersebut mengatur secara tegas Material yang waktu pemusnahan terhadap material rusak dibuang yang rusak atau kadaluarsa. dan yang kadaluarsa bisa ditukar ke √ pemasok bila terdapat perjanjian sebelumnya. 12. Perputaran persediaan diawasi dengan Persediaan yang ketat untuk memastikan bahwa material diproses sesuai yang dibeli lebih awal digunakan dalam dengan tanggal √ proses terlebih dahulu.. kadaluarsa atau tanggal terima. 13. Pemusnahan material yang rusak Langsung didokumentasikan untuk dibuang atau √ mengidentifikasi kapan dan di mana dimusnahkan material tersebut dimusnahkan. saja.


Lanjutan Tabel 5 halaman 66 Nama Perusahaan: Virgin Cake & Bakery Periode Audit: Februari 2015 Ungaran Program yang Diaudit : Produktivitas dan Efisiensi No. Pernyataan Ya Tidak Keterangan 14. Pemasok secara periodik diinspeksi Tidak terdapat sesuai dengan prosedur tertulis yang inspeksi √ dimiliki perusahaan. pemasok secara periodik. 15. Perusahaan memiliki prosedur Konfirmasi konfirmasi pemasok tertulis dan diikuti. pemasok hanya dilakukan ketika pemasok menawarkan √ material atau perusahaan membutuhkan material. II. Pengendalian Transformasi 16.

17.

18.

Terdapat prosedur produksi yang telah disahkan.

Terdapat prosedur penilaian tertulis atas kesiapan mesin dan fasilitas produksi lainnya untuk menentukan kesiapan fasilitas tersebut sebelum proses produksi dimulai. Terdapat prosedur tertulis yang bisa dijadikan pedoman untuk mengubah volume produksi jika terjadi perubahan permintaan.

√

√

√

Produksi berdasarkan permintaan toko dan pesanan. Tidak tersedia, hanya langsung dinyalakan saja mesinnya bila akan digunakan. Penambahan volume produksi dilakukan bila terdapat pesanan tambahan yang tertulis di papan jadwal produksi.


Lanjutan Tabel 5 halaman 67 Nama Perusahaan: Virgin Cake & Bakery Periode Audit: Februari 2015 Ungaran Program yang Diaudit : Produktivitas dan Efisiensi No. Pernyataan Ya Tidak Keterangan 19. Prosedur tersebut telah mempertimbangkan juga pengaruh √ perubahan volume produksi terhadap penggunaan kapasitas produksi. 20. Perusahaan memiliki prosedur tertulis Pengujian yang memandu pengujian produk dalam hanya dilakukan proses. terakhir ketika produk sudah √ jadi sebelum dipasang barcode harga. 21. Pengujian produk dalam proses telah Tidak terdapat dilakukan pada tahapan yang tepat pengujian untuk memastikan identitas, kekuatan, produk dalam √ dan kualitas yang sesuai dengan standar proses. pengendalian kualitas. III. Pengendalian Barang Jadi 22.

Terdapat prosedur tertulis untuk memeriksa kemasan produk jadi.

√

Pemeriksaan kemasan dilakukan di bagian BA bersama dengan pemeriksaan produk sesuai dengan spesifikasinya meskipun tidak tertulis.


Lanjutan Tabel 5 halaman 68 Nama Perusahaan: Virgin Cake & Bakery Periode Audit: Februari 2015 Ungaran Program yang Diaudit : Produktivitas dan Efisiensi No. Pernyataan Ya Tidak Keterangan 23. Terdapat tanggal kadaluarsa tercetak Hanya terdapat pada label kemasan. kebijakan dari perusahaan berupa penarikan produk dari toko setelah 3 √ hari pembuatan yang setara dengan pengendalian tanggal kadaluarsa produk.. 24. Seluruh produk jadi dipisahkan sampai pengendalian kualitas selesai melakukan √ pengujian 25. Produk jadi disimpan pada tingkat suhu √ yang sesuai. 26. Terdapat prosedur sampling, pengujian Pengujian secara tertulis dan kriteria dapat hanya diterima untuk setiap produk dalam berdasarkan memastikan kesesuaian produk jadi spesifikasi √ dengan spesifikasinya. bentuk, rasa, dan jumlah meskipun tidak tertulis


Lanjutan Tabel 5 halaman 69 Nama Perusahaan: Virgin Cake & Bakery Periode Audit: Februari 2015 Ungaran Program yang Diaudit : Produktivitas dan Efisiensi No. Pernyataan Ya Tidak Keterangan 27. Terdapat pengungkapan pengendalian Produk produk termasuk di dalamnya pengujian langsung untuk menentukan kesesuaian dengan dilepas ke spesifikasi waktu pelepasan produk pasaran pada tersebut ke pasar. saat hari itu juga ketika √ diproduksi dan berada di pasaran selama 3 hari setelah produk tersebut dibuat. 28. Terdapat prosedur tertulis tentang Produk pengelolaan stok untuk memastikan langsung dijual bahwa produk yang diproduksi pertama pada hari yang dijual terlebih dahulu. sama saat produk itu dibuat yang √ dapat disetarakan dengan pegendalian dan pengelolaan stok produk. 29. Terdapat pendokumentasian Dalam penyimpangan atas kebijakan tersebut. praktiknya sudah dilakukan √ sehingga tidak ada penyimpangan. Diaudit oleh: Jumlah % Jawaban Ya Melania Yuni Purwaningsih Jawaban (Index Check Ya Tidak List): Tanggal: 17 Februari 2015 72.41% 21 8


Berdasarkan proses audit yang dilakukan atas produktivitas dan efisiensi di atas, diperoleh hasil index check list 72.41%. Hal ini menunjukkan bahwa produktivitas dan efisiensi pada fungsi produksi di Virgin Cake & Bakery Ungaran sudah baik. Proses audit yang dilakukan atas produktivitas dan efisiensi pada fungsi produksi di Virgin Cake & Bakery meliputi: a. Pengendalian Bahan Baku Setiap pemasok bahan baku telah diverifikasi sesuai standar pengendalian produksi dan operasi perusahaan oleh gudang pusat, sehingga setiap item telah ditentukan pada pemasok mana item tersebut dipesan. Terdapat inspeksi berupa pemeriksaan jumlah, jenis barang, dan tanggal kadaluarsa untuk setiap material yang diterima. Bahan baku yang diterima selalu melewati tahap penyaringan di gudang pusat, sehingga gudang cabang tinggal menerima. Bila material yang diterima tidak sesuai, dapat ditukar atau dikembalikan. Seluruh material telah tertangani dengan baik sehingga terhindar dari kerusakan. Dan bila material ditolak, material akan dipisahkan dan dikembalikan serta dicoret dari nota order. Untuk perputaran persediaan diawasi dengan ketat untuk memastikan bahwa material yang diproses sesuai tanggal kadaluarsa atau tanggal material tersebut diterima.


b. Pengendalian Transformasi Di dalam pengendalian transformasi terdapat prosedur produksi yang telah disahkan berdasarkan permintaan toko dan pesanan. Prosedur tersebut juga mempertimbangkan pengaruh perubahan volume produksi terhadap penggunaan kapasitas produksi meskipun tidak tertulis. c. Pengendalian Barang Jadi Tidak terdapat tanggal kadaluarsa tercetak pada label kemasan, namun ada kebijaksanaan untuk menarik produk dari toko setelah tiga hari dari waktu pembuatan produk. Produk yang sudah jadi dipisahkan sampai pengendalian kualitas selesai melakukan pengujian dan disimpan pada tingkat suhu yang sesuai. Sebagai pengendalian atas produk jadi dilakukan pula pengujian untuk menentukan kesesuaian dengan spesifikasi waktu pelepasan produk kepada konsumen. Tabel 6: Audit Tenaga Kerja Nama Perusahaan: Virgin Cake & Bakery Periode Audit: Februari 2015 Ungaran Program yang Diaudit : Tenaga Kerja No. Pernyataan Ya Tidak Keterangan 1. Perusahaan menetapkan kompetensi Pengadaan personil yang pekerjaannya training selama mempengaruhi mutu produk. tiga bulan untuk √ karyawan baru oleh karyawan senior.


Lanjutan Tabel 6 halaman 72 Nama Perusahaan: Virgin Cake & Bakery Periode Audit: Februari 2015 Ungaran Program yang Diaudit : Tenaga Kerja No. Pernyataan Ya Tidak Keterangan 2. Ada jadwal pelatihan dan Pelatihan hanya penyelenggaraan pelatihan secara dilakukan teratur. secara berkala √ dan hanya untuk karyawan terpilih saja. 3. Perusahaan mengevaluasi efektivitas √ terhadap pelatihan. 4. Perusahaan menyimpan rekaman √ tentang pelatihan. Diaudit oleh: Jumlah % Jawaban Ya Melania Yuni Purwaningsih Jawaban (Index Check Ya Tidak List): Tanggal: 17 Februari 2015 75.00% 3 1

Berdasarkan proses audit yang dilakukan atas tenaga kerja di atas, diperoleh hasil index check list 75.00%. Hal ini menunjukkan bahwa tenaga kerja pada fungsi produksi di Virgin Cake & Bakery Ungaran sudah baik. Dalam hal tenaga kerja, perusahaan telah berusaha menetapkan kompetensi personil yang pekerjaannya mempengaruhi mutu. Untuk karyawan baru diadakan training selama tiga bulan oleh karyawan senior. Namun sebenarnya masih kurang adanya pelatihan secara rutin dan teratur untuk karyawan. Pelatihan hanya diberikan pada karyawan terpilih dan waktunya hanya berkala.


Tabel 7: Audit Pemeliharaan Peralatan, Plant dan Layout Nama Perusahaan: Virgin Cake & Bakery Periode Audit: Februari 2015 Ungaran Program yang Diaudit : Pemeliharaan Peralatan, Plant dan Layout No. Pernyataan Ya Tidak Keterangan 1. Semua peralatan yang digunakan dalam proses produksi sesuai dengan ukuran √ dan desain yan telah ditentukan. 2. Lokasi penempatan peralatan sesuai Terdapat dengan kebutuhan proses yang efektif insinyur yang dan efisien. mengatur tata √ penempatan peralatan. 3. Setiap peralatan dibersihkan setelah √ digunakan. 4. Peralatan disimpan pada tempat yang √ telah ditentukan. 5. Tersedia prosedur tertulis untuk setiap Penggunaan penggunaan peralatan dalam proses langsung oleh produksi atau penanganan produk jadi. karyawan √ produksi tanpa ada prosedur tertulis. 6. Terdapat prosedur pembersihan dan Pembersihan startup untuk memastikan bahwa alat dilakukan peralatan secara sistematis dan terus oleh karyawan √ menerus dibersihkan. produksi yang menggunakan alat tersebut. 7. Setiap peralatan memiliki instruksi Pengecekan tertulis untuk pemeliharaan peralatan peralatan satu dan termasuk jadwal perawatannya. kali dalam √ seminggu oleh teknisi. 8. Peralatan telah diinspeksi sebelum √ digunakan. Diaudit oleh: Jumlah % Jawaban Ya Melania Yuni Purwaningsih Jawaban (Index Check Ya Tidak List): Tanggal: 17 Februari 2015 87.50% 7 1


Berdasarkan proses audit yang dilakukan atas pemeliharaan peralatan, plant dan layout di atas, diperoleh hasil index check list 87.50%. Hal ini menunjukkan bahwa pemeliharaan peralatan, plant dan layout pada fungsi produksi di Virgin Cake & Bakery Ungaran sudah baik. Semua peralatan yang digunakan dalam proses produksi sesuai dengan ukuran dan desain yang telah ditentukan. Untuk penempatan peralatan dilakukan oleh insinyur sehingga sesuai dengan kebutuhan proses yang efektif dan efisien. Setelah penggunaan peralatan, peralatan tersebut dibersihkan kembali dan disimpan pada tempat yang telah ditentukan. Namun dalam hal peralatan produksi tersebut, masih belum terdapat prosedur tertulis untuk setiap cara penggunaan peralatan hingga cara perawatannya.

D. Melaporkan Temuan dalam Bentuk Laporan Audit Tujuan

dari

audit

operasional

adalah

untuk

menemukan

kekurangan/kelemahan atas pengelolaan berbagai aktivitas dalam perusahaan. Biasanya, pengguna laporan lebih berkepentingan pada hasil audit (temuan audit) yang merupakan indikasi terjadinya berbagai kekurangan/kelemahan dalam pengelolaan aktivitas dalam perusahaan tersebut. Oleh karena itu, penulis menyajikan laporan yang menitikberatkan pada kepentingan pengguna. Laporan audit operasional pada fungsi produksi di Virgin Cake & Bakery Ungaran ini akan disajikan sebagai berikut:


Laporan Hasil Audit Operasional Fungsi Produksi

Yogyakarta, 06 Maret 2015 Perihal

: Laporan Hasil Audit Operasional

Kepada Yth, Pemilik Virgin Cake & Bakery di Semarang Saya telah melakukan audit atas fungsi produksi pada Virgin Cake & Bakery Ungaran untuk periode Februari 2015. Audit operasional tidak dimaksudkan untuk memberikan pendapat atas kewajaran laporan keuangan perusahaan dan oleh karenanya saya tidak memberikan pendapat atas laporan keuangan tersebut. Audit operasional hanya mencakup bidang Fungsi Produksi yang terjadi pada Industri Cake & Bakery. Audit tersebut dimaksudkan untuk menilai ekonomisasi (kehematan), efisiensi (daya guna), dan efektivitas (hasil guna) Fungsi Produksi yang dilakukan, dan memberikan saran perbaikan atas kelemahan prosedur yang ditemukan selama audit. Melalui audit tersebut juga diharapkan tercapainya perbaikan atas kekurangan fungsi produksi di masa yang akan datang, sehingga perusahaan dapat beroperasi dengan lebih ekonomis, efisien, dan efektif dalam mencapai tujuannya. Hasil audit operasional disajikan dalam bentuk laporan audit yang meliputi: Bab I : Informasi Latar Belakang Bab II : Ruang Lingkup Audit Bab III : Kesimpulan Audit yang Didukung dengan Temuan Audit Bab IV : Rekomendasi Dalam melaksanakan audit, saya telah memperoleh banyak bantuan, dukungan, dan kerjasama dari berbagai pihak baik pemilik maupun karyawan yang berhubungan dengan audit ini. Untuk itu saya mengucapkan terima kasih atas kerjasama yang telah terjalin dengan baik ini.



Bab I Informasi Latar Belakang Virgin Cake & Bakery Ungaran (selanjutnya disebut “Perusahaan”) berlokasi di Jln. Diponegoro No. 297 Ungaran – Jawa Tengah, yang merupakan cabang dari Virgin Cake & Bakery Jln. Parang Kusumo Raya No. 16-18 Semarang, didirikan pada tahun 2011 oleh Bapak Suteja AW bersama istrinya Ibu Nanik.

Tujuan dari didirikannya Perusahaan adalah untuk memproduksi cake dan bakery dengan mengusung tiga konsep, yaitu rasa, harga, dan pelayanan. Secara keseluruhan produk yang dihasilkan dapat dikelompokkan menjadi: 1. Basahan 2. Pastry & Donat 3. Cake 4. Bakery

Sedangkan tujuan dilakukannya audit operasional adalah untuk: 1. Menilai kesesuaian implementasi atas ketentuan yang ditetapkan manajemen perusahaan untuk menggambarkan efisiensi dan efektivitas fungsi produksi. 2. Menilai kegiatan dan aktivitas fungsi produksi yang memerlukan perbaikan agar lebih efisien dan efektif.



Bab II Ruang Lingkup Audit Sesuai dengan rumusan masalah dalam penelitian ini, audit yang saya lakukan hanya meliputi Fungsi Produksi Virgin Cake & Bakery Ungaran untuk periode Februari 2015. Audit operasional mencakup perencanaan produksi, pengendalian kualitas, produktivitas dan efisiensi, metode dan standar kerja, pemeliharaan peralatan, organisasi manajemen produksi dan operasi, serta plant dan layout.



Bab III Kesimpulan Audit Berdasarkan temuan (bukti) yang saya peroleh selama audit yang saya lakukan, saya dapat menyimpulkan sebagai berikut:

Kondisi: 1. Prosedur produksi yang diterapkan berdasarkan Standar Balai POM berupa Cara Pembuatan Makanan yang Baik tidak diketahui oleh seluruh karyawan produksi sebagai hal yang setara dengan SOP. Beberapa ketentuan yang dilanggar oleh karyawan adalah: a. Dilarang memakai perhiasan / assessoris b. Wajib memakai masker c. Wajib memakai slayer / tudung kepala 2. Tidak ada penilaian atas penggunaan kapasitas produksi. 3. Karyawan bagian produksi mengambil sendiri bahan baku yang dibutuhkan di dalam gudang tanpa memperhatikan larangan masuk gudang yang ditempel di jendela loket gudang. 4. Penggunaan mesin tanpa keahlian khusus hanya sekedar tahu cara menggunakannya oleh semua karyawan bagian produksi. 5. Aktivitas-aktivitas yang berkaitan dengan peningkatan kualitas produk tidak diketahui oleh semua karyawan bagian produksi. 6. Tidak ada pengujian produk dalam proses, sehingga penilaian kualitas produk hanya dilakukan pada saat akhir oleh bagian BA. 7. Pemusnahan material yang rusak tidak didokumentasikan.


Kriteria: 1. Terdapat sepuluh prosedur dalam Cara Pembuatan Makanan yang Baik yang telah diputuskan oleh manajemen Virgin Cake & Bakery untuk diterapkan oleh seluruh karyawan bagian produksi. 2. Proses produksi dilakukan sesuai jadwal pada papan jadwal produksi. 3. Selain karyawan bagian gudang dilarang masuk ke gudang. 4. Wajib menjaga kebersihan mesin / alat kerja. 5. Tiga konsep perusahaan yaitu, rasa, harga, dan pelayanan sebagai jaminan mutu dan kualitas produk. 6. Material rusak dapat ditukarkan pada pemasok.

Penyebab: 1. Belum adanya sosialisasi yang intens kepada seluruh karyawan tentang Cara Pembuatan Makanan yang Baik dan tidak adanya sanksi yang tegas atas pelanggaran aturan yang ditetapkan oleh pihak manajemen. 2. Tidak adanya kebijakan tertulis yang mengatur tentang pemanfaatan kapasitas menganggur dan pengelolaan produksi di atas kemampuan kapasitas. 3. Karyawan tidak mendapatkan pelatihan secara rutin untuk peningkatan kualitas, namun hanya secara berkala dan hanya karyawan tertentu yang terpilih saja. 4. Tidak tersedianya prosedur tertulis untuk setiap penggunaan peralatan, pembersihan dan startup, serta pemeliharaan peralatan dan tenaga operator yang memadai. 5. Tidak tersedianya departemen khusus yang menangani kualitas produk. 6. Tidak adanya perjanjian konfirmasi tertulis bersama pihak pemasok yang berkaitan dengan penukaran material rusak.


Akibat: 1. Cara Pembuatan Makanan yang Baik yang dianggap setara dengan SOP perusahaan oleh pihak manajemen tidak dilaksanakan dengan baik oleh seluruh karyawan produksi sehingga berpotensi pada ketidakhigienisan produk. 2. Adanya potensi tidak efisien dan tidak efektifnya penggunaan kapasitas produksi, dimana terdapat kemungkinan mesin menganggur di saat pesanan sedikit dan mesin digunakan di atas kemampuan kapasitas saat pesanan banyak. 3. Adanya potensi pengambilan bahan lebih di gudang oleh karyawan produksi. 4. Tidak efektif ketika terjadi kerusakan kecil pada mesin produksi tidak bisa langsung diperbaiki oleh karyawan produksi. 5. Tidak efektif ketika bagian BA yang bertugas untuk memasang barcode harga juga diberikan tanggungjawab untuk mengecek produk akhir, sehingga kinerja bagian BA kurang maksimal. 6. Tidak efisien ketika material yang rusak sesungguhnya bisa ditukar pada pemasok, namun langsung dibuang atau dimusnahkan begitu saja.

Karyawan yang bertanggung jawab: Koordinator dan seluruh karyawan bagian produksi



Bab IV Rekomendasi

Atas keseluruhan kelemahan yang terjadi, maka diberikan rekomendasi sebagai koreksi atau langkah perbaikan yang bisa diambil manajemen untuk memperbaiki kelemahan tersebut.

1. Kelemahan pada sistem produksi Rekomendasi: a. Perusahaan harus memiliki sistem informasi manajemen yang lengkap dan memadai bagi bagian produksi untuk mendukung proses produksi yang memadai, sesuai SOP yang ada di Perusahaan terlebih dalam hal perencanaan produksi. b. Perusahaan harus memiliki departemen khusus yang berkaitan dengan penanganan kualitas produk. c. Perusahaan harus menyediakan sistem informasi yang memadai terkait dengan perencanaan dan pengendalian bahan baku untuk produksi. 2. Kelemahan pada prosedur Rekomendasi: a. Perusahaan harus mensosialisasikan Standar Balai POM berupa Cara Pembuatan Makanan yang Baik kepada seluruh karyawan produksi untuk wajib mentaati aturan tersebut. b. Perusahaan harus membuat kebijakan dan peraturan tertulis yang cukup untuk menjadi dasar dalam produksi, serta disosialisasikan secara baik kepada seluruh karyawan bagian produksi.


3. Kelemahan pada karyawan Rekomendasi: a. Karyawan bagian produksi harus memenuhi kualifikasi yang sesuai baik dalam pendidikan maupun pengalaman. b. Karyawan bagian produksi harus mendapatkan pelatihan yang memadai untuk meningkatkan kemampuan dalam melaksanakan tugas-tugasnya.

Keputusan untuk melakukan perbaikan atas kelemahan ini sepenuhnya ada pada manajemen, tetapi jika kelemahan ini tidak segera diperbaiki saya mengkhawatirkan terjadi akibat yang lebih buruk pada fungsi produksi Perusahaan dimasa yang akan datang.


BAB VI PENUTUP

A. Kesimpulan Berdasarkan audit operasional yang dilakukan pada fungsi produksi di Virgin Cake & Bakery Ungaran, peneliti dapat menarik kesimpulan bahwa pelaksanaan fungsi produksi Virgin Cake & Bakery Ungaran sudah berjalan cukup baik secara ekonomis, berjalan baik secara efisien, dan berjalan baik sekali secara efektif. Hal ini ditunjukkan melalui index check list program audit secara ekonomis 50.00%, efisien 72.41%, dan efektif 81.15%. . B. Keterbatasan Penelitian Dalam penelitian ini masih terdapat keterbatasan penelitian, yaitu: 1. Data angka untuk menghitung ekonomis, efisiensi, dan efektivitas fungsi produksi di perusahaan tidak tersedia, sehingga peneliti menilai ekonomis, efisiensi, dan efektivitas hanya berdasarkan atas program audit yang terdapat dalam pernyataan check list dan dihitung berdasarkan index check list dengan kriteria standar yang dibuat oleh penulis saja. 2. Check list program audit yang berkaitan dengan biaya kualitas tidak dapat diisi dan tidak dapat diambil kesimpulan karena data mengenai biaya kualitas tidak tersedia di kantor cabang Virgin Cake & Bakery Ungaran.

84


C. Saran Beberapa saran maupun masukan yang dapat diberikan penulis untuk perusahaan dan pelaksanaan penelitian selanjutnya adalah sebagai berikut: 1. Perusahaan Virgin Cake & Bakery diharapkan memiliki departemen khusus yang berkaitan dengan penanganan kualitas produk serta departemen yang berkaitan dengan fungsi audit atau sejenisnya. 2. Penelitian berikutnya diharapkan untuk menghitung ekonomis, efisiensi, dan efektifitas dalam melakukan audit operasional bila data di perusahaan tersedia. 3. Penelitian berikutnya diharapkan dapat memperoleh data mengenai biaya kualitas, sehingga check list program audit yang telah tersedia dapat diisi semua dan dapat diberikan kesimpulan.


DAFTAR PUSTAKA

Akmal. 2009. Pemeriksaan Manajemen Internal Audit. Edisi Kedua. PT Indeks, Jakarta. Andayani, Wuryan. 2008. Audit Internal. Edisi 1. BPFE, Yogyakarta. Arikunto, Suharsimi. 2006. Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktik. PT Rineka Cipta, Jakarta. Assauri, Sofjan. 2008. Manajemen Produksi dan Operasi. Edisi Revisi 2008. Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia, Jakarta. Bayangkara, IBK. 2008. Audit Manajemen Prosedur dan Implementasi. Salemba Empat, Jakarta. Boynton, William C., Raymond N. Johnson dan Walter G. Kell. 2003. Modern Auditing. Edisi Ketujuh. Erlangga, Jakarta. Haryanto, Aditya. 2013. Alim Suteja Sukses Menjadi Pengusaha Bakery Berkat Ketekunan dan Konsistensi. Warta Wirausaha. http://www.wartawirausaha.com/2013/09/alim-suteja-sukses-menjadipengusaha-bakery-berkat-ketekunan-dan-konsistensi. Diakses tanggal 25 Februari 2015. Heizer, Jay dan Barry Render. 2009. Manajemen Operasi. Buku 1 Edisi 9. Salemba Empat, Jakarta. Institute of Internal Auditors Indonesia. 2014. “The Internal Audit Function”. http://iia-indonesia.com/?p=1344. Diakses tanggal 13 Oktober 2014. Jogiyanto. 2010. Metodologi Penelitian Bisnis: Salah Kaprah dan PengalamanPengalaman. Edisi Pertama. BPFE, Yogyakarta. Jusup, Al. Haryono. 2010. Auditing (Pengauditan). Buku I. Bagian Penerbitan Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN, Yogyakarta. Kristanti, J. Ani. 2013. Tepat Pangsa Pasarnya, Roti Teja-Nanik Pun Meraja. Peluang Usaha. http://peluangusaha.kontan.co.id/news/tepat-pangsa-pasarnya-roti-tejananik-pun-meraja. Diakses tanggal 18 Februari 2015.


Kristiana, Fitri. 2010. “Post Market Vigilance Upaya Perlindungan terhadap Masyarakat”. Buletin Keamanan Pangan. Vol. 17. No. IX: 3-5. Liputan 6. 2009. Virgin Cake And Bakery Pertahankan Inovasi. http://news.liputan6.com/read/248825/virgin-cake-and-bakery-pertahankaninovasi. Diakses tanggal 18 Februari 2015 Novianti, Fista. 2013. Memulai Usaha Dari Garasi. Suara Merdeka. http://www.suaramerdeka.com/v1/index.php/read/cetak/2013/07/18/231376/Me mulai-Usaha-dari-Garasi. Diakses tanggal 25 Februari 2015. Pamungkas, Bambang dan Iriyadi. 2007. “Analisa Atas Pelaksanaan Audit Mutu Internal Untuk Mengevaluasi Efektivitas Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 Studi Kasus Pada PT. Murni Cahaya Pratama”. Jurnal Ilmiah Kesatuan. Vol. 9. (Oktober). No. 2: 83-93. Pardede, Pontas M. 2005. Manajemen Operasi dan Produksi: Teori, Model, dan Kebijakan. ANDI, Yogyakarta. Sajian Sedap. 2012. Virgin Bakery Semarang, Roti Enak, Dan Murah. http://www.sajiansedap.com/article/detail/334/virgin-bakery-semarang-rotienak-dan-murah. Diakses tanggal 18 Februari 2015. Setiyono, Asih. 2014. Usaha Inovatif! Virgin Bakery Semarang, Roti Enak Dan Murah. Seputar Ungaran Kota. http://www.ungarankota.com/2014/10/usahainovatif-virgin-bakery-semarang.html. Diakses tanggal 18 Februari 2015. Siagian, Sondang P. 2004. Audit Manajemen. PT Bumi Aksara, Jakarta. Spillane, James J. 2008. Metodologi Penelitian Bisnis. Universitas Sanata Dharma, Yogyakarta. Stevenson, William J. dan Sum Chee Chuong. 2014. Manajemen Operasi Perspektif Asia. Buku 2 Edisi 9. Salemba Empat, Jakarta. Tebety, Aditya Sanzana, Moch. Dzulkirom AR dan Dwi Atmanto. 2013. “Penerapan Audit Operasional Untuk Menilai Efisiensi, Efektivitas, dan Ekonomisasi Bagian Produksi (Studi pada PG. Meritjan (Persero) Kediri)”. Jurnal Administrasi Bisnis. http://administrasibisnis.studentjournal.ub.ac.id. Diakses tanggal 17 Desember 2014.


Tunggal, Amin Widjaja. 1995. Audit Manajemen Kontemporer. Harvarindo, Jakarta. Umar, Husein. 2007. Metode Penelitian untuk Skripsi dan Tesis Bisnis. PT Raja Grafindo Persada, Jakarta. Wirakusumah, Arifin. 1983. Beberapa Masalah Auditing. Percetakan Offset Alumni, Bandung. Yayasan Pendidikan Internal Audit. 2008. Audit Operasional & Kinerja. Graha Sucofindo, Jakarta.


Lampiran 1 Program Audit Tata Kerja Gudang Nama Perusahaan: Periode Audit: Program yang Diaudit: Tata Kerja Gudang No. Pernyataan Ya Tidak Keterangan 1. Wajib menyertakan tanda terima untuk: c. Pengiriman barang antar gudang d. Pengiriman barang retur 2. Pengiriman / retur barang antar gudang wajib disertakan tanda terima barang, yang dibawakan oleh delivery. 3. Setiap penerimaan semua barang gudang wajib dihitung dengan kesesuaian permintaan. 4. Untuk gudang yang menerima barangbarang dari supplier, dimohon perhatikan: c. Kemasan d. Expired Date 5. Order barang melalui Kepala Administrasi Gudang (K.A Gudang) untuk kemudian dilanjutkan ke bagian Purchase Order (PO) stock barang jangan berlebihan, koordinasikan pada koordinator masing-masing, ditindaklanjuti oleh K.A Gudang. 6. Hasil Stock Opname harus bisa dipertanggungjawabkan oleh masingmasing koordinator gudang dimana setiap permintaan barang produksi wajib menuliskan Nota Intern. 7. Bagian gudang tidak diperkenankan membawa tas, jaket ke dalam ruangan gudang. 8. Jaga kerapian dan kebersihan gudang. Diaudit oleh: Jumlah Catatan: Jawaban Ya Tidak Tanggal:


Lampiran 2 Program Audit CPMB Nama Perusahaan: Periode Audit: Program yang Diaudit: Cara Pembuatan Makanan yang Baik No. Pernyataan Ya Tidak Keterangan 1. Dilarang merokok. 2. Dilarang meludah. 3. Dilarang memakai perhiasan / assessoris (cincin, gelang, anting/giwang, jam tangan, kalung). 4. Wajib mengenakan masker. 5. Wajib mengenakan slayer / tudung kepala. 6. Wajib mengenakan celemek. 7. Wajib bersepatu. 8. Wajib cuci tangan sebelum bekerja. 9. Kuku tangan bersih dan dipotong. 10. Wajib menjaga kebersihan tempat kerja dan mesin / alat kerja. Diaudit oleh: Jumlah Catatan: Jawaban Ya Tidak Tanggal:


Lampiran 3 Program Audit Perencanaan Produksi, Metode dan Standar, Organisasi Manajemen Produksi Nama Perusahaan: Periode Audit: Program yang Diaudit : Perencanaan Produksi, Metode dan Standar, Organisasi Manajemen Produksi. No. Pernyataan Ya Tidak Keterangan I. Jadwal Induk Produksi 1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

Jadwal induk produksi telah mencerminkan kestabilan usaha perusahaan dalam memenuhi kebutuhan pelanggan. Jadwal induk produksi disusun berdasarkan rencana penjualan dan pembentukan stok pengaman dalam menjaga kestabilan produk di pasaran. Jadwal induk produksi mampu meminimumkan biaya persediaan, biaya setup mesin, upah lembur, dan waktu sumber daya menganggur. Jadwal induk produksi telah mengintegrasikan jadwal penerimaan bahan baku, pemeliharaan fasilitas dan pengiriman produk ke dalam jadwal produksi regular. Jadwal induk produksi telah selaras dengan jadwal pada fungsi-fungsi bisnis yang lain. Jadwal produksi induk telah disusun berdasarkan penggunaan kapasitas produksi optimal. Jadwal produksi induk didukung dengan metode permintaan material yang akurat.


Lanjutan Lampiran 3 halaman 92 Nama Perusahaan: Periode Audit: Program yang Diaudit : Perencanaan Produksi, Metode dan Standar, Organisasi Manajemen Produksi. No. Pernyataan Ya Tidak Keterangan II. Penilaian atas Penggunaan Kapasitas Produksi 8.

Seluruh kapasitas yang dimiliki terserap dalam rencana produksi yang telah ditetapkan.

9.

Perusahaan memiliki kebijakan tertulis tentang pemanfaatan kapasitas menganggur jika jadwal induk produksi tidak disusun pada basis full capacity. 10. Perusahaan memiliki kebijakan tertulis tentang pengelolaan kebutuhan produksi di atas kemampuan kapasitas yang tersedia untuk mengerjakannya. III. Tingkat Persediaan 11.

Perusahaan memiliki prosedur pengendalian persediaan secara tertulis. 12. Prosedur tersebut telah disosialisasikan dengan memadai dan dipahami oleh petugas yang melaksanakan. 13. Jadwal induk produksi telah meminimalkan persediaan. 14. Penentuan tingkat persediaan minimum telah mempertimbangkan kemungkinan terjadinya: keterlambatan pasokan bahan baku, pemeliharaan fasilitas produksi, perubahan permintaan pasar. IV. Keseimbangan Lintas Produksi 15.

16.

Perusahaan memiliki pedoman pemeliharaan fasilitas produksi secara tertulis. Jadwal telah terintegrasi dengan rencana produksi.


Lanjutan Lampiran 3 halaman 93 Nama Perusahaan: Periode Audit: Program yang Diaudit : Perencanaan Produksi, Metode dan Standar, Organisasi Manajemen Produksi. No. Pernyataan Ya Tidak Keterangan 17. Pengoperasian fasilitas produksi didukung oleh tenaga operator yang memadai. 18. Perusahaan memiliki panduan pengoperasian fasilitas produksi tertulis untuk mencegah terjadinya kemacetan proses produksi. V. Perencanaan Realisasi Produk 19.

20.

21.

Rencana selalu dibuat untuk mengembangkan proses realisasi produk. Bukti-bukti rekaman yang menunjukkan bahwa proses realisasi produk serta produk yang dihasilkan memenuhi persyaratan dan selalu dievaluasi. Hasil perencanaan dan aktual produk didokumentasikan dengan baik. Diaudit oleh:

Tanggal:

Jumlah Jawaban

% Jawaban Ya (Index Check List):


Lampiran 4 Program Audit Pengendalian Kualitas Nama Perusahaan: Periode Audit: Program yang Diaudit : Pengendalian Kualitas No. Pernyataan Ya Tidak I. Kebijakan Kualitas 1. 2. 3.

4. 5. 6.

7.

8.

Perusahaan memiliki kebijakan kualitas secara tertulis. Kebijakan kualitas merinci tugas-tugas penting bagian pengendalian kualitas. Setiap karyawan dilengkapi dengan salinan kebijakan kualitas dalam aktivitasnya. Perusahaan memberikan pelatihan dalam rangka meningkatkan kualitas. Terdapat fungsi audit yang ditetapkan pada departemen kualitas. Terdapat SOP tertulis yang menspesifikasi siapa yang melakukan audit dan kualifikasi terhadap auditor tersebut. Terdapat SOP tertulis yang menspesifikasi tentang ruang lingkup dan frekuensi audit serta pendokumentasiannya. Terdapat prosedur yang mengatur pendistribusian hasil audit kualitas. II. Biaya Kualitas

9.

10.

Perusahaan telah mengidentifikasikan secara rinci aktivitas-aktivitas yang berkaitan dengan proses pembentukan kualitas sesuai dengan kebijakan kualitas yang telah ditetapkan. Biaya terhadap aktivitas-aktivitas kualitas tersebut terdokumentasikan dan dilaporkan.

Keterangan


Lanjutan Lampiran 4 halaman 95 Nama Perusahaan: Periode Audit: Program yang Diaudit : Pengendalian Kualitas No. Pernyataan Ya Tidak Keterangan 11. Terdapat kebijakan tertulis untuk peningkatan kualitas. 12. Terdapat fasilitas yang mereview secara periodik dan formal biaya kualitas. 13. Fasilitas tersebut dilengkapi SDM, perangkat lunak, dan pencatatan akuntansinya untuk mengidentifikasi dan mencatat biaya kualitas 14. Fasilitas tersebut dapat membuat usaha secara sadar untuk peningkatan kualitas. Diaudit oleh: Jumlah % Jawaban Ya Jawaban (Index Check Ya Tidak List): Tanggal:


Lampiran 5 Program Audit Produktivitas dan Efisiensi Nama Perusahaan: Periode Audit: Program yang Diaudit : Produktivitas dan Efisiensi No. Pernyataan Ya Tidak I. Pengendalian Bahan Baku 1.

2.

3.

4.

5.

6.

7. 8. 9.

10.

Setiap pemasok telah diverifikasi sesuai dengan standar pengendalian produksi dan operasi perusahaan. Perusahaan memiliki peralatan dan prosedur tertulis untuk menilai material yang dikirim pemasok dapat diterima atau ditolak. Setiap bahan baku yang diterima diberikan kode khusus sehingga mudah ditelusuri distribusi dan proses produksinya. Terdapat inspeksi yang dimulai dengan pengujian secara visual terhadap setiap material yang diterima. Perusahaan memiliki teknik sampling tertulis dan diikuti pada setiap pengambilan sampel. Sampel yang diambil cukup representatif dalam pengujian terhadap setiap material yang diterima. Material yang diterima digaransi oleh pemasok sampai dengan digunakan. Seluruh material telah tertangani dengan baik sehingga terhindar dari kerusakan. Material yang ditolak telah dipisahkan untuk mencegah penggunaannya dalam proses produksi. Prosedur pengendalian persediaan tertulis.

Keterangan


Lanjutan Lampiran 5 halaman 97 Nama Perusahaan: Periode Audit: Program yang Diaudit : Produktivitas dan Efisiensi No. Pernyataan Ya Tidak 11. Prosedur tersebut mengatur secara tegas waktu pemusnahan terhadap material yang rusak atau kadaluarsa. 12. Perputaran persediaan diawasi dengan ketat untuk memastikan bahwa material yang dibeli lebih awal digunakan dalam proses terlebih dahulu.. 13. Pemusnahan material yang rusak didokumentasikan untuk mengidentifikasi kapan dan di mana material tersebut dimusnahkan. 14. Pemasok secara periodik diinspeksi sesuai dengan prosedur tertulis yang dimiliki perusahaan. 15. Perusahaan memiliki prosedur konfirmasi pemasok tertulis dan diikuti. II. Pengendalian Transformasi 16. 17.

18.

19.

20.

Terdapat prosedur produksi yang telah disahkan. Terdapat prosedur penilaian tertulis atas kesiapan mesin dan fasilitas produksi lainnya untuk menentukan kesiapan fasilitas tersebut sebelum proses produksi dimulai. Terdapat prosedur tertulis yang bisa dijadikan pedoman untuk mengubah volume produksi jika terjadi perubahan permintaan. Prosedur tersebut telah mempertimbangkan juga pengaruh perubahan volume produksi terhadap penggunaan kapasitas produksi. Perusahaan memiliki prosedur tertulis yang memandu pengujian produk dalam proses.

Keterangan


Lanjutan Lampiran 5 halaman 98 Nama Perusahaan: Periode Audit: Program yang Diaudit : Produktivitas dan Efisiensi No. Pernyataan Ya Tidak 21. Pengujian produk dalam proses telah dilakukan pada tahapan yang tepat untuk memastikan identitas, kekuatan, dan kualitas yang sesuai dengan standar pengendalian kualitas. III. Pengendalian Barang Jadi 22. 23. 24.

25. 26.

27.

28.

29.

Terdapat prosedur tertulis untuk memeriksa kemasan produk jadi. Terdapat tanggal kadaluarsa tercetak pada label kemasan. Seluruh produk jadi dipisahkan sampai pengendalian kualitas selesai melakukan pengujian Produk jadi disimpan pada tingkat suhu yang sesuai. Terdapat prosedur sampling, pengujian secara tertulis dan kriteria dapat diterima untuk setiap produk dalam memastikan kesesuaian produk jadi dengan spesifikasinya. Terdapat pengungkapan pengendalian produk termasuk di dalamnya pengujian untuk menentukan kesesuaian dengan spesifikasi waktu pelepasan produk tersebut ke pasar. Terdapat prosedur tertulis tentang pengelolaan stok untuk memastikan bahwa produk yang diproduksi pertama dijual terlebih dahulu. Terdapat pendokumentasian penyimpangan atas kebijakan tersebut. Diaudit oleh:

Tanggal:

Jumlah Jawaban Ya Tidak

Keterangan

% Jawaban Ya (Index Check List):


Lampiran 6 Program Audit Tenaga Kerja Nama Perusahaan: Periode Audit: Program yang Diaudit : Tenaga Kerja No. Pernyataan Ya Tidak Keterangan 1. Perusahaan menetapkan kompetensi personil yang pekerjaannya mempengaruhi mutu produk. 2. Ada jadwal pelatihan dan penyelenggaraan pelatihan secara teratur. 3. Perusahaan mengevaluasi efektivitas terhadap pelatihan. 4. Perusahaan menyimpan rekaman tentang pelatihan. Diaudit oleh: Jumlah % Jawaban Ya Jawaban (Index Check Ya Tidak List): Tanggal:


Lampiran 7 Program Audit Pemeliharaan Peralatan, Plant dan Layout Nama Perusahaan: Periode Audit: Program yang Diaudit : Pemeliharaan Peralatan, Plant dan Layout No. Pernyataan Ya Tidak Keterangan 1. Semua peralatan yang digunakan dalam proses produksi sesuai dengan ukuran dan desain yan telah ditentukan. 2. Lokasi penempatan peralatan sesuai dengan kebutuhan proses yang efektif dan efisien. 3. Setiap peralatan dibersihkan setelah digunakan. 4. Peralatan disimpan pada tempat yang telah ditentukan. 5. Tersedia prosedur tertulis untuk setiap penggunaan peralatan dalam proses produksi atau penanganan produk jadi. 6. Terdapat prosedur pembersihan dan startup untuk memastikan bahwa peralatan secara sistematis dan terus menerus dibersihkan. 7. Setiap peralatan memiliki instruksi tertulis untuk pemeliharaan peralatan dan termasuk jadwal perawatannya. 8. Peralatan telah diinspeksi sebelum digunakan. Diaudit oleh: Jumlah % Jawaban Ya Jawaban (Index Check Ya Tidak List): Tanggal:

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI

Recommend Documents