PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI
EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN PADA SISTEM AKUNTANSI PERSEDIAAN Studi Kasus pada PT Kebayoran Pharma Yogyakarta
SKRIPSI
Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi Program Studi Akuntansi
Oleh: Vinsensia Pratiwi Anjarwati NIM: 082114015
PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SANATA DHARMA YOGYAKARTA 2013 i
PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI
PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI
PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI
Motto: “Orang-orang yang berhenti belajar akan menjadi pemilik masa lalu. Orang-orang yang masih terus belajar, akan menjadi pemilik masa depan.”
“Ada dua hal yang tak bisa kembali dalam hidup: WAKTU & PERKATAAN. Pergunakanlah keduanya secara bijaksana agar bermanfaat.” By : Mario Teguh
Kupersembahkan karya tulis ini untuk: Tuhan Yesus Kristus Bapakku Libertus Didik dan Ibuku Emirita Karti W. Tercinta, yang tak hentihentinya berdoa dan mendukungku selama ini Kedua adikku Anastasia Hilda dan Aurelia Oktatila yang selalu memberikan semangat ketika di rumah Pacarku R. Danangjaya Haryo yang sudah setia menemani, mendukung dan tak henti-hentinya memberi semangat selama proses penulisan skripsi ini Tante Nia dan Om Chris yang selalu memberi nasehat dan masukkan Teman-temanku tersayang dan seperjuangan Sisil, Bayu, Unggara, Christo, Jefri, Hiro, Ucup, Sigit, Sita, Anang, Roni, Amink, Nita, Jati, Wili, Feli. Teman-teman Gerejaku yang selalu support aku
iv
PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI
PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI
KATA PENGANTAR
Puji syukur dan terimakasih kepada Allah Bapa di Surga, Bunda Maria, Santo Yusuf dan Yesus, yang telah melimpahkan rahmat dan karunia kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan skripsi ini. Penulisan skripsi ini bertujuan untuk memenuhi salah satu syarat untuk memperoleh gelar sarjana pada Program Studi Akuntansi, Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma Yogyakarta. Dalam menyelesaikan skripsi ini penulis mendapat bantuan, bimbingan dan arahan dari berbagai pihak. Oleh karena itu penulis mengucapkan terimakasih yang tak terhingga kepada: a. Tuhan Yesus Kristus memberi segala sesuatu dan menuntun penulis sehingga dapat menyelesaikan skripsi ini. b. Romo Dr. Ir. Paulus Wiryono Priyotamtama, S.J. selaku Rektor Universitas Sanata Dharma Yogyakarta c. Dr. Herry Maridjo, M.Si selaku Dekan Fakultas Ekonomi Sanata Dharma Yogyakarta d. Drs. Y.P. Supardiyono, M.Si., Akt. selaku Kepala Program Studi Akuntasi Universitas Sanata Dharma Yogyakarta. e. Drs. Yusef Widya Karsana, M.Si., Akt. selaku Dosen Pembimbing Akademik Universitas Sanata Dharma Yogyakarta. f. Dr. Francisca Ninik Yudianti, M.Acc.,QIA selaku Dosen Pembimbing yang telah dengan sabar dan setia membimbing dan mengarahkan saya untuk dapat menyelesaikan skripsi ini.
vi
PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI
g. Pak Niko yang sudah sangat banyak membantu dan memberi banyak nasihat untuk kemajuan skripsi ini. h. Dosen-dosen serta seluruh Staff karyawan Fakultas Ekonomi Unversitas Sanata Dharma i. Ayahku tercinta, atas doa, perhatian, cinta dan dukungan sampai sekarang hingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini j. Ibuku tercinta, perhatian, dukungan dan cintamu yang begitu sempurna untuk perkembangan dan kemajuan penulis, hingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini k. Adik-adikku, semangat, tawamu dan dukunganmu membuat penulis semangat dalam menyelesaikan skripsi ini l. Kekasihku, kasih sayang, dukungan, semangat dan nasehat selalu menemani saat penulis menyelesaikan skripsi ini m. Sahabat-sahabatku, Nita, Tyas, Diah, Diaz, Esti, Hari, Aryo, Rayi, Ongko, Desi, Ersa, Yuyus, Mas Adi, Riki, Mas Yosi, Andreas, Thomas dan semua sahabat-sahabatku. Untuk semua persahabatan yang sudah terjalin, tempat bercanda dan tawa juga semua dukungan yang telah kalian berikan. n. Kepala Cabang PT Kebayoran Pharma, Kepala Gudang dan Administrasi, Mbak herti dan Mbak Siti, yang telah memberikan kesempatan untuk penulis melakukan penelitian di PT Kebayoran Pharma, untuk masukan, nasehat, serta pengorbanan waktu yang telah diberikan untuk penulis, mohon maaf jika pada saat penulis melakukan penelitian di PT Kebayoran Pharma banyak mengganggu dan merepotkan.
vii
PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI
PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL............................................................................................................ HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBING.................................................................. HALAMAN PENGESAHAN.............................................................................................. HALAMAN MOTO DAN PERSEMBAHAN.................................................................... HALAMAN PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS............................................. HALAMAN KATA PENGANTAR.................................................................................... HALAMAN DAFTAR ISI.................................................................................................. HALAMAN DAFTAR TABEL.......................................................................................... HALAMAN DAFTAR GAMBAR...................................................................................... ABSTRAK........................................................................................................................... ABSTRACT........................................................................................................................ BAB I PENDAHULUAN........................................................................................ A. Latar Belakang Masalah......................................................................... B. Rumusan Masalah................................................................................... C. Batasan Masalah..................................................................................... D. Tujuan Penelitian.................................................................................... E. Manfaat Penelitian.................................................................................. F. Sistematika Penulisan............................................................................. BAB II TINJAUAN PUSTAKA............................................................................... A. Sistem.................................................................................................... 1. Definisi Sistem................................................................................. 2. Karakteristik Sistem......................................................................... 3. Tujuan Penyusunan Sistem............................................................... B. Sistem Akuntansi................................................................................... 1. Definisi Sistem Akuntansi................................................................ 2. Komponen Utama Sebuah Sistem Informasi.................................... 3. Unsur-unsur Sistem Akuntansi......................................................... C. Sistem Akuntansi Persediaan................................................................ 1. Pengertian Sistem Akuntansi Persediaan.......................................... 2. Fungsi yang Terkait dalam Sistem Akuntansi Persediaan................ 3. Dokumen yang Digunakan............................................................... 4. Catatan Akuntansi yang Digunakan................................................. 5. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Persediaan. D. Sistem Pengendalian Intern................................................................... 1. Definisi Sistem Akuntansi Pengendalian Intern............................... 2. Tujuan Sistem Pengendalian Intern.................................................. 3. Unsur-unsur Sistem Pengendalian Intern dalam Akuntansi Persediaan......................................................................................... 4. Karakteristik atau Sifat Sistem Pengendalian Intern yang dapat Dipercaya.......................................................................................... BAB III METODE PENELITIAN............................................................................. A. Jenis Penelitian...................................................................................... B. Obyek Penelitian................................................................................... C. Waktu dan Tempat Penelitian............................................................... D. Subyek Penelitian..................................................................................
ix
i ii iii iv v vi ix xi xii xiii xiv 1 1 2 2 3 3 4 6 6 6 6 8 8 8 8 10 13 13 14 16 18 19 29 29 29 30 33 35 35 35 36 36
PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI E. Data yang Dicari.................................................................................... F. Teknik Pengumpulan Data.................................................................... G. Teknik Analisis Data............................................................................. BAB IV GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN.................................................... A. Sejarah Singkat Perusahaan................................................................... B. Lokasi.................................................................................................... C. Struktur Organisasi PT Kebayoran Pharma.......................................... D. Job Description...................................................................................... E. Personalia.............................................................................................. F. Kegiatan PT Kebayoran Pharma........................................................... BAB V ANALISIS DAN PEMBAHASAN............................................................. A. Deskripsi Data Sistem Pengendalian Intern pada Sistem Akuntansi Persediaan di PT Kebayoran Pharma.................................................... 1. Kegiatan Pokok yang Dilakukan di PT Kebayoran Pharma............ 2. Fungsi / Bagian yang Terkait dalam Sistem Akuntansi Persediaan. 3. Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Persediaan............... 4. Dokumen / Formulir yang digunakan.............................................. 5. Catatan Akuntansi yang Digunakan................................................. 6. Bagan Alir Dokumen....................................................................... B. Perbandingan Teori dan Praktik Pengendalian Intern pada Persediaan yang Diterapkan di PT Kebayoran Pharma........................................... C. Evaluasi Hasil Perbandingan Teori dan Praktik Pengendalian Intern pada Sistem Akuntansi Persediaan PT Kebayoran Pharma.................. 1. Fungsi / Bagian yang Terkait dalam Sistem Pengendalian Intern pada Sistem Akuntansi Persediaan.................................................. 2. Dokumen yang digunakan dalam Sistem Pengendalian Intern pada Sistem Akuntansi Persediaan................................................. 3. Catatan akuntansi yang digunakan dalam Sistem Pengendalian Intern pada Sistem Akuntansi Persediaan....................................... 4. Struktur Organisasi yang Memisahkan Tanggungjawab Fungsional Secara Tegas................................................................. 5. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan...................................... 6. Praktik Yang Sehat Dalam Melaksanakan Tugas Setiap Unit Organisasi........................................................................................ 7. Kompetensi Karyawan yang Memadai........................................... BAB VI PENUTUP............................................................................................. A. Kesimpulan..................................................................................... B. Keterbatasan Penelitian.................................................................. C. Saran............................................................................................... DAFTAR PUSTAKA.......................................................................................................... LAMPIRAN.........................................................................................................................
x
36 37 37 40 40 41 41 42 45 45 47 47 47 47 49 51 52 53 66 73 73 73 74 75 76 76 78 81 81 82 82 85 86
PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI DAFTAR TABEL
Tabel 5.1: Fungsi / Bagian yang Terkait dalam Sistem Pengendalian Intern pada Sistem Akuntansi Persediaan.................. Tabel 5.2: Dokumen yang digunakan dalam Sistem Pengendalian Intern pada Sistem Akuntansi Persediaan..................... Tabel 5.3: Catatan akuntansi yang digunakan dalam Sistem Pengendalian Intern pada Sistem Akuntansi Persediaan........................................................................ Tabel 5.4: Struktur Organisasi yang Memisahkan Tanggungjawab Fungsional Secara Tegas.............................................................................................................. Tabel 5.5: Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan..................................................... Tabel 5.6: Praktik Yang Sehat Dalam Melaksanakan Tugas Setiap Unit Organisasi..…… Tabel 5.7: Kompetensi Karyawan yang Memadai..........................................................
xi
66 67 68 69 70 71 72
PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI DAFTAR GAMBAR
Gambar 4.1: Struktur Organisasi PT. Kebayoran Pharma................................................... Gambar 5.1: Prosedur Pemesanan dan Penerimaan Persediaan Obat-obatan...................... Gambar 5.2: Prosedur Pemesanan dan Penerimaan Persediaan Obat-obatan (Lanjutan).... Gambar 5.3: Prosedur Pendistribusian Obat........................................................................ Gambar 5.4: Prosedur Pendistribusian Obat (Lanjutan)...................................................... Gambar 5.5: Prosedur Pendistribusian Obat (Lanjutan) ..................................................... Gambar 5.6: Prosedur Pendistribusian Obat (Lanjutan) ..................................................... Gambar 5.7: Prosedur Pendistribusian Obat (Lanjutan) ..................................................... Gambar 5.8: Prosedur Pendistribusian Obat (Lanjutan) ..................................................... Gambar 5.9: Prosedur Perhitungan Fisik.............................................................................
xii
41 54 55 56 57 58 59 60 61 62
PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI ABSTRAK
EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN PADA SISTEM AKUNTANSI PERSEDIAAN (Studi Kasus pada PT Kebayoran Pharma Yogyakarta)
VINSENSIA PRATIWI ANJARWATI NIM: 082114015 UNIVERSITAS SANATA DHARMA YOGYAKARTA 2013
Tujuan dilakukannya penelitian ini adalah untuk mengetahui apakah sistem pengendalian intern pada sistem akuntansi persediaan yang dilaksanakan pada PT Kebayoran Pharma Yogyakarta sudah sesuai dengan teori. Langkah-langkah yang ditempuh untuk mencapai tujuan tersebut adalah: (1) mendeskripsikan sistem pengendalian intern pada sistem akuntansi persediaan yang diterapkan pada PT Kebayoran Pharma Yogyakarta. (2) membandingkan hasil temuan dilapangan dengan teori sistem pengendalian intern pada sistem akuntansi persediaan yang sudah dipelajari. Berdasarkan hasil evaluasi yang telah dilakukan, dapat disimpulkan bahwa sistem pengendalian intern pada sistem akuntansi persediaan yang dijalankan di PT Kebayoran Pharma Yogyakarta belum sesuai dengan teori yang ada dan yang sudah dipelajari. Hal ini dapat dilihat dari ketidaksesuaian antara teori dan praktek yang ditemukan dilapangan, contohnya fungsi pencatatan, dan fungsi penyimpanan, masih sedikitnya dokumen dan cacatan akuntansi, pelaksanaan perhitungan fisik persediaan yang belum sesuai, dengan melihat pada prinsip pemisahan fungsi operasi, pemisahan fungsi dalam struktur organisasi masih perlu diperbaiki.
xiii
PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI
ABSTRACT
AN EVALUATION ON INTERNAL CONTROL OF INVENTORY ACCOUNTING SYSTEM (A Case Study at PT KebayoranPharma Yogyakarta)
VINSENSIA PRATIWI ANJARWATI NIM: 082114015 SANATA DHARMA UNIVERSITY YOGYAKARTA 2013
This research was aimed to find out whether the internal control of the inventory accounting system carried out by PT KebayoranPharma Yogyakarta was in accordance with the theory. The steps made to reach the goal were: (1) describing the internal control of the inventory accounting systemcarried out by PT KebayoranPharma Yogyakarta. (2) Comparing the results found in the company to the theory of the internal control of the inventory accounting system that had been learned. Based on the results of the evaluation, it could be concluded that the internal control of the inventory accounting system carried outby PT KebayoranPharma Yogyakarta was not in accordance with the present theory that had been learned. It could be seen from the fact thatsome aspects found in the companywas not the same as the theory. For example:There were a few documents and accounting note and the physical supply calculation was not appropriate. Based on the principles on the divisions of operational function, note-taking function, and storing function, the function divisions in the organization structure should be rearranged.
xiv
PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI
Bab I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah PT. Kebayoran Pharma Yogyakarta merupakan salah satu distributor obat dan alat-alat kesehatan yang bercabang di Yogyakarta. PT. Kebayoran
Pharma
memiliki
gudang
yang
berfungsi
sebagai
penyimpanan, pengelolaan, pendistribusian, dan penjualan obat-obatan yang akan disalurkan kepada beberapa apotik, rumah sakit dan praktik dokter. Persediaan obat-obatan dan alat-alat kesehatan merupakan aktiva lancar yang jumlahnya cukup besar sehingga sangat rentan terhadap pencurian dan relatif mudah menimbulkan penyelewengan sehingga perlu dilindungi dan diawasi. Jika persediaan obat-obatan dan alat-alat kesehatan mengalami peningkatan volume transaksi dan jumlah yang banyak, maka kemungkinan terjadinya kesalahan, pemborosan, dan kecurangan akan bertambah besar. Untuk dapat mengelola persediaan PT. Kebayoran Pharma dengan baik maka dibutuhkan sistem akuntansi yang memadai. Sistem dirancang dan dibuat untuk menangani aktivitas yang dilakukan berulangkali di PT. Kebayoran Pharma sebagai contoh pembelian barang, pengambilan barang di gudang, penjualan barang, dan lain-lain. Sistem akuntansi terdiri dari beberapa prosedur yang saling terkait sehingga pemanfaatan dan penggunaan aktiva dapat diawasi dan dilindungi dengan baik.
1
PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI
2
Menurut Mulyadi (2001:19) salah satu tujuan dibuatnya sistem akuntansi adalah untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, yaitu untuk memperbaiki tingkat keandalan (realibility) informasi akuntansi
dan
untuk
menyediakan
catatan
lengkap
mengenai
pertanggungjawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan. Di dalam sistem akuntansi terdapat sistem pengendalian intern (SPI). Menurut Mulyadi (2001:163), sistem pengendalian intern dibentuk untuk menjaga kekayaan perusahaan, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Berdasarkan pertimbangan di
atas, penulis tertarik untuk
mengadakan penelitian mengenai sistem pengendalian intern pada sistem akuntansi persediaan barang dagangan yang dilakukan oleh PT. Kebayoran Pharma, Yogyakarta.
B. Rumusan Masalah Berdasarkan uraian sebelumnya, maka pokok permasalahan dalam penelitian ini adalah “Apakah sistem pengendalian intern pada sistem akuntansi persediaan barang dagangan di PT. Kebayoran Pharma sudah dilaksanakan sesuai dengan teori?”
C. Batasan Masalah Penulis membatasi penelitian hanya pada pelaksanaan prosedur sistem akuntansi persediaan barang dagangan berupa obat-obatan dan alat-
PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI
3
alat kesehatan yang dijalankan di gudang penyimpanan PT. Kebayoran Pharma Yogyakarta.
D. Tujuan Penelitian Berdasarkan pada masalah yang telah dikemukakan maka dapat dirumuskan tujuan penelitian adalah untuk mengetahui dan menilai apakah sistem pengendalian intern pada sistem akuntansi persediaan barang dagangan yang diterapkan pada perusahaan tersebut sudah sesuai dengan teori.
E. Manfaat Penelitian Hasil penelitian ini diharapkan berharapkan bermanfaat bagi: a) PT. Kebayoran Pharma Hasil penelitian ini dapat memberikan sumbangan masukan dan bahan pertimbangan bagi manajemen PT. Kebayoran Pharma yang nantinya berguna untuk memperbaiki kebijakan perusahaan atas pengendalian persediaan barang dagangan dan mengelola sistem persediaan. b) Universitas Sanata Dharma Hasil penelitian ini diharapkan mampu memberikan informasi pengetahuan yang berguna bagi mahasiswa dan mahasiswi khususnya terhadap sistem pengendalian intern pada persediaan barang dagangan.
PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI
4
c) Penulis Penelitian ini bermanfaat dalam memperdalam pengetahuan peneliti tentang analisis persediaan barang dagangan pada perusahaan dagang. Hasil penelitian ini juga sebagai bahan perbandingan antara ilmu yang telah didapat selama mengikuti perkuliahan di Universitas dengan kenyataan yang terjadi di perusahaan-perusahaan dan menambah pengetahuan yang nyata.
F. Sistematika Penulisan BAB I. PENDAHULUAN Menguraikan tentang latar belakang masalah, rumusan masalah, batasan masalah, tujuan penelitian, dan manfaat penelitian. BAB II.TINJAUAN PUSTAKA Menguraikan teoritis dan hasil studi pustaka yang menjadi acuan dan akan digunakan sebagai landasan berpijak yaitu penjelasan mengenai sistem dan prosedur, pengertian sistem akuntansi, sistem akuntansi persediaan dan sistem pengendalian intern. BAB III. METODE PENELITIAN Menguraikan jenis penelitian, waktu penelitian, subyek dan obyek penelitian, teknik pengumpulan data dan teknis analisis data.
PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI
5
BAB IV. GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN Menguraikan secara singkat hasil kunjungan peneliti ke perusahaan mengenai sejarah perusahaan, struktur organisasi, personalia, produksi, dan penjualan. BAB V. ANALISIS DATA Membahas hasil penelitian, baik dari hasil observasi, mengikuti proses pengolahan data, kemudian menganalisis. BAB VI. PENUTUP Menyajikan kesimpulan dari hasil analisis dan pembahasan serta saran yang ditujukan kepada pengelola gudang penyimpanan PT. Kebayoran Pharma agar dapat membantu menciptakan kebijakan dan
program-program
untuk
dapat
menjalankan
operasional PT. Kebayoran Pharma lebih baik.
kegiatan
PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI
Bab II TINJAUAN PUSTAKA
A. Sistem 1.
Definisi Sistem Menurut Mulyadi (2001:2), “Sistem adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya untuk mencapai tujuan tertentu. Prosedur adalah urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang.”
2.
Karakteristik Sistem Menurut Jogiyanto (1989:3) ada delapan karakteristik sistem, yaitu: a. Sebuah sistem memiliki komponen-komponen yang saling berinteraksi satu sama lain dan membentuk satu kesatuan untuk menjalankan suatu fungsi tertentu yang mempunyai pengaruh terhadap proses sistem secara keseluruhan. b. Setiap sistem yang memiliki batas berupa daerah yang membatasi yang satu dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan di luar sistem tersebut. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup dari sebuah sistem tersebut. c. Lingkungan di luar sistem (di luar batas sistem) ada yang bersifat menguntungkan namun ada juga yang bersifat merugikan.
6
PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI
7
d. Media penghubung yang menghubungkan subsistem yang satu dengan subsistem lainnya dalam sebuah sistem disebut dengan penghubung sistem. Penghubung sistem ini memungkinkan sumber daya suatu subsistem mengalir ke subsistem yang lainnya. Misalnya keluaran (output) suatu sistem tertentu dapat menjadi masukkan (input) dari sistem yang lainnya. e. Masukkan (input) sebuah sistem dapat berupa maintanance input (energi yang dimasukkan supaya sebuah sistem dapat beroperasi) maupun signal output (energi yang diproses untuk mendapatkan keluaran). f. Keluaran (output) sebuah sistem merupakan hasil dari pengolahan sebuah sistem, dan dapat diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan keluaran yang tidak berguna. g. Setiap sistem mempunyai suatu pengolah sistem yang berfungsi mengubah masukan menjadi keluaran. h. Sebuah sistem mempunyai tujuan dan sasaran yang nantinya akan dicapai. Sasaran dari sebuah sistem tersebut akan menentukan input yang diperlukan dan output yang akan dihasilkan. Sebuah sistem dinyatakan berhasil apabila tujuan dan sasaran yang direncanakan dapat tercapai.
PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI
3.
8
Tujuan Penyusunan Sistem Menurut Mulyadi (2001:19) tujuan umum dari pengembangan sistem adalah sebagai berikut : a.
Untuk menyediakan informasi bagi pengelola kegiatan usaha baru
b.
Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada, baik dari mutu, ketepatan soal penyajian, maupun dari struktur informasinya
c.
Untuk memperbaiki pengendalian dan pengecekan intern, yaitu untuk memperbaiki tingkat keandalan informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan.
d.
Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi.
B. Sistem Akuntansi 1.
Definisi Sistem Akuntansi Menurut Mulyadi (2001:3) sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.
2. Komponen Utama Sebuah Sistem Informasi Menurut Mulyadi (2001:11) sistem informasi memiliki komponen utama yang membentuk struktur bangunan sistem informasi, yang terdiri atas:
PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI
a.
9
Blok Masukan (Input Block) Masukan adalah data yang dimasukkan ke dalam sistem informasi beserta metode dan media yang digunakan untuk menangkap dan memasukkan data tersebut ke dalam sistem. Masukkan terdiri dari transaksi, permintaan, pertanyaan, perintah dan pesan.
b.
Blok Model (Model Block) Blok model terdiri dari logico-mathematical models yang mengolah masukkan dan data yang disimpan, dengan berbagai macam cara, untuk memproduksi hasil yang mengkombinasi unsur-unsur data untuk menyediakan jawaban atas suatu pertanyaan, atau dapat meringkas atau menggabungkan data menjadi suatu laporan ringkas.
c.
Blok Keluaran (Output Block) Keluaran
suatu
sistem
merupakan
faktor
utama
yang
menentukkan blok-blok lain suatu sistem informasi. Keluaran sistem informasi dapat berupa laporan keuangan, faktur, surat order pembelian, cek, laporan pelaksanaan anggaran, jawaban atas suatu pertanyaan, pesan, perintah, hasil suatu pengambilan keputusan yang deprogram, skenario dan simulasi serta aturan pengambilan keputusan.
PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI
d.
10
Blok Teknologi (Technology Block) Teknologi
menangkap
masukan,
menjalankan
model,
menyimpan sekaligus mengakses data, menghasilkan dan menyampaikan keluaran serta mengendalikan seluruh sistem. e.
Blok Basis Data (Data Base Block) Basis data merupakan tempat untuk menyimpan data yang digunakan untuk melayani kebutuhan pemakai informasi.
f.
Blok Pengendalian (Control Block) Merupakan perancangan cara untuk menjamin perlindungan, integritas, dan kelancaran jalannya sistem informasi, karena sistem informasi harus dilindungi dari bencana dan ancaman seperti bencana alam, api, kecurangan, kegagalan sistem, kesalahan dan penggelapan, penyadapan, ketidakefisienan, sabotase orang-orang yang dibayar untuk melakukan.
3. Unsur-unsur Sistem Akuntansi Menurut Mulyadi (2001:3-5), unsur-unsur suatu sistem akuntansi adalah: a. Formulir Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Dalam sistem akuntansi secara manual, media yang digunakan untuk merekam pertama kali data transaksi keuangan adalah formulir yang dibuat dari kertas. Dalam sistem akuntansi dengan komputer, digunakan berbagai macam media
PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI
11
untuk memasukkan data ke dalam sistem pengolahan data, contohnya
keyboard.
merancang
suatu
Menurut
formulir,
Mulyadi
(2001:82)
prinsip-prinsip
yang
dalam perlu
diperhatikan: 1) Sedapat mungkin manfaatkan tembusan atau copy formulir. 2) Hindari duplikasi dalam pengumpulan data. 3) Buatlah rancangan formulir sesederhana dan seringkas mungkin. 4) Masukkanlah unsur internal check dalam merancang formulir. 5) Cantumkan nama dan alamat perusahaan pada formulir yang akan digunakan untuk komunikasi dengan pihak luar. 6) Cantumkan nama formulir untuk memudahkan identifikasi. 7) Beri nomor untuk identifikasi formulir. 8) Cantumkan nomor garis pada sisi sebelah kiri dan kanan formulir, jika formulir lebar digunakan, untuk memperkecil kemungkinan salah pengisian. 9) Cetaklah garis pada formulir, jika formulir tersebut akan diisi dengan tulisan tangan. Jika pengisian formulir akan dilakukan dengan mesin ketik, garis tidak perlu dicetak, karena mesin ketik akan dapat mengatur spasi sendiri, dan juga jika bergaris, pengisian formulir dengan mesin ketik akan memakan waktu yang lama.
PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI
12
10) Cantumkan nomor urut tercetak. 11) Rancanglah formulir tertentu sedemikian rupa sehingga pengisi hanya membubuhkan tanda √, atau x, atau dengan menjawab
ya
atau
tidak,
untuk
menghemat
waktu
pengisiannya. 12) Susunlah formulir ganda dengan menyisipkan karbon sekali pakai, atau dengan menggunakan karbon beberapa kali pakai, atau cetaklah dengan kertas tanpa karbon. 13) Pembagian zona sedemikian rupa sehingga formulir dibagi menurut blok-blok daerah yang logis yang berisi data yang saling terkait. b. Jurnal Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk
mencatat,
mengklasifikasikan,
dan
meringkas
data
keuangan dan data lainnya. Di dalam jurnal data keuangan digolongkan sesuai dengan informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan. c. Buku pembantu Buku pembantu merupakan rincian dari buku besar. Transaksi pertama kali dicatat di buku pembantu dan dipindah ke buku besar jika akan membuat laporan keuangan.
PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI
13
d. Buku besar Buku besar terdiri dari berbagai rekening yang digunakan dalam meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya di dalam jurnal. e. Laporan Laporan berisi hasil akhir proses akuntansi berupa neraca, laporan laba rugi, laporan perubahan laba yang ditahan, laporan harga pokok produksi, laporan biaya pemasaran, dan informasi lain yang merupakan keluaran dari sistem akuntansi yang sudah diolah terlebih dahulu. Laporan dapat berupa hasil cetak komputer dan softcopy yang dapat dilihat dari media seperti komputer. C. Sistem Akuntansi Persediaan 1.
Pengertian Sistem Akuntansi Persediaan Menurut Mulyadi (2001:553), Sistem akuntansi persediaan adalah sistem akuntansi yang digunakan untuk mencatat mutasi persediaan yang disimpan di gudang. Persediaan merupakan unsur aktiva yang disimpan dengan tujuan untuk dijual dalam kegiatan bisnis yang normal atau barang-barang yang akan dikonsumsi dalam pengolahan produk yang akan dijual. Perusahaan harus dapat memperkirakan jumlah persediaan yang ada di perusahaannya. Persediaan di perusahaan tidak boleh ada terlalu banyak dan tidak boleh ada terlalu sedikit pula karena akan mempengaruhi jumlah biaya yang harus dikeluarkan untuk persediaan tersebut.
PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI
Persediaan
mempunyai
beberapa
fungsi
penting
14
bagi
perusahaan, yaitu: a.
agar dapat memenuhi permintaan yang diantisipasi akan terjadi,
b.
untuk menyeimbangkan produksi dengan distribusi,
c.
untuk memperoleh keuntungan dari adanya potongan, karena membeli dalam jumlah yang banyak maka akan ada diskon,
d.
untuk menghindari kekurangan persediaan yang dapat terjadi karena cuaca buruk,
e.
untuk menjaga kelangsungan operasi dengan cara persediaan dalam proses. Biaya persediaan terdiri dari seluruh pengeluaran, baik yang
langsung maupun tidak langsung, yang berhubungan dengan pembelian, penjualan, dan persediaan. Biaya persediaan bahan baku atau barang yang dibeli untuk kemudian dijual kembali, biaya termasuk pengiriman, penerimaan, penyimpanan dan seluruh biaya yang terjadi sampai barang siap untuk dijual. 2. Fungsi yang Terkait dalam Sistem Akuntansi Persediaan a.
Fungsi Gudang Fungsi gudang bertanggungjawab penuh dalam semua kegiatan penyimpanan barang persediaan di gudang dan fungsi gudang juga bertanggungjawab pada sistem perhitungan fisik dimana fungsi gudang harus melakukan penyesuaian data kuantitas persediaan yang dicatat pada kartu gudang berdasarkan hasil fisik persediaan.
PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI
b.
15
Fungsi Penjualan Fungsi penjualan bertanggungjawab atas sistem penjualan barang di perusahaan.
c.
Fungsi Pembelian Fungsi pembelian bertanggungjawab terhadap persediaan barang yang sudah menipis atau hampir habis kepada suplier.
d.
Fungsi Penerimaan Barang Fungsi penerimaan barang bertanggungjawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, kualitas, dan kuantitas barang yang diterima dari suplier. Selain itu fungsi penerimaan barang juga bertanggungjawab untuk menerima barang dari pembeli yang diterima dari retur pembeli.
e.
Fungsi Akuntansi Fungsi akuntansi mempunyai tugas untuk mencatat keluar masuknya uang dan fungsi pencatat masih tidaknya persediaan. Di dalam sistem perhitungan fisik, fungsi akuntansi juga bertanggungjawab dalam: 1) Mencatat harga pokok satuan persediaan yang dihitung ke dalam daftar hasil perhitungan fisik 2) Mengalikan kuantitas dan harga pokok per satuan yang tercantum dalam daftar hasil perhitungan fisik 3) Melakukan pencatatan harga pokok total dalam daftar hasil perhitungan fisik
PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI
16
4) Melakukan penyesuaian terhadap kartu persediaan berdasarkan data hasil perhitungan fisik persediaan. 5) Membuat bukti memorial untuk mencatat penyesuaian dan persediaan dalam jurnal umum berdasarkan hasil perhitungan fisik persediaan. f.
Fungsi Perhitungan Fisik Persediaan Fungsi perhitungan fisik persediaan ini melakukan tugasnya sebagai penghitung fisik persediaan dan memberikan hasil perhitungannya tersebut kepada bagian kartu persediaan untuk nantinya
digunakan
sebagai
penyesuaian
terhadap
catatan
persediaan dalam kartu persediaan. 3. Dokumen yang digunakan Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi persediaan adalah: a.
Surat Permintaan Pembelian Dokumen ini merupakan suatu formulir yang diisi oleh fungsi gudang atau fungsi pemakaian barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jumlah, jenis, mutu. Surat ini dibuat rangkap dua lembar setiap terdapat permintaan, satu lembar digunakan untuk fungsi pembelian sedangkan tembusannya digunakan untuk arsip dari fungsi yang meminta barang.
PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI
b.
17
Surat Permintaan Penawaran Harga Merupakan dokumen yang digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulangkali yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang benar.
c.
Surat Order Pembelian Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih.
d.
Laporan Penerimaan Barang Laporan ini merupakan dokumen yang digunakan oleh bagian gudang sebagai dasar pencatatan tambahan kuantitas barang dari pemasok ke kartu gudang.
e.
Laporan Pengiriman Barang Laporan ini merupakan dokumen yang digunakan oleh bagian gudang untuk mencatat kuantitas persediaan yang dikirimkan kembali kepada pemasok ke dalam kartu gudang.
f.
Memo Debit Merupakan dokumen yang digunakan oleh bagian kartu persediaan untuk mencatat kuantitas dan harga pokok persediaan yang dikembalikan kepada pemasok ke dalam kartu persediaan.
g.
Bukti Permintaan dan Pengeluaran Barang Gudang Merupakan dokumen yang digunakan oleh bagian gudang untuk mencatat pengeluaran barang gudang.
PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI
h.
18
Bukti Pengembalian Barang Gudang Digunakan oleh bagian gudang untuk melakukan pencatatan tambahan kuantitas persediaan ke dalam kartu gudang. Selain itu, juga dipakai oleh bagian kartu persediaan untuk mencatat tambahan kuantitas dan harga pokok persediaan ke dalam kartu persediaan, untuk mencatat berkurangnya biaya ke dalam kartu biaya dan untuk mencatat pengembalian barang ke dalam jurnal umum.
i.
Kartu Perhitungan Fisik Kartu ini digunakan untuk melakukan perekaman atau pencatatan hasil perhitungan fisik dari persediaan.
j.
Daftar Hasil Perhitungan Fisik Daftar ini digunakan untuk meringkas data yang telah direkam ke bagian dari kartu persediaan fisik.
k.
Bukti Memorial Bukti ini digunakan untuk membuktikan penyesuaian rekening persediaan sebagai akibat dari transaksi tertentu atau adanya perhitungan ulang fisik persediaan.
4. Catatan Akuntansi yang Digunakan a. Kartu Gudang Kartu gudang berfungsi untuk mencatat persediaan dan mutasi barang yang disimpan di gudang. Kartu gudang tidak berisi data harga pokok tiap jenis barang, tetapi hanya berisi informasi jumlah
PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI
19
tiap jenis barang yang disimpan di gudang. Kartu ini disimpan di gudang untuk mencatat mutasi kuantitas fisik barang di gudang. b. Kartu Barang Kartu ini biasanya diletakkan pada tempat penyimpanan barang. Kartu ini berfungsi sebagai indentitas barang yang disimpan. c. Kartu Persediaan Kartu ini digunakan untuk mencatat kuantitas dan harga pokok barang yang disimpan di gudang. Kartu ini juga digunakan sebagai alat kontrol catatan kuantitas barang di gudang. d. Kartu Hutang Buku pembantu yang digunakan untuk mencatat utang kepada pemasok adalah kartu hutang. e. Jurnal Umum Jurnal umum berfungsi untuk mencatat jurnal harga pokok barang yang dijual. 5. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Persediaan Prinsip-prinsip
umum
yang
harus
diperhatikan
(R.Soemita.A.K,1981:38-40) a.
Prosedur Permintaan Pembelian Di dalam prosedur ini, fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat permintaan pembelian kepada fungsi pembelian. Jika barang tidak disimpan di gudang, misalnya untuk barang-barang yang langsung pakai, fungsi yang memakai
PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI
20
barang mengajukan permintaan pembelian langsung ke fungsi pembelian dengan menggunkan surat permintaan pembelian. Surat permintaan pembelian ini merupakan surat bukti pesanan pembelian. Surat permintaan pembelian ini merupakan suatu bukti pesanan pembelian. Bagian pembelian akan mencocokkan kondisi
persediaan
fisik
persediaan
sebelum
menyetujui
permintaan pembelian. Tidak ada barang-barang yang dibeli sebelum mendapat persetujuan dari instansi yang berwenang. b.
Prosedur Bagian Penerimaan Barang Jika
perusahaan
terlalu
kecil
untuk
menyelenggarakan
administrasi persediaan yang terus menerus, maka harus dibuat suatu laporan penerimaan. Tiap daftar penerimaan barang harus dicocokkan dengan pesanan pembelian dan mencatat banyaknya barang-barang yang diterima, berikut tanggal penerimaannya dalam surat pesanan pembelian. Karyawan yang diberi tugas untuk menerima barang-barang tidak diijinkan untuk melihat surat
permintaan
pembelian
atau
catatan-catatan
pesanan
pembelian, supaya ia jangan mencatat banyaknya barang yang dipesan, akan tetapi harus mencatat banyaknya barang-barang yang benar-benar diterima yang mungkin berbeda dengan barang yang dipesan, oleh karena adanya kesalahan-kesalahan dari pihak penjual. Tiap barang harus dihitung, ditimbang atau diukur
PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI
21
kuantitas maupun kualitas untuk memperoleh keyakinan bahwa yang dibayar adalah hanya barang-barang yang telah diterima. c.
Prosedur Permintaan dan Pengeluaran Barang dari Gudang (Mulyadi,2001:547) Dalam prosedur ini dicatat harga pokok persediaan produk yang dipakai dalan intern perusahaan. Dokumen sumber yang digunakan dalam prosedur ini adalah bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang. Bukti ini dipakai oleh bagian gudang untuk mencatat pengurangan persediaan karena pemakaian intern. Bukti ini digunakan oleh bagian kartu persediaan untuk mencatat berkurangnya kuantitas dan harga pokok persediaan karena pemakaian intern. Bukti ini juga digunakan sebagai dokumen sumber dalam jurnal umum.
d.
Sistem Perhitungan Fisik Persediaan Prosedur perhitungan fisik persediaan (Mulyadi, 2001:575-585): 1) Deskripsi Kegiatan Bagian kartu persediaan bertanggungjawab atas terselenggaranya catatan akuntansi yang dapat diandalkan mengenai persediaan yang disimpan di bagian gudang, sedangan
bagian
gudang
bertanggungjawab
atas
penyimpanan fisik persediaan di gudang. Secara periodik, catatan persediaan yang diselenggarakan di bagian kartu persediaan harus dicocokkan dengan persediaan yang secara
PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI
fisik
ada
di
gudang
untuk
menanggulangi
22
masalah
kemungkinan kerusakkan barang karena penyimpanan atau kehilangan
barang
yang
disebabkan
karena
adanya
penggelapan/pencurian barang digudang. Sistem perhitungan fisik persediaan umumnya digunakan oleh perusahaan untuk menghitung secara fisik persediaan yang disimpan di gudang, yang hasilnya digunakan untuk meminta pertanggungjawaban bagian gudang mengenai pelaksanaan fungsi penyimpanan, dan pertanggungjawaban bagian kartu persediaan mengenai keandalan catatan persediaan yang diselenggarakannya, serta untuk melakukan penyesuaian terhadap catatan persediaan di bagian kartu persediaan. Dalam bagian ini diuraikan sistem perhitungan fisik persediaan yang merupakan salah satu unsur pengendalian intern melekat terhadap persediaan. 2) Dokumen Dokumen digunakan untuk merekam, mencatat, meringkas, dan membukukan hasil perhitungan fisik persediaan adalah: a) Kartu Penghitungan Fisik Dokumen ini digunakan untuk merekam dan mencatat hasil
penghitungan
fisik
persediaan.
Di
dalam
penghitungan fisik persediaan, setiap jenis persediaan dihitung dua kali secara independen oleh penghitung dan
PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI
23
pengecek. Kartu penghitungan fisik dibagi menjadi tiga bagian, yang tiap bagian dapat dipisahkan satu dengan lainnya dengan cara menyobeknya pada waktu proses penghitungan fisik persediaan dilaksanakan. b) Daftar Hasil Penghitungan Fisik Dokumen ini digunakan untuk meringkas data yang telah direkam di dalam bagian kartu penghitungan fisik. Data yang disalin adalah nomor kartu penghitungan fisik, nomor kode persediaan, nama persediaan, kuantitas, dan satuan. c) Bukti Memorial Dokumen ini merupakan suatu dokumen sumber yang digunakan untuk melakukan pembukuan adjustment rekening
persediaan
sebagai
akibat
dari
hasil
penghitungan fisik ke dalam jurnal umum. Data yang digunakan dalam pembuatan bukti memorial adalah selisih jumlah kolom harga pokok total dalam daftar hasil penghitungan fisik dengan saldo harga pokok persediaan yang bersangkutan menurut kartu persediaan. 3) Catatan Akuntansi yang Digunakan a) Kartu Persediaan Kartu persediaan digunakan untuk mencatat kuantitas dan harga pokok barang yang disimpan di gudang yang
PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI
24
tercantum dalam kartu persediaan oleh bagian kartu persediaan,
berdasarkan
hasil
penghitungan
fisik
persediaan. Kartu persediaan ini juga merupakan rincian rekening kontrol persediaan yang bersangkutan dalam buku besar. b) Kartu Gudang Kartu ini disimpan di arsip kantor gudang untuk mencatat mutasi kuantitas fisik barang di gudang. Berfungsi
untuk
melakukan
pencatatan
kuantitas
persediaan dan mutasi tiap jenis barang, namun hanya berisi informasi kuantitas tiap jenis barang yang disimpan di gudang. c) Jurnal Umum Jurnal umum di dalam sistem penghitungan fisik persediaan digunakan untuk mencatat jurnal adjustment rekening persediaan. Hal ini dikarenakan adanya perbedaan antara saldo yang dicatat di dalam rekening persediaan dengan saldo menurut perhitungan fisik. 4) Fungsi yang Terkait Fungsi yang dibentuk untuk melakukan perhitungan fisik persediaan
hanya
bersifat
sementara,
yang
biasanya
berbentuk komite atau panitia. Anggotanya dipilih dari karyawan yang tidak melaksanakan catatan akuntansi
PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI
25
persediaan dan tidak melaksanakan fungsi gudang. Panitia perhitungan fisik terdiri dari: a)
Pemegang kartu perhitungan fisik
b)
Penghitung
c)
Pengecek
Sehingga fungsi yang terkait dalam sistem penghitungan fisik persediaan adalah: a) Panitia penghitungan fisik persediaan b) Fungsi akuntansi c) Fungsi gudang 5) Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Perhitungan Fisik Persediaan Menurut Mulyadi (2001:580), Jaringan prosedur yang membentuk sistem perhitungan fisik persediaan antara lain: a)
Prosedur Penghitungan Fisik Dalam prosedur ini, tiap jenis persediaan di gudang dihitung
oleh
independen
penghitung
yang
hasilnya
dan
pengecek
dicatat
dalam
secara kartu
penghitungan fisik b)
Prosedur Kompilasi Dalam prosedur ini, pemegang kartu perhitungan fisik melakukan perbandingan data yang dicatat dalam bagian ke-3 dan bagian ke-2 karu perhitungan fisik serta
PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI
26
melakukan pencatatan data yang tercantum dalam bagian ke-2 kartu perhitungan fisik ke dalam daftar perhitungan fisik. c)
Prosedur Penentuan Harga Pokok Persediaan Dalam prosedur ini, bagian kartu persediaan mengisi harga pokok per satuan tiap jenis persediaan yang tercantum dalam daftar penghitungan fisik berdasarkan informasi dalam kartu persediaan yang bersangkutan serta mengalikan harga pokok persatuan tersebut dengan kuantitas hasil perhitungan untuk mendapatkan total harga pokok persediaan yang dihitung.
d)
Prosedur Adjustment Di prosedur ini, bagian kartu persediaan melakukan adjustment terhadap data persediaan yang tercantum dalam
kartu
persediaan
berdasarkan
data
hasil
perhitungan fisik persediaan yang tercantum dalam daftar hasil perhitungan fisik persediaan. Daftar prosedur ini juga bagian gudang melakukan adjustment terhadap data kuantitas persediaan yang tercatat dalam kartu gudang.
PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI
27
6) Unsur Pengendalian Intern pada Sistem Perhitungan Fisik Persediaan Menurut Mulyadi (2001:581), unsur pengendalian intern dalam sistem perhitungan fisik persediaan digolongkan ke dalam tiga kelompok, yaitu: a) Organisasi 1.
Penghitungan fisik persediaan harus dilakukan oleh suatu panitia yang terdiri dari fungsi pemegang kartu penghitungan fisik, fungsi penghitung, dan fungsi pengecek.
2.
Panitia yang dibentuk harus terdiri dari karyawan selain karyawan fungsi gudang dan fungsi akuntansi persediaan, karena karyawan di kedua fungsi inilah yang justru dievaluasi tanggung jawabnya atas persediaan.
b) Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan 1.
Daftar
hasil
penghitungan
fisik
persediaan
ditandatangani oleh Ketua Panitia Penghitungan Fisik Persediaan 2.
Daftar
hasil
penghitungan
fisik
persediaan
ditandatangani oleh Ketua Panitia Penghitungan Fisik Persediaan
PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI
3.
28
Pencatatan hasil penghitungan fisik persediaan didasarkan atas kartu penghitungan fisik yang telah diteliti
kebenarannya
oleh
pemegang
kartu
penghitungan fisik. 4.
Harga satuan yang dicantumkan dalam daftar hasil perhitungan fisik berasal dari kartu persediaan yang bersangkutan.
5.
Adjustment terhadap kartu persediaan didasarkan pada informasi (kuantitas maupun harga pokok total) tiap jenis persediaan yang tercantum dalam daftar perhitungan fisik.
c) Praktik yang Sehat 1.
Kartu penghitung fisik benomor urut tercetak dan penggunaannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi pemegang kartu penghitungan fisik.
2.
Penghitungan fisik setiap jenis persediaan dilakukan dua kali secara independen, pertama kali oleh penghitung dan kedua kali oleh pengecek.
3.
Kuantitas data persediaan yang lain yang tercantum dalam
bagian
penghitungan
ke-3 fisik
dan
bagian
dicocokkan
ke-2 oleh
kartu fungsi
pemegang kartu penghitungan fisik sebelum data yang
tercantum
dalam
bagian
ke-2
kartu
PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI
29
penghitungan fisik dicatat dalam daftar hasil penghitungan fisik. 4.
Peralatan dan metode yang digunakan untuk mengukur dan menghitung kuantitas persediaan harus dijamin ketelitiannya.
D. Sistem Pengendalian Intern 1. Definisi Sistem Pengendalian Intern Definisi sistem pengendalian intern menurut Mulyadi (2001:163), adalah “Sistem pengendalian intern merupakan sistem yang meliputi struktur organisasi, metode, dan ukuran-ukuran, yang dikoordinasikan untuk menjaga kelayakan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.” 2. Tujuan Sistem Pengendalian Intern Menurut Mulyadi (2001:163), ada 4 tujuan sistem pengendalian intern, yaitu: a.
Menjaga kekayaan organisasi
b.
Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi
c.
Mendorong efisiensi
d.
Mondorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI
30
3. Unsur-unsur Sistem Pengendalian Intern a.
Organisasi Perancangan organisasi harus didasarkan pada unsur pokok sistem pengendalian intern seperti: 1) Harus dipisahkan tiga fungsi pokok yaitu fungsi operasi, fungsi penyimpanan, dan fungsi akuntansi. 2) Tidak ada transaksi yang dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu fungsi saja. Unsur pokok sistem pengendalian intern pada sistem akuntansi persediaan: 1) Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi penerimaan barang 2) Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi 3) Fungsi penerimaan harus terpisah dari fungsi penyimpanan 4) Fungsi penyimpanan harus terpisah dari fungsi akuntansi 5) Tidak satupun departemen diberi tanggungjawab untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi.
b.
Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan 1) Daftar kebutuhan barang dan surat permintaan barang diotorisasi oleh kepala bagian gudang 2) Surat penawaran yang dikirim kepada supplier diotorisasi oleh kepala bagian pembelian 3) Formulir order pembelian persediaan barang diotorisasi oleh fungsi pembelian atau pejabat yang lebih tinggi
PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI
31
4) Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh kepala bagian penerimaan barang 5) Memo debit untuk retur pembelian barang diotorisasi oleh bagian keuangan 6) Register bukti kas keluar diotorisasi oleh kepala bagian keuangan 7) Surat tanda penerimaan barang diotorisasi oleh kepala bagian gudang c.
Praktik yang sehat 1) Surat permintaan pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh bagian gudang. 2) Surat
order
pembelian
bernomor
urut
tercetak
dan
pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh bagian pembelian 3) Laporan penerimaan barang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penerimaan barang 4) Memo debit dan retur pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh bagian pembelian. 5) Barang hanya diperiksa dan diterima oleh bagian penerimaan barang jika bagian ini telah menerima tembusan surat order pembelian dari fungsi pembelian
PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI
32
6) Bagian penerimaan barang melakukan pemeriksaan barang yang diterima
dari
pemasok
dengan
cara
menghitung
dan
membandingkan dengan tembusan surat order pembelian. 7) Terdapat pengecekan harga, syarat pembelian, dan ketelitian perkalian dalam faktur pemasok sebelum faktur tersebut diproses untuk dibayar. d.
Karyawan yang kompeten 1) Seleksi terhadap calon karyawan berdasarkan persyaratan tertentu 2) Pemberian latihan kerja kepada calon karyawan 3) Pemberian pendidikan tambahan kepada karyawan agar selalu sesuai dengan tuntutan perkembangan pekerjaanya. Pengendalian manajemen
dan
intern
auditor
mempunyai independen.
arti
penting
Pengendalian
bagi intern
merupakan alat untuk mengendalikan aktifitas entitas sehingga setiap aktifitas yang dilakukan dapat dikontrol agar dapat mencapai tujuan
yang
pemahaman
diharapkan. pengendalian
Bagi intern
auditor,
dibutuhkan
suatu
yang
mencukupi
untuk
merencanakan audit dan untuk menentukan sifat, waktu, serta luasnya pengujian-pengujian yang akan dilaksanakan.
PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI
33
Dalam tujuan mencapai pengendalian akuntansi terdapat 6 (enam) prinsip dasar yang dimiliki oleh suatu sistem yaitu:
4.
1.
Pemisahan fungsi
2.
Prosedur pemberian wewenang
3.
Prosedur dokumentasi
4.
Prosedur dan catatan akuntansi
5.
Pengawasan fisik atas aktiva dan catataan akuntansi
6.
Pemeriksaan intern secara bebas
Karakteristik atau Sifat Sistem Pengendalian Intern yang dapat dipercaya Sifat atau karakteristik sistem pengendalian intern yang dapat dipercaya ada 5 (lima), yakni: 1. Kualitas karyawan sesuai dengan tanggungjawab 2. Rencana organisasi yang memberi pemisahan tanggungjawab fungsi secara layak 3. Sistem pemberian wewenang, tujuan dan teknik, dan pengawasan yang wajar untuk mengadakan pengendalian atas aktiva, utang, penghasilan dan biaya. 4. Pengendalian terhadap penggunaan aktiva dan dokumen serta formulir yang penting 5. Perbandingan catatan-catatan aktiva dan utang dengan yang senyatanya ada dan mengadakan tindakan koreksi bila terdapat perbedaan.
PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI
34
Semua poin pada sifat/karakteristik sistem pengendalian intern ini tercakup dalam komponen-komponen sistem pengendalian intern. Dengan kata lain, komponen-komponen sistem pengendalian intern merupakan pengembangan dari sifat/karakteristik sistem pengendalian intern.
PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI
Bab III METODE PENELITIAN
A. Jenis Penelitian Jenis penelitian yang dilakukan adalah studi kasus di PT. Kebayoran Pharma dengan cara mengamati langsung kegiatan yang terjadi di PT. Kebayoran Pharma kemudian membandingkannya dengan teori yang ada. B. Objek Penelitian Penelitian ini dilaksanakan pada PT. Kebayoran Pharma sebuah perusahaan distributor obat-obatan dan alat-alat kesehatan di Jalan Timoho di kota Yogyakarta. Peneliti mengambil persediaan distributor obat-obatan dan alat-alat kesehatan berdasarkan pertimbangan bahwa distributor obat-obatan dan alat-alat kesehatan tersebut mempunyai investasi yang cukup besar dan tenaga kerja yang cukup banyak, serta mutasi persediaan yang cepat, sehingga masalah pengendalian intern menjadi sangat penting. Objek penelitian dalam penulisan ini yaitu: 1.
Aktivitas/kegiatan pokok yang dilakukan di PT. Kebayoran Pharma.
2.
Bagian–bagian yang terkait dalam sistem pengendalian intern pada sistem akuntansi persediaan.
35
PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI
3.
36
Jaringan prosedur yang membentuk sistem pengendalian intern pada sistem akuntansi persediaan.
4.
Dokumen dan catatan akuntansi yang digunakan dalam kegiatan sistem pengendalian intern pada sistem akuntansi persediaan.
5.
Bagan alir dokumen.
C. Waktu dan tempat penelitian: 1. Waktu penelitian dilakukan pada bulan Oktober 2012 sampai dengan bulan Januari 2013. 2. Tempat penelitian pada PT. Kebayoran Pharma sebuah distributor obat-obatan dan alat-alat kesehatan di Jalan Timoho D. Subjek Penelitian: 1. Pimpinan Perusahaan PT. Kebayoran Pharma 2. Bagian Gudang Penyimpanan Barang 3. Bagian Administrasi 4. Staff Gudang E. Data yang Dicari 1.
Gambaran umum PT. Kebayoran Pharma
2.
Struktur Organisasi PT. Kebayoran Pharma
3.
Job Description jabatan yang terkait dalam sistem pengendalian intern pada sistem akuntansi persediaan
4.
Dokumen dan catatan yang digunakan dalam sistem pengendalian intern pada sistem akuntansi persediaan
5.
Prosedur pencatatan dan pengelolaan persediaan
PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI
6.
37
Sistem Pengendalian Intern yang diterapkan oleh PT. Kebayoran Pharma
7.
Laporan-laporan yang dihasilkan dari sistem pengendalian intern pada sistem akuntansi persediaan yang telah ada.
F. Teknik Pengumpulan Data Teknik pengumpulan data dilakukan dengan cara: 1) Teknik wawancara, penulis melakukan tanya jawab dan diskusi secara langsung dengan pihak perusahaan, khususnya dengan bagian yang berhubungan langsung dengan sistem pengendalian intern pada sistem akuntansi persediaan dan mendapatkan sejarah serta gambaran PT. Kebayoran Pharma. 2) Teknik observasi, yaitu metode pengumpulan data dengan melakukan pengamatan langsung maupun tidak langsung terhadap aktivitas yang berhubungan dengan sistem pengendalian intern pada sistem persediaan pada PT. Kebayoran Pharma. 3) Teknik dokumentasi, yaitu metode pengumpulan data dengan melihat dokumen, catatan, dan formulir-formulir yang digunakan dalam kegiatan
yang berkaitan
langsung dengan
sistem
pengendalian intern pada sistem akuntansi persediaan di PT. Kebayoran Pharma. G. Teknik Analisis Data Untuk menganalisis data yang diperoleh, penulis menggunakan metode deskriptif yaitu suatu metode penelitian yang menggambarkan apa
PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI
38
yang dilakukan perusahaan berdasarkan fakta-fakta atau kejadian dalam perusahaan tersebut, kemudian diolah menjadi data, dan selanjutnya diadakan suatu analisis sehingga akhirnya menghasilkan suatu kesimpulan. Teknik analisis data yang digunakan untuk mengetahui apakah sistem pengendalian intern pada sistem akuntansi persediaan yang dilakukan di PT. Kebayoran Pharma sudah sesuai dengan teori. Langkah-langkah yang digunakan sebagai berikut: 1. Mendeskripsikan sistem pengendalian intern pada sistem akuntansi persediaan yang dilaksanakan oleh PT. Kebayoran Pharma, meliputi: a.
Kegiatan pokok yang dilakukan
b.
Bagian-bagian yang terkait dalam sistem pengendalian intern pada sistem akuntansi persediaan
c.
Prosedur yang membentuk sistem pengendalian intern pada sistem akuntansi persediaan
d.
Dokumen-dokumen yang digunakan
e.
Catatan akuntansi yang digunakan
f.
Bagan alir dokumen
2. Membandingkan hasil temuan lapangan pada PT. Kebayoran Pharma dengan teori sistem pengendalian intern pada sistem akuntansi persediaan. Komponen-komponen yang dibandingan dengan teori, meliputi:
PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI
a.
39
Bagian-bagian yang terkait meliputi : bagian gudang, bagian pengiriman/penjualan, dan bagian akuntansi.
b.
Dokumen-dokumen yang digunakan meliputi : surat order pembelian, memo debit, bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang, daftar hasil perhitungan fisik persediaan.
c.
Catatan akuntansi yang digunakan meliputi : kartu gudang dan kartu hutang.
d.
Struktur organisasi
yang memisahkan tanggung jawab
fungsional secara tegas. e.
Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
f.
Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas setiap unit organisasi.
g.
Komponen karyawan yang memadai
PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI
Bab IV GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
A. Sejarah Singkat Perusahaan PT. Kebayoran Pharma Yogyakarta berkedudukan di Jalan Melati Wetan No. 6A Yogyakarta. Kebayoran Pharma terdiri dari bagian keuangan dan administrasi, bagian logistik, dan bagian marketing. PT. Kebayoran Pharma adalah sebuah perusahaan nasional yang berpusat di Jakarta dan memiliki banyak cabang di kota-kota besar, contohnya: Solo, Makasar, Bandar Lampung, Malang dan Surabaya. PT. Kebayoran Pharma bergerak di bidang distribusi obat-obatan (farmasi). Pada PT. Kebayoran Pharma ini Kepala Cabang bertanggungjawab atas semua kegiatan yang berlangsung pada perusahaan tersebut. Tugas Supervisor diperusahaan ini merangkap sebagai bagian marketing atau pemasaran. Supervisor disini juga memasarkan dan mengenalkan produk-produk lama atau baru yang dijual diperusahaannya kepada beberapa apotek dan rumah sakit bahkan memasarkannya ke rumah praktik dokter. Beberapa marketing perusahaan ini juga memasarkan barangnya sampai ke luar kota, contohnya: Solo, Semarang, Klaten, Magelang, Purworejo, dan lain-lain. Sehingga jaringan pemasaran yang ada pada PT. Kebayoran Pharma ini sangat luas.
40
PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI
41
B. Lokasi PT. Kebayoran Pharma yang bergerak dalam bidang distribusi obat terletak di Jalan Melati Wetan No. 6A Yogyakarta. C. Struktur Organisasi PT. Kebayoran Pharma PT.Kebayoran Pharma mempunyai struktur Kepala Cabang mengepalai seluruh kegiatan di PT. Kebayoran Pharma dan Kepala Cabang bertanggungjawab atas semua kegiatan yang berlangsung, Superviser Umum berada di tengah-tengah, yaitu diantara Kepala Cabang atau atasan (pembuat kebijakan) dan karyawan atau bawahan yang berhubungan langsung dengan proses operasional (pelaksana lapangan).
Gambar 4.1: Struktur Organisasi PT. Kebayoran Pharma Sumber: PT. Kebayoran Pharma Yogyakarta
PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI
42
D. Job Description 1. Kepala Cabang a. Mengontrol semua kegiatan yang berada dalam perusahaan Kebayoran Pharma. b. Mengawasi dan merumuskan pelaksanaan kegiatan di Perusahaan Kebayoran Pharma. c. Mengkoordinasikan semua kebutuhan dan mengawasi kegiatan di perusahaan. d. Melaksanakan tugas yang diberikan oleh kepala pusat perusahaan. 2. Supervisor a. membuat rencana pekerjaan untuk kedepanya yaitu rencana kerja harian,
mingguan, bulanan,dan tahunan. b. memberikan arahan atau petunjuk, mengawasi serta memberikan training untuk bawahannya untuk mencapai hasil yang maksimal. c. Membantu memberikan jalan keluar jika bawahannya mengalami suatu masalah. d. Ikut menawarkan barang apabila ada obat-obatan dan alat-alat kesehatan yang baru kepada pelanggan (apotek, Rumah Sakit, Praktik Dokter). 3. Kasir a. Bertanggungjawab untuk menghitung total yang harus dibayar oleh perusahaan konsumen. b. Menerima keuangan semua hasil penjualan barang.
PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI
43
4. Administrasi Umum a. Mengkoordinasi semua kegiatan administrasi di PT. Kebayoran Pharma. b. Merekap pelaporan dari pelanggan. c. Mengelola surat menyurat. d. Membuat laporan secara berkala. 5. Piutang a. Membuat jadwal salesman untuk penagihan faktur. b. Membuat syarat-syarat pembayaran. c. Mengurus semua retur. d. Bertanggungjawab terhadap semua surat pesanan yang dterima. 6. Operator Sales (Fakturis) a. Mengetik semua faktur yang berkaitan dengan penjualan dan pendistribusian barang dagang. 7. Administrasi Faktur Pajak dan Faktur Kembali a. Bertanggungjawab atas faktur tagihan barang kepada pembeli. b. Bertanggungjawab terhadap surat-surat pajak. c. Bertanggungjawab
terhadap
faktur
kembali
yang
dikirim
dari
perusahaan pelanggan atas pengiriman barang. 8. Apoteker a. Bertanggungjawab pada faktur-faktur yang akan dikirim ke perusahaan konsumen. b. Mengotorisasi faktur penjualan.
PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI
44
9. Kepala Gudang a. Bertanggungjawab atas keluar masuknya barang dagang. b. Membantu Kepala Cabang dalam Pengelolaan Materiil obat di gudang. c. Membuat laporan berkala di bagian gudang. d. Bertanggungjawab atas pembelian dan penerimaan barang. 10. Salesman Etch/ Hoslab a. Menawarkan alat-alat kesehatan langsung ke dokter praktik, Rumah Sakit, dan Apotek. Contohnya: jarum suntik, alat pengukur tekanan darah, alat untuk mengukur gula darah, kursi roda, kursi praktik dokter gigi, termometer, stethoscope, Elbow Crutch (alat bantu berjalan), dll. b. Menawarkan alat-alat kesehatan tersebut tidak terbatas. 11. Salesman Offer The Counter (OTC) a. Menawarkan obat-obat bebas tanpa resep dokter serta berlogo hijau dan biru (dosis yang terkandung lebih tinggi daripada obat berlogo hijau) di apotek dan toko-toko. Contohnya: Decolgen, Neozep, Biogesic, Ultraflu, Procold, dll. b. Menawarkan obat-obat tersebut didalam kota. 12. Salesman a. Menawarkan obat-obat bebas tanpa resep dokter serta berlogo hijau dan biru (dosis yang terkandung lebih tinggi daripada obat berlogo hijau) di apotek dan toko-toko. Contohnya: Decolgen, Neozep, Biogesic, Ultraflu, Procold, dll. b. Menawarkan obat-obat tersebut diluar kota.
PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI
45
13. Staf Gudang a. Membantu dalam mengatur barang yang masuk ke gudang. b. Membantu mengambil barang dari gudang sesuai dengan surat pesanan. c. Membantu kepala gudang dalam menghitung barang. 14. Loper/Salesman Gudang a. Bertugas untuk mengantar barang sesuai alamat pemesan. b. Bertanggungjawab mengantar penagih/salesman. 15. Driver a. Bertanggungjawab dalam pengiriman barang sampai ketempat tujuan. b. Bertanggungjawab atas kerusakan barang saat pengiriman dikeculiakan
apabila terjadi kecelakaan. E. Personalia Karyawan yang dimiliki oleh PT. Kebayoran ini terdiri dari 24 orang, yang terdiri dari Kasir, Administrasi Umum, Piutang, Operator Sales, Administrasi Faktur Pajak dan Faktur Kembali, Apoteker, Kepala Gudang, Salesman yang terdiri dari 6 orang karyawan, Salesman OTC, Salesman Gudang, Staf Gudang terdiri dari 2 orang karyawan, Loper terdiri dari 3 orang karyawan dan Driver terdiri dari 2 orang karyawan. Jam kerja PT. Kebayoran Pharma yaitu pukul 08.00-16.00 WIB. F. Kegiatan PT. Kebayoran Pharma Kegiatan yang dilakukan di PT. Kebayoran Pharma Timoho meliputi : membeli obat-obatan, mengelola materiil obat-obatan (menata barang sesuai tempat, menyimpan barang di gudang, dan mendistribusikannya kepada
PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI
46
supplier), membuat laporan secara berkala, membuat data pendukung untuk perencanaan pengadaan maupun pembelian obat, mengelola administrasi pergudangan secara tertib (pemasukan, pengeluaran, pertanggungjawaban, dll), memberikan informasi kesediaan obat kepada Kepala Cabang PT. Kebayoran Pharma yang selanjutnya untuk pendistribusian obat kepada para pelanggan atau suplier obat dan kesehatan alat-alat.
PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI
Bab V ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN
A. Deskripsi Data Sistem Pengendalian Intern Pada Sistem Akuntansi Persediaan di PT. Kebayoran Pharma Yogyakarta Berikut ini akan dideskripsikan sistem pengendalian intern pada sistem akuntansi persediaan yang ada di PT. Kebayoran Pharma 1. Kegiatan Pokok yang Dilakukan di PT. Kebayoran Pharma Yogyakarta Kegiatan yang dilakukan di Perusahaan Kebayoran Pharma meliputi: menyediakan obat-obatan dan alat-alat kesehatanbagi apotek dan rumah sakit serta praktik dokter. Mengelola materiil obat-obatan dan alat-alat kesehatan bagi konsumen, membuat laporan berkala, mengelola administrasi pergudangan secara teratur (pemasukan, penyimpanan, pengeluaran, dll), membuat perencanaan pengadaan maupun pembelian persediaan obat. 2. Fungsi / Bagian yang Terkait Dalam Sistem Pengendalian Intern pada Sistem Akuntansi Persediaan a. Bagian Gudang Obat Bagian
gudang
obat
ditangani
oleh
petugas
gudang.
Tanggungjawab fungsi gudang antara lain: mengelola dan menyimpan barang gudang, menuliskan persediaan obat hampir habis, mencatat keluar masuknya barang dalam buku penerimaan,
47
PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI
48
mengarsipkan dokumen-dokumen, seperti: kartu hutang, kartu gudang, bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang, surat order pembelian, dan daftar hasil perhitungan fisik persediaan. Dalam
sistem
perhitungan
fisik
persediaan,
bagian
ini
bertanggungjawab untuk: 1. Melakukan penyesuaian data kuantitas persediaan yang dicatat dalam kartu gudang berdasarkan hasil perhitungan fisik persediaan. 2. Melakukan penyesuaian terhadap kartu persediaan berdasarkan data hasil perhitungan persediaan. b. Bagian Pembelian Bagian pembelian ditangani oleh Kepala Gudang dengan cara memesan obat-obatan yang sudah hampir habis dan yang diperlukan kepada pemasok dengan membuat surat pesanan dan mengirimkan melalui Salesman. Pemesanan obat dilakukan dalam waktu yang cukup sering dan jumlah yang relatif banyak. c. Bagian Pengiriman dan Penerimaan Barang Bagian ini ditangani oleh Kepala Gudang. Bagian tersebut bertanggungjawab atas pengiriman barang kembali ke pemasok apabila terdapat retur pembelian, maupun pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kualitas barang yang diterima dari pemasok.
PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI
49
d. Bagian Pembukuan Bagian pembukuan ini untuk pengelolaan persediaan ditangani oleh petugas administrasi. Bagian ini bertanggungjawab atas pencatatan transaksi, penyimpanan dokumen dan pembuatan laporan-laporan
yang bersangkutan dengan pembelian dan
pendistribusian obat. e. Bagian Perhitungan Fisik Bagian ini dilakukan oleh Kepala Gudang dan beberapa Staf Gudang. 3. Prosedur yang Membentuk Sistem Pengendalian Intern pada Sistem Akuntansi Persediaan Jaringan prosedur yang membentuk sistem pengendalian intern sistem akuntansi persediaan yang dilaksanakan dalam Perusahaan Kebayoran Pharma antara lain: a. Prosedur Pemesanan dan Penerimaan Persediaan Obat-obatan dan Alat-alat Kesehatan 1) Prosedur Pemesanan Persediaan Obat-obatan dan Alat-alat Kesehatan Biaya yang diperlukan untuk memenuhi seluruh kebutuhan persediaan obat-obatan dan alat-alat kesehatan bersumber dari kantor pusat dan beberapa laba yang didapat dari penjualan. Maka untuk pemesanan dan pembelian obat-obatan dan alatalat kesehatan tersebut disesuaikan dengan kebutuhan yaitu
PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI
50
pada saat obat dan alat-alat kesehatan hampir habis dengan cara memesan obat dan alat-alat kesehatan secara langsung kepada supplier obat. Bagian Gudang menuliskan jenis-jenis obat yang sudah hampir habis dalam buku pengadaan kemudian ditindaklanjuti dengan memesan obat-obatan dan alat-alat kesehatanyang hampir habis tersebut kepada supplier obat. Pemesanan obat bisa dalam jumlah yang banyak. Surat pesanan tersebut kemudian di serahkan kepada salesman untuk dikirimkan kepada supplier yang bersangkutan. 2) Prosedur Penerimaan Persediaan Obat-Obatan dan Alat-alat Kesehatan Obat-obatan dan alat-alat kesehatan yang dibeli dari supplier jumlahnya relatif banyak dan pemesanan barang selalu dilakukan jika persediaan barang sudah hampir habis. Setelah itu dilakukan pemeriksaan, antara lain mengecek kecocokan antara pesanan dan barang yang diterima secara fisik beserta surat pesanan. Kemudian bagian pembelian akan mencatat daftar harga pokok persediaan barang yang dibeli. Bagian pembelian akan mengarsipkan surat pesanan, sedangkan daftar harga pokok persediaan, buku pengadaan dan barang akan dicatat dalam buku penerimaan.
PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI
51
b. Prosedur Pendistribusian Obat dan Alat-alat Kesehatan Pendistribusian obat dan alat-alat kesehatan yang dilakukan oleh PT. Kebayoran Pharma ini dilakukan dengan menggunakan sistem pendistribusian satu pintu, yaitu semua pesediaan obat dan alat-alat kesehatan dimasukkan ke gudang terlebih dahulu, disimpan, dan kemudian dari gudang obat dan alat-alat kesehatan didistribusikan ke pelanggan sesuai permintaan. c. Prosedur Perhitungan Fisik Persediaan Prosedur ini dilakukan setahun sekali oleh Kepala Gudang dan Sfatt Gudang. Data yang dicatat dalam proses perhitungan fisik persediaan ini antara lain: nama barang persediaan, jumlah persediaan, nomer batch, dan tanggal kadaluarsa. Hasil perhitungan fisik ini ditulis dalam selembar kertas. Setelah itu dilakukan pencocokan antara data yang diperoleh dari perhitungan fisik dengan catatan/data yang ada sebelumnya. Apabila terdapat selisih, maka jumlah akan disesuaikan dengan hasil perhitungan fisik persediaan. 4. Dokumen / Formulir yang Digunakan: a. Surat Pesanan b. Formulir Surat Permohonan Obat dan Alat-alat Kesehatan c. Formulir Bukti Penyerahan Obat dan Alat-alat Kesehatan dari Gudang Obat
PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI
52
d. Laporan Pemakaian dari Sisa Persediaan Obat-obatan dan Alat-alat Kesehatan e. Memo debit f. Bukti penerimaan dan pengeluaran gudang g. Daftar hasil perhitungan fisik 5. Catatan Akuntansi yang Digunakan a. Kartu Gudang Kartu ini diletakkan pada tempat penyimpanan barang, berfungsi sebagai identitas barang yang disimpan, untuk memudahkan pencarian barang, dan sekaligus mencatat satu kejadian mutasi barang. b. Daftar Harga Pokok Persediaan Catatan ini digunakan untuk mencatat harga pokok barang yang dibeli dari pemasok barang. c. Buku Penerimaan/Pemasukkan Barang Buku ini digunakan untuk mencatat setiap kali terdapat penerimaan obat-obatan dan alat-alat kesehatandari pembelian obat kepada pemasok. d. Buku Pengeluaran Barang Buku ini digunakan untuk mencatat semua aktifitas pengeluaran obat dan alat-alat kesehatan dari gudang. e. Buku Pertanggungjawaban
PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI
53
Buku ini digunakan untuk mencatat mutasi obat-obatan, baik obatobatan yang masuk maupun yang keluar. Pencatatan dilakukan secara rutin setiap bulan dengan merekap formulir-formulir pemasukkan dan pengeluaran barang gudang. Nantinya, data pada buku pertanggungjawaban ini harus sesuai dengan kartu barang di gudang. f. Buku Pengadaan Buku ini digunakan untuk mencatat mutasi obat-obatan dan alatalat kesehatan, baik yang masuk maupun yang keluar. Berdasarkan buku ini pihak Gudang akan memesan barang yang dibutuhkan. 6. Bagan Alir Dokumen a. Prosedur Pemesanan dan Penerimaan Persediaan Obat-obatan dan Alat-alat Kesehatan Prosedur Pemesanan Obat-obatan dan Alat-alat Kesehatan
PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI
54
Bagian Gudang Bagian Gudang mulai
menuliskan jumlah pesanan yang sudah menipis
Buku Pengadaan
Salesman
1
Surat Pesanan
Supplier
membuat surat pesanan
Surat Pesanan
melakukan pemesanan barang melalui telepon / surat pemesanan
1
Gambar 5.1: Prosedur Pemesanan dan Penerimaan Persediaan Obat-obatan
PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI
55
Penerimaan Persediaan Obat-obatan dan Alat-alat Kesehatan Bagian Gudang Supplier
menerima surat pesanan dan barang
Surat Pesanan
mencocokkan surat pesanan dengan barang yang diterima
Surat Pesanan
mencatat ke daftar harga pokok persediaan pada surat pesanan
barang dimasukkan ke gudang
Surat Pesanan
N
Gambar 5.2: Prosedur Pemesanan dan Penerimaan Persediaan Obat-obatan (Lanjutan)
PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI
56
b. Prosedur Pendistribusian Obat Salesman mulai
7
dari pelanggan SPP SPP Faktur 1 Penjualan
2
3
6 Arsip Perusahaan Pelanggan
2 ke pelanggan
pelanggan
pelanggan
10
SPP
Faktur 1 Penjualan
2
3
Faktur 2 Tagihan
2 Faktur 1 Tagihan Faktur 1 Penjualan
3
Arsip Pelanggan
Faktur 1 Penjualan
Beserta Uang Tagihan
8 11 pelanggan
SPP: Surat Pesanan Pelanggan
Gambar 5.3: Prosedur Pendistribusian Obat
3
PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI
57
Bagian Piutang
2
6
12
Beserta Uang Tagihan SPP
mencatat pesanan dan perusahaan pelanggan
Faktur 5 Penjualan
N
Faktur 3 Penjualan
N
Selesai
3
SPP: Surat Pesanan Pelanggan
Gambar 5.4: Prosedur Pendistribusian Obat (Lanjutan)
PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI
Fakturis 3
SPP
membuat faktur berdasarkan surat pesanan
SPP
Faktur 1 Penjualan
2
3
4
5
6
4
SPP: Surat Pesanan Pelanggan Gambar 5.5: Prosedur Pendistribusian Obat (Lanjutan)
58
PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI
Apoteker 4
SPP 5 3 Faktur 1 Penjualan
6
4
2
mengotorisasi faktur penjualan
5
9
SPP Faktur 2 Penjualan
N
SPP: Surat Pesanan Pelanggan
Gambar 5.6: Prosedur Pendistribusian Obat (Lanjutan)
59
PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI
Bagian Gudang 5
SPP
2
Faktur 1 Penjualan
3
4
5
6
N 6
mengecek kemudian membuat surat jalan untuk pengambilan barang di gudang
surat Jalan N
Pengambilan barang di gudang
SPP
Faktur 1 Penjualan
2
3
6
7
SPP: Surat Pesanan Pelanggan
Gambar 5.7: Prosedur Pendistribusian Obat (Lanjutan)
60
PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI
61
Bagian Faktur Kembali
8
11 Beserta Uang Tagihan
SPP 2
3
Faktur 2 Tagihan
Faktur 1 Penjualan Faktur 1 Penjualan
3
9
Membuat Faktur Tagihan ke Pelanggan
N 12
2 Faktur 1 Tagihan 3 Faktur 1 Penjualan
10
SPP: Surat Pesanan Pelanggan
Gambar 5.8: Prosedur Pendistribusian Obat (Lanjutan)
PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI
c. Prosedur Perhitungan Fisik Bagian Gudang mulai
melakukan perhitungan fisik
dokumen hasil perhitungan fisik
melakukan penyesuaian catatan
Buku Pertanggung jawaban
dokumen hasil perhitungan fisik N
selesai
Gambar 5.9: Prosedur Perhitungan Fisik
62
PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI
63
Deskripsi Bagan Alir a) Prosedur Pemesanan dan Penerimaan Persediaan Obat-obatan dan Alat-alat Kesehatan Prosedur
Pemesanan
Persediaan
Obat-obatan
dan
Alat-alat
Kesehatan Bagian Gudang menuliskan jumlah pesanan yang sudah menipis didalam buku pengadaan kemudian bagian gudang membuat surat pesanan sebanyak 1 lembar dan melakukan pemesanan barang melalui telepon/surat pesanan. Surat pesanan yang sudah dibuat diserahkan kepada salesman untuk diberikan ke supplier. Penerimaan Persediaan Obat-Obatan dan Alat-alat Kesehatan Bagian gudang menerima surat pesanan dan barang dari supplier kemudian mencocokkan surat pesanan dengan barang yang diterima, kemudian mencatat daftar harga pokok persediaan pada surat pesanan dan barang dimasukkan ke gudang, surat pesanan tersebut kemudian diarsipkan sementara sesuai nomor urut. b) Prosedur Pendistribusian Obat Salesman membawa Surat Pesanan Pelanggan (SPP) dari pelanggan sebanyak 1 lembar kemudian diserahkan ke Bagian Piutang dan Bagian Piutang Mencatat pesanan dan perusahaan pelanggan kemudian SPP tersebut diserahkan kepada fakturis untuk dibuat faktur penjualan sebanyak 6 rangkap. Faktur penjualan 6 rangkap dan 1 lembar SPP kemudian diserahkan ke Apoteker untuk
PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI
64
melakukan otorisasi faktur penjualan, setelah diotorisasi oleh Apoteker, faktur penjualan 6 rangkap dan 1 lembar SPP diserahkan ke Bagian Gudang untuk dicek dan membuat surat jalan untuk pengambilan barang di gudang. Surat jalan dan faktur penjualan nomor 4 diarsipkan sementara oleh gudang. Faktur Penjualan nomor 5 diserahkan ke Bagian Piutang dan Faktur Penjualan nomor 1,2,3,6 dan SPP diserahkan ke Salesman untuk diserahkan kepada pelanggan. Faktur Penjualan nomor 6 diarsipkan oleh pelanggan. Salesman menerima faktur penjualan nomor 1,2,3, dan SPP kemudian diserahkan ke Bagian Faktur Kembali untuk dibuat faktur tagihan 2 rangkap ke pelanggan. Faktur penjualan nomor 2 dan SPP diserahkan ke Apoteker untuk diarsipkan sementara sesuai nomor urut sedangkan faktur penjualan nomor 1 dan 3 serta faktur tagihan 2 rangkap diserahkan ke Salesman untuk diberikan ke pelanggan sebagai tagihan, faktur tagihan nomor 1 diarsipkan oleh pelanggan. Salesman menerima faktur tagihan nomor 2 dan faktur penjualan nomor 1 dan 3 beserta uang tagihan kemudian diserahkan ke Bagian Faktur Kembali. Faktur penjualan nomor 1 dan faktur tagihan nomor 2 diarsipkan sementara sesuai nomor urut oleh Bagian Faktur Kembali, sedangkan faktur penjualan nomor 3 beserta uang tagihan diserahkan ke Bagian Piutang untuk dihitung dan faktur penjualan nomor 3 diarsipkan sementara sesuai nomor urut.
PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI
65
c) Prosedur Perhitungan Fisik Bagian gudang melakukan perhitungan fisik dengan menghasilkan dokumen hasil perhitungan fisik. Kemudian dilakukan penyesuaian catatan sebelumnya dengan dokumen hasil persediaan fisik dan dicatat pada buku pertanggungjawaban. Dokumen hasil perhitungan fisik ini kemudian diarsipkan sementara oleh gudang.
PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI
66
B. Perbandingan Teori dan Praktik Sistem Pengendalian Intern pada Sistem Akuntansi Persediaan yang Diterapkan di PT. Kebayoran Pharma 1. Fungsi / Bagian yang Terkait dalam Sistem Pengendalian Intern pada Sistem Akuntansi Persediaan Tabel 5.1 : Perbandingan teori dan praktik fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem pengendalian intern pada sistem akuntansi persediaan Teori Bagian Gudang berfungsi sebagai penyimpanan barang persediaan dan bertanggungjawab pada sistem perhitungan fisik persediaan. Bagian Akuntansi berfungsi mencatat keluar masuknya uang dan mencatat masih tidaknya persediaan. Bagian Pembelian bertanggungjawab terhadap persediaan barang yang sudah menipis. Bagian Penjualan bertanggungjawab pada sistem penjualan barang di perusahaan. Bagian Penerimaan Barang bertanggungjawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, kualitas dan kuantitasyang diterima. Bagian Perhitungan Fisik Persediaan bertanggungjawab sebagai penghitung fisik persediaan dan memberikan hasil perhitungannya kepada bagian kartu persediaan.
Sumber : Data Diolah
Temuan di lapangan
Status
PT. Kebayoran Pharma mempunyai bagian gudang yang berfungsi sebagai penyimpanan dan pengelolaan persediaan.
Sesuai Teori
PT. Kebayoran Pharma mempunyai bagian akuntansi yang bertanggungjawab terhadap atas pencatatan keluar masuknya uang dan pembuatan laporan-laporan
Sesuai Teori
Bagian pembelian pada PT. Kebayoran Pharma dilakukan oleh bagian gudang yaitu oleh kepala gudang.
Tidak Sesuai Teori
Bagian Penjualan di PT. Kebayoran Pharma dilakukan oleh loper/salesman gudang.
Sesuai Teori
Keterangan Bagian gusang sudah sesuai dengan fungsinya tetapi fungsi gudang juga merangkap sebagai bagian pembelian.
-
Fungsi pembelian menjadi satu dengan fungsi gudang Salesman gudang bertugas sebagai bagian pengiriman dan bertanggungjawab atas pengiriman.
Pada PT. Kebayoran Pharma bagian penerimaan barang menjadi satu dengan bagian gudang.
Tidak Sesuai Teori
Tidak ada bagian khusus menangani penerimaan barang.
Bagian perhitungan fisik persediaan pada PT. Kebayoran Pharma dilakukan oleh bagian gudang.
Tidak Sesuai Teori
PT. Kebayoran Pharma tidak melakukan perhitungan fisik oleh pihak yang independen.
PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI
67
2. Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Pengendalian Intern pada Sistem Akuntansi Persediaan Tabel 5.2 : Perbandingan teori dan praktik dokumen yang digunakan dalam sistem pengendalian intern pada sistem akuntansi persediaan Teori Temuan di lapangan Status PT. Kebayoran Pharma tidak Surat Permintaan Pembelian menggunakan Surat Permintaan Tidak Sesuai Teori Pembelian
Keterangan Pembelian dilakukan langsung melalui telefon atau surat pesanan
Surat Permintaan Penawaran Harga
Tidak ada surat permintaan penawaran harga
Tidak Sesuai Teori
PT. Kebayoran Pharma tidak mempunyai surat permintaan penawaran harga.
Surat Order Pembelian
Surat pesanan berfungsi sama dengan surat order pembelian
Sesuai Teori
-
Laporan Penerimaan Barang Laporan Pengiriman Barang
Laporan penerimaan barang pada PT. Kebayorna Pharma dilakukan sebatas otorisasi tandatangan penerima barang Tidak ada surat laporan pengiriman barang di PT. Kebayoran Phama
Memo Debit Bukti Permintaan dan Pengeluaran Barang Gudang
Bukti Pengembalian Barang Gudang
Kartu Perhitungan Fisik Daftar Hasil Perhitungan Fisik Persediaan
Bukti Memorial
Sumber : Data Diolah
Tidak Sesuai Teori Tidak Sesuai Teori Sesuai Teori
Dokumen ini juga dipakai untuk mencatat pengembalian barang di gudang dan kartu perhitungan fisik Tidak ada dokumen pengembalian barang gudang. Pengembalian barang ke gudang langsung dicatat dalam bukti permintaan dan pengeluaran barang dari gudang PT. Kebayoran Pharma menggunakan bukti permintaan dan pengeluaran barang sebagai kartu perhitungan fisik Daftar hasil perhitungan fisik persediaan ditulis pada sebuah buku. PT. Kebayoran Pharma tidak menggunakan bukti memorial untuk membuktikan penyesuaian rekening persediaan.
PT. Kebayoran Pharma pernah tidak mempunyai laporan penerimaan barang. PT. Kebayoran Pharma pernah tidak mempunyai laporan pengiriman barang. -
Sesuai Teori
-
Tidak Sesuai Teori
-
Tidak Sesuai Teori
Tidak ada kartu perhitungan fisik dalam melakukan perhitungan fisik di PT. Kebayoran Pharma.
Sesuai Teori
-
Tidak Sesuai Teori
-
PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI
68
3. Catatan Akuntansi yang Digunakan dalam Sistem Pengendalian Intern pada Sistem Akuntansi Persediaan Tabel 5.3 : Perbandingan teori dan praktik catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem pengendalian intern pada sistem akuntansi persediaan Teori
Temuan di lapangan
Status
Keterangan
Sesuai Teori
-
-
Kartu Gudang
PT. Kebayoran Pharma menggunakan kartu gudang untuk mencatat persediaan dan mutasi barang
Kartu Barang
Pencatatan pada kartu barang dijadikan satu dengan kartu gudang.
Tidak Sesuai Teori
Kartu Persediaan
Tidak terdapat kartu persediaan dalam gudang.
Tidak Sesuai Teori
Kartu Hutang
PT. Kebayoran Pharma menggunakan kartu hutang untuk mencatat utang kepada pemasok.
Sesuai Teori
-
Jurnal Umum
Tidak menggunakan pencatatan jurnal umum.
Tidak Sesuai Teori
PT. Kebayoran Pharma tidak menggunakan jurnal umum dalam mencatat harga pokok barang yang dijual
Sumber : Data Diolah
Kuantitas barang dicatat pada kartu gudang
PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI
69
4. Struktur Organisasi yang Memisahkan Tanggungjawab Fungsional Secara Tegas Tabel 5.4 : Perbandingan teori dan praktik struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsional secara tegas dalam sistem pengendalian Intern pada sistem akuntansi persediaan Teori Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi penerimaan
Temuan di lapangan Di PT. Kebayoran Pharma fungsi pembelian menjadi satu dengan fungsi penerimaan barang yang dilakukan oleh fungsi gudang.
Status
Tidak Sesuai Teori
Keterangan Fungsi gudang merangkap beberapa fungsi dan belum ada pemisahan fungsi yang jelas.
Fungsi pembelian terpisah dari fungsi pembukuan
Di PT. Kebayoran Pharma fungsi pembelian barang sudah terpisah dari fungsi pembukuan.
Fungsi penerimaan harus terpisah dari fungsi penyimpanan barang
Fungsi penerimaan belum terpisah dari fungsi penyimpanan barang. Pada PT. Kebayoran Pharma kedua fungsi ini dilakukan juga oleh fungsi gudang.
Fungsi penyimpanan fisik aktiva harus terpisah dari fungsi pembukuan Pemisahan fungsi otorisasi terjadinya transaksi dari fungsi pelaksanaan transaksi.
PT. Kebayoran Pharma sudah menerapkan fungsi penyimpanan fisik aktiva sudah terpisah dari fungsi pembukuan.
Sesuai Teori
Pembagian fungsi otorisasi terjadinya transaksi dari fungsi pelaksanaan sudah jelas.
Sesuai Teori
-
Beberapa transaksi masih dilakukan oleh 1 fungsi yaitu fungsi/bagian pembelian, penerimaan barang, dan fungsi/bagian perhitungan fisik persediaan menjadi satu dengan fungsi/bagian gudang.
Tidak Sesuai Teori
Yang sesuai hanya fungsi/bagian gudang itupun sudah dirangkap oleh yaitu fungsi/bagian pembelian, penerimaan barang, dan fungsi/bagian perhitungan fisik persediaan.
Pada PT. Kebayoran Pharma perhitungan fisik persediaan dilakukan oleh kepala gudang dan staff gudang. Tanpa adanya fungsi pemegang kartu perhitungan fisik, fungsi penghitung dan fungsi pengecek.
Tidak Sesuai Teori
Tidak ada fungsi perhitungan fisik persediaan. Bagian gudang merangkap sebagai panitia penrhitungan fisik persediaan.
Pada PT. Kebayoran Pharma perhitungan fisik persediaan tidak dilakukan oleh bagian yang independen. Perhitungan fisik dilakukan oleh kepala gudang dan staf gudang.
Tidak Sesuai Teori
-
Setiap transaksi tidak boleh dilakukan hanya oleh satu fungsi saja Perhitungan fisik persediaan harus dilaksanakan oleh suatu panitia yang terdiri dari fungsi pemegang kartu perhitungan fisik, fungsi penghitung dan fungsi pengecek. Perhitungan fisik persediaan harus dilakukan oleh bagian yang independen
Sumber : Data Diolah
Sesuai Teori
-
Tidak Sesuai Teori
Fungsi gudang juga merangkap sebagai fungsi penerimaan barang.
Sudah ada pembagian fungsi yang jelas.
PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI
70
5. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan Tabel 5.5 : Perbandingan teori dan praktik sistem otorisasi dan prosedur pencatatan dalam sistem pengendalian intern pada sistem akuntansi persediaan.
Teori Surat permohonan obat ke gudang diotorisasi oleh petugas gudang. Bukti penerimaan dan pengeluaran barang gudang diotorisasi oleh bagian gudang. Daftar kebutuhan barang yang akan dibeli diotorisasi oleh kepala fungsi gudang. Surat pesanan yang dikirimkan ke pemasok diotorisasi oleh kepala bagian pembelian.
Sumber : Data Diolah
Temuan di lapangan
Status
Keterangan
Sudah ada otorisasi oleh petugas gudang pada surat permohonan obat
Sesuai Teori
PT. Kebayoran Pharma sudah menerapkan otorisasi kepada fungsi yang terkait.
Bukti penerimaan dan pengeluaran barang diotorisasi oleh bagian gudang
Sesuai Teori
Sudah ada otorisasi oleh fungsi yang terkait
Pembelian barang sudah diotorisasi oleh kepala gudang
Sesuai Teori
Sudah ada otorisasi oleh fungsi yang terkait
Surat pesanan untuk pemasok sudah di otorisasi oeh kepala bagian pembelian
Sesuai Teori
Sudah ada otorisasi oleh fungsi yang terkait
PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI
71
6. Praktik yang Sehat Dalam Melaksanakan Tugas Setiap Unit Organisasi Tabel 5.6 : Perbandingan teori dan praktik tentang praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unti organisasi dalam sistem pengendalian intern pada sistem akuntansi persediaan Teori Formulir bernomor urut tercetak. Fungsi gudang menuliskan jumlah persediaan yang diterima dan dikeluarkan dalam kartu barang. Bagian penerimaan melakukan pemeriksaan barang dengan cara menghitung dan menginspeksikan barang tersebut dan membandingkan dengan surat order pembelian. Pencocokan jumlah fisik barang dengan catatan Pemeriksaan mendadak
Temuan di lapangan Pada PT. Kebayoran Pharma sudah terdapat formulir bernomor urut tercetak Bagian gudang PT. Kebayoran Pharma menuliskan jumlah persediaan langsung pada kartu gudang.
Bagian penerimaan melakukan pengecekan dan membandingkan dengan surat order pembelian.
Sudah adanya pencocokan jumlah fisik barang dengan catatan. Pemeriksaan mendadak dilakukan tanpa pemberitahuan karyawan terlebih dahulu.
Status
Keterangan
Sesuai Teori
-
Tidak Sesuai Teori
Kartu gudang berfungsi juga sebagai mutasi keluar masuknya barang dari gudang.
Sesuai Teori
-
Sesuai Teori
-
Sesuai Teori
Pemeriksaan mendadak dilakukan oleh Kepala Cabang dan beberapa atasan. Fungsi gudang merangkap beberapa fungsi termasuk fungsi perhitungan fisik persediaan sehingga fungsi perhitungan fisik ini belum baik.
Perhitungan fisik persediaan oleh pihak yang independen
Perhitungan fisik persediaan tidak dilakukan oleh pihak yang independen tetapi dilakukan oleh fungsi gudang.
Tidak Sesuai Teori
Perhitungan fisik persediaan dilakukan dua kali, pertama oleh penghitung kedua oleh pengecek
Pada PT. Kebayoran Pharma melakukan perhitungan fisik hanya hanya sekali dan pada akhir tahun.
Tidak Sesuai Teori
-
Tidak Sesuai Teori
-
Sesuai Teori
-
Rotasi jabatan
Wajib cuti sementara
Sumber : Data Diolah
Rotasi jabatan tidak dilakukan di PT. Kebayoran Pharma karena mengingat waktu dan kemampuan yang ada pada karyawan PT. Kebayoran Pharma. Wajib cutin sementara dilakukan PT. Kebayoran Pharma untuk membuka kesempatan untuk menggantikan posisi tertentu untuk sementara waktu.
PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI
72
7. Kompetensi Karyawan yang Memadai Tabel 5.7 : Perbandingan teori dan praktik tentang kompetensi karyawan yang memadai dalam sistem pengendalian intern pada sistem akuntansi persediaan Teori Seleksi terhadap calon karyawan berdasarkan persyaratan tertentu. Pemberian latihan kerja/training kepada calon karyawan. Pemberian pendidikan tambahan kepada karyawan agar selalu sesuai dengan tuntutan perkembangan pekerjaanya.
Sumber : Data Diolah
Temuan di lapangan
Status
Keterangan
Seleksi dilakukan saat adanya pencalonan karyawan baru atau pendaftaran karyawan.
Sesuai Teori
Seleksi tidak dilakukan secara rutin ketika PT. Kebayoran Pharma membuka lowongan pekerjaan.
Pemberian latihan kerja diberikan kepada calon karyawan di PT. Kebayoran Pharma
Sesuai Teori
Pemberian latihan kerja dilakukan dalam jangka waktu 6 bulan.
Tidak Sesuai Teori
Pekerjaan yang dilakukan oleh karyawan PT. Kebayoran Pharma sangat banyak dan tidak memungkinkan untuk diberikannya pendidikan.
PT. Kebayoran Pharma tidak memberikan pendidikan kepada karyawannya tetapi hanya memberikan trainning.
PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI
73
C. Evaluasi Hasil Perbandingan Teori dan Praktik Sistem Pengendalian Intern Pada Sistem Akuntansi PersediaanPT. Kebayoran Pharma 1. Bagian-bagian yang terkait dalam sistem pengendalian intern pada sistem akuntansi persediaan Dari 6 bagian-bagian yang terkait dalam sistem pengendalian intern pada sistem akuntansi persediaan, 50% sudah sesuai dan 50% tidak sesuai dengan teori. 3 bagian sudah sesuai teori yaitu bagian gudang, bagian pembukuan, dan bagian pengiriman barang sedangkan 3 bagian yang tidak sesuai dengan teori yaitu bagian pembelian, bagian penerimaan barang, bagian perhitungan fisik. Bagian pembelian, bagian penerimaan barang dan bagian perhitungan fisik persediaan dirangkap jadi satu dan dilakukan oleh bagian gudang sehingga pekerjaan bagian gudang menjadi tidak fokus dan dapat terjadi pencatatan transaksi yang sebenarnya tidak terjadi, sehingga data yang dihasilkan tidak dapat dipercaya kebenarannya dan sebagai akibatnya persediaan barang tidak terjamin keamanannya. 2. Dokumen yang digunakan dalam sistem pengendalian intern pada sistem akuntansi persediaan Terdapat
11
dokumen
yang
digunakan
dalam
praktik
pengendalian intern pada sistem akuntansi persediaan, 4 dokumen sudah sesuai teori yaitu surat order pembelian, memo debit, bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang dan daftar hasil perhitungan fisik persediaan 7 dokumen tidak sesuai dengan teori
PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI
74
yaitu surat permintaan pembelian, surat permintaan penawaran harga, laporan penerimaan barang, laporan pengiriman barang, bukti pengembalian barang gudang, kartu perhitungan fisik dan bukti memorial. Dari ke-7 dokumen yang tidak sesuai dengan teori mengakibatkan pencatatan menjadi tidak lengkap dan tidak dapat dipertanggungjawabkan serta ketidaksesuaian ke-7 dokumen tersebut tidak dapat dijadikan sebagai perlindungan kekayaan perusahaan dan tidak dapat dicek ketelitiannya serta keandalan data akuntansi yang dicatat. 3. Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem pengendalian intern pada sistem akuntansi persediaan Terdapat 5 catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem pengendalian intern pada sistem akuntansi persediaan antara lain kartu gudang, kartu barang, kartu persediaan, kartu hutang dan jurnal umum, dari kelima catatan tersebut hanya 40% yang sesuai dengan teori yaitu kartu gudang dan kartu hutang sedangkan 60% tidak sesuai teori yaitu kartu barang, kartu persediaan dan jurnal umum. Fungsi kartu gudang sudah sesuai dengan teori yaitu mencatat persediaan dan mutasi barang yang disimpan di gudang, tetapi
fungsi kartu gudang dirangkap
menjadi satu dengan fungsi kartu barang dan kartu persediaan yaitu fungsi kartu gudang juga digunakan untuk mencatat kuantitas dan identitas barang di gudang, sehingga pencatatan menjadi tidak handal
PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI
75
(reability) dan tidak dapat dipertanggungjawabkan dan dapat memungkinkan terjadinya kesalahan pencatatan dan pemborosan. 4. Struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsional secara tegas. Dari 8 struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsional secara tegas, 3 struktur sudah sesuai teori yaitu fungsi pembelian terpisah dari fungsi pembukuan, fungsi penyimpanan fisik aktiva harus terpisah dari fungsi pembukuan dan pemisahan fungsi otorisasi terjadinya transaksi dari fungsi pelaksanaan transaksi sedangkan 5 struktur tidak sesuai dengan teori yaitu fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi penerimaan, fungsi penerimaan harus terpisah dari fungsi penyimpanan barang, setiap transaksi tidak boleh dilakukan hanya oleh satu fungsi saja, perhitungan fisik persediaan harus dilaksanakan oleh suatu panitia yang terdiri dari fungsi fungsi pemegang kartu perhitungan fisik, fungsi penghitung dan fungsi pengecek serta perhitungan fisik persediaan harus dilakukan oleh bagian yang independen. Dari ke 5 struktur yang tidak sesuai dengan teori
tersebut
mengakibatkan
tidak
dapat
dipisahkannya
tanggungjawab secara tegas sehingga ketika terjadi dan terdapat suatu kecurangan
atau
kesalahan
maka
akan
dibebankan
ke
satu
fungsi/bagian saja yang pekerjaannya juga dirangkap oleh beberapa fungsi/bagian lain. Jadi ketika salah satu fungsi tersebut melakukan suatu kesalahan atau kecurangan akan berdampak terhadap fungsi lain
PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI
76
yang merangkap menjadi satu. Sehingga pekerjaan menjadi terhambat, tidak fokus dan tidak berjalan dengan baik dan pemisahan tanggungjawab yang tidak jelas. Perangkapan beberapa struktur menjadi 1 juga mengakibatkan adanya penyelewengan terhadap persediaan karena catatan yang dihasilkan dan fungsi yang seharusnya tidak dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya. 5. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan Dari 4 sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, semua sudah sesuai dengan teori. PT. Kebayoran Pharma sudah melakukan prosedur pencatatan sesuai dengan teori yang ada, yaitu surat permohonan obat ke gudang diotorisasi oleh petugas gudang, bukti penerimaan dan pengeluaran barang gudang diotorisasi oleh bagian gudang, daftar kebutuhan barang yang akan dibeli diotorisasi oleh kepala fungsi gudang dan surat pesanan yang dikirimkan ke pemasok diotorisasi oleh kepala bagian pembelian. 6. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas setiap unit organisasi Terdapat 9 ketentuan dalam praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas setiap unit organisasi. 5 ketentuan sudah sesuai teori yaitu: a. Formulir bernomor urut tercetak. PT. Kebayoran Pharma sudah menerapkan formulir bernomor urut tercetak untuk mengurangi penyalahgunaan atau penyelewengan yang mungkin terjadi pada barang di gudang.
PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI
77
b. Bagian penerimaan melakukan pemeriksaan barang dengan cara menghitung
dan
menginspeksikan
barang
tersebut
dan
membandingkan dengan surat order pembelian. c. Pencocokan jumlah fisik barang dengan catatan. Hal ini sangat membantu dalam perhitungan fisik persediaan yang dilakukan. Untuk mengetahui kuantitas yang ada di gudang dengan pencatatan yang terjadi. d. Pemeriksaan
mendadak.
Pemeriksaan
ini
dilakukan
tanpa
pemberitahuan terlebih dahulu kepada pihak yang akan diperiksa. Hal ini akan mendorong karyawan untuk melaksanakan tugasnya sesuai dengan tanggungjawabnya. e. Wajib cuti sementara. Selama karyawan mengambil cuti, jabatan karyawan yang bersangkutan dapat digantikan untuk sementara oleh karyawan lain, sehingga seandainya terjadi kecurangan dimaksudkan
dapat
diungkapkan
oleh
karyawan
yang
menggantikan posisinya sementara. Sedangkan 4 ketentuan yang tidak sesuai dengan teori yaitu: a. Fungsi gudang menuliskan jumlah persediaan yang diterima dan dikeluarkan dalam kartu barang. Bagian gudang PT. Kebayoran Pharma menuliskan jumlah persediaan langsung pada kartu gudang. b. Perhitungan fisik persediaan dilakukan bukan oleh pihak yang independen. Pada PT. Kebayoran Pharma saat perhitungan fisik
PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI
78
persediaan dilakukan oleh Kepala Gudang dan Staff Gudang sehingga dapat memunculkan kecurangan, kesalahan pencatatan, penyelewengan, maupun pencurian. c. Perhitungan fisik persediaan dilakukan dua kali, pertama oleh penghitung kedua oleh pengecek. Perhitungan fisik pada PT. Kebayoran Pharma hanya terjadi setahun sekali yaitu saat akhir tahun sehingga dapat menimbulkan kesalahan dalam perhitungan maupun pencatatan. d. Rotasi jabatan. Rotasi jabatan tidak pernah dilakukan karena dinilai tidak memungkinkan dan disamping itu juga karena karyawan sudah terbiasa dengan pekerjaan yang biasa mereka lakukan sehingga karyawan dianggap tidak mampu untuk melakukan pekerjaan yang lain. Dengan demikian karyawan tidak memiliki kesempatan untuk mendapatkan pengalaman yang lain. 7. Kompetensi karyawan yang memadai Dari 3 kompetensi karyawan yang memadai, yang sesuai dengan teori hanya 2 yaitu seleksi terhadap calon karyawan berdasarkan persyaratan tertentu dan pemberian latihan kerja/training kepada calon karyawan sedangkan yang tidak sesuai teori yaitu pemberian pendidikan tambahan kepada karyawan agar sesuai dengan tuntutan perkembangan pekerjaannya. PT. Kebayoran Pharma tidak memberikan pendidikan tambahan kepada karyawan agar sesuai dengan tuntutan perkembangan pekerjaannya PT. Kebayoran Pharma
PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI
79
merasa bahwa pekerjaan yang dilakukan sangat banyak dan tidak memungkinkan diberi pendidikan akibatnya banyak karyawan yang mempunyai kemampuan terbatas itu saja dan tidak dapat melakukan pekerjaan yang jauh lebih baik serta karyawan tidak mempunyai pengetahuan yang lebih dalam mengenai sistem akuntansi peusahaan yang seharusnya didapat dan dipahami untuk lebih memperbaiki sistem akuntansi yang ada pada PT. Kebayoran Pharma.
Dari ketujuh tabel pembanding antara teori dan pratik Sistem Pengendalian Intern pada Sistem Akuntansi Persediaan yang diterapkan di PT. Kebayoran Pharma Yogyakarta dapat disimpulkan bahwa sebanyak 70% banyak yang belum sesuai dengan teori sehingga memungkinkan memunculkan kesalahan pencatatan, penyelewengan, dan kecurangan serta ketidakhandalan data yang didapat dalam sistem akuntansi persediaan di PT. Kebayoran Pharma. Sekitar 70% atau sebanyak 5 struktur organisasi dari 8 struktur organisasi belum sesuai dengan teori sehingga terjadi perangkapan fungsi oleh satu fungsi di PT. Kebayoran
Pharma
Yogyakarta
yang
membuat
pemisahan
tanggungjawab menjadi tidak tegas. Untuk sistem otorisasi dan prosedur pencatatan pada PT. Kebayoran Pharma sudah sesuai dengan teori yang ada, PT. Kebayoran Pharma sudah menerapkan sistem otorisasi. Dalam praktik yang sehat masih banyak yg belum sesuai dan dapat dikatakan belum baik karena terdapat 5 ketentuan yang sudah dapat diterapkan dari
PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI
80
9 ketentuan yang terdapat dalam teori. PT. Kebayoran Pharma lebih banyak menerapkan cara kerja mereka sendiri yang menurut mereka jauh lebih mudah dipahami daripada mengikuti aturan yang baku dan baik dari teori sistem pengendalian intern pada sistem akuntansi persediaan. PT. Kebayoran Pharma Yogyakarta merasa kesulitan ketika menerapkan suatu praktik yang baru, seperti pemisahan fungsi yang jelas, catatan dan dokumen akuntansi yang terpisah, dan praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas setiap bagian/fungsi karena terbatasnya Sumber Daya Manusia (SDM) yang bekerja di PT. Kebayoran Pharma sedikit dan sudah berumur lanjut yang mengakibatkan mereka enggan untuk mendapatkan atau belajar ilmu yang sistem baru untuk menerapkan akuntansi yang baik dan benar, sehingga dengan SDM yang sedikit itu mengakibatkan terjadinya perangkapan fungsi/bagian padahal dapat dikatakan PT. Kebayoran Pharma mempunyai volume yang besar dalam sistem penjualannya. Keterbatasan juga ada pada orang-orang yang dipercaya sangatlah sedikit, 1 orang yang dipercaya bisa dipercaya untuk beberapa
bagian/fungsi
di
PT.
Kebayoran
pekerjaanpun menjadi tidak fokus dan terbagi-bagi.
Pharma,
sehingga
PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI
Bab VI Penutup
A. Kesimpulan Berdasarkan hasil evaluasi yang dilakukan, disimpulkan bahwa sistem pengendalian intern pada sistem akuntansi persediaan yang diterapkan pada PT. Kebayoran Pharma belum sesuai dengan teori. Hal ini dilihat dari banyaknya ketidaksesuaian antara praktik di PT. Kebayoran Pharma dengan teori yang ada, yaitu masih ada perangkapan fungsi antara bagian pembelian, bagian penerimaan barang dan bagian perhitungan fisik merangkap menjadi satu dengan bagian gudang, kurangnya dokumen dan catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem pengendalian intern pada sistem akuntansi persediaan sehingga data yang didapat tidak handal dan tidak dapat dipertanggungjawabkan, pada struktur organisasi banyak yang belum sesuai sehingga tidak dapat dipisahkannya tanggungjawab yang tegas, perhitungan fisik persediaan dilakukan bukan oleh pihak yang independen tetapi dilakukan oleh bagian gudang serta tidak adanya pemberian pendidikan tambahan kepada karyawan agar selalu sesuai dengan tuntutan perkembangan pekerjaannya. Banyak ketidaksesuaian tersebut memungkinkan untuk terjadinya kesalahan pencatatan, penyelewengan dan pemborosan persediaan barang serta tidak dapat dijaganya kekayaan perusahaan karena tidak dapat dimonitor/dicek ketelitian dan keandalan data akuntansi persediaan pada PT. Kebayoran Pharma.
81
PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI
82
B. Keterbatasan Penelitian Penelitian yang dilakukan memiliki keterbatasan, yaitu tidak seluruh data dan informasi dapat diberikan sepenuhnya oleh PT. Kebayoran Pharma, contohnya sejarah PT. Kebayoran Pharma Yogyakarta, dokumen-dokumen dan catatan-catatan akuntansi dari gudang dan bagian administrasi. Hal ini disebabkan karena Kepala Cabang maupun karyawan banyak yang tidak mengetahui mengenai sejarah perusahaannya dan dokumen serta catatan tersebut tidak diperkenankan untuk diperbanyak atau diteliti. C. Saran Berdasarkan hasil evaluasi yang telah dilakukan dapat diberikan beberapa saran, sebagai berikut: 1. PT. Kebayoran Pharma sebaiknya memperbaiki sistem pemisahan fungsi yang diterapkan supaya sesuai dengan prinsip sistem akuntansi yang baku yang meliputi pemisahan fungsi antara bagian pembelian,bagian penerimaan barang dan bagian perhitungan fisik persediaan dengan bagian gudang, setiap transaksi harus dilakukan oleh beberapa fungsi serta perhitungan fisik persediaan harus dilaksanakan oleh suatu panitia yang terdiri dari fungsi pemegang kartu perhitungan fisik, fungsi penghitung, dan fungsi pengecek supaya bagian/fungsi yang ada terfokus pada pekerjaan yang menjadi tanggungjawabnya sehingga data yang dihasilkan dapat dipercaya kebenarannya dan persediaan barang terjamin keamanannya serta menghindari adanya pencatatan yang sebenarnya tidak terjadi.
PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI
83
2. PT. Kebayoran Pharma sebaiknya menambah beberapa dokumen dan catatan akuntansi pendukung yang diperlukan, seperti surat permintaan pembelian, surat permintaan penawaran harga, bukti pengembalian barang ke gudang, laporan penerimaan barang, laporan pengiriman barang, kartu perhitungan fisik dan bukti memorial untuk membuktikan penyesuaian rekening persediaan sebagai akibat dari suatu transaksi. Untuk catatan akuntansi yang perlu ditambah antara lain kartu barang berfungsi sebagai identitas barang yang disimpan, kartu persediaan digunakan untuk mencatat kuantitas dan harga pokok barang yang disimpan, kartu barang hilang atau rusak untuk meningkatkan kualitas sistem akuntansi, jurnal umum digunakan untuk mencatat jurnal harga pokok barang yang dijual dan sebagai catatan akuntansi pertama. Hal ini diperlukan supaya pencatatan
menjadi
lengkap
dan
dapat
dipertanggungjawabkan
kebenaranya terhadap pencatatan persediaan barang di gudang serta menghindari terjadinya manipulasi pencatatan. Untuk Surat Pesanan Pelanggan dan Surat Pesanan sebaiknya tidak hanya 1 lembar supaya dapat dipertanggungjawabkan dan jika hilang masih ada rangkap lain yang dapat dijadikan bukti Surat Pesanan Pelanggan. Surat jalan pada pendistribusian obat pada gudang sebaiknya tidak perlu karna tidak terlalu berfungsi, surat jalan bisa diganti dengan faktur. 3. PT. Kebayoran Pharma sebaiknya mengubah prosedur pelaksanaan perhitungan fisik persediaan. Perhitungan fisik harus ditingkatkan menjadi dua kali dalam setahun supaya tidak terjadi penumpukan
PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI
84
pekerjaan pada akhir tahun dan pencatatan menjadi lebih mudah dan lebih baik. Perhitungan fisik persediaan dilakukan oleh panitia penghitung fisik persediaan dan dilakukan minimal dua kali dalam setahun. Panitia penghitung fisik yang terdiri dari fungsi pemegang kartu penghitung fisik, fungsi penghitung dan fungsi pengecek supaya meminimalkan kesalahan perhitungan
dan
pencatatan
persediaan
serta
adanya
pemisahan
tanggungjawab yang tegas pada perhitungan fisik persediaan. Ketika perhitungan fisik dilakukan oleh satu fungsi saja maka dapat menimbulkan penyelewengan, kesalahan pencatatan dan kecurangan dalam pencatatan dan mengelola penyimpanan persediaan di gudang.
PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI
85
DAFTAR PUSTAKA
Adikoesoema, R.Soemita, Achmad, Bachtiar. 1980. Sistem-sistem Akunting. Bandung: Sinar Baru
Harnanto. 1987. Sistem Akuntansi. Yogyakarta: BPFE
Jogiyanto, H.M. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Offset
Jusup, A.H 1987. Dasar-dasar Akuntansi. Yogyakarta: BPFE
Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat
Mulyadi. 1990. Pemeriksaan Akuntan. Yogyakarta: BPFE
Alberta Pungky, Febriana. 2009. Evaluasi Sistem Akuntansi Persediaan. Skripsi. USD, Yogyakarta
PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI
86
LAMPIRAN
PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI
87
PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI
88
PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI
89
PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI
90
PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI
91
PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI