perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id commit to user

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

commit to user


digilib.uns.ac.id

commit to user


digilib.uns.ac.id

MOTTO DAN PERSEMBAHAN

“Penilaian yang bagus datang dari pengalaman, dan pengalaman datang dari keputusan yang kurang tepat”.

“Allah tidak akan membebani seseorang melainkan sesuai dengan kesanggupannya”. (Al-Baqarah: 286)

“Hanya kepada Engkau-lah kami menyembah dan hanya kepada Engkau-lah kami memohon pertolongan”. (Al-Fatihah: 5)

“Hai orang-orang yang beriman, mintalah pertolongan kepada Allah dengan sabar dan shalat, sesungguhnya Allah beserta orang-orang yang sabar”. (Al-Baqarah: 153)

Penulis persembahkan kepada:

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Allah SWT. Pembimbing, Dosen, dan Staf Pengajar. Keluarga tercinta. Calon istriku ^_^. Almamater. Pembaca yang baik hati.

commit to user


digilib.uns.ac.id

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan atas kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat serta hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas

Akhir

yang

berjudul

“EVALUASI

SISTEM

AKUNTANSI

PENJUALAN KREDIT PADA PT TIGA SERANGKAI PUSTAKA MANDIRI SURAKARTA” dengan baik. Penyusunan Tugas Akhir ini dimaksudkan untuk memenuhi serta melengkapi sebagian persyaratan untuk memperoleh gelar Ahli Madya Akuntansi di Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta dan juga sebagai penerapan teori-teori yang telah didapatkan Penulis selama duduk di bangku perkuliahan. Penyusunan Tugas Akhir ini tidak akan selesai dengan baik tanpa adanya kerjasama dan bantuan dari berbagai pihak. Pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih kepada orang-orang berikut ini. 1. Bapak Wisnu Untoro, M.Si., selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta. 2. Bapak Drs. Agus Budiatmanto, M.Si., Ak., selaku Ketua Program Diploma III Akuntansi Keuangan Universitas Sebelas Maret Surakarta. 3. Ibu Evi Gantyowati, M.Si., Ak., selaku Dosen Pembimbing Akademik. commit to user


digilib.uns.ac.id

4. Bapak Sutaryo, S.E., M.Si., Ak., selaku Dosen Pembimbing Tugas Akhir yang telah meluangkan waktu serta dengan penuh kesabaran telah memberikan bimbingan dalam penulisan Tugas Akhir penulis. 5. Bapak dan Ibu Dosen yang telah memberikan ilmu teori dan praktik selama perkuliahan di Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta. 6. Ibu Eny Rahma Zaenah, SE., MM., selaku pimpinan PT Tiga Serangkai yang telah memberikan ijin untuk melaksanakan magang dann penelitian, beserta seluruh karyawan PT Tiga Serangkai Pustaka Mandiri yang menerima baik juga memberikan informasi dan data yang dibutuhkan untuk menyelesaikan Tugas Akhir penulis. 7. Ibu Musfirotun, ibu Nur, Bapak Erfan, dan Bapak Djumadi dan karyawan lain bagian Finacial Accounting PT Tiga Serangkai Pustaka Mandiri yang telah membantu penulis dalam melaksanakan penelitian. 8. Bapak dan Ibu serta keluarga tercinta yang dengan penuh kasih sayang, kesabaran, dan pengorbanannya selalu memberikan dorongan, bantuan material maupun non material agar Penulis dapat menyelesaikan studi. 9. Orang-orang terdekat (Heni Irawati) yang telah banyak mendukung dalam penyusunan Tugas Akhir. 10. Semua pihak yang telah membantu namun tidak dapat penulis sebutkan satu persatu. Penulis menyadari meskipun telah berusaha semaksimal mungkin dalam penyelesaian dan menyusun Tugas Akhir ini, akan tetapi karya ini masih jauh dari commit to user


digilib.uns.ac.id

sempurna. Oleh karena itu, penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun. Dan semoga Tugas Akhir ini bermanfaat bagi akademik, perusahaan, serta pembaca.

Surakarta, 30 Mei 2012

Penulis

commit to user


digilib.uns.ac.id

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL .......................................................................................

i

ABSTRACK ....................................................................................................

ii

HALAMAN PERSETUJUAN ........................................................................

iv

HALAMAN PENGESAHAN .........................................................................

v

MOTTO DAN PERSEMBAHAN ...................................................................

vi

KATA PENGANTAR .....................................................................................

vii

DAFTAR ISI ...................................................................................................

x

DAFTAR GAMBAR .......................................................................................

xii

BAB I

PENDAHULUAN A. GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN .................................

1

1. Sejarah dan Perkembangan PT Tiga Serangkai Pustaka Mandiri.................................................................................

1

2. Tujuan Didirikan Perusahaan ..............................................

3

3. Struktur Organisasi ..............................................................

4

4. Deskripsi Jabatan .................................................................

7

5. Personalia ............................................................................

9

6. Produksi ...............................................................................

11

7. Kondisi dalam Perusahaan ..................................................

14

B. LATAR BELAKANG MASALAH .........................................

16

C. PERUMUSAN MASALAH ....................................................

20

D. TUJUAN PENELITIAN commit.......................................................... to user

21


digilib.uns.ac.id

E. MANFAAT PENELITIAN ...................................................... BAB II

21

ANLISIS DATA DAN PEMBAHASAN A. TINJAUAN PUSTAKA ...........................................................

22

1. Pengertian Sistem dan Prosedur ..........................................

22

2. Pengertian akuntansi ............................................................

23

3. Pengertian Sistem akuntansi ................................................

23

4. Sistem Penjualan Kredit ......................................................

25

B. ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN .............................

31

1. Sistem Akuntansi Penjualan Kredit Pada PT Tiga Serangkai Pustaka Mandiri Surakarta .................................

31

a. Bagian yang terkait dalam Sistem Penjualan Kredit ......

31

b. Dokumen yang Terkait dalam Sistem Penjualan Kredit..

33

c. Catatan Akuntansi yang digunakan ................................

35

d. Jaringan Prosedur yang membentuk Sistem Penjualan Kredit...............................................................................

36

2. Evaluasi Sistem Akuntansi Penjualan Kredit Pada PT Tiga Serangkai Pustaka Mandiri Surakarta .................................

45

BAB III TEMUAN A. Kelebihan .................................................................................

47

B. Kelemahan ................................................................................

48

BAB IV PENUTUP A. KESIMPULAN ........................................................................

49

B. SARAN .................................................................................... commit to user

50


digilib.uns.ac.id

DARTAR GAMBAR

Gambar 1.1 Struktur Organisasi PT Tiga Serangkai Pustaka Mandiri .....................

commit to user

6


digilib.uns.ac.id

ABSTRAK EVALUASI SISTEM AKUNTANSI PENJUALAN KREDIT PADA PT TIGA SERANGKAI PUSTAKA MANDIRI SURAKARTA Budi Santoso F3309025 PT Tiga Serangkai Pustaka Mandiri merupakan perusahaan manufaktur bergerak dibidang percetakan buku. Produk buku yang dihasilkan antara lain buku sekolah, buku umum, dan lain-lain. PT Tiga Serangkai Pustaka Mandiri melaksanakan proses produksi berdasarkan pesanan dan tanpa pesanan. Buku yang telah dicetak dipasarkan oleh PT Tiga Serangkai Internasional kepada seluruh anak cabang yang dimiliki oleh PT Tiga Serangkai. Penjualan yang dilakukan oleh perusahaan ini menggunakan sistem penjualan kredit dikarenakan penjualan dilakukan dalam jumlah yang besar. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengevaluasi sistem akuntansi penjualan kredit pada PT Tiga Serangkai Pustaka Mandiri apakah sistem tersebut telah sesuai atau belum. Tahapan dalam penelitian ini dilakukan dengan membandingkan antara teori dan sistem yang telah berjalan di PT Tiga serangkai Pustaka Mandiri. Penulis mengumpulkan data dengan cara mewawancarai beberapa staf dari bagian akuntansi di PT Tiga Serangkai Pustaka Mandiri. Hasil dari penelitian di PT Tiga Serangkai Pustaka Mandiri, penulis berpandapat bahwa sistem akuntansi panjualan kredit yang digunakan masih terdapat beberapa kelemahan, diantaranya yaitu terdapat bagian yang melakukan perangkapan fungsi, diantaranya fungsi penjualan merangkap fungsi penagihan piutang, terjadinya penundaan pengerjaan pencatatan transaksi ekonomi oleh beberapa bagian, bagian akuntansi tidak menetapkan waktu jatuh tempo pembayaran piutang yang terjadi akibat penjualan kredit, dan terdapat perangkapan prosedur dalam penjualan kredit, yaitu prosedur penagihan piutang dirangkap dengan prosedur penjualan.

Kata kunci: Sistem informasi akuntansi PT Tiga Serangkai Pustaka Mandiri, commit to user sistem penjualan kredit.

ii


digilib.uns.ac.id

ABSTRACT ACCOUNTING SYSTEM SALES CREDIT EVALUATION IN PT TIGA SERANGKAI PUSTAKA MANDIRI SURAKARTA Budi Santoso F3309025 PT Tiga Serangkai Pustaka Mandiri is a manufacturing company engaged in printing books. Products produced include school books, general books, and others. PT Tiga Serangkai Pustaka Mandiri implement of production processes based on order and without order. The book was printed and marketed by the PT Tiga Serangkai Internasional to all subsidiaries owned by the PT Tiga Serangkai. Sales made by these companies use a system of credit sales due to sales made in large quantities. The purpose of this study was to evaluate the accounting system of credit sales in the PT Tiga Serangkai Pustaka Mandiri whether the system complies or not. The Steps in the study was conducted to compare the theory and the system has been running at PT Tiga Serangkai Pustaka Mandiri. Authors collected data by interviewing some of the accounting staff in the PT Tiga Serangkai Pustaka Mandiri. The results of research in the PT Tiga Serangkai Pustaka Mandiri, the author aggrued that the accounting system used credit sale there are some disadvantages, among which there are parts that do concurrently functions, including sales functions concurrently receivable collection function, the delay in execution of recording economic transactions by some of the , did not specify the accounting balance due accounts receivable arising from credit sales, and there is concurrently.

Key words: PT Tiga Serangkai Pustaka Mandiri accounting information system, commit to user credit sale system.

iii


digilib.uns.ac.id

BAB I PENDAHULUAN

A. GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN 1. Sejarah dan Perkembangan PT Tiga Serangkai Pustaka Mandiri Perusahaan percetakan buku PT Tiga Serangkai Pustaka Mandiri adalah perusahaan yang didirikan oleh Bapak Abdullah Marzuki (Alm). Perusahaan ini sudah berjalan kurang lebih selama 44 (empat puluh empat) tahun dan sudah memiliki sekitar 40 cabang yang tersebar di Indonesia. Bapak Abdullah Marzuki memulai usahanya dengan menjual buku-buku pelajaran yang pada saat itu banyak yang membutuhkan. Dalam perkembangannya, ketika melihat terbukanya peluang memajukan usahanya beliau merintis usaha penerbitan dan percetakan buku-buku pelajaran, dan mulai membeli alat-alat seperti peralatan cetak stensil untuk menerbitkan sendiri, baik buku-buku pelajaran maupun buku latihan-latihan soal. Nama Tiga Serangkai lahir untuk mengenang kata TIGA dari toko “TIGA” yaitu penolong pertama beliau dalam merintis usaha. Tahun 1968, Bapak Abdullah Marzuki bersama istri pindah dari kota Sukoharjo ke kota Surakarta, di kota inilah perusahaan percetakan ini nantinya akan menjadi besar. Posisi kota Surakarta yang strategis menjadikan gerak perusahaan menjadi lebih mudah. Kedekatan dengan sumber-sumber produksi, pusat ekonomi dan pusat birokrasi memperlancar usaha Bapak Abdullah Marzuki dalam meningkatkan usahanya. commit to user

1

2 digilib.uns.ac.id


Peningkatan usaha berawal pada tahun 1970 saat perusahaan mendatangkan mesin Offset Heidelberg SORD untuk pertama kalinya, lalu pada saat yang bersamaan dibangun juga gedung baru sebagai pusat perusahaan. Perkembangan selanjutnya adalah tahun 1977 dimana perusahaan mendaftarkan diri sebagai badan usaha swasta resmi mempunyai kekuatan hukum melalui bantuan seorang notaris. Perusahaan mengalami perkembangan yang baik dari tahun ke tahun. Pada tahun 1980, perusahaan telah dilengkapi dengan mesin-mesin produksi yang modern. Tahun 1989 didatangkan peralatan foto separasi scanner untuk meningkatkan kualitas percetakan berwarna, kemudian tahun 1990 ditambah pula dengan armada mesin cetaknya dengan memasang mesin Offset Rotary Webb empat warna untuk melengkapi jajaran peralatan canggih di PT Tiga Serangkai Pustaka mandiri. Kini, dengan armada pemasaran lebih dari empat puluh kota besar di seluruh Indonesia, perusahaan siap melayani kebutuhan buku-buku bermutu sebagai penunjang pendidikan untuk TK, SD, SMP, SMA, bahkan kini sampai Perguruan Tinggi, dan tidak ketinggalan buku-buku umum lainnya. Upaya untuk menjaga dan meningkatkan kualitas pelayanan kepada masyarakat, perusahaan turut aktif dalam berbagai organisasi perusahaan penerbit buku di Indonesia, salah satunya adalah menjadi anggota resmi IKAPI (Ikatan Penerbit Indonesia). Keuntungan yang diperoleh adalah untuk

menjaga

konsistensi

pengadaan

naskah,

pemasarannya sebagai industri yang berwawasan sosial. commit to user

mutu

cetak

dan


3 digilib.uns.ac.id

Dasar hukum berdirinya PT Tiga Serangkai Pustaka Mandiri sebagai perusahaan swasta resmi yang dilindungi hukum adalah sebagai berikut ini. a. Penerbit PT Tiga Serangkai di Surakarta pada hari Selasa, 12 April 1977 melalui akta nomor 17 oleh Notaris R. Soegondo Notosoerjo, dengan nama “Penerbit dan Toko Buku Tiga Serangkai” yang berbentuk perusahaan perseorangan/ swasta. b. Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP) PT Tiga Serangkai dari Departemen Perdagangan RI bernomor SIUP: 25/11.2/PB/XI/1986, tertanggal 25 November 1986. c. Tanda Daftar Perusahaan dari Departemen Perdagangan RI untuk PT Tiga Serangkai dengan nomor pendaftaran: 11 16 02085 tanggal 17 Desember 1986. d. Ijin HO No.503/591/I/III/88 tanggal 20 November 1989. e. Ijin dari Departemen Perindustrian RI, berdasarkan SK Menteri Perindustrian RI tanggal 7 September 1987 No.464/DJA/TUTDV/NON.PMA-PMA-PMDN/IX/87. 2. Tujuan Didirikan Perusahaan Tujuan utama didirikannya usaha penerbit dan percetakan PT. Tiga Serangkai adalah: a. membantu masyarakat dalam memenuhi kebutuhan buku-buku yang bersifat ilmiah untuk para pelajar, b. membantu pemerintah dalam pengadaan buku-buku pelajaran untuk pengembangan kurikulum, dan commit to user

4 digilib.uns.ac.id


c. membantu pemerintah dalam pengembangan pendidikan nasional karena perusahaan ini turut memberikan sumbangan dalam usaha penyediaan prasarana pendidikan khususnya buku-buku pelajaran untuk pendidikan dasar dan menengah. 3. Struktur Organisasi Perusahaan dalam menjalankan roda organisasi yang mempunyai banyak karyawan diperlukan adanya peraturan mekanisme kerja yang jelas dan rapi. Struktur organisasi perusahaan menetapkan garis otoritas dan tanggung jawab serta menyediakan kerangka umum untuk perencanaan, pengarahan, dan pengendalian operasionalnya (Romney, 2003: 234). Individu karyawan harus mempunyai batasan pembagian tugas dan wewenang yang jelas, dengan demikian diharapkan terjalin antar individu yang terintergrasi dan mampu mendukung tercapainya tujuan organisasi. Strukutur organisasi yang baik akan mewujudkan hal tersebut di atas, dengan memiliki struktur organisasi yang baik, setiap individu yang terlibat dalam organisasi dapat saling membantu dalam menyelesaikan pekerjaan sehingga perusahaan dapat memanfaatkan kemampuan karyawan dengan maksimal. Berhasil atau tidaknya suatu perusahaan sangat ditentukan oleh organisasi. Pembagian tugas, kedudukan, wewenang, dan tanggung jawab serta penetapan sistem koordinasi dan komunikasi yang baik dapat memperlancar kegiatan yang sudah direncanakan. commit to user

5 digilib.uns.ac.id


Suatu struktur organisasi yang dapat mendukung setiap individu dalam melaksanakan kegiatannya guna menunjang tercapainya tujuan bersama bagi perusahaan sehingga diharapkan dapat memberikan manfaat yang lebih besar bagi perusahaan. Manfaat yang diperoleh dari tercapainya tujuan tersebut antara lain: a. karyawan dapat mengetahui kepada siapa harus bertanggung jawab dan seorang atasan dapat mengetahui kepada siapa dapat memberikan perintah tugas, b. akan terjadi hubungan yang jelas dan terorganisir antara bagian yang satu dengan yang lainnya, dan c. adanya job discription yang jelas, sehingga semua karyawan akan mengetahui semua posisi kedudukannya, jelas akan tugas dan tanggungjawabnya. Dengan adanya manfaat atas tercapainya tujuan dari sebuah organisasi, maka organisasi dapat dikatakan sebagai alat untuk mencapai sebuah tujuan. Untuk mencapai tujuan tersebut, PT Tiga Serangkai juga memiliki sebuah struktur organisasi yang telah dirancang untuk menjalankan seluruh kegiatan operasi perusahaan. Adapun struktur organisasi PT Tiga Serangkai Pustaka Mandiri dapat dilihat pada Gambar I. 1 berikut:

commit to user

Managing Director

Operating Director

Secretariate

Chief Editor School Book

Printing Manager

Supply Chain Manager

Marketing Manager

Purchasing manager

F &A Manager

IT Manager

HR & GA Manager

Science Book Editor

Inter-Coy Expedition

Warehoushing

Promotion

Procurement

Management Accounting

Hardware

General Affair

Social Book Editor

PPC

Distribution

R&D

Recieving

Financial Accounting

Software

Training & Recruitment

Religion Book Editor

Printing

Quality Control/ Quality Assurance

Script Hunter

Kindergarten Book Editor

Finishing

Taxation

Fleet

Language Book Editor

Maintenance

Finance

Security

Art Creative

Pro-Press

Cost Accounting

Script Admin

Setter

Gambar I.1 Struktur Organisasi PT Tiga Serangkai Pustaka Mandiri 6

Compensation & Benefit

7 digilib.uns.ac.id


4. Deskripsi Jabatan Struktur organisasi tersebut dapat dijelaskan tugas dan tanggung jawab masing-masing yaitu: a. Managing Director Managing

Director

bertugas

untuk

memimpin

segala

kegiatan

perusahaan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Managing director mempunyai wewenang untuk memutuskan kebijakan yang bersifat strategis dan jangka panjang, serta memberikan persetujuan untuk penerbitan setiap naskah. b. Operating Director Operating Director bertugas memimpin kegiatan, memberikan perintah dan memonitorir secara langsung jalannya kerja di dalam unit-unit kerja. Operational Director ini bertanggung jawab dan harus memberikan laporan kerja kepada Managing Director. c. Secretarie Secretarie bertugas melaksanakan pekerjaan yang ada hubungannya dengan surat-menyurat, mengadakan hubungan dengan instansi lain, membuat laporan tentang hasil perusahaan, menangani rumah tangga perusahaaan, dan menangani hubungan dengan masyarakat. d. Finance and Accounting Manager Finance and Accounting Manager bertanggung jawab terhadap pengelola keuangan dan pencatatan keluar masuknya uang, pencatatan transaksi commit to user


8 digilib.uns.ac.id

keuangan, dan penyusunan laporan keuangan. Finance and Accounting departement terbagi menjadi lima seksi kerja yaitu: 1) Management Accounting, bagian ini bertugas untuk menyusun laporan keuangan, memeriksa kelengkapan dan keabsahan bukti pembukuan, memonitor implementasi perpajakan, menganalisis perkembangan perusahaan, dan menjaga kelancaran proses audit, 2) Financial Accounting, bagian ini bertugas memonitor segala kegiatan keuangan, menganalisis rencana kerja, memonitor kontrol persediaan, dan tertib administrasi di gudang serta memonitor pelaksanaan program kontrol biaya di perusahaan, 3) Cost Accounting, bagian ini bertugas memonitor dan membuat laporan mengenai biaya-biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan, 4) Taxation, bagian ini berkaitan dengan pembayaran pajak yang harus dilakukan oleh perusahaan, dan 5) Finance, bagian ini bertugas untuk melayani pembayaran dan penagihan. e. Printing Manager Printing Editor bertugas mengelola proses produksi dan mengawasi jalannya produksi beserta aspek-aspeknya dan menjaga kelancaran proses produksi. f. Chief Editor School Book Chief Editor School Book bertugas meneliti isi naskah, apakah sudah sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan atau belum. commit to user

9 digilib.uns.ac.id


g. Purchasing Manager Purchasing Manager bertugas untuk mencatat semua transaksi pembelian yang terjadi berdasarkan faktur pembelian, baik terhadap pembelian

barang-barang

yang

diperlukan

perusahaan

maupun

pembelian aktiva tetap. h. Supply Chain Manager Supply Chain Manager bertugas dan bertanggung jawab sebagai pemasok bahan baku sehingga proses produksi terus berjalan. i. Human Resources Manager Human Resources Manager bertugas dan bertanggung jawab terhadap pengembangan dan peningkatan SDM karyawan serta menciptakan kondisi kerja yang dinamis. j. Marketing Manager Marketing Manager bertugas untuk menjual buku sebanyak-banyaknya dan memastikan proses pendistribusian buku-buku tersebut berjalan lancar. k. Information Technology Information Technology bertugas dan bertanggung jawab untuk memberikan informasi penggunaan dan merawat alat-alat produksi serta mengawasi jalannya produksi. 5. Personalia a. Jumlah Tenaga Kerja Tenaga kerja di PT Tiga Serangkai Pustaka mandiri Solo pada tahun 2011 commit to user

10 digilib.uns.ac.id


adalah berjumlah + 268 orang untuk semua bagian. b. Jam Kerja Jam kerja yang berlaku adalah sebagai berikut: masuk kerja: 1) pukul 07.30 – 16.30 WIB (hari Senin – Kamis), dan 2) pukul 07.00 – 16.30 WIB (hari Jum’at), karena diadakan senam terlebih dahulu. istirahat: 1) pukul 12.00 – 13.00 WIB (hari Senin – Kamis), dan 2) pukul 11.30 – 13.00 WIB (hari Jum’at), karena ibadah sholat jum’at. c. Sistem Penggajian Sistem penggajian didasarkan pada tingkat keahlian dan pendidikan tenaga kerja. Perusahaan menggolongkan tingkat pendidikan dari

SD, SMP,

SMA sampai perguruan tinggi, maksud dari penggolongan tersebut adalah untuk mengetahui kedudukan yang tepat bagi karyawan dalam bekerja. Cara pembayaran gaji adalah sebagai berikut: 1) Karyawan Tetap Pembayaran dilakukan secara bulanan, yaitu setiap tanggal 25 pada bulan yang bersangkutan melalui bank yang ditunjuk. 2) Karyawan Kontrak Karyawan

kontrak

ini

hanya

digunakan

apabila

perusahaan

mandapatkan pesanan yang melebihi kapasitas tenaga kerja yang ada, maka pembayaran tergantung dari kontrak yang telah disetujui. commit to user



Sebagai tambahan selain upah (gaji pokok) perusahaan juga memberikan sejumlah tunjangan guna mendorong semangat kerja karyawan. Tunjangan pelengkap tersebut berupa: 1) Tunjangan Hari Raya Tunjangan kesejahteraan yang diberikan setiap menjelang akhir tahun atau libur hari raya bagi yang beragama muslim. 2) Tunjangan Kesehatan/ Pengobatan Tunjangan kesejahteraan berupa pembayaran asuransi yang dibayarkan perusahaan kepada jasa asuransi. Adapun presentase untuk asuransi diatur sesuai dengan aturan yang ada dari pemerintahan. 3) Liburan Akhir Tahun Setiap satu tahun sekali diadakan acara santai bersama atau piknik. 4) Dana Pensiun Dana ini diberikan bagi karyawan yang telah lanjut usia dan telah berhenti bekerja di perusahaan. 6. Produksi Bahan baku yang dipergunakan dalam proses produksi secara umum diklasifikasi sebagai berikut: a. Bahan baku utama 1) Kertas cd rol 1 – 2 ton. 2) Kertas HVS 60 – 80 gr, ukuran plano. 3) Kertas Ivory. 4) Kertas BC Samson Craft. commit to user



5) Tinta Offset CMY merk Tjemani tuka. 6) Zat kimia pembantu proses cetak. b. Bahan baku pembantu 1) Positif film-film merk Fuji. 2) Developer merk Fuji. 3) Plate Offset merk Fuji. 4) Developer Plate. 5) Lem & benang jahit. c. Alat-alat Produksi Alat yang digunakan dalam proses produksi: 1) Kelompok mesin setting a) Mesin setting merk Compugraphics sebanyak 2 unit. b) Mesin tipe setting merk CR Tronik sebanyak 7 unit. c) Mesin tipe setting merk Macintosh Quadra 650 sebanyak 1 unit. 2) Kelompok mesin fotografi a) Kamera foto merk Escofot PAKO sebanyak 1 unit. b) Mesin proses film merk Multi Line 405/ PAKO sebanyak 1 unit. c) Mesin separasi merk scanner sebanyak 14 unit. 3) Kelompok mesin plate making a) Mesin penyinaran plate merk Klimsh sebanyak 1 unit. b) Mesin pencuci plate sebanyak 1 unit. 4) Kelompok mesin cetak a) Mesin Offset merk Heidelberg SORD sebanyak 1 unit. commit to user



b) Mesin cetak Offset Heidelberg GTO satu warna sebanyak 2 unit. c) Mesin cetak Offset merk Heidelberg dua warna sebanyak 2 unit. d) Mesin cetak Offset merk Heidelberg GTO lima warna sebanyak 1 unit. e) Mesin cetak Offset Webb merk Harris Graphies dua warna sebanyak 2 unit. f) Mesin cetak Offset Webb merk Harris Graphies empat warna sebanyak 1 unit. d. Proses Produksi Pembuatan sebuah buku melalui beberapa tahap proses produksi yaitu: 1) naskah diterima dari penulis dan selanjutnya bagain editor meneliti naskah baik bahasa maupun penulisannya, 2) naskah yang telah memenuhi syarat yang telah ditentukan, dilakukan setting dibagian setting pada departemen produksi dan hasilnya disusun letak halaman, tulisan, gambar, pergantian bab, dan pasal, 3) naskah yang telah disusun kemudian difoto dan di-fill. Foto ini perlu dicoba dicetak untuk mengetahui apabila ada yang rusak perlu dihapus agar hasil cetakan selanjutnya kelihatan rapi, 4) film yang telah diteliti dan hasilnya bagus kemudian dibuat plate, 5) plate yang sudah jadi kemudian diserahkan kebagian percetakan untuk dicetak, 6) selesai dicetak kemudian dijilid dibagian penjilidan, dan 7) buku-buku yang telah dijilid kemudian dipotong menurut ukurannya agar kelihatan rapi selanjutnya dipak dan siap dikirim atau dijual. commit to user



e. Jenis Produk yang dihasilkan Terdapat dua jenis produk yang dihasilkan yaitu hasil produk utama dan hasil produk bukan utama atau tambahan. Titik berat produksi terletak pada jenis produk utama, sedangkan produk utama hanya berdasarkan pesanan yang digunakan untuk perdagangan umum. Hasil produk utama yaitu: 1) buku-buku pelajaran TK sampai perguruan tinggi, 2) karya-karya ilmiah dan laporan hasil penelitian, dan 3) peraturan-peraturan pemerintah dalam bentuk buku. Sedangkan hasil produk bukan utama antara lain: 1) macam-macam kartu, 2) kuitansi, 3) kalender, dan 4) barang-barang cetakan lainnya. 7.

Kondisi dalam Perusahaan Proses penanaman nilai dan tujuan perusahaan pada PT Tiga Serangkai Pustaka Mandiri dimulai ketika perekrutan karyawan. Karyawan yang akan direkrut selain dilihat kemampuannya juga diberi penjelasan tentang nilai dan tujuan organisasi, setelah karyawan berada dalam organisasi, penanaman nilai dan tujuan masih tetap berlangsung. Biasanya supervisor memberitahukan tujuan yang akan dicapai. Proses penanaman nilai biasanya tidak terjadi secara formal, jika seseorang karyawan dipandang telah keluar dari nilai yang dianut perusahaan maka karyawan tersebut akan mendapat commit to user



teguran. Karyawan yang percaya terhadap tujuan dan nilai perusahaan akan bersedia mengarahkan kemampuan dan usahanya bagi kepentingan perusahaan dan ingin tetap menjadi bagian perusahaan. Karyawan menerima gambaran tugasnya secara garis besar. Karyawan diberi kesempatan untuk mengeluarkan kreatifitasnya. Karyawan diberi otonomi dalam batas-batas tertentu, diantaranya dalam hal penyesuaian prosedur kerja dan penyesuaian jadwal kerja. Peran supervisor masih tetap diperlukan terutama untuk menyelaraskan tugas satu bagian dengan bagian yang lain. Imbalan bagi karyawan telah diatur sedemikian rupa, disesuaikan dengan keahlian, pendidikan, dan kedudukan atau jabatan karyawan. Selain menerima gaji pokok, karyawan juga menerima sejumlah tunjangan lain, misalnya dana kesehatan, tunjangan hari raya, dan upah insentif. Kesempatan promosi bagi karyawan bagian produksi biasanya hanya sampai ketingkat Kasi. Hambatan utamanya adalah rendahnya tingkat pendidikan mereka padahal untuk menduduki suatu jabatan salah satu syaratnya adalah pendidikan, untuk mengisi jabatan yang kosong kalau perlu perusahaan akan mengambil orang dari luar perusahaan. Pembagian tugas, wewenang, dan tanggung jawab para karyawan telah dijelaskan didepan. Pembaharuan deskripsi pekerjaan tidak dilakukan secara rutin. Deskripsi pekerjaan diperbaharui ketika dirasa sudah tidak sesuai lagi dengan keadaan yang ada, misalnya karena terjadi perubahan struktur perusahaan dan adanya cara produksi baru. commit to user



Umpan balik bagi karyawan biasanya dari pekerjaan itu sendiri, rekan kerja, dan supervisor. Penilaian kinerja secara formal akan diadakan setahun sekali dan yang berhak mengadakan penilaian kinerja adalah atasan, dalam hal ini adalah supervisor sedangkan karyawan tidak mempunyai hak untuk menilai atasan. Apakah karyawan masih dapat bekerja atau tidak, faktor kinerja memegang peranan penting. Namun, perusahaan tidak melupakan orangorang yang telah lama menjadi karyawan. Karyawan dengan masa kerja yang cukup lama akan mendapatkan prioritas dari perusahaan tetapi bukan berarti karyawan senior dapat bekerja dengan seenaknya. Mereka tetap harus memberikan kinerja yang baik pada perusahaan.

B. LATAR BELAKANG MASALAH Perkembangan pengetahuan dan teknologi yang pesat sekarang ini menimbulkan persaingan yang ketat dalam dunia usaha. Dalam mempertahankan kelangsungan hidup dan mencapai tujuan yang diharapkan, perusahaan memerlukan penyediaan informasi yang cukup. Informasi tersebut didapat dari sistem informasi akuntansi yang selama ini telah berjalan dalam perusahaan. Menurut Hall (2006: 6) sistem adalah kelompok dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang saling berhubungan yang berfungsi dengan tujuan yang sama. Sistem akuntansi tidak hanya untuk mencatat transaksi keuangan yang telah terjadi saja, namun juga mempunyai peranan penting dalam melaksanakan commit to user



bisnis perusahaan karena sistem akan mengatur kelancaran jalannya kegiatan dalam suatu perusahaan. Sistem

informasi

akuntansi

adalah

subsistem

sistem

informasi

manajemen yang menyediakan informasi akuntansi dan keuangan seperti halnya informasi lain yang diperoleh dari pengolahan rutin transaksi akuntansi (Dasaratha, 2009: 17). Sistem juga dapat berperan sebagai pengendali perusahaan dan juga dapat menghindari dari berbagai kesalahan dan penyelewengan. Setiap perusahaan selalu berusaha untuk meningkatkan hasil penjualan perusahaan. Karena dengan meningkatnya penjualan akan meningkatkan pula pendapatan perusahaan. Penjualan yang dilakukan dapat menggunakan sistem secara tunai maupun kredit. Sistem penjualan kredit adalah suatu sistem yang dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mengirimkan barang sesuai dengan order yang diterima dari pembeli dan untuk jangka waktu tertentu perusahaan mempunyai tagihan kepada pembeli tersebut (Mulyadi, 2001: 210). Perusahaan dalam melaksanakan kebijakan penjualan kredit, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, salah satunya yaitu jangka waktu pengembalian piutang. Sebuah perusahaan harus menetapkan barapa lama piutang customer harus segera menjadi kas, jika tidak maka akan memungkinkan terjadinya kredit macet. Piutang yang terjadi sebagai akibat dari penjualan kredit biasanya diharapkan dapat ditagih dalam waktu dekat, misal 30 atau 60 hari (Reeve, 2009: 437). PT Tiga Serangkai Pustaka Mandiri merupakan anak perusahaan percetakan buku PT Tiga Serangkai Corporation yang merupakan induk dari commit to user



pemegang saham PT Tiga Serangkai. Untuk membantu kelancaran kegiatan operasional perusahaan dalam memasarkan produknya PT Tiga Serangkai Coropration juga membentuk anak cabang yang diberi nama PT Tiga Serangkai Internasional yang bertugas hanya memasarkan produk dari hasil percetakan PT Tiga Serangkai Pustaka Mandiri. Produk yang dihasilkan oleh PT Tiga Serangkai Pustaka Mandiri berupa buku-buku pelajaran, ilmu pengetahuan umum, dan bukubuku umum lainnya yang dijual melalui perantara PT Tiga Serangkai Internasional. PT Tiga Serangkai Pustaka Mandiri menjual buku hasil cetakannya dalam jumlah yang besar. Pemesanan buku diterima oleh anak cabang melalui PT Tiga Serangkai Internasional kemudian dilakukan permintaan barang kepada PT Tiga Serangkai Pustaka Mandiri. Karena banyaknya anak cabang yang dimiliki oleh perusahaan ini, dan masing-masing cabang rata-rata memesan buku dalam jumlah yang besar maka PT Tiga Serangkai Pustaka Mandiri menetapkan kebijakan untuk menjual buku dengan sistem penjualan kredit agar memudahkan kegiatan operasionalnya. Penjualan kredit dilakukan dengan persetujuan dari pihak PT Tiga Serangkai Internasional yang merupakan bagian pemasaran penjualan buku. PT Tiga Serangkai Internasional mempunyai hak dalam membayar piutang para customer-nya. Semua customer yang telah melakukan penjualan kredit dengan PT Tiga Serangkai Pustaka Mandiri membayar piutangnya kepada PT Tiga Serangkai Internasional. Piutang yang telah tertagih dari customer akan dibayarkan kepada bagian kasir di PT Tiga Serangkai Pustaka Mandiri. commit to user



Namun, jika dilihat dari sistem penjualan kredit yang sudah ada dan masih berjalan di perusahaan ini terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan, yaitu terjadinya perangkapan fungsi antara fungsi penjualan dengan fungsi penagihan piutang yang dapat berisiko terjadinya penyelewengan dana dari jumlah piutang yang tertagih dari hasil penagihan, terjadinya penundaan pengerjaan pencatatan transaksi ekonomi oleh beberapa bagian yang dapat berakibat terjadinya penumpukan tugas dan tersendatnya kegiatan operasional perusahaan, dan tidak ditetapkannya jangka waktu jatuh tempo pengembalian piutang yang terjadi akibat dari penjualan kredit dikarenakan PT Tiga Serangkai Internasional sudah menetapkan budget sebesar 5 Milyar per tahun yang dipersiapkan untuk membayar piutang kepada PT Tiga Serangkai Pustaka Mandiri. Penulisan tugas akhir ini mengacu pada Hariyanto (2010) yang meneliti sistem penjualan asphalt hotmix pada PT Jaya Sempurna Sakti yang menyimpulkan bahwa sistem penjualan kredit yang ada pada PT Jaya Sempurna Sakti sedikit berbeda dengan penjualan kredit pada umumnya tetapi PT Jaya Sempurna Sakti telah menerapkan sistem akuntansi yang memadai. Mulai dari proses mendapat order barang sampai dengan proses pengajuan tagihan atas piutang yang terjadi, hal ini dapat dilihat dengan adanya pemisahan fungsi secara tegas, dokumen yang memadai, catatan akuntansi yang dibuat sesuai dengan bukti transaksi, dan jaringan prosedur yang digunakan sudah dilakukan dengan baik. Penulisan ini juga mengacu pada Siskawati (2010) yang meneliti tentang sistem akuntansi penjualan kredit pada PT Inti Gas Kabupaten Sragen yang commit to user



menyimpulkan bahwa sistem penjualan kredit pada PT Inti Gas terdapat perangkapan fungsi karena perusahaan ingin meminimalkan beban operasional dan juga perusahaan tidak menggunakan surat jalan saat pengiriman barang. Berdasarkan uraian di atas, penelitian ini menitikberatkan pada sistem informasi akuntansi penjualan kredit yang ada di PT Tiga Serangkai Pustaka Mandiri dengan mengambil judul tugas akhir “EVALUASI SISTEM

DAN

PROSEDUR PENJUALAN KREDIT PADA PT TIGA SERANGKAI PUSTAKA MANDIRI SURAKARTA”.

C. PERUMUSAN MASALAH Penyusunan sistem penjualan kredit yang tepat perlu dilakukan oleh sebuah perusahaan dagang untuk memudahkan proses penjualan. Berdasarkan latar belakang masalah di atas, maka permasalahan yang akan diangkat dalam penulisan Tugas Akhir ini adalah sebagai berikut ini. 1. Bagaimana penerapan sistem dan prosedur penjualan kredit di PT Tiga Serangkai Pustaka Mandiri? 2. Apa kelemahan dan kelebihan sistem dan prosedur penjualan kredit PT Tiga Serangkai Pustaka Mandiri? 3. Apa saja saran yang dapat diberikan kepada PT Tiga Serangkai Pustaka Mandiri terhadap sistem dan prosedur penjualan kredit?

commit to user



D. TUJUAN PENELITIAN Berdasarkan rumusan masalah yang telah ditetapkan, maka tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut. 1. Mengetahui penerapan sistem dan prosedur penjualan kredit di PT Tiga Serangkai Pustaka Mandiri. 2. Mengidentifikasi kelemahan dan kelebihan sistem dan prosedur penjualan kredit PT Tiga Serangkai Pustaka Mandiri. 3. Memberikan saran yang dapat bermanfaat bagi PT Tiga Serangkai Pustaka Mandiri terhadap sistem dan prosedur penjualan kredit.

E. MANFAAT PENELITIAN 1. Bagi Perusahaan Penulisan ini diharapkan dapat menambah masukan atau sebagai bahan pertimbangan bagi pihak PT Tiga Serangkai Pustaka Mandiri dalam kaitannya dengan sistem penjualan kredit yang lebih efektif dan efisien untuk digunakan dalam penjualan kredit ke depannya. 2. Bagi Penelitian Berikutnya Hasil penelitian ini diharapkan dapat menambah wawasan, pengetahuan, dan referensi sebagai acuan pembanding dan bahan masukan dalam penulisan Tugas Akhir bagi peneliti lain yang berminat meneliti tema yang sama.

commit to user



BAB II ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN

A. TINJAUAN PUSTAKA 1. Pengertian Sistem dan Prosedur Sistem adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan yang lainnya, yang berfungsi bersama untuk mencapai tujuan tertentu (Mulyadi, 2001: 2). Dari definisi tersebut sistem dapat dirinci lebih lanjut, pengertian umum mengenai sistem antara lain: a. setiap sistem terdiri dari unsur-unsur. Unsur-unsur suatu sistem terdiri dari subsistem yang lebih kecil, yang terdiri pula dari kelompok unsur yang membentuk subsistem tersebut, b. unsur tersebut merupakan bagian terpadu sistem yang bersangkutan, c.

unsur sistem tersebut bekerjasama untuk mencapai tujuan sistem, dan

d. suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar. Menurut James (2007: 6) sistem adalah sekelompok dari dua/ lebih komponen atau subsistem saling berhubungan yang berfungsi dengan tujuan yang sama. Dari beberapa definisi sistem yang dipaparkan tersebut, dapat disimpulkan bahwa sistem adalah suatu kerangka prosedur atau susunan yang saling berhubungan antara bagian yang satu dengan yang lain dan antara komponen yang satu dengan yang lain yang telah dikoordinasikan sedemikian rupa untuk melaksanakan suatu fungsi untuk mencapai tujuan yang sama. commit to user



Dalam hal ini prosedur adalah suatu urutan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara beragam transaksi perusahaan yang terjadi secara berulangulang (Mulyadi, 2001: 5). 2. Pengertian Akuntansi Menurut Weygandt (2007: 5) akuntansi adalah suatu sistem informasi yang mengidentifikasikan, mencatat, dan mengkomunikasikan peristiwaperistiwa ekonomi dari suatu organisasi kepada para pengguna yang berkepentingan. Berikut ini penjelasan dari definisi yang dikemukakan oleh Weygandt. a. Mengidentifikasi peristiwa ekonomi akan melibatkan pemilihan aktivitasaktivitas ekonomi yang relevan bagi suatu organisasi tertentu. b. Setelah teridentifikasi, peristiwa ekonomi tersebut kemudian dicatat untuk menjadi alur aktivitas keuangan. Peristiwa pencatatan terdiri atas pembuatan jurnal peristiwa secara sistematis dan kronologis. c. Aktivitas pengidentifikasian dan pencatatan tidak akan banyak memberi manfaat, kecuali jika informasi tersebut dikomunikasikan kepada pengguna yang berkepentingan. Informasi keuangan akan disampaikan melalui laporan-laporan akuntansi yang umumnya disebut sebagai laporan keuangan. 3. Pengertian Sistem Akuntansi Menurut Mulyadi (2001: 3) sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan commit to user



informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan. Dari definisi sistem akuntansi tersebut, Mulyadi (2001: 3-5) membagi unsur sistem akuntansi menjadi lima yaitu formulir, jurnal, buku besar, buku pembantu, dan laporan. Adapun penjelasan mengenai unsur sistem akuntansi adalah sebagai berikut. a. Formulir Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi, formulir sering disebut dengan istilah dokumen, karena dengan formulir

ini

peristiwa

yang

terjadi

dalam

organisasi

direkam

(didokumentasikan) di atas secarik kertas. Formulir sering pula disebut dengan istilah media, karena formulir merupakan media untuk mencatat peristiwa yang terjadi dalam organisasi ke dalam catatan. b. Jurnal Jurnal merupakan catatan akuntansi yang pertama digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan dan data lainnya. Dalam jurnal ini data keuangan untuk pertama kalinya diklasifikasikan menurut penggolongan yang sesuai dengan informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan. c. Buku besar Buku besar terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal. Rekening-rekening dalam buku besar ini disediakan sesuai dengan unsurunsur informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan. commit to user



d. Buku pembantu Buku pembantu diperlukan jika data keuangan yang digolongkan dalam buku besar diperlukan rinciannya lebih lanjut. Buku pembantu terdiri dari rekening pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar. e. Laporan Laporan dapat berisi informasi yang merupakan keluaran sistem akuntansi. Laporan dapat berupa neraca, laporan rugi laba, laporan perubahan laba yang ditahan, laporan harga pokok produksi, laporan biaya pemasaran, laporan harga pokok penjualan, daftar umur piutang, daftar utang yang akan dibayar, dan daftar saldo sediaan yang lambat penjualan. Laporan dapat berbentuk hasil cetak komputer dan tayangan pada layar monitor komputer. 4. Sistem Penjualan Kredit Sistem penjualan kredit adalah suatu sistem yang dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mengirimkan barang sesuai dengan order yang diterima dari pembeli dan untuk jangka waktu tertentu perusahaan mempunyai tagihan kepada pembeli tersebut (Mulyadi, 2001: 210). Untuk menghindari tidak tertagihnya piutang, setiap penjualan kredit yang pertama kepada seorang pembeli selalu didahului dengan analisis terhadap dapat atau tidaknya pembeli tersebut diberi kredit. Dasar dari penjualan kredit adalah kepercayaan suatu badan usaha atau seseorang yang commit to user



memberikan kredit bahwa pihak penerima pinjaman akan dapat memenuhi segala sesuatu yang diperjanjikan bersama sampai masa mendatang. Sistem akuntansi yang baik akan menyediakan informasi yang memadai bagi manajemen untuk mengelola kegiatan perusahaan agar tujuan perusahaan dapat tercapai (Mulyadi, 2001: 211). Unsur-unsur sistem akuntansi yang terkait di dalam penjualan kredit adalah: a. Bagian yang terkait Bagian yang terkait dalam sistem penjualan kredit adalah: 1) Bagian Penjualan. Dalam transaksi penjualan kredit, bagian ini bertanggung jawab untuk menerima surat order dari pembeli, mengedit order dari pelanggang untuk menambahkan informasi yang belum ada pada surat order tersebut, meminta otorisasi kredit, menentukan tanggal pengiriman dan dari gudang mana barang akan dikirim, dan mengisi surat order pengiriman. Bagian ini juga bertanggung jawab untuk membuat “back order” pada saat diketahui tidak tersediannya persediaan untuk memenuhi order dari pelanggan. 2) Bagian Kredit. Dalam transaksi penjualan kredit, bagian ini bertanggung jawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan. Karena hampir semua penjualan dalam perusahaan manufaktur merupakan penjualan kredit, maka sebelum order commit to user



dari pelanggan terpenuhi, harus lebih dahulu diperoleh otorisasi penjualan kredit dari fungsi kredit. 3) Bagian Gudang. Dalam transaksi penjualan kredit, bagian ini bertanggung jawab untuk menyimpan barang yang dipesan oleh pelanggan, serta menyerahkan barang ke bagian pengiriman. 4) Bagian Pengiriman. Dalam transaksi penjualan kredit, bagian ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang atas dasar surat order pengiriman yang diterimanya dari bagian penjualan. Bagian ini juga bertanggung jawab untuk menjamin bahwa tidak ada barang yang keluar dari perusahaan tanpa ada otorisasi yang berwenang. 5) Bagian Penagihan. Dalam transaksi penjualan kredit, bagian ini bertanggung jawab untuk membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan, serta menyediakan copy faktur bagi kepentingan pencatatan transaksi penjualan oleh Bagian akuntansi. 6) Bagian Akuntansi. Dalam transaksi penjualan kredit, bagian ini bertanggung jawab untuk mencatat piutang yang timbul dari transaksi penjualan kredit dan membuat serta mengirimkan pernyataan piutang kepada para debitur, serta membuat laporan penjualan. Di samping itu, bagian ini juga commit to user



bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan yang dijual ke dalam kartu persediaan. b. Dokumen yang terkait Dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan kredit adalah: 1) Surat Order Pengiriman. Surat order pengiriman merupakan dokumen pokok untuk memproses penjualan kredit kepada pelanggan. Dokumen ini merupakan lembar pertama surat order pengiriman yang memberikan otorisasi kepada bagian pengiriman untuk mengirimkan jenis barang dengan jumlah dan spesifikasi seperti dokumen yang tertera di atas dokumen tersebut. 2) Faktur Penjualan. Dokumen ini merupakan lembar pertama yang dikirim oleh bagian penagihan kepada pelanggan. 3) Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan. Rekapitulasi harga pokok penjualan merupakan dokumen pendukung yang digunakan untuk menghitung total harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu. Data yang dicantumkan dalam rekapitulasi harga pokok penjualan berasal dari kartu persediaan. 4) Bukti Memorial. Bukti memorial merupakan dokumen sumber untuk dasar pencatatan ke dalam jurnal umum. Dalam sistem penjualan kredit, bukti memorial merupakan dokumen sumber untuk mencatat harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu. commit to user



c. Catatan yang digunakan Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penjualan kredit adalah sebagai berikut: 1) Jurnal Penjualan. Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat transaksi penjualan baik secara tunai maupun kredit. 2) Kartu Piutang Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi piutang perusahaan kepada tiap-tiap debiturnya. 3) Kartu Persediaan Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi mutasi setiap jenis persediaan. 4) Kartu Gudang Catatan akuntansi ini diselenggarakan oleh bagian gudang untuk mencatat mutasi dan persediaan fisik barang yang disimpan di gudang. 5) Jurnal Umum Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu. d. Jaringan prosedur yang membentuk sistem Jaringan yang membetuk sistem penjualan kredit adalah sebagai berikut: 1) Prosedur Order Penjualan Dalam prosedur ini, bagian penjualan menerima order dari pembeli dan menambahkan informasi penting pada surat order dari pembeli. Bagian commit to user



penjualan

kemudian

membuat

surat

order

pengiriman

dan

mengirimkannya kepada berbagai bagian yang lain untuk memungkinkan bagian tersebut memberikan kontribusi dalam melayani order dari pembeli. 2) Prosedur Persetujuan Kredit Dalam prosedur ini, bagian penjualan meminta persetujuan penjualan kredit kepada pembeli tertentu dari bagian kredit. 3) Prosedur Pengiriman Dalam prosedur ini, bagian pengiriman mengirimkan barang kepada pembeli sesuai dengan informasi yang tercantum dalam surat order pengiriman yang diterima dari bagian pengiriman. 4) Prosedur Penagihan Piutang Dalam prosedur ini, bagian penagihan membuat faktur penjualan dan mengirimkannya kepada pembeli. Dalam metoda tertentu, faktur penjualan dibuat oleh bagian penjualan sebagai tembusan pada waktu bagian ini membuat surat order pengiriman. 5) Prosedur Pencatatan Piutang Dalam prosedur ini, bagian akuntansi mencatat tembusan faktur penjualan ke dalam kartu piutang atau dalam metoda pencatatan tertentu mengarsipkan dokumen tembusan menurut abjad yang berbagian sebagai catatan piutang.

commit to user



6) Prosedur Distribusi Barang Dalam prosedur ini, bagian akuntansi mendistribusikan data penjualan menurut informasi yang diperlukan oleh manajemen. 7) Prosedur Pencatatan Harga Pokok Penjualan Dalam prosedur ini, bagian akuntansi mencatat secara periodik total harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu.

B. ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN 1. Sistem Akuntansi Penjualan Kredit Pada PT Tiga Serangkai Pustaka Mandiri Surakarta a. Bagian yang terkait dalam Sistem Penjualan Kredit 1) Bagian Marketing Dalam sistem penjualan kredit, bagian marketing bertanggung jawab menerima surat permintaan pembelian dari pelanggan dan meminta keterangan perhitungan profit or loss kepada managemen accounting. Jika dalam perhitungan menghasilkan keuntungan atau profit, bagian ini akan menyetujui untuk memproduksi barang dan membuat surat order cetak berdasarkan jumlah barang yang dipesan oleh pelanggan untuk diberikan kepada bagian produksi. 2) Bagian Managemen Accounting Dalam sistem akuntansi penjualan kredit, managemen accounting bertanggung jawab untuk menghitung profit atas barang yang dipesan oleh customer. Jika dalam penghitungan profit or loss nantinya commit to user



menghasilkan keuntungan, maka bagian ini akan memberikan keterangan kepada bagian marketing bahwa barang yang dipesan akan menghasilkan keuntungan. 3) Bagian Produksi Dalam sistem akuntansi penjualan kredit, bagian produksi bertanggung jawab untuk menerima surat order cetak dan surat permintaan pembelian dari bagian marketing untuk melakukan proses produksi. Setelah barang pesanan selesai diproduksi, bagian ini membuat surat keterangan produksi untuk diberikan kepada bagian gudang serta menyimpan barang ke bagian gudang. 4) Bagian Gudang Dalam sistem akuntansi penjualan kredit, bagian gudang bertanggung jawab untuk menerima surat keterangan produksi serta surat permintaan pembelian dari gudang untuk segera melakukan pengecekan dan pengepakan barang. Setelah barang siap dikemas, bagian ini membuat surat jalan untuk diberikan kepada bagian ekspedisi, penerima barang, akuntansi, dan distributor. 5) Bagian Akuntansi Penjualan Dalam sistem akuntansi penjualan kredit, bagian akuntansi pejualan bertanggung jawab untuk menerima surat jalan dari gudang untuk membuat faktur tagihan penjualan kredit berdasarkan jumlah dan harga barang yang terjual oleh pelanggan serta meminta otorisasi kepada commit to user



manager akuntansi keuangan. Setelah faktur diotorisasi, faktur ini diberikan kepada TSI untuk dilakukan penagihan dan bagian pajak. 6) Bagian Keuangan/ Kasir Dalam sistem akuntansi penjualan kredit, bagian keuangan/ kasir bertanggung jawab untuk menerima bukti kas keluar beserta cek dari TSI dan membuat bukti kas masuk. 7) Bagian Akuntansi Dalam sistem akuntansi penjualan kredit, bagian akuntansi bertanggung jawab mencatat penerimaan kas dari piutang pelanggan ke dalam jurnal jurnal penerimaan kas. b. Dokumen yang Terkait dalam Sistem Penjualan Kredit 1) Order Cetak (OC) Dokumen ini dibuat oleh bagian marketing sebagai dasar perhitungan untuk mengetahui tingkat keuntungan yang akan diperoleh sebanyak 3 lembar. Lembar pertama diserahkan kepada bagian produksi, lembar kedua diserahkan ke bagian managemen accounting, dan lembar ketiga sebagai arsip bagian marketing. 2) Profit or Loss (PL) Dokumen ini dibuat oleh bagian managemen accounting sebanyak 2 lembar. Lembar pertama diserahkan kepada bagian marketing, dan lembar kedua sebagai arsip bagian managemen accounting. Dokumen ini berisi perhitungan laba atau kerugian yang diperoleh perusahaan jika disetujui untuk diproduksi. Catatan ini dalam bahasa akuntansi biasa commit to user disebut dengan Harga Pokok Barang Tersedia Djual.



3) Surat Produksi (SP) Dokumen ini dibuat oleh bagian produksi sebagai bukti bahwa telah dilakukan pembuatan barang atas permintaan pembelian sebanyak 2 lembar. Lembar pertama diserahkan kepada bagian gudang dan lembar kedua sebagai arsip bagian produksi. 4) Surat Jalan (SJ) Dokumen ini dibuat oleh bagian gudang sebagai bukti barang yang akan dikirimkan kepada pembeli sebanyak 4 lembar. Lembar pertama diserahkan kepada bagian ekspedisi (pengirim barang), lembar kedua diserahkan kepada penerima barang, lembar ketiga diserahkan kepada bagian akuntansi penjualan, dan lembar keempat diserahkan kepada distributor. 5) Faktur Penjualan (FP) Dokumen ini dibuat oleh bagian akuntansi penjualan sebagai alat penagihan kepada pembeli barang sebanyak 3 lembar. Lembar pertama diserahkan kepada pembeli, lembar kedua disimpan sebagai arsip bagian akuntansi penjualan, dan lembar ketiga diserahkan kepada bagian perpajakan. Dokumen ini berisi jenis buku, jumlah buku, dan harga buku yang terjual. 6) Bukti Kas Masuk (BKM) Dokumen ini dibuat oleh bagian keuangan/ kasir sebagai bukti penerimaan kas atas piutang penjualan sebanyak 3 lembar. Lembar pertama diserahkan kepada pembeli, lembar kedua diserahkan kepada commit to user



bagian akuntansi, dan lembar ketiga disimpan sebagai arsip bagian keuangan. c. Catatan Akuntansi yang digunakan: 1) Jurnal Penjualan Catatan akuntansi ini digunakan oleh bagian akuntansi penjualan untuk mencatat transaksi penjualan kredit. Dalam sistem penjualan kredit, ketika barang telah dikrim ke pembeli maka dicatat ayat jurnal berikut ini. Piutang dagang

xxx

Potongan penjualan

xxx

Penjualan

xxx

2) Jurnal Penerimaan Kas Catatan akuntansi ini digunakan oleh bagian akuntansi untuk mencatat transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai maupun kredit. 3) Kartu Piutang Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yabg berisi rincian mutasi piutang perusahaan kepada tiap-tiap debiturnya. 4) Kartu Gudang Catatan akuntansi ini diselenggarakan oleh bagian gudang untuk mencatat mutasi dan persediaan fisik barang yang disimpan di bagian gudang.

commit to user



d. Jaringan Prosedur yang membentuk Sistem Penjualan Kredit 1) Prosedur Pemesanan Barang Dalam prosedur ini bagian marketing menerima pesanan dari pelanggan. Pemesanan biasanya dilakukan melalui via e-mail. Kemudian bagian marketing meminta kepada bagian managemen accounting untuk dilakukan pengitungan tingkat pendapatan yang akan didapat

jika menyetujui

pemesanan.

Jika dimungkinkan

akan

menguntungkan maka bagian marketing menyetujui penjualan kredit. 2) Prosedur Porduksi Barang Dalam prosedur ini bagian produksi menyiapkan barang yang telah disetujui oleh bagian marketing dalam surat order cetak untuk dijual kepada pembeli. 3) Prosedur Pengiriman Barang Dalam prosedur ini bagian gudang menyiapkan barang yang telah diproduksi dari bagian produksi dan mengirimkan barang tersebut sesuai informasi yang tercantum dalam surat jalan. 4) Prosedur Penagihan Piutang Dalam prosedur ini bagian akuntansi penjualan membuat faktur penjualan dan mengirimkannya kepada pelanggan. 5) Prosedur Pencatatan Piutang Dalam prosedur ini, bagian akuntansi penjualan mencatat faktur penjualan ke dalam jurnal penjualan, buku besar piutang, dan buku pembantu piutang.

commit to user



6) Prosedur Distribusi Barang Dalam prosedur ini bagian akuntansi mendistribusikan data penjualan menurut informasi yang diperlukan oleh manajemen. 7) Prosedur Penerimaan Kas Dalam prosedur ini bagian kasir melakukan penerimaan cek dan mencairkannya di bank, setelah uang mencair bagian keuangan penyimpanan uang tunai tersebut. Bagian kasir juga menyerahkan bukti penerimaan kas dan slip setoran dari bank kepada debitur. 8) Prosedur Pencatatan Penerimaan Kas Dalam prosedur ini bagian akuntansi melakukan penjurnalan ke dalam sistem atas transaksi yang terjadi sesuai bukti transaksi serta memposting ke buku besar, dan selanjutnya mengarsip bukti tersebut.

commit to user



e. Bagan Alir Dokumen Sistem Akuntansi Penjualan Kredit MARKETING 2

Mulai N PL

1

Menerima Purchase Request dari TSI

Tidak Pengambilan keputusan

PR

1

Ya

Meminta Otorisasi Kepala Bagian Marketing

3

Membuat Oder Cetak

OC

1

PR

1

PL

OC PR

1

Selesai

2

3

1

3

1

N

Ket:

1

commit to user

PR

: Purchase Request

OC

: Order Cetak

PL

: Profit or Loss



BAGIAN MANAGEMEN ACCOUNTING

TSI

1

OC

2

Menerima Purchase Request dari TSI

PR

2

Membuat Estimasi Profit or Loss

OC

2

PR

2 2

PL

1

Ket: PR : Purchase Request

N 2

OC : Order Cetak PL : Profit or Loss

commit to user



BAGIAN PRODUKSI

3

OC

1

PR

1

PL

1

Memproduksi Barang Pesanan dan Membuat Surat Produksi

OC

1

PL

1 2

SP PR

1 1

Bersama barang N

4

Ket:

commit to user

PR

: Purchase Request

OC

: Order Cetak

PL

: Profit or Loss

SP

: Surat Produksi



BAGIAN GUDANG 4 Bersama barang

SP

1

PR

1

Menyiapkan Barang dan Membuat Surat Jalan

SJ

1

4

3

2

Meminta Otorisasi Kepala Bagian Gudang SP

1

PR

SJ

1

1 2

3

4

Distributor Ket:

T

SP : Surat Produksi

Ekspedisi

5

PR : Purchase Request SJ

: Surat Jalan

commit to user

Penerima barang

Pengiriman beserta barang



AKUNTANSI PENJUALAN 5

SJ

3

Membuat Faktur Penjualan

2 FP

3

1

Meminta Otorisasi Manajer Keuangan

SJ

3 3 2

FP

1

TSI Pajak

Ket: 6 SJ

: Surat Jalan

FP : Faktur Penjualan

T

commit to user



BAGIAN KEUANGAN/ KASIR 6

Cek BKK TSI

2 Mencairkan Cek di Bank T

Akplikasi Setoran 2 Bank

Membuat Bukti Kas Masuk

Meminta Otorisasi Manajer Keuangan

BKM BKK TSI 2 Akplikasi Setoran 2 Bank

1

BKK TSI : Bukti Kas Keluar Tiga

BKM

: Bukti Kas Masuk.

3

N

7 Ket:

Serangkai Internasional

2

TSI

commit to user



BAGIAN AKUNTANSI 7

BKK TSI BKM

2 3

Akplikasi Setoran 2 Bank

T

T

Memasukkan data ke dalam sistem

T

Ket: BKK TSI : Bukti Kas Keluar Tiga Serangkai Internasional BKM

: Bukti Kas Masuk.

commit to user

Selesai



2. Evaluasi Sistem Akuntansi Penjualan Kredit Pada PT Tiga Serangkai Pustaka Mandiri Surakarta Berikut ini evaluasi sistem akuntansi penjualan kredit pada PT Tiga Serangkai Pustaka Mandiri bila dibandingkan dengan teori yang ada: a. Evaluasi terhadap fungsi yang terkait Fungsi yang terkait pada sistem akuntansi penjualan kredit pada perusahaan ini belum semuanya telah dimiliki, diantaranya yaitu bagian kredit dan bagian penagihan. Bagian kredit tidak dibentuk perusahaan, karena perusahaan merasa tidak perlu mempertimbangkan dan meneliti status kredit calon kreditur yang akan membeli barang. Kreditur yang selama ini dimiliki oleh perusahaan seluruhnya adalah anak cabang sendiri jadi hanya mengandalkan kepercayaan terhadap cabang yang dimiliki. Bagian penagihan belum dibentuk oleh perusahaan, namun bagian ini dirangkap oleh bagian penjualan. b. Evaluasi terhadap dokumen Dokumen dalam sistem akuntansi penjualan kredit pada PT Tiga Serangkai Pustaka Mandiri sudah cukup memadai, karena tiap dokumen sudah terotorisasi masing-masing bagian yang menerbitkan dokumen, pembuatan dokumen telah dibuat minimal dengan rangkap 2, dan masingmasing dokumen sudah memiliki nomor urut tercetak. c. Evaluasi terhadap catatan akuntansi Catatan akuntansi sistem penjualan kredit sudah menggunakan sistem komputerisasi sehingga perusahaan ini dapat mengelola penjualannnya commit to user



dengan baik dan cepat dalam aksesnya serta terjadinya kesalahan sangat kecil kemungkinannya, namun dalam pelaksanaannya ada beberapa bagian yang mencatat transaksi ekonomi masih menunda-nunda, hal ini dikarenakan bagian tersebut tidak mendisiplinkan tugas dengan kewajiban yang mereka miliki. Jika hal ini dibiarkan terus-menerus maka di periodeperiode berikutnya tidak menutup kemungkinan akan

terjadinya

penumpukan tugas dan tersendatnya kegiatan operasional perusahaan, diantaranya tidak tersedianya data untuk menyusun laporan keuangan yang seharusnya sudah tersedia namun belum masuk ke dalam sistem. d. Evaluasi terhadap prosedur Jaringan prosedur yang membentuk sistem pada PT Tiga Serangkai Pustaka Mandiri belum memadai karena dalam prosedur penagihan piutang masih dirangkap oleh bagian penjualan, sedangkan menurut Mulyadi (2001: 239) prosedur penagihan bisa dirangkap dengan prosedur pengiriman barang. Jika hal ini terus berjalan maka dapat berisiko terjadinya penyelewengan dana dari jumlah piutang yang tertagih dari hasil penjualan kredit.

commit to user



BAB III TEMUAN

Berdasarkan hasil analisis dan pembahasan tentang sistem penjualan kredit pada PT Tiga Serangkai Pustaka Mandiri, maka penulis merumuskan beberapa kelebihan dan kelemahan yang berdasarkan dari aktivitas yang ada di dalamnya. Kelabihan dan kelemahan tersebut antara lain sebagai berikut: A. KELEBIHAN 1. Terdapat pemisahan antara fungsi akuntansi dengan fungsi penjualan, sehingga dapat memperkecil kemungkinan terjadinya penjualan fiktif, selain hal itu, juga terdapat pemisahan fungsi antara fungsi kasir dan fungsi akuntansi, sehingga keamanan dalam penghitungan jumlah saldo yang diterima oleh kasir dari hasil penjualan kredit benar-benar telah sesuai dengan transaksi yang terjadi. 2. Pembuatan dokumen Order Cetak, Surat Jalan, Faktur Penjualan, dan Bukti Kas Masuk Dokumen dalam sistem akuntansi penjualan kredit pada PT Tiga Serangkai Pustaka Mandiri sudah cukup memadai, karena tiap dokumen sudah terotorisasi masing-masing bagian yang menerbitkan dokumen, pembuatan dokumen telah dibuat minimal dengan rangkap 2, dan masingmasing dokumen sudah memiliki nomor urut tercetak. 3. Pencatatan akuntansi dalam Sistem Penjualan Kredit pada perusahaan ini telah menggunakan fasilitas komputerisasi, dengan demikian pengelolaan commit to user



sistem penjualan dapat dilakukan dengan cepat dalam akses prosedurnya dan mengurangi tingkat kesalahan dalam pencatatannya.

B. KELEMAHAN 1. Terdapat perangkapan fungsi, yaitu fungsi penjualan menjalankan fungsi penagihan piutang, hal ini dapat menciptakan praktik yang tidak sehat dalam mewujudkan pengendalian intern perusahaan diantaranya penyelewengan dana dari hasil penagihan piutang (Mulyadi, 2001: 221-223). 2. terjadinya penundaan pengerjaan pencatatan transaksi ekonomi oleh beberapa bagian yang dapat berakibat terjadinya penumpukan tugas dan tersendatnya kegiatan operasional perusahaan. 3. Bagian Akuntansi tidak menetapkan waktu jatuh tempo pembayaran piutang terhadap piutang yang terjadi akibat penjualan kredit, jika hal ini terus dilakukan maka dapat berisiko piutang yang terjadi dari penjualan kredit akan memakan waktu yang lama dalam proses perputaran piutang, dan lebih berisiko lagi jika piutang tersebut tidak tertagih. 4. Terdapat perangkapan prosedur dalam penjualan kredit, yaitu prosedur penagihan piutang dirangkap dengan prosedur penjualan, sedangkan menurut

Mulyadi

(2001:

239)

prosedur

penagihan

hanya

boleh

dikombinasikan dengan prosedur penagihan, jika hal ini terus terjadi maka dapat berisiko penggelapan dana terhadap piutang yang tertagih.

commit to user



BAB IV PENUTUP

A. KESIMPULAN Berdasarkan uraian pada bab-bab sebelumnya mengenai sistem penjualan kredit pada PT Tiga Serangkai Pustaka Mandiri Surakarta, dapat disimpulkan sebagai berikut. 1. Hampir semua bagian telah dimiliki oleh perusahaan dalam menjalankan sistem akuntansi penjualan kredit yaitu bagian penjualan, bagian gudang, bagian pengiriman, dan bagian kasir. Bagian yang tidak dimiliki oleh perusahaan ini adalah bagian kredit dan bagian penagihan. Bagian kredit tidak dibentuk karena perusahaan merasa tidak perlu mempertimbangkan dan meneliti status kredit calon kreditur yang akan membeli barang. Kreditur yang selama ini dimiliki oleh perusahaan seluruhnya adalah anak cabang sendiri jadi hanya mengandalkan kepercayaan terhadap cabang yang dimiliki. 2. Dokumen yang dibuat oleh tiap-tiap bagian telah mendapat otorisasi dari pihak yang berwenang, telah mempunyai nomor urut tercetak, dan dibuat minimal dengan rangkap lebih dari satu lembar sehingga mengurangi tingkat risiko penggelapan barang dan penyelewengan lainnya. 3. Pencatatan

yang

digunakan

dalam

sistem

penjualan

kredit

telah

menggunakan sistem komputerisasi, dengan demikian pencatatan dapat dilakukan dengan waktu yang lebih to efisien. commit user



4. Jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit masih belum memadai karena masih terdapat terdapat beberapa bagian yang merangkap bagian yang lain yaitu dalam prosedur penagihan barang masih dirangkap oleh bagian penjualan. Sedangkan menurut Mulyadi (2001: 239) prosedur penagihan bisa dirangkap dengan prosedur pengiriman barang. Jika hal ini terus berjalan maka dapat berisiko terjadinya penyelewengan dana dari jumlah piutang yang tertagih dari hasil penjualan kredit.

B. SARAN Berdasarkan hasil dari temuan yang ada pada bab III, maka penulis memberikan saran bagi PT Tiga Serangkai Pustaka Mandiri yaitu sebagai berikut. 1. Untuk mengurangi risiko terjadinya penggelapan dana dari customer, perusahaan membentuk bagian penagihan agar dalam penagihan piutang dari hasil penjualan kredit dilakukan oleh bagian penagihan. 2. Untuk menghindari terjadinya penumpukan tugas dan juga kegiatan operasional perusahaan dapat berjalan dengan lancar, perusahaan hendaknya mendisiplinkan setiap karyawan terhadap tugasnya pada masing-masing bagiannya. 3. Untuk menjaga perputaran piutang penjualan dapat terkendali dengan baik dan terhindar terjadinya piutang-piutang yang tidak tertagih, perusahaan hendaknya memberikan batasan jatuh tempo pembayaran piutang dari hasil penjualan kredit.

commit to user



4. Untuk manghindari terjadinya penggelapan dana terhadap piutang yang tertagih, perusahaan hendaknya membuat prosedur penagihan piutang yang terjadi akibat penjualan kredit.

commit to user

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id commit to user

Recommend Documents