FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN
Ref.: Policy Manager
BESTEK OVERHEIDSOPDRACHT VOOR DIENSTEN
“POLICY MANAGER”
OPEN OFFERTEAANVRAAG
Versie 27/09/2013
Extra paragraaf III.6.5 SLA’s en subparagrafen Extra bijlage F: Raamwerk FODFIN-SLA-V1.0 (! KPI tabel in A3 formaat)
Datum van de zitting voor de opening van de offertes: 18 oktober 2013 om 10 uur.
Blz. 1
FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN
Ref.: Policy Manager
Inhoudsopgave I. ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN.................................................................................................... 5 I.1 BESCHRIJVING VAN DE OPDRACHT ...................................................................................................... 5 I.2 IDENTITEIT VAN DE OPDRACHTGEVER .................................................................................................. 5 I.3 GEBRUIK DOOR ANDERE FEDERALE AANBESTEDENDE OVERHEDEN ....................................................... 5 I.4 VERTROUWELIJKHEIDSCLAUSULE ....................................................................................................... 5 I.5 W IJZE VAN GUNNEN ........................................................................................................................... 6 I.6 PRIJSOPGAVE .................................................................................................................................... 6 I.7 LOOPTIJD VAN DE OPDRACHT ............................................................................................................. 6 I.8 INFORMATIESESSIE ............................................................................................................................ 7 I.9 VORM EN INHOUD VAN DE OFFERTE..................................................................................................... 8 I.10 COMBINATIE ZONDER RECHTSPERSOONLIJKHEID ............................................................................... 9 I.11 VARIANTEN.................................................................................................................................... 10 I.12 OPTIES.......................................................................................................................................... 10 I.13 GESTANDDOENINGSTERMIJN .......................................................................................................... 10 I.14 INDIENEN VAN DE OFFERTE ............................................................................................................. 10 I.15 OPENING VAN DE OFFERTES ........................................................................................................... 12 I.16 PROCEDURE VAN GUNNING VAN DE OPDRACHT ................................................................................ 13 I.16.1 Toegangsrecht ..................................................................................................................... 13 I.16.2 Kwalitatieve selectiecriteria.................................................................................................. 15 I.16.3 Regelmatigheid van de offertes ........................................................................................... 16 I.16.4 Gunningscriteria................................................................................................................... 17 II. CONTRACTUELE BEPALINGEN .................................................................................................... 19 II.1 DE BESTELBON EN HAAR MODALITEITEN ........................................................................................... 19 II.2 LEIDEND AMBTENAAR ...................................................................................................................... 19 II.3 BORGTOCHT ................................................................................................................................... 20 II.4 UITVOERING VAN DE OPDRACHT ...................................................................................................... 21 II.4.1 De termijnen ......................................................................................................................... 21 II.4.2 Plaats van uitvoering en specifieke bepalingen ................................................................... 22 II.4.3 Personeel van de opdrachtnemer ........................................................................................ 22 II.4.4 Onderaannemers.................................................................................................................. 23 II.4.5 Middelen die ter beschikking worden gesteld door de FOD Financiën................................ 24 II.4.6 Te respecteren normen en standaarden .............................................................................. 25 II.4.7 Veranderingsbeheer ( “change management” ) ................................................................... 26 II.4.8 Bijzondere verbintenissen betreffende verkregen informatie............................................... 27 II.4.9 Aansprakelijkheden .............................................................................................................. 29 II.5 LOOPTIJD ....................................................................................................................................... 29 II.6 OPVOLGING VAN DE UITGEVOERDE DIENSTEN EN CONTROLE DOOR DERDEN....................................... 29 II.6.1 Opvolging van de goede uitvoering van de opdracht........................................................... 29 II.6.2 Controle door derden ........................................................................................................... 30 II.7 BEOORDELING VAN DE UITGEVOERDE DIENSTEN EN CONTROLEWERKZAAMHEDEN .............................. 30 II.8 VOORLOPIGE OPLEVERING .............................................................................................................. 31 II.9 GARANTIE ...................................................................................................................................... 32 II.10 DEFINITIEVE OPLEVERING .............................................................................................................. 33 II.11 OPLEVERINGSMODALITEITEN EN -KOSTEN ...................................................................................... 33 II.12 EIGENDOM VAN DE ONTWIKKELDE SOFTWARE ................................................................................. 33 II.13 FACTURATIE, BETALING EN PRIJSHERZIENING ................................................................................. 34 II.13.1 Facturatie en betaling ......................................................................................................... 34 II.13.2 Prijsherziening .................................................................................................................... 35 II.13.3 Clausule van meest begunstigde klant............................................................................... 36 II.14 PUBLICITEIT - REFERENTIES........................................................................................................... 36 II.15 LAATTIJDIGE LEVERINGEN ............................................................................................................. 36 II.16 VERWEERMIDDELEN VAN DE ADMINISTRATIE - GESCHILLEN ............................................................. 37 III. TECHNISCHE BEPALINGEN ......................................................................................................... 38 III.1 TECHNISCHE SPECIFICATIES ........................................................................................................... 38 Blz. 2
FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN
Ref.: Policy Manager
III.1.1 Beschrijving van de context van de overheidsopdracht Policy Manager............................ 38 III.1.2 Afhankelijkheid tegenover de oplossing Identity & Access Management........................... 38 III.2 BESCHRIJVING VAN DE OPDRACHT .................................................................................................. 38 III.2.1 Stand van zaken ................................................................................................................. 38 III.2.2 Technische architectuur ...................................................................................................... 39 III.2.3 Organisatorische context .................................................................................................... 39 Het wijzigingsbeheer (zie ook deel lI, Wijzigingsbeheer (request for change)) ............................. 44 III.3 BESCHRIJVING VAN DE BEHOEFTEN................................................................................................. 45 III.3.1 Beschrijving van functionele behoeften .............................................................................. 45 III.3.2 Autorisatie ........................................................................................................................... 46 III.3.3 Audit .................................................................................................................................... 46 III.3.4 Functionaliteit ...................................................................................................................... 46 III.3.5 Integratie ............................................................................................................................. 64 III.3.6 Databank ............................................................................................................................. 65 III.3.7 Migratie ............................................................................................................................... 65 III.3.8 Testfases............................................................................................................................. 66 III.3.9 Productiegang ..................................................................................................................... 66 III.4 PROJECTBEHEER ........................................................................................................................... 67 III.5 TECHNISCHE OMGEVING ................................................................................................................. 68 III.6 OMKADERING VAN DE OVERHEIDSOPDRACHT................................................................................... 70 III.6.1 Fasen van de opdracht ....................................................................................................... 70 III.6.2 Personeel ............................................................................................................................ 71 III.6.3 Onderhoud .......................................................................................................................... 71 III.6.4 Documentatie ...................................................................................................................... 73 III.6.5 SLA’s ................................................................................................................................... 74 III.7 DIENSTEN...................................................................................................................................... 79 III.7.1 Opleiding ............................................................................................................................. 79 III.7.2 Aanvullende bijstand ........................................................................................................... 80 III.7.3 Overdraagbaarheid ............................................................................................................. 81 BIJLAGE A : OFFERTEFORMULIER.................................................................................................. 82 BIJLAGE B : CURRICULUM VITAE .................................................................................................... 84 BIJLAGE C : REFERENTIEMODEL ................................................................................................... 86 BIJLAGE D : VRAAG EN ANTWOORD FORMULIER....................................................................... 87 BIJLAGE E : INVENTARIS................................................................................................................... 88 BIJLAGE F : RAAMWERK FODFIN-SLA-V1.0 ................................................................................... 89
Blz. 3
FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN
Ref.: Policy Manager
Ontwerper Naam: Stafdienst ICT Adres: Koning Albert II-laan 33 bus 95 te 1030 Brussel Contactpersoon: Mevrouw Nathalie Orban Telefoon: 0257/6.43.12 Fax: 0257/9.68.01 E-mail:
[email protected] Toepasselijke reglementering 1. Wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen. 2. Koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren. 3. Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen. 4. Het Algemeen Reglement voor de Arbeidsbescherming (ARAB), Welzijnswet en Codex over het welzijn op het werk. Betreffende documenten eigen aan de opdrachtgever: • • •
•
Onderhavig bestek. De berichten inzake de opdracht en de berichten van wijziging of rechtzetting, aangekondigd of gepubliceerd in het Bulletin der Aanbestedingen en het Publicatieblad van de Europese Unie, die in het algemeen betrekking hebben op overheidsopdrachten. De aangebrachte verduidelijkingen naar aanleiding van de infosessie (gestelde vragen en door de aanbestedende overheid verstrekte antwoorden). Deze verduidelijkingen maken integraal deel uit van de contractvoorwaarden en de inschrijver wordt verondersteld er kennis van te hebben genomen en er rekening mee te hebben gehouden bij de opstelling van zijn offerte. Documenten waarnaar de aanbestedende overheid binnen het bestek verwijst.
Betreffende documenten eigen aan de inschrijver: • •
De offerte van de inschrijver. De verduidelijkingen en verbintenissen die door de FOD Financiën worden aanvaard en die als aanvulling op de offerte gelden (met dezelfde referentie) naar aanleiding van vragen en verzoeken om opheldering.
Andere mogelijke documenten: Afwijkingen, aanvullingen en opmerkingen -
Blz. 4
FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN
Ref.: Policy Manager
I. Administratieve bepalingen Dit eerste deel heeft betrekking op de regeling tot gunning van een overheidsopdracht tot de opdrachtnemer is aangesteld. De bepalingen die vervat zijn in dit deel, hebben betrekking op de wet van 15 juni 2006 en het koninklijk besluit van 15 juli 2011 en latere wijzigingen.
I.1 Beschrijving van de opdracht Het betreft een opdracht van diensten Voorwerp van deze diensten: Policy Manager. Plaats van dienstverlening: Stafdienst ICT, Koning Albert II-laan 33 bus 95 te 1030 Brussel
I.2 Identiteit van de opdrachtgever Federale Overheidsdienst Financiën Stafdienst ICT Koning Albert II-laan 33 bus 95 1030 Brussel
I.3 Gebruik door andere federale aanbestedende overheden De FOD Financiën is de aanbestedende overheid die bevoegd is voor de supervisie en de controle over de opdracht. In het kader van deze opdracht en in overeenstemming met artikel 2, 4° van de wet van 15 juni 2006, kunnen andere federale aanbestedende overheden of federale overheidsbedrijven evenwel verwijzen naar de voorwaarden van deze opdracht om tegemoet te komen aan eventuele behoeften, zonder hiertoe te moeten terugvallen op de mededinging. Bijgevolg moet men, telkens er melding wordt gemaakt van de « FOD Financiën » in deze tekst, daadwerkelijk lezen « FOD Financiën » voor alles wat betreft de gunning of eraan voorafgaat, of « FOD Financiën of een andere federale of programmatorische overheidsdienst, of een instelling die ressorteert onder deze dienst» voor alles wat de uitvoering betreft.
I.4 Vertrouwelijkheidsclausule De persoon of personen die optreden als gevolmachtigde(n) en die de offerte elektronisch ondertekend heeft/hebben, garandeert/garanderen de vertrouwelijkheid van de gegevens en van de resultaten van hun verwerking die worden verkregen in het kader van de opdracht beschreven in dit bestek. Er geldt tevens dat deze gegevens en de resultaten van hun verwerking: • enkel en alleen gebruikt zullen worden indien zij strikt noodzakelijk zijn voor de realisatie van het voorwerp van de opdracht, • niet verspreid noch gekopieerd zullen worden, • niet langer bewaard zullen worden dan wat strikt noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht.
Blz. 5
FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN
Ref.: Policy Manager
I.5 Wijze van gunnen Conform artikel 26 § 1, 2°, b) van de wet van 15 ju ni 2006 betreffende de overheidsopdrachten, behoudt de aanbestedende overheid zich het recht voor om, voor een periode van maximum drie jaar na de gunning van deze opdracht, de inschrijver die de eerste opdracht toegewezen kreeg, via een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking een opdracht te gunnen voor nieuwe diensten die een herhaling inhouden van diensten, vergelijkbaar met de beschreven diensten in dit bestek.
I.6 Prijsopgave De opdracht wordt beschouwd als een gemengde opdracht. De gemengde opdracht is een opdracht waarvan de prijzen vastgesteld worden volgens de verschillende wijzen bepaald in de leden 4° tot 6° van artikel 2 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011. Alle in het formulier “inventaris” vermelde prijzen moeten verplicht worden uitgedrukt in euro. De inschrijver zal in zijn offerte de prijzen specificeren van alle onderdelen van de offerte. Daartoe zal hij de inventaris invullen die als bijlage aan het bestek wordt voorzien (bijlage “inventaris”). De prijzen worden vermeld met alle kosten inbegrepen maar zonder BTW. De offerte zal tevens het tarief BTW inclusief afzonderlijk vermelden voor elk onderdeel van de offerte. Het gebruik van het model “inventaris”, zoals is bijgevoegd in het bestek is verplicht. Het niet gebruiken van dit model kan leiden tot uitsluiting van de offerte. Met prijzen die op een andere plaats dan deel 2 van de offerte worden vermeld, zal geen rekening worden gehouden.
I.7 Looptijd van de opdracht De opdracht heeft een termijn die start op verzendingsdatum van de eerste bestelbon. Het project zal worden verdeeld over meerdere fasen:
• fase 1: Analyse van de door de opdrachtnemer te leveren oplossing • fase 2: Implementatie van een generieke oplossing die overeenstemt met de functionele behoeften, volgens de standaarden van de FOD Financiën, met inbegrip van de databank.
• fase 3: Integratie met de huidige IAM-oplossing • fase 4: Tests • fase 5: Migratie van de gegevens van de huidige Policy Manager • fase 6: Opleidingen voor de gebruikers van de toepassing, de systeembeheerders, de servicedesk en het IAM-team.
De opdrachtnemer moet erop toezien dat de systemen die bestemd zijn voor de uitvoering van de opdracht, operationeel zijn binnen de 15 maanden die volgen op de datum van verzending van de
Blz. 6
FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN
Ref.: Policy Manager
bestelbon. De algemene voorlopige oplevering moet dus plaatsvinden binnen de 15 maanden die volgen op verzendingsdatum van de bestelbon. De activiteiten (kick-offmeeting en begin van fase 1) moeten uiterlijk 2 weken na de verzendingsdatum van de bestelbon starten. Het onderhoud begint pas na het verstrijken van de waarborgtermijn. De onderhoudsperiode moet voorzien zijn voor een duur van 21 maanden. Na elke fase wordt beslist om het project al dan niet voort te zetten. Indien de FOD Financiën beslist en meldt het project niet voort te zetten, heeft de opdrachtnemer 4 weken om het project te corrigeren om te trachten een beslissing tot voortzetting van het project te verkrijgen. Indien de tweede beslissing voor eenzelfde fase eveneens negatief is, wordt het project onmiddellijk stopgezet.
I.8 Informatiesessie Gezien de complexiteit van de opdracht heeft de aanbestedende overheid besloten om een eenmalige infosessie te organiseren ten behoeve van kandidaat-inschrijvers. Na afloop van deze infosessie zal er op geen enkele van de gestelde vragen meer worden geantwoord, dit om alle kandidaat-inschrijvers op gelijke voet te behandelen. Er zal uitsluitend worden geantwoord op schriftelijke vragen die uiterlijk op 16 september 2013 werden ingediend via het vraag en antwoord formulier in bijlage opgenomen in dit bestek (zie “bijlage: vraag en antwoord formulier”). Deze vragen mogen uitsluitend via e-mail worden ingediend, in een spreadsheetbestand als bijlage, op het email adres
[email protected]
Deze infosessie zal plaatsvinden op 19 september 2013 om 10 uur. op dit adres: FOD Financiën Koning Albert II laan 33 1030 Brussel. C5. Zaal Mandarijn Alle vragen moeten verplicht de nodige referenties naar het bijzondere bestek bevatten, zodat een snel antwoord wordt vergemakkelijkt (bijvoorbeeld Deel I, punt I.1, paragraaf 1, pagina 1). Gelieve tevens de taal van het door u gebruikte bijzondere bestek te vermelden (de paginering kan verschillen naargelang de taal). Tijdens deze infosessie zal er een kort overzicht worden gepresenteerd van het voorwerp van de opdracht. De antwoorden op de tijdig ingediende vragen zullen verbaal worden verstrekt tijdens de infosessie en zullen vervolgens worden gepubliceerd op de internetsite van de FOD Financiën. Aan geïnteresseerde ondernemingen wordt gevraagd om zich voorafgaandelijk bekend te maken via een e-mail naar het adres
[email protected] en om de naam en de functie mee te delen van de persoon (personen) die zal (zullen) worden afgevaardigd naar de infosessie. Om organisatorische redenen worden er per geïnteresseerde onderneming maximaal twee personen toegelaten. De FOD Financiën houdt zich het recht voor om personen die niet 24 uur vooraf kenbaar gemaakt zijn te weigeren voor deelname aan de infosessie. Indien de geïnteresseerde ondernemingen onvolkomenheden, onduidelijkheden, enz. opmerken in het bijzondere bestek, worden ze uitgenodigd om dit schriftelijk te laten weten vóór de infosessie, en dit volgens dezelfde modaliteiten als voor het versturen van de vragen. Blz. 7
FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN
Ref.: Policy Manager
De FOD Financiën hecht bijzonder veel belang aan de gelijke behandeling van de inschrijvers en stelt de specificaties van zijn besteken op in het licht van die bekommernis. Indien een geïnteresseerde firma desondanks meent dat haar kansen worden verminderd of tot nul worden herleid, door bepaalde specificaties uit onderhavig bestek, wordt ze verzocht om dit schriftelijk mee te delen, uiterlijk tijdens de infosessie. Zo nodig zal de FOD, indien hij dit noodzakelijk acht, het bestek aanpassen om er rekening mee te houden.
I.9 Vorm en inhoud van de offerte De inschrijver is gehouden tot het gebruik van het offerteformulier zoals hieronder gespecifieerd. Indien evenwel andere formulieren worden gebruikt, draagt hij de volle verantwoordelijkheid voor de volledige overeenstemming van de door hem aangewende documenten met het formulier (artikel 80 van het KB van 15 juli 2011) De offerte en de bijlagen bij het offerteformulier worden opgesteld in het Nederlands of het Frans. De inschrijver moet aangeven welke taal er moet worden gebruikt voor de interpretatie van het contract, met name het Nederlands of het Frans. Met de indiening van zijn offerte verzaakt de inschrijver automatisch aan zijn eigen algemene of bijzondere verkoopvoorwaarden, ook als deze zouden voorkomen op één of meer bijlagen van zijn offerte. De inschrijvers zijn gehouden zich expliciet te verbinden tot het naleven van alle administratieve en contractuele bepalingen van onderhavig bestek. Elk voorbehoud of gebrek aan verbintenis inzake één van deze bepalingen kan leiden tot de onregelmatigheid van de offerte.
Voor wat betreft de structuur van de offerte: De offerte van de inschrijver zal verplicht voorgesteld worden volgens onderstaand: Deel 1 – Administratief gedeelte A. Offerteformulier (model: zie hieronder) B. Volmachten van de mandatarissen C. Kwalitatieve selectie
Uitsluitingscriteria
Criterium betreffende de economische en financiële middelen van de inschrijver
Technische capaciteit
D. Informatie betreffende de onderaannemers (indien van toepassing) Deel 2 – Financieel gedeelte De inventaris: de kosten detailleren en samenvatten (model: zie hieronder) in een afzonderlijke file Deel 3 – Technisch voorstel De offerte volgt de structuur van deel III van het bestek Deel 4 – Verplichte bijlagen Bijlage 1: Referenties van recent uitgevoerde projecten zowel in de privé- als in de openbare sector (model: zie hieronder) Bijlage 2: Curriculum Vitae (model: zie hieronder) Deel 5 – Specifieke bijlagen Bijlage A, B, C, … : Bijlagen die de inschrijver nuttig acht om bij te voegen. Elk voorstel van de inschrijver dat niet de door de aanbestedende overheid opgelegde
Blz. 8
FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN
Ref.: Policy Manager
structuur volgt, kan als onregelmatig worden beschouwd. Het Deel 3 - technisch voorstel mag geen enkele administratieve indicatie en/of prijsaanduiding bevatten. Met welke administratieve indicatie of prijsaanduiding dan ook die voorkomt in een ander gedeelte dan deel 2, wordt geen rekening gehouden. Er wordt gevraagd van het aantal aangeboden files tot een minimum te herleiden. Zo kunnen bv. afzonderlijke files gegroepeerd worden tot grotere documenten. Het is tevens belangrijk dat door middel van een nummering een duidelijke volgorde van de files wordt aangegeven, zodat de structuur van de offerte duidelijk blijft. Tevens wordt er gevraagd dat binnen elke file de pagina’s van een ononderbroken nummering voorzien worden. Handtekening van de offerte De inschrijver ondertekent de offerte, de inventaris en de andere bijlagen bij de offerte (art. 82§1 K.B. 15/07/2011). Betreffende de gevolmachtigden: Elke offerte die wordt ingediend door gevolmachtigden, moet vermelden in naam van welke entiteit de gevolmachtigden handelen. Degene die de offerte heeft ondertekend, moet op de datum van ondertekening de bevoegdheid hebben om de volmachtgever te verbinden tot het totaalbedrag van de offerte. De gevolmachtigden voegen bij de offerte een elektronische kopie van de authentieke of onderhandse akte die hen de machtiging verleent. Ze moeten eveneens het nummer vermelden van de bijlage bij het Belgisch Staatsblad waarin de bewuste mandaten werden gepubliceerd (artikel 82 K.B. 15/07/2011). Betreffende de onderaannemers: Elk beroep op onderaannemers moet duidelijk vermeld zijn in de offerte van de inschrijver. Hij moet het type contractuele relatie beschrijven dat hem met elk van zijn onderaannemers bindt. De naam en het adres van de onderaannemers worden bij de offerte gevoegd, met vermelding van het deel/de delen van de opdracht die door elke onderaannemer zal/zullen worden uitgevoerd. Betreffende documenten van technische inslag De documenten van technische inslag (Geen publicitaire brochures !) die bij de offerte in deel 5 specifieke bijlagen worden gevoegd, kunnen worden opgemaakt in het Engels indien er geen vertaling van zou bestaan in de taal van de offerte, andere talen zijn niet toegelaten. Te gebruiken formulieren (in bijlage opgenomen in dit bestek): • • • •
Het offerteformulier: zie “bijlage: offerteformulier” Het formulier inventaris: zie “bijlage: inventaris” Het formulier voor de referenties: zie “bijlage: referentiemodel” Het formulier curriculum vitae: zie “bijlage: curriculum vitae”
I.10 Combinatie zonder rechtspersoonlijkheid De overhandiging van een offerte vanwege een combinatie zonder rechtspersoonlijkheid is toegestaan.
Blz. 9
FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN
Ref.: Policy Manager
Het offerteformulier (zie het dat formulier in bijlage is opgenomen in dit bestek: “bijlage: offerteformulier”) wordt in dat geval ingevuld en ondertekend door alle leden van de combinatie zonder rechtspersoonlijkheid Elk lid van de combinatie zonder rechtspersoonlijkheid moet voldoen aan de uitsluitingscriteria verder in voorliggend document beschreven. De evaluatie van de economische, financiële en technische capaciteit geschiedt voor de combinatie zonder rechtspersoonlijkheid en niet voor elk van de leden afzonderlijk. Elk lid van de combinatie zonder rechtspersoonlijkheid wordt hoofdelijk verantwoordelijk gehouden voor alle verplichtingen die resulteren uit onderhavige opdracht.
I.11 Varianten Artikel 9 van het koninklijk besluit 15/07/2011. Vrije varianten worden niet toegestaan. Er zijn geen verplichte of facultatieve varianten voorzien.
I.12 Opties Artikel 10 van het koninklijk besluit 15/07/2011. “Vrije optie” voorstellen zijn niet toegestaan.
I.13 Gestanddoeningstermijn De inschrijvers zijn door hun offerte gebonden gedurende een termijn van 240 kalenderdagen, te rekenen vanaf de dag die volgt op de datum van de opening van de offertes.
I.14 Indienen van de offerte In het kader van deze opdracht verplicht de aanbestedende overheid het gebruik van elektronische middelen voor het indienen van de offerte. Indien blijkt dat bepaalde documenten niet of uiterst moeilijk via elektronische middelen kunnen worden aangemaakt, mogen deze documenten op papier worden bezorgd vóór de opening van de offertes. Met het gebruik van documenten op papier moet de aanbestedende overheid zich voorafgaandelijk akkoord verklaren. Dit akkoord moet op het volgende adres worden aangevraagd: FOD Financiën Stafdienst ICT – Cel Overheidsopdrachten Koning Albert II-laan 33 bus 95 1030 Brussel E-mail:
[email protected]
Blz. 10
FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN
Ref.: Policy Manager
Om te verhelpen aan sommige problemen die zich kunnen voordoen bij de overlegging, de ontvangst of de opening van met elektronische middelen ingediende aanvragen om deelneming of offertes geeft de aanbestedende overheid aan de inschrijver de toestemming:
-
Hetzij, ingeval een aanvraag tot deelneming of offerte de overlegging kan meebrengen van omvangrijke documenten en teneinde elke mogelijke vertraging door de elektronische overlegging ervan te vermijden, hun aanvraag tot deelneming of offerte over te leggen via een dubbele elektronische zending. Een eerste stap bestaat uit de overlegging van een vereenvoudigde zending die hun identiteit, de elektronische handtekening van hun volledige aanvraag tot deelneming of offerte en, in voorkomend geval, het bedrag van hun offerte omvat. Deze vereenvoudigde zending wordt elektronisch ondertekend. Haar ontvangst geldt als ontvangsttijdstip van de aanvraag tot deelneming of offerte. Een tweede stap omvat de overlegging van de eigenlijke aanvraag tot deelneming of offerte, die elektronisch ondertekend is om de integriteit van de gegevens van de aanvraag tot deelneming of offerte te certificeren. De ontvangst van de eigenlijke aanvraag tot deelneming of offerte gebeurt binnen een termijn die geen vierentwintig uur mag overschrijden na het uiterste ontvangsttijdstip van de aanvragen tot deelneming of de offertes, op straf van wering van de aanvraag tot deelneming of offerte;
-
Hetzij, om zowel een offerte, overgelegd met elektronische middelen, in te dienen als een veiligheidskopie, opgesteld met elektronische middelen of op papier. Deze veiligheidskopie wordt in een definitief gesloten envelop gestoken waarop duidelijk “veiligheidskopie” wordt vermeld en wordt binnen de opgelegde ontvangsttermijn ingediend. De veiligheidskopie van een offerte is voor het overige onderworpen aan de op offertes toepasselijke regels van dit besluit (zie Koninklijk Besluit 15/07/2011, Hoofdstuk 4, Afdeling 5).
Deze kopie mag enkel worden geopend ingeval van een tekortkoming bij de overlegging, de ontvangst of de opening van de met elektronische middelen overgelegde aanvraag om deelneming of offerte. Ze vervangt in dat geval definitief het met elektronische middelen overgelegd stuk.
Om problemen te vermijden worden de geïnteresseerde firma’s verzocht om zo snel mogelijk de e-procurement applicaties te testen via de demo site e-notification en e-Tendering. https://enotdemo.publicprocurement.be/ https://etendemo.publicprocurement.be/
Voor wat betreft de indiening zelf: Vóór de opening worden elektronische offertes ingediend via de e-tendering internetsite https://eten.publicprocurement.be/ die de naleving waarborgt van de voorwaarden van artikel 52 van het KB van 15 juli 2011. Er dient opgemerkt te worden dat het versturen van een offerte per e-mail niet aan bovenstaande voorwaarden voldoet. Daarom wordt het niet toegestaan op deze wijze een offerte in te dienen. Door zijn offerte via elektronische middelen in te dienen, aanvaardt de inschrijver dat de gegevens die voortvloeien uit de werking van het ontvangstsysteem van zijn offerte worden geregistreerd. Er wordt op gewezen dat een ondertekening dient te gebeuren via elektronische ondertekening, een gescande handgeschreven handtekening wordt niet aanzien als een aanvaardbare ondertekening. Blz. 11
FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN
Ref.: Policy Manager
Indien nodig worden de gevraagde attesten gescand om ze bij de offerte te voegen. Meer informatie kan worden teruggevonden op volgende website: http://www.publicprocurement.be Of via de e-procurement helpdesk: • •
Tel.: 02 790 52 00 Mail:
[email protected]
Indien een inschrijver een reeds ingediende offerte wenst te wijzigen of in te trekken: Dit moet gebeuren conform de bepalingen in artikel 91 van het KB van 15 juli 2011. De wijziging of intrekking van een reeds ingediende offerte kan via elektronische middelen die voldoen aan artikel 52 van het KB van 15 juli 2011. Om een reeds ingediende offerte te wijzigen of in te trekken, is een schriftelijke verklaring vereist, die door de inschrijver of zijn gemachtigde behoorlijk is ondertekend. Het voorwerp en de draagwijdte van de wijzigingen moeten, op straffe van nietigheid van de offerte nauwkeurig vermeld worden. De intrekking moet onvoorwaardelijk zijn. De bepalingen van de artikelen 80 en 90 van KB 15 juli 2011 zijn toepasselijk op de wijzigingen en de intrekkingen. De intrekking kan ook per telefax of via een elektronisch middel dat niet in overeenstemming is met artikel 52, § 1 van KB 15 juli 2011, worden meegedeeld voor zover : 1° zij bij de voorzitter van de openingszitting t oekomt alvorens hij de zitting opent, 2° en zij wordt bevestigd per aangetekende brief verzonden ten laatste de dag vóór de openingszitting. Een inschrijver kan in een nieuwe regelmatig ingediende offerte aanduiden welke niet elektronisch ingediende bijlagen van de ingetrokken offerte hij wenst te behouden.
I.15 Opening van de offertes De openbare zitting waarin de offertes worden geopend zal plaatsvinden op 18 oktober 2013 om 10 uur. op het volgende adres: FOD Financiën NORTH GALAXY\Koning Albert II-laan, 33 1030 Brussel C5. Zaal Oranje
Blz. 12
FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN
Ref.: Policy Manager
I.16 Procedure van gunning van de opdracht I.16.1 Toegangsrecht Administratieve vereenvoudiging Door eenvoudig deel te nemen aan de procedure tot gunning van een overheidsopdracht verklaart de inschrijver dat hij zich niet in een van de uitsluitingsgevallen bevindt als bedoeld in het artikel 61 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 1996 betreffende de plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren. In deze gevallen gaat de aanbestedende overheid de toestand na van : 1° de voor selectie in aanmerking komende kandida ten, alvorens de selectiebeslissing te nemen; 2° de als opdrachtnemer in aanmerking komende ins chrijver, alvorens de gunningsbeslissing te nemen.
§ 1. Overeenkomstig artikel 20 van de wet wordt in elk stadium van de gunningsprocedure uitgesloten van de toegang ertoe, de kandidaat of inschrijver die bij rechtelijke beslissing die in kracht van gewijsde is gegaan en waarvan de aanbestedende overheid kennis heeft, veroordeeld is voor : 1° deelname aan een criminele organisatie als bed oeld in artikel 324bis van het Strafwetboek; 2° omkoping als bedoeld in artikel 246 van het St rafwetboek; 3° fraude als bedoeld in artikel 1 van de overeen komst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschap, goedgekeurd door de wet van 17 februari 2002; 4° witwassen van geld als bedoeld in artikel 3 va n de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financieel stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme. Met het oog op de toepassing van deze paragraaf vraagt de aanbestedende overheid aan de kandidaten of inschrijvers om de noodzakelijke inlichtingen of documenten over te leggen. Indien zij twijfels heeft over de persoonlijke situatie van die kandidaten of inschrijvers, kan zij de bevoegde binnenlandse of buitenlandse autoriteiten verzoeken om de inlichtingen die ze ter zake nodig acht. De aanbestedende overheid kan om dwingende redenen van algemeen belang afwijken van de in deze paragraaf bedoelde verplichting. Het bewijs dat de kandidaat of inschrijver zich niet in één van de gevallen hierboven kan geleverd worden door een uittreksel uit het strafregister of een evenwaardig document uitgereikt door een gerechtelijke of overheidsinstantie van het land van oorsprong of herkomst en waaruit blijkt dat aan de gestelde eisen is voldaan. § 2. Overeenkomstig artikel 20 van de wet kan in elk stadium van de gunningsprocedure worden uitgesloten van de toegang ertoe, de kandidaat of inschrijver die : 1° in staat van faillissement of van vereffening verkeert, die zijn werkzaamheden heeft gestaakt, die een gerechtelijke reorganisatie ondergaat, of die in een vergelijkbare toestand verkeert als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in andere nationale reglementeringen; 2° aangifte heeft gedaan van zijn faillissement, voor wie een procedure van vereffening aanhangig is, die een gerechtelijke reorganisatie ondergaat, of die het voorwerp is van een gelijkaardige procedure bestaande in andere nationale reglementeringen; 3° bij rechterlijke beslissing die in kracht van gewijsde is gegaan, veroordeeld is geweest voor een misdrijf dat zijn professionele integriteit aantast; Blz. 13
FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN
Ref.: Policy Manager
Het bewijs dat de kandidaat of inschrijver zich niet in één van de gevallen hierboven kan geleverd worden door een uittreksel uit het strafregister of een evenwaardig document uitgereikt door een gerechtelijke of overheidsinstantie van het land van oorsprong of herkomst en waaruit blijkt dat aan de gestelde eisen is voldaan.
Voor de Belgische kandidaten en inschrijvers zal de aanbestedende overheid die informatie rechtstreeks opvragen via het elektronisch loket. 4° bij zijn beroepsuitoefening een ernstige fout heeft begaan; 5° niet voldaan heeft aan zijn verplichtingen inz ake betaling van zijn sociale zekerheidsbijdragen, overeenkomstig de bepalingen van artikel 62;
Art. 62. § 1. De kandidaat of inschrijver die personeel tewerkstelt dat onderworpen is aan de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid der arbeiders, voegt bij zijn aanvraag tot deelneming of zijn offerte, al naargelang, een attest van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid waaruit blijkt dat hij voldaan heeft aan de vereisten inzake de betaling van zijn bijdragen voor de sociale zekerheid. Het attest heeft betrekking op het voorlaatste afgelopen kalenderkwartaal vóór de uiterste datum voor de ontvangst van de aanvragen tot deelneming of offertes, al naargelang. De kandidaat of inschrijver heeft aan bovenvermelde vereisten voldaan, indien hij : 1° aan de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid al d e vereiste aangiften heeft toegezonden, tot en met diegene die slaan op het kalenderkwartaal bedoeld in het vorige lid, en 2° op deze aangiften geen bijdrageschuld heeft va n meer dan 3.000 euro of voor die schuld uitstel van betaling heeft verkregen en de afbetalingen daarvan strikt in acht neemt. Evenwel, zelfs wanneer de bijdrageschuld groter is dan 3.000 euro, zal de kandidaat of inschrijver in orde bevonden worden indien hij, alvorens de beslissing over de selectie van de kandidaten of tot de gunning van de opdracht wordt genomen, al naargelang, aantoont dat hij, op het einde van het kalenderkwartaal bedoeld in het tweede lid, op een aanbestedende overheid in de zin van artikel 2, 1°, van de wet of op een overheidsbedrijf in de zin van artikel 2, 2°, van de wet, één of meer schuldvorderingen bezit die zeker, opeisbaar en vrij van elke verbintenis tegenover derden zijn en waarvan het bedrag op 3.000 euro na, ten minste gelijk is aan de achterstallige bijdrageschulden. Voor de Belgische kandidaten en inschrijvers zal de aanbestedende overheid die informatie rechtstreeks opvragen via het elektronisch loket. § 2. De kandidaat of inschrijver die personeel uit een andere lidstaat van de Europese Unie tewerkstelt en dat niet beoogd is door § 1, voegt bij zijn aanvraag tot deelneming of zijn offerte, al naargelang, een attest dat uitgereikt werd door de bevoegde overheid en waarin bevestigd wordt dat hij, volgens de rekening die ten laatste de uiterste dag bepaald voor de ontvangst van de aanvragen tot deelneming of offertes, al naargelang, is opgemaakt, op die datum voldaan heeft aan de voorschriften inzake betaling van de bijdragen voor sociale zekerheid overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is. § 3. Indien de kandidaat of inschrijver personeel tewerkstelt dat zowel door § 1 als § 2 wordt beoogd, zijn de bepalingen van beide paragrafen toepasselijk. § 4. De in §§ 1 en 2 bedoelde attesten moeten niet worden voorgelegd wanneer het geraamde opdrachtbedrag niet hoger is dan 30.000 euro. In dat geval wint de aanbestedende overheid zelf inlichtingen in over de toestand van de kandidaat of inschrijver om na te gaan of hij aan de vereisten van dit artikel heeft voldaan.
Blz. 14
FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN
Ref.: Policy Manager
§ 5. De aanbestedende overheid kan inlichtingen inwinnen over de situatie van de kandidaat of de inschrijver die onderworpen is aan de sociale zekerheid van de zelfstandigen teneinde na te gaan of hij in orde is met de betaling van zijn bijdragen inzake sociale zekerheid. § 6. Het voorleggen bij de offerte van de attesten bepaald in de vorige paragrafen is niet vereist indien ze reeds bij de aanvraag tot deelneming waren gevoegd, mits ze op dezelfde periode slaan.
6° niet in orde is met de betaling van zijn belas tingen volgens de Belgische wetgeving of die van het land waar hij gevestigd is, overeenkomstig de bepalingen van artikel 63; Art. 63. De kandidaat of inschrijver voegt bij zijn aanvraag tot deelneming of zijn offerte, al naargelang, een attest waaruit blijkt dat hij voldaan heeft aan zijn beroepsmatige fiscale verplichtingen overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is. Het attest heeft betrekking op de laatste afgelopen fiscale periode vóór de uiterste datum voor de ontvangst van de aanvragen tot deelneming of offertes, al naargelang. De kandidaat of inschrijver heeft aan bovenvermelde verplichtingen toepasselijk in België voldaan, indien hij voor zijn gehele beroepsmatige fiscale verplichtingen geen schuld heeft van meer dan 3.000 euro, of voor die schuld uitstel van betaling heeft verkregen en de afbetalingen daarvan strikt in acht neemt. Evenwel, zelfs wanneer de beroepsmatige fiscale schuld groter is dan 3.000 euro, zal de kandidaat of inschrijver in orde bevonden worden indien hij, alvorens de beslissing over de selectie van de kandidaten of de gunning van de opdracht wordt genomen, al naargelang, aantoont dat hij, op het einde van de fiscale periode bedoeld in het eerste lid, op een aanbestedende overheid in de zin van artikel 2, 1°, van de wet of op een overheidsbedrij f in de zin van artikel 2, 2°, van de wet, één of m eer schuldvorderingen bezit die zeker, opeisbaar en vrij van elke verbintenis tegenover derden zijn en waarvan het bedrag op 3.000 euro na, ten minste gelijk is aan de achterstallige afbetaling van zijn beroepsmatige fiscale schulden. Voor de Belgische kandidaten en inschrijvers zal de aanbestedende overheid die informatie rechtstreeks opvragen via het elektronisch loket.
7° zich in ernstige mate heeft schuldig gemaakt a an het afleggen van valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen, opeisbaar bij toepassing van dit hoofdstuk, of die deze inlichtingen niet heeft verstrekt.
Wanneer een document of attest als bedoeld in 1° en 2° van het eerste lid van artikel 61, is vereist, niet wordt uitgereikt in het betrokken land of daarin niet alle in § 1 en in § 2, 1°, 2° of 3° van het zelfde artikel 61, bedoelde gevallen worden vermeld, kan het worden vervangen door een verklaring onder eed of, in landen waar niet in een eed is voorzien, door een plechtige verklaring van de betrokkene voor een gerechtelijke of overheidsinstantie, een notaris of een bevoegde beroepsorganisatie van het land van oorsprong of herkomst.
I.16.2 Kwalitatieve selectiecriteria I.16.2.1 Criteria betreffende de economische en financiële middelen van de inschrijver De financiële en economische draagkracht van de kandidaat of de inschrijver kan over het algemeen worden aangetoond door één of meer van de volgende referenties : 1° door een bankverklaring opgesteld overeenkomstig het model vervat in bijlage 3 van het K.B 15/07/2011 of, in voorkomend geval, door het bewijs van een verzekering tegen beroepsrisico's; Blz. 15
FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN
Ref.: Policy Manager
2° door de jaarrekeningen of de neergelegde jaarr ekeningen, indien de wetgeving van het land van de kandidaat of inschrijver deze neerlegging voorschrijft; 3° De inschrijver levert het bewijs van zijn econom ische en financiële draagkracht door middel van zijn omzet betreffende de activiteiten waarop de opdracht betrekking heeft en gerealiseerd in de laatste drie boekjaren. (per jaar !) Minimum: 500.000 €/jaar Indien de kandidaat of inschrijver om redenen die hij moet verantwoorden, niet in staat is de gevraagde referenties over te leggen, kan hij zijn economische en financiële draagkracht aantonen met andere documenten die de aanbestedende overheid geschikt acht.
I.16.2.2 Criteria betreffende de technische capaciteit van de inschrijver In geval van een opdracht voor diensten/leveringen kan de technische bekwaamheid of de beroepsbekwaamheid van de kandidaat of de inschrijver op één of meer van de volgende manieren worden bewezen, afhankelijk van de aard, de hoeveelheid of belangrijkheid en het doel van de diensten/leveringen. Eerste criterium betreffende de technische capaciteit van de inschrijver. De inschrijver moet de realisatie van ten minste twee gelijkaardig(e) project(en) aantonen, en dit voor een groep van een vergelijkbaar aantal interne gebruikers (projecten die zijn uitgevoerd binnen het bedrijf van de inschrijver of binnen het bedrijf/de bedrijven van de onderaannemer(s), zijn in dit verband uitgesloten). Hiertoe voorziet hij in een lijst van de belangrijkste opdrachten, door de inschrijver uitgevoerd in de loop van de drie laatste jaren, alsook van de analoge projecten die hij in dezelfde periode heeft gerealiseerd, naast de openbare en privé-instanties voor wie ze waren bestemd. Indien het om diensten aan publieke overheden gaat, wordt het bewijs geleverd door certificaten die zijn uitgeschreven of ondertekend door de bevoegde overheid. Indien het om diensten aan privépersonen gaat, worden de prestaties door de betrokkenen gecertificeerd; bij gebrek daaraan kan de inschrijver zijn prestaties zelf voor uitgevoerd verklaren. De inschrijver zal per referentie ook de datum, het totaalbedrag van de opdracht en de gegevens van een contactpersoon binnen de betrokken onderneming of organisatie vermelden. Het gebruik van het model “referentiemodel” (zie addenda aan het bestek: referentiemodel) is vereist voor de presentatie van de referenties. Tweede criterium betreffende de technische capaciteit van de inschrijver. De inschrijver zal melding maken van elk beroep op onderaanneming, met aanduiding van het gedeelte van de opdracht dat zal worden uitbesteed, naast de naam van de onderaannemers in kwestie.
I.16.3 Regelmatigheid van de offertes De offertes van de geselecteerde inschrijvers zullen worden gecontroleerd op hun regelmatigheid, in overeenstemming met het artikel 95 van het koninklijke besluit van 15 juli 2011 en met de beschikkingen in dit bestek, zoals hierboven beschreven. De onregelmatig bevonden offertes worden uitgesloten. Elk voorstel zal worden onderzocht om te verzekeren dat het in overeenstemming is met de gestelde behoeften. Indien wordt vastgesteld dat er aan een bepaalde behoefte niet wordt beantwoord, kan de offerte als zijnde onregelmatig worden beschouwd.
Blz. 16
FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN
Ref.: Policy Manager
De in de offerte van de inschrijver voorgestelde oplossing moet voldoen aan de technische behoeften die kunnen worden teruggevonden in dit bestek. Elk financieel of prijsvoorstel dat niet volledig is, dat contradicties of significante onjuistheden bevat of dat de eisen inzake de voorstelling van de kostprijs zoals die worden geformuleerd in dit bestek, niet respecteert, zal onregelmatig worden bevonden. Enkel regelmatig bevonden offertes worden in overweging genomen voor een toetsing aan de onderstaande criteria van gunning.
I.16.4 Gunningscriteria De keuze van de meest voordelige offerte zal door de FOD Financiën gemaakt worden op basis van de gegevens en de inlichtingen die door de inschrijver bij zijn offerte worden gevoegd en op basis van de hierna beschreven criteria.
De inschrijver zal bij zijn offerte alle noodzakelijke inlichtingen voegen voor de evaluatie van zijn offerte in het licht van de toewijzingscriteria en hun eventuele subcriteria, zoals hieronder gedetailleerd. Alle criteria (en eventuele subcriteria) krijgen een weegcoëfficiënt waarmee de verkregen score zal worden vermenigvuldigd. De hieronder vermelde criteria zijn de enige die gehanteerd zullen worden voor de keuze tussen de offertes. Volgende criteria zijn van toepassing bij de gunning van de opdracht:
Prijs Technische oplossing – Functionaliteit en integratie met huidige IAM-platform (III.3.4) Technische oplossing – Modulariteit en uitbreidbaarheid van de oplossing (III.3.4) Technische oplossing – Integratie met de standaarden van FOD Financiën (III.3.3, III.3.5, III.3.6, III.5, III.2) Methodologie, analyses en ontwikkelingen (III.4, III.2.1) Kwaliteit van het team dat wordt ingeschakeld voor de realisatie van het project (globaal & individueel) Waarborg, onderhoud Kwaliteit en duidelijkheid van de offerte
Volgende offertes komen niet in aanmerking voor de toewijzing van de opdracht: De offertes die geen 60 % van de punten behalen voor de afzonderlijke criteria - "Technische oplossing – Functionaliteit en integratie met huidige IAM-platform" - "Technische oplossing – Integratie met de standaarden van de FOD Financiën"
Het criterium « Prijs » zal als volgt worden afgewogen:
Pr P = Pmax × min Pr offerte
waarbij:
Blz. 17
40 20 10 10 10 5 3 2
FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN
• • • •
Ref.: Policy Manager
Prmin = laagste prijs van de regelmatig bevonden offertes waarmee rekening gehouden wordt voor de toewijzing van de opdracht Profferte = prijs van de offerte P = punten toegekend aan het criterium « Prijs » Pmax = weging van het criterium « Prijs »
Het bepalen van de eindscore verloopt als volgt: De waarderingscijfers voor de bovenvermelde gunningscriteria, met inbegrip van de prijs, zullen worden opgeteld. De opdracht zal worden toegewezen aan de inschrijver die de hoogste eindscore behaalt.
Blz. 18
FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN
Ref.: Policy Manager
II. Contractuele bepalingen Dit tweede deel regelt de procedure die betrekking heeft op de uitvoering van de opdracht. Voor zover er niet van afgeweken wordt, is het koninklijk besluit van 14 januari 2013 en latere wijzigingen tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van toepassing, alsmede de bepalingen van de bijlage bij dit koninklijk besluit betreffende de algemene aannemingsvoorwaarden, en latere wijzigingen.
II.1 De bestelbon en haar modaliteiten De bestelbon is geadresseerd aan de opdrachtnemer, en dit ofwel via een aangetekend schrijven, ofwel per fax, ofwel via elk ander medium waarmee de verzendingsdatum absoluut zeker kan worden vastgesteld. De correspondentie naar aanleiding van de bestelbon (en van de uitvoering van de diensten) volgt dezelfde regels als die voor de verzending van de bestelbon, telkens een partij zichzelf een bewijs van haar interventie wenst te bezorgen. Zo de bestelbon na afloop van de termijn van twee werkdagen wordt ontvangen, kan de leveringstermijn worden verlengd pro rata van de vertraging, die werd vastgesteld voor de ontvangst van de bestelbon, en dit na een schriftelijk en gerechtvaardigd verzoek vanwege de opdrachtnemer. Indien de bestellende dienst na een onderzoek van het schriftelijke verzoek van de opdrachtnemer meent dat dit laatste geheel of gedeeltelijk is gegrond, zal hij schriftelijk meedelen welke verlenging van de termijn er wordt aanvaard. In het geval van een duidelijk niet correct of niet volledig opgemaakte bestelbon die elke uitvoering van de bestelling onmogelijk maakt, zal de opdrachtnemer de besteller hiervan onmiddellijk schriftelijk op de hoogte brengen zodat er een oplossing wordt gevonden om een normale uitvoering van de bestelling mogelijk te maken. Indien nodig vraagt de opdrachtnemer om een verlenging van de uitvoeringstermijn onder dezelfde voorwaarden als die voorzien in het geval van een laattijdige ontvangst van de bestelbon. In elk geval zijn klachten aangaande de bestelbon niet meer ontvankelijk indien ze niet werden ingediend binnen 15 kalenderdagen te rekenen vanaf de eerste dag die volgt op de dag waarop de opdrachtnemer de bestelbon heeft ontvangen.
II.2 Leidend ambtenaar De leiding over en het toezicht op de uitvoering van de diensten zal gebeuren door de leidend ambtenaar: Naam: Louis Collet Adres: Koning Albert II laan 33 bus 95. 1030 Brussel.
Blz. 19
FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN
Ref.: Policy Manager
II.3 Borgtocht Volgende borgtocht wordt gevraagd: 5 % van het bedrag van de opdracht (excl. btw), afgerond naar het hogere tiental. De borgtocht kan overeenkomstig de wettelijke en reglementaire bepalingen hetzij in contanten, hetzij in overheidsfondsen, hetzij in de vorm van een collectieve borgtocht worden gesteld. De borgtocht kan eveneens worden gesteld in de vorm van een garantie die wordt verleend door een kredietinstelling die voldoet aan de bepalingen van de wet van 22 maart 1993 op het statuut van en het toezicht op de kredietinstellingen of door een verzekeringsonderneming die voldoet aan de bepalingen van de wet van 9 juli 1975 betreffende de controle der verzekeringsondernemingen en erkend voor de tak 15 (borgtocht). Binnen dertig kalenderdagen na de dag waarop de opdracht werd afgesloten, moet de aannemer een bewijs leveren van de samenstelling van een borgtocht door zichzelf of door een derde, op een van de volgende manieren: 1° wanneer het gaat om een borgstelling in speciën , door middel van de overschrijving van het bedrag op de postchequerekening van de Deposito- en Consignatiekas (PR nr. 679-200409979, IBAN: BE58 6792 0040 9979, BIC: PCHQBEBB) of van een openbare instelling die een functie vervult die gelijkaardig is aan die van de genoemde Kas, hierna genoemd openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult. 2° wanneer het openbare fondsen betreft, door het deponeren ervan in handen van de kassier van de staat op de zetel van de Nationale Bank in Brussel of in een van de agentschappen ervan op het platteland, voor rekening van de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 3° wanneer het een collectieve borgtocht betreft, d oor het deponeren door een vennootschap die deze activiteit rechtsgeldig vervult van een akte van hoofdelijke borgtocht bij de Deposito- en Consignatiekas of bij een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 4° wanneer het een garantie betreft, door de akte v an verbintenis van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming. Dat bewijs wordt naargelang het geval geleverd door de overlegging aan de aanbestedende overheid: 1° ofwel van het reçu van deponering van de Deposit o- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 2° ofwel het debetbericht van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming; 3° ofwel de erkenning van deponering die is uitgere ikt door de kassier van de staat of door een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 4° ofwel het origineel van de akte van hoofdelijke borgtocht, geviseerd door de Deposito- en Consignatiekas of door een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 5° ofwel het origineel van de akte van verbintenis, opgesteld door de kredietinstelling of de verzekeringsonderneming die een garantie verleent. Deze documenten, ondertekend door de bewaargever, geven aan ten bate van wie de borgtocht wordt gesteld, de nauwkeurige bestemming ervan door de beknopte vermelding van het voorwerp van de opdracht en van de referentie van het bijzonder bestek, alsook de naam, voornaam en het volledige adres van de opdrachtnemer en eventueel van de derde die de deponering voor rekening heeft gedaan, met de vermelding van “geldschieter” of “lasthebber”, naargelang het geval. Wanneer de opdrachtnemer de borgtocht niet stelt binnen de in artikel 27 vermelde termijn, wordt hij in gebreke gesteld per aangetekend schrijven. Deze ingebrekestelling geldt als proces-verbaal in de zin van artikel 44, § 2. Wanneer hij de borgtocht niet stelt binnen een laatste termijn van vijftien dagen vanaf de verzendingsdatum van het aangetekend schrijven, kan de aanbestedende overheid : Blz. 20
FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN
Ref.: Policy Manager
1° hetzij overgaan tot een ambtshalve borgstelling via afhoudingen van de op de beschouwde opdracht verschuldigde bedragen. In dat geval wordt een straf opgelegd ten belope van twee procent van het oorspronkelijke opdrachtbedrag;
2° hetzij een ambtshalve maatregel toepassen. In el k geval sluit de verbreking van de opdracht op deze basis de toepassing van straffen of vertragingsboetes uit. Wanneer de borgtocht niet meer integraal is gesteld en de opdrachtnemer nalaat het ontbrekende aan te vullen, kan de aanbestedende overheid van de te betalen bedragen een som, gelijk aan het ontbrekende, afhouden en deze aanwenden om de borgtocht opnieuw aan te vullen. De hierboven genoemde termijn van dertig kalenderdagen wordt geschorst tijdens de sluitingsperiode van de onderneming van de opdrachtnemer voor de dagen van de betaalde jaarlijkse vakantie en de inhaalrustdagen waarin reglementair of in een algemeen verbindend verklaarde collectieve arbeidsovereenkomst wordt voorzien. Deze periodes worden vermeld en bewezen in de offerte of worden zij, van zodra zij bekend zijn, onmiddellijk aan de aanbestedende overheid medegedeeld. Het bewijs van de borgstelling moet worden verstuurd naar het volgende adres: FOD Financiën Stafdienst B&CG Afdeling Vastleggingen Koning Albert II-laan 33 – Bus 785 1030 Brussel Het verzoek van de opdrachtnemer om over te gaan tot de oplevering geldt als : 1° in geval van de voorlopige oplevering : verzoe k tot vrijgave van de eerste helft van de borgtocht; 2° in geval van de definitieve oplevering : verzo ek tot vrijgave van, hetzij de tweede helft, hetzij het geheel van de borgtocht, al naargelang al dan niet in een voorlopige oplevering is voorzien. In de mate dat de borgtocht kan worden vrijgegeven, verleent de aanbestedende overheid, binnen vijftien dagen na de dag van het verzoek, handlichting aan de Deposito- en Consignatiekas, aan de openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult, aan de kredietinstelling of aan de verzekeringsonderneming, al naargelang. Na deze termijn heeft de opdrachtnemer recht op de betaling : 1° hetzij van een intrest, die in geval van stort ing in speciën of publieke fondsen, overeenkomstig artikel 69, § 1, wordt berekend op de neergelegde bedragen, eventueel verminderd met de gestorte intrest door de Deposito- en Consignatiekas of door een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult. De aanvraag tot teruggave van de borgtocht geldt in dat geval als schuldvordering voor de betaling van deze intrest; 2° hetzij van de gemaakte kosten voor het behoud van de borgstelling, in geval van collectieve borgstelling of van een waarborg toegestaan door een kredietinstelling of een verzekeringsonderneming.
II.4 Uitvoering van de opdracht
II.4.1 De termijnen De opdrachtnemer moet erop toezien dat de systemen die bestemd zijn voor de uitvoering van de opdracht, operationeel zijn binnen de 15 maanden die volgen op de datum van verzending van de
Blz. 21
FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN
Ref.: Policy Manager
bestelbon. Plaats van uitvoering van de opdracht en bijzonderheden: Brussel.
II.4.2 Plaats van uitvoering en specifieke bepalingen De uitvoering van de opdracht zal voornamelijk plaatsvinden Stafdienst ICT. Indien er gedurende bepaalde periodes op andere locaties zou moeten worden gewerkt, worden de verplaatsingskosten in principe niet terugbetaald door de FOD Financiën. Een deel van de opdracht kan ook worden gepresteerd in de lokalen van de opdrachtnemer, indien deze werkzaamheden niet elders kunnen worden gepresteerd of indien de FOD Financiën daar een specifiek voordeel uit haalt. Met het oog op een optimale samenwerking met de personeelsleden van de FOD Financiën, moet het personeel van de opdrachtnemer dat prestaties verzorgt binnen de gebouwen van de FOD Financiën, zoveel mogelijk hetzelfde werkschema aanhouden als de collega’s van Financiën. Onder normale kantooruren worden verstaan alle werkdagen van maandag tot vrijdag, van 07u30 tot 18u00, volgens de variabele uurregeling die bij de FOD Financiën van kracht is. De data van 2 november, en de periode tussen kerstdag en Nieuwjaar worden net als de eerste werkdag van het jaar door de FOD Financiën beschouwd als feestdagen. Er worden ook verplichte "bruggen" voorzien die elk jaar zullen worden meegedeeld.
II.4.3 Personeel van de opdrachtnemer 1
Voor deze opdracht zal de opdrachtnemer een projectleider aanduiden (in het kader van PMfin ook omschreven als de "externe projectcoördinator") die hem zal vertegenwoordigen in zijn contacten met de FOD Financiën. Het personeel van de opdrachtnemer dat zal worden ingezet om de opdracht te realiseren, moet: • •
over de nodige ervaring beschikken in het kader van de voorgestelde oplossing of vergelijkbare oplossingen; in staat zijn om alle noodzakelijke teksten, verslagen, samenvattingen, enz. te begrijpen die door beide partijen in het kader van onderhavige opdracht worden gebruikt of geproduceerd, en dit zowel in het Nederlands als in het Frans. Over voldoende mondelinge en schriftelijke kennis beschikken om te kunnen communiceren in het Nederlands of in het Frans, en indien mogelijk in beide talen door elkaar;
• De projectverantwoordelijke moet bovendien mondeling kunnen communiceren in het Nederlands en in het Frans. De dienst voor assistentie en technische ondersteuning moet bovendien vlot kunnen communiceren in beide talen.
Het personeel van de opdrachtnemer moet voldoen aan alle wettelijke bepalingen die in België gelden aangaande immigratie en werkvergunning. De opdrachtnemer staat tegenover de FOD Financiën borg voor elke schade in het algemeen die de FOD Financiën zou kunnen ondervinden ten gevolge van de niet-naleving van de wettelijke bepalingen ter zake door de opdrachtnemer of zijn personeelsleden. De opdrachtnemer moet beschikken over voldoende personeel met de nodige en geschikte kennis voor de uitvoering van de taken. Het betrokken personeel moet eveneens beschikken over voldoende kennis van de instrumenten die in het kader van het project worden gebruikt. De opdrachtnemers moeten in staat zijn om onmiddellijk tegemoet te komen aan de behoeften die ingevolge de gunning van de opdracht zullen ontstaan. 1
unieke projectmethodologie van de FOD Financiën gebaseerd op de internationaal erkende methodologie Prince2 Blz. 22
FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN
Ref.: Policy Manager
Het projectteam dat door de opdrachtnemer ter beschikking wordt gesteld, moet voldoende zijn met het oog op een goede uitvoering van de opdrachten die hem worden toevertrouwd. Het personeel dat wordt ingezet voor de uitvoering van de opdracht moet hetzelfde zijn als het in de offerte voorgestelde personeel. Desgevallend zal het personeel dat ter beschikking wordt gesteld voor de uitvoering een gelijkwaardig niveau en gelijkwaardige ervaring bezitten. De FOD Financiën moet akkoord gaan met de samenstelling van het team dat wordt voorgesteld voor het project. De opdrachtnemer garandeert voor de volledige duur van de opdracht de stabiliteit van de personen die worden belast met de uitvoering van onderhavige opdracht. In de loop van de uitvoering zal de opdrachtnemer geen wijzigingen aanbrengen in de samenstelling van het projectteam zonder voorafgaande toestemming van de FOD Financiën. De opdrachtnemer vervangt onmiddellijk al de personeelsleden die, volgens de aanbestedende overheid, de goede uitvoering van de opdracht belemmeren wegens hun onbekwaamheid, hun slechte wil of hun algemeen gekend wangedrag. (artikel 16 Koninklijk Besluit 14 januari 2011). De wijziging dient plaats te vinden binnen tien werkdagen na het verzoek vanwege de FOD Financiën en dient kosteloos te geschieden, te rekenen vanaf de kennisgeving van het incident aan de inschrijver. De inschrijvers voegen bij hun offerte de curricula vitae (volgens het “curriculum vitae”-model) van de medewerkers die worden belast met de uitvoering van de opdracht. De offerte moet een duidelijk voorstel bevatten voor de daadwerkelijke samenstelling van het projectteam en het type van de profielen die zullen meewerken aan de uitvoering van de opdracht. Een bepaald aantal personen kan worden voorgesteld volgens profiel, maar de inschrijver moet aangeven hoeveel en welke personeelsleden deel zullen uitmaken van het daadwerkelijke projectteam. De lijst met voorgestelde personeelsleden (effectieve en eventuele plaatsvervangers) zal worden beschouwd als een exhaustieve lijst van alle personeelsleden die in aanmerking komen om deel uit te maken van het projectteam.
II.4.4 Onderaannemers De opdrachtnemer blijft aansprakelijk ten opzichte van de aanbestedende overheid wanneer hij de uitvoering van zijn verbintenissen geheel of gedeeltelijk aan derden toevertrouwt. De aanbestedende overheid heeft geen enkele contractuele band met die derden. De aanbestedende overheid eist dat de onderaannemers van de opdrachtnemer, in verhouding tot het deel van de opdracht dat zij zullen uitvoeren voldoen aan de minimumeisen inzake financiële en economische draagkracht en technische en beroepsbekwaamheid die door de opdrachtdocumenten zijn opgelegd;
In elk geval blijft alleen de opdrachtnemer aansprakelijk ten aanzien van de aanbestedende overheid. In volgende gevallen doet de opdrachtnemer verplicht een beroep op bepaalde onderaannemers en is het inzetten van andere onderaannemers onderworpen aan de toestemming van de aanbestedende overheid : 1° wanneer de opdrachtnemer voor zijn kwalitatiev e selectie gebruik heeft gemaakt van de draagkracht van bepaalde onderaannemers overeenkomstig artikel 74 van het koninklijk besluit klassieke sectoren; 2° wanneer de opdrachtnemer bepaalde onderaanneme rs in zijn offerte heeft voorgedragen overeenkomstig artikel 12 van het koninklijk besluit klassieke sectoren;
Blz. 23
FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN
Ref.: Policy Manager
Bij een wijziging van onderaannemer voor de offerte zal de opdrachtnemer de FOD Financiën op de hoogte brengen, die zijn akkoord moet geven alvorens de opdrachtnemer tot deze wijziging kan overgaan. Het is de opdrachtnemer verboden het geheel of een gedeelte van de opdracht toe te vertrouwen aan een aannemer, leverancier of dienstverlener die zich in een van de gevallen bevindt bedoeld in artikel 61 van het koninklijk besluit klassieke sectoren.
II.4.5 Middelen die ter beschikking worden gesteld door de FOD Financiën II.4.5.1 Technische middelen De opdrachtnemer stelt aan zijn personeelsleden al het nodige materiaal ter beschikking met het oog op de uitvoering van hun opdracht (draagbare computer, enz.). Er geldt dat de FOD Financiën aan de personeelsleden van de opdrachtnemer tijdens hun opdracht maximaal vier kantoorplaatsen tegelijk ter beschikking stelt van het type « shared desk », zonder kasten. Het personeel van de opdrachtnemer krijgt indien nodig een beperkte toegang tot het netwerk van de FOD Financiën, naast een e-mailadres. De FOD Financiën beschikt niet over parkeerplaatsen voor het personeel van de opdrachtnemer. De FOD Financiën zal geen enkele aanpassing verrichten aan de werkposten van de personeelsleden van de opdrachtnemer met het oog op hun goede werking binnen de infrastructuur van de FOD Financiën. De opdrachtnemer kan in geen geval overgaan tot een wijziging, verstoring of overbelasting van de infrastructuur van de FOD via de toevoeging van werkposten voor zijn personeel in deze infrastructuur, behalve voor wat rechtstreeks is gekoppeld aan de ontwikkeling van de betrokken toepassing. De opdrachtnemer is geheel verantwoordelijk voor de bescherming van de bewuste werkposten tegen virussen en voor het beheer van de posten. Hij zal prioritair gebruik maken van de tools die door de FOD Financiën ter beschikking worden gesteld. In het geval dat er andere softwareprogramma’s zouden moeten worden gebruikt in het kader van het project, zal dat gebruik, na aanvaarding door de stuurgroep, onder de verantwoordelijkheid van de opdrachtnemer vallen en zal de kostprijs van dat gebruik vervat liggen in de prijs van de diensten. Het personeel van de opdrachtnemer moet de interne procedures en de reglementen betreffende het gebruik van en de toegang tot de ter beschikking gestelde middelen naleven, en kan geen toevoeging of wijziging vragen voor wat betreft de werkomgeving van de aanbestedende overheid. Als bepaalde gebreken in de logistieke ondersteuning de dienstverlening in het gedrang zouden brengen, moet er een beroep worden gedaan op de arbitragemogelijkheden die beschreven staan in punt “Verweermiddelen van de administratie – Geschillen” vooraleer men zijn toevlucht neemt tot een rechtsgeding.
II.4.5.2 Taken van de medewerkers van de FOD Financiën De medewerkers van de FOD Financiën nemen deel aan het/de project(en) voor wat betreft: • • • • •
de definitie van de inhoud van het project; de participatie in de keuze van oplossingen: architectuur, enz.; het valideren van documenten voor de realisatie: specificatiedossiers, realisatiedossiers, aanvaardingsdossier, testdossier, gebruikershandleidingen, handleidingen voor maintenance, enz.; de relatieve kwaliteitscontroles, onder meer controle van overeenstemming van documentatie met realisatie, van respect voor normen inzake documentatie en programmering, enz.; indien van toepassing: de verplichte deelname aan testen voor technische en functionele oplevering, of het nu gaat om functioneringstesten, om integratietesten of om testen inzake de algemene werking;
Blz. 24
FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN
•
Ref.: Policy Manager
de logistieke ondersteuning van de realisatieteams, voor wat betreft het ter beschikking stellen van de noodzakelijke technische middelen met het oog op de realisatie, al naargelang wat er in gezamenlijk overleg werd bepaald.
De realisatie zal stap na stap van zeer nabij worden opgevolgd door medewerkers van de FOD Financiën, die, met de nodige hulp van de opdrachtnemer, zullen worden belast met het het bewaken (en indien nodig definiëren) van de normen en standaarden op het vlak van (waar van toepassing) architectuur, implementeringsregels, werkprocedures, documentatie, programmering, enz. Ze dienen er ook op toe te zien dat de normen strikt worden nageleefd, zodat kan worden gegarandeerd dat de geïmplementeerde oplossingen nadien integraal en zonder specifieke problemen kunnen worden overgenomen door de FOD Financiën.
II.4.6 Te respecteren normen en standaarden De realisatieteams die door de opdrachtnemer aan de FOD Financiën ter beschikking worden gesteld, zullen de methodes en de standaarden toepassen die door de FOD Financiën worden gespecificeerd of die met zijn akkoord worden gekozen. Deze standaarden hebben minimaal betrekking op: • • • • • •
technische standaarden voor software; de methode van projectbeheer (PMFin, unieke projectmethodologie van de FOD Financiën gebaseerd op de internationaal erkende methodologie Prince2); het verzorgen van de documentatie; de regels voor de programmering (opmaak, codestructuren, commentaren, afspraken inzake naamgeving, ontwikkelingsstandaarden conform ICT-fundamenten, inbegrepen Open Standaarden, enz.); de beheersregels, ingesteld door de beheersdiensten van de besturingsomgevingen; de procedures voor de kwaliteitsgarantie.
Alle door de FOD Financiën gehanteerde standaarden zijn terug te vinden in een verklarend document, beschikbaar op http://minfin.fgov.be/portail2/nl/modernisation/ict.htm#B (onder ”ICT Fundamenten (FOD Financiën)”) en http://minfin.fgov.be/portail2/fr/modernisation/ict.htm#B (onder “Fondements ICT (SPF Finances) ”). Elke verwijzing die wordt gemaakt naar om het even welke standaard of methodologie in dit bestek, is afhankelijk van de exacte beschrijving in het officiële document op deze site. Alleen het tactisch comité is binnen de FOD Financiën bevoegd om standaarden en methodologieën te wijzigen of toe te voegen. Als de opdrachtnemer nood heeft aan goedkeuring van een nieuwe standaard, zal hij een verzoek moeten indienen bij het tactisch comité en zich geheel moeten onderwerpen aan diens beslissing.
Blz. 25
FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN
Ref.: Policy Manager
II.4.7 Veranderingsbeheer ( “change management” ) Algemeen Op elk ogenblik, tijdens de uitvoering van de overeenkomst, kan de FOD Financiën aan de opdrachtnemer voorstellen om het even welk aspect van de uitvoering van de opdracht, onder andere de inhoud van de diensten, te wijzigen, uit te breiden of te beperken (“wijzigingsvoorstel”, in PMFin request for change). Activiteiten of aspecten die de opdrachtnemer bij het indienen van zijn offerte geanticipeerd of voorzien kon hebben of die er redelijkerwijze deel van uitmaken, zijn in de uitvoering van de overeenkomst inbegrepen en zullen dan ook niet het voorwerp kunnen zijn van een wijzigingsvoorstel. De opdrachtnemer zal zijn goedkeuring van een wijzigingsvoorstel van de FOD Financiën niet weigeren indien de beoogde wijziging een vermindering van de kosten of volumes met zich meebrengt. Totdat een wijzigingsvoorstel door de partijen formeel goedgekeurd (ook in de stuurgroep) is en tenzij de partijen schriftelijk anders overeengekomen zijn, zal de opdrachtnemer de opdracht blijven uitvoeren alsof er geen wijzigingsvoorstel voorligt. De opdrachtnemer zal als enige aansprakelijk zijn voor om het even welke schade of verlies die voortvloeien uit de uitvoering van een wijziging waartoe de FOD Financiën niet zijn voorafgaande schriftelijke toestemming heeft gegeven. Modaliteiten De opdrachtnemer verzekert dat hij steeds over de nodige mensen en middelen zal beschikken om wijzigingen uit te voeren. Een wijziging kan enkel aanleiding geven tot een prijsaanpassing indien deze een materiële en bewezen meerkost voor de opdrachtnemer inhoudt. De opdrachtnemer zal geen bijkomende kosten aanrekenen voor zijn studie of voorbereiding van rapportering over een wijzigingsvoorstel. Procedure Onverminderd het artikel 37 van het Koninklijk besluit van 14 januari 2013, zal een wijziging van de overeenkomst slechts bindend zijn indien zij voorgesteld, behandeld en goedgekeurd door de ordonnateur wordt in overeenstemming met deze bepaling. Indien een partij wijzigingen wenst aan te brengen aan de overeenkomst, zal het de andere partij schriftelijk de details van deze wijziging overmaken. Artikel 37 Ongeacht de wijze waarop de prijzen worden bepaald, is de aanbestedende overheid gerechtigd de oorspronkelijke opdracht eenzijdig te wijzigen, voor zover cumulatief aan de volgende voorwaarden is voldaan : 1° het voorwerp van de opdracht blijft onverander d; 2° buiten de toepassing van de artikelen 26, § 1, 2°, a) en b), en 3°, b) en c), en 53, § 2, 2° en 4 °, a) en b), van de wet, blijft de wijziging in waarde beperkt tot vijftien percent van het oorspronkelijke opdrachtbedrag; 3° zo nodig wordt voorzien in een passende compen satie voor de opdrachtnemer. Van de essentiële bepalingen en voorwaarden van de opdracht kan evenwel enkel op gemotiveerde wijze worden afgeweken, en dit :
Blz. 26
FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN
Ref.: Policy Manager
1° hetzij door een wijzigingsbevel of elke andere eenzijdige beslissing van de aanbestedende overheid; 2° hetzij door een bijakte. Indien FOD Financiën een wijziging voorstelt, zal de opdrachtnemer binnen een redelijke termijn, maar zonder bijkomende kosten, een schatting overmaken aan FOD Financiën van de verwachte tijd die nodig is voor de implementatie van de wijziging en het verwachte effect van deze wijziging op de opdracht. Indien FOD Financiën beslist om deze wijziging niet door te voeren, zal er geen wijziging aangebracht worden aan de overeenkomst. Indien FOD Financiën deze wijziging wenst door te voeren, de opdrachtnemer zal de overeengekomen wijziging onmiddellijk uitvoeren in overeenstemming met de wat in deze bijlage overeengekomen is. Indien de opdrachtnemer een wijziging voorstelt om de resultaten van de opdracht te verbeteren, moet FOD Financiën het voorstel onderzoeken. Indien de FOD Financiën het wijzigingsvoorstel goedkeurt, de opdrachtnemer zal de wijziging onmiddellijk uitvoeren.
II.4.8 Bijzondere verbintenissen betreffende verkregen informatie Alle resultaten en verslagen die door de opdrachtnemer worden geproduceerd tijdens de uitvoering van deze opdracht, vormen de eigendom van de aanbestedende overheid en mogen niet worden gepubliceerd of gecommuniceerd aan derden, tenzij na de schriftelijke toelating vanwege de aanbestedende overheid. De uitvoerder van de diensten en zijn medewerkers zijn gebonden aan een zwijgplicht betreffende de informatie waarvan ze bij de uitvoering van deze opdracht kennis zullen nemen. Deze informatie kan in geen geval worden gecommuniceerd aan derden zonder de schriftelijke toelating van de aanbestedende overheid. De opdrachtnemer mag deze opdracht evenwel als referentie vermelden. Alle inlichtingen waarvan de personeelsleden van de opdrachtnemer kennis zullen nemen in het kader van de opdracht, alle documenten die hen worden toevertrouwd, alle vergaderingen waaraan ze deelnemen, worden als strikt vertrouwelijk beschouwd. De informatie in kwestie: • •
•
kan worden vastgelegd op eender welke informatiedrager, zoals papier, film, magneetband, schijf, diskette, geïntegreerde montage, enz.; kan mondeling aan de opdrachtnemer worden verstrekt, via een demonstratie en/of via overdracht van een informatiedrager met de gewenste informatie; de informatie kan ook aan de opdrachtnemer ter kennis worden gebracht ter gelegenheid van de uitvoering van onderhavige opdracht of van een taak die hem in het kader van onderhavige opdracht door de FOD Financiën wordt toevertrouwd; kan bijvoorbeeld geheel of gedeeltelijk bestaan uit studies, handleidingen, ontwerpplannen, fabricageplannen, technische beschrijvingen, detailplannen, functionele specificaties, procedures, computerprogramma’s, uitvoerbare codes, berekeningen, enz.
De opdrachtnemer verbindt zich tot geheimhouding, zowel tijdens als na de uitvoering van de opdracht, van alle vertrouwelijke gegevens, van welke aard ook, die hem zullen worden meegedeeld of waarvan hij in de loop van zijn opdracht kennis zal nemen. De opdrachtnemer garandeert dat zijn personeel en zijn onderaannemers de vertrouwelijkheid van de gegevens zullen respecteren. Hij verbindt zich ertoe geen vertrouwelijke gegevens te verstrekken aan derden, inbegrepen eventuele filialen en andere ondernemingen die met de opdrachtnemer zijn geassocieerd. Hij zal aan zijn personeelsleden en aan die van zijn onderaannemers die rechtstreeks Blz. 27
FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN
Ref.: Policy Manager
bij de opdracht zijn betrokken, enkel de gegevens bekendmaken die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van hun taken in het kader van onderhavige opdracht. De hierboven genoemde verplichtingen zijn niet van toepassing op informatie van de FOD Financiën: • • • •
waarvan de opdrachtnemer op een voor de FOD Financiën aanvaardbare wijze kan aantonen dat ze reeds in zijn bezit was op het moment dat ze hem voor het eerst door de FOD Financiën werd meegedeeld; die, op het moment dat ze bekend was bij de FOD Financiën, reeds openbaar was; die, nadat ze bekend was bij de FOD Financiën, openbaar werd gemaakt op een andere wijze dan door toedoen van de opdrachtnemer; of die de opdrachtnemer van een derde heeft verkregen die te goeder trouw beschikte over de informatie van de FOD Financiën en die was gemachtigd om deze mee te delen aan de opdrachtnemer.
De opdrachtnemer verbindt zich ertoe: • •
om het geheel of een gedeelte van de informatie van de FOD Financiën niet te kopiëren, indien deze zich bevindt op een drager die hem door de FOD Financiën ter beschikking werd gesteld; om anderzijds het geheel of een gedeelte van de informatie van de FOD Financiën niet vast te leggen op een informatiedrager, behalve voor de uitvoering van taken die hem door de FOD Financiën werden opgelegd en voor zover dit noodzakelijk is.
Alle informatie die door de FOD Financiën aan de opdrachtnemer ter beschikking wordt gesteld, en elke informatiedrager met informatie van de FOD Financiën, die aan de opdrachtnemer door de FOD Financiën wordt toevertrouwd, blijven de integrale eigendom van de FOD Financiën. Ook indien de opdrachtnemer deze informatie, of een deel ervan, heeft gekopieerd of vastgelegd, blijft deze informatie de integrale eigendom is van de FOD Financiën. De FOD Financiën behoudt op elk moment het recht om de opdrachtnemer te verzoeken om het geheel of een gedeelte van de informatiedragers waarop de opdrachtnemer de informatie van de FOD Financiën heeft opgeslagen, terug te bezorgen. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe de gevraagde dragers onmiddellijk terug te bezorgen zonder ze te kopiëren. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe om na afloop van de uitvoering van de opdracht zonder verwijl aan de FOD Financiën alle informatiedragers terug te bezorgen die informatie van de FOD Financiën bevatten en die aan de opdrachtnemer ter beschikking werden gesteld met het oog op de uitvoering van de opdracht, voor zover deze informatiedragers nog niet eerder werden terugbezorgd aan de FOD Financiën. Alle informatie van de FOD Financiën blijft de eigendom van de FOD Financiën. Door informatie ter beschikking te stellen verleent de FOD Financiën aan de opdrachtnemer geen enkel licentierecht, expliciet noch impliciet, op patenten, auteursrechten of andere intellectuele rechten. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe om zich te onthouden van alle industriële toepassingen van de informatie van de FOD Financiën en om die informatie voor geen andere doeleinden te gebruiken dan voor de uitvoering van onderhavige opdracht of van een taak die hem door de FOD Financiën werd toevertrouwd in het kader van onderhavige opdracht. De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor alle schade waarvan de FOD Financiën het slachtoffer zou zijn ten gevolge van het niet respecteren door de opdrachtnemer zelf of door leden van zijn personeel van de verplichtingen die hem worden opgelegd krachtens onderhavig artikel.
Blz. 28
FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN
Ref.: Policy Manager
II.4.9 Aansprakelijkheden Aansprakelijkheid Leveringen De leverancier is aansprakelijk voor zijn leveringen tot op het ogenblik dat de levering gecontroleerd is, behalve wanneer het verlies of de beschadiging in de magazijnen van de bestemmeling te wijten zijn aan feiten of omstandigheden die zijn bedoeld in artikels 54 en 56 van het koninklijke besluit 14 januari 2013.
Aansprakelijkheid Diensten De opdrachtnemer draagt de volle aansprakelijkheid voor de fouten en nalatigheden die in de verleende diensten voorkomen, inzonderheid in de studies, de berekeningen, de plannen of in alle andere ter uitvoering van de opdracht door hem voorgelegde stukken. De diensten die niet beantwoorden aan de bepalingen en de voorwaarden van de opdracht of niet werden verleend overeenkomstig de regels van de kunst, dienen door de dienstverlener te worden herbegonnen. Zo niet geschiedt dit door het nemen van een ambtshalve maatregel door de aanbestedende overheid op kosten en risico's van de dienstverlener, via een van de middelen van optreden vermeld in artikel 155. De dienstverlener stelt zich bovendien bloot aan boetes en straffen wegens niet-naleving van de bepalingen en voorwaarden van de opdracht. De opdrachtnemer verzekert dat alle diensten die dienen te worden uitgevoerd in het kader van de overeenkomst, worden uitgevoerd conform de beste professionele normen, met inachtneming van de voorziene termijnen, en door voldoende onderlegde en kundig personeel. De opdrachtnemer heeft bijgevolg een resultaatverplichting.
II.5 Looptijd De opdrachtnemer moet erop toezien dat de systemen die bestemd zijn voor de uitvoering van de opdracht, operationeel zijn binnen de 15 maanden die volgen op de datum van verzending van de bestelbon. Het onderhoud begint pas na het verstrijken van de waarborgtermijn. De onderhoudsperiode moet voorzien zijn voor een duur van 21 maanden.
II.6 Opvolging van de uitgevoerde diensten en controle door derden II.6.1 Opvolging van de goede uitvoering van de opdracht De FOD Financiën heeft het recht om permanent toezicht te houden op de leveringen en de diensten die worden uitgevoerd door het team dat bij de uitvoering van de opdracht betrokken is. Het uitvoerende team moet aan de vertegenwoordigers van de FOD Financiën alle nodige inlichtingen en faciliteiten verstrekken met het oog op de vervulling van deze taak. De plannen, specificaties, dossiers, enz. worden in het kader van deze opdracht opgesteld door het personeel van de opdrachtnemer. Ze moeten door de FOD Financiën worden goedgekeurd vóór de uitvoering. De FOD Financiën beschikt over een termijn van 30 kalenderdagen om deze documenten
Blz. 29
FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN
Ref.: Policy Manager
goed te keuren of om opmerkingen te formuleren. Indien er opmerkingen zijn, moeten de betrokken documenten voldoende worden gecorrigeerd vóór de uitvoering, zonder dat deze verbeteringen een herziening van de geplande uitvoeringstermijn tot gevolg hebben, tenzij de opmerkingen het gevolg zouden zijn van nieuwe eisen vanwege de FOD Financiën. Elke overschrijding van de geplande termijn voor de aanvaarding van een document leidt, op verzoek van de betrokken opdrachtnemer, tot een verlenging van de uitvoeringstermijn. Het feit dat een vertraging kan worden toegeschreven aan de FOD Financiën ontslaat de opdrachtnemer niet van de verplichting om toe te zien op de beperking van de gevolgen. De opdrachtnemer kan zich niet beroepen op het feit dat deze controle wordt uitgevoerd, met de bedoeling zich te onttrekken van zijn verantwoordelijkheid wanneer de leveringen of prestaties worden geweigerd omwille van gebreken van welke aard ook en wanneer daaruit een verlenging van de uitvoeringstermijn voortvloeit.
II.6.2 Controle door derden Met het oog op de evaluatie van de uitgevoerde diensten en de opvolging van het project kan de aanbestedende overheid een beroep doen op een derde partij. De opdrachtnemer is verplicht samen te werken met de derde partij en haar alle nodige informatie te verstrekken met het oog op een goed verloop van deze controleactiviteiten. In dit kader wenst de FOD Financiën de offerte van de opdrachtnemer ter beschikking te stellen van interne en externe medewerkers van de FOD Financiën die belast zijn met de evaluatie en de controle. De inschrijvers moeten duidelijk aangeven welke gedeelten van hun offerte niet ter beschikking gesteld kunnen worden van personen buiten de FOD Financiën die belast zijn met de evaluatie en de controle. Het is verboden deze terbeschikkingstelling aan derden dusdanig te beperken dat enigerlei controle onmogelijk gemaakt wordt. Als de inschrijver geen enkele beslissing dienaangaande neemt in zijn offerte zal dit worden geïnterpreteerd als een afwezigheid van beperkingen van zijnentwege in het kader van de “controle door derden”, waarbij zijn offerte integraal ter beschikking kan worden gesteld van personen van buitenaf die belast zijn met de evaluatie en de controle.
II.7 Beoordeling van controlewerkzaamheden
de
uitgevoerde
diensten
en
De FOD Financiën zal overgaan tot een volledige controle van de constitutieve voorzieningen binnen elk van de realisatiefases zoals die werden bepaald in de kalender voor de realisatie van het project, en dit binnen 30 kalenderdagen volgend op de bekendmaking door de opdrachtnemer van hun voltooiing. De controles hebben betrekking op de geschiktheid en de goede werking van de uitrustingen. De controle van de geschiktheid heeft tot doel vast te stellen of de uitrustingen beantwoorden aan de hoeveelheden en de specificaties die door de FOD Financiën werden opgelegd. De controle van de goede werking heeft tot doel vast te stellen of de installaties een goede werking kunnen garanderen onder normale bedrijfsomstandigheden (met andere woorden, of de installaties voldoen op het vlak van de vooraf bepaalde diensten). De controlewerkzaamheden omvatten (waar van toepassing) met name: • • •
het vaststellen dat de leveringen en de bijbehorende diensten wel degelijk werden uitgevoerd; het nagaan of alle functievoorzieningen operationeel zijn en alle parameters daarbij werden ingesteld; het controleren van de capaciteiten op het vlak van prestatievermogen, veiligheid, stevigheid, belasting, …; Blz. 30
FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN
• •
Ref.: Policy Manager
het eventueel installeren van “testtools” om de eerder vermelde controlewerkzaamheden te kunnen uitvoeren; het controleren van de levering van de documentatie.
Wanneer de uitrustingen binnen de gestelde termijnen blijken te voldoen aan de hiertoe voorziene controles worden ze aanzien als geschikt en goed werkend. Het tijdsschema van de controlewerkzaamheden worden in gezamenlijk overleg bepaald. Indien tijdens de controlewerkzaamheden niet of slechts gedeeltelijk wordt tegemoetgekomen aan het prestatievermogen en/of de functiemogelijkheden die in het bestek worden gevraagd en/of die in de offerte en in eventuele aanvullende documenten worden aangekondigd, verbindt de opdrachtnemer zich ertoe om voor eigen rekening de nodige verbeteringen of wijzigingen aan te brengen, of om het geheel of een gedeelte van de softwarevoorzieningen te vervangen door de levering van een conforme voorziening, en dit binnen 20 kalenderdagen volgend op de datum van het proces-verbaal dat de vaststelling doet van de onmogelijkheid om de voorlopige oplevering af te kondigen. Na die termijn behoudt de FOD Financiën zich het recht voor om de boetes voor vertraging toe te passen. In deze veronderstelling moeten alle opleveringstesten opnieuw worden uitgevoerd, nadat de opdrachtnemer de nodige wijzigingen, aanvullingen of vervangingen heeft doorgevoerd. Indien de uitrustingen niet geschikt en goed werkend worden bevonden zijn binnen de vooropgestelde termijnen, kan de FOD Financiën: • •
ofwel de ambtshalve opgelegde maatregelen toepassen die voorzien worden in artikels 47 en 124 (leveringen) / 47 en 155 (diensten) van het koninklijke besluit van 14 januari 2013; ofwel bijzondere schikkingen treffen met de opdrachtnemer.
II.8 Voorlopige oplevering Na afloop van de met succes verrichte controlewerkzaamheden zal de FOD Financiën een proces verbaal opstellen van voorlopige oplevering van de uitrustingen die in de bewuste controle aan bod komen. Het proces-verbaal van voorlopige oplevering zal door beide partijen worden ondertekend. In het geval dat de diensten die het voorwerp van de opdracht uitmaken, bestaan uit louter intellectuele prestaties, zoals studies, analyses, consultancy-verslagen, enz., wordt de voorlopige oplevering beschouwd als de definitieve oplevering. De gedeeltelijke voorlopige opleveringen zullen plaatsvinden op volgende momenten: De gedeeltelijke voorlopige opleveringen zullen plaatsvinden op volgende momenten:
• fase 1: Analyse van de door de opdrachtnemer te leveren oplossing • fase 2: Implementatie van een generieke oplossing die overeenstemt met de functionele behoeften, volgens de standaarden van de FOD Financiën, met inbegrip van de databank.
• fase 3: Integratie met de huidige IAM-oplossing • fase 4: Tests • fase 5: Migratie van de gegevens van de huidige Policy Manager • fase 6: Opleidingen voor de gebruikers van de toepassing, de serverbeheerders en het IAMteam. In het geval dat de gedeeltelijke voorlopige oplevering van een nieuw onderdeel een impact heeft op een onderdeel dat voordien werd opgeleverd, zullen de wijzigingen aan dit voordien opgeleverde
Blz. 31
FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN
Ref.: Policy Manager
onderdeel moeten worden aangebracht op kosten van de opdrachtnemer, vooraleer de FOD Financiën instemt met de gedeeltelijke voorlopige oplevering van dat nieuwe onderdeel. De (gedeeltelijke) voorlopige oplevering(en) zal (zullen) worden vastgelegd in een proces-verbaal dat wordt ondertekend door de opdrachtnemer en door de FOD Financiën. Het verzoek van de opdrachtnemer bevat minstens een voorstel van proces-verbaal voor deze (gedeeltelijke) voorlopige oplevering(en). De FOD Financiën beschikt over een termijn van 30 kalenderdagen, te rekenen vanaf het verzoek van de opdrachtnemer, om het voorgestelde proces-verbaal te aanvaarden, te amenderen of af te keuren. De aanvaarding betekent dat de toestemming voor de oplevering verleend wordt.
Een globale voorlopige oplevering zal plaatsvinden zodra de FOD Financiën alle gedeeltelijke voorlopige opleveringen heeft goedgekeurd.
II.9 Garantie Van iedere beschadiging of buitendienststelling moet een door de leidend ambtenaar gedateerd en ondertekend proces-verbaal worden opgemaakt. Dat proces-verbaal moet vóór het verstrijken van de waarborgtermijn worden opgemaakt en binnen dertig dagen aan de opdrachtnemer worden betekend. De opdrachtnemer is maar aansprakelijk zo die formaliteiten werden vervuld. In dit gedeelte verwijst het begrip ‘element’ naar elke methodologie, uitrusting of software, en in uitbreiding alles waar garantie en/of onderhoud op toepasbaar is, en, die ontwikkeld/geleverd werd door de opdrachtnemer en deel uitmaakt van deze opdracht. Na elke gedeeltelijke voorlopige oplevering start de garantieperiode van een element voor een periode die eindigt 1 jaar na de laatste voorlopige oplevering. Als elementen defect zijn, als functies en/of prestaties en/of het respect voor de SLA (Service Level Agreement – afspraak over het niveau van de services), voorgeschreven in het bestek of aangekondigd in de offerte van de opdrachtnemer, niet of slechts gedeeltelijk bevredigend zijn, in de mate dat de gebreken niet het gevolg zijn van een abnormaal gebruik van de elementen, verbindt de opdrachtnemer zich ertoe voor eigen rekening de noodzakelijke herstellingen of correcties uit te voeren of om zo nodig de defecte elementen te vervangen binnen de termijnen, vermeld in de specificaties van de SLA. Tijdens de garantieperiodes zijn de sancties met betrekking tot de SLA van toepassing. De garantie dekt met name : • de herstelling of de vervanging ter plaatse van defecte elementen • de correctie van parameters • de duur van de gepresteerde werkzaamheden • de verplaatsingen van het personeel van de opdrachtnemer. Op de producten die ter vervanging worden geleverd, is de waarborgtermijn integraal van toepassing. De waarborgtermijn wordt eventueel verlengd met de tijd gedurende dewelke het product niet kon worden gebruikt ten gevolge van beschadiging. De inschrijver moet erop toezien de elementen te actualiseren tijdens de garantieperiode. Deze actualisering heeft zowel betrekking op eventuele ‘correcties’ als op de evoluties van het geïnstalleerde element. Blz. 32
FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN
Ref.: Policy Manager
II.10 Definitieve oplevering De definitieve oplevering zal worden afgekondigd op verzoek van de opdrachtnemer na het verstrijken van de garantieperiode. De definitieve oplevering zal worden vastgelegd in een proces-verbaal dat wordt ondertekend door de opdrachtnemer en door de FOD Financiën. De FOD Financiën beschikt over een termijn van 15 kalenderdagen, te rekenen vanaf het verzoek van de opdrachtnemer, om het proces-verbaal van aanvaarding op te stellen dat de toestemming voor de oplevering verleent.
II.11 Opleveringsmodaliteiten en -kosten Opleveringsmodaliteiten De diensten zullen nauwlettend worden opgevolgd in de loop van hun uitvoering en dit door één of meer vertegenwoordigers van de aanbestedende overheid. De identiteit van deze vertegenwoordiger(s) zal aan de opdrachtnemer worden meegedeeld op het moment dat de uitvoering van de diensten een aanvang neemt.
Opleveringskosten Alle kosten die te maken hebben met de levering en met de voorlopige en/of definitieve oplevering(en), zijn ten laste van de opdrachtnemer.
II.12 Eigendom van de ontwikkelde software De opdrachtnemer erkent en aanvaardt dat alle intellectuele en industriële eigendomsrechten (met name, maar niet beperkt tot, de auteursrechten, de rechten op de databanken en de rechten op de modellen), evenals alle eigendomsrechten en alle andere rechten betreffende de diensten of producten in het kader van de uit te voeren opdracht, met name, maar niet beperkt tot, de studies, de schema’s, de analyses, de plannen, de rapporten, de onderzoeksresultaten, de documentatie, de methodes, de databanken, de concepten en elke andere ontwikkeling, die al dan niet zijn beschermd door een intellectueel eigendomsrecht, vanaf hun creatie exclusief eigendom worden van FOD Financiën. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe om FOD Financiën alle nodige bijstand te verlenen, de nodige formaliteiten te vervullen en alle nodige stappen te ondernemen om de geldigheid van de overdracht van de voornoemde rechten te garanderen en aan te tonen. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe en verklaart bij machte te zijn om deze verplichting te doen naleven door zijn werknemers, aangestelden en eventuele aannemers. Onverminderd de verplichting voor de opdrachtnemer om de informatie over onderhavige opdracht en de vertrouwelijke informatie niet te onthullen, heeft de opdrachtnemer het recht om de knowhow of de ervaring die hij heeft verworven in het kader van de uitvoering van de opdracht opnieuw te gebruiken voor andere doeleinden dan voor de uitvoering van de opdracht.
Blz. 33
FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN
Ref.: Policy Manager
II.13 Facturatie, betaling en prijsherziening II.13.1 Facturatie en betaling Voor zover de aanbestedende overheid in het bezit is van een geldig en correct opgestelde factuur (met vermelding van de BTW en van het nummer van de overeenkomstige bestelbon), samen met de notulen van voorlopige oplevering, verloopt de procedure als volgt: • • • •
voor leveringen en diensten wordt elk verschuldigd bedrag gefactureerd bij globale voorlopige oplevering. Een voortijdige facturering en betaling zullen kunnen plaatsvinden in geval van voortijdig eind van project krachtens het punt I.7 van het bestek. Voorschotten zijn niet mogelijk; betalingen voor reeds geleverde en aanvaarde leveringen en diensten mogen slechts achteraf worden uitgevoerd; periodieke betalingen met betrekking tot het onderhoud worden gefactureerd op jaarbasis. Licentierechten worden jaarlijks gefactureerd in het begin van de termijn; kosten met betrekking tot (aanvullende/ondersteunende) diensten op basis van gepresteerde tijd (manuren of mandagen) kunnen worden gefactureerd zodra ze voltooid en aanvaard zijn. Een bewijs van de geleverde prestatie moet bijgevoegd worden aan de factuur.
De factuur dient te worden opgesteld in euro. De opdrachtnemer stuurt zijn facturen (in twee exemplaren) naar het volgende adres: FOD Financiën Centrale facturatiedienst Koning Albert II-laan 33 – Bus 788 1030 Brussel Voor de leveringen De betaling van het aan de leverancier verschuldigde bedrag vindt plaats binnen de betalingstermijn van dertig dagen vanaf het verstrijken van de verificatietermijn bedoeld in artikel 120, tweede lid, voor zover de aanbestedende overheid tegelijk over de regelmatig opgemaakte factuur beschikt, alsook over de andere, eventueel vereiste documenten.
Voor de diensten De betaling van het aan de dienstverlener verschuldigde bedrag vindt plaats binnen de betalingstermijn van dertig dagen vanaf het verstrijken van de verificatietermijn bedoeld in artikel 150, derde lid, overeenkomstig de regels bepaald in de opdrachtdocumenten. Intrest voor laattijdige betaling en vergoeding voor invorderingskosten § 1. Wanneer de in artikelen 68, 95, 127, 141 en 160 vastgestelde betalingstermijnen worden overschreden, heeft de opdrachtnemer van rechtswege en zonder ingebrekestelling recht op de betaling van een intrest naar rato van het aantal dagen overschrijding. Deze enkelvoudige intrest is hetzij de door de Europese Centrale Bank voor haar meest recente basisherfinancieringstransacties toegepaste intrestvoet, hetzij de marginale intrestvoet die het gevolg is van variabele rentetenders voor de meest recente basisherfinancieringstransacties van de Europese Centrale Bank. Voor de opdrachten gesloten vóór 16 maart 2013 wordt de intrestvoet bedoeld in het vorige lid vermeerderd met zeven procent en afgerond tot het hogere halve procentpunt. Voor de opdrachten gesloten met ingang van 16 maart 2013 wordt de bedoelde intrestvoet vermeerderd met acht procent.
Blz. 34
FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN
Ref.: Policy Manager
De minister bevoegd voor Financiën maakt halfjaarlijks de voor ieder semester toepasselijke enkelvoudige intrest bekend in het Belgisch Staatsblad. § 2. Als er voor de opdrachten gesloten met ingang van 16 maart 2013 intrest voor laattijdige betaling overeenkomstig paragraaf 1 verschuldigd is, heeft de opdrachtnemer van rechtswege en zonder ingebrekestelling recht op de betaling van een forfaitaire vergoeding van veertig euro voor invorderingskosten. Naast dit forfaitaire bedrag kan de opdrachtnemer voor dezelfde opdrachten aanspraak maken op een redelijke schadeloosstelling voor alle andere invorderingskosten die ontstaan zijn door de laattijdige betaling. § 3. Het indienen van de regelmatig opgestelde factuur of de schuldvordering overeenkomstig de artikelen 95, 127, 141 en 160 geldt in voorkomend geval als schuldvordering voor de betaling van de in paragraaf 1 bedoelde intrest en de in paragraaf 2 bedoelde invorderingskosten, maar heeft geen invloed op het tijdstip waarop de intrest begint te lopen.
II.13.2 Prijsherziening Voor leveringen wordt geen prijsherziening toegestaan. Voor diensten is een prijsherziening mogelijk. De regels voor herziening zijn als volgt:
De prijzen kunnen jaarlijks worden herzien.
De opdrachtnemer vraagt elk jaar de prijsherziening aan door middel van een aangetekend schrijven gericht aan de Aanbestedende Overheid, Stafdienst B&CG, Afdeling Vastleggingen, Koning Albert II-laan bus 785, 1030 Brussel.
De prijsherziening gaat in op: o
o
de jaardag van de kennisgeving van de gunning van de opdracht als de opdrachtnemer de aanvraag tot herziening vóór deze datum heeft verzonden. De prijsherziening heeft enkel betrekking op de diensten die effectief na de jaardag van de gunning van de opdracht gepresteerd zijn; de eerste dag van de maand volgend op de verzending van het aangetekend schrijven als de opdrachtnemer een of meer jaardagen heeft laten voorbijgaan. De prijsherziening heeft enkel betrekking op de diensten die effectief na voormelde eerste dag van de maand gepresteerd zijn (opgelet: de opdrachtnemer moet een nieuwe aanvraag indienen voor de herziening van de prijzen van de diensten die na de eerstvolgende jaardag zullen worden gepresteerd).
De prijsherziening wordt berekend aan de hand van de volgende formule:
S P = P0 * 0,8 * + 0.2 S0 waarbij: P = herziene prijs P0 = initiële prijs S0 = loonindex AGORIA (alleen voor Belgische opdrachtnemers; buitenlandse opdrachtnemers moeten een analoge index voorstellen) – nationaal gemiddelde, sociale lasten inbegrepen, van toepassing in de maand die aan de opening van de offertes voorafgaat.
Blz. 35
FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN
Ref.: Policy Manager
S= zoals S0 hiervoor, maar van toepassing in de maand die de jaardag van de notificatie van de gunning van de opdracht voorafgaat
Voor de indexen, zie: http://www.agoria.be
De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om de prijzen te herzien bij dalende index. In dat geval volgt de herziening de bovenstaande regels, behalve dat het aangetekend schrijven uitgaat van de aanbestedende overheid.
II.13.3 Clausule van meest begunstigde klant De opdrachtnemer zal de FOD Financiën beschouwen als zijn meest begunstigde klant. Indien de opdracht loopt over meerdere jaren, zal de opdrachtnemer vanaf het tweede jaar van de uitvoering van de overeenkomst, jaarlijks de prijzen aanpassen voor deze opdracht, door de laagste prijzen toe te passen die hij voor soortgelijke prestaties aanbiedt aan andere klanten in België, voor zover deze laagste prijzen lager zijn dan de eenheidsprijzen geldend bij het begin van de opdracht. De verklaringen hierover door de opdrachtnemer die bepalend zijn voor het nakomen van deze verplichting, zullen kunnen geverifieerd worden in de boeken van de opdrachtnemer door een auditor, betaald door de FOD Financiën, tijdens de kantooruren en zonder verplaatsing van de relevante documenten. De auditor zal zich beperken tot het certifiëren of niet certifiëren van de relevante gegevens. Indien de auditor besluit tot niet certificatie zal de opdrachtnemer over 30 kalenderdagen beschikken om de prijzen aan te passen. Deze aanpassing van de prijzen kan één keer per jaar gebeuren.
II.14 Publiciteit - referenties Door de opdrachtnemer noch door zijn onderaannemers mag geen enkele mededeling, persbericht, informatief onderzoeksrapport en/of gelijkaardige publieke mededeling betreffende het project worden gepubliceerd zonder de voorafgaandelijke schriftelijke toelating van een bevoegde vertegenwoordiger van de FOD Financiën.
II.15 Laattijdige leveringen De opdrachtnemer kan zich beroepen op nalatigheden, vertragingen of welke feiten dan ook die hij aan de aanbestedende overheid of haar personeel ten laste legt en die voor hem oorzaak zouden zijn van een vertraging en/of een nadeel, met het oog op het verkrijgen van een verlenging van de uitvoeringstermijnen, herziening of verbreking van de opdracht en/of schadevergoeding. (artikelen 54 en 55, K.B. 14 januari 2013). De aanbestedende overheid kan zich beroepen op nalatigheden, vertragingen of welke feiten dan ook die hij aan de opdrachtnemer of zijn personeel ten laste legt en die voor hem oorzaak zouden zijn van een vertraging en/of een nadeel, met het oog op de toepassing van de vertragingsboetes (artikel 46 K.B. 14 januari 2013) of de toepassing van de ambsthalve maatregelen voorzien in de artikelen 47, 124 (leveringen) en 155 (diensten) van het koninklijk besluit van 14 januari 2013. Onder voorbehoud van de bepalingen betreffende de ambtshalve voorziene maatregelen in de artikelen 47, 124 (leveringen) en 155 (diensten) van het koninklijk besluit van 14 januari 2013, en indien de levering van een bepaalde fase drie maanden na de overeengekomen datum van uitvoering niet heeft plaatsgevonden, en indien de opdrachtnemer in de tussentijd geen verlenging van de
Blz. 36
FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN
Ref.: Policy Manager
leveringstermijn heeft verkregen, behoudt de administratie zich het recht voor om de opdracht eenzijdig te verbreken (zie art. 47§2, 1° van het k oninklijk besluit van 14 januari 2013). In deze context moet de levering worden beschouwd als een levering van diensten.
II.16 Verweermiddelen van de administratie - Geschillen De verweermiddelen van de FOD Financiën zijn die welke zijn voorzien in de artikelen 44 en volgende van het kononklijk besluit van 14 januari 2013. De opdracht moet worden uitgewerkt, opgevat en uitgevoerd in overeenstemming met het Belgisch recht. De partijen verbinden zich ertoe om hun verplichtingen te goeder trouw na te komen en om samen te werken met het oog op het welslagen van de operatie. De geschillen inzake de verplichtingen die resulteren uit de beschikkingen die de opdracht bepalen, moeten in overleg worden geregeld. •
De partijen moeten proberen, vooraleer hun toevlucht te nemen tot andere middelen, de zaak in der minne te regelen. Daartoe zal de meest gerede partij de andere partij per eenvoudig aangetekend schrijven de slechte uitvoering van het contract betekenen. Indien mogelijk zal er een oplossing bij deze kennisgeving worden gevoegd. De andere partij beschikt dan over een termijn van 15 dagen, te rekenen vanaf de verzending van de aangetekende brief, om de ontvangst ervan te bevestigen en akkoord te gaan met de voorgestelde oplossing.
•
Bij gebrek aan een akkoord en alvorens een rechtszaak aan te spannen, zullen de partijen proberen om een compromis te vinden middels onderhandelingen die worden aangevat zodra is gebleken dat de zaak niet in der minne kan worden geregeld. De onderhandelingen zullen plaatsvinden op het adres vermeld in het punt « leidend ambtenaar » van deel II in aanwezigheid van de personen die daartoe door beide partijen zijn aangeduid. Behoudens andere afspraken zullen de onderhandelingen de duur van 30 kalenderdagen, te rekenen vanaf de eerste aangetekende brief, niet mogen overschrijden.
Alle geschillen aangaande de uitvoering van deze opdracht zullen exclusief worden beslecht door de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijke arrondissement van Brussel. De voertaal is het Nederlands of het Frans. De aanbestedende overheid is in geen geval verantwoordelijk voor schade, toegebracht aan personen of goederen, die het rechtstreekse of onrechtstreekse gevolg is van de activiteiten die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van deze opdracht. De uitvoerder van de diensten stelt zich garant tegenover de aanbestedende overheid voor alle claims van schadevergoedingen en interesten die door derden tegenover haar in dit kader worden geuit.
Blz. 37
FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN
Ref.: Policy Manager
III. Technische bepalingen III.1 Technische specificaties III.1.1 Beschrijving van de context van de overheidsopdracht Policy Manager III.1.1.1 Strategische doelstellingen De te installeren Policy Manager moet aan meerdere doelstellingen voldoen: •
Een onafhankelijke oplossing van een leverancier verkrijgen voor het Identity & Access Management
•
Een oplossing verkrijgen die gebruik maakt van de standaarden van de FOD Financiën
•
De gebruikers een toepassing aanbieden die beantwoordt aan hun functionele behoeften
•
Een oplossing aanbieden die flexibel en configureerbaar is voor de toekomstige IAMoplossingen
•
De doeltreffendheid van de IAM Business-teams verhogen
•
Het beheer van de matrices van toegangsrechten voor de toepassingen vergemakkelijken
III.1.2 Afhankelijkheid tegenover de oplossing Identity & Access Management De huidige Policy Manager maakt integraal deel uit van de oplossing Identity & Access Management (IAM). Deze overheidsopdracht scheidt de Policy Manager van de IAM-oplossing; de implicaties van deze scheiding worden daarom verduidelijkt in de volgende secties.
III.2 Beschrijving van de opdracht III.2.1 Stand van zaken Binnen de FOD Financiën bestaat er momenteel een Policy Manager in 2 delen. De eerste component (PM-GUI) implementeert de grafische interface en werd ontwikkeld op basis van het product Oracle Waveset Identity Manager. PM gebruikt voorts ook de motor van Workflow van Sun IdM. De tweede component (PM-Core) vertegenwoordigt de back-end van de applicatie. Het betreft een J2EE-applicatie die Hibernate gebruikt als persistentielaag. Beide componenten zijn ge-interfacet via oproepen op één "Session Bean". Elke component gebruikt een Oracle databank en steunt op een LDAP SUN server voor de gebruikersgegevens.
Blz. 38
FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN
Ref.: Policy Manager
De broncode van de personaliseringen in het kader van het IAM-project voor de component PM-GUI is beschikbaar, net als de volledige broncode van de PM-Core.
III.2.2 Technische architectuur In zijn offerte moet de inschrijver rekening houden met de hier aangehaalde technische aspecten.
Alle modules moeten worden gerealiseerd op platformen die ter beschikking zullen worden gesteld door de FOD Financiën, met respect voor de technologische normen en de ontwikkelingsnormen die de FOD definieert.
III.2.3 Organisatorische context De inschrijver past PMFin, onze methodologie en werkwijze voor projecten toe. PMFin is dé unieke projectmethodologie, de standaard binnen de FODFIN, gebaseerd op de internationale standaard Prince 2. Deze methodologie wordt ondersteund door een projecttool ProjectMaster.
Blz. 39
FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN
Ref.: Policy Manager
PID De inschrijver wordt uitgenodigd om ons een “Project initiation document” (PID) te bezorgen, waarin de belangrijkste taken om dit project te realiseren, opgesomd worden. Dit document wordt voor ons een product, werkpakket binnen onze eigen PID.
Het Project Initiaton document voldoet aan een aantal minimum verwachtingen : •
Beschrijving van de achtergrond van het project, de definiëring van het project, projectdoelstellingen, scope
•
Een deugdelijke en volledig opgebouwde PBS (product breakdown structure) : producten, beschrijving, kwaliteits- en acceptatieverwachtingen.
•
Een volledige WBS (work breakdown structure), een gedetailleerde en realistische projectplanning met mijlpalen (GANTT) met vermelding van duur van de verschillende fasen, subfasen activiteiten en taken, de in te zetten middelen, benodigde middelen, gespecificeerd per fase (financieel, personeel, andere) Die planning wordt up-to-date gehouden.
•
Een omvattende risicoanalyse met definiëring van beheersmaatregelen.
•
Voorstel van projectstructuur (rekeninghoudend met de rollen beschreven binnen dit hoofdstuk)
•
Afhankelijkheden met andere projecten
•
Kwaliteitsplan
•
Communicatieplan (met aspecten change management)
•
Rapportering, opvolging van de utvoering (status en voortgang)
Naar aanleiding van de kick-off wordt deze PID gefinaliseerd, aangevuld en uiteindelijk ter validatie voorgelegd aan de stuurgroep met in begrip van de sponsor. De inschrijver moet zijn structuur en zijn capaciteiten inzake organisatie van professionele diensten beschrijven, met name de aangeboden diensten, het geografische bereik, de niveaus en de kwaliteiten van het personeel.
Blz. 40
FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN
Ref.: Policy Manager
Die PID moet de taken, de duur en het aantal betrokken personen weergeven, en dit per onderscheiden (deel)fase. Het dient eveneens details te verschaffen over de vereiste medewerking van personeel van de FOD Financiën. Na de toewijzing van het project zal door de inschrijver een volledig en gedetailleerd PID en projectplanning verder worden uitgewerkt en voorgelegd aan de projectbeheersstructuur van de FOD Financiën Een formele goedkeuring van voormelde PID, met inbegrip van projectplanning, door de Stuurgroep van het project is noodzakelijk alvorens de volgende fase kan worden aangevat. Het is de verantwoordelijkheid van de opdrachtnemer om deze PID up-to-date te houden tijdens de duur van het project. Elke wijziging aan de PID moet formeel worden goedgekeurd door de Stuurgroep van het project. De opgemaakte PID zal voor ons dienen als informatiebron voor onze eigen PID, bestaande uit producten en werkpakketten waarvoor de inschrijver verantwoordelijk zal zijn.
Governance structuren Alle projecten worden aangestuurd en beheerd binnen de projectbeheerstructuren van de FOD Financiën. Deze worden binnen onderstaand schema gesitueerd:
Projectleider Ieder project wordt binnen de FOD Financiën geleid door een eigen (business) Projectleider. Deze wordt aangesteld door de Sponsor, in samenspraak met de Stuurgroep. De inschrijver zal een eigen externe projectcoördinator (externe projectleider) aanduiden. Deze draagt samen met de Projectleider de volle verantwoordelijkheid voor de goede uitvoering van het project. De stuurgroep De Stuurgroep heeft een ruime bevoegdheid: zij waakt over de scope en de doelstellingen van het project, keurt de PID. met inbegrip van gedetailleerde planning en alle wijzigingen daarvan, goed, bewaakt de voortgang van het project, bevestigt de aanvaarding van deliverables (producten, deelopleveringen), beoordeelt de kwaliteit van de eind- en deelproducten, spreekt zich uit over alle betwistingen en/of problemen die door de Projectleider worden geagendeerd. Verder behandelt ze alle Blz. 41
FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN
Ref.: Policy Manager
contractuele, administratieve en technische aspecten m.b.t. de uitvoering van de opdracht (garantie, respecteren van de SLA, kwaliteit van de uitvoeringen, enz.). Daartoe zal de projectleider en de externe projectcoördinator ook dan op regelde tijdstippen rapporteren aan de stuurgroep over status, voortgang, risico’s en problemen.. In de stuurgroep zetelt de sponsor, een senior profiel van de inschrijver, projectleider en externe projectcoördinator, een vertegenwoordiger van de gebruikers. Anderen kunnen worden uitgenodigd, zoals de operationele PMO, de ICT projectcoördinator, de workpackage verantwoordelijke,en specifieke pprojectmedewerkers
Projectteam Het projectteam bestaat uit verschillende profielen (interne en externen), die rapporteren aan respectievelijk hun workpackage verantwoordelijke, projectleider. De volgende rollen maken idealiter deel uit van het team : ICT Project coördinator (verzekert de link met Stafdienst ICT), Change coördinator (verzekert het veranderbeheer (P&O en communicatie),Externe coördinator (Contractant)
Operationationeel PMO
Het operationele PMO kan de projectleider bijstaan in het beheren en beheersen van zijn project, in het toepassen van PMFin en het gebruik van de projecttool ProjectMaster, ondersteunen in het rapportering voor stuurgroep en dircom.
De Kick-off meeting Binnen een periode van maximaal 2 weken, gerekend vanaf de toewijzing van de opdracht, zullen de opdrachtnemer en de FOD Financiën verplicht een eerste stuurgroepvergadering houden, kick-off meeting genoemd. Tijdens de Kick-off wordt akte genomen van de officiële start van het project. In deze eerste vergadering kunnen, indien toepasbaar binnen het kader van het bestek, de PID wordt besproken, de samenstellingen en de vakkennis van de respectievelijke teams worden voorgesteld, de agenda voor de rapporteringen en de vergaderingen van de stuurgroep worden vastgelegd, afspraken rond projectmanagement, de planning voor de realisatie van de opdracht worden bepaald, de principes van de SLA worden uitgelegd, enz. Een document opgemaakt in twee exemplaren door de aannemer, en gevalideerd door de aanbestedende overheid, bekrachtigt officieel de aanvang van het project zodra de kick-offmeeting heeft plaatsgevonden. Stuurgroepvergadering Van bij de kick-off vergadering, de eerste stuurgroep, worden de data voor de stuurgroepvergadering vastgelegd, in principe maandelijks. De sponsor of projectleider kan altijd een extra stuurgroep bijeen roepen.
Blz. 42
FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN
Ref.: Policy Manager
Andere vergadermomenten Wekelijks zal de projectleider samen met het projectteam vergaderen en een verslag opstellen rond de projectstatus. Dit verslag wordt verspreid naar een aantal belangrijke betrokkenen (te bepalen bij de kick-off)
Kwaliteit In de PID wordt een belangrijk deel besteed aan de kwaliteit. De inschrijver geeft in zijn PID aan hoe hij de kwaliteit zal bewaken. Daarenboven kan de FODFIN een extra kwaliteitscontrole door de QUAC (Quality Assurance Control Comité) ivm. het respecteren van de standaarden en normen organiseren, of een kwalititeitscontrole door derden.
Rapporteringen Tijdens de hoger vermelde vergadermomenten en op afgesproken tijdstippen zal de inschrijver de nodige rapporteringen doen de ingezette middelen (personeel, methodes, hardware, software), voortgang, status… Periodiek, zijnde maandelijks volgens een kalender die in gezamenlijk overleg wordt bepaald tijdens de kick-off vergadering, zal de opdrachtnemer een compleet verslag opmaken voor de stuurgroep over de vooruitgang van het project (status van elke realisatiefase) en over eventuele problemen met voorgestelde oplossingen. Er zullen door de opdrachtnemer ook coördinatie- en werkverslagen worden opgemaakt over de vooruitgang van het project (status van elke realisatiefase) en over eventuele problemen met de voorgestelde oplossingen. Deze vergaderingen zullen punctueel plaatsvinden op verzoek van de partijen. Het ritme van deze ontmoetingen zal worden bepaald door de vooruitgang van de projectfases. De plaats van deze vergaderingen zal samen met de data worden gepreciseerd door de FOD Financiën. De inschrijver en de door hem aangestelde projectcoördinator zullen de Projectleider alle informatie ter beschikking stellen die noodzakelijk is om zicht te houden op het reële verloop van de werkzaamheden uit hoofde van de inschrijver en de situatie t.o.v. de vooropgestelde planning. Deze rapportering t.a.v. de Projectleider gebeurt op wekelijkse basis aan de hand van een status die is weergegeven op de Gantt Chart van het project en aangevuld met een korte schriftelijke toelichting m.b.t. headlines en eventuele problemen, inclusief hun remediëring. Alle details m.b.t. de wijze waarop deze rapportering dient te gebeuren zal bij de aanvang van het project worden meegedeeld. Alle inhoudelijke aspecten (planning, risico’s, kwaliteit, oplevering, resources, …) zullen vooreerst besproken worden binnen het Projectteam. Wanneer de Projectleider het noodzakelijk acht zullen problemen ter bespreking en deliberatie worden voorgelegd aan de Stuurgroep.
Blz. 43
FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN
Ref.: Policy Manager
Het wijzigingsbeheer (zie ook deel lI, Wijzigingsbeheer (request for change))
Iedere wijziging (de scope, de vooropgestelde resultaten/producten, de planning, de budgetten, …) binnen het project moeten deel uitmaken van een wijzigingsaanvraag waarbinnen de reden tot wijziging en de impact ervan omstandig worden beschreven. De Stuurgroep evalueert de gegrondheid en de opportuniteit van de voorgestelde wijziging. Zij kan zich hiertoe laten bijstaan door de (operationele) PMO en/of een (externe) expert ter zake. De formele goedkeuring van de Leidend Ambtenaar is noodzakelijk alvorens de vooropgestelde wijzigingen ten uitvoer te brengen. In voorkomend geval zal de opdrachtnemer instaan voor de actualisering van de PID. Change management (wijzigingsbeheer)
De opdrachtnemer beschrijft zijn methodologie en zijn aanpak inzake wijzigingsbeheer. Hij legt uit hoe hij de FOD Financiën wil assisteren bij de ingebruikneming van het nieuwe systeem, met de weerslag op de organisatie van de werkmethodes. De opdrachtnemer beschrijft de meerwaarde die hij de FOD Financiën aanbiedt in de context van het wijzigingsbeheer. In dit verband moet hij de volgende activiteiten voorzien: •
Voorbereiding op de wijziging
•
Assistentie aan het team van de FOD Financiën bij de indienstneming van het nieuwe systeem en in het stadium van de overstap.
•
Opvolging na de ingebruikneming, met assistentie aan het management, de gebruikers en het technische en supportpersoneel.
Blz. 44
FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN
Ref.: Policy Manager
III.3 Beschrijving van de behoeften. III.3.1 Beschrijving van functionele behoeften III.3.1.1 Veiligheid De toepassing ligt centraal in de veiligheidsprocessen van alle applicaties van de FOD Financiën. Daarom is bijzondere aandacht voor de veiligheid vereist bij de analyse en de implementatie van dit project. Het beheer van de veiligheid van de gegevens in de applicatie Policy Manager slaat op de integriteit en de beschikbaarheid van de gegevens maar ook de bescherming tegen bressen in de veiligheid en de ongeoorloofde toegang tot deze gegevens.
Om die reden wordt aan de opdrachtnemer gevraagd de grootste zorg te hechten aan het beheer van de veiligheid van deze gegevens, en om maatregelen voor te stellen voor de volgende drie domeinen: •
De processen: De integratie van veiligheidstests in de ontwikkelingscyclus van de toepassing Policy Manager is een belangrijk initiatief voor de FOD Financiën om een gezond risicobeheer te installeren. Er wordt gevraagd deze integratie in een vroeg stadium van de ontwikkeling van de applicatie te integreren om de veiligheidsproblemen af te bakenen vanaf hun verschijning.
•
De personen: Er wordt gevraagd dat de verantwoordelijken voor de ontwikkeling en de ontplooiing van de applicatie Policy Manager de fundamenten van de principes van beveiligde conceptie beheersen, net zoals de bedreigingen voor de veiligheid.
•
De technologie: Het design en de architectuur van de oplossing moeten het mogelijk maken een optimaal veiligheidsniveau te bereiken.
III.3.1.2 Rollen De applicatie zal meerdere soorten gebruikers tellen, onder andere: •
Applicatie-administrator (AA)
•
Akkoordverlener Business (AB)
•
Read only gebruiker (alleen lezen) (RO)
•
Policy-Administrator (PA)
•
Responsable Privacy (RP)
•
Akkoordverlener ICT (AI)
•
Superuser (Administrator van de Policy Manager - APM)
Afhankelijk van de rol waartoe de gebruiker behoort, zal hij verschillende acties kunnen uitvoeren. De menu's en alle navigatie in de applicatie moeten rekening houden met deze specificiteiten. De gebruiker zal in het bijzonder alleen kunnen beschikken over de acties/informatie waartoe hij rechten heeft. De rest is voor hem niet zichtbaar.
Blz. 45
FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN
Ref.: Policy Manager
Vermits deze applicatie als businessdoelstelling heeft de toegangsrechten voor de applicaties te beheren volgens de rollen van de gebruikers, zal de Policy Manager zelf gebruikt moeten worden om de toegangsrechten voor Policy Manager te definiëren. Het feit dat een gebruiker tot een of meer rollen behoort, zal worden beheerd in de applicatie Identity Manager. Van deze rollen zijn sommige effectief voor alle applicaties (APM, RP, …) terwijl andere specifiek zijn voor een of meer applicaties (AA, AB, RO, PA,…).
III.3.1.3 Authenticatie De authenticatie voor de Policy Manager gebeurt via het "Single Sign On"-netwerk van de FOD Financiën. Het CCFF-raamwerk beschikt over API's die communicatie met de diverse elementen van dit Single Sign On-netwerk mogelijk maken. De ontwikkeling van de Policy Manager als CCFF-applicatie vereenvoudigt dus enorm de kwestie van authenticatie tot de applicatie.
III.3.2 Autorisatie Het veiligheidsmodel van een in het CCFF-raamwerk geïntegreerde applicatie wordt geëxternaliseerd naar het beheersplatform van de IAM-toegangsrechten. Er bestaan interfaces die het mogelijk maken autorisatievragen voor dit platform te leveren. De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor uitwerking en implementatie van het veiligheidsmodel op basis van de Business-specificaties die worden geleverd op het moment van de analyse. Toegangscontroles worden voorzien op het niveau van de grafische interface en de back-end van de applicatie.
III.3.3 Audit Acties die de FOD Financiën belangrijk vindt, zullen worden geaudit via invoering in een relationele database. Hiertoe is een interface van het CCFF-raamwerk beschikbaar.
III.3.4 Functionaliteit III.3.4.1 Generiek De applicatie zal onder andere aan de volgende behoeften moeten voldoen: •
De applicatie moet beschikbaar zijn in het Frans en in het Nederlands.
•
De gebruiker moet op elk moment van taal kunnen veranderen.
•
De gebruikers van de applicatie zijn vooral niet-technische Businessgebruikers: de interface moet dus duidelijk en makkelijk toegankelijk zijn.
•
De naam van de applicatie waar een gebruiker mee werkt, moet altijd duidelijk zichtbaar zijn op het scherm.
•
Het wordt voor de gebruiker mogelijk om de combinaties van rollen en applicaties waarover hij beschikt te raadplegen.
Blz. 46
FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN
Ref.: Policy Manager
•
Alle schermen voor creatie / wijziging / schrapping leiden naar een bevestigingsscherm dat de toegevoegde / gewijzigde / geschrapte elementen toont. De aanpassingen worden pas effectief na bevestiging door de gebruiker.
•
De schermen worden ingedeeld volgens twee verschillende contexten. De ene, "globale context" genoemd, is vooral bedoeld voor de Administrators van de Policy Manager. Hiermee kan men de Policy Manager beheren/configureren. De andere, de "applicatieve context", is vooral bedoeld voor de gebruikers van Policy Manager die een specifieke rol hebben gekregen voor een applicatie door toegang te geven tot alleen beheersfuncties van deze applicatie.
III.3.4.2 Applicaties Functie De applicatie is het basiselement van de Policy Manager. Een gebruiker kan slechts in één applicatie tegelijk werken. Zodra een gebruiker de applicatie heeft gekozen waarmee hij wil werken, wordt deze vergrendeld en is ze niet toegankelijk (voor wijziging) voor andere gebruikers, voor de tijd van de sessie van de gebruiker. Er zal voor elke applicatie een "versioning"-model worden opgesteld voor opslag van de verschillende iteraties die gebruikers creëren. De applicaties worden gedefinieerd als intern, extern of intern én extern, naarmate hun gebruikers intern van FOD Financiën zijn (gebruikers van IAM-project), extern (gebruikers van FedIAM-project) of bereikbaar zijn door interne en externe gebruikers.
Voor elke applicatie wordt een statusmodel opgesteld. Deze status omvat een stap in de levenscyclus in een versie van de applicatie. Er wordt een gedetailleerde analyse voorzien zodat de beheerders van de applicatie de huidige status van elke applicatie kunnen kennen en zodat ze via de Policy Manager kunnen ingrijpen op voorspelbare problemen zoals fouten in import, voorziening, time-out,...
III.3.4.3 Homepage Wanneer de gebruiker verbinding maakt met de applicatie, bevindt hij zich in een "global" context. Hij moet een scherm van het type "boordtabel" ontvangen, met minstens de volgende elementen (nietexhaustieve lijst): •
De lijst van de applicaties waarvoor de gebruiker over een rol beschikt. o
Elke applicatie is selecteerbaar; door een applicatie te selecteren kan de gebruiker binnentreden in de context van deze applicatie.
o
De applicaties kunnen gesorteerd worden volgens meerdere filters, waaronder de naam van de applicatie of de datum van de laatste provisioning.
•
De status van elke van zijn applicaties: Indien de applicatie in activering verkeert, wordt de lopende stap van de activering vermeld.
•
Het huidige versienummer van elke van zijn applicaties
•
De datum van de laatste provisioning van elke applicatie, en de naam van de "Akkoordverlener Business" die deze heeft goedgekeurd.
Blz. 47
FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN
•
Ref.: Policy Manager
Een link naar de goedkeuringspagina wordt geleverd indien een van deze applicaties op goedkeuring van de gebruiker wacht.
Het moet op elk ogenblik mogelijk zijn terug te keren naar deze homepage. De gebruiker moet ook een opzoeking kunnen doen op naam van de applicatie, of op de naam (of het e-mailadres) van de businessmanager. Voor de gebruikers met een specifieke rol zullen specifieke links beschikbaar zijn op de homepage (AI, APM, ….).
III.3.4.4 Historiek van de applicaties Voor elke applicatie zal een scherm beschikbaar zijn met de lijst van alle versies van de applicatie en hun datum van provisioning evenals de naam en de commentaren van de akkoordverlener Business en de aanvrager van de activatie.
III.3.4.5 Beheer van de applicaties Deze operaties zijn voorbehouden aan de rol Applicatie-Administrator (AA, APM).
Creatie van een nieuwe applicatie
De Policy Manager moet een specifiek scherm presenteren dat de gebruiker toelaat onder andere (niet limitatief) in te voeren: •
de naam van de applicatie
•
het type van de applicatie (intern / extern / intern en extern)
•
haar beschrijving in twee talen (FR, NL)
•
de businessmanager via een zoekopdracht in de LDAP
•
het/de syste(e)m(en) van bestemming (in een bestaande lijst). Er worden standaardwaarden voorzien volgens type applicatie
•
de gebruikersdirectory's (in een bestaande lijst)
•
de bruikbare attributen voor deze applicatie (in een bestaande lijst), zowel voor de beschrijving van de interne of externe rol(len) als voor de creatie van voorwaarden.
Updating van een bestaande applicatie
Deze functie maakt het mogelijk informatie te wijzigen die werd ingevoerd bij de creatie van een applicatie. Alleen de naam van de applicatie kan niet gewijzigd worden.
Blz. 48
FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN
Ref.: Policy Manager
Schrapping van een bestaande applicatie
Deze functie die leidt tot schrapping van de toegangsmatrix van de applicatie, wordt het voorwerp van een specifiek schrappingsproces.
Een geschrapte applicatie is niet meer selecteerbaar, maar het blijft mogelijk een rapport ervan te krijgen. Een bestaande applicatie klonen
Deze functionaliteit maakt het mogelijk een applicatie te klonen, d.w.z. een structuur te creëren die volledig identiek is aan de gekloonde applicatie, behalve de volgende elementen (niet-exhaustieve lijst): •
de naam van de applicatie
•
de vroegere versies van de applicatie
•
de historiek van de applicatie
III.3.4.6 Beheer van de applicatieve attributen Globale context In een globale context kan een Administrator met behulp van deze functie de attributen beheren die beschikbaar zijn voor de creatie van applicatieve rollen en van voorwaarden.
Voor de interne applicaties steunen de applicatieve rollen en de voorwaarden op attributen van accounts van eindgebruikers in een LDAP-server en op specifieke applicatieve parameters voor de applicaties. De Administrator kan de globale lijst van beschikbare LDAP-attributen beheren met de applicatie. De applicatieve parameters worden namelijk direct ingevoerd door de gebruikers, bij de creatie van de applicatieve rollen.
Voor externe applicaties steunen de applicatieve rollen en de voorwaarden op verschillende bronnen: op sessieparameters die de FedIAM-dienst van de FOD Financiën overdraagt, op waarden die van de applicatie Sitran komen, en op beschikbare parameters in de database van de applicatie Mandaten.
Een Administrator kan de algemene lijst van beschikbare attributen beheren via de applicatie. Voor bepaalde soorten gegevens (met name deze vanuit FedIAM) zal de Administrator de mogelijke waarden van bepaalde parameters kunnen definiëren. Zo zullen bij de creatie van een externe applicatieve rol waarden te kiezen zijn via een rollijst.
Een Administrator zal ook kunnen zien welke attributen worden gebruikt door welke applicatie.
Blz. 49
FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN
Ref.: Policy Manager
Applicatieve context In de context van een applicatie helpt deze functie een Administrator om de attributen te beheren waarover hij de applicaties wil laten beschikken bij de creatie van een applicatieve rol of een voorwaarde.
III.3.4.7 Beheer van de applicatieve rollen Functie Met deze functie kan de gebruiker applicatieve rollen creëren, wijzigen of schrappen die bedoeld zijn om in de context van een applicatie te worden toegewezen aan eindgebruikers.
Elke applicatieve rol is eigen aan de applicatie waarmee ze verband houdt.
Twee verschillende rollen in verschillende applicaties kunnen dezelfde naam hebben.
De applicatieve rollen kunnen van het interne of externe types zijn, naarmate ze aan interne of externe gebruikers worden toegewezen.
De applicatieve rollen worden aan de interne eindgebruikers toegewezen op basis van hun profiel in het IAM-systeem.
De toewijzing van applicatieve rollen aan externe eindgebruikers gebeurt vooral op basis van sessieinformatie die wordt aangeleverd door FedICT, de partner van het FedIAM-project (Identity Provider).
Lijst van de applicatieve rollen
Het basisscherm van de applicatieve rollen toont de lijst van de bestaande applicatieve rollen voor de geselecteerde applicatie, naast hun type, hun beschrijving en de datum en auteur van de recentste wijziging. Creatie van de applicatieve rollen
Tijdens de creatie van een applicatieve rol moet de gebruiker ook andere kunnen invoeren (nietbeperkende lijst):
•
de naam van de applicatieve rol
•
haar beschrijving in twee talen (FR, NL)
•
het type van applicatieve rol ( intern / extern) Blz. 50
FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN
•
Ref.: Policy Manager
de uitdrukkingen voor de criteria voor toewijzing van de applicatieve rol aan de gebruikers, op basis van attributen die beschikbaar zijn voor de applicatie (cf. volgend punt).
Vorming van de applicatieve rol
Een applicatieve rol bestaat uit een of meer formules, gecombineerd met behulp van een logische operator (OR, AND).
Met behulp van een scherm kunnen de bestaande formules voor deze applicatie geassembleerd worden, met keuze van een identieke logische operator voor alle formules. Een rol kan ook steunen op een andere bestaande rol.
Vorming van de formules
Een formule bestaat uit een of meer filters die een specifiek toewijzingscriterium vertegenwoordigen, gecombineerd met behulp van een logische operator (OR, AND).
Bij elke formule hoort een beschrijving in twee talen. De formules kunnen worden gebruikt bij de samenstelling van meerdere applicatieve rollen. In dat geval leidt de wijziging van de formule tot wijziging van alle applicatieve rollen die deze formule gebruiken.
Omdat formules logische groepen van personen zijn die over dezelfde rechten moeten beschikken, zal het mogelijk zijn deze formules te hergebruiken voor de vorming van applicatieve rollen van andere applicaties. De beste manier om dit mechanisme te bereiken wordt bepaald tijdens de analysefase van het project.
Vorming van de filters
Een filter bestaat uit twee operandi en een operator. De operandi zijn ofwel applicatieve attributen, beschikbaar gesteld door een Administrator (cf. III.3.1.2), ofwel constante waarden, ofwel een lijst van constante waarden. Het gebruik van wildcards moet worden voorzien.
Blz. 51
FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN
Ref.: Policy Manager
Lijst van momenteel beschikbare operators •
is gelijk aan
•
verschilt van
•
is groter dan
•
is kleiner dan
•
bevindt zich in de volgende lijst
•
begint met
•
eindigt met
•
is een subketen van
•
NOT
Deze lijst wordt vastgelegd tijdens de analysefase.
Modellen van applicatieve rollen
Om het invoerwerk van de gebruikers te vergemakkelijken zullen snelknoppen/modellen worden voorzien voor de creatie van applicatieve rollen.
Voor de interne gebruikers omvat de lijst (niet-exhaustief): •
Alle geauthenticeerde gebruikers
•
Alle ambtenaren
•
Alle externen
Voor de externe gebruikers omvat de lijst (niet-exhaustief): •
Alle burgers
•
Alle ambtenaren die verbinding maken via FedIAM
•
Alle vertegenwoordigers van een onderneming die over een zekere rol beschikken
•
Alle mandatarissen met een mandaat van een bepaald type
Wijziging van de applicatieve rollen De gebruikers zullen via een scherm alle parameters van een rol kunnen wijzigen.
Kloning van de applicatieve rollen De gebruiker moet een rol uit een applicatie waarvan hij ook applicatief administrator (AA) is, kunnen dupliceren.
Blz. 52
FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN
Ref.: Policy Manager
III.3.4.8 Beheer van klanten uit WebService
Functie Tot de gebruikers van de applicaties van de FOD Financiën behoren niet alleen de eindgebruikers maar ook B2B-applicaties die de gegevens van de FOD raadplegen en/of wijzigen met gebruik van connecties met Web Services die op de servers van de FOD draaien.
De IAM- en FedIAM-systemen moeten het voorwerp zijn van vergunningsvragen vanwege deze WebServices. Daarom moet het veiligheidsmodel dat in Policy Manager wordt gedefinieerd in de vorm van toegangsmatrices, kunnen specificeren welke B2B-clients toegang hebben tot de WebServices.
"interne" WebService Onder interne WebService verstaan we een WebService die wordt geleverd door een interne applicatie waarvan de client-applicatie eveneens intern is.
Het is mogelijk dat de FOD Financiën in dat geval beslist om de identiteit van de eindgebruiker van de client niet te onthullen aan de WebService, afhankelijk van de beoogde applicaties. In dat geval verloopt de beveiliging van de WebService enkel via een "vertrouwensrelatie" die eens en voor altijd wordt gevestigd tussen de client-applicatie en de applicatie die via WebService wordt opgeroepen, waarbij de verantwoordelijkheid voor de toegang tot de gegevens effectief bij de client-applicatie ligt.
Indien deze beveiligingsmodus wordt gekozen, wordt best een applicatieve rol van het technische B2B-type gecreëerd voor een of meer client-applicaties.
In een applicatieve context maken deze schermen het mogelijk een applicatieve rol van het technische B2B-type te creëren en de naam van de erkende applicaties in lijstvorm te specificeren.
"externe" WebService "met vertrouwensrelatie"
Onder externe WebService met vertrouwensrelatie verstaan we een WebService die wordt geleverd door een interne applicatie waarvan de client-applicatie extern is.
Het is mogelijk dat de FOD Financiën in dat geval beslist om de identiteit van de externe eindgebruiker van de client niet te onthullen aan de WebService. In dat geval verloopt de beveiliging van de WebService enkel via een "vertrouwensrelatie" die eens en voor altijd wordt gevestigd tussen de client-applicatie en de applicatie die via WebService wordt opgeroepen, waarbij de verantwoordelijkheid voor de toegang tot de gegevens effectief bij de vragende applicatie ligt.
Blz. 53
FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN
Ref.: Policy Manager
Indien deze beveiligingsmodus wordt gekozen, wordt best een applicatieve rol van het technische B2B-type gecreëerd voor een of meer client-applicaties. In een applicatieve context maken deze schermen het mogelijk een applicatieve rol van het technische B2B-type te creëren en de naam van de erkende applicaties in lijstvorm te specificeren.
"externe" WebService
Onder externe WebService verstaan we een WebService die wordt geleverd door een externe applicatie waarvan de eindgebruiker een applicatie gebruikt die niet bij FOD Financiën werd opgezet.
De veiligheidsarchitectuur van de FOD voorziet dat deze WebServices slechts toegankelijk zijn via een authenticatie en een autorisatie op basis van een SSL-certificaat.
De applicatie die de WebService levert, is verantwoordelijk om het certificaat van de opvraging van de client te extraheren, te valideren bij zijn CA en uiteindelijk het "DN" van het voorgestelde certificaat te isoleren. Dit laatste zal worden gebruikt als onderwerp voor de vraag tot autorisatie aan het IAM/FedIAM-systeem.
In een applicatieve context maken deze schermen de creatie mogelijk van een applicatieve rol van het externe B2B-type, dat wordt toegekend op basis van het DN van het certificaat dat door de clients werd voorgesteld.
III.3.4.9 Beheer van de voorwaarden Functie Deze functie maakt het voor de gebruiker in applicatieve context mogelijk om applicatieve voorwaarden te creëren, wijzigen of schrappen. Deze voorwaarden beogen beperking van de toegang tot een Businesstransactie voor de personen die over een specifieke rol beschikken, tot de situaties waarbij aan een voorwaarde is voldaan.
Elke voorwaarde is eigen aan de applicatie waarmee ze verband houdt.
Twee verschillende voorwaarden in verschillende applicaties kunnen dezelfde naam dragen.
De voorwaarden kunnen van het interne of externe type zijn, naarmate ze worden gebruikt in de matrices voor interne of externe toegang.
Sommige voorwaarden steunen niet op applicatieve attributen maar op andere soorten criteria: tijdelijk, authenticatietype, IP-based,... Deze voorwaarden worden in dit document "niet-applicatieve voorwaarden" genoemd. De lijst zal worden geleverd tijdens de analysefase.
Blz. 54
FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN
Ref.: Policy Manager
Lijst van de voorwaarden
Het basisscherm van de applicatieve voorwaarden toont de lijst van de bestaande applicatieve voorwaarden voor de geselecteerde applicatie, naast hun type, hun beschrijving en de datum en auteur van de recentste wijziging.
Creatie van een voorwaarde
Tijdens de creatie van een voorwaarde moet de gebruiker ook andere kunnen invoeren (nietbeperkende lijst): •
de naam van de voorwaarde
•
haar beschrijving in twee talen (FR, NL)
•
het type voorwaarde: interne / externe en applicatieve / niet-applicatieve
•
de formules die de definitie van de voorwaarde uitdrukken, op basis van de beschikbare applicatieve attributen voor de applicatie.
Vorming van een voorwaarde
Een voorwaarde bestaat uit een of meer formules, gecombineerd met behulp van een logische operator (OR, AND).
Met behulp van een scherm kunnen de bestaande formules voor deze applicatie geassembleerd worden, met keuze van een identieke logische operator voor alle formules.
Vorming van de formules
Een formule bestaat uit een of meer filters die een specifiek toewijzingscriterium vertegenwoordigen, gecombineerd met behulp van een logische operator (OR, AND).
Aan elke formule wordt een beschrijving in twee talen gekoppeld.
Vorming van de filters
Een filter bestaat uit twee operandi en een operator. De operandi zijn ofwel applicatieve attributen die beschikbaar worden gesteld door een Administrator (cf. III.3.1.2), ofwel constante waarden, ofwel
Blz. 55
FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN
Ref.: Policy Manager
lijsten van constante waarden, ofwel applicatieve parameters, ofwel parameters die worden gebruikt voor niet-applicatieve voorwaarden. De applicatieve parameters zijn parameters die door de applicatie worden verzonden bij een vraag tot autorisatie. Ze bestaan uit een naam en een waarde. Deze waarde kan een keten van tekens zijn, een getal of een lijst van ketens van tekens/getallen. In het scherm voor de vorming van filters kan de gebruiker specificeren dat hij een applicatieve parameter wil toevoegen als operandus. Hij krijgt dan de mogelijkheid om de naam, het gekozen type waarde en een beschrijving in twee talen te specificeren.
Lijst van momenteel beschikbare operators •
is gelijk aan
•
verschilt van
•
is groter dan
•
is kleiner dan
•
bevindt zich in de volgende lijst
•
begint met
•
eindigt met
•
is een subketen van
•
NOT
Deze lijst wordt vastgelegd tijdens de analysefase.
Modellen van voorwaarden Om het invoerwerk van de gebruikers te vergemakkelijken zullen snelknoppen/modellen worden voorzien voor de creatie van voorwaarden.
Voor de interne gebruikers moet de lijst meer bepaald vermelden "of er een mandaat van dit type bestaat tussen beide partijen".
III.3.4.10 Beheer van de acties, resources en businesstransacties Functie Met de Businesstransacties van de Policy Manager kan het (Fed)IAM-systeem de toegang controleren tot de belangrijke transacties die worden uitgevoerd in de applicaties van de FOD Financiën. Ze vormen een essentiële component van de applicatieve toegangsmatrix die een "fijn" autorisatiesysteem implementeert ("aka entitlements").
In een applicatieve context moeten deze schermen het beheer mogelijk maken van de andere component van de applicatieve toegangsmatrices: de Business-transacties (BT's). Deze BT's bestaan uit twee tekenketens, nl. "Action" en "Resource".
Blz. 56
FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN
Ref.: Policy Manager
Deze opeenvolgende schermen zullen de creatie mogelijk maken van Actions en van Resources, en daarna de combinatie van een Action en een Resource om een BT te vormen.
Voor elk element zal een beschrijving in twee talen mogelijk zijn.
De gebruiker moet bestaande actions/resources kunnen wijzigen of schrappen voor zover deze actions/resources niet opgenomen zijn in een BT.
De gebruiker moet een overzicht kunnen krijgen van alle bestaande actions/resources/BT's voor die applicatie.
De gebruiker moet een overzicht kunnen krijgen van alle bestaande actions/resources/BT's voor die applicatie.
De gebruiker moet een bestaande BT kunnen schrappen voor zover deze Business-Transactie niet wordt gebruikt in de toegangsmatrix van de applicatie.
III.3.4.11 Beheer van de URL's Functie
Met de URL's van de Policy Manager kan het (Fed)IAM-systeem de toegang tot de diverse URL's van de applicaties van de FOD Financiën controleren. Ze vormen een essentieel element van de HTTP toegangsmatrix van de applicatie, die een "niet-fijn" autorisatiesysteem implementeert ("aka coarsegrained authorization").
In een applicatieve context moeten deze schermen het beheer mogelijk maken van de andere component van de HTTP toegangsmatrices: de URL-modellen ("aka URL patterns").
De gebruiker moet de URL-modellen kunnen creëren/wijzigen/schrappen die worden gebruikt in de HTTP toegangsmatrices.
Er moet een syntactische controle worden voorzien om zich ervan te vergewissen dat het model werkelijk een geldig URL-model vertegenwoordigt.
Elk URL-model heeft een (intern/extern) type naarmate het moet worden gebruikt in de interne of externe HTTP toegangsmatrix.
De lijst van bestaande URL-modellen wordt geleverd op het basisscherm, naast hun type en naast de datum en de auteur van de recentste wijziging.
Blz. 57
FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN
Ref.: Policy Manager
III.3.4.12 Beheer van de applicatieve toegangsmatrices Functie
De applicatieve toegangsmatrix van een applicatie is de grafische weergave van het "fine" veiligheidsmodel van de applicatie. Het betreft een tabel met als twee dimensies de eerder gedefinieerde applicatieve rollen en de Business Transacties.
In een applicatieve context tonen deze schermen de matrix in grafische vorm. In de tabel zal het mogelijk zijn elke cel te configureren met behulp van een rolmenu. Dankzij deze lijst zal de gebruiker zijn beslissing kunnen implementeren wat betreft toegangsrechten voor personen met deze specifieke applicatieve rol voor die specifieke businesstransactie: •
Altijd toegang ("ALLOW")
•
Nooit toegang (standaardwaarde: "DENY")
•
Voorwaardelijke toegang, volgens een vooraf gedefinieerde voorwaarde.
De wijzigingen aan de matrix worden afhankelijk gemaakt van het invullen, door de gebruiker, van een tekstveld met beschrijving van de wijziging.
Er moet contextuele hulp worden voorzien bij "fly-over" van de muiscursor over de applicatieve rollen, de BT's en de voorwaarden, met weergave van hun definities en beschrijvingen.
Een filteringmechanisme van de applicatieve rollen en van de BT's moet worden geleverd zodat de gebruiker slechts een deel van de applicatieve toegangsmatrix moet raadplegen.
Er moet heel bijzondere zorg worden besteed aan de leesbaarheid van het scherm, zeker bij matrices met grote afmetingen.
In het geval dat een applicatie bedoeld is voor gebruik door interne en externe gebruikers, zullen twee matrices nodig zijn. De eerste omvat alle BT's en interne applicatieve rollen. De tweede omvat alle BT's en externe applicatieve rollen.
III.3.4.13 Beheer van de HTTP toegangsmatrices (coarse grained access) Functie
De HTTP toegangsmatrix van een applicatie is de grafische weergave van het "URL-based" veiligheidsmodel van de applicatie. Het betreft een tabel waarvan de twee dimensies bestaan uit de eerder gedefinieerde applicatieve rollen en URL-modellen, gekoppeld aan een opvragingstype HTTP (GET/POST/PUT/...).
Blz. 58
FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN
Ref.: Policy Manager
In een applicatieve context tonen deze schermen de matrix in grafische vorm. In de tabel zal het mogelijk zijn elke cel te configureren met behulp van een rolmenu. Dankzij deze lijst zal de gebruiker zijn beslissing kunnen implementeren wat betreft toegangsrechten voor personen met deze specifieke applicatieve rol voor die combinatie van URL/HTTP-actie: •
Altijd toegang ("ALLOW")
•
Nooit toegang (standaardwaarde: "DENY")
•
Voorwaardelijke toegang, volgens een vooraf gedefinieerde voorwaarde.
De wijzigingen aan de matrix worden afhankelijk gemaakt van het invullen, door de gebruiker, van een tekstveld met beschrijving van de wijziging.
Er moet contextuele hulp worden voorzien bij "fly-over" van de muiscursor over de applicatieve rollen, de BT's en de voorwaarden, met weergave van hun definities en beschrijvingen.
Een filteringmechanisme van de applicatieve rollen en van de BT's moet worden geleverd zodat de gebruiker slechts een deel van de applicatieve toegangsmatrix moet raadplegen.
Een mechanisme voor versneld invoeren moet worden geleverd, waarbij dezelfde waarde uit een rollijst kan worden geselecteerd voor een applicatieve rol en een URL-model, voor alle soorten HTTPopvragingen.
In het geval dat een applicatie bedoeld is voor gebruik door interne en externe gebruikers, zullen twee matrices nodig zijn. De eerste bevat alle URL-modellen van het interne type en de interne applicatieve rollen. De tweede bevat alle URL-modellen van het externe type en de externe applicatieve rollen.
III.3.4.14 Vraag tot activering van een applicatie Functie Zodra de gebruiker klaar is met het invullen van de verschillende toegangsmatrices, krijgt hij de kans om de activering van deze applicatie te vragen. Dit is de eerste stap in het activeringsproces.
In een applicatieve context tonen deze schermen achtereenvolgens de diverse matrices die in de applicatie zijn geconfigureerd om de gebruiker in staat te stellen hun inhoud te checken vooraleer de activering ervan te vragen.
Hij zal verplicht zijn een commentaar in te vullen bij de vraag tot goedkeuring.
Zodra de vraag tot goedkeuring een feit is, zal een scherm het voorziene vervolg van het activeringsproces tonen. Met name de namen van de personen die de activeringsvraag moeten goedkeuren, zullen worden weergegeven.
Blz. 59
FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN
Ref.: Policy Manager
Verschillen tussen opeenvolgende versies Wanneer de gebruiker de matrices raadpleegt tijdens een activeringsaanvraag, zal hij op grafische wijze duidelijk de verschillen kunnen zien tussen de eerder geactiveerde applicatiematrix en de matrix die het voorwerp is van zijn vraag.
III.3.4.15 Goedkeuring/Afwijzing van een applicatie Functie In een globale context kunnen de gebruikers via deze schermen de applicaties die op hun goedkeuring wachten eerst bekijken en dan goedkeuren of afwijzen.
Een eerste scherm toont de wachtlijst voor goedkeuringen, hun datum en de auteur van de vraag, en ook de commentaar van de aanvrager.
Na selectie van een vraag tonen deze schermen achtereenvolgens de verschillende matrices die in de applicatie werden geconfigureerd (applicatieve/URL en interne/externe) zodat de gebruiker hun inhoud kan checken vooraleer deze te bekrachtigen.
De gebruiker heeft de mogelijkheid om op grafische wijze duidelijk de verschillen te zien tussen de matrix van de eerder geactiveerde applicatie en de matrix die het voorwerp is van de vraag.
De gebruiker is verplicht een commentaar toe te voegen, zowel bij goedkeuring als bij afwijzing.
III.3.4.16 Proces van activering van een applicatie De activering van een applicatie komt overeen met de actie om het veiligheidsmodel dat in de verschillende toegangsmatrices werd geïmplementeerd werkzaam te maken. Deze activering is ondergeschikt aan de goedkeuring van verschillende spelers.
Het proces zal gedefinieerd moeten worden tijdens de analysefase. De specificaties zijn onder meer (niet-exhaustieve lijst): niet-exhaustieve lijst): •
Het proces wordt gestart door een gebruiker die een activeringsaanvraag indient. Eenmaal deze vraag ingediend, is tot het einde van het proces geen enkele wijziging van een component van de applicatie meer toegestaan.
•
Er wordt een stap van technische goedkeuring geïmplementeerd zodat een ICT-team in staat is het correcte technische karakter van de verschillende componenten van de applicatie te bekrachtigen. De afwijzing van de vraag impliceert dat de applicatie opnieuw "EDITEERBAAR" is, én het einde van het proces.
•
Er wordt een stap van goedkeuring van de Business geïmplementeerd zodat een manager van het Business-team in staat is de verschillende componenten van de applicatie te
Blz. 60
FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN
Ref.: Policy Manager
bekrachtigen. De afwijzing van de vraag impliceert dat de applicatie opnieuw "EDITEERBAAR" is, én het einde van het proces. •
Er wordt een "provisioning" stap gestart. Dit is de stap die instaat voor de verspreiding van de verschillende elementen van de matrix naar de componenten van de IAM- en FedIAMsystemen. (cf. III.3.5, III.2.1.1,III.3.1.3, III.3.2 en III.3.3 )
•
De lopende versie van de applicatie wordt de "ACTIEVE" versie van de applicatie. Een nieuwe versie van deze applicatie wordt gegenereerd via kopie van de actieve versie, en naar een "EDITEERBARE" staat gebracht: dit is meteen het einde van het proces.
•
Er worden e-mails met kennisgeving verzonden naar de personen die betrokkenen waren bij de overgangen tussen stappen.
•
Voor elke goedkeuringsstap kunnen meerdere keurders de activering goedkeuren.
Een scherm in de globale context moet de visualisering van dit proces mogelijk maken voor elke applicatie waarmee gestart werd. De gebruikers kunnen alleen de processen zien betreffende de applicaties waarvoor ze rechten hebben gekregen.
III.3.4.17 Vraag tot schrapping van een applicatie De schrapping van een applicatie komt overeen met de actie om het veiligheidsmodel dat in de verschillende toegangsmatrices werd geïmplementeerd, op te heffen. Deze activering is ondergeschikt aan de goedkeuring van verschillende spelers. Het proces zélf lijkt sterkt op het activeringsproces.
III.3.4.18 Export van een applicatie Functie De geïnstalleerde procedures eisen een veiligheidsmodel te kunnen testen in een aanvaardingsomgeving vooraleer dit model te importeren in de productieomgeving. Hoewel hetzelfde model afzonderlijk in de productieomgeving kan worden geïntroduceerd, garandeert de export/import-actie een identiek veiligheidsmodel voor productie als voor aanvaarding.
Globale context In een globale context maakt dit scherm het mogelijk de actieve versie van een applicatie te selecteren en daarna te exporteren. Het exportresultaat is een XML-bestand dat alle componenten van de applicatie omvat, om dit XMLbestand te kunnen gebruiken om deze versie van de applicatie in een andere instantie van de Policy Manager te kunnen regenereren.
Applicatieve context In een applicatieve context maakt dit scherm het mogelijk de actieve versie van een applicatie te selecteren en daarna te exporteren.
Blz. 61
FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN
Ref.: Policy Manager
Het resultaat van de exportering is een CSV-bestand per applicatieve toegangsmatrices. Elk CSVbestand bevat de verschillende BT's, de applicatieve rollen en de gekozen beslissingen ("ALLOW", "DENY", Voorwaarde). Deze bestanden zullen de raadpleging van de veiligheidsmatrices mogelijk maken in een applicatie van het spreadsheettype.
III.3.4.19 Import van een applicatie Globale context In een globale context maakt dit scherm het mogelijk een XML-bestand dat uit een voorafgaande export resulteert, opnieuw te uploaden. De geïmporteerde applicatie moet al bestaan in de Policy Manager. Er wordt dan een nieuwe versie van de applicatie gecreëerd op basis van de inhoud van het geïmporteerde XML-bestand. Indien de applicatie HTTP-toegangsmatrices bevat, zal het importmechanisme een mechanisme leveren dat de gebruiker in staat stelt om de hostname in de URL's van de bronomgeving te vervangen door een andere, aangepast aan de doelomgeving. Het resultaat van de import is een "EDITEERBARE" versie van de applicatie, op elk punt identiek aan de geëxporteerde versie van de applicatie.
III.3.4.20 Technische herprovisioning van een applicatie Functie Wanneer de stap van de provisioning van een applicatie-activatie om technische redenen mislukt is, is het niet nodig het proces te herstarten: de nodige goedkeuringen werden immers al geleverd. In een globale context maakt dit scherm het voor de Administrators mogelijk een applicatie te kiezen en dan rechtstreeks een procedure voor provisioning te herlanceren, via een bypass rond het proces voor activering van de matrix. Er dient een bekrachtiging te volgen om zich ervan te vergewissen dat de versie van de gekozen applicatie wel degelijk werd goedgekeurd bij een eerder proces van activeringsaanvraag.
III.3.4.21 Herstel van een applicatie
Functie Met deze functie kan een vroegere versie van een matrix van een specifieke applicatie worden hernomen voor de nieuwe "EDITEERBARE" versie. In een globale context is het met dit scherm voor de Administrator mogelijk een applicatie te kiezen en dan een eerdere versie van de applicatie. Om de gebruiker te helpen zijn keuze te maken, moet informatie worden getoond van elke beschikbare versie van de applicatie.
Blz. 62
FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN
Ref.: Policy Manager
III.3.4.22 Beheer van de rapporten Functie Deze functie, beschikbaar in een globale context, maakt het voor gebruikers mogelijk om bestanden in pdf-formaat te krijgen met een specifieke kijk op een applicatie.
Versierapport van de applicatie Dit rapport bevat alle samenstellende elementen van de actieve of editeerbare versie van een applicatie.
Historiekrapport van de applicatie Dit rapport bevat een historiek van alle wijzigingen die werden aangebracht in alle opeenvolgende versies van de applicatie. Dit rapport moet gebruikt kunnen worden om te bepalen wie welke wijziging heeft aangebracht, en wie ze heeft goedgekeurd, met de commentaren van de betrokkenen en de datum van uitvoering en van productiestart.
III.3.4.23 Beheer van de bestemmingssystemen
Functie Tijdens de provisioningfase zullen de diverse componenten die in de Policy Manager gedefinieerd werden (applicatieve rollen, toegangsregels) naar de verschillende elementen van de IAM- en FedIAM-infrastructuur getransfereerd worden. In een globale context zal een scherm de Administrators de kans geven om bestemmingssystemen te definiëren met identificatie van volgende elementen: hostname, port en type van bestemmingssysteem (rol of toegangsregel).
III.3.4.24 Beheer van de gebruikersdirectory's Functie Tijdens de provisioningfase wordt de definitie van de applicatieve rollen overgedragen naar de tool voor rollenbeheer. Hiermee kunnen op diverse manieren rollen gecreëerd worden (LDAP-attributen, LDAP-groepen, ...). In een globale context kunnen de Administrators via een scherm de gebruikersdirectory's definiëren zodat de tool voor rollenbeheer weet waar (LDAP-parameters) en hoe (attributen/groep) de applicatieve rollen gecreëerd moeten worden.
Blz. 63
FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN
Ref.: Policy Manager
III.3.5 Integratie Policy Manager is de beheerstool voor het veiligheidsmodel van de applicaties van de FOD Financiën. Communicatie met minstens drie andere tools van de IAM/FedIAM-oplossingen is nodig voor de goede werking van de volledige oplossing: •
Communicatie met de tool voor rollenbeheer. Hoewel de applicatieve rollen worden gedefinieerd in PM, wordt de actie om deze rollen echt aan de betrokken gebruikers toe te wijzen, aan een ander product toegewezen.
•
Communicatie met de tool voor toegangscontrole voor de interne applicaties. De toegangsregels die in PM worden gecreëerd, moeten naar deze IAM-tool gepropageerd worden.
•
Communicatie met de tool voor toegangscontrole voor de externe applicaties. De toegangsregels die in PM worden gecreëerd, moeten naar deze FedIAM-tool gepropageerd worden.
III.3.5.1 Integratie met de tool voor rollenbeheer Huidige oplossing: Policy Manager zal moeten kunnen werken met de tool voor rollenbeheer die de FOD Financiën momenteel gebruikt: Oracle Waveset Identity Manager (IDM). Twee interfaces zijn nodig voor de goede werking van deze integratie: •
WebService voor provisioning: een WebService is uitgerold op IDM, zodat PM bij de provisioning van een applicatie de lijst van de applicatieve rollen van deze applicatie kan verzenden, met de bijbehorende formules. Met deze informatie kan IDM de applicatieve rollen toewijzen aan de gebruikers.
•
WebService voor berekening van de applicatieve rollen: op PM wordt een WebService uitgerold die als parameter het volledige profiel van een gebruiker ontvangt. De WebService berekent dan de applicatieve rollen van alle actieve applicaties die deze gebruiker zou moeten ontvangen, en stuurt een lijst van applicatieve rollen terug.
Deze twee interfaces zullen moeten blijven werken zolang als de IDM-oplossing geïnstalleerd blijft. De huidige code van de twee interfaces staat ter beschikking van de inschrijver. De integratie van de Policy Manager met IDM (huidig en toekomstig platform) maakt deel uit van deze overheidsopdracht.
Toekomstige oplossing De aanwezigheid van een nieuwe beheerstool voor identiteiten en rollen zal niet leiden tot nieuwe ontwikkelingen voor deze interfaces. Volgens plan wordt de continuïteit van de WebService voor provisioning namelijk gegarandeerd. De WebService voor berekening van de applicatieve rollen wordt geschrapt: de functie hiervan wordt direct overgenomen door de nieuwe tool.
Blz. 64
FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN
Ref.: Policy Manager
III.3.5.2 Integratie met de tools voor toegangscontrole Huidige oplossing: Policy Manager zal moeten kunnen werken met de tools voor toegangscontrole die de FOD Financiën momenteel gebruikt: Sun Access Manager (AM) en Oracle OpenSSO (OSSO). De verspreiding van de toegangsregels voor de twee tools voor (interne en externe) toegangscontrole gebeurt via de verzending van een TCP-pakket met een XML-bestand dat de diverse regels van de applicatie bevat, naar een externe server van de infrastructuur (IAM en FedIAM). Deze interface zal gebruikt moeten blijven worden zolang de IAM- en FedIAM-oplossingen geïnstalleerd blijven. De huidige code staat ter beschikking van de inschrijver. De integratie van de Policy Manager met Access Manager en OpenSSO (huidig en toekomstig platform) maakt deel uit van deze overheidsopdracht.
Toekomstige oplossing Er is voorzien dat de nieuwe tools die AM en OSSO moeten vervangen, een wijziging van de huidige interface zullen meebrengen. De onderhoudsdagen die in deze overheidsopdracht zijn voorzien, zullen gebruikt kunnen worden om de nieuwe interface (vermoedelijk een WebService) te analyseren en te realiseren. Het is belangrijk te noteren dat alleen de verspreiding van de nodige informatie voor de invoeging van regels in de toekomstige producten het voorwerp uitmaakt van deze overheidsopdracht. De invoeging zélf van deze regels, op basis van deze informatie, zal afhankelijk zijn van de gekozen producten en zal dus deel uitmaken van de overheidsopdracht die instaat voor de keuze ervan.
III.3.6 Databank De definitie van de structuur van de nieuwe databank, in de standaardomgeving van de FOD Financiën, maakt deel uit van deze overheidsopdracht. De opdrachtnemer zal de databank moeten implementeren in de voorziene omgevingen.
III.3.7 Migratie Een bepaald aantal gegevens over de applicaties die in Policy Manager gedefinieerd zijn, moeten ook in de nieuwe Policy Manager beschikbaar blijven. Indien de analyse aantoont dat wijzigingen van gegevensmodellen nodig zijn, moet de opdrachtnemer migratiescripts leveren die relevante gegevens kunnen extraheren uit de Oracle databank die PM momenteel gebruikt. Deze moeten worden getransformeerd om compatibel te zijn met het nieuwe gegevensmodel. Daarna moeten ze worden geïmporteerd in de databank IBM DB2 die de FOD Financiën standaard gebruikt. Vooral de historische gegevens die nodig zijn voor de continuïteit van de auditservice moeten beschikbaar zijn in de nieuwe PM, zodat bijvoorbeeld een rapport verkrijgbaar is van de historiek van de applicatie sinds haar creatie. Alle acties voor migratie van deze gegevens maken deel uit van deze overheidsopdracht. Blz. 65
FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN
Ref.: Policy Manager
III.3.8 Testfases Aan de inschrijver wordt gevraagd te preciseren welke inspanningen hij plant wat betreft noodzakelijke tests om de kwaliteit van de applicatie te garanderen. De opdrachtnemer moet de soorten tests en de verschillende testfases preciseren, en een voorstel van methodologie formuleren voor de test die hij wil installeren voor deze testservice.
III.3.9 Productiegang De opdracht omvat niet alleen de ontwikkelingen en de testfases maar ook de productiegang in een operationele omgeving. Het is nodig een distributie- en planningbeleid te definiëren om tot een goede afwikkeling van de productiegang te komen. Deze productiegang moet plaatsvinden in samenwerking met de nodige diensten (ICT Operations, ICT Helpdesk, ...). De klemtoon ligt op communicatie, vorming en documentatie. De productiegang betreft alle functies die worden beschreven in deze overheidsopdracht.
Blz. 66
FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN
Ref.: Policy Manager
III.4 Projectbeheer De opdrachtnemer zal het projectbeheer voor zijn rekening moeten nemen, met de organisatie van de steering, de projectcreatie in de methodologie PMfin (Prince II) met de beschrijving van de PID, de workproducts enz.
Blz. 67
FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN
Ref.: Policy Manager
III.5 Technische omgeving Specifieke ontwikkelingen De specifieke ontwikkelingen die noodzakelijk kunnen zijn om te voldoen aan de behoeften, moeten het voorwerp zijn van een forfaitaire prijs. Het antwoord moet vergezeld zijn van een beschrijving van deze ontwikkelingen. Om achteraf updatingproblemen te vermijden in het geval van een nieuwe versie, verbindt de inschrijver zich ertoe om in te staan voor deze ontwikkelingen in het raam van het onderhoud van alle komende versies.
Omgevingen voor ontwikkeling, integratie, test en productie De omgeving voor ontwikkeling, de omgeving voor integratie en de omgeving voor productie worden gescheiden. Vanuit technisch oogpunt zijn ze echter identiek om incompatibiliteiten te vermijden. De ontwikkeling, de integraties, de tests (in ruime zin) en de productie verlopen dus op identieke platformen. Er worden proeven geëist in de externe diensten. De inschrijver legt in zijn offerte uit hoe hij wil voldoen aan deze eisen en hoe de omgevingen onderling verbonden zullen zijn.
Specifieke parametreringen De inschrijver zal voor alle specifieke parametreringen preciseren of ze door hem alleen gerealiseerd moeten worden, of dat de FOD hier zelf en autonoom voor kan instaan, na een gepaste opleiding. Prestaties Het systeem moet beschikbaar zijn tijdens de werkuren, zonder merkbare verslechtering van de prestaties.
Eisen inzake integratie in de bestaande standaarden
In het verlengde van de inleiding tot dit gedeelte wordt de aandacht van de inschrijver nogmaals gevestigd op de eisen inzake integratie in de bestaande standaarden (cf. document architectuur building blocks). De opdrachtnemer ontvangt na de gunning van de opdracht aanvullende informatie over hetgeen volgt (maar in voorkomend geval ook over de andere normen).
Connectors - integraties De inschrijver beschrijft in zijn offerte de connectors en/of de integraties die hij noodzakelijk acht om de gevraagde functies te kunnen installeren. Hij moet ook specificeren welke diensten hij zal leveren en welke taken in het raam van de installatie van connectors en/of integraties moeten worden uitgevoerd. Het is duidelijk dat het systeem zal moeten interageren met een waaier van andere systemen; sommige ervan moeten misschien nog gedefinieerd worden. De inschrijver moet in zijn offerte uitleggen hoe de medewerkers van de Omkaderingsdienst ICT in de toekomst interfaces
Blz. 68
FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN
Ref.: Policy Manager
zullen kunnen opbouwen met applicaties die vandaag nog niet bekend zijn. De inschrijver moet dus preciseren aan welke voorwaarden moet worden voldaan om een systeem te kunnen aansluiten. De aandacht wordt gevestigd op het feit dat de inkomende berichten vaak (maar niet altijd) in XML worden gestructureerd. Dit zal dus in de mate van het mogelijke een automatische gegevensinvoer in werking stellen (met of zonder menselijke controle) in de achterliggende applicaties. Merk overigens op dat de verwerkte berichten ook de basis kunnen vormen voor een manuele gegevensinvoer.
Clientpost
De FOD Financiën hecht bijzonder belang aan de onafhankelijkheid van de oplossingen tegenover de clientposten. De inschrijver moet er dus over waken dat de aansluiting, de installatie van componenten en de integratie in de clientpost slechts een minimale impact hebben. Hij zal hiertoe verplicht een oplossing op webbasis voorstellen. De inschrijver moet deze onafhankelijkheid inzake software ook garanderen in het raam van de ICT-standaarden. De eventuele installaties moeten bijvoorbeeld plaatsvinden in het raam van het SMS-project (System Management System, voor beheer van de installatie van software op afstand). De bijbehorende diensten moeten worden verzekerd via deze opdracht, zonder extra kosten.
Softwareoplossing / installatieplan De inschrijver moet in zijn offerte voor alle software en componenten die zullen worden aangewend, een technische beschrijving van de voorgestelde oplossing toevoegen. De beschrijving moet de technische aspecten van de toepassing ervan dekken, evenals de interfaces tussen de verschillende systemen die in het kader van het project moeten worden geïntegreerd. De inschrijver moet een installatieplan van hoog niveau voorstellen. De inschrijver staat in voor het opstellen en uitvoeren van het plan. Het installatieplan moet voorzien: 1. De installatietermijnen van de applicatie 2. Het participatieniveau van het personeel van de inschrijver en van het personeel van de FOD Financiën in elk stadium van het project 3. De eindresultaten ("deliverables", te leveren elementen) 4. De opleiding van het personeel van de FOD Financiën, te verstrekken in elke projectfase (cf. ook ‘Projectbeheer en methodologie’) 5. De eventuele andere informatie die de inschrijver noodzakelijk acht. Tijdens de installatiefase die hij zal moeten realiseren, zal de opdrachtnemer nauw samenwerken met het personeel van de FOD Financiën. Het personeel van de FOD Financiën zal de belangrijkste stadia van het proces identificeren en een overleg organiseren om de installatie te analyseren en te heroriënteren. De opdrachtnemer moet een gepaste presentatie leveren voor elk van deze vergaderingen. De opdrachtnemer zal tijdens de installatie een wekelijks activiteitenverslag opstellen (naast het volledige maandelijkse verslag voor het stuurcomité). De opdrachtnemer zal met het personeel van de FOD Financiën samenwerken om de inhoud van het rapport te definiëren.
Tests De opdrachtnemer legt uit welke aanpak hij wil hanteren om het systeem te testen. Hij legt zijn testplan voor aan de FOD Financiën. De inschrijver stelt een testsysteem voor en documenteert dit (met het oog op controle van de goede werking van het systeem en correcte verwerking van de Blz. 69
FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN
Ref.: Policy Manager
gegevens). De tests van de doeltreffendheid van het gebruik van de applicatie zullen worden uitgevoerd in specifieke gebruikersgroepen voor elke module. De inschrijver neemt ook dit aspect voor zijn rekening en documenteert het.
III.6
Omkadering van de overheidsopdracht.
III.6.1 Fasen van de opdracht Het project zal worden verdeeld over meerdere fasen:
• fase 1: Analyse van de door de opdrachtnemer te leveren oplossing • fase 2: Implementatie van een generieke oplossing die overeenstemt met de functionele behoeften, volgens de standaarden van de FOD Financiën, met inbegrip van de databank.
• fase 3: Integratie met de huidige IAM-oplossing • fase 4: Tests • fase 5: Migratie van de gegevens van de huidige Policy Manager • fase 6: Opleidingen voor de gebruikers van de toepassing, de serverbeheerders en het IAMteam.
De dienstverlener moet erop toezien dat de systemen die bestemd zijn voor de uitvoering van de opdracht, operationeel zijn binnen 15 maanden vanaf de datum van verzending van de bestelbon. De activiteiten moeten 2 weken na de datum van bestelling van de opdracht gestart worden. De uitvoeringsduur van de opdracht kan worden verlengd met schriftelijk akkoord van de FOD Financiën.
Planning (draft)
Blz. 70
FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN
Ref.: Policy Manager
III.6.2 Personeel De opdrachtnemer wordt verzocht om voor de projectleider en alle personeel een cv op naam conform het model in de bijlage 'curriculum vitae’ toe te voegen. Hij verduidelijkt ook de functie en de verantwoordelijkheden van elke persoon van wie hij het cv overmaakt. De offerte bevat een schematisch overzicht van het aangeboden team.
III.6.3 Onderhoud De opdrachtnemer moet uitleggen hoe hij het onderhoud wil organiseren. Het onderhoud begint pas na het verstrijken van de waarborgtermijn. De onderhoudsperiode moet voorzien zijn voor een duur van 21 maanden.
Onderhoudsprogramma
De opdrachtnemer moet beschrijven welk onderhoud voor de geleverde producten vereist is. Dit dekt met name: •
De correctie van bugs
•
Het evolutieve onderhoud
•
Het correctieve onderhoud
Het antwoord moet coherent zijn met de onderstaande vereisten.
Preventief onderhoud
Het preventieve onderhoud dekt de technische interventies voor parametrering, optimalisering, fijnstelling en constructie van het geleverde systeem. Deze interventies worden uitgevoerd met zo weinig mogelijke hinder voor de productie, of anders gezegd: bij voorkeur tijdens rustige periodes. De opdrachtnemer zal de Administratie minstens vier werkdagen vooraf informeren over een geprogrammeerde interventie. Deze kan slechts plaatsvinden met expliciete toestemming van de Administratie. Het preventieve onderhoud is kosteloos gedurende de waarborgperiode.
Correctief onderhoud / technische problemen
Blz. 71
FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN
Ref.: Policy Manager
De opdrachtnemer biedt minstens de nodige technische bijstand voor oplossing van technische problemen van het geleverde systeem. De technische bijstand wordt verzorgd tijdens de openingsuren van de diensten van de FOD (van 7.30 tot 18 u.).
De vragen moeten kunnen worden opgevolgd door de medewerkers van de FOD Financiën. De follow-up van de interventies moet elke dag van de week mogelijk zijn, 24 uur per dag. De toepassing wordt gehost bij de leverancier die ook het beheer ervan behartigt. De applicatie moet mogelijk maken het reactievermogen en de kwaliteit van de interventies te meten in het raam van de SLA. De applicatie hoeft niet met de servicedeskapplicatie van de FOD Financiën verbonden te kunnen worden.
Interventietermijn
De opdrachtnemer moet binnen een termijn van 6 uur (met een begin van oplossing) reageren op elke interventieaanvraag. Binnen een termijn van 24 uur moet een oplossing geïnstalleerd zijn die de herneming van de productieactiviteit toelaat. Deze termijn geldt ook voor de delen van het systeem die niet rechtstreeks door de opdrachtnemer werden geleverd.
Het normale werkritme moet hersteld zijn binnen de termijnen van onderstaande tabel.
Prioriteitentabel:
Prioriteitniveau
Oplossingstermijn
1
100 % binnen 4 uur
2
80 % binnen 48 uur en 100 % binnen 3 werkdagen
3
80% binnen 4 dagen en 100 % binnen 6 werkdagen
4
100 % binnen 10 werkdagen
Indien hij verwacht dat de curatieve maatregelen te veel tijd gaan vergen, moet de opdrachtnemer voor zover mogelijk een noodoplossing voorzien om het probleem of defect te omzeilen.
Evolutief onderhoud
Het evolutieve onderhoud omvat de nieuwe softwareversies die de bugs in de producten corrigeren. Het gaat in principe om minder belangrijke releases die de software conformeren met de andere reeds geleverde modules, of die rekening houden met de evolutie van de marktstandaarden. De opdrachtnemer zal de Administratie minstens vier werkdagen vooraf informeren over een
Blz. 72
FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN
Ref.: Policy Manager
geprogrammeerde interventie. Deze kan slechts plaatsvinden met expliciete toestemming van de Administratie. Het preventieve onderhoud is kosteloos gedurende de waarborgperiode.
Adaptatief onderhoud
Het adaptatieve onderhoud betreft wijzigingen aan software en applicaties die volgen op wijzigingen en upgrades aan de omgevingen, aan de applicaties van klanten en aan de standaarden van de Administratie, waarop nieuwe functies moeten worden toegevoegd. Het adaptatieve onderhoud wordt uitdrukkelijk gevraagd door de FOD Financiën. Het wordt gedekt door de rubriek ‘aanvullende bijstand' in het bestek.
Planning van het onderhoud
De opdrachtnemer schetst de grote lijnen van het onderhoudsprogramma dat hij aanbeveelt voor de productiesites: een programma dat het personeel van de FOD Financiën moet toepassen opdat de producten van de opdrachtnemer gepast worden ondersteund. Het gaat om alle onderhoudsoperaties van het systeem: dagelijks, wekelijks, maandelijks of andere.
III.6.4 Documentatie
De opdrachtnemer zal de FOD Financiën alle technische documentatie leveren die nodig is voor het gebruik en het beheer van het systeem: in het Frans, het Nederlands of het Engels, naargelang deze documentatie beschikbaar is. De documentatie zal meer bepaald de technische handleidingen omvatten, met beschrijving van de kenmerken en gebruiksregels van de hardware en software die deel uitmaakt van het project, een gedetailleerde uiteenzetting van het volledige systeem en uitleg over de diverse subsystemen en hun verbindingen. Met het oog op integratie in de software voor ICT-documentbeheer van de FOD wordt verplicht een elektronische versie in Word 2010 bezorgd (of in pdf-formaat met mogelijkheid om "plain text"opzoekingen uit te voeren), uiterlijk bij de globale voorlopige oplevering. Het documentatiegedeelte van de analyse wordt bezorgd aan het eind van de analysefase. Dit zal aangepast kunnen worden tijdens de andere projectfasen. De offerte vermeldt ook op welke andere soorten dragers de documentatie geleverd zal worden (papier, cd-rom) evenals de standaardhoeveelheden en voorwaarden voor eventuele nabestelling van extra exemplaren. De opdrachtnemer zal verduidelijken volgens welke methode hij de documentatie up-to-date zal houden. De FOD Financiën mag de handleidingen kopiëren voor de behoeften van interne verspreiding.
Blz. 73
FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN
Ref.: Policy Manager
III.6.5 SLA’s III.6.5.1 Service Level Agreements (SLA’s)
Om het kwaliteitsniveau van de opgeleverde softwareoplossing en de bijhorende diensten te garanderen wenst de FOD Financiën dat in het kader van dit bestek de nodige SLA’s voorgesteld worden en na de toekenning van de markt geimplementeerd worden.
III.6.5.2 Principe uitwerking SLA’s in kader van deze opdracht
In bijlage F aan dit bestek is een SLA raamwerk met bijhorende KPI-tabel opgenomen dat als vertrekpunt dient. Het bevat de minimale elementen van de SLA’s die de inschrijver moet voorstellen en dient aan te vullen om zo tot een eerste versie van één of meerdere SLA’s , concept (Proposal) SLA’s te komen. Deze eerste versie van die concept SLA’s en KPI’s tabellen dienen bij de offerte gevoegd te worden. Na de notificatie van de gunning van de opdracht zal de stuurgroep in samenspraak met de aannemer de modaliteiten ( termijnen, detailinhoud,…) bepalen van de definitief op te leveren SLA’s. De inschrijver zal in zijn offerte de nodige resources voorzien om de SLA’s mee te helpen implementeren, te meten, te exploiteren en te rapporteren in samenwerking met de FOD Financiën. Specifiek in de voorgestelde concept SLA’s beschreven worden waar toepasselijk : •
Incident management
•
Release management
•
Problem management
•
Change management
•
Configuration management
zullen volgende ITIL V3 processen behandeld en
Aanvullend op een SLA dient een Dossier Afspraken en Procedures (DAP) opgesteld en voorgesteld te worden, waarin afspraken staan over de manier van samenwerking tussen de aanbestedende overheid en de opdrachtnemer. Hier worden de zaken opgenomen, die bij wijziging geen herondertekening van de SLA’s vragen. Een voorbeeld van gegevens die opgenomen kunnen worden in de DAP is de lijst van geautoriseerde techniekers voor interventies. De inschrijver zal in zijn offerte een voorstel formuleren van DAP-raamwerk, met de elementen die hij zal opnemen in de uiteindelijke wederzijds uit te werken DAP.
Blz. 74
FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN
Ref.: Policy Manager
III.6.5.3 SLA-niveau’s
Er moeten verschillende niveau’s van de SLA’s worden voorzien. De FOD Financiën wenst vier SLAniveau’s te definiëren: •
SLA’s betreffende de conformiteit met de FUP-methodologie
•
SLA’s betreffende de Kwaliteit van de code en de afgeleverde oplossing
•
SLA’s betreffende de niet-functionele vereisten ( performantie, beschikbaarheid,…)
•
SLA’s betreffende de reactiviteit en bugfixing;
III.6.5.4 SLA’s betreffende de conformiteit met de FUP-methodologie
De aannemer dient zich te conformeren naar de deliverables en de levencyclus (fasen, iteraties, tijdsrelatie met de “deliverables”,…) en de standaard gebruikte tools binnen de FOD Financiën. In eerste instantie zal de focus liggen op het respecteren van de in de FUP overeengekomen termijnen voor de realisatie van deze ontwikkeling (levencyclus) en de op te leveren deliverables, en hun acceptatie door het QUAC-comité.
III.6.5.5 SLA voor de kwaliteit van de code en de afgeleverde oplossing
Ten einde de kwaliteit van de code en de geleverde oplossing te garanderen zullen volgende principes gehandteerd worden : Conformiteit van met de FUP-D4 discipline kwaliteit meerbepaald (D4-TPL42) en mechanisme FUP-ITIL voor de “continous integration and quality”. - Er zal een kwaliteitscontrole van de code gebeuren op basis van de SonarQube tool ( vervangt CAST als standaard). (Zie ook www.sonarqube.org) - Er zal voor de webservices een controle op veiligheid en integriteit van de code gebeuren met de FORTIFY-tool. De normen en procedures van de kwaliteitscriteria zullen na toekenning van de markt in onderlinge samenspraak met de aannemer bepaald worden. Dit zal opgesteld worden onder de vorm van een SLA. Indien nodig blijkt uit de uitgevoerde testen zal de aannemer zich engageren om de nodige verbeteringen aan zijn code aan te brengen om binnen de afgesproken kwaliteitsnormen te vallen en dit binnen de termijnen van de afgesproken fasen van het bestek. -
De FOD Financiën behoudt zich het recht voor eventuele andere tools te gebruiken om de kwaliteit van de code te verifiëren.
Blz. 75
FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN
Ref.: Policy Manager
III.6.5.6 SLA voor de reactiviteit en “bugfixing”
Vanaf de datum van de globale voorlopige oplevering tot het einde van de opdracht ziet de opdrachtnemer erop toe dat het dienstverleningsniveau zoals dat in de SLA’s is gedefinieerd, wordt gerespecteerd. Deze SLA zal onder meer betrekking hebben op : •
beschikbaarheid van de aannemer voor oplossen van technische problemen;
•
de betrouwbaarheid of een weergave van de gemiddelde tijd tussen pannes;
•
de maximale interventietermijn voor herstelling en/of oplossing van defecten of “bugs”.(zie ook hieronder “Prioriteitsniveau’s voor reactiviteit en “bugfixing” van de SLA)
III.6.5.6.1 Beschikbaarheid van de aannemer o o
Technische bijstand tussen 07:30-18:00 openingsuren van de FOD (procedure voor te stellen in de offerte) Confirmatie van opening call binnen de 30 minuten na openen call door FODFIN (procedure voor te stellen in de offerte)
III.6.5.6.2 Prioriteitsniveau’s voor reactiviteit en “bugfixing” De FOD Financiën heeft vier prioritaire niveaus erkend: •
Prioriteit 1 (incident dat wordt beschouwd als blokkerend): betekent dat een gedeelte van het systeem niet werkt en een aanzienlijke stagnatie van het systeem veroorzaakt. Het incident moet onmiddellijk worden aangepakt.
•
Prioriteit 2 (incident dat wordt beschouwd als hinderlijk): het incident veroorzaakt een vertraging bij de gebruikers en moet worden aangepakt na de oplossing van een incident uit categorie 1.
•
Prioriteit 3 (incident dat wordt beschouwd als vervelend): het incident heeft geen relevante gevolgen voor de productie en de gebruikers, maar het is niettemin niet in overeenstemming met de afgesproken functiemogelijkheden. Het incident moet worden aangepakt na de oplossing van de incidenten uit categorie 2.
•
Prioriteit 4 (incident dat wordt beschouwd als cosmetisch): vermeende incidenten die niet worden gerangschikt in de categorieën 1 tot 3 maar die een vraag tot aanpassing van een bestaande functievoorziening betreffen.
III.6.5.6.3 Interventietermijnen Zie Par III.6.3 Onderhoud – Interventietermijn-Prioriteitentabel
Blz. 76
FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN
Ref.: Policy Manager
III.6.5.7 SLA betreffende niet-functionele vereisten : de beschikbaarheid en het prestatieniveau van de toepassing
Vanaf de datum van de globale voorlopige oplevering tot het einde van de opdracht ziet de opdrachtnemer erop toe dat het dienstverleningsniveau zoals dat in de SLA’s is gedefinieerd, wordt gerespecteerd. Deze SLA zal onder meer betrekking hebben op: •
de performantie van de toepassing (antwoordtijd voor welbepaalde functionaliteiten zoals transactionele zoekacties, raadpleging en bijwerking); o
•
maximale tijd voor oproep van een willekeurig scherm van de applicatie wordt op 4 seconden geraamd
de garantie dat de totale onbeschikbaarheid van de toepassing niet meer zal bedragen dan;
o
99% beschikbaarheid van de toepassing over een periode van 3 maand tijdens de diensturen van 07:30-18:00 (weekdagen)
III.6.5.8 Sancties
Als een bepaald element van de SLA niet wordt nageleefd, wordt dit met een boete bestraft. Het is geenszins de bedoeling van de FOD om de kosten door middel van boetes te drukken, maar om de opdrachtnemer aan te sporen alle afspraken te eerbiedigen zodat de gebruikers niet de dupe worden. De boetes voor het niet-naleven van een element van de SLA moeten door de inschrijver worden voorgesteld, uitgedrukt in een percentage van het totale bedrag van het onderhoud of fase van de uitvoering van het contract, bedoeld in de prijstabel. De voorgestelde bedragen blijven van toepassing gedurende de volledige duur van het contract.
III.6.5.9 Rapportering SLA’s
De inschrijver zal een voorstel indienen van maandelijkse/driemaandelijkse rapportering onder de vorm van een exploiteerbaar document met KPI (Key Performance Indicatoren ) dat de behaalde SLA niveau’s weergeeft. De frequentie van oplevering zal beslist worden na toekenning van de markt.
III.6.5.10 Andere SLA’s
De inschrijver mag tevens een SLA voorstellen voor andere aspecten die hij relevant acht in kader van dit bestek. In zijn offerte dient de inschrijver dan het serviceniveau te bepalen dat moet worden bereikt, naast de tools en de periodes voor meting, evenals de rapporteringsmethode.
Blz. 77
FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN
Ref.: Policy Manager
III.6.5.11 Berekeningsperiodes waarin de verschillende SLA’s gelden
Waar mogelijk worden de SLA’s verplicht gemeten per periode van 3 maanden. Als de periode korter is dan 3 maanden op het einde van de eerste 4 jaar van het project, zijn er 2 mogelijkheden: Deze periode duurt 1 maand of minder: de voorgaande periode wordt verlengd met de duur van deze periode, en deze periode wordt behandeld alsof ze 3 maanden bedraagt. Deze periode duurt langer dan een maand: er wordt een nieuwe meetperiode vastgelegd voor de duur van de periode; de periode wordt behandeld alsof ze zich uitstrekt over 3 maanden. Als een bepaalde SLA over een wisselende periode van twaalf maanden tweemaal niet wordt nageleefd, wordt de boete voor deze SLA verdubbeld. Vanaf het moment waarop een SLA wordt nageleefd, wordt de boete opnieuw toegepast zonder te worden verdubbeld, de volgende keer dat deze SLA niet wordt nageleefd. De FOD Financiën kan, indien hij dat wenst, de metingen van de SLA voor eigen rekening laten controleren en uitvoeren door een onafhankelijk studiebureau.
Blz. 78
FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN
III.7
Ref.: Policy Manager
Diensten
III.7.1 Opleiding Alle gevraagde opleidingen moeten in het Frans en in het Nederlands aangeboden worden. De FOD Financiën behoudt zich het recht voor later extra opleidingen te bestellen. Er worden opleidingen gevraagd voor de volgende gebruikersrollen:
•
Eindgebruikers: De opdrachtnemer biedt een opleiding aan voor de gebruikers, per groep van 10 à 12 personen. Deze opleiding moet het gebruik van de software aanleren. Er wordt een sessie voorzien in elke taal.
•
Systeembeheerder: De opdrachtnemer biedt een gezamenlijke opleiding aan voor de systeembeheerders. Deze opleiding wordt verstrekt aan groepen van 5 tot 10 personen. Er wordt een sessie voorzien in elke taal.
•
Servicedesk: (opmerking: de servicedesk werkt volgens de ITIL-principes): de opdrachtnemer biedt hier een korte opleiding in groepen van maximaal 10 personen. De opleiding wordt zó georganiseerd dat de leden van de servicedesk voldoende kennis van de applicatie verwerven om hun functie te vervullen, evenals de nodige bagage om die kennis over te dragen op hun medewerkers ("train the trainer"). Er wordt een sessie voorzien in elke taal.
•
Lid van het IAM-team: het technische IAM-team krijgt een opleiding van applicatieadministrator. Er wordt een sessie voorzien in elke taal.
De opdrachtnemer beschrijft voor de bovenstaande opleidingen de doelstellingen, inhoud en vorm.
Algemene eisen De volgende bepalingen blijven integraal van kracht. Bij verzuim kan de offerte van de inschrijver onregelmatig bevonden worden. De opdrachtnemer moet de opleidingen organiseren in het Nederlands en het Frans.
Blz. 79
FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN
Ref.: Policy Manager
De personen die voor de opleiding instaan, moeten:
•
de nodige ervaring hebben voor het domein waarover ze opleiding geven;
•
een PERFECTE beheersing aantonen van de taal waarin ze de opleiding geven;
•
beschikken over de pedagogische kwaliteiten die onmisbaar zijn om de materie gestructureerd en systematisch over te dragen aan de deelnemers;
•
doeltreffend en op de gepaste momenten gebruik maken van de pedagogische middelen;
•
rekening houden met de opmerkingen van de aanbestedende overheid wat betreft de inhoud en de presentatie van de opleiding.
De offerte mag in voorkomend geval volstaan met een verwijzing naar het cv van de betrokken perso(o)n(en). De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om telefonisch, per fax of via e-mail – gevolgd door bevestiging via aangetekende brief – te eisen dat een of meer trainers die niet zouden voldoen aan de geëiste kwalificaties, onmiddellijk worden vervangen door trainers die beschikken over gelijkwaardige kwalificaties als vermeld in de offerte. In principe worden de opleidingen verstrekt in de lokalen die de FOD Financiën aanbiedt, in het gebouw North Galaxy in Brussel. De opdrachtnemer meldt duidelijk de middelen en specifieke technische vereisten voor de verschillende opleidingen (bv. aantal pc's, configuratie van de pc's, …). Elke deelnemer ontvangt cursusaantekeningen, bij voorkeur opgesteld in zijn taal. Van deze regel kan niet worden afgeweken zonder voorafgaande kennisgeving aan, en goedkeuring van de FOD Financiën. De opdrachtnemer zal de aanwezigheid van de deelnemers noteren per halve dag.
III.7.2 Aanvullende bijstand De opdrachtnemer moet een aantal mandagen aanvullende bijstand voor de volle initiële duur van het contract voorstellen. Indien het contract verlengd wordt, worden 50 dagen per jaar extra toegevoegd. De FOD Financiën kan volgens behoefte per halve dagen een beroep doen op aanvullende bijstand. De assistentie wordt gefactureerd volgens het verbruik. Deze assistentie dekt de uitbreidingen die op vraag van de FOD Financiën na de productiegang worden gerealiseerd. De mandagen dekken in principe alles wat nodig wordt geacht in het raam van de gevraagde uitbreidingen. De realisaties die werden opgeleverd onder het stelsel van aanvullende bijstand, worden zonder extra kosten opgenomen in de waarborg voor de duur van het contract, net zoals in het eventuele latere onderhoud. De inschrijver moet een offerte opstellen voor deze bijstand, maar de FOD Financiën is vrij om deze dagen al dan niet te bestellen, zonder dat de opdrachtnemer schadevergoeding kan eisen in het geval dat de FOD Financiën deze rubriek niet volledig of gedeeltelijk zou bestellen. Er wordt aan de inschrijver gevraagd een eenheidsprijs op te geven per mandag (alle profielen door elkaar) voor de aanvullende bijstand.
Blz. 80
FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN
Ref.: Policy Manager
In de offerte moet specifieke bijstand in het initiële project worden opgenomen voor de integratie van de Policy Manager in het toekomstige platform Identity & Access Management. Deze specifieke assistentie is niet optioneel.
III.7.3 Overdraagbaarheid De opdrachtnemer bezorgt de FOD Financiën alle nodige informatie voor overdracht van het contract zodat de FOD alle acties kan uitvoeren die nodig zijn voor de goede werking, voor verdere evolutie van de oplossing, of om de uitvoering toe te vertrouwen aan een derde indien de opdrachtnemer of een van zijn onderaannemers in gebreke blijft (stopzetting van zijn activiteiten of contractverbreking). Aan het einde van het contract, ongeacht of dit te wijten is aan verstrijken dan wel verbreken, zal de opdrachtnemer de FOD Financiën te goeder trouw helpen opdat deze of een derde probleemloos de in het raam van het contract uitgevoerde prestaties kan voortzetten. De opdrachtnemer engageert zich ertoe, vanaf het begin van de overdraagbaarheidsperiode, om aan de FOD Financiën alle elementen over te dragen die nodig zijn voor de productie van de informatica, evenals alle documenten die aan de FOD toebehoren. De tijdens de prestaties geïnstalleerde methodes en procedures zijn eigendom van de FOD Financiën. Bij opzegging of niet-verlenging zal de opdrachtnemer de FOD Financiën ook een overgangsplan voorstellen dat in detail de schikkingen en voorwaarden specificeert aangaande de te vervullen taken om de informatie te leveren die nodig is voor een goede overgang, met kalender van deze taken. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe om dit overgangsplan te laten opstellen door mensen die deel uitmaken van het team dat belast is met het contract, zonder extra kosten voor de FOD Financiën. Alle operaties met betrekking tot de overdraagbaarheid zijn voor rekening van de opdrachtnemer. Het gaat met name om:
•
beschikbaarstelling van alle nodige procedures voor beheer van het geleverde systeem;
•
beschikbaarstelling van synthesedocumenten, balansen en andere vergaderverslagen die het follow-updossier vormen;
•
de opleiding en de informatie voor afgevaardigden van de nieuwe leverancier;
•
de datatransfer.
De opdrachtnemer legt minstens uit hoe hij de hoger vermelde elementen denkt aan te pakken, met toevoeging van extra informatie die hij nuttig acht.
Gelezen en goedgekeurd, De voorzitter van het directiecomité
Hans D’HONDT
Blz. 81
FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN
Ref.: Policy Manager
BIJLAGE A : OFFERTEFORMULIER Voorwerp van de inschrijving : Policy Manager Bestek : Policy Manager Identificatie van de inschrijver: Onderneming Firmanaam of benaming : Juridische vorm : Nationaliteit : Maatschappelijke zetel Straat : Plaats : Land : Telefoonnummer : Faxnummer : BTW-nummer : Ondernemingsnummer :
Nr : Postcode :
Bus :
en voor dewelke DeHeer/Mevrouw (*)
(naam) (functie)
gedomicilieerd op het adres : (straat) (postcode en gemeente) (land) Bij goedkeuring van deze offerte zal de borgstelling worden gevormd volgens de voorwaarden en termijnen, beschreven in dit bestek. De betalingsinstelling van de aanbestedende overheid zal de verschuldigde sommen voldoen via storting of overschrijving Op het rekeningnummer : IBAN-code BIC-code Voor de interpretatie van het contract wordt als taal
het Nederlands/Frans (*)
gekozen.
Alle briefwisseling betreffende de gunning en de uitvoering van de opdracht dient naar het volgende adres te worden verzonden: Contactpersoon : Telefoon : Fax : E-mail : Blz. 82
FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN
Ref.: Policy Manager
Postadres : Bij deze aanvaard ik/aanvaard ik niet (schrappen wat niet past) het gebruik van elektronische communicatiemiddelen (e-mail) voor de correspondentie met de aanbestedende overheid in het kader van onderhavige opdracht.
Geldigheidsduur van de inschrijving Deze inschrijving blijft geldig tot: ……………………………………. (minimaal 240 dagen)
Verbind ik mij om in overeenstemming met de bepalingen van onderhavig bestek, de prestaties/leveringen uit te voeren die gedetailleerd worden opgesomd in de inventaris die bij onderhavige inschrijving gevoegd is, en dit in overeenstemming met de tarieven die erin worden vermeld.
Gedaan:
te
op
De inschrijver of de gevolmachtigde: (naam) (functie)
(*)schrappen wat niet past
Blz. 83
FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN
Ref.: Policy Manager
Bijlage B : curriculum vitae NB : het gebruik van dit model is verplicht. De inschrijver moet bij het invullen van de CV’s erop toezien dat de namen van de personen voluit worden geschreven en ook de behaalde diploma’s en onderwijsinstellingen waar deze behaald werden, duidelijk moeten worden beschreven. De aanbestedende overheid verbindt zich ertoe deze gegevens met uiterste discretie te zullen behandelen en ze enkel te gebruiken voor het beoordelen van de offerte. De aanbestedende overheid houdt zich het recht voor om CV’s, die niet op deze manier werden ingevuld als onvoldoende te beschouwen, en bijgevolg niet in rekening te nemen bij de evaluatie van de offerte. Indien de vermelde diploma’s niet in overeenstemming zijn met de behaalde diploma’s, houdt de aanbestedende overheid zich het recht voor om de offerte uit te sluiten.
Naam
……………………………………………………
Functie in onderhavig project
…………………………………………………… …………………………………………………… ……………………………………………………
Beschrijving van de relevantie van de voorgestelde persoon binnen deze opdracht: De inschrijver dient hierbij in zo gedetailleerd mogelijk aan te tonen dat het voorgestelde profiel zijn nut zal hebben bij deze opdracht. Opleidingen: Humaniora of gelijkwaardig: • diploma behaald op (datum)
……………………………………………………
Niet universitair hoger onderwijs (eventueel meerdere malen te herhalen): • Titel …………………………………………………… • Diploma behaald op (datum) …………………………………………………… • Aan de instelling …………………………………………………… Universitair hoger onderwijs (eventueel meerdere malen te herhalen): • Titel …………………………………………………… • Diploma behaald op (datum) …………………………………………………… • Aan de instelling …………………………………………………… Professionele ervaring: Bij de inschrijver: •
•
• •
Huidige functie o Titel …………………………………………………… o Functieomschrijving …………………………………………………… o Sinds …………………………………………………… Voorgaande functie (eventueel meerdere malen te herhalen) o Titel …………………………………………………… o Functieomschrijving …………………………………………………… Van ……….…..……… tot …………..………. Betrokken bij volgende projecten, opgenomen in addendum « referentiemodel » (project en functie) …………………………………………………… …………………………………………………… Betrokken bij andere grote projecten (naam, klant en vervulde functie) …………………………………………………… …………………………………………………… Blz. 84
FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN
Ref.: Policy Manager
Bij maximaal 3 andere bedrijven: • functie (maximaal 3x te herhalen) …………………………………………………… Van ……….…..……… tot …………..………. Technische vaardigheden: • Hardware • -
Software Besturingssystemen Databases Programmeertalen Kantoortoepassingen Andere (specifiëren)
…………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… ……………………………………………………
Andere vaardigheden: • Op het vlak van management …………………………………………………… • Op het vlak van consultancy …………………………………………………… • Andere (enkel indien relevant) …………………………………………………… Talenkennis: • Frans
begrijpend - actief - passief (schrappen wat niet past) …………………………………………………… Nederlands begrijpend - actief - passief (schrappen wat niet past) commentaar …………………………………………………… Engels begrijpend - actief - passief (schrappen wat niet past) commentaar …………………………………………………… Andere (enkel indien relevant) …………………………………………………… commentaar
• • •
Blz. 85
FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN
Ref.: Policy Manager
Bijlage C : Referentiemodel 1. Naam van het project 2. Naam van de onderneming …………………………… 4. Naam van een contactpersoon …………………………… 6. Toepassingsgebied van de ontwikkeling of het project …………………………… 8. Aanvangsdatum (fase per fase) - …………………………… - …………………………… 10. Budget (EUR) …………………………… 11. Lijst en korte beschrijving van rol en aandeel van eventuele onderaannemers 12. Complexiteit
13. Lijst en korte beschrijving van de bronsystemen 14. Lijst en korte beschrijving van de systemen voor de realisatie van het project 15. Projectbeheer
16. Lijst van aan project toegewezen profielen; (TOTAAL) aantal personen en mandagen voor integrale project
……………………………………………………………………. 3. Bedrijfssector ……………………………………………………………………. 5. Contactgegevens ……………………………………………………………………. 7. Beoogde doelstellingen
……………………………………………………………………. 9. Einddatum …………………… A. Hardware …………………… A.Naam onderneming(en) ……………………
B. Software …………………… B. Aandeel in opdracht
C. Services …………………… C. Vakkennis
……………………
……………………
<< Aantal gebruikers, aantal IT-systemen zonder pc’s (aantal mainframes, mini’s en servers) / … >> ……………………………………………………………………. A. Hardware B. Software C.Ontwikkelingsomgeving …………………… A. Hardware
…………………… B. Software
…………………… C.Ontwikkelingsomgeving
……………………
……………………
……………………
Tool / methode ……………………………………………………………………. Profiel 1 Profiel 2 Profiel 3 ……………………
……………………
……………………
Profiel 4
Profiel 5
Profiel …
……………………
……………………
……………………
Blz. 86
FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN
Ref.: Policy Manager
Bijlage D : Vraag en antwoord formulier Opmerking: Indien de vraag niet aan een paragraaf kan gekoppeld worden, wordt in de eerste kolom “algemeen” vermeld. paragraaf paginanr taal .
Vraag
Blz. 87
FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN
Ref.: Policy Manager
BIJLAGE E : INVENTARIS “POLICY MANAGER” De voorstelling van de in de offerte vermelde prijzen moet op straffe van nietigverklaring worden ingedeeld volgens de onderstaande tabellen. Met prijzen die op een andere plaats worden vermeld, wordt geen rekening gehouden. In geval van afwijkingen tussen onderhavige inventaris en een gedetailleerde inventaris van de inschrijver, zullen uitsluitend de prijzen van de inventaris, die in bijlage van dit bijzonder bestek worden voorzien, in aanmerking worden genomen.
Rubriek
Eenheid
Analyse van de toekomstige oplossing (III.6.1).
Totaalprijs
Ontwikkeling, implementatie en productiegang, met inbegrip van de integratie met het huidige IAMplatform (III.6.2 – Fasen 2 en 3)
Totaalprijs
Tests (III.6.1 – Tests)
Totaalprijs
Migratie van de gegevens van de huidige Policy Manager (III.6.1-Migratie)
Totaalprijs
Opleiding van de eindgebruikers (III.7.1 – 1 sessie in elke taal)
Prijs voor de twee opleidingen
Opleiding van de systeembeheerders (III.7.1 – 1 sessie in elke taal)
Prijs voor de twee opleidingen
Opleiding voor de Servicedesk (III.7.11 – 1 sessie in elke taal)
Prijs voor de twee opleidingen
Opleiding voor het IAM-team (III.7.11 – 1 sessie in elke taal)
Prijs voor de twee opleidingen
Integratie met het toekomstige IAM-platform (III.7.2)
Aanvullende bijstand (III.7.2)
Totaalprijs
Per mandag
Onderhoud van de applicatie (II.5, III.3.5.2, III.5, I.6.3)
P. 88
Prijs per maand
Eenheids prijs zonder btw
Geldend btw-tarief
FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN
Ref.: Policy Manager
BIJLAGE F : Raamwerk FODFIN-SLA-V1.0 “POLICY MANAGER”
1. Beheer van dit SLA document a. Historiek document - Versie beheer (eventueel met vermelding Requests for Changes) b. Verdeling van het document (Distributielijst) c. Referenties bijhorende documenten
2. Definities, Acronymen, Afkortingen (Kan ook bijlage zijn) a. Algemene definities b. Specifieke definities
3. Objectief van deze SLA a. Scope van de SLA (Doel van deze Service Level Agreement) b. Algemene objectieven Klant c. Confidentialiteit d. Goedkeuring en beheer van deze SLA e. Aanvang en evaluatie SLA (doorlooptijd ?) f. Aanpassingen aan deze SLA i. Incidentele wijzigingen ii. Blijvende wijzigingen
4. Duurtijd SLA a. Start/einde b. Regels betreffende vernieuwing en vroegtijdige beeindiging SLA
5. Rollen en verantwoordelijkheden FOD Financiën a. Contactinfo (kan ook bijlage zijn) b. Verantwoordelijkheden c. Rollen d. Communicatie naar de FOD Financiën
6. Rollen en verantwoordelijkheden Opdrachtnemer a. Contactinfo (kan ook bijlage zijn) b. Verantwoordelijkheden c. Rollen d. Communicatie naar de Opdrachtnemer
7. Committment en randvoorwaarden a. Commitment van Opdrachtnemer rond de scope b. Randvoorwaarden (beperkingen, restricties)
P. 89
FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN
Ref.: Policy Manager
8. Services, Servicelevels ,Processen, procedures
Doel is dat hier in de SLA de beschrijving komt van de overeengekomen te leveren diensten of producten door de Serviceprovider en waarvoor met de klant expliciet afspraken gemaakt moeten worden voor wat betreft de prestatieindicatoren en kwaliteitseisen om ze later te kunnen toetsen. Deze prestatieindicatoren/eisen worden dan in normen vertaald, gemeten in de tijd (min/max waarden of min/max % ,…) die mede de status van services van de SLA bepalen op regelmatige tijdstippen, en die exploiteerbaar kunnen gemaakt worden voor evaluatie van de SLA ( behalen objectieven, eventuele boetes of penaliteiten. Beschrijving van de gebruikte ITIL V3 processen en bijhorende procedures die van toepassing zijn: • • • • • •
Processen en procedures Incident management Problem management Change management Release management Configuration management
( Zie tevens KPI tabel in bijlage F) 9. KPI en Rapportering
Om het management toe te laten op de nodige tijdstippen de benodigde informatie te verschaffen met betrekking tot status van de SLA , wordt het principe van boordtabellen met Kritieke Prestatie-Indicatoren (Key Performance Indicatoren) ingevoerd, deze zijn al dan niet een subset of superset van de Prestatie-Indicatoren die gedefinieerd zijn onder de paragraaf Services en Servicelevels. ( Zie tevens KPI tabel in bijlage F)
Tevens wordt een hiërarchische rapporteringstructuur ingevoerd zodat de SLA- informatie op het nodige niveau en geregelde tijdstippen verwerkt kan worden en desnoods de nodige acties geïniteerd kunnen worden bv ; • Eerste Niveau : Service Level Manager FOD Financiën – Service level ManagerServiceprovider (Opdrachtnemer na aanbesteding) • Tweedelijns Niveau: Steering Committee
10. Klachtenbehandeling en SLA afwijkingen
-
-
Procedure voor klachtenbehandeling • Van FOD Financiën naar aannemer • Van aannemer naar FOD Financiën Overleg Arbitrering Escalatieprocedure- pad P. 90
FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN
Ref.: Policy Manager
11. Financiële aspecten
-
Boetes en penaliteiten Overmacht
. 12. Security aspecten
13. Disaster recovery en Continuity
14. Verificatie door derden
De FOD Financiën kan, indien gewenst, de metingen van de SLA laten controleren en uitvoeren, op eigen kosten, door een onafhankelijk studiebureau.
15. Ondertekening
P. 91
FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN
Ref.: Policy Manager
Bijlage F-KPI tabel – formaat A3 !!! Opmerking : Onderstaande KPI-tabel geeft de concept-KPI tabel weer die gebruikt zal worden bij de uitvoering van de opdracht. Te dien einde wordt
aan de inschrijver gevraagd deze tabel in- en aan te vullen en bij de offerte te voegen. De onderstaande ingevulde KPI’s zijn louter ter illustratie. KPI nummer Beschikbaarheid Boete SLA Beschrijving Prestatieindicator Scope Meetperiode Drempelwaarde (# informatie (J/N) (%) =volgnummer) gegevens/tools Voorbeeld Benaming catergorie KPI’s -> Helpdesk 2e Lijn Opdrachtnemer ACD (Automatic Call dispatcher Telefonische FODFIN) of respons % behandeld buiten j Alle calls Maand 5 beltonen 90% meetprocedure bij # Voorbeeld termijn de opdrachtnemer van KPI aanvaard door de FODFIN Alle Kwalificatie % behandeld buiten electronisch HP Service ticket na j Maand 30 minuten 90% # termijn verstuurde Manager verzenden ticketten # #
P. 92
Toegepaste Boetes
X€/repons buiten termijn onder 90%
X€/kwalificatie buiten termijn van 90%