Onderzoek communicatie ACV OD: Synthese interviews en focusgroepen met secretarissen ACV-Openbare Diensten December 2015
INHOUD 1
Intro....................................................................................................................................................... 3
2
Overzicht ............................................................................................................................................... 4
3
Nood aan strategische aanpak en structuur in communicatie ............................................................. 5
4
5
6
7
8
9
3.1
Nood aan heldere afspraken en minder adhoc werken ............................................................... 5
3.2
Behoefte aan duidelijkheid en correct gebruik digitale kanalen .................................................. 6
3.3
Bijzondere aandacht voor aan nuance, timing en nieuwswaarde ................................................ 6
Nood aan digitale ondersteuning ......................................................................................................... 7 4.1
Vrij unanieme vraag naar modernisering hardware en inzetten op moderne e-policy ............... 7
4.2
Nood aan digitale vorming ............................................................................................................ 7
Vraag naar ondersteuning in communicatie naar militanten ............................................................... 8 5.1
Sommige secretarissen redden zich met een heel eigen communicatiewerking......................... 8
5.2
Anderen hebben dat niet, en vragen ondersteuning ................................................................... 8
5.3
Meer inspelen op communicatiebehoeften militanten................................................................ 8
Vraag naar ondersteuning in communicatie naar leden ...................................................................... 9 6.1
Vraag om te investeren in mondelinge communicatievaardigheden van militanten naar leden 9
6.2
Nood aan betrouwbare en ‘op maat’ ledenbestanden .............................................................. 10
6.3
Suggesties voor Nieuwe Tijd als ledenblad ................................................................................. 11
Werken aan een betere reputatie ...................................................................................................... 12 7.1
ACV OD moet zich consequent tonen zoals de organisatie écht is ............................................ 12
7.2
Beschouwingen over gewenste ledenprofiel.............................................................................. 13
Bekommernissen inzake werkdruk, gebrek aan tijd, … ...................................................................... 14 8.1
Tijdsgebrek, werkdruk, te krappe bezetting bemoeilijkt (persoonlijke) communicatie ............. 14
8.2
Vraag om specifieke vorming en ondersteuning voor secretarissen.......................................... 15
Nood aan kennisdeling, inhoudelijke en juridische ondersteuning.................................................... 15 9.1
Inhoudelijke ondersteuning door experts en ‘peers’ in de organisatie ...................................... 15
9.2
Nood aan juridische ondersteuning ............................................................................................ 16
9.3
Behoeften inzake kanalen om bovenstaande noden te lenigen ................................................ 17
2
1 INTRO We organiseerden in de loop van 2015 4 focusgroepsgesprekken met secretarissen van de diverse sectoren, aangevuld met een aantal (dubbel) interviews. In totaal spraken we zo vrij uitgebreid met een 35-tal secretarissen. Doel van de gesprekken: -
-
achterhalen van de belangrijkste vereisten waar communicatie van ACV OD aan moet voldoen om hun rol(len) als secretaris te kunnen vervullen, dus om bij te dragen tot hun succes als secretaris. SWOT: kloof tussen vereisten, behoeften en huidige situatie Zoeken naar suggesties ter verbetering. Zoeken naar best practices ter inspiratie voor collega’s.
Daarnaast op zoek naar globalere beschouwingen over: -
sterktes, zwaktes, suggesties in communicatie naar en met leden; problematiek van imago bij publieke opinie
Meest geciteerde taken van secretarissen: -
-
Vnl. gemeenschappelijke opvolging: o opvolgen van actualiteit in de sector, o collectieve onderhandelingen, o overleg in beheers- en adviesorganen, o voorbereiden van militanten- en ledenvergaderingen, o feedback geven na vergaderingen, o aansturen militanten, kader proberen mee te geven, o communicatie naar pers, o communicatie naar leden, soms ook individueel: “vragen van leden behandelen, tenzij vragen rechtstreeks naar militanten worden gestuurd”, o praktische coördinatie, zeker voor de gewestelijke secretarissen: “Zorgen dat alles reilt en zeilt, soms erg tijdrovend.” Beperkt aantal individuele, vaak specifieke (bv pesten) dossiers; sommigen meer dan anderen.
3
2 OVERZICHT Hieronder geven wij in een overzicht de belangrijkste ‘rode draden’ die we hebben opgetekend in de focusgroepen en interviews met secretarissen. In de tekst zoomen we op elk van deze aandachtspunten in. Nood aan structuur en afspraken inzake communicatie -
Nood aan meer coördinatie, aan een duidelijke communicatiestructuur, aan houvast, strategisch beleid, minder ad hoc, heldere afspraken in (communicatie)rollen Duidelijkheid scheppen in digitale kanalen én kanalen correct gebruiken Bijzondere aandacht besteden aan nuance, timing en nieuwswaarde
Nood aan upgrade digitale communicatie -
Vrij unanieme vraag naar modernisering hardware en inzetten op moderne e-policy Nood aan digitale vorming
Vraag naar ondersteuning in communicatie naar militanten -
Sommige secretarissen redden zich met een heel eigen communicatiewerking Anderen hebben dat niet, en vragen ondersteuning Meer inspelen op communicatiebehoeften militanten
Vraag naar ondersteuning in communicatie naar leden -
Vraag om te investeren in mondelinge communicatievaardigheden van militanten naar leden Nood aan betrouwbare en ‘op maat’ ledenbestanden Suggesties voor Nieuwe Tijd als ledenblad
Werken aan betere reputatie -
ACV OD moet zich consequent meer tonen zoals de organisatie écht is Bekommernissen over attitude van media Beschouwingen over gewenste ledenprofiel Echt waarmaken wie we pretenderen te zijn, geen windowdressing Niet alle doelgroepen worden bereikt
Bekommernissen inzake werkdruk, gebrek aan tijd, te krappe bezetting en consequenties voor communicatie -
Tijdsgebrek, werkdruk, te krappe bezetting bemoeilijkt (persoonlijke) communicatie Vraag om specifieke vorming en ondersteuning voor secretarissen
Nood aan kennisdeling, inhoudelijke, juridische ondersteuning en daarbij aangepaste kanalen -
Vraag om inhoudelijke ondersteuning door experts en ‘peers’ in de organisatie Nood aan juridische ondersteuning Vraag naar inzet van kanalen om bovenstaande noden te lenigen
4
3 NOOD AAN STRATEGISCHE AANPAK EN STRUCTUUR IN COMMUNICATIE 3.1 NOOD AAN HELDERE AFSPRAKEN EN MINDER ADHOC WERKEN De communicatie vanuit de centrale (ACV OD, ACV, Verbond/gewest) maar ook andersom is voor de meesten te ongestructureerd en wordt samengevat als: -
“Schieten en hopen dat het terecht komt.” “Er is te weinig lijn in de communicatie, zowel van centraal naar ons, als van ons naar centraal. Zou meer helderheid in rollen en verantwoordelijkheden moeten komen.” “Mensen op de vloer weten niet meer wat nu beslist is of niet. Of moet je voor alles en altijd op straat komen?”
Over het algemeen hoorden we een duidelijke vraag naar heldere afspraken over (communicatie/organisatie)rollen, een meer strategische en minder adhoc aanpak, naar coördinatie en houvast. Er moet dus meer werk gemaakt worden van een structurele en strategische aanpak. -
-
-
-
-
“We zouden meer strategisch moeten communiceren. Nu werken wij te veel adhoc. Er is geen plan en afstemming, bv. in de keuze van media en doelen. We meten het rendement ook te weinig van onze communicatie. Er moet meer consistentie komen in onze communicatieaanpak.” “Probleem is bv. dat je soms niet kan zeggen dat je aan het praten bent, terwijl de achterban vraagt: ‘Wat moeten we nu doen?’ Ook hier proactiever mee omgaan, een policy uitbouwen.” “Meer werk maken van glasheldere afspraken in verantwoordelijkheden. Het soms ontbreken daarvan kan leiden tot spanningen omdat soms niet iedereen van elkaar weet wie welke contacten aan het leggen is of welke communicatie aan het voeren is. Kan leiden tot bv. een ongelukkig interview met plaatselijke pers door secretaris, of men staakt lokaal (kunnen we niet tegenhouden) terwijl op hoger niveau een constructieve vergadering of onderhandeling bezig is. Is probleem eigen aan ons soort organisatie, niet makkelijk op te lossen, maar wel nodig om hieraan te werken.” “Doordat de communicatierollen niet duidelijk zijn, doet de ene soms te veel, en de andere te weinig, of wacht de ene op de andere, enz.” “Bij de uitwerking veel aandacht aan mondelinge communicatie op de werkvloer besteden. Dat is ook de beste manier om dag in dag uit aan onze reputatie te werken. Mondelinge communicatie is zeer belangrijk. En secretarissen en militanten zijn daarin de spil. Iedereen vertegenwoordigt ACV OD.”
Troef: we hebben content genoeg! Voor de meesten liggen er nog heel wat kansen om ‘onze inhoud’ beter te benutten. 5
3.2 BEHOEFTE AAN DUIDELIJKHEID EN CORRECT GEBRUIK DIGITALE KANALEN (in het verlengde van bovenstaande) Is des te belangrijker aangezien men geconfronteerd wordt met heel veel informatie. Zie ook hierboven, bij noden inzake kennisdeling en keuze van geschikte kanalen hiervoor. Welk middel zetten we voor wie in met welk doel? -
-
“Soms wordt via mail gecommuniceerd, soms via Yammer… Je weet niet vooraf welke info via welk kanaal gaat komen. Als je een dag vergaderd hebt, kan je bijna niet meer bijbenen.” “Intranet wordt heel weinig gebruikt.” “Enkel voor mijn onkosten” “Ik kan nog altijd niet op intranet.” “Onze eigen (sector)website zou eigenlijk overbodig moeten zijn…” “Er wordt gecommuniceerd via verschillende kanalen. Bv. Yammer wordt ingevoerd, maar we krijgen weinig uitleg over wat de bedoeling is. Yammer, K-schijf enz., alles wordt door elkaar gebruikt… en nu komt Office 365.” “Ik weet dat er een nota bestaat over zware beroepen (vrij evidente info die je regelmatig nodig hebt), maar vind het niet terug. Na half uur zoeken (Yammer, intranet, K-schijf, gedeelde schijf, internet, mail), mail ik naar persoon waarvan ik weet dat die de info heeft en na 1 min heb ik de info…”
Uitsmijter: “Voor jongeren lijkt dat precies minder erg: maakt hen niet uit vanwaar de info komt, wij hebben meer structuur en houvasten nodig…”
3.3 BIJZONDERE AANDACHT VOOR AAN NUANCE, TIMING EN NIEUWSWAARDE Nuance, timing en nieuwswaarde zijn drie cruciale begrippen in vakbondscommunicatie, tekenden we meermaals op. -
-
-
“Nuances in een delicate tekst zijn vaak heel erg belangrijk voor ons publiek, en dan ook op zo’n manier dat ze niet op 100 manieren te interpreteren zijn, dat de slinger niet doorslaat. De toon moet echt juist zitten. Die nuances moeten er blijven inzitten, ook als de tekst door andere handen gaat, voldoende feeling voor hebben.” “Timing van verspreiden van info is cruciaal om nieuwswaarde te hebben: iets wat tien dagen geleden actueel was en dus nieuwswaarde had, konden we niet naar buiten brengen omdat het nog te gevoelig lag. Na 10 dagen kunnen we dat wel maar dan pikken de media het niet meer op, want geen nieuwswaarde meer… hoe kunnen we dit oplossen?? “ “We zijn vaak ofwel te vroeg ofwel te laat.”
6
4 NOOD AAN DIGITALE ONDERSTEUNING 4.1 VRIJ UNANIEME VRAAG NAAR MODERNISERING HARDWARE EN INZETTEN OP MODERNE E-POLICY We hoorden toch wel wat verzuchtingen over zowel de technische achterstand inzake hardware, software die traag, log of op sommige plaatsen niet draait, backuppolicy en de e-policy m.b.t. FB. Zaken die des te meer opvallen als men vergadert met andere vakbonden of de werkgeversafgevaardigden, die naar de perceptie van de geïnterviewden veel meer up to date zijn. -
-
“Wij zijn dinosaurussen: ik moet sleuren met zware laptop en kan daar niet eens mee op internet.” “Het wordt ons soms heel moeilijk gemaakt om technisch een moderne organisatie te zijn…” “Vooral op technisch vlak moet het ons gemakkelijker gemaakt worden: toegang tot mailadressen, communicatiemiddelen die werken, ...” “Archeologie van informaticamateriaal waarmee we hier zitten, alles gaat traag en log.” “Ik krijg geen communicatiemiddelen waarmee ik kan werken, heb zelf een tablet en een smartphone moeten kopen. Aard van mijn job vraagt om mobiel werkmateriaal.” “Op locatie kan ik niet aan interne info geraken.” “Met VPN kan ik op intranet thuis met werk-pc, maar met die pc kan ik bij Vlaamse overheid niet inloggen op draadloos netwerk…” “Vanmorgen kon ik na 20 minuten opstarten eindelijk op mijn computer werken, maar op een bepaald moment viel mijn computer gewoon uit: we werken meer met oude dan met nieuwe media…” “FB en sociale media: moeten we meer op inzetten, maar ik doe alleen mee als ik op mijn werk toegang krijg tot FB.” “Wie gaat onze eigen website onderhouden als ik morgen wegval?” “Inhoudelijk communiceren we kwalitatief beter…”
Uitsmijter: “Ik heb het nieuwe arbeidsreglement (100nden bladzijden!!) helemaal moeten afdrukken omdat mijn pc op FOD defensie niet werkt…”
4.2 NOOD AAN DIGITALE VORMING Toch een aanzienlijk deel van de geïnterviewden geeft aan onvoldoende ‘mee’ te zijn en is vragende partij voor meer vorming. Ofwel is men min of meer wel mee, maar dan als autodidact. -
“Iedereen is hier selfmade man of woman.” “Hoe moeten we omgaan met digitale opslag?” “Met Office 365 zou het verbeteren.”
7
5 VRAAG NAAR ONDERSTEUNING IN COMMUNICATIE NAAR MILITANTEN 5.1 SOMMIGE SECRETARISSEN REDDEN ZICH MET EEN HEEL EIGEN COMMUNICATIEWERKING -
-
-
“Wij hebben ons eigen communicatiesysteem van nieuwsbrieven en website, we schrijven eigen persberichten, want soms moet er snel gereageerd worden. We hebben goeie contacten met de pers, ze contacteren mij meestal rechtstreeks.” “Onze nieuwsbrief vertrekt van op de onderhandelingen zelf naar militanten. Die snelheid moet, want andere vakbond wil even snel communiceren. De dag nadien staat tekst op site en gaat nieuwsbrief naar de leden. Ik heb iemand die voor mij de ledenmailbestanden beheert.” “Ik stuur elke drie maanden een nieuwsbrief. En na de onderhandelingen ‘syndicale berichten’. Ik vind dat niet hetzelfde als een nieuwsbrief.”
5.2 ANDEREN HEBBEN DAT NIET, EN VRAGEN ONDERSTEUNING Nood aan een gebruiksvriendelijke, professionele en aantrekkelijk ogende e-format die secretaris of bevoegde militant zelf kan aanvullen tijdens de onderhandelingen, zodat men onmiddellijk na of nog tijdens de onderhandeling een nieuwsbrief kan versturen naar de miltanten, die deze op hun beurt eventueel kunnen doorsturen naar de leden. -
-
“Mijn militanten smeken mij om nieuwsbrieven te maken. Maar ik heb daar geen expertise in én geen tijd voor. Militanten kunnen dat ook niet zelf. Heb nood aan gebruiksvriendelijk format waarin ik snel info kan plaatsen en dan versturen. Nu moet ik info eerst aan Brussel aanleveren, is veel te omslachtig: inhoud gaat naar Brussel, duurt even voor nieuwsbrief klaar is, wordt geprint in Brussel, verstuurd naar Mechelen, je moet apart de digitale versie vragen…” “Wij zijn geen experten in communicatie. Waarom moeten wij het warm water uitvinden? Ik zou graag kunnen rekenen op specialisten.”
Communicatie moet of kan niet altijd door secretaris zelf gebeuren, daarom zeker nood aan werkbare formats, ook makkelijk bruikbaar voor militanten: -
“Ik kom er zelf niet toe om na een onderhandeling enkele regels op papier of mail te zetten, op veel plaatsten ben ik daarvoor afhankelijk van militanten. Ik lees het nog eens na en laat de info dan vertrekken. Heeft te maken met hoeveelheid van opdrachten die je zelf hebt. Maar je kan dat maar doen als je militanten voldoende zelfredzaam zijn en kunnen gebruik maken van gebruiksvriendelijke tools.”
5.3 MEER INSPELEN OP COMMUNICATIEBEHOEFTEN MILITANTEN Geen tsunami van tegenstrijdige info van diverse zenders Hoeveelheid info is significant gestegen maar effectiviteit ligt volgens heel wat secretarissen lager dan vroeger.
8
-
-
Sommige militanten en leden kunnen pas thuis mails checken (bv. wie in de zorg werkt). Dat is een groep die moeilijk te bereiken is: “Ik stuur per mail uitnodiging voor vergadering naar privéadres van militant omdat hij geen werkmailadres heeft, maar die heeft de mail niet gelezen omdat hij maar 1 keer per week naar zijn privémailbox kijkt en is daardoor niet op de vergadering.” Bovendien lawine aan mails van overal: ACV OD, ACV Centraal, gewesten…: “te veel om te verwachten dat alles gelezen wordt.”
Is bij uitstek een probleem bij acties. Militant krijgt inhoudelijk tegenstrijdige info zodat hij het niet meer weet: -
-
“Vorig jaar waren er enkele betogingen. Militanten en leden moeten geïnformeerd worden. Wij krijgen info van ACV Openbare Diensten, wij sturen dat door naar militanten. Gewest ACV (alle sectoren samen) heeft ook pamflet. Ordewoorden van ACV Openbare Diensten: deelnemen als 1 blok en verzamelen in Brussel, maar verbond uit Antwerpen verzamelt als ACV Antwerpen…” “Bij stakingen werden wij zelf bestookt met mails, maar wij deden hetzelfde naar militanten. Militanten krijgen info van secretarissen, verbond, ACV centraal, sector, ... maar die info heeft telkens eigen nuances en dat maakt het erg verwarrend.”
6 VRAAG NAAR ONDERSTEUNING IN COMMUNICATIE NAAR LEDEN 6.1 VRAAG OM TE INVESTEREN IN MONDELINGE COMMUNICATIEVAARDIGHEDEN VAN MILITANTEN NAAR LEDEN De meeste secretarissen zien verschillende rollen voor militanten. Belangrijk is de juiste militant voor de juiste rol in te schakelen, als men voldoende mensen heeft uiteraard. Opleiding is nodig – meer dan de basisopleiding – om militanten te ondersteunen in hun ‘aanspreekpunt zijn’ voor leden én potentiële leden. Opgemerkt wordt dat ook secretarissen hun rol als ‘werver’ niet uit oog mogen verliezen. Belangrijk is ook om voldoende vertrouwen te hebben in de militant, niet alles zelf te willen doen. In elk geval moet je militanten voldoende duiding kunnen geven, bv. waarom we niet staken, want secretarissen kunnen onmogelijk zelf overal op de werkvloer verschijnen. Concrete vragen naar ondersteuning van ‘Brussel’: regelmatige training of opleiding, aantrekkelijk en professioneel pr-materiaal. -
“Militanten zijn eerste aanspreekpunt op werkvloer. Hun communicatie is heel belangrijk, we moeten hen meer daarin opleiden, we zijn teveel bezig om hen inhoudelijk mee te hebben, maar we zouden hen beter steunen in hun communicatie met (potentiële) leden. Veel lachen, enthousiast zijn, ... Dat is ook communicatie, de inhoud is nu te dominant, terwijl een eerste
9
-
-
-
indruk heel belangrijk is. Je moet mensen voor je kunnen winnen, mensen aanspreken, vriendelijk zijn, ... niet op je stoel gaan zitten en wachten tot mensen vragen komen stellen.” “Secretarissen zien militant vooral als iemand om leden te werven, maar secretaris wil vaak zelf de onderhandelingen voeren: beide taken zijn nochtans belangrijk voor militanten.” “Ik probeer militanten te gebruiken waar ze goed in zijn: ledenwerving, onderhandelingen, … Op plaatselijke BOC’s zitten mijn militanten, maar ik niet, ik heb vertrouwen in mijn militanten, ik kan op hen rekenen.” “Die opleiding zit in basisvorming, maar moet herhaald worden. We moeten daar jaarlijks mee bezig zijn. Op elk groepscomité met militanten bekijk ik ons ledenbestand, bespreken wij dat, ik heb ook een soort startmap gemaakt voor potentiële leden met info over lidmaatschap en over ACV. Dit is een groot verschil met gewoon een administratief inschrijvingsformulier afgeven.” “Maar dit zou gestroomlijnd moeten worden vanuit organisatie, dit zou jij niet zelf moeten maken.”
6.2 NOOD AAN BETROUWBARE EN ‘OP MAAT’ LEDENBESTANDEN Grote bedenkingen bij huidige systeem van registratie of inschrijving leden in OTM -
-
Sommige secretarissen willen zelf gegevens van lid kunnen aanpassen als ze van het lid info hebben gekregen: nu moeten ze blijkbaar de info naar ‘Brussel’ doorgeven waar het dan in OTM wordt gezet. Anderen stellen zich de vraag of dat wel de taak van de secretaris is. Sommigen vinden dat leden zélf hun info moeten kunnen aanpassen. In deze context: grote bezorgdheid over de omslachtigheid om je als nieuw lid in te schrijven, er lopen daar echt zaken verkeerd vindt men: o “Onze organisatie maakt het zichzelf heel moeilijk qua ledenwerving.” o “We voeren een positieve campagne dat als je lid wordt via domiciliëring, je een extra krijgt. Maar als je domiciliëring na vier maanden nog niet in orde blijkt te zijn, verlies je die leden meteen al. De tijd van lid te worden op een bierkaartje is voorbij.” o “Voor 1 lid heb ik - op eigen vraag van de persoon – drie keer moeten vragen naar een domiciliëringsformulier. Je moet wel veel geduld hebben en heel gemotiveerd zijn om lid te worden!”
Uit registratiesysteem moet men betrouwbare en gediversifieerde ledenbestanden kunnen trekken. Het OTM-systeem wekt weinig vertrouwen op bij de meeste deelnemers, zowel technisch als naar input: er is een algemene bezorgdheid: dat door tijdsgebrek alle updates niet worden doorgegeven in het systeem. Nochtans moet je uit het systeem mailinglijsten kunnen trekken om gericht te kunnen communiceren naar zijn leden, zodat zij niet te veel ‘spam’ over zich heen krijgen. Daarvoor zijn een accuraat bestand en deelbestanden nodig: geen gegevens van mensen die al jaren geen lid meer zijn, correcte mail- en andere adressen. Wat blijkbaar helaas het geval is. Naar beheer toe moeten twee zaken echt beter: afspraken (wat gebeurt op welk niveau wat OTM betreft) moeten duidelijk zijn en vervolgens de technische uitvoering. 10
-
-
“Ik heb tussen de 150-200 militanten. Die krijgen van elke vergadering via mail verslag, maar heel wat mensen krijgen te veel, want er is heel wat diversiteit in die groep. Zou leuk zijn om op maat te kunnen communiceren. Mijn militanten krijgen dus al te veel op niveau van mijn sector…” “Werken met goeie mailgroepen is mateloos belangrijk. Veel mensen krijgen zaken die ze niet moeten hebben. Mensen die niet meer in bestanden horen te zitten, zitten er nog in.” “Ik merk dat mensen uitnodigingen krijgen die ik al drie jaar niet meer op vergaderingen gezien heb! We moeten op die bestanden kunnen betrouwen.” “Je vult het correct in, maar dan merk je dat de info er toch niet correct uit komt. Of dat ze eerst wel correct is en dat er later weer verkeerde info staat: het spookt…”
6.3 SUGGESTIES VOOR NIEUWE TIJD ALS LEDENBLAD Zoeken naar gemeenschappelijke interesses: -
“Moeilijk om geschikte onderwerpen te vinden, wat wel zou werken: dossiertjes, positief verhaal, minder technisch, thema’s die zoveel mogelijk leden aanbelangen.”
Verfrissing van concept: -
-
“Beter eens een interview of een wat uitgebreider artikel over bijvoorbeeld de staatshervorming i.p.v. de info te moeten proppen op 1 pagina.” “De Lijn heeft personeelsblad veranderd, meer human interest, dan is respons veel hoger. ACV probeert op begrijpelijke manier wetgeving uit te leggen.” “13 van Vlaamse Gemeenschap, dat spreekt me als buitenstaander aan omdat er bv. artikels over De lijn in staan, 2 collega’s tegenover elkaar, je krijgt zicht op hoe mensen in de praktijk werken.” “Ook Visie is toch aantrekkelijker, minder sec.” “Het principe van het verdelen van bladzijden en secretarissen die aanleveren, maakt dat NT gedoemd is om promoboekske te worden over ‘kijk eens hoe goed wij bezig zijn’. Beter: standpunt van buitenstaanders opnemen, niet direct buiten ACV, maar iemand die niet rechtstreeks betrokken is bij dat thema.”
Goede samenwerking centraal-decentraal: -
“Opletten dat werk niet te veel centraal wordt gedaan: ik zou moeten komen aankloppen bij communicatiedienst omdat ik iets spetterends heb i.p.v. dat communicatiedienst naar interessante info moet zoeken.”
Niet afschaffen! -
“NT is een belangrijk contactmiddel met leden.” “Is nog de enige manier waarop je overkoepelend communiceert naar niet internetgebruikers.”
11
7 WERKEN AAN EEN BETERE REPUTATIE 7.1 ACV OD MOET ZICH CONSEQUENT TONEN ZOALS DE ORGANISATIE ÉCHT IS Iedereen erkent dat de huidige beeldvorming, reputatie negatief is. ACV OD moet veel meer tonen wie en hoe ze echt is, een vakbond die door inhoud, studie, (informeel) overleg en onderhandelen vanuit ‘meedenken’ resultaten behaalt. Ook al zullen acties en protesten altijd makkelijker het nieuws halen. ACV OD moet altijd consequent zichzelf zijn, zeker ook bij acties of stakingen: “Als we niet meedoen, dan doen we niét mee en betalen we niet uit.” Dat verhoogt onze geloofwaardigheid. Niet toegeven aan ongegronde vrees om leden te verliezen door niet te staken. “Je krijgt de leden die je verdient.” M.a.w.: ACV OD moet zijn DNA veruitwendigen in àlles, t.e.m. gadgets die daarbij passen. -
-
“Wat wij doen is niet 19de eeuws. Aan ons om dat duidelijk te maken.” “Wat is onze rol als vakbond? We moeten ons herbronnen, en daarop onze communicatie afstemmen.” “Sociaal overleg is zo belangrijk voor de vakbond. We moeten veel meer de nadruk leggen op deze positieve attitude.” “Mensen moeten trotser worden om gesyndiceerd te zijn bij ons.” “Iedere (stakings)actie waar wij niet aan mee doen, betalen wij toch stakingsgeld uit. Dan verliezen wij leden omdat wij zogezegd geen beslissing nemen, omdat we niet staken, maar toch uitbetalen. Het is beter om te communiceren: we doen niet mee én we betalen niet uit om die en om die reden.” “Dat is inderdaad huichelarij.” “Dat brengt mij in lastig parket, dat is al 20 jaar zo.”
Moeilijkheden in deze context: Delicaat werk achter de schermen: hoe tonen? -
“Ons werk achter de schermen blijft onopgemerkt, maar levert wel vaak en veel resultaten en tijdwinst bij formeel overleg, maar niemand ziet het. Hoe kunnen we dat oplossen? Hoe kunnen we dat tonen aan onze leden, de buitenwereld?”
De houding van sommige media maakt dat we ons niet altijd kunnen tonen zoals we zijn. -
“Sommige journalisten zijn niet eens in je standpunt geïnteresseerd als je niet gaat staken… “De pers schrijft niet graag over de Dag van het personeel: positieve boodschappen worden niet opgenomen door de pers.”
Geslaagde onderhandeling wordt niet altijd gunstig onthaald. -
“Een geslaagde onderhandeling wordt soms negatief gepercipieerd door een deel van het publiek: bv. het naar beneden krijgen van de pensioenleeftijd.”
12
7.2 BESCHOUWINGEN OVER GEWENSTE LEDENPROFIEL We moeten nadenken over wat voor soort leden dat we willen -
-
“Willen we leden die zich enkel bij ons aansluiten omdat er iets in hun persoonlijk voordeel is gerealiseerd? Voor hetzelfde geld gaan ze volgende keer naar de anderen. Hoppers in de zin van: ‘als je dat gedaan krijgt voor ons, dan komen we’, die willen we toch niet?” “We betalen stakingsgeld uit schrik voor verlies van leden, maar willen we het soort leden dat blijft voor het stakingsgeld?” ”Mensen veranderen van vakbond voor een stylo.”
Anderzijds moeten we weten wat leden van ons als vakbond verwachten -
-
-
“Verwachten leden niet dat een vakbond ‘nee’ zegt?” “Verwachten leden niet dat wij vooral ‘vakbond’ zijn, die opkomt voor de belangen van zijn leden?” “Als we werken aan de lange termijn en compromissen sluiten, worden we dan niet als de vakbond van het establishment gepercipieerd?” “We willen werken aan de langere termijn, dus eerder mee- en niet per definitie tegenwerken. Lobbyen en veel informeel overleg achter de schermen, zonder onze principes te verloochenen. Is dat ook wat de leden willen? Is dit de juiste, toekomstgerichte, weg?” “Onze leden verwachten volgens mij dat we zelf meer de agenda bepalen en ons geen agenda laten opleggen, sterke onderhandelaars, resultaten op de onderhandelingstafel en pas actie nadat het niet lukt in overleg. Wij zijn het ABVV niet. België heeft geen eenheidsvakbond.” “Je hoort soms dat onze leden zouden vragen om te staken: dat klopt niet.” “We betalen stakingsgeld uit schrik voor verlies van leden, maar het draait averechts uit: we verliezen leden omdat ze ons verwijten geen standpunt in te nemen.” “Sommige leden verwachten ondersteuning of begeleiding bij de voorbereiding van een bevorderingsexamen: is zulke loopbaancoaching dan ook een taak voor ons?”
Belang van kwantiteit, de macht van het getal -
“We willen de leden die wij willen, én we willen de grootste zijn, om te kunnen wegen: is dit combineerbaar? Zitten wij niet in een spagaat?”
Echt waarmaken wie we pretenderen te zijn, geen windowdressing We tekenden soms twijfel op, over of ACV OD kan waarmaken wat men zegt te zijn: -
-
“Stellen we de zaken soms ook niet te rooskleurig voor? Als we zelf zeggen: ACV OD is altijd goed voorbereid, we weten waar het over gaat, dan moeten we dat ook kunnen waarmaken. Hand in eigen boezem steken: staat ons niveau overal op punt…? We mogen hierin geen erosie toestaan als we zeggen dat we o.a. hierin van ACOD verschillen.” “We moeten onze jongere collega’s meer op het belang van overleg, inhoud, dossierkennis wijzen… Zodat ze niet te snel naar ‘het actiemiddel’ grijpen.”
13
-
“We geven kritiek aan de overheid dat ze het sociaal overleg niet respecteren, maar we doen het zelf niet: acties zonder overleg.” “We moeten pro-actief bezig zijn. Informeel overleg is cruciaal.”
Niet alle doelgroepen worden bereikt Aantal keer opgetekend: de bekommernis dat ACV OD bepaalde groepen niet of onvoldoende bereikt, bv. bachelors, masters, jongeren.
8 BEKOMMERNISSEN INZAKE WERKDRUK, GEBREK AAN TIJD, … 8.1 TIJDSGEBREK, WERKDRUK, TE KRAPPE BEZETTING BEMOEILIJKT (PERSOONLIJKE) COMMUNICATIE Sommige lokale secretarissen geven aan te weinig bemand te zijn, waardoor secretariaat te weinig bereikbaar is. Aansluitend: soms heel moeilijk om collega-secretarissen regelmatig te zien. Verder verhindert het gebrek aan tijd de meeste geïnterviewden toch wel om te kunnen communiceren zoals ze dat graag willen. Vooral persoonlijke communicatie op de werkvloer schiet er bij in. -
-
“Als we goed en persoonlijk willen communiceren, moeten we daarvoor de tijd hebben, maar ik heb amper tijd om per mail te communiceren.” “We komen veel te weinig zelf op de werkvloer. We komen niet meer op terrein, terwijl persoonlijk contact, ook met niet-leden, zo belangrijk is. Het is een primaire taak voor een secretaris maar door tijdsgebrek komen we er niet meer aan toe.” “Ik vergeet soms vragen van leden…” “Mij ontbreekt de tijd om op een goeie manier te communiceren. Bv. ik krijg iets binnen en stuur het door naar alle 250 militanten. Soms zou je de info moeten kunnen vertalen naar specifieke situaties maar meestal communiceer ik toch redelijk globaal.”
Een terugkomend aandachtspunt is dat de werkdruk volgens sommige secretarissen significant verhoogd is door de toename van het aantal communicatiemiddelen en dus de communicatie zélf… Ondersteuning hier kan liggen in een strakker kader en afspraken m.b.t. communicatie (zie verder). Globaler kan ‘welzijn op het werk’ nog meer een aandachtspunt worden voor de centrale naar zijn ruggengraat: de secretarissen (dit is al een aanbeveling). -
-
“De drempel is te laag geworden. Je wil niet weten hoeveel en waarover ik allemaal telefoon en mail krijg. Ben altijd voorstander geweest van nabijheid bij militant en lid, maar heb het gevoel dat ik daar beetje slachtoffer van aan het worden ben.” “Als secretaris zouden we iets meer een buffer moeten hebben. Leden en militanten zijn heel ongeduldig: vragen komen tijdens het weekend, ’s avonds, in het verlof… Dat maakt het soms onwerkbaar… Je moet blijkbaar maximaal flexibel zijn en onmiddellijk het probleem kunnen oplossen.”
14
8.2 VRAAG OM SPECIFIEKE VORMING EN ONDERSTEUNING VOOR SECRETARISSEN -
Nood aan kennisdeling, inhoudelijke en juridische ondersteuning (zie hieronder) In het correcte gebruik van digitale kanalen (push en pull) Timemanagement, omgaan met de tsunami van wat er allemaal op je afkomt Mediatraining; ondersteuning bij het maken van een goede perstekst Vorming in het omgaan met, evalueren van, recruteren van militanten
9 NOOD AAN KENNISDELING, INHOUDELIJKE EN JURIDISCHE ONDERSTEUNING 9.1 INHOUDELIJKE ONDERSTEUNING DOOR EXPERTS EN ‘PEERS’ IN DE ORGANISATIE Gelijkaardige dossiers ontsluiten waar men geen weet van heeft -
“We zijn het gewoon om op onszelf te werken, maar op andere plaatsen bestaan er ongetwijfeld gelijkaardige dossiers waar we van kunnen leren.”
Beroep kunnen doen op experts (bv. loopbaanonderbreking, pensioen…) -
Wetgeving wordt te complex en verandert zeer snel. Kan ACV OD studiedienst geen soelaas brengen? Met hierbij de uitdaging om zowel overkoepelend relevant te werken als specifiek sectorieel. Er wordt gedacht aan het werken met experts per thema en in elk geval het in kaart brengen van specialisaties zodat men weet wat men al dan niet nog zelf dient op te zoeken: o “We weten toch niet goed wie waar mee bezig is, hoe we elkaar kunnen helpen.” o “Kan ook bij militanten en leden zitten. Verder in uw organisatie, zonder dat je het weet.” o “Is het de bedoeling dat wij individueel alle veranderingen in wetgeving bijhouden?” o “Ik krijg vaak vragen over pensioenen, ik kan dan meestal niet veel meer doen dan doorverwijzen.” o “Er moet een expert zijn die een bepaalde materie opvolgt. Secretarissen en ook dossierbehandelaars moeten voor complexe aangelegenheden beroep kunnen doen op die experts.” o “Zelfs voor mijn eigen regio en sector ben ik geen expert… Elke individuele vraag is specifiek: er zijn 308 statuten voor 308 verschillende Vlaamse gemeenten en OCMW’s.” o “Ik heb inhoudelijke steun op maat nodig. Als ik rond de onderhandelingstafel zit, weet ik wel waar het over gaat, maar als er wijzigingen zijn rond iets waarover we niet aan tafel zitten, maar die wel van toepassing zijn op ons, dan kan er toch iemand zijn die dat kan opvolgen…” o
“Beroep kunnen doen op experts is goed idee, maar moet iemand zijn die de sector kent, zodat je alleen echt relevante info krijgt.” In sommige sectoren, bv. bij het Federaal team, heeft men dat momenteel binnen het team geregeld en maakt een secretaris een lijstje met artikels die volgens hem relevant zijn.
15
o
-
“Er is aangepaste wetgeving verschenen in Staatsblad, daar graag verstaanbare tekst van maken. Als dat van toepassing is voor iedereen, moeten alle sectoren dat kunnen gebruiken, het gaat dan echt over overkoepelende reglementering. Stafdiensten zouden ons hierbij kunnen helpen. Wat is voor ons belangrijk? Wat moeten we meegeven aan militanten?” Bv. Joris L. heeft onlangs goed artikel over pensioenhervorming geschreven in NT. Er is iemand heel specifiek met die materie bezig: is best practice zoals het ook voor andere thema’s zou kunnen gebeuren.
Duidelijke interne communicatie hierover: o “Militanten sturen vragen nu rechtstreeks naar Brussel i.p.v. naar secretaris of mailen zowel naar secretaris als juridische dienst, omdat ze niet weten bij wie ze moeten zijn. Maar soms ook om twee antwoorden te krijgen (soort tweede opinie) om te kunnen vergelijken.”
Dus nood aan uitklaring: eerste lijn > tweede lijn > laatste lijn? Of lijn schrappen. Algemene info die iedereen nodig heeft aanleveren vanuit ‘Brussel’ -
“Hoe word je lid? Ik schrijf die tekst zelf, terwijl dat voor alle sectoren en gewesten zou aangeleverd moeten worden vanuit ‘Brussel.”
9.2 NOOD AAN JURIDISCHE ONDERSTEUNING Vanuit de vrees om als niet-juristen akkoorden te sluiten waarin bepalingen zitten waar secretarissen en zeker militanten de consequenties onvoldoende van kunnen inschatten. Secretarissen (en militanten…) sluiten vaak akkoorden die vaak erg technisch zijn en juridische consequenties hebben. Heel wat secretarissen voelen zich evenwel geen jurist en vragen hierbij om ondersteuning. Een aantal vakbondsconsulenten (bv. in Vlaams Team) spelen nu een beetje die rol van studiedienst, wat als belangrijke ondersteuning wordt beschouwd. Maar zij moeten eigenlijk vooral individuele dienstverlening doen. Bovendien zijn de consulenten over heel Vlaanderen verspreid, en het kan ook niet de bedoeling zijn dat ieder vanop een eiland opereert. -
-
“Vroeger kwamen die samen, ik vind dat iemand daar de leiding van zou nemen. Ik verwacht dat zo’n dingen door de studiedienst gebeuren….” “Wij zijn afhankelijk van goodwill van juridische dienst op verbonden, is echt zoeken. Ik zou het leuker vinden dat dat vanuit de centrale kan aangestuurd worden. We hebben weinig houvast." “We denken dat we goed bezig zijn juridisch, bv. in paritair comité, maar het moet uiteindelijk getekend worden… we zijn geen juristen! We willen niet hebben dat we op een bepaald moment een zaak voor de arbeidsrechtbank verliezen omdat we iets gemist hebben in de onderhandeling. Die ondersteuning missen we sterk! “Ik ga naar ACV nationaal. Die hebben een goed werkende studiedienst. Ze hebben natuurlijk alle info over de privé, wat we voor vervoer nodig hebben.” Best practice: “OCMW’s gaan ingekanteld worden in gemeenten. Jan Mortier ondersteunt ons daarin, heeft een handleiding van welke vormen er mogelijk zijn, wat op ons kan afkomen, speelt 16
studiedienst voor juridische aspect, waar wij op verdergaan, standpunten innemen. Je hebt een voorgekauwd instrument, een werkinstrument.”
9.3 BEHOEFTEN INZAKE KANALEN OM BOVENSTAANDE NODEN TE LENIGEN Noden inzake ‘info krijgen’ (push): -
-
Voldoende snelle attendering op behapbare en verstaanbare manier van nieuwe (wetgevende) info (bv. in Staatsblad) door expert en duiding daarbij (zie hierboven). o “Soms wordt op Yammer gesignaleerd dat er iets gewijzigd is in de wet, maar dan moet je het zelf nog gaan opzoeken in het Staatsblad.” NT is vaak te laat… Suggestie is om teksten op voorhand door te sturen naar secretarissen, zodat ze meteen als werkinstrument kunnen gebruikt worden, ook over bv. pensioenen.
Noden inzake ‘info zoeken’ (pull): -
-
-
Nood aan register waar alle dossiers, vragen en antwoorden, oplossingen worden bijgehouden, zodat daaruit kan geleerd worden voor gelijkaardige casussen en vragen. “Zodat je niet voor elke zaak opnieuw zelf het warm water moet uitvinden.” o Opvolgingssysteem is overigens ook nodig voor individuele lid: wanneer is vraag binnengekomen, wat is de status, welke info heeft het lid al gekregen…? Momenteel is er gebrek aan monitoring: stijging van specifieke vragen t.o.v. vorig jaar? Registratie is ook noodzakelijk om werk te kunnen overnemen als iemand wegvalt. o “Als ik morgen wegval, dan weet niemand welke dossiers ik aan het behandelen ben en waar er welke opvolging nodig is…” Ps: niemand vindt dat zulk registratiesysteem afbreuk aan zijn autonomie zou doen. Rol van website ACV OD: betrouwbare portaal met FAQ o “Ter beschikking stellen van wetgeving: hoe? Via externe sites, RVA…. Moet ook alles op site ACV? Moeten wij het warme water uitvinden: neen, de site moet vooral toegankelijk zijn. Portaal is beter, het is niet realistisch om alles zelf aan te bieden.” o “Wel vraag en antwoord, dus FAQ ter beschikking stellen.” o “Betrouwbare portaal zijn: duidelijk maken voor welke info je welke site als betrouwbare bron kan gebruiken en missing links zelf invullen.”
Wat met registratie in Service Pack? -
Service Pack is een registratiesysteem dat blijkbaar bestaat, maar door weinig secretarissen gekend is of gebruikt wordt. o “Elke vraag waarvoor je iets moet opzoeken of waaraan je toch wat werk hebt, zou je moeten registreren in Service Pack. Doel is uitwisseling en status registreren, elektronisch dossierbeheer. Vakbondsconsulenten zouden dat gebruiken. Zou het ook niet interessant zijn om zelfde of gelijkaardige klachten door dezelfde vakbondsconsulenten te laten behandelen?”
17
