Registratienummer: 2010014825
Samenvattend verslag van de openbare vergadering van de commissie Bestuur en Middelen van Bloemendaal gehouden op dinsdag 18 mei 2010 om 20.00 uur in de raadszaal van het gemeentehuis te Overveen
Aanwezig: Voorzitter:
de heer ing. A.J.G. Burger
Griffier:
mevrouw K.A. van der Pas
Leden:
de dames mr. A.M. Soeteman-Wolf (CDA) en C.A. van Stralen (D66) en de heren ir. F.W. van den Berg (VVD), drs. W.G. Brussaard (VVD), drs. R.W. Kruijswijk (GL), drs. F. Roemers (PvdA) en F.J. Wehrmeijer (LB)
Tevens aanwezige leden van commissie samenleving en grondgebied: de dames M.J.M. vander Burgt (GL), mr. A.M. Jeltes (D66) en M.H. Verkaik-Vernooij (CDA) en de heer drs. M.J.T.M. Schnackers (CDA) Namens college:
mevrouw A. Schep (wethouder, D66) en de heren R.Th.M. Nederveen (burgemeester) en T. Kokke (wethouder, VVD)
Managementteam: mevrouw drs. K. Kensen (adjunct-directeur, afdelingshoofd bedrijfsbureau) en de heer H. van der Wel Notulist:
mevrouw E.A. van der Giessen (Extern Support)
Algemeen deel 1.
Opening De voorzitter opent de vergadering en heet iedereen welkom. Hij geeft aan dat in verband met de behandeling van de jaarrekening en voorjaarsnota ook de leden van de commissie samenleving en commissie grondgebied zijn uitgenodigd.
2.
Berichten van verhindering Geen.
3.
Vaststellen van de agenda In verband met het grote aantal agendapunten is de vergadering verdeeld over 2 avonden en heeft u derhalve 2 agenda’s ontvangen. Een voor 18 en een voor 19 mei. De heer Wehrmeijer verzoekt om agendapunt 12 Auditcommissie voorafgaand aan agendapunt 10 Vaststellen jaarrekening en jaarverslag 2009 te behandelen. De commissie gaat hiermee akkoord. Mevrouw Van Stralen verzoekt of agendapunt 11 Rapportage ‘Waar staat je gemeente’ (op haar verzoek op de agenda) gepland voor de vergadering van 19
-2-
mei a.s. verschoven mag worden naar een volgende commissievergadering aangezien zij niet bij de vergadering van 19 mei aanwezig kan zijn. De commissie gaat hiermee akkoord. 4.
Mededelingen voorzitter voorzitter of leden van de commissie De voorzitter meldt dat de heer Schipper, directeur VRK, aanwezig zal zijn tijdens de vergadering van 19 mei, waar het punt VRK geagendeerd staat.
5.
2010009970 Vaststellen van het verslag d.d. 6 april 2010 Het vraagteken achter de naam van Eichhoorn moet worden verwijderd. Met deze aanpassing wordt het verslag vastgesteld.
6.
2010011124 Lijst van toezeggingen TCM28: afgevoerd
7.
Lijst actieve informatie van 20 maart ---- 7 mei 2010 De griffier geeft aan dat in verband met het niet goed functioneren van BIC de lijst actieve informatie niet zichtbaar is. Alle stukken die daarop stonden zijn nu zichtbaar op de lijst ingekomen stukken.
8.
Rondvraag De heer Roemers verzoekt namens gesubsidieerde organisaties, waaronder het jeugdorkest Zuid Kennemerland, om afstemming tussen de verschillende gemeenten over eenzelfde manier waarop gesubsidieerde organisaties verantwoording moeten afleggen. Burgemeester Nederveen geeft aan dat het onderwerp hem bekend is en zegt toe hierop te zullen terugkomen. Mevrouw Soeteman informeert naar het termijn waarop een antwoord kan worden verwacht op de schriftelijke vraag over onroerende zaak heffingen en sportclubs. Wethouder Kokke geeft aan dat hij de vraag schriftelijk zal beantwoorden voor de raadsvergadering. De heer Kruijswijk vraagt wanneer het antwoord op de openstaande vragen van GL en PvdA aangaande rioolheffing verwacht kan worden. Wethouder Kokke geeft aan die vragen eveneens schriftelijk te zullen beantwoorden voor de raadsvergadering.
Burgers aan het woord 9.
Insprekers en/of genodigden Geen.
Meningsvorming 12. Auditcommissie De heer Wehrmeijer licht toe dat de AC de managementletter heeft bekeken, besproken met de accountant en besproken met de wethouder Financien. De ML is primair voor het college/ambtelijk apparaat bedoeld als instrument om gedurende
-3-
het jaar sturing te kunnen geven op het financieel proces. Als opdrachtgever kan de raad daar kennis van nemen. De opmerkingen van de AC bij de ML zijn verwoord in een verslag dat is verspreid naar de leden van de commissie B&M. Opvallend was dat de ML veel te laat is verschenen en inhoudelijk gezien dat er een behoorlijk aantal aandachtspunten ter verbetering zijn benoemd. De Auditcommissie wil graag met de nieuwe accountant praten over de cyclus, over voortgangsrapportages en ook over een nulmeting van de administratieve organisatie. De nulmeting om aan te geven waar de administratieve organisatie nu staat en om te bepalen welke verbeterpunten wanneer in tijd kunnen worden gerealiseerd. Het lijkt erop dat de huidige administratieve organisatie vooral is gericht op vastleggen en registreren en een ombuiging naar een meer beleidsmatige invalshoek waarbij analyse van managementinformatie centraal staat is gewenst. De commissieleden hebben de volgende vragen en opmerkingen. - De fracties bedanken de Auditcommissie voor de werkzaamheden. - D66 informeert of het gebrek aan managementinformatie ligt aan het systeem of aan de manier van werken binnen de organisatie. - CDA geeft aan dat de afgelopen jaren ook gericht waren op de fusie en de administratieve organisatie daar omheen. De volgende stap is het verbeteren van de administratieve organisatie. De fractie vindt het bewaken van de follow up van de management letter belangrijk. De board letter is mogelijk een goed instrument. De fractie hoopt dat het vanuit de accountant geen meerwerk gaat kosten. - VVD vraagt of de nulmeting bedoeld is voor het ambtelijk apparaat en college of voor de raad en wat de toegevoegde waarde voor de commissie en raad is. De heer Wehrmeijer reageert namens de Auditcommissie op de vragen en opmerkingen vanuit de commissie. − Voor wat betreft de managementinformatie geeft hij aan dat er nog een slag gemaakt moet worden in de financiële administratie en een nulmeting zal daar behulpzaam bij zijn. − De accountant heeft een en ander gericht op verbeterpunten en rapportages toegezegd tijdens de gesprekken. Wethouder Kokke sluit zich aan bij de woorden van de heer Wehrmeijer voor wat betreft de management letter. Het college is blij dat de ML er is, maar niet hoe deze tot stand is gekomen. De ML is een voorbode van de accountantscontrole en een voorbericht voor de interne organisatie en de ML geeft verbeterpunten aan welke voor de controle in ogenschouw genomen moeten worden. Het gaat erom een goed beeld te krijgen van de kwaliteit van de organisatie. De afgelopen jaren is er verbetering aangebracht in de begrotingsprocedure., daarnaast ook de opzet van de begroting, voorjaarsnota en najaarsnota. Het afgelopen jaar heeft de fusie van de jaarstukken van Bennebroek en Bloemendaal alle energie opgeëist en is er geen tijd geweest voor grotere stappen. Er moet meer aandacht komen voor de rol van de medewerkers, zodat er met verbetering in systematiek een betere onderbouwing van voorstellen komt. Een goede bezetting op de afdeling financiën is nodig en verwacht wordt dat dit voor het einde van het jaar geregeld is. Het college is geen voorstander van een nulmeting, maar er zal naar gekeken moeten worden. 10. 2010011414 Vaststellen Vas tstellen jaarrekening en jaarverslag 2009 De voorzitter geeft een korte inleiding en meldt dat er ruimte voldoende is geweest voor het stellen van technische vragen, en de beantwoording daarvan, en verzoekt de aanwezigen om technische vragen tot een minimum te beperken.
-4-
Wethouder Kokke geeft aan dat de jaarstukken een maand eerder beschikbaar zijn dat de afgelopen jaren te doen gebruikelijk was. Bij de presentatie van afgelopen week is een uitgebreide inleiding gehouden en een overzicht van het cijfermateriaal gegeven. Er is een goed beeld van waar de gemeente nu staat. Voor 2009 was aanvankelijk € 35 miljoen aan lasten begroot en na alle wijzigingen en goedkeuring door de raad kwam de begroting uit op € 42 miljoen. Uiteindelijk is daarvan € 40 miljoen besteed (onderuitputting). De baten waren € 28 miljoen begroot en dat werd € 28,3 miljoen. Het resultaat 2009 is € 1,5 miljoen negatief. Per saldo is er minder (€ 4 miljoen) onttrokken uit de reserves dan beoogd (was € 8 miljoen). De grondslagen van twee gemeentes moesten onder één noemer worden gebracht. De commissieleden hebben de volgende vragen en opmerkingen. − VVD geeft aan de versnelde rapportage over 2009 zeer op prijs te stellen, zich realiserend dat het lastig is gezien de samenvoeging van twee boekhoudingen en de fraude. De fractie vindt de daling in de liquide middelen van € 7 miljoen naar € 130.000 zorgwekkend met het oog op de toekomst. Er moeten nog veel investeringen gedaan worden. Het Marinehospitaalterrein staan nog voor de oorspronkelijke waarde op de balans. Gevraagd wordt of dat klopt. Op pag. 194 is te zien dat het aantal fte stijgt van 151,7 naar 154,7. Geïnformeerd wordt wat de verwachting voor 2010 in deze is. Het is goed om te lezen dat de nettoschade van de fraude nul is. De fractie uit zijn zorgen over de totale advies en architectenkosten in het kader van het gemeentehuis. Dat bedrag is nu al € 100.000 (pag. 171). Hierbij had minder uitbesteed moeten worden en meer zelf moeten worden gedaan. De fractie ziet het VRK tekort nog niet verwerkt in de verslaglegging 2009. Daarnaast wordt opgemerkt dat het weerstandsvermogen door de raad is vastgesteld op 1,0 een maand geleden en deze staat in 2009 op 0,9. De VVD maakt zich zorgen om de financiële zaken, mede reflecterend naar de ambitieuze plannen. Geïnformeerd wordt of er reeds een definitieve goedkeurende verklaring is. Volgens de fractie ontbreekt een overzicht per 31 december 2009 van de gemeentelijke woningen. De afspraak is nieuw voor oud beleid en het idee bestaat dat hier niet aangehouden wordt en dat (pag. 14) niet alle uitgaven onder € 25.000 binnen het programma worden gedekt, maar zijn opgevoerd (€ 323.000). − D66 is blij met de timing van de jaarstukken en de duidelijke samenvatting en is toch wel geschrokken van de inhoud; een tekort na jaren van overschot. Op pag. 14 staat een post van € 323.000 opgevoerd als diverse kleinere nadelen, bedragen onder € 25.000. Volgens de fractie is afgesproken dat kleinere nadelen binnen de programma’s moeten worden opgevangen. Gevraagd wordt of de regel niet is toegepast, of niet handhaafbaar is (de grens van € 25.000 te hoog). Daarnaast vraagt de fractie zich af of een financiële bijdrage aan een NRCV film over Nationaal Park Kennemerland (pag. 44) wel thuis hoort in een gemeentebudget. Op pag. 46 staat vermeld dat wordt ingeschat dat de lagere opbrengst aan parkeergelden incidenteel van aard zijn. Gevraagd wordt of dat niet structureel te optimistisch wordt ingeschat en of hierover een stand van zaken kan worden gegeven bij de najaarsnota. Een voorbeeld van het hoge dienstenniveau is het royaal vegen en opruimen van de sneeuw en dat heeft duidelijk een prijskaartje. Naar aanleiding van pag. 48 roept de fractie op tot grote voortvarendheid inzake het realiseren van goede gymvoorzieningen bij de scholen. Bij het onderwerp algemene dekkingsmiddelen op pag. 77 vraagt D66 om in de najaarsnota meer informatie te verschaffen over juiste raming van de toeristenbelasting, zodat deze goed kan worden begroot voor 2011. De ratio’s voor het weerstandsvermogen (pag. 97) zijn lager uitgekomen. D66 vindt het wenselijk om te kijken naar het verkleinen van de risico’s en het onderhoud van de schoolgebouwen is voor de fractie een aandachtspunt (hiervoor wordt structureel te weinig begroot). Naar aanleiding van pag. 113 Grondbeleid informeert D66 os alle mogelijkheden zijn benut om zelfrealisatoren de kosten van extra inrichtingswerkzaamheden te laten betalen (is mogelijk via Grondexploitatiewet). Ook vraagt de fractie aandacht voor de verrekening inzake de VRK. Bij de staat van gewaarborgde geldleningen op pag. 150 ziet
-5-
−
−
D66 graag dat de looptijd van de leningen toegevoegd wordt. De lijst op pag. 151 is wel lang geworden door de samenvoeging van reserves en voorzieningen en de adviezen van de accountant. Mogelijk dat een aantal soortgelijke zaken samengevoegd kunnen worden en onderwerpen op actualiteit heroverwogen worden. D66 vraagt wanneer de reserves en voorzieningen worden geëvalueerd. In het sociaal jaarverslag wordt duidelijk dat het budget voor opleidingen dit jaar echt is gebruikt. Een budgetoverschrijding voor tijdelijk personeel in een fusiejaar is begrijpelijk maar het is wel erg hoog. Deze post moet zo laag mogelijk worden gehouden. Gevraagd wordt of tijdelijk personeel via het inkoopbureau wordt ingehuurd. Daarnaast merkt de fractie op dat het vermelden van namen van personen in het sociaal jaarverslag ongepast is. PvdA uit zijn complimenten voor het beschikbaar zijn van de jaarstukken, maar vindt het toch vreemd dat het jaarverslag besproken wordt zonder een uitgebreide accountantsverklaring en verwacht dat deze voor de raadsvergadering beschikbaar is. In de oorspronkelijke begroting stond € 250.000 overschot en dat de reserves € 400.000 zouden toenemen. Nu blijkt dat er € 700.000 tekort is en de reserves met € 900.000 afneemt. Dit levert een totale verslechtering van € 2,3 miljoen ten opzichte van de oorspronkelijke begroting op. Ten opzichte van de primaire begroting zijn de lasten met € 6,5 miljoen toegenomen. Hierbij merkt de fractie op dat de regel van nieuw beleid voor oud beleid niet wordt toegepast. De budgethouders moeten zich aan die afspraak houden en bedragen onder € 25.000 binnen het programma dekken. Naar aanleiding van pag. 77 informeert de fractie of rente (€ 454.000) structureel bij de bate in de begroting wordt meegenomen (punt 2f). De fractie verzoekt om de exploitaties begraafplaats, rioolrechten en reinigingsrechten afzonderlijk te presenteren, omdat het zo niet te controleren is. Daarnaast merkt de fractie op dat de exploitaties kostendekkend zouden zijn. De kosten op pag. 90 hebben betrekking op de gemeenschappelijke belastingdienst. De fractie zou dit graag gesplitst willen zien, zodat duidelijk is of het goed beheerd wordt en of er geld bij moet of dat de gemeente er aan verdient. Het overzicht op pag. 103 is een fraai overzicht, maar geeft geen financieel inzicht in wat structureel beschikbaar is. Dit is eerder opgemerkt. Naar aanleiding van paragraaf 4.7, pag. 123, geeft de fractie aan dat niet te controleren is of partijen binnen het afgesproken budget zijn gebleven. Bij STOPOZ wordt niets gemeld over huisvestingsproblematiek van het onderwijs. Gevraagd wordt (pag. 147) of de gemeente achter loopt met het innen van gemeentelijke heffingen. De fractie informeert naar waarom bij de posten 25 en 26 (pag. 151) geen rentebijschrijvingen zijn en vraagt eens kritisch te kijken naar de WMO-gelden. Het bedrag van € 35.000 (pag. 154 overige betrekkingen) staat tweemaal vermeld, zowel bij uitvoering WOZ beheer plan als bij bestemmingsreserve. Gevraagd wordt of dit klopt. Geïnformeerd wordt naar de precariorechten; deze zouden apart worden vermeld. De fractie vraagt waarom de overzicht van pag. 166 en 167 niet in de begroting 2010 zijn opgenomen. De fractie vindt de extra uitgaven aan externen zonder toestemming van de raad vervelend. Daarnaast vraagt de fractie zich af of de aanbestedingen genoemd op pag. 175 niet te ramen zijn, aangezien er soms 50% verschil is. Dit onderwerp moet aan de orde komen in de raad. LB complimenteert de wethouder met de presentatie van de jaarstukken en de mogelijkheid van vragen stellen. De fractie sluit zich aan bij de opmerking van de VVD aangaande de liquide middelen. Aansluitend op een opmerking van de PvdA (pag. 103) stelt LB voor om een overzicht op te stellen met wat structurele kosten en baten zijn en incidentele kosten en baten. Dit kan buiten de jaarrekening om. LB zegt geen advies te kunnen geven zonder een accountantsverklaring. De fractie vindt dat er teveel geschoven wordt tussen reserves en voorzieningen en vraagt extra aandacht voor een goede onderbouwing van voorzieningen. Op pag. 19 worden reserves en voorzieningen bij elkaar opgeteld . Dit is onjuist daar reserves eigen vermogen
-6-
−
−
zijn en voorzieningen vreemd vermogen. CDA zegt positief te zijn over het tijdig aanleveren van de stukken en de kwaliteit is goed. Er zijn financiële zorgen en de fractie vindt het jammer dat het jaar afsluit met een negatief resultaat. Gevraagd wordt (vanwege het bedrag van € 46.000) of de heffing betreffende de begraafplaats niet kostendekkend is. Proportioneel is de afwijking 1,75% en dat bestempelt de fractie als positief; het kan erger. De fractie vraagt of de lage parkeeropbrengsten structureel zijn. In 2009 was er een mooi zomer, dus zou het bedrag hoger moeten zijn. Het per saldo minder onttrekken aan reserves vindt de fractie positief. Ook is de fractie te spreken over de in de hand gehouden uitgaven aangaande de fusie. Het CDA sluit zich aan bij de opmerking van de PvdA aangaande het gemeenschappelijk belastingkantoor. De kosten voor tijdelijk personeel vindt de fractie te hoog. De fractie stelt voor om meer inzicht in de efficiency en effectiviteit van het financiële beleid te krijgen dat benchmarking (met andere gemeenten) mogelijk is. Het valt de fractie op dat er steeds meer gemeentelijke eigendommen worden verkocht en ten gelden worden gemaakt. De fractie wil graag een discussie over het ‘tafelzilver’. De fractie steunt het verzoek van D66 aangaande het opschonen van de reserves en voorzieningen en vraagt om nadere toelichting op de ratio van het weerstandvermogen van 0,9 (pag. 97). Daarnaast wil de fractie weten wanneer de accountantsverklaring kan worden verwacht. GL geeft aan voornemens te zijn de jaarrekening goed te keuren onder voorbehoud van de accountantsverklaring met als inhoud dat er geen zaken zijn die leiden tot afwijkingen of wijzigingen. De fractie vindt de jaarrekening als eerste rekening van een nieuwe gemeente als prachtig resultaat, de jaarrekening is leesbaar in vergelijking met het verleden en er zijn geen enorme trendbreuken. De onderuitputting is te overzien. GL geeft aan dat er wel zorgelijke ontwikkelingen zijn, zoals de afname van de reserves en voorzieningen en de lage ratio van het weerstandsvermogen. De fractie verneemt graag de oorzaak van de lagere baten bij de milieustraat (pag. 91). Naar aanleiding van pag. 137 informeert de fractie naar het verschil tussen een primitieve en primaire begroting. Geïnformeerd wordt of er altijd gekozen is voor de laagste inschrijving (pag. 175) en daarnaast wil de fractie graag weten of gecontroleerd kan worden of de fusiekosten in de hand zijn gehouden, aangezien er ook nog kosten zijn gemaakt die niet onder de fusiekosten zijn opgenomen.
Na een korte schorsing reageert wethouder Kokke op de vragen en opmerkingen vanuit de commissie. − De wethouder geeft aan kennis te hebben genomen van de gemaakte opmerkingen en gaat in op sommige opmerkingen en beantwoordt de vragen. Hierin laat hij zich bijstaan door mevrouw Kensen en de heer Van der Wel. − Het ontbreken van de accountantsverklaring hoeft geen belemmering voor de commissie te zijn voor het adviseren over de jaarrekening. De jaarrekening geeft een getrouw beeld van de financiële situatie van gemeente Bloemendaal. De wethouder verwacht geen fundamentele wijzingen naar aanleiding van de accountantsverklaring. Het college streeft er naar om de accountantsverklaring voor de raadsvergadering verspreid te hebben. − Met betrekking tot het Marinehospitaalterrein geeft de wethouder aan dat er een contract is met BAM, waarbij 75% van de rente over de lening die de gemeente heeft afgesloten voor aankoop van de grond door BAM wordt betaald. Indien niet binnen 3 jaar gebouwd kan worden, wordt het contract beëindigd en dat heeft de gemeente een lening van € 10 miljoen en te betalen rente. De gemeente heeft ook nog € 1 a 2 miljoen voorgefinancierd voor ontwikkeling van het project. Vanuit financieel oogpunt is het voor de gemeente van groot belang dat het project zo snel mogelijk wordt afgerond. − De kosten voor de renovatie gemeentehuis zijn gemaakt voor onderzoek mbt onderzoek met betrekking tot renovatie van de raadzaal en onderzoek naar alternatieve vormen van ver en herbouw van het gemeentehuis. Ook hebben aanvullende vragen van de raad nader onderzoek vereist en dus kosten.
-7-
−
Met betrekking tot pag. 14 de totale overschrijding van € 323.000 meldt Van der Wel dat de extra kredieten onder € 25.000 binnen het programma moet worden gevonden. Het bedrag van € 323.000 bestaat uit meerdere kleine bedragen en deze vallen buiten de regel van dekking binnen het programma. Het gaat erom dat de budgethouder meer geld nodig heeft dan aangegeven en op pag. 26 is de rechtmatigheid van het bedrag € 323.000 toegelicht (pag. 28 en 29). De wethouder zal zich verdiepen in de achtergrond van het bedrag van € 323.000 en merkt op dat ze rechtmatig zijn.
Wethouder Schep reageert vanuit haar portefeuille op vragen en opmerkingen. − De wethouder geeft aan dat de NCRV-film is om alle nationale parken in Nederland meer te promoten en gemeente Bloemendaal is vertegenwoordigd in het overlegorgaan Nationaal Park Zuid Kennemerland en van daar uit is gevraagd om een bijdrage. Van het oogpunt van recreatie bevorderen heeft het college het bedrag toegezegd en waren er mogelijkheden binnen de begroting. − In de begroting is de post parkeergelden tussentijds opgehoogd van € 603.000 naar € 918.000. Dit blijkt achteraf te optimistisch. De kop kwam gereed in april en in mei was het weer slechter. Er zal gekeken worden naar de bedragen voor 2010 en rekening mee gehouden worden in de begroting 2011. De opbrengst blijft weersafhankelijk. Wethouder Kokke vervolgt zijn reactie. − De stand van zaken rondom de gymzalen is toegelicht in commissie samenleving en hij geeft het in het kort weer. De gymzalen hebben alle aandacht. − De wethouder komt bij de najaarsnota terug op de toeristenbelasting. − Het onderhoud scholen betreft verschillende vormen van onderhoud, groot en klein, renovatie tot nieuwbouw. Hierover volgt een stand van zaken binnenkort. Grote onzekerheden met betrekking tot de kosten worden dan opgelost. Het advies is geen nieuwbouw, maar forse verbeteringen. Dit zal een aanzienlijk verschil maken in de kosten. − Er wordt ten aanzien van de grondexploitatie gekeken naar de mogelijkheden met betrekking tot de wet ruimtelijke ordening. Dit speelt bij de Haringbuys en wordt meegenomen in de modellen. Kleine zaken zoals straat aanpassen is niet altijd mogelijk via WRO. − Het evalueren van de reserves en voorzieningen zal zeker gedaan worden indien nodig. De voorzieningen zijn uitgebreid door overname uit de begroting van Bennebroek (pag. 51). Reserves en voorzieningen worden afgebouwd indien mogelijk. Dit krijgt aandacht bij de najaarsnota en bij de opmaak van begroting en jaarstukken. Begin 2009 heeft er nog een opschoning plaatsgevonden en de wethouder ziet geen actuele reden om het binnenkort te doen. − Betreffende het sociale jaarverslag geeft mevrouw Kensen aan dat de namen zullen worden verwijderd. Tegenover de kosten van tijdelijk personeel staan ook inkomsten, zoals vacaturegelden. Deze gelden staan op een andere post geboekt. − De opvatting nieuw beleid voor oud beleid wordt door het college met de commissie gedeeld en er wordt aandacht aan besteed. − De heer Van der Wel geeft aan dat het bedrag van € 445.000 (pag. 77) als voordeel wordt geboekt en staat budgettair neutraal in de jaarrekening. Het is een correctie op de begroting en heeft geen effect op het resultaat. Op pag. 78 staat nadere toelichting. Het bedrag moet in het vervolg geraamd worden. − De wethouder geeft aan dat de heffingen riool, afval en begraafplaats kostendekkend moeten zijn. Er zal aandacht aan besteed worden. − Voor wat betreft de post GBKZ meldt de wethouder dat het reguliere bijdragen betreft en wat overige kosten. Dit zal de volgende keer worden toegelicht. − In het overzicht op pag. 103 ontbreekt de cijfermatige onderbouwing. De
-8-
−
−
− − − −
wethouder begrijpt dat dit voor de volgende keer gewenst is. Er moet een financiële match worden gedaan. Met betrekking tot de cijfers van verbonden partijen verwijst de wethouder naar de jaarverslagen van de verbonden partijen. Gekeken zal worden of hierover iets in het jaarverslag van de gemeente vermeld kan worden. Het tekort bij VRK wat mogelijk wordt omgeslagen naar de deelnemende gemeentes zal worden verwerkt in 2010, aangezien daar ook nog een besluit over genomen moet worden. Voor wat betreft de GBKZ (pag. 147) meldt de wethouder dat de gemeente de eigen debiteuren behandeld en dat wordt het einde van het jaar verrekend. De precariorechten wordt toegelicht op pag. 77. Tot 2009 werden aparte posten opgenomen en nu opgenomen in de totale post debiteuren. De mogelijke dubbeltelling op pag. 151 en 154 ad € 35.000 zal worden nagekeken. Tevens zal de vraag over de rentebijschrijving op pag. 151 aangaande de legalisatiereserves worden uitgezocht.
Vervolgreactie wethouder Schep. − Met betrekking tot de bedragen op pag. 175 meldt de wethouder dat er wel ramingen worden gemaakt, maar deze verschillen per aanbesteding. Het college van openbare aanbestedingen behandelt de voorstellen en er wordt altijd gekozen voor de laagste inschrijving. Het college is daar niet altijd blij mee. De hoogste aanbieder zit vaak bij het geraamde bedrag. Het geld dat over is valt terug in de reserves. Wethouder Kokke vervolgt zijn reactie. − De wethouder zegt toe te kijken naar de liquiditeitspositie van de gemeente. − De optelling van de reserves en voorzieningen was om meer inzicht te geven en heeft geen boekhoudkundige betekenis. − De waarde van stille reserves is niet te vervreemden. − Met betrekking tot de efficiency van de organisatie verwijst de wethouder naar het doorgelicht zijn door de provincie in het kader van art. 213a. Onderlinge vergelijkingen kosten veel tijd en geld. Het is mogelijk om een nulonderzoek te doen in het kader van een accountantscontrole. De wethouder is geen voorstander van een vergelijking met andere gemeentes. − Indien eigen woningbezit vrij komt, wordt het verkocht. Het wordt niet als taak van de gemeente gezien om woningen te exploiteren. Er wordt met de opbrengsten goed omgegaan en er zijn regels met betrekking tot sociale woningbouw. Wethouder Schep vervolgt haar reactie. − De opbrengsten van de van de milieustraat zijn € 20.000 lager dan begroot, omdat er minder afval is aangeboden. De lasten zijn dan ook lager. Het uiteindelijke saldo is positief en dat gaat naar de egalisatiereserve van afval. − De heffing begraafplaats is kostendekkend, alleen door fluctuaties in de uitgaven en kosten kan dit soms verschillen. Vervolgreactie wethouder Kokke. − Het verschil tussen een primitieve begroting en een primaire begroting is dat een primitieve begroting een wat globaal opgestelde begroting is met indicatieve cijfers. Een primaire begroting is het eerste concept welke later gewijzigd wordt. − Ten aanzien van de fusiekosten merkt de wethouder op dat in de meeste gevallen gemeentes niet voldoende hebben aan het beschikbaar gestelde budget en in tegenstelling hier toe is gemeente Bloemendaal spaarzaam met het budget omgegaan.
-9-
−
De wethouder zal nagaan of er woningen in de verkoop waren op 31 december 2009.
Vervolg vragen of opmerkingen van de commissie. − D66 geeft een globale opsomming van de wensen van de commissie (nulmeting, benchmarking, aanvulling op rapportages, extra overzichten etc.) en verwacht ook dat de organisatie wensen heeft. In de financiële verordeningen staan de vereisten en het lijkt de fractie raadzaam om deze binnenkort te agenderen voor de commissie om duidelijkheid te scheppen. Mogelijk dat hierbij ook de capaciteit aan de orde kan komen. Wethouder Kokke antwoordt namens het college. − Ter verbetering van het inzicht in de jaarrekening zijn opmerkingen gemaakt en wensen geuit. Sommigen daarvan kunnen worden gehonoreerd en in het volgende jaar worden doorgevoerd. Er zijn wensen geuit die geld kosten, waaronder de benchmarking en de nulmeting en de wethouder geeft aan dat daarover gesproken moet worden, ook door de Auditcommissie. Indien suggesties worden overgenomen, zullen deze worden toegevoegd aan de formaliteiten omtrent de inrichting van jaarrekeningen en dan ook in de betreffende verordeningen. Conclusie/advies commissie De commissie adviseert voorlopig en onder voorbehoud van een goedkeurende accountantsverklaring positief. Bespreekpunt raadsvergadering 27 mei a.s. Agenderen van de financiële verordening voor een komende commissievergadering in het kader van de geuite wensen door de commissie en de werkbaarheid en up-to-date zijn van de verordening. 11. 2010010375 Voorjaarsnota (201 0009861) De commissieleden hebben de volgende vragen en opmerkingen. − GL wijst naar aanleiding van het vorige agendapunt op de regel (pag. 3 onderaan) omtrent wijzigingen minder dan € 25.000 waarvoor dekking moet worden gevonden binnen het programma. Naar aanleiding van pag. 5, B.2 vraagt de fractie hoe de berekening per maand plaatsvindt en of dit effect heeft op het weerstandsvermogen. De fractie stelt voor om het woordje ‘niet’ toe te voegen op pag. 6, zodat er staat dat de effecten van de rijksbezuinigingen nog niet in de cijfers zijn meegenomen. Gevraagd wordt of het toepassen van de regel dat het aanvragen van kredieten als de uitvoering op korte termijn plaatsvindt nog niet helemaal werkt. Gevraagd wordt waarop de investering van de dubbele beglazing van de basisscholen is gebaseerd (pag. 17). GL wil graag toelichting op het voorstel voor meer budget (pag. 25) voor onderhoud wegmarkeringen, terwijl in 2009 nauwelijks de helft van het budget is gebruikt. Daarnaast vraagt GL om toelichting om de vraag van budget aangaande openbare verlichting (pag. 30). − CDA geeft aan dat de opbrengst verkoop Oosteinderpolder Bennebroek optimistisch is geraamd. De fractie vindt het prettig dat de financiële effecten zijn meegenomen voor wat betreft verbouw gemeentehuis en signaleert dat de gladheidbestrijding met € 97.000 is toegenomen. De post herstel vorstschade (asfalteren) is nog niet meegenomen. − LB vindt het jammer dat er geen poging is gewaagd om productrealisatie 2010 aan te geven, met als reden de vroege oplevering van de nota. Het presidium heeft in februari hier nadrukkelijk om gevraagd. Er is behoefte aan welke financiële afwijking zijn geconstateerd. Nu komt de realisatie pas bij de najaarsnota aan de orde. Bij F.2 (pag. 13) vraagt LB of middels de
-10-
−
−
−
voorjaarsnota gevraagd wordt om instemming van collegebesluiten of worden deze nog apart aan de raad voorgelegd. Bij F.3 vraagt LB om een nadere toelichting op de extra personeelslasten (pag. 20). Gevraagd wordt wat de bestemmingsreserve dekking wegvallende huur is (pag. 13, punt 13). LB LB acht een bestemmingsreserve dekking wegvallende huur ten principale onjuist en verwerpelijk en kwalificeert dit als ENRON accounting. LB vraagt of er toch nog eens gekeken kan worden naar het overzicht investeringen (pag. 10), aangezien veel posten niet worden gebruikt, zoals gemeentelijk waterplan 2009. Op pag. 17, F.4, wordt het bedrag van € 471.000 (dorpshuis Vogelenzang) als last opgevoerd, maar de fractie veronderstelt dat dat een baat moet zijn. PvdA geeft aan er van uit te gaan dat bij de voorjaarsnota dezelfde uitgangspunten worden gehanteerd zoals afgesproken, zoals nieuw beleid voor oud beleid, etc. Op basis hiervan beoordeelt de fractie de nota. Betreffende F.2 wordt opgemerkt dat de fractie tegen de reservering verbouw gemeentehuis en reservering dekking wegvallende huur is. Opgemerkt wordt dat de verkoopbedragen van huizen pas worden opgenomen als deze daadwerkelijk verkocht zijn, zoals ook geldt voor Oosteinderpolder. Naar aanleiding van F.3 gaat de fractie akkoord met de voorstellen 3, 4, 6 en 9. Voorstel 1 lijkt onvermijdelijk als consequentie van gebeurtenissen in 2010. De fractie is geen voorstander van voorstel 2 en voorstel 5 betreft volgens de fractie een structurele post. Bij voorstel 7 merkt de fractie op te verwachten dat niet het hele bedrag van € 30.000 nodig zal zijn voor de markering en wil dan ook minder beschikbaar stellen. Bij voorstel 8 stelt de PvdA voor om een lager bedrag op te nemen, zodat de stichting wordt gedwongen het met een lager bedrag te moeten doen. Gevraagd wordt of er voor onderwijsleerpakketten (voorstel 10) geen structureel geld beschikbaar is. De fractie wacht op de reactie van het college aangaande extra capaciteit (voorstel 11). De fractie vraagt om nadere toelichting op voorstel 12, aangezien er budget apart gezet is en het kan ook volgend jaar. Betreffende punt 2, F.4 vraagt de fractie zich af hoe de verrekening van de besparing op stookkosten plaatsvinden. Aangaande punt 1, F.4 informeert de fractie wat de stand van zaken is rondom het dorpshuis, aangezien in commissie samenleving een ander voorstel is voorgelegd. D66 vraagt naar aanleiding van voorstel 1, pag. 19 of tegenover de structurele inkoopkosten ook de inkoopvoordelen worden begroot. De fractie vindt voorstel 2, pag. 20, niet voldoende onderbouwd. De inhuur van personeel kan ook door het inkoopbureau gecoördineerd worden en zijn er mogelijk inkoop- en procesmatige voordelen te behalen. Bij het continueren van het hoge dienstenniveau (naar aanleiding van pag. 24, voorstel 6) moeten de bewoners geïnformeerd worden over het prijskaartje en dat belastingverhoging nodig is. Gevraagd wordt of bij de dubbele beglazing van de scholen (pag. 31, voorstel 2 F.4) ook de besparing op energiekosten ten goede komt van de gemeente. Naar aanleiding van pag. 32 (voorstel 3 F.4) stelt de fractie voor dat in de te betalen huur ook de kapitaal- en exploitatielasten wordt gedekt. VVD is tevreden met dat de voorjaarsnota beschikbaar is, maar de schrik zit er goed in. Vorig jaar is er een vermagering afgesproken van € 900.000 per jaar en nu wordt gevraagd om € 900.000 extra. Er zijn zaken die onvermijdelijk zijn, maar er zijn ook nog keuzes te maken. Voorstellen 1, 3 (gevraagd wordt waarom niet in februari 2010 is opgezegd), 4 (schuifoperatie), 6, 7, 9 (hierover is al een besluit genomen) en 12 (hierover is al een besluit genomen) zijn onvermijdelijk. Betreffende voorstel 2 wil de fractie meer inzicht hebben in de gevolgen als de raad het voorstel niet goedkeurt. Voorstel 5 komt aan de orde in commissie samenleving. In commissie samenleving is voorstel 8 geaccordeerd, maar voor een bedrag van € 20.000 per jaar. Voorstel 10 betreft een voorziening en hierover wordt eens per jaar een besluit over genomen. De fractie vraagt waarom er tussentijds een voorstel wordt gedaan. Voorstel 11 lijkt niet te kunnen, aangezien het WMO-loket budgettair neutraal moet zijn. Voor wat
-11-
betreft het voorstel aangaande de dubbele beglazing (voorstel 2, F.4) basisscholen geeft de fractie aan dat er 30% subsidie op wordt verkregen, maar 70% zelf moet worden betaald door de gemeente. Bij het niet doen van de dubbele beglazing, levert dat een besparing van € 231.000 op. Voorstel 3, F.4 wil de fractie graag apart behandelen als raadsvoorstel en niet via de voorjaarsnota. Wethouder Kokke reageert op de vragen en opmerkingen. − Het bedrag op pag. 5 van € 1,2 miljoen is toegelicht op pag. 13. Dit bedrag is de grootste oorzaak van de budgetoverheveling en komt vanuit een raadsbesluit. Op pag. 14 staat een optelsom van kleine bedragen. − Het ontbreken van het woordje ‘niet’ op pag. 6 betreft een typefout. − Naar aanleiding van pag. 9 geeft de wethouder aan dat kredieten worden aangevraagd als de uitvoering op korte termijn plaatsvindt. In het verleden was dat anders en er wordt nu gewerkt aan een inhaalslag. De opschoningsactie in de kredieten komt aan de orde in de kadernota. Eerst worden bestaande kredieten gebruikt. Investeringen in wateronderhoud, scholen en wegen zijn noodzakelijk op zich, maar soms lukt het niet om in een gepland jaar te laten plaatsvinden. Ca. € 10 miljoen is niet gebruikt en dat komt mede doordat er eerst planvoorbereiding moet plaatsvinden en wat het gaat kosten. Vervolgens volgt een budgetvoorstel. Bij de voor- en najaarsnota komen de kredietverstrekkingen aan de orde. − Het voorstel van de dubbele beglazing van de basisscholen is gebaseerd op een subsidiemogelijkheid vanuit de rijksoverheid. De kosten zijn niet volledig gedekt door de subsidie, maar het is wel mogelijk vanuit de exploitatiebegroting van onderwijs met € 19.000 per jaar. Dit ten behoeve van de kwaliteitsslag basisscholen en dat vereist investeringen. Duurzaamheid is een van de speerpunten in het collegeprogramma en naar aanleiding van een onderzoek blijkt de situatie op de scholen niet geheel passend. Wethouder Schep reageert vanuit haar portefeuille op vragen en opmerkingen. − Aangaande voorstel 7, pag. 25, meldt de wethouder dat het gaat om thermoplastische markeringen en dat geen rekening gehouden is met de schade door vorst. Ten behoeve van de verkeersveiligheid moet dit gerepareerd worden. Het is niet structureel, aangezien normaliter deze markeringen niet vervangen hoeven te worden. − Het voorstel aangaande voetgangersverkeerslichten (pag. 30) heeft te maken met de fusie en is over het hoofd gezien. Wethouder Kokke vervolgt zijn reactie. − Het bedrag van € 450.000 voor de Oosteinderpolder is een prognose en een verkoopcontract ligt hier aan ten grondslag. Het is mogelijk te optimistisch, maar wel consequent. De grond is gekocht, maar nog niet geleverd; dit gebeurt pas als aan de voorwaarden is voldaan. Wethouder Schep vervolgt haar reactie. − Er zal binnenkort een evaluatie over de gladheidbestrijding (pag. 15) 2009 en 2010 plaatsvinden en dat zal terugkomen in de najaarsnota. Vervolgreactie wethouder Kokke. − Het ontbreken van de productrealisatie is conform de wens van de raad om een beknopte rapportage op hoofdlijnen aan te leveren en dat is niet op productniveau. De afwijkingen zijn gerapporteerd op hoofdlijnen. Burgemeester Nederveen reageert vanuit zijn portefeuille op vragen en opmerkingen.
-12-
−
− −
−
Op pag. 20 is een stevige uiteenzetting over waarom extra personele capaciteit nodig is volgens het college. Als toelichting geeft de burgemeester dat de gemeente niet verzekerd is voor verzuim in arbeid. De organisatie moet dat binnen het betreffende team zelf opvangen, maar de loonkosten moeten worden doorbetaald. Indien de werkzaamheden niet opgevangen kunnen worden moet er externe krachten worden ingehuurd en dat zijn extra kosten. In de begroting is geen percentage in loonsom opgenomen als flexibele post. Op dit moment zijn 6 medewerkers langdurig ziek, 3 vacatures en zijn er 3 zwangerschapsverloven. Voor 2 vacatures zijn momenteel externe krachten ingehuurd. De organisatie staat onder grote druk en levert een stevige productie. De hoge werkdruk kan leiden tot nieuwe ziektegevallen en dat wil het college voorkomen. Er wordt kritisch gekeken of er externe inhuur nodig is. In april moest worden vastgesteld dat het budget voor externe inhuur was uitgeput en er heeft een extrapolatie plaatsgevonden voor de kosten die nog gemaakt moeten worden, ad € 249.000. Het college vraagt om € 150.000 in de veronderstelling nog een inverdieneffect (vacaturemiddelen, maar dat is waarschijnlijk niet toereikend) te hebben en de inzet zoveel mogelijk binnen de eigen organisatie op te lossen. Als er geen extra inzet kan worden ingehuurd bestaat het substantiële risico dat er meer ziektegevallen binnen de organisatie worden gegenereerd. Het voorstel is ter voorkoming van een grote problematiek. De problematiek betreft teams waarbij er geen mogelijkheden zijn tot het temporiseren van taken, zoals griffie en bodedienst. Het centrale inkoopbureau ondersteunt in het invullen van vacatures. De invulling van de extra ondersteuning wordt gezocht in tijdelijke contracten, aangezien de arbeidsmarkt momenteel wat ruimer is. Ook wordt gekeken naar het uitbreiden in uren van bestaande contracten. De heer Van der Wel geeft aan dat punt 13 op pag. 13 dekking wegvallende huur de huuropbrengst van Linneaushof betreft dat bij de verkoop wegvalt. Voorgesteld wordt om dit de komende 10 jaar op te vangen in een reserve.
Vanuit de commissie wordt gereageerd dat juist bij de nota reserves en voorzieningen aan de orde is geweest dat er minder dat dergelijke reserves zouden worden ingevoerd. Het kan aan de algemene reserves worden toegevoegd. Wethouder Kokke vervolgt zijn reactie. − Hij geeft aan dat dit niet aan de algemene reserves kan worden toegevoegd, omdat het geen structurele dekking betreft. Het is een keuze. − Voor wat betreft het dorpshuis Vogelenzang meldt de wethouder dat de raad heeft besloten (d.d. 17 december 2009) tot herverdeling van het krediet van € 900.000 en het bedrag van € 471.000 is daar een onderdeel van. Het zal worden uitgezocht of het bedrag een last of een baat is en dit zal schriftelijk worden toezegging beantwoord. − Renovatie gemeentehuis moet vanuit de algemene reserves plaatsvinden. Er volgt nog een discussie over wel of niet renoveren en indien de uitkomst positief is, is voorliggend voorstel het voorstel hoe dit te financieren. De definitieve discussie vindt plaats op het moment dat het onderwerp wordt behandeld. Het is geagendeerd voor 1 juni a.s. toezegging − Woningen worden pas opgenomen in de begroting bij verkoop. Wethouder Schep geeft een vervolgreactie. − De raad heeft een besluit genomen over het dorpshuis Vogelenzang en dat wordt nu teruggezien in de voorjaarsnota. Er zijn geen inkomsten. − Voor wat betreft Hertenkamp geeft de wethouder aan dat er geen budget voor onderhoud groenvoorziening was opgenomen en het is wel nodig voor de tijdelijke kracht die nu Hertenkamp beheert. De stichting is bezig met een bedrijfsplan en deze zal in het najaar gepresenteerd worden.
-13-
Wethouder Kokke vervolgt zijn reactie. − De voordelen op de energiekosten, naar aanleiding van dubbele beglazing bij de basisscholen, zijn voor de scholen. − Betreffende de inkoopvoordelen merkt de wethouder op dat aan de hand van een plan van aanpak in de inkoopfunctie structuur wordt aangebracht. Er wordt gewerkt met het inkoopbureau, maar ook vanuit de eigen organisatie. Er zal een contractenbank moeten worden aangelegd en nauwkeurig procedures worden omschreven. De inkoopvoorstel worden gemaakt en deze zijn op verschillende plekken terug te zien. − De wethouder komt schriftelijk terug op de huurberekening van de opvangvoorziening. − Ten aanzien van voorstel 10 meldt de wethouder dat in het voorstel aangegeven is dat het een behoeft is van de scholen en aan de orde was na het opstellen van de begroting. Het college neemt op verzoek van D66 in overweging om de bedragen te splitsen. − Voorstel 11: met de bemensing van het WMO-loket is budgettair geen rekening gehouden. Het voorstel is om het hiaat op te lossen. Op verzoek van de VVD zal er nog eens naar de verrekening (voorstel 1, sub e) gekeken worden. − Wethouder Bruggeman zal de vraag aangaande de uitbreiding bij het muziekcentrum schriftelijk beantwoorden. Conclusie/advies commissie Bespreekpunt raadsvergadering 27 mei a.s. 13. Mededelingen college van B&W Dit agendapunt wordt 19 mei a.s. behandeld. 14.
Informatie uit (regionale) Samenwerkingsverbanden Dit agendapunt wordt 19 mei a.s. behandeld.
15. Sluiting De voorzitter sluit de vergadering om 23.47 uur.
