LAPORAN PROYEK PERUBAHAN
OPTIMALISASI NORMA, STANDAR, PROSEDUR DAN KRITERIA (NSPK) MELALUI PEMBUATAN PEDOMAN PELATIHAN PRA PEMAGANGAN LUAR NEGERI PADA DIREKTORAT BINA PEMAGANGAN
MUHAMMAD SALEH, SE, MM NIP. 19621206 198502 1 001
DIKLAT KEPEMIMPINAN III ANGKATAN XIII PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PEGAWAI KEMENTERIAN KETENAGAKERJAAN R.I TAHUN 2016
KATA PENGANTAR
Pertama-tama penulis mengbucapkan Puji Syukur kehadirat Allah SWT karena berkat Rahmat dan Hidayah Nya serta IzinNya penulis dapat menyelesaikan Laporan Proyek Perubahan dengan judul “Optimalisasi Norma, Standar, Prosedur dan Kriteria (NSPK) melalui pembuatan pedoman pelatihan pra pemagangan luar negeri pada Direktorat Bina Pemagangan” adapun tujuan penulisan ini adalah sebagai salah satu syarat kelulusan Diklat Kepemimpinan Tingkat III Angkatan 13 tahun 2016. Dalam menyusun Proyek Perubahan ini, penulis menemukan berbagai hambatan, kesulitan dan kendala, namu
berkat pengarahan serta bantuan dan
dorongan dari berbagai pihak akhirnya penulis dapat menyelesaakan Proyek Perubahan ini dengan tepat waktu dan khususnya bagi tim terkait selamaini. Penulis menyadari bahwa Proyek Perubahan ini tidak luput dari kesalahan dan kekurangan sehingga penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun untuk kesempurnaan Proyek Perubahan ini dari rekan-rekan dan dari pembaca. Penulis berharap Proyek Perubahan ini dapat dapat berguna bagi semua pihak sebagai
bahan
tambahan
pengetahuan
rekan
sejawat
dalam
rangka
mengOptimalisasi Norma, Standar, Prosedur dan Kriteria (NSPK) melalui pembuatan pedoman pelatihanpra pemagangan luar negeri pada Direktorat Bina Pemagangan”.
Jakarta , Oktober 2016
MUHAMMAD SALEH
i
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ……………………………………………………………………….i DAFTAR ISI ………………………………………………………………………………… ii BAB I . PENDAHULUAN Latar belakang………………………………………………………………. 1 Tujuan perubahan …………………………………………………………1 Manfaat ………. ……………………………………………………………. 2 Ruang lingkup ……………………………………………………………… 2
A. B. C. D.
BAB II. RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN Diskrepsi Perubahan………………………………………………………. 3 Mentor……………………………………………………………………….. 3 Projec leader ……………………………………………………………….. 3 Pentahapan ( Melestone)…………………………………………………. 3 Identifikasi stake holder ……….…………………………………………... 5 Penganggaran ……… ………………………………………………………9
A. B. C. D. E. F.
BAB III PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN Capaian masing-masing tahapan proyek perubahan ……………... Produk yang dihasikan dalam proyek perubahan ……………………. Gambara perubahan sebelum dan sessudah PP …………………... Identifikasi masalah dan solusi ……………………………………….…
A. B. C. D.
10 13 32 32
BAB IV . PENUTUP Kesimpulan ……………………………………………………………….34 Saran-saran ……………………………………………………………... 34
A. B.
Dukungan untuk mencapai jngka menengah dan panjang LAMPIRAN -
OUT-PUT / PRODUk SURAT KEPUTUSAN DOKUMEN DAN FOTO KEGIATAN DLL
ii
i
BAB I. PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Globalisasi yang berdampak pada hilangnya batas teritorial negara dalam interaksi antar Negara di dunia, baik dalam interaksi sosial maupun ekonomi (borderless economy). Interaksi dan transaksi antar pelaku ekonomi diberbagai negara dimungkinkan terjadi karena pesatnya perkembangan ilmu pengetahuan dan aplikasi teknologi terapan. Untuk dapat berperan aktif dalam era global dan peningkatan kualitas Sumber Daya Manusia (SDM) merupakan prioritas utama dalam kerangka pembangunan Nasional, karena SDM merupakan komponen aktif dalam proses pembangunan. Salah satu upaya untuk meningkatkan kompetensi SDM adalah melalui program pemagangan. Penyelenggaraan program pemagangan luar negeri mencakup persiapan, rekruitmen, seleksi, pelatihan pra pemagangan di Indonesia, pelatihan pra pemagangan di luar negeri, pembiayaan, dan pasca magang. Penyelenggaraan pelatihan pra pemagangan luar negeri oleh lembaga pengirim (Sending Organization) dilaksanakan dengan berbagai pola, baik metoda maupun durasi waktunya. Oleh sebab itu dalam upaya terciptanya keseragaman pengertian dan pemahaman dalam penyelenggaraan pelatihan pra pemagangan luar negeri diperlukan adanya ”Pedoman Pelatihan Pra Pemagangan Luar Negeri” bagi penyelenggara program tersebut baik yang dilaksanakan di daerah maupun di pusat.
B. TUJUAN PERUBAHAN a. Tujuan jangka pendek ini adalah membuat Pedoman Pelatihan Pra Pemagangan Luar Negeri yang akan digunakan di daerah oleh lembaga pelatihan kerja swasta yang memiliki izin penyelenggaraan pemagangan luar negeri dari Kementerian Tenaga Kerja, dalam rangka peningkatan yang lebih efektif dan efisien kepada penyelenggara program pemagangan. b. Tujuan jangka menengah ini adalah melaksanakan sosialisasi Pedoman Pelatihan Pra Pemagangan Luar Negeri ke lembaga latihan kerja swasta yang memiliki izin penyelenggaraan pemagangan luar negeri dari Kementerian Tenaga Kerja. 1
c. Tujuan jangka panjang ini adalah melakukan monitoring dan evaluasi terhadap implementasi pedoman Pelatihan Pra Pemagangan Luar Negeri di masingmasing penyelenggara pemagangan luar negeri.
C. Manfaat perubahan a. Meningkatkan kinerja organisasi khususnya Subdit. Pemagangan Luar Negeri. b. Bagi calon peserta, mempermudah untuk mengikuti program pemagangan luar negeri, dan dapat menekan pemborosan biaya. c. Bagi penyelenggara pemagangan, baik Dinas Ketenagakerjaan maupun lembaga pelatihan swasta yang memiliki izin penyelengggaraan pemagangan luar negeri dapat meningkatkan efektifitas, dan efisiensi.
D. Ruang Lingkup Ruang lingkup perubahan ini, adalah optimalisasi Norma, Standar, Prosedur dan Kriteria (NSPK) melalui Pembuatan Pedoman Pelatihan Pra Pemagangan Luar Negeri pada Direktorat Bina Pemagangan, dan proyek perubahan ini merupakan jenis inovasi proses.
2
BAB II. RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN
A. Deskripsi perubahan Persiapan menjelang keberangkatan peserta magang ke Jepang ada tahapan yang dikenal dengan pelatihan pra pemagangan luar negeri yang sepenuhnya dilaksanakan oleh lembaga pengirim (SO) yang di bawah bimbing Kementerian Ketenagakerjaan dalam hal ini Direktorat Bina Pemagangan, untuk itu dipandang sangat penting untuk disusun pedoman Pelatihan Pra Pemagangan Luar Negeri yang diharapkan dapat dijadikan pedoman bagi lembaga pengirim (SO) yang memiliki izin penyelenggaraan dari Kementerian Ketenagakerjaan. B. Mentor Nama : Drs. Asep Gunawan, MM Jabatan : Direktur Bina Pemagangan No. HP
: 087883326565
C. Project Leader Nama Jabatan
No. HP E-mail
: Muhammad Saleh, SE, MM : Kepala Seksi Pengembangan Penyelenggaraan Pemagangan Luar Negeri. Subdit. Pemagangan Luar Negeri. : 085284122337 :
[email protected]
Pentahapan (Melestone) Tahapan Persiapan : No 1
2
3 4 5
Kegiatan Utama
Penanggung Jawab Diagnosa reading melakukan Project Leader analisis mandiri untuk klasifikasi permasalahan prioritas penyelesaian dan judul gagasan proyek perubahan. Pertemuan dengan mentor Project Leader untuk penjelasan dan gagasan proyek peruban. Pertemuan dengan tim kerja Project Leader Persetujuan mentor terhadap gagasan proyek perubahan. Persiapan pembentukan tim efektif : - Sosialisasi kepada stakeholder.
Output Draft gagasan PP
2 Agust 2016
Masukan dan saran
4 Agustus 2016
Masukan dan saran
6 Agustus 2016 8 Agustus 2016 Minggu I, 5 - 7 Sep 2016
Project Leader
Disetujui gagasan PP
Project Leader
Memahami pentingnya surat Keputusan tim
3
Waktu
6
- Diskusi dngn stakeholder internal. - Rencana pembentukan tim efektif. Membentuk tim efektif : - Rapat pembentukan tim efektif. - Membuat SK Tim efektif. - Koreksi SK Tim Efektif - Perbaikan SK Tim efektif - Penanda tanganan SK Tim. - Pendistribusian SK Tim.
efektif.
ProjectLeader
- Surat Keputusan Direktur Bina Pemagangan tentang pembentukan Tim Efektif Proyek Perubahan Pedomam Pra Persiapan Pemagangan Luar Negeri - Bahan yang terkait dengan isi Pedoman Pelatihan Pra Pemagangan luar negeri. - Outline/kerangka Pedoman Pelatihan Pra Pemagangan Luar Negeri. Output dari tahapan penyusunan pedoman ini adalah Pedoman Pelatihan Pra Pemaganagn Luar Negeri.
Minggu II 9 – 16 Sept 2016.
Project Leader
Outputnya adalah pernyataaqn dukungan dari stakeholder eksternal.
Minggu IV 27 – 31 Okt 2016
Project Leader
Buku Pedoaman Pelatihan Pra Pemagangan Luar negeri telah ditanda tangani dan siap di distribusikan.
Minggu I 1– 3 Nop 2016
7
Pengumpulan Bahan : - Pengumpulan bahan - Meminta masukan dari stakeholder - Pembuatan outline
Project Leader
8
Penyusunan Pedoman Pelatihan Pra Pemagangan Luar Negeri : - Rapat Penyusunan - Penulisan pedoman - Rapat pembahasan draft Pedoman - Rapat finalisasi pedoman. Uji Kepatutan : - Melaksanakan sosialisasi kpd stakeholder eksternal - Melakukan pertemuan dngn stakeholder eksternal. Penerbitan : - Pengesahan Buku Pedoman oleh Direktur Pemagangan. - Pencetakan Buku Pedoman - Pendistribusian
Project Leader
9
10
4
Minggu III 19 - 23 Sep 2016.
Minggu IV 26 Sep - 26 Okt 2016.
Jangka Menengah No
Kegiatan Utama
1
Sosialisasi
2
Uji Coba
3
Penyempurnaan
Penanggung Jawab
Output Pedoman Pelatihan pra Pemagangan Luar Negeri tersosialisasi Pedoman Pelatihan Pra Pemagangan LN di uji coba di daerah rekrut Pedoman Pelatihan Pra Pemagangan LN yang sudah disempurnakan
Waktu Bulan Januari s/d Maret 2017 Bulan April s/d Nopember 2017 Bulan Desember 2017
Jangka Panjang
No 1
Kegiatan Utama
Penanggung Jawab
Output
Implementasi
Pedoman pelatihan Pra pemagangan luar negeri diimplementasikan pada penyelenggara pemagangan.
Waktu Mulai bulan Januari 2018 dan seterus nya.
E. IDENTIFIKASI STAKEHOLDER
Berdasarka judul Gagasan Proyek Perubahan yang saya dapatkan maka stakeholder yang berhubungan
terdiri dari stakeholder internal dan eksternal,
dimana internal meliputi : Direktur Bina Pemagangan, Kasubdit PLN, Kasubdit PDN, Kasubdit Advokasi, Kasubdit PJP, Kasubdit TU sedangkan stakeholder Eksternal meliputi: IM Japan, Lembaga Pengirim (SO), Disnakertrans.
5
Latens :
Promoters : 1. Direkrut Bina Pemagangan 2. Subdit. Pemagangan LN 3. Kasi Pengemb Penyel PL
Aphatetis : Alumni Pemagangan luar negeri
Defenders : 1. Kasubdit. PJP 2. Kasubdit. PA 3. Kasubdit. PDN 4. Kasi. Program PLN 5. Staf 6. Disnakertrans Prov/Kab/Kota 7. IM Japan 8. Lembaga Pengirim (SO) 9. Calon peserta
Identifikasi Stakeholder
Kelompok stakeholder
Nilai stakeholder
Startegi Komunikasi
1
Direktur Bina Pemagangan
Promoters
Banyak Ide
Dialog lgs
2
Kasubdit PLN
Promoters
Innovatif
Diskusi
3
Kasubdit PDN
Defenders
Konsisten
Konsultasi
4
Kasubdit PJP
Defenders
Konsisten
Konsultasi
5
Kasubdit Advokasi
Defenders
Konsisten
Konsultasi
3
Kasi Pengem Penyel LN
Promotors
Konsistensi
Dialog lgs
4.
IM Japan
Defenders
Inovatif
Konsultasi
4
KasubagTata Usaha
Promotors
Keindahan
Konsultasi
5
Calon Peserta
Defenders
Kebenaran
Motivasi dan Propaganda
No
6
6
Kasi Pengeb ProgPLN
Defenders
Koorporatif
Informasi
7
Disnakertrans
Dependers
Moral
Edukasi
8
Staf
Dependers
Solidaritas
Bimbingan
9
Konsultan Perencanaan
Lattens
Koorporatif,Di Advice siplin & Instruksi Responsif
&
Note :
Promoters ( Hight influence and Hight Interest)
Deffenders ( Low influence and Hight Interest)
Lattens ( Hight influence and low interest)
Aphathetis ( Low influence and low interest)
a.
Direktur Bina Pemagangan (Promotors) : Sebagai mentor yang memiliki pengaruh dan ketertarikan yang besar terhadap Gagasan proyek perubahan yang di usulkan dan berkeinginan agar proyek tersebut berhasil, beliau memiliki banyak ide-ide untuk perubahan sehingga komunikasi yang efektif kepada beliau adalah bersifat Dialog langsung.
b.
Kasubdit Pemagangan Luar Negeri (Promoters) : Memiliki pengaruh dan kepentingan yang besar agar proyek ini terwujud dan berhasil dan dapat menunjang tusi beliau antara lain, Melaksanakan penyiapan bahan perumusan
kebijakan, pelaksanaan kebijakan,
penyusunan norma, standar, prosedur dan kriteria serta pemberian bimbingan teknis dan evaluasi dibidang program serta bimbingan dan penyuluhan pemagangan luar negeri. c.
Kasi Pengemb Penyel LN (Promotors) : Sebagai peserta Diklat PIM 3 yang juga merupakan Project Manager Perubahan memiliki pengaruh dan keinginan yang besar agar proyek perubahannya terwujud dan berhasil dengan baik. Juga memiliki pengaruh dan kepentingan yang besar agar proyek ini terwujud dan berhasil dapat menunjang tusi antara lain : Melaksanakan penyiapan bahan perumusan
kebijakan, pelaksanaan kebijakan,
penyusunan norma, standar, prosedur dan kriteria serta pemberian bimbingan
7
teknis dan evaluasi dibidang program serta bimbingan dan penyuluhan pemagangan luar negeri. d.
IM Japan (Defenders) Mereka memiliki pengaruh yang besar namun kepentingan yang rendah mereka memiliki nilai koorporatif, Resposif dan disiplin dan kepada mereka berkomunikasi dengan advice dan instruksi;
e.
Kasubdit PJP (Defenders) Memiliki pengaruh yang kecil namun memiliki kepentingan yang besar terhadap gagasan proyek perubahan saya, beliau mempunyai nilai koorporatif dan untuk berkomunikasi dengan beliau dengan cara informatif;
f.
KasubditPA (Defenders) Memiliki pengaruh yang kecil namun memiliki kepentingan yang besar terhadap gagasan proyek perubahan saya, beliau mempunyai nilai koorporatif
dan untuk berkomunikasi
dengan beliau dengan cara informatif;
g.
Kasubdit PDN (Defenders) Memiliki pengaruh yang kecil namun memiliki kepentingan yang besar terhadap gagasan proyek perubahan saya, beliau mempunyai nilai koorporatif dan untuk berkomunikasi dengan beliau dengan cara informatif;
h.
Disnakertrans Prop/Kab/Kota (Defenders) Mereka memiliki pengaruh yang besar namun kepentingan yang rendah mereka memiliki nilai koorporatif, Resposif dan disiplin dan kepada mereka berkomunikasi dengan advice dan instruksi;
i.
Staf Program dan Bimluh (Defenders) Memiliki pengaruh yang kecil namun memiliki kepentingan besar sehingga ketertarikan yang tinggi terhadap gagasan proyek perubahan saya , mereka mempunyai nilai solidaritas yang tinggi dan untuk berkomunikasi dengan mereka dengan cara bimbingan;
j.
Lembaga Pengirim/SO (Defenders) Mereka memiliki pengaruh yang besar namun kepentingan yang rendah mereka memiliki nilai koorporatif, Resposif dan disiplin dan kepada mereka berkomunikasi dengan advice dan instruksi;
8
k.
Calon Peserta (Defenders) Mereka memiliki pengaruh yang besar namun kepentingan yang rendah mereka memiliki nilai koorporatif, Resposif dan disiplin dan kepada mereka berkomunikasi dengan advice dan instruksi;
l.
Alumni Pemagangan (Latens) Mereka memiliki pengaruh yang besar namun kepentingan yang rendah mereka memiliki nilai koorporatif, Resposif dan disiplin dan kepada mereka berkomunikasi dengan advice dan instruksi;
F. ANGGARAN Anggaran yang diperlukan dalam rangka proyek perubahan ini sebesar Rp. 8.000.000,- (Delapan juta rupiah), terdiri dari : PERHITUNGAN TAHUN 2016 NO.
PROGRAM KEGIATAN VOLUME Biaya Pembuatan Pedoman Pelatihan Pemagangan Luar Negeri - Biaya rapat dan Konsumsi - Penggandaan Bahan - Komputer Supplies
HARGA SATUAN
JUMLAH BIAYA
8,000,000 10 1 1
9
ORG PKT PKT
Rp200.000 Rp5.000,000 Rp2.000,000
Rp Rp Rp
2.000,000 500,000 1,000,000
BAB III. PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN
A. Capaian masing-masing tahapan proyek perubahan Tahapan Pelaksanaan Tahapan 1
: Persiapan pembentukan Tim Efektif
Lama/Tgl Kegiatan :5 – 7September 2016 NO
URAIAN KERJA
PENANG
CAPAIAN/OUTPUT
WAKTU
JAWAB 1.
a. Pertemuan dengan mentor Project
a.
Masukan dan saran
b.
Memahami
3 Hari
untuk menjelaskan tentang Leader pembentukan tim efektif; b b. Diskusi dan meminta dukukungan kepada stakeholder
pentingnya
Tim
Efekti dalam Proyek Perubahan
internal; c.Persetujuan mentor terhadap
c.
Disetujui adanya tim efektif
tim efektif proyek perubahan
Tahapan Pelaksanaan Tahapan 2
: Membentuk Tim Efektif untuk Proyek Perubahan Pedoman
Lama/Tgl Kegiatan
Pelatihan Pra Pemagangan Luar Negeri : 9 –16 September 2016
NO
URAIAN KERJA
PENANG
CAPAIAN/OUTPUT
WAKTU
JAWAB 2.
a. Rapat Pembentukan Tim Efektif.
Project
a.
Kesepakatan pelaks kegitan
b.
Leader
b.
Konsep SK Tim efektif tersusun
c.
Konsep SK Tim yg sdh terkoreksi
c.Koreksi SK Tim Efektif;
d.
SK Tim Efektif yg sudah di paraf
d.Perbaikan SK Tim Efektif
e.
SK yang sudah ditanda tangani
f.
Tanda Terima
Membuat Konsep SK TIM Efektif;
e.Penanda Tanganan SK Tim Efektif f. Pendistribusian SK Tim Efektif
10
5 Hari
Tahapan Pelaksanaan Tahapan 3
:
Pengumpulan Bahan
Lama/Tgl Kegiatan
:
19 – 23 September 2016
NO
URAIAN KERJA
PENANG
CAPAIAN/OUTPUT
WAKTU
JAWAB 3
a.
Pengumpulan bahan yang
Project
dapat menjadi referensi
Leader
a.
Bahan yang terkait dengan isi 5 Hari pedoman
penyusunan Pedoman
pelatihan
pra
pemagangan luar negeri.
Pelatihan Pra Pemagangan Luar Negeri. b.
Meminta masukan dari
b.
Memahami pentingnya bahan/
stakeholder internal maupun
data
untuk
eksternal.
pedoman
penyusunan
pelatihan
pra
pemagangan luar negeri.
Tahapan Pelaksanaan Tahapan 4
:
Penyusunan Pedoman Pelatihan Pra Pemagangan Luar Negeri
Lama/Tgl Kegiatan NO
:
26 September – 26 Oktober 2016
URAIAN KERJA
PENANG
CAPAIAN/OUTPUT
WAKTU
JAWAB 4
a.
Rapat persiapan
Project
a.
Leader
Persetujuan kegiatan, saran peserta rapat.
b.
Penyusunan draft awal
b.
Draft awal tersusun
c.
Rapat pembahasan draft
c.
Draft Awal Terkoreksi
d.
Perbaikan draft awal
d.
Draft final terselesaikan
e.
Rapat Finalisasi Pedoman
e. Draft final disepakati
Pelatihan Pra Pemagangan Luar Negeri.
11
30 Hari
Tahapan Pelaksanaan Tahapan 5
:
Uji Kepatutan
Lama/Tgl Kegiatan
:
27 Oktober - 31 Oktober 2016.
NO
URAIAN KERJA
PENANG
CAPAIAN/OUTPUT
WAKTU
JAWAB 5.
a. Melaksanakan sosialisasi
Project
kepada stakeholder eksternal
Leader
b. Melakukan pertemuan dengan
a. Menjelaskan
secara
teknis
4 Hari
tentang pedoman pelatihan pra pemagangan luar negeri.
stakeholder eksternal
b. Dukungan
dari
lembaga-
lembaga mengenai pedoman pelatihan pra pemagangan luar negeri.
Tahapan Pelaksanaan Tahapan 6
:
Penerbitan
Lama/Tgl Kegiatan
:
1 – 3Nopember 2016
NO
URAIAN KERJA
PENANG
CAPAIAN/OUTPUT
WAKTU
JAWAB 6.
a. Pengesahan Pedoman Pela-
Project
tihan Pra pemagangan Luar
Leader
a. Pedoman
Pelatihan
Pra
Pemagangan LN di syahkan
Negeri oleh Direktur Bina
oleh
Direktur
Pemagangan.
Pemagangan
Bina
b. Pencetakan Pedoman b. Buku Pedoman Pelatihan Pra Pemaganagan c. Pendistribusian Pedoman
Luar
yang sudah sempurna. c. Tanda Terima
A. Produk yang di hasilkan dalam proyek perubahan sebagai berikut :
12
Negeri
3 Hari
PEDOMAN PELATIHAN PRA PEMAGANGAN LUAR NEGERI
KEMENTERIAN KETENAGAKERJAAN R.I DIREKTORAT JENDERAL PEMBINAAN PELATIHAN DAN PRODUKTIVITAS DIREKTORAT BINA PEMAGANGAN Jln. Jend. Gatot Subroto Kav. 51 Lt. VI A – Jakarta Selatan
13
KATA PENGANTAR
Peningkatan kualitas sumber daya manusia dapat diselenggarakan melalui tiga jalur utama,yaitu jalur pendidikan,pelatihan kerja, dan pengalaman di dunia kerja.Salah satu jalur peningkatan kualitas calon tenaga kerja/tenaga kerja dilaksanakan melalui jalur sistem pelatihan kerja yang salah satu sub sistem didalamnya dilakukan melalui pemagangan. Berbagai kendala dan masalah program pemagangan luar negeri salah satunya adalah persiapan sebelum keberangkatan ke luar negeri, dan masih banyak kendala lain diluar persiapan, baik yang bersifat teknis maupun non teknis. Persiapan menjelang keberangkatan saat ini ada tahapan yang dikenal dengan pelatihan pra pemagangan luar negeri di daerah dan pelatihan pemantapan pra pemagangan luar negeri yang dilaksanakan di pusat khususnya yang dilaksanakan oleh pemerintah bekerja sama dengan IMM Jepang,dan untuk pelatihan pra pemagangan bagi program pemagangan yang diselenggarakan oleh penyelenggara pemagangan yang diberi ijin oleh Kemenakertrans yaitu yang dikenal sebagai Sending Organisasi ( SO ) pelatihan pra pemagangan nya sepenuhnya dilaksanakan oleh SO yang bersangkutan dengan terus diadakan bimbingan oleh Kemnaker dalam hal ini Direktorat Bina Pemagangan. Sehubungan dengan hal tersebut diatas,maka untuk dapat memberikan acuan kepada penyelenggara pemagangan luar negeri baik yang dilakukan oleh Dinas di propinsi yang bertanggung jawab dibidang ketenagakerjaan, untuk itu dipandang sangat penting untuk disusun pedoman Pelatihan Pra Pemagangan Luar Negeri,yang diharapkan dapat dijadikan pedoman bagi pembina di dinas propinsi yang bertanggung jawab dibidang ketenagakerjaan maupun oleh lembaga pengirim (SO) yang memiliki izin penyelenggaraan dari Kemenakertrans. Dengan telah disusunya Pedoman ini diharapkan pelaksanaan pelatihan pra pemagangan luar negeri dapat dilaksanakan sebagaimana yang diharapkan, dan menghasilkan calon peserta pemagangan yang akan berangkat mengikuti pemagangan di luar negeri baik pengetahuan bahasa,budaya adat istiadat serta kesiapan mental akan lebih baik dan dapat mengurangi permasalahan yang timbul pada saat mereka sampai dan berada di perusahaan di luar negeri.
14
Disadari bahwa pedoman ini masih jauh dari kesempurnaan,oleh karena itu kepada semua pihak diharapkan masukan dan saran yang bersifat konstruktif sehingga pada masa yang akan datang pedoman ini akan semakin sempurna dan lebih implementatif.
Jakarta,
Oktober 2016
Direktur Bina Pemagangan,
Drs. Asep Gunawan, MM NIP 19610526 199103 1 001
15
DAFTAR ISI
Halaman KATA PENGANTAR DAFTAR ISI
.................................................................................... ....................................................................................
BAB I
PENDAHULUAN A. Latar Belakang........................................................ B. Dasar Hukum ......................................................... C. Tujuan dan Sasaran .............................................. D. Ruang Lingkup ...................................................... E. Pengertian .............................................................
BAB II
PROGRAM PELATIHAN A. Ketentuan Umum ................................................. B. Kurikulum dan Silabus .......................................... C. Metoda ................................................................. D. Tenaga Kepelatihan ........................................... E. Sarana dan Prasarana Pelatihan ........................ F. Pembiayaan .......................................................
BAB III
PELAKSANAAN A. Waktu dan Tempat Pelatihan ............................ B. Penyelenggaraan .............................................. C. Kegiatan Pelatihan .............................................. D. Adminstrasi Pelatihan ...................................... E. Pengendalian ......................................................
BAB IV
PEMBINAAN A. Unsur Pembina ................................................... B. Materi ................................................................. C. Mekanisme .........................................................
BAB V
PENUTUP
..........................................................
LAMPIRAN
16
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Program pemagangan luar negeri sejak dimulai tahun 1993 sampai dengan September 2016 menurut data yang tercatat pada Direktorat Bina Pemagangan telah berhasil diberangkatkan peserta pemagangan ke luar negeri untuk melaksanakan pogram pemagangan sebanyak ± 63.091 orang. Dengan angka tersebut, maka rata-rata jumlah peserta pemagangan per tahun adalah sebanyak 2.743 orang. Peserta tersebut pada umumnya diberangkatkan dari berbagai daerah oleh organisasi pengirim (SO), baik lembaga pemerintah, perusahaan, LPK maupun lembaga pendidikan. Dari data tersebut membuktikan bahwa animo masyarakat di daerah untuk mengikuti program pemagangan ke luar negeri masih cukup tinggi. Keterbatasan anggaran yang dialokasikan di pusat untuk pembinaan calon peserta pemagangan ke luar negeri tidak cukup memadai, sehingga untuk menjangkau pembinaan seluruh daerah tidak dapat dilakukan dengan optimal. Pelaksanaan pelatihan pra pemagangan ke luar negeri yang dilakukan saat ini, daerah pada umumnya masih banyak menggantungkan dari alokasi anggaran yang tersedia di pusat, sehingga penyelenggaraan pelatihan pra pemagangan menjadi tidak optimal. Cukup tingginya jumlah peserta pelatihan pra pemagangan di daerah yang tidak lulus mengikuti seleksi bahasa pada level yang telah ditentukan, hal tersebut mengindikasikan bahwa penyelenggaraan pelatihan pra pemagangan ke luar negeri yang diselenggarakan di daerah belum berhasil secara optimal . Disamping hal tersebut diatas, terbatasnya kegiatan sosialisasi yang dilakukan ke berbagai daerah yang memiliki animo pemagangangan cukup tinggi, berdampak kepada jumlah peserta pemagangan yang dapat lolos sesuai dengan persyaratan masih rendah. Oleh sebab itu dalam upaya terciptanya penyelenggaraan pelatihan pra pemagangan luar negeri yang optimal dan menghasilkan lulusan yang memenuhi standar yang diinginkan dipandang perlu untuk disusun pedoman pelatihan pra pemagangan luar negeri sebagai pedoman bagi penyelenggara program tersebut baik yang dilaksanakan oleh Dinas yang membidangi ketenagakerjaan maupun oleh lembaga pengirim (SO) yang telah mendapat ijin dari Kemenakertrans.
17
B. Dasar Hukum 1. Undang-undang nomor 13 tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan; 2. Peraturan Pemerintah Nomor 31 Tahun 2006 tentang Sistem Pelatihan Kerja Nasional; 3. Peraturan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi Nomor PER-05/MEN/IV/2007 tanggal 5 April 2007 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Tenaga Kerja dan Transmigrasi R.I; 4. Peraturan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi Nomor. PER-08/MEN/V/2008 tentang Tata Cara Perizinan dan Penyelenggaraan Pemagangan di Luar Negeri. C. Tujuan dan Sasaran 1. Tujuan Tujuan dari penyusunan Pedoman Pelatihan Pra Pemagangan Luar Negeri adalah untuk memberikan acuan bagi penyelenggara pelatihan, sehingga diperoleh keseragaman pelaksanaan dan hasil pelatihan yang optimal. 2. Sasaran a.
Terwujudnya efisiensi dan efektivitas penyelenggaraan pelatihan pemagangan luar negeri guna memenuhi kualifikasi yang dipersyaratkan.
pra
b.
Terwujudnya kualitas peserta pelatihan program pemagangan luar negeri sesuai dengan kualifikasi yang dipersyaratkan.
D. Ruang Lingkup Ruang lingkup dari Pedoman ini adalah : a. Program Pelatihan meliputi ; ketentuan umum, kurikulum dan silabus, metode, urutan kegiatan, tenaga kepelatihan, sarana dan prasarana, dan pembiayaan. b. Pelaksanaan meliputi ; waktu dan tempat pelatihan, penyelenggaraan, kegiatan pelatihan, administrasi pelatihan, dan pengendalian. c. Pembinaan meliputi ; unsur pembina, materi pembinaan, dan mekanisme pembinaan. E. Pengertian 1. Pemagangan adalah bagian dari sistem pelatihan kerja yang diselenggarakan secara terpadu antara pelatihan di lembaga pelatihan dengan bekerja secara langsung dibawah bimbingan dan pengawasan instruktur atau pekerja/buruh yang lebih berpengalaman, dalam proses produksi barang atau jasa di perusahaan, dalam rangka menguasai keterampilan atau keahlian tertentu. 2. Pelatihan Pra Pemagangan Luar Negeriadalah proses kegiatan pelatihan di dalam negeri guna mempersiapkan peserta pemagangan luar negeriuntuk mampu berkomunikasi dalam bahasa negara tujuanserta mengenal budaya negara tujuan. 3. Dinas Provinsi adalah Dinas yang bertanggung jawab dibidang ketenagakerjaan 18
Pemerintah Provinsi. 4. IM Japan adalah sebuah yayasan dari Jepang dan membuka perwakilan di Indonesia yang bergerak dibidang pengembangan sumber daya manusia yang menjalin kerjasama dengan Kemnakertrans dalam hal ini Ditjen Binalattas untuk menyelenggarakan pemagangan ke Jepang. 5. Lembaga Pengirim (SO) adalah lembaga pengirim resmi swasta yang memiliki izin dari Kemnakertrans.
19
BAB II PROGRAM PELATIHAN
A. Ketentuan Umum Dalam upaya kelancaran pelaksanaan pelatihan pra pemaganganluar negeri dilaksanakan dengan tahapan sebagai berikut : 1. Persiapan : Sebelum mulai pelatihan pra pemagangan luar negeri, perlu dipersiapkan hal-hal sebagai berikut : a. b. c. d. e.
Tempat Sarana dan prasarana Peserta Tenaga Kepelatihan Program
2. Pelaksanaan Pelatihan : a. Penyelenggaraan pelatihan dilakukan oleh Lembaga Pengirim (SO) dan/atau dapat bekerjasama dengan Kemenakertrans, dan dinas yang membidangi ketenagakerjaan tingkat provinsi. b. Tenaga Kepelatihan, terdiri dari : 1) Guru Bahasa dan Budaya negara tujuan 2) Instruktur Fisik Mental dan Disiplin (FMD) 3) Panitia Penyelenggara c. Durasi pelatihan : 1) Pelatihan dilaksanakan sekurang-kurangnya dilaksanakan 400 jam pelatihan (2 bulan), meliputi : a) Sosialisasi Jaminan bagi peserta b) Penjelasan kepada orang tua peserta c) Validasi data peserta d) Penjelasan Jenis Kejuruan yang tersedia di negara tujuan e) Pengisian Dokumen f) Wawancara Penempatan Perusahaan g) Bahasa dan Budaya negara tujuan h) FMD (Fisik, Mental dan Disiplin) i) Evaluasi d. Peserta tinggal di asrama selama mengikuti pelatihan. e. Ketentuan dalam pelatihan, adalah sebagai berikut : 1) Bagi peserta yang dinyatakan lulus pelatihan tetapi karena sesuatu hal sehingga ditunda keberangkatannya, untuk sementara dipulangkan ke rumah masing-masing dengan diberikan tugas atau pekerjaan rumah. 2) Peserta akan dipanggil kembali untuk mengikuti pelatihan pra pemagangan luar negeri berikutnya sekurang-kurangnya 120 jam pelatihan (1 bulan) setelah ada kepastian penempatan. 20
3) Bagi peserta yang dinyatakan tidak memenuhi standar penilaian dinyatakan gagal dan tidak berhak melanjutkan pelatihan. B. Kurikulum Dan Silabus 1. Kurikulum Kurikulum pelatihan pra pemagangan luar negeri sekurang-kurangya berjumlah 400 jam pelatihan, terdiri dari : a. b. c. d.
Kelompok/Kompetensi Umum Kelompok/Kompetensi Inti Kompetensi Penunjang Evaluasi
: : : :
120 Jam 230 Jam 30 Jam 20 Jam
2. Silabus Silabus pelatihan pra pemagangan luar negeri merupakan penjabaran dari kurikulum kedalam pengetahuan, keterampilan dan sikap. Kurikulum dan silabus dapat digambarkan pada lampiran 3. C. Metode 1. Metoda pembelajaran untuk pelatihan pra pemagangan dilakukan dengan metode Ceramah, Praktek simulasi, Tanya-jawab dengan menekankan pada kemampuan komunikasi. 2. Pembelajaran dilakukan di dalam dan di luar ruangan. 3. Jenis dan Sifat pembelajaran adalah : a. Pembelajaran Tatap Muka, yaitu pembelajaran yang langsung dipandu oleh guru dan dilaksanakan di dalam kelas maupun di luar kelas. b. Pembelajaran Terstruktur, yaitu pembelajaran dengan diberikan tugas oleh guru berupa PR maupun tugas lainnya yang tidak diawasi oleh guru secara langsung. c. Pembelajaran Mandiri, yaitu pembelajaran yang dilakukan sendiri oleh peserta untuk menambah pengetahuan dan materinya ditentukan oleh guru. D. Tenaga Kepelatihan 1. Guru Bahasa dan Budaya pada pelatihan pra pemagangan luar negeri adalah guru yang telah memenuhi kualifikasi dan persyaratan yang ditetapkan oleh lembaga pengirim (SO). 2. Instruktur Fisik, Mental dan Disiplin (FMD) dan Panitia Penyelenggara adalah karyawan yang ditunjuk/ditugaskan oleh lembaga pengirim (SO), dalam hal tertentu dapat melibatkan instansi terkait.
21
E. Sarana dan Prasarana Pelatihan Sarana dan prasarana pelatihan disediakan oleh lembaga pengirim (SO), dalam hal lembaga pengirim tidak memiliki sarana dan prasarana pelatihan sendiri, dapat melakukan kerjasama dengan lembaga lain. F. Pembiayaan Pembiayaan pelatihan yang meliputi ; akomodasi, konsumsi, kesehatan/asuransi, transportasi menjadi tanggungan peserta, sedangkan biaya untukhonorarium instruktur, alat tulis kantor,sarana dan prasarana pembiayaan oleh lembaga pengirim atau dibantu pemerintah daerah.
22
BAB III PELAKSANAAN
A. Waktu Dan Tempat Pelatihan 1. Waktu Pelaksanaan Kegiatan pelatihan dilaksanakan mulai hari Senin sampai dengan hari Sabtu dengan rincian sebagai berikut : a. Kegiatan belajar mengajar Bahasa dan Budaya dilaksanakan hari Senin sampai dengan Jum’at jam 08:00 – 17:00 WIB. b. Kegiatan FMD dilaksanakan pada : - Hari Senin s/d Jum’at dari jam 05.00 s/d 06.00 WIB, melaksanakan kegiatan olah raga. - Hari Sabtu jam 08.00 s/d 12.00 WIB, melaksanakan kegiatan kebersihan lingkungan, olah raga, dan kegiatan ekstra kurikuler lainnya. 2. Tempat Pelatihan Tempat pelatihan pra pemagangan luar negeri dilaksanakan di daerah asal peserta atau tempat lain yang ditunjuk oleh lembaga pengirim (SO). B. Penyelenggaraan 1. Organisasi Pelaksana Pelaksana pelatihan pra pemagangan adalah lembaga pengirim (SO), dan/atau dapat bekerjasama dengan Kemenakertrans dan dinas yang membidangi ketenagakerjaan tingkat provinsi 2. Tugas Dan Tanggung Jawab a. Kemenakertrans bersama-sama dengan lembaga pengirim(SO) dapat membuat rencana kegiatan, yang meliputi ; 1) Penyusunan Program Pelatihan 2) Penyusunan kurikulum dan silabus 3) Penetapan rencana kegiatan pelatihan yang meliputi : a) Sosialisasi jaminan dan penjelasan kepada orang tua peserta b) Pembukaan dan penutupan pelatihan c) Evaluasi peserta 4) Mengkoordinasikan pelaksanaan pelatihan, yang meliputi : a) Pembukaan b) Validasi data administrasi c) Penjelasan orang tua peserta d) Penempatan perusahaan e) Monitoring dan evaluasi penyelenggaraan 23
b. Lembaga Pengirim (SO), dapat bekerjasama dengan Kemnaker melakukan tugas : 1) Menyusun Program Pelatihan 2) Menyusun kurikulum dan silabus 3) Validasi data administrasi 4) Melaksanakan wawancara dalam rangka penempatan perusahaan 5) Penjelasan kepada orang tua peserta 6) Menyampaikan informasi tentang situasi dan kondisi negara tujuan 7) Melaksanakan evaluasi dalam rangka penetapan kelulusan peserta 8) Melaksanakan monitoring dan evaluasi penyelenggaraan 9) Memandu peserta dalam pengisian dokumen yang dipersyaratkan (personal history, visa aplikasi, dll) 10) Menjelaskan tata tertib pelatihan di negara tujuan 11) Menunjuk guru/instruktur 12) Menunjuk panitia penyelenggara pelatihan 13) Memanggil peserta untuk mengikuti pelatihan 14) Menyediakan sarana dan prasarana pelatihan c. Dinas Provinsi ;
1) Perizinan pelaksanaan pelatihan 2) Penjelasan program pemagangan b. Instruktur FMD ; 1) Melaksanakan pembinaan Fisik, Mental dan Disiplin (FMD) peserta pelatihan 2) Melaksanakan evaluasi fisik peserta c. Panitia Penyelenggara ; 1) Menyiapkan sarana dan prasarana pelatihan 2) Mengelola administrasi pelatihan, meliputi ; surat menyurat, foto copy, fax, dan tugas lainnya. 3) Menyiapkan bahan evaluasi peserta berupa nilai bahasa, budaya, fisik dan sikap 4) Menyampaikan data evaluasi peserta f. Guru Bahasa dan Budaya Jepang; 1) Menyiapkan bahan ajar 2) Melaksanakan pre tes terhadap peserta pelatihan 3) Mengajar Bahasa dan Budaya 4) Melaksanakan evaluasi kemajuan peserta 5) Membuat bahan evaluasi 6) Memberikan tugas/pekerjaan rumah 7) Melaporkan kemajuan peserta
24
3. Hubungan Kerja
DITJEN BINALATTAS
LEMBAGA PENGIRIM
GURU
Keterangan
: : : :
PANITIA PENYELENGGARA
DISNAKER PROV
INSTRUKTUR FMD
Kerjasama Instruksi Koordinasi
C.Kegiatan Pelatihan 1. Urutan Kegiatan a. Pemanggilan peserta untuk masuk tempat pelatihan. b. Pembuatan pasport dilaksanakan selambat-lambatnya 11 hari sebelum pembukaan pelatihan c. Penjelasan orang tua peserta dilaksanakan sebelum dimulai pelatihan d. Pelaksanaan Pembukaan Pelatihan, dilanjutkan dengan validasi dokumen e. Pengisian biodata peserta f. Wawancara Penempatan Perusahaan g. Pengisian Personal History h. Pelaksanaan orientasi pengenalan program pelatihan i. Evaluasi Pertama dilaksanakan selambat-lambatnya 14 hari setelah acara pembukaan pelatihan j. Penjelasan Tata Tertib Pelatihan di negara tujuan k. Evaluasi Kedua dilaksanakan selambat-lambatnya 38 hari setelah pembukaan pelatihan l. Penutupan dan Pemberangkatan
25
2. Pelaksanaan Kegiatan Pelatihan Pelaksanaan kegiatan pembelajaran Bahasa dan Budaya adalah sebagai berikut : a. Waktu Proses Pembelajaran 1) Proses pembelajaran berlangsung selama 8 (delapan) jam dalam 1 (satu) hari. 2) Setiap 1 (satu) jam pelajaran diberikan waktu istirahat 10 (sepuluh) menit. 3) Istirahat siang diberikan waktu selama 1 (satu) jam atau 60 (enam puluh) menit dari jam 12:00 s/d 13:00 WIB. 4) Jadwal kegiatan belajar khusus hari Jum’at adalah sebagai berikut : a) Pagi hari mulai jam 08:00 s/d 11:45 WIB b) Siang hari mulai jam 13:15 s/d 17:00 WIB 5) Pada jam pelajaran ke – 8 (jam 16:30 s/d 17:00 WIB) adalah jam belajar mandiri Pembagian jam pelajaran dengan rincian sebagai berikut : Jam Ke
Senin – Kamis
Jum’at
1
08:00 – 08:30
08:00 – 08:30
Persiapan Kelas
2
08:30 – 09:00
08:30 – 09:00
Diskusi (brainstorming)
09:00 – 09:10
09:00 – 09:10
Istirahat
09:10 – 10:30
09:10 – 10:20
Budaya
10:30 – 10:40
10:20 – 10:30
Istirahat
10:40 – 12:00
10:30 – 11:45
Bahasa
3
4
Keterangan
Istirahat, Sholat, Makan Siang (ISHOMA) 5
6
7
8
13:00 – 14:00
13:15 – 14:10
Bahasa
14:00 – 14:10
14:10 – 14:20
Istirahat
14:10 – 15:10
14:20 – 15:15
Bahasa
15:10 – 15:20
15:15 – 15:25
Istirahat
15:20 – 16:20
15:25 – 16:20
Bahasa
16:20 – 16:30
16:20 – 16:30
Istirahat
16:30 – 17:00
16:30 – 17:00
- Belajar Mandiri - Bersih-bersih
26
b. Kegiatan Pembinaan Mental Kegiatan pembinaan mental dilaksanakan dengan menyisipkan dalam setiap kegiatan, baik di dalam maupun di luar kelas. 3. Evaluasi Peserta Pelatihan Evaluasi peserta pelatihan merupakan evaluasi komprehensif hasil belajar peserta yang meliputi : Bahasa, Budaya, Fisik, dan Sikap. a. Pelaksanaan Evaluasi : 1) Evaluasi Pertama ; Yaitu evaluasi yang dilaksanakan pada awal pelatihan (± 4 minggu setelah pembukaan). 2) Evaluasi Kedua ; Dilaksanakan pada akhir pelatihan (± 1 minggu sebelum penutupan). b. Materi Evaluasi : 1) Evaluasi Pertama ; a) Bahasa : (huruf, kosa kata, tata bahasa) b) Sikap : Kedisiplinan, Kepatuhan dan Ketaatan terhadap semua Tata Tertib, Instruksi, Peraturan Pelatihan. 2) Evaluasi Kedua ; a) Bahasa b) Budaya Tata Tertib Pemagangan, Kehidupan di negara tujuan, Etika Kerja di Perusahaan. c) Fisik Ketahanan fisik d) Sikap Kedisiplinan, Kepatuhan, dan Ketaatan terhadap semua Tata Tertib, Instruksi, Peraturan Pelatihan. c. Tujuan Evaluasi : 1) Untuk memperoleh informasi atau keterangan tentang keadaan seluruh peserta selama mengikuti pelatihan. 2) Untuk memutuskan peserta yang bisa atau tidak bisa melanjutkan pelatihan. d. Standar Kelulusan : 2) Evaluasi Pertama a) Bahasa (Huruf, kosa kata, tata bahasa) b) Sikap 27
= =
70% Baik
3) Evaluasi Kedua a) Bahasa (Huruf, kosa kata, tata bahasa)
=
70%
= = = =
70% 70% 70% Baik
b) Budaya - Etika Kerja di Perusahaan - Tata Tertib Pelatihan - Kehidupan di negara tujuan c) Fisik
Bilamana ada peserta yang memperoleh nilai dibawah standar kelulusan, maka peserta tersebut diberi kesempatan mengulang atau remidial 1 (satu) kali dengan jeda waktu selama-lamanya 3 (tiga) hari setelah nilai diumumkan. Adapun standar kelulusan hasil remidial (evaluasi kedua) adalah sebagai berikut : a) Bahasa (Huruf, kosa kata, tata bahasa)
=
80%
= = = =
100% 100% 100% Baik
b) Budaya Jepang 1) Etika kerja di Perusahaan 2) Tata Tertib Pelatihan 3) Kehidupan di negara tujuan c) Fisik 4.Penetapan Hasil Evaluasi Peserta yang tidak memenuhi syarat kelulusan yaitupeserta yang memiliki nilai dibawah standar kelulusan, maka dinyatakan gagal. D. Administrasi Pelatihan Pengadministrasian dilakukan menggunakan form yang sudah tersedia meliputi : 1. Administrasi Peserta Terdiri dari : a. b. c. d.
Daftar Nama Peserta Profile Peserta Kartu Pembinaan Jadwal Petugas Piket
2. Administrasi Pelatihan a. Hasil Validasi Administrasi b. Daftar Hadir Kegiatan. c. Surat Pernyataan sanggup taat dan patuh terhadap Tata Tertib Pelatihan (terlampir) d. Surat Pernyataan hasil Pembinaan terhadap Pelanggaran Sikap (terlampir).
28
3. Administrasi Evaluasi Terdiri dari : a. Nilai hasil tes Bahasa, Budaya, dan Fisik b. Berita acara evaluasi c. Berita acara evaluasi khusus (bila ada) 4. Administrasi Pelaporan Laporan penyelenggaraan Pelatihan Pra Pemagangan disampaikan oleh lembagapengirim (SO) yang diketahui oleh Kepala Dinas Provinsi yang bertanggung jawab dibidang ketenagakerjaan ditujukan kepada Direktur Jenderal Pembinaan Pelatihan dan Produktivitas c.q. Direktur Bina Pemagangan, disampaikan akhir masa pelatihan. E. Pengendalian 1. Monitoring Monitoring dilakukan oleh Direktorat Bina Pemagangan Ditjen Binalattas Kemenakertrans. Hasil monitoring dilaporkan kepada Direktur Jenderal Pembinaan Pelatihan dan Produktivitas c.q Direktur Bina Pemagangan. 2. Evaluasi Penyelenggaraan Evaluasi penyelenggaraan dilakukan oleh Direktorat Bina Pemagangan dengan pihakpihak terkait apabila dianggap perlu. 3. Pelaporan Pelaporan dilakukan oleh lembaga pengirim (SO) kepada Dirjen Binalattas c.q. Direktur Bina Pemagangan dengan tembusan disampaikan kepada Dinas yang membidangi ketenagakerjaan tingkat provinsi.
29
BAB IV PEMBINAAN
A. Unsur Pembina Unsur pembina pada Pelatihan Pra Pemagangan, terdiri dari : 1. Direktorat Bina Pemagangan Ditjen Binalattas 2. Dinas Provinsi B. Materi Materi pembinaan meliputi : 1. Pembinaan program a. Pembinaan akademis yang berkaitan dengan materi pelatihan. b. Pembinaan non akademis yang berkaitan dengan orientasi pra pemagangan luar negeri 2. Pembinaan penyelenggaraan Pembinaan penyelenggaraan berkaitan dengan pengelolaan pelatihan pra pemagangan luar negeri, meliputi ; pengelolaan sarana dan prasarana pelatihan, pembinaan proses belajar mengajar, pembinaan administrasi dan teknis penyelenggaraan. C. Mekanisme Pembinaan program meliputi evaluasi, dan validasi materi pelatihan untuk pengembangan dan penyempurnaan program pelatihan sesuai dengan kurikulum dan waktu pelaksanaan. Pembinaan penyelenggaraan meliputi persiapan administratif, teknis, dan personil, pelaksanaan pelatihan, pelaporan hasil kegiatan yang dilakukan bersama-sama antara Direktorat Bina Pemagangan Ditjen Binalattas dengan Dinas Provinsi.
30
BAB V PENUTUP
Dengan terbitnya Pedoman Pelatihan Pra Pemagangan Luar Negeri ini diharapkan tidak ada lagi kerancuan dalam penyelenggaraan pelatihan pra pemagangan luar negeri, dan dapat menimbulkan persamaan persepsi semuapihak yang terkait. Pedoman ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan, dan akan disempurnakan untuk dapat menjawab/mengikuti perkembangan di lapangan.
Jakarta,
Oktober 2016
Dit. Bina Pemagangan,
31
A.
Gambara perubahan sebelum dan sessudah PP SEBELUM
SESUDAH
Belum dilaksanakannya bimbingan terhadap Segera
dilaksanakannya
bimbingan
SO oleh Kemnaker dalam hal ini Direktorat terhadap SO oleh Kemnaker dalam hal Bina Pemagangan. Tidak
adanya
ini Direktorat Bina Pemagangan.. keseragaman
dalam Mulai
adanya
keseragaman
dalam
persiapan pelatihan pra pemagangan luar persiapan pelatihan pra pemagangan negeri, seperti Waktu, Program pelatihan, luar negeri, seperti Waktu, Program Instruktur dan pembiayaan.
pelatihan, Instruktur dan pembiayaan sehingga
dapat
meminimalisasi
masalah dikemudian hari. Tingkat ketidaklulusan peserta pelatihan pra Tingkat kelulusan peserta pelatihan pra pemagangan luar negeri cukup tinggi.
B. NO 1.
pemagangan luar negeri sangat tinggi.
Identifikasi masalah dan solusi stakeholder berada
MASALAH internal tidak
di
tempat,
selalu
hal
ini
SOLUSI Melakukan komunikasi, diskusi, dan permohonan
dukungan
disebabkanpelaksanaan tugas lain
dilakukan
diluar kantor, sehingga diperlukan
langsung dengan setiap stakeholder
waktu
internal yang berada di tempat, dan
yang
cukup
menemui
lama
untuk
masing-masing
stakeholder internal.
melalui
tetap
memanfaatkan saat
yang
tatap
muka
kesempatan
bersangkutan
pada sedang
bersama-sama bertugas dalam suatu kegiatan
diluar
kantor,
serta
berkomunikasi melalui telepon. 2
Sulit
mengumpulkan
Tim
Efektif
Permohonan
kepada
atasan
dalam waktu yang bersamaan dalam
langsung agar dibatasi keterlibatan
pelaksanaan
anggota Tim Efektif dalam kegiatan
penulisan
maupun
rapat-rapat, serta ruang rapat kurang
diluar kantor.
memadai. 3
- Direktur Bina Pemagangan tidak - Menunggu selalu berada ditempat karena
32
Direktur
Bina
Pemagangan kembali dari tugas
tugas
luar
yang
tidak
dapat
ditinggalkan. - Waktu
melalui telepon.
sangat
melakukan
luar, sambil melakukan komunikasi
terbatas
pencetakan,
untuk - Meminta perusahaan percetakan dan
pendistribusian.
untuk
menyegerakan
proses
pencetakan. - Bergerak pendistribusian.
33
cepat
dalam
BAB IV . PENUTUP
A. Kesimpulan a) Proyek Perubahan Pedoman Pelatihan Pra Pemagangan Luar Negeri pada
Dierktorat
Bina
Pemagangan
yang
akan digunakan oleh
stakeholder eksternal. b) Strategi menggerakan stakeholder dengan berbagai cara, yaitu dengan mengadakan
rapat-rapat,
melakukan
pertemuan
langsung/diskusi,
menemui langsung stakeholder dalam rangka meminta dukungan dan masukan, komunikasi melalui telepon, melalui perantara stakeholder lainnya dalam rangka sosialisasi. c) Produk dari proyek perubahan ini telah didistribusikan untuk dijadikan koleksi
perpustakaan
dan
referensi
bacaan
pada,
Balai
Besar
Pengembangan Latihan Kerja Bekasi (BBPLK Bekasi), dan International Manpower Development Japan (IM Japan). d) Proyek perubahan ini akan membawa perubahan pada yang lebih baik, dan memberikan manfaat langsung kepada penyeleggara program pemagangan diseluruh wilayah Indonesia.
B. Saran-saran. Kegiatan Proyek Perubahan dilaksanakan pada akhir tahun dirasakan kurang tepat. Pada umumnya setiap Direktorat lebih berkonsentrasi untuk menyelesaikan kegiatan yang sudah tercantum dalam Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA), yang akibatnya penyelesaian proyek perubahan menjadi kurang optimal. Untuk itu disarankan agar pelaksanaan Diklat Kepemimpinan diselenggarakan pada awal tahun, untuk lebih mengoptimalkan pelaksanaan proyek perubahan, dan meningkatkan kualitas pesertanya.
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
Diskusi dengan Mentor dalam rangka persiapan pembentukan tim efektif (4 Sept 2016)
Rapat persiapan pembentukan tim efektif ( 5 Sept 2016 )
46
Rapat Penyusunan Pedoman Pelatihan Pra Pemagangan Luar Negeri ( 26 Sept 2016 )
Rapat Penyusunan Pedoman Pelatihan Pra Pemagangan Luar Negeri ( 26 Sept 2016 )
47
Melaksanakan sosialisasi kpd stakeholder Eksternal dlm rangka Uji Kepatutan (27 Okt 2016)
Melaksanakan sosialisasi kpd stakeholder Eksternal dlm rangka Uji Kepatutan (27 Okt 2016)
48
Rapat Pengumpulan Bahan Pedoman Pelatihan Pra Pemagangan LN (19 Sept 2016)
Rapat Pengumpulan Bahan Pedoman Pelatihan Pra Pemagangan LN (19 Sept 2016)
49
Rapat Pembentukan Tim Efektif dalam rangka proyek perubahan. ( 9 Sept 2016 )
Rapat Pembentukan Tim Efektif dalam rangka proyek perubahan. ( 9 Sept 2016 )
50
