PENJELASAN PROYEK PERUBAHAN DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT I
LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA
DEFINISI PROYEK PERUBAHAN • Proyek Perubahan adalah salah satu kegiatan pembelajaran pada Diklat Kepemimpinan Tingkat I versi baru untuk
mewujudkan kompetensi Kepemimpinan Visioner melalui kemampuan berkolaborasi dengan stakeholder dalam penanganan isu strategis Nasional .
• Proyek Perubahan adalah kegiatan pembelajaran dimana sebagian besar waktunya non klasikal untuk melakukan terobosan kebijakan dilingkungan instansinya guna
meningkatkan kinerja organisasi.
DEFINISI PROYEK PERUBAHAN • Proyek Perubahan merupakan kegiatan pembelajaran dengan bimbingan para coach dan conselor serta timwork yang ada diinstansinya mulai dengan kegiatan : 1.
Diagnose organisasi dan isu strategis Nasional.
2.
Mengkomunikasi permasalahan dengan stakeholder.
3.
Merancang Perubahan dan membangun Tim.
4.
Melaksanakan Proyek Perubahan.
5.
Menyajikan hasil pelaksanaan dalam seminar laboratorium kepemimpinan.
JENIS PROYEK PERUBAHAN
1. Proyek Perubahan Instansional sebagai tugas perorangan
merupakan perubahan atau terobosan kebijakan instansi dalam rangka peningkatan kinerja organisasi. 2. Proyek Perubahan Isu Strategis Nasional sebagai tugas
kelompok merupakan Policy Brief yang ingin menjawab isu Strategis Nasional yang aktual .
HIRARKI PROYEK PERUBAHAN
1. Perubahan pada tingkat paradigma ( jangka panjang ). 2. Perubahan pada tingkat kebijakan (jangka menengah). 3. Perubahan pada tingkat manajemen strategis (jangka pendek).
SKALA KEBIJAKAN
1. Kebijakan Tingkat Nasional. 2. Kebijakan Tingkat Sektor (antar instansi terlibat) 3. Kebijakan Tingkat Daerah. 4. Kebijakan Instansi.
AREA PROYEK PERUBAHAN INSTANSIONAL 1. BIDANG ORGANISASI : Perombakan Struktur Organisasi, Rightsizing,Downsizing, Budaya Kerja. 2. BIDANG SUMBER DAYA MANUSIA: Carrier Path, Remunerasi, Rewards and Punishment, Placement dll. 3. BIDANG TATAKERJA & TATA LAKSANA: Tata Persuratan, Pengadaaan Barang dan Jasa, monitoring, kearsipan, pelaporan, penganggaran dll. 4. BIDANG PROGRAM: Peningkatan Efisiensi dan efektifitas Program dan Kegiatan.
AREA PROYEK PERUBAHAN ISU STRATEGIS NASIONAL 1. BIDANG EKONOMI : Masalah Nilai Tukar, Perdagangan,Ketahanan Pangan, Industri dll. 2. BIDANG SOSIAL BUDAYA: Masalah Hak Paten, Pariwisata, Bantuan Sosial dll. 3. BIDANG POLITIK KEAMANAN: Keamanan Perbatasan, Terorisme,dll.
RUANG LINGKUP PROYEK PERUBAHAN 1.
MEMILIH TOPIK
2.
APA TANTANGAN YANG MEMERLUKAN PENYESUAIAN ATAU PERUBAHAN.
3.
APA YANG DIINGINKAN UNTUK MELAKUKAN PERUBAHAN.
4.
APA PERMASALAHAN YANG TERJADI UNTUK MEMENUHI GAP ANTARA YANG DIINGINKAN DENGAN KONDISI EXISTING ORGANISASI.
5.
APA SAJA PILIHAN KEBIJAKANNYA.
6.
BAGAIMANA PETA STAKEHOLDER TERKAIT.
7.
BAGAIMANA STRATEGI PELAKSANAANNYA.
8.
SIAPA SAJA TIM KERJANYA
9.
APA SAJA KIRA KIRA KENDALA PELAKSANAANNYA.
10. RENCANA KERJA PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN.
MEKANISME KERJA •
Perkenalan dengan Coach dan menyusun DESAIN AWAL RENCANA KERJA
BERSAMA. •
Melakukan DIAGNOSE organisasi untuk menemukan PERMASALAHAN yang memerlukan perubahan.
•
Memilih calon KONSELOR yang cocok dan meminta ADVISE untuk memilih alternatip kebijakan perubahan yang FEASIBEL dan IMPLEMENTABEL dengan waktu yang tersedia.
•
Membuat PROPOSAL PROYEK dengan bimbingan petugas Coach dan advise
dari Konselor. •
Mengidentifikasi dan MEMETAKAN pengaruh STAKEHOLDER terkait.
•
Presentasi Proposal Proyek kepada Atasan dan Stakeholder terkait untuk mendapatkan persetujuan.
MEKANISME KERJA ( LANJUTAN ) •
Setelah ada Persetujuan, Disusun RENCANA KERJA PELAKSANAAN yang
mencakup :
•
1.
RENCANA AKSI
2.
RENCANA BIAYA.
3.
ORGANISASI PELAKSANAAN.
4.
SISTIM MONITORING DAN PELAPORAN.
Menyusun JADWAL Pertemuan dengan Coach, Koselor dan Stake Holder dalam memimpin pelaksanaan Proyek terutama dalam menghadapi kendala yang ada.
•
Presentasi hasil Pengalaman memimpin proyek perubahan pada Seminar Laboratorium Kepemimpinan.
BEBERAPA TIPS • Dalam menyusun Proposal Proyek agar dipilih isu Organisasi yang masih UPTODATE dan menjadi topik utama dalam program kerja organisasi . • Proposal proyek sebaiknya mengajukan beberapa ALTERNATIP
KEBIJAKAN untuk dipilih bersama dengan para Stakeholder. • Perubahan Kebijakan yang dipilih sebaiknya masih dalam PROGRAM YANG MASIH BERJALAN sehingga terdapat anggaran
pelaksanaannya. • Sebaiknya berfikir konprehensif mempertimbangkan betul kesiapan lingkungan strategis dalam pelaksanaan perubahan.
BEBERAPA TIPS ( LANJUTAN )
• TIM KERJA harus SOLID sehingga perlu dikondisikan: 1.
Punya KOMITMENT yang kuat.
2.
Kejelasan WEWENANG dan TANGGUNG JAWAB.
3.
Terdapat KOMUNIKASI yang BAIK.
4.
Tersedia PRASARANA dan SARANA yang BAIK.
5.
Terdapat DUKUNGAN dari masing masing ORGANISASI para STAKEHOLDER.
6.
Semua aktifitas TERDOKUMENTASI dengan baik.
FORMAT RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN INSTANSIONAL • JUDUL : – Judul sebaiknya mencerminkan Area, Ruang lingkup dan isi perubahan kebijakan yang akan dilakukan.
• LATAR BELAKANG : – Menjelaskan isu atau situasi problematik dan inti permasalahan yang ada pada instansi peserta serta mengapa diperlukan suatu perubahan atau terobosan arah kebijakan organisasi
• PERMASALAHAN (di ambil dari hasil Diagnose): – Analisis Lingkungan strategis eksternal dan Internal. – Masalah inti yang menjadi perhatian utama. – Analisis Kondisi eksisting dan Benchmarking.
FORMAT RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN INSTANSIONAL (LANJUTAN)
• PERUBAHAN YANG INGIN DIWUJUDKAN: – Menjelaskan out come dan output dari Perubahan yang diinginkan. – Menjelaskan Area,Isi dan Lingkup Proyek Perubahan. – Menjelaskan keuntungan dan kerugian. – Menjelaskan Kendala yang akan terjadi. – Menjelaskan Strategi Pelaksanaan.
FORMAT RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN INSTANSIONAL (LANJUTAN)
• STAKE HOLDER : – Memetakan PERANAN masing masing Stakeholder. – Memetakan PENGARUH masing masing Stakeholder. – Memetakan FREQWENSI hubungan Stakeholder.
• RENCANA AKSI: – Menjelaskan TAHAPAN PELAKSANAAN Proyek Perubahan – Menjelaskan PEMBAGIAN KERJA siapa megerjakan apa dan kapan. – Menjelaskan antisipasi KENDALA dan STRATEGI mengatasinya.
• PENUTUP.
FORMAT RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN ISU STRATEGIS NASIONAL •
JUDUL: – Judul diharapkan dapat mencerminkan SITUASI PROBLEMATIK ditingkat Nasional yang AKTUAL dan masuk dalam Program Kerja Kabinet sekarang yang sedang
berjalan.
•
SISTEMATIKA PENULISAN : – PENDAHULUAN (Latar Belakang Masalah, Perumusan Masalah,Tujuan & Sasaran,Metode, Usulan Kebijakan,dan Out come)
– ANALISIS PEMECAHAN MASALAH ( Pisau dan cara analisis yang dipakai , dipilih sendiri oleh peserta.) – ARAH KEBIJAKAN NASIONAL yang diusulkan termasuk OUTCOME yang diharapkan. – KESIMPULAN.
FORMAT RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN ISU STRATEGIS NASIONAL (Lanjutan)
• POLICY BRIEF merupakan produk KELOMPOK dan setiap kelompok dapat mengambil salah satu isu KEBIJAKAN dibidang EKONOMI, SOSIAL BUDAYA atau POLITIK dan KEAMANAN. • PEMBENTUKAN KELOMPOK berdasarkan PROFIL PESERTA, yang bidang tugasnya berkaitan langsung dengan ISU yang akan diteliti. • MATERI POLICY BRIEF banyak mengambil manfaat ESENSI materi pembekalan ISU STRATEJIK dari para NARASUMBER. • POLICY BRIEF disusun dengan bimbingan WIDYAISWARA , dengan jumlah halaman maksimum 15 halaman tetapi harus CONSISE.
FORMAT RENCANA KERJA TAKING OWNERSHIP • BEBERAPA HAL yang perlu dilakukan sebelum TAHAP TAKING OWNERSHIP: – Pembentukan KELOMPOK KERJA penyusunan Policy Brief. – Peserta telah mempunyai pilihan siapa KONSELORnya. – Penyelenggara telah membagi tugas Petugas COACHING.
• RENCANA KERJA COACHING DAN KONSELING: – Menyusun jadual dan agenda pertemuan beserta topik dan hasil yang diharapkan dalam pertemuan tersebut.
FORMAT RENCANA KERJA TAKING OWNERSHIP • RENCANA KERJA BIMBINGAN POLICY BRIEF: – Menyusun jadual bimbingan policy brief bersama Widyiswara. – Menyusun jadual DISKUSI KELOMPOK. – Format Rencana Kerja berisikan Tahapan topik dan materi Diskusi, waktu dan tempat pertemuan dan out put hasil pertemuan yang diharapkan.
• Menyusun Laporan hasil Tahap Taking Ownership.
SEKIAN ……….
TERIMA KASIH
