LAPORAN PROYEK PERUBAHAN PENINGKATAN KUALITAS DUKUNGAN PIMPINAN MELALUI SISTIM INFORMASI PERSURATAN TATA USAHA PIMPINAN SEKRETARIAT JENDERAL KOMISI PEMILIHAN UMUM REPUBLIK INDONESIA
DISUSUN OLEH: TUNJUNG YULIANTO NIP. 197607202009021002
BADAN PEMERIKSA KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT IV ANGKATAN II TAHUN 2015
KATA PENGANTAR Dengan mengucapkan puji dan syukur kehadirat Allah swt, atas segala rahmat dan petunjuk dan izinya, akhirnya penulis dapat menyelesaikan tugas dalam pembuatan Proyek Perubahan pada Lingkungan Sekretariat Jenderal KPU dengan Judul PENINGKATAN KUALITAS DUKUNGAN TERHADAP PIMPINAN MELALUI SISTEM INFORMASI PERSURATAN- TATA USAHA PIMPINAN, proyek perubahan ini adalah merupakan prasyarat dalam Diklat Kepemimpinan tingkat IV di BPK-RI. Dalam penyusunan proyek perubahan ini penulis telah mendapatkan bantuan dan dukungan, bimbingan serta saran dari berbagai pihak,oleh karena itu pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan penghargaan yang setinggi tingginya dan terima kasih atas doa orang tua, Istri dan 3 buah hati saya (Adyatma Wibawa, Vania Citratyas Maharani, Nadia Pertiwi Maharani), yang telah memberikan dukungan dan doa sampai selesainya proyek perubahan ini.Penulis juga mengucapkan terima kasih yang sebesar besarnya kepada: 1. Bapak Arif Rahman Hakim (Sekretaris Jenderal KPU) 2. Ibu Emma Nurohmma (Kepala Biro Umum KPU) 3. Bapak Lucky Fermandy Majanto (Kepala Biro SDM KPU) 4. Bapak Adiwijaya Bakti (inspektur KPU) 5. Bapak Purwoto Ruslan Hidayat (Kepala Biro Perencanaan KPU) 6. Bapak Nanang Priatna (kepala Biro Keuangan KPU) 7. Ibu Farida fauzia (Kepala Biro Logistik KPU) 8. Ibu Rr Endang Pujiastuti S. (Kabag Tata Usaha selaku Mentor) 9. Bapak Mochammad Rudi Wahyudi (selaku pembimbing dari BPK-RI) 10. Bapak Zaini Arief Budiman (selaku Fasilitator BPK-RI) 11. Para kepala Bagian pada Biro Umum 12. Para Kepala Subagian Tata Usaha Sekretariat Jenderal KPU 13. Teman teman staf pelaksana pada subagian Tata Usaha Pimpinan 14. Mas Randi dan Mbk Ditya selaku Operator SIP-TUP 15. Teman Teman subagian Kearsipan dan Tata Persuratan 16. Teman Teman Diklat Pim angkatan II- Tahun 2015 BPK-RI 17. Pihak Pihak yang telah membantu proyek ini. Bagaimanapun juga proyek perubahan ini jauh dari kesempurnaan dan masih banyak kekurangan dan diperlukan perbaikan kedepan, oleh karena itu penulis mengharapkan masukan, saran bahkan kritikan guna meningkatkan kualitas proyek perubahan ini kedepan. Demikian terima kasih Tunjung Yulianto
DAFTAR ISI KATA PENGANTAR ............................................................................................................. 2 DAFTAR ISI ............................................................................................................................ 3 DAFTAR GAMBAR .................................................................. Error! Bookmark not defined. DAFTAR LAMPIRAN ........................................................................................................... 5 BAB I. PENDAHULUAN .......................................................... Error! Bookmark not defined. A.
Latar Belakang ............................................................................................................ 6
B.
Tujuan dan Manfaat Proyek Perubahan ................................................................ 13
C. Ruang Lingkup .......................................................................................................... 15 D.
Standar/Kriteria Keberhasilan ................................................................................ 16
BAB II. DESKRIPSI DAN ANALISIS PELAKSANAAN PROYEK .............................. 18 A.
Deskripsi Pelaksanaan Proyek ................................................................................. 18
B.
Pelaksanaan Tiap Tahap Kegiatan .......................................................................... 20 a.
Tahap Persiapan ...................................................................................................... 20
b.
Tahap dan Hasil Pelaksanaan .................................................................................. 24
C. Analisis Peran dan Pengaruh Stakeholder............................................................... 48 1.
Stakeholder Internal ............................................................................................... 48
2.
Stakeholder Eksternal .............................................................................................. 48
3.
Analisis Peran dan Pengaruh Stakeholder ............................................................... 49
4.
Kendala Internal dan Eksternal ............................................................................... 49
5.
Strategi Mengatasi Masalah .................................................................................... 50
6.
Capaian .................................................................................................................... 50
7.
Instrumen Monitoring yang Digunakan .................................................................. 51
BAB III – KESIMPULAN DAN SARAN ............................................................................ 55 LAMPIRAN
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1. STRUKTUR ORGANISASI ..................................................................... 12 Gambar 2. STRUKTUR BAGIAN TATA USAHA ................................................... 13 Gambar 3. RAPAT PEMBENTUKAN TIM 5 ........................................................... 21 Gambar 4. SOSIALISASI KARO UMUM ................................................................. 23 Gambar 5. SOSIALISASI KARO SDM ...................................................................... 24 Gambar 6. SOSIALISASI DENGAN KASUBAG TU BIRO UMUM ....................... 24 Gambar 7. SOSIALISASI DENGAN KASUBAG TU BIRO LOGISTIK ................. 25 Gambar 8. SOSIALISASI DENGAN KASUBAG TU BIRO KEUANGAN ............. 26 Gambar 9. SOSIALISASI DENGAN KASUBAG TU BIRO INSPEKTORAT ........ 26 Gambar 10. SOSIALISASI DENGAN KASUBAG TU BIRO SDM ......................... 27 Gambar 11. SOSIALISASI DENGAN KASUBAG TU BIRO PERENCANAAN .... 27 Gambar 12. SOSIALISASI DENGAN BAGIAN DIKLAT BIRO SDM ................... 28 Gambar 13. SOSIALISASI DENGAN KASUBAG TU TEKNIS .............................. 29 Gambar 14. SOSIALISASI DENGAN KASUBAG TU BIRO HUKUM .................. 30 Gambar 15. SOSIALISASI DENGAN KABAG PROTOKOL .................................. 31 Gambar 16. SOSIALISASI DENGAN KASUBAG TU PIMPINAN ......................... 31 Gambar 17 PEMBUATAN ......................................................................................... 31 Gambar 18 LAUNCHING VIA WA .......................................................................... 32 Gambar 19. WA ADA MASALAH SISTEM ............................................................. 33 Gambar 20. WA MASUKAN ...................................................................................... 33 Gambar 21. SMS SOSIALISISASI KEPADA PARA KARO .................................... 34 Gambar 22. SCAN ARSIP........................................................................................... 35 Gambar 23. GOOGLE KALENDER ........................................................................... 35 Gambar 24. SOSIALISASI KERASIPAN DINAMIS ................................................ 37 Gambar 25. RAPAT EVALUASI SIP-TUP ................................................................ 38 Gambar 26. KUNJUNGAN TIM BPK ........................................................................ 39 Gambar 27. SHERING SIP-TUP ................................................................................. 40 Gambar 28. ................................................................... Error! Bookmark not defined. Gambar 29. ................................................................... Error! Bookmark not defined. Gambar 30. ................................................................... Error! Bookmark not defined. Gambar 31. ................................................................... Error! Bookmark not defined. Gambar 32. .................................................................. Error! Bookmark not defined. Gambar 33. ................................................................... Error! Bookmark not defined. Gambar 34. ................................................................... Error! Bookmark not defined. Gambar 35. ................................................................... Error! Bookmark not defined.
`
DAFTAR LAMPIRAN
1. Surat Tugas Kepala Biro Umum Nomor 37/ST-Ro Umum/VIII/2015, tanggal 31 Agustus 2015 menugaskan tim untuk melakukan koordinasi dalam rangka pembentukan tim peningkatan kualitas dukungan terhadap pimpinan melalui Sistem Informasi Persuratan Tata Usaha Pimpinan. 2. Daftar Hadir Rapat Tim 5 3. Notolensi rapat Tim 5 4. Formulir Kegiatan/Laporan Mingguan Periode 18 Agustus sampai dengan 30 Agustus 2015 5. Formulir Kegiatan/Laporan Mingguan Periode 3 September sampai dengan 11 September 2015 6. Formulir Kegiatan/Laporan Mingguan Periode 15 September sampai dengan 26 September 2015 7. Dokumen shering SIP-TUP 8. Surat Tugas Plh Sekjen Nomor 1462/ST-SJ/IX/2015 tanggal 10 September 2015 tentang rapat tanggal 10 September 2015 9. Surat Tugas Plh Sekjen Nomor 1442/ST-SJ/IX/2015 tanggal 10 September 2015 tentang rapat tanggal 10 September 2015 10. Surat Undangan plh sekjen nomor 1051/UND/IX/2015, rapat tanggal 6 Oktober 2015 dalam rangka koordinasi pengingkatan tata kelola persuratan. 11. Kuesioner Pengkatan kualitas dukungan terhadap pimpinan melalui Sistem Informasi Persuratan Tata Usaha Pimpinan.(15 kuesioner)
5
`
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Dalam perspektif ketatanegaraan, pemilihan
umum (pemilu)
merupakan titik awal strategis bagi peningkatan kualitas demokrasi. Hal ini bermakna bahwa pemilu merupakan instrumen terpenting dalam mengukur tingkat demokratisasi suatu negara. Dalam sejarah perjalanannya Indonesia telah berhasil menyelenggarakan pemilu sebanyak 11 (sebelas) kali dengan beragam konstelasi politik yang melingkupinya. Adapun gambaran sejarah perjalanan penyelenggaraan pemilu di Indonesia dapat dilihat pada Lampiran 3. Sebagai lembaga pemerintah yang mandiri, KPU memiliki tugas dan fungsi sebagaimana diamanatkan dalam Undang-Undang Nomor 15 Tahun 2011 tentang Penyelenggara Pemilu. Peraturan ini merupakan peraturan pengganti dari Undang-Undang Nomor 22 Tahun 2007 yang sejatinya mengalami penyempurnaan dalam konsep birokratis, terutama pada konsep kemandirian penyelenggara pemilu. Penyempurnaan aturan tersebut hendak mempertegas bahwa Komisi Pemilihan Umum merupakan lembaga negara yang sangat penting secara konstitusional (constitutional importance) dan memiliki kelembagaan yang bersifat nasional, tetap dan mandiri dalam menyelenggarakan pemilihan umum yang langsung, umum, bebas, rahasia, jujur dan adil. Peran strategis tersebut tercermin dalam uraian tugas, fungsi dan kewajiban yang diemban oleh Komisi Pemilihan Umum. Adapun tugas dan wewenang Komisi Pemilihan Umum dalam penyelenggaraan Pemilu anggota Dewan Perwakilan Rakyat, Dewan Perwakilan Daerah dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah berdasarkan pasal 8 UU Nomor 15 Tahun 2011 meliputi: a. Merencanakan program dan anggaran serta menetapkan jadwal;
6
`
b. Menyusun dan menetapkan tata kerja KPU, KPU Provinsi, KPU Kabupaten/Kota, PPK, PPS, KPPS, PPLN dan KPPSLN; c. Menyusun dan menetapkan pedoman teknis untuk setiap tahapan Pemilu setelah terlebih dahulu berkonsultasi dengan DPR dan Pemerintah; d. Mengkoordinasikan, menyelenggarakan, dan mengendalikan semua tahapan Pemilu; e. Menerima daftar pemilih dari KPU Provinsi; f.
Memutakhirkan data pemilih berdasarkan data kependudukan yang disiapkan dan diserahkan oleh pemerintah dengan memperhatikan data Pemilu dan/atau pemilihan gubernur, bupati, dan walikota terakhir dan menetapkannya sebagai daftar pemilih;
g. Menetapkan peserta Pemilu; h. Menetapkan
dan
mengumumkan
hasil
rekapitulasi
penghitungan suara tingkat nasional berdasarkan hasil rekapitulasi penghitungan suara di KPU Provinsi untuk Pemilu Anggota Dewan Perwakilan Rakyat dan hasil rekapitulasi penghitungan suara di setiap KPU Provinsi untuk Pemilu Anggota Dewan Perwakilan Daerah dengan membuat berita acara penghitungan suara dan sertifikat hasil penghitungan suara; i.
Membuat berita acara penghitungan suara dan sertifikat penghitungan suara serta wajib
menyerahkannya kepada
saksi peserta Pemilu dan Bawaslu; j.
Menerbitkan keputusan KPU untuk mengesahkan hasil Pemilu dan mengumumkannya;
k. Menetapkan dan mengumumkan perolehan jumlah kursi anggota Dewan Perwakilan Rakyat, Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi, dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten/Kota untuk setiap partai politik peserta Pemilu anggota Dewan Perwakilan Rakyat, dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah; 7
`
l.
Mengumumkan calon anggota Dewan Perwakilan Rakyat dan Dewan Perwakilan Daerah terpilih dan membuat berita acaranya;
m. Menetapkan
standar
serta
kebutuhan
pengadaan dan
pendistribusian perlengkapan; n. Menindaklanjuti dengan segera rekomendasi Bawaslu atas temuan dan laporan adanya dugaan pelanggaran Pemilu; o. Mengenakan sanksi administratif dan/atau menonaktifkan sementara anggota KPU Provinsi, anggota PPLN, anggota KPPSLN, Sekretaris Jenderal KPU, dan pegawai Sekretariat Jenderal KPU yang terbukti melakukan tindakan yang mengakibatkan
terganggunya
tahapan
penyelenggaraan
Pemilu yang sedang berlangsung berdasarkan rekomendasi Bawaslu dan/atau ketentuan peraturan perundang-undangan; p. Melaksanakan sosialisasi penyelenggaraan Pemilu dan/atau yang berkaitan dengan tugas dan wewenang KPU kepada masyarakat; q. Menetapkan kantor akuntan publik untuk mengaudit dana kampanye dan mengumumkan laporan sumbangan dana kampanye; r.
Melakukan evaluasi dan membuat laporan setiap tahapan penyelenggaraan Pemilu; dan
s. Melaksanakan tugas dan wewenang lain sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.
Selain itu, tugas dan wewenang Komisi Pemilihan Umum dalam menyelenggarakan Pemilu Presiden dan Wakil Presiden meliputi: a. merencanakan program dan anggaran serta menetapkan jadwal; b. menyusun dan menetapkan tata kerja KPU, KPU Provinsi, KPU Kabupaten/Kota, PPK, PPS, KPPS, PPLN, dan KPPSLN; 8
`
c. menyusun dan menetapkan pedoman teknis untuk setiap tahapan Pemilu setelah terlebih dahulu berkonsultasi dengan DPR dan Pemerintah; d. mengoordinasikan, menyelenggarakan, dan mengendalikan semua tahapan; e. menerima daftar pemilih dari KPU Provinsi; f.
memutakhirkan data pemilih berdasarkan data kependudukan yang disiapkan dan diserahkan oleh Pemerintah dengan memperhatikan data Pemilu dan/atau pemilihan gubernur, bupati, dan walikota terakhir dan menetapkannya sebagai daftar pemilih;
g. menetapkan pasangan calon presiden dan calon wakil presiden yang telah memenuhi persyaratan; h. menetapkan
dan
penghitungan
mengumumkan
hasil
rekapitulasi
berdasarkan
hasil
rekapitulasi
suara
penghitungan suara di KPU Provinsi dengan membuat berita acara penghitungan suara dan sertifikat hasil penghitungan suara; i.
membuat berita acara penghitungan suara serta membuat sertifikat penghitungan suara dan wajib menyerahkannya kepada saksi peserta Pemilu dan Bawaslu;
j.
menerbitkan keputusan KPU untuk mengesahkan hasil Pemilu dan mengumumkannya;
k. mengumumkan pasangan calon presiden dan wakil presiden terpilih dan membuat berita acaranya; l.
menetapkan
standar
serta
kebutuhan
pengadaan
dan
pendistribusian perlengkapan; m. menindaklanjuti dengan segera rekomendasi Bawaslu atas temuan dan laporan adanya dugaan pelanggaran Pemilu; n. mengenakan sanksi administratif dan/atau menonaktifkan sementara anggota KPU Provinsi, anggota PPLN, anggota KPPSLN, Sekretaris Jenderal KPU, dan pegawai Sekretariat Jenderal KPU yang terbukti melakukan tindakan yang mengakibatkan
terganggunya
tahapan
penyelenggaraan 9
`
Pemilu berdasarkan rekomendasi Bawaslu dan/atau ketentuan peraturan perundang-undangan; o. melaksanakan sosialisasi penyelenggaraan Pemilu dan/atau yang berkaitan dengan tugas dan wewenang KPU kepada masyarakat; p. menetapkan kantor akuntan publik untuk mengaudit dana kampanye dan mengumumkan laporan sumbangan dana kampanye; q. melakukan evaluasi dan membuat laporan setiap tahapan penyelenggaraan Pemilu; dan r.
melaksanakan tugas dan wewenang lain sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.
Sedangkan tugas dan wewenang Komisi Pemilihan Umum dalam penyelenggaraan pemilihan gubernur, bupati, dan walikota meliputi: a. menyusun dan menetapkan pedoman teknis untuk setiap tahapan pemilihan setelah terlebih dahulu berkonsultasi dengan DPR dan Pemerintah; b. mengoordinasikan dan memantau tahapan pemilihan; c. melakukan evaluasi tahunan penyelenggaraan pemilihan; d. menerima laporan hasil pemilihan dari KPU Provinsi dan KPU Kabupaten/Kota; e. mengenakan sanksi administratif dan/atau menonaktifkan sementara anggota KPU Provinsi yang terbukti melakukan tindakan
yang
penyelenggaraan
mengakibatkan pemilihan
terganggunya
berdasarkan
tahapan
rekomendasi
Bawaslu dan/atau ketentuan peraturan perundang-undangan; dan f.
melaksanakan tugas dan wewenang lain sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
10
`
Dalam melaksanakan tugas dan fungsinya, yakni menyelenggarakan pemilihan umum Anggota Dewan Perwakilan Rakyat, Dewan Perwakilan Daerah, dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah, Pemilu Presiden dan Wakil Presiden serta pemilihan gubernur dan wakil gubernur, bupati dan wakil bupati, walikota dan wakil walikota, Komisi Pemilihan Umum berkewajiban: a. melaksanakan semua tahapan penyelenggaraan Pemilu secara tepat waktu; b. memperlakukan peserta Pemilu, pasangan calon presiden dan wakil presiden, dan gubernur dan bupati/walikota secara adil dan setara; c. menyampaikan semua informasi penyelenggaraan Pemilu kepada masyarakat; d. melaporkan
pertanggungjawaban
penggunaan
anggaran
sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan; e. mengelola, memelihara, dan merawat arsip/dokumen serta melaksanakan penyusutannya berdasarkan jadwal retensi arsip yang disusun oleh KPU dan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI); f.
mengelola barang inventaris KPU berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan;
g. menyampaikan
laporan
periodik
mengenai
tahapan
penyelenggaraan Pemilu kepada Presiden dan Dewan Perwakilan Rakyat dengan tembusan kepada Bawaslu; h. membuat berita acara pada setiap rapat pleno KPU yang ditandatangani oleh ketua dan anggota KPU; i.
menyampaikan laporan penyelenggaraan Pemilu kepada Presiden dan Dewan Perwakilan Rakyat dengan tembusan kepada Bawaslu paling lambat 30 (tiga puluh) hari setelah pengucapan sumpah/janji pejabat;
j.
menyediakan data hasil Pemilu secara nasional;
k. melaksanakan keputusan DKPP; dan l.
melaksanakan kewajiban lain sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. 11
`
Sesuai dengan UU Nomor 15 Tahun 2011, Komisi Pemilihan Umum beranggotakan 7 (tujuh) orang dengan masa tugas selama 5 (lima) tahun terhitung sejak pengucapan sumpah/janji. Untuk mendukung kelancaran tugas dan wewenang KPU, KPU Provinsi, dan KPU Kabupaten/Kota, dibentuk Sekretariat Jenderal KPU, sekretariat KPU Provinsi, dan sekretariat KPU Kabupaten/Kota dengan dipimpin oleh seorang Sekretaris Jenderal KPU dengan bagan sebagaimana tercantum pada gambar 1 berikut:
Gambar.1 Struktur Organisasi Komisi Pemilihan Umum
KETUA KPU
ANGGOTA KPU SEKRETARIS JENDERAL
1. BIRO PERENCA NAAN DAN DATA
2. BIRO KEUANGAN
3. BIROHUK UM
4.BIRO UMUM
5. BIRO SDM
6. BIRO TEKNIS DAN HUPMAS
8. INSPEKT ORAT
7.BIRO LOGISTI K
12
`
Gambar.2 Kedudukan Subbagian Tata Usaha Pimpinan pada Biro Umum
BIRO UMUM
BAGIAN TATA USAHA
BAGIAN…
SUBBAGIAN KEARSIPAN DAN TATA PERSURATAN
SUBBAGIAN TATA USAHA PIMPINAN
BAGIAN…
SUBBAGIAN TATA USAHA BIRO
B. Tujuan Proyek Perubahan
Subagian Tata Usaha Pimpinan yang mempunyai tugas salah satunya adalah melaksanakan dan menerima, mencatat, mengkoreksi dan mendokumentasikan surat untuk pimpinan. Dimana Tata Usaha Sekretaris Jenderal setiap hari menerima surat dengan beberapa kategori surat yaitu,1) Surat Keluar yang merupakan produk dari masing masing biro dan Inspektorat, 2) Surat atau Undangan masuk yang berasal dari Ekternal (dari Luar) yang ditujukan kepada KPU ataupun Sekretaris Jenderal dan 3) Surat Internal yang berbentuk Nota Dinas dan Laporan. Rata rata pada kurun waktu dari januari sampai juni jumlah setiap hari surat tersebut adalah Surat Keluar 30 buah/hari; Surat masuk 50 buah/hari ; dan Surat Internal 15 Buah/hari, masing masing surat setelah diagendakan, sebelum dilakukan proses lanjut penandatangan kepada Pimpinan, terlebih dahulu dilakukan verifikasi dan koreksi. Tujuan dari proyek perubahan ini adalah; 13
`
a. Mempercepat proses persuratan pada Tata Usaha Pimpinan. b. Memberikan informasi melalui Email pada Pimpinan secara update yang bertujuan untuk mengingatkan adanya surat surat yang masih belum ditandatngan. c. Memberikan informasi melalui Email kepada TU Biro dan Inspektur terkait posisi terahir surat tersebut. d. Mengatur Jadwal Pimpinan agar lebih baik. e. Pengarsipan dan pendokumentasian surat dengan lebih baik. Manfaat dari Proyek ini adalah; a. Pengkoordinasian yang lebih baik antara TU Pimpinan dan TU Biro/Inspektur akan terbentuk sebuah jaringan yang kuat antar sesama TU, hal itu mempermudah pekerjaan. b. Keterbukaan aksas informasi persuratan yang luas, maka pimpinan dan biro dapat lebih cepat mengetahui keberadaan dan posisi surat. c. Penertiban jadwal dan agenda Pimpinan, hal itu akan lebih
mempercepat
proses
persuratan
sehingga
bermanfaat pada organisasi. d. Dengan pengarsipan dan pendokumentasian persuratan yang lebih baik, akan mempermudah pelayanan pada pimpinan dalam pencarian surat/dokumen. e. Terciptanya pelayanan yang prima pada pimpinan KPU.
C. Ruang Lingkup
14
`
Berdasarkan PKPU Nomor 6 Tahun 2008 pasal 87 ayat (2) Tugas Tata Usaha Pimpinan yaitu melakukan urusan tata usaha KetuaKPU, Anggota KPU, Sekretaris Jenderal KPU.
Gambar. 3 Tanggung Jawab Subbagian Tata Usaha Pimpinan
KETUA KPU (1 orang) SUBBAGIAN TATA USAHA PIMPINAN
ANGGOTA KPU (6 Orang) SEKRETARIS JENDERAL (1 Orang)
Uraian Tugas Pegawai 1. Uraian Tugas Staf Pelaksana Subbagian Tata Usaha Pimpinan Berdasarkan PKPU Nomor 4 Tahun 2010 tentang Uraian Tugas Staf Pelaksana pada Sekretariat Jenderal Komisi Pemilihan Umum, Sekretariat Komisi Pemilihan Umum Provinsi, Sekretariat Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota Pasal 32 ayat (2) uraian tentang Tugas Staf Pelaksana pada Subbagian Tata Usaha Pimpinan yaitu : 1. melaksanakan dan menerima, mencatat, mengkoreksi dan mendokumentasikan surat untuk pimpinan; 2. melaksanakan dan memberi nomor dan mendistribusikan surat yang telah ditandatangani pimpinan; 15
`
3. melaksanakan penyusunan jadwal kegiatan pimpinan; 4. menerima telepon/informasi untuk pimpinan; 5. menerima dan melayani tamu untuk pimpinan; 6. menjalankan tugas lain yang diperintahkan oleh Pimpinan
2. Uraian Tugas Personal : Mengacu pada PKPU Nomor 4 Tahun 2010 tentang Uraian Tugas Staf Pelaksana pada Sekretariat Jenderal Komisi Pemilihan Umum, Sekretariat Komisi Pemilihan Umum Provinsi, Sekretariat Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota Pasal 32 ayat (2) uraian tugas Staf Pelaksana pada Subbagian Tata Usaha Pimpinan yaitu : 1. Melaksanakan dan menerima, mencatat dalam agenda, dan mendokumentasi surat masuk yang ditujukan kepada Sekertaris Jenderal; 2. Melaksanakan dan menerima, mencatat dalam agenda, dan mendokumentasikan surat yang membutuhkan persetujuan pimpinan; 3. Mengelola urusan kearsipan Tata Usaha Sekretaris Jenderal; 4. Mendistribusikan surat – surat yang sudah ditandatangani Sekretaris Jenderal di lingkungan Sekretriat Jenderal KPU dan pimpinan KPU; 5. Mempersiapkan bahan untuk rapat pleno pimpinan; 6. Menerima telepon/informasi untuk Sekretaris Jenderal; 7. Menerima dan melayani tamu untuk Sekretaris Jenderal; 8. Menyiapkan jadwal Sekretaris Jenderal; 9. Menjalankan tugas kedinasan lain yang diperintahkan sekretaris jenderal baik lisan maupun tulisan; D. Kriteria Keberhasilan Dalam pelaksanaan proyek Peningkatan Kualitas Dukungan Kepada Pimpinan melalui Sistim Informasi Persuratan Tata Usaha Pimpinan (SIPTUP), mempunyai beberipa kriteria keberhasilan antara lain adalah: 1. Normasi waktu proyek; apabila pelaksanaan proyek ini sesuai dengan rencana waktu yang telah ditentukan. 16
`
2. Persepsi tingkat kepuasan para customer; dengan menanyakan langsung kepada custamer dan Stekholder, tentang: a. Pengkoordinasian; terbentuknya tim koordinasi antar TU, dengan mengumpulkan data email dan pembuatan grup WA antar kasubag Tata Usaha, b. Keterbukaan akses informasi persuratan, mengimail data informasi persuratan dari tata usaha pimpinan kepada para kasubag Biro dan Inspektorat secara rutin. c. Ketertiban jadwal pimpinan dengan pembuatan jadwal yang lebih detail akan lebih tertib pimpinan dalam melaksanakan tugas tugas sehari hari. d. Pengarsipan, yang lebih baik setiap surat akan dilakukan penyekenan pada masing masing biro dan TU Kearsipan dan Tata Persuratan sehingga mempermudah siapapun dalam pencarian arsip. e. Pelayanan Prima semakin meningkat, dengan berjalannya semua kegiatan proyek sesuai dengan yang diharapkan akan lebih mengingkatnya pelayanan kepada pimpinan.
BAB II DISKRIPSI DAN ANALISIS PELAKSANAAN PROYEK
17
`
A. Kondisi Umum (DISKRIPSI PELAKSANAAN KEGIATAN) Visi Komisi Pemilihan Umum adalah: Menjadi Penyelenggara Pemilihan Umum yang Mandiri, Professional, dan Berintegritas untuk Terwujudnya Pemilu yang LUBER dan JURDIL Pernyataan visi diatas merupakan gambaran tegas dari komitmen Komisi Pemilihan Umum untuk menyelenggarakan pemilu yang jujur, adil, transparan, akuntabel dan mandiri serta dilandasi dengan mekanisme kerja yang efektif, efisien, berpegang teguh pada etika profesi dan jabatan, berintegritas tinggi dan berwawasan nasional sehingga menjadikan Komisi Pemilihan Umum sebagai lembaga penyelenggara pemilihan umum yang terpercaya dan professional dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsinya. Di samping itu, Komisi Pemilihan Umum juga berkomitmen penuh untuk ikut mengambil bagian dari upaya meningkatkan kualitas sumber daya manusia Indonesia, khususnya di bidang politik kepemiluan. Relevansi pernyataan visi Komisi Pemilihan Umum dengan visi Nasional dan agenda prioritas nasional yang disebut NAWA CITA, yakni pembangunan tata kelola pemerintahan yang bersih, efektif, demokratis dan terpercaya serta peningkatan kualitas sumber daya manusia penyelenggara pemilu. Hal ini menyiratkan pentingnya Komisi Pemilihan Umum memperkuat brand image organisasi menjadi penyelenggara pemilihah umum yang berintegritas, professional dan mandiri demi terwujudnya kualitas penyelenggaraan pemilihan umum di Indonesia. Misi Komisi Pemilihan Umum; Upaya
yang
dilakukan
untuk
mewujudkan
visi
serta
menggambarkan tindakan yang disesuaikan dengan tugas dan fungsi 18
`
Komisi Pemilihan Umum (KPU), maka misi Komisi Pemilihan Umum (KPU) mengalami perubahan sebagai berikut: 1. Membangun SDM yang Kompeten sebagai upaya menciptakan Penyelenggara Pemilu yang Profesional; 2. Menyusun Regulasi di bidang Pemilu yang memberikan kepastian hukum, progesif, dan partisipatif; 3. Meningkatkan kualitas pelayanan Pemilu, khususnya untuk para pemangku kepentingan dan umumnya untuk seluruh masyarakat; 4. Meningkatkan partisipasi dan kualitas pemilih melalui sosialisasi dan pendidikan pemilih yang berkelanjutan; 5. Memperkuat Kedudukan Organisasi dalam Ketatanegaraan. 6. Meningkatkan integritas penyelenggara Pemilu dengan memberikan pemahaman secara intensif dan komprehensif khusunya mengenai kode etik penyelenggara Pemilu; 7. Mewujudkan penyelenggara Pemilu yang efektif dan efisien, transparan, akuntabel, serta aksesable. Sekretariat Jenderal Komisi Pemilihan Umum sesuai dengan Undang Undang Nomor 15 Tahun 2011 tentang Penyelenggara Pemilihan Umum, memberikan dukungan administrasi, ketatausahaan dan Kepegawaian kepada Komisi Pemilihan Umum, Sekretariat Jenderal KPU yang dipimpin oleh Sekretaris Jenderal KPU dalam menfasilitasi 7 orang Anggota KPU (komisioner) dibantu oleh 7 biro dan 1 Inspektorat. Salah satu biro yang mempunyai fungsi pelayanan dan dukungan administrasi dan ketatausahaan pada Komisi Pemilihan Umum adalah Biro Umum. Peraturan Komisi Pemilihan Umum Nomor 6 Tahun 2008 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Jenderal KPU, KPU Provinsi dan KPU Kabupaten/Kota Pasal 81 Biro Umum Sekretariat Jenderal KPU mempunyai tugas melaksanakan pengelolaan urusan tata usaha,kearsipan,persidangan, protokol, rumah tangga, dan 19
`
keamanan di lingkungan KPU. Biro Umum KPU yang terdiri dari 4 bagian yang salah satu bagian adalah bagian Tata Usaha dimana dibagian tersebut mempunyai 3 Subagian yang salah satunya adalah Subagian Tata Usaha Pimpinan. Pasal 87 ayat 2 menyatakan bahwa Subbagian Tata Usaha Pimpinan mempunyai tugas melakukan urusan tata usaha Ketua KPU, Anggota KPU, Sekretaris Jenderal KPU, dan Wakil Sekretaris Jenderal KPU. Subagian Tata Usaha pimpinan dalam menfasilitasi pimpinan di pimpin oleh seorang kepala Subagian dan beranggotakan 18 staf yang menfasiliatsi pimpinan tersebut. Salah satu bagian dari Subagian tata usaha pimpinan adalah TU Sekretarias Jenderal, dimana pada bagian TU ini mempunyai tugas yang sangat sentral dimana alur tata persuratan dan penatasusahaan berlangsung. B. Pelaksanaan Tiap Tiap Tahap Pekerjaan: a. Tahap Perencanaan Pada tahap ini kegiatan yang dilakukan adalah pembentukan tim kecil yang dilakukan pada hari senin tanggal 24 agustus 2015 dilaksanakan diruang kerja subagian Tata Usaha Pimpinan, tim kecil terbentuk dan mengidentifikasi permasalahan permasalahan yang dihadapi serta membagi tugas dan sepakat melaksanakan proyek peningkatan kualitas dukungan kepada pimpinan melalui Sisten Informasi Persuratan Tata Usaha Pimpinan (SIP-TUP). Pembagian tugas ini didasarkan pada kebutuhan dan padatnya pekerjaan pekerjaan yang harus dilaksanakan, pembagian tugas ini adalah: 1. Sdr. Tunjung Yulianto; sebagai Pimpinan Proyek bertugas mengendalikan semua kegiatan pelaksanaan proyek. 2. Sdr. Anton Suparman; sebagai verifikator surat dari biro Perencanaan, Keuangan, logistik dan Inspektorat. 20
`
3. Sdr. Shauqul Muhibin; sebagai verifikator surat dari biro Teknis, SDM, Hukum dan Umum. 4. Sdr. Aminudin, sebagai Operator pengagendaan Surat Masuk kepada Pimpinan. 5. Sdr. Randi, sebagai Operator pengangendaan Surat permohonan Tanda Tangan dan bertugas mengemail secara update kepada para Steakholder. 6. Sdr Ditya Irtani, sebagai Operator pengangendaan surat serta jadwal pimpinan dan pengarsipan dokumen. Foto dan notulensi rapat serta daftar hadir rapat pembentukan tim lima peningkatan kualitas dukungan kepada Pimpinan melalui Sistim Informasi Persuratan Tata Usaha Pimpinan SIP-TUP. ( dokumen terlampir foto3)
21
`
Tahap perencanaan selanjutnya adalah pada hari selasa tanggal 25 Agustus 2015 menghadap kepala Biro Umum untuk melaporkan pelaksanaan proyek Perubahan yang akan dilaksanakan, pada kesempatan itu kepala biro umum memberikan amanah, bahwa: 1.
Pelaksanaan proyek peningkatan kualitas dukungan kepada pimpinan melalui Sistim Informasi Persuratan Tata Usaha Pimpinan (SIP-TUP) dapat dilakukan dengan terlebih berkoordinasi pada para kasubag TU Biro dan inspektorat.
2.
Pelaksanaan
proyek
dapat
dilakukan
dan
tetap
berpedoman kepada aturan dan SOP yang berlaku. 3.
Diminta menghadap dan melalorkan hal ini kepada Kepala Biro SDM
4.
Memberikan dukungan dengan menerbitkan Surat Tugas Kepala Biro kepada Tim lima dalam melaksanakan Proyek Perubahan
22
`
Dokumen foto terlampir 4
Tahap perencanaan selanjutnya adalah pada hari kamis 27 agustus 2015 menghadap kepala biro SDM untuk melaporkan diri serta mensosialisasikan rencana pelaksanaan proyek perubahan pada subagian tata usaha pimpinan, bapak lucky firnandi majanto selaku kepala biro SDM menyetujui dan memberikan dukungan penuh pada pelaksanaan proyek tersebut, serta berpesan agar proyek perubahan ini dapat lebih ditingkatkan dengan pembuatan aplikasi tata persuratan yang lebih baik.
23
`
(dokumen foto terlampir 5)
b. Tahap Pelaksanaan Pada tahap ini pelaksanaan kegiatan dimulai dengan sosialisasi kepada para steakholder diantaranya adalah para kabag dan para kepala sub bagian Tata Usaha pada Biro/Inspektur. 1. Pada hari Kamis, 3 September 2015, Sosialisasi SIP-TUP kepada Kasubag
TU
biro
Umum
Bapak
Heri
Marhenanto,
Mengkomunikasikan rencana Proyek Perubahan, dan mendapat dukungan atas perubahan yang dilakukan. (foto terlampir 6)
24
`
2. Pada hari Jumat, 4 September 2015, Sosialisasi SIP-TUP kepada Kasubag TU biro Logistik ibu Heppy, Mengkomunikasikan rencana Proyek Perubahan, dan mendapat dukungan atas perubahan yang dilakukan. (foto terlampir7)
3. Pada hari Senin, 7 September 2015, Sosialisasi SIP-TUP kepada Kasubag TU biro Keuangan Bapak Andar Tua Sinaga, Mengkomunikasikan rencana Proyek Perubahan, dan mendapat dukungan atas perubahan yang dilakukan. (foto terlampir8) 25
`
4. Pada hari Selasa, 8 September 2015, Sosialisasi SIP-TUP kepada Kasubag
TU
Inspektorat
Bapak
Hari
Prayitno,
Mengkomunikasikan rencana Proyek Perubahan, dan mendapat dukungan atas perubahan yang dilakukan. (foto terlampir 9)
5. Pada hari Kamis, 10 September 2015, Sosialisasi SIP-TUP kepada Kasubag
TU
biro
SDM
Bapak
Hernu
Suhendro,
Mengkomunikasikan rencana Proyek Perubahan, dan mendapat dukungan atas perubahan yang dilakukan. (foto terlampir 10) 26
`
6. Pada hari Kamis, 10 September 2015, Sosialisasi SIP-TUP kepada Kasubag
TU
biro
Perencanaan
Bapak
Edy
Raharjo,
Mengkomunikasikan rencana Proyek Perubahan, dan mendapat dukungan atas perubahan yang dilakukan. (foto terlampir 11)
7. Pada hari kamis, 10 September 2015.Rapat Diluar Jam Kerja dalam rangka pembekalan peserta Diklat Pim 4 dan melakukan testimoni pelaksanaan diklat Pim 4 Di BPK serta Sosialisasi dan pemaparan
27
`
pembuatan proyek perubahan kepada para undangan. (dokumen dan foto terlampir12)
8. Pada hari Jumat, 11 September 2015, Sosialisasi SIP-TUP kepada Kasubag TU biro Teknis Ibu Dwi Agustin, Mengkomunikasikan
28
`
rencana Proyek Perubahan, dan mendapat dukungan atas perubahan yang dilakukan. (foto terlampir13)
9. Pada hari Jumat, 11 September 2015, Sosialisasi SIP-TUP kepada Kasubag TU biro Hukum, Bapak Bardi, Mengkomunikasikan rencana Proyek Perubahan, dan mendapat dukungan atas perubahan yang dilakukan. (foto terlampir14)
29
`
Tahap
pelaksanaan
berikutnya
adalah
tahap
pelaksanaan
implementasi tahapan kegiatan antara lain: 1. Pada hari senin, tanggal 15 September 2015, Sosialisasi SIP-TUP kepada Ibu Kabag Protokol dan persidangan Lindawati Amabarita, SH dan mendapat dukungan atas proyek perubahan tersebut, khususnya terkait dengan jadwal Pimpinan yang ada di Google kalender lebih memudahkan untuk koordinasi antara Subagian Tata Usaha Pimpinan dengan Subagian Protokol. (Terlampir foto 15)
2. Pada hari Senin, Tanggal 15 September 2015, berkoordinasi dengan bapak Darmanto Selaku Kasubag TUP yang baru dan mendapat dukungan penuh atas pelaksanaan SIP-TUP. Terlampir foto 16
30
`
3. Pada hari Selasa, Tanggal 16 September 2015, memulai pembuatan Sistem oleh Saudara Anton Suparman dan Saudara Randi, dan langsung uji coba akses agar semua orang dapat mengakses. (Foto 17)
4. Pada hari Rabu, Tanggal 17 September 2015, Peluncuran Perdana Sistem Informasi Persuratan Tata Usaha Pimpinan dengan cara memberikan informasi lewat grup WA Tata Usaha, dan mendapat respon yang positif. (Foto 18) 31
`
5. Pada hari Kamis, tanggal 18 September 2015, Shering File mengalami masalah pada Sistem dan sudah langsung diperbaiki oleh saudara Anton Suparman. Foto 19
32
`
6. Pada hari Senin, tanggal 21 September 2015. Banyak masukan dan kompalin dari para Steakholder karena Update SIP-TUP hanya pada pagi hari saja, dan masukan masukan tersebut langsung dengan respon mengkoordinasikan dengan TIM 5. Foto 20
7. Pada hari Selasa, tanggal 22 September 2015, Aplikasi sudah dapat berjalan dengan baik, dan langsung memsosialisasikan via SMS kepada para Kepala Biro/Inspektur dan para Wakil Kepala Biro, serta langsung mendapat respon Positif terkait kegiatan Aplikasi ini. Foto 21
33
`
8. Pada hari Rabu, Tanggal 23 September 2015. Aplikasi SIP-TUP sudah dapat berjalan dengan baik dan Steakholder sudah dapat mengakses pelaksanaan SIP-TUP. 9. Pada hari kamis, tanggal 24 September 2015, pengembangan Arsip Digital pada Subagian Kearsipan dan Tata Persuratan. Foto 22
34
`
10. Pada hari Jumat, tanggal 25 September 2015, pengembangan Google Kalender pada Jadwal Pimpinan. Foto 23
11. Kegiatan selanjutnya adalah melakukan monitoring terkait pelaksaan proyek SIP-TUP tersebut. 12. Pada tanggal 29 September sampai dengan tanggal 2 Oktober 2015, mengadakan Pelatihan Elektronik Sistem Kearsipan yang melibatkan Pejabat/Staf Kearipan KPU Pusat dan KPU Provinsi seluruh Indonesia, di Hotel Mercure Jakarta Kota, dan bekerjasama dengan Arsip Nasional Indonesia Mengembangkan Aplikasi Persuratan berbasis Web yaitu SIKD Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD), pelatihan ini bertujuan untuk memantapkan sistem persuratan dan kearsipan dan akan dapat digunakan sebagai tindaklanjut pengembangan Sistem Informasi Persuratan Tata Usaha Pimpinan (SIP-TUP) dokumen terlampir 25.
35
`
13. Pada Tanggal 6 Oktober 2015, melaksanakan Rapat Diliuar Jam Kerja (RDK) dalam rangka koordinasi peningkatan Tata Persuratan yang dihadiri oleh para Steakholder yaitu para Kasubag Tata Usaha Biro/Inspektur dan para Pejabat dilingkungan biro Umum, yang salah satu agenda adalah Evaluasi Sistem Informasi 36
`
Persuratan-Tata Usaha Pimpinan (SIP-TUP), dengan hasil evaluasi adalah tentang Update terbaru dari SIP-TUP tersebut, dengan kesepatan Update SIP-TUP dilaksanakan pada Pukul 08.00 WIB sampai Pukul 09.00 WIB (untuk pagi hari) dan pukul 17.00 WIB untuk malam hari. (dokumen foto terlampir 26)
37
`
38
`
39
`
Kunjungan Tim BPK tanggal 13 Oktober 2015 foto 26
Shering File pada Tata Usaha Pimpinan yang dapat diakses oleh semua TU biro: foto 27
40
`
41
`
42
`
43
`
44
`
45
`
46
`
47
`
C. Analisis Peran dan Pengaruh Stakeholder.
Dari kegiatan yang telah diuraikan diatas dapat diambil sebuah analisis Steakholder sebagai berikut: a) Analisis Steakholder Enternal, yang terdiri antara lain adalah KPU Provinsi/Kabupaten/Kota, Instansi Pemerintah, Masyarakat, Partai Politik, LSM dimana steakholder yang berada di luar secara tidak langsung akan mendapatkan manfaat dari Sistem Informasi Persuratan Tata Usaha Pimpinan, karena dengan Sistem Informasi ini, akan lebih mempermudah koordinasi antara tata usaha biro/inspektorat dengan Tata Usaha pimpinan terkait proses persuratan. b) Analisis Steakholder Internal, terdiri antara lain adalah Komisioner Komisi Pemilihan Umum, Sekretaris Jenderal KPU, Kepala Biro/inspektur, Wakil Kepala Biro, Para Kabag/Kasubag, Kabag TU (sebagai mentor) serta karyawan dan Karyawati Sekretariat Jenderal KPU.manfaat yang dirasakan steakholder internal ini adalah: 1. Steakholder Internal ini sangat merasakan manfaat dari Sistem Informasi Persuratan tata Usaha Pimpinan, dengan informasi yang lebih terbuka maka memudahkan steakholder untuk mendapatkan informasi posisi surat, apabila ada perbaikan dan hal hal yang diperlukan akan lebih cepat dalam mengambil tindakan (perbaikan dan proses surat). 2. Para kasubag TU biro/Inspektur dapat lebih berkoordinasi dengan mudah dan cepat dengan menggunakan WA. 3. Pembuatan Jadwal Pimpinan yang lebih detail dengan menggunakan google kalender maka akan dapat menjadwalkan dan memberikan informasi dengan tepat dan cepat kepada Pimpinan serta kepada bagian keprotokolserta bagian kehumasan. 4. Dengan Arsip digital yang di bangun pada subagian kearsipan dan Tata Persuratan serta Arsip Dinamis yang dibagun pada masing masing biro dapat lebih mempermudah pencarian dokumen arsip. c) Peran pengaruh Steakholder dalam Proyek SIP-TUP ini, adalah sangat berpengaruh antara lain: 1. Komisioner KPU, sebagai penentu kebijakan dalam Pleno selain menerima manfaat dari kegiatan proyek ini, juga sangat mempengarui cepat lambatnya proses menakisme dalam mengambil kebijakan. 2. Sekretarias Jenderal KPU, sebagai penentu kebijakan dalam Pleno selain menerima manfaat dari kegiatan proyek ini, juga sangat mempengarui cepat lambatnya proses menakisme dalam mengambil kebijakan. 48
`
3. Para Kepala Biro/Inspektur, sebagai penentu kebijakan pada tingkat biro pengolah kebijakan, selain mendapatkan manfaat juga sangat mempengarui proses cepat atau lambatnya pengolahan persuratan. 4. Kepala Bagaian Tata Usaha, sebagai mentor sangat besar pengaruh dan peran dimana sebagai atasan langsung, beliau memberikan ruang yang luas dalam melaksanakan proyek perubahan. 5. Para Kasubag Tata Usaha Biro/ Inspektur,sangat berperan penting dalam pelaksanaan program ini, dimana para kasubag ini secara langsung menjadi motor penggerak dan penerima manfaat langsung dari SIP-TUP ini. d) Dalam melaksanakan Proyek ini kendala yang dialami adalah sebagai berikut: 1. Masih kurangnya sosialisasi, khususnya kepada steakholder yang tidak mudah untuk ditemui (level tinggi), dikarenakan kendala waktu dan kesibukan yang bersangkutan. 2. Tidak semua orang mau menerima perubahan,sehingga bersifat apatis dan tidak mau tau terhadap hal hal yang baru. 3. Pola Kebiasaan yang susah untuk saling berkoordinasi dan berdiskusi dalam menyelesaikan setiap masalah, menjadi kendala untuk membuat grup untuk saling berkoordinasi. 4. Shering File yang digunakan pada Sistem Informasi persuratan ini, harus dilakukan update data setiap hari pada bagian Tata Usaha Pimpinan, sehingga apabila terjadi keterlambatan dalam mengupdate data tersebut, akan terjadi banyak komplain dari para steakholder. 5. Masih adanya kasubag yang kurang dapat menggunakan komputer dengan baik serta susah terhadap perubahan teknologi. e) Strategi mengatasi kendala adalah sebagai berikut: 1. Dalam hal kurangnya informasi kepada Steakholder yang susah untuk ditemui adalah dengan pembuatan Bener informasi yang dipasang pada Subagian Tata Usaha Pimpinan, dengan begitu setiap Pimpinan sebelum menghadap Komisioner dan Sekjen secara tidak langsung akan membaca informasi tersebut. 2. Kepada karyawan dan karyawati yang bersifat apatis, dilakukan sosialisasi yang lebih insten terhadap steakholder tersebut, dilakukan diwaktu yang lebih lama. 3. Pembuatan Grup WA antar staf dan kasubag Tata Usaha Biro/Inspektur mempermudah dalam berkoordinasi dan mempererat tali silaturahmi dan kekuargaan sehingga mempermudah dalam melaksanakan tugas.
49
`
4. Terkait keterlambatan pengupdatetan data persuratan adalah dengan membuat jadwal piket petugas tim lima yang selalu bergilir dalam mengupdate data tersebut. 5. Apabila masih terdapat kasubag yang kurang dapat mengoperasikan komputer maka melibatkan staf kasubag di TU tersebut dengan inten dan aktif. f) Capaian, yang didapat dari proyek peningkatan kualitas dukungan terhadap pimpinan melalui Sistem Informasi Persuratan Tata Usaha Pimpinan (SIPTUP) ini adalah: 1. Pengkoordinasian: sudah terbentuk jaringan koordinasi antara para Kasubag dan Staf Tata Usaha Biro/Inspektur dengan pembuatan Grup WA dan rapat koordinasi sehingga memudahkan dalam pelaksanaan tugas kedinasan. 2. Keterbukaan; dengan pembukaan akses informasi dengan Sistem Informasi Persuratan Tata Usaha Pimpinan, semua orang dapat mengakses posisi surat sehingga memudahkan dalam melaksanakan tugas sehari hari. 3. Ketertiban; dengan pemahanan yang sama antar Tata Usaha Biro/Inspektur maka mengurangi kesalahan kesalahan dalam persuratan sehingga mempercepat proses persuratan, dengan cara para kasubag TU harus mengecek ulang sebelum diserahkan pada Tata Usaha Pimpinan. 4. Pengarsipan; dengan sistem kearsipan yang seragam dan terintregasi maka jaringan kearsipan dapat dengan mudah diakses oleh setiap orang sehingga pimpinan dapat dengan mudah mendapatkan data surat yang diperlukan. 5. Pelayanan Prima; dengan melaksanakan ke empat pilar diatas maka tujuan akhir dari pelaksanaan perubahan ini adalah peningkatan pelayanan prima kepada Pimpinan Komisi Pemilihan Umum. g) Instrumen monitoring yang digunakan 1. Intrumen monitoring yang digunakan pertama adalah melakukan koordinasi dan masukan lewat grup WA yang rutin dilakukan, karena masukan diperlukan untuk perbaikan kedepan. 2. Intrumen monitoring selanjutnya adalah melakukan rapat koordinasi dan Evaluasi antar Kasubat TU Biro/Inspektur serta staf pada Tata Usaha, untuk mendapat masukan dan pendapat sebagai bagian dari perbaikan dan perkembangan kedepan. 3. Pembuatan kuisioner yang diperuntukkan pada para kasubag TU Biro/Inspektur.
50
`
Hasil Kuesioner yang dibagikan kepada 15 orang responden Steakholder yang terdiri pada Kasubag, Tata Usaha Biro/Inspektur dan Staf secara acak adalah sebagai berikut: NO.
1.
PERNYATAAN
ST S 1
TS
RR
2
3
Pengkoordinasian dengan Grup WA Tata Usaha KPU adalah merupakan Forum Komunikasi antar Subagian Tata Usaha di lingkungan Sekreatriat Jenderal KPU.
S
SS
4 10
5 5
2.
Forum Silaturahmi dan Komunikasi Grup WA Tata Usaha KPU dapat Menunjang tugas dan pekerjaan Bapak/Ibu.
2
8
3
3.
Perlunya Komunikasi/pertemuan secara rutin antar Kasubag/Staf Tata Usaha dilingkungan Sekretariat Jenderal KPU, dalam memperlancar Tugas sehari hari.
2
5
8
4
9
2
11
4
6
7
4. Bapak/Ibu sudah mendapatkan sosialisasi Sistem Informasi Persuratan Tata Usaha Pimpinan (SIP-TUP). 5.
Sistem Informasi Tata Usaha Pimpinan ini sangat membantu/memudahkan Unit kerja Bapak/Ibu, khususnya terkait dengan persuratan.
6.
Dengan Sistem Informasi Persuratan Tata Usaha Pimpinan, Keterbukaan akan Informasi Surat lebih mudah di dapat.
7.
Setiap pengajuan surat kepada Pimpinan, harus terlebih dahulu dilakukan verifikasi dan koreksi pada tingkat dan jenjang yang telah ditentukan.
8
7
8.
Koreksian pada setiap tingkatan dapat mengurangi resiko kesalahan pada pembuatan surat sehingga meningkatkan ketertiban dalam pembuatan surat.
9
6
2
51
`
9.
Perlunya kehati hatian dalam pembuatan surat menyurat sehingga diperlukan waktu yang panjang dalam menyelesaikan setiap tahapan persuratan.
10.
Arsip di Biro/Inspektur Bapak/Ibu sudah tersusun dalam folder file yang mudah dipahami (dibaca).
11.
Pentingnya Pembuatan Arsip Dinamis secara elektronik sehingga memudahkan pencairan Arsip pada lingkungan kerja Bapak/Ibu
12.
Perlunya Kearsipan secara Elektronik yang terintergarsi pada setiap Biro/Inspektur sehingga memudahkan dalam pencarian arsip pada masing masing biro/ Inspektur atau lintas Biro/Inspektur.
13.
2
3
7
3
4
9
2
8
7
8
6
Sistem Informasi Persuratan Tata Usaha Pimpinan adalah salah satu cara yang digunakan sebagai langkah dalam Peningkatan Pelayanan Prima.
8
7
14
Pengkoordinasian,keterbukaan,Ketertiban ,Kearsipan adalah sebuah rangkaian yang tidak dapat dipisahkan dalam menunjang pelayanan kepada Pimpinan.
8
7
15.
Sistem Informasi Persuratan Tata Usaha Pimpinan (SIP-TUP) perlu terus dikembangkan dan tingkatkan sehingga kwalitas pelayanan dapat semakin meningkat. total 0 Indek 1 1 Total 948
3
6
6
21 3 63
120 4 480
80 5 400
1
2 2 4
Y= Indek tertinggi X jumlah soalx Responden 52
`
5 X 15 X 15 = 1,125 Total / Y x 100% 948 /1,125 x 100% = 84,2 % STS= 0- 19,9% TS = 20%-39,9% RR = 40%-59,9% S
= 60%-79,9%
SS = 80%-100% Jadi dapat disimpulkan hasil Kuesioner adalah 84,2 % adalah Sangat Setuju
Dari hasil kuesioner diatas dapat diambil sebuah analisa bahwa: 1. Pengkoordinasian: sudah terbentuk jaringan koordinasi antara para Kasubag dan Staf Tata Usaha Biro/Inspektur dengan pembuatan Grup WA dan rapat koordinasi sehingga memudahkan dalam pelaksanaan tugas kedinasan dari 15 orang responden; ( 13 responden menyatakan setuju dan setuju sekali, 2 orang responden masih ragu ragu) 2. Keterbukaan; dengan pembukaan akses informasi dengan Sistem Informasi Persuratan Tata Usaha Pimpinan, semua orang dapat mengakses posisi surat sehingga memudahkan dalam melaksanakan tugas sehari hari, dari 15 orang responden; ( 13 responden menyatakan setuju dan setuju sekali, 2 orang responden masih ragu ragu) 3. Ketertiban; dengan pemahanan yang sama antar Tata Usaha Biro/Inspektur maka mengurangi kesalahan kesalahan dalam persuratan sehingga mempercepat proses persuratan, dengan cara para kasubag TU harus mengecek ulang sebelum diserahkan pada Tata Usaha Pimpinan, dari 15 orang responden; ( 10 orang responden menyatakan setuju dan setuju sekali, 3 orang responden ragu ragu dan 2 orang responden tidak setuju) 4. Pengarsipan; dengan sistem kearsipan yang seragam dan terintregasi maka jaringan kearsipan dapat dengan mudah diakses oleh setiap orang sehingga pimpinan dapat dengan mudah mendapatkan data surat yang 53
`
diperlukan, hasilnya adalah dari 15 orang responden (10 orang responden menyatakan setuju dan setuju sekali dan 5 orang responden ragu ragu) 5. Pelayanan Prima; dengan melaksanakan ke empat pilar diatas maka tujuan akhir dari pelaksanaan perubahan ini adalah peningkatan pelayanan prima kepada Pimpinan Komisi Pemilihan Umum, hasilnya adalah dari 15 orang responden ( 12 orang responden menyatakan setuju dan setuju sekali dan 3 orang ragu ragu)
BAB III KESIMPULAN DAN SARAN
54
`
A. KESIMPULAN Peningkatan kualitas dukungan kepada Pimpinan melalui sistem informasi persuratan adalah merupakan sebuah perubahan dalam tatapersuratan, dengan tahap yang telah dilakukan antara lain Tahap Perencanaan: adalah dengan pembentukan Tim lima, pembuatan grup WA dalam serta berkoordinasi/melaporkan kepada kepala biro umum dan biro SDM Tahap Pelaksanaan: adalah dengan melakukan sosialisasi kepada para Kepala Subagian Tata Usaha Pimpinan, Kepala Bagian pada Biro Umum dan melalukan shering file pada Sistem Informasi persuratan. Tahap Evaluasi: adalah dengan melakukan rapat koordinasi dan penyebaran kuesioner kepada para steakholder, khususnya para kasubag tatausaha pimpinan.
Bahwa dari semua tahapan tersebut dapat diambil sebuah kesimpulan dan nilai positif dari perubahan ini adalah:
1. Bahwa pelaksanaan proyek perubahan terkait peningkatan kualitas dukungan kepada Pimpinan melalui Sistem Informasi Persuratan Tata Usaha Pimpinan, sangat bermanfaat kepada perubahan perilaku pada organisasi ketata Usahaan pada Sekretariat Jenderal KPU. 2. Bahwa lima pilar dalam pelaksaan Sistem Informasi Persuratan Tata Usaha Pimpinan dapat dijalankan dengan baik maka akan terlaksana pelayanan prima kepada Pimpinan Komisi Pemilihan Umum. 3. Kelima Pilar penguat SIP-TUP, harus terus dijalankan, kelima pilar tersebut adalah: 1) Pengkoordinasian; bahwa dengan pembuatan grup WA dan pertemuan rutin bulanan pada kasubag TU Biro/Inspektorat akan terbentuk koordinasi antar kasubag TU Biro dalam menjalankan tugas tugas kedinasan. 2) Keterbukaan; dengan Shering file pada dokumen Tata Usaha Pimpinan maka akses informasi persuratan tata usaha pimpinan dapat dengan mudah diketahui. 55
`
3) Ketertiban; bahwa dengan ketelitian dan koreksi surat yang lebih baik maka akan terbentuk ketatauasahaan persuratan yang lebih baik. 4) Pengarsipan; bahwa dengan penyekenan arsip pada tingkatan biro/inspektorat maka peningkatan kualitas arsip dinamis dapat lebih ditingkatkan. 5) Pelayanan Prima; dengan tercapainya 4 kegiatan tersebut diatas maka peningkatan pelayanan prima kepada pimpinan Komisi Pemilihan Umum dapat tercapai dengan sebaik baiknya.
B. Saran Dengan proyek perubahan ini, semoga membawa perubahan sistem yang ada pada organisasi Komisi Pemilihan Umum khususnya pada Tata Persuratan.
56
`
57
`
58
`
59