LAPORAN PROYEK PERUBAHAN

LAPORAN PROYEK PERUBAHAN

PEMBUATAN VIDEO PANDUAN PENGISIAN FORM MONITORING DAN EVALUASI IMPLEMENTASI PERENCANAAN PENGEMBANGAN KAWASAN TRANSMIGRASI DI SUBDIT PERENCANAAN PENGEMBANGAN KAWASAN

oleh : EDY WIBOWO, ST NIP. 19720223 199903 1 001

KEMENTERIAN TENAGA KERJA DAN TRANSMIGRASI RI

PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT IV ANGKATAN XVII JAKARTA 2014

1

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT atas rahmat dan karuniaNya hingga kami dapat menyelesaikan tugas penyusunan laporan Proyek Perubahan sesuai dengan waktu yang telah ditentukan. Penyusunan laporan ini dimaksudkan untuk melengkapi tugas dan memenuhi salah satu persyaratan peserta pada Pendidikan dan Pelatihan Kepemimpinan Tingkat IV Kementerian Tenaga Kerja dan Transmigrasi Angkatan XVII Tahun 2014, yang diselenggarakan mulai tanggal 6 Agustus 2014 sampai dengan 13 Desember 2014 yang bertempat di Pusat Pendidikan dan Pelatihan Pegawai Kementerian Tenaga Kerja dan Transmigrasi di Jakarta. Penyusun menyadari bahwa laporan Proyek Perubahan dengan judul “Pembuatan Video Panduan Monitoring dan Evaluasi Implementasi Perencanaan Pengembangan Kawasan Transmigrasi di Subdit Perencanaan Pengembangan Kawasan ini masih jauh dari sempurna dan masih banyak kekurangan di sana-sini mengingat keterbatasan waktu, kapasitas ilmu dan pangalaman yang penyusun miliki. Atas bantuan dan dukungan semua pihak yang dengan sabar berusaha meluangkan waktunya untuk memberikan arahan dan bimbingan yang sangat penyusun harapkan, akhirnya penyusunan laporan Proyek Perubahan ini dapat diselesaikan. Sebagai ungkapan rasa syukur, penyusun ingin menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :  Direktur Perencanaan Teknis Pengembangan Masyarakat dan Kawasan yang telah memberikan dukungan dan arahan proyek perubahan yang kami susun.  Bapak Drs. Putut Edy Sasono, MSi, Kasubdit Perencanaan Pengembangan Kawasan selaku Mentor yang selalu meluangkan waktu dan pikirannya untuk membimbing dan mengarahkan proyek perubahan yang kami susun.  Widyaiswara Ibu Dra. Endang Tarumi, MM, selaku Coach yang telah membimbing penyusunan substansi, menawarkan solusi penyelesaian, melakukan intervensi dan monitoring pelaksanaan tahap laboratorium kepemimpinan.  Bapak Drs. Hartono, MM, Kasi PSE selaku anggota Tim Efektif yang telah memberi dukungan dan semangat kepada penyusun.  Ibu Rusilah, S.Sos, Kasubbag TU atas semua dukungan fasilitas dan bantuan administrasi yang telah diberikan.

2

 Teman-teman staf Subdit PPK : Awanda, mbak Diana, Swari, bang Sule, mbak Sopingah, Hasta, pak Asep dan pak Ipung yang tergabung dalam Tim Efektif proyek perubahan, atas dukungan dan bantuan yang telah diberikan demi kelancaran proses penyusunan proyek perubahan ini.  Bapak dan Ibu Widyaiswara yang telah berbagi ilmu untuk membimbing dan memberikan materi-materi Diklat PIM Tingkat IV.  Rekan-rekan peserta Pendidikan dan Pelatihan Kepemimpinan Tingkat IV Kementerian Tenaga Kerja dan Transmigrasi Angkatan XVII Tahun 2014.  Istri dan anak-anak tercinta yang selalu memberikan semangat dan mendoakan penyusun dalam mengikuti program Pendidikan dan Pelatihan PIM IV ini dari awal hingga selesai.  Semua pihak yang tidak dapat penyusun sebut satu persatu yang telah mendukung dan membantu dalam penyusunan proyek perubahan ini.

Jakarta,

Desember 2014 Penyusun

Edy Wibowo, ST

3

DAFTAR ISI

Kata Pengantar ........................................................................................................

2

Daftar Isi ..................................................................................................................

4

Bab I

Bab II

Bab III

Bab IV

PENDAHULUAN A.

Latar Belakang .................................................................................

6

B.

Tujuan ..............................................................................................

8

C.

Manfaat ............................................................................................

9

D.

Ruang Lingkup Proyek Perubahan ..................................................

10

DESKRIPSI PROYEK PERUBAHAN A.

Deskripsi Pelaksanaan Kegiatan .....................................................

11

B.

Milestone (Tahapan Kegiatan) .........................................................

12

C.

Tata Kelola Proyek ...........................................................................

13

D.

Resiko ..............................................................................................

15

E.

Kriteria dan Kunci Keberhasilan .....................................................

15

PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN A.

Pembentukan Tim Efektif .................................................................

17

B.

Menghimpun Masukan .....................................................................

20

C.

Penyusunan Materi dan Substansi Panduan ...................................

21

D.

Editing dan Finishing ........................................................................

21

E.

Menyusun Rencana Anggaran dan Kegiatan ..................................

22

F.

Koordinasi Pelaksanaan Monev di Daerah ......................................

26

POTENSI KENDALA, PERMASALAHAN DAN STRATEGI MENGATASINYA A.

Potensi Kendala ...............................................................................

27

B.

Permasalahan Yang Dihadapi .........................................................

28

4

Bab V

PENUTUP A.

Kesimpulan ......................................................................................

29

B.

Saran ................................................................................................

29

LAMPIRAN I.

Milestone (Tahapan Kegiatan)

II.

SK Pembentukan Tim Efektif

III.

Daftar Hadir

IV.

Foto Dokumentasi

V.

Lembar RKA-K/L Tahun 2015 Direktorat Pengembangan Masyarakat dan Kawasan

VI.

Kerangka Acuan Kegiatan

VII.

Foto Output / Buku : Panduan Monitoring dan Evaluasi Implementasi Rencana dan Program Pengembangan Kawasan Tansmigrasi

Perencanaan

Teknis

5

BAB I PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG Sesuai dengan Peraturan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi Nomor : KEP. 402/MEN-SJ/X/2011 tentang Tugas, Fungsi dan Uraian Tugas Unit Kerja Ditjen Pembinaan Pengembangan Masyarakat dan Kawasan Transmigrasi Bab II Bagian Kedua Pasal 73, Seksi Penataan Ruang dan Infrastruktur Kawasan mempunyai tugas pokok : melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan, pelaksana kebijakan, penyusunan norma, standar, prosedur dan kriteria serta pemberian bimbingan teknis dan evaluasi di bidang penataan ruang dan infrastruktur kawasan. Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 73, Seksi Penataan Ruang dan Infrastruktur Kawasan menyelenggarakan fungsi (Pasal 74) : a. Penyiapan bahan perumusan kebijakan di bidang penataan ruang dan infrastruktur kawasan. b. Penyiapan bahan pelaksana kebijakan di bidang penataan ruang dan infratruktur kawasan. c. Penyiapan bahan penyusunan norma, standar, prosedur dan kriteria di bidang penataan ruang dan infrastruktur kawasan. d. Penyiapan bahan bimbingan teknis dan dan bantuan teknis sosialisasi di bidang penataan ruang dan infrastruktur kawasan transmigrasi. e. Penyusunan rencana teknis di bidang penataan ruang dan infrastruktur kawasan. f.

Penyiapan bahan pemantauan dan evaluasi di bidang penataan ruang dan infrastruktur kawasan.

Demi kelancaran pelaksanaan kegiatan, diharapkan adanya suatu kondisi ideal terkait tugas pokok dan fungsi yang dapat meningkatkan kinerja dan kompetensi organisasi yaitu antara lain : a. Penyajian data dan informasi perkembangan kawasan transmigrasi yang cepat dan akurat serta didukung oleh referensi yang memadai. b. Adanya norma, standar, prosedur dan kriteria sebagai acuan dalam perencanaan pengembangan kawasan transmigrasi.

6

c. Adanya sistem monitoring dan evaluasi implementasi perencanaan pengembangan kawasan yang terarah, efektif dan efisien secara berjenjang mulai dari tingkat pusat, provinsi dan kabupaten/kota. d. Kualitas kemampuan dan pemahaman pegawai yang cukup baik dalam proses perencanaan pengembangan kawasan transmigrasi. Subdit Perencanaan Pengembangan Kawasan sebagai bagian dari Direktorat Perencanaan Teknis Pengembangan Masyarakat dan Kawasan (Direktorat PTPMK), memiliki tugas pokok salah satunya adalah melakukan evaluasi di bidang perencanaan pengembangan kawasan yang diterapkan dalam kegiatan monitoring dan evaluasi implementasi rencana dan program pengembangan kawasan transmigrasi. Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk memantau dan mengevaluasi sampai sejauh mana perencanaan yang dilakukan khususnya perencanaan pengembangan kawasan transmigrasi, dapat diterapkan atau diimplementasikan dalam kegiatan pengembangan kawasan transmigrasi. Dalam pelaksanaan kegiatan, Subdit Perencanaan Pengembangan Kawasan didukung oleh Seksi Penataan Ruang dan Infrastruktur Kawasan. Terkait dengan fungsi penyiapan bahan pemantauan dan evaluasi di bidang penataan ruang dan infrastruktur kawasan pada Seksi Penataan Ruang dan Infrastruktur Kawasan, terdapat 5 (lima) permasalahan yang sering dihadapi, antara lain : a. Kurang cepatnya validasi penyajian data dan informasi perkembangan kawasan transmigrasi. b. Kurangnya referensi pendukung dalam penyusunan prioritas dan sasaran pengembangan kawasan transmigrasi. c. Belum adanya norma, standar, prosedur dan kriteria dalam kegiatan identifikasi pengembangan kawasan transmigrasi. d. Belum adanya metode simulasi kegiatan Sosialisasi Penyusunan Rencana Pengembangan Kawasan Transmigrasi. e. Belum optimalnya hasil monitoring dan evaluasi implementasi perencanaan pengembangan kawasan Transmigrasi. Dari identifikasi permasalahan diatas kemudian dilakukan ANALISIS USG (Urgency, Seriousness, Growth) sehingga diperoleh prioritas masalah berdasarkan ranking tertinggi yaitu “belum optimalnya hasil monitoring dan evaluasi implementasi perencanaan pengembangan kawasan Transmigrasi”. Permasalahan inilah yang dihadapi Subdit Perencanaan Pengembangan Kawasan dan merupakan salah satu kondisi saat ini yang perlu mendapat perhatian untuk segera dicarikan solusi penyelesaiannya. 7

Setelah dilakukan identifikasi melalui DIAGRAM FISHBONE, ditemukan penyebab timbulnya permasalahan diatas, antara lain : a. b. c. d. e. f. g.

belum adanya standar evaluasi yang digunakan, belum adanya panduan pengisian form monitoring dan evaluasi, sering terlambatnya pengiriman laporan kegiatan, kurangnya pemahaman pegawai terhadap substansi kegiatan, belum maksimalnya penggunaan alat, kurangnya dukungan anggaran dan ATK, dan tidak seimbangnya prioritas dan beban kerja pegawai.

Penyebab-penyebab diatas mengakibatkan kurang optimalnya hasil yang diperoleh. Terdapat 3 (tiga) penyebab masalah yang dianggap paling besar pengaruhnya yaitu : - belum adanya panduan pengisian form monitoring dan evaluasi, - belum adanya standar evaluasi yang digunakan dan - sering terlambatnya pengiriman laporan kegiatan. Untuk menentukan prioritas terhadap 3 (tiga) penyebab tersebut kemudian dilakukan analisis penyelesaian penyebab masalah dengan menggunakan METODE TAPISAN (memuat nilai-nilai Efektivitas; Efisiensi; dan Kemudahan) sehingga diperoleh prioritas penyelesaian masalah yang menjadi gagasan proyek perubahan yaitu : “Optimalisasi Monitoring dan Evaluasi Implementasi Perencanaan Pengembangan Kawasan Transmigrasi di Subdit Perencanaan Pengembangan Kawasan melalui Video Panduan Pengisian Form Monitoring dan Evaluasi “ Panduan ini akan sangat berguna sebagai petunjuk teknis untuk membantu pegawai dalam mengisi form monitoring. Perlu diketahui bahwa pada saat monitoring di provinsi dan kabupaten, banyak pegawai yang tidak memahami bagaimana cara pengisian form monitoring, sehingga harus selalu dijelaskan oleh pegawai pusat yang melaksanakan kegiatan. Kesulitan ini berdampak pada data yang diperoleh tidak lengkap dan tidak sesuai harapan.

B. TUJUAN 1. Tujuan Jangka Pendek Terealisasinya Panduan Monitoring dan Evaluasi Implementasi Perencanaan Pengembangan Kawasan Transmigrasi

8

2. Tujuan Jangka Menengah a. Terealisasinya Video Panduan Pengisian Form Monitoring dan Evaluasi Implementasi Perencanaan Pengembangan Kawasan Transmigrasi b. Tersebarnya informasi video panduan pengisian form monev kepada dinasdinas provinsi dan kabupaten untuk membantu pelaksanaan monitoring dan evaluasi 3. Tujuan Jangka Panjang Terciptanya efektivitas dan efiensi monitoring dan evaluasi implementasi perencanaan pengembangan kawasan transmigrasi di Subdit Perencanaan Pengembangan Kawasan

C. MANFAAT Manfaat jangka pendek maupun jangka menengah / panjang yang akan diperoleh Proyek Perubahan Pembuatan Video Panduan Pengisian Form Monitoring dan Evaluasi Implementasi Perencanaan Pengembangan Kawasan Transmigrasi ini akan diterima di lingkungan internal unit kerja dan juga secara eksternal di luar unit kerja, yaitu : 1. Manfaat Internal Jangka Pendek : - Panduan yang dihasilkan akan digunakan sebagai acuan pelaksanaan kegiatan Monev. - Buku panduan ini dapat meningkatkan pemahaman dan kinerja pegawai. Jangka Menengah dan Panjang : - Video panduan yang nanti dihasilkan dapat meningkatkan pemahaman dalam pengisian form monitoring dan evaluasi sehingga menjadi lebih efektif, efisien dan akurat. - Video Panduan ini juga sebagai alat bantu pegawai untuk mengetahui sampai sejauh mana implementasi yang dilakukan terhadap action-plan yang terdapat dalam dokumen Masterplan Pengembangan Kawasan Transmigrasi. 2. Manfaat Eksternal : Jangka Pendek : Manfaat bagi pegawai yang melaksanakan monitoring di daerah (provinsi dan kabupaten), bahwa dengan adanya panduan ini akan menambah wawasan dan 9

pemahaman pegawai serta memudahkan pegawai dalam melaksanakan tugasnya. Jangka Panjang dan Menengah : - Manfaat yang akan diperoleh oleh organisasi eksternal (stakeholders terkait) adalah adanya informasi mengenai panduan monev dengan teknologi audio visual yang dapat diakses langsung oleh pegawai di pusat, propinsi dan kabupaten. - Terjalinnya koordinasi yang baik antara petugas pelaksana monev di tingkat pusat dan daerah.

D. RUANG LINGKUP PROYEK PERUBAHAN Sesuai dengan salah satu fungsi Seksi Penataan Ruang dan Infrastruktur Kawasan yaitu penyiapan bahan pemantauan dan evaluasi di bidang penataan ruang dan infrastruktur kawasan yang menjadi dasar ruang lingkup kegiatan pada proyek perubahan ini. Adapun ruang lingkup kegiatan yang akan dilakukan pada proyek perubahan ini meliputi : - kegiatan penyiapan data dan bahan penyusunan panduan monitoring dan evaluasi - pembentukan tim efektif Pengembangan Kawasan

proyek

perubahan

di

Subdit

Perencanaan

- pembuatan panduan monitoring dan evaluasi - pembuatan video panduan pengisian form monitoring dan evaluasi - implementasi proyek perubahan melalui Kegiatan Monitoring dan Evaluasi Implementasi Rencana dan Program Pengembangan Kawasan Transmigrasi di 22 kawasan KTM - evaluasi terhadap implementasi proyek perubahan.

10

BAB II DESKRIPSI PROYEK PERUBAHAN

A. DESKRIPSI PELAKSANAAN KEGIATAN

1. Nama Proyek Perubahan Nama / judul Proyek Perubahan diperoleh dari hasil identifikasi permasalahan dan tinjauan terhadap kondisi yang diharapkan sehingga ditemukan prioritas permasalahan. Setelah dilakukan proses analisa lebih lanjut, diperoleh prioritas penyelesaian/solusi yang dapat dikembangkan dalam sebuah judul proyek perubahan sebagaimana dimaksud.

2. Pelaksanaan Deskripsi pelaksanaan proyek perubahan yang akan dilaksanakan merupakan implementasi jangka pendek, menengah dan jangka panjang. Implementasi jangka pendek yaitu saat laboratorium kepemimpinan (breakthrough II) dengan beberapa tahapan utama yaitu : Pembentukan Tim Efektif, Menghimpun Masukan dan Pengumpulan Data, Penyusunan Materi dan Substansi, Proses Editing dan Finishing, Menyusun Rencana Anggaran dan Kegiatan, dan Koordinasi Pelaksanaan MONEV di daerah. Sedangkan deskripsi implementasi jangka menengah yaitu Pembuatan Video Panduan Pengisian Form Monev dengan tahapan meliputi kegiatan Pengalokasian Anggaran, Pemilihan Proses Penyedia Jasa Layanan Keahlian, Pembuatan Video Panduan, Penggandaan dan Distribusi. Untuk implementasi jangka panjang akan dilakukan kegiatan evaluasi terhadap implementasi video panduan dan implementasi terhadap kegiatan monev implementasi perencanaan secara keseluruhan.

3. Hasil / Output a. Panduan Monitoring dan Evaluasi Implementasi Perencanaan, merupakan petunjuk teknis tentang tata cara melakukan proses monitoring dan evaluasi implementasi perencanaan pengembangan kawasan Transmigrasi secara tertulis dalam sebuah buku panduan. b. Video Panduan Pengisian Form Monitoring dan Evaluasi, adalah tata cara pengisian form monev yang terdapat dalam buku Panduan yang telah 11

disusun sebelumnya yang diilustrasikan dengan menggunakan teknologi audio visual sehingga menarik dan mudah dipahami oleh pegawai dalam melaksanakan kegiatan monitoring dan evaluasi.

4. Manfaat -

Sebagai alat meningkatkan pemahaman petugas baik di pusat maupun daerah dalam pengisian form monitoring dan evaluasi sehingga menjadi lebih efektif, efisien dan akurat.

-

Untuk mengetahui sampai sejauh mana implementasi yang dilakukan terhadap action-plan yang terdapat dalam dokumen Masterplan Pengembangan Kawasan Transmigrasi.

5. Lokus -

Panduan dan video monev ini akan diterapkan dalam kegiatan Monitoring dan Evaluasi Implementasi Rencana dan Program Pengembangan Kawasan Transmigrasi dan disebarluaskan kepada dinas-dinas yang melaksanakan pengembangan kawasan Kota Terpadu Mandiri di 13 provinsi dan 22 kabupaten.

-

Form yang telah diisi lengkap dikirimkan kembali ke pusat sebagai bahan masukan dan evaluasi dalam rangka pengembangan kawasan Transmigrasi selanjutnya.

B. MILESTONES (TAHAPAN KEGIATAN) Milestones merupakan suatu item pekerjaan / kegiatan yang dianggap penting dan menjadi serangkaian pekerjaan / kegiatan yang menjadi bagian dari agenda besar suatu proyek. Milestones diperlukan sebelum melanjutkan kepada pekerjaan / kegiatan berikutnya. Milestones pada Proyek Perubahan sangat diperlukan karena sebagai alat kontrol Project Leader dalam mengendalikan tahap demi tahap kegiatan dan juga sebagai alat ukur keberhasilan setiap item kegiatannya. Berikut terlampir Milestones Proyek Perubahan Pembuatan Video Panduan (Lampiran I)

12

C. TATA KELOLA PROYEK

DIREKTUR PTPMK

COACH

KASUBDIT PPK Mentor

KASUBBAG TU PPK/ POKJA ULP KASIE PSE

KASIE PRIK Project Leader

PEGAWAI DINAS PROV & KAB

STAF Tim Penyusun

PENYEDIA JASA Layanan Keahlian

Peran masing-masing stakeholders yang terlibat dalam kegiatan pelaksanaan Proyek Perubahan adalah sebagai berikut : 1) Direktur PTPMK - Memberikan dukungan penuh kepada Project Leader dalam penerapan proyek perubahan - Memberikan arahan dan bimbingan kepada Project Leader 2) Kasubdit PPK (MENTOR) - Memberikan dukungan penuh kepada Project Leader mempersiapkan proyek perubahan yang akan dilaksanakan

dalam

- Membantu Project Leader dalam mengidentifikasikan permasalahanpermasalahan krusial yang ada dan merumuskan alternatif penyelesaiannya - Memberikan bimbingan dan konseling Project Leader terhadap kegiatan pendukung proyek perubahan - Berperan sebagai inspirator

13

- Membantu Project Leader dalam memetakan agenda project yang akan dilaksanakan dan jadwal rencana pertemuan yang akan dilaksanakan 3) Kasie PRIK (PROJECT LEADER) - Mempersiapkan dan merencanakan dokumen, instrumen dan waktu yang diperlukan sebelum pertemuan dengan mentor - Melakukan konsultasi secara aktif dan melaporkan perkembangan yang terjadi pada saat penyusunan proyek perubahan kepada Mentor - Melakukan pertemuan dan diskusi dengan stakeholder terkait (internal dan ekternal) - Berperan sebagai inisiator dalam dialog dan diskusi baik dengan mentor maupun stakeholder proyek perubahan - Mampu menggalang kerjasama dengan Tim Efektif Proyek Perubahan dalam rangka penyusunan panduan dan pembuatan video panduan 4) Widyaiswara (COACH) - Membantu Project Leader dalam memahami instrumen-instrumen dan tahapan yang akan dilaksanakan dalam menyusun proyek perubahan - Melakukan monitoring kegiatan Project Leader selama tahap Taking Ownership dan Laboratorium Kepemimpinan melalui media informasi - Melakukan intervensi bila Project Leader mengalami permasalahan selama penyusunan proyek perubahan 5) Kasie PSE - Memberikan dukungan penuh mempersiapkan proyek perubahan - Memberikan masukan berupa penyusunan proyek perubahan

kepada

ide/gagasan

Project

secara

Leader

dalam

teknis

dalam

- Melakukan pengawasan terhadap perkembangan penyusunan proyek perubahan 6) Kasubbag TU - Memberikan dukungan penuh kepada Project Leader dalam membantu fasilitas administrasi perkantoran dan alat dokumentasi dalam penyusunan proyek perubahan

14

7) Pejabat Pemuat Komitmen / Bendahara - Memberikan dukungan dan kelancaran dalam proses penganggaran biaya penyusunan proyek perubahan 8) Staf (Tim Penyusun) - Membantu menyiapkan dan mengumpulkan penyusunan panduan secara substansif

data

terkait

dengan

- Mendokumentasikan kegiatan Project Leader selama penyusunan proyek perubahan - Membantu merumuskan dan menyusun panduan dan video panduan pengisian form monev - Melaksanakan kegiatan Monitoring dan Evaluasi sebagai implementasi proyek perubahan dan menyebarluaskan informasi tentang video panduan 9) Penyedia Jasa Layanan Keahlian - Melaksanakan pembuatan video panduan yang menarik dan informatif dengan teknologi audio visual - Melaksanakan pekerjaan secara profesional sesuai dengan kerangka acuan kegiatan 10) Pegawai di Dinas Provinsi dan Kabupaten - Melaksanakan kegiatan monitoring dan evaluasi sebagai pendukung proyek perubahan - Ikut menyebarluaskan informasi yang terkandung dalam video panduan - Melaporkan hasil monitoring yang dilakukan ke pusat secara berjenjang sesuai panduan yang telah diberikan

D. RESIKO Kendala atau permasalahan yang kemungkinan akan dihadapi akan menimbulkan resiko yang akan terjadi pada proyek perubahan yang akan disusun, meliputi resiko dari unit kerja internal dan eksternal yaitu :

1. Unit kerja internal : a. Proyek perubahan yang akan dilakukan tidak mendapat persetujuan dari mentor sebagai atasan langsung 15

b. Adanya perubahan arah kebijakan sehingga anggaran biaya yang diajukan tidak mendapat persetujuan 2. Unit kerja eksternal : a. Layanan keahlian sebagai pelaksana pembuatan video panduan tidak mampu melaksanakan pekerjaannya dengan baik. b. Adanya resistensi dari pegawai pelaksana monitoring baik di pusat maupun di provinsi dan kabupaten dalam melakukan monitoring dan evaluasi.

E. KRITERIA DAN KUNCI KEBERHASILAN Kriteria yang menjadi tolok ukur keberhasilan proyek perubahan ini antara lain : 1. Terlaksananya proses kegiatan proyek perubahan sesuai dengan tahapantahapan yang direncanakan. 2. Terealisasinya panduan dan video panduan pengisian form monitoring dan evaluasi. 3. Meningkatnya pemahaman pegawai pelaksana di pusat, provinsi dan kabupaten/kota terhadap proses pengisian form monev. 4. Terwujudnya sistem monitoring dan evaluasi yang sesuai dan selaras antara perencanaan, program dan implementasinya secara berjenjang di bidang Perencanaan Pengembangan Kawasan Transmigrasi mulai dari tingkat pusat, provinsi dan kabupaten/kota.

Faktor kunci keberhasilan proyek perubahan adalah : Termanfaatkannya video panduan pengisian form monitoring dan evaluasi ini dalam proses monitoring dan evaluasi implementasi perencanaan pengembangan kawasan transmigrasi pada stakeholders terkait di pusat, provinsi dan kabupaten.

16

BAB III PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN

A. PEMBENTUKAN TIM EFEKTIF Berdasarkan langkah-langkah yang telah dilakukan untuk membangun Tim Efektif yaitu antara lain : merancang netmap, melakukan identifikasi stakeholders, analisa nilai-nilai stakeholders dan menyusun strategi untuk menghadapi stakeholders, menghasilkan Tim Efektif yang terdiri dari : Kasubdit PPK, Kasi PRIK, Kasi PSE, Staf dan Layanan Keahlian. Dalam pelaksanaan proyek perubahan diperlukan tim yang solid karena suatu indikator yang sering dipakai bahwa apabila tim proyek perubahan bekerja dengan baik maka tingkat keberhasilan proyek juga akan tinggi . Tim yang efektif akan menghasilkan output yang berkualitas dan mampu menghadapi banyak kesulitan yang akan timbul. .Anggota team saling membantu menyelesaikan masalah dan ikut merasa bertanggung jawab atas hasil yang dicapai oleh tim.

Konsultasi dalam rangka pembentukan Tim Efektif

Atas dasar hal tersebut di atas maka langkah awal yang dilakukan oleh project leader dalam melaksanakan proyek perubahan adalah pembentukan team terlebih dahulu.

17

TIM EFEKTIF KASUBDIT PPK Mentor


KASIE PSE

STAF Tim Penyusun


1. Tugas dan Kewenangan Anggota Tim 

Kasubdit PPK (MENTOR) : Drs. Putut Edy Sasono, M.Si - Membantu Project Leader dalam mengidentifikasikan permasalahanpermasalahan krusial yang ada dan merumuskan alternatif penyelesaiannya - Memberikan bimbingan dan konseling Project Leader terhadap kegiatan pendukung proyek perubahan - Membantu Project Leader dalam memetakan agenda project yang akan dilaksanakan dan jadwal rencana pertemuan yang akan dilaksanakan



Kasi PRIK (PROJECT LEADER) : Edy Wibowo, ST - Mempersiapkan dan merencanakan dokumen, instrumen dan waktu yang diperlukan sebelum pertemuan dengan mentor - Melakukan konsultasi secara aktif dan melaporkan perkembangan yang terjadi pada saat penyusunan proyek perubahan kepada Mentor - Melakukan pertemuan dan diskusi dengan stakeholder terkait (internal dan ekternal) - Berperan sebagai inisiator dalam dialog dan diskusi baik dengan mentor maupun stakeholder proyek perubahan 18

- Menggalang kerjasama dengan Tim Efektif Proyek Perubahan dalam rangka penyusunan panduan dan pembuatan video panduan 

Kasi PSE (PENGAWAS) : Drs. Hartono, MM - Memberikan masukan berupa penyusunan proyek perubahan

ide/gagasan

secara

teknis dalam

- Melakukan pengawasan terhadap perkembangan penyusunan proyek perubahan 

Staf (TIM PENYUSUN), terdiri dari : seluruh staf pada Subdit Perencanaan Pengembangan Kawasan - Membantu menyiapkan dan mengumpulkan data terkait dengan penyusunan panduan secara substansif - Mendokumentasikan kegiatan Project Leader selama penyusunan proyek perubahan - Membantu merumuskan dan menyusun panduan dan video panduan pengisian form monev - Melaksanakan kegiatan Monitoring dan Evaluasi sebagai implementasi proyek perubahan dan menyebarluaskan informasi tentang video panduan



Penyedia Jasa (LAYANAN KEAHLIAN) - Melaksanakan pembuatan video panduan yang menarik dan informatif dengan teknologi audio visual - Melaksanakan pekerjaan secara profesional sesuai dengan kerangka acuan kegiatan

2. Masa Berlaku Tim Efektif Tim Efektif yang telah dibentuk dapat mulai bekerja sejak tanggal pembentukannya pada saat Breakthrough II ((Tahap Laboratorium Kepemimpinan) sampai dengan tahap implementasi jangka menengah yaitu mulai tanggal diterbitkan SK Pembentukan Tim Efektif hingga pelaksanaan Proyek Perubahan jangka panjang.

3. Etika dan Mekanisme Kerja : a. Kasi PRIK sebagai Project Leader menyampaikan gagasan proyek perubahan kepada stakeholders dalam sebuah rapat 19

b. Kasubdit PPK sebagai Mentor menyetujui gagasan proyek perubahan c. Project Leader menyusun rancangan proyek perubahan untuk dilaksanakan pada unit kerja d. Untuk mendukung pelaksanaan proyek perubahan, Project Leader membentuk Tim Efektif yang akan membantu kegiatan proyek perubahan dalam menyusun Panduan Pengisian Form Monev e. Tim Efektif mulai bekerja menyusun Panduan dengan menghimpun masukan, mengumpulkan data, menyusun draft dan naskah Panduan serta finalisasi sehingga menjadi Panduan f.

Selama proses penyusunan, Mentor secara aktif memberikan masukan dan arahan dengan didukung oleh Kasi PSE yang bertugas mengawasi jalannya proses penyusunan Panduan

g. Staf sebagai Tim Penyusun harus benar-benar memahami substansi dan tahapan proses mulai dari penyusunan Panduan hingga pembuatan Video Panduan h. Project Leader melakukan koordinasi untuk proses penganggaran dan pengadaan jasa layanan keahlian dalam pembuatan Video Panduan i.

Proses pembuatan Video Panduan harus secara profesional dan sesuai dengan Kerangka Acuan Kegiatan

j.

Layanan keahlian sebagai pelaksana pembuatan Video Panduan harus berkoordinasi secara profesional dengan Tim Efektif

k. Tim Efektif dengan dikoordinir Project Leader harus mampu menginformasikan dan menyebarluaskan Video Panduan kepada petugas yang melaksanakan monev di Pusat, Provinsi dan Kabupaten

B. MENGHIMPUN MASUKAN Langkah selanjutnya adalah menghimpun masukan dengan tujuan untuk memperoleh ide atau gagasan terkait dari penyusunan Panduan Monitoring dan Evaluasi. Stakeholder yang dilibatkan pada kegiatan ini adalah Kasubdit Perencanaan Pengembangan Kawasan, Kasi Pengembangan Sosial Ekonomi, Kasubbag TU dan Staf Subdit PPK. Kegiatan ini dilakukan melalui rapat yang dipimpin oleh Project Leader dan konsultasi dengan dengan para stakeholders. Output yang diharapkan adalah adanya ide dan masukan yang sifatnya membangun demi kelancaran penyusunan Proyek Perubahan. 20

Konsultasi dengan Kasubdit BSI dan Kasubag TU untuk menghimpun masukan dalam rangka penyusunan Proyek Perubahan

C. PENYUSUNAN MATERI DAN SUBSTANSI PANDUAN Penyusunan materi dan substansi ini bertujuan agar panduan dapat disusun secara sistematis dan mudah dipahami oleh petugas pelaksanan monev. Kegiatan ini berupa pengolahan materi dan substansi panduan yang melibatkan Tim Efektif, terutama para staf penyusun. Hasil yang diharapkan pada penyusunuan materi dan substansi ini adalah draft panduan yang sudah tersusun secara sistematis.

D. EDITING DAN FINISHING Langkah berikutnya adalah melakukan proses editing dan finishing yang bertujuan untuk penyempurnaan draft yang telah disusun sebelumnya. Pada tahap ini ditemukan permasalahan yaitu keterbatasan sumber daya manusia baik dari sisi jumlah maupun dari kapasitas yang dimiliki. Untuk menjadi sebuah buku panduan yang implementatif, menarik dan sederhana perlu keahlian tertentu seorang editor. Dalam hal ini penyusun mengajak rekan diluar Tim Efektif yang ahli pada bidang ini untuk melakukan editing dan finishing. 21

E. MENYUSUN RENCANA ANGGARAN DAN KEGIATAN Dalam penyusunan rencana anggaran dan kegiatan ini membutuhkan beberapa referensi sebagai acuan dalam penyusunan yaitu : Kerangka Acuan Kegiatan, referensi penganggaran dari Bagian Keuangan dan Satuan Kinerja Pegawai. Penyusunan ini bertujuan untuk mengetahui besarnya biaya yang dibutuhkan dan kemampuan anggaran. Hasil rapat penyusunan anggaran dan kegiatan ini berupa Rencana Anggaran Biaya dan Kerangka Acuan Kegiatan dalam rangka pembuatan Video Panduan Pengisian Form Monev Implementasi Perencanaan Pengembangan Kawasan Transmigrasi.

Rapat Penyusunan Rencana Anggaran Pembuatan Video Pengisian Form Monitoring dan Evaluasi

Biaya yang timbul dengan adanya rapat atau pertemuan dalam rangka mendukung kegiatan proyek perubahan ini dibebankan pada DIPA Anggaran Direktorat Perencanaan Teknis Pengembangan Masyarakat dan Kawasan Tahun 2014. Sedangkan biaya untuk Pembuatan Video Panduan dibebankan pada DIPA Anggaran Direktorat Perencanaan Teknis Pengembangan Masyarakat dan Kawasan Tahun 2015.

22

1. Rencana Anggaran Biaya untuk mendukung kegiatan Tahap Breakthrouh II (penyusunan Panduan) No

Kegiatan

Volume

Anggaran (Rp)

1 paket

350.000 650.000

1.

Pembelian ATK dan penggandaan

2.

Pertemuan-pertemuan internal (biaya rapat biasa)

3 kali

3.

Perjalanan dalam rangka mendukung proyek perubahan (Kegiatan Monev Implementasi Rencana dan Program Pengembangan Kawasan di KTM Tambora Kab. Bima Prov. NTB)

1 kali / 2 orang

19.269.800

JUMLAH

20.269.800

2. Rencana Anggaran Biaya untuk mendukung kegiatan Pembuatan Video Panduan

RENCANA ANGGARAN BIAYA

PEMBUATAN VIDEO PANDUAN MONITORING DAN EVALUASI IMPLEMENTASI RENCANA DAN PROGRAM PENGEMBANGAN KAWASAN TRANSMIGRASI TAHUN ANGGARAN 2015 NO

URAIAN KEGIATAN

VOLUME Jml

Sat

Jml

HARGA Sat

( RP )

PEMBUATAN VIDEO PANDUAN MONITORING DAN EVALUASI IMPLEMENTASI RENCANA DAN PROGRAM PENGEMBANGAN KAWASAN TRANSMIGRASI 2015

JUMLAH BIAYA ( RP ) 70.000.000

A

PERSIAPAN / PRA-PRODUKSI

3.445.000

1

Persiapan - Rapat/Konsolidasi Tim - Penyusunan Materi Panduan Monev - Fotocopy Data/Literatur

1.000.000 1.000.000 770.000

2.770.000 1.000.000 1.000.000 770.000

2

Presentasi Draft - Fotocopy - Konsumsi (snack)

25.000 20.000

675.000 375.000 300.000

B

PELAKSANAAN PRODUKSI

1 Ls 1 Ls 1 Ls

15 exp 15 org

1 kl 1 kl

44.680.000 23

1

2

Peralatan Produksi - ATK - Sewa Camera Foto - Sewa Camera Video - Sewa Computer (Laptop) - Pembelian software animasi *) Perjalanan dalam rangka pengambilan Video + Foto (1 kws KTM) - Tiket Jkt - Prov (PP) - Taxi ke Bandara Soetta pp - OSA - Sewa kendaraan - Penginapan di prov - Penginapan di kab/kawasan

3

Kegiatan Produksi - Fotografi - Videografi - Penyusunan Naskah/Script - Desain Animasi Grafis - Dubbing (Pengisian Suara) - Mixing (text, matriks, suara, gambar) - Editing (finalisasi) - Uploading

C

PELAKSANAAN PASCA PRODUKSI

1.

Presentasi Laporan Akhir - Fotocopy Draft Lap Akhir - Konsumsi (makan + snack) - Transport pembahas

2.

Output/Produk - Laporan Akhir - Penggandaan Buku Panduan - Copy Video Panduan (DVD)

1 1 1 1 1

Pkt set set set Pkt

12 hr 6 hr 80 hr

1.000.000 300.000 250.000 100.000 5.000.000

19.100.000 1.000.000 3.600.000 1.500.000 8.000.000 5.000.000 14.380.000

2 2 2 1 2 2

1 1 1 1 1 1 1 1

org org org unit org org

Ls Ls Ls Ls Ls Ls Ls Ls

1 1 5 5 2 2

prov trip hr hr hr hr

2.500.000 340.000 300.000 500.000 500.000 300.000

5.000.000 680.000 3.000.000 2.500.000 2.000.000 1.200.000

1.000.000 1.000.000 1.500.000 2.000.000 1.500.000 2.000.000 1.700.000 500.000

11.200.000 1.000.000 1.000.000 1.500.000 2.000.000 1.500.000 2.000.000 1.700.000 500.000 21.875.000

25 exp 25 org 25 org

10 bk 100 bh 100 kpg

35.000 50.000 150.000

5.875.000 875.000 1.250.000 3.750.000

200.000 50.000 10.000

8.000.000 2.000.000 5.000.000 1.000.000

Rencana kegiatan (Time Schedule) disusun sebelum dilaksanakannya Proyek Perubahan berdasarkan tahapan kegiatan dan capaian jangka pendek, jangka menengah dan jangka panjang. Adapun Rencana Kegiatan yang disusun ini memuat jenis kegiatan, stakeholders apa saja yang terlibat, target waktu penyelesaian, kapan mulai dilaksanakan dan output kegiatan. 24

Berikut ini rencana kegiatan yang telah disusun. No

KEGIATAN

STAKEHOLDERS

TARGET

WAKTU

OUTPUT Terbentuk tim efektif

1.

Rapat dan konsultasi pembentukan tim efektif

Kasubdit (Mentor), Kasi PSE, Staf Subdit

5 hari

6-10 Okt 2014

2.

Rapat dan konsultasi dalam rangka menghimpun masukan

Kasubdit (Mentor), Kasi PSE, Kasubag TU, Staf Subdit

10 hari

22 Sep s/d 3 Okt 2014

3.

Menyusun materi dan substansi Panduan

Staf subdit

16 hari

13-31 Okt 2014

4.

Menyusun naskah Panduan

Staf subdit dan narasumber

5 hari

3-7 Nop 2014

5.

Editing dan finishing

Staf subdit

10 hari

10-21 Nop 2014

Tersusunnya Panduan

7.

Menyusun Anggaran

Kasubdit (Mentor), PPK dan Kasubag TU

5 hari

24-28 Nop 2014

Rencana Anggaran Biaya

8.

Menyusun laporan Proyek Perubahan

Kasubdit (Mentor), Staf Subdit

10 hari

24 Nop-5 Des 2014

Laporan Proyek Perubahan

9.

Rapat dan konsultasi penganggaran

Panitia Pengadaan, Pejabat Pembuat Komitmen, Kasubag TU

20 hari

Des 2014 s/d Jan 2015

10.

Pemilihan Penyedia Jasa Layanan Keahlian

Pejabat Pembuat Komitmen, Pelaksana (Layanan keahlian)

45 hari

Jan – Feb 2014

11.

Pembuatan Video Panduan

Pelaksana (Layanan keahlian) dan staf subdit

125 hari kerja

Mar-Juli 2015

Video Panduan

12

Penggandaan Panduan dan Video Panduan

Pelaksana (Layanan keahlian)

3 hari

Juli 2015

Buku Panduan sebanyak 50 bh

13

Evaluasi implementasi Video Panduan


1 tahun

Jan-Des 2016

Rekomendasi

14.

Evaluasi kegiatan monitoring dan evaluasi implementasi secara keseluruhan


1 tahun

Jan-Des 2016

Rekomendasi

Adanya ide dan masukan dlm penyusunan Panduan Tersusunnya sistematika Panduan Tersusunnya draft naskah

Telah dialokasikan pada DIPA Dit. PTPMK tahun 2015 sebesar Rp 70.000.000,Dilaksanakan melalui pengadaan barang dan jasa

DVD Video Panduan sebanyak 50 pcs

25

F. KOORDINASI PELAKSANAAN MONEV DI DAERAH Koordinasi yang dilakukan ini bertujuan menghimpun masukan mengenai pelaksanaan Monev di daerah dan mengsinkronkan pelaksanaan monev mulai dari tingkat pusat hingga kabupaten. Sebagai uji petik, penulis melaksanakan kegiatan monev ini di KTM Tambora Kabupaten Bima Provinsi NTB. Permasalahan yang dijumpai adalah dukungan data utk pengisian Form Monev tidak lengkap. Data yang ada tidak valid lagi, sehingga form monev tidak dapat langsung diisi menunggu petugas memvalidasi data tersebut. Selain itu data kontribusi pengembangan KTM darilintas sektor terkait juga tidak lengkap.

Koordinasi dengan Kabid Transmigrasi Dinas Nakertrans Kabupaten Bima terkait dengan pelaksanaan Monev

Mendampingi petugas daerah dalam mengisi form monev

26

BAB IV POTENSI KENDALA, PERMASALAHAN DAN STRATEGI MENGATASINYA

A. POTENSI KENDALA Proyek Perubahan yang akan disusun tentunya memiliki beberapa potensi kendala yang akan menimbulkan resiko. Potensi kendala akan menjadi permasalahan dalam penyusunan Proyek Perubahan ini terutama pada saat Tahap Laboratorium Kepemimpinan (Breakthrough II) dan pelaksanaannya kedepan. Permasalahan tersebut dapat menghambat kelancaran atau keberhasilan pencapaian target dan tujuan Proyek Perubahan. No

Potensi Kendala

Resiko

Strategi

1.

Proyek Perubahan tidak mendapat persetujuan Mentor

Proyek Perubahan tidak dapat dilaksanakan

Melakukan konsultasi secara proaktif dan melihat peluang untuk merubah gagasan PP

2.

Perubahan kebijakan sehingga anggaran biaya yang sudah disetujui tidak dapat dialokasikan

Proyek Perubahan tidak dapat dilaksanakan

Melakukan konsultasi secara proaktif dan melihat peluang untuk merubah gagasan PP

3.

Jadwal kegiatan / pekerjaan rutin yang padat

Pelaksanaan kegiatan PP menjadi tidak sesuai dengan jadwal

Segera melakukan penjadwalan ulang

4.

Layanan keahlian sebagai pelaksana pembuatan video panduan tidak mampu melaksanakan

Pembuatan Video Panduan tidak selesai atau tidak tepat waktu

Proses pemilihan pelaksana, harus yang memiliki kemampuan dan profesional

Tidak tercapainya target yang diharapkan

Proses pembuatan Video Panduan direview kembali sehingga Video Panduan menjadi lebih mudah dipahami dan lebih informatif

pekerjaannya dengan baik 5.

Adanya kesulitan pemahaman dari petugas pusat, provinsi maupun kabupaten dalam melakukan monev melalui Video Panduan

27

B. PERMASALAHAN YANG DIHADAPI Dari beberapa potensi kendala yang mungkin akan dihadapi, ada yang menjadi permasalahan pada saat tahap Laboratorium Kepemimpinan yang berdampak pada implementasi jangka menengah dan jangka panjang. Permasalahan yang dihadapi dengan strategi menghadapinya diuraikan pada matrik sebagai berikut : No

Permasalahan Yang Dihadapi

Resiko

Strategi

1.

Adanya perbedaan pemahaman substansi tentang Proyek Perubahan

Hasil yang dicapai tidak sesuai harapan

Telah dilakukan pertemuan dan konsultasi teknis secara proaktif

2.

Ketidaksiapan kemampuan SDM Tim Efektif dalam mendukung penyusunan Panduan

Kualitas Panduan tidak sesuai dengan yang diharapkan

Project Leader lebih aktif menggali potensi2 yg ada pada Tim Efektif

3.

Pembuatan Video Panduan tidak dapat dilaksanakan pada tahun 2014

Perubahan tahapan kegiatan dan capaian Proyek Perubahan

Konsultasi untuk penganggaran bahwa Pembuatan Video Panduan telah dialokasikan pada DIPA 2015

4.

Jadwal kegiatan / pekerjaan rutin yang padat

Pelaksanaan kegiatan PP menjadi tidak sesuai dengan jadwal

Segera melakukan penjadwalan ulang

28

BAB IV PENUTUP A. KESIMPULAN Berdasarkan hasil pelaksanaan Proyek Perubahan dengan judul “Pembuatan Video Panduan Pengisian Form Monitoring dan Evaluasi Implementasi Perencanaan Pengembangan Kawasan Transmigrasi di Subdit Perencanaan Pengembangan Kawasan” pada saat taking ownership (breakthrough I), maupun implementasi jangka pendek pada laboratorium kepemimpinan (breakthrough II), maka dapat kami simpulkan sebagai berikut : 

Pada implementasi jangka pendek ini, kunci keberhasilan proyek perubahan adalah terealisasinya Buku Panduan Monev Implementasi Rencana dan Program Pengembangan Kawasan Transmigrasi, yang akan ditindaklanjut pada tahap berikutnya yaitu tahap implementasi jangka menengah dan jangka panjang.



Faktor penentu keberhasilan proyek perubahan ini adalah pada kerjasama dan koordinasi yang baik antara Tim Efektif dan stakeholders yang terlibat.



Permasalahan utama yang menghambat kelancaran proyek perubahan ini adalah adanya perbedaan pemahaman dalam penyusunan proyek perubahan sehingga project leader harus lebih proaktif melakukan pertemuan-pertemuan dan diskusi.



Selain itu juga terdapat kendala pada sulitnya pengaturan jadwal kegiatan proyek perubahan dengan agenda rutin kegiatan pada unit kerja yang mengakibatkan jadwal rapat/pertemuan di-reschedule, untuk menyesuaikan waktunya.

B. SARAN Dalam rangka meningkatkan sistem monitoring dan evaluasi pada unit kerja melalui proyek perubahan tentang Pembuatan Video Panduan Pengisian Form Monev Implementasi Perencanaan Pengembangan Kawasan, ada beberapa hal masukan yang ingin penyusun sampaikan, antara lain : 

Perlu adanya suatu “uji coba” terhadap fungsi Panduan yang telah disusun, agar dapat membandingkan dan mengetahui manfaat yang diperoleh setelah adanya dan sebelum adanya Panduan. Hal ini juga akan memudahkan pelaksana kegiatan untuk melanjutkan kegiatan pada tahapan berikutnya yaitu pembuatan Video Panduan. 29



Perlu adanya kesamaan pemahaman para stakeholders terhadap item-item dan tahapan kegiatan agar proses penyusunan proyek perubahan berjalan sesuai dengan arah dan rencana.



Buku Panduan ini hanya merupakan hasil awal dari rangkaian tahapan kegiatan pada proyek perubahan kami. Untuk kepastian tindak lanjut implementasi jangka menengah dan jangka panjang selanjutnya, kembali kepada niat baik dan kesungguhan para stakeholders yang terlibat didalamnya.

Demikian Proyek Perubahan ini disusun. Semoga dapat memenuhi salah satu persyaratan kepesertaan Diklat Kepemimpinan Tingkat IV dan dapat dijadikan dasar pembelajaran penyusun untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan berikutnya dengan lebih baik. Terima kasih.

Jakarta,

Desember 2014

Project Leader

Edy Wibowo, ST

30

PROYEK PERUBAHAN PEMBUATAN VIDEO PANDUAN PENGISIAN FORM MONITORING DAN EVALUASI IMPLEMENTASI PERENCANAAN PENGEMBANGAN KAWASAN TRANSMIGRASI PROJECT LEADER Edy Wibowo, ST Kepala Seksi Penataan Ruang dan Infrastruktur Kawasan, Direktorat PTPMK, Ditjen P2MKT Peserta Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Angkatan XVII Tahun 2014 Kementerian Tenaga Kerja dan Transmigrasi

LATAR BELAKANG (PERMEN Nakertrans Nomor : KEP. 402/MEN-SJ/X/2011)

TUGAS POKOK : Melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan, pelaksana kebijakan, penyusunan norma, standar, prosedur dan kriteria serta pemberian bimbingan teknis dan evaluasi di bidang penataan ruang dan infrastruktur kawasan. FUNGSI : (pada bidang penataan ruang dan infrastruktur kawasan) • Penyiapan bahan perumusan dan pelaksana kebijakan • Penyiapan bahan penyusunan norma, standar, prosedur dan kriteria • Penyiapan bahan bimbingan teknis dan bantuan teknis sosialisasi • Penyusunan rencana teknis • Penyiapan bahan pemantauan dan evaluasi di bidang penataan ruang dan infrastruktur kawasan.

Kondisi ideal yang diharapkan : 1. Penyajian data dan informasi kawasan transmigrasi yang cepat dan akurat serta didukung oleh referensi yang memadai. 2. Adanya norma, standar, prosedur dan kriteria sebagai acuan dalam perencanaan pengembangan kawasan transmigrasi. 3. Adanya sistem monitoring dan evaluasi yang terarah, efektif dan efisien secara berjenjang mulai dari tingkat pusat, provinsi dan kabupaten/kota. 4. Kualitas kemampuan dan pemahaman pegawai yang cukup baik dalam proses perencanaan pengembangan kawasan transmigrasi.

Kondisi saat ini dan Permasalahan yang dihadapi dalam pelaksanaan kegiatan : 1. Kurang cepatnya validasi penyajian data dan informasi perkembangan kawasan transmigrasi. 2. Kurangnya referensi pendukung dalam penyusunan prioritas dan sasaran pengembangan kawasan transmigrasi. 3. Belum adanya norma, standar, prosedur dan kriteria dalam kegiatan identifikasi pengembangan kawasan transmigrasi. 4. Belum adanya metode simulasi kegiatan Sosialisasi Penyusunan Rencana Pengembangan Kawasan Transmigrasi. 5. Belum optimalnya hasil monitoring dan evaluasi implementasi perencanaan pengembangan kawasan Transmigrasi.

Dari analisis USGusg.pptx (Urgency, Seriousness, Growth) diperoleh prioritas masalah berdasarkan ranking tertinggi yaitu : “belum optimalnya hasil monitoring dan evaluasi implementasi perencanaan pengembangan kawasan Transmigrasi”. Setelah diidentifikasikan melalui diagram FISHBONE, ditemukan penyebab timbulnya permasalahan diatas yaitu : 1. belum adanya standar evaluasi yang digunakan, 2. belum adanya panduan pengisian form monitoring dan evaluasi, 3. sering terlambatnya pengiriman laporan kegiatan, 4. kurangnya pemahaman pegawai terhadap substansi kegiatan, 5. belum maksimalnya penggunaan alat, 6. kurangnya dukungan anggaran dan ATK, dan 7. tidak seimbangnya prioritas dan beban kerja pegawai.

Area yang menjadi gagasan proyek perubahan yaitu : “Optimalisasi Monitoring dan Evaluasi Implementasi Perencanaan Pengembangan Kawasan Transmigrasi di Subdit Perencanaan Pengembangan Kawasan melalui Video Panduan Pengisian Form Monitoring dan Evaluasi “

Dikembangkan menjadi sebuah judul/nama Proyek Perubahan yaitu : Pembuatan Video Panduan Pengisian Form Monitoring dan Evaluasi Monitoring dan Evaluasi Implementasi Perencanaan Pengembangan Kawasan Transmigrasi di Subdit Perencanaan Pengembangan Kawasan

Mengapa VIDEO PANDUAN?? Pada saat melakukan monitoring di provinsi dan kabupaten, banyak pegawai yang tidak memahami bagaimana cara pengisian form monitoring dan evaluasi, sehingga harus selalu dijelaskan secara manual. Secara alami, orang akan lebih mudah memahami sesuatu bila diberi contoh berupa gambar dan suara bila dibandingkan dengan buku. Oleh karena itu dengan video ini, petugas di provinsi dan kabupaten diharapkan mampu dengan cepat memahami bagaimana cara mengisi form yang benar sehingga hasil yang diperoleh akan optimal.

TUJUAN Tujuan Jangka Pendek Terealisasinya Panduan Monitoring dan Evaluasi Implementasi Perencanaan Pengembangan Kawasan Transmigrasi Tujuan Jangka Menengah Terealisasinya video panduan pengisian form MONEV implementasi perencanaan pengembangan kawasan Tersebarluaskannya informasi video panduan pengisian form monev kepada dinas-dinas provinsi dan kabupaten Tujuan Jangka Panjang Terwujudnya pemahaman yang baik bagi petugas pelaksana MONEV dalam melakukan pengisian form MONEV Terciptanya efektivitas dan efiensi kegiatan monitoring dan evaluasi implementasi perencanaan pengembangan kawasan transmigrasi

MANFAAT Internal

• Dapat meningkatkan pemahaman dalam pengisian form monitoring dan evaluasi sehingga menjadi lebih efektif, efisien dan akurat. • Untuk mengetahui sampai sejauh mana implementasi yang dilakukan terhadap action-plan yang terdapat dalam dokumen Masterplan Pengembangan Kawasan Transmigrasi. • Video panduan ini dapat meningkatkan kinerja pegawai dan menambah rasa percaya diri.

Eksternal

• informasi mengenai video panduan monev yang dapat diakses langsung oleh pegawai di pusat, provinsi dan kabupaten/kota. • Menambah wawasan dan memudahkan pegawai dalam melaksanakan tugasnya. • Adanya kesesuaian dan keselarasan antara perencanaan, program dan implementasinya secara berjenjang mulai dari tingkat pusat, provinsi dan kabupaten/kota.

RUANG LINGKUP Sesuai dengan fungsi yang ada pada Seksi Penataan Ruang dan Infrastruktur Kawasan, ruang lingkup kegiatan proyek perubahan ini meliputi : • kegiatan penyiapan data dan bahan penyusunan panduan monitoring, • pembentukan tim efektif proyek perubahan di Subdit Perencanaan Pengembangan Kawasan • proses penyusunan Panduan MONEV (tahap breakthrough II/ jangka pendek) • proses pembuatan Video Panduan Pengisian Form MONEV (tahap pelaksanaan jangka menengah) • implementasi proyek perubahan melalui Kegiatan Monitoring dan Evaluasi Implementasi Rencana dan Program Pengembangan Kawasan Transmigrasi di 48 kawasan KTM (tahap jangka menengah dan panjang), • evaluasi terhadap implementasi proyek perubahan.

DESKRIPSI • Proyek Perubahan Pembuatan Video Panduan ini disusun berdasarkan kebutuhan akan sistem monitoring dan evaluasi yang efektif, efisien dan mudah dipahami oleh petugas pelaksana Monev. • Video panduan ini berisi petunjuk teknis tentang tata cara pengisian form Monitoring dan Evaluasi Implementasi Perencanaan Pengembangan Kawasan Transmigrasi dengan menggunakan teknologi audio visual yang menarik, informatif dan mudah dipahami • Tahap pelaksanaan : Pembentukan Tim Efektif, Menghimpun Masukan, Penyusunan Materi dan Substansi, Proses Editing dan Finishing, Menyusun Rencana Anggaran dan Kegiatan, dan Koordinasi Pelaksanaan MONEV di daerah. • Hasil/output dari Proyek Perubahan ini yaitu : PANDUAN MONEV Implementasi Perencanaan sebagai hasil pelaksanaan Laboratorium Kepemimpinan, dan VIDEO PANDUAN PENGISIAN FORM MONEV Implimentasi Perencanaan yang akan dilaksanakan pada tahap jangka menengah sebagai tindak lanjut dari pelaksanaan Laboratorium Kepemimpinan • Video ini akan disebarluaskan kepada dinas-dinas yang melaksanakan pengembangan kawasan Kota Terpadu Mandiri di 13 provinsi dan 22 kabupaten.

Taking ownership (BREAKTHROUGH I) No

Tahapan Kegiatan

1. Diagnosa reading, melakukan analisis mandiri untuk identifikasi permasalahan, prioritas penyelesaian dan judul gagasan proyek perubahan 2 Pertemuan dengan Mentor untuk penjelasan dan gagasan proyek perubahan 3. Pertemuan dengan Tim Kerja (Kasie PSE, Kasubbag TU, PPK dan Staf) untuk penjelasan gagasan proyek perubahan, identifikasi permasalahan dan prioritas solusi penyelesaian masalah 4. Persetujuan Mentor terhadap gagasan proyek perubahan

Output

Waktu

Gagasan PP

1 hari : 21 Agt 2014

Kesepakatan Gagasan PP

1 hari : 23 Agt 2014

Penyamaan persepsi dan kesepakatan

2 hari : 25-26 Agt 2014

Persetujuan gagasan PP

1 hari : 27 Agt 2014

Milestones (TAHAPAN KEGIATAN) Tahap Jangka Pendek No FOKUS KEGIATAN 1. Pembentukan tim efektif 2. Menghimpun masukan dan pengumpulan data 3. 4. 5. 6. 7. 8.

STAKEHOLDERS Kasubdit (Mentor), Kasi PSE, Staf Subdit Kasubdit (Mentor), Kasi PSE, Kasubag TU, Staf Subdit Staf subdit

TARGET 5 hari

WAKTU OUTPUT 6-10 Okt 2014 Terbentuk tim efektif

10 hari

22 Sep s/d 3 Adanya ide dan Okt 2014 masukan dlm penyusunan Panduan 13-31 Okt 2014 Tersusunnya materi dan sistematika 10-21 Nop Tersusunnya draft 2014 Panduan 10-21 Nop Tersusunnya Panduan 2014 24-28 Nop Rencana Anggaran 2014 Biaya 24 Nop-5 Des Laporan Proyek 2014 Perubahan 24 Nop-5 Des Laporan Proyek 2014 Perubahan

Menyusun Materi dan Substansi Panduan Menyusun naskah/skrip Staf subdit dan Panduan narasumber Editing dan finishing Staf subdit

16 hari

Menyusun Rencana Anggaran dan Kegiatan Menyusun laporan Proyek Perubahan Koordinasi Pelaksanaan Monev di daerah

5 hari

Kasubdit (Mentor), PPK dan Kasubag TU Kasubdit (Mentor), Staf Subdit Kasubdit (Mentor), Staf Subdit

10 hari 10 hari

10 hari 10 hari

Tahap Jangka Menengah No FOKUS KEGIATAN 9. Pengalokasian dukungan penganggaran

STAKEHOLDERS Panitia Pengadaan, Pejabat Pembuat Komitmen, Kasubag TU

10. Pemilihan Penyedia Panitia Pengadaan, Jasa Layanan Keahlian Pelaksana (Layanan keahlian), Staf 11. Pembuatan Video Pelaksana (Layanan Panduan keahlian) dan staf subdit 12 Penggandaan Panduan Pelaksana (Layanan dan Video Panduan keahlian)

TARGET 20 hari

WAKTU OUTPUT Des 2014 s/d Telah dialokasikan Jan 2015 pada RKA-K/L Dit. PTPMK 2015 sebesar Rp 70.000.000,45 hari Jan – Feb 2014 Dilaksanakan melalui pengadaan barang dan jasa 90 Mar-Juli 2015 Video Panduan hari 3 Juli 2015 Buku Panduan hari sebanyak 100 bh DVD Video Panduan sebanyak 100 pcs

Tahap Jangka Panjang No FOKUS KEGIATAN 13 Evaluasi implementasi Video Panduan 14. Evaluasi kegiatan monitoring dan evaluasi implementasi secara keseluruhan

STAKEHOLDERS Kasubdit (Mentor), Kasi PSE, Staf Subdit Kasubdit (Mentor), Kasi PSE, Staf Subdit

TARGET 1 tahun

WAKTU OUTPUT Jan-Des 2016 Rekomendasi

1 tahun

Jan-Des 2016 Rekomendasi

TATA KELOLA PROYEK DIREKTUR PTPMK

COACH

KASUBDIT PPK Mentor

KASUBBAG TU

PPK/ PANITIA PENGADAAN KASIE PSE


PEGAWAI DINAS PROV & KAB

STAF Tim Pendukung

LAYANAN KEAHLIAN

PERAN STAKEHOLDERS 1.Direktur PTPMK - Memberikan dukungan penuh rancangan proyek perubahan

kepada

peserta

dalam

penerapan

- Memberikan arahan dan bimbingan kepada peserta

2.Kasubdit PPK (MENTOR) - Memberikan dukungan penuh kepada peserta dalam mempersiapkan rancangan proyek perubahan yang dilakukan - Membantu peserta permasalahan krusial

dalam

mengidentifikasikan

permasalahan-

- Memberikan bimbingan dan konseling terhadap kegiatan pendukung proyek perubahan - Berperan sebagai inspirator - Membantu peserta dalam memetakan agenda project yang akan dilaksanakan

PERAN STAKEHOLDERS (lanjutan) 3. Kasie PRIK (PROJECT LEADER)

• Mempersiapkan dan merencanakan dokumen, instrumen dan waktu • Melakukan konsultasi secara aktif dan melaporkan perkembangan yang terjadi pada saat penyusunan proyek perubahan kepada Mentor • Melakukan pertemuan dan koordinasi dengan stakeholder terkait (internal dan ekternal) • Berperan sebagai inisiator dalam dialog dan diskusi • Mampu menggalang kerjasama dengan Tim Efektif Proyek Perubahan dalam rangka penyusunan dan pembuatan video panduan

4. Widyaiswara (COACH)

• Membantu peserta dalam memahami instrumen-instrumen dan tahapan dalam menyusun rancangan proyek perubahan • Melakukan monitoring kegiatan peserta selama tahap breakrhrough I dan II melalui media informasi • Melakukan intervensi bila peserta mengalami permasalahan selama penyusunan proyek perubahan

PERAN STAKEHOLDERS (lanjutan) 5. Kasie PSE

- Memberikan dukungan penuh kepada peserta dalam mempersiapkan rancangan proyek perubahan - Memberikan masukan berupa ide/gagasan secara teknis dalam penyusunan proyek perubahan - Melakukan pengawasan terhadap perkembangan penyusunan proyek perubahan

6. Kasubbag TU

- Memberikan dukungan penuh kepada peserta dalam membantu fasilitas administrasi perkantoran dan alat dokumentasi dalam penyusunan proyek perubahan

7. Pejabat Pemuat Komitmen / Bendahara

- Memberikan dukungan dan kelancaran dalam penganggaran biaya penyusunan proyek perubahan

proses

PERAN STAKEHOLDERS (lanjutan) 8. Staf (TIM EFEKTIF)

- Membantu menyiapkan dan mengumpulkan data terkait dengan penyusunan panduan secara substansif - Mendokumentasikan kegiatan peserta selama penyusunan proyek perubahan - Membantu merumuskan dan menyusun panduan monitoring - Melaksanakan kegiatan Monitoring dan Evaluasi sebagai implementasi proyek perubahan dan menyebarluaskan informasi tentang video panduan

9. Layanan Keahlian

- Melaksanakan pembuatan video panduan yang menarik dan informatif dengan teknologi audio visual - Melaksanakan pekerjaan secara profesional

10. Pegawai di Dinas Provinsi dan Kabupaten

- Melaksanakan kegiatan monitoring dan evaluasi sebagai pendukung proyek perubahan - Ikut menyebarluaskan informasi dalam video panduan - Melaporkan hasil monitoring yang dilakukan ke pusat secara berjenjang sesuai panduan yang telah diberikan

PEMBENTUKAN TIM EFEKTIF KASUBDIT PPK Mentor


STAF Tim Pendukung

KASIE PSE


PROJECT LEADER Nama Jabatan

TIM EFEKTIF

: Edy Wibowo, ST : Kepala Seksi Penataan Ruang dan Infrastruktur Kawasan, Direktorat PTPMK, Ditjen P2MKT

MENTOR Nama Jabatan

KASI PSE Nama Jabatan

: Drs. Hartono, MM : Widyaiswara Pusdiklat Kemnakertans

: Drs. Putut Edy Sasono, M.Si : Kepala Sub Direktorat Perencanaan Pengembangan Kawasan Direktorat PTPMK, Ditjen P2MKT

TIM PENYUSUN PANDUAN

TIM EFEKTIF

Masa Kerja Tim Efektif Tim Efektif yang telah dibentuk dapat mulai bekerja sejak tanggal pembentukannya pada saat Breakthrough II ((Tahap Laboratorium Kepemimpinan) sampai dengan tahap implementasi jangka menengah yaitu mulai tanggal diterbitkan SK Pembentukan Tim Efektif hingga implementasi Proyek Perubahan jangka panjang.

Etika dan Mekanisme Kerja Tim a. Kasi PRIK sebagai Project Leader menyampaikan gagasan proyek perubahan kepada stakeholders dalam sebuah rapat b. Ksubdit PPK sebagai Mentor menyetujui gagasan proyek perubahan c.

Project Leader menyusun rancangan proyek perubahan untuk dilaksanakan pada unit kerja

d. Untuk mendukung pelaksanaan proyek perubahan, Project Leader membentuk Tim Efektif yang akan membantu kegiatan proyek perubahan dalam menyusun Panduan Pengisian Form Monev e.

Tim Efektif mulai bekerja menyusun Panduan dengan menghimpun masukan, mengumpulkan data, menyusun draft dan naskah Panduan serta finalisasi sehingga menjadi Panduan

f.

Selama proses penyusunan, Mentor secara aktif memberikan masukan dan arahan dengan didukung oleh Kasi PSE yang bertugas mengawasi jalannya proses penyusunan Panduan

g. Staf sebagai Tim Penyusun harus benar-benar memahami substansi dan tahapan proses mulai dari penyusunan Panduan hingga pembuatan Video Panduan h.

Project Leader melakukan koordinasi untuk proses penganggaran dan pengadaan jasa layanan keahlian dalam pembuatan Video Panduan

i.

Proses pembuatan Video Panduan harus secara profesional dan sesuai dengan Kerangka Acuan Kegiatan

j.

Layanan keahlian sebagai pelaksana pembuatan Video Panduan harus berkoordinasi secara profesional dengan Tim Efektif

k.

Tim Efektif dengan dikoordinir Project Leader harus mampu menginformasikan dan menyebarluaskan Video Panduan kepada petugas yang melaksanakan monev di Pusat, Provinsi dan Kabupaten

MENGHIMPUN MASUKAN Tujuan : untuk memperoleh ide atau gagasan terkait dari penyusunan Panduan Monitoring dan Evaluasi. Stakeholder yang dilibatkan pada kegiatan ini adalah Kasubdit Perencanaan Pengembangan Kawasan, Kasi Pengembangan Sosial Ekonomi, Kasubbag TU dan Staf Subdit PPK. Kegiatan ini dilakukan melalui rapat yang dipimpin oleh Project Leader dan konsultasi dengan dengan para stakeholders. Output yang diharapkan adalah adanya ide dan masukan yang sifatnya membangun demi kelancaran penyusunan Proyek Perubahan.

PENYUSUNAN MATERI DAN SUBSTANSI Penyusunan materi dan substansi ini bertujuan agar panduan dapat disusun secara sistematis dan mudah dipahami oleh petugas pelaksanan monev. Kegiatan ini berupa pengolahan materi dan substansi panduan yang melibatkan Tim Efektif, terutama para staf penyusun. Hasil yang diharapkan pada penyusunuan materi dan substansi ini adalah draft panduan yang sudah tersusun secara sistematis.

EDITING DAN FINISHING

Langkah berikutnya adalah melakukan proses editing dan finishing yang bertujuan untuk penyempurnaan draft yang telah disusun sebelumnya. Pada tahap ini ditemukan permasalahan yaitu keterbatasan sumber daya manusia baik dari sisi jumlah maupun dari kapasitas yang dimiliki. Untuk menjadi sebuah buku panduan yang implementatif, menarik dan sederhana perlu keahlian tertentu seorang editor. Dalam hal ini penyusun mengajak rekan diluar Tim Efektif yang ahli pada bidang ini untuk melakukan editing dan finishing.

MENYUSUN RENCANA ANGGARAN DAN KEGIATAN Dalam penyusunan rencana anggaran dan kegiatan ini membutuhkan beberapa referensi sebagai acuan yaitu : Kerangka Acuan Kegiatan, referensi penganggaran dari Bagian Keuangan dan Satuan Kinerja Pegawai. Penyusunan ini bertujuan untuk mengetahui besarnya biaya yang dibutuhkan dan kemampuan anggaran. Hasil rapat penyusunan anggaran dan kegiatan ini berupa Rencana Anggaran Biaya dan Kerangka Acuan Kegiatan dalam rangka pembuatan Video Panduan Pengisian Form Monev Implementasi Perencanaan Pengembangan Kawasan Transmigrasi. Biaya yang timbul dengan adanya rapat atau pertemuan dalam rangka mendukung kegiatan proyek perubahan ini dibebankan pada DIPA Direktorat Perencanaan Teknis Pengembangan Masyarakat dan Kawasan Tahun 2014. Sedangkan biaya untuk Pembuatan Video Panduan akan dibebankan pada DIPA Direktorat Perencanaan Teknis Pengembangan Masyarakat dan Kawasan Tahun 2015.

Anggaran yang telah dikeluarkan pada saat Laboratorium Kepemimpinan No 1. 2. 3.

4.

Kegiatan

Satuan

Pertemuan-pertemuan internal (biaya rapat biasa) Perjalanan dalam rangka mendukung proyek perubahan (Kegiatan Monev Implementasi Rencana dan Program Pengembangan Kawasan di KTM Tambora Kab. Bima Prov. NTB) JUMLAH

2 kali

Pembelian ATK

1 paket

1 kali / 2 orang

Rencana Anggaran Tahap Jangka Menengah RAB

Biaya

250.000 750.000

19.269.800

20.269.800

KOORDINASI PELAKSANAAN MONEV DI DAERAH Koordinasi yang dilakukan ini bertujuan menghimpun masukan mengenai pelaksanaan Monev di daerah dan mengsinkronkan pelaksanaan monev mulai dari tingkat pusat hingga kabupaten. Sebagai uji petik, penulis melaksanakan kegiatan monev ini di KTM Tambora Kabupaten Bima Provinsi NTB. Permasalahan yang dijumpai adalah dukungan data utk pengisian Form Monev tidak lengkap. Data yang ada tidak valid lagi, sehingga form monev tidak dapat langsung diisi menunggu petugas memvalidasi data tersebut.

PERMASALAHAN DAN STRATEGI No 1.

Permasalahan Yang Dihadapi

Resiko

Strategi Penyelesaian

Adanya perbedaan pemahaman

Hasil yang dicapai tidak

Telah dilakukan pertemuan dan

substansi tentang Proyek

sesuai harapan

konsultasi teknis secara proaktif

Ketidaksiapan kemampuan SDM

Kualitas Panduan tidak

Project Leader lebih aktif

Tim Efektif dalam mendukung

sesuai dengan yang

menggali potensi2 yg ada pada

penyusunan Panduan

diharapkan

Tim Efektif

Pembuatan Video Panduan tidak

Perubahan tahapan

Konsultasi untuk penganggaran

dapat dilaksanakan pada tahun

kegiatan dan capaian

bahwa Pembuatan Video

2014

Proyek Perubahan

Panduan telah dialokasikan

Perubahan 2.

3.

pada DIPA 2015 4.

Jadwal kegiatan / pekerjaan rutin

Pelaksanaan kegiatan PP

Segera melakukan penjadwalan

yang padat

menjadi tidak sesuai

ulang

dengan jadwal

KESIMPULAN  Kunci keberhasilan proyek perubahan ini adalah dapat terimplementasinya Video Panduan dalam proses monitoring dan evaluasi secara efektif, efisien, mudah dipahami dan bersifat “tidak lekang dimakan jaman”.  Faktor penentu keberhasilan proyek perubahan ini adalah pada kerjasama dan koordinasi yang baik antar stakeholders.  Kendala utama yang menghambat kelancaran proyek perubahan ini adalah adanya perubahan arah kebijakan yang akhirnya tidak mendukung pelaksanaan proyek perubahan sehingga mengakibatkan proyek perubahan “macet” dan tidak dapat dilanjutkan.

SARAN  Perlu adanya suatu “uji coba” terhadap fungsi Panduan yang telah disusun, agar dapat membandingkan dan mengetahui manfaat yang diperoleh setelah adanya dan sebelum adanya Panduan. Hal ini juga akan memudahkan pelaksana kegiatan untuk melanjutkan kegiatan pada tahapan berikutnya yaitu pembuatan Video Panduan.  Perlu adanya kesamaan pemahaman para stakeholders terhadap item-item dan tahapan kegiatan agar proses penyusunan proyek perubahan berjalan sesuai dengan arah dan rencana.  Video Panduan ini hanya merupakan pendukung dan “alat bantu” untuk memahami tata cara pengisian form monitoring dan evaluasi. Untuk kepastian keberhasilannya kembali kepada niat baik dan kesungguhan para stakeholders yang terlibat didalamnya, mulai saat penyusunan hingga implementasinya.

Konsultasi dengan Mentor

Kegiatan couching di kelas

Pertemuan dengan Tim Efektif

Konsultasi dengan Direktur PTPMK

Rapat Tim Efektif untuk Penyusunan Substansi Panduan Penyusunan Rencana Anggara dan Kegiatan

Koordinasi Penyusunan Panduan Monev dengan Mentor

TERIMA KASIH

Lampiran MILESTONES (TAHAPAN KEGIATAN) A. TAHAP BREAKTHROUGH I (TAKING OWNERSHIP) No

FOKUS

TUJUAN

KEGIATAN

1.

Diagnosa Reading

Mengidentifikasi prioritas permasalahan dan judul gagasan Proyek Perubahan

Analisis mandiri dan koordinasi

2.

Penjelasan

Menyamakan pemahaman thd gagasan Proyek Perubahan

Rapat

3.

Persetujuan

Sebagai aspek legalisasi Proyek Perubahan

Konsultasi

WAKTU

KENDALA

OUTPUT

PERAN PL

Staf Subdit

Identifikasi terhadap kondisi dan persepsi yg ada

Judul gagasan Proyek Perubahan

Penggagas

- Form quesioner

22, 25, 26 Agt 2014


Adanya perbedaan pemahaman

Kesamaan pemahaman

Presentator

- Daftar hadir - Foto

27 Agt 2014

Kasubdit (Mentor)

--

Adanya persetujuan thd gagasan Proyek Perubahan

Penggagas

- Lembar persetujuan

21 Agt 2014

STAKEHOLDERS

EVIDENCE

B. TAHAP JANGKA PENDEK (BREAKTHROUGH II / LABORATORIUM KEPEMIMPINAN) No

FOKUS

1.

Menghimpun masukan

TUJUAN Memperoleh ide / gagasan utk penyusunan Panduan

KEGIATAN 1.Rapat

2.Konsultasi

WAKTU

STAKEHOLDERS

KENDALA

OUTPUT

30 Sep 2014

Kasubdit PPK, Kasi PSE, Kasubag TU, Staf Subdit

Banyak pegawai yg dinas

Ide dan masukan dlm penyusunan Panduan

Pemimpin Rapat

Kasubdit PPK, Direktur PTPMK

Jadwal yang padat

Arahan terhadap Panduan

Penggagas

22 Sep s/d 3 Okt 2014

PERAN PL

EVIDENCE - Foto dokumentasi - Daftar hadir

No 2.

FOKUS Membentuk tim efektif

TUJUAN Mendukung dan membantu penyusunan Proyek Perubahan

KEGIATAN 1.Rapat

WAKTU

STAKEHOLDERS

9 Okt 2014

Kasubdit PPK, Kasi PSE, Staf Subdit

KENDALA

OUTPUT

PERAN PL

EVIDENCE

Kurangnya pemahaman

Terbentuk tim efektif

Penggagas

SK Direktur

2.Konsultasi

6-10 Okt 2014

Direktur PTPMK, Kasubdit PPK

Jadwal padat

Terbentuk tim efektif

Penggagas

SK Direktur

13-31 Okt 2014

Staf Subdit

Keterbatasan SDM

Tersusunnya sistematika Panduan

Pemimpin dan penggagas

Draft Panduan

Staf subdit dan narasumber

Keterbatasan SDM

Tersusunnya draft naskah


Draft Panduan

Staf subdit

Keterbatasan SDM

Tersusunnya Panduan


Panduan final

Kasubdit PPK, Kasi PSE, Kasubag TU, Staf

Kurangnya data referensi

Adanya Rencana Anggaran Biaya (RAB)

Koordinator

Lampiran RAB

3.

Menyusun materi dan substansi Panduan

Agar Panduan menjadi sistematis dan mudah dipahami

Pengolahan dan penyusunan

4.

Menyusun naskah/skrip Panduan

Agar Panduan memiliki alur dan mudah dipahahami

Menyusun dan menganalisa

3-7 Nop 2014

5.

Editing dan finishing

Untuk menyempurnakan Panduan

Melakukan proses editing

10-21 Nop 2014

6.

Menyusun KAK dan rencana anggaran

Mengetahui item kegiatan dan besarnya biaya yg dibutuhkan

1.Rapat

17 Nop 2014

2.Koordinasi

24-28 Nop 2014

Kasubdit PPK, Kasubag TU

Kurangnya data referensi

Adanya Rencana Anggaran Biaya (RAB)

Koordinator

Lampiran RAB

7.

Menyusun Laporan Proyek Perubahan

Persyaratan mengikuti Seminar Akhir

Konsultasi dan Mandiri

24 Nop-5 Des 2014

Kasubdit (Mentor), Staf Subdit

Sulit mengatur waktu


Penyusun


8.

Koordinasi pelaksanaan Monev

Menghimpun masukan mengenai pelaksanaan Monev di daerah

Kegiatan Monev di KTM Tambora Kab. Bima, NTB

1-5 Des 2014

Kabid Ketransmigrasian Dinas Nakertans Kab. Bima

Dukungan data utk pengisian Form Monev tidak lengkap

Data dan informasi

Petugas Monev

Form Monev masih kosong

C. TAHAP JANGKA MENENGAH No

FOKUS

TUJUAN

KEGIATAN

WAKTU

STAKEHOLDERS

KENDALA

OUTPUT

PERAN PL

EVIDENCE

1.

Alokasi anggaran

Membiayai kegiatan pembuatan Video Panduan

Koordinasi

Des 2014 s/d Jan 2015

Panitia Pengadaan, Pejabat Pembuat Komitmen, Kasubag TU

Tidak dapat dianggarkan di 2014

Telah dialokasikan pada RKA-K/L Dit. PTPMK 2015 sebesar Rp 70.000.000,-

Koordinator

Lampiran RKA-K/L Dit. PTPMK 2015

2.

Penyedia Jasa Layanan keahlian

Melaksanakan pembuatan Video Panduan secara profesional

Proses pengadaan barang dan jasa

Feb-Mar 2015

Panitia Pengadaan (Pokja ULP), Pejabat Pembuat Komitmen, Penyedia jasa layanan keahlian

Tidak disetujui karena adanya perubahan kebijakan

Telah dialokasikan pada RKA-K/L Dit. PTPMK 2015 sebesar Rp 70.000.000,-

Penggagas kegiatan

Lampiran RKA-K/L Dit. PTPMK 2015

3.

Pembuatan Video Panduan

Sebagai alat bantu untuk memahami proses monev

1.Persiapan teknis, pengumpulan data, dst

Mar 2015

Pelaksana (Layanan keahlian) dan staf subdit

Pemahaman terhadap konten Panduan

Video Panduan

Penggagas kegiatan

Form / lembar kerja (belum ada)

2.Melakukan fotografi, videografi, penulisan naskah, disain animasi, dubbing, mixing dst

Mar-Mei 2015

Pelaksana (Layanan keahlian)

Pemahaman terhadap konten Panduan

Video Panduan

Penggagas kegiatan

Form / lembar kerja (belum ada)

1.Pencetakan Buku Panduan

Juli 2015


Tidak tepat waktu

Buku Panduan sebanyak 100 bh

Penggagas

Tanda terima (belum ada)

2.Penggandaan Video Panduan

Juli 2015


Tidak tepat waktu

DVD Video Panduan sebanyak 100 pcs

Penggagas

Tanda terima (belum ada)

4

Penggandaan Panduan dan Video Panduan

Untuk disebarluaskan kepada stakeholders terkait

No

FOKUS

5

Distribusi dan informasi Panduan

TUJUAN Untuk menginformasikan dan menyebarluaskan Panduan

KEGIATAN

WAKTU

STAKEHOLDERS

1.Melalui kegiatan Monev Implementasi Rencana dan Program

Agt-Des 2015

Petugas monev dari pusat (Dit. PTPMK), provinsi dan kabupaten

2.Meng-upload video panduan ke website

Juli 2015

Penyedia Jasa Layanan keahlian, staf subdit

KENDALA

OUTPUT

PERAN PL

EVIDENCE

--

Video Panduan sampai ketangan petugas provinsi dan kabupaten

Koordinator

Laporan perjalanan dinas (belum ada)

--

Bisa di unggah melalui internet

Koordinator

Link video panduan

C. TAHAP JANGKA PANJANG No

FOKUS

TUJUAN

KEGIATAN

WAKTU

STAKEHOLDERS

KENDALA

1.

Evaluasi implementasi Video Panduan

Untuk mengetahui manfaat dan sejauh mana implementasi Video Panduan

Monev Implementasi Video Panduan

Jan-Des 2016


Data yg diperoleh kurang valid

2.

Evaluasi kegiatan monitoring dan evaluasi implementasi secara keseluruhan

Untuk mengetahui sejauh mana kegiatan monitoring dan evaluasi dapat diimplementasikan dengan adanya Video Panduan

Monev Implementasi Rencana dan Program

Jan-Des 2016


Data yg diperoleh kurang valid

OUTPUT

PERAN PL

EVIDENCE

Hasil evaluasi yg dapat menjadi rekomendasi

Koordinator

Laporan hasil evaluasi

Hasil evaluasi yg dapat menjadi rekomendasi

Koordinator

Laporan hasil evaluasi

FOTO DOKUMENTASI LABORATORIUM KEPEMIMPINAN (BREAKTHROUGH II) DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT IV TAHUN 2014

DALAM RANGKA PENYUSUNAN PROYEK PERUBAHAN PEMBUATAN VIDEO PENGISIAN FORM MONEV IMPLEMENTASI PERENCANAAN PENGEMBANGAN KAWASAN TRANSMIGRASI

PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PEGAWAI KEMENTERIAN TENAGA KERJA DAN TRANSMIGRASI RI DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT IV ANGKATAN XVII JAKARTA 2014

Rapat dengan Tim Efektif untuk Penyusunan Substansi Panduan

Konsultasi dengan Kasubdit BSI dan Kasubag TU untuk menghimpun masukan dalam rangka penyusunan Proyek Perubahan

Koordinasi dengan Kabid Transmigrasi Dinas Nakertrans Kabupaten Bima terkait dengan pelaksanaan Monev

Bersama petugas di Dinas Nakertrans Kab. Bima melakukan Pengisian Form Monitoring dan Evaluasi

Konsultasi dengan Direktur PTPMK mengenai pembentukan Tim Efektif Proyek Perubahan

Rapat Penyusunan Rencana Anggaran Pembuatan Video Pengisian Form Monitoring dan Evaluasi

Konsultasi dengan Kasubdit PPK selaku Mentor mengenai Penyusunan Laporan Proyek Perubahan

KEPUTUSAN DIREKTUR PERENCANAAN TEKNIS PENGEMBANGAN MASYARAKAT DAN KAWASAN NOMOR : KEP.

/P2MKT-PTPMK/X/2014 TENTANG

PEMBENTUKAN TIM EFEKTIF DALAM RANGKA PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN PEMBUATAN VIDEO PANDUAN PENGISIAN FORM MONITORING DAN EVALUASI IMPLEMENTASI PERENCANAAN PENGEMBANGAN KAWASAN TRANSMIGRASI SUBDIT PERENCANAAN PENGEMBANGAN KAWASAN DIREKTORAT PERENCANAAN TEKNIS PENGEMBANGAN MASYARAKAT DAN KAWASAN DIREKTUR PERENCANAAN TEKNIS PENGEMBANGAN MASYARAKAT DAN KAWASAN Menimbang

Mengingat

:

:

a. .

bahwa untuk menunjang kelancaran pelaksanaan kegiatan Proyek Perubahan dalam rangka Pembuatan Video Panduan Pengisian Form Monitoring dan Evaluasi Implementasi Perencanaan Pengembangan Kawasan pada Direktorat Perencanaan Teknis Pengembangan Masyarakat dan Kawasan, maka perlu pembentukan Tim Efektif;

b.

bahwa untuk itu perlu ditetapkan dengan Surat Perintah Direktur Perencanaan Teknis Pengembangan Masyarakat dan Kawasan, Direktorat Jenderal Pembinaan Pengembangan Masyarakat dan Kawasan Transmigrasi;

1.

Undang-Undang Nomor 15 Tahun 1997 tentang Ketransmigrasian (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1997 Nomor 37, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3682) sebagaimana telah diubah terakhir dengan Undang-Undang Nomor 29 Tahun 2009 tentang Perubahan Atas Undang-Undang Nomor 15 tahun 1997 tentang Ketransmigrasian (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 131 Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5050);

2.

Peraturan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi Nomor PER. 12/MEN/VIII/2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Tenaga Kerja dan Transmigrasi sebagaimana telah diubah terakhir dengan Peraturan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi Republik Indonesia Nomor 2 Tahun 2013 tentang Perubahan atas Peraturan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi Republik Indonesia Nomor PER.12/MEN/VIII/2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Tenaga Kerja dan Transmigrasi;

3.

Keputusan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi Nomor : KEP.402/MENSJ/X/2011 tanggal 10 Oktober 2011 tentang Tugas, Fungsi dan Uraian Tugas Unit Kerja Eselon I di Lingkungan Kementerian Tenaga Kerja dan Transmigrasi;

4.

Surat Kepala Pusat Pendidikan dan Pelatihan Pegawai, Kementerian Tenaga Kerja dan Transmigrasi Nomor : B.1728/SJ-DL/VII/2014 tanggal 22 Juli 2014 perihal Kepesertaan Diklat Kepemimpinan Tk. IV Angkatan XVII Kementerian Tenaga Kerja dan Transmigrasi Tahun 2014;

MEMUTUSKAN Menetapkan KESATU

:

KEDUA

Menetapkan Pembentukan Tim Efektif dalam rangka Pelaksanaan Proyek Perubahan Pembuatan Video Panduan Pengisian Form Monitoring dan Evaluasi Implementasi Perencanaan Pengembangan Kawasan di Subdit Perencanaan Pengembangan Kawasan Direktorat Perencanaan Teknis Pengembangan Masyarakat dan Kawasan sebagaimana terlampir. Proyek Perubahan Pembuatan Video Panduan Pengisian Form Monitoring dan Evaluasi sebagaimana Diktum KESATU dilaksanakan dengan tujuan dan sasaran : Tujuan : Terealisasinya Panduan Pengisian Form Monitoring dan Evaluasi Implementasi Perencanaan Pengembangan Kawasan Transmigrasi secara teknologi audio visual yang efektif, efisien dan mudah dilaksanakan oleh petugas pelaksana di pusat, provinsi dan kabupaten. Sasaran : Terwujudnya sistem monitoring dan evaluasi yang sesuai dan selaras antara perencanaan, program dan implementasinya secara berjenjang di bidang Perencanaan Pengembangan Kawasan Transmigrasi mulai dari tingkat pusat, provinsi dan kabupaten/kota.

KETIGA

:

Kegiatan Pelaksanaan Proyek Perubahan Pembuatan Video Panduan sebagaimana Diktum KESATU dilaksanakan oleh Tim Efektif sebagaimana tersebut dalam lampiran Keputusan ini.

KEEMPAT

:

Tim Efektif sebagaimana dimaksud pada Diktum KETIGA, mempunyai tugas : a. Mempersiapkan data, dokumen dan instrumen yang dibutuhkan pada pelaksanaan Proyek Perubahan; b. Menyusun tahapan kegiatan utama (milestone) jangka pendek, jangka menengah dan jangka panjang; c. Membuat rencana dan jadwal kegiatan yang akan dilaksanakan pada kegiatan Proyek Perubahan; d. Membuat rencana anggaran biaya; e. Melakukan koordinasi, konsultasi dan komunikasi antar anggota Tim Efektif; f. Menyusun Panduan Monitoring dan Evaluasi

g. h. i.

Memberikan masukan-masukan dan arahan teknis kepada penyedia jasa (layanan keahlian) sebagai pelaksana pembuatan Video Panduan; Melakukan dokumentasi setiap kegiatan dalam rangka pelaksanaan proyek perubahan; Melakukan evaluasi terhadap implementasi video panduan.

KELIMA

:

Biaya yang timbul sebagai akibat ditetapkannya Keputusan ini dibebankan pada Anggaran (DIPA) Direktorat Perencanaan Teknis Pengembangan Masyarakat dan Kawasan Direktorat Jenderal Pembinaan Pengembangan Masyarakat dan Kawasan Transmigrasi Tahun Anggaran 2015.

KEENAM

:

Keputusan ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan dengan ketentuan apabila di kemudian hari terdapat kekeliruan akan diadakan perbaikan sebagaimana mestinya.

Ditetapkan di

: Jakarta

Pada tanggal

:

Oktober 2014

DIREKTUR PERENCANAAN TEKNIS PENGEMBANGAN MASYARAKAT DAN KAWASAN

Ir. M. MULJADI MOEHSIN, MCRP NIP. 19570905 198503 1 001

Lampiran

: Keputusan Direktur Perencanaan Pengembangan Masyarakat dan Kawasan Nomor : KEP.

Teknis

/P2MKT-PTPMK/X/2014

Tentang : Pembentukan Tim Efektif Dalam Rangka Pelaksanaan Proyek Perubahan Pembuatan Video Panduan Monitoring dan Evaluasi Implementasi Perencanaan Pengembangan Kawasan Transmigrasi

SUSUNAN TIM EFEKTIF DALAM RANGKA PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN PEMBUATAN VIDEO PANDUAN PENGISIAN FORM MONITORING DAN EVALUASI IMPLEMENTASI PERENCANAAN PENGEMBANGAN KAWASAN TRANSMIGRASI SUBDIT PERENCANAAN PENGEMBANGAN KAWASAN DIREKTORAT PERENCANAAN TEKNIS PENGEMBANGAN MASYARAKAT DAN KAWASAN NO

NAMA

UNIT KERJA

JABATAN

1.

Drs. Putut Edy Sasono, M.Si

Dit. PTPMK

Kasubdit Perencanaan Pengembangan Kawasan

2

Edy Wibowo, ST

Dit. PTPMK

Kasi Penataan Ruang dan Infrastruktur Kawasan

3.

Drs. Hartono, MM

Dit. PTPMK

Kasi Pengembangan Sosial Ekonomi

4.

Ir. Asep Ruchiyat

Dit. PTPMK

Penyusun Bahan Penataan Ruang dan Infrastruktur Kawasan

5.

Awanda Sentosa, ST

Dit. PTPMK


6.

Diana Subiyanti, SE

Dit. PTPMK

Penyusun Bahan Pengembangan Sosial dan Ekonomi

7.

Swari Kusuma Wiraputri, ST

Dit. PTPMK


8.

Hasta Budiratna, SE

Dit. PTPMK

Penyusun Bahan Pengembangan Sosial dan Ekonomi

9.

R. Nurjaya Purnama

Dit. PTPMK

Pengumpul Bahan Penataan Ruang dan Infrastruktur Kawasan

10.

Suyono

Dit. PTPMK

Pengumpul Bahan Pengembangan Sosial dan Ekonomi

11.

Sopingah

Dit. PTPMK

Pengumpul Bahan Penataan Ruang dan Infrastruktur Kawasan

12.

Sulaeman

Dit. PTPMK

Pengumpul Bahan Pengembangan Sosial dan Ekonomi

Ditetapkan di

: Jakarta

Pada tanggal

:

Oktober 2014

DIREKTUR PERENCANAAN TEKNIS PENGEMBANGAN MASYARAKAT DAN KAWASAN

Ir. M. MULJADI MOEHSIN, MCRP NIP. 19570905 198503 1 001

DAFTAR HADIR DALAM RANGKA PENYUSUNAN PROYEK PERUBAHAN PEMBUATAN VIDEO MONITORING DAN EVALUASI IMPLEMENTASI PERENCANAAN PENGEMBANGAN KAWASAN TRANSMIGRASI Hari / Tanggal

: ........................................................................................ ......................

Jenis Kegiatan

: .............................................................................................................. ..............................................................................................................

NO

NAMA

UNIT KERJA

TANDA TANGAN

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 Mengetahui, Kepala Sub Direktorat Perencanaan Pengembangan Kawasan

Drs. Putut Edy Sasono, M.Si NIP. 19590601 198303 1 001

NO

NAMA

UNIT KERJA

TANDA TANGAN

13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24

Mengetahui, Kepala Sub Direktorat Perencanaan Pengembangan Kawasan

Drs. Putut Edy Sasono, M.Si NIP. 19590601 198303 1 001 DAFTAR HADIR DALAM RANGKA PENYUSUNAN PROYEK PERUBAHAN PEMBUATAN VIDEO MONITORING DAN EVALUASI IMPLEMENTASI PERENCANAAN PENGEMBANGAN KAWASAN TRANSMIGRASI Hari / Tanggal

: ..............................................................................................................

Jenis Kegiatan

: ........................................................................................ ...................... .......................................................................................................... ....

NO

NAMA

UNIT KERJA

TANDA TANGAN

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

Mengetahui,

Kepala Sub Direktorat Perencanaan Pengembangan Kawasan

Drs. Putut Edy Sasono, M.Si NIP. 19590601 198303 1 001

FOTO OUTPUT (BUKU)

PANDUAN MONITORING DAN EVALUASI IMPLEMENTASI RENCANA DAN PROGRAM PENGEMBANGAN KAWASAN TANSMIGRASI

RENCANA ANGGARAN BIAYA PEMBUATAN VIDEO PANDUAN MONITORING DAN EVALUASI IMPLEMENTASI RENCANA DAN PROGRAM PENGEMBANGAN KAWASAN TRANSMIGRASI TAHUN ANGGARAN 2015 NO

URAIAN KEGIATAN

VOLUME Jumlah Satuan Jumlah Satuan

HARGA ( RP )

70.000.000

PEMBUATAN VIDEO PANDUAN MONITORING DAN EVALUASI IMPLEMENTASI RENCANA DAN PROGRAM PENGEMBANGAN KAWASAN TRANSMIGRASI 2015 A PERSIAPAN / PRA-PRODUKSI 1 Persiapan - Rapat/Konsolidasi Tim - Penyusunan Materi Panduan Monev - Fotocopy Data/Literatur 2 Presentasi Draft - Fotocopy - Konsumsi (snack)

3.445.000

1 Ls 1 Ls 1 Ls

15 exp 15 org

1 kl 1 kl

1.000.000 1.000.000 770.000

2.770.000 1.000.000 1.000.000 770.000

25.000 20.000

675.000 375.000 300.000

B PELAKSANAAN PRODUKSI 1 Peralatan Produksi - ATK - Sewa Camera Foto - Sewa Camera Video - Sewa Computer (Laptop) - Pembelian software animasi *)

44.680.000

1 1 1 1 1

Pkt set set set Pkt

2 Perjalanan dalam rangka pengambilan Video + Foto (1 kws KTM) - Tiket Jkt - Prov (PP) - Taxi ke Bandara Soetta pp - OSA - Sewa kendaraan - Penginapan di prov - Penginapan di kab/kawasan

2 2 2 1 2 2


3 Kegiatan Produksi - Fotografi - Videografi - Penyusunan Naskah/Script - Desain Animasi Grafis - Dubbing (Pengisian Suara) - Mixing (text, matriks, suara, gambar) - Editing (finalisasi) - Uploading

1 1 1 1 1 1 1 1


12 hr 6 hr 80 hr

1.000.000 300.000 250.000 100.000 5.000.000

2. Output/Produk - Laporan Akhir - Penggandaan Buku Panduan - Copy Video Panduan (DVD)

19.100.000 1.000.000 3.600.000 1.500.000 8.000.000 5.000.000 14.380.000

1 1 5 5 2 2


2.500.000 340.000 300.000 500.000 500.000 300.000

5.000.000 680.000 3.000.000 2.500.000 2.000.000 1.200.000

1.000.000 1.000.000 1.500.000 2.000.000 1.500.000 2.000.000 1.700.000 500.000

11.200.000 1.000.000 1.000.000 1.500.000 2.000.000 1.500.000 2.000.000 1.700.000 500.000

C PELAKSANAAN PASCA PRODUKSI 1. Presentasi Laporan Akhir - Fotocopy Draft Lap Akhir - Konsumsi (makan + snack) - Transport pembahas

JUMLAH BIAYA ( RP )

21.875.000


35.000 50.000 150.000

5.875.000 875.000 1.250.000 3.750.000

10 bk 100 bh 100 kpg

200.000 50.000 10.000

8.000.000 2.000.000 5.000.000 1.000.000

Subdit Perencanaan Pengembangan Kawasan Direktorat PTPMK Ditjen P2MKT

PANDUAN MONITORING DAN EVALUASI IMPLEMENTASI RENCANA DAN PROGRAM PENGEMBANGAN KAWASAN TRANSMIGRASI

DIREKTORAT PERENCANAAN TEKNIS PENGEMBANGAN MASYARAKAT DAN KAWASAN DIREKTORAT JENDERAL PEMBINAAN PENGEMBANGAN MASYARAKAT DAN KAWASAN TRANSMIGRASI

KEMENTERIAN TENAGA KERJA DAN TRANSMIGRASI R.I


KATA PENGANTAR Puji dan syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT, atas rahmat dan hidayah-Nya buku Panduan Pelaksanaan Monitoring dan Evaluasi Implementasi

Rencana

dan

Program

Pengembangan

Kawasan

Transmigrasi telah selesai kami susun. Panduan ini disusun dengan maksud untuk melengkapi Kerangka Acuan Kegiatan dan memenuhi salah satu syarat pelaksanaan kegiatan Monitoring

dan

Evaluasi

Implementasi

Rencana

dan

Program

Pengembangan Kawasan Transmigrasi di Direktorat Perencanaan Pengembangan

Masyarakat

dan

Kawasan

Direktorat

Jenderal

Pembinaan Pengembangan Masyarakat dan Kawasan Transmigrasi. Panduan ini memuat informasi dan tata cara pelaksanaan kegiatan Monitoring dan Evaluasi Implementasi Rencana dan Program Pengembangan Kawasan Transmigrasi yang dituangkan dalam empat bab, yaitu : Pendahuluan, Gambaran Kegiatan, Metode Pelaksanaan dan Penutup. Kami menyadari bahwa Panduan ini masih banyak kekurangan oleh karena itu kami mengharapkan kepada pihak-pihak yang terlibat agar dapat memberikan masukan dan saran demi meningkatkan kualitas Panduan ini sehingga benar-benar dapat dijadikan acuan dalam melaksanakan kegiatan monitoring dan evaluasi pada unit kerja masing-masing.

1


Kami mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang terlibat dalam penyusunan Panduan ini, semoga dengan adanya Panduan ini dapat meningkatkan pemahaman para petugas pelaksana monitoring dan evaluasi serta diharapkan juga Panduan ini dapat menambah wawasan kita semua khususnya pada bidang perencanaan pengembangan kawasan Transmigrasi. Jakarta,

Nopember 2014

Mengetahui, Direktur Perencanaan Teknis Pengembangan Masyarakat dan Kawasan

Penyusun, Tim Efektif Proyek Perubahan

Ir. M. Muljadi Moehsin, MCRP NIP. 19570905 198503 1 001

Edy Wibowo, ST NIP. 19720223 199903 1 001

Project Leader

2


DAFTAR ISI

Kata Pengantar .....................................................................

1

Daftar Isi .............................................................................

3

Bab I

Bab II

Bab III

PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang ..............................................

5

1.2. Tujuan ..........................................................

7

1.3. Sasaran ........................................................

8

1.4. Landasan Operasional ....................................

8

GAMBARAN KEGIATAN 2.1. Ruang Lingkup Kegiatan .................................

10

2.2. Tahapan Kegiatan ..........................................

11

2.3. Waktu Pelaksanaan ........................................

13

2.4. Dukungan Anggaran ......................................

14

METODE PELAKSANAAN 3.1. Pencermatan Program ....................................

15

3.2. Koordinasi dan Verifikasi Program ...................

16

3.3. Pengamatan Lapangan ...................................

17

3.4. Pengisian Form Monitoring dan Evaluasi ..........

18

3


Bab IV

3.5. Evaluasi ........................................................

19

3.6. Arahan dan Rekomendasi ...............................

21

PENUTUP ...........................................................

22

LAMPIRAN Form Monitoring dan Evaluasi Implementasi Rencana dan Program Pengembangan Kawasan

4


BAB I PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG Pembangunan dan pengembangan kawasan transmigrasi pada dasarnya adalah mewujudkan pusat-pusat pertumbuhan baru yang meliputi aspek-aspek penataan ruang, penataan penduduk, dan penataan sistem kehidupan sosial, ekonomi, dan budaya serta pengembangan sistem agribisnis di kawasan transmigrasi. Salah satu upaya untuk mewujudkan pusat-pusat pertumbuhan di kawasan transmigrasi adalah melalui model program Kota Terpadu Mandiri. Hingga saat ini Kementerian Tenaga Kerja dan Transmigrasi telah membangun dan mengembangkan sebanyak 48 KTM di kawasan transmigrasi yang tersebar di wilayah Sumatera, Kalimantan, Sulawesi, Maluku, Nusa Tenggara dan Papua diarahkan pada tingkat perkembangan yang berdaya saing. Langkah

awal

dalam

mengembangkan

kawasan

transmigrasi dengan model KTM yaitu menyusun perencanaan pengembangan (Masterplan

masyarakat

KTM)

mengimplementasikan

yang

dan akan

kegiatan

kawasan menjadi

transmigrasi

arahan

dalam

pembangunan

dan

pengembangan kawasan sesuai dengan indikasi program yang telah disusun. Untuk mengendalikan program yang telah disusun dan mengetahui sampai sejauh mana implementasi yang telah

5


dilakukan, maka diperlukan suatu sistem monitoring dan evaluasi terhadap implementasi perencanaan. Berdasarkan Transmigrasi

Peraturan

Menteri

Tenaga

Kerja

dan

Nomor : PER. 12 / MEN / VIII / 2010 tentang

Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Tenaga Kerja dan Transmigrasi,

bahwa

Direktorat

Perencanaan

Teknis

Pengembangan Masyarakat dan Kawasan (Direktorat PTPMK) mempunyai tugas dan fungsi menyiapkan perumusan kebijakan, pelaksanaan kebijakan, standarisasi, dan bimbingan teknis dan evaluasi

di

bidang

pengembangan masyarakat,

bina

kawasan, dan

sistem

informasi,

perencanaan

perencanaan

perencanaan pengembangan

pengembangan

pusat

pertumbuhan. Salah satu fungsi dari Direktorat Perencanaan Teknis Pengembangan Masyarakat dan Kawasan (Direktorat PTPMK) yaitu melakukan pemantauan dan evaluasi, untuk itu maka disusunlah suatu sistem monitoring dan evaluasi implementasi rencana dan program pengembangan kawasan transmigrasi. Untuk memperoleh hasil yang diinginkan, maka kegiatan evaluasi dan monitoring harus dilakukan secara terarah, efektif dan

efisien,

pelaksanaan

yang hingga

terintegrasi pelaporan

mulai secara

dari

perencanaan,

berjenjang

dan

berkesinambungan. Demi kelancaran pelaksanaan diperlukan adanya suatu panduan yang berisi tata cara pelaksanaan kegiatan monitoring dan evaluasi implementasi rencana dan program. Panduan ini 6


akan sangat membantu dan berguna sebagai petunjuk teknis bagi pegawai dalam melakukan monitoring dan evaluasi.

1.2. TUJUAN Tujuan yang ingin dicapai dari kegiatan ini adalah : 1.

Untuk memberikan pemahaman kepada petugas dalam proses kegiatan monitoring dan evaluasi dengan benar.

2.

Untuk

memantau

implementasi

rencana

dan

program

pengembangan kawasan Kota Terpadu Mandiri di kawasan transmigrasi berdasarkan masterplan. 3.

Untuk mengevaluasi sejauh mana rencana dan program yang telah

disusun

dalam

Masterplan

KTM

dapat

diimplementasikan.

1.3. SASARAN Sasaran yang ingin dicapai pada kegiatan ini adalah : 1.

Terwujudnya petugas yang memahami proses kegiatan monitoring dan evaluasi dengan benar.

2.

Diketahuinya rencana dan program pengembangan kawasan transmigrasi

dalam

Masterplan

KTM

yang

telah

diimplementasikan.

7


1.4. LANDASAN OPERASIONAL 1.

Undang-Undang

RI

Nomor

29

Tahun

2009

tentang

Perubahan Atas Undang-Undang Nomor 15 Tahun 1997 tentang Ketransmigrasian. 2.

Peraturan Pemerintah RI Nomor 3 Tahun 2014 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 15 Tahun 1997 tentang Ketransmigrasian sebagaimana telah diubah dengan UndangUndang Nomor 29 Tahun 2009 tentang Perubahan Atas Undang-Undang

Nomor

15

Tahun

1997

tentang

Ketransmigrasian. 3.

Peraturan Pemerintah RI Nomor 38 Tahun 2007 tentang Pembagian

Urusan

Pemerintahan

antara

Pemerintah,

Pemerintahan Daerah Provinsi dan Pemerintahan Kabupaten / Kota ( Lembaran Negara Republik Indonesia tahun 2007 nomor. 82, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4737) 4.

Peraturan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi Nomor PER.12 / MEN / VIII / 2010, tanggal 18 Agustus 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Tenaga Kerja dan Transmigrasi.

5.

Keputusan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi RI Nomor KEP.214/ MEN/V/2007 tanggal 7 Mei 2010 tentang Pedoman

8


Umum

Pembangunan dan Pengembangan Kota Terpadu

Mandiri di Kawasan Transmigrasi.

6.

Keputusan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi RI Nomor KEP.293 / MEN / IX / 2009 tanggal 29 September 2009 tentang Penetapan Lokasi Kota Terpadu Mandiri ( KTM ) di Kawasan Transmigrasi

9


BAB II GAMBARAN KEGIATAN

2.1. RUANG LINGKUP KEGIATAN Ruang

lingkup

kegiatan

Monitoring

dan

Evaluasi

Implementasi Rencana dan Program Pengembangan Kawasan meliputi :

a.

Lingkup Wilayah Kegiatan monitoring dan evaluasi terhadap perencanaan dan program kegiatan pengembangan kawasan dilaksanakan di provinsi dan kabupaten yang menangani program KTM termasuk

pemantauan

dan

pencermatan

terhadap

implementasinya di 48 kawasan KTM.

b. Lingkup Kegiatan Lingkup kegiatan monitoring dan evaluasi rencana dan program pengembangan kawasan KTM meliputi : 1.

Melakukan pencermatan terhadap rencana dan program kegiatan pengembangan kawasan yang telah disusun dalam masterplan KTM.

10


2.

Melakukan koordinasi dan verifikasi terhadap sharing program dan budgeting dari lintas sektor terkait dalam pembangunan dan pengembangan kawasan KTM.

3.

Melakukan pengamatan lapangan (pendokumentasian) terhadap

implementasi

pengembangan

kawasan

rencana yang

dan

telah

program

dan

sedang

dilaksanakan. 4.

Melakukan pengisian form monitoring dan evaluasi.

5.

Melakukan evaluasi terhadap hasil monitoring yang telah dilakukan

2.2. TAHAPAN KEGIATAN Tahapan kegiatan yang akan dilaksanakan mulai dari persiapan sampai pelaporan adalah sebagai berikut : 1. Persiapan 1.

Koordinasi dan konsolidasi team

2.

Penyusunan Materi Panduan MONEV

2. Pelaksanaan 1.

Melakukan

pencermatan

indikasi

program

yang

diusulkan dalam Masterplan KTM.

11


2.

Melakukan pencermatan terhadap program kegiatan pengembangan kawasan yang telah dan akan dilakukan pada kurun waktu tertentu.

3.

Melakukan

koordinasi

dan

verifikasi

dari

hasil

pencermatan program terhadap implementasinya di 48 kawasan KTM. 4.

Melakukan pengamatan lapangan (pendokumentasian) terhadap kegiatan pembangunan dan pengembangan kawasan Kota Terpadu Mandiri yang telah dan sedang dilaksanakan.

5.

Melakukan rekapitulasi sharing program dan budgeting dari lintas sektor terkait di tingkat pusat, propinsi dan kabupaten dalam pembangunan dan pengembangan kawasan KTM.

6.

Melakukan pengisian form monev yang telah disiapkan.

7.

Mengeluarkan rekomendasi/arahan program kegiatan dalam rangka pengembangan kawasan KTM ke depan.

3. Pelaporan Laporan kegiatan Monitoring dan Evaluasi Implementasi Rencana

dan

Program

Pengembangan

Kawasan

Kota

Terpadu Mandiri dibuat secara resmi dan tertulis yang meliputi pelaksanaan kegiatan monev di 48 kawasan KTM, mulai dari persiapan administrasi sampai pelaksanaan di lapangan. 12


Laporan ini dibuat sebagai bahan pertanggunggung jawaban pelaksana monev kepada pejabat yang memberikan tugas. Laporan ini juga sebagai bahan masukan untuk melakukan monitoring dan evaluasi implementasi rencana dan program pengembangan kawasan transmigrasi pada tahun-tahun berikutnya.

2.3. WAKTU PELAKSANAAN Waktu yang dibutuhkan untuk pelaksanaan

kegiatan

Monitoring dan Evaluasi Implementasi Rencana dan Program Pengembangan

Kawasan

Transmigrasi

adalah

selama

10

(sepuluh) bulan dalam tahun anggaran berjalan.

Jadwal

Pelaksanaan

kegiatan

Monitoring

dan

Evaluasi

Implementasi Rencana dan Program Pengembangan Kawasan : Bulan No

Kegiatan 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1

Persiapan

2

Pelaksanaan

3

Pelaporan

11

12

13


2.4. DUKUNGAN ANGGARAN Anggaran

untuk

mendukung

pelaksanaan

kegiatan


Kawasan

Transmigrasi

dibebankan

pada

anggaran (DIPA) Satuan Kerja Direktorat Perencanaan Teknis Pengembangan Masyarakat dan Kawasan Direktorat Jenderal Pembinaan

Pengembangan

Masyarakat

dan

Kawasan

Transmigrasi pada tahun anggaran berjalan.

14


BAB III METODE PELAKSANAAN

Kegiatan

monitoring

dan

evaluasi

merupakan

salah

satu

perangkat dalam pengendalian program dan implementasinya, baik program yang sudah berjalan maupun yang nanti akan dilaksanakan. Monitoring dan evaluasi juga sebagai perangkat untuk mengetahui sampai sejauh mana implementasi rencana dan program yang telah dilakukan, apakah telah dilaksanakan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan, atau terjadi penyimpangan atau ketidaksesuaian antara implementasi dengan perencanaan yang telah disusun dalam Masterplan, sehingga diperlukan perbaikan/ penyempurnaan secara tepat waktu, efektif dan efisien. Kegiatan monitoring dan evaluasi dilakukan terhadap variabelvariael yang dapat dijadikan indikator perkembangan program dan implementasinya.

Untuk

itu

diperlukan

metode

yang

dapat

mengakomodir variabel-variabel yang akan digunakan sehingga proses monitoring dan evaluasi dapat dilaksanakan secara mudah, efektif dan efisien.

3.1. PENCERMATAN PROGRAM Langkah awal dalam melakukan kegiatan monitoring dan evaluasi implementasi rencana dan program pengembangan kawasan transmigrasi adalah melakukan pencermatan program yang terdapat dalam matriks indikasi program Masterplan 15


Pengembangan Kawasan. Indikasi program yang telah disusun dan ditetapkan merupakan acuan kegiatan pengembangan kawasan selama kurun waktu 10-15 tahun kedepan yang harus dilaksanakan secara berkesinambungan dan terintegrasi dengan program pengembangan wilayah dalam RPJM Nasional, Provinsi dan Kabupaten masing-masing. Pencermatan program juga dilakukan terhadap program kegiatan prioritas yang diusulkan setiap tahun melalui Rapat Kelompok Kerja KTM maupun usulan dari masyarakat yang direkomendasikan oleh Gubernur atau Bupati melalui Kepala Dinas Provinsi atau Kabupaten. Pencermatan program ini dilakukan oleh petugas Monev di pusat, provinsi dan kabupaten. Untuk memudahkan petugas, hasil dari pencermatan direkapitulasi sesuai dengan matriks yang memuat indikasi program dan program yang telah dilaksanakan mulai dari tahun pembangunan sampai tahun berjalan.

3.2. KOORDINASI DAN VERIFIKASI PROGRAM Koordinasi dan verifikasi program dilakukan oleh petugas pusat (Direktorat PTPMK Ditjen P2MKT) kepada bagian yang menangani program dan perencanaan di tingkat Pusat (Bagian Program, Evaluasi dan Pelaporan Sekretariat Ditjen P2MKT). Untuk tingkat provinsi dan kabupaten, petugas pusat melakukan koordinasi dan verifikasi kepada Sub Bagian Program dan Bidang pada Dinas yang membidangi Ketransmigrasian di provinsi maupun kabupaten. 16


3.3. PENGAMATAN LAPANGAN Pengamatan lapangan adalah aktivitas yang dilakukan terhadap suatu proses atau objek untuk melihat dan kemudian memahami fenomena atau sesuatu yang terjadi di lapangan berdasarkan kondisi yang sudah diketahui sebelumnya, dengan tujuan untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan. Kegiatan pengamatan lapangan ini merupakan bagian dari kegiatan monitoring dan evaluasi di kawasan secara keseluruhan yang meliputi aspek perencanaan tata ruang, perkembangan usaha

ekonomi

masyarakat,

kondisi

sosial

budaya

dan

perkembangan sarana prasarana intra dan antar kawasan Kota Terpadu Mandiri. Pengamatan dilakukan oleh petugas dengan membawa blangko/format pengamatan yang memuat daftar : 

sarana prasarana yang ada atau sedang dibangun baik di pusat KTM maupun di kawasan hiterlandnya.



kegiatan masyarakat yang ada dalam rangka mendukung pertumbuhan ekonomi, sosial dan budaya baik yang ada di pusat KTM maupun di kawasan hiterlandnya.

Hasil pengamatan kemudian di cross-chek dengan blangko pengamatan. Dari hasil pengamatan secara lengkap, diperoleh informasi yang akan digunakan sebagai data untuk mendukung proses

17


monitoring dan evaluasi implementasi rencana dan program pengembangan kawasan transmigrasi. 3.4. PENGISIAN FORM MONITORING DAN EVALUASI Tahap selanjutnya adalah pengisian form monitoring dan evaluasi implementasi rencana dan program pengembangan kawasan transmigrasi (Kota Terpadu Mandiri). Dalam pengisian ini petugas dari pusat akan melibatkan petugas yang menangani program pengembangan KTM di provinsi dan kabupaten. Data yang akan dimasukkan dalam form monitoring dan evaluasi ini diperoleh dari update data sekunder yang ada dan rekapitulasi

data primer

dari

hasil

pengamatan/monitoring

petugas pusat, provinsi dan kabupaten yang telah dilakukan sebelumnya. Adapun data yang akan diisi dan dilengkapi dalam form monitoring dan evaluasi ini adalah sebagai berikut : a.

Profil Kawasan, yang meliputi : 1. Data Kawasan 2. Data Pusat Pertumbuhan (Pusat KTM)

b.

Perkembangan Sarana dan Prasarana (sampai dengan tahun berjalan) di : 1. Pusat KTM 2. Kawasan Pendukung KTM (hinterland)

c.

Program Pembangunan dan Pengembangan KTM (pada tahun berjalan)

18


d.

Sharing

Pembiayaan

/

Kegiatan

APBD

Provinsi

dan

Kabupaten (sampai tahun berjalan) e.

Implementasi

Rencana

dan

Program

Pengembangan

Kawasan KTM f.

Data pendukung lainnya 1. Badan Pengelola KTM (apakah sudah ada dan sudah operasional?) 2. Pelaksanaan

Rapat

POKJA

KTM

(apakah

sudah

dilaksanakan dan bagaimana hasilnya?) 3. Status kawasan transmigrasi dalam RTRW prov/kab (apakah masuk dalam Kawasan Strategis?) 4. Peran serta Investor pada pembangunan KTM

sampai

dengan tahun 2014 5. Produk perencanaan tata ruang / agribisnis / lingkungan yang telah dilaksanakan sampai dengan tahun anggaran berjalan. 6. Himpunan Wirausaha Transmigrasi di KTM (jumlah dan jenis kegiatannya) sampai dengan tahun anggaran berjalan

3.5. EVALUASI Berdasarkan data yang diperoleh dari hasil pencermatan, koordinasi dan pengamatan di lapangan yang telah dituangkan dalam

bentuk

form,

tahapan

berikutnya

adalah

evaluasi 19


implementasi rencana dan program pengembangan kawasan transmigrasi. Dalam form monev yang telah dilengkapi, pada kolom bagian akhir terdapat kolom untuk evaluasi yang memuat antara lain : kesesuaian dengan perencanaan, permasalahan dan rekomendasi/penyelesaian masalah. Untuk melakukan evaluasi, akan banyak pertanyaan yang muncul untuk mengetahui sampai sejauh mana evaluasi akan kita lakukan. Misalnya, bila ditinjau dari perencanaan yang telah disusun, apakah ada kesesuaian tata ruang kawasan? Apakah sesuai waktu pelaksanaan pembangunannya? Apakah lahannya sesuai

dengan

kesesuaian

peruntukannya?

komoditas

Bagaimana

unggulan?

Apakah

juga ada

dengan

komoditas

unggulan lainnya? Dan seterusnya. Bila ditinjau dari proses pembangunan dan pengembangan kawasan, misalnya. Apa saja permasalahan yang dihadapi? Bagaimana

caranya

menyelesaikan

permasalahan

tersebut?

Apakah sudah ada upaya untuk penyelesaian masalah? Apa rekomendasi untuk pengembangan kawasan dimaksud? Dan seterusnya. Dari pertanyaan-pertanyaan diatas, harus ada penjelasan aktual yang dapat dibuktikan dengan data-data yang diperoleh sebelumnya.

Penjelasan

tersebut

dituangkan

ke

dalam

matrik/form masing-masing sehingga secara keseluruhan akan menjadi data yang lengkap dan valid.

20


3.6. ARAHAN DAN REKOMENDASI Dari tahap demi tahap kegiatan monev yang telah dilakukan, akan diketahui prioritas arahan pengembangan yang akan diusulkan sebagai kegiatan pada tahun-tahun berikutnya. Selain itu perlu juga rekomendasi sebagai pendukung usulan kegiatan, bisa berupa kebijakan pemerintah setempat maupun keinginan dari masyarakat di kawasan dimaksud.

21


BAB IV PENUTUP

Panduan ini diisusun sebagai upaya untuk meningkatkan sistem monitoring dan evaluasi implementasi perencanaan pengembangan kawasan Transmigrasi yang akan diterapkan pada unit kerja yang melaksanakan program ketransmigrasian khususnya pengembangan Kota Terpadu Mandiri di kawasan Transmigrasi. Panduan ini akan membantu para petugas pelaksana monitoring dan evaluasi di tingkat pusat, provinsi dan kabupaten dalam memahami proses dan tahapan kegiatan monitoring dan evaluasi implementasi perencanaan. Dengan

adanya

Panduan

ini

diharapkan

adanya

suatu

kesamaan visi, misi dan pemahaman sehingga tercapai sasaran yang diinginkan yaitu : 1.

Terwujudnya sistem monitoring dan evaluasi implementasi rencana dan program pengembangan kawasan transmigrasi di 48 kawasan

KTM

terintegrasi

secara

mulai

dari

terarah,

efektif

perencanaan,

dan

efisien,

pelaksanaan

yang hingga

pelaporan secara berjenjang dan berkesinambungan. 2.

Terimplementasinya kegiatan pengembangan kawasan Kota Terpadu Mandiri di 48 kawasan KTM sesuai dengan perencanaan dan program dalam Masterplan KTM.

22


Demikian Panduan Monitoring dan Evaluasi Implementasi Rencana dan Program

Pengembangan Kawasan Transmigrasi ini

disusun. Semoga bermanfaat dan dapat digunakan sebagai acuan kegiatan dengan penuh rasa tanggung jawab. Jakarta,

Nopember 2014




Edy Wibowo, ST NIP. 19720223 199903 1 001

Project Leader

23


KATA PENGANTAR Puji dan syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT, atas rahmat dan hidayah-Nya buku Panduan Pelaksanaan Monitoring dan Evaluasi Implementasi

Rencana

dan

Program

Pengembangan

Kawasan

Transmigrasi telah selesai kami susun. Panduan ini disusun dengan maksud untuk melengkapi Kerangka Acuan Kegiatan dan memenuhi salah satu syarat pelaksanaan kegiatan Monitoring

dan

Evaluasi

Implementasi

Rencana

dan

Program

Pengembangan Kawasan Transmigrasi di Direktorat Perencanaan Pengembangan

Masyarakat

dan

Kawasan

Direktorat

Jenderal

Pembinaan Pengembangan Masyarakat dan Kawasan Transmigrasi. Panduan ini memuat informasi dan tata cara pelaksanaan kegiatan Monitoring dan Evaluasi Implementasi Rencana dan Program Pengembangan Kawasan Transmigrasi yang dituangkan dalam empat bab, yaitu : Pendahuluan, Gambaran Kegiatan, Metode Pelaksanaan dan Penutup. Kami menyadari bahwa Panduan ini masih banyak kekurangan oleh karena itu kami mengharapkan kepada pihak-pihak yang terlibat agar dapat memberikan masukan dan saran demi meningkatkan kualitas Panduan ini sehingga benar-benar dapat dijadikan acuan dalam melaksanakan kegiatan monitoring dan evaluasi pada unit kerja masing-masing.

1


Kami mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang terlibat dalam penyusunan Panduan ini, semoga dengan adanya Panduan ini dapat meningkatkan pemahaman para petugas pelaksana monitoring dan evaluasi serta diharapkan juga Panduan ini dapat menambah wawasan kita semua khususnya pada bidang perencanaan pengembangan kawasan Transmigrasi. Jakarta,

Nopember 2014




Edy Wibowo, ST NIP. 19720223 199903 1 001

Project Leader

2


DAFTAR ISI

Kata Pengantar .....................................................................

1

Daftar Isi .............................................................................

3

Bab I

Bab II

Bab III

PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang ..............................................

5

1.2. Tujuan ..........................................................

7

1.3. Sasaran ........................................................

8

1.4. Landasan Operasional ....................................

8

GAMBARAN KEGIATAN 2.1. Ruang Lingkup Kegiatan .................................

10

2.2. Tahapan Kegiatan ..........................................

11

2.3. Waktu Pelaksanaan ........................................

13

2.4. Dukungan Anggaran ......................................

14

METODE PELAKSANAAN 3.1. Pencermatan Program ....................................

15

3.2. Koordinasi dan Verifikasi Program ...................

16

3.3. Pengamatan Lapangan ...................................

17

3.4. Pengisian Form Monitoring dan Evaluasi ..........

18

3


Bab IV

3.5. Evaluasi ........................................................

19

3.6. Arahan dan Rekomendasi ...............................

21

PENUTUP ...........................................................

22

LAMPIRAN Form Monitoring dan Evaluasi Implementasi Rencana dan Program Pengembangan Kawasan

4


BAB I PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG Pembangunan dan pengembangan kawasan transmigrasi pada dasarnya adalah mewujudkan pusat-pusat pertumbuhan baru yang meliputi aspek-aspek penataan ruang, penataan penduduk, dan penataan sistem kehidupan sosial, ekonomi, dan budaya serta pengembangan sistem agribisnis di kawasan transmigrasi. Salah satu upaya untuk mewujudkan pusat-pusat pertumbuhan di kawasan transmigrasi adalah melalui model program Kota Terpadu Mandiri. Hingga saat ini Kementerian Tenaga Kerja dan Transmigrasi telah membangun dan mengembangkan sebanyak 48 KTM di kawasan transmigrasi yang tersebar di wilayah Sumatera, Kalimantan, Sulawesi, Maluku, Nusa Tenggara dan Papua diarahkan pada tingkat perkembangan yang berdaya saing. Langkah

awal

dalam

mengembangkan

kawasan

transmigrasi dengan model KTM yaitu menyusun perencanaan pengembangan (Masterplan

masyarakat

KTM)

mengimplementasikan

yang

dan akan

kegiatan

kawasan menjadi

transmigrasi

arahan

dalam

pembangunan

dan

pengembangan kawasan sesuai dengan indikasi program yang telah disusun. Untuk mengendalikan program yang telah disusun dan mengetahui sampai sejauh mana implementasi yang telah

5


dilakukan, maka diperlukan suatu sistem monitoring dan evaluasi terhadap implementasi perencanaan. Berdasarkan Transmigrasi

Peraturan

Menteri

Tenaga

Kerja

dan

Nomor : PER. 12 / MEN / VIII / 2010 tentang

Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Tenaga Kerja dan Transmigrasi,

bahwa

Direktorat

Perencanaan

Teknis

Pengembangan Masyarakat dan Kawasan (Direktorat PTPMK) mempunyai tugas dan fungsi menyiapkan perumusan kebijakan, pelaksanaan kebijakan, standarisasi, dan bimbingan teknis dan evaluasi

di

bidang

pengembangan masyarakat,

bina

kawasan, dan

sistem

informasi,

perencanaan

perencanaan

perencanaan pengembangan

pengembangan

pusat

pertumbuhan. Salah satu fungsi dari Direktorat Perencanaan Teknis Pengembangan Masyarakat dan Kawasan (Direktorat PTPMK) yaitu melakukan pemantauan dan evaluasi, untuk itu maka disusunlah suatu sistem monitoring dan evaluasi implementasi rencana dan program pengembangan kawasan transmigrasi. Untuk memperoleh hasil yang diinginkan, maka kegiatan evaluasi dan monitoring harus dilakukan secara terarah, efektif dan

efisien,

pelaksanaan

yang hingga

terintegrasi pelaporan

mulai secara

dari

perencanaan,

berjenjang

dan

berkesinambungan. Demi kelancaran pelaksanaan diperlukan adanya suatu panduan yang berisi tata cara pelaksanaan kegiatan monitoring dan evaluasi implementasi rencana dan program. Panduan ini 6


akan sangat membantu dan berguna sebagai petunjuk teknis bagi pegawai dalam melakukan monitoring dan evaluasi.

1.2. TUJUAN Tujuan yang ingin dicapai dari kegiatan ini adalah : 1.

Untuk memberikan pemahaman kepada petugas dalam proses kegiatan monitoring dan evaluasi dengan benar.

2.

Untuk

memantau

implementasi

rencana

dan

program

pengembangan kawasan Kota Terpadu Mandiri di kawasan transmigrasi berdasarkan masterplan. 3.

Untuk mengevaluasi sejauh mana rencana dan program yang telah

disusun

dalam

Masterplan

KTM

dapat

diimplementasikan.

1.3. SASARAN Sasaran yang ingin dicapai pada kegiatan ini adalah : 1.

Terwujudnya petugas yang memahami proses kegiatan monitoring dan evaluasi dengan benar.

2.

Diketahuinya rencana dan program pengembangan kawasan transmigrasi

dalam

Masterplan

KTM

yang

telah

diimplementasikan.

7


1.4. LANDASAN OPERASIONAL 1.

Undang-Undang

RI

Nomor

29

Tahun

2009

tentang

Perubahan Atas Undang-Undang Nomor 15 Tahun 1997 tentang Ketransmigrasian. 2.

Peraturan Pemerintah RI Nomor 3 Tahun 2014 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 15 Tahun 1997 tentang Ketransmigrasian sebagaimana telah diubah dengan UndangUndang Nomor 29 Tahun 2009 tentang Perubahan Atas Undang-Undang

Nomor

15

Tahun

1997

tentang

Ketransmigrasian. 3.

Peraturan Pemerintah RI Nomor 38 Tahun 2007 tentang Pembagian

Urusan

Pemerintahan

antara

Pemerintah,

Pemerintahan Daerah Provinsi dan Pemerintahan Kabupaten / Kota ( Lembaran Negara Republik Indonesia tahun 2007 nomor. 82, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4737) 4.

Peraturan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi Nomor PER.12 / MEN / VIII / 2010, tanggal 18 Agustus 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Tenaga Kerja dan Transmigrasi.

5.

Keputusan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi RI Nomor KEP.214/ MEN/V/2007 tanggal 7 Mei 2010 tentang Pedoman Umum

Pembangunan dan Pengembangan Kota Terpadu

Mandiri di Kawasan Transmigrasi.

8


6.

Keputusan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi RI Nomor KEP.293 / MEN / IX / 2009 tanggal 29 September 2009 tentang Penetapan Lokasi Kota Terpadu Mandiri ( KTM ) di Kawasan Transmigrasi

9


BAB II GAMBARAN KEGIATAN

2.1. RUANG LINGKUP KEGIATAN Ruang

lingkup

kegiatan

Monitoring

dan

Evaluasi

Implementasi Rencana dan Program Pengembangan Kawasan meliputi :

a.

Lingkup Wilayah Kegiatan monitoring dan evaluasi terhadap perencanaan dan program kegiatan pengembangan kawasan dilaksanakan di provinsi dan kabupaten yang menangani program KTM termasuk

pemantauan

dan

pencermatan

terhadap

implementasinya di 48 kawasan KTM.

b. Lingkup Kegiatan Lingkup kegiatan monitoring dan evaluasi rencana dan program pengembangan kawasan KTM meliputi : 1.

Melakukan pencermatan terhadap rencana dan program kegiatan pengembangan kawasan yang telah disusun dalam masterplan KTM.

10


2.

Melakukan koordinasi dan verifikasi terhadap sharing program dan budgeting dari lintas sektor terkait dalam pembangunan dan pengembangan kawasan KTM.

3.

Melakukan pengamatan lapangan (pendokumentasian) terhadap

implementasi

pengembangan

kawasan

rencana yang

dan

telah

program

dan

sedang

dilaksanakan. 4.

Melakukan pengisian form monitoring dan evaluasi.

5.

Melakukan evaluasi terhadap hasil monitoring yang telah dilakukan

2.2. TAHAPAN KEGIATAN Tahapan kegiatan yang akan dilaksanakan mulai dari persiapan sampai pelaporan adalah sebagai berikut : 1. Persiapan 1.

Koordinasi dan konsolidasi team

2.

Penyusunan Materi Panduan MONEV

2. Pelaksanaan 1.

Melakukan

pencermatan

indikasi

program

yang

diusulkan dalam Masterplan KTM.

11


2.

Melakukan pencermatan terhadap program kegiatan pengembangan kawasan yang telah dan akan dilakukan pada kurun waktu tertentu.

3.

Melakukan

koordinasi

dan

verifikasi

dari

hasil

pencermatan program terhadap implementasinya di 48 kawasan KTM. 4.

Melakukan pengamatan lapangan (pendokumentasian) terhadap kegiatan pembangunan dan pengembangan kawasan Kota Terpadu Mandiri yang telah dan sedang dilaksanakan.

5.

Melakukan rekapitulasi sharing program dan budgeting dari lintas sektor terkait di tingkat pusat, propinsi dan kabupaten dalam pembangunan dan pengembangan kawasan KTM.

6.

Melakukan pengisian form monev yang telah disiapkan.

7.

Mengeluarkan rekomendasi/arahan program kegiatan dalam rangka pengembangan kawasan KTM ke depan.

3. Pelaporan Laporan kegiatan Monitoring dan Evaluasi Implementasi Rencana

dan

Program

Pengembangan

Kawasan

Kota

Terpadu Mandiri dibuat secara resmi dan tertulis yang meliputi pelaksanaan kegiatan monev di 48 kawasan KTM, mulai dari persiapan administrasi sampai pelaksanaan di lapangan. 12


Laporan ini dibuat sebagai bahan pertanggunggung jawaban pelaksana monev kepada pejabat yang memberikan tugas. Laporan ini juga sebagai bahan masukan untuk melakukan monitoring dan evaluasi implementasi rencana dan program pengembangan kawasan transmigrasi pada tahun-tahun berikutnya.

2.3. WAKTU PELAKSANAAN Waktu yang dibutuhkan untuk pelaksanaan kegiatan Monitoring dan Evaluasi Implementasi Rencana dan Program Pengembangan

Kawasan

Transmigrasi

adalah

selama

10

(sepuluh) bulan dalam tahun anggaran berjalan.

Jadwal

Pelaksanaan

kegiatan

Monitoring

dan

Evaluasi

Implementasi Rencana dan Program Pengembangan Kawasan : Bulan No

Kegiatan 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1

Persiapan

2

Pelaksanaan

3

Pelaporan

11

12

13


2.4. DUKUNGAN ANGGARAN Anggaran

untuk

mendukung

pelaksanaan

kegiatan


Kawasan

Transmigrasi

dibebankan

pada

anggaran (DIPA) Satuan Kerja Direktorat Perencanaan Teknis Pengembangan Masyarakat dan Kawasan Direktorat Jenderal Pembinaan

Pengembangan

Masyarakat

dan

Kawasan

Transmigrasi pada tahun anggaran berjalan.

14


BAB III METODE PELAKSANAAN

Kegiatan

monitoring

dan

evaluasi

merupakan

salah

satu

perangkat dalam pengendalian program dan implementasinya, baik program yang sudah berjalan maupun yang nanti akan dilaksanakan. Monitoring dan evaluasi juga sebagai perangkat untuk mengetahui sampai sejauh mana implementasi rencana dan program yang telah dilakukan, apakah telah dilaksanakan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan, atau terjadi penyimpangan atau ketidaksesuaian antara implementasi dengan perencanaan yang telah disusun dalam Masterplan, sehingga diperlukan perbaikan/ penyempurnaan secara tepat waktu, efektif dan efisien. Kegiatan monitoring dan evaluasi dilakukan terhadap variabelvariael yang dapat dijadikan indikator perkembangan program dan implementasinya.

Untuk

itu

diperlukan

metode

yang

dapat

mengakomodir variabel-variabel yang akan digunakan sehingga proses monitoring dan evaluasi dapat dilaksanakan secara mudah, efektif dan efisien.

3.1. PENCERMATAN PROGRAM Langkah awal dalam melakukan kegiatan monitoring dan evaluasi implementasi rencana dan program pengembangan kawasan transmigrasi adalah melakukan pencermatan program yang terdapat dalam matriks indikasi program Masterplan 15


Pengembangan Kawasan. Indikasi program yang telah disusun dan ditetapkan merupakan acuan kegiatan pengembangan kawasan selama kurun waktu 10-15 tahun kedepan yang harus dilaksanakan secara berkesinambungan dan terintegrasi dengan program pengembangan wilayah dalam RPJM Nasional, Provinsi dan Kabupaten masing-masing. Pencermatan program juga dilakukan terhadap program kegiatan prioritas yang diusulkan setiap tahun melalui Rapat Kelompok Kerja KTM maupun usulan dari masyarakat yang direkomendasikan oleh Gubernur atau Bupati melalui Kepala Dinas Provinsi atau Kabupaten. Pencermatan program ini dilakukan oleh petugas Monev di pusat, provinsi dan kabupaten. Untuk memudahkan petugas, hasil dari pencermatan direkapitulasi sesuai dengan matriks yang memuat indikasi program dan program yang telah dilaksanakan mulai dari tahun pembangunan sampai tahun berjalan.

3.2. KOORDINASI DAN VERIFIKASI PROGRAM Koordinasi dan verifikasi program dilakukan oleh petugas pusat (Direktorat PTPMK Ditjen P2MKT) kepada bagian yang menangani program dan perencanaan di tingkat Pusat (Bagian Program, Evaluasi dan Pelaporan Sekretariat Ditjen P2MKT). Untuk tingkat provinsi dan kabupaten, petugas pusat melakukan koordinasi dan verifikasi kepada Sub Bagian Program dan Bidang pada Dinas yang membidangi Ketransmigrasian di provinsi maupun kabupaten. 16


3.3. PENGAMATAN LAPANGAN Pengamatan lapangan adalah aktivitas yang dilakukan terhadap suatu proses atau objek untuk melihat dan kemudian memahami fenomena atau sesuatu yang terjadi di lapangan berdasarkan kondisi yang sudah diketahui sebelumnya, dengan tujuan untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan. Kegiatan pengamatan lapangan ini merupakan bagian dari kegiatan monitoring dan evaluasi di kawasan secara keseluruhan yang meliputi aspek perencanaan tata ruang, perkembangan usaha

ekonomi

masyarakat,

kondisi

sosial

budaya

dan

perkembangan sarana prasarana intra dan antar kawasan Kota Terpadu Mandiri. Pengamatan dilakukan oleh petugas dengan membawa blangko/format pengamatan yang memuat daftar : 

sarana prasarana yang ada atau sedang dibangun baik di pusat KTM maupun di kawasan hiterlandnya.



kegiatan masyarakat yang ada dalam rangka mendukung pertumbuhan ekonomi, sosial dan budaya baik yang ada di pusat KTM maupun di kawasan hiterlandnya.

Hasil pengamatan kemudian di cross-chek dengan blangko pengamatan. Dari hasil pengamatan secara lengkap, diperoleh informasi yang akan digunakan sebagai data untuk mendukung proses monitoring dan evaluasi implementasi rencana dan program pengembangan kawasan transmigrasi. 17


3.4. PENGISIAN FORM MONITORING DAN EVALUASI Tahap selanjutnya adalah pengisian form monitoring dan evaluasi implementasi rencana dan program pengembangan kawasan transmigrasi (Kota Terpadu Mandiri). Dalam pengisian ini petugas dari pusat akan melibatkan petugas yang menangani program pengembangan KTM di provinsi dan kabupaten. Data yang akan dimasukkan dalam form monitoring dan evaluasi ini diperoleh dari update data sekunder yang ada dan rekapitulasi

data primer

dari

hasil

pengamatan/monitoring

petugas pusat, provinsi dan kabupaten yang telah dilakukan sebelumnya. Adapun data yang akan diisi dan dilengkapi dalam form monitoring dan evaluasi ini adalah sebagai berikut : a.

Profil Kawasan, yang meliputi : 1. Data Kawasan 2. Data Pusat Pertumbuhan (Pusat KTM)

b.

Perkembangan Sarana dan Prasarana (sampai dengan tahun berjalan) di : 1. Pusat KTM 2. Kawasan Pendukung KTM (hinterland)

c.

Program Pembangunan dan Pengembangan KTM (pada tahun berjalan)

d.

Sharing

Pembiayaan

/

Kegiatan

APBD

Provinsi

dan

Kabupaten (sampai tahun berjalan)

18


e.

Implementasi

Rencana

dan

Program

Pengembangan

Kawasan KTM f.

Data pendukung lainnya 1. Badan Pengelola KTM (apakah sudah ada dan sudah operasional?) 2. Pelaksanaan

Rapat

POKJA

KTM

(apakah

sudah

dilaksanakan dan bagaimana hasilnya?) 3. Status kawasan transmigrasi dalam RTRW prov/kab (apakah masuk dalam Kawasan Strategis?) 4. Peran serta Investor pada pembangunan KTM

sampai

dengan tahun 2014 5. Produk perencanaan tata ruang / agribisnis / lingkungan yang telah dilaksanakan sampai dengan tahun anggaran berjalan. 6. Himpunan Wirausaha Transmigrasi di KTM (jumlah dan jenis kegiatannya) sampai dengan tahun anggaran berjalan

3.5. EVALUASI Berdasarkan data yang diperoleh dari hasil pencermatan, koordinasi dan pengamatan di lapangan yang telah dituangkan dalam

bentuk

form,

tahapan

berikutnya

adalah

evaluasi

implementasi rencana dan program pengembangan kawasan transmigrasi. 19


Dalam form monev yang telah dilengkapi, pada kolom bagian akhir terdapat kolom untuk evaluasi yang memuat antara lain : kesesuaian dengan perencanaan, permasalahan dan rekomendasi/penyelesaian masalah. Untuk melakukan evaluasi, akan banyak pertanyaan yang muncul untuk mengetahui sampai sejauh mana evaluasi akan kita lakukan. Misalnya, bila ditinjau dari perencanaan yang telah disusun, apakah ada kesesuaian tata ruang kawasan? Apakah sesuai waktu pelaksanaan pembangunannya? Apakah lahannya sesuai

dengan

kesesuaian

peruntukannya?

komoditas

Bagaimana

unggulan?

Apakah

juga ada

dengan

komoditas

unggulan lainnya? Dan seterusnya. Bila ditinjau dari proses pembangunan dan pengembangan kawasan, misalnya. Apa saja permasalahan yang dihadapi? Bagaimana

caranya

menyelesaikan

permasalahan

tersebut?

Apakah sudah ada upaya untuk penyelesaian masalah? Apa rekomendasi untuk pengembangan kawasan dimaksud? Dan seterusnya. Dari pertanyaan-pertanyaan diatas, harus ada penjelasan aktual yang dapat dibuktikan dengan data-data yang diperoleh sebelumnya.

Penjelasan

tersebut

dituangkan

ke

dalam

matrik/form masing-masing sehingga secara keseluruhan akan menjadi data yang lengkap dan valid.

20


3.6. ARAHAN DAN REKOMENDASI Dari tahap demi tahap kegiatan monev yang telah dilakukan, akan diketahui prioritas arahan pengembangan yang akan diusulkan sebagai kegiatan pada tahun-tahun berikutnya. Selain itu perlu juga rekomendasi sebagai pendukung usulan kegiatan, bisa berupa kebijakan pemerintah setempat maupun keinginan dari masyarakat di kawasan dimaksud.

21


BAB IV PENUTUP

Panduan ini diisusun sebagai upaya untuk meningkatkan sistem monitoring dan evaluasi implementasi perencanaan pengembangan kawasan Transmigrasi yang akan diterapkan pada unit kerja yang melaksanakan program ketransmigrasian khususnya pengembangan Kota Terpadu Mandiri di kawasan Transmigrasi. Panduan ini akan membantu para petugas pelaksana monitoring dan evaluasi di tingkat pusat, provinsi dan kabupaten dalam memahami proses dan tahapan kegiatan monitoring dan evaluasi implementasi perencanaan. Dengan

adanya

Panduan

ini

diharapkan

adanya

suatu

kesamaan visi, misi dan pemahaman sehingga tercapai sasaran yang diinginkan yaitu : 1.

Terwujudnya sistem monitoring dan evaluasi implementasi rencana dan program pengembangan kawasan transmigrasi di 48 kawasan

KTM

terintegrasi

secara

mulai

dari

terarah,

efektif

perencanaan,

dan

efisien,

pelaksanaan

yang hingga

pelaporan secara berjenjang dan berkesinambungan. 2.

Terimplementasinya kegiatan pengembangan kawasan Kota Terpadu Mandiri di 48 kawasan KTM sesuai dengan perencanaan dan program dalam Masterplan KTM.

22


Demikian Panduan Monitoring dan Evaluasi Implementasi Rencana dan Program

Pengembangan Kawasan Transmigrasi ini

disusun. Semoga bermanfaat dan dapat digunakan sebagai acuan kegiatan dengan penuh rasa tanggung jawab. Jakarta,

Nopember 2014




Edy Wibowo, ST NIP. 19720223 199903 1 001

Project Leader

23

FORM MONITORING DAN EVALUASI IMPLEMENTASI RENCANA DAN PROGRAM PEMBANGUNAN DAN PENGEMBANGAN KAWASAN TRANSMIGRASI (KOTA TERPADU MANDIRI)

DIREKTORAT PERENCANAAN TEKNIS PENGEMBANGAN MASYARAKAT DAN KAWASAN DIREKTORAT JENDERAL PEMBINAAN PENGEMBANGAN MASYARAKAT DAN KAWASAN TRANSMIGRASI KEMENTERIAN TENAGA KERJA DAN TRANSMIGRASI

1

I.

PROFIL KAWASAN A. DATA KAWASAN 1. Nama Kawasan KTM

:

2.

Kabupaten

:

3.

Provinsi

:

4.

Nama-nama Kecamatan

:

5.

Luas Kawasan

:

6.

Letak Astronomi

:

7.

Jumlah SKP

:

8.

Jumlah Desa Eks Kimtrans

:

9.

Jumlah Desa Setempat

:

10

Nama-nama Desa Eks Kimtrans/Setempat

:

11.

Jumlah Penduduk a.

Masterplan

:

b.

Kondisi saat ini

:

12.

Komoditas Unggulan

:

13.

Legalitas Kawasan

:

14.

Tahun Perencanaan (Master Plan)

:

15.

Program pembangunan mulai tahun

:

(dilampirkan)

2

B.

II.

DATA PUSAT PERTUMBUHAN/KTM

1.

Luas Pusat KTM

:

2.

Berada di Kecamatan

:

3.

Meliputi Desa

:

4.

Jumlah Desa Eks Kimtrans

:

5.

Jumlah Desa Setempat

:

6.

Jumlah Penduduk Trans

:

7.

Jumlah Penduduk Lokal

:

PERKEMBANGAN SARANA DAN PRASARANA SAMPAI DENGAN TAHUN 2013 A. N o 1

PUSAT KTM Pembangunan Sarana Prasarana

Sudah (Thn)

Blm

Vol

Pemanfaatan Biaya (Rp)

Sdh

Blm

Permasalahan

Kesesuaian dengan Perencanaan

Jalan - Jalan Poros penghubung - Jalan boulevard - Jalan lokal primer - Jalan lokal sekunder

2.

Jembatan - Standard - Non Standard

3

Pembangunan No

3.

Sarana Prasarana

Sudah

Blm

Vol


Sdh

Blm

Permasalahan


Drainase - Gorong-gorong - Box Culvert - Plat Duiker

4.

Sarana Air Bersih - Perpipaan - Non Perpipaan

5.

Tugu KTM

6.

Gerbang KTM/Gapura

7.

Taman Kota

8.

Lapangan Olahraga

9.

Kantor Pengelola

12 . 13 . 14

Puskesmas Rawat Inap

15 . 16 . 17 .

Rumah Pengasuh Islamic Centre Rumah Pintar

Masjid Islamic Centre

Bangunan Sekolah

4

Pembangunan Sarana Prasarana

No

Sudah

Blm


Vol

Sdh

Blm

Permasalahan


- SD - SLTP - SLTA - PT/Akademi 18

Pasar

20

Lainnya : -

B.

KAWASAN PENDUKUNG / HINTERLAND SAMPAI DENGAN TAHUN 2013

No 1

Kegiatan

Sarana Prasarana Ada

Tidak

Vol

Fungsional Ya

Tidak

Permasalahan

Arahan / Rekomendasi

Ekonomi - Pasar - Pusat Bisnis - Industri Pengolah Hasil (RMP) - Lembaga Keuangan  Bank   KUD

5

No

Kegiatan


Tidak

Vol

Fungsional Ya

Tidak

Permasalahan


 LKM  HW TRANS  Lainnya (Sebutkan) - Kelompok Tani 2

Sosial

a.

Pendidikan - TK - SLTA - PT/ Akademi - Lainnya (Sebutkan)

b.

Kesehatan - Puskesmas Rawat Inap - Rumah Sakit tipe D - Tenaga Medis (Dokter menetap) - Lainnya (Sebutkan)

c.

Keagamaan - Mesjid - Islamic Centre

6

No d.

Kegiatan


Tidak

Vol

Fungsional Ya

Tidak

Permasalahan


Budaya - Pusat Seni dan Budaya - Lainnya (sebutkan)

3

Jasa - Hotel - Restoran - Pusat Hiburan - Pertokoan

4

- Lainnya (sebutkan) -

5

Sarana Prasarana dan Utilitas - Terminal - Dermaga

7

No

Kegiatan


Tidak

Vol

Fungsional Ya

Tidak

Permasalahan


- Pelabuhan - Penyeberangan/Jembatan - SAB - Drainase - Jaringan Listrik - Jaringan Telekomunikasi - Jaringan Limbah dan Persampahan - Sarana Angkutan - Lainnya (sebutkan)

III.

MONITORING PROGRAM PEMBANGUNAN DAN PENGEMBANGAN KTM TAHUN 2014

No

PROGRAM

VOLUME

ANGGARAN APBN / ( Rp ) APBD

KESESUAIAN DENGAN PERENCANAAN Lokasi

Waktu

Peruntukan

8

IV.

EVALUASI IMPLEMENTASI RENCANA DAN PROGRAM PENGEMBANGAN KAWASAN Implementasi Program / Tahun (Rp.000) Rencana Program

No

2014 Renc ana

1

Realis asi

2015 Ren cana

Reali sasi

2016 Ren cana

Realis asi

Dst Renca na

Realis asi

Sumber Dana

Deskripsi Hambatan / Masalah

Rekomendasi Penyelesaian Masalah

Perencanaan -

2

Rencana Dan Program Pengembangan Sarana Prasarana -

3

Rencana Dan Program Pengembangan

9

Implementasi Program / Tahun (Rp.000) Rencana Program

No

2014 Renc Realis ana asi

2015 Ren Reali cana sasi

2016 Ren Realis cana asi

Dst Ren Realisa cana si

Sumber Dana



Usaha Ekonomi 4

Rencana Dan Program Pengembangan Sosial Budaya -

5

Rencana Dan Program Pengembangan Pengelolaan Sumber Daya Alam -

10

Implementasi Program / Tahun (Rp.000) Rencana Program

No

6

2014 Renc Realis ana asi

2015 Ren Reali cana sasi

2016 Ren Realis cana asi

Dst Ren Realisa cana si

Sumber Dana



Rencana Dan Program Pengembangan Pengelolaan Kelembagaan -

V.

DATA-DATA LAIN TERKAIT KTM A.

NO

Pembiayaan / sharing APBD (baik provinsi/kabupaten) untuk pembangunan/pengembangan KTM sampai dengan 2014. Jenis Kegiatan

Nilai (Rp)

Tahun

Instansi yang Menangani

11

B.

Apakah kawasan KTM sudah masuk sbg Kawasan Strategis dlm RTRW kabupaten maupun provinsi ? (Ya atau Tidak) Jika tidak, jelaskan alasannya ........................................................................................................................................................................... ............................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................

C.

Peran serta Investor pada Pembangunan KTM sampai dengan tahun 2014 :

N0

D.

No

Jenis Kegiatan

Nilai (Rp)

Tahun

Investor

Perkembangan/ Permasalahan

Himpunan Wirausaha Transmigrasi yang terdapat di KTM (jumlah dan jenis kegiatannya) sampai dengan tahun 2014 Nama HW-Trans

Jenis Kegiatan

Perkembangan/Permasalahan

12

E. No

F.

No

Pelaksanaan Rapat POKJA KTM (Provinsi dan Kabupaten) tahun 2014 Waktu Pelaksanaan

Keterlibatan Peserta Lintas Sektor

Hasil Rapat Pokja

Produk perencanaan tata ruang / agribisnis / lingkungan yang telah dilaksanakan sampai dengan tahun 2014. Nama Kegiatan

Tahun

Pendanaan

Implementasi Terhadap Hasil Perencanaan

13

G.

Data pendukung lainnya : A.

Data-data di BAPPEDA dan dinas terkait, yang berhubungan dengan pembangunan dan pengembangan KTM sampai tahun 2014.

B.

Laporan pada saat monev dilengkapi dengan dokumentasi sarana prasarana yang telah / sedang dibangun di pusat dan kawasan KTM.

14


URAIAN KEGIATAN


HARGA ( RP )

70.000.000


3.445.000

1 Ls 1 Ls 1 Ls

15 exp 15 org

1 kl 1 kl

1.000.000 1.000.000 770.000

2.770.000 1.000.000 1.000.000 770.000

25.000 20.000

675.000 375.000 300.000


44.680.000

1 1 1 1 1

Pkt set set set Pkt


2 2 2 1 2 2



1 1 1 1 1 1 1 1


12 hr 6 hr 80 hr

1.000.000 300.000 250.000 100.000 5.000.000


19.100.000 1.000.000 3.600.000 1.500.000 8.000.000 5.000.000 14.380.000

1 1 5 5 2 2


2.500.000 340.000 300.000 500.000 500.000 300.000

5.000.000 680.000 3.000.000 2.500.000 2.000.000 1.200.000

1.000.000 1.000.000 1.500.000 2.000.000 1.500.000 2.000.000 1.700.000 500.000

11.200.000 1.000.000 1.000.000 1.500.000 2.000.000 1.500.000 2.000.000 1.700.000 500.000


JUMLAH BIAYA ( RP )

21.875.000


35.000 50.000 150.000

5.875.000 875.000 1.250.000 3.750.000

10 bk 100 bh 100 kpg

200.000 50.000 10.000

8.000.000 2.000.000 5.000.000 1.000.000



URAIAN KEGIATAN


HARGA ( RP )

70.000.000


3.445.000

1 Ls 1 Ls 1 Ls

15 exp 15 org

1 kl 1 kl

1.000.000 1.000.000 770.000

2.770.000 1.000.000 1.000.000 770.000

25.000 20.000

675.000 375.000 300.000


44.680.000

1 1 1 1 1

Pkt set set set Pkt


2 2 2 1 2 2



1 1 1 1 1 1 1 1


12 hr 6 hr 80 hr

1.000.000 300.000 250.000 100.000 5.000.000


19.100.000 1.000.000 3.600.000 1.500.000 8.000.000 5.000.000 14.380.000

1 1 5 5 2 2


2.500.000 340.000 300.000 500.000 500.000 300.000

5.000.000 680.000 3.000.000 2.500.000 2.000.000 1.200.000

1.000.000 1.000.000 1.500.000 2.000.000 1.500.000 2.000.000 1.700.000 500.000

11.200.000 1.000.000 1.000.000 1.500.000 2.000.000 1.500.000 2.000.000 1.700.000 500.000


JUMLAH BIAYA ( RP )

21.875.000


35.000 50.000 150.000

5.875.000 875.000 1.250.000 3.750.000

10 bk 100 bh 100 kpg

200.000 50.000 10.000

8.000.000 2.000.000 5.000.000 1.000.000


RENCANA ANGGARAN BIAYA

PEMBUATAN VIDEO PANDUAN MONITORING DAN EVALUASI IMPLEMENTASI RENCANA DAN PROGRAM PENGEMBANGAN KAWASAN TRANSMIGRAS TAHUN ANGGARAN 2015 NO

URAIAN KEGIATAN

Jml

SATUAN Sat Jml Sat Jml

VOLUME Sat Jumlah Satuan

PEMBUATAN VIDEO PANDUAN MONITORING DAN EVALUASI IMPLEMENTASI RENCANA DAN PROGRAM PENGEMBANGAN KAWASAN TRANSMIGRASI 2015 A BIAYA PERSONIL Biaya Layanan Keahlian a. Ahli Multi Media b. Ahli Videografi c. Ahli Animasi

1 org 1 org 1 org

2 bln 2 bln 2 bln

B BIAYA LANGSUNG NON PERSONIL Biaya Survai dan Perjalanan a. Tiket Jkt - Prov (PP) b. Transport lokal (Jakarta) c. OSA d. Sewa kendaraan e. Penginapan di prov f. Penginapan di kab/kawasan

2 2 2 1 2 2

org org org mbl org org

1 1 1 1 1 1

1 1 1 1 1

pkt pkt pkt pkt pkt

2 bl 2 bl

prov prov prov prov prov kws

2 OB 2 OB 2 OB

5 5 2 4

hr hr hr hr

2 2 10 5 4 8

OT OT OH OH OH OH

2 2 1 1 1

Pkt Pkt Pkt Pkt Pkt

C BAHAN DAN LAIN-LAIN 1 Operasional kantor a. ATK b. Sewa komputer dan printer c. Komputer suplies d. Sewa peralatan videoshooting d. Fotocopy Data Sekunder 2 Pembahasan a. Pembahasan Laporan Pendahuluan - Fotocopy bahan pembahasan - Konsumsi / snack - Transport peserta pembahasan b. Pembahasan Laporan Akhir - Fotocopy bahan pembahasan - Konsumsi / snack - Transport peserta pembahasan 3 Lain - lain

1 bl

1 pkt 15 pkt 15 pkt

1 kali 1 kali 1 kali

1 OT 15 OT 15 OT

1 pkt 20 pkt 20 pkt

1 kali 1 kali 1 kali

1 pkt 20 pkt 20 pkt

a. Laporan Pendahuluan b. Laporan Akhir c. Buku Panduan c. Copy Video Panduan (DVD)

5 20 100 100

bk bk bh bh

5 25 100 100

bk bk bh bh

EVALUASI WASAN TRANSMIGRASI

HARGA ( RP )

JUMLAH BIAYA ( RP ) 101.700.000

54.000.000 9.000.000 9.000.000 9.000.000

18.000.000 18.000.000 18.000.000 18.100.000

3.650.000 200.000 300.000 600.000 500.000 300.000

7.300.000 400.000 3.000.000 3.000.000 2.000.000 2.400.000 29.600.000

1.000.000 1.500.000 1.500.000 2.500.000 500.000

9.500.000 2.000.000 3.000.000 1.500.000 2.500.000 500.000 8.850.000

500.000 60.000 150.000

500.000 900.000 2.250.000

1.000.000 60.000 150.000

1.000.000 1.200.000 3.000.000 11.250.000

50.000 200.000 50.000 10.000

250.000 5.000.000 5.000.000 1.000.000

MONITORING DAN EVALUASI IMPLEMENTASI RENCANA DAN PROGRAM PEMBANGUNAN DAN PENGEMBANGAN KAWASAN KTM S/D TAHUN ANGGARAN 2014

DIREKTORAT PEMBINAAN PENGEMBANGAN MASYARAKAT DAN KAWASAN TRANSMIGRASI KEMENTERIAN TENAGA KERJA DAN TRANSMIGRASI

1

I.

PROFIL KAWASAN A. DATA KAWASAN 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10 11.

12. 13. 14. 15.

Nama Kawasan KTM Kabupaten Provinsi Nama-nama Kecamatan Luas Kawasan Letak Astronomi Jumlah SKP Jumlah Desa Eks Kimtrans Jumlah Desa Setempat Nama-nama Desa Eks Kimtrans/Setempat Jumlah Penduduk a. Masterplan b. Kondisi saat ini Komoditas Unggulan Legalitas Kawasan Tahun Perencanaan (Master Plan) Program pembangunan mulai tahun

: : : : : : : : : :

(dilampirkan)

: : : : : :

B. DATA PUSAT PERTUMBUHAN/KTM 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Luas Pusat KTM Berada di Kecamatan Meliputi Desa Jumlah Desa Eks Kimtrans Jumlah Desa Setempat Jumlah Penduduk Trans Jumlah Penduduk Lokal

: : : : : : : 2

II.

PERKEMBANGAN SARANA DAN PRASARANA SAMPAI DENGAN TAHUN 2013 A.

PUSAT KTM Pembangunan

No 1

2.

3.

4.

5. 6. 7. 8. 9. 12. 13. 14 15. 16.

Sarana Prasarana

Sudah (Thn)

Belum

Vol

Biaya (Rp)

Pemanfaatan Sudah

Belum

Permasalahan


Jalan - Jalan Poros penghubung - Jalan boulevard - Jalan lokal primer - Jalan lokal sekunder Jembatan - Standard - Non Standard Drainase - Gorong-gorong - Box Culvert - Plat Duiker Sarana Air Bersih - Perpipaan - Non Perpipaan Tugu KTM Gerbang KTM/Gapura Taman Kota Lapangan Olahraga Kantor Pengelola Puskesmas Rawat Inap Masjid Islamic Centre Rumah Pengasuh Islamic Centre Rumah Pintar

3

Pembangunan No 17.

18 20

B.

Sarana Prasarana

Belum

Vol

Biaya (Rp)

Sudah

Belum

Permasalahan


Bangunan Sekolah - SD - SLTP - SLTA - PT/Akademi Pasar Lainnya : -

KAWASAN PENDUKUNG / HINTERLAND SAMPAI DENGAN TAHUN 2013

No 1

Sudah

Pemanfaatan

Kegiatan

Sarana Prasarana Ada Tidak Vol

Fungsional Ya Tidak

Permasalahan


Ekonomi - Pasar - Pusat Bisnis - Industri Pengolah Hasil (RMP) - Lembaga Keuangan  Bank   KUD  LKM  HW TRANS  Lainnya (Sebutkan) - Kelompok Tani

2

Sosial

a.

Pendidikan - TK

4

No

Kegiatan


Fungsional Ya Tidak

Permasalahan


- SLTA - PT/ Akademi - Lainnya (Sebutkan) b.

Kesehatan - Puskesmas Rawat Inap - Rumah Sakit tipe D

c.

- Tenaga Medis (Dokter menetap) - Lainnya (Sebutkan) Keagamaan - Mesjid - Islamic Centre

d.

Budaya - Pusat Seni dan Budaya - Lainnya (sebutkan)

3

Jasa - Hotel - Restoran - Pusat Hiburan - Pertokoan

4

- Lainnya (sebutkan) -

5

No 5

Kegiatan


Fungsional Ya Tidak

Permasalahan


Sarana Prasarana dan Utilitas - Terminal - Dermaga - Pelabuhan - Penyeberangan/Jembatan - SAB - Drainase - Jaringan Listrik - Jaringan Telekomunikasi - Jaringan Limbah dan Persampahan - Sarana Angkutan - Lainnya (sebutkan)

III.

MONITORING PROGRAM PEMBANGUNAN DAN PENGEMBANGAN KTM TAHUN 2014 No

PROGRAM

VOLUME

ANGGARAN APBN / APBD ( Rp )

KESESUAIAN DENGAN PERENCANAAN Lokasi Waktu Peruntukan

6

IV.

EVALUASI IMPLEMENTASI RENCANA DAN PROGRAM PENGEMBANGAN KAWASAN Implementasi Program / Tahun (Rp.000) Rencana Program

No

2014 Rencana

1

Realisasi

2015 Rencana

Realisasi

2016 Rencana

Realisasi

Sumber Dana

Dst Rencana



Realisasi

Perencanaan -

2

Rencana Dan Program Pengembangan Sarana Prasarana -

3

Rencana Dan Program Pengembangan Usaha Ekonomi -

4

Rencana Dan Program Pengembangan Sosial Budaya -

7

Implementasi Program / Tahun (Rp.000) No

Rencana Program

5

Rencana Dan Program Pengembangan Pengelolaan Sumber Daya Alam -

2014 Rencana

2015

Realisasi

Rencana

Realisasi

2016 Rencana

Realisasi

Dst Rencana

Sumber Dana



Realisasi

6

Rencana Dan Program Pengembangan Pengelolaan Kelembagaan -

V.

DATA-DATA LAIN TERKAIT KTM A. Pembiayaan / sharing APBD (baik provinsi/kabupaten) untuk pembangunan/pengembangan KTM sampai dengan 2014. NO

Jenis Kegiatan

Nilai (Rp)

Tahun

Instansi yang Menangani

8

B. Apakah kawasan KTM sudah masuk sebagai Kawasan Strategis dalam RTRW kabupaten maupun provinsi ? (Ya atau Tidak) Jika tidak, jelaskan alasannya ............................................................................................................................... .............................................................................................................................. ........................................................................... ............................................................................................................................. ............................................................................ C. Peran serta Investor pada Pembangunan KTM sampai dengan tahun 2014 : N0

Jenis Kegiatan

Nilai (Rp)

Tahun

Investor

Perkembangan/ Permasalahan

D. Himpunan Wirausaha Transmigrasi yang terdapat di KTM (jumlah dan jenis kegiatannya) sampai dengan tahun 2014 No

Nama HW-Trans

Jenis Kegiatan

Perkembangan/Permasalahan

9

E. Pelaksanaan Rapat POKJA KTM (Provinsi dan Kabupaten) tahun 2014 No

Waktu Pelaksanaan

Keterlibatan Peserta Lintas Sektor

Hasil Rapat Pokja

F. Produk perencanaan tata ruang / agribisnis / lingkungan yang telah dilaksanakan sampai dengan tahun 2014. No

Nama Kegiatan

Tahun

Pendanaan

Implementasi Terhadap Hasil Perencanaan

G. Data-data di BAPPEDA dan dinas terkait, yang berhubungan dengan pembangunan dan pengembangan KTM sampai tahun 2014. H. Laporan pada saat monev dilengkapi dengan dokumentasi sarana prasarana yang telah / sedang dibangun di pusat dan kawasan KTM.

10

DIREKTORAT PERENCANAAN TEKNIS PENGEMBANGAN MASYARAKAT DAN KAWASAN

KERANGKA ACUAN KERJA PEMBUATAN VIDEO PANDUAN MONITORING DAN EVALUASI IMPLEMENTASI RENCANA DAN PROGRAM PENGEMBANGAN KAWASAN TRANSMIGRASI TAHUN 2015

I.

UNIT ORGANISASI, PROGRAM, KEGIATAN DAN SASARAN IKK/OUTPUT

Kementerian

:

Tenaga Kerja dan Transmigrasi

Unit Eselon I

:

Direktorat Jenderal Pembinaan Pengembangan Masyarakat dan Kawasan Transmigrasi

Program

:

Pengembangan Masyarakat dan Kawasan Transmigrasi

Hasil

:

Video Panduan Monitoring dan Evaluasi Implementasi Rencana dan Program Pengembangan Kawasan Transmigrasi

Unit Eselon II/Satker

:

Direktorat Perencanaan Masyarakat dan Kawasan

Kegiatan

:

Penyusunan Panduan dan Pembuatan Video Panduan Monitoring dan Evaluasi Implementasi Rencana dan Program Pengembangan Kawasan Transmigrasi

Indikator Kinerja Kegiatan

:

Video Panduan yang berisi petunjuk teknis tentang tata cara Monitoring dan Evaluasi Implementasi Rencana dan Program Pengembangan Kawasan Transmigrasi dengan menggunakan teknologi audio visual.

Sasaran Keluaran

:

Laporan Akhir dan Video Panduan

Volume

:

Laporan Akhir

Teknis

Pengembangan

Copy Video Panduan dalam bentuk DVD (100 keping)

1


II. LATAR BELAKANG 2.1. Latar Belakang Berdasarkan kedudukan yang telah diatur dalam Peraturan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi Nomor : PER. 12 / MEN / VIII / 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Tenaga Kerja dan Transmigrasi, bahwa Direktorat Perencanaan Teknis Pengembangan Masyarakat dan Kawasan (Dit. PTPMK) mempunyai tugas dan fungsi di antaranya menyiapkan perumusan kebijakan, pelaksanaan kebijakan, standarisasi, dan bimbingan teknis dan evaluasi di bidang bina sistem informasi, perencanaan pengembangan kawasan, perencanaan pengembangan masyarakat, dan perencanaan pengembangan pusat pertumbuhan Atas dasar tugas dan fungsi tersebut di atas, maka sebagai bagian dari tugas pokok dan fungsi dari Direktorat Perencanaan Teknis Pengembangan Masyarakat dan Kawasan (Dit. PTPMK) yaitu melakukan pemantauan sampai sejauh mana kegiatan perencanaan pengembangan kawasan diterapkan / diimplementasikan dalam konteks pembangunan kawasan transmigrasi. Demi kelancaran pelaksanaan kegiatan di Direktorat PTPMK, diharapkan adanya suatu kondisi ideal terkait tugas pokok dan fungsi yang dapat meningkatkan kinerja dan kompetensi organisasi, salah satu diantaranya adalah adanya sistem monitoring dan evaluasi implementasi perencanaan pengembangan kawasan yang terarah, efektif dan efisien secara berjenjang mulai dari tingkat pusat, provinsi dan kabupaten/kota. Dari hasil identifikasi terhadap permasalahan yang ada diantaranya adalah belum optimalnya hasil monitoring dan evaluasi implementasi perencanaan pengembangan kawasan Transmigrasi sehingga diperlukan adanya suatu panduan yang berisi tata cara pelaksanaan kegiatan monitoring dan evaluasi implementasi rencana dan program. Panduan ini akan sangat berguna sebagai petunjuk teknis bagi pegawai dalam melakukan monitoring dan evaluasi. Perlu diketahui bahwa pada saat monitoring di provinsi dan kabupaten, banyak pegawai yang tidak memahami bagaimana melakukan monitoring dan evaluasi yang benar mulai dari cara pengisian form monitoring, proses input data dan evaluasi terhadap hasil monitoring yang dilakukan. 2.2. Tujuan 1.

Sebagai alat bantu untuk memudahkan pegawai di tingkat Pusat, Provinsi dan Kabupaten dalam memahami proses kegiatan Monitoring dan Evaluasi Implementasi Rencana dan Program Pengembangan Kawasan Transmigrasi

2.

Untuk mengetahui sampai sejauh mana perencanaan pengembangan kawasan transmigrasi yang telah disusun dapat diterapkan/diimplementasikan dengan baik secara efektif dan efisien.

2


2.3. Sasaran Sasaran yang ingin dicapai pada kegiatan ini adalah : Terealisasinya video panduan monitoring dan evaluasi implementasi perencanaan pengembangan kawasan transmigrasi yang menarik dan informatif.

2.4. Landasan Kegiatan 1.

Peraturan Pemerintah nomor 3 tahun 2014 tentang Pelaksanaan Undang Undang Nomor 15 Tahun 1997 tentang Ketransmigrasian sebagaimana telah dirubah dengan Undang Undang Nomor 29 Tahun 2009 tentang Perubahan atas Undang Undang Nomor 15 tahun 1997 tentang Ketransmigrasian

2. Peraturan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi Nomor : PER.12 / MEN / VIII / 2010, Tgl. 18 Agustus 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Tenaga Kerja dan Transmigrasi 3. Peraturan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi Nomor : PER.402/MEN-SJ/ X/2011 tentang Tugas, Fungsi dan Uraian Tugas Unit Kerja Ditjen Pembinaan Pengembangan Masyarakat dan Kawasan Transmigrasi 4. Pedoman Umum Pembangunan dan Pengembangan Kota Terpadu Mandiri di Kawasan Transmigrasi ( Kep.Menakertrans RI nomor. KEP.214/MEN/V/2007 tanggal 7 Mei 2010 5. Keputusan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi RI nomor. KEP.293 / MEN / IX / 2009 tanggal 29 September 2009 tentang Penetapan Lokasi Kota Terpadu Mandiri ( KTM ) di Kawasan Transmigrasi 6. Peraturan Pemerintah nomor. 38 tahun 2007 tentang Pembagian Urusan Pemerintahan antara Pemerintah, Pemerintahan Daerah Provinsi dan Pemerintahan Kabupaten / Kota ( Lembaran Negara Republik Indonesia tahun 2007 nomor. 82, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4737)

III. PELAKSANAAN KEGIATAN 3.1. Lingkup Kegiatan Ruang lingkup kegiatan Pembuatan Video Panduan Monitoring dan Evaluasi Implementasi Rencana dan Program Pengembangan Kawasan Transmigrasi yaitu : 1.

Persiapan, meliputi : a. Persiapan administrasi b. Persiapan tim c. Persiapan bahan 3


2. Pelaksanaan Pelaksanaan Pembuatan Video Monev Implementasi Rencana dan Program Pengembangan Kawasan Transmigrasi : a.

Penyusunan draft panduan (naskah-naskah pedoman, matriks panduan, datadata, gambar/foto, dsb).

b.

Pemilihan metode dan pengumpulan bahan deskripsi, software dan contoh (demo) program audio visual.

c.

Penyusunan narasi / naskah suara yang akan direkam.

d.

Penyusunan form panduan monev yang akan ditayangkan secara slideshow.

e.

Proses perekaman suara dan penyimpanan hasil rekaman.

f.

Proses editing : penambahan text, backsound dan tambahan variasi lain yang diperlukan.

g.

Penyiapan screen shoot

h.

Proses pengunggahan (upload) ke website depnakertrans

3. Pelaporan a. Laporan Pendahuluan, berisi metodologi pelaksanaan kegiatan b. Laporan Akhir, berisi laporan kegiatan secara keseluruhan dengan hasil yang telah dicapai yaitu adanya video panduan

3.2. Waktu Pelaksanaan Waktu pelaksanaan kegiatan Pembuatan Video Panduan Monitoring dan Evaluasi Implementasi Rencana dan Program Pengembangan Kawasan Transmigrasi dari kegiatan persiapan hingga pelaporan dibutuhkan waktu selama 5 ( lima ) bulan, sebagai berikut : No

Keg

1

Persiapan

2

Pelaksanaan

3

Pelaporan

Jan

Feb

Mar

Apr

Mei

Jun

Jul

██

██

██

██

Agt

Sep

Okt

Nov

Des

█ ██

█

4


3.3. Lokasi Kegiatan Kegiatan Pembuatan Video Panduan Monitoring dan Evaluasi Implementasi Rencana dan Program Pengembangan Kawasan Transmigrasi ini dilakukan di studio dengan mengambil obyek rekaman dari beberapa kawasan Kota Terpadu Mandiri sebagai contoh. IV. LAYANAN KEAHLIAN Layanan keahlian yang dibutuhkan antara lain : a. Ahli Multi Media : 1 orang, lulusan S1, berpengalaman di bidangnya b. Ahli Videografi : 1 orang, lulusan S1, berpengalaman di bidangnya c. Ahli Animasi : 1 orang, lulusan S1, berpengalaman di bidangnya V. ANGGARAN Anggaran untuk mendukung pelaksanaan kegiatan Pembuatan Video Panduan Monitoring dan Evaluasi Implementasi Rencana dan Program Pengembangan Kawasan Transmigrasi dibebankan pada DIPA Satker Direktorat Perencanaan Teknis Pengembangan Masyarakat dan Kawasan Tahun Anggaran 2015 sebesar Rp 70.000.000,(Tujuh Puluh Juta Rupiah).

VI. PENUTUP Demikian Kerangka Acuan Kegiatan Pembuatan Video Panduan Monitoring dan Evaluasi Implementasi Rencana dan Program Pengembangan Kawasan Transmigrasi ini disusun untuk dipergunakan sebagai pedoman kegiatan dengan rasa penuh tanggung jawab. Jakarta,

April 2013

5

LAPORAN PROYEK PERUBAHAN

Recommend Documents