Het communicatieplan
MEDIAMANAGEMENT STUURGROEPENHANDLEIDING COMMUNICATIEPLAN THEMA M2
1
Inhoudsopgave Inleiding Hoofdstukken in het communicatieplan 1. Inleiding 2. Doelstelling 3. Doelgroep 4. Projectachtergrond 5. Projectgrenzen 6. Communicatiemiddelen 7. Hoe communiceer je met de doelgroep(en)? 8. Plannen en organiseren van de communicatiemiddelen 9. Promotieplan 10. Rapporteren, monitoren & (tussen)evaluatie
2
Inleiding In deze reader vind je uitleg over het opstellen van een communicatieplan voor de stuurgroep. Het communicatieplan lijkt een beetje op een plan van aanpak, maar gaat alleen over de communicatie die geregeld moet worden. Dit plan moet, net als het plan van aanpak, in de eerste weken van het nieuwe thema geschreven worden, omdat er de uitgangspunten voor de rest van de periode in bepaald worden. Het communicatieplan vervangt NIET het plan van aanpak. Er moet, naast het communicatieplan, dus ook een plan van aanpak geschreven worden. Als stuurgroep is een van je belangrijkste taken het communiceren van wat er in allerlei groepen afgesproken is.
3
Hoofdstukken in het communicatieplan De onderstaande hoofdstukken moeten in het communicatieplan uitgewerkt worden: -Inleiding -Projectorganisatie -Projectachtergrond -Projectgrenzen -Doelstelling van de communicatie -Doelgroepen -Communicatiemiddelen -Hoe communiceer je met de doelgroep(en)? -Plannen en organiseren van de communicatiemiddelen -Promotieplan -Risicoanalyse -Rapporteren, monitoren, (tussen)evaluatie, bijsturen
4
1. Inleiding Schrijf voor je communicatieplan een inleiding waarin de vragen wie, wat, waar, waarom (waarom daar) en hoe kort worden beantwoord in een samenhangend stuk tekst.
2. Doelstelling Beschrijf in dit hoofdstuk uitgebreid wat het doel en de bedoeling van je communicatie is. Schrijf op wat je verwacht je én wat anderen waarschijnlijk verwachten van de stuurgroep.
3. Doelgroep Beschrijf hier uitgebreid welke doelgroepen je als stuurgroep wilt bereiken. Schrijf per doelgroep de eigenschappen, taken en rollen van deze doelgroep op (doelgroepenanalyse). Doe onderzoek naar de communicatiemiddelen die er in de doelgroepen gebruikt worden. Maak hiervan een beschrijving met een schema.
4. Projectachtergrond Schrijf op in welk kader de communicatie in het project van belang is. Beschrijf de situatie (locatie, tijden, duur van het thema, aantal groepen, enzovoort) waarin we met zijn allen aan dit thema werken.
5. Projectgrenzen Beschijf wat, met betrekking tot de communicatie, wel en wat niet tot de taken van de stuurgroep behoort.
6. Communicatiemiddelen Maak een lijst van kanalen (web, print, presentaties, mondelinge acties) die je gaat gebruiken om te communiceren met je doelgroepen. Schrijf ook bij ieder kanaal op hoe je tot die keuze bent gekomen, waarom het past bij je doelgroep en waarom je het gebruikt.
7. Hoe communiceer je met de doelgroep(en)? Maak een schema waarin je doelgroepen staan en schrijf er bij welke communicatiemiddelen je gebruikt en waarom. Schijf er ook in wanneer je de middelen inzet en wie er in de stuurgroep veratwoordelijk is voor dat stuk communicatie. Visualiseer dit voor de doelgroepen door een
5
flow chart of infographic te maken, zodat iedereen weet bij wie je welke informatie kunt vragen.
8. Plannen en organiseren van de communicatiemiddelen Beschrijf hier hoe je de communicatiemiddelen hebt geregeld en zet op een duidelijke manier in de projectplanning (strokenplanning) waar welke middelen ingezet worden en door wie. Je kunt hiervoor de projectplanning gebruiken die door de planner gemaakt is. Het is handig om de communicatie-onderdelen een eigen kleur te geven, zodat het duidelijk is waar de communicatiemiddelen in de strokenplanning staan.
9. Promotieplan Formuleer in dit hoofdstuk de strategie (aanpak) waarmee je de communicatie effectief en operationeel maakt. Beschrijf zo precies mogelijk hoe je de communicatie effectief kunt maken en hoe je het operationeel maakt. Ontwerp een toepasselijke huisstijl waardoor je als stuurgroep goed herkenbaar bent. Zie ook POLS, thmm5 voor de handleiding promotieplan.
10. Rapporteren, monitoren & (tussen)evaluatie Beschrijf hoe je gaat bijhouden (monitoren) of je communicatie werkt (effectief is). Gaat alles zoals je verwacht had? Zo niet: waarom niet? Schrijf op wat je zou doen als blijkt dat de communicatie niet gaat zoals je verwacht had. Maak checklists, enquetes en/ of flow charts waarmee je de effectiviteit van de communicatie kunt beoordelen. Schrijf op welke maatregelen je neemt als iets niet blijkt te werken zoals het de bedoeling was. Schrijf voor ieder communicatiemiddel een evaluatie (achteraf) waarin teruggekeken wordt op het plan, de uitvoering en de opbrengsten van dit communicatiemiddel.
6
