FaculteitsVerenigingen Overlegorgaan Groningen Agenda AVV (Algemene Verenigingen Vergadering) Datum: donderdag 23 april 2015 Tijd: 15:00 uur Locatie: Offerhauszaal (Academiegebouw) 5
10
Aanwezig: M.F.V. Panacea, J.F.V Groningen, Sociëtas, GLV Idun, ASCI, Pharmaciae Sacrum, ZaZa, Vintres, Esperia, Studiosi Mobilae, TW!ST, Commotie, Ibn Battuta, P.S., Cover, Multi, GHD Ubbo Emmius, ELSA, ODIOM, HCSF/HCSA, Clio, TeMa, Vesting Afwezig: Risk, EBF (doordat zij een proxy hadden) 1. Opening Eline opent de vergadering 15:09, fijn dat jullie allemaal aanwezig kunnen zijn bij deze AVV.
15
2. Vaststellen agenda Eline wil voor het puntje financiën bestuurswijziging toevoegen, ze zal in de mededelingen daar nog verder op door gaan. Ze vraagt of verder nog iemand wat wil toevoegen, dit is niet het geval en de agenda wordt vast gesteld. 20
25
30
35
40
3. Bestuur mededelingen / ingekomen stukken Eline wil eerst de verenigingen vragen om hun naam te vermelden, zodat dat op genomen kan worden in de notulen. Daarnaast is deze AVV gepland binnen 2 maanden na de vorige, zoals dat werd verwacht. Daarin kwam naar voren dat de KVK en de bank niet op orde waren, de formulieren zijn er en de bankpas staat nu op de naam van Andrew. Ze geeft aan dat Jordi aanwezig is om financieel verslag te doen, daarnaast zal ook Andrew zijn gedeelte nogmaals presenteren. Daarbij wordt aangegeven dat Jordi na zijn verslag de AVV zal verlaten. Daarnaast is vlak naar de vorige AVV Bo afgetreden, zoals jullie waarschijnlijk allemaal mee hebben gekregen. Andrew en Eline zijn druk bezig geweest met opvolger daarvoor te vinden; Thom zit hier. Eline vraagt of er nog verdere mededelingen zijn, welke er niet zijn. 4. Vaststellen notulen d.d. 23 februari 2015 Eline stelt voor de notulen per pagina langs te gaan. ZaZa: Algemene opmerking: er zitten nogal wat grammaticale puntjes en spelfouten in, zij zullen dit op de mail zetten. Eline: ook voor de rest, als er grammaticale puntjes zijn graag op de mail zetten. Alle pagina’s worden bij langs gegaan. Eline concludeert dat er verder geen opmerkingen zijn, we gaan door naar bestuurswijziging.
45
5. Bestuurswijziging. Zoals Eline al aangaf is het gelukt om een opvolger te vinden, Thom zal hopelijk zo meteen ingehamerd worden als secretaris aangezien Eline hoopt zo ingehamerd te worden als voorzitter. 1 of 8
FaculteitsVerenigingen Overlegorgaan Groningen
5
10
15
Mijn naam is Thom Wittendorp, ik studeer International and European Law (Engelstalig variante, LL.B), verder meldt hij dat hij aan wielrennen doet en dat hij werkt bij Jumbo Supermarkten als vulploegleider. Hij had nooit echt over nagedacht om een bestuursjaar te doen maar werd gevraagd of hij dit wou doen en het leek hem een mooie gelegenheid om toch wat bestuurservaring op te doen en er verder in het leven er profijt van te hebben. De volgende bestuurswijziging wordt voorgelegd: Eline wordt uitgehamerd als secretaris van het FVOG en ingehamerd als voorzitter, Thom wordt ingehamerd als secretaris en Andrew wordt naast zijn functie als penningmeester ingehamerd als vicevoorzitter. Degene die geen stemrecht hebben worden wel bij langs gegaan maar worden niet meegeteld. Er wordt gestemd of deze bestuurswijziging wordt goedgekeurd door de AVV. (Alle aanwezigen op de stemlijst stemmen voor). Eline hamert de voorgestelde bestuurswijziging in.
20
25
30
35
40
45
6. Financiën a. Stemming kascommissie Er is een stemming voor de kascommissie, jullie hebben een voorstel gekregen voor een kascommissie, deze vinden jullie bij de document. Vorig jaar was er geen kascommissie ingestemd, de gene van daarvoor van 2013-2014 is komen te vervallen. De voorgedragen Kascommissie heeft gekeken na de financiën van vorig jaar en dit jaar. Everhard: Penningmeester van studievereniging Vintres en studeert zelf Internationaal en Europees Recht. Tom: Penningmeester van HCSF en hij studeert Econometrie in het 4e jaar. Zoals Eline al aangaf hebben jullie een document gekregen waar dezelfde informatie, misschien nog wel uitgebreider staat. In de Notulen van de vorige keer staat dat deze stemming op briefjes zal worden, dit is zodanig anoniem dat andere verenigeng niet weten waarop jullie hebben gestemd aangezien het bestuursleden zijn van leden van FVOG. Eline vraag of iedereen zijn of haar briefje ingeleverd. Iedereen heeft voor gestemd, ze wil bij de volgende hamerslag Everhard Tilstra en Tom Piening als de kascommissie van 2014-2015 inhameren. b. Financieel overzicht 2013-2014 Eline geeft aan dat we doorgaan met het financieel overzicht van 2013-2014 en geeft het woord aan Jordi. Hij begint met een inhoudelijke mededeling: wat jullie in de stukken hebben staan voor jullie is niet correct, wat op het scherm staat is het correct. Dit is ook wat de kascommissie heeft gecontroleerd afgelopen maandag. Inhoudelijk wil hij excuses aanbieden aan Andrew als opvolger en aan de AVV in het algemeen voor het feit dat Jordi niet de verantwoordelijkheden behorend bij zijn functie had uitgevoerd op het goede moment was uitgevoerd.
2 of 8
FaculteitsVerenigingen Overlegorgaan Groningen
5
10
15
20
25
30
Verder inhoudelijk gaan we door naar de uiteindelijke realisatie van de begroting, 2 opvallende punten waar Jordi verwacht dat er vragen over gaan komen. Post onterechte uitvragen, 2 tal situaties waarin Jordi geen keuze had behalve dan de pinpas FVOG te gebruiken in plaats van zijn eigen pinpas. Dit is direct terugbetaalt zonder dat daar enige vorm van dwang bij is komen kijken. Wat verder opvalt, is de afschrijving debiteuren tijdens de overdracht veel informatie verloren, waaronder wie debiteuren en waarom. Jordi en zijn voorganger wisten allebei niet meer waarom, ze zijn afgeschreven omdat dit uit kon in het boekjaar en we er niet meer achter kwamen wie het waren. ELSA: Ik vraag mij af of je er echt niet achter kunt komen? Jordi: Nee, groot probleem in overgang van de web provider en een groot aantal e-mails die verloren zijn gegaan. Vesting: Is het niet een beetje raar om een debiteuren post te hebben waar je zelf ook opstaat om een pinpas hebt gebruikt die dan kwijt wordt gescholden? Jordi: Nee de debiteuren die worden afgeschreven zijn dat is voor Jordi zijn boekjaar, dus voor september 2013. Dat waren posten van reclame op de website, waar een bedrag van open staat die failliet waren waar nog wel iets van weer hebben gekregen. Rest van de debiteuren zijn afgeschreven, het gebruik van de pinpas (waar Jordi zelf debiteur is) is helemaal vast gelegd op papier en geregeld. TeMa: Ik ben benieuwd hoe jullie dit nu organiseren als dit weer gebeurt, is er een back up als er een probleem is, zoals niet meer weten wie de debiteuren zijn. Jordi: Volledige back-up op dropbox, van financiën waardoor er een back up is TeMa: Hebben jullie erover nagedacht om dit hard copy bij te houden. Jordi: Andrew heeft een hele grote map waarin alles in zit, naar verluidt is dit allemaal zeer goedt voor elkaar. Balans: Er 15 euro overgebleven aan het eind van Jordi’s boekjaar. Eigen vermogen met 15 euro gegroeid en dit klopte tot op de cent afgelopen maandag.
3 of 8
FaculteitsVerenigingen Overlegorgaan Groningen
c. Rapport kascommissie De kascommissie presenteert hun rapport. 5
10
15
20
25
Controle afgelopen week, ook controles voor de vorige AVV en afgelopen, Evaluatie van het Financiële beleid van vorige bestuur heeft op zicht laten wachten in verband met problemen met de rekening en het niet op tijd af hebben van de financiële document. Deze problemen zijn gelukkig nu wel opgelost. Financiële beleid 2013-2014 qua overzichtelijk en structuur kon het beter, bonnetjes die door elkaar bewaard waren, facturen die misten zaten rekening niet betaald en nog enkele debiteuren, waaronder bestuursleden en studieverenigingen. Voorgaande bestuursleden krijgen nog geld wat werd verrekend met wat ze nog moeten betalen. Aan het einde van het jaar stonden dus rekeningen open bij debiteuren als bij crediteuren. Het is dus zaak dat dit nauwkeurig wordt overgedragen aan de opvolger zodat de FVOG niet benadeeld wordt. Door de overgang naar een andere mailserver waren enkele facturen verloren gegaan, een belangrijke tip is om ervoor te zorgen dat belangrijke documenten niet alleen op de mail staan, altijd hard copy of op de dropbox. De financiële documenten klopten niet bij aanvang van de controle miste de balans. Deze werd ter plekke opgemaakt, waaruit voorkwam dat de balans en de resultatenrekening niet klopten. Samen met Jordi hebben ze uitgezocht waardoor dit kwam werd duidelijk dat de vermelding van debiteuren en crediteuren dit veroorzaakte, dit is aangepast. Waardoor de balans en de resultatenrekening weer klopte. Hierom adviseren ze dan ook om de huidige realisatie en de balans goed te keuren en de penningmeester te dechargeren. Eline vraagt of er een stemming gewenst is voor een goedkeuring van het financiële jaarverslag van 2013-2014.
30
35
40
TeMa: Geen stemming, maar wel benieuwd wat uitgaven waren die met de FVOG pas zijn gedaan? Jordi: Vakantie, waar pinpas thuis lag, op een andere uitgave dat NS station waar eigen pinpas niet werkte maar hij moest thuis komen. Was niet bewust, maar noodzaak. Eline vraag of er verder nog opmerking zijn, die zijn er niet bij de volgende hamerslag jaarverslag wordt het jaarverslag goedgekeurd. Vintres: Moet Jordi niet gedechargeerd worden? Eline: Nee, is al gebeurd op de AVV indien hij op de volgende AVV zijn verslag zou presenteren. Vintres: Is hij niet ingehamerd als wanbestuurder? Eline: Volgens mij niet hij is uitgehamerd op verzoek dat hij op de volgende AVV zijn verslag zou presenteren.
45
4 of 8
FaculteitsVerenigingen Overlegorgaan Groningen d. Financieel halfjaaroverzicht 2014-2015 Eline meldt dat omdat Andrew dit gedeelte zal presenteren het in het Engels plaats vindt. 5
10
15
20
25
30
Andrew mentions that the document you received in the email not correct, the last contribution payment came in, and some representations cost for consti wine. We started with the amount of €648,10 the Current amount including the savings account. €941,04. Overall, FVOG spend €8.429,09 And received €8.718,41 all contributions are cleared, the rest of the finances sit as they were before, but if anybody wants to Andrew will discuss them, this was not the case. Andrew ask whether there were any questions on finances. Cover: I have one question, in the documents sent there was a lot more information, like bills and stuff like that, what is the deal with that? Andrew: I have a new word that unlike the old version it makes a pdf out of everything, all the sheets that are in the document, not just the one Andrew was working on, that was not expected, and therefore not intended to be sent out. Those documents are not on the website. Documents on website only the information which was supposed to be sent, the mistake had consequences only for the internal situation and was only in internal correspondence and did not get out externally. Ibn Battuta: I have a question about the BHV courses, since the costs were a little bit higher than expected, how will the expectation be for next year? Andrew: We are currently looking into cheaper option, precare at the moment is the cheapest. Most courses we have seen are between 180 and 200 euros, per person. We are trying to get involved with precare again, this year we also saw that some people would like more alcohol training, what to do in emergencies with them and how to prevent alcohol abuse. We are currently in talks but we are also looking for other course, we are still research but it seems most are more expensive. The balance, as you can see I have taken over last year’s debtors and creditors
35
40
45
e. Rapport kascommissie Zoals jullie weten hebben we al een eerder kascontrole gedaan, bij de vorige AVV, tijdens die controle waren er wel problemen, namelijk een afwijkingen tussen het papieren bestand en het digitale bestand en er ontbraken wat kwitanties van contant geld opname bij de Rabobank. Deze problemen, en wat miste is bij deze kascontrole opgelost. Het vermissen van het bonnetjes is inmiddels gelegitimeerd, wel hebben we de huidige penningmeester erop gewezen dit in de toekomst te voorkomen, want een overzichtelijke boekhouding is alles. Een ander probleem dat we tegen kwamen was een geblokkeerde pinpas en de registratie bij de KVK, is nu ook helemaal opgelost verder bespreking acht de kascommissie niet nodig aangezien dit bij de vorige AVV uitgebreid is behandeld. Huidige controle, de boeken waren zeer gestructureerd en overzichtelijk, dit gaf ons de mogelijkheid zeer goed controle te doen. Wel zijn door onze controle een aantal debiteuren en crediteuren bijgekomen, wij adviseren de huidige penningmeester deze 5 of 8
FaculteitsVerenigingen Overlegorgaan Groningen zo snel mogelijk te verhelpen. Balans nog niet volledig opgesteld, dat is tijdens de controle gebeurt en deze was in overeenstemming met de resultatenrekening zoals die nu loopt. De kascommissie wenst het bestuur nog veel succes en adviseert de AVV het halfjaarverslag goed te keuren. 5
10
15
20
ODIOM: Ik ben wel benieuwd, want we hebben aantal zaken gehoord waar verbetering mogelijk is, is er een concreet plan waardoor dit wordt voorkomen? Is er een oplossing om frequenter om te controle? Eline: Ja dat wil ik graag voorstellen, om goed in contact te blijven met de kas commissie, en vaak gecontroleerd en blij dat het beter is dan voorheen. ODIOM: Het is zonde om achteraf te kijken waar het beter had gekund en dan is het beter om te voorkomen. Eline: Daarom is het ook goed dat er een kascommissie is. TeMa: Om in te haken op ODIOM verslag schrijven wat er eigenlijk is misgegaan zodat de opvolgers ook weten waar het overgaat. Eline: Goed idee om een document te schrijven Ibn Battuta: Wat is de normale gang van zaken bij de kascommissie, wordt die normaal gesproken in september aangesteld, of is dit de eerste keer? Eline: Hij wisselt per jaar, en eigenlijk had hij in september moeten worden aangesteld. Hij vervalt ook per jaar, waardoor die vorige kascommissie automatisch is vervallen. Het is wel kwalijk dat er vorig jaar geen kascommissie was, zeker ook omdat er problemen zijn. Wij gaan zorgen voor de AVV in september dat we een nieuwe kascommissie hebben voor 2015-2016 zodat die dan kan worden ingehamerd.
25
Eline vraagt of er verder nog vragen of opmerkingen zijn.
30
ASCI: Is er stemming gewenst, wij zouden dat wel graag zien. Cover: Is er hier überhaupt stemming nodig? Eline: Ik weet niet, als het wordt voorgesteld. Is er iemand die wil stemmen over de goedkeuring van het halfjaarverslag van 2014-2015? Er is geen stemming gewenst. Eline keurt met een hamerslag het halfjaarverslag van 2014-2015 goed.
35
40
45
7. Toelating nieuwe vereniging: We hebben 4 vereniging die nieuw zijn, graag allemaal even naar voren komen om je voor te stellen, vervolgens wordt gekeken of er stemming gewenst is, mocht dit het geval zijn zullen alle verenigingen bij langs worden gegaan, ook degene die geen stemrecht hebben om te kijken hoe de AVV er tegenover staat. a. Caerus Dear associations I am Martijn, chairman of Caerus of the University College Groningen, He has a speech which was made for the previous AVV, where Caerus was ready to present themselves and belong in the world of associations. And they wanted to learn from us and how they learned, that finances can be a pain in the ass and how it was suspended just before them. The learned that the Invitation for constitution drinks should be in the bcc box. And at the constitution drink that chugging bottles of wines 6 of 8
FaculteitsVerenigingen Overlegorgaan Groningen
5
10
15
20
25
30
35
40
45
with a 3 headed board can be detrimental, and that he wasn’t at his best behaviour that night. It is great to see that we have learned that much already. Grateful to be part and they have lost to add. He deliberately chose to speak English because they University college is the first faculty to entirely speak English. Great to be a member. And they hope to help with internationalization and they also have great experience with learning communities. Cover: Great experience with learning communities, could you give a definition, because this is something the university is struggling with? Caerus: An example of this week, with a guest lecture on the sustainable society index. Together with him we talked about aspects of the index and deepen their knowledge, work together in these communities with experts to learn. I cannot give you a definition but I can give you examples of our experience. Eline vraagt of er verder nog vragen zijn, Caerus meldt dat dit ook in het Nederlands mag. Er zijn geen verdere vragen. Eline vraagt of er een stemming gewenst is. Nee, geen response vanuit de zaal, dan is bij deze Caerus, de vereniging van het University College toegetreden tot de FVOG, dit wordt bevestig met een hamerslag. b. ELSA Fenna: iets minder gestructureerd bezig geweest met de voorbereiding, wij zijn van ELSA Groningen, het is een rechten studievereniging, voor alle rechten studenten. Lid van Europees netwerk, ongeveer in 40 landen, kunnen andere activiteiten aanbieden dan andere verenigingen, zoals internships en summer law schools. Anderhalf jaar bezig, worden steeds iets groter. Zijn er nog vragen? Eline vraagt of er een stemming gewenst is voor de toetreding van ELSA. Nee, er is geen response vanuit de zaal, Eline meldt dat bij deze ELSA lid is van FVOG, gekenmerkt door een hamerslag. c. Multi Wij zijn van Multi wij zijn de studievereniging voor minorities and multiculturalism. Dit is een nieuwe studie, welke Friese studie heeft vervangen daarom zijn wij ook pas in november opgericht, beginnen net, daardoor kunnen ze goed hulp gebruiken, van de FVOG en andere verenigingen. Tot nu toe evenementen die helpen met studie, en zijn bezig met het opzetten van een reis commissie om buitenlandse reis te kunnen organiseren. Multi verwacht profijt te hebben als lid. Eline vraagt of er nog vragen zijn, deze zijn er niet. Vervolgens vraagt zij of er ook een stemming gewenst is. Er is geen response uit de zaal, nee, dan is bij deze Multi toegetreden tot FVOG door een hamerslag. d. HCSA Tom: HCSF, 4 jaar geleden opgericht, samen met het oude bestuur hadden ze doordat het niet te doen was. Ze waren opgericht als stichting, doordat je als stichting geen leden kon hebben wouden ze een vereniging worden, het was goedkoper om als nieuwe vereniging toe te treden, omzetten moet via de gerechtelijke macht, vandaar dat ze een 7 of 8
FaculteitsVerenigingen Overlegorgaan Groningen nieuwe vereniging zijn geworden, in principe zijn ze hetzelfde als HCSF, op dit moment 85 leden en snel groeiende.
5
ASCI: Wat gebeurt er met HCSF? HCSA: Wordt dit jaar opgeheven. Eline vraagt of er een stemming gewenst is, er is geen stemming gewenst en HCSA wordt ingehamerd als lid van het FVOG.
10
15
20
25
8. WVTTK Eline meldt dat er verder niets ter tafel is gekomen, waardoor dit punt kan worden afgerond. 9. Rondvraag ODIOM: Compliment voor het op orde stellen, van de KVK en de bankpas, zeker gezien de vorige AVV veel gerealiseerd. ASCI: Vraag over jullie site, gewone versie is wat meer op orde, maar de mobiele versie is een beetje een rommeltje is daar een plan daarvoor om dat op orde te stellen? Eline: De mobiele site had ik nog niet in de gaten, verder wordt er nog aan de site gewerkt, zo ontbreken de leden nog met profielen. De website had geen hoogste prioriteit en was doorgeschoven na de AVV. Goed dat je het zegt van mobiel, daar was ik niet van op de hoogte en we zullen kijken wat we daar aan kunnen doen. ZaZa: Wij willen graag nog opmerken dat ook in andere document veel fouten te vinden zijn, hopelijk wordt daar de volgende keer wat meer opgelet. Ook het belang van het schrijven van de Nederlandse taal en de Engelse taal wel handig is. Als ze nu kijkt naar de begroting wordt Nederlands en Engels gemixt, en ook in andere document zoals de Audit committee daar staan ook een aantal spelfouten in. Verder geen vragen.
30
10. Sluiting Eline bedankt iedereen voor de aanwezigheid en de AVV wordt gesloten om 15:44.
8 of 8
