FaculteitsVerenigingen Overlegorgaan Groningen

FaculteitsVerenigingen Overlegorgaan Groningen Agenda AVV (Algemene Verenigingen Vergadering) Datum: woensdag 22 april 2014 Tijd: 15:00 uur Locatie: 5111.0022 5

Aanwezigen: Ibn Battuta, P.S., Meander, IK, ODIOM, GLV Idun, Studiosi Mobilae, Societas, ZaZa, HCSF, JFV, Shalom Arabs, ASCI, Archigenes, Panacea, Pro Memorie, Tw!st, G.T.D. Bernoulli, VIP, SV Cover, SV Esperia, EPU, FMF, Clio, MARUG.

10

1. Opening Voorzitter Frank opent de vergadering om 15.06. 2. Vaststellen agenda ACI bespreken bij WVTTK.

15

Verder wordt de agenda vastgesteld. 3. Vaststellen notulen d.d. 4 december 2013 Vastgesteld.

20

4. Bestuursmededelingen / ingekomen stukken -

Iedereen graag de aanwezigheidslijst invullen.

-

Voorafgaand aan dat je wat wil zeggen graag je verenigingsnaam zeggen.

-

Je kunt je vandaag nog op geven voor de bestuursactiviteit van 29 april. Driegangen diner voor 12,50 en drankjes voor eigen rekening.

25

-

Vanaf vandaag zijn wij officieel opzoek naar een nieuw bestuur. CV en motivatie kun je sturen naar [email protected].

5. KEI Het dagelijks bestuur van stichting KEI geeft een korte presentatie over de rol 30

van studieverenigingen tijdens de KEI week:

1

FaculteitsVerenigingen Overlegorgaan Groningen KEI-to-your-future is verplaatst naar de dinsdag en wordt gehouden in MartiniPlaza. Het wordt een soort groot congres. We willen dit opzetten met jullie en samen met de SSA voor de Hanze verenigingen. Er komt een soort van studieverenigingen lounge waarbij het lid worden van een 35

studievereniging wordt gepromoot. Een idee is om een succesvol oud lid van een studievereniging een presentatie te laten verzorgen. Er zou ook een workshop gegeven kunnen worden door een studievereniging met als onderwerp bijvoorbeeld netwerken, solliciteren of wat je in commissies kan doen.

40

We sturen de aanmeldformulieren aan het FVOG en die zullen het verspreiden onder jullie. De deadline voor het inleveren van ideeën is 12 mei voor 15.00 uur. Dan moeten de aanmeldformulieren binnen zijn. Je kunt wel altijd nog mee doen met de lounge. Je promoot niet je eigen studievereniging, maar het actief zijn bij een studievereniging.

45

FMF: Moet je je ook aanmelden voor de lounge? KEI: Ja dat moet ook. PS: De gehele dag staat dus in het teken van de studieverenigingen. Als er te veel mensen zijn die zich aanmelden hoe gaan jullie dan onderscheid maken? Per faculteit?

50

KEI: Dat ligt echt puur aan het aantal aanmeldingen. We hebben een grote ruimte. Voor meer vragen kun je terecht bij FVOG. FVOG: Zijn er verder nog opmerkingen? Wij denken zelf wel dat het een beter concept is dan vorig jaar. Vorig jaar is er

55

ook samengewerkt met SSA, maar dat verliep niet zo soepel, dus we moeten ook kijken hoe dat gaat. Zodra wij het formulier hebben dan krijgen jullie deze natuurlijk.

60

2

FaculteitsVerenigingen Overlegorgaan Groningen 6. Herijking CUOS FVOG: Het advies is inmiddels binnen. Tijdens de commissievergaderingen van vorige week is het besproken. De fracties hadden wel wat op en aanmerkingen, 65

maar deze hadden vooral betrekking op de reglementen en niet echt over de specifieke aanvragen. Aankomende donderdag komt het voor in de universiteitsraad. Dan wordt het aangenomen. Zoals het er nu ligt zijn ze wel van plan om het aan te nemen. Mocht je het er niet mee eens zijn dan moet je zo snel mogelijk contact opnemen met de fracties en het CUOS.

70

JFV: Heeft het wel zin om naar ze toe te gaan? Ze waren bij ons niet echt bereid om het te veranderen. FMF: Wij sluiten ons daar bij aan. Wij hebben ook met alle partijen gepraat en volgens mij zijn er meer mensen die het er niet mee eens zijn. Ik vind het raar dat de fracties wel zeggen dat ze het willen aannemen.

75

FVOG: Ik heb morgen in ieder geval contact met Lijst Calimero en SOG om alles nog eens te bespreken. FMF: Als wij overduidelijk fouten vinden dan mogen zij ons commentaar ook wel wat serieuzer nemen. Daar zijn ze wel wat kort door de bocht in. Heel veel verenigingen zijn het er echt niet mee eens.

80

JFV: De deadline is ook erg krap. Het gaat al heel snel naar de u-raad dus dan kan je er nog heel weinig aan doen. Dat zouden ze volgend jaar wel goed kunnen aanpassen. PS: Wij hebben ook kritiek over de deadline. Ook is er veel draagvlak van mensen die er tegen zijn. De correctiefactor is vaak niet logisch. Het moet bij het CUOS

85

duidelijk zijn dat heel veel verenigingen het er niet mee eens zijn. FVOG: FWN heeft het probleem dat er te weinig instroom is in vergelijking met het ledenaantal van de verenigingen en daarom kunnen ze niet meer maanden uitkeren. Daar valt niet heel veel aan te veranderen. Clio: Het informatieproces was ook niet duidelijk. De PowerPoint slides moeten

90

op tijd verstuurd worden en er kan beter per faculteit een informatiemoment gehouden worden. Verder hebben wij het contact met onze alumni overgedragen naar buiten Clio, maar dat past niet onder het kopje Alumni. Ik vind dat daar

3

FaculteitsVerenigingen Overlegorgaan Groningen meer ruimte voor vrij gelaten moet worden. Ook vind ik dat ze wel wat sneller mogen reageren op mails. 95

FMF: Het bericht dat het advies officieel bekend was hebben wij nooit ontvangen. Wij hebben van andere verenigingen moeten horen dat het ergens online stond en we hebben de brief nog steeds niet ontvangen. Ze mogen wel wat zorgvuldiger zijn zodat het advies wel bij iedereen bekend is. Volgens mij heeft CB ook geen brief gehad.

100

IK: Bij ons is er wel een mail gekomen van het CUOS dat het advies binnen was. Deze mail kwam na de brief. FVOG: We gaan nog een evaluatie plannen met ze ergens volgende maand om het proces te evalueren. PS: Aanstaande donderdag wordt het dus goedgekeurd. Kunnen we daarvoor nog

105

iets doen? Dat het bijvoorbeeld maar voor 1 jaar wordt aangenomen? Of dat het wordt uitgesteld? FVOG: Ik kan geen antwoord geven op jouw vraag. Morgen zal ik het navragen. Studiosi Mobilae: Wij hebben een vraag over het activiteitenaanbod. Er zit een hele grote sprong in. Het is best gek dat er een dergelijk groot verschil in zit.

110

FVOG: Dat zit puur in het reglement. JFV: Dat reglement is sowieso een discussiepunt toch? FVOG: Ja daar vragen de fracties ook om. Ibn Battuta: Tijdens ons gesprek met CUOS gaven ze aan dat ook als het goedgekeurd is het nog steeds veranderd kan worden.

115

FVOG: Ja het moet eerst door de u-raad, daarna staat het pas echt vast. Maar morgen zal ik contact met de fracties hebben. FMF: Er wordt kritiek geleverd en toch wordt het aangenomen. Ik heb het gevoel dat het advies klakkeloos wordt overgenomen. Drie jaar geleden is het ook klakkeloos overgenomen zonder te kijken naar ons bezwaar. Ze moeten daar

120

meer naar kijken. FVOG: Het klakkeloos overnemen is door het CvB, niet door de fracties.

4

FaculteitsVerenigingen Overlegorgaan Groningen Cover: Het is ook handiger om een template te maken over hoe je dingen moet invullen. Er stond ook in het advies dat het niet altijd netjes was, maar het is handiger als we dat dan gewoon weten zodat het ook makkelijker is voor ons. 125

Clio: Wij vinden het jammer dat sommige kleinere verenigingen überhaupt geen bestuursbeurs krijgen. Het zou naar mijn mening eerlijker zijn als zij met terugwerkende kracht alsnog een bestuursbeurs zouden kunnen vragen als het allemaal geregeld is. Tw!st: Het is heel onduidelijk wat er allemaal ingevuld moet worden. Als je een

130

mailtje stuurt naar het CUOS dan komt er ook geen duidelijk antwoord. De informatievoorziening moet echt duidelijker zijn. Ze moeten bereid zijn om te helpen in het proces. FVOG: Wij hebben zelf ook een beurs aangevraagd en zijn ook afgewezen.

135

7. NEXT FVOG: De werkafspraken zijn nu getekend en dat hebben we ook al uitvoerig besproken tijdens de faculteitsbezoeken. Binnenkort zullen we het proces gaan evalueren met Jasper Ottens. Wat zijn belangrijke punten om met hem te bespreken?

140

JFV: In ieder geval dat hij neergezet is om de belangen van de studenten te behartigen en dat hij dat nu niet heeft gedaan. Clio: Wij waren erg ontevreden over het proces. De verenigingen werden slecht op de hoogte gehouden. Wat er van ons qua input verwacht werd veranderde steeds en het was onduidelijk hoe wij konden bijdragen in dit proces. Ook in

145

andere projecten denk ik dat het FVOG een belangrijke rol hierin heeft. Jullie moeten meer een overkoepelende organisatie zijn i.p.v. een tussenpersoon. Ook een duidelijk planning vanaf het begin zou fijn zijn. Idun: Zitten jullie nu wel weer in het overleg met de studieverenigingen? FVOG: Dat overleg is nu een driemaandelijks overleg i.p.v. een maandelijks

150

overleg. Clio: Wat gaan jullie al bespreken tijdens de evaluatie?

5

FaculteitsVerenigingen Overlegorgaan Groningen FVOG: Dat er niet goed genoeg geluisterd is naar de studieverenigingen. Dat ze beter gebruik hadden moeten maken van het FVOG. Wij hebben het gevoel dat er veel dingen stiekem er door heen gedrukt zijn. Dat is niet netjes. 155

Clio: Misschien is het een idee om van elke faculteit twee afgevaardigden er bij te hebben? We moeten ons als studieverenigingen collectief opdringen aan de processen zodat wij er zelf ook dicht op zitten. FVOG: Ik hoor heel goed wat je zegt, maar wij hebben bedacht om het niet zo te gaan doen. Het is nu klaar en als alle verenigingen ook aanwezig kunnen zijn bij

160

de evaluatie krijg je echt een overleg vol met verwijten. Clio: Ik bedoel niet tijdens de evaluatie zelf, maar dat de verenigingen tijdens het proces meer betrokken worden. Het was nu niet duidelijk wat er mogelijk was. Dat is meer voor de toekomst. Dat wij ons meer willen opdringen aan het proces. FMF: In principe is het FVOG daarvoor. Jullie zijn onze stem daarvoor. Jullie

165

moeten serieus genomen worden. Jullie moeten niet gepasseerd worden. FVOG: Daar heb je een goed punt. We proberen ook echt niet gepasseerd te worden. We gaan tijdens de evaluatie met Jasper ook benadrukken dat wij beter op de hoogte gehouden willen worden.

170

8. BHV FVOG: Dit jaar zal de BHV cursus een andere, meer uitgebreidere vorm gaan krijgen. Dit jaar werken we met een volledig BHV pakket, namelijk inclusief brand, ontruiming en communicatie. Het zal een E-learning module worden en er zal een dag op locatie zijn om het toe te passen. De kosten komen uit op 90 euro

175

p.p. Dit is een paar euro duurder dan vorig jaar, maar dit is dus wel een volledig pakket. De cursus wordt in groepen van 12 personen aangeboden. Tw!st: Wanneer krijgen wij hier bericht over? FVOG: Dat zal vanaf mei zijn. FVOG: Wij hebben ook contact gehad met de Aclo en SSA en zij hebben ook

180

interesse in cursus. Wij zien daar geen problemen in, mijn vraag is of jullie dat wel hebben? ODIOM: Zijn er dan nog wel net zoveel plekken beschikbaar?

6

FaculteitsVerenigingen Overlegorgaan Groningen FVOG: Ja, dat is geen probleem. FVOG: Oké, dan krijgen jullie daar zo snel mogelijk meer informatie over. Het zal 185

waarschijnlijk plaatsvinden in de laatste week van de zomervakantie. 9. WVTTK -

ACI: adviescommissie introductietijden.

FVOG: Het ACI adviseert over introductiekampen. Vorige week hebben jullie een 190

mailtje ontvangen met een uitnodiging voor de informatiebijeenkomst die zij organiseren. Het veiligheidsplan en ook het omgaan met de verhoogde alcoholleeftijd zal worden besproken. Vanuit het ACI hebben wij vernomen dat lang niet alle verenigingen een plan inleveren. Dit is ook niet verplicht, maar wij willen wel benadrukken hoe belangrijk het is om het wel te doen. Het ACI kan

195

jullie goed ondersteunen en heeft veel ervaring daarmee. 10. Rondvraag FMF: Jullie hebben een nieuwsbrief alleen heeft de FMF in oktober de laatste nieuwsbrief ontvangen.

200

FVOG: We zullen daar rekening mee houden. Dit is een probleem met onze website. 11. Sluiting De vergadering wordt gesloten om 15.43.

205

7