Samenwerkings Overleg Faculteitsverenigingen

Samenwerkings Overleg Faculteitsverenigingen Heyendaalseweg 141, N -1.280 6525 AJ Nijmegen [email protected] www.ru.nl/sofv

jaarverslag van het

XIXe bestuur der Samenwerkings Overleg Faculteitsverenigingen 2009-2010

I. II. III. IV. V. VI. VII.

Inleiding Bestuursverslag Zetelverslag Financieel jaarverslag Toelichting financieel jaarverslag Bijlage I: verslaglegging kamerbezoeken Bijlage II: visie op de toekomst van studieverenigingen Samenwerkings Overleg Faculteitsverenigingen Pagina 1 van 27


I. Inleiding Geachte leden, Het werk zit erop. Zoals een metselaar vol trots aan het eind van een werkdag kijkt naar het muurtje dat hij heeft gebouwd, zo kijken wij nu terug naar ons afgelopen bestuursjaar. Een jaar dat officieel begon op 22 september, op de dag dat dit stuk zal worden behandeld bijna een jaar geleden. Ons bestuursjaar begon eigenlijk echt op een warme zomeravond aan het eind van het academisch jaar 2008-2009. Net die dag was de laatste sollicitatie voor het nieuwe SOFvbestuur afgerond en de spanning van de ternauwernood gelukte formatie stond nog op de gezichten van onze voorgangers te lezen toen we de Refter binnenstapten. Er werden kleffe handjes uitgewisseld en hoewel we elkaar nauwelijks kenden was er één ding wat ons bond: de gezamenlijke angst voor het onbekende. Dat onbekende was overigens niet het menu van de Refter die avond, alhoewel angst daarvoor achteraf niet ongepast was geweest. Die avond wachtte ons direct een Algemene Ledenvergadering vol Nijmeegse bestuurders die zouden beslissen of wij het nieuwe bestuur van het SOF mochten worden. Dat mocht, en zodoende vonden wij ons in de zomervakantie met regelmaat in onze gedachten terug, mijmerend over de mogelijkheden die het SOFv het komend jaar zou bieden. Eerlijkheid gebied ons nu te zeggen dat ons toen geen helder doel voor ogen stond. Uiteindelijk wisten wij ons beleid vorm te geven rond de kernwoorden professionaliseren, profileren en positioneren. We hebben ons tot het laatste moment door het SOFv uitgedaagd gevoeld en gedurende het jaar hebben we dan ook steeds nieuwe ideeën ontwikkeld en uitgewerkt die binnen deze strategie pasten. Nu achten wij ons beleid op elk van de drie kerngebieden geslaagd. De organisatie is professioneler geworden in haar aanpak, de contacten binnen en buiten de universiteit zijn verstevigd en aangehaald en we kunnen in alle bescheidenheid zeggen dat nu minimaal alle partijen waarmee het SOFv zaken zou moeten doen, van ons bestaan af weten. Daarnaast is niet alleen ons beleid geslaagd, we hebben onze opdracht ook met bijzonder veel plezier uitgevoerd. Ondanks dat blijven er ook zaken die niet tot volle tevredenheid kunnen stemmen. Zo waren de herhaaldelijke en aanhoudende discussies binnen de organisatie over de contributie en haar aard niet altijd constructief. Daarnaast voelden we ons soms niet goed in staat tot het bereiken van de afzonderlijke doelgroepen binnen het SOFv. Toch gebiedt de eerlijkheid ons te zeggen dat we blij zijn met het compromis dat u tijdens de recentste vergadering over de contributiehoogte en –aard heeft bereikt. Ook zien wij het belang van een moderner en sterker Huishoudelijk Reglement dat uit de contributiewijziging is geboren. Uiteindelijk heeft u met beide zaken bijgedragen aan een belangenbehartigingsorganisatie die nog jaren vooruit kan. Hoewel de studenten en de verenigingen in Nijmegen het afgelopen jaar de nodige beproevingen hebben doorstaan, wacht u de komende jaren een nieuwe reeks uitdaginSamenwerkings Overleg Faculteitsverenigingen Pagina 2 van 27


gen. Alleen de nieuwe toetsingsprocedure al volgens nieuw model zal veel van uw bestuurlijke vermogens vergen. Echter, niet alleen u, maar ook de hele academische wereld als geheel zal worden beproefd. De actuele maatschappelijke veranderingen dringen de universiteit meer en meer in een positie van verdediging en verantwoording. Het is dan zaak dat niet alleen uw universiteit en uw faculteit, maar ook u en uw eigen leden laten merken midden in de maatschappij en de wereld te staan. Dat kan al erg eenvoudig door macrobeleid te ontwikkelen voor de eerstvolgende jaren, beleid dat zich richt op uw positie op vlakken van internationalisering en, erg actueel, arbeidsmarktoriëntatie en studierendement. De angst dat hiermee over het spreekwoordelijke „eigen graf‟ zou worden geregeerd, is ongegrond. Slechts bij een te gedetailleerde invulling van toekomstig beleid is hiervan sprake. We willen u dan ook bij ons afscheid nog eenmaal uitdagen om over uw vereniging in de toekomst na te denken. Voor nu laten we het bestuur na aan onze opvolgers. We achten ze afzonderlijk en als groep bijzonder goed in staat tot het ontplooien van een eigen, creatief en constructief beleid. Met pijn in het hart, maar gesterkt door het vertrouwen dat we capabele bestuurders hebben kunnen vinden, verlaten we nu onze bestuursposten. Voor u ligt dan ook ons laatste verslag. Na de inleiding treft u achtereenvolgens het bestuursverslag met een weergave van alle relevante hoofdzakelijke gebeurtenissen van afgelopen jaar; een zetelverslag met een weergave van alle aan studieverenigingen gerelateerde zaken uit de Universitaire Studentenraad en uiteraard vindt u het financieel jaarverslag in dit jaarverslag met bijbehorende toelichting. Daarnaast vindt u als bijlage een stand van zaken van de studieverenigingen, treffend verwoord in een verslag van alle kamerbezoeken van afgelopen jaar en een toekomstvisie van u, voortgekomen uit de visiegroepbijeenkomsten. Nu rest ons uiteindelijk niets meer dan het uitspreken van onze dank dat we het afgelopen jaar aan het SOFv hebben mogen werken. We wensen u en uw koepel – en daarmee onze opvolgers - het allerbeste voor de toekomst.

Het XIXe bestuur der SOFv,

Wouter van Acker, voorzitter Sjoerd van Gils, secretaris Mark Verleg, penningmeester Merijn Dammers, politiek commissaris

Samenwerkings Overleg Faculteitsverenigingen Pagina 3 van 27


II. Bestuursverslag Algemeen beleid Het SOFv is er voor de verenigingen, en niet andersom. De vraag die aan het begin van een jaarverslag gesteld moet worden is dan ook of het SOFv inderdaad de studieverenigingen van dienst is geweest. Het bestuur is van mening dat dit zeker het geval was. Gedurende het jaar heeft het bestuur op proactieve wijze problemen opgespoord, aangepakt en nieuwe initiatieven gestart. Een aantal voorbeelden hiervan zijn de problemen omtrent de toetsing bestuursmaanden, de muziekrechten bij Sena en de versterkte samenwerking met de andere Nijmeegse koepels. Het bestuur heeft echter ook intern een aantal stappen gezet, mede dankzij de inzet van enkele leden. Zo is het HR volledig vernieuwd en is er voor het eerst een (financieel) halfjaarverslag verschenen. Bij alle activiteiten die het bestuur heeft ondernomen is geprobeerd proactief, professioneel en kritisch te zijn. De resultaten van dat streven zijn hieronder te lezen. Een uitgebreider verslag van de activiteiten zal aan bod komen bij „bestuurszaken en activiteiten‟. De manier waarop de problemen zijn aangepakt en initiatieven zijn vormgegeven zal deels bij „profilering‟ en deels bij „professionalisering‟ ter sprake worden gebracht.

Profilering De manier waarop het SOFv zich manifesteert kan van grote invloed zijn op het beeld dat men krijgt van de studieverenigingen zelf. Een professionele, kritische en proactieve koepel waarmee men in aanraking komt zal een student, docent en met name (beleids)medewerkers eerder doen afstappen op een studievereniging. Om het SOFv op een dergelijke manier te profileren heeft het bestuur diverse initiatieven ontplooit zoals het koepeloverleg met de overige Nijmeegse koepels, welke volgend jaar hoogstwaarschijnlijk een vaste vorm zal aannemen. Daarnaast is er op instigatie van het SOFv een Raad van Advies gekomen die het RAGweekbestuur zal bijstaan, adviseren en controleren in haar financiën door een kascontrolecommissie. Tevens zijn diverse initiatieven opgezet bij diverse beleidsmedewerkers bij Dienst StudentenZaken en het International Office. Hoewel deze initiatieven moeilijker uitvoerbaar zijn, en vaak langer op hun realisatie zullen laten wachten, zorgt deze houding voor een verbetering in het beeld dat men van het SOFv en de studieverenigingen heeft. Zo heeft het bestuur de rol die studieverenigingen binnen het internationaliseringproces kunnen spelen onder de aandacht gebracht van het International Office en de rector, alsmede de eventuele samenwerking met studieverenigingen als het gaat om arbeidsmarktoriëntatie, wat voor de universiteit een groeiende prioriteit is. Daarnaast is het SOFv een meer „vanzelfsprekende‟ actor geworden aan de Comeniuslaan. Zo werd het bestuur gevraagd het concept „studievereniging‟ uit te leggen aan de internationale studenten tijdens de introductie, en werd het SOFv door de organisatie van de introductie vanuit DSZ gevraagd een rol te spelen bij de brainstorm omtrent eventuele verSamenwerkings Overleg Faculteitsverenigingen Pagina 4 van 27


anderingen in de introductie van komende jaren. Dit alles geeft blijk van het feit dat het werk van het SOFv gewaardeerd wordt, ook buiten de eigen lidverenigingen om. Deze vorm van profilering, met de drie kernwoorden „professionalisering, kritisch en proactief‟, heeft het SOFv verder ook aangehouden bij haar leden, zij het op een ietwat informeler manier. De informele basis die het bestuur legde met de verschillende verenigingen door middel van het bezoeken van constitutieborrels, het organiseren van de borrels na de ALV‟s en de kamerbezoeken bevorderde het zakelijke contact dat het bestuur had met diverse leden, de ontwikkeling van nieuwe ideeën en het ontdekken van problemen.



Bestuurszaken en activiteiten Een aantal bestuurszaken is reeds aan bod geweest bij het onderdeel „algemeen beleid‟, maar deze zullen hier worden aangevuld met een uitgebreider verslag van de belangrijkste ondernemingen van het bestuur. Eén van de eerste problemen die aan de orde kwam was de onduidelijkheid omtrent softwarelicenties, en de grote verschillen qua ICT-dienstverlening tussen de verschillende faculteiten aan studieverenigingen. Het bestuur is hierover in gesprek gegaan met het hoofd ICT van de Radboud Universiteit en is in samenwerking gekomen tot een regeling waarbij alle studieverenigingen dezelfde status krijgen als de medewerkers. Dit houdt in dat men dezelfde rechten heeft wanneer het gaat om ondersteuning, software en hardware. Ook zal er voor gezorgd worden dat de ICT-medewerkers op de hoogte zijn van deze gang van zaken, zodat zij niet raar op zullen kijken wanneer een studievereniging bij hen aanklopt. De toetsing bestuursmaanden heeft het hele jaar onze speciale aandacht gekend. Na onduidelijkheid over de procedure heeft het bestuur een gesprek gehad met de verantwoordelijke beleidsmedewerker, waarna er een verduidelijking van de gevraagde gegevens naar de leden is gestuurd. Na de eerste uitslagen is het bestuur wederom in gesprek gegaan met een beleidsmedewerker van de toetsingscommissie om een aantal ernstige klachten over te brengen. Ook contact met toetsingscommissieleden op een informeler vlak heeft geholpen bij de verduidelijking en verbetering van één en ander, waarna de beroepsgang voor de meeste verenigingen een stuk eenvoudiger was. Al met al is het bestuur redelijk tevreden met de uitkomst van de toetsing, maar de weg die bewandeld werd was onacceptabel. Daar zal in het komende jaar dan ook verbetering in moeten komen, hopelijk mede door de nieuwe regeling profileringfonds. In de loop van het eerste halve jaar werd het bestuur duidelijk dat de positie van de Letterenverenigingen erg achterbleef op die van verenigingen op andere faculteiten. Het bestuur heeft vervolgens voorgesteld om in nauwe samenwerking met de betrokken verenigingen een facultaire koepel op te richten. Deze koepel, genaamd Solve, neemt onder anderen het behartigen van de belangen van de letterenverenigingen naar het faculteitsbestuur op zich. Het gaat hier met name om financiële steun en het verkrijgen van alleszins redelijke verenigingskamers. Nadat het bestuur in de beginfase nauw betrokken was bij deze „dochterkoepel‟ werkt deze momenteel geheel zelfstandig en succesvol. Mede dankzij persoonlijke contacten bij een lidvereniging kwam het bestuur in de eerste helft van het jaar een andere zorgwekkende trend tegen. Het ging hier om de muziekrechtenorganisatie Sena die probeerde verenigingen zo ver te krijgen over te gaan tot het kopen van deze rechten. Het bestuur was van mening dat deze rechten geenszins van toepassing waren op studieverenigingen gezien hun informele en niet-commerciële karakter, en heeft toen ook besloten op te roepen de brieven te negeren, en eventuele nieuwe brieven direct aan het bestuur te melden. Tot blijdschap van het bestuur is het slechts bij een enkele brief gebleven. Het heeft er dan ook alle schijn van dat Sena op goed geluk een aantal betalingen heeft proberen te verkrijgen, zonder dat zij een structurele poging doet studieverenigingen deze muziekrechten op te leggen. Verder heeft het bestuur de banden met de collega-koepels in Nijmegen aangehaald. Volgens het bestuur hebben de NSSR (sportverenigingen), CSN (christelijke studentenSamenwerkings Overleg Faculteitsverenigingen Pagina 6 van 27


verenigingen) en het B.O.S. (gezelligheidsverenigingen) grotendeels dezelfde belangen als het SOFv, en kan een regelmatig overleg dan ook alleen maar positief zijn. Uit dit overleg is een tweetal initiatieven ontsproten. Enerzijds is er een feest georganiseerd, welke tot de mindere successen van het bestuursjaar mag worden gerekend. Anderzijds is er een Raad van Advies voor de RAGweek opgericht, naar initiatief van het SOFv, zodat het bestuur van de RAGweek meer continuïteit zal kennen, en zodat de penningen gecontroleerd kunnen en zullen worden door de penningmeesters van de vier aangesloten koepels. Door laatstgenoemde instelling hoopt het SOFv het vertrouwen onder de verenigingen in de ragweek en haar bestuur te laten groeien, waardor in de toekomst de samenwerking gewaarborgd kan blijven. Voor het komende jaar hebben de koepelbesturen een overdrachtsdocument samengesteld waar aanbevelingen worden gedaan voor het samenwerken in het komende jaar. Ten slotte heeft het bestuur aan het eind van het jaar de welbekende visiegroepen ingesteld. Het doel was deze te laten brainstormen en discussiëren over een aantal onderwerpen, waaruit een algemene visie zou kunnen worden geabstraheerd die vervolgens aan het CvB zou kunnen worden aangeboden. Het doel hiervan was de potentie van de studieverenigingen aan te tonen bij de hoogste bestuurders, anticiperend op de aankomende bezuinigingen. Echter is uit de visiegroepen te weinig stof gekomen die zou kunnen leiden tot een substantiële gezamenlijke visie welke aangeboden zou kunnen worden aan de rector. Daarom zal een verslag van de visiegroepen gebruikt worden als ideeënbord waaruit de verenigingen zelf initiatieven kunnen ontplooien, en waarvan het nieuwe bestuur eventuele problemen kan onderscheppen. Zoals gesteld in het beleidsplan heeft het bestuur dit jaar een drietal activiteiten georganiseerd. De eerste was een diner rouler langs drie verschillende restaurants, met een afsluitende borrel. Deze activiteit bleek een uitstekende gelegenheid elkaar beter te leren kennen, en nieuwe bestuursleden te ontmoeten. Het bestuur heeft daarna, na lang twijfelen, besloten een cantus te organiseren voor de besturen van de lidverenigingen. Het mag gesteld worden dat dit „out-of-the-box-denken‟ zijn vruchten af heeft geworpen. De avond was bijzonder geslaagd, en naar de mening van het bestuur voor herhaling vatbaar. De afsluitende barbecue was eveneens onvergetelijk, en was een gepaste afsluiting van het bestuursjaar. Ten slotte heeft het bestuur tot tweemaal toe geprobeerd een lunchlezing te organiseren omtrent het onderwerp „sponsorenwerving‟, met name met het oog op de door de economische crisis moeilijk haalbare targets omtrent sponsorinkomsten. Helaas was er voor deze activiteit te weinig animo om door te laten gaan. In de bijlagen vindt u de bevindingen van het bestuur naar aanleiding van de kamerbezoeken en de discussiegroepen.



III. Zetelverslag Algemene beschouwing Vanaf september 2009 zetelt de Politiek Commissaris (hierna: PC) van het negentiende SOFv-bestuur in de Universitaire Studentenraad. Bij de wisseling van de wacht is er enige informatie over de gang van zaken omtrent de GV aan de nieuwe PC overgebracht. De echte vuurdoop bestond echter uit twee dagen Soeterbeeck waar het presidium van de XIIe USR de gehele nieuwe USR inwerkte. Tijdens deze dagen is er gesproken over het reilen en zeilen van de medezeggenschap en zijn de speerpunten van de XIIIe USR op papier gezet. Om deze speerpunten te bereiken zijn voor het academische jaar 2009-2010 taskforces gevormd. Deze taskforces zijn profileringfonds, internationalisering, huisvesting, wet op hoger en wetenschappelijk onderwijs (WHW), informatie en communicatie technologie (ICT) en universitaire bibliotheken (UB). Bij de invulling van de andere taskforces heeft de PC een plaats gevonden in de taskforces Internationalisering en UB. De doelstelling van de taskforce internationalisering is om, aan de hand van een enquête voor de verschillende FSRs en OLCs, een stand van zaken wat betreft internationalisering te produceren en hierover een notitie te schrijven die besproken zal worden met het College van Bestuur (CvB). De notitie is behandeld in de juni-cyclus met als voornaamste resultaat dat het CvB aangenaam verrast is door de notitie en deze uitgebreid zal behandelen in de september cyclus van 2010-2011. De taskforce UB is inhoudelijk een heel andere. Met onder andere de directeur van de UB, dhr. Jefcoate wordt gesproken bijvoorbeeld gesproken over de financiën van de UB, de bezoekersaantallen, een „learning zone‟, de zondagopenstelling en de tevredenheid onder studenten. De zondagopenstelling is vanuit de studentenraad geïnstigeerd en ook dit jaar is de financiering van de zondagopenstelling voor 2010 rond. Daarnaast zal dit jaar een pilot worden georganiseerd voor de dag na Hemelvaart om ook open te gaan. Bij bevredigende cijfers en voldoende financiering zal ook de UB voortaan op deze dag ook open gaan. Afgelopen jaar is de learningzone geopend, is de tevredenheid over de UB gebleken uit de studenten enquête en is de opening na Hemelvaart ook een succes. Naast deze taskforces zijn er in de Gezamenlijke Vergadering ook verschillende vaste commissies. De PC heeft plaatsgenomen in de commissies Sociale Zaken (SoZa), Public Relations (PR) en Financiën, Investeringen en Nieuwbouw (FIN). Van de commissie SoZa is de PC vicevoorzitter. Het is gebruikelijk dat in deze commissie een lid van de OR voorzitter wordt. De vicevoorzitter is mede verantwoordelijke voor de inhoudelijke preadviezen en het voorzitten van de vergadering. Deze commissie bestaat voorts uit vier studentleden en zes OR-leden. Besproken binnen de commissie zijn onder meer de notitie „Loopbaanbeleid, een Helder Perspectief‟, „ Fit in Balans‟ en de notitie „Wijziging Beoordelingsregeling‟. Het loopbaanbeleid aan de Radboud Universiteit is als onvoldoende bestempeld en is aan wijzigingen ondergaan. Daarnaast is de fitheid van werknemers onderzocht met de mogelijkheid tot verbetering van gezondheid en functioneren.



Aangezien de commissie PR zich enkel richt op de PR van de USR zitten in deze commissie enkel studentleden. Er wordt wel nauw samengewerkt met de OR voor bijvoorbeeld de rapportage „medezeggenschap‟ in de VOX. De commissie PR verzorgt een bijdrage van de USR in alle even edities van de VOX. Daarnaast heeft de commissie ervoor gezorgd dat het USR-kantoor is opgeknapt op het gebied van zichtbaarheid en uitstraling. In de commissie FIN zitten vier studentleden en zeven OR-leden. Sinds september 2009 is deze commissie nog niet actief geweest. Zoals universitair gebruikelijk wordt in de januaricyclus de begroting van de universiteit voorbereid en wordt hierover een preadvies geschreven, daarnaast is voor de maanden juni en juli de jaarrekening geagendeerd waarin inhoudelijk ingegaan is op deze onderwerpen. Hieruit bleek dat de universiteit haar zeven vette jaren achter de rug heeft en het nu een tijd van bezuinigingen wordt.

Carolus Magnus-SNUF Gedurende het tweede half jaar is in de Nijmeegse (academische) pers de zaak Stichting Nijmeegs Universiteitsfonds (hierna SNUF) versus Carolus Magnus (hierna CM) veelvuldig aan bod gekomen. CM en SNUF hadden een hoogoplopend conflict waarbij SNUF de eigenaar van de Sociëteit van CM en in casu verhuurder - dreigde met uitzetting van CM - in casu huurder - vanwege het niet accepteren van een drastische huurverhoging. Conform de contractuele afspraak tussen CM en SNUF is de USR inzake om advies gevraagd over het al dan niet uitzetten van CM uit haar pand. De USR heeft zich hierover beraad en concludeerde dat het uitzetten van CM uit het pand een stap te ver is. Aangezien het advies is gebaseerd op vertrouwelijke (financiële) gegevens van zowel SNUF als van CM is zowel het dossier alsmede het advies niet inzichtelijk gemaakt. Beide partijen weer om de tafel gaan zitten en CM zit nog steeds in haar pand.

Profileringfonds Wat betreft: „Profileringfonds‟. Vorig jaar heeft de USR, naar aanleiding van de komende wetswijziging WHW, een voorstel gedaan om regeling FONDS aan te passen. Het College van Bestuur heeft het voorstel afgewezen. Feitelijk hield dit in dat de oude regeling van kracht bleef. Breekpunten waren onder andere: het afschaffen van full time bestuurscompensatie en de mogelijkheid voor hbo doorstromers op aanspraak te maken op bestuursmaanden. Ook de USR van dit collegejaar 2009-2010 heeft een taskforce profileringfonds ingesteld. In samenwerking met DSZ is er gedurende het jaar gesproken over de nieuwe regeling en toetsing. Belangrijke punten voor de USR waren onder meer: de mogelijkheid voor HBOdoorstromers om maanden te ontvangen, full time beurzen en een betere toetsing. Over deze onderwerpen is gediscussieerd tijdens SOFv ALV‟s, via mailwisseling en een presentatie van taskforce profileringfonds van de USR. Uiteindelijk ligt er een regeling waarbij HBOdoorstromers vergoeding kunnen ontvangen, full time beurzen mogelijk zijn en een regeling waarbij het ledenaantal slechts een voorcategorisatie betreft en daarnaast wordt gekeken naar het activiteitenrooster, de begrotingen en jaarverslagen van de vereniging. De complete regeling is unaniem ingestemd en is online te vinden. Samenwerkings Overleg Faculteitsverenigingen Pagina 9 van 27


Cyclusrapportage Het afgelopen jaar zijn er acht cycli afgesloten: de september-oktober-, november-, december-, januari-/februari-, maart-, april-, mei- en junicyclus. Septembercyclus De septembercyclus handelde onder meer over studierendement en –begeleiding in de bachelorfase en over Loopbaanbeleid bij de Radboud Universiteit: notitie ‘Een Helder Perspectief’. In de afsluitende vergadering is ingegaan op de reactie van het College van Bestuur op de twee agendapunten. Inzake studierendement kon de gehele GV zich vinden in een brief aan het CvB om een samenhangend pakket van maatregelen t en voldoende voorlichting over de in te voeren maatregelen aan de faculteiten te eisen. Het CvB heeft hierop positief gereageerd. De kritiek die de GV echter uitte op de P-in-2 regeling en de B-in-5 regeling werd niet gedeeld door het CvB. De notitie „een Helder Perspectief‟ werd door het CvB ingetrokken na grondige en gefundeerde kritiek in het preadvies op de notitie, geschreven door de commissie SoZa. Novembercyclus De novembercyclus had onder meer Geesteswetenschappen, Internationalisering: stand van zaken IRUN en Onderzoek uitbesteding catering op de agenda staan. De GV ontving een verouderde notitie over Geesteswetenschappen waardoor het CvB twee leden van de strategiegroep Geesteswetenschappen had uitgenodigd om de ontwikkelingen mondeling toe te lichten. De GV zal verder op de hoogte worden gehouden van de ontwikkelingen. Agendapunt „Internationalisering: stand van zaken IRUN‟ betrof een korte notitie waarin de stand van zaken gepresenteerd werd. De recente ontwikkelingen zijn dat de rector voorzitter is geworden van het IRUN-netwerk en het secretariaat hiervan op de Radboud Universiteit is gevestigd. De GV is zeer tevreden over de ontwikkelingen van het IRUN-netwerk en is verheugd dat internationalisering zo hoog in het vaandel van het CvB staat. Wat betreft Uitbesteding catering. Het CvB heeft ervoor gekozen de Refter en de verder universitaire catering niet uit te besteden. Ondanks de mogelijkheid tot besparing is het CvB zeer tevreden over de prijs-kwaliteitverhouding ten opzichte van andere universiteiten. De GV was het met deze constatering eens.. De PC heeft in de rondvraag van deze cyclus namens de (Bèta)verenigingen van het SOFv aan het CvB gevraagd om inzicht te geven in het besluit om de diploma-uitreikingen voortaan centraal in de aula plaats te laten vinden. De vraag luidde als volgt: “De studieverenigingen van de Bètafaculteit en daarmee een groot aantal studenten heeft bezwaar tegen het feit dat de diploma-uitreikingen van de bètastudies voortaan in de Aula plaatsvinden. Gedurende de studie verblijven zij vrijwel uitsluitend in het Huygensgebouw en tot voor kort vonden daar dan ook hun diploma-uitreikingen plaats. Er bevinden zich geschikte zalen voor een ceremonie en het uitreiken van de diploma's in het Huygensgebouw is representatiever voor de studie en voor bezoekers interessanter dan een uitreiking in de aula. Wat is het Samenwerkings Overleg Faculteitsverenigingen Pagina 10 van 27


achterliggende besluit dat de diploma-uitreiking in de Aula plaatsvinden? Zijn er mogelijkheden dat er voor de Beatfaculteit een uitzondering wordt gemaakt?” Het CvB antwoordde dat zij dit een blijk van navelstaren vonden. Het CvB was (en is) van mening dat (iedere) student aan de Radboud Universiteit studeert en niet aan het Huygensgebouw. Zij hopen dat ook de Bètastudenten zich hierin kunnen vinden. Decembercyclus De decembercyclus had onder meer Toetsing en beoordeling: stand van zaken 2009, Evaluatie leidraad organisatiewijzigingen: aanbevelingen, Regeling gewenst gedrag en Wijziging beoordelingsregeling op de agenda staan. Wat betreft 'Toetsing en Beoordeling: stand van zaken 2009'. In deze notitie wordt gekeken naar de toetsing en beoordeling van de opleidingen van de Radboud Universiteit. Het CvB is tevreden met de huidige stand van zaken, en ziet geen reden tot verandering van haar reglementen. Uit een instellingsaudit (een pilot waarbij per instelling bekeken wordt hoe het staat met de toetsing en beoordeling) is gebleken dat het kwaliteitswaarborgingssysteem systematisch procedureel op orde is. De USR vroeg aan het CvB of zij het eens is met de huidige rol van OLC‟s omdat deze binnen de kwaliteit van onderwijs een grote rol spelen. Het CvB ziet reden om de huidige vorm van examencommissies en de rol van de OLC's te handhaven, tot vreugde van de USR. Wat betreft evaluatie leidraad organisatiewijzigingen: aanbevelingen. Er ligt een leidraad voor organisatiewijzigingen die op dit moment wordt geëvalueerd. Uit de evaluatie blijkt dat de leidraad goed werkt behalve bij de reorganisatie van de UB. Het CvB heeft in de ogen van de OR goed gereageerd op de vragen van de OR en kon zich vinden in de gegeven adviezen. Alle open aanmerkingen worden meegenomen in de komende periode. Tijdens de afsluitende GV is met de leidraad ingestemd. Inzake Wijziging beoordelingsregeling. Dit voorstel is behandeld in de commissie SoZa (Sociale Zaken) waarin de politiek commissaris zitting heeft. Het stuk ligt ter stemming voor de OR. De USR heeft inzake geen stemrecht. De commissie wil graag de mening van het College van Bestuur inzake. Wat betreft regeling ongewenst gedrag. Er is aanvankelijk een fout gemaakt door het Ambtelijk Secretariaat. In eerste instantie werd er vanuit gegaan dat enkel de OR instemmingsrecht had, later werd duidelijk dat ook de USR dit recht had. Het CvB heeft de vragen uit het preadvies van SoZa afdoende beantwoord, waardevol om te vermelden is dat het CvB toegezegd heeft de regeling meer onder de aandacht te brengen bij zowel werknemers als studenten. Tijdens de afsluitende GV is met de regeling ongewenst gedrag ingestemd. Wat betreft instemming wijziging beoordelingsregeling. De aanleiding voor een wijzing van de beoordelingsregeling is de onduidelijkheid over de rol en de bevoegdheden van de beoordelingsautoriteit in de huidige regeling. Het gaat hierom zogenaamde jaargesprekken: beoordelingsgesprekken die werkgevers afnemen bij werknemers. In het voorstel staan enkele tekstuele wijzigingen. Van de vier wijzigingen voorgesteld door de OR zijn er twee aangenomen. Januaricyclus De januari/februaricyclus had enkel Bespreking Algemene Gang van Zaken op de agenda staan. Samenwerkings Overleg Faculteitsverenigingen Pagina 11 van 27


Traditiegetrouw wordt de Algemene Gang van Zaken besproken in de eerste vergadercyclus van het nieuwe kalenderjaar aan de hand van de begroting. Alle GV-commissies gezamenlijk hebben een preadvies opgesteld onder meer aan de hand van de begroting 2010. De voorzitter van het CvB heeft voorgaande de discussie een uitgebreide presentatie gegeven over de stand van zaken op de Radboud Universiteit. Met name het financiële aspect komt aan bod met de mededeling dat we in een tussenjaar bevinden en naar aanleiding van de aanstaande verkiezingen en de formatie het CvB verwacht dat er veel bezuinigd moet gaan worden. Het preadvies is een stortvloed aan vragen over de onderwerpen: onderwijs, onderzoek, voorzieningen en financiën. Voor de antwoorden verwijs ik naar radboudnet.nl waar het gehele verslag online beschikbaar is. Maartcyclus De maartcyclus had onder meer Discussie Bindend Studieadvies, Studentenbanen op de campus, Notitie UKO en Discussie Profileringfonds op de agenda staan. Wat betreft 'Discussie Bindend Studieadvies‟. Tijdens deze discussie heeft het CvB, naar aanleiding van cijfers uit een BSA onderzoek van Rotterdam en positieve respons van het college van decanen, aangegeven een BSA in te willen stellen. Commissie OOM heeft een notitiestuk geschreven waarin ze haar ontevredenheid over het BSA heeft geuit. Het schoolse en betuttelende karakter van een BSA en de noodzaak om een tweetraps BSA in te stellen past niet in een academische gemeenschap. Een tweetraps BSA is houdt in 40 ects in het eerste studiejaar en een p-in-2 regeling past niet binnen een academische gemeenschap. Voordat een BSA ingesteld wordt dienen alle opleidingen en de studiebegeleiding op orde te zijn. Naar aanleiding van deze discussie is er een klankbordgroep van studenten ingesteld welke feedback mag geven op de Projectgroep Bindend Studieadvies en indien alle genomen maatregelen met betrekking tot het studierendement volstaan (er is nog geen cohort afgestudeerd sinds het begin van de maatregelen) dan zal er besproken worden of de BSA gehandhaafd wordt. Wat betreft „Studentenbanen op de campus‟. het CvB is voornemens meer studentenbanen te creëren op de campus. Commissie VGWM heeft een preadvies geschreven als reactie op de notitie waarin zij verheugd is te lezen dat het CvB deze plannen heeft. In het preadvies wordt gesproken over langdurigheid van de studentcontracten, naast flexibiliteit van studenten. De frictie tussen vaste contracten voor studenten en werknemers is een punt van aandacht (de OR wil niet dat er werknemers ontslag krijgen om studenten meer banen te geven). Het CvB heeft toegezegd dat er niet zonder nadrukkelijke reden banen van vaste werknemers aan studenten gegeven zullen worden. Wat betreft mogelijke vaste contracten voor studenten konden zij nog geen concreet antwoord geven, dit is pas een vraag voor latere zorg. Het uitzendbureau wordt in eerste instantie niet door studenten gemanaged maar door professionals, dit zodat het zeker is dat er een goed gefundeerd orgaan ontstaat. In de toekomst ligt er een mogelijkheid dat dit gerund kan worden door studenten. Commissie VGWM en de studentenraad zijn beide tevreden met de gegeven antwoorden en worden op de hoogte gehouden door het CvB van ontwikkelingen.



Wat betreft „Onderzoek Discussie Profileringfonds‟. Bij aanvang van dit agendapunt wordt door het CvB toegevoegd dat de discussie Profileringfonds enkel een discussie is op beleidsniveau en niet op praktisch niveau, voor het instemmen van profileringfonds komt dit punt terug op de agenda met een wezenlijk voorstel van het College van Bestuur. Discussie Profileringfonds is een belangrijk agendapunt voor alle bestuurders aangezien zij binnen de regeling profileringfonds vallen wat betreft bestuursmaanden. Vorig jaar is niet met de nieuwe regeling ingestemd omdat het CvB en de studentenraad niet overeen konden komen over onder andere HBO-doorstromers. Dit jaar wordt een nieuwe profileringfonds ingestemd door de studentenraad. Om eerst met de studentenraad in discussie te treden en het punt later dit jaar ter stemming te leggen hoopt het CvB dit jaar wel tot overeenstemming te komen. De fiscalisering van de OV-vergoeding is zo goed als zeker wat inhoudt dat deze komt te vervallen. Dit zal betekenen dat het bedrag wat nu per maand uitbetaald wordt met ongeveer € 80,- wordt verlaagd, het CvB is voornemens om dit bedrag beschikbaar te laten voor extra bestuursmaanden. Dit omdat het totaalbedrag al meerdere jaren staat bevroren, terwijl er wel meer verenigingen/besturen zijn bijgekomen en de vraag naar bestuursmaanden ieder jaar flink wordt overschreden. De commissie BO en de taskforce Profileringfonds hebben beiden een preadvies geschreven als reactie op het notitiestuk. Hierin komen vragen aan de orde als, komt er een mogelijkheid voor HBO-doorstromers om maanden te verkrijgen, kunnen buitenlandse studenten maanden verkrijgen, wat wordt de hoogte van een bestuursmaand, blijft er een mogelijkheid om 12 maanden te verkrijgen. In de ogen van de studentenraad heeft het CvB positief gereageerd, het bedrag wat al jaren bevroren staat blijft ook gedurende financieel stormachtige tijden in zijn geheel beschikbaar voor profileringfonds. Aprilcyclus De aprilcyclus had onder meer Nieuwbouw Gamma fase 1, Loopbaanbeleid bij de Radboud Universiteit: notitie ‘Een Helder Perspectief’, Universitair protocol kwaliteitszorg onderzoek en Pilots Fit in Balans en Werkvermogen op de agenda staan. Wat betreft „Nieuwbouw Gamma fase 1‟. De status van dit stuk is dat het ter advies bij de OR ligt. De OR (in de vorm van commissie VGWM en FIN) heeft zich positief uitgesproken over de nieuwbouwplannen van het CvB met betrekking tot duurzaamheid, het creëren van een plaats waar verschillende gebruikers goed kunnen werken en studeren en het tegengaan van versnippering van parkeerplaatsen door deze deels onder het nieuwe gebouw en onder de sportvelden van Gymnasion te plaatsen. De voornaamste vragen die de commissie stelde waren over parkeergelegenheden gedurende de nieuwbouw, het gebruik van het Grotiusgebouw, draadloos internet en de financiën. Het tijdelijke aantal parkeerplaatsen zal gedurende de nieuwbouw minder zijn, het College van Bestuur (CvB) zal uitzoeken of er een betere tussenoplossing ligt voor de bereikbaarheid van de aula. Het Cvb heeft toegezegd er zorg voor te dragen dat het Grotiusgebouw gebruikt zal worden door alle studenten en niet enkel de faculteit der Rechtsgeleerdheid. In het nieuwbouwplan zat nog geen draadloos internet, na opmerking van de OR zal dit wel geschieden. Wat betreft het financiële gedeelte voelt de OR zich gepasseerd. Er is zeer summier ingegaan op de financiën en de OR heeft gevraagd in het vervolg meer informatie te verschaffen.



Wat betreft „Loopbaanbeleid bij de Radboud Universiteit: 'een helder perspectief'‟. Mijn commissie SoZa heeft een aantal aanbevelingen gedaan aan het CvB alvorens deze met een nieuwe notitie kwam betreffende loopbaanbeleid, naar aanleiding van eerder GV dit jaar. De meeste vragen betroffen academisch leiderschap en loopbaanoriëntatie. Voor de OR is dit een belangrijk punt aangezien het alle werknemers van de universiteit betreft. Het CvB heeft positief gereageerd over de meeste vragen en heeft de belofte gedaan de GV op de hoogte te houden van de ontwikkelingen. Wat betreft „Universitair protocol kwaliteitzorg onderzoek‟. Dit agendapunt is summier besproken. Het voorstel van het CvB ligt ter instemming UGV (de GV zonder de koepels), gezien de tevredenheid over het stuk wordt dit unaniem ingestemd. Wat betreft „Pilots Fit in balans en Werkvermogen‟. Dit agendapunt is besproken in mijn commissie Soza. Dit agendapunt ligt enkel ter bespreking. Pilot Fit in balans is een methode om meer te weten te komen over de fysieke en mentale gesteldheid van werknemers. Dit gebeurt middels vragenlijsten en individuele gesprekken. De OR is te spreken over het feit dat het CvB zich hiermee bezig houdt. Wel zijn er boel praktische vragen over hoe vaak dit gaat gebeuren, in hoeverre reikt de verantwoordelijkheid van het CvB? Het CvB heeft aangegeven de opmerkingen mee te zullen nemen in het gesprek met de directeur P&O. Meicyclus De meicyclus had onder meer Algemene Studentenenquête 2009, Wijzigingen WHW, Regeling Fonds en Studentenstatuut 2010/2011 op de agenda staan. Wat betreft „Algemene Studentenenquête 2009‟. Commissie OOM en VGWM hebben gezamenlijk een preadvies geschreven naar aanleiding van de jaarlijkse studentenenquête. Uit de enquête zijn geen schrikbarende resultaten gekomen. Commissie OOM heeft enkele inhoudelijke vragen gesteld aan het CvB over de onderweren: tijdsbesteding studenten, huisvesting, inkomen, computergebruik, werkplekken, bibliotheken, studentenbegeleiding, vervoer, veiligheid en de vox. Het CvB heeft de inhoudelijke vragen afdoende beantwoord. Wat betreft „Wijzigingen WHW‟. De commissie BO heeft een preadvies geschreven naar aanleiding van de nieuwe wet. Het is een reactie op een brief van het College van Bestuur over de gevolgen van de nieuwe wet (ondanks dat onbekend is wanneer deze in werking treedt in verband met de formatie). In het preadvies wordt gesproken over hoe het College van Bestuur het versterkte iniatiefrecht van de medezeggenschap ziet. De relatie tussen College van Bestuur en het Stichtingsbestuur zal intensiever worden en de UGV wil graag medezeggenschap over de invulling van het stichtingsbestuur. Het College van Bestuur beroept zich in haar brief op bijzondere karakter van de universiteit, de belangrijkste vraag is dus hoe zij de invulling van de wet daadwerkelijk ziet. Uit de discussie blijkt het meningsverschil tussen de GV en CvB maar totdat de wet van kracht gaat verandert er inhoudelijk niets. Wat betreft „Studentenstatuut 2010/2011‟. Het studentenstatuut ligt ter instemming voor de USR. Commissie BO heeft een preadvies geschreven met daarin volle tevredenheid over de invulling van het nieuwe statuut. Naar aanleiding van wijzigingen in weten regelgeving wordt dit statuut jaarlijks aangepast. De USR heeft het vernieuwde statuut unaniem ingestemd.



Junicyclus De junicyclus had onder meer Bespreking Algemene Gang van Zaken, Aanpassing Intern Verdeelmodel, Discussie Bindend Studieadvies, USR notitie Internationalisering, Eigen Risicodragerschap WGA-uitkeringen en Onderzoek uitbesteding schoonmaak FNWI op de agenda staan. Wat betreft „Bespreking Algemene Gang van Zaken‟. Traditiegetrouw wordt in de laatste GV de Algemene Gang van Zaken besproken, waarbij leden van het stichtingsbestuur aanwezig zijn. Zoals al eerder bleek uit het secretariële en financiële jaarverslag gaat het goed met de Radboud Universiteit. Wederom is het belangrijkste punt de handhaving van de huidige positie in tijden van bezuiniging uit Den Haag. Het CvB vatte het bondig samen met de mededeling dat de zeven vette jaren achter de rug zijn en de komende zeven mager zullen zijn. Wat betreft „Aanpassing intern verdeelmodel‟. Dit agendapunt ligt ter instemming UGV. Dit betekent dat enkel de OR, de UMC-leden en de gekozen USR leden hierover mogen stemmen. Volgens de universitaire reglementen de vertegenwoordiging van de koepels niet. Dit is een erg inhoudelijk financieel verhaal waarvoor ik iedereen die hierin geïnteresseerd is wijzen op radboudnet.nl. Hier zijn zowel het preadvies als de oorspronkelijke notitie te vinden. Dit agendapunt is door de UGV ingestemd met dien verstande dat de opmerkingen uit het preadvies van de commissie FIN verwerkt zullen worden. Wat betreft „Discussie Bindend Studieadvies‟. Dit agendapunt komt voor de derde maal aan bod dit jaar. Het College van Bestuur is voornemens per collegejaar 2011-2012 een universitairbreed BSA in te stellen. Dit houdt in dat op alle opleidingen een BSA zal komen. Over de praktische invoering, voorlichting zijn er vragen gesteld in het preadvies van commissie OOM. Dankzij de USR is er een klankbordgroep opgericht waar ook studenten inzitten die veel feedback geven over de stand van zaken. Voornaamste punten zijn de herkansingen in augustus in relatie tot het BSA gegeven eind augustus en de voorlichting voor op middelbare scholen. Alles wat gezegd is in de GV zal het CvB meenemen. Dit agendapunt zal in september in het nieuwe collegejaar weer terug op de agenda verschijnen, alwaar dhr. Klein Breteler als nieuwe PC de belangen zal behartigen. Wat betreft „USR notitie internationalisering‟. Gezien de volle agenda in deze overlegvergadering heeft de rector kortstondig gereageerd op het onderzoek wat de USR gedaan heeft bij de FSR‟en en OLC‟s. Hij was erg blij dat de USR internationalisering een warm hart toedraagt en heeft toegezegd dat in de septembercyclus een „stand van zaken internationalisering‟ op de agenda zal staan, alwaar dhr. Klein Breteler als nieuwe PC de belangen zal behartigen. Wat betreft „Eigen risicodragerschap WGA-uitkeringen‟. Dit agendapunt is zeer laat op de agenda gezet en lag enkel ter bespreking voor de OR. De studentgeleding van de GV heeft geen inspraak gehad over dit onderwerp. Wat betreft „Onderzoek uitbesteding schoonmaak FNWI‟. Door het CvB is er gesproken over het uitbesteden van de schoonmaak bij FNWI. Gedachtegang hierachter is dat het de enige faculteit is waar de schoonmaak intern geregeld wordt en dat schoonmaak niet tot de kerntaken van onze universiteit behoord. Ondanks dat dit punt ter advies op de agenda stond bleek dat het CvB al ver in het beslissingsproces zit om het uit te besteden. Samenwerkings Overleg Faculteitsverenigingen Pagina 15 van 27


Afsluiting Afgelopen jaar staat binnen de medezeggenschap te boek als een bewogen jaar. Met zaken als het BSA en profileringfonds zijn er hevige discussies ontstaan, desalniettemin is naar van het XIXe bestuur der SOFv zijn de belangen van de studieverenigingen en breder, die van de studenten, op een afdoende wijze vertegenwoordigd.



IV. Financieel jaarverslag Resultatenrekening Hieronder ziet u de resultatenrekening van het SOFv voor de periode van 1 september 2009 tot 31 augustus 2010, een volledig boekjaar. Per post ziet u wat is binnengekomen, wat is uitgegeven, wat het netto resultaat hiervan is en hoe dit zich verhoudt tot de begroting. Inkomsten Contributie Kleine verenigingen Middelgrote verenigingen Grote verenigingen

Bestuur Eigen constitutieborrel Constitutiecadeaus Algemene ledenvergaderingen Secretariaat Representatie

€ 220,00 € 370,00 € 550,00

241,36

Baten&lasten Bankkosten Rente Kamerhuur Reservering kamerhuur Kamer van koophandel

Overige kosten Intromagazine Onvoorzien Activiteiten

Uitgaven

441,36 € 49,45 € 317,78 € 28,12 € 140,00

€ 47,00 € 94,00 € 26,14

€ 38,17 € 1.578,53

€ 1.576,54

Totaal

Resultaat

Begroting

€ 220,00 € 370,00 € 550,00 € 1.140,00

€ 200,00 € 444,00 € 385,00 € 1.029,00

-€ 200,00 -€ 49,45 -€ 317,78 -€ 28,12 -€ 140,00 -€ 729,35

-€ 200,00 -€ 50,00 -€ 225,00 -€ 40,00 -€ 140,00 -€ 655,00

-€ 76,68 € 7,05 -€ 47,00 -€ 94,00 -€ 26,14 -€ 236,77

-€ 63,08 € 13,10 -€ 138,50

€ 40,16 € 0,00 € 38,17 € 7,99 € 40,16

-€ 159,38 -€ 100,00 -€ 59,38 € 0,00 -€ 159,38

€ 214,04

€ 0,00


-€ 26,14 -€ 214,62


V. Toelichting op het financieel jaarverslag Contributie De contributie-inkomsten zijn iets anders verdeeld dan was begroot, het totale resultaat is echter groter dan begroot. Deels komt dit doordat er meer grote verenigingen zijn dan verwacht, maar vooral ook doordat in de loop van het jaar verenigingen lid zijn geworden van het SOFv waarmee bij het opstellen van de begroting nog geen rekening kon worden gehouden.

Bestuur De inkomsten van de eigen constitutieborrel zijn het gevolg van de verkoop van drank en van een eigen bijdrage van de bestuursleden van het SOFv voor de eigen consumptie. Aan de algemene ledenvergadering is meer uitgegeven dan begroot is. Dit omvat bedankjes voor sprekers, koffie en thee en vooral ook de borrels na de ALV‟s. Deze overschrijding is op de ALV van 23 februari vooraf aangekondigd, waarop geen bezwaar was. De post secretariaat omvat opbergmappen, uitgeprinte documenten voor de ALV en een kasboek.

Baten & lasten Bankkosten zijn de kosten voor het bezit en gebruik van de bankrekening en bankpas en het ontvangen van afschriften. Deze zijn iets hoger uitgevallen dan verwacht. Er zijn geen speciale uitgaven gedaan, wellicht was te begroting wat te optimistisch. De rente valt tegen, om hier enkele euro‟s extra aan over te houden had een groter deel van het vermogen van het SOFv op de spaarrekening moeten staan. Deze rente is berekend over kalenderjaar 2009, en is dus deels het gevolg van het vorige boekjaar. De kamerhuur is lager, doordat pas voor 4 maanden huur is gefactureerd. De huur voor de overige maanden zal echter later nog in rekening worden gebracht, vandaar dat hiervoor alvast een reservering is gemaakt zodat het onder het afgelopen boekjaar valt. Kamer van koophandel omvat slechts de jaarlijkse bijdrage voor de kamer van koophandel.

Overige Het plaatsen van een stuk over studieverenigingen in het intromagazine is ook dit jaar gratis geweest, omdat nog geld beschikbaar was van eerdere jaren. De post onvoorzien, die oorspronkelijk was begroot voor eventuele onverwachte uitgaven, heeft tegen de oorspronkelijke verwachtingen in een positief resultaat. Het gaat voor het overgrote deel om statiegeld dat op de kamer van het SOFv aanwezig was; ook bestaat een deel uit een minimaal positief kasverschil. Voor de activiteiten van het SOFv, dit jaar het diner rouler, de cantus en de barbecue, is altijd gestreefd om winst nog verlies te maken. Gezien het kleine resultaat ten opzichte van de relatief grote bedragen die zijn omgegaan, lijkt dit zeer aardig gelukt te zijn. Dit resultaat gaat er vanuit dat twee nog openstaande bijdragen voor activiteiten alsnog betaald worden. Samenwerkings Overleg Faculteitsverenigingen Pagina 18 van 27


VI. Bijlage I Algemeen Kamerbezoekverslag 2009-2010 In het academisch jaar 2010-2011 is het XIXe bestuur der SOFv bij bijna al haar leden op kamerbezoek geweest. Met het kleine aantal waarbij dit niet is gebeurd was het helaas niet mogelijk een voor beide partijen geschikte afspraak te maken, of was er geen behoefte aan een kamerbezoek vanuit het bestuur van de lidvereniging. Het bestuur heeft de kamerbezoeken ervaren als zeer positief en bijzonder leerzaam. Het is een uitstekende gelegenheid om de besturen op persoonlijk vlak beter te leren kennen en een dieper inzicht te verkrijgen in de specifieke vereniging. Dit zorgt er voor dat het bestuur beter op de hoogte is van de eventueel spelende problemen en dat de samenwerking met het bestuur van de lidvereniging door het opgedane persoonlijke contact een stuk soepeler verloopt. Onderstaand verslag is een kort en schematisch overzicht van de meest opvallende bevindingen die het bestuur heeft gedaan bij de verschillende kamerbezoeken. Er is onder anderen gevraagd naar de contacten van de vereniging, en de organisatie van die contacten, naar externe organen zoals de OLC, FSR en vakgroep toe. Verder is geïnformeerd naar eventuele problemen die speelden, en naar de interne structuur van de vereniging. Het verslag is dan ook vooral bedoeld als bron van ideeën en initiatieven voor zowel de besturen der lidverenigingen, als het nieuwe XXe bestuur der SOFv. Aangezien daarom werd gevraagd door enkele leden is het verslag zoveel mogelijk geanonimiseerd.

Externe contacten Faculteitsbestuur en FSR Op de Faculteit NWI is er een aantal overlegmomenten met faculteitsbestuur in de vorm van het NWI-overleg. Hierbij neemt een afgevaardigde van elke vereniging deel, onder leiding van een afgevaardigde van de koepel voor Bètaverenigingen „Olympus‟. Verder is er eenmaal per kwartaal een voorzittersoverleg op de Bètafaculteit met Olympus en de FSR. Dit gaat vooral over het beleid van Olympus, maar ook contact met de FSR is waar nodig mogelijk. Daarnaast zijn er slechts een handvol verenigingen die structureel contact hebben met de FSR en/of assessor, en nog minder die dit hebben met het faculteitsbestuur of een afgevaardigde daarvan. Deze ervaren dit echter wel als zeer positief waar allen ook gezien worden als volwaardige gesprekspartners en zeer relevante bronnen van informatie, mits een lid van het studieverenigingsbestuur zich ook voldoende heeft ingelezen in de facultaire actualiteiten. Bij de overgrote meerderheid van de lidverenigingen is er echter geen, of slechts zeer sporadisch contact met de FSR, assessor of het faculteitsbestuur. OLC De samenwerking met de OLC‟s varieert ook sterk. Een enkele vereniging heeft standaard een afgevaardigde vanuit haar bestuur in de OLC zitten, welke echter alleen spreeken informatierechten kent, maar geen stemrecht. Het contact vindt bij de meeste verenigingen echter plaats in de vorm van een gestructureerd overleg, circa vier maal per jaar, waarin bevindingen van het bestuur en diens leden over het onderwijs besproken worden. Op de Medische faculteit is één en ander geregeld via een aparte vereniging voor onderwijsgerelaSamenwerkings Overleg Faculteitsverenigingen Pagina 19 van 27


teerde zaken. Bij veel verenigingen blijkt een bestuurslid tevens OLC-lid te zijn, maar dit is eerder toeval dan beleid. Het wordt echter wel als bijzonder praktisch ervaren een OLC-lid in het bestuur te hebben. Ten slotte merkte het bestuur op dat bij de verenigingen waarbij nog geen vaststaande contacten liggen tussen de OLC en bestuur er vrijwel overal weldegelijk behoefte aan was. Vakgroep Op vrijwel alle verenigingen is hierbij hetzelfde beeld van toepassing. Er is geen structureel contact met de vakgroep (OLC en vakevaluaties buiten beschouwing gelaten), maar alles gebeurd op een meer ad hoc basis. Docenten zijn veelal erg graag bereid te helpen bij activiteiten en het contact verloopt meestal op een zeer informele manier. Een enkele vereniging probeert de banden nog verder aan te halen door bijvoorbeeld docenten uit te nodigen op een Nieuwjaarsborrel om kennis te maken met de nieuwe eerstejaars, of bij alle activiteiten. De resultaten variëren van een bijzonder lage opkomst tot een erg gezellig samenzijn welke de samenwerking zeer ten goede komt.

Interne structuur Commissies De commissieorganisatie is in twee „kampen‟ op te delen. Aan de ene kant zijn er een aantal verenigingen waarbij er standaard in iedere commissie één bestuurder zitting heeft, en aan de andere kant zijn er een flink aantal verenigingen waarbij het bestuur de commissies juist alleen van een afstand volgt via bijvoorbeeld notulen en/of een periodiek voorzittersoverleg. Bij de verenigingen die in iedere commissie een bestuurslid hebben zitten zit verder nog meer variatie. Zo zijn er verenigingen waarbij dat bestuurslid tevens voorzitter is, en verenigingen waarbij het bestuurlid een algemeen commissielid is. De belangrijkste voordelen die genoemd worden zijn het hechte contact met de commissie, de korte lijntjes naar het bestuur toe en de effectieve coördinatie van de activiteiten. Voor de besturen zonder leden in de commissies geldt dat men vooral niet in de commissies zit om hen zo vrij en creatief mogelijk te laten opereren. De ervaring is dat het contact met het bestuur via notulen e.d. zorgt voor een overzicht en controle die goed genoeg is om de commissies op de rails te houden, en dat het een grote werkdruk bij de bestuursleden wegneemt. Bij de verenigingen waar commissies wel standaard een bestuurslid in hun geleding hebben geldt dat de creativiteit niet als beperkt wordt ervaren, omdat het bestuur geen zwaar stempel drukt op het werk van de commissie. Een aantal commissies wordt wel aangeraden om standaard bemand te worden met een bestuurslid. Het gaat hier vooral om commissies waarin veel geld omgaat, zoals een reiscommissie. ALV De ALV verschilt op een drietal punten per vereniging, te weten de sfeer, opkomst en de frequentie. Bij de meeste verenigingen worden er minimaal twee ALVs gehouden per jaar: een vergadering aan het begin van het jaar waar de wissel, de bespreking van het jaarverslag en het beleidsplan plaatsvindt, en aan het einde van het jaar waarop het nieuwe bestuur gekozen wordt. Bij de overige verenigingen, de verdeling is ongeveer fifty-fifty, vinden er Samenwerkings Overleg Faculteitsverenigingen Pagina 20 van 27


minimaal drie ALVs per jaar plaats. Naast de reeds genoemde ALVs hebben deze verenigingen een halfjaarlijkse ALV waarop de algemene gang van zaken wordt besproken, eventueel aan de hand van een halfjaarverslag. Het laatste wordt als erg positief ervaren, omdat het kan functioneren als een gecentreerde klankbordbijeenkomst. Naast de standaard ALVs worden er om diverse redenen ad hoc ALVs gehouden om dringende zaken in een formeel verband met de leden te bespreken. De opkomst op een ALV verschilt ook bijzonder sterk per vereniging. Hoewel de algemene tendens is dat er tussen de vijftien a vijfentwintig man op een ALV afkomt zijn er ook een redelijk aantal uitschieters naar boven (vijftig) en onder (vier). Een lage opkomst werd opvallend vaak genoemd als zorgelijk probleem, en zal daarom onderstaand nogmaals kort besproken worden. Qua sfeer is er een verschil te ontdekken tussen de diverse verenigingen, maar door allen wordt de eigen sfeer omschreven als plezierig en prettig. De ene vereniging looft haar ALV om de informaliteit, en het karakter van de ALV waarbij samen nagedacht wordt over problemen en waar een grote consensusgerichtheid heerst. De andere vereniging spreekt weer over de zeer professionele houding van de ALV die leidt tot debatten op het scherpst van de snede en zodoende tot zeer goede en wel doordachte oplossingen komt. Raad van Advies Ongeveer de helft van de verenigingen heeft een Raad van Advies die het bestuur bijstaat. Meestal bestaat deze RvA uit leden van het voorgaande bestuur. Er zijn echter ook Raden te vinden die bestaan uit personen uit meerdere voorgaande besturen, en Raden waarin zowel alumni, oud-bestuurders als leden van de vakgroep zitting hebben. De relatie tussen het bestuur en de RvA wordt unaniem omschreven als goed. Bij alle verenigingen kan de Raad ten alle tijden worden aangeroepen voor advies in allerlei zaken, en bij de meeste verenigingen geeft deze ook standaard advies over het jaarverslag, beleidsplan en eventueel halfjaarverslag, voordat dit naar de leden wordt gestuurd. Het advies van de RvA wordt nergens als bindend of zeer zwaarwegend bevonden, waar de meesten het bijna altijd eens zijn met de ontvangen kritiek. Het enige nadeel dat gehoord is, is de grote bemoeienis die een RvA volledig bestaande uit leden van het voorgaande bestuur kan en probeert te hebben met de gang van zaken van het zittende bestuur. Een kindje is immers moeilijk los te laten. Een RvA an sich wordt als zeer positief ervaren. De algemeen gedeelde opinie is dan ook dat deze Raad bestaat uit mensen met meer ervaring, die bestuursleden kunnen behoeden in een aantal voor de Raadsleden als vanzelfsprekend beschouwde valkuilen te stappen. Tevens kan de Raad van Advies dienen als waarborg voor het lange termijnprospect van een vereniging.

Veel voorkomende problemen Actieve leden Het aantal actieve leden dat een vereniging rijk is blijft het meest genoemde probleem tijdens de kamerbezoeken. Dit lijkt eveneens één van de moeilijkst te verhelpen problemen omdat, zo verwacht althans het bestuur, dit sterk samenhangt met de maatschappelijke en economische druk die vandaag de dag op studenten rust. Samenwerkings Overleg Faculteitsverenigingen Pagina 21 van 27


Lage opkomst bij de ALV De ALV wordt over het algemeen beschouwt als een bijzonder nuttig orgaan, in ieder geval in potentie. Het blijkt echter bij een aantal verenigingen gewenst te zijn het aantal aanwezigen op ALV‟s te verhogen, en de toon van de ALV wat kritischer te laten zijn. Organisatie van uitwisselingen Nederlandse universiteiten kennen een sterke verenigingscultuur, in het bijzonder wanneer het gaat om studieverenigingen. In veel omringende landen is dit echter geenszins het geval. Met name studieverenigingen zijn daar soms slechts losse clubjes mensen zonder enige formele structuur. Wanneer deze structuur er wel is, en de intenties weldegelijk professioneel zijn is het alsnog moeilijk voor Nederlandse studieverenigingen om contacten te leggen, te onderhouden en vervolgens bijvoorbeeld een uitwisseling te organiseren. Bovenstaande punten zijn een aantal problemen waar meerdere verenigingen mee te maken hebben, in ieder geval in het jaar 2009-2010. Het zijn dan ook eventuele mogelijkheden voor verenigingen die hiervoor oplossingen hebben deze aan te bieden, of voor volgende SOFv-besturen om hier op in te springen.



VII. Bijlage II Verslaglegging visiegroep arbeidsmarktoriëntatie Verantwoordelijkheid Verenigingen zouden samen met de opleidingen verantwoordelijk moeten zijn voor arbeidsmarktoriëntatie. Het is positief dat middels deze visiegroep studieverenigingen worden betrokken. Echter, op het moment wordt veel verantwoordelijkheid juist van verenigingen overgenomen door de universiteit (in relatie met de crisis?). Studieverenigingen zijn echter zeer geschikt om een grote rol te spelen bij de carrièrevoorbereiding, en het is dan ook zonde om alles nieuw op te starten. Veel verenigingen organiseren al, vaak in samenwerking met andere verenigingen, grote succesvolle carrière-evenementen. Vanuit de universiteit zou er als aansluiting op de activiteiten van verenigingen en opleidingen een centrum kunnen bestaan, dat zich onder andere richt op activiteiten die voor alle studenten relevant zijn. Te denken is aan sollicitatieworkshops, CV-advies etc. Alternatief kan ook worden doorverwezen naar verenigingsactiviteiten waarbij dit gebeurd. Ook het onderwijsinstituut zou betrokken kunnen worden bij de carrièrevoorbereiding. Denk aan de doorverwijzing naar activiteiten door studiecoördinatoren of het samen organiseren van een activiteit. Initiatief hiervoor moet niet alleen vanuit het onderwijsbureau komen, maar ook vanuit de studieverenigingen zelf.

Verenigingsoverstijgend Voor kleine verenigingen is het nuttig om samen een carrière-evenement op te zetten, zodat de doelgroep groot genoeg is. Bedrijven komen niet langs wanneer er niet een grote groep bezoekers is die het bedrijf iets te bieden heeft. Zo wordt de jaarlijkse bèta bedrijven beurs georganiseerd voor alle bètastudies. Uiteraard moet er wel raakvlak zijn tussen de studies, waardoor het niet altijd een optie is. Het eerdergenoemde carrièrecentrum kan daarmee ook een coördinerende rol krijgen. Ze kan een overzicht bieden van carrièreactiviteiten die in een periode door studieverenigingen georganiseerd worden. Deze doorverwijsrol is erg belangrijk, omdat dergelijk overzichtelijkheid nu ontbreekt en omdat sommige mensen een verkeerd beeld van studieverenigingen hebben, wat een dergelijke verwijzing wellicht verminderd. Dit helpt ook doordat studenten breed worden opgeleid en dus ook buiten hun directe opleidingsbeleid werkzaam kunnen worden. Ook kan het centrum ondersteuning bieden voor de kleinere verenigingen bij het organiseren van carrière-evenementen, in plaats van alles nieuw op te starten.

Aanbod De nadruk moet niet uitsluitend liggen op het organiseren van enkele grootschalige carrierevenementen. De carrièrevoorbereiding kan het beste het gehele jaar plaatsvinden, bijvoorbeeld middels lezingen van alumni, bedrijfsbezoeken, informatie op sites etc. Samenwerkings Overleg Faculteitsverenigingen Pagina 23 van 27


De universiteit is hier om begrijpelijke redenen terughoudend in, maar het zou de keuze van studenten ten goede komen wanneer ook (master)mogelijkheden in andere steden verzameld en gepresenteerd worden. Het is belangrijk studenten aan te moedigen om tijdig met hun carrièrevoorbereiding te beginnen. Zo moeten zeker ook vroeg in de opleiding activiteitenaanbod zijn. Vaak wordt hiermee door studenten aan het eind van de master aangevangen, maar dat is erg laat. Ook hierin zouden de studieverenigingen en het centrum een gezamenlijke, stimulerende rol kunnen hebben. Studieverenigingen kunnen leden al vanaf het eerste jaar wijzen op het bestaan van het centrum, zodat het bestaan hiervan als vanzelfsprekend wordt aangenomen. Probleem hiermee is wel dat vooral actieve studenten goed te bereiken zijn, en niet zo zeer de passieve student waarvoor het wellicht harder nodig is. Een studiecentrum zou voor studenten goed bereikbaar zijn wanneer het voor een groot deel digitaal zou zijn.

Alumni Verenigingen hebben regelmatig een apart lidmaatschap voor afgestudeerde leden, of hebben hiervoor een aparte vereniging. Alumni kunnen een belangrijke rol spelen bij de arbeidsmarktoriëntatie door te vertellen over hun carrière. Dit schetst een minder eenzijdig beeld van het werkveld dan wanneer een recruiter een promotiepraatje komt houden. Ook kunnen alumni in sommige gevallen direct voor vacatures zorgen. Het uitbreiden van alumnibeleid op universiteitsniveau is tegenstrijdig met het door vereniging betrekken van alumni bij de carrièrevoorbereiding. Op deze manier wordt alumnibeleid bij de verenigingen weggehaald, en samenwerking is lastig mogelijk omdat contactgegevens van alunmi niet verstrekt worden. Wellicht kan aan alumni gevraagd worden of ze benaderd willen worden voor het geven van een lezing.



Verslaglegging visiegroep studierendement Voorlichting De algemene mening van de visiegroep is dat de studieverenigingen bij deze taak alleen een faciliterende rol zouden moeten vervullen door het aanleveren van studenten die de voorlichting kunnen houden. Om de professionaliteit en het inhoudelijke karater van de voorlichting op peil te houden zou de uitvoering en organisatie door de vakgroep of faculteit moeten worden georganiseerd, zoals nu voor zover bekend overal het geval is.

Oefententamens en Uitreksels Dit is een uitgelezen kans voor de studieverenigingen om het onderwijs te ondersteunen en de rendementen mogelijkerwijs te verhogen. Juist omdat deze oefententamens en uitreksels door de verenigingen worden verstrekt kan er op kwaliteit gelet worden, in tegenstelling tot het „ondergrondse netwerk‟ dat studenten anders zelf op zullen zetten.

Mentoren en Vragenuurtjes Bij geschiedenis loopt momenteel een project van de GSV waarbij eerstejaars voor een tentamen vragen kunnen afvuren op een aantal vrijwillig aangemelde ouderejaars (bij voorkeur Masterstudenten). Dit wordt als erg positief ervaren. Bij andere studies wordt momenteel gekeken naar een verdergaande vorm van begeleiding door ouderejaars aan, met name, eerstejaars. Deze eerstejaars zouden dan een mentor toegewezen krijgen aan het begin van een jaar, of bij de start van een vak, waarbij ze het hele jaar, of tijdens de gehele periode dat het vak gegeven wordt aan kunnen kloppen met vragen en problemen. De „levering‟ en rekrutering van deze personen zou via de studieverenigingen kunnen lopen. Deze mensen zouden gevonden kunnen worden uit de ouders tijdens de intro. Hen zou gevraagd kunnen worden hun „kinderen‟ gedurende het hele jaar intensief te begeleiden en bij te staan. Dit alles zou overigens wel met goed overleg moeten plaatsvinden tussen studievereniging en opleiding/faculteit wanneer het op structurele basis ingevoerd zou worden.

Evaluerende functie Deze functie is bij uitstek voor de opleidingscommissies van de diverse opleidingen. Echter kan door middel van een vast overleg tussen (één van) de bestuursleden en de OLC een heleboel door de studieverenigingen opgevangen klachten en problemen omtrent het onderwijs doorgespeeld worden. Tevens kan de OLC van de kanalen van de studieverenigingen gebruik maken voor promotie.

Assistentie bij cursussen Studieverenigingen dienen zich niet teveel te bemoeien met het inhoudelijke karakter van de opleiding. De kwaliteit hiervan is te waardevol, en moet daarom ten alle tijden in de Samenwerkings Overleg Faculteitsverenigingen Pagina 25 van 27


handen van de vakgroep te liggen. Echter kan een studievereniging wel assisteren bij diverse cursussen. Wanneer voor een cursus een reis of excursie in het standaard curriculum zit kan een studievereniging hier een bijzonder effectieve rol in spelen. Door hun uitgebreide ervaring met het organiseren van dergelijke activiteiten en het aanbod aan studenten dat zich hier graag en op een gedegen manier mee bezig willen houden kan de vakgroep deze praktische organisatie uit handen geven. Dit kan erg aantrekkelijk zijn voor vakgroepen die nu al te kampen hebben met een krappe staff. Ditzelfde geldt voor masterclasses, businesscourses of congressen die omtrent een cursus georganiseer dienen te worden.



Verslaglegging visiegroep traditionele rol van de studieverenigingen Traditionele rol De traditionele rol van studieverenigingen is in beginsel en basaal het verbreden en verdiepen van een opleiding aan een faculteit. Hiertoe staan een vereniging meerdere mogelijkheden ter beschikking. Een vereniging kan een congres, een lezing of een discussie organiseren om de studie te verdiepen, en een vereniging kan een feest of een borrel geven om een studie te verbreden.

Concurrentie Wat betreft haar traditionele rol worden studieverenigingen meer in het algemeen beconcurreerd vanuit eigen huis. Organisaties als het Soeterbeeckprogramma bieden algemene collegereeksen of discussies aan die voor alle studenten interessant zijn. Het maakt het soms moeilijk om voor de eigen leden een interessant college te organiseren.

Centrale redactie Voor wat betreft de verdiepende activiteiten wordt nu geadviseerd om de komende tijd te werken aan integratie van de verschillende agendasystemen die de verenigingen hanteren. Een centraal „verdiepingsportal‟ met een dagelijks vers overzicht van extracurriculaire gastcolleges zou een mogelijkheid zijn, maar ook een aangeplakte selectie van verdiepende activiteiten, geselecteerd door een redactie, behoort tot de mogelijkheden. De verenigingen zien ook brood in een sterkere onderlinge samenwerking bij het organiseren van lezingen en discussies, en vakgebiedoverschrijdende lezingen.

Verbredende activiteiten In de zin van verbredende activiteiten concurreren studieverenigingen al snel met disputen en studentenverenigingen in de stad. De leden weten nog steeds een goed groepsgevoel te creëren, maar de vanzelfsprekendheid van het lidmaatschap lijkt te verdwijnen, en daarmee ook het automatische groepsgevoel dat een vereniging van de eigen studie oproept. Voorgesteld wordt dan ook om studieverenigingen in het algemeen in de voorlichting en de introductie van de universiteit een prominentere plek toe te delen. Studenten willen toch een sociaal programma naast de studie kunnen volgen zonder de verplichtingen die corporaal lidmaatschap met zich meebrengt. Het is aan de studieverenigingen om zich de komende jaren verder te ontwikkelen tot een volwaardig alternatief voor studentenverenigingen zoals bijvoorbeeld „nations‟ in Scandinavische landen, met een eigen plek in de introductie en de voorlichting.


Samenwerkings Overleg Faculteitsverenigingen

Recommend Documents