Cursus Aanbesteding - Actualiteiten

Cursus Aanbesteding - Actualiteiten Aanbesteden in de praktijk Samenstelling Jan Boer & Arjan Grootkarzijn Datum 13 april 2016

Introductie

Jan Boer

Arjan Grootkarzijn

Inhoud

Blok 1: • •

Basisprincipes aanbesteden EMVI versus Laagste Prijs (incl. casus)

Blok 2: • • • • • • • •

Geschiktheidseisen en Selectiecriteria Regionaal / Lokaal aanbesteden Motiveren van uit te nodigen partijen bij MVO Te laat indienen van de inschrijving (incl. casus) Herstel van de inschrijving (incl. casus) Beoordelingscommissie en motiveren van afwijzingen Commissie van aanbestedingsexperts Overige stellingen/bespreekpunten

Basisprincipes aanbesteden

De beginselen zijn: • objectiviteit – criteria en eisen die gesteld worden dienen relevant te zijn voor de opdracht • transparantie - de procedures en regels moeten vooraf duidelijk zijn • non-discriminatie – gelijke behandeling en kansen voor iedereen, “level playing field” Extra: proportionaliteit  Gids Proportionaliteit Dat wil zeggen:

Het proportionaliteitsbeginsel houdt in dat de keuzes die een aanbestedende

dienst maakt en de eisen en voorwaarden die zij stelt bij een aanbesteding, in redelijke verhouding dienen te staan tot de aard en omvang van de aan te besteden opdracht.

EMVI – Laagste Prijs?

Laagste Prijs = EMVI

• Het standaard gunningscriterium wordt EMVI. • Er worden voorbeelden van EMVI-criteria gegeven. 1. beste prijs-kwaliteithouding: dit betreft het gunningscriterium ‘economisch meest voordelige inschrijving’ zoals thans is opgenomen in de Aanbestedingswet 2012 2. laagste kosten op basis van kosteneffectiviteit: naast de aanschafprijs van een product wordt ook een ander kostencriterium meegewogen, zoals de kosten die zijn verbonden aan de gehele levenscyclus van een product 3. laagste prijs: alleen de aanschafprijs van een product is bepalend. • 2 en 3 motiveren!

EMVI / Laagste Prijs  relatie Contractvorm

EMVI / Laagste Prijs  relatie Contractvorm

EMVI – Diensten versus Werken

Stelling: EMVI kost geld!

EMVI – Diensten versus Werken

Wat is EMVI je als opdrachtgever in € waard? • • •

Diensten bijv. 20% prijs en 80% kwaliteit. Honorarium is 4 á 5% van de investeringskosten Werken bijv. 80% prijs en 20% kwaliteit. Bouwkosten zijn ca. 80% van de investeringskosten. Geïntegreerde contracten bijv. D&B: 50% prijs / 50% kwaliteit

•

Strategisch inschrijven van aannemers bij EMVI.

Project X heeft een investeringsomvang van € 10.000.000,- excl. BTW Gemiddeld honorarium architect = € 500.000,- Architect die 30% duurder is kost ‘maar’ € 100.000,- € 150.000,- extra. Dit is 1 tot 1,5% van de investeringsomvang. Met een goed ontwerp verdien je dat gemakkelijk terug Gemiddelde aanneemsom = € 8.000.000,-. Stel aannemer gokt dat hij een zeer goed PvA schrijft en daar 10 punten extra scoort t.o.v. de laagste inschrijver. Hij kan in dat geval bijna € 1.000.000,- hoger inschrijven. Dit is 10% van de investeringsomvang.

Geschiktheidseisen / Selectiecriteria (niet-openbaar) Voorbeeld geschiktheidseis: Gegadigde dient zijn expertise aan te tonen ten aanzien van het bouwen van een schoolgebouw middels het overleggen van een referentieproject opgeleverd in de afgelopen 5 jaar. • Nieuwbouw van een onderwijsgebouw (VMBO) met een omvang van min 5.000 m2 bvo. Termijn referenties 3 jaar voor Diensten en 5 jaar voor Werken • De termijnen voor referenties (vijf jaar voor werken en drie jaar voor leveringen en diensten)mogen verlengd worden wanneer dit nodig is om een adequaat niveau van mededinging te verkrijgen. Actueel: diensten (architecten en adviseurs) van 3 naar 5 jr. in verband met veel minder projecten vanwege de crisis Omzeteisen stellen is beperkt  vaak gericht op de omvang van een bedrijf • Alternatief: personeelsopbouw in relatie tot de opgave • Financiële zekerheid: bankgarantie

Geschiktheidseisen / Selectiecriteria (niet-openbaar)

Op welke wijze selecteer ik de 5 meest geschikte partijen? – – – –

Administratieve last Objectief / Subjectief Meerdere referenties  grote bedrijven Ranking of Loting

Regionaal / Lokaal aanbesteden

Hoe geef ik regionale / lokale partijen een reële kans? Beperkte minimumeisen en geschiktheidseisen en lage selectiecriteria; Actief benaderen lokale markt (combinatievorming); Besteksmatig voorschrijven: offertes opvragen lokale onderaannemers Welke drempels hanteer je in je eigen aanbestedings- en inkoopbeleid? Versus Gids Proportionaliteit (mvo – nationaal) – Clusteren / opknippen – – – –

Regionaal / Lokaal aanbesteden

Motiveren keuze MVO-inschrijvers

Theorie versus Praktijk Artikel 1.4 van de Aanbestedingswet stelt dat aanbestedende diensten bij meervoudig en enkelvoudig onderhandse aanbestedingen (onder de Europese drempel) de ondernemers die zij uitnodigen op basis van objectieve criteria kiezen. Bovendien moeten zij op verzoek van een ondernemer de motivering van die keuze verstrekken.

• Eenmalig / Grosslijst / Raamovereenkomst • Bij Grosslijst kunt u gebruik maken van (1) loting, (2) een roulatiesysteem, (3) het bakjesprincipe of (4) een selectie op basis van ranking.

Te late indiening

Te late indiening

Casus: Gemeente X gaat een MFA bouwen, 5 inschrijvers zijn gevraagd een prijs in te dienen. In de uitnodigingsbrief staat dat de inschrijven 13 april om 12:00 uur binnen moeten zijn op het gemeentehuis, locatie x en dat de inschrijvingen daarna geopend gaan worden. Om 12:00 uur zijn 4 inschrijvers aanwezig, nummer 5 heeft gebeld dat hij er bijna is omdat hij verderop moest parkeren i.v.m. betaald parkeren voor het gemeentehuis. Hoe zou u handelen?

Te late indiening •

Concluderend, kan gesteld worden dat zowel de Raad van Arbitrage als de burgerlijke rechter strikt de hand houdt aan de eis van tijdige indiening van inschrijvingen. Of indiening tijdig plaatsvindt, dient daarbij door de aanbesteder op een onafhankelijke en onpartijdige manier te worden vastgesteld. Een minuut kan immers het verschil maken tussen een geldige en een ongeldige aanbieding. Wie feitelijk schuld heeft aan de niet-tijdigheid van een inschrijving is niet relevant: op grond van artikel 11 lid 7 UAR 2001 komt de zorg voor de tijdige indiening geheel voor risico van de inschrijver.

• • • •

Tijd is tijd; Wat staat in de aanbestedingsdocumenten; Digitaal aanbesteden; Overmacht.

Herstel van de Inschrijving

• Casus: Gemeente X heeft een aanbesteding voor infra werkzaamheden. Dit op basis van een RAW-bestek. In NvI 3 wordt aangegeven dat een post komt te vervallen. DE RAW geeft strikte richtlijnen hoe moet worden ingeschreven. Inschrijver Y vergeet de inschrijfstaat aan te passen n.a.v. de NvI en schrijft in met de originele niet aangepaste inschrijfstaat. Hoe zou u handelen?

Herstel van de Inschrijving •

Het beginsel van gelijke behandeling en de transparantieverplichting verzetten zich er in beginsel tegen dat een inschrijving na de indiening ervan mag worden aangepast. Gegevens van de inschrijvingen kunnen echter in uitzonderlijke gevallen gericht worden verbeterd of aangevuld, wanneer deze klaarblijkelijk een eenvoudige precisering behoeven, of om kennelijke materiële fouten recht te zetten, mits de wijziging/aanvulling er niet toe leidt dat in werkelijkheid een nieuwe inschrijving wordt voorgesteld (HvJ EU 29 maart 2012, nr. C-599/10/SAG).

•

Voor de Gemeente was gelet op de inhoud van de ingediende inschrijvingsstaat volkomen duidelijk wat KWS wenste aan te bieden. De inschrijfstaat bevatte alle gegevens om haar te kunnen beoordelen. Ook voor ieder ander dan Gemeente Rotterdam, zoals voor de overige inschrijvers, kan volstrekt duidelijk worden geacht wat het werkelijke aanbod van KWS inhield en dat het per abuis niet verwijderen van een post uit een eerdere versie van de inschrijfstaat in het onderhavige geval een kenbare vergissing was die voor herstel vatbaar kan worden geacht. Objectief kan worden vastgesteld dat verwijdering van voornoemde post uit de inschrijving van KWS geen werkelijke wijziging van de inschrijving betekent. Er is geen sprake van een wijziging op grond van gegevens of informatie die bij de inschrijver bekend is geworden na het einde van de inschrijvingstermijn. Er hoeven geen gegevens te worden toegevoegd of gewijzigd. Er is geen sprake van een situatie waarin het gaat om een bij de inschrijving ontbrekend stuk of ontbrekende informatie op straffe van uitsluiting. Herstel van het gebrek levert naar het voorlopig oordeel van de voorzieningenrechter geen strijd op met gelijkheidsbeginsel en is gelet op het proportionaliteitsbeginsel, de enige juiste uitkomst van dit kort geding.

•

Herstel van de Inschrijving

• Casus: Aanbestedende dienst X schrijft een niet-openbare aanbesteding uit. In de selectiefase kunnen Gegadigde punten scoren met referenties waar ook een tevredenheidsverklaring (TVK) bij wordt gevraagd. Inschrijver Y geeft bij 1 van de projecten aan dat hij wel beschikt over een TVK maar vergeet deze bij te voegen.

Hoe zou u handelen?

Herstel van de Inschrijving

• Eiseres (Weijers) heeft bij haar inschrijving niet de gevraagde certificaten en/of verklaringen gevoegd die bewijzen dat referentieopdrachten naar behoren zijn uitgevoerd. De na sluiting van de inschrijving alsnog ingediende verklaring dateert van na de sluitingsdatum en is daarom, naar het oordeel van de voorzieningen terecht, buiten beschouwing gelaten (Voorzieningenrechter Rechtbank Den Haag 23 december 2015, ECLI:NL:RBDHA:2015:15583).

Commissie van Aanbestedingsexperts •

Status van commissie De CvA geeft op basis van juridische argumenten een advies, dat niet bindend is, noch voor partijen, noch voor de rechter. Voor zover een partij zich beroept op een advies van de CvA is sprake van een beroep op de juridische argumenten in dat advies, welke argumenten op hun merites moeten worden beoordeeld. Een verzwaarde motiveringsplicht levert dit echter niet op Kortom, voor het eerst is een advies van de Commissie van Aanbestedingsexperts door een rechter in de oordeelsvorming betrokken. De gang naar de Commissie biedt dan ook een adequate en laagdrempelige klachtenprocedure waarvan de uitkomst (het advies) desnoods in rechte betrokken kan worden.

• •

Deskundigen – versus uitspraak rechter Bruikbaarheid in procedure

Stellingen/Vragen:

• Inschrijver X heeft een inschrijving ingediend welke bestaat uit een inschrijfbiljet en een gespecificeerde open begroting. Het eindbedrag van de open begroting komt overeen met het bedrag op het inschrijfbiljet. Na controle van deze gespecificeerde begroting blijkt dat enkele grote kostenposten niet zijn gecalculeerd. Wat nu? • Resultaat van de aanbestedingen is dat al de inschrijvers boven het maximaal beschikbaar budget uitkomen. Wat nu? • Verloop van gestanddoeningstermijn i.v.m. vertraging in bijv. vergunningverlening. Wat nu?

Resume:

• Aanbesteden is een vak; • Aanbesteden is maatwerk; • Vooraf een strategisch plan: wat moet, maar vooral wat wil ik, en hoe kom ik op een juridisch legitieme wijze tot dit resultaat?