Concept Notulen Algemene ledenvergadering W.I.M. 8 maart 2016 NOTULEN van de algemene ledenvergadering van de te Amsterdam gevestigde vereniging: Werknemersvereniging Ikea Medewerkers, gehouden te Eemnes op 8 maart 2016 De vergadering wordt geopend door mevrouw Amilde Regina Schuur, wonende te Indrelaan 46, 5627 VD Eindhoven, die als voorzitter dezer vergadering zal fungeren. De voorzitter constateert: - dat er blijkens de statuten van de vereniging geen quorumeis is ingesteld voor het aantal verplicht aanwezige leden bij deze vergadering om rechtsgeldig besluiten te kunnen nemen; - dat er 10 leden aanwezig zijn, Amilde Maatsen-Schuur, Bente Nijland, Andre Kaspersma, Dick Wolbers, Resie Coumans, Patrick van Dongen, Ron Decker, Rolf Witting, Barbera Vis en Simone Beer. - dat voorts aanwezig is mevrouw Simone Maria Ellegonda Beer, wonende te Burg Kronenburgln 3 A, 6942 AH Didam, die door de voorzitter wordt verzocht als secretaris te fungeren en de notulen van deze vergadering te houden, waarmee zij instemt. - dat, aan al de door de wet of statuten gestelde vereisten tot het bijeenroepen en houden dezer vergadering is voldaan, zodat rechtsgeldig besluiten kunnen worden genomen; Welkom door de voorzitter Amilde heet de aanwezige leden welkom bij de algemene ledenvergadering en dankt hen voor hun komst. Ze licht toe dat de W.I.M. zich graag wil houden aan de geldende regels voor een vereniging en hiermee sinds lange tijd weer voldoet aan de eis voor het houden van een jaarlijkse Algemene Ledenvergadering. Verslag kascommissie Bente Nijland neemt hiervoor het woord. Bente geeft aan dat zijzelf en Andre Kaspersma zitting hebben in de kascommissie van de W.I.M. De boeken worden twee maal per jaar gecontroleerd. De commissie voert hiervoor het volgende uit: • Controleren van de af en bijschrijvingen • Bevragen van de penningmeester • Controleren of de uitgaven die zijn gedaan in het belang van de leden zijn Bente licht toe dat er inmiddels een uitgebreid boekhoudprogramma is aangeschaft. Dit programma maakt het mogelijk op ieder gewenst moment de boekhouding te kunnen overdragen. Daarnaast vergemakkelijkt dit de controle door de boekhouder. Bente geeft aan dat de laatste controle heeft plaatsgevonden op 3 november 2015 en de boeken op dat moment in orde waren. Er zit momenteel voldoende geld in kas voor het houden van een actie/staking. De eerstvolgende kascontrole is op 10 mei 2016.
Goedkeuring van de jaarrekening Verslag penningmeester Ron Decker Ron geeft aan dat hij halverwege het boekjaar 2015 penningmeester geworden en dat de overdracht door omstandigheden niet optimaal is verlopen. Hij heeft als penningmeester in het afgelopen jaar zijn best gedaan processen omtrent betalingsverkeer binnen de W.I.M. beter vorm te geven. Begroting 2015 Ron neemt de begroting van 2015 ,welke is goedgekeurd door het bestuur, met de aanwezigen door. In 2015 was de werkgeversbijdrage van IKEA 100.000 euro en kwam de contributie van de leden via IKEA binnen. Hiermee kwam het begrote bedrag aan inkomsten uit op 151.000. De totale uitgaven waren begroot op 158.500 euro. Wat een negatief saldo van 7.500 euro tot gevolg zou hebben. Barbera Vis stelt de vraag wat de post representatiekosten inhoud. Ron geeft aan dat onder andere het afscheidscadeau voor Thijs Jansen, de kerstpakketten, cadeaubonnen en verjaardagkaartjes voor W.I.M. bestuursleden uit deze post zijn betaald. Voor deze post was in 2015 tweeduizend euro begroot. Uiteindelijk is er een bedrag van € 882,88 uitgegeven. Winst en verliesrekening ficsbook Ron bespreekt de uiteindelijke winst- en verliesrekening. Er waren zowel minder inkomsten als uitgaven dan begroot. Dit leverde over 2015 een resultaat van € 33235,99 op. Ron geeft als toelichting bij de inkomsten aan dat er in 2015 door een aantal leden rechtstreekse betalingen zijn gedaan. Dit waren leden die niet konden internetbankieren of niet wilden betalen via ClubCollect. Leden Ron geeft een toelichting op het ledenaantal. Voor het jaar september 2015september 2016 zijn er 743 leden die hun contributie hebben betaald. Daarnaast zijn er 355 leden die hun contributie nog moeten voldoen. Er hebben 239 leden hun lidmaatschap opgezegd of zijn niet langer in dienst bij IKEA. Er zijn een drietal leden die gebruik maken van een coulance regeling. Deze leden zijn door de W.I.M. voor het jaar september 2015-september 2016 vrijgesteld van contributie. Banksaldi Ron laat vervolgens zien hoeveel geld de W.I.M. in kas heeft en hoe dit geld verdeeld is over de banken ABN-AMRO en ING. Begroting 2016 Vervolgens bespreek Ron de begroting voor dit jaar. De inkomsten zijn begroot op € 146.300,-. Dit is gebaseerd op een werkgeversbijdrage van € 90.000,- en een contributiebedrag op basis van 750 betalende leden. Door invoering van het nieuwe boekhoudprogramma hebben de kostenposten een andere benaming gekregen dan voorheen. Een kostenpost die opvalt is de post voor communicatie. Deze is begroot op € 25.000.-. Dit bedrag is met name bestemd voor de ontwikkeling van een nieuwe website en W.I.M.-app. Met deze begroting wordt € 26.300,- van het eigen vermogen verbruikt.
Verbeteringen De doorgevoerde verbeteringen in het jaar 2015 zijn: • • • • • • •
Boekhouding online op FICSbook (boekhouders komen en gaan, maar de boekhouding van de W.I.M. blijft bestaan), heldere overzichten en kostenbewust omdat alles direct zichtbaar is, met 1 druk op de knop Transparantere financiën 4 ogen beleid, penningmeester betaald alleen uit in opdracht van vicevoorzitter, voorzitter of ambt. secretaris Pasjes ING en ABN/AMRO voor penningmeester, voorzitter en ambt. Secretaris (meer toezicht en controle) Opstellen declaratiereglement als bijlage in het bestuursreglement Verantwoordelijkheden beschrijven in het bestuursreglement Contributie inning via Club-collect
De nog uit te voeren verbeterpunten zijn: • • • • • •
Heldere opdracht kascommissie, op te stellen door de penningmeester Risicospreiding banksaldi over 4 á 5 banken i.v.m. de garantiestellingsregeling Overweging aanstelling 2e penningmeester Aanbevelingen kascommissie/administratiekantoor Offerte/order tekenbeleid (in concept) Slapende leden omzetten naar betalende leden
Dechargeren W.I.M.-bestuur over jaar 2015 Ron meldt dat het dechargeren van het W.I.M.-bestuur tijdens deze algemene vergadering niet kan aangezien de jaarstukken nog moeten worden gecontroleerd door de boekhouder. Het dechargeren van de het bestuur staat tijdens de eerstvolgende Algemene ledenvergadering op de agenda. Deze zal rond september/oktober 2016 worden gehouden. Vaststellen contributie 2016-2017 Simone doet de leden het voorstel de contributie voor het jaar september 2016-2017 gelijk te houden. Dit betekent een maandbedrag van € 3,-. Simone geeft aan dat het vanaf september 2016 weer mogelijk wordt voor de leden dit bedrag maandelijks te laten incasseren. Simone doet vervolgende het voorstel de contributie vanaf september 2017 te verhogen naar € 3,50 per maand. Dit voornamelijk omdat de vakbondsbijdrage vanuit IKEA is gedaald terwijl de kosten door inning van de contributie via ClubCollect zijn gestegen. Het voorstel wordt met een meerderheid van 100% van het aantal stemmen aangenomen. Wijzigingen in de statuten De voorzitter constateert: - dat het hierna aan de orde komende besluit tot statutenwijziging volgens de statuten genomen kan worden met een meerderheid van twee/derde van de uitgebrachte stemmen; De voorzitter stelt vervolgens aan de orde de voorstellen om:
1. de statuten van de stichting te wijzigen, conform het door Marks Wachters Notarissen opgestelde ontwerp, hetwelk thans ter tafel ligt; 2. haar, voorzitter, en/of iedere medewerker van het kantoor Marks Wachters Notarissen te Eindhoven te machtigen om de akte te doen verlijden en te ondertekenen en om ter zake voorschreven al datgene te doen wat zij gewenst, nodig of nuttig zullen oordelen, alles met de macht van substitutie. Deze voorstellen worden met een meerderheid van 100% van het aantal stemmen aangenomen, mits er opheldering is over de volgende artikelen: Artikel 7. Lid 5. Het bestuur wijst uit zijn midden zelf een voorzitter, vice-voorzitter, ambtelijk secretaris en een penningmeester aan. Opmerking: Is de ambtelijk secretaris een toegevoegd lid of is deze aangesteld middels verkiezing? Artikel 5. lid 2a Opzegging van het lidmaatschap door het lid kan slechts geschieden tegen het einde van een verenigingsjaar, met inachtneming van een opzegtermijn van vier weken. Zij geschiedt schriftelijk. De ambtelijk secretaris is verplicht de ontvangst binnen acht dagen schriftelijk te bevestigen. Als de opzegging niet tijdig of niet schriftelijk heeft plaatsgehad, loopt het lidmaatschap door tot het einde van het eerstvolgende kalenderjaar tenzij het bestuur anders besluit. Artikel 5 lid 3a. Opzegging van het lidmaatschap door de vereniging kan tegen het einde van een kalenderjaar geschieden door het bestuur met inachtneming van een opzegtermijn van vier weken. De opzegging geschiedt schriftelijk en met opgave van redenen. Het aan het slot van lid 2.a bepaalde is van overeenkomstige toepassing. Artikel 9. Het boekjaar casu quo verenigingsjaar valt samen met het kalenderjaar. Opmerking: Onderscheid kalenderjaar en verenigingsjaar. Artikel 7. Lid 13. Besluiten van het bestuur tot het aangaan van collectieve arbeidsovereenkomsten kunnen alleen worden genomen nadat dit besluit met volstrekte meerderheid van stemmen is goedgekeurd door de algemene ledenvergadering. Opmerking: Is een schriftelijke stemming voor een nieuwe cao rechtsgeldig of dient daar voor een ALV te worden belegd. Meerjarenplan Patrick licht de toekomstvisie van de W.I.M. toe. Hij geeft hierin aan dat samenwerking met ondernemingsraad en IKEA van groot belang is voor het creëren van draagvlak. Ook wordt er met de leden gedeeld dat er dit jaar een nieuw beleidsplan wordt geschreven. Niets meer aan de orde zijnde sluit de voorzitter de vergadering, nadat deze notulen aan de aanwezigen zijn voorgelezen en ten blijke van goedkeuring zijn ondertekend door de voorzitter en de secretaris.
Getekend te op ________________________
________________________________ ________________________________ A.R. Schuur S.M.E. Beer
