Basisniveau gemeentelijke processen 2008

Basisniveau gemeentelijke processen 2008 Resultaten nulmeting basisniveau gemeentelijke processen in Gelderland-Midden

COT Instituut voor Veiligheids- en Crisismanagement

Den Haag, 1 oktober 2008 Voor vragen of opmerkingen naar aanleiding van deze evaluatie kunt u schriftelijk, telefonisch of per e-mail contact opnemen met de auteurs via: COT Instituut voor Veiligheids- en Crisismanagement Koninginnegracht 26 2514 AB Den Haag Telefoon: 070-3122020 E-mail: [email protected] Internet: www.cot.nl

COT – Meting basisniveau gemeentelijke processen Gelderland-Midden 2008

2

INHOUDSOPGAVE

1

INLEIDING ..........................................................................................................................................................................................................................................4 1.1 1.2

2

RESULTATEN .....................................................................................................................................................................................................................................8 2.1 2.2 2.3 2.4

3

LEESWIJZER.....................................................................................................................................................................................................................................8 RESULTATEN PER PROCES................................................................................................................................................................................................................8 RESULTATEN PER GEMEENTE ........................................................................................................................................................................................................11 HOOGST SCORENDE GEMEENTEN PER PROCES ...............................................................................................................................................................................15

CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN .........................................................................................................................................................................................16 3.1 3.2 3.3 3.4

4

VERSTERKING GEMEENTELIJKE PROCESSEN IN GELDERLAND-MIDDEN...........................................................................................................................................4 DE METING ......................................................................................................................................................................................................................................5

HET BASISNIVEAU 2008 ................................................................................................................................................................................................................16 HET BASISNIVEAU EN LANDELIJKE NORMERING ............................................................................................................................................................................17 REFLECTIE OP HET BASISNIVEAU ...................................................................................................................................................................................................17 AANBEVELINGEN ..........................................................................................................................................................................................................................18

BIJLAGEN..........................................................................................................................................................................................................................................19 4.1 4.2 4.3 4.4

TOTAALOVERZICHT UITKOMSTEN .................................................................................................................................................................................................19 DE NORMEN VAN HET BASISNIVEAU GEMEENTELIJKE PROCESSEN .................................................................................................................................................21 CONTACTPERSONEN PER GEMEENTE .............................................................................................................................................................................................29 GERAADPLEEGDE BRONNEN ..........................................................................................................................................................................................................29


3

1

Inleiding

1.1

Versterking gemeentelijke processen in Gelderland-Midden De gemeenten in de regio Gelderland-Midden werken hard aan de versterking van de crisisbeheersing. Ook de gemeentelijke processen worden in dit kader versterkt. Door middel van intergemeentelijke samenwerking moeten de efficiency, effectiviteit, continuïteit en stabiliteit (kwalitatief en kwantitatief) van de gemeentelijke inzet bij crisisbeheersing in de gehele regio worden verbeterd. Hiertoe hebben de gemeenten in Gelderland-Midden in 2007 een Basisniveau gemeentelijke processen vastgesteld. Dit is het minimumniveau dat in iedere gemeente in de regio op lokaal niveau behaald moet worden op elk van de gemeentelijke processen, ongeacht gemeentegrootte, locatie, risico’s binnen de gemeente of andere variabelen. Dit staat los van eventuele regionale ondersteuning, afgezien van de bilaterale afspraken die buurgemeenten met elkaar maken. Het basisniveau is vastgelegd in het rapport Basisniveau gemeentelijke processen. De lokale randvoorwaarden voor Gelderland-Midden (COT, 2007). De regio Gelderland-Midden loopt met deze ontwikkeling voorop in Nederland. Het behalen van het basisniveau is een noodzakelijke voorwaarde voor verdere regionale versterking van de gemeentelijke processen. Immers, daarmee is direct helder welke zaken lokaal en welke zaken bovenlokaal georganiseerd kunnen (of moeten) worden. Dit impliceert dat gemeenten die nog niet aan dit basisniveau voldoen allereerst extra inspanningen zullen moeten plegen om verdere regionale versterking mogelijk te maken. De gemeenten in de regio Gelderland-Midden hebben het COT verzocht om een nulmeting uit te voeren van het basisniveau in alle gemeenten. Hoofdvraag bij het uitvoeren van deze meting is: in hoeverre voldoen de gemeenten op dit moment aan het basisniveau en op welke punten is verbetering of versterking nodig? Door het niveau vast te stellen van iedere gemeente afzonderlijk, kan worden vastgesteld op welke gebieden eventueel een extra inspanning nodig is. De meting stelt de gemeenten in de regio Gelderland-Midden in staat om te bezien op welke processen er verbeterpunten zijn. Gemeenten kunnen vervolgens zelf aan de slag gaan om deze verbeterpunten te behalen. De meting laat ook zien welke gemeenten verder zijn met bepaalde processen, zodat andere gemeenten hiervan kunnen leren. Verder kan beoordeeld worden of er verbeterpunten zijn die op regionaal niveau kunnen worden opgepakt. De nulmeting kan daarnaast ook tot een besluit leiden om het basisniveau op punten te verbeteren. De toetsing in de praktijk kan inzichten opleveren die in het proces van de totstandkoming van het basisniveau nog niet naar voren zijn gekomen. De nulmeting geeft het bestuur van de veiligheidsregio daarmee de gelegenheid om het basisniveau voor de gemeentelijke processen nog verder fijn te slijpen. De uitkomsten van de nulmeting kunnen hiervoor aanleiding geven; het bijstellen van het basisniveau is echter geen specifiek doel van deze toetsing.


4

Na deze meting volgt de fase waarin de gemeenten aan de slag gaan met activiteiten om nog openstaande punten binnen het basisniveau te gaan behalen. Vooruitlopend op de aanbevelingen adviseren wij gemeenten om dit waar mogelijk met elkaar op te pakken. Het basisniveau is een minimumniveau waarvoor de investering beperkt kan blijven, zeker door middel van slimme intergemeentelijke samenwerking. 1.2

De meting Het meten van het basisniveau gemeentelijke processen in zestien gemeenten is een geen geringe opgave. De normen zijn namelijk deels gericht op de randvoorwaarden die de gemeente levert, en deels op de prestaties die de gemeente kan leveren. Het basisniveau kan daardoor niet simpelweg worden getoetst door middel van het bekijken van plannen, het houden van een enquête of een werkbezoek. Meetpunten: thema’s In het basisniveau gemeentelijke processen komt een aantal thema’s aan bod, welke in de meting zijn meegenomen. Dit zijn de volgende: • Capaciteit en kwaliteit Beschikbaarheid van personeel en uitvoeringscapaciteit en -kwaliteit. • Kennis en inzicht Kennis en inzicht van medewerkers over de inhoud, rol en taken van hun eigen proces en hoe dit zich verhoudt tot andere processen. • Organisatorische voorbereiding o Planvorming o Afspraken / convenanten • Geoefendheid Norm per proces • Faciliteiten Aanwezigheid van de middelen en faciliteiten Om deze punten te meten is ook een operationele meting uitgevoerd. Een randvoorwaarde die daarbij is betracht, is dat de meting een niet al te grote inspanning van de gemeente moet vergen en uitvoerbaar, vergelijkbaar en herhaalbaar moet zijn in alle gemeenten. De methode van meting die het COT heeft gehanteerd, is praktisch ingesteld. Dit betekent dat voldaan wordt aan de bovenstaande eisen. Verschil met een echte ‘toetsing’ door een inspectie, is dat relatief veel informatie van medewerkers van de gemeenten komt. Het COT is uitgegaan van de oprechte en volledige beantwoording van alle gestelde vragen en heeft daarop haar analyse gebaseerd. Er blijven door deze methode echter wel risico’s van interpretatieverschillen bestaan. Ons beeld is dat dit voor de uiteindelijke resultaten weinig invloed heeft. Wel kan het op het niveau van individuele normen opspelen. De meting bestond uit: 1. Schriftelijke toets:


5

a. een doorlichting van de gemeentelijke planvorming door het COT; b. een vragenlijst, in te vullen door medewerkers van de gemeente; 2. Operationele meting: a. een onverwachte opkomstoefening b. Inhoudelijke vragen/opdrachten Ad 1) De schriftelijke toetsing bestond allereerst uit een doorlichting van de gemeentelijke deelplannen. De onderzoekers hebben beoordeeld of normen van het basisniveau in de plannen zijn vastgesteld. Vervolgens is een vragenlijst verzonden naar de contactpersonen van alle gemeenten, waarin is gevraagd naar de randvoorwaarden die de gemeente heeft geregeld en welke prestaties men verwacht dat de gemeente haalt op het gebied van de gemeentelijke processen. Dit laatste is zover mogelijk geverifieerd tijdens de operationele meting. Ad 2) Voor alle zestien gemeenten is een onverwachte opkomstoefening gehouden buiten kantooruren. Met de werkgroep Algemeen van de regio is afgesproken dat deze oefeningen zouden starten om respectievelijk 06.30 uur en 18.00 uur. De oefeningen hebben plaatsgevonden tussen 10 april en 14 mei. Voor zover wij hebben kunnen nagaan, is het moment van oefening ook geheim gebleven voor alle opgeroepen medewerkers. De operationele meting richtte zich primair op het meten van de opkomstnormen in het basisniveau. Daarnaast is door middel van persoonlijke vragenlijsten en vragenlijsten per proces ook een beoordeling gedaan van de kennis en inzichten van opgekomen medewerkers. De uiteindelijke beoordeling per norm heeft als volgt plaatsgevonden: - Onbekend = NEE: Wanneer zaken niet in planvorming zijn opgenomen en ook niet uit vragenlijsten of oefeningen bleken, is de norm niet behaald. Reden hiervoor is dat gemeenten in deze meting voldoende in staat zijn gesteld om aan te tonen dat de norm wel behaald wordt. - Uitkomst oefening is leidend: Wanneer uit een oefening bleek dat opkomsttijden behaald werden, dan heeft dit de uiteindelijke uitkomst van de betreffende normen bepaald.1 We hebben er daarmee voor gekozen om niet als minimumeis te stellen dat in de plannen vastgelegd is hoe ten allen tijde aan de norm wordt voldaan. - Vragenlijst boven planvorming: Wanneer uit de vragenlijst is gebleken dat een norm behaald kon worden en dit niet gemeten is in de oefening, dan geldt dat de uitkomst van de vragenlijst boven de observaties over de planvorming is gesteld. Kanttekeningen Om de oefening te kunnen houden moesten enkele medewerkers per gemeente ‘in het complot betrokken worden’. Hun opkomst is niet geoefend en telt dan ook niet mee in de beoordeling. Dit zorgde er in sommige gemeenten voor dat de opkomst van één of enkele medewerkers niet gemeten kon worden. In deze gevallen is afgegaan op de uitkomsten van de vragenlijst.

1

Dit geldt niet voor normen waarvan in de oefening slechts een deelaspect is gemeten.


6

De operationele toets is en blijft een momentopname. Het COT heeft de resultaten daarom bij de interpretatie van de uitkomsten rekening gehouden met de omstandigheden. Dit houdt overigens niet in dat de afwezigheid van een medewerker door andere prioriteiten, ziekte of vakantie door de vingers is gezien. Het basisniveau schrijft immers ook voor dat er vervangers geregeld moeten zijn. Tijdens de oefeningen en in reactie op het verslag zijn er regelmatig vragen gesteld over het karakter van de oefening en de punten waaraan in het verslag wel of geen aandacht werd besteed. Hierbij moet voor ogen gehouden worden dat het doel van de oefening alleen het meten van het basisniveau was. Dit is duidelijk een ander oefendoel dan bijvoorbeeld het versterken van samenwerking in een crisisteam of het leren toepassen van kennis en vaardigheiden. Meestal ging het om medewerkers die hadden verwacht uitgebreid geoefend te worden. Omdat dit niet het doel van de oefening was, blijft er onder deze groep een behoefte bestaan om meer inhoudelijk geoefend te worden. Dit aandachtspunt geven wij mee aan de veiligheidsregio Gelderland-Midden en de gemeenten. Tenslotte: Rheden en Rozendaal werken intensief samen op het gebied van rampenbestrijding. Daarom zijn deze gemeenten voor de gehele meting als één gemeente behandeld. Waar gesproken wordt over “gemeenten” wordt Rheden-Rozendaal dus éénmaal geteld.


7

2

Resultaten

2.1

Leeswijzer We presenteren in dit hoofdstuk de resultaten van de meting. Allereerst presenteren we de resultaten die regiobreed zijn geboekt per proces. Vervolgens behandelen we de resultaten die de gemeenten afzonderlijk hebben geboekt. Dit presenteren we in een overzicht per gemeente, met de totale score, de processen waarop het hoogst is gescoord en de processen waarop het laagst is gescoord door de gemeente. De percentages zijn per proces bepaald. Dat betekent dat er gekeken is binnen het proces naar het percentage van de normen dat gehaald is. Als drie van de vier normen behaald zijn in het proces dan heeft het proces een score van 75%. Tenslotte volgt een overzicht per proces van de hoogst scorende gemeente op dat proces. Bijlage 1 bevat een totaaloverzicht van de uitkomsten van de meting, per gemeente en per proces

. 2.2

Resultaten per proces De gemiddelde score van gemeenten in de regio op alle processen is 61%. Kijken we naar de resultaten die de gemeenten boeken per proces, dan blijkt dat er behoorlijke verschillen bestaan. We behandelen de processen in drie categorieën: - processen waarop gemeenten gemiddeld meer dan 70% van de normen behalen; - processen waarop gemeenten gemiddeld tussen 50% en 70% van de normen behalen; - processen waarop gemeenten gemiddeld minder dan 50% van de normen behalen. Score >70%

Toelichting

Alarmering (81%) Voorlichting (70%) Opvang en verzorging (72%) CRIB (71%) CRAS (73%) Facilitaire ondersteuning (89%) • Zes gemeenten behalen het totale basisniveau voor Alarmering. Aandachtspunten zijn vooral lokale kennis van alle medewerkers in de alarmeringsregeling, en het standaard oproepen van de medewerkers voor processen die direct 2 moeten starten.

2 Op één van de normen is mogelijk door misinterpretatie minder goed gescoord. Het gaat om norm 16 binnen het proces Alarmering, die voorschrijft dat de gemeente met de andere gemeenten in de regio een piketdienst heeft ingesteld voor de functie van Coördinator Gemeentelijke Processen in het ROT. Niet alle gemeenten lopen mee in deze piketdienst en er zijn gemeenten die daarom ontkennend hebben geantwoord op de vraag of ze de norm halen. Bij gemeenten die ontkennend hebben geantwoord is de norm daarom buiten beschouwing gelaten bij het bepalen van de score voor het proces.


8

•

• •

• •

Score 50%-70%

Toelichting

Op Voorlichting is de inzet in het actiecentrum binnen 2 uur niet overal gehaald en is bij een aantal gemeenten nog onvoldoende gebleken dat men binnen 3 uur kan beschikken over minimaal 10 medewerkers (mede omdat de voorlichterspool nog niet operationeel is). Ede, Overbetuwe, Westervoort en Barneveld behalen het totale basisniveau voor Voorlichting. Vier gemeenten behalen het totale basisniveau voor Opvang en verzorging. Aandachtspunten voor dit proces zijn de langdurige lokale inzet en het hebben van afspraken met externe organisaties voor de uitvoering van het proces. Drie gemeenten behalen het totale basisniveau voor CRIB. Aandachtspunten voor dit proces zijn het organiseren van een grote pool voor een CRIB-telefoonteam en het hebben van afspraken met externe organisaties voor de uitvoering van het proces. Op het proces CRAS behalen vier gemeenten het totale basisniveau. Aandachtspunten zijn het organiseren van de bezetting in het actiecentrum en met name afspraken met externe partijen voor het uitwisselen van schade-informatie. Op Facilitaire ondersteuning is het hoogst gescoord. Tien gemeenten behalen het totale basisniveau. Met name de bezetting van het actiecentrum binnen 2 uur moet in een deel van de gemeenten nog beter worden georganiseerd.

Algemeen basisniveau (64%) Voorzien in primaire levensbehoeften (55%) Milieuzorg (65%) Logistiek (67%) • Voor het algemeen basisniveau zijn de regiobrede verbeterpunten met name de algemene normen over planvorming, wat waarschijnlijk komt doordat deze normen tot op heden nog niet in de rampenplannen zijn meegenomen. Daarnaast wordt er nog te weinig geoefend. Verder is een langdurige lokale inzet op de processen nog niet georganiseerd in veel gemeenten.3 • Voor het proces Voorzien in primaire levensbehoeften geldt dat nog niet alle gemeenten de inzet in het actiecentrum en de langdurige lokale inzet hebben geregeld, alsmede dat veel gemeenten nog geen heldere afspraken hebben met externe organisaties voor de uitvoering van het proces. • Ook voor Milieuzorg is de langdurige lokale inzet nog vaak niet geregeld en zijn er nog onvoldoende afspraken met externe organisaties gemaakt voor de uitvoering van het proces. • Hoewel het basisniveau Logistiek in diverse gemeenten wel behaald wordt, is dit proces nog niet altijd voldoende georganiseerd. Daardoor wordt de inzet in het actiecentrum nog niet behaald en is de langdurige lokale inzet nog niet

3 Op één van de normen is mogelijk door misinterpretatie minder goed gescoord. Het gaat om norm 8 van het Algemeen basisniveau, die voorschrijft dat een aantal AOV’ers van de gemeente is voorbereid op het vervullen van de taak van Coördinator Gemeentelijke Processen in het ROT. Niet alle gemeenten lopen mee in deze piketdienst en er zijn gemeenten die daarom ontkennend hebben geantwoord op de vraag of ze de norm halen.


9

geregeld in een deel van de gemeenten. Score onder 50%

Toelichting

Verslaglegging (36%) Uitvaartverzorging (27%) Nazorg (45%) Evaluatie (42%) • Voor het proces Verslaglegging worden in veel gemeenten diverse normen nog niet gehaald. De verklaring hiervoor lijkt te liggen in het feit dat Verslaglegging in het huidige rampenplan niet als een apart proces benoemd is. Daarbij moet het behalen van de normen op dit proces echt nog georganiseerd worden; zo moet per proces een aparte verslaglegger worden aangewezen. • Het proces Uitvaartverzorging kent slechts drie normen. Twee van de normen betreffen het maken van afspraken met externe organisaties. Dergelijke afspraken zijn vaak nog niet vastgelegd of er is slechts een vage notie van de externe partijen die mogelijk betrokken raken. • Over het proces Nazorg lijken nog weinig afspraken te bestaan. In ieder geval is er weinig over vastgelegd per gemeente. • Het proces Evaluatie is nog niet als zodanig benoemd in de huidige plannen. Het standaard voorbereiden en uitvoeren van evaluaties is dan ook nog relatief nieuw.


10

2.3

Resultaten per gemeente

Arnhem

Toelichting

Barneveld

Toelichting

Doesburg

Toelichting

Totaalscore 69%

Hoogste score Laagste score Milieuzorg, Nazorg, Facilitair, Voorzien in primaire Logistiek levensbehoeften De gemeente Arnhem behaalt het basisniveau grotendeels. Met name op de processen Verslaglegging, Voorzien in Primaire Levensbehoeften, Uitvaartverzorging en Evaluatie wordt het basisniveau voor een groot deel nog niet behaald. Verder zijn er nog aandachtspunten voor het algemeen basisniveau en diverse andere processen. Totaalscore 85%

Hoogste score Laagste score Alarmering, Opvang en Evaluatie verzorging, Voorzien in primaire levensbehoeften, CRIB, CRAS, Nazorg, Facilitair, Voorlichting De gemeente Barneveld heeft het basisniveau op een groot deel van de processen in orde. Het basisniveau wordt behaald op de processen Alarmering, Opvang en verzorging, Voorzien in primaire levensbehoeften, CRIB, CRAS, Nazorg, Voorlichting en Facilitaire ondersteuning. Het basisniveau wordt voor een groot deel nog niet gehaald op de processen Verslaglegging en Evaluatie. Verder zijn er nog aandachtspunten voor diverse andere processen. Totaalscore 40%

Laagste score Uitvaartverzorging, Voorlichting, Nazorg, Logistiek In de gemeente Doesburg wordt het basisniveau op de processen Voorlichting, Uitvaartverzorging, Nazorg en Logistiek niet behaald. Op het algemeen basisniveau en de processen Alarmering, Verslaglegging, Voorzien in primaire levensbehoeften, CRAS, Nazorg, Evaluatie en Facilitaire ondersteuning wordt het basisniveau voor een groot deel nog niet behaald. Doesburg behaalt wel het basisniveau op het proces Opvang en verzorging. Verder zijn er nog aandachtspunten voor enkele andere processen.


Hoogste score Opvang en verzorging

11

Duiven Toelichting

Ede

Toelichting

Lingewaard Toelichting

Nijkerk Toelichting

Totaalscore Hoogste score Laagste score 57% CRIB, CRAS Evaluatie De gemeente Duiven behaalt het basisniveau op een aantal processen geheel en op een aantal andere nog niet. Met name op de processen Verslaglegging, Voorzien in primaire levensbehoeften, Uitvaarverzorging en Evaluatie wordt het basisniveau voor een groot deel nog niet behaald. Totaalscore 74%

Hoogste score Laagste score Alarmering, Voorlichting, Verslaglegging Facilitair, Logistiek De gemeente Ede behaalt het basisniveau op de processen Alarmering, Voorlichting, Facilitaire ondersteuning en Logistiek geheel. Met name op de processen Verslaglegging, Uitvaartverzorging en Nazorg wordt het basisniveau voor een groot deel nog niet behaald. Er zijn nog aandachtspunten voor enkele andere processen. Totaalscore Hoogste score Laagste score 43% CRAS Evaluatie De gemeente Lingewaard behaalt het basisniveau op de meeste processen gedeeltelijk. Met name op het algemeen basisniveau de processen Verslaglegging, Voorzien in Primaire Levensbehoeften, Uitvaartverzorging en Evaluatie wordt het basisniveau voor een groot deel nog niet behaald. Verder zijn er nog aandachtspunten op diverse andere processen. Totaalscore Hoogste score Laagste score 58% Facilitair Evaluatie De gemeente Nijkerk behaalt het basisniveau op het proces Facilitaire ondersteuning geheel. Op het proces Evaluatie wordt het basisniveau niet behaald. Op het algemeen basisniveau en de processen Alarmering, Uitvaartverzorging en Nazorg wordt het basisniveau voor een groot deel nog niet behaald. Er zijn nog aandachtspunten voor de andere processen.


12

Overbetuwe

Toelichting

Renkum Toelichting

Rijnwaarden

Toelichting

Rheden-Rozendaal

Toelichting

Totaalscore 77%

Hoogste score Laagste score Alarmering, Voorlichting, Uitvaartverzorging Opvang en verzorging, Evaluatie, Facilitair De gemeente Overbetuwe behaalt het basisniveau op de processen Alarmering, Opvang en verzorging, Evaluatie en Facilitaire ondersteuning. Met name op het algemeen basisniveau en de Verslaglegging, Uitvaartverzorging en Logistiek wordt het basisniveau voor een groot deel nog niet behaald. Verder zijn er nog aandachtspunten op enkele andere processen. Totaalscore Hoogste score Laagste score 55% Uitvaartverzorging Verslaglegging, Logistiek De gemeente Renkum behaalt het basisniveau op het proces Uitvaartverzorging geheel. Op het proces Logistiek wordt het basisniveau niet behaald. Op de processen CRIB en Evaluatie wordt het basisniveau voor een groot deel nog niet behaald. Er zijn nog aandachtspunten voor de andere processen. Totaalscore 53%

Hoogste score Facilitair, Logistiek

Laagste score Verslaglegging, Uitvaartverzorging, Nazorg De gemeente Rijnwaarden heeft op de processen Verslaglegging, Uitvaartverzorging en Nazorg het basisniveau niet behaald. Op het algemeen basisniveau en op de processen Voorlichting, Opvang en verzorging en Voorzien in primaire levensbehoeften wordt het basisniveau voor een groot deel nog niet behaald. Verder zijn er nog aandachtspunten op enkele andere processen. Totaalscore 46%

Hoogste score Facilitair

Laagste score Uitvaartverzorging, Nazorg, Evaluatie De gemeenten Rheden en Rozendaal hebben op de processen Uitvaartverzorging, Nazorg en Evaluatie de normen van het basisniveau niet behaald. Verder wordt met name op de processen Voorlichting, Opvang en verzorging en Milieuzorg het basisniveau voor een groot deel nog niet behaald. Verder zijn er nog aandachtspunten op diverse andere processen.


13

Scherpenzeel Toelichting

Wageningen Toelichting

Westervoort

Toelichting

Zevenaar

Toelichting

Totaalscore Hoogste score Laagste score 59% Facilitair Uitvaartverzorging De gemeente Scherpenzeel behaalt het basisniveau op het proces Uitvaartverzorging niet. De gemeente behaalt het basisniveau op het algemeen basisniveau en de processen Opvang en verzorging, Nazorg en Evaluatie voor een groot deel nog niet. Verder zijn er nog aandachtspunten op diverse andere processen. Totaalscore Hoogste score Laagste score 68% Nazorg, Facilitair, Logistiek CRAS De gemeente Wageningen behaalt het basisniveau op de processen Nazorg, Facilitair en Logistiek. Het basisniveau wordt voor een groot deel nog niet behaald op het proces Verslaglegging, en nog geheel niet op het proces CRAS. Voor de andere processen zijn er aandachtspunten. Totaalscore 70%

Hoogste score Laagste score Alarmering, Voorlichting, Uitvaartverzorging Opvang en verzorging, CRIB, CRAS Het basisniveau wordt in de gemeente Westervoort geheel behaald op de processen Alarmering, Voorlichting, Opvang en verzorging, CRIB en CRAS. Met name op de processen Verslaglegging, Uitvaartverzorging, Nazorg en Logistiek wordt het basisniveau voor een groot deel nog niet behaald. Verder zijn er nog aandachtspunten op diverse andere processen. Totaalscore 63%

Hoogste score Laagste score Alarmering, CRAS, Facilitair, Uitvaartverzorging Logistiek De gemeente Zevenaar behaalt het basisniveau op de processen Alarmering, CRAS, Facilitaire ondersteuning en Logistiek. Met name op de processen Verslaglegging, Voorlichting, Uitvaartverzorging, Nazorg en Evaluatie wordt het basisniveau voor een groot deel nog niet behaald. Verder zijn er nog aandachtspunten op diverse andere processen.


14

2.4

Hoogst scorende gemeenten per proces Om gezamenlijk regionaal te werken aan kwaliteitsverbetering op de gemeentelijke processen, is het van groot belang om van elkaar te leren. Gemeenten die op dit moment het basisniveau op een bepaald proces al (grotendeels) behalen, kunnen mogelijk andere gemeenten van dienst zijn met best practices en kennis. We presenteren daarom ook de hoogst scorende gemeenten per proces. Proces Algemeen basisniveau Alarmering Verslaglegging Voorlichting Opvang en verzorging Voorzien in primaire levensbehoeften CRIB CRAS Milieuzorg Uitvaartverzorging Nazorg Evaluatie Facilitaire ondersteuning Logistiek

Hoogst scorende gemeenten Arnhem/Wageningen/Barneveld (80%), Ede (79%) Westervoort/Zevenaar (73%) Barneveld/Ede/Overbetuwe/Westervoort/Wageningen/Zevenaar (100%) Nijkerk/Overbetuwe/Scherpenzeel/Barneveld(60%) Ede/Overbetuwe/Westervoort/Barneveld (100%) Barneveld/Doesburg/Overbetuwe/Westervoort (100%) Barneveld (100%) Ede/Nijkerk/Overbetuwe/Westervoort (80%) Barneveld/Duiven/Westervoort (100%) Barneveld/Duiven/Westervoort/Zevenaar (100%) Arnhem (100%) Barneveld/Ede/Overbetuwe/Rijnwaarden (80%) Renkum (100%) Barneveld/Wageningen (67%) Arhem/Barneveld/Wageningen (100%) Overbetuwe (100%) Ede/Wageningen/Westervoort (75%) Arnhem/Barneveld/Ede/Nijkerk/Overbetuwe/Rijnwaarden/ Rheden-Rozendaal/Scherpenzeel/ Wageningen/Zevenaar (100%) Arnhem/Ede/Rijnwaarden/Wageningen/Zevenaar (100%)


15

3

Conclusies en aanbevelingen

3.1

Het basisniveau 2008 1. Het basisniveau werkt. Gemeenten hebben door het basisniveau duidelijkheid over de randvoorwaarden die op orde moeten zijn. Dit zijn heldere maatstaven waar gemeenten mee uit de voeten kunnen. Diverse gemeenten zijn sinds de invoering van het basisniveau aan de slag gegaan om de normen te behalen. 2. Voor meer dan 60% van het basisniveau geldt dat het gemiddeld regiobreed behaald wordt. Diverse gemeenten behalen het basisniveau op bepaalde processen al volledig. Gemeenten kunnen mogelijk gebruik maken van elkaars kennis en ervaring om het basisniveau op de betreffende processen te behalen. 3. Er is nog relatief veel aandacht nodig voor bepaalde aspecten van het Algemeen basisniveau – met betrekking tot planvorming, oefening en capaciteit – en de processen Verslaglegging, Uitvaartverzorging, Nazorg en Evaluatie. Deze processen zijn deels nog nieuw en krijgen daarnaast nog vaak weinig prioriteit. Hierop kan mogelijk regiobreed een inhaalslag gemaakt worden. 4. Alle gemeenten hebben zich tijdens deze meting actief ingezet om het basisniveau te behalen. Wij hebben er alle vertrouwen in dat ook de overige normen binnen afzienbare tijd behaald kunnen worden in alle gemeenten van Gelderland-Midden. 5. Veel gemeenten zijn goed in staat om de opkomstnormen te halen, zo is gebleken uit de oefeningen. Daarbij is veel inzet en creativiteit getoond om binnen de tijd met de juiste mensen aanwezig te zijn. De normen bieden op veel punten ruimte om te bepalen wie specifiek moet komen om een proces op te starten of de eerste werkzaamheden uit te voeren. Gemeenten benutten deze ruimte om te bepalen wie gezien de omstandigheden het best kan opkomen om het proces in gang te zetten. Wij verwachten daarom dat gemeenten over het algemeen geen problemen zullen kennen met de opkomst. 6. Er is in een aantal gemeenten nog te weinig capaciteit om redelijkerwijs het basisniveau te kunnen behalen. Er wordt regiobreed nog beperkt samengewerkt met buurgemeenten om capaciteit aan te vullen. Hierop zijn nog verbeteringen mogelijk, zonder dat het financiële consequenties hoeft te hebben. 7. De getoonde inzet en creativiteit geven niet altijd voldoende zekerheid over de beschikbare capaciteit. Per gemeente dient beter per proces vastgelegd te worden welke medewerkers in welke periode inzetbaar zijn. Ook kunnen hierover vervangingsafspraken worden gemaakt met buurgemeenten, die gezamenlijk de benodigde lokale inzet kunnen bereiken. 8. Gemeenten hebben in veel gevallen de langdurige lokale inzet nog niet georganiseerd. Veel gemeenten roepen direct bij een eerste alarmering het totale lokale potentieel aan capaciteit op. Risico daarvan is dat na 8 tot 12 uur geen lokale ambtenaar meer inzetbaar is. Om dit te voorkomen kan intensiever worden samengewerkt met de buurgemeenten. Daardoor kunnen medewerkers van buurgemeenten ook voor de lokale inzet worden benut na 8 of 12 uur. Daarnaast is een spreidingsplan van de beschikbare inzet per gemeente nodig. 9. In het regionaal model rampenplan en de gemeentelijke deelplannen moet het basisniveau nog worden opgenomen. Daarmee worden opkomsttijden duidelijker en overzichtelijker. Omdat er geen piketdiensten zijn, blijven de opkomstnormen altijd richttijden. Door deze in plannen vast te leggen kan er beter mee gerekend worden, bijvoorbeeld om capaciteit in te delen, maar ook voor individuele medewerkers om te bepalen of zij hun dienst mogelijk moeten omruilen met iemand als ze zich langere tijd verder weg van de gemeente bevinden.

10. Regionaal kan nog aandacht worden besteed aan de locaties en inrichting van de gemeentelijke crisisruimtes. De regionale inrichtingseisen van crisisruimtes waren in veel gemeenten niet bekend. Hierdoor is ook niet altijd met zekerheid vastgesteld of er werd voldaan aan de regionale inrichtingseisen. 3.2

Het basisniveau en landelijke normering Momenteel ligt het wetsvoorstel voor de Wet op de Veiligheidsregio’s bij de Tweede Kamer. Samen met deze wet is de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties voornemens om een Algemene maatregel van Bestuur met kwaliteitseisen voor de crisisbeheersing in te voeren: het Besluit veiligheidsregio’s. Het gaat om organisatorische randvoorwaarden en om eisen op het gebied van Melding, alarmering en opschaling, leiding, communicatie en informatiemanagement. In dit Besluit staan ook eisen opgenomen voor de gemeentelijke processen. Wanneer deze eisen in werking treden, dan zal het basisniveau in Gelderland-Midden op enkele punten moeten worden aangescherpt. Het gaat dan met name om opkomsttijden voor medewerkers die gaan vallen binnen een team Bevolkingszorg. Hierin komen de huidige processen Voorlichting, Opvang en verzorging, Nazorg, CRIB en CRAS terug, alsmede een informatiemanager en een teamleider. Het team komt onder het ROT te vallen, en dus niet meer rechtstreeks onder het Beleidsteam. De opkomstnorm voor Voorlichting wordt volgens het conceptbesluit 30 minuten, voor de rest van het team 90 minuten. Wanneer deze eisen in werking treden, dan zal dit voor de gemeenten in Gelderland-Midden nog een aanvullende inspanning vergen. Zowel de wet als de AmvB zijn op dit moment nog in consultatie. Wat de definitieve eisen worden is dan ook nog niet bekend. Ook worden benamingen van processen en teams veranderd. Dit wordt ook meegenomen in het nieuwe regionaal model crisisplan, waarmee de Veiligheidsregio’s moeten gaan werken. Wanneer dit moet gaan gebeuren is op dit moment nog niet bekend. Momenteel werkt het Veiligheidsberaad, het vertegenwoordigend orgaan van de voorzitters van veiligheidsregio’s, aan een landelijke handreiking voor een basisniveau gemeentelijke processen. Het basisniveau van Gelderland-Midden vormt hier belangrijke input voor. De verwachting is dan ook dat dit landelijke referentiekader goed zal passen op het basisniveau in Gelderland-Midden. Daarnaast wordt in het landelijke basisniveau rekening gehouden met de eisen in die het Besluit veiligheidsregio’s zijn opgenomen. Voor Gelderland-Midden betekent het dat het eigen basisniveau na publicatie van deze handreiking aan de hand van het document kan worden aangepast op de nieuwe normering.

3.3

Reflectie op het basisniveau Uit de meting komt het beeld naar voren dat het overgrote deel van de normen doeltreffend en uitvoerbaar is. Voor enkele normen is gebleken dat deze mogelijk kunnen vervallen of geherformuleerd moeten worden: - Overwogen kan worden om norm 16 tot en met 20 van het Algemeen basisniveau te schrappen. Deze voegen weinig toe aan de totale set normen. Deze normen zijn ook niet meegenomen in de meting. - Norm 2 van het Algemeen basisniveau wordt vrijwel nergens behaald omdat de regionale afspraken over actualisatie van plannen uitgaan van een cyclus van 4 jaar. De cyclus óf de norm moet dus worden aangepast.


17

-

-

-

3.4

Norm 1 van Alarmering is mogelijk verschillend geïnterpreteerd: in de regeling voor Coördinator Crisisbeheersing in het ROT wordt niet door alle gemeenten meegedraaid, waardoor sommige gemeenten zelf aangeven de norm niet te halen. Dit geldt ook voor norm 8 van het Algemeen basisniveau. Het verdient nog eens overweging of voor alle processen een deelplan moet worden opgesteld. Hieraan wordt namelijk gerefereerd in norm 3 van het Algemeen basisniveau. Mogelijk is niet voor alle ondersteunende processen een deelplan nodig. Indien hier wel voor wordt gekozen, dan moeten er verscheidene deelplannen worden toegevoegd aan het regionaal model rampenplan c.q. het regionaal crisisplan. Er moet nog een keuze worden gemaakt voor een eenduidige indeling van processen. Zo zijn Facilitaire ondersteuning en Logistiek op zich twee verschillende processen, maar vallen ze in veel gemeenten onder de verantwoordelijkheid van dezelfde groep mensen. Vanuit de organisatie geredeneerd is het dan niet logisch om de twee processen te blijven onderscheiden.

Aanbevelingen 1. Spreek regionaal een moment af waarop alle gemeenten het basisniveau op alle processen moeten behalen. Koppel dit aan een nieuw meetmoment. 2. Zet ondertussen wel alvast regionale initiatieven door. Het kan daarbij gaan om initiatieven op het gebied van opleiding, training en oefening, verdeling van capaciteit (poolvorming), inzet van middelen, gebruik van crisisruimtes, het maken van afspraken met externe partijen, het uitwisselen van best practices etc. Overweeg om dit op centraal niveau te doen, bijvoorbeeld vanuit een regionaal bureau gemeentelijke processen, naar voorbeeld van de regio Utrecht. 3. Betrek in de regionale werkgroepen per proces ook de gemeenten die op dit moment het hoogst scoren op het betreffende proces. Laat deze gemeenten kun kennis en ervaring inbrengen op het betreffende proces. 4. Plan een datum waarop gemeenten rapporteren over hoe de verbeterpunten per proces gerealiseerd gaan worden en welke planning daarbij hoort. 5. Betrek het basisniveau in de volgende actualisatie van het regionaal model rampenplan c.q. in het regionaal crisisplan. 6. Stel het basisniveau bij op punten die zijn gebleken uit deze meting. 7. Pas het basisniveau aan op de eisen die bij wet worden gesteld in de het Besluit Veiligheidsregio’s, behorend bij de Wet op de Veiligheidsregio’s.


18

4

Bijlagen

4.1

Totaaloverzicht uitkomsten In de linkerkolom staan de processen verticaal. Per proces zijn de normen genummerd, om de tabel overzichtelijk te houden. In de bijlage is terug te vinden met welke norm het betreffende nummer correspondeert. In de tabel is met een “+” aangegeven welke normen de gemeente behaalt. Bij normen waaruit in de meting niet is gebleken dat deze behaald worden staat een “-“ vermeld.

Tabel 1 Totaaloverzicht scores per proces en per gemeente Algemeen basisniveau 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 Alarmering

Arnhem

Barneveld

Doesburg

Duiven

Ede

Lingewaard

Nijkerk

Overbetuwe

Renkum

Rijnwaarden

RhedenRozendaal

Scherpenzeel

Wageningen

Westervoort

Zevenaar

+ + + + + + + + + + + + Arnhem

+ + + + + + + + + + + Ede

+ + + + +

+ + -

+ -

+ + + + + + + + + + RhedenRozendaal + + + + RhedenRozendaal + + -

+ + + + + + + + Scherpenzeel + + + + Scherpenzeel + + + -

+ + + + + + + + + + + + Wageningen + + + + + Wageningen + + -

+ + + + + + + + + + + Westervoort + + + + + Westervoort + + -

+ + + + + + + + + + + Zevenaar

+ + + + + Ede

+ + + + + + + + Overbetuwe + + + + + Overbetuwe + + + -

+ + + + + + + + + Renkum

+ + + Duiven

+ + + + + + + LingeWaard + + + LingeWaard + -

+ + + + + + + Nijkerk

+ + + + Arnhem

+ + + + + + Doesburg + + Doesburg + + -

+ + + + + + + + + Duiven

16 17 18 19 20 Verslaglegging 21 22 23 24

+ + + + + + + + + + + + Barneveld + + + + + Barneveld + + + -

+ + -

+ + Nijkerk


+ + + -

+ + + Renkum -

+ + + + + Rijnwaarden + + + Rijnwaarden -

+ + + + + Zevenaar + + -

19

25 Voorlichting 26 27 28 29 Opvang en verzorging 30 31 32 33 34 Voorzien in PL 35 36 37 38 39 CRIB

Arnhem

40 41 42 43 44 CRAS

+ + + + Arnhem

45 46 47 48 Milieuzorg

+ + + Arnhem

49 50 51 52 53 Uitvaartverzorging 54 55

+ + + + + Arnhem

+ + + Arnhem + + + + Arnhem Arnhem

+ -

Barneveld + + + + Barneveld + + + + + Barneveld + + + + + Barneveld + + + + + Barneveld + + + + Barneveld + + + + Barneveld + +

Doesburg Doesburg + + + + + Doesburg + + Doesburg + + + Doesburg + Doesburg + + + Doesburg -

Duiven

Ede

+ + + Duiven

+ + + + Ede

+ + + Duiven

+ + + + Ede

+ + Duiven

+ + + + Ede

+ + + + + Duiven

+ + + + Ede

+ + + + Duiven

+ + + Ede

+ + + Duiven

+ + + + Ede

+ -

+ -

Lingewaard + + Lingewaard + + + Lingewaard + Lingewaard + + + Lingewaard + + + Lingewaard + + + Lingewaard -

Nijkerk + + + Nijkerk + + + + Nijkerk + + + + Nijkerk + + + Nijkerk + + + Nijkerk + + Nijkerk


+

Overbetuwe + + + + Overbetuwe + + + + + Overbetuwe + + + + Overbetuwe + + + + Overbetuwe + + + Overbetuwe + + + + Overbetuwe + -

Renkum + + + Renkum + + + Renkum + + + Renkum + Renkum + + + Renkum + + + Renkum + +

Rijnwaarden + + Rijnwaarden + + Rijnwaarden + Rijnwaarden + + + + Rijnwaarden + + + Rijnwaarden + + + + Rijnwaarden -

RhedenRozendaal + + RhedenRozendaal + RhedenRozendaal + + + RhedenRozendaal + + + RhedenRozendaal + + RhedenRozendaal + + RhedenRozendaal -

Scherpenzeel + + + Scherpenzeel + + Scherpenzeel + + + Scherpenzeel + + + Scherpenzeel + + + Scherpenzeel + + + Scherpenzeel -

Wageningen + + + Wageningen + + + + Wageningen + + Wageningen + + + Wageningen Wageningen + + + Wageningen + -

Westervoort + + + + Westervoort + + + + + Westervoort + + + + Westervoort + + + + + Westervoort + + + + Westervoort + + + Westervoort -

Zevenaar + + Zevenaar + + + + Zevenaar + + + Zevenaar + + + Zevenaar + + + + Zevenaar + + + Zevenaar -

20

56 Nazorg

Arnhem

57 58 59 Evaluatie

+ + + Arnhem

60 61 62 63 Facilitaire ondersteu ning 64 65 66 Logistiek

+ Arnhem

67 68 69 70

4.2

+ + + Arnhem + + + +

Barneveld + + + Barneveld + Barneveld

Doesburg Doesburg + + Doesburg

Duiven

Ede

+ Duiven

+ Ede

+ Duiven

+ + + Ede

+ + + Barneveld + + + -

+ + Doesburg -

+ + Duiven

+ + + Ede

+ + -

+ + + +

Lingewaard + Lingewaard Lingewaard

Nijkerk

+ + Lingewaard + + -

+ + + Nijkerk

+ Nijkerk Nijkerk

+ + + -

Overbetuwe + + Overbetuwe + + + + Overbetuwe

+ Renkum

+ + + Overbetuwe + + -

+ + Renkum

+ + Renkum + + Renkum

-

Rijnwaarden Rijnwaarden + + Rijnwaarden

RhedenRozendaal RhedenRozendaal RhedenRozendaal

Scherpenzeel + Scherpenzeel + + Scherpenzeel

+ Wageningen + + + Wageningen + + + Wageningen

Westervoort + Westervoort + + + Westervoort

Zevenaar

+ + + Rijnwaarden + + + +

+ + + RhedenRozendaal + + + -

+ + + Scherpenzeel + + + -

+ + + Wageningen + + + +

+ + Westervoort + + -

+ + + Zevenaar

+ Zevenaar + Zevenaar

+ + + +

De gemeten normen van het basisniveau gemeentelijke processen Algemeen basisniveau 1. De voorbereiding en uitvoering van de gemeentelijke taken bij rampenbestrijding vindt plaats overeenkomstige geldende wet- en regelgeving. De gemeente spant zich in voor een goede voorbereiding van de gemeentelijke processen en de uitvoering daarvan. 2. De gemeente beschikt over een actueel gemeentelijk rampen- of crisisbeheersingsplan conform de regionale standaarden. Het rampenplan wordt minimaal jaarlijks geactualiseerd. 3. Voor ieder gemeentelijk proces bestaat een lokaal ingevuld deelplan. Dit deelplan wordt minimaal tweejaarlijks geactualiseerd. In het deelplan zijn ook de relaties met de andere processen uitgewerkt. 4. De gemeentesecretaris, AOV’ers, procesverantwoordelijken, hoofden Actiecentrum en hun plaatsvervangers moeten een basiscursus rampenbestrijding hebben gevolgd, vergelijkbaar met OCR.4

4

OCR is de Opleiding Crisisbeheersing en Rampenbestrijding, die verzorgd wordt door het NIFV Nibra in samenwerking met de Nederlandse Politieacademie.


21

5. Iedere gemeentelijke medewerker en bestuurder met een taak in de rampenbestrijding is hiertoe adequaat geoefend. Voor ieder proces geldt een minimum van één oefening per jaar.5 6. De lokale inzet voor ieder proces bestaat ten minste uit: o de gemeentesecretaris als ambtelijk eindverantwoordelijke; o een procesverantwoordelijke voor elk gemeentelijk proces; o een plaatsvervanger voor deze functionarissen op lokaal niveau. 7. Indien de gemeente ten behoeve van de lokale inzet bij rampenbestrijding afspraken maakt over inzet van capaciteit en middelen door een buurgemeente, dan moet deze inzet gepleegd kunnen worden als ware het uit de eigen gemeente. Dit houdt in: inzet op basis van de normtijden van het basisniveau voor lokale inzet per proces en ingespeeld op de lokale omstandigheden. 8. Een aantal AOV’ers van de gemeente met een taak in de crisisbeheersing is voorbereid op het vervullen van de functie van Coördinator gemeentelijke processen in het ROT. Zij zijn op basis van de regionale afspraken inzetbaar volgens de regionale piketregeling voor AOV’ers. Indien meer AOV’ers nodig zijn voor de functie Coördinator Gemeentelijke Processen, wordt er gewerkt via vrije instroom. Alle AOV’ers zijn voorbereid op de functie van coördinator gemeentelijke processen in het ROT. 9. Voor ieder proces, met uitzondering van de processen Verslaglegging en Evaluatie, is een hoofd AC benoemd. Het hoofd AC is afkomstig van de getroffen gemeente of buurgemeente (lokale inzet). Afhankelijk van het proces kan het hoofd AC ook middels intergemeentelijke bijstand geleverd worden.6 10. De gemeente moet de personele inzet voor alle processen zodanig hebben geregeld, dat deze gedurende lange tijd uitgevoerd kunnen worden. 11. De gemeente beschikt over voldoende ruimtes en faciliteiten om een gemeentelijk coördinatiecentrum (GCC) in te richten en voldoet aan de regionale inrichtingseisen. 12. Het GCC beschikt over een noodstroomvoorziening, conform de regionale inrichtingseisen. 13. De gemeente beschikt over een ruimte die is toegerust om te worden gebruikt als vergaderruimte voor het Gemeentelijk of Regionaal Beleidsteam. Deze ruimte voldoet aan de regionale inrichtingseisen. 14. De gemeente beschikt over een ruimte die is toegerust om te worden gebruikt als vergaderruimte voor de lokale driehoek. 15. De gemeente beschikt over een ruimte die is toegerust om te worden gebruikt als vergaderruimte voor het GMT. Alarmering

5

Het streven zou moeten zijn om in ieder geval de processen die in de praktijk het vaakst nodig zijn (zoals Voorlichting, Opvang & verzorging, CRIB, Milieuzorg) tweemaal per jaar te oefenen. 6 Voor een deel van de processen geldt dat het hoofd AC al op zeer korte termijn inzetbaar moet zijn. In die gevallen is het niet mogelijk om al zo snel intergemeentelijke bijstand te verlenen en zal het hoofd AC lokaal beschikbaar moeten zijn.


22

16. De gemeente heeft met de andere gemeenten in de regio een piketdienst ingesteld voor de functie van Coördinator Gemeentelijke Processen, die garandeert dat binnen 30 minuten 2 coördinators aanwezig kunnen zijn in het Regionaal Operationeel Team. Deze 7 piketdienst rouleert in de regio. 17. De gemeente heeft een alarmeringsprotocol, dat minimaal 2 keer per jaar wordt geactualiseerd. 18. De gemeente werkt met een bereikbaar- en beschikbaarheidsregeling ten behoeve de inzet van overige medewerkers voor het proces Alarmering. 19. Eenieder die in de regeling wordt genoemd is bekend met de lokale situatie. Dit houdt in dat de genoemde personen het lokale deelplan Alarmeren en verbindingen kennen. 20. De betrokken functionarissen voor de processen Voorlichting, Verslaglegging en Facilitaire ondersteuning worden altijd direct gealarmeerd. Afhankelijk van de aard van de calamiteit/ ramp wordt bepaald welke andere processen direct moeten worden opgestart. Verslaglegging 21. Van de uitvoering van ieder gemeentelijk proces moet verslag worden gelegd. 22. Voor het GBT moet 1 verslaglegger binnen 1 uur na alarmering inzetbaar zijn. De gemeente heeft hiertoe een bereikbaarheids- en beschikbaarheidregeling voor verslagleggers op lokaal niveau die dit redelijkerwijs kan garanderen. 23. Voor het GMT moet 1 verslaglegger binnen 1 à 2 uur na alarmering inzetbaar zijn. De gemeente beschikt over een bereikbaarheids- en beschikbaarheidsregeling die dit redelijkerwijs garandeert. 24. De verslagleggers voor de gemeentelijke actiecentra zijn met een aan het proces gelijke opkomst- en inzettijd gegarandeerd inzetbaar. De gemeente heeft hiertoe een bereikbaarheids- en beschikbaarheidregeling voor verslagleggers. 25. Er is voldoende aflossing geregeld voor alle taken in dit proces om het proces Verslaglegging voor meerdere dagen uit te kunnen voeren. Voorlichting 26. Het proces Voorlichting moet altijd binnen 1 uur na alarmering kunnen starten. Dit betekent dat de eerste voorlichtingswerkzaamheden na 1 uur plaatsvinden.8 27. De gemeente beschikt over een bereikbaarheids- en beschikbaarheidsregeling voor de inzet van de eerste voorlichter (ook lid Beleidsteam) die uitgaat van een opkomsttijd van 1 uur en redelijkerwijs garandeert dat binnen 1 à 2 uur de eerste voorlichter inzetbaar is. De eerste 9 voorlichter dient tevens te kunnen bepalen welke activiteiten op het gebied van Voorlichting moeten worden opgestart. 7

Dit is conform de regionale afspraak in Gelderland-Midden. De eerste voorlichtingswerkzaamheden bestaan doorgaans niet uit het uitbrengen van een persbericht of het te woord staan van de pers; het gaat dan eerder om het verzamelen van informatie, teneinde zo spoedig mogelijk de pers, burgers en getroffenen voor te lichten. 8


23

28. De gemeente beschikt over een bereikbaarheids- en beschikbaarheidregeling, die redelijkerwijs garandeert dat binnen 2 uur na alarmering het AC Voorlichting kan bestaan uit minimaal de volgende kernbezetting: o een hoofd AC; o een persvoorlichter; o een publieksvoorlichter. 29. De gemeente beschikt over een bereikbaarheids- en beschikbaarheidregeling die tot doel heeft om zo snel mogelijk en liefst binnen 3 uur na het opstarten van het proces minimaal 10 medewerkers voor het proces Voorlichting in te kunnen zetten (inclusief de 3 bovengenoemde). Deze medewerkers zijn afkomstig van de getroffen gemeente, van de regionale pool of van de Rijkspool (ERC). Opvang en verzorging 30. Het proces Opvang en verzorging start binnen 1 à 2 uur na alarmering. Dit houdt in dat na 1 tot 2 uur de eerste opvanglocatie moeten kunnen worden geopend. 31. De gemeente beschikt over een bereikbaarheids- en beschikbaarheidregeling, die redelijkerwijs garandeert dat binnen 1 à 2 uur na alarmering de eerste medewerker Opvang en verzorging inzetbaar is. Deze medewerker kan de eerste opvanglocatie openen en dient snel te kunnen bepalen op welke termijn het actiecentrum operationeel moet worden en welke inzetbehoefte er bestaat. 32. De gemeente beschikt over een bereikbaarheids- en beschikbaarheidregeling, die redelijkerwijs garandeert dat binnen 2 tot 3 uur na alarmering de lokale inzet minimaal bestaat uit: o een hoofd AC; o 2 medewerkers in het AC. 33. De gemeente beschikt over een pool van in te zetten medewerkers voor het AC die groot genoeg is om meerdere dagen lang het AC in ieder geval gedeeltelijk met lokale medewerkers te bemannen. 34. De gemeente heeft afspraken gemaakt met de organisaties die betrokken zijn bij de uitvoering van het proces Opvang en verzorging, waaronder bedrijven, instellingen, het Rode Kruis, cateringbedrijven, woningbouwverenigingen e.a., over de gang van zaken tijdens de uitvoering van dit proces, de inzet van vrijwilligers, de te nemen stappen en ieders taak en verantwoordelijkheid. Voorzien in primaire levensbehoeften 35. Het AC Voorzien in primaire levensbehoeften moet binnen 5 uur na alarmering kunnen opstarten, wanneer er geen opvang en verzorging aan dit proces vooraf gaat. Wanneer er wel een opvanglocatie is ingericht, moet het proces binnen 10 uur kunnen starten. 9

Als gesteld in de uitgangspunten voor tijdsnormen (par. 3.4) is zonder piketregeling niet te garanderen dat een functionaris daadwerkelijk binnen 1 uur inzetbaar is. Het is daarom niet mogelijk om met een bereikbaarheids- en beschikbaarheidsregeling redelijkerwijs te garanderen dat de eerste voorlichter binnen 1 uur inzetbaar is.


24

36. De gemeente beschikt over een bereikbaarheids- en beschikbaarheidregeling te hebben die redelijkerwijs garandeert dat de eerste medewerker Voorzien in primaire levensbehoeften binnen 1 à 2 uur na alarmering inzetbaar is. Deze dient tevens te kunnen bepalen op welke termijn het actiecentrum operationeel moet worden en welke inzetbehoefte er is. 37. De gemeente beschikt over een bereikbaarheids- en beschikbaarheidregeling, die redelijkerwijs garandeert dat binnen 5 uur na alarmering de lokale inzet minimaal bestaat uit: o een hoofd AC; o 2 medewerkers in het AC. 38. De gemeente beschikt over een pool van in te zetten medewerkers voor het AC die groot genoeg is om meerdere dagen lang het AC in ieder geval gedeeltelijk met lokale medewerkers te bemannen. 39. De gemeente heeft afspraken gemaakt met de organisaties die betrokken zijn bij de uitvoering van het proces Voorzien in primaire levensbehoeften, waaronder bedrijven, instellingen, het Rode Kruis, cateringbedrijven, woningbouwverenigingen e.a., over de gang van zaken tijdens de uitvoering van dit proces, inclusief te nemen stappen en ieders taak en verantwoordelijkheid. Slachtofferregistratie ofwel CRIB 40. Het proces CRIB start binnen 1 à 2 uur nadat een opvangcentrum is geopend. Dit betekent dat binnen 1 tot 2 uur de registratiewerkzaamheden worden gestart. De verwerking en de verificatie van de informatie starten zo snel mogelijk. 41. De gemeente beschikt over een bereikbaarheid- en beschikbaarheidregeling die redelijkerwijs garandeert dat binnen 1 tot 2 uur na alarmering de eerste medewerker CRIB aanwezig is. Deze dient tevens te kunnen bepalen op welke termijn het actiecentrum operationeel moet worden en welke inzetbehoefte er is. 42. De gemeente beschikt over een bereikbaarheids- en beschikbaarheidregeling die redelijkerwijs garandeert dat binnen 2 tot 3 uur na alarmering het AC CRIB minimaal bestaat uit: o een hoofd AC CRIB; o 4 medewerkers voor registratie en informatie. 43. Ten behoeve van de personele invulling van het maximaal in te zetten telefoonteam kan de gemeente regionaal putten uit een pool van ongeveer 100 medewerkers.10 44. De gemeente heeft in het kader van de uitvoering van het proces CRIB de nodige afspraken gemaakt over de gang van zaken rond het uitwisselen van informatie over slachtoffers met haar partners, waaronder de hulpdiensten, Rode Kruis, ziekenhuizen, traumacentra, opvangcentra, bedrijven en instellingen. Schaderegistratie ofwel CRAS 10

Slechts een kleine groep moet binnen 1 uur actief kunnen worden. Indien dit telefoonteam wordt geregionaliseerd of uitbesteed aan een externe organisatie, vervalt dit punt.


25

45. Het proces CRAS start binnen 2 uur nadat het besluit tot het opstarten van het proces is genomen. Dit houdt in dat na 2 uur de eerste acties voor dit proces in gang gezet moeten kunnen worden. 46. De gemeente beschikt over een bereikbaarheids- en beschikbaarheidregeling, die redelijkerwijs garandeert dat binnen 2 uur na alarmering de eerste medewerker CRAS op locatie inzetbaar is. Deze dient tevens te kunnen bepalen op welke termijn het actiecentrum operationeel moet worden en welke inzetbehoefte er is. 47. Binnen 2 tot 3 uur na alarmering moet het AC CRAS kunnen bestaan uit minimaal: o een hoofd AC; o 2 medewerkers voor registratie en informatie. 48. De gemeente heeft in de voorbereiding de nodige afspraken gemaakt over de registratie en uitwisseling van schade-informatie met de daarbij 11 betrokken externe partijen. Milieuzorg 49. Het proces Milieuzorg start binnen 1 à 2 uur nadat het besluit tot het opstarten van het proces is genomen. Dit houdt in dat na 1 tot 2 uur de eerste acties voor dit proces in gang gezet moeten kunnen worden.12 50. De gemeente beschikt over een bereikbaarheid- en beschikbaarheidregeling, die redelijkerwijs garandeert dat binnen 1 tot 2 uur na alarmering de eerste medewerker Milieuzorg inzetbaar is. Binnen enkele uren daarna moet de totale bezetting kunnen worden bereikt. 51. De gemeente beschikt over een pool van in te zetten medewerkers voor het AC die groot genoeg is om meerdere dagen lang het AC in ieder geval gedeeltelijk met lokale medewerkers te bemannen. 52. De gemeente beschikt voor de uitvoering van het proces Milieuzorg direct na activering van het actiecentrum over de benodigde lokale milieurelevante informatie (o.a. over vergunningen). 53. De gemeente heeft afspraken te hebben gemaakt met de organisaties die betrokken zijn bij de uitvoering van het proces Milieuzorg, waaronder de regionale brandweer, het RIVM en/of een (regionale) milieudienst, inclusief te nemen stappen en ieders taak en verantwoordelijkheid. Uitvaartverzorging 54. De gemeente beschikt over een pool van in te zetten medewerkers voor het AC Uitvaartverzorging, die groot genoeg is om meerdere dagen lang het AC in ieder geval gedeeltelijk met lokale medewerkers te bemannen. 11 12

Bij uitbesteding aan derden is het kunnen inrichten van een volledig AC CRAS mogelijk niet langer noodzakelijk. Het gaat dan met name om het bepalen van het te voeren beleid en het eventueel verder in gang zetten van het proces.


26

55. De gemeente heeft afspraken gemaakt met de relevante begraaf- en cremeerplaatsen, mortuaria, opvanglocaties (voor familieleden) en religieuze instellingen over de gang van zaken tijdens de uitvoering van dit proces, inclusief te nemen stappen en ieders taak en verantwoordelijkheid. Ook zijn er afspraken over het inschakelen van tolken. 56. De gemeente heeft bij de uitvoering van het proces voorbereidingen getroffen met andere organisaties die een taak kunnen hebben bij de uitvoering van het proces Uitvaartverzorging, zoals uitvaartondernemingen en het RIT van het KLPD. Nazorg 57. De gemeente beschikt over een pool van in te zetten medewerkers voor het AC Nazorg die groot genoeg is om voor langere tijd het AC Nazorg in ieder geval gedeeltelijk met lokale medewerkers te bemannen. 58. De nazorgorganisatie bestaat uit bestuurlijk verantwoordelijken, procesverantwoordelijken van de bij de ramp ingestelde processen. De organisatie kan worden aangevuld met andere leden, wanneer daar behoefte aan is. 59. De gemeente heeft de benodigde afspraken hebben gemaakt met de GHOR/GGD voor acute en langdurige psychosociale hulpverlening. Evaluatie 60. De uitvoering van de gemeentelijke processen wordt na afloop van een crisis of ramp altijd geëvalueerd. 61. De gemeente bewaart haar archiefbescheiden op een zodanige wijze dat deze ten bate van een evaluatie beschikbaar gesteld kunnen worden. 62. De gemeente gaat tijdens en na een ramp zeer zorgvuldig om met alle bescheiden met betrekking tot de ramp (logboeken, bandopnamen, cassettes, e-mail etc.). 63. Alle bij rampenbestrijding betrokken medewerkers zijn op de hoogte van het doel, de werkwijze en het belang van het proces Evalueren en van wat dit van hen vraagt om de evaluatie goed uit te kunnen voeren. Facilitaire Ondersteuning 64. Het proces Facilitaire Ondersteuning start binnen 1 uur na alarmering. Dit houdt in dat na 1 uur de eerste acties voor dit proces in gang gezet kunnen worden. 65. De gemeente beschikt over een bereikbaarheid- en beschikbaarheidregeling die redelijkerwijs garandeert dat minimaal 1 medewerker Facilitaire Ondersteuning binnen 1 uur na alarmering inzetbaar is. 66. De gemeente beschikt over een bereikbaarheids- en beschikbaarheidregeling die redelijkerwijs garandeert dat binnen 2 uur na alarmering de procesverantwoordelijke inzetbaar is en de lokale inzet kan bestaan uit minimaal: o een hoofd AC;


27

o

2 medewerkers in het AC.

Gemeentelijke Logistiek 67. Het proces Gemeentelijke Logistiek start binnen 30 minuten na alarmering. Dit houdt in dat na 30 minuten de eerste acties voor dit proces in gang gezet kunnen worden. 68. De gemeente heeft minimaal 1 medewerker Gemeentelijke Logistiek lokaal in piketdienst met een opkomsttijd van 30 minuten. Deze medewerker is in staat alle ruimtes die ten behoeve van de rampenbestrijding gebruikt worden toegankelijk te maken. Deze medewerker is in staat om de benodigde logistieke zaken zo snel mogelijk in gang te zetten. 69. De gemeente beschikt over een bereikbaarheid- en beschikbaarheidregeling, die redelijkerwijs garandeert dat binnen 2 uur na alarmering inzetbaar zijn: o een procesverantwoordelijke Gemeentelijke Logistiek, o het hoofd AC; o 2 medewerkers in het AC. 70. De gemeente beschikt over een lokale pool voor Gemeentelijke Logistiek die het mogelijk maakt om langere tijd een lokale inzet van meerdere medewerkers voor Gemeentelijke Logistiek te bieden.


28

4.3

Contactpersonen per gemeente Gemeente Arnhem Barneveld Doesburg Duiven Ede Lingewaard Nijkerk Overbetuwe Renkum Rijnwaarden Rheden-Rozendaal Scherpenzeel Wageningen Westervoort Zevenaar

4.4

Contactperso(o)n(en) Patrick van Hoof Dirk Klein Martin Pelgrim Renzo Willemsen Patricia Nep Henk de Wit Auke Beekhuis Jantine van de Hurk Richard Latta Roel Daams Erik Mulder Gerrit westerveld Klaas Schaap Dirk Klein Annet Bouwmeester Ronald Gordijn Henk Strörmann Quinten Diksschei Willem-Jan van Brakel

Geraadpleegde bronnen -

Rampenplannen gemeenten in de regio Gelderland-Midden Door medewerkers van gemeenten ingevulde vragenlijsten over het basisniveau (2008) rapport Basisniveau gemeentelijke processen Gelderland-Midden (COT, 2007)


29

Basisniveau gemeentelijke processen 2008

Recommend Documents