Processen optimaliseren • Inzet Management assistent • Taken en processen automatiseren • Tips voor ‘quick wins'
Marc Fransen BPMSoftware.nl
Management assistent
•De (persoonlijke) assistent •waarin u al uw criteria kunt vastleggen en opvolgen •Inkoop- en verkoopstatistiek •om uw inkopen en omzet vanuit iedere invalshoek te kunnen volgen •Kengetallen •een overzichtelijk en doeltreffend middel om trends binnen uw organisatie in één oogopslag vast te kunnen stellen •Bedrijfsinformatie •een programma waarin u één oogopslag uw volledige exploitatieoverzicht in beeld heeft
Wat doen we met informatie ?
100
100
100
90 80 75
70 60
60 50 40
20
30
33
30 20
20
20
20
20
20
10 0 Normaal
Beter Productie
Haalbaar Nodig
Efficientie
Theorie
Management assistent Persoonlijke assistent voor uw medewerkers Managementassistent voor managers en directieleden
Geavanceerd opvolgingsmechanisme Signalering direct bij het opstarten van uw PC
Management assistent Verkoopstatistiek o.a. per debiteur, vertegenwoordiger, artikel en artikelgroep
Top 10 debiteuren en crediteuren Inkoopstatistieken o.a. per crediteur
Korte demonstratie (look & feel)
Management assistent “Zelf in te richten” kengetallen Dupontschema Bedrijfsinformatie; denk aan saldo openstaande offertes, facturen, inkooporders en liquide middelen Exploitatieoverzicht
Korte demonstratie (look & feel)
Standaard Unit4
Management assistent
Vanaf Medium beschikbaar Direct informatie voorhanden Mits de informatie in het pakket zit... Makkelijk zelf vragen definiëren Inrichting kengetallen is best een klus... Fout ingerichte kengetallen, geven foute informatie...
Processen optimaliseren Inzet Management assistent • Taken en processen automatiseren • Tips voor ‘quick wins'
Autodoc Pro & UNIT4 Taskmanager Bestelling printen
Printen etiketten
Verzamelen order
SMS naar klant
Digitale pakbon naar klant
Afmelden in systeem
Facturen order
Mailen factuur
Mail tevredenheid
Autodoc Pro & UNIT4 Taskmanager Zowel Autodoc Pro als UNIT4 Taskmanager zijn in staat de uitgaande documentenstroom digitaliseren. De applicaties werken als een virtuele printer en vervangen daarmee de standaard printer. Creëren van PDF bestanden PDF bestanden worden volledig automatisch aangemaakt. Briefpapier met b.v. bedrijfslogo. Meerdere pagina’s. (voorblad / vervolgpagina’s) met eigen briefpapier Autodoc Pro naar E-mail
Unit4 Taskmanager naar E-mail
E-mail adres(sen) in document
E-mail adres(sen) in document, database of b.v. Excel
Meerdere formaten
Meerdere formaten (ook UBL)
15 talen voor de e-mail
Onbeperkt aantal talen
Aan, cc en bcc
Aan, cc en bcc
Automatische bijlagen
Automatische en dynamische bijlagen Ondersteuning imap (dus ook in verzonden items) Voor en na processen mogelijk
Autodoc Pro & UNIT4 Taskmanager De verschillen Autodoc Pro
Unit4 Taskmanager
Digitaliseren print
Processen automatiseren (waaronder digitaliseren print)
Printopdracht is startmoment
Meerdere startmomenten mogelijk (tijd, mail, bestand, print)
Documenten opslaan op server of in Unit4 Multivers
Ook mogelijk in bv: outlook, FTP, Synergy, Hyarchis, enz. Rapportage mogelijkheden Controle van data, en daar naar handelen
Automatiseren herinneringen proces Koppelingen automatiseren Importeren data Modulair uit te breiden Stuurmij mogelijkheid (b.v. kopie factuur)
Autodoc Pro
& UNIT4 Taskmanager
Bestelling printen
Printen etiketten
Verzamelen order
SMS naar klant
Digitale pakbon naar klant
Afmelden in systeem
Facturen order
Mailen factuur
Mail tevredenheid
Autodoc Pro &
UNIT4 Taskmanager
Bestelling printen
Printen etiketten
Verzamelen order
SMS naar klant
Digitale pakbon naar klant
Afmelden in systeem
Facturen order
Mailen factuur
Mail tevredenheid
Wat kunt u doen
Niets Standaard UNIT4 functionaliteit (beter) gaan gebruiken Wensen van nu (en binnenkort) bespreken met adviseur Uitbreiden met Autodoc of Unit4 Taskmanager Kijken naar andere extra software die samenwerkt met uw software
Processen optimaliseren Inzet Management assistent Taken en processen automatiseren • Tips voor ‘quick wins'
Quick wins
Memo aan mijzelf: Investeer in airco’s Investeer in koelkasten Desinvesteer in stadsverwarming Wordt ijsverkoper in Dubai Wordt geen chocolade verkoper in Dubai
Quick wins Memo aan mijzelf: Is over 85 jaar Is heel soms dat deze temperatuur gehaald wordt Is wat wetenschappers nu onderzocht hebben
Quick wins
1
Standaard UNIT4 functionaliteit (beter) gaan gebruiken Management assistent, e-mail mogelijkheden, Excel export
2
Maak gebruik van kennis van anderen UNIT4: Helpteksten, Youtube, webinars HRT: Website, adviseurs, klantendagen
3
Blijf nadenken, het kan altijd beter Handelingen niet meer doen Betere informatie op elk moment Betere borging van kwaliteit Meer communicatie in en extern
Quick wins
4
Blijf vragen stellen Aan jezelf, collegae, mede-ondernemers, adviseurs
5
Accepteer geen: Ja maar Van jezelf, collegae, mede-ondernemers, adviseurs
6
Uitgevoerde kleine stapjes in de goede richting, brengen je verder dan veel plannen voor grote stappen. Werk met wat je hebt, breng verbeteringen aan
Quick wins Memo aan mijzelf Vandaag gezien bij de klantendag van HRT: ..... Ik ga daar mee aan de slag, ik begin met: ..... Het resultaat wat ik wil bereiken is: ..... En dat zal op dd-mm-jjjj gerealiseerd zijn!
Marc Fransen BPMSoftware.nl
