Digipolis Processen debiteurenbeheer. Vereisten & Processen - Debiteurenbeheer

Digipolis – Processen debiteurenbeheer

Vereisten & Processen - Debiteurenbeheer

rc00417/Versie01

Pagina 1

26/05/2016


1 2

Versies ........................................................................................................................................................... 3 Algemeen....................................................................................................................................................... 3 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9 2.10

3

Taken en notificaties ................................................................................................................................. 4 Documentgenerator ................................................................................................................................... 4 Rapporten.................................................................................................................................................. 5 Externe systemen ...................................................................................................................................... 5 Logging ..................................................................................................................................................... 5 User management ..................................................................................................................................... 5 Archivering ............................................................................................................................................... 6 Migratie .................................................................................................................................................... 6 Voorlopige vorderingen ............................................................................................................................ 6 Versturen brieven ................................................................................................................................. 6

Binnenkomen en verwerken van een vordering ............................................................................................ 7 3.1 3.2

registreren van vordering .......................................................................................................................... 8 Versturen van maning en rappel ............................................................................................................... 8

3.2.1 3.2.2 3.3

Dwangschrift en dagvaarding ................................................................................................................. 10

3.3.1 3.3.2 3.3.3 3.3.4 3.3.5 3.4 3.5

Zoeken reden betaling ............................................................................................................................. 16 Vordering betalen ................................................................................................................................... 17 Terugbetaling .......................................................................................................................................... 17

De vraag voor schuldvordering ....................................................................................................................18 De vraag voor een afbetalingsplan ...............................................................................................................18 Fout van de dienst .........................................................................................................................................19 7.1

8

Extra manuele procedure ............................................................................................. 14

Binnenkomen van een betaling .....................................................................................................................15 4.1 4.2 4.3

5 6 7

Controle solvabiliteit ................................................................................................... 10 Bekomen uitvoerbare titel ........................................................................................... 11 Naar de deurwaarder ................................................................................................... 11 Naar de advocaat ......................................................................................................... 12 Wachten op resultaat advocaat .................................................................................... 12

Oninbaar zetten ....................................................................................................................................... 13 Manuele afhandeling .............................................................................................................................. 14

3.5.1 4

Versturen maning .......................................................................................................... 9 Versturen rappel ............................................................................................................ 9

In onwaarde brengen ............................................................................................................................... 19

Bezwaar ........................................................................................................................................................20 8.1 8.2

Bezwaar komt binnen ............................................................................................................................. 20 Debiteur naar de rechter .......................................................................................................................... 20

rc00417/Versie01

Pagina 2

26/05/2016


1 Versies 27-04-2016 29-04-2016 02-05-2016 04-05-2016 09-05-2016 18-05-2016

Steve Geudens Steve Geudens Steve Geudens Steve Geudens Steve Geudens Steve Geudens

Eerste versie Opmerkingen uit meeting 29-04 Processen voorzien van uitleg Bijkomende opmerkingen Opmerkingen vergadering 09-05 Verwerken opmerkingen Lander

0.01 0.02 0.03 0.04 0.05 0.06

2 Algemeen Opmerking: Als er in het document voorbeelden gegeven worden, dan zijn deze niet limitatief. Er zijn 6 proces-flows onderscheiden : -

Het binnenkomen en verwerken van een vordering Het binnenkomen en verwerken van een betaling De vraag voor een schuldvordering De vraag voor een afbetalingsplan De constatatie van de dienst dat er een fout gemaakt is met een vordering Het oninbaar maken van een vordering

Alle communicatie met de debiteur moet steeds bijgehouden worden en opvraagbaar zijn. Er moet ook steeds een link zijn naar het business element waarop de communicatie betrekking had (vordering, rappel, …) Als er vorderingen samengenomen worden moet het ook mogelijk zijn vorderingen toe te voegen van bijvoorbeeld de eenmanszaak van de debiteur (of bij een voogd, of verwante personen, of personen die samenwonen, fusies/overnames of erfgenamen). Het moet dus mogelijk zijn een vordering die aan een debiteur hangt te koppelen aan een andere debiteur, zonder de originele debiteur te verliezen, want de originele is de officiële. Dit is bijvoorbeeld belangrijk bij rappels, manuele procedures of dwangschriften, bij het doorsturen voor dagvaarding is dit eveneens van toepassing. Bij elke actie van de gebruiker moet het mogelijk zijn dat hij extra informatie kan geven, dit om zijn actie te verduidelijken. Het is mogelijk dat een vordering voor een deel voor het stad of OCMW is, en voor een deel voor een 3 de partij (bv fod fin). De vordering wordt volledig geïnd, pas na inning wordt het gedeelte voor de 3 de partij doorgestort, dit gebeurt in de boekhouding. Er moet DataWarehousing voorzien worden, dit om grote rapporten te trekken, bijvoorbeeld om na te gaan hoeveel vorderingen betaald worden na een eerste maning, hoeveel na een tweede, enzovoort … Externe diensten moeten een mogelijkheid hebben om op een eenvoudige manier informatie te verkrijgen die belangrijk zijn voor hen, alsook moet het mogelijk zijn specifieke acties te ondernemen (huidige web-Avias – decentrale toegang). Bijvoorbeeld :     

Raadplegen van vorderingen die verbonden zijn aan de dienst Commentaar toevoegen aan een vordering Een taak aanmaken voor iemand van bijvoorbeeld het debiteurenbeheer voor die vordering Starten van procedure om vorderingen in onwaarde te brengen (fouten), of terug te betalen. Dit met een goedkeuringsproces Afhandelen van een bezwaar (eveneens met een goedkeuringsproces), doorgeven van een beslissing voor dat bezwaar

Mogelijkheid om als Head-office te functioneren. Dit wil zeggen dat een onderdeel van de stad zelf geprobeerd heeft zijn vordering te innen, maar wanneer dit niet lukt, het doorstuurt naar de stad, zodat zij verder proberen. Hier moet er dan beslist worden of de vordering in de boekhouding van de stad komt of niet. Ook een mogelijkheid zou zijn om een view te hebben op de vorderingen van andere onderdelen, om bijvoorbeeld gezamenlijke acties te ondernemen. rc00417/Versie01

Pagina 3

26/05/2016


De mogelijkheid om domicilieringen aan te maken moet verder bekeken worden. Dit zou een nice to have zijn. Documenten die op papier aangeleverd worden moeten eenvoudig ingescand kunnen worden en met zo weinig mogelijk acties aan het dossier gehangen worden. Bij het opzoeken van dossiers, vorderingen of debiteurs moet een grote waaier aan filter-parameters mogelijk zijn, alsook fonetisch zoeken, dit omdat vele debiteurs niet altijd gemakkelijke namen hebben. Om te kunnen antwoorden op vragen van mensen die een betaling gedaan hebben, moet het steeds mogelijk zijn om op basis van een betaling na te gaan wat er met dat binnengekomen geld gebeurd is. Bijvoorbeeld welke vorderingen betaald zijn, is een deel terugbetaald, enzovoort … De codes van de code-tabellen zouden logisch gekozen moeten worden, zodat de betekenis door een gebruiker kan afgeleid worden uit de code zelf. De applicatie moet volledig in het Nederlands zijn. De brieven die via de document generator aangemaakt worden kunnen in een andere taal zijn (dit wanneer de gebruiker inschat dat dit meer succes zal hebben). In hoeverre dat het systeem dit volledig moet ondersteunen, moet verder bekeken worden, een mogelijkheid kan zijn, dat er templates in een andere taal voorzien worden zonder dat het systeem noodzakelijk weet dat het in een andere taal is. Het moet mogelijk zijn voor een bepaalde vordering (uitzonderlijk) de berekende intresten manueel aan te passen, of de berekening van de intresten te stoppen. Dit eventueel voorzien van een controle-flow. Moet de verwerking van BTW aankunnen.

2.1Taken en notificaties Er moet een systeem van taken en notificaties zijn. Volgende concepten worden hier onderscheiden   

Actie binnen een traject : een traject is een proces dat gestart wordt voor bijvoorbeeld een vordering. Bijvoorbeeld het proces van eerste maning. Een actie daarbinnen is dan bijvoorbeeld het versturen van de eerste maning. Notificatie : is een melding die aan een gebruiker of groep van gebruikers wordt gegeven met een informatieve melding. De gebruiker kan zelf kiezen of hij iets doet met deze info, of ze gewoon negeert. Bijvoorbeeld : voor vordering x is een eerste maning verstuurd. Taak : is een todo voor een gebruiker of groep van gebruikers. De gebruiker moet hier een actie doen. Bijvoorbeeld : Contacteer deurwaarder om status op te vragen. Volgende zaken zijn belangrijk met betrekking tot taken : o Zowel aan een individuele medewerker kunnen gekoppeld worden als aan een afdeling o De persoon die de taak moet uitvoeren moet aangepast kunnen worden o Moet actief blijven zolang ze niet uitgevoerd is (TODO lijst) o Moet uitgesteld kunnen worden o Automatisch gestopt worden als de vordering volledig betaald is of volledig als oninvorderbaar in onwaarde werd gebracht of indien de taak op een andere manier opgelost is

Het moet mogelijk zijn om conditionele notificaties of taken klaar te zetten. Op een willekeurig tijdstip door de gebruiker of automatisch volgend op een actie. De notificaties (of taken) moeten dan enkel getriggerd worden indien de conditie niet geldt. Bv (fictief) : bij het doorsturen naar de deurwaarder, controleer na 3 maanden de stand van zaken, dit moet enkel als nog niet alles betaald is.

2.2Documentgenerator Er is een documentgenerator nodig. Die het toelaat op een eenvoudige manier templates te maken en aan te passen. Deze templates zouden dan door iemand binnen debiteurensysteem zelf moeten kunnen aangepast worden en dus niet via de complexere weg in Digipolis gaan. Er moeten vaste templates zijn, die volledig voorgedefinieerd zijn en waar het systeem de variabelen invult. En er moeten variabele templates zijn, waar een deel van het document voorgedefinieerd is, maar de rest volledig aanpasbaar is door de gebruiker zelf. Een document moet aanpasbaar zijn gedurende een bepaalde periode naar aanleiding van opmerkingen van een leidinggevende die de briefwisseling controleert en/of handtekent. Elk document dat op deze manier aangemaakt rc00417/Versie01

Pagina 4

26/05/2016


wordt, moet aan het dossier gehangen worden en later opnieuw opvraagbaar zijn. Een verstuurde brief kan niet meer aangepast worden. De aangemaakte documenten kunnen zowel officiële documenten zijn, als brieven die per post verstuurd worden, als mails die via outlook of een intern mail systeem verzonden worden, als informatieve documenten of rapporten.

2.3Rapporten Er zijn verschillenden types van rapporten :    

Management rapport + dashboards : deze geven een overzicht op hoog niveau, zoals hoeveel geld wordt er geïnd na eerste maning, aging-list, effectiviteit van toegepaste invorderingsprocedures, … Debiteurenrapport : een rapport specifiek voor een debiteur, bijvoorbeeld hoeveel schulden staan er nog open. Operationele rapporten : bijvoorbeeld een rapport met alle openstaande vorderingen onder een bepaald minimum, deze zouden dan als input voor een actie kunnen dienen; onwaardenstaten … Controle rapport : Om na te gaan of de cijfers uit de boekhouding overeenkomen met het debiteurensysteem.

Sommige van deze rapporten moeten uit het systeem zelf komen, andere kunnen uit het DataWarehouse komen.

2.4Externe systemen Het debiteurensysteem dient verbonden te zijn met verschillenden referentiesystemen om gegevens op te halen en eventueel gegevens aan door te geven         

SAP : voor alles met betrekking tot de boekhouding E-Vita : systeem van het OCMW, om bijvoorbeeld na te gaan of iemand een leefloon heeft CRS-P : centraal referentiesysteem voor personen CRS-O : centraal referentiesysteem voor ondernemingen CRS-Product/Artikel : centraal referentiesysteem met productinformatie KAVIA : systeem van het kadaster, om informatie op te vragen met betrekking tot eigendommen CBB : Centraal bestand beslagberichten Systeem deurwaarder/advocaat : doorsturen van gegevens naar deze systemen BIAS : fiscale vaststelling (huidige toepassing of mogelijks een nieuwe applicatie zijn, die moet samenwerken met het debiteurensysteem)

Indien het mogelijk is van een referentiesysteem te hergebruiken zou dit een plus zijn. Dit om te vermijden dat bijvoorbeeld een persoon naast zijn unieke nummer in CRS-P nog een uniek nummer krijgt in het debiteurensysteem. Indien dit niet mogelijk is, moet het zeker mogelijk zijn om te zoeken op een id van een ander systeem, bijvoorbeeld op factuurnummer van SAP.

2.5Logging Elke actie die door een gebruiker wordt uitgevoerd moet gelogd worden. Wie bepaalden objecten aanpast of verwijdert moet gelogd worden, en wie welke boekhoudkundige transactie uitvoert. Via DataWarehousing moet het mogelijk zijn na te gaan hoeveel acties een bepaalde gebruiker uitvoert of hoeveel keer de gebruiker een bepaalde actie uitvoert. Dit bijvoorbeeld om een vergelijking te kunnen maken met een andere gebruiker met dezelfde functies.

2.6User management Een klassiek gebruikers beheersysteem moet voorzien worden. Waar een gebruiker zich met een unieke gebruikersnaam moet kunnen aanloggen en hij rollen krijgt toegewezen die hem de rechten geeft om bepaalde schermen te raadplegen en acties uit te voeren. Het is belangrijk dat er een systeem van singel sign-on is, waardoor dat als de gebruiker die in Windows ingelogd is gekend is in het systeem niet meer opnieuw moet inloggen, maar dat hij direct ingelogd is in het systeem. Het toekennen van de rollen aan een gebruiker moet bij de beheerders van de dienst debiteurenbeheer liggen, waardoor voor deze actie geen tussenkomst van bijvoorbeeld Digipolis nodig is.

rc00417/Versie01

Pagina 5

26/05/2016


2.7Archivering Er moet best een archiveringsstrategie uitgewerkt worden. De archivering zou in 2 stappen kunnen gebeuren. Een eerste stap is gegevens in een normale bevraging niet meer tonen, terwijl de gegevens wel nog beschikbaar blijven in het systeem (bijvoorbeeld 2 jaar na de laatste transactie voor alle afgesloten vorderingen). Een tweede stap is dan effectief archiveren, wat wil zeggen dat het in een gestandaardiseerde vorm in het digitaal archief moet komen.

2.8Migratie Het nieuwe debiteuren systeem start niet van een leeg blad. Al de open dossiers en vorderingen met een openstaand saldo moeten zeker overgenomen worden inclusief alles wat er aan vast hangt (bestanden, betalingen, rechtzettingen, overboekingen, onwaarden, status …). Voor de afgesloten dossiers of vorderingen moeten regels opgemaakt worden welke wel en welke niet overgenomen dienen te worden.

2.9Voorlopige vorderingen Voorlopige vorderingen zijn vorderingen waar de debiteur gekend is, maar het bedrag nog niet definitief vast ligt. Deze vorderingen worden niet naar de boekhouding gecommuniceerd voor ze definitief worden. Een voorlopige vordering wordt definitief als ze betaald wordt of als ze door de business definitief gemaakt wordt door het bedrag correct te zetten. Dit dient om een duidelijk beeld te krijgen van alle kosten die eraan komen, zonder dat noodzakelijk het bedrag reeds gekend is. Bijvoorbeeld : de kosten voor het hypotheekkantoor.

2.10

Versturen brieven

Wanneer een brief (maning, rappel, factuur …) wordt gemaakt, wordt deze eerst naar een bedrijf/partner gestuurd die het elektronisch probeert te versturen. De brieven die niet elektronisch verstuurd konden worden, doordat de debiteur niet bekend heeft gemaakt dat deze de brieven van de Stad Antwerpen of het OCMW digitaal wenst te ontvangen (via email, PDF, EDI, Doccle, Zoomit, …), volgen de weg van een gewone brief per post. Eerst wordt er nagegaan of er een adres gevonden kan worden waar de brief naartoe gestuurd wordt (zie hieronder voor meer info). Indien er geen adres gevonden wordt, dan kan er geen brief gestuurd worden en is de debiteur onbereikbaar. Wanneer er wel een adres gevonden wordt, dan wordt de brief afgedrukt (in bulk met andere brieven) , gevouwen en verstuurd door de post. Indien de post de persoon / onderneming niet aantrof op de opgegeven locatie is de debiteur onbereikbaar en wordt dit zo aangegeven. Dit wel pas na een interne controle op het adres van de debiteur en of deze niet verrijkt kan worden zodat de post de debiteur wel terug kan vinden.

rc00417/Versie01

Pagina 6

26/05/2016


Extra opmerkingen / behoeften :    

Bij het opzoeken van het adres kan dit ook dat van de bewindvoerder zijn, of de curator of zelfs een niet officieel adres (bv boekhoudkantoor). In geval van een aangetekend schrijven wordt niet afgehaald beschouwd als moedwillig en staat het gelijk aan afgehaald maar niet op gereageerd. De verzend- en vervaldatum blijven dan ongewijzigd. Het feit dat de post meldt dat iemand onbereikbaar is, is omdat hij volgens de post niet meer op het adres bereikbaar of gekend is. Personen die onbereikbaar zijn, zijn bijvoorbeeld (voorstel) AACB-ers

3 Binnenkomen en verwerken van een vordering

Bij het ontvangen van een vordering moet deze eerst geregistreerd worden. Kunnen er verschillende events gebeuren om verdere acties te ondernemen. Wanneer de vordering volledig betaald is, inclusief alles wat er ondertussen aan de vordering hangt van kosten en intresten, is het proces afgelopen. Ook is het mogelijk om welke reden ook dat er wordt beslist verder te gaan in een manuele afhandeling, dit betekend dat de triggers niet meer automatisch zijn, maar volledig manueel. Anders krijgt de vordering een vaste flow, indien ze niet betaalt is voor een bepaald tijdstip krijgt de debiteur eerst een eerste maning, dan een tweede, dan een rappel en als dit alles nog niet helpt, wordt het dossier doorgestuurd naar deurwaarder of advocaat. Wanneer er lang niets gebeurd met de vordering, kan deze verjaren en wordt het proces gestart om de vordering oninbaar te zetten. Beter is om de verjaring te stuiten als men redelijker wijze kan aannemen dat men de vordering toch nog zal ontvangen (zie verder). Extra opmerkingen / behoeften :  



De vordering kan binnenkomen vanuit verschillende toepassingen, bijvoorbeeld uit SAP. Volgende gegevens moet een binnenkomende vordering zeker hebben : o Wie moet er betalen (link naar CRS-O of CRS-P) o Wat is het bedrag o Vorderingsnummer o Verzenddatum, Vervaldatum en vervaltermijn o Verjaringstermijn o Link naar factuur of pdf, het moet mogelijk zijn de reden/inhoud van de vordering eenvoudig te achterhalen om te kunnen antwoorden op vragen. De verjaringsperiode is afhankelijk van het type (of eventuele sub-type) van vordering en de verjaringsdatum kan in de loop van het proces veranderen door verschillende acties :

rc00417/Versie01

Pagina 7

26/05/2016


o o



Kan aangepast worden door aanpassing van de wet Stuiten : Verjaarperiode begint terug opnieuw bijvoorbeeld :  Bij een afbetalingsplan (ondertekend), bij iedere afbetaling die plaatsvindt - alle verjaringsperiode van alle opgenomen vorderingen begint opnieuw  Bij een betaling van 1 vordering  Datum betekenen van dwangbevel  Schriftelijke schuldherkenning (bv tekenen afbetalingsplan)  Datum van het vonnis, als vonnis betekend is o Schorsen : Verjaarperiode wordt opgeschort, stop voor een periode, die periode er tussen telt niet mee in de berekening van de dag van verjaring. Bijvoorbeeld :  Collectieve schuldenregeling  Bezwaar / beroep  WCO  Faillissement Het moet mogelijk zijn om manueel vorderingen aan te maken o Hiervoor moeten alle nodige gegevens opgehaald kunnen worden (bv de boekhoudgegevens)

3.1registreren van vordering

Bij het ontvangen van een vordering moet deze eerst geregistreerd worden. Daarna moet er nagegaan worden of de factuur reeds naar de debiteur gestuurd is, zo nee, moet dit nog gebeuren. Dit om toe te laten dat randsystemen facturen aanmaken die ze nog niet versturen. Tevens moet er nagegaan worden of de factuur reeds ingeschreven is in de boekhouding. Indien de vordering komt van de boekhouding is dit uiteraard niet nodig.

3.2Versturen van maning en rappel

rc00417/Versie01

Pagina 8

26/05/2016


Het proces van maningen en rappels loopt voor het grootste gedeelte automatisch. Wanneer er nog geen maning is gestuurd, controleren we eerst of er maningen gestuurd mogen worden, zo nee moet de vordering manueel verder afgewerkt worden. Bij sommige types van vorderingen (deze van het OCMW) wordt er nagegaan of er voor de debiteur al lopende dossiers zijn, zo ja wordt deze vordering daaraan toegevoegd en moet er geen maning verstuurd worden, in dat geval wordt er direct overgegaan tot het versturen van een rappel met de overige openstaande vorderingen. In geval er wel een eerste maning verstuurd mag/kan worden zet het systeem de maning klaar en wordt ze verstuurd. In geval er reeds een eerste maning verstuurd is wordt er nagegaan of er een tweede verstuurd moet worden (voor types van OCMW wordt direct een rappel verstuurd). Indien dit moet, wordt de tweede maning klaargezet en wordt ze verstuurd. Wanneer een rappel verstuurd wordt, wordt er een dossier aangemaakt, indien dit nog niet aanwezig is. Bij een rappel worden verschillende vorderingen - waarvoor geen andere lopende actie bestaat - voor de debiteur samengevoegd en samen naar de debiteur gecommuniceerd. Eerst wordt er nog nagegaan of er vorderingen klaar staan om een rappel te versturen zo ja dan wordt deze vordering eraan toegevoegd. Indien er reeds een rappel verstuurd was zonder gevolg, wordt er geen rappel meer verstuurd en gaat het proces verder via de manuele afhandeling. Indien er nog niets gevonden is, wordt een rappel gestart met deze vordering. Alle vordering voor deze debiteur waarvoor een rappel verstuurd moet worden, worden dan samengenomen in de rappel en deze wordt dan verstuurd.

3.2.1 Versturen maning

Bij het versturen van een maning wordt de verzenddatum bepaald, deze is ook belangrijk om te bepalen wat de vervaldag is voor deze maning. Indien van toepassing worden er verwijlintresten berekend op de vervaldatum van de aanmaning en administratiekosten toegevoegd aan de vordering. De kosten worden dan onmiddellijk doorgestuurd naar de boekhouding (de verwijlintresten niet). Bij een eerste maning worden er momenteel geen extra kosten aangerekend maar wel verwijlintresten. Bij een tweede maning worden zowel administratiekosten als verwijlintresten aangerekend. De maning wordt dan verstuurd op de standaard manier. Indien er bij het versturen blijkt dat de debiteur niet bereikbaar is, dan wordt de dag nadien opnieuw geprobeerd of de maning wel al verstuurd kan worden. Extra opmerkingen / behoeften : 

berekening extra kosten en verwijlintresten in kader van aanmaningen moet parametriseerbaar zijn zodat het zo flexibel mogelijk gebruikt kan worden.

3.2.2 Versturen rappel

rc00417/Versie01

Pagina 9

26/05/2016


Een rappel voegt verschillende vorderingen samen. De verwijlintresten worden ook hier op de vervaldag van de rappel berekend. Er wordt ook een aangetekende verzendingskost toegevoegd, deze is op rappel niveau en wordt onmiddellijk naar de boekhouding verstuurd. Extra opmerkingen / behoeften : 

Aangetekende rappels van verschillende debiteurs worden samen verstuurd naar de post

3.3Dwangschrift en dagvaarding

Om te bepalen of we met een vordering naar de deurwaarder of naar de advocaat gaan worden enkele testen uitgevoerd. Eerst of er al een van de opties wordt genomen of we verder gaan met een manuele afhandeling. Als het gaat over speciale debiteurs, bijvoorbeeld onderdelen van de stad of OCMW, dan wordt er niet naar deurwaarder of advocaat gegaan. Ook wanneer er al een lopend dossier bij deurwaarder of advocaat ligt of wanneer er de laatste jaren vorderingen zijn geweest die oninbaar gesteld werden. Ook debiteurs met speciale adressen zoals gevangenis of instelling en leefloners worden niet automatisch naar deurwaarder of advocaat gestuurd. Als laatste wordt er soms ook een solvabiliteitstest gedaan om na te gaan of er een kans is dat het geld betaald gaat worden. Wanneer er dan wel doorgegaan wordt met het automatisch proces, dan wordt er nagegaan of de vordering niet van het type is dat enkel naar de advocaat gestuurd mag worden (zoals schadedossiers of betwiste niet-fiscale vorderingen). Hiervoor moet toestemming om dagvaarding bekomen worden. Andere vorderingen gaan naar de deurwaarder. Sommige vorderingen gaan rechtstreeks als er een uitvoerbaar titel aanwezig is (gemeentebelastingen, GAS-boetes) en voor andere moet eerst een uitvoerbare titel bekomen worden (onbetwiste niet-fiscale vorderingen).

3.3.1 Controle solvabiliteit

De controle op solvabiliteit wordt uitgevoerd door de deurwaarder. Indien nodig wordt dit gevraagd aan de deurwaarder die dan antwoordt of de debiteur solvabel is of niet.

rc00417/Versie01

Pagina 10

26/05/2016


3.3.2 Bekomen uitvoerbare titel

Om de deurwaarder aan het werkt te zetten hebben we in vele gevallen een uitvoerbare titel nodig. Het systeem zet de vorderingen samen voor de uitvoerbare titel en dit wordt dan naar het college of de raad gestuurd die dan al dan niet hun goedkeuring hiervoor geven.

3.3.3 Naar de deurwaarder

De eerste stap in dit proces is nagaan of de vordering ondertussen nog niet betaald is, dit omdat de voorgaande stappen lang kunnen duren en we zeker willen zijn dat we niets naar een deurwaarder sturen wat niet nodig is. Na dan alle vorderingen van een debiteur samen te nemen wordt er beslist of we het als incasso of dwangschrift doorsturen. Bij incassodwangschrift of een gewoon is het de bedoeling voor de deurwaarder zo weinig mogelijk kosten te maken, voor deze optie wordt gekozen als het gaat over kleine factuurbedragen of gas-boetes en niets anders. Op dwangschrift niveau wordt er een extra kost aangerekend, die onmiddellijk naar de boekhouding wordt gestuurd. Er wordt dan automatisch een deurwaarder aan geduid en het dwangschrift of de incasso wordt klaargezet om naar de deurwaarder te sturen. Er is dan nog een manuele goedkeuring nodig voor het doorsturen, in deze actie kan de goedkeurder nog extra informatie toevoegen, of een vordering toevoegen die niet meegenomen werd of de gekozen deurwaarder aanpassen. Wanneer het dossier bij de deurwaarder is, kunnen er verschillende zaken gebeuren. Zo kan de deurwaarder de datum doorsturen van het dwangbevel, wat van belang is bij verdere acties als er niet betaald wordt. De deurwaarder kan zijn facturen doorsturen, deze kunnen dan als kosten aan de vordering gehangen en moeten mee verhaald worden op de debiteur, de kosten kunnen naar de boekhouding worden gestuurd. Er kan ook een signaal komen binnen debiteurenbeheer dat de acties van de deurwaarder gestopt of gestaakt moeten worden, bijvoorbeeld bij een onderzoek naar aanleiding van een bezwaar. De debiteur kan ook de vordering en al de kosten die eraan hangen betalen, dan is het totaal proces afgelopen. Of de deurwaarder kan melden dat hij niet kan innen, als dit gebeurt moet deze vordering verder manueel afgehandeld worden.

rc00417/Versie01

Pagina 11

26/05/2016


3.3.4 Naar de advocaat

Of er gedagvaard mag worden, moet door het college of de raad beslist worden. Al de dossiers die naar ter goedkeuring worden voorgelegd worden samen genomen en het college of de raad nemen dan een beslissing. Indien er geen akkoord is voor dagvaarding wordt de vordering manueel verder afgehandeld. Na een check om zeker te zijn dat de vordering nog niet betaald is, worden voor een debiteur al de vorderingen die van toepassing zijn samengenomen, en er wordt een advocaat aangesteld. Een goedkeurder stuurt het dossier dan door naar de advocaat voor dagvaarding, hij kan de gekozen advocaat nog aanpassen. Naar de advocaat wordt het volledige dossier gestuurd, dat wil zeggen inclusief alle eerdere communicatie. Dan wachten we op het antwoord van de advocaat, wat kan leiden tot het einde van het proces, indien er betaald is, of indien er een definitief vonnis in ons nadeel is. Of er wordt manueel verder afgehandeld. Of wanneer er niet betaald is, maar we kregen een definitief positief vonnis, dan wordt het dossier verder gestuurd naar de deurwaarder, hier is dan geen (extra) uitvoerbare titel nodig, omdat het vonnis dit verleent.

3.3.5 Wachten op resultaat advocaat

rc00417/Versie01

Pagina 12

26/05/2016


Wanneer een dossier bij de advocaat ligt kunnen er verschillende zaken gebeuren. Zo kan de advocaat extra informatie vragen, die dan aangeleverd wordt. De advocaat kan de datum van het vonnis doorgeven. Hij kan ook zijn kosten doorsturen, die dan als kosten worden verhaald op de debiteur en dus opgenomen worden in de boekhouding. Er kan beslist worden vanuit debiteurenbeheer om de procedure bij de advocaat even te staken of definitief te stoppen, dit bijvoorbeeld bij een bezwaar, dit wordt dan doorgegeven aan de advocaat. Wanneer er dan een vonnis is, kan deze in eerste instantie negatief zijn, wanneer dan een beroepsprocedure kan opgestart worden. Bij een positief vonnis waar een beroepsprocedure opgestart wordt komt debiteurenbeheer niet tussen en wordt dit verder afgehandeld bij de advocaat zelf. Bij een definitief vonnis in het nadeel, moet de vordering in onwaarde gebracht worden. Bij een definitief vonnis in het voordeel, maar nog geen volledige aanzuivering, gaat de procedure verder door het dossier naar de deurwaarder te sturen. Bij een volledige aanzuivering is het totaal proces afgerond.

3.4Oninbaar zetten

Om een vordering op oninbaar te zetten worden de openstaande saldi van verschillende van vorderingen samen genomen van de debiteur en wordt hieraan een motivering toegevoegd die door de leidinggevende dient goedgekeurd te worden. Manueel wordt deze lijst van vorderingen voorzien van een reden voor oninbaar en intern goedgekeurd. Voor bepaalde vorderingen is de goedkeuring nodig van het college en de raad. Indien het college of de raad beslist dat de vordering niet oninbaar gezet mag worden, moet de vordering verder manueel afgehandeld worden. Wanneer de vordering effectief oninbaar gezet wordt, wordt wat nog openstaat van de vordering en de daaraan verbonden kosten en intresten op oninbaar gezet en wordt dit naar de boekhouding gestuurd. Dit is niet nodig voor verwijlintresten daar deze informatief zijn. Boekhoudkundig dienen deze in kosten te worden genomen en is hiervoor budget nodig. Er zou per jaar een budget moeten kunnen ingegeven worden in de toepassing. Bij elke oninbare onwaardestaat dienst het totaal van alle onwaardestaten van dat jaar vergeleken te worden met het budget. Indien het budget overschreven zou worden, moet de aanvragen hierop geïnformeerd worden. Zonder budgetwijziging mag de oninbare onwaardestaat niet goedgekeurd worden.

rc00417/Versie01

Pagina 13

26/05/2016


3.5Manuele afhandeling

Bij een manuele afhandeling heeft de gebruiker de mogelijkheid alle processen te starten die ook in de automatische afhandeling gebeuren. De gebruiker kan dan zaken starten waarvan hij denkt dat dit helpt om het geld te krijgen. Het proces eindigt als alles volledig aangezuiverd wordt of wanneer de vordering verjaard is. De gebruiker kan een maning of een rappel sturen, of de vordering naar advocaat of deurwaarder sturen, of aangeven dat automatisch procedure terug verder gezet kan worden. Ook kan hij kiezen het proces te starten de vordering oninbaar te zetten. Als laatste heeft de gebruiker ook de keuze om een extra manuele procedure te starten, dit zijn procedures die buiten het systeem afgehandeld worden.

3.5.1 Extra manuele procedure

Bij extra manuele procedure wordt er een type procedure gekozen (zie hieronder voor enkele voorbeelden). Dit kan als gevolg hebben dat er een brief wordt gestuurd naar de debiteur of een andere instantie, deze moet dan eerst aangemaakt worden. Bij sommige procedures moet het mogelijk zijn een extra kost aan de vordering te hangen. Nadien kan er nog een extra manuele actie volgen, zoals bijvoorbeeld de debiteur opbellen, na afloop moet er dan een verslag hiervan aan het dossier toegevoegd worden. Eigen extra acties/procedures bijvoorbeeld : 

Bewarende maatregelen : o Handelingen rond hypotheek (inschrijving, hypothecair getuigschrift, inschrijving uitvoerend beslag onroerende goederen, …)

rc00417/Versie01

Pagina 14

26/05/2016


    

Vereenvoudigd fiscaal derden beslag (bij RVA, RVP, FOD FIN, …) Beslag op huurgelden Onderzoek naar eigendommen Opvragen werkgever bij sociale inspectie Verzoek naar maatschappelijk assistent

4 Binnenkomen van een betaling

Wanneer een betaling binnenkomt wordt eerst opgezocht waarvoor deze bedoeld is. Hier zijn 3 mogelijkheden, of het was voor een specifieke vordering, of het was voor een groep van vorderingen, maar dan kunnen we de betaling opsplitsen in verschillende betalingen voor specifieke vorderingen; of we kunnen niets terugvinden, en dan wordt een vraag om toelichting opgestart die mogelijks later tot een terugbetalingsprocedure kan leiden. In het geval dat een specifieke vordering gevonden is waaraan de betaling gekoppeld kan worden, wordt de vordering en alles wat eraan hangt betaald. Nadien wordt er nagegaan of er niet te veel betaald is, wat dan leid tot het opstarten van de terugbetalingsprocedure. En wordt er nagegaan of het saldo van de vordering op nul staat, is dit het geval, dan is de vordering volledig aangezuiverd en kunnen alle actieve procedures voor deze vordering beëindigd worden. Wanneer er nog een saldo is, wordt er nagegaan of dit niet kleiner is dan bijvoorbeeld 1 euro en wordt beslist of het nog de moeite is hier achter te gaan, indien niet wordt de vordering aangezuiverd of het overgebleven saldo oninbaar gezet en wordt de vordering als aangezuiverd beschouwd. Als er nog een hoger saldo is, of er wordt toch nog gewacht op een volledige betaling, wordt eerst nagegaan of de betaling misschien overeen kwam met het saldo zonder de kosten, is dit het geval, wordt de debiteur ingelicht dat hij ook nog kosten en eventueel verwijlintresten moet betalen. 

Momenteel komt bij het stad de betaling rechtstreeks binnen bij het debiteuren beheer en bij het OCMW komt het binnen in SAP. Reden om het in het debiteurenbeheer te laten binnenkomen o Automatisch boeken zonder manuele tussenkomst staat hier als regel voorop waarbij maximaal gebruik wordt gemaakt van de voordelen van een gestructureerde mededeling. Deze kan gekoppeld worden met 1 of meerdere vorderingen van 1 debiteur of gekoppelde debiteur, met bijhorende verwijlintresten en bijhorende administratieve kosten o Vorderingen die samengenomen zijn beter te kunnen opvolgen als er een betaald wordt (rappel, deurwaarder, notificatie, …) om tot automatische aanzuivering te komen  Gegroepeerde vorderingen kunnen met 1 gestructureerde mededeling geboekt worden  Vorderingen in afbetalingsplan kunnen rechtstreeks zonder tussenkomst geboekt worden o Het berekenen van verwijlintresten en de daaraan verbonden administratiekosten kunnen zonder manuele tussenkomst geboekt worden o De kosten die onmiddellijk samen met de vordering wordt betaald o Betaling van een pro-memorie belasting en voorlopig geboekt als voorafbetaling o Ook indicatieve vorderingen moeten mee opgenomen kunnen worden en bij betaling leiden tot een betaalde nieuwe vordering (bv provisie voor handlichting hypotheek, provisie voor

rc00417/Versie01

Pagina 15

26/05/2016


o o o 

hypotheekinschrijving, pro-memorie-belastingen, portaalindicatieven, …). Dit zijn vorderingen die aangemaakt worden in het debiteurensysteem, maar nog niet ingeschreven worden in de boekhouding, dit laatste gebeurt pas wanneer ze definitief worden. Automatisch aanmaken van wachtrekeningen bij ontvangst gelden (Dépannage-betalingen, Bancontact-betalingen, …) Automatisch aanmaken van contant belastingen en koppelen van de betaling Herkenning van rekeningnummers via dewelke reeds betalingen werden verricht

Dit onderwerp moet verder bekeken worden, met het oog op ‘boekhouding is leading’: o In combinatie met andere domeinen  Opvolging bankrekeningen: cash planning,…  Overzicht in boekhouding van openstaande vorderingen  Budgettaire opvolging van ontvangsten o In combinatie met boekingsregels:  Hoe moet omgegaan worden met intresten (financiële opbrengsten)? o In combinatie met de ICT-architectuur:  Vb koppeling van betaling in een module die meteen doorschrijft naar boekhouding en randsystemen

4.1Zoeken reden betaling

Bij het zoeken naar de reden van betaling gaat het systeem eerst na of een object kan teruggevonden worden met de opgegeven gestructureerde mededeling. Dit kan een enkele vordering zijn, maar ook een afbetalingsplan of een rappel of dwangschrift, al dan niet in combinatie met verwijlintresten en administratiekosten, dus een groep van vorderingen. Wanneer de eerste test niet succesvol was, gaat het systeem nagaan of de melding een structuur heeft die het herkend en waarvoor nog geen vordering bestaat (bijvoorbeeld betaling bij takeldienst), dan wordt een vordering aangemaakt op basis van de betaling, deze is dan onmiddellijk volledig aangezuiverd bij het doorschrijven naar de boekhouding. Wanneer het systeem geen reden kan vinden komen de betalingen in een lijst zodat een gebruiker kan zoeken, ook hier kan de gebruiker een vordering of een groep vinden en loopt het zoals het gevonden was door het systeem, ook kan de gebruiker het manueel herkennen en initiëren dat er een vordering gemaakt moet worden op basis van de betaling. Een andere mogelijkheid is dat de gebruiker de betaling herkent en weet dat de vordering nog moet binnenkomen (bv. pro-memorie belasting), dan wordt de betaling op wacht gezet en wordt er later opnieuw gekeken, tot een persoon de betaling van de wacht haalt. Wanneer een vordering gevonden is, wordt er nagegaan of deze niet op oninbaar gezet is geweest, is dit het geval, dan wordt een nieuwe vordering aangemaakt met het bedrag van de betaling en aan de oude gehangen (gerelateerd). 

Wanneer een betaling aan een takeldienst gehangen wordt, dus als gevolg een creatie van een vordering voor takelen heeft, dan wordt deze vordering gehangen aan de persoon die de betaling uitvoerde. In

rc00417/Versie01

Pagina 16

26/05/2016


sommige gevallen was dit echter voor een firma. Het moet dan ook mogelijk zijn dat een firma belt en de rekening van de takeldienst opvraagt op basis van een betaling.

4.2Vordering betalen

Wanneer we een betaling effectief linken aan een vordering, dan wordt er eerst nagegaan of de vordering bij de advocaat of deurwaarder ligt, zo ja, moet een gebruiker tussenkomen om eventueel de advocaat of deurwaarder in te lichten alvorens verder te gaan. Bij het effectief betalen worden eerst de verwijlintresten tot nu berekend en aangezuiverd, dit wordt ook direct naar de boekhouding gestuurd. Indien er nog over is en er zijn kosten worden de kosten aangezuiverd en naar de boekhouding gestuurd. Als laatste wordt het overgebleven bedrag gebruikt om de effectieve vordering aan te zuiveren en ook dit wordt naar de boekhouding gestuurd.

4.3Terugbetaling

Bij het terugbetalingsproces wordt er eerst nagegaan over er voor de debiteur nog een andere open (vervallen) vordering is en indien dit het geval is moet een gebruiker beslissen (na overleg met de debiteur) of het terug te betalen bedrag gebruikt mag worden voor de nieuwe vordering. Indien dit het geval is, dan wordt dit beschouwd als een betaling voor die vordering. De betaler dient van deze aanwending op de hoogte gebracht te worden. Wanneer er geen andere vordering aangezuiverd kan worden, dan moet er effectief terugbetaald worden. De terugbetaling wordt dan eerst in wacht gezet en wordt klaargezet om naar Isabel gestuurd te worden. Daar wordt ze samen met een aantal andere terugbetalingen twee maal getekend alvorens naar de bank verstuurd te worden, wanneer we dan antwoord krijgen van de bank wordt de terugbetaling opgenomen in de boekhouding. Extra opmerkingen / behoeften : 

Mogelijkheid moet voorzien worden om moratorium intresten te berekenen bij een terugbetaling. Dit zijn intresten die aan een debiteur betaald worden in geval dat hiervoor een opdracht komt van het college, de raad of de rechtbank. Ze worden berekend op basis van elke individuele betaling voor de vordering in kwestie op de eerste van de maand na de specifieke betaling.

rc00417/Versie01

Pagina 17

26/05/2016


5 De vraag voor schuldvordering

Een schuldvordering kan gevraagd worden op een automatisch manier of manueel, in het laatste geval wordt het systeem dan gestart door een gebruiker. Ook is het mogelijk een lijst van alle debiteuren aan een 3 de partij te leveren die dan antwoord met een lijst van namen waarvoor een schuldvordering nodig is. Bij de opmaak van de schuldvordering komen de volgende debiteuren in de lijst, deze waarvoor er een vordering open staat en deze die een pro-memorie belasting hebben. Per debiteur wordt dan een lijst gemaakt van alle openstaande vorderingen en de pro-memorie belastingen en dit wordt teruggestuurd naar de aanvrager. 

Redenen voor het vragen van een schuldvordering, door derden: o Faillissement o Vereffening o Notariële notificatie = Verkoop van panden in Antwerpen of door iemand uit Antwerpen o Gerechtelijke verkoop o Schuldbemiddeling – Collectieve – WCO o Vereffening – stoppen met de firma o Erfenis, boedelschulden

6 De vraag voor een afbetalingsplan

rc00417/Versie01

Pagina 18

26/05/2016


Wanneer een debiteur moeite heeft een of meerdere vorderingen ineens en tijdig te betalen kan hij vragen voor een afbetalingsplan op te maken. Een gebruiker kan dan al de vorderingen samennemen die opgenomen moeten worden in het afbetalingsplan en hiervoor dan een plan voorstellen. Dit plan moet rekeninghouden met de verwijlintresten die gelden per vordering en de kosten die eraan vasthangen. Het afbetalingsplan moet dan goedgekeurd worden en wordt nadien gecommuniceerd met de debiteur, hier zal dan een nieuwe gestructureerde mededeling voor aangemaakt worden om betalingen met vorderingen in het afbetalingsplan te linken. 



Binnen de opmaak van een afbetalingsplan moet het mogelijk zijn o Verwijlintresten mee te nemen en te laten berekenen o Indicatieve vorderingen mee op te nemen o Een volgorde van betaling van de vorderingen te bepalen  Dit gekozen door de debiteur of door de gebruiker  Voorgesteld door het systeem, zo voordelig mogelijk voor de debiteur (rekening houdend met de interesten)  Oudste vorderingen eerst, of een willekeurige andere strategie o Er moet kunnen gekozen worden voor  Een vast bedrag per maand of wijzigend bedrag per maand (in de tijd)  Een vaste termijn  Variabele startdatum  Moet ook volledig manueel kunnen, bijvoorbeeld een bepaald bedrag 1 maand en enkele maanden later een ander bedrag. o Het moet mogelijk zijn een afbetalingsplan tijdens zijn looptijd aan te passen, eventueel door een nieuw plan te starten op basis van een oud. In de loop van de looptijd van de afbetaling, kan het zijn dat de verwijlintresten veranderen, hier moet dan een melding van komen, en moet dit aangepast kunnen worden.

7 Fout van de dienst

Het kan zijn dat de dienst die een vordering heeft aangemaakt merkt dat er een fout is gemaakt en dat de vordering onterecht was, in dat geval wordt deze dan in onwaarde gebracht.

7.1In onwaarde brengen

Bij het in onwaarde brengen wordt een credit nota aangemaakt, die intern goedgekeurd moet worden, nadien komt dit indien nodig op een onwaarde staat, die door het college goedgekeurd moet worden. Wanneer deze een vordering niet goedkeuren moet deze manueel verder afgehandeld worden. Bij een goedkeuring wordt de

rc00417/Versie01

Pagina 19

26/05/2016


vordering boekhoudkundig in onwaarde gebracht en kijken we of er reeds betalingen voor de vorderingen waren, deze worden opgenomen via het terugbetalingsproces.

8 Bezwaar 8.1Bezwaar komt binnen

Wanneer er een bezwaar binnenkomt, dan wordt deze geregistreerd en wordt het lopend proces (wat het ook is) van de vordering(en) waarover het gaat stopgezet. De indiener van het bezwaar krijgt een ontvangstbewijs om aan te geven dat het bezwaar ontvangen is. Het bezwaar wordt manueel buiten het systeem om onderzocht en er wordt nagegaan of het college over het bezwaar moet oordelen, of het de dienst zelf is. Wanneer het college moet beslissen, wordt hun beslissing geregistreerd. Wanneer de dienst mag beslissen registreren zij dit in het systeem. De debiteur wordt dan ingelicht over de beslissing en deze kan een van drie opties zijn. Of het bezwaar wordt afgewezen en dan gaat de vordering over tot manuele afhandeling. Of het bezwaar wordt volledig aanvaard en dan wordt de vordering in onwaarde gebracht. Of het bezwaar wordt gedeeltelijk aanvaard gevolgd, dan wordt een gedeelte van de vordering in onwaarde gebracht en een ander gedeelte wordt verder manueel afgehandeld.

8.2Debiteur naar de rechter

De debiteur kan ook rechtstreeks naar de rechter stappen. In dat geval wordt het bezwaar geregistreerd en het lopend proces wordt gestopt (idem als bij een gewoon bezwaar), maar wordt er onmiddellijk een advocaat aangesteld die het volledige dossier krijgt en de verder stappen opvolgt. Wanneer er een vonnis in ons nadeel wordt uitgesproken volgt het in onwaarde brengen van de vordering (zie gedeelte wachten resultaat advocaat). Indien er betaald werd, moet een dit onterecht gedeelte terugbetaald worden. Bij een vonnis in ons voordeel volgt de vordering de manuele afhandeling.

rc00417/Versie01

Pagina 20

26/05/2016

Digipolis Processen debiteurenbeheer. Vereisten & Processen - Debiteurenbeheer

Recommend Documents