Handleiding Debiteurenbeheer

Handleiding Debiteurenbeheer

CARYA GROUP HQ Fountain Business Center / Building 5 C. Van Kerckhovenstraat 110 2880 Bornem T. +32 3 369 18 50 F. +32 3 369 18 51 E-mail: [email protected]

CARYA GROUP SAS 120 Chaussée Jules César BP 20317 Osny 95526 Cergy Pontoise Cedex T. +33 1 34 20 79 20 F. +33 1 34 20 79 21 E-mail: [email protected]

WWW.CARYAGROUP.EU

Inhoudstafel 1 Debiteurenbeheer (BE.10.40)

1

1.1 Doel

1

1.2 Debiteurenbeheer

1

1.2.1 Inleiding 1.3 Venster indeling

1 2

1.3.1 Hoofding

2

1.3.2 Selectie

3

1.3.3 Financieel

5

1.3.4 Extra

6

1.4 Aanmaningen 1.4.1 Instellingen

7 7

1.4.1.1 Klantinstellingen

7

1.4.1.1.1 Algemeen

7

1.4.1.1.1.1 Klantenkaart

7

1.4.1.1.1.2 Klantinstellingen

8

1.4.1.1.2 Gebruikersrechten

10

1.4.1.1.3 Standaardwaarden

11

1.4.1.2 Aanmaningsinstellingen

13

1.4.1.2.1 Algemeen

13

1.4.1.2.2 Configuratie

13

1.4.1.2.3 Aanmaningsbrieven

16

1.5 Aanmaningen aanmaken

18

1.5.1 Handmatige creatie

18

1.5.2 Automatische creatie

20

1.6 Aanmaningen verzenden

24

1.6.1 Controlelijst afdrukken

24

1.6.2 Aanmaningen verzenden

25

1.7 Verzonden aanmaningen

26

1.8 Rentefacturen

28

1.8.1 Instellingen

28

1.8.1.1 Klantinstellingen

28

1.8.1.1.1 Algemeen

28

1.8.1.1.2 Gebruikersrechten

29

1.8.1.2 Rentefactuurinstellingen

31

1.8.1.2.1 Configuratie

31

1.8.1.2.2 Rentefactuurteksten

33

1.9 Rentefacturen aanmaken

34

1.9.1 Handmatige creatie

34

1.9.2 Automatische creatie

36

1.9.2.1 Via rentefactuur module

36

1.9.2.2 Via aanmaningen module

37 38

1.9.2.2.1 Voorbeeld 1.10 Klantenopvolging

47

1.10.1 Instellingen

47

1.10.2 Klantenkaart

48

1.10.2.1 Klantencontacten crëeren en opvolgen

48

1.10.2.2 Agenda

54

1.10.2.2.1 Kalender

55

1.10.2.2.2 Knoppen

57

1.10.2.2.3 Selectievelden

64

1.10.2.2.4 Activiteiten

65 66

1.11 Rapport balans en grootboek klant

68

1.11.1 Type rapport - Balans 1.11.1.1 Inclusief klanten zonder eindbalans

68

1.11.1.2 Exclusief klanten zonder eindbalans

70 72

1.11.2 Type rapport - Grootboek 1.11.2.1 Standaard

72

1.11.2.2 Gedetailleerd

74

Index

0

1 Debiteurenbeheer (BE.10.40) 1.1 Doel De hoofdbetrachting van het subproject Debiteurenbeheer, binnen het project Optimization of utilisation of Navision by dealers and NSC, is om de klanten sneller te laten betalen, teneinde de liquiditeitspositie van de BMW/MINI verdelers te verbeteren en zodoende liquiditeitsproblemen te vermijden. In eerste instantie wordt er door de concessie een verkoop gerealiseerd. Het kan hierbij gaan om een sales gerelateerde of een after-sales gerelateerde verkoop. In beide gevallen zou een contante betaling toegepast moeten worden. Om dit proces op een overzichtelijke en vereenvoudigde manier te kunnen opvolgen, is er in Navision een extra functionaliteit toegevoegd.

1.2 Debiteurenbeheer 1.2.1 Inleiding Onder Financieel - Financieel - Periodieke activiteiten - Aanmaningen - Debiteurenbeheer kunnen de nog openstaande facturen opgevolgd worden.

Debiteurenbeheer

Het debiteurenbeheerscherm bevat een lijst van al de niet vereffende documenten. Uitzonderlijke klanten, bijvoorbeeld de garantieklant, die niet in aanmerking komen voor het debiteurenbeheer, kunnen uit het scherm gefilterd worden door het Aanmaningsvoorwaarden veld op de klantenkaart leeg te laten. Vanaf het moment dat er via de kassamodule of manueel door de gebruiker, een betaling voor de factuur geregistreerd wordt in het systeem, verdwijnt de factuur uit het debiteurenoverzicht. Indien een betaling via de kassamodule gebeurt, wordt deze betaling automatisch aan de factuur gelinkt. Indien de concessie niet over de kassamodule beschikt dient deze koppeling manueel te gebeuren.

© 2011 Carya Group

1

1.3 Venster indeling Het debiteurenbeheerscherm is opgedeeld in 3 delen.

1.3.1 Hoofding Het eerste gedeelte is de hoofding van het scherm waar 2 zones kunnen onderscheiden worden namelijk Filters en Menu. Bij het openen van het scherm staan er standaard een aantal filters toegepast.

Hoofding

De standaard toegepaste filters zijn: View: Debiteuren Met de View optie kan de gewenste doelgroep gespecificeerd worden. Standaard worden al de niet vereffende werkplaats documenten getoond. Indien u enkel een overzicht wenst te zien van de dossiers die reeds 30 dagen overgedragen werden naar de advocaat, deurwaarder of incasso-bureau, activeert u de view-optie Dubieuze debiteuren. Dagelijks zal er een batch lopen ter controle van de reeds vervallen dossiers, die ook een laatste aanmaning ontvangen hebben. Voor deze klanten wordt er automatisch, afhankelijk van de aanmaningsinstellingen, een 603 Dossier overgemaakt klantencontact aangemaakt. Lees meer informatie in hoofdstukken Aanmaningsinstellingen en Klantenopvolging. Locatie: HQ Aan de hand van het Locatie veld kan de debiteuren doelgroep beperkt worden tot de gekozen locatie. Standaard wordt hier de locatie van de ingelogde gebruiker gekozen. Afdeling: Werkplaats Standaard worden enkel de werkplaatsdocumenten getoond. Andere opties zijn de wisselstukken en verkoop voertuigen documenten. Documentsoort: Factuur Het veld Documentsoort bepaalt uiteraard welk type documenten dat gefilterd moeten worden. Andere mogelijkheden zijn betalingen, creditnota’s, rentefacturen…. Standaard werd gekozen voor de facturen. Dim. Werksoort Door de Dim. Werksoort filter kan er een onderscheid gemaakt worden tussen mechaniek en carrosserie documenten. Er wordt enkel rekening gehouden met de werksoort die er op de hoofding van het order gekozen werd. Standaard wordt deze filter niet toegepast en verschijnen zowel de mechaniek als de carrosserie facturen. Vervallen: Ja Aangezien debiteurenbeheer enkel gericht is op openstaande facturen die niet tijdig betaald werden, zullen er standaard enkel de vervallen documenten getoond worden. Deze filter is afhankelijk van de vervaldatum die door Navision wordt toegekend aan de documenten. De vervallen documenten verschijnen standaard in het rood. Indien we de Vervallen filter uitvinken, breidt de lijst uit met al de openstaande documenten die nog niet vervallen zijn. Deze lijnen verschijnen in het zwart. Zoekoptie: Zoeknaam De snelzoek optie biedt de mogelijkheid om te zoeken op zoeknaam, chassisnummer, nummerplaat en betalingsvoorwaarden.

© 2011 Carya Group

2

In het menu gedeelte staan er een aantal snellinks naar de meest relevante kaarten: Agenda: In de agenda kunnen de geplande of ondernomen activiteiten geraadpleegd of gecreëerd worden. Lees meer over agenda in hoofdstuk Agenda. Klantenkaart: Via de klantenkaart link wordt automatisch de klantenkaart van het geselecteerde document geopend. Documentkaart: Meer details van een geselecteerd document kunnen rechtstreeks geraadpleegd worden. Aanmaningen aanmaken: Vanuit het debiteurenbeheer scherm is de standaard functionaliteit voor het aanmaken en verzenden van aanmaningen toegankelijk. Meer details over de aanmaningen flow wordt besproken in het hoofdstuk Aanmaningen.

1.3.2 Selectie Het tweede gedeelte bevat de uiteindelijke selectie op basis van de filters toegepast in de hoofding.

Selectie

De beschikbare velden: Verzonden aanmaningen: Het veld Verzonden Aanmaningen bevat het aantal verzonden aanmaningen die voor dat specifieke document reeds verstuurd zijn geweest. Deze aanmaningsdocumenten kunnen geraadpleegd worden door op het Verzonden Aanmaningen veld op [F6] te klikken. Klantcontacten beschikbaar: Indien er voor deze klant reeds debiteurencontacten ondernomen zijn, verschijnt er een op elke lijn van deze klant. De contacten kunnen geraadpleegd worden door op het symbooltje te klikken. De klantenkaart wordt geopend en de tab Contacten wordt standaard gefocust. Lees meer informatie hieromtrent in hoofdstuk Klantopvolging. Klantnummer Zoeknaam: Dit is de zoeknaam van de klant zoals deze beschikbaar is op de klantenkaart. Adres: Het adres zijn de adresgegevens van de klant zoals deze op de klantenkaart beschikbaar staan. Documentnummer Omschrijving: De omschrijving omvat de omschrijving van het document zoals deze door Navision bepaald werd. Vervaldatum: De vervaldatum van het document wordt door Navision berekend afhankelijk van de boekingsdatum en de betalingsvoorwaarden van de klant. Het vervaldatum veld is in het overzicht editeerbaar. Indien er voor een bepaalde klant bijvoorbeeld een regeling wordt getroffen en deze dus niet in aanmerking komt voor de eerst volgende aanmaning, kan de vervaldatum manueel gewijzigd worden. Deze factuur verdwijnt dan uit de lijst van de standaardfilters in het debiteurenbeheer scherm en zal pas terug verschijnen indien de nieuwe vervaldatum verstreken is. Er wordt dan voor dit document ook geen nieuwe aanmaning aangemaakt.

© 2011 Carya Group

3

Afwachten: Indien er voor een bepaald document besloten wordt om deze tijdelijk on hold te plaatsen, kunt u in het editeerbaar Afwachten veldje initialen plaatsen. Dit betekent dat men voor dit document nog in afwachting is op een goedkeuring en dat het document niet in de renteberekening of in het aanmaningenproces mag worden opgenomen. Er zijn dus 2 manieren om het document tijdelijk uit de debiteuren flow te houden. Het verschil is dat bij het invullen van het Afwachten veld, het document wel nog als vervallen gemarkeerd blijft maar tijdelijk buiten beschouwing wordt gehouden. Bij het verzetten van de vervaldatum is het document niet meer vervallen en zal hij later, indien niet vereffend, terug in de debiteurenlijst verschijnen. Bedrag: Dit veld bevat het oorspronkelijk bedrag van de post. Vereffend bedrag: Indien er sprake is van tussentijdse betalingen, bevat het vereffend bedrag veld het totaal van de reeds vereffende bedragen van deze post. Restbedrag: Het restbedrag is het bedrag dat nog moet vereffend worden voordat de post volledig vereffend is. Dit bedrag wordt automatisch berekend en herberekend op het moment dat de er een post geboekt wordt. Klant openstaand saldo: Het Klant openstaand saldo veld bevat het totaal bedrag van de nog niet vereffende posten voor deze klant. Boekingsdatum: Dit veld bevat de datum van boeking van de klantenpost. Laatste vereffeningsdatum: Is de datum van de laatste vereffening, indien sprake is van tussentijdse betalingen voor de post. Datum laatst verzonden aanmaning Chassisnummer Documentsoort: Dit veld bevat de documentsoort waartoe de klantenpost behoort. Klantgroepcode: Aan de hand van de klantgroepcode kunnen de facturen van de Leasemaatschappijen, dealers of particulieren gemakkelijk onderscheiden worden. Betalingsvoorwaarden Document opmerkingen: Indien er voor een specifiek document opmerkingen genoteerd werden, verschijnt er een in het Document opmerkingen venster. Telefoonnummer: De verschillende klanttelefoonnummers zijn toegevoegd aan het debiteurenoverzicht.

© 2011 Carya Group

4

1.3.3 Financieel Het derde gedeelte bevat informatie over de over het totale openstaande saldo van de huidige selectie.

Financieel

Niet vervallen: Het openstaand saldo dat nog niet vervallen is. 0-30 dagen: Het saldo dat tussen 0 en 30 dagen openstaat. 31-60 dagen: Het saldo dat tussen 31 en 60 dagen openstaat. 61-90 dagen: Het saldo dat tussen 61 en 90 dagen openstaat. > 90 dagen: Het saldo dat meer dan 90 dagen openstaat. Totaal: Het totaal openstaand saldo. Bij het klikken op het bedrag veld kan er via het pijltje dat verschijnt of via [F6] de lijst geraadpleegd worden van de documenten die gebruikt werden voor de calculatie van de totalen.

Debiteurenbeheer

© 2011 Carya Group

5

1.3.4 Extra Via de Extra knop zijn er nog een aantal functionaliteiten beschikbaar.

Klantenkaart [Ctrl]+[F10] Documentkaart [Shift]+[F5] Posten [Ctrl]+[F5]: De Posten link biedt rechtstreeks toegang tot de klantenposten van de geselecteerde klant om bijvoorbeeld nog openstaande posten te onmiddellijk te vereffenen. Aanmaningen aanmaken Opmerkingen: Via de knop Opmerkingen kunnen er opmerkingen op documentniveau worden toegevoegd of geraadpleegd. Indien u voor een specifieke geboekte factuur of – credit nota commentaar wilt bijhouden kan dit zowel via de documentkaart, klantenposten scherm als via het debiteurenscherm. Deze opmerkingen worden niet afgeprint. Agenda

© 2011 Carya Group

6

1.4 Aanmaningen Klanten met een openstaand saldo kunnen automatisch vanuit Navision aangeschreven worden. Op basis van de klantenkaartgegevens en aanmaningscondities die ingesteld zijn voor een bepaalde klant, worden de aanmaningen gegenereerd.

1.4.1 Instellingen 1.4.1.1 Klantinstellingen 1.4.1.1.1 Algemeen

1.4.1.1.1.1 Klantenkaart Op de Klantenkaart, tab Betaling, zijn er 2 condities beschikbaar die noodzakelijk zijn in het aanmaningenproces. Betalingsconditie:

Hier kan de code geselecteerd worden voor de betalingscondities die u de klant wilt verlenen. Aan de code hangt een formule vast waarmee de vervaldatum wordt berekend. De toegewezen code wordt toegepast op het moment dat er voor de betreffende klant gefactureerd wordt. Aanmaningsconditie:

Hier kan de aanmaningsconditie code voor de klant geselecteerd worden. Op basis van de aanmaningsconditie wordt bepaald welke gegevens worden opgenomen op aanmaningen en op welk moment de aanmaningen moeten worden gemaakt. Vanaf het moment dat er een aanmaningsconditie aan een klant is toegewezen, worden deze gegevens gebruikt bij het automatisch genereren van aanmaningen.

© 2011 Carya Group

7

1.4.1.1.1.2 Klantinstellingen In het aanmaningenproces kan er ook gekozen worden om de klant automatisch te blokkeren bij het versturen van een aanmaning. Hiervoor dienen er 2 instellingen te gebeuren: Aanmaningsniveau: Meer uitleg zie Aanmaningsinstellingen. Klantinstellingen: Bij het blokkeren van klanten, via het aanmaningenproces, kan er een reden van blokkering meegedeeld worden. Dit kan via Financieel - Financieel Instellingen - Klanten - Klantinstellingen.

Klantinstellingen

© 2011 Carya Group

8

Indien de klant in het aanmaningenproces geblokkeerd wordt, wordt deze redencode automatisch mee ingevuld op de klantenkaart.

Klantenkaart

© 2011 Carya Group

9

1.4.1.1.2 Gebruikersrechten Aan de velden Betalingsvoorwaarden en Aanmaningsvoorwaarden op de klantenkaart kunnen gebruikersrechten gekoppeld worden. Dit houdt in dat er per gebruiker bepaald kan worden als ze dit veld kunnen wijzigen of niet. Via Financieel - Instellingen - Gebruikers - Gebruikersinstellingen kan op de gebruiker gefilterd worden. Via de knop Setup User - Form Security - Klantenkaart wordt de klantenrechtenkaart geopend.

Op de Betaling tab kunnen de gewenste velden gedeactiveerd worden voor de geselecteerde gebruiker. Dit houdt in dat de gebruiker de klantinstellingen wel kan raadplegen maar niet wijzigen. De velden staan op de klantenkaart, voor deze gebruiker, uitgegrijsd.

Klantenkaart

© 2011 Carya Group

10

1.4.1.1.3 Standaardwaarden De standaard betalingsvoorwaarden werden tot op heden enkel ingesteld via Financieel Financieel - Instellingen - Klanten - Klantinstellingen.

Klantinstellingen

Bij het creëren van een nieuwe klant wordt automatisch de standaard waarde gebruikt om de betalingsvoorwaarde van de klant te initialiseren. Dit veld is door de gebruiker vrij in te vullen. Deze functionaliteit werd nu uitgebreid naar klantgroepen titelcode niveau met hiërarchische prioriteit. Deze laatste worden door BMW bepaald en kunnen door de gebruiker enkel bekeken worden. In eerste instantie wordt er gekeken naar de algemene instelling in de Financieel Financieel - Instellingen - Klanten - Klantinstellingen. Dan wordt er gecheckt als er op klantgroep niveau een betalingsvoorwaarde bepaald is. Deze waarden kunt u raadplegen via Financieel - Financieel - Instellingen - Klanten Klantgroepcodes. Deze heeft dan voorrang op de instelling in de Financieel - Financieel - Instellingen - Klanten - Klantinstellingen.

Klantgroepen

© 2011 Carya Group

11

Als laatste wordt er gecheckt op titelcode niveau die dan de hoogste prioriteit krijgt. Deze BMW instelling kunt u raadplegen via Financieel - Financieel - Instellingen - Adressen Titelcodes.

Titel - tabel

Deze standaardinstellingen op klantengroep- en titelcode niveau zijn BMW instellingen die door de gebruiker niet gewijzigd kunnen worden. Indien de gebruiker over de nodige rechten beschikt kan hij het veld op de klantenkaart wel rechtstreeks nog editeren. Gemakkelijkheidshalve is het betalingsvoorwaarde veld op de klantenkaart toegevoegd op tabblad Algemeen. Bij het wijzigen van de klantbetalingsvoorwaarden zijn volgende velden beschikbaar: Code Vervaldatumformule Omschrijving Wanneer de factuur opgesteld is en, om welke reden dan ook, de klant niet contant kan betalen, heeft hij X dagen om de openstaande factuur te vereffenen. Deze periode is dus afhankelijk van de ingestelde klantbetalingsvoorwaarde en de vervaldatumformule die hieraan gekoppeld is. Om contante betaling van de klanten te verkrijgen, dienen de basisvoorwaarden die op de achterkant van de factuur staan, met daarin de berekeningswijze van de verwijlintresten, ook ondertekend te worden. De klant dient ’s ochtends zowel de voorkant als de achterkant van het werkorder te ondertekenen, om zo alle discussies achteraf te vermijden.

© 2011 Carya Group

12

1.4.1.2 Aanmaningsinstellingen 1.4.1.2.1 Algemeen Indien de openstaande factuur niet binnen de 15 dagen betaald wordt, wordt de klant een debiteur en dient hij verder, van dichtbij, opgevolgd te worden. Naar deze debiteuren dienen aanmaningen verstuurd te worden. We raden jullie aan om zeven dagen na de vervaldatum pas te beginnen met het versturen van aanmaningen. Dit om zeker te zijn dat de factuur nog niet betaald werd en op die manier gênante situaties te vermijden. Het is in dit stadium dat de module Aanmaningen gebruikt dient te worden. In Navision bevinden de modules met betrekking tot debiteurenbeheer zich in Financieel - Financieel - Periodieke Activiteiten - Aanmaningen.

1.4.1.2.2 Configuratie Het is mogelijk om meerdere Aanmaningsvoorwaarden te creëren, en dan per klant/klantengroep een andere tekst in te stellen op de aanmaningsvoorwaarde. De instellingen hiervoor zijn te vinden in Financieel - Financieel - Instellingen - Klanten - Aanmaningsvoorwaarden.

Aanmaningsvoorw aarde

In het gebruikte voorbeeld zijn er 2 verschillende aanmaningsvoorwaarden. Beide voorwaarden bestaan uit 3 niveaus. Dit betekent dat er 3 aanmaningen aangemaakt zullen worden. Na deze 3 aanmaningen zullen er geen aanmaningsvoorstellen meer gebeuren. De klant wordt dan beschouwd als een dubieuze debiteur en het dossier zal dan overgemaakt moeten worden aan de advocaat, deurwaarder of het incasso-bureau. Om de niveauspecificaties in te stellen, wordt de gewenste voorwaarde geselecteerd en op de knop Niveaus geklikt. Onderstaand scherm wordt geopend waar de verschillende niveaus opgesplitst staan.

Aanmaningsniveaus

© 2011 Carya Group

13

Nr.: Het nummer veld bevat het aanmaningsniveau. Indien er een nieuw aanmaningsniveau gecreëerd wordt, wordt hier automatisch het volgende nummer aan toegewezen. Niveau 1 is de eerste aanmaning die aangemaakt zal worden vanwege een openstaand bedrag. Niveau 2 houdt de tweede aanmaning in enzovoort. Wanneer er voor een bepaalde klant een aanmaning verstuurd is geweest in het hoogste niveau en deze post is nog niet vereffend, dan is het hoogste niveau van toepassing voor alle volgende aanmaningen die aangemaakt worden. Respijtperiode: Adhv de respijtperiode formule kan er aangeven worden hoelang de respijtperiode duurt voor het betreffende aanmaningsniveau. De respijtperiode is de tijdsperiode die moet verstreken zijn vanaf de vervaldatum van het document of de datum van de vorige aanmaning voordat een aanmaning wordt aangemaakt. In ons voorbeeld zal de eerste aanmaning gegenereerd worden na een vergelijking van de opgegeven documentdatum met de vervaldatum van de openstaande factuur. Indien de vervaldatum + respijtperiode van de factuur kleiner is dan de opgegeven documentdatum, wordt er een aanmaning voorgesteld. Latere aanmaningen zullen worden gegenereerd indien de documentdatum van de laatst verstuurde aanmaning + respijtperiode kleiner is dan de nieuw opgegeven documentdatum. Concreet voorbeeld: Klant X heeft een betalingsvoorwaarde van 30 dagen en een aanmaningsvoorwaarde van 0J. Hij heeft een openstaande factuur die geboekt werd op 01/01/2010. Dit document kreeg automatisch als vervaldatum 31/01/2010. Indien we de configuratie van bovenstaande aanmaningsniveaus volgen, zal Navision een eerste aanmaning voorstellen op ten vroegste 31/01/2010 + 15 dagen. Indien we op 01/03/2010 we de automatsche aanmaningen lijst voor klant X pas laten lopen op 01/03/2010 zal Navision volgende stappen checken: 1. Vervaldatum openstaande factuur + respijtperiode < documentdatum van de aanmaningsheader 31/01/2010 + 15D < 01/03/2010 2. a. In geval van eerste aanmaning: Vervaldatum openstaande factuur + respijtperiode < documentdatum van de aanmaningsheader 31/01/2010 + 15 dagen < 01/03/2010 b. In geval van reeds eerder verstuurde aanmaningen: Documentdatum laatst verstuurde aanmaning + respijtperiode < documentdatum van de aanmaningsheader Indien aan al de bovenstaande voorwaarde voldaan is, zal Navision automatisch een aamaningsvoorstel doen.

© 2011 Carya Group

14

Rente berekenen: Via het veld Rente berekenen kan er aangegeven worden als er rente moet berekend worden op de aanmaningsregels. Op basis van dit veld wordt er bepaald of er rente wordt weergegeven op de aanmaning. Om deze rente door te boeken naar de grootboeken klantenrekeningen, dient er nog extra het veldje Rente boeken worden aangevinkt op aanmaningsconditie niveau.


Toeslag (LV): In het Toeslag veld kan er aangegeven worden welke toeslag bij de aanmaning opgeteld dient te worden. Om deze toeslag door te boeken naar de grootboeken klantenrekeningen, dient er nog extra het veldje Toeslag boeken worden aangevinkt op aanmaningsconditie niveau.


Klant blokkeren: Er kan op aanmaningsniveau bepaald worden als de klant geblokkeerd dient te worden na het verzenden van een aanmaning. Campagnenr. & Soort: Bij het versturen van aanmaningen kan er op aanmaningniveau bepaald worden of er klantenactiviteiten geregistreerd dienen te worden op de klantenkaart. Deze activiteiten dienen als een soort debiteurenopvolgingshistoriek. Deze functionaliteit wordt gebruikt bij Klantenopvolging. Hierover volgt later meer uitleg. Campagnenr. Dossier overdracht & Dossier overdracht soort: Bij het versturen van de hoogste aanmaning kunt u specifiëren als er automatisch een dossier overdracht klantenactiviteiten geregistreerd dient te worden op de klantenkaart. Een debiteur wordt 30 dagen na het versturen van de laatste aanmaning, een dubieuze debiteur. Een dagelijkse batch zal er dan voor zorgen dat er een 603 activiteit, Overdracht Dossier, gecreëerd wordt. Deze functionaliteit wordt gebruikt bij Klantenopvolging. Hierover volgt later meer uitleg.

© 2011 Carya Group

15

1.4.1.2.3 Aanmaningsbrieven Voor elk aanmaningsniveau kan er een tekst worden opgegeven die dan wordt afgedrukt voor of na de posten op de aanmaning. Deze zijn de respectievelijke begin- en eindtekst. Om deze in te stellen selecteren we het gewenste aanmaningsniveau en kiezen daarna de knop Niveaus - Eindtekst. Afhankelijk van het soort tekst dat gecreëerd wenst te worden.

Aanmaningstekst

De aanmaningstekst kan gedefinieerd worden door één of meerdere regels tekst in te vullen in het veld Omschrijving en de taal te kiezen in het veld Taalcode. Elke regel kan max 100 tekens bevatten. Het is ook mogelijk om bijkomende parameters te gebruiken om de tekst van extra informatie te voorzien: %1 = documentdatum (vanaf de aanmaningskop) %2 = vervaldatum (vanaf de aanmaningskop) %3 = rente % (vanaf de rentefactuurconditie) %4 = restbedrag (vanaf de aanmaningskop) %5 = rentebedrag (vanaf de aanmaningskop) %6 = toeslag (vanaf de aanmaningskop) %7 = totaal (restbedrag + rentebedrag + toeslag + BTW) %8 = aanmaningsniveau (vanaf de aanmaningskop) %9 = valutacode (vanaf de aanmaningskop) %10 = boekingsdatum (vanaf de aanmaningskop)

© 2011 Carya Group

16

Concreet voorbeeld:

Aanmaningstekst

© 2011 Carya Group

17

1.5 Aanmaningen aanmaken De module voor het aanmaken van aanmaningen in Navision zijn terug te vinden via Financieel Financieel - Periodieke Activiteiten - Aanmaningen - Aanmaningen.

1.5.1 Handmatige creatie Het aanmaken van aanmaningen is in Navision vergelijkbaar met het aanmaken van de andere documenten. Er is altijd een header aanwezig en één of meerdere lijnen. Stappen die ondernomen moeten worden voor het handmatig creëren van aanmaningen: Creëer nieuwe aanmaning met [F3] en [Enter].

Aanmaning

Typ in het veld Klantnr. het nummer van de betrokken klant of kies een klant uit de lijst via [F6].

© 2011 Carya Group

18

Klik op de knop Functies - Aanmaning aanmaken. Het aanvraagformulier voor de batchverwerking wordt geopend. In het klantnummer wordt automatisch het gekozen klantnummer van de aanmaningskaart overgenomen en zal er ook enkel voor deze klant gecontroleerd worden of er vervallen documenten bestaan. Door dit veld leeg te laten zal er de controle gebeuren op al de openstaande documenten.

Aanmaning aanmaken

Klik op het tabblad Opties en plaats de gewenste filters.

Aanmaning aanmaken

Boekingsdatum: In het boekingsdatum veld kan er opgegeven worden welke datum als boekingsdatum gebruikt dient te worden op de kop van de aanmaning tijdens de batchverwerking. Dit wordt dan ook de boekingsdatum die op de aanmaning wordt afgedrukt. Documentdatum: De documentdatum bepaalt de documentdatum van de aanmaning tijdens de batchverwerking. Deze datum wordt gebruikt bij het berekenen van de rente, vervaldatum van de aanmaning en de vervaldatum van de vervallen facturen. Aanmaning per Locatie & Locatiefilter: Indien er enkel aanmaningen dienen afgeprint te worden voor vervallen facturen van een bepaalde locatie, kunnen deze met het Locatiefilter veld gefilterd worden. Enkel posten met vervallen saldi: Indien er enkel openstaande posten toegevoegd mogen worden waarvan de vervaldatum voor de bovenstaand ingegeven documentdatum ligt, wordt dit veld geactiveerd. Klik OK en Navision zal de nodige aanmaningen creëren voor de ingestelde klant.

© 2011 Carya Group

19

1.5.2 Automatische creatie Er bestaat in Navision de mogelijkheid om automatisch aanmaningen te genereren voor alle klanten. De stappen die ondernomen moeten worden voor het automatisch genereren van aanmaningen: Klik in het venster Aanmaning op Functies - Aanmaningen maken. Het aanvraagformulier voor de batchverwerking Aanmaningen maken wordt geopend. Indien aanmaningen wensen gecreëerd te worden voor alle klanten, dient het Nr.veld leeg te worden gelaten.

Aanmaning aanmaken


Aanmaning aanmaken

Boekingsdatum: In het boekingsdatum veld kan er opgegeven worden welke datum als boekingsdatum gebruikt dient te worden op de kop van de aanmaning tijdens de batchverwerking. Dit wordt dan ook de boekingsdatum die op de aanmaning wordt afgedrukt. Documentdatum: De documentdatum bepaalt de documentdatum van de aanmaning tijdens de batchverwerking. Deze datum wordt gebruikt bij het berekenen van de rente, vervaldatum van de aanmaning en de vervaldatum van de vervallen facturen. Aanmaning per Locatie & Locatiefilter: Indien er enkel aanmaningen dienen afgeprint te worden voor vervallen facturen van een bepaalde locatie, kunnen deze met het Locatiefilter veld gefilterd worden. Enkel posten met vervallen saldi: Indien er enkel openstaande posten toegevoegd mogen worden waarvan de vervaldatum voor de bovenstaand ingegeven documentdatum ligt, wordt dit veld geactiveerd.

© 2011 Carya Group

20

Klik OK om de batchverwerking uit te voeren. Navision creëert automatisch alle aanmaningen volgens de geplaatste filters. Om een bepaalde aanmaning uit de lijst te bekijken, kunt u de gewenste aanmaning selecteren en via [Shift]+[F5] de aanmaningskaart openen. In onderstaand voorbeeld kunt u zien dat het om een eerste aanmaning gaat.

Aanmaning

© 2011 Carya Group

21

De voorgestelde Aanmaningsniveau teksten kunnen voor verzenden nog aangepast worden. Het is nog mogelijk om voor verzending het aanmaningsniveau te wijzigen naar een ander niveau. Automatisch zal dan ook de tekst gewijzigd worden. Om het niveau aan te passen, is het nodig om onderaan de knop “functies” – Aanmaningstekst bijwerken te kiezen:

Automatisch verschijnt volgend scherm waar het aanmaningsnummer reeds ingevuld is:

Aanmaningstekst bijw erken

© 2011 Carya Group

22

Via de tab Opties kunnen we dan een aanmaningsniveau kiezen. Initieel staat hier aanmaningsniveau 0 maar dit kan gewijzigd worden naar het gewenste niveau. De tekst op de aanmaning wordt dan ook gewijzigd naar de tekst van dat niveau.

Aanmaningstekst bijw erken

© 2011 Carya Group

23

1.6 Aanmaningen verzenden Nadat de aanmaningen gecreëerd zijn geweest en eventueel gewijzigd, kan de controlelijst worden afgedrukt of de aanmaningen kunnen worden verzonden.

1.6.1 Controlelijst afdrukken Een controlelijst is een document waarmee een voorbeeld van de aanmaning kan bekeken worden voordat deze verzonden wordt. De controlelijst wordt als volgt afgedrukt: Klik vanuit een aanmaning of vanuit het aanmaningen overzicht op de knop Boeken Controlelijst. Indien er enkel geselecteerde aanmaningen afgedrukt moeten worden, kan er een filter ingesteld worden in het Nr. veld met de gewenste aanmaningsnummers.

Aanmaning

Indien er een controlelijst moeten worden opgemaakt voor alle aanmaningen, dient de filter op het Nr. veld leeg te worden gelaten. Klik op de Afdrukken knop om de volledige lijst af te drukken of op de Voorbeeld knop om de lijst op het scherm weer te geven.

© 2011 Carya Group

24

1.6.2 Aanmaningen verzenden Nadat de aanmaningen aangemaakt zijn en eventueel gecontroleerd, kunnen de aanmaningen verzonden worden. De stappen om aanmaningen te verzenden: Klik vanuit een aanmaning of vanuit de aanmaningenlijst op de knop Boeken - Verzenden. Indien er slechts enkele aanmaningen verstuurd dienen te worden, kan er op het tabblad Aanmaning een filter geplaatst worden. Indien alle aanmaningen uit de lijst verzonden dienen te worden, moet het veld Nr. op het tabblad leeg zijn.

Aanmaningen verzenden

Op het tabblad opties kunnen nog enkele parameters ingesteld worden.

Aanmaningen verzenden

Afdrukken: Als de aanmaningen afgedrukt dienen te worden van zodra ze in Navision geboekt worden, activeert u het Afdrukken selectievakje. Boekingsdatum vervangen & Boekingsdatum: Deze opties kunnen gebruikt worden om de boekingsdatum van de aanmaningen te vervangen door de datum die in het onderstaande veld, boekingsdatum, werd opgegeven.

© 2011 Carya Group

25

1.7 Verzonden aanmaningen De module voor het raadplegen van de verzonden aanmaningen in Navision zijn terug te vinden via Financieel - Financieel - Periodieke Activiteiten - Aanmaningen - Verzonden Aanmaningen . De laatst geopende verzonden aanmaning wordt geopend. Indien we op [F5] drukken, krijgen we een overzicht van al de reeds verstuurde aanmaningen.

Aanmaningen overzicht

Indien we een aanmaning openen dmv [Shift]+[F5], bestaat de mogelijkheid om de aanmaning opnieuw af te drukken. Als we op de knop Afdrukken klikken, verschijnt er een afdrukscherm waar nog een aantal parameters kunnen worden meegegeven. Op het tabblad Aanmaning wordt het huidige aanmaningnr automatisch ingevuld.

Aanmaning

© 2011 Carya Group

26

Om een aanmaning aangetekend te versturen, dient er op de tab Opties het vinkje Aangetekend geactiveerd te worden.

Aanmaning

Op de aanmaning zelf wordt het woordje Aangetekend afgedrukt zoals in onderstaand voorbeeld.

Afdrukvoorbeeld

De tekst die afgedrukt wordt op de aanmaning, is afhankelijk van de tekstinstellingen op aanmaningsniveau. Zie puntje Aanmaningsbrieven. Met de optie Print aanmaningsniveau kan het afprinten van het aanmaningsniveau geactiveerd worden. Standaard staat deze optie gedeactiveerd en wordt het aanmaningsniveau afgeprint.

© 2011 Carya Group

27

1.8 Rentefacturen Indien een klant de facturen niet tijdig betaald, kan de concessie de geleden schade recupereren via rentefacturen. De rente wordt berekend op het nog openstaand bedrag en wordt aan het bedrag op de aanmaning bijgeteld. Navision stelt een aantal parameters ter beschikking om dit proces te beheren.

1.8.1 Instellingen 1.8.1.1 Klantinstellingen 1.8.1.1.1 Algemeen Om in de aanmaningen van een klant automatisch extra rente te laten berekenen, is het noodzakelijk om op klantenniveau de Rentefactuurvoorwaarde te specifiëren. Op de Klantenkaart, tab Betaling, kan het Rentefactuurvoorwaarde veld ingevuld worden. Dit gegeven is noodzakelijk voor het rentefactuurproces. Rentefactuurvoorwaarde:

Hier kunt u de code selecteren voor de rentefactuurvoorwaarde die u de klant wilt verlenen. Aan de code hangt een formule vast waarmee de vervaldatum wordt berekend. Deze toegewezen code wordt toegepast wanneer er voor de betreffende klant gefactureerd wordt.

© 2011 Carya Group

28

1.8.1.1.2 Gebruikersrechten Aan het veld Rentefactuurvoorwaarden op de klantenkaart kunnen gebruikersrechten gekoppeld worden. Via Financieel - Instellingen - Gebruikers - Gebruikersinstellingen kan op de gebruiker gefilterd worden. Via de knop Setup User - Form Security - Klantenkaart wordt de klantenrechtenkaart geopend.

© 2011 Carya Group

29

Op de Betaling tab kunnen de gewenste velden gedeactiveerd worden voor de geselecteerde gebruiker. Dit houdt in dat de gebruiker de klantinstellingen wel kan raadplegen maar niet wijzigen. De velden staan op de klantenkaart, voor deze gebruiker, uitgegrijsd.

Klantenkaart

© 2011 Carya Group

30

1.8.1.2 Rentefactuurinstellingen 1.8.1.2.1 Configuratie De rentefactuurcodes die beschikbaar zijn op de klantenkaart kunnen bepaald worden via Financieel - Financieel - Instellingen - Klanten - Rentefactuurvoorwaarde.

Rentefactuurvoorw aarde

Code: Hier kan een zelfgedefinieerde code opgegeven worden voor de rentefactuurcondities. De code moet uniek zijn en kan maximaal 10 tekens bevatten. Omschrijving: Meer uitleg over de code kan opgegeven worden in het veld Omschrijving. De omschrijving kan maximaal 30 tekens bevatten. Renteberekening: Voor het berekenen van de rentefacturen, kunt u bepalen met welke posten er rekening dient gehouden te worden. Volgende zijn de mogelijkheden: 1. Open posten Enkel openstaande klantenposten worden gebruikt voor de renteberekening. 2. Afgesloten posten Enkel afgesloten klantenposten worden gebruikt voor de renteberekening. 3. Alle posten Zowel de openstaande als de afgesloten klantenposten worden gebruikt voor de renteberekening. Indien er toch gekozen wordt voor de Afgesloten posten, heeft de rente op aanmaningen ook betrekking op gedeeltelijk vereffende posten die te laat betaald werden. Renteberekeningsmethode: Er zijn in Navision 2 methodes beschikbaar met de welke rente kan berekend worden. 1. Gemiddeld dagsaldo Bij de methode gemiddeld dagsaldo wordt rekening gehouden met het aantal dagen dat de betalingstermijn is overschreden. Het veld Renteperiode (Dagen) dient opgegeven te worden voor welke periode het rentepercentage geldt. Rente = restbedrag * (dagen overschreden / renteperiode) * (rentepercentage / 100) 2. Openstaand saldo Bij de methode Openstaand bedrag is de rente een percentage van het restbedrag. Rente = Openstaand Bedrag * (rentepercentage / 100) Rentepercentage: Bij het opgeven van het rentepercentage dient het %-teken weggelaten te worden. Indien het percentage 1.5% bedraagt, geeft u 1,5 op als rentepercentage. Renteperiode (Dagen): Het renteperiode veld wordt gebruikt bij het toepassen van de Gemiddeld dagsaldo methode. Hier geeft u op uit hoeveel dagen dat de periode bestaat.

© 2011 Carya Group

31

Minimumbedrag (LV): Het minimumbedrag refereert naar de minimumrente dat aangerekend dient te worden als de berekende rente lager ligt dan deze ingestelde waarde. Toeslag (LV): Indien er bij het aanmaken van een rentefactuur automatisch een toeslag toegevoegd wenst te worden, kan hier het toeslagbedrag opgegeven worden. Respijtperiode: Op basis van de respijtperiode wordt bepaald wanneer de rentefactuur opgemaakt wordt. De respijtperiode van de eerst rentefactuur wordt berekend op basis van de vervaldatum van de openstaande factuur. De volgende rentefacturen worden dan weer opgemaakt op basis van de vervaldatum van de vorige rentefactuur. Vervaldatumformule: De vervaldatum van de rentefactuur wordt bepaald adhv de opgegeven formule en de documentdatum op de rentefactuur. Regelomschrijving: Het Omschrijving veld kan ook automatisch ingevuld worden op basis van de hier opgegeven parameter. Er zijn een reeks opties reeds beschikbaar: %1 = omschrijving op de klantenpost %2 = documentsoort op de klantenpost %3 = documentnummer op de klantenpost %4 = rentepercentage %5 = bedrag op de klantenpost %6 = restbedrag op de klantenpost %7 = vervaldatum op de klantenpost %8 = valutacode op de rentefactuur Rente boeken: Indien de rente op de rentefactuur automatisch naar een grootboeken klantenrekening geboekt moet worden, schakelt u het selectievakje in. Toeslag boeken: Als er gebruikt is gemaakt van toeslagen en de toeslag automatisch naar een grootboeken klantenrekening geboekt moet worden wanneer de factuur verzonden wordt, schakelt u het selectievakje in.

© 2011 Carya Group

32

1.8.1.2.2 Rentefactuurteksten Aan elke rentefactuurconditie kan een rentefactuurtekst gekoppeld worden. Er kan, net zoals bij de aanmaningsteksten, zowel een begin- als eindtekst gedefinieerd worden die op de rentefactuur opgenomen wordt. De teksten kunnen geconfigureerd worden: Via Financieel - Financieel - Instellingen - Klanten - Rentefactuurvoorwaarden. Selecteer de gewenste conditie en klik vervolgens op de knop Voorwaarde - Begintekst/ Eindtekst, afhankelijk van de soort tekst dat ingesteld wenst te worden.

Geef één of meerdere tekstregels op in het tekstveld. Elke regel kan maximaal 100 tekens bevatten. Er kunnen ook bepaalde variabelen gebruikt worden in de tekst, die op het moment van afdruk door de betreffende gegevens vervangen dienen te worden. Volgende vooraf gedefinieerde opties zijn beschikbaar: %1 = documentdatum (vanaf de rentefactuur) %2 = vervaldatum (vanaf de rentefactuur) %3 = rente % (vanaf de rentefactuurconditie) %4 = restbedrag (vanaf de rentefactuur) %5 = rentebedrag (vanaf de rentefactuur) %6 = toeslag (vanaf de rentefactuur) %7 = totaal (restbedrag + rentebedrag + toeslag + BTW) %8 = valutacode (vanaf de rentefactuur) %9 = boekingsdatum (vanaf de rentefactuurkop)

© 2011 Carya Group

33

1.9 Rentefacturen aanmaken De module voor het aanmaken van rentefacturen in Navision is terug te vinden via Financieel Financieel - Periodieke Activiteiten - Rentefacturen - Rentefacturen.

1.9.1 Handmatige creatie Het aanmaken van rentefacturen is in Navision vergelijkbaar met het aanmaken van de andere documenten. Er is altijd een header aanwezig en één of meerdere lijnen. Stappen die ondernomen moeten worden voor het handmatig creëren van rentefacturen: Creëer nieuwe rentefactuur met [F3] en [Enter].

Rentefactuur

Typ in het veld Klantnr. het nummer van de betrokken klant of kies een klant uit de lijst via [F6]. Klik op de knop Functies - Rentefactuur aanmaken. Het aanvraagformulier voor de batchverwerking wordt geopend. In het klantnummer wordt automatisch de gekozen klantnummer van de aanmaningkaart overgenomen en zal er ook enkel voor deze klant gecontroleerd worden of er een rentefacturen gecreëerd dient te worden. Door dit veld leeg te laten zal er de controle gebeuren voor al de openstaande documenten.

Rentefactuur aanmaken

© 2011 Carya Group

34



Boekingsdatum: In het boekingsdatum veld kan er opgegeven worden welke datum als boekingsdatum gebruikt dient te worden op de kop van de aanmaning tijdens de batchverwerking. Dit wordt dan ook de boekingsdatum die op de aanmaning wordt afgedrukt. Documentdatum: De documentdatum bepaalt de documentdatum van de rentefactuur tijdens de batchverwerking. Op basis van deze datum wordt de vervaldatum voor de rentefactuur berekend. Aan de hand van deze datum wordt ook beslist welke klantenposten als rentefactuurregels moet worden ingevoegd. Klik OK en Navision zal de nodige rentefacturen creëren voor de ingestelde klant.

© 2011 Carya Group

35

1.9.2 Automatische creatie 1.9.2.1 Via rentefactuur module Er bestaat in Navision de mogelijkheid om automatisch rentefacturen te genereren voor alle klanten. De stappen die ondernomen moeten worden voor het automatisch genereren van rentefacturen: Klik in het venster Rentefactuur op Functies - Rentefacturen aanmaken. Het aanvraagformulier voor de batchverwerking Rentefacturen aanmaken wordt geopend. Indien rentefacturen gecreëerd wensen te worden voor alle klanten, dient het Nr. veld leeg te worden gelaten.




Boekingsdatum: In het boekingsdatum veld kan er opgegeven worden welke datum als boekingsdatum gebruikt dient te worden op de kop van de aanmaning tijdens de batchverwerking. Dit wordt dan ook de boekingsdatum die op de aanmaning wordt afgedrukt. Documentdatum: De documentdatum bepaalt de documentdatum van de rentefactuur tijdens de batchverwerking. Op basis van deze datum wordt de vervaldatum voor de rentefactuur berekend. Aan de hand van deze datum wordt beslist welke klantenposten als rentefactuurregels moeten worden ingevoegd. Klik OK om de batchverwerking uit te voeren. Navision creëert automatisch alle rentefacturen volgends de geplaatste filters. Om een bepaalde rentefactuur uit de aangemaakte lijst te bekijken, kunt u de gewenste rentefactuur selecteren en via [Shift] +[F5] de rentefactuurkaart openen.

© 2011 Carya Group

36

1.9.2.2 Via aanmaningen module In Navision bestaat er ook de mogelijkheid om automatisch rente te berekenen en renteposten te genereren bij de creatie en het verzenden van aanmaningen voor een reeks klanten. De stappen die ondernomen moeten worden voor het automatisch berekenen en boeken van rente via de aanmaningen module: Eerst en vooral dient er aangeduid te worden voor welke Aanmaningsvoorwaarde er rente berekend en geboekt dient te worden. Deze voorwaarde kunt u terug vinden via Financieel Financieel - Instellingen - Klanten - Aanmaningsvoorwaarde: Om de rente door te boeken naar de grootboeken klantenrekeningen, dient er het veldje Rente boeken worden aangevinkt op Aanmaningsconditie niveau. Er wordt automatisch een post gecreëerd voor de rentefactuur.


Via de knop Niveaus kunt u definiëren voor welk aanmaningsniveaus er automatisch rente berekend moet worden en of er rente wordt weergegeven op de aanmaning. Dit vinkje zorgt er enkel voor dat de rente berekend wordt en op de aanmaning wordt afgedrukt. Aan de hand van dit vinkje gebeurt er geen automatische boeking.

Aanmaningsniveaus

Bij het verzenden van een aanmaning in Navision zal er, indien bovenstaande instellingen gebeurd zijn, automatisch een rentepost aangemaakt worden. Dit bedrag zal bij het reeds openstaand bedrag geteld worden.

© 2011 Carya Group

37

1.9.2.2.1 Voorbeeld We gaan ervan uit dat de aanmaningsinstellingen reeds gebeurd zijn zoals in voorgaande hoofdstukken beschreven. We creëren een klant RENTE.

Klantenkaart

Op tab Betaling vullen we als betalingsvoorwaarde 0J in. Dit wil zeggen dat de klant de facturen contant dient te betalen. De vervaldatum van de factuur zal dan ook gelijk zijn aan de documentdatum.

© 2011 Carya Group

38

Om de rente automatisch door Navision te laten berekenen, dient het veld Rentefactuurvoorwaarde ingevuld te worden. In ons voorbeeld zullen we de 10% code hiervoor gebruiken. Dit houdt in dat de rente 10% zal bedragen van het openstaande bedrag.

Klantenkaart

In ons voorbeeld zullen de rentefacturen automatisch gegenereerd worden bij het verzenden van de aanmaningen. Navision kan maar aanmaningen voorstellen voor de klanten die voorzien zijn van een bepaalde Aanmaningsvoorwaarde. Deze kan ingevuld worden op de Klantenkaart, tab Betaling in het Aanmaningsvoorwaarde veld.

© 2011 Carya Group

39

Onze nieuwe aangemaakte klant heeft nog geen openstaand saldo. Om deze reden zullen we een Verkooporder wisselstukken aanmaken ter waarde van 605€. Het order valideren we met [F11] zodat het openstaand saldo van de klant op 605€ komt te staan.

Klantenkaart

© 2011 Carya Group

40

Indien we nu het automatische aanmaningenbatch in Navision laten lopen, zal er voor de RENTE klant een aanmaningsbrief gecreëerd worden. Dit doen we via Financieel Financieel - Perdiodieke activiteiten - Aanmaningen - Aanmaningen.

© 2011 Carya Group

41

De laatst geopende aanmaningenkaart verschijnt. Om de lijst te bekijken drukt u [F5]. Dit Via de knop Functies -Aanmaningen aanmaken, zal de automatische detectie lopen. Indien u geen klantenfilter plaatst, zal Navision al de openstaande klantenposten doorlopen. In ons voorbeeld zijn we enkel geïnteresseerd in de openstaande posten van onze RENTE klant. Om deze reden plaatsen we een filter in het nummer veld van het detectiescherm.

Aanmaningen aanmaken

Op de Optie tab vult u vandaag als boekingsdatum. Deze datum zal ook de boekingsdatum zijn die op de kop van de aanmaning weergegeven wordt. Het veld Documentdatum wordt gebruikt voor het berekenen van de vervaldatum van de aanmaning. Op basis van dit veld wordt ook de rente berekend en het wordt ook gebruikt als referentiedatum voor het ophalen van de vervallen facturen. In ons voorbeeld werd de datum gezet op 28/10/10. Er zijn in Navision 2 methodes beschikbaar met welke de rente in deze set rentecondities kan berekend worden. 1. Gemiddeld dagsaldo Bij de methode gemiddeld dagsaldo wordt rekening gehouden met het aantal dagen dat de betalingstermijn is overschreden. Het veld Renteperiode (Dagen) dient opgegeven te worden voor welke periode het rentepercentage geldt. Rente = restbedrag * (dagen overschreden / renteperiode) * (rentepercentage / 100) 2. Openstaand saldo Bij de methode Openstaand bedrag is de rente een percentage van het restbedrag. Rente = Openstaand Bedrag * (rentepercentage / 100) In ons voorbeeld werd er gekozen voor de Gemiddeld dagsaldo methode. De rente zal berekend worden over 61 dagen. Dus van 28 oktober 2010 tot 28 december 2010. Indien we de formule toepassen: Rente = restbedrag * (dagen overschreden / renteperiode) * (rentepercentage / 100) = 605,00 * (61 dagen / 365) * (10/100) = 10.11 €

Aanmaningen aanmaken

© 2011 Carya Group

42

Druk op OK. In de aanmaningenlijst werd er een aanmaning gecreëerd voor de RENTE klant.

Aanmaningsoverzicht

Indien we aanmaningenkaart openen met [Shift]+[F5], kunnen we zien dat de berekende rente reeds te zien is op de aanmaning.

Aanmaning

© 2011 Carya Group

43

Via de knop Boeken - Controlelijst kunnen we een voorbeeld aanmaning opvragen. Hier is dus duidelijk te zien dat het rentebedrag toegevoegd werd.

Op de klantenkaart wordt bij het verzenden van de aanmaning ([F11]) het openstaande klantensaldo vermeerderd met de berekende rente.

© 2011 Carya Group

44

Bij het versturen van de aanmaning wordt de rente berekend en automatisch geboekt. De verzonden aanmaning kan teruggevonden worden via Financieel - Financieel Periodieke Activiteiten - Aanmaningen - Verzonden Aanmaningen.

Aangezien er extra rente berekend werd, werd bij het boeken van de aanmaning ook een boekhoudkundige verwerking gedaan. Indien we op de verzonden aanmaning klikken op de knop Navigeren, verschijnt onderstaand scherm en kan er gecontroleerd worden welke posten er gecreëerd werden. Op de klantenkaart kunt u zien dat het verschuldigde bedrag verhoogd werd met 10,11€.

© 2011 Carya Group

45

De rekening dat gebruikt wordt, is terug te vinden op klantboekingsgroep niveau. Deze vindt u terug onder Financieel - Financieel - Instellingen - Boekinggroepen Klantboekingsgroepen. Hier kunt u voor de verschillende klantboekingsgroepen de gewenste renterekening specifiëren.

Klantboekingsgroepen

© 2011 Carya Group

46

1.10 Klantenopvolging 1.10.1 Instellingen Om de klantenopvolging te activeren dienen er eerst een aantal instellingen te gebeuren. Deze instellingen kunt u terug vinden via Relatiebeheer - Prospectie - Instellingen Relatiebeheerinstellingen, tab Defaults. De velden Standaard campagne nr. klanten contact en Standaard klant resultaatcode dienen ingevuld te zijn.

Contact management setup

Bij de activatie van de debiteuren module worden de nodige instellingen uitgevoerd.

© 2011 Carya Group

47

1.10.2 Klantenkaart 1.10.2.1 Klantencontacten crëeren en opvolgen Indien er voor een klant openstaande facturen bestaan, dient deze klant aangeschreven te worden. Indien de klant, na het vervallen van de eerste aanmaning, nog steeds zijn openstaande posten niet vereffend heeft, kan men overgaan naar het versturen van de tweede aanmaning. In deze tussenperiode is het aangeraden de debiteur meermaals te contacteren, en de verschillende handelingen in Navision te registreren. Dit in de vorm van klantencontacten. Op de klantenkaart is er hiervoor een tab Contacten toegevoegd. Via deze tab kunnen de ondernomen activiteiten, in het kader van het debiteurenbeheer, voor de klant geregistreerd worden. Een aantal activiteiten worden via automatische processen gecreëerd.

Klantenkaart

In het bovenstaande voorbeeld kunt u zien dat de RENTE klant reeds een eerste aanmaning ontvangen heeft en dat er een vervolgactiviteit bestaat. Indien de activiteit uitgegrijsd is, betekent het dat deze activiteit volledig afgehandeld is. In het andere geval gaat het om een geplande activiteit die nog niet uitgevoerd is. Onze RENTE klant heeft reeds een eerste aanmaning ontvangen maar dient dus nog telefonisch gecontacteerd te worden. Indien de instellingen correct gebeurd zijn, wordt er bij het versturen van een aanmaning automatisch de Versturen Aanmaning activiteit gecreëerd en afgesloten. Ook de Telefonisch Contact activiteit worden aangemaakt. Deze activiteit wordt niet afgesloten omdat deze activiteit nog uitgevoerd dient te worden.

© 2011 Carya Group

48

Hoe kunt u deze openstaande activiteit afsluiten? Indien u de klant in de tussenperiode gecontacteerd heeft, kan dit geregistreerd worden in Navision door de overeenkomstige activiteit af te sluiten of een vervolgactiviteit in te plannen. Dit kunt u doen door de openstaande activiteit te selecteren op de knop Contact afwerken te klikken.

Klantenkaart

© 2011 Carya Group

49

Het onderstaande scherm verschijnt. Hier kunt u beslissen als u de activiteit wilt opvolgen of enkel afsluiten zonder vervolgactiviteit.

Afsluiten activiteit

© 2011 Carya Group

50

Activiteit afsluiten zonder vervolg: Om de activiteit volledig af te sluiten kiest u in het Contact resultaat code veld voor de DEBTOR code. Eventueel kan er kort nog commentaar geformuleerd worden. Hierna kiest u voor de knop Afsluiten. Het scherm sluit automatisch en de klantenkaart wordt geopend. De afgesloten activiteit verschijnt nu in het grijs. Vervolgactiviteit inplannen: 1. Om de activiteit op te volgen kiest u in het Contact resultaat code veld een gepaste contactresultaatcode.

Contactresultaten

© 2011 Carya Group

51

2. In het onderste deel van het Afsluiten activiteit scherm, vult u het Vervolg contact en datum in. Hierna kiest u voor de knop Afsluiten. Het scherm sluit automatisch en de klantenkaart wordt geopend. De afgesloten activiteit verschijnt nu in het grijs en er is een nieuwe, openstaande activiteit aangemaakt.


© 2011 Carya Group

52

Hoe kunt u een nieuw contact aanmaken? Om een nieuw contact te creëren voor een bepaalde klant, zonder dat er een opvolging van een voorgaande activiteit aan te pas komt, klikt u op de Nieuw Contact knop. Volgend scherm wordt geopend.

Contact maken

De klantengegevens, standaard debiteuren Campagnenr en datum zijn reeds ingevuld. De gewenste activiteit dient ingevuld te worden in het Soort veld. Ook Starttijd en Eindtijd horen ingevuld te zijn vooraleer de Voltooien knop geactiveerd wordt. Indien deze velden ingevuld zijn, wordt de Voltooien knop actief. Bij het voltooien van de creatie wordt de activiteit gecreëerd en is hij klaar om opgevolgd te worden. De nieuwe activiteit verschijnt in het Contacten tabblad en worden gesorteerd op datum. De meest recente activiteiten zullen bovenaan verschijnen.

© 2011 Carya Group

53

1.10.2.2 Agenda Op de Klantenkaart, tab Contacten, kan er via de knop Agenda de persoonlijke agenda in Navision geraadpleegd worden. Al de ondernomen activiteiten, openstaand of afgesloten, worden hierin weergegeven.

Agenda

© 2011 Carya Group

54

1.10.2.2.1 Kalender Het Kalender gedeelte staat bovenaan links in het Agenda venster. In de Kalender kan er genavigeerd worden naar een andere datum en ziet u in één oogopslag hoeveel activiteiten er gepland zijn per dag.

Kalender

Bovenaan links bestaat de mogelijkheid om de maand en het jaar aan te passen door in deze velden een andere waarde in te geven of te selecteren. Er kan ook naar de volgende of vorige maand gaan door op de pijltjes te klikken.

Via deze knop kan er in 1 klik naar de huidige dag gaan.

Met de nodige rechten kunnen de agenda's van andere gebruikers bekeken worden. Dit is mogelijk door in het gebruikersveld een andere gebruiker te kiezen door op het pijltje te klikken. De naam van de gebruiker verschijnt dan in het veld ernaast. In de kalender worden al de dagen van de geselecteerde maand opgedeeld in weken. Per week is het weeknummer zichtbaar en bovenaan de kalender zijn de dagen. In de dag velden is er ook zichtbaar hoeveel activiteiten gepland zijn die dag. Indien er minstens 1 openstaande activiteit is zal het aantal in het groen te zien zijn. Indien alle activiteiten voor die dag afgesloten zijn staat dit aantal aangeduid in het zwart. De huidige dag is aangeduid in het lichtblauw.

© 2011 Carya Group

55

De niet actieve dagen worden aangeduid in de kleur die zelf gedefinieerd zijn via Financieel Personeel - Instellingen - Afwezigheidsredenen.

De afwezigheden worden ingegeven via Financieel - Personeel - Afwezigheidsregistratie. Om dit te kunnen zien in de agenda van de gebruiker, kan ervoor gezorgd worden dat de werknemer gelinkt is aan een gebruiker. Dit kunt u doen via Financieel - Personeel - Werknemers, tabblad Algemeen, veld User ID.

© 2011 Carya Group

56

1.10.2.2.2 Knoppen Rechts van de kalender zijn 5 knoppen voorzien: Outlook: Via deze knop kan u de activiteiten uit de agenda synchroniseren met de Outlook agenda. Selecteer eerst het contact dat u wilt synchroniseren in het tabblad Geselecteerde datum of Open tot Datum. Daarna klikt u op de knop Outlook. Volgend venster verschijnt.

Appointment in Outlook

In dit venster kan u zien dat de activiteit is aangemaakt in de Outlook agenda. Prospecten: Via deze knop kan u navigeren naar de Prospect kaart.

© 2011 Carya Group

57

Contact afwerken: Als er in de agenda een activiteit geselecteerd wordt, kan u via deze knop de activiteit afsluiten. Het venster Afsluiten activiteit verschijnt.


© 2011 Carya Group

58

Nieuw contact: Via deze knop kan er een nieuw contact aangemaakt worden via een wizard. Volgend venster verschijnt:

Taak maken

De in te vullen velden zijn: Naam: Door op de knop met het vergrootglas te klikken, kan de gewenste klant gekozen worden uit de verschenen lijst. Campagnenr.: In het campagnenr veld kan de nodige campagne gekozen worden waar de gewenste activiteiten aan gelinkt zijn. Soort van de taak: De gewenste activiteit die ondernomen zal worden kan hier gedefinieerd worden. Startdatum van de taak: De startdatum waarop de activiteit gepland is en dus ook in de agenda zal verschijnen. Starttijd van de taak: Het uur waarop de activiteit start. Eindtijd van de taak: De tijd waarop de activiteit eindigt. CRM verantwoordelijke: De persoon aan wie de activiteit is toegewezen. Commentaar: Eventuele commentaar.

Taak maken

© 2011 Carya Group

59

Indien al deze velden ingevuld zijn wordt de Voltooien knop actief. Bij het klikken op Voltooien zal de activiteit aan de agenda toegevoegd worden. Indien de Outlook synchronisatie actief zal de aangemaakte activiteit automatisch aan de Outlook agenda worden toegevoegd. Beschikbare voertuigen: Via deze knop is de lijst van voertuigen beschikbaar.

Onderaan in het Agenda venster zijn ook nog 3 knoppen voorzien: Activiteiten herplannen: Via deze functie kan u alle openstaande activiteiten van een bepaalde dag herplannen naar een andere verantwoordelijke, een andere datum of beide. Volgend venster wordt getoond:

Activiteiten herplannen - Activiteit

Via het tabblad Opties kan gekozen worden naar welke datum en/of verantwoordelijke de activiteiten herplannen dienen te worden.

Activiteiten herplannen - Opties

Door op OK te drukken worden de activiteiten herpland. Let wel: De activiteiten kunnen ook rechtstreeks aangepast worden via het tabblad ‘Geselecteerde Datum’ door het datum veld rechtstreeks aan te passen. Indien de activiteit reeds afgesloten werd, kan de datum niet meer gewijzigd worden.

© 2011 Carya Group

60

Afdruk: Via deze knop kan er een lijst van agendapunten (activiteiten) afgedrukt worden. Via het tabblad Activiteit kan er een selectie van activiteiten gemaakt worden door bepaalde filters toe te passen.

Afdruk

© 2011 Carya Group

61

Outlook item tonen: Via deze knop kan de afspraak bekeken worden zoals deze in Outlook staat.

Appointment in Outlook

Prospect kaart: Via deze knop wordt de Prospect kaart geopend. Contact afwerken: Indien een activiteit afgerond is, kan deze worden afgewerkt via de knop Contact afwerken. Onderstaand scherm verschijnt:


© 2011 Carya Group

62

Opmerkingen: Via deze knop kunnen opmerkingen toegevoegd en bekeken worden. Volgend venster wordt geopend:

Algemeen contact commentaar

© 2011 Carya Group

63

1.10.2.2.3 Selectievelden

Onder de knoppen rechts in het venster heeft u de mogelijkheid om activiteiten via een bepaalde selectie te selecteren. De velden waarop u kan selecteren zijn: Naam: Een naam of een gedeelte van een naam kan opgegeven worden. Indien er meerdere resultaten voldoen aan deze zoekcriteria, zal navision een lijst met de verschillende mogelijkheden tonen. Uit deze lijst kan dan een keuze gemaakt worden. Uiteindelijk zal deze filter op de agenda toegepast worden en zijn enkel de activiteiten, die voor deze klant ondernomen werden, zichtbaar in de agenda. Voornaam: Een voornaam of een gedeelte van een voornaam kan opgegeven worden. Indien er meerdere resultaten voldoen aan deze zoekcriteria, zal navision een lijst met de verschillende mogelijkheden tonen. Uit deze lijst kan dan een keuze gemaakt worden. Uiteindelijk zal deze filter op de agenda toegepast worden en zijn enkel de activiteiten, die voor deze klant ondernomen werden, zichtbaar in de agenda. Chassisnr.: Een chassisnummer of een gedeelte van een chassisnummer kan opgegeven worden. Indien er meerdere resultaten voldoen aan deze zoekcriteria, zal navision een lijst met de verschillende mogelijkheden tonen. Uit deze lijst kan dan een keuze gemaakt worden. Uiteindelijk zal deze filter op de agenda toegepast worden en zijn enkel de activiteiten, die voor de bestuurder van het voertuig ondernomen werden, zichtbaar in de agenda. Nr. plaat: Een nummerplaat of een gedeelte van een nummerplaat kan opgegeven worden. Indien er meerdere resultaten voldoen aan deze zoekcriteria, zal navision een lijst met de verschillenden mogelijkheden tonen. Uit deze lijst kan dan een keuze gemaakt worden. Uiteindelijk zal deze filter op de agenda toegepast worden en zijn enkel de activiteiten, die voor de bestuurder van het voertuig ondernomen werden, zichtbaar in de agenda. Offertenr.: Een offertenummer (van een SA3 offerte) of een gedeelte van een offertenummer kan opgegeven worden. Indien er meerdere resultaten voldoen aan deze zoekcriteria, zal navision een lijst met de verschillenden mogelijkheden tonen. Uit deze lijst kan dan een keuze gemaakt worden. Uiteindelijk zal deze filter op de agenda toegepast worden en zijn enkel de activiteiten, die voor de persoon gekoppeld aan de offerte ondernomen werden, zichtbaar in de agenda. Prospect nr.: Een prospectnummer of een gedeelte van een prospectnummer kan opgegeven worden. Indien er meerdere resultaten voldoen aan deze zoekcriteria, zal navision een lijst met de verschillende mogelijkheden tonen. Uit deze lijst kan dan een keuze gemaakt worden. Uiteindelijk zal deze filter op de agenda toegepast worden en zijn enkel de activiteiten, die voor de persoon ondernomen werden, zichtbaar in de agenda.

Bij het selecteren van een bepaalde activiteit wordt het veld Geselecteerde prospect, automatisch, ingevuld. Indien u de selectie in de volledige agenda wenst door te voeren, kan er op de knop Filter Prospect geklikt worden. In de agenda zijn dan enkel de activiteiten voor deze klant getoond. Naast de Filter prospect knop wordt er ook nog een vinkje actief. Dit vinkje geeft aan als er op de agenda een filter actief is.

© 2011 Carya Group

64

1.10.2.2.4 Activiteiten Een lijst van de geplande activiteiten kunnen ook bekeken worden via tab Geselecteerde Datum en Open tot Datum. De tab Werkplaatsplanning biedt de mogelijkheid om de werkplaatsplanning te raadplegen.

Activiteiten

Tabblad Geselecteerde Datum Afgesloten: Als de activiteit reeds is afgesloten staat in deze kolom een vinkje. Ook staat de volledige lijn dan in het grijs. Campagnenr.: Bevat het campagnenummer waartoe de activiteit behoort. Soort: Bevat het activiteit type. Tekst: Bevat de omschrijving van de activiteit of in geval van een SA3 offerte het nummer van deze offerte. Datum: Bevat de datum waarop de activiteit ingepland is. Van: Bevat het tijdstip waarop de activiteit begint. Tot: Bevat het tijdstip waarop de activiteit eindigt. Evaluatie: Bevat de evaluatie van de activiteit. Outlook volgnr.: Indien de Outlook synchronisatie geactiveerd is staat volgend symbool in deze kolom om aan te duiden dat deze activiteit ook in de Outlook agenda aanwezig is. Door op dit symbool te klikken kan u de activiteit in Outlook openen. Opmerking: Als er aan een bepaalde activiteit opmerkingen hangen staat in deze kolom een vinkje. Door op het vinkje te klikken kunnen de opmerkingen ook bekeken worden. Relatienr.: Bevat het prospect nummer van de prospect. Relatienaam: Bevat de naam en voornaam van de prospect. Bronsoort: Bevat de bron van de activiteit.

Tabblad Open tot Datum Dit tabblad bevat alle openstaande activiteiten tot vandaag. De kolommen die beschikbaar zijn in dit tabblad zijn dezelfde als het tabblad Geselecteerde Datum.

Tabblad Werkplaatsplanning Het tabblad werkplaatsplanning bevat alle activiteiten die gepland zijn in de werkplaatsplanning.

© 2011 Carya Group

65

1.11 Rapport balans en grootboek klant In dit rapport kan u de balans en grootboek gegevens van de klanten afdrukken. U kan verschillende filters en verschillende opties gebruiken om dit rapport aan te passen aan uw noden. Ga naar Financieel – Financieel – Lijsten. Volgend venster verschijnt.

Grootboeklijsten - Afdrukken

Selecteer onderaan Balans en grootboek klant en druk op de knop Afdrukken. Volgend venster verschijnt.

Balans en grootboek klant

In het tabblad Klant heeft u de mogelijkheid om te filteren op de klantenvelden. Standaard zijn volgende filtervelden zichtbaar: Nr. Datumfilter Kostenplaatsfilter Klantboekingsgroep

© 2011 Carya Group

66

U heeft dus de mogelijkheid om te filteren op bepaalde klanten, op een bepaalde periode, op een bepaalde klantboekingsgroep, enz.. In het tabblad Opties kan u de inhoud van het rapport aanpassen.


In de volgende paragrafen worden de verschillende mogelijkheden uitgelegd.

© 2011 Carya Group

67

1.11.1 Type rapport - Balans 1.11.1.1 Inclusief klanten zonder eindbalans Als u een rapport wil afdrukken van de balans per klant, ongeacht of de klanten een eindbalans hebben of niet, dan gebruikt u de instellingen zoals weergegeven in volgend venster.


Type rapport = Balans Excl klanten zonder eindbalans niet aangevinkt Rapportinformatie afdrukken: Als u de gebruikte filters en opties wil afdrukken op het rapport dan duidt u dit vinkje aan. De laatste pagina van het rapport zal dan deze informatie bevatten.

Rapport

Sorteren op: U heeft de mogelijkheid om het resultaat te sorteren op Klant of op Klantboekingsgroep. Duid de gewenste sortering aan. Zorg ervoor dat u in het tabblad Klant een periode heeft ingegeven voor het veld Datumfilter.

© 2011 Carya Group

68

De afdruk ziet er als volgt uit:

Rapport

In deze afdruk ziet u volgende kolommen: Startbalans: Deze balans bevat de saldo’s van voor de geselecteerde periode. Verrichtingen periode: Deze balans bevat de saldo’s van de verrichtingen van tijdens de geselecteerde periode. Balans: Deze balans bevat het totaal van bovenstaande 2 kolommen. Onderaan in dit venster ziet u ook nog eens de saldo’s per klantboekingsgroep.

© 2011 Carya Group

69

1.11.1.2 Exclusief klanten zonder eindbalans Als u een rapport wil afdrukken van de balans per klant, maar enkel de klanten die een eindbalans hebben, dan gebruikt u de instellingen zoals weergegeven in volgend venster.


Type rapport = Balans Excl klanten zonder eindbalans: aangevinkt Rapportinformatie afdrukken: Als u de gebruikte filters en opties wil afdrukken op het rapport dan duidt u dit vinkje aan. De laatste pagina van het rapport zal dan deze informatie bevatten. Sorteren op: U heeft de mogelijkheid om het resultaat te sorteren op Klant of op Klantboekingsgroep. Duid de gewenste sortering aan. Zorg ervoor dat u in het tabblad Klant een periode heeft ingegeven voor het veld Datumfilter.

© 2011 Carya Group

70


Rapport

In deze afdruk ziet u volgende kolommen: Startbalans: Deze balans bevat de saldo’s van voor de geselecteerde periode. Verrichtingen periode: Deze balans bevat de saldo’s van de verrichtingen van tijdens de geselecteerde periode. Balans: Deze balans bevat het totaal van bovenstaande 2 kolommen. Onderaan in dit venster ziet u ook nog eens de saldo’s per klantboekingsgroep.

© 2011 Carya Group

71

1.11.2 Type rapport - Grootboek 1.11.2.1 Standaard Als u een rapport wil afdrukken van het grootboek per klant, dan gebruikt u de instellingen zoals weergegeven in volgend venster.


Type rapport = Grootboek Detailniveau = Standaard Nieuwe pagina per klant: aanvinken indien u een nieuwe pagina wilt zien per klant. Enkel niet vereffende posten: aanvinken indien u enkel de niet vereffende posten wilt zien. Excl klanten zonder eindbalans: aanvinken indien u enkel de klanten met een eindbalans wilt zien. Rapportinformatie afdrukken: Als u de gebruikte filters en opties wil afdrukken op het rapport dan duidt u dit vinkje aan. De laatste pagina van het rapport zal dan deze informatie bevatten. Sorteren op: U heeft de mogelijkheid om het resultaat te sorteren op Klant of op Klantboekingsgroep. Duid de gewenste sortering aan. Zorg ervoor dat u in het tabblad Klant een periode heeft ingegeven voor het veld Datumfilter.

© 2011 Carya Group

72


Rapport

In deze afdruk ziet u per klant het detail van alle posten per klant. U ziet volgende kolommen: Journaal code: Het betreffende journaal/ Debet: Het bedrag in debet. Credit: Het bedrag in credit. Balans: Het balans bedrag Onderaan in dit venster ziet u ook nog eens de saldo’s per klantboekingsgroep.

© 2011 Carya Group

73

1.11.2.2 Gedetailleerd Als u een gedetailleerd rapport wil afdrukken van het grootboek per klant, dan gebruikt u de instellingen zoals weergegeven in volgend venster.


Type rapport = Grootboek Detailniveau = Gedetailleerd Nieuwe pagina per klant: aanvinken indien u een nieuwe pagina wilt zien per klant. Enkel niet vereffende posten: aanvinken indien u enkel de niet vereffende posten wilt zien. VIN niet afprinten: aanvinken indien u ipv de VIN de Nummerplaat, Gebruikers ID of Klantnummer wil zien in de lijst. Als u dit veld aanvinkt wordt het veldje Vervang VIN veld door enabled. Daardoor kan u een keuze maken tussen de veldjes Nummerplaat, GebruikersID en Klantnummer. Excl klanten zonder eindbalans: aanvinken indien u enkel de klanten met een eindbalans wilt zien. Rapportinformatie afdrukken: Als u de gebruikte filters en opties wil afdrukken op het rapport dan duidt u dit vinkje aan. De laatste pagina van het rapport zal dan deze informatie bevatten. Sorteren op: U heeft de mogelijkheid om het resultaat te sorteren op Klant of op Klantboekingsgroep. Duid de gewenste sortering aan. Zorg ervoor dat u in het tabblad Klant een periode heeft ingegeven voor het veld Datumfilter.

© 2011 Carya Group

74


Rapport

In deze afdruk ziet u per klant het detail van alle posten per klant. Deze afdruk bevat meer informatie dan de standaard afdruk hierboven beschreven. U ziet volgende extra kolommen: Extern documentnummer Branch code Department code Chassisnummer/Nummerplaat/Gebruikers ID/Klantnummer Open amount Onderaan in dit venster ziet u ook nog eens de saldo’s per klantboekingsgroep.

© 2011 Carya Group

75

In onderstaand voorbeeld wordt het veld Nummerplaat weergegeven ipv het Chassisnummer.

Rapport

© 2011 Carya Group

76

Handleiding Debiteurenbeheer

Recommend Documents