Werkwijzer Debiteurenbeheer Bbz

Werkwijzer Debiteurenbeheer Bbz

www.divosa.nl

Inhoud Inleiding

3

Hoofdstuk 1 Uitgangspunten debiteurenbeheer Bbz 5 Hoofdstuk 2 Procesinrichting debiteurenbeheer bedrijfskapitaal Bbz 8

Welke procesinrichting past in mijn gemeente?

8

Veelvoorkomende varianten debiteurenbeheer Bbz

9

Debiteurenbeheer en zekerheden

12

Hoofdstuk 3 Debiteurenbeheer bedrijfskapitaal stap voor stap 14

Vaste processtappen

14

Bijzondere situaties

18

Hoofdstuk 4 De rol van de professional 22

Eisen aan de professional

22

De rol van de professional in het proces

22

Hoofdstuk 5 Managementinformatie

27

Hoofdstuk 6 Tips voor succesvol debiteurenbeheer 30

Tips voor de manager

30

Tips voor de professional

32

Bijlage 1

Begrippenlijst 33

Bijlage 2

Processtappen debiteurenbeheer rentedragend bedrijfskapitaal 34

Leeswijzer Voor de professional zijn vooral hoofdstuk 3, 4, het tweede deel van hoofdstuk 6 en bijlage 2 van belang. Hoofdstuk 2, 5 en het eerste deel van hoofdstuk 6 richten zich vooral op de manager.

2

Inleiding Het Besluit bijstandverlening zelfstandigen 2004 (Bbz) geeft zelfstandigen financiële steun en begeleiding om een bedrijf te starten of om een bedrijf door een moeilijke periode te helpen. Het Bbz bevordert duurzame uitstroom uit een bijstandsuitkering en voorkomt instroom in de bijstand, onder andere met leningen voor bedrijfskapitaal. Om de uitvoering van het Bbz te kunnen verantwoorden en betaalbaar te houden moeten die leningen ook worden afgelost. Succesvol debiteurenbeheer is daarvoor cruciaal. Deze werkwijzer zoomt in op het beheer van leningen, omdat dat wezenlijk anders is dan reguliere vorderingen van uitkeringen levensonderhoud WWB. Debiteurenbeheer bedrijfskapitaal Bbz heeft een harde en zachte kant en vraagt om inzet van verschillende disciplines, specialismen en vaardigheden. De werkwijzer draagt bij aan de ontwikkeling van vakmanschap en professionaliteit van iedereen die daarbij betrokken is: klantmanagers, medewerkers debiteurenbeheer en managers.

Effectief debiteurenbeheer is onmisbaar bij de uitvoering van het Bbz. Wat aan de achterkant minder geïnd wordt, kan aan de voorkant minder geïnvesteerd worden in nieuwe starters of ondernemers met tijdelijke geldproblemen. Dat blijkt zowel uit het rapport ‘Bbz 2004: uit het startblok’1 als uit de handreiking ‘Haal meer uit het Bbz’.2 Het verstrekken van bedrijfskapitaal brengt altijd een zeker risico met zich mee: misschien redt de ondernemer het toch niet of ontwikkelt de markt zich ongunstig. Daadkrachtig optreden en terugvorderen bij betalingsachterstand vergroot dan de kans dat de gemeente het geld doelmatig kan besteden.

Gemeenten besteedden vaak weinig aandacht aan debiteurenbeheer… Toch richtten gemeenten zich vroeger vaak meer op de verstrekking van voorzieningen dan op het terugvorderen van geld. De nadruk lag op de voorkant van het proces en minder op de achterkant. Dat had volgens veel gemeenten te maken met de eisen aan de behandeling van aanvragen die de Algemene wet bestuursrecht (Awb) stelt, met onderbezetting op de afdeling en met het kleine financiële risico dat gemeenten lopen bij de verstrekking van bedrijfskapitaal.

…maar maken nu een inhaalslag Uit bovengenoemde publicaties bleek ook dat veel gemeenten nu een flinke inhaalslag maken of al hebben gemaakt door debiteurenbeheer een nadrukkelijke plek binnen de uitvoering van het Bbz te geven. Het is immers niet acceptabel dat zelfstandigen bij gemeenten beter af zijn dan bij banken, doordat gemeenten minder goed in de gaten houden of ze hun de rente- en aflossingsverplichtingen nakomen. Het gaat om publieke middelen waarmee gemeenten zorgvuldig moeten omspringen. De wetgever wil daarom misschien al in 2013 een bonus-malusregeling introduceren voor het onderdeel bedrijfskapitaal van de Bbz-declaratie aan het Rijk.

De werkwijzer versterkt vakmanschap en methodisch werken Voor de professionalisering van debiteurenbeheer is methodisch werken van groot belang. In de handreiking ‘Haal meer uit het Bbz’ is daar al aandacht aan geschonken. Deze werkwijzer maakt een verdiepingsslag en richt zich daarbij zowel op professionals als op managers. Om het vakmanschap van professionals te versterken wordt het proces debiteurenbeheer Bbz stap voor stap doorgenomen en de rol van de professional bij elk van die stappen belicht. De werkwijzer helpt managers de inrichting van het debiteurenbeheer Bbz kiezen die het best bij hun eigen organisatie past.

1 ‘Bbz 2004: uit het startblok’ (Ecorys 2011), in opdracht van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid. 2 Handreiking ‘Haal meer uit het Bbz (meer rendement voor gemeenten bij de uitvoering van het Besluit bijstandverlening zelfstandigen 2004)’ (Stimulansz 2012), in opdracht van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid en de VNG. 3

Ook wordt aandacht besteed aan de managementinformatie die noodzakelijk is voor sturing en vroegtijdige signalering van problemen. Het afsluitende hoofdstuk geeft beide groepen tips op basis van de succesvolle uitvoeringspraktijk van gemeenten.

De werkwijzer bundelt ervaring van onderzoekers en gemeenten Voor de werkwijzer is gebruik gemaakt van de ervaringen die onderzoekers hebben opgedaan bij het opstellen van de handreiking ‘Haal meer uit het Bbz’. Daarnaast leverden de gemeenten Eindhoven, Groningen, Hilversum, Leeuwarden, Nijmegen en Rotterdam een bijdrage in de vorm van verdiepende interviews. Vertegenwoordigers van de gemeenten Alkmaar, Arnhem, ROZ Twente en Utrecht fungeerden als begeleidingscommissie die feedback leverde op eerdere versies van deze publicatie. Vertegenwoordigers van Divosa en de VNG hebben de werkwijzer ook inhoudelijk beoordeeld.

De werkwijzer wordt aangepast aan praktijkervaringen en nieuwe ontwikkelingen Deze werkwijzer debiteurenbeheer is een eerste aanzet tot het vastleggen van vakmanschap van professionals en managers op het gebied van debiteurenbeheer bedrijfskapitaal. Dit document wordt verfijnd op grond van bijeenkomsten over dit onderwerp en bijgewerkt als er zich ontwikkelingen voordoen die invloed hebben op het debiteurenbeheer. Correcties en aanvullingen vanuit de uitvoeringspraktijk zijn van harte welkom. Stuur je feedback naar [email protected].

4

Hoofdstuk 1 Uitgangspunten debiteurenbeheer Bbz Dit hoofdstuk belicht doel, doelgroepen, voorzieningen en vorderingen van het Bbz. Ook worden enkele centrale begrippen gedefinieerd.

Doel en doelgroepen van het Bbz Het Bbz geeft zelfstandigen financiële steun en begeleiding om een bedrijf te starten of om een bedrijf door een moeilijke periode te helpen. Het Bbz is bedoeld voor vier doelgroepen: startende ondernemers, gevestigde ondernemers, oudere ondernemers en ondernemers die hun bedrijf willen beëindigen. In deze werkwijzer belichten we alleen startende en gevestigde ondernemers (omdat alleen die doelgroepen een rentedragend bedrijfskapitaal kunnen krijgen waarvan het debiteurenbeheer in deze werkwijzer centraal staat).

Bbz voor startende ondernemers: re-integratie Voor startende ondernemers is het doel van de Bbz-ondersteuning re-integratie: uitstroom uit een bijstands- of werkloosheidsuitkering en een verantwoorde start als zelfstandige. De financiële ondersteuning (bijvoorbeeld voor productontwikkeling, aankoop van goederen, noodzakelijke inventaris of materieel) en begeleiding moet het bedrijf levensvatbaar maken. Dat wil zeggen dat het bedrijf, eventueel samen met andere inkomstenbronnen, voldoende inkomen oplevert om te voorzien in de noodzakelijke bestaanskosten van het gezin van de zelfstandige en om het bedrijf in stand te houden.

Bbz voor gevestigde ondernemers: beroep op bijstand voorkomen Voor gevestigde ondernemers is het Bbz een sociaal financieel vangnet. Het overbrugt een moeilijke periode waarna de ondernemers weer zelfstandig in hun eigen levensonderhoud kunnen voorzien. De ondersteuning biedt hen het bestaansminimum en voorkomt zo dat ze instromen in een (bijstands)uitkering. Het Bbz helpt gevestigde zelfstandigen ook bij de ontwikkeling van hun bedrijf en voorkomt dat bedrijven failliet gaan. Het is daarmee ook een instrument om de lokale economie te stimuleren.

Debiteurenbeheer Bbz Debiteurenbeheer Bbz is het sluitstuk van het proces dat begint met een aanmelding of aanvraag voor ondersteuning en meestal wordt vervolgd met screening en diagnose (welke voorziening is geschikt gezien de situatie, het inkomen en vermogen van de zelfstandige?) en het al dan niet toekennen van de voorziening. Deze werkwijzer belicht niet hoe klantmanagers bij het Bbz een financiële voorziening toekennen, welke keuzes ze maken, hoe ze selecteren, welke rol het levensvatbaarheidonderzoek speelt en hoe ze afwegen welke voorziening passend is. Het gaat hier om het vervolg, het debiteurenbeheer. Wel komen zaken aan de orde in deze eerste stappen van het proces die effectief debiteurenbeheer mogelijk maken (vestiging en actualisering van pandrecht) of vergemakkelijken (vroegtijdige voorlichting aan debiteuren over de achterkant van het proces). Debiteurenbeheer Bbz bestaat uit alle invorderingsactiviteiten van de gemeente of het samenwerkingsverband in het kader van de uitvoering Bbz: > de terugvordering van uitkeringen levensonderhoud, voor zover deze tot een te hoog bedrag zijn uitbetaald; > de aflossing en rentebetalingen van toegekende bedrijfskapitalen; > de terugvordering van bedrijfskapitalen voor zover die zijn opgeëist of opeisbaar zijn; > de terugbetaling van vorderingen die zijn ontstaan wegens uitwinning door de bank van de borgtocht die de gemeente aan de bank heeft verleend (bedrijfskapitaal in de vorm van borgtocht). 5

Voorzieningen en vorderingen Bbz Bij het debiteurenbeheer Bbz gaat het om de volgende vorderingen en leningen: Terugvordering uitkering voor levensonderhoud > een vordering die overblijft na de definitieve vaststelling van de uitkering voor het levensonderhoud, na afloop van het boekjaar waarin de Bbz-uitkering als renteloze geldlening is verleend. Overige vorderingen > terugvordering van ten onrechte genoten uitkering (bij onjuiste of onvolledige inlichtingen, niet meewerken, onverschuldigde betalingen of toekenning voorliggende voorziening met terugwerkende kracht); > terugvorderen van bedrijfskapitaal dat opeisbaar is gesteld en van de belanghebbende wordt teruggevorderd. Aflossing bedrijfskapitaal > een rentedragende starterslening; > een rentedragende lening aan gevestigde zelfstandigen; > een renteloze lening aan oudere zelfstandigen met veel vermogen. In de WWB is terugvordering een bevoegdheid van het college. Maar waar WWB-vorderingen mogen worden terug gevorderd is dat bij geldleningen van het Bbz verplicht (hoofdstuk VI van het Bbz). Het Bbz wijkt in dit opzicht af van de WWB.

Terugvordering uitkering levensonderhoud Bbz Terugvordering van uitkering levensonderhoud Bbz werkt op dezelfde manier als gewone vorderingen WWB. Er wordt gekeken naar de aflossingsruimte of verrekend. Omdat zelfstandigen meestal geen vast salaris hebben, is vereenvoudigd derdenbeslag vaak niet mogelijk. Bij de invordering moet er rekening mee gehouden worden dat de zelfstandige ook andere aflossingsverplichtingen kan hebben voor het bedrijfskapitaal Bbz of bij de bank. Terugvordering uitkering levensonderhoud na definitieve vaststelling ziet er schematisch als volgt uit:

uitkering levensonderhoud: na definitieve vaststelling

bijstand om niet

teveel genoten: vordering opboeken

invordering: betaalverplichting opleggen of betalingsvoorstel bewaking vordering

zo nodig invorderingsmaatregelen

Op deze vorm van terugvordering gaan we in deze werkwijzer verder niet in.

Aflossing en terugvordering bedrijfskapitaal Bbz Het Bbz heeft dwingende bepalingen voor de terugbetaling van een geldlening voor bedrijfskapitaal: > De zelfstandige moet voldoen aan de opgelegde rente- en aflossingsverplichtingen. > De geldlening is onmiddellijk opeisbaar als de zelfstandige het geld niet op de juiste manier heeft besteed, bij beëindiging of overdracht van het bedrijf en bij surseance of faillissement van de zelfstandige of zijn bedrijf. > De gemeente vordert de geldlening terug als de zelfstandige ook na een tweede aanmaning niet aan zijn verplichtingen voldoet. 6

> Als dat nodig is kan de gemeente gedurende de looptijd van de lening maximaal drie jaar geheel of gedeeltelijk uitstel van betaling geven. Dat gebeurt alleen als de gemeente verwacht dat de zelfstandige daarna weer kan gaan betalen. Bij gedeeltelijk uitstel gaat uitstel van aflossing voor op uitstel van rente. > Als blijkt dat de zelfstandige (na verloop van die drie jaar) lange tijd niet kan betalen, zijn de lening en de achterstallige rente onmiddellijk opeisbaar en vordert de gemeente die van de zelfstandige terug. Bij beëindiging van het bedrijf moet de zelfstandige de lening terugbetalen. Dat kan op verschillende manieren: inbreng in een schuldregeling, terugbetaling bij bedrijfsbeëindiging of tegeldemaking van zekerheden. Gaat een zelfstandige buiten zijn schuld failliet en zijn er onvoldoende middelen om terug te betalen, dan moet de (dan renteloze) lening binnen vijf jaar terugbetaald worden met het inkomen boven de bijstandsnorm. De rest wordt na die vijf jaar kwijtgescholden. In schema: bedrijfskapitaal geldlening na tekenen akte van schuldbekentenis en opvoer in systeem

bewaking vordering

rente en aflossing opboeken en betaalverplichting opleggen

herinnering, aanmaning

onderzoek uitstel

uitstel verlenen (geheel of deel)

opeisen geldlening

opleggen betaalverplichting (na uitstel)

mogelijke procesgang: > zekerheden uitwinnen/tegeldemaken (niet altijd mogelijk, bv. bij hypotheek op huis) > (rest)betaling < betaaltermijn bewaken niet betaald? Wettelijke rente verschuldigd over achterstand > opleggen dwangbevel > beslaglegging (zelf doen of overdragen aan deurwaarder) > beslag en betalingen bewaken

manieren om te voldoen aan de betaalverplichting: > terugbetalen bij bedrijfsbeëindiging > zekerheden uitwinnen/tegeldemaken (hypotheek op huis kan worden voortgezet) > inbrengen in schuldregeling > niet-verwijtbare bedrijfsbeëindiging en onvoldoende middelen? - rest lening renteloos - terugbetaling in 5 jaar met 50% van inkomen > bijstandsnorm - rest na 5 jaar kwijtschelden

Gebruikte benamingen Klant of debiteur In deze werkwijzer worden de begrippen ‘klant’ en ‘debiteur’ gebruikt. Het gaat vaak om dezelfde persoon. Maar niet iedere klant is al een debiteur. En niet iedere debiteur is een klant met een uitkering. Beide begrippen zijn zoveel mogelijk in de juiste context gebruikt.

Zelfstandigenloket Met het begrip ‘zelfstandigenloket’ wordt de specifieke resultaatverantwoordelijke eenheid Bbz bedoeld. Het kan bijvoorbeeld gaan om een afdeling, team, loket of (regionaal) bureau. We geven met de keuze voor deze term geen waardeoordeel over de manier waarop het Bbz wordt uitgevoerd. 7

Hoofdstuk 2 procesinrichting debiteurenbeheer bedrijfskapitaal Bbz Debiteurenbeheer Bbz kan op verschillende manieren worden verdeeld over de disciplines in een gemeente. In dit hoofdstuk komen de vijf meest voorkomende varianten aan de orde, met hun voor- en nadelen. Managers krijgen hierdoor inzicht in een (her)inrichting van het proces die past bij de eigen organisatie. Professionals kunnen er tips aan ontlenen voor een effectieve onderlinge taakverdeling.

Welke procesinrichting past in mijn gemeente? Het belangrijkste voor succesvol debiteurenbeheer is dat aan de volgende eisen wordt voldaan: > Iedereen erkent dat de uitvoering van het Bbz een specialistisch vak is en debiteurenbeheer ook. > De procesinrichting doet recht aan beide specialismen. Hoe dat het best kan gebeuren, hangt af van de beschikbare capaciteit en het budget van de gemeente en van het doel van het debiteurenbeheer. Ook de positionering van het zelfstandigenloket en van de regionale samenwerkingsvorm speelt een rol. Het is niet gezegd dat medewerkers debiteurenbeheer of juist klantmanagers het debiteurenbeheer Bbz moeten verzorgen. Dat hangt namelijk af van de kwaliteiten van de professionals in kwestie. Het Bbz kent een zachte en een harde kant. Juist hier is de combinatie van houding en gedrag van de professional en inhoudelijke kennis van het proces erg belangrijk.

De zachte kant van debiteurenbeheer Bij de zachte kant van debiteurenbeheer zoekt de professional met de debiteur naar een oplossing voor het betalingsprobleem: kan ik uitstel verlenen, de maandelijkse lasten verlagen of een deel van de vordering kwijtschelden? Om tot een oplossing te komen maakt de professional overwegingen op basis van de situatie van de debiteur. Hiervoor is boekhoudkundig en bedrijfseconomisch inzicht nodig en kennis van procedures en weten regelgeving. De professional moet flexibel en meelevend kunnen zijn, zonder gemeentelijke belangen uit het oog te verliezen.

De harde kant van debiteurenbeheer De weten regelgeving omschrijft duidelijk in welke gevallen er teruggevorderd moet worden. In de uitvoering komt het regelmatig tot invorderingsacties. Dat is de harde kant van debiteurenbeheer. Het bewaken van een vordering of stevig inzetten op terugvorderen zijn handelingen die bij de medewerker moeten passen.

Recht doen aan beide aspecten In de praktijk zijn professionals vaak vooral deskundig in één van de twee aspecten van debiteurenbeheer, en beheersen ze het niet in de volle breedte. Vaak hangt de deskundigheid samen met de discipline. Invorderen is immers de core business van terugvorderingsmedewerkers en het beoordelen van inkomenspositie, inkomensperspectief en de Bbz-mogelijkheden is de core business van de klantmanagers Bbz. Het is belangrijk om taken toe te kennen aan medewerkers die er affiniteit mee hebben. Dit kan een gemeente bijvoorbeeld bereiken door een knip in het proces te maken: een scheiding tussen verstrekken van voorzieningen en invorderen. Maar het kan ook zonder knip, door taken toe te wijzen aan de juiste medewerkers. Het is daarbij van groot belang iedereen die betrokken is bij de uitvoering van het Bbz te laten weten hoe de taakverdeling is. Dat geeft duidelijkheid.

8

Veelvoorkomende varianten debiteurenbeheer Bbz Debiteurenbeheer Bbz bestaat uit klantcontacten (frontoffice) en administratieve afhandeling (backoffice). Deze taken kunnen worden uitgevoerd door: > de algemene debiteurenafdeling die ook het debiteurenbeheer WWB, IOAW en IOAZ verricht (front- en backoffice); > een aparte afdeling debiteurenbeheer Bbz, meestal onderdeel van het zelfstandigenloket. Soms verzorgt die alleen de backoffice en zijn klantmanagers van het zelfstandigenloket verantwoordelijk voor de frontoffice; > de klantmanagers van het zelfstandigenloket (al dan niet met een functiescheiding tussen frontoffice en backoffice). Soms zijn klantmanagers alleen verantwoordelijk voor klantcontacten. De meeste gemeenten hebben het debiteurenbeheer Bbz ingericht op een van de volgende vijf manieren. We geven deze varianten schematisch weer en bespreken de voor- en nadelen. Grijze vlakken in het schema betekenen dat de desbetreffende afdeling niet wordt ingeschakeld of niet bestaat. Waar in de schema’s sprake is van een afdeling debiteurenbeheer WWB, gaat het steeds om frontoffice én backoffice.

Variant 1: alle taken bij debiteurenbeheer WWB variant 1

debiteurenbeheer WWB

debiteurenbeheer Bbz frontoffice

debiteurenbeheer Bbz backoffice

zelfstandigenloket frontoffice

zelfstandigenloket backoffice

leningen vorderingen

In de eerste variant wordt het debiteurenbeheer Bbz verzorgd door de reguliere afdeling debiteurenbeheer WWB. Klantmanagers van het zelfstandigenloket hebben geen bemoeienis met het debiteurenbeheer en er is een harde scheiding tussen verstrekken en invorderen.

Voordelen Deze inrichting van het proces heeft een aantal voordelen. > Alle beheerstaken zijn geconcentreerd op één afdeling. Dat is een waarborg voor een eenduidige methode van invordering binnen de gemeente. Ook zorgt het bij debiteuren en derden voor duidelijkheid over het invorderingsbeleid. > Door de scheiding in het proces (de knip) kan elke afdeling eigen prioriteiten stellen: klantmanagers Bbz bij het verstrekken van voorzieningen; debiteurenbeheerders bij het in- en terugvorderen. Er is dus geen risico dat de invordering in het gedrang komt bij grote drukte of onderbezetting bij het zelfstandigenloket.

Aandachtspunten > Deze organisatie vraagt van medewerkers debiteurenbeheer WWB specialistische kennis over het Bbz en de inkomensvaststelling bij zelfstandigen. Overleg met klantmanagers van het zelfstandigenloket is cruciaal voor het overdragen van deze kennis. > Voor goed debiteurenbeheer is het van belang dat medewerkers debiteurenbeheer WWB actuele kennis hebben en houden van specifieke taken als het beoordelen van uitstel of het afstemmen van een aangepaste betalingsruimte. Als het niet lukt deze kennis up-to-date te houden kunnen externe deskundigen een beoordeling maken van de situatie van de debiteur.

9

Variant 2: apart team debiteurenbeheer Bbz; frontoffice leningen door klantmanagers variant 2






leningen vorderingen In variant 2 is een apart team debiteurenbeheer Bbz verantwoordelijk voor debiteurenbeheer van leningen en vorderingen. Dit team, meestal onderdeel van het zelfstandigenloket, vormt de front- en backoffice van het debiteurenbeheer voor de vorderingen en verricht backofficetaken voor leningen. Klantmanagers Bbz zijn alleen verantwoordelijk voor frontofficetaken van de leningen, zoals het contact met de debiteur, het beoordelen van uitstel, etc. In variant 2a is er een totale splitsing gemaakt in front- en backoffice. De klantmanagers verzorgen alle contacten met de klant en het team debiteurenbeheer zorgt voor de administratieve afhandeling. variant 2a






leningen vorderingen

Voordelen > Als het zelfstandigenloket van de gemeente bestaat uit klantmanagers Bbz én medewerkers debiteurenbeheer die zijn gespecialiseerd in het Bbz-proces is alle benodigde kennis rondom Bbz geborgd en is onderling overleg makkelijk. > Door de korte lijnen is er meer maatwerk mogelijk, terwijl de inzet van medewerkers debiteurenbeheer zorgt voor een eenduidige manier van invorderen in de gemeente (waar het proces dat toelaat). > Deze variant kent ook een scheiding tussen toekennen en invorderen. > De gemeente kan in de communicatie met de debiteur benadrukken dat de klantmanager de persoon is om een oplossing mee te zoeken. De klantmanager heeft contact met klant en doet onderzoek naar bijvoorbeeld uitstel. De debiteur komt pas in aanraking met de medewerker debiteurenbeheer als er geen passende oplossing is gevonden en er een (harde) vordering openstaat.

Aandachtspunten > Deze inrichting van het proces mag niet leiden tot veel overdrachtsmomenten, want die zorgen vaak voor informatieof tijdverlies. > Een knip in het proces kan leiden tot onduidelijkheid voor debiteuren. Ze zijn gewend om met de klantmanager Bbz zaken te doen en krijgen dan met een andere contactpersoon te maken, die ook een ander belang heeft. Het is dan ook zaak om de debiteur duidelijk te maken wat de rol van beide contactpersonen is.

Variant 3: apart team debiteurenbeheer Bbz voor alle taken variant 3






leningen vorderingen Bij variant 3 is het hele debiteurenbeheer Bbz de taak van een apart team (meestal onderdeel van het zelfstandigenloket). 10

Dit team verzorgt alle contacten met de debiteur en alle handelingen die bij debiteurenbeheer komen kijken. Soms verricht elke medewerker van het team debiteurenbeheer alle taken, soms is er een functiescheiding in frontoffice- en backofficewerkzaamheden. Het proces van debiteurenbeheer staat in deze variant ook helemaal los van het verstrekken van een voorziening door de klantmanagers Bbz. Het team debiteurenbeheer is echter wel een onderdeel van het zelfstandigenloket en verzorgt ook de klantcontacten (anders dan in variant 2). Dat betekent dat verzoeken om uitstel door de medewerker debiteurenbeheer behandeld worden.

Voordelen > Doordat het debiteurenbeheer onderdeel is van het zelfstandigenloket zijn er korte lijnen en een goede informatieoverdracht. Ook is de noodzakelijke kennis over het Bbz beschikbaar voor het team. Deze organisatie geeft ook de mogelijkheid om de scheiding tussen verstrekken en terugvorderen hard te maken. Zo wordt de aandacht voor debiteurenbeheer binnen het Bbz geborgd.

Aandachtspunten > Deze procesinrichting heeft het risico dat debiteurenbeheer Bbz niet meer aansluit bij het overige gemeentelijke debiteurenbeheer. Het is zaak goede afspraken te maken over prioriteiten. Wat is belangrijker? De vordering terugkrijgen, ook als de zelfstandige daardoor ‘omvalt’? Of voorkomen dat een debiteur de uitkering instroomt en de lokale economie stimuleren door de debiteur juist ruimte te geven? > Als er maar één medewerker debiteurenbeheer Bbz is maakt de concentratie van taken deze variant kwetsbaar. Bij een centrale afdeling debiteurenbeheer is dit probleem niet aan de orde, zolang kennis over de specifieke Bbzelementen bij meerdere debiteurenmedewerkers aanwezig is. Het is belangrijk dat de overdracht bij ziekte of uitval gewaarborgd is.

Variant 4: debiteurenbeheer leningen klantmanagers; vorderingen bij debiteurenbeheer WWB variant 4






leningen vorderingen Bij variant 4 verzorgen de klantmanagers Bbz van het zelfstandigenloket het debiteurenbeheer rondom leningen, als onderdeel van hun brede takenpakket. Het debiteurenbeheer rondom de harde vorderingen is de verantwoordelijkheid van de afdeling debiteurenbeheer WWB.

Voordelen > Het voordeel van de vierde variant is dat de werkzaamheden rondom harde vorderingen gescheiden worden van de werkzaamheden van de klantmanager Bbz (toekenning en leningbeheer). Klantmanagers dragen een casus pas over aan de afdeling debiteurenbeheer WWB als al hun werkzaamheden zijn afgerond. > De klantmanagers Bbz verrichten bij leningen wel alle werkzaamheden, als onderdeel van hun brede takenpakket.

Aandachtpunten > Een debiteur met een lening én een vordering heeft met twee aparte teams te maken. Die moeten goede afspraken maken, waarbij de nakoming van de rente- en aflossingsverplichtingen prioriteit heeft boven terugbetaling van een vordering. Dit om te voorkomen dat ook het bedrijfskapitaal door wanbetaling een harde vordering wordt. Hou bij de vaststelling van de betaalruimte op de vordering dus rekening met de verschuldigde rente en aflossingen op leningen zoals het bedrijfskapitaal. 11

> Deze taakverdeling brengt het gevaar met zich mee dat de klantmanager Bbz de prioriteit legt bij het verstrekken en minder bij het juiste beheer van de geldlening.

Variant 5: alle taken bij klantmanagers zelfstandigenloket variant 5






leningen vorderingen Bij deze laatste variant is er geen apart team debiteurenbeheer Bbz en heeft de debiteurenafdeling WWB ook geen bemoeienis met de leningen en vorderingen Bbz. De klantmanagers van het zelfstandigenloket verrichten alle werkzaam heden in het kader van debiteurenbeheer Bbz; ook het innen van harde vorderingen.

Voordelen > Het hele proces is in één hand: er zijn geen overdrachtsmomenten en er is dus geen informatieverlies. Ook heeft de debiteur gedurende het proces één aanspreekpunt. > Specifieke kennis rondom het Bbz-proces is geborgd.

Aandachtspunten > Zodra er veel aanvragen zijn ligt de prioriteit van klantmanagers meestal bij de aanvragen en minder bij de in- en terugvordering. Zeker bij een solofunctie is dit risico groot. > Klantmanagers Bbz moeten wel affiniteit hebben met debiteurenbeheer en met het terugvorderingsbeleid voor de harde vorderingen.

Debiteurenbeheer en zekerheden Tegenover een lening voor bedrijfskapitaal kunnen twee soorten zekerheden staan: een hypotheek of pandrecht. Deze zekerheden hebben andere implicaties voor het debiteurenbeheer. Naar een hypotheek heeft de gemeente vrijwel geen omkijken. Bij tegeldemaking van de onroerende zaak neemt de notaris contact op met de gemeente om vast te stellen welk deel van de opbrengst naar de gemeente kan. Hierbij wordt rekening gehouden met de hoogte van de opbrengst en met andere hypotheekhouders met een hogere prioriteit (meestal is dit de bank met het recht op eerste en mogelijk tweede hypotheek). Bij pandrecht is debiteurenbeheer wel aan zet om het pandrecht uit te winnen als de lening bedrijfskapitaal wordt opgeëist en ingevorderd. Bovendien moet debiteurenbeheer het pandrecht actueel houden (tenzij alleen huidige bedrijfsmiddelen of verzekeringen verpand zijn). De zelfstandige moet iedere drie maanden een lijst leveren van de verpande activa: de bedrijfsmiddelen, voorraden en debiteuren.

12

Hypotheek en pandrecht In artikel 39, derde lid Bbz staat dat het college aan de verlening van bedrijfskapitaal verplichtingen kan verbinden die zijn gericht op meerdere zekerheid voor de nakoming van de rente- en aflossingsverplichtingen die verbonden zijn aan de verlening van het bedrijfskapitaal. In de regel gaat het dan om hypotheek en verpanding.

Hypotheek Hypotheek kan alleen op registergoederen worden gevestigd. Voor het Bbz gaat het dan om de woning in eigendom, het bedrijfspand in eigendom van de zelfstandige of de rechtspersoon en het binnenvaartschip in eigendom van de ondernemer in de binnenvaart (dit laatste geldt alleen voor de centrumgemeenten binnenvaart). De hypotheekakte wordt bij de notaris gevestigd. Vestiging van hypotheek door de notaris Meestal zal de klantmanager al met de zelfstandige hebben afgesproken welke notaris wordt ingeschakeld voor de vestiging van de hypotheek. Na de voorwaardelijke toekenning van het bedrijfskapitaal moet de notaris de opdracht krijgen tot vestiging van de hypotheek. De notaris moet daarvoor weten wie de hypotheekakte moeten tekenen en wat er in moet worden opgenomen. De toekenningsbeschikking dient daarvoor als basis, dus de notaris krijgt daar een kopie van. Verder worden de gebruikelijke bedingen in de akte opgenomen. De klantmanager controleert de conceptakte op juistheid en verleent goedkeuring voor het passeren van de akte. Nadat de hypotheekakte bij de notaris is getekend wordt het bedrijfskapitaal betaalbaar gesteld. Gemeentemedewerkers bij de vestigingsprocedure Het hangt af van de deskundigheid van de medewerkers wie betrokken wordt bij de procedure tot vestiging van de hypotheek bij de notaris. Het kan de klantmanager zijn, de medewerker debiteurenbeheer of een medewerker van juridische zaken. In de meeste gevallen wordt aan de notaris een eenmalige of doorlopende onder volmacht verleend, waardoor de tekeningsbevoegde namens de gemeente niet zelf bij de notaris hoeft te verschijnen. Het verlenen van volmachten is meestal het werk van de medewerker juridische zaken.

Verpanding Roerende zaken of vorderingen van een onderneming kunnen worden verpand. Het gaat dan om: > huidige (en toekomstige) bedrijfsmiddelen, zoals machines, het voertuig en de inventaris; > voorraden; > debiteuren. Ook privévorderingen als een levens- of overlijdensrisicoverzekering kunnen verpand worden. Als al pandrecht is gevestigd door een andere financier of schuldeiser, dan zal een tweede verpanding meestal niet lukken, omdat die pandhouder daarvoor toestemming moet geven en dat is niet in zijn belang. Andere zekerheden zoals eigendomsoverdracht, leasing en huurkoop zullen niet vaak door gemeenten worden afgedwongen, omdat in die situaties de gemeente ook beheerstaken krijgt voor de betreffende bedrijfsmiddelen. Pandrecht actueel houden Alleen verpanding op huidige bedrijfsmiddelen en verzekeringen is simpel, voor de andere opties is het nodig om regelmatig een lijst op te stellen van de actuele middelen, voorraden en debiteuren. Omdat dit veel werk met zich meebrengt kiezen veel gemeenten voor het eenvoudige pandrecht. De akte pandrecht en de periodieke lijst wordt ter registratie opgestuurd naar een van de negen kantoren van de Belastingdienst die de registratie verzorgen. Houdt de gemeente het pandrecht niet actueel, dan is de verpanding niets meer waard. Omdat de verplichting tot verpanding al in de toekenningsbeschikking moet worden opgenomen, is het actueel houden van het pandrecht in eerste instantie de verantwoordelijkheid van de klantmanager. Pandrecht uitwinnen Het is meestal de verantwoordelijkheid van debiteurenbeheer om het pandrecht uit te winnen. Anders dan een hypotheek, geeft verpanding niet de zekerheid dat het middel ter beschikking komt van de pandhouder. Het gebeurt regelmatig dat het bedrijfsmiddel al doorverkocht is aan derden, of dat de debiteuren snel zijn geïnd door de zelfstandige. De gemeente rest dan niets anders dan een terugvorderingsbesluit om een bedrag ter hoogte van de ingeschatte economische waarde van het onttrokken bedrijfsmiddel op te eisen. 13

Hoofdstuk 3 debiteurenbeheer bedrijfskapitaal stap voor stap De uitvoering van het onderdeel rentedragend bedrijfskapitaal van het Bbz kent zowel vaste processtappen als handelingen die alleen aan de orde komen als de situatie daar om vraagt, bijvoorbeeld als de debiteur niet kan betalen of bij bedrijfsbeëindiging. Al deze handelingen komen in dit hoofdstuk aan de orde.

Vaste processtappen Het uitvoeringsproces rentedragend bedrijfskapitaal bestaat uit zeven stappen die een relatie hebben met debiteuren beheer3: stap 1

stap 2

stap 3

stap 4

stap 5

stap 6

stap 7

toekenning

akte

uitbetaling

controle

beheer lening

invordering

afronding

Stap 1 en 2 zijn formeel geen onderdeel van debiteurenbeheer, maar er is geen debiteurenbeheer zonder toekenning van een financiële voorziening. Daarom zien we deze stappen als het begin van het proces. Ook kan debiteurenbeheer in dit stadium al een rol spelen, bijvoorbeeld door de eisen die het stelt aan het waterdicht vastleggen van afspraken. Stap 4 is niet altijd nodig, bijvoorbeeld wanneer de hele lening wordt gebruikt voor de sanering van een schuld. Stap 6 is alleen van toepassing als een debiteur duurzaam niet betaalt en de lening om die reden wordt opgeëist. De overige stappen moeten altijd doorlopen worden. We bespreken van alle vaste processtappen wat het doel is en wat de klantmanager of medewerker debiteurbeheer moet doen.

Stap 1: toekenning stap 1

stap 2

stap 3

stap 4

stap 5

stap 6

stap 7

toekenning

akte

uitbetaling

controle

beheer lening

invordering

afronding

Doel: toekenning van een financiële voorziening; bedrijfskapitaal in de vorm van een rentedragende geldlening. Actie klantmanager: > Stel een akte van geldlening en toekenningbeschikking op; > Neem bij voorkeur een doorlopende machtiging tot automatische incasso in de akte op. > Zorg zo mogelijk voor zekerheden: - Vestig pandrecht op de activa (zoals inventaris, machines, vervoermiddelen) en stel hiervoor een akte op. - Vraag de notaris om een concept-hypotheekakte, door middel van een standaardbrief met een kopie van de beschikking. Controleer de akte en verleen goedkeuring voor het passeren ervan. > Verzend de toekenningbeschikking; > Roep de klant(en) op voor het tekenen van de akte van geldlening en eventueel van de hypotheekakte (via de notaris) akte of de akte pandrecht.

In sommige gemeenten zijn medewerkers debiteurenbeheer of leidinggevenden tekeningsbevoegd. In dat geval is deze medewerker degene die de klant(en) oproept.

3 Bij de toekenning laten we (niet-financiële) voorzieningen waarvoor geen debiteurenbeheer openstaat buiten beschouwing. 14

Stap 2: akte stap 1

stap 2

stap 3

stap 4

stap 5

stap 6

stap 7

toekenning

akte

uitbetaling

controle

beheer lening

invordering

afronding

Doel: tekenen akte door degene die tekeningsbevoegd is namens het college en de klant (bij een hypotheek ook diens echtgenoot en vennoten).

Sommige gemeenten laten de klantmanager en de medewerker debiteurenbeheer samen het gesprek voeren rond het tekenen van de akte. Hierdoor kan de medewerker debiteurenbeheer vertellen wat de gevolgen zijn als de klant niet betaalt. De klant kan dan kennismaken met de medewerker debiteurenbeheer en horen voor welke zaken de klantmanager of juist de medewerker debiteurenbeheer het aanspreekpunt is. Andere gemeenten zien hier het nut niet van in en willen tijdens dit gesprek plichten en terugvorderingsbepalingen minder prominent in beeld brengen.

Actie klantmanager of medewerker debiteurenbeheer: > Licht de akte toe. > Geef uitleg over het debiteurentraject. > Geef uitleg over verplichtingen van de klant. > Bespreek wat er gebeurt wanneer de klant niet aan zijn financiële verplichting kan voldoen (denk aan uitstel). Sommige gemeenten doen dit juist niet, om de klant niet op verkeerde ideeën te brengen; andere gemeenten vinden het een vorm van behoorlijk bestuur, het staat immers openbaar in het Bbz. > Geef de klant een brochure met rechten en plichten. > Vraag de klant om contactgegevens om ook informeel contact te kunnen leggen, bijvoorbeeld via sms- of e-mailberichten. Extra acties bij een hypotheekakte: > Wanneer er ook een hypotheek wordt afgesloten, wordt er geen onderhandse akte bij de gemeente getekend, maar een hypotheekakte bij de notaris. Er wordt dan een doorlopende ondervolmacht aan de notaris afgegeven door de directeur/tekeningsbevoegde. > De andere vennoten en de rechtspersoon (de BV) moeten zich hoofdelijk aansprakelijk stellen voor de nakoming van de rente- en aflossingsverplichtingen van het Bbz-bedrijfskapitaal. Dit doen ze door medeondertekening van de akte van schuldbekentenis. Beide rechtshandelingen (hypotheek en hoofdelijke aansprakelijkheid) kunnen op verzoek van de gemeente bij de notaris plaatsvinden.

Stap 3: uitbetaling stap 1

stap 2

stap 3

stap 4

stap 5

stap 6

stap 7

toekenning

akte

uitbetaling

controle

beheer lening

invordering

afronding

Doel: de klantmanager geeft zijn akkoord en zet uitbetaling van het bedrijfskapitaal in werking: via de administratie en het uitkeringssysteem wordt het geld uitgekeerd aan de klant (of aan een schuldeiser of leverancier). In sommige gemeenten voert de klantmanager dit zelf in het gemeentelijk registratiesysteem in, met collegiale toetsing (vier-ogensysteem). Actie administratie of klantmanager bij de verstrekking: > Boek de hoofdvordering en de rentevordering op. > Leg de klant een betaalverplichting op.

15

Bij de toekenning van een lening gaat de rente meestal direct in. De gemeente kan besluiten de aflossing later in te laten gaan, zeker bij starters. In dat geval moet de administratie of klantmanager met een toekomsttransactie of agendering zorgen dat er een gezamenlijk rente- en aflossingsbedrag wordt opgelegd zodra beide onderdelen moeten worden betaald. Dan moet ook de (gemiddelde) maandrente worden berekend, tenzij direct wordt gekozen voor een annuïteitensysteem over de hele looptijd. In dat geval is er gedurende de looptijd een vast bedrag aan rente plus aflossing per maand (zolang de klant aan de betaalverplichting blijft voldoen).

Stap 4: controle besteding bedrijfskapitaal stap 1

stap 2

stap 3

stap 4

stap 5

stap 6

stap 7

toekenning

akte

uitbetaling

controle

beheer lening

invordering

afronding

Doel: controle op besteding van het bedrijfskapitaal volgens de bestemming. Actie klantmanager: > Roep de debiteur op en leg uit welke bewijsstukken getoond moeten worden. > Als de debiteur het kapitaal niet volgens de bestemming heeft besteed, is er aanleiding om (een deel van) het bedrijfskapitaal direct in te vorderen (art. 39, Bbz aanhef en tweede lid, onder a). > Als de debiteur het kapitaal volgens de bestemming heeft besteed is geen verdere actie nodig.

Stap 5: beheer lening stap 1

stap 2

stap 3

stap 4

stap 5

stap 6

stap 7

toekenning

akte

uitbetaling

controle

beheer lening

invordering

afronding

Doel: beheer van het bedrijfskapitaal. Actie klantmanager of medewerker debiteurenbeheer: > Controleer maandelijks (via systeemmeldingen en uitdraaien) of de debiteur de betaalverplichting is nagekomen, en bij automatische incasso of er een terugboeking is geweest. > Als de debiteur de betaalverplichting helemaal nakomt is geen actie vereist. > Als de debiteur de betaalverplichting niet (volledig) nakomt, onderneem dan de volgende stappen: - Neem direct contact op met de zelfstandige om de situatie te beoordelen en te bekijken of er oplossingen mogelijk zijn. In de praktijk blijkt dat een passieve houding van de gemeente, bijvoorbeeld het aan de debiteur overlaten om contact op te nemen, vaak (blijvend) leidt tot slechte betalingsmoraal; - Stuur een betalingsherinnering (meestal levert en verstuurt het gemeentelijke systeem deze brieven automatisch). - Stuur een eerste en tweede aanmaning en eventueel een terugvorderingsbesluit als de debiteur nog steeds niet reageert. - Beoordeel welke vervolgstappen nodig zijn: nog eens contact opnemen (om de debiteur alsnog te laten betalen) en de debiteur uitnodigen voor gesprek ter beoordeling uitstel? Of meteen harde invordering starten omdat andere oplossingen niet haalbaar zijn? Onderzoek niet nakomen betalingsvoorwaarden Er zijn twee onderzoekmogelijkheden als de debiteur de betaalverplichting niet (volledig) nakomt: het lichte onderzoek (brief, telefoontje, e-mail, sms, bedrijfsbezoek of persoonlijk gesprek) waarbij terugvorderen nog niet aan de orde hoeft te komen, en het zware, meer formele onderzoek, dat plaatsvindt als terugvordering juist wel aan de orde kan komen. Meestal begint een klantmanager of medewerker debiteurenbeheer met het lichte onderzoek. Het zware onderzoek wordt pas ingezet als de debiteur niet meer tot betaling bereid is, niet reageert op oproepen en afspraken niet nakomt. Dit onderzoek mondt meestal uit in het opeisen van de lening. Daarna komen ook zaken aan de orde als wettelijke rente, dwangbevel, beslag en inschakelen van de deurwaarder. 16

Stap 5a: jaarlijks heronderzoek Doel: Het beheer van het bedrijfskapitaal via jaarlijks heronderzoek Actie klantmanager of medewerker debiteurenbeheer: Verplicht heronderzoek Zelfstandigen zijn verplicht hun administratie uit eigen beweging aan de gemeente of het zelfstandigenloket te overleggen over de jaren dat uitkering is verleend, of dat Bbz artikel 21 Bbz van toepassing is (zie bedrag om niet ex art. 21 Bbz aan gevestigde zelfstandigen en rentekwijtschelding ex art. 21 Bbz aan gevestigde zelfstandigen in de bijlage). Ze moeten ook hun administratie overleggen als de gemeente of het zelfstandigenloket daarom vraagt, bijvoorbeeld bij de beoordeling van uitstel of bij bedrijfsbeëindiging. Niet-voorgeschreven heronderzoek Sommige gemeenten voeren ook jaarlijks een heronderzoek uit als de toepassing van artikel 21 Bbz niet (meer) aan de orde is. Het onderzoek wordt aangemerkt als een vervolgonderzoek in de zin van het Bbz. Een dergelijk onderzoek bevat de eventuele berekening van de jaarnorm en een bedrijfseconomische paragraaf, waarin aan de hand van de cijfers de situatie van het bedrijf wordt geanalyseerd, waar mogelijk met concrete adviezen. Andere gemeenten vinden een niet-voorgeschreven heronderzoek vooral bureaucratisch en onnodig zolang de debiteur betaalt. Zij zetten pas een onderzoek in als de debiteur ophoudt te betalen.

Stap 6: invordering stap 1

stap 2

stap 3

stap 4

stap 5

stap 6

stap 7

toekenning

akte

uitbetaling

controle

beheer lening

invordering

afronding

Doel: het terugvorderen van openstaande bedrag als de debiteur langdurig niet kan of wil betalen. Actie klantmanager of medewerker debiteurbeheer: > Start het invorderingstraject. > Win zo mogelijk zekerheden uit. > Schrijf de debiteur (samen met partner) aan, leg een betaalverplichting op en bewaak die. > Soms is ook de partner als debiteur aan te merken (wanneer die het gezin van de zelfstandige heeft verlaten maar daar bij de toekenning van het bedrijfskapitaal nog toe behoorde). Deze partner is niet zelf een wanbetaler, zodat een milder terugvorderingstraject redelijk is. > Ook vennoten, maten of eventueel de rechtspersoon die hoofdelijk aansprakelijk is moeten worden aangeschreven. De vordering van de gemeente op deze aansprakelijken heeft een privaatrechtelijk karakter. Eventuele procedures moeten dus via het privaatrecht worden gevoerd, niet via het bestuursrecht. > Schakel zo nodig een deurwaarder in of neem andere invorderingsmaatregelen (bijvoorbeeld stuitingshandelingen openbare betekening als de debiteur niet te traceren valt).

Stap 7: afronding stap 1

stap 2

stap 3

stap 4

stap 5

stap 6

stap 7

toekenning

akte

uitbetaling

controle

beheer lening

invordering

afronding

Doel: afsluiting van de vordering, bijvoorbeeld omdat de lening of vordering helemaal is afbetaald, gesaneerd, blijvend buiten invordering is gesteld of kwijtgescholden.

17

Actie klantmanager of medewerker debiteurenbeheer: > Ga over tot dichtboeken in het gemeentelijk registratiesysteem. > Informeer de debiteur met een brief waarin staat dat aan de verplichtingen is voldaan. > Informeer eventueel de notaris dat de gestelde zekerheden teniet worden gedaan. > Leg het in een beschikking vast als er een deel lening of vordering wordt kwijtgescholden.

Bijzondere situaties Er zijn ook acties die geen vast onderdeel van het debiteurenbeheer zijn maar maatwerk: de beoordeling van uitstel, een schuldregeling of akkoord, de omzetting van een lening in een vordering en de acties die komen kijken bij een bedrijfsbeëindiging. Ze worden alleen uitgevoerd als de situatie daartoe aanleiding geeft. Het gaat hierbij niet om opeenvolgende stappen; elke actie staat op zichzelf. Op het beoordelen van uitstel na, komen deze situaties minder voor. Toch zijn ze een wezenlijk onderdeel van het Bbz.

Uitstel Als langdurig uitstel nodig lijkt, moet een zelfstandige een schriftelijk en ondertekend verzoek indienen met de duur en reden van het uitstel. Dit is vooral bij bezwaar- en beroepskwesties belangrijk. Bij korter uitstel volstaat soms een telefoontje of een e-mailbericht. Soorten onderzoek In de praktijk zijn er twee soorten onderzoeken bij de beoordeling of uitstel kan worden verleend: het lichte en ‘zware’ (grondige) onderzoek. Sommige deelonderzoeken van het lichte en zware onderzoek zijn hetzelfde, maar het zware onderzoek is veel diepgaander:

Licht onderzoek

Zwaar onderzoek

bellen of gesprek gesprek beoordelen betaalgedrag in het verleden vragen naar situatie vragen naar gewenste duur uitstel Afhankelijk van uitkomst gesprek: Uitstel verlenen voor 3-6 maanden of niet

vragen naar jaar- en omzetcijfers, kosten, btw-aangiften, opdrachten en schuldensituatie bij twijfel adviesbureau raadplegen afhankelijk van uitkomst onderzoek: uitstel, betalingsverplichting weer opleggen of lening opeisen

Het lichte onderzoek Een licht onderzoek is een gesprek over de situatie van de debiteur en zijn vooruitzichten. Als de debiteur bekend staat als trouwe betaler en aannemelijk kan maken slechts kort behoefte te hebben aan uitstel, dan kan de gemeente de debiteur direct lucht geven door bijvoorbeeld drie tot zes maanden uitstel te verlenen. Als de debiteur daarna nog niet kan betalen, dan kan alsnog een zwaarder onderzoek worden ingezet.

18

Het zware onderzoek Bij een zwaar onderzoek wordt gekeken naar de economische en financiële situatie en naar het toekomstperspectief van het bedrijf of zelfstandig beroep. Een dergelijk onderzoek wordt ingesteld bij twijfel over de levensvatbaarheid, bijvoorbeeld omdat de laatste jaarcijfers al slecht waren en de debiteur al vaker niet of niet volledig aan zijn verplichtingen heeft voldaan. Actie klantmanager of medewerker debiteurenbeheer: > Laat het verzoek onderbouwen met recente omzetgegevens en andere bewijsstukken. > Ga na in hoeverre uitstel nodig is. > Ga na voor welke termijn uitstel nodig is. > Controleer bij uitstel van aflossing en rente of de maximale termijn nog niet is verstreken. Uitstel van aflossing en rente is slechts mogelijk gedurende maximaal één jaar per besluit en gedurende in totaal maximaal drie jaar, aaneengesloten of in gedeelten opgenomen. > Leg de beslissing tot het tijdelijk verlenen van uitstel vast in een beschikking met: > het bedrag waarvoor uitstel wordt verleend; > de duur van het uitstel; > eventuele nadere voorwaarden. > De klantmanager of medewerker debiteurenbeheer controleert of er sprake is van verlaging van de betaalverplichting of van volledig uitstel van aflossing en rente.

Uitstel of verlaging van rente en aflossing Het Bbz maakt onderscheid in uitstel van rente en aflossing (maximaal drie jaar) en matiging (verlaging) van rente en aflossing (geen termijnbeperking). Uitstel heeft bij voorrang betrekking op de aflossing. Van uitstel is sprake als de aflossing niet kan worden betaald en de rente ook niet (helemaal). Van verlaging is sprake als de rente en een gedeelte van de aflossing nog wel kunnen worden betaald.

> Als er geen (verder) uitstel mogelijk is dan onderneemt de klantmanager of medewerker debiteurenbeheer de volgende acties: > Is het maximale uitstel al verleend en is er verder uitstel nodig of is er sprake van duurzame betalingsonmacht? Dan moet het bedrijfskapitaal ineens worden opgeëist en verandert de rentedragende geldlening in een harde vordering (zonder rente en zonder afspraken over een betaling in termijnen). Zekerheden worden zo mogelijk uitgewonnen. > Blijft de debiteur ook na het opeisen van de geldlening in gebreke van – volledige – betaling van de openstaande vordering, dan is debiteur is de wettelijke rente 4 voor consumententransacties verschuldigd voor het nog openstaande bedrag. Het terugvorderingstraject gaat verder: - Bewaak (rest)betaling binnen betaaltermijn. - Leg zo nodig een dwangbevel op - Leg zo nodig beslag (zelf of via een deurwaarder). - Bewaak beslag en betalingen.

Schuldregeling of akkoord Bij financiële problemen van de zelfstandige kan de gemeente meewerken aan een schuldregeling of akkoord bij de beëindiging van het bedrijf of juist om het bedrijf te redden. Een akkoord of regeling bij bedrijfsbeëindiging is vooral bedoeld om te voorkomen dat de ex-zelfstandige met een schuld blijft zitten of in een schuldsaneringstraject komt. Dat kan namelijk herintreding op de arbeidsmarkt belemmeren.

4 In juli 2012 stond de wettelijke rente op 3%.

19

Verplichting voor de gemeente De gemeente moet meewerken aan een regeling of akkoord volgens artikel 42 Bbz 2004. Wel zijn er grenzen aan deze plicht. De gemeente verleent alleen medewerking aan een regeling of akkoord als: a. het deel van de lening dat door zekerheden wordt gedekt buiten het akkoord blijft; b. alle concurrente schuldeisers evenredige medewerking verlenen. Om te bepalen welk deel van de schuld gedekt is door zekerheidsstelling gaat de gemeente uit van de op dat moment geldende waarde van de verbonden activa. Voor het deel van de schuld dat niet gedekt is door zekerheidsstelling mag de gemeente als preferente schuldeiser een twee keer zo hoog percentage eisen als de concurrente schuldeisers. Maar de gemeente mag ook genoegen nemen met hetzelfde percentage. Van evenredige medewerking is sprake indien alle concurrente schuldeisers genoegen nemen met een gelijk percentage van de vordering, dat niet hoger mag zijn dan het percentage van de vordering dat de preferente schuldeisers zoals de gemeente ontvangen. De gemeente hoeft dus niet mee te werken als sommige concurrente crediteuren een hoger percentage bedingen dan andere, of als concurrente schuldeisers een hoger percentage bedingen dan de gemeente krijgt aangeboden. Wel is het aanvaardbaar dat crediteuren met kleine vorderingen buiten de regeling of het akkoord blijven (toelichting art. 22 Bbz).

Van lening naar vordering Bij de omzetting van de lening in een vordering vanwege een onjuiste besteding van het kapitaal door de debiteur, wanbetaling of een duurzame betalingsonmacht, is de vordering direct opeisbaar. Anders dan bij de lening gelden er geen betalingsafspraken: de vordering moet worden terugbetaald. Deelbetalingen kunnen wel geaccepteerd, maar het niet-betaalde deel van de vordering geldt dan als achterstallig. Hierover is de debiteur wettelijke rente verschuldigd (art. 4:98 Awb).

Bedrijfsbeëindiging Bij liquidatie van het bedrijf of beroep moet de lening volledig worden terugbetaald. Uiteraard worden op dat moment ook de gestelde zekerheden uitgewonnen. Een hypotheek op het woonhuis kan soms wel worden voortgezet.

Behoud hypotheek eigen woning Als de zelfstandige de woning voor eigen bewoning wil behouden, blijft (voor zover mogelijk) een lening onder hypothecair verband gevestigd of wordt deze tot de onbelaste waarde van de woning op dat pand gevestigd. Op de rente en aflossing zijn vanaf 2004 de artikelen 43a t/m 43d Bbz 2004 van toepassing. De aflossing begint op het moment van beëindiging van de bijstandsverlening. Dat wil volgens de artikelen 43a t/m 43d Bbz 2004 zeggen dat: 1. 2. 3. 4. 5.

de aflossing van de geldlening plaatsvindt gedurende ten hoogste tien jaar; geen aflossing wordt geëist bij een inkomen dat niet uitkomt boven de van toepassing zijnde bijstandsnorm; het maandbedrag van de aflossing, zo nodig tussentijds wordt verhoogd of verlaagd als de omstandigheden daartoe aanleiding geven; bij de vaststelling van de aflossingscapaciteit de noodzakelijke, voor eigen rekening komende bijzondere bestaanskosten op het inkomen in mindering worden gebracht; bij schuldige nalatigheid in het voldoen van de vastgestelde aflossing tijdens de aflossingsperiode van tien jaar, het onafgeloste deel van de geldlening terstond opeisbaar is en daarover de wettelijke rente is verschuldigd.

Als door toepassing van de punten 2 tot en met 4 na afloop van de aflossingsperiode van tien jaar een deel van de geldlening nog niet is afgelost, is vanaf dat moment maandelijks rente verschuldigd over het nog niet afgeloste deel van de geldlening. De rente is de wettelijke rente, verminderd met drie procent.

20

Als de debiteur wel (een deel van de) rente kan betalen, maar niet kan aflossen, dan wordt de betaalde rente aangemerkt als aflossing en de hierdoor niet betaalde rente bijgeschreven bij de geldlening. Over het bedrag van de uitgestelde rente wordt geen rente berekend. Bij de afweging door de gemeente of aan het behoud van de eigen woning kan worden meegewerkt speelt een rol of: > de woonkosten in verhouding tot het inkomen te hoog zijn; > de wijziging van het woon- en bedrijfspand in alleen een woonbestemming waardevermindering oplevert. (toelichting art. 23 Bbz). Onvoldoende middelen voor volledige terugbetaling Als bij een niet-verwijtbare liquidatie van het bedrijf of zelfstandig beroep de lening niet geheel kan worden terug betaald, wordt een eventueel resterende lening (voor zover deze niet is betrokken in de hypotheekvestiging op grond van artikel 43, lid 1, Bbz 2004) vanaf het moment van liquidatie renteloos. Dat het bij de toepassing van dit artikel moet gaan om een niet-verwijtbare liquidatie blijkt slechts uit de toelichting op artikel 23 Bbz. Bij een verwijtbare bedrijfsbeëindiging is er geen aanleiding om dit artikel toe te passen, maar het kan wel als zeer dringende redenen dat noodzakelijk maken. Als dat niet het geval is, blijft de geldlening rentedragend. Deze lening moet dan worden ingevorderd. Terugbetalingsperiode Als de geldlening renteloos wordt gemaakt, wordt vanaf dat moment de terugbetalingsperiode beperkt tot vijf jaar. Voor deze beperkte termijn is gekozen opdat de ex-zelfstandige niet tot in lengte van dagen nog financieel wordt aangesproken vanwege de bedrijfsbeëindiging. In deze periode van vijf jaar moet zoveel mogelijk aan de terugbetaling worden voldaan. De helft van het netto-inkomen dat boven de bijstandsnorm wordt behaald wordt hiervoor gebruikt, ook als er andere schuldeisers zijn. Als niet aan deze betaalverplichtingen kan worden voldaan, bijvoorbeeld door aflossingsverplichtingen aan preferente schuldeisers, kan de periode van vijf jaar worden verlengd. Op het moment dat de periode van vijf jaar is verstreken kan in dat geval het nog terug te betalen bedrag precies worden vastgesteld. Zodra aan deze verplichting is voldaan, wordt het restant van de geldlening kwijtgescholden (toelichting art. 23 Bbz).

21

Hoofdstuk 4 De rol van de professional Dit hoofdstuk gaat in op de rol van de professional. Welke eisen stelt succesvol debiteuren beheer aan de houding van de klantmanager Bbz of medewerker debiteurenbeheer? Welke acties kan een professional in iedere fase van het proces ondernemen om goed debiteurenbeheer te borgen?

Eisen aan de professional Voor een effectieve uitvoering van debiteurenbeheer bedrijfskapitaal Bbz moet de klantmanager Bbz of medewerker debiteurenbeheer de harde en de zachte kant van het Bbz in het oog houden. De professional moet daarom: > een afweging kunnen maken tussen twee doelen: de vordering (deels) terughalen en de ondernemer de kans geven om goed te kunnen ondernemen; > niet uit het oog verliezen dat het om gemeenschapsgeld gaat dat terugbetaald moet worden; > een zakelijke houding hebben en kennis van boekhoudkundige zaken, inzicht in cijfers en bedrijfseconomie combineren met oplossingsgericht denken en creativiteit; > weten regelgeving kennen en kunnen toepassen in de praktijk; weten waar harde grenzen liggen en discretionaire ruimte is; > goed kunnen luisteren, beoordelen, de situatie inschatten en alert zijn op signalen van de klant over betaalgedrag en betalingsmoraal: > Over welke vaardigheden beschikt de klant? > Is het verhaal van de klant geloofwaardig of kun je er doorheen prikken? > Is de debiteur realistisch over het toekomstperspectief van de onderneming? > Hoe denkt de debiteur tegenvallende resultaten te boven te komen? > Wat doet of deed de debiteur zelf om de situatie te verbeteren? > Is de debiteur gemotiveerd om in actie te komen? > Ziet de debiteur nog voldoende perspectief en waarop is dat gebaseerd? > het belang van de dialoog met de klant inzien; > de klant kunnen overtuigen door: > zelf beslagen ten ijs komen en deskundig te zijn; > mee kunnen denken vanuit het perspectief van de klant en dat vertalen naar oplossingen binnen de kaders van het Bbz; > open en duidelijk te zijn. Juist in het balanceren van de verschillende belangen binnen het Bbz, en het schakelen tussen dienstverlening en handhaving schuilt het vakmanschap van de professional.

De rol van de professional in het proces De rol van de professional kan worden gekoppeld aan de processtappen uit hoofdstuk 3. Per stap zijn handelingen beschreven die als zeer succesvol worden ervaren door de gemeenten die ze toepassen. Ze leiden tot beter contact met de klant, een betere betalingsmoraal van de debiteur en daardoor een beter debiteurenbeheer omdat er veel wordt teruggehaald op de openstaande vorderingen.

22

Bij stap 1 en 2: verwachtingenmanagement stap 1

stap 2

stap 3

stap 4

stap 5

stap 6

stap 7

toekenning

akte

uitbetaling

controle

beheer lening

invordering

afronding

Bij stap 1 en 2 gaat het om de toekenning van de financiële voorziening en het juridisch afhandelen daarvan. Veel gemeenten hebben goede ervaringen met een gesprek over de procedure. Is een gesprek niet mogelijk, dan is het aanbieden van schriftelijke informatie over de procedure een optie. Bespreek het proces Door in dit stadium al te bespreken wat de stappen zijn na toekenning van de voorziening, kun je de debiteur inzicht geven in de procedures: > Wat gebeurt er als ik niet betaal? > Wat kan mijn klantmanager voor me doen? > Moet ik contact opnemen met mijn klantmanager, of krijg ik met een medewerker van debiteurenbeheer te maken? Debiteuren weten dan wat ze kunnen verwachten. Geef een voorlichtingsbrochure Als aanvulling op het gesprek of in plaats daarvan kan de professional deze informatie ook schriftelijk aan de debiteur meegeven. Een toelichting of brochure die in klare taal het proces beschrijft en ingaat op debiteurenbeheer geeft debiteuren inzicht in hun rechten en plichten. De akte zelf doet dat door het juridische taalgebruik vaak onvoldoende.

Bij stap 3: ingangsmoment betalings- en renteverplichtingen bepalen stap 1

stap 2

stap 3

stap 4

stap 5

stap 6

stap 7

toekenning

akte

uitbetaling

controle

beheer lening

invordering

afronding

Bij stap 3 gaat het om het opleggen van de betalingsverplichting aan de klant. De klantmanager verwerkt in het gemeentelijke systeem wat in de toekenningbeschikking is opgenomen over het terugbetalen van de lening. Ingang betalings- en renteverplichtingen Sommige gemeenten leggen het eerste half jaar geen terugbetalingsverplichting op omdat de debiteur zijn bedrijf nog aan het opbouwen of herstellen is. De terugbetalingsverplichting kan een goede economische ontwikkeling dan in de weg staan. Enkele gemeenten geven ook standaard uitstel voor renteverplichtingen. De meeste gemeenten doen dit niet, om de debiteur een betalingsmoraal bij te brengen en te laten wennen aan maandelijkse betalingen.

Bij stap 4: onjuist besteed geld snel terugvorderen stap 1

stap 2

stap 3

stap 4

stap 5

stap 6

stap 7

toekenning

akte

uitbetaling

controle

beheer lening

invordering

afronding

Stap 4 bestaat uit controleren of het bedrijfskapitaal wordt besteed volgens de bestemming in de toekenningsbeschikking. Niet iedere klantmanager of medewerker debiteurenbeheer doet dit. Deze controle heeft als voordeel dat al in een vroeg stadium valt te beoordelen of invordering nodig is.

23

Actie: > Controleer de besteding van het krediet, bijvoorbeeld door de debiteur om bonnen te vragen, na te gaan of de geplande verbouwing en inrichting echt heeft plaatsgevonden of te toetsen of schuldeisers zijn betaald. Het gaat erom of het verhaal globaal klopt. In praktijk is de kans groot dat de werkelijk bestede bedragen afwijken. > Als blijkt dat het geld niet aan de bestemming is besteed is er formeel aanleiding om het kapitaal terug te vorderen; helemaal of alleen het deel dat onjuist of niet is besteed. Dit laatste is het meest gangbaar omdat daarmee de voortgang van de onderneming het minst in het gedrang komt. Het is aan te raden de debiteur zo snel mogelijk te laten terugbetalen.

Bij stap 5: snel reageren op betalingsachterstand stap 1

stap 2

stap 3

stap 4

stap 5

stap 6

stap 7

toekenning

akte

uitbetaling

controle

beheer lening

invordering

afronding

Monitoring betaalgedrag Om te kunnen beoordelen of ingrijpen nodig is, moet de klantmanager Bbz of medewerker debiteurenbeheer het betaalgedrag van de debiteur op individueel niveau monitoren. Dit gaat via het gemeentelijke systeem. Soms geeft het systeem zelf een signaal over de status van een debiteur, soms moet eerst een medewerker een vertaalslag maken naar de situatie van de debiteur. Het systeem moet het mogelijk maken om termijnen te volgen, rente op te boeken, uitstel in betaling te verwerken en gemaakte afspraken met de ondernemer vast te leggen. Aanmaningen op maat maken indruk Bij een achterstand in de betaling wordt er (automatisch) een brief naar de debiteur verstuurd. Het gaat dan om een aanmaning. Sommige gemeenten gebruiken de standaardbrieven die het gemeentelijke systeem produceert. Andere gemeenten onderdrukken systeemherinneringen en aanmaningen en stellen zelf brieven voor het Bbz op. Brieven op maat maken volgens die gemeenten meer indruk, omdat ze helemaal op de situatie van de klant zijn toegesneden. Direct actie ondernemen of even afwachten? Veel gemeenten volstaan bij een eerste achterstand in de betaling met een aanmaningsbrief en nemen niet gelijk contact op met de debiteur. Ze willen de relatie niet schaden door te snel in actie te komen als de debiteur iets later betaalt dan gebruikelijk. Komt bij de volgende maandelijkse controle aan het licht dat de debiteur nog steeds niet betaalt, dan volgt er een tweede (laatste) aanmaning. Bij een doorlopende automatische incasso is afwachten niet nodig, want dan is de incassodatum al direct bekend. Contact opnemen binnen twee maanden werkt De ervaringen met het versturen van aanmaningen zijn wisselend. Zo zien sommige professionals totaal geen reactie van de debiteur. Ze besluiten dan zelf de debiteur te bellen of op te roepen voor een gesprek. Andere gemeenten merken dat debiteuren wel reageren. In ieder geval zijn gemeenten het erover eens dat contact opnemen in een vroeg stadium van betalingsachterstand (binnen maximaal twee maanden) vaker leidt tot een oplossing dan afwachten. De debiteur hervat de betaling of dient een verzoek tot uitstel van de betaalverplichting in. Vormen van contact met debiteur Gemeenten nemen op verschillende manieren contact op met een debiteur: ze sturen brieven, voeren een telefoongesprek, roepen de debiteur op voor een gesprek op het zelfstandigenloket of leggen een huisbezoek of bedrijfsbezoek af bij de zelfstandige. Sommige gemeenten leggen het liefst telefonisch contact. Voor hen voegt het oproepen van de debiteur voor een gesprek niets toe, en een telefoongesprek kost beide partijen weinig tijd. Andere gemeenten proberen debiteuren juist zo veel mogelijk op locatie te spreken. Dat bespaart de debiteur reistijd en geeft de klantmanager Bbz of medewerker debiteurenbeheer veel informatie over de situatie van het bedrijf.

24

Werkinstructies bieden houvast bij bijzondere situaties In gesprek met de ondernemer kan vervolgens beoordeeld worden wat er aan de hand is en of er een oplossing is voor het probleem van het (tijdelijk) niet kunnen voldoen aan de betaalverplichting. Oplossingen staan beschreven bij de bijzondere situaties in hoofdstuk 3. De gemeente kan in een werkinstructie vastleggen wat te doen in verschillende gevallen. Wat moet een professional doen als er structurele problemen bij de debiteur spelen? De beoordeling van de casus blijft maatwerk, maar een werkinstructie geeft houvast aan de uitvoering.

Bij beoordeling van uitstel: afspraken goed vastleggen Voor de beoordeling van het verzoek om uitstel worden er cijfers opgevraagd bij de debiteur: > de laatste jaarcijfers (als de gemeente die nog niet heeft); > omzet- en kostenstaten van het lopende jaar (btw-aangiften); > uitstaande en toekomstige orders. Met deze gegevens beoordeelt de klantmanager Bbz of medewerker debiteurenbeheerder de situatie en het toekomstperspectief van de ondernemer en maakt een prognose. Wanneer kan de debiteur wel weer betalen? Bij onzekerheid over de verwachte duur van de betalingsonmacht, wordt vaak voor een half jaar uitstel verleend. Daarna wordt de situatie opnieuw bekeken. Bij grote twijfels of een complexe situatie kan de professional advies inwinnen bij externe deskundigen. De professional legt de bevindingen vast in een rapportage als achtergrondinformatie bij de beschikking tot uitstel. De beschikking en daarmee de gevolgen voor de maandelijkse betaling door de klant worden verwerkt in het gemeentelijke systeem. Het is zaak om deze afspraken goed te verwerken, zeker als het controleren van de nakoming ervan door iemand anders gebeurt.

Bij stap 6: prioriteit bij geld terughalen stap 1

stap 2

stap 3

stap 4

stap 5

stap 6

stap 7

toekenning

akte

uitbetaling

controle

beheer lening

invordering

afronding

Als de professional overgaat tot het invorderen van het openstaande bedrag, is er meestal al een heel traject afgelegd. Het zoeken naar een maatwerkoplossing heeft onvoldoende resultaat gehad en er volgt een omslag naar de harde kant van het Bbz. Vordering is nu onomkeerbaar De meeste gemeenten zien het overgaan tot invordering als een way of no return. Soms is er al uitstel gegeven, maar heeft dat niet tot het gewenste resultaat geleid. Invordering komt vooral aan de orde als de debiteur duurzaam niet kan of wil meewerken of betalen. Vanaf nu staat het terughalen van gemeenschapsgeld voorop. De klantmanager Bbz of medewerker debiteurenbeheer maakt hierbij de volgende overwegingen: > Hoe kan er zo veel mogelijk teruggehaald worden, door zelf in te vorderen (beslag te leggen) of een deurwaarder in te schakelen? > Maak met de deurwaarder goede afspraken over: - een proactieve klantbenadering; - de afdracht van binnengehaald geld aan de gemeente; - de kosten van de dienstverlening; > Kan het pandrecht op inventaris of goederen worden uitgewonnen? In dit stadium is het een voordeel als de onderneming van de debiteur in stand kan blijven, maar dat is niet meer het hoofddoel. De professional moet nu vooral zakelijk zijn. Niet alleen dreigen met invorderingsmaatregelen, maar die ook daadwerkelijk inzetten. Hierbij moet scherp in het oog worden gehouden dat het gaat om gemeenschapsgeld en dat het terughalen daarvan de eerste prioriteit heeft. 25

Bij stap 7: dienstverlening evalueren stap 1

stap 2

stap 3

stap 4

stap 5

stap 6

stap 7

toekenning

akte

uitbetaling

controle

beheer lening

invordering

afronding

Bij veel gemeenten is het niet gebruikelijk om de klant op te roepen om het traject af te sluiten. Klanten krijgen een brief en de klantmanager Bbz of medewerker debiteurenbeheer beperkt zich tot formele acties. Toch kan het contact met de klant bij de afronding van het traject veel waardevolle informatie opleveren. Om de kwaliteit van de dienstverlening te meten is het aan te raden om steekproefsgewijs klanten op te roepen en met hen door te nemen hoe ze de dienstverlening hebben ervaren. Stel vragen als: > Hoe heeft de klant het contact met de professional(s) ervaren? > Vond de klant de houding van de professional(s) deskundig, meelevend, streng, belerend of oplossingsgericht, etc.? Waar lag dat aan? > Vond de klant de professional(s) goed bereikbaar, aanspreekbaar, duidelijk, etc.? > Was het proces duidelijk voor de klant? Hoe kwam dat? > Zou de klant familie of vrienden in eenzelfde situatie aanraden om contact op te nemen met de gemeente? De antwoorden kunnen inzicht geven in manieren om de dienstverlening aan te scherpen en te verbeteren.

26

Hoofdstuk 5 Managementinformatie Voor gezond debiteurenbeheer is managementinformatie onmisbaar. Meten is weten. Met de juiste informatie kan de gemeente niet alleen monitoren hoe debiteurenbeheer verloopt, maar ook sturen op doelen en targets. In dit hoofdstuk komt aan de orde welke informatie managers nodig hebben, wie verantwoordelijk is voor het signaleren van problemen en hoe de informatie overzichtelijk kan worden gepresenteerd.

Welke informatie hebben managers nodig? Iedere gemeente die we hebben gesproken benadrukt het belang van een frequente en continue controle van debiteurenbeheer. Bij de meeste gemeenten wordt het overzicht van de ontvangsten iedere maand doorlopen. Voor managers is het van belang dat ze een beeld hebben van wat er betaald zou moeten worden en wat er daadwerkelijk wordt betaald. Alleen samen geven deze bedragen weer hoe het debiteurenbeheer ervoor staat. De betalingen kunnen immers lager uitvallen door bijvoorbeeld verleend uitstel van betaling of ‘in de wacht staan’ van de lening in afwachting van een schuldsanering of faillissementsafwikkeling. Of ze worden hoger doordat een debiteur na uitstel weer aan de betalingsverplichtingen kan voldoen. Gemeentelijke informatiesystemen zijn meestal voldoende toegerust om die essentiële informatie te kunnen leveren. Wie is verantwoordelijk voor het afgeven van signalen? Bij sommige gemeenten heeft de klantmanager of medewerker debiteurenbeheer zelf de verantwoordelijkheid om maan delijks te monitoren hoe de betalingen per caseload eruit zien. Andere gemeenten maken gebruik van een (financieel) medewerker of een gedetacheerde medewerker debiteurenbeheer die zich speciaal bezig houdt met het monitoren van de betalingen en het afgeven van signalen aan manager en klantmanagers. Ook heeft deze medewerker de taak om het financiële proces (waaronder de gevolgen van bijzondere situaties zoals uitstel) in het systeem in te boeken.

Indicatoren per meetniveau Er zijn twee niveaus waarop gemeten kan worden. Het klantmanagers- of medewerkersniveau laat het beeld per debiteur zien en het algemene niveau geeft een totaalbeeld. Informatie op het niveau van de klantmanager/medewerker: > een debiteurenkaart met de hoogte van het openstaande bedrag, de maandelijkse betaalverplichting van een debiteur en het voldoen daaraan; > een overzicht van ondernomen acties door de debiteur en reacties van de professional op niet of te weinig betalen; > een overzicht van gemaakte afspraken; > een overzicht van nakoming van deze afspraken door de debiteur. Informatie op algemeen niveau: > een overzicht van openstaande bedragen rentedragend bedrijfskapitaal: > het totaal van alle hoofdsommen; > het rentesaldo en saldo hoofdsom; > achterstand in bedrag en tijd; > gematigde (verlaagde) of uitgestelde betaalverplichtingen; > een overzicht van openstaande bedragen per klant, gekoppeld aan klantmanager; > een overzicht van de maandelijkse betalingen; > een overzicht van het percentage van de leningen bedrijfskapitaal dat wordt teruggehaald.

27

Voor managers is het algemene niveau het interessantst. Het is niet hun taak om iedere maand op detailniveau de betalingen te controleren. Een manager heeft behoefte aan het totaalbeeld. Hoeveel staat er open en hoeveel daarvan komt er (maandelijks, per kwartaal of jaarlijks) binnen? Welke debiteuren betalen niet en hebben daarvoor geen uitstel gekregen? Hoeveel maanden hebben ze achterstand? Zodra de manager merkt dat er minder binnenkomt dan gebruikelijk, dat targets niet gehaald worden of dat er veel achterstanden zijn zonder toepassing van uitstelregelingen, is het zaak algemene overzichten te vertalen in overzichten per klantmanager. Zo ontstaat er een beter beeld over wat er aan de hand is. Om goed in de gaten te houden hoe de betalingen verlopen, is het wel van belang dat er maandelijks bijgehouden wordt hoe de betalingen per caseload eruit zien. Dit kan de verantwoordelijkheid van de klantmanager of medewerker debiteurenbeheer zelf zijn, of van een speciaal hiervoor aangestelde coördinator. Bewaak het inkomen debiteur na bedrijfsbeëindiging Is er na bedrijfsbeëindiging sprake van omzetting van (een deel van) het bedrijfskapitaal in een renteloze geldlening, dan moet het inkomen van de debiteur scherp worden bewaakt. Dan moet immers gedurende vijf jaar de helft van het inkomen van de debiteur boven het sociaal minimum worden gebruikt voor aflossing. Ook hiervoor is een systematische aanpak, goede berekeningsondersteuning en monitoring een must. De klantmanager Bbz en medewerker debiteurenbeheer krijgen een overzicht van de betaalverplichtingen van de debiteur. Dit overzicht kunnen ze eventueel aan de debiteur geven om duidelijk te maken wat de stand van zaken is en wat er na vijf jaar nog betaald moet worden om in aanmerking te komen voor kwijtschelding van het restant. Hou grip op externe informatie Ook als de uitvoering van het Bbz (inclusief debiteurenbeheer) is uitbesteed aan een andere gemeente of aan een samenwerkingsverband blijft het van belang om het debiteurenbeheer voor de eigen gemeente te monitoren. Eis van de uitvoerende partij dat er maandelijks of per kwartaal overzichten worden verstuurd, met daarop de gegevens die genoemd zijn bij de indicatoren. Als het saldo stijgt, vraag dan hoe dat komt. Worden er meer of grotere leningen verstrekt? Worden deze bedragen wel teruggehaald, of moeten ze (deels) afgeboekt worden omdat blijkt dat de debiteur niet kan betalen? Dat kan iets zeggen over de manier waarop voorzieningen zijn toegekend.

Zorgen voor overzicht Om slagvaardig op debiteurenbeheer te sturen en zo nodig te kunnen ingrijpen, moet de gemeente zicht hebben op de ontwikkeling van de beschreven indicatoren, zowel op het niveau van medewerkers debiteurenbeheer of klantmanagers als op het niveau van de manager. Dat kan door de stand van zaken weer te geven met kleuren, codes, vlaggetjes, etc. Een goede manier om snel overzicht te krijgen is een dashboardsysteem.

Mogelijkheden van een dashboardsysteem Bij een dashboard worden signalen weergegeven door kleuren. Oranje staat dan voor een niet-betalende debiteur. Deze kleur is voor de klantmanagers of medewerker debiteurenbeheer een signaal om onmiddellijk actie te ondernemen, de debiteur kort te houden als er afspraken worden gemaakt en te monitoren of de afspraken worden nagekomen. Groen staat voor een debiteur die regelmatig betaalt en waar geen verdere actie voor nodig is. Andere kleuren geven tussenvarianten aan; debiteuren die minder regelmatig betalen of zich minder goed aan afspraken houden.

28

Voorbeeld 1: nakomen betaalverplichtingen en vereiste actie

betaalverplichting nagekomen, geen actie verreist

betaalverplichting niet nagekomen, actie verreist

Een dergelijk dashboardsysteem kan op klantniveau ingezet worden om een klantkaart op te roepen, of op geaggre geerd niveau om na te gaan hoe het debiteurenbestand Bbz er in zijn totaal voorstaat. Hoe verlopen de betalingen in relatie tot het doel (bijvoorbeeld 15-20% terughalen)?

Voorbeeld 2: teruggehaalde openstaande Bbz-vorderingen ten opzichte van target (15% per jaar)

betalingen lopen achter vastgestelde target (7-10%).

betalingen lopen enigszins achter vastgestelde target (4-6%)

betalingen lopen ver achter vastgestelde target (15% of meer).

betalingen zijn in lijn met vastgestelde target

Een dergelijk overzicht laat goed zien wanneer er nog voldoende ruimte is om in te grijpen wanneer de betalingen achterlopen op de vastgestelde target. In de bovenstaande situatie kan bijvoorbeeld worden afgesproken om extra actie te ondernemen zodra het dashboard op blauw staat. Een gemeente kan ook een dashboard inrichten om de effectiviteit van de terugbetaling van bedrijfskapitaal af te meten aan de hoogte en de looptijd van de geldleningen. Hiervoor wordt een redelijk bedrag begroot dat kan worden afgelost, rekening houdend met een percentage uitval (bijvoorbeeld mislukkingen, faillissementen of overlijden). Dit bedrag en de rente daarover vormen dan de jaartarget.

29

Hoofdstuk 6 Tips voor succesvol debiteurenbeheer De door ons geraadpleegde gemeenten noemden verschillende factoren bepalend voor het succes van debiteurenbeheer. Op grond hiervan geven we praktijktips voor de manager en de professional.

Tips voor de manager Combineer of bundel specialismen Debiteurenbeheer bedrijfskapitaal Bbz vraagt om specialistische kennis van het Bbz en van debiteurenbeheer. Veel gemeenten zetten daarom veelzijdige professionals in, bijvoorbeeld met medewerkers debiteurenbeheer die Bbz-kennis hebben. Is er geen schaap met vijf poten voorhanden? Dan is het inzetten van deskundigen uit verschillende disciplines een oplossing. Maak bijvoorbeeld een knip in het proces, waarbij de prioriteit ligt bij de deskundigheid en kerntaken van de medewerker van de desbetreffende discipline. Zo worden de krachten van de verschillende specialismen gecombineerd en versterken ze elkaar.

Pak herinrichting van het proces integraal aan Is het debiteurenbeheer Bbz niet (helemaal) op orde en zijn er plannen zijn om dit opnieuw in te richten? Pak het dan in zijn geheel aan: zorg niet alleen voor een goed debiteurenproces voor nieuwe gevallen, maar neem ook openstaande vorderingen mee. Bedenk hierbij dat de wetgever misschien al in 2013 een bonus-malusregeling wil introduceren voor het onderdeel bedrijfskapitaal van de Bbz-declaratie aan het Rijk. Dit kan een extra stimulans zijn.

Maak een saneringsplan en gun de uitvoering tijd Maak een debiteurensaneringsplan. Zijn vorderingen die al jaren openstaan verjaard of moeten ze om een andere (dringende) reden worden afgeboekt? Of probeert de gemeente nog contact met de debiteur te krijgen? Weeg de kosten tegen de baten af: wat is het verwachte resultaat? Leg in dit plan vast hoe en in hoeveel tijd het debiteurenbeheer gesaneerd gaat worden en hoe het nieuwe proces eruit ziet. Gun de sanering tijd.

Leg prioriteiten en taken vast en zorg voor extra capaciteit Geef professionals een duidelijke opdracht. Ligt de prioriteit bij het nieuwe debiteurenproces of juist bij het saneren van oude vorderingen? Ga na of er mogelijkheden zijn om het aantal fte’s uit te breiden of tijdelijk externen in te huren om (oude) debiteurendossiers te schonen en saneren. Baken de taken daarbij goed af. Wie doet wat en wanneer zijn zaken afgerond en afgesloten? Is er geen ruimte voor uitbreiding van de capaciteit, probeer dan een knip te maken in het proces. Door taken te scheiden kan geborgd worden dat de professionals zich bezighouden met hun kernactiviteiten en zijn prioriteiten helder en scherp geformuleerd.

Zorg voor duidelijke werkinstructies en afspraken Debiteurenbeheer kent een aantal standaardstappen. Bespreek hoe deze stappen er binnen de gemeente en de afdeling(en) uitzien. Waar liggen de prioriteiten? Wie doet wat? Wie voert regie en wie is verantwoordelijk? Zeker bij een knip in het proces zijn goede afspraken over de taakverdeling cruciaal. Ondersteun de afspraken met een werkwijzer of werkinstructie waarin alle processtappen beschreven staan. Standaardbrieven voor bijvoorbeeld aanmaningen of uitstel kunnen worden vastgelegd als bijlage van de werkinstructie. Zo wordt het voor iedereen duidelijk wanneer bepaalde acties en handelingen vereist zijn. Zorg dat nieuwe medewerkers de werkinstructie als inwerkdocument kunnen gebruiken. Zo wordt kennisoverdracht bij ziekte of uitval gewaarborgd en wordt de afdeling minder kwetsbaar.

30

Maak medewerkers persoonlijk verantwoordelijk Leg de verantwoordelijkheid van het terughalen van de vordering bij de medewerker debiteurenbeheer of klantmanager. Het doel is geld binnenhalen en voorkomen dat een ondernemer instroomt in de WWB of IOAZ. Spreek de professional aan op zijn handelen als het niet goed loopt. Persoonlijke verantwoordelijkheid zorgt voor betrokkenheid bij het proces.

Laat eventueel medewerkers regelmatig van caseload wisselen Binnen sommige gemeenten wisselen de klantmanagers/medewerkers debiteurenbeheer periodiek van caseload. Het voordeel daarvan is dat een collega met een frisse blik de casus gaat doornemen. Welke stappen zijn logisch en wat moet er nu gedaan worden? De wisseling voorkomt dat medewerkers cases laten liggen of op zijn beloop laten als ze vastlopen, omdat ze geen probleemdossier aan een collega willen overdragen. Zorg wel dat goed geborgd wordt dat er geen informatie verloren gaat door dossieroverdracht en doordat de medewerker vaker nieuwe debiteuren moet leren kennen.

Monitor of signalen worden opgepakt Het is belangrijk dat medewerkers debiteurenbeheer/klantmanagers signalen over betalingsachterstanden van debiteuren afgeven. Ook moet de manager deze signalen op geaggregeerd niveau ontvangen om te kunnen nagaan wat ermee gebeurt. Hoe snel wordt er actie ondernomen en waar bestaat die actie uit? Veel gemeenten zetten gespecialiseerde financieel medewerkers in voor het afhandelen van het financiële proces en het bijhouden van de verstrekte kredieten en de betalingen. Zij kunnen niet alleen signalen afgeven als het niet goed gaat, maar ook de informatie vertalen naar overzichten.

Hou ook contact met betalende debiteuren Veel gemeenten hebben geen contact met debiteuren die gewoon maandelijks betalen. Ze vinden dat ze debiteuren die aan hun betaalverplichting voldoen niet lastig hoeven te vallen. Andere gemeenten onderhouden wel contact met starters vanuit de uitkering. Zowel klantmanagers als debiteuren ervaren dit als erg positief. Daarom valt te overwegen om bijvoorbeeld eens in het (half) jaar vanuit een positieve benadering contact op te nemen met de ondernemer.

Regel de voorkant van het proces goed Tot slot is effectief debiteurenbeheer alleen mogelijk als de voorkant van het Bbz-proces ook goed geregeld is. Zorg dat de besluiten en beschikkingen op orde zijn. Zorg bij het verstrekken van het kapitaal dat pandrecht of hypotheekrecht daadwerkelijk is gevestigd. Alleen dan kan dit als stok achter de deur gebruikt worden bij het debiteurenbeheer.

31

Tips voor de professional Zorg voor brede deskundigheid en de juiste vaardigheden Zorg dat je boekhoudkundige en bedrijfseconomische kennis (vooral toegepast op het mkb) op peil is. Je moet immers inschattingen maken van de situatie van de ondernemer, die weer gevolgen hebben voor de openstaande bedragen en de terugbetaling ervan. Alleen door gedegen kennis van het Bbz is het mogelijk om alle alternatieve oplossingen de revue te laten passeren. Welke oplossing past het beste? En is het doel veiligstellen van het verstrekte kapitaal, of voorkomen dat de debiteur de onderneming moet beëindigen? Spelen er andere belangen? Welke afwegingen moeten er worden gemaakt? Werk ook aan noodzakelijke competenties als gespreksvaardigheden in de dialoog met de klant, inlevingsvermogen en een zekere mate van coulance.

Licht debiteuren voor over het proces Om je dienstverlening af te stemmen op een klant is het aan te raden om die vanaf het begin te betrekken bij het proces. Niet alleen bij het verstrekken van de voorziening, maar ook bij de latere stappen. Bespreek met de debiteur hoe het proces verloopt en wie wat doet. Moet de debiteur als het even niet goed gaat de klantmanager bellen of een medewerker debiteurenbeheer? Wanneer komt invordering in beeld en hoe kan de debiteur dat voorkomen? Het is handig om een brochure uit te reiken bij het verstrekken van de voorziening, waarin de rechten en plichten van de klant in klare taal beschreven staat. Heeft je gemeente nog geen brochure? Stel er dan zelf een op of vraag bij een andere gemeente een voorbeeld en pas dat aan de situatie in jouw gemeente aan.

Hou een vinger aan de pols Het is belangrijk betalingsachterstand te zien als een signaal voor actie of contact met de debiteur. Zorg daarbij dat je in gesprek komt of blijft met de debiteur. Hou zicht op de omstandigheden van de ondernemer door periodieke voortgangsonderzoeken. Laat je niet afschrikken wanneer de ondernemer niet snel cijfers kan laten zien of zegt dat het teveel moeite kost. Deze cijfers zijn noodzakelijk voor een goede beoordeling. Het voorspelt weinig goeds over het ondernemerschap van de debiteur als cijfers niet of lastig te leveren zijn. Wacht niet te lang met de definitieve vaststellingen en voorkom onnodige escalaties. Meerdere jaaruitkeringen om niet kunnen namelijk nogal negatief uitwerken op belastingen en inkomensafhankelijke regelingen, omdat ze belast worden in het jaar van de omzetting. Neem ook regelmatig vanuit een positieve benadering contact op met de ondernemer. Hoe gaat het nu? Speelt er iets waar je eventueel bij zou kunnen helpen? Bij zo’n gesprek zijn jaarcijfers in eerste instantie niet altijd nodig.

Kies op tijd voor de harde aanpak en zet door Weet wanneer je moet overgegaan tot harde invordering. Als de situatie niet valt te redden is pappen en nathouden zinloos. Daarnaast heeft dreigen met bijvoorbeeld een deurwaarder geen zin als het middel toch niet wordt ingezet. In die gevallen is het noodzakelijk om de debiteur actief te benaderen of over te gaan op het invorderen van het bedrag. Na het opstarten van een proces moet daar een vervolg aan gegeven worden. Hou in de gaten of dat ook echt gebeurt.

32

Bijlage 1 Begrippenlijst Akkoord Een akkoord is een regeling waarbij tegen een op dat moment aangeboden gedeeltelijke betaling finale kwijting wordt verkregen. De financiële middelen die daarvoor nodig zijn kunnen uit een nieuw krediet komen of uit de opbrengst van de activa bij de beëindiging van het bedrijf. Concurrente schuldeisers Dit zijn schuldeisers zonder wettelijke preferentie, dus bijvoorbeeld ‘gewone’ leveranciers of crediteuren. Bij een sanering is de gebruikelijke verdeling dat preferente schuldeisers een twee maal zo hoog percentage van de opbrengst krijgen als concurrente schuldeisers. Duurzame betalingsonmacht Met duurzaam wordt in de werkwijzer bedoeld: naar verwachting voortdurend. Hypotheek Het recht van hypotheek is een zakelijk recht op een onroerende zaak. Het wordt door middel van een hypo theekakte gevestigd om bij voorrang geld te verkrijgen uit de opbrengst. Als een bank onroerende zaak al financiert is dit meestal het recht van tweede hypotheek. Meestal wordt hypotheek bedongen bij het verstrekken van leningen als er onroerende zaken in privéeigendom of in een bedrijf aanwezig zijn. Het recht van hypotheek moet via een notariële akte worden vastgelegd. Het tekenen van een hypotheekakte kan door het college aan een of meerdere ambtenaren worden opgedragen. Een andere mogelijkheid is dat de notaris er via een aanwijzingsbesluit van de burgemeester mee wordt belast. De ambtenaar is dan bevoegd de notaris te machtigen om de akte te passeren zonder de aanwezigheid van de ambtenaar. Als de gemeente kiest voor een vaste notaris volstaat een doorlopende machtiging (doorlopende ondervolmacht). Degene die het recht vestigt is de hypotheekgever; degene die het krijgt de hypotheekhouder. De hypotheekhouder heeft het recht van parate executie en mag dus zonder

gerechtelijk vonnis overgaan tot executoriale verkoop om uit de opbrengst de vorderingen te voldoen. Als de lening volledig is afgelost of de goederen zijn betaald, vervalt de hypotheek automatisch (van rechtswege). De notaris verwijdert de hypotheek uit het hypotheekregister. Leningen Met leningen wordt in de werkwijzer bedoeld: verstrekte bedrijfskapitalen die nog het karakter van een (rente dragende) geldlening hebben. Preferente schuldeisers Schuldeisers die op grond van de wet (WWB art. 60, zesde lid) voorrang hebben boven de niet-preferente schuldeisers (de concurrente schuldeisers). De voorrangsrechten staan in art. 3: 277 en verder van het Burgerlijk Wetboek. Schuldregeling Een schuldregeling is een regeling waarbij de schuldeisers bereid zijn de schuld geheel of gedeeltelijk kwijt te schelden of voorlopig niet in te vorderen vanwege de zwakke financiële positie van een debiteur. Verpanding (pandrecht) Het recht van pand is een zakelijk recht op een roerende zaak of een vordering. Het pandrecht wordt door middel van een pandakte gevestigd om bij voorrang geld te verkrijgen uit de opbrengst. Meestal wordt een pandrecht bedongen bij het verstrekken van leningen. Degene die het recht vestigt is een pandgever; degene die het krijgt is de pandhouder. De pandhouder heeft het recht van parate executie executie en mag dus zonder gerechtelijk vonnis overgaan tot executoriale verkoop om uit de opbrengst de vorderingen te voldoen. Als de lening volledig is afgelost of de goederen zijn betaald, vervalt het pandrecht automatisch (van rechtswege). Vorderingen Met vorderingen wordt in de werkwijzer bedoeld: uitke ringen en geldleningen die zijn teruggevorderd en hierdoor niet meer het karakter van ee n geldlening hebben.

33

Bijlage 2

Processtappen debiteurenbeheer rentedragend bedrijfskapitaal Deze bijlage somt op welke processtappen doorlopen moeten worden bij debiteurenbeheer bedrijfskapitaal, standaard of afhankelijk van de situatie. Of het de medewerker debiteurbeheer is of de klantmanager Bbz die verantwoordelijk is voor de uitvoering van een stap verschilt per gemeente.

Periodieke acties > Bewaak de naleving van betaalverplichtingen (maandelijks). > Bereken de gemiddelde maandrente en pas de betaalverplichting aan (ieder half jaar/jaarlijks). > Stel saldo-overzichten op voor de debiteur, inclusief betaalde rente (jaarlijks).

Acties die afhankelijk zijn van de situatie Situatie: debiteur heeft niet betaald Verstuur een herinnering via het systeem. Wacht eventueel verlate betaling af. Neem telefonisch contact op en vraag of de debiteur al heeft betaald en zo nee, waarom niet.

BEVREDIGEND ANTWOORD Laat de zaak rusten en controleer later op het

GEEN BEVREDIGEND ANTWOORD Start een onderzoek naar de mogelijkheid tot verlaging

nakomen van verplichtingen.

of uitstel van betaling, zie onderzoek matiging/uitstel.

34

Situatie: debiteur reageert niet Verstuur de eerste aanmaning. Verstuur de tweede (laatste) aanmaning. Neem telefonisch contact op en vraag of de debiteur al heeft betaald en zo nee, waarom niet. DEBITEUR REAGEERT NOG NIET Eis de lening op van debiteur; vorder het geld terug via

DEBITEUR REAGEERT WEL

een beschikking.

GEEN REACTIE/

WEL REACTIE

DEBITEUR

DEBITEUR

GEEN BETALING > Zet de terugvordering in gang: boek de lening en achterstallige rente over naar vordering; start een incassoactie. Een betalingsregeling is volgens de Awb niet nodig. > Bereken wettelijke rente vanaf de vervaldatum en leg een betaalverplichting op.

OP BESCHIKKING Beoordeel eventueel

KAN BETALEN Controleer op nakoming

KAN NIET BETALEN Start een onderzoek naar

alsnog of debiteur kan

verplichtingen.

mogelijkheid tot verlaging

betalen, zie boven bij

of uitstel, zie onderzoek

DEBITEUR REAGEERT

matiging/uitstel.

WEL

> Bereid eventueel overdracht aan deurwaarder voor en stel die in.

35

Situatie: onderzoek matiging/uitstel Kies voor een licht of zwaar onderzoek. BETAALGEDRAG IN VERLEDEN GOED

GROTERE TWIJFEL, REGELMATIG UITSTEL OF MATIG BETAALGEDRAG

licht onderzoek Neem telefonisch contact op en vraag naar de situatie en hoelang de debiteur niet denkt te kunnen betalen.

UITKOMST

UITKOMST

ONDERZOEK

ONDERZOEK

BEVREDIGEND

NIET BEVREDIGEND

Verleen uitstel voor

Doe alsnog een zwaar onderzoek.

3-6 maanden.

zwaar onderzoek > Maak een afspraak met de debiteur om de situatie toe te laten lichten. > Vraag de debiteur om mee te nemen: jaarcijfers vorig boekjaar (als de gemeente die nog niet heeft), omzetgegevens, overzichten van kosten en schulden, overzichten van opdrachten en onderhanden werk, btw-aangiften van het lopende boekjaar en overige inkomstengegevens. > Bevestig de afspraak, bijvoorbeeld met een brief of e-mail. > Vraag eventueel extern advies over situatie, toekomstperspectief en betaalmogelijkheden van de debiteur. > Beoordeel de situatie en betalingsruimte (met behulp van het adviesrapport). > Bereid het besluit voor en leg het vast. > Draai zo nodig het terugvorderingsbesluit terug.

Situatie: debiteur krijgt matiging of uitstel Pas de betaalverplichting in het systeem aan. Verstuur de beschikking uitstel of matiging. Leg vast hoeveel recht op uitstel er nog over is tijdens de looptijd van de lening. Zorg bij uitstel voor een toekomsttransactie of agendering om de betaalverplichting in het systeem in te voeren op het moment dat die weer herleeft volgens beschikking en akte. Herbereken eventueel de gemiddelde maandrente en voer die in het systeem in.Neem telefonisch contact op en vraag of de debiteur al heeft betaald en zo nee, waarom niet.

36

Situatie: debiteur betaalt niet en kan geen uitstel meer krijgen Start een onderzoek om te beoordelen of de betaalverplichting van debiteur verlaagd kan worden, zie bij onderzoek matiging/uitstel (maar uitstel is in dit geval niet meer mogelijk). Vraag hierbij eventueel extern advies over de situatie en het toekomstperspectief van de zelfstandige.

GEDEELTELIJKE AFLOSSING MOGELIJK

GEDEELTELIJKE AFLOSSING NIET MOGELIJK Breng bedrijfsbeëindiging ter sprake.

> Stuur een beschikking

DEBITEUR IS BEREID TOT

DEBITEUR IS NIET BEREID TOT

matiging.

BEDRIJFSBEËINDIGING

BEDRIJFSBEËINDIGING

> Pas de betaalverplichting in

> Laat de debiteur een beroep doen op de Bbz-beëindigings-uitkering. > Schort invordering tijdelijk op.

> Eis (eventueel onderbouwd

het systeem aan.

door extern advies) de lening en achterstallige rente op; vorder het geld van de debiteur terug via een beschikking. > Zet de terugvordering in gang: boek de lening en achterstallige rente over naar vordering; start een incassoactie. Een betalingsregeling is volgens de Awb niet nodig. > Controleer na de uiterste betaaldatum de betaling. > Bereken wettelijke rente vanaf de vervaldatum en leg een betaalverplichting op. > Bereid eventueel overdracht aan deurwaarder voor en stel die in.

Situatie: debiteur kan duurzaam niet voldoen aan verplichtingen Als uit (extern) onderzoek blijkt dat de debiteur duurzaam niet in staat is de rente- en aflossingsverplichtingen na te komen, dan ontstaat eenzelfde situatie als bij debiteur betaalt niet en kan geen uitstel meer krijgen, zie hierboven.

37

Situatie: verzoek om minnelijke schuldregeling of akkoord Ga op het verzoek in (de gemeente is daartoe verplicht) en informeer de debiteur of schuldhulpverlener per brief over het saldo van de hoofdsom en het rentesaldo van de Bbz-geldlening. Vermeld in de brief: > welk deel van de schuld onder een hypotheek of verpanding valt en dus buiten een eventuele regeling blijft; > dat de gemeente alleen meewerkt aan een regeling als alle concurrente schuldeisers evenredige medewerking verlenen (art 42 Bbz). Schort de geldlening tijdelijk op en boek tijdelijk geen nieuwe rente op. Volg en bewaak de procedure.

REGELING

AKKOORD

GEEN AKKOORD OF REGELING

> Stuur de (voorlopige)

> Stuur de (voorlopige)

> Reactiveer de rentedragende

beschikking aan de debiteur.

beschikking aan de debiteur

geldlening.

> Informeer de schuldhulpverlener.

> Informeer de schuldhulpverlener.

> Boek eventuele gedeeltelijke

> Boek betalingen als aflossing.

schriftelijk over de rente- en

> Scheld de rest van de hoofdsom

aflossingsverplichtingen.

kwijtschelding of een uitstelregeling in het systeem in.

> Informeer de debiteur

en rentevordering kwijt en boek die af. > Stuur de debiteur een definitieve beschikking.

38

Situatie: bedrijfsbeëindiging Bepaal wat er gebeurt met de lening: een schuldregeling, (deels) renteloos maken en/of (deels) ineens terugvorderen, bijvoorbeeld vanwege verwijtbare bedrijfsbeëindiging of onttrekking beschikbare middelen.

DE LENING WORDT (DEELS)

DE LENING WORDT (DEELS)

DE LENING WORDT

RENTELOOS GEMAAKT

DIRECT OPGEËIST

INGEBRACHT IN EEN

> Stel het inkomen van de

> Vorder het deel dat de debiteur

MINNELIJKE SCHULDREGELING

debiteur vast op grond van

ineens moet terugbetalen

zie bij verzoek om minnelijke

eigen bestanden (als de debiteur

vanuit de middelen bij

schuldregeling

een uitkering heeft) of Suwinet

bedrijfsbeëindiging direct op,

en vraag de debiteur om

zodra de middelen beschikbaar

inkomensgegevens.

zijn of zelfs al daarvoor. Om te

> Voer het aflossingsbedrag in

voorkomen dat deze middelen

het systeem op als de debiteur

verdwijnen, moet er snel worden

een inkomen boven het sociaal

gehandeld.

minimum heeft. > Bewaak gedurende 5 jaar (half)

> Zet de terugvordering in gang: boek de lening en achterstallige

jaarlijks de aflossing van het

rente over naar vordering;

renteloze deel.

start een incassoactie. Een

> Bepaal na die 5 jaar of achterstand in betaling is

betalingsregeling is volgens de Awb niet nodig.

ontstaan en vorder dit bedrag terug van de debiteur. > Handhaaf het deel van de lening dat onder hypothecaire zekerheid aan de eigen woning is verbonden (al dan niet rentedragend, dat is in discussie). Volg bij behoud eigen woning de voorschriften in artikel 43a - 43d Bbz, zie behoud hypotheek eigen woning. > Scheld de rest van het bedrag kwijt.

39

Situatie: beslaglegging Vaardig een dwangbevel uit. Leg zo mogelijk beslag op inkomsten (derdenbeslag). Schakel eventueel een deurwaarder in. Bewaak termijnen en boek ontvangsten in. Neem eventueel tussentijds contact op met de deurwaarder.

Situatie: bedrag om niet ex art. 21 Bbz aan gevestigde zelfstandigen Bepaal het bedrag om niet en gebruik dat voor de aflossing van het bedrijfskapitaal. Over jaar -1: > Effectueer de aanspraak/aflossing op 1 januari van jaar 0. > Maak een herberekening van de rente. Teveel berekende rente in overleg met de debiteur uitbetalen of gebruiken voor het inlopen van (rente)achterstand of voor een toekomstige betaalverplichting. Over jaar 0: > Effectueer de aanspraak/aflossing op 1 januari van jaar +1; > Maak een herberekening van de rente. Teveel berekende rente in overleg met de debiteur uitbetalen of gebruiken voor het inlopen van (rente)achterstand of voor een toekomstige betaalverplichting.

Situatie: rentekwijtschelding ex art. 21 Bbz aan gevestigde zelfstandigen Stel de rentekwijtschelding vast en gebruik die voor betaling van de verschuldigde rente. Effectueer de aanspraak over jaar +1 of +2 op 1 januari van respectievelijk jaar +2 en jaar +3; De aanspraak in overleg met de debiteur uitbetalen of gebruiken voor het inlopen van (rente)achterstand of voor een toekomstige betaalverplichting.

40

Deze werkwijzer is een onderdeel van de Impuls Vakmanschap van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) en Divosa, gefinancierd door het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid. Het doel van de Impuls is het versterken en stimuleren van methodisch werken binnen de sociale zekerheid. De Werkwijzer Debiteurenbeheer Bbz is onderdeel van een vierluik over het Bbz.

Colofon Divosa Kon. Wilhelminalaan 5 | 3527 LA Utrecht Postbus 2758 | 3500 GT Utrecht T 030 - 233 23 37 E [email protected] www.divosa.nl Redactie Jan Zorg en Vivian den Hartogh (Stimulansz), Gina Jongma en Hidde Brink (Divosa) Eindredactie Anneke Nunn Vormgeving Marion Klerken, YON-Vormgeefwerk Versie: september 2012

41

Werkwijzer Debiteurenbeheer Bbz

Recommend Documents