Twaalf eenvoudige tips voor debiteurenbeheer in het MKB

Twaalf eenvoudige tips voor debiteurenbeheer in het MKB

Herculesplein 261, 3584 AA Utrecht Postbus 14015, 3508 SB Utrecht Telefoon : 030-21 22 165 Fax : 030-25 40 916 E-mail : [email protected]

© ProAccept 2013

Waarom twaalf tips? Al jaren incasseren wij vorderingen voor bedrijven in het MKB en adviseren wij bij de opzet van debiteurenadministraties en debiteurenbeleid. Er valt veel meer te zeggen over debiteurenbeheer dan in dit boekje staat beschreven. Maar uit de reacties die wij van klanten krijgen, blijkt dat er vooral behoefte bestaat aan beknopte en doelgerichte informatie. Een primaire voorkeur voor handzame en werkbare tips in plaats van diepgaande rapporten. Daarom hebben wij uit onze ervaringen deze twaalf tips samengesteld. Vuistregels waarmee u betaaltermijnen kunt verkorten en onaangename situaties met klanten kunt voorkomen. Dat is zowel goed voor uw financiële beleid als voor uw relatiebeheer. Wij wensen u met deze tips een succesvolle inning van uw vordering toe! Mocht uw klant onverhoopt toch niet betalen, dan staan wij u als professionele partij graag terzijde.

Maak van debiteurenbeheer geen sluitpost In kleine en middelgrote bedrijven is vaak geen plaats voor een full-time debiteurenbeheerder, maar regelmatig zie je dat er ook niemand verantwoordelijk voor is. Dan doet iemand er eens iets aan als er tijd over is. Dat is onverstandig en kost u waarschijnlijk geld. Maak iemand verantwoordelijk voor het beheer van de debiteurenportefeuille. Iemand die met klanten kan omgaan en die de telefoon durft te pakken. En: geef hem of haar voldoende bevoegdheden om betalingsafspraken te kunnen maken.

Maak een helder beleid voor debiteurenbeheer

Zorg in uw bedrijf voor duidelijk beleid in debiteurenbeheer. Leg termijnen en (aanmanings)procedures vast. Dat helpt om steeds snel en adequaat te kunnen reageren. Trage of kwaadwillende debiteuren merken het snel wanneer duidelijk beleid voor debiteurenbeheer ontbreekt en proberen daar misbruik van te maken door te vertragen.

Hanteer geen te lange termijnen

Welke betalingstermijnen u hanteert, hoe vaak en op welke manier u aanmaant, dat alles kan afhankelijk zijn van verschillende factoren, zoals ook tradities in uw branche of bedrijf. Wees erop bedacht termijnen niet te lang te maken. In de praktijk is gebleken, dat een vordering die langer dan drie maanden openstaat, al snel veel moeilijker inbaar wordt.

Neem uzelf en uw eigen termijnen serieus

Wanneer u een betaaltermijn van veertien dagen hanteert, ga dan niet pas na een maand kijken of er daadwerkelijk betaald is. Wanneer de debiteur merkt dat u uw eigen termijnen niet serieus neemt, zal hij dat zeker ook niet doen. Dus agendeer zorgvuldig en bedenk dat discipline een van de belangrijkste ingrediënten van goed debiteurenbeheer is. Persoonlijk contact met debiteuren verkort betalingstermijnen. Bijvoorbeeld door, vóórdat de betalingstermijn is verstreken, te bellen of de levering tot tevredenheid is geweest. Of direct na verstrijken van een betalingstermijn met de vraag of er misschien een probleem met de levering is geweest. Bel bij geen reactie ook na of een factuur of betalingsherinnering wel is ontvangen.

Wees vasthoudend maar word niet boos Behoud een zakelijke opstelling en word niet boos. Ook als een klacht onterecht is of alleen bedoeld om te vertragen of om onder betaling uit te komen. Vanuit een zakelijke houding is het veel gemakkelijker om vast te houden aan uw eigen lijnen van debiteurenbeheer. Ga daarom ook in vroeg stadium de dialoog met de klant aan. Voordat de vertragingen zover zijn opgelopen dat er meteen al een onaangename situatie met ergernis ontstaat.

Behandel klachten zorgvuldig

Neem klachten van uw klanten altijd serieus in behandeling, ook wanneer die meteen al volkomen ongegrond lijken te zijn. Bedenk dat heel vaak uw klant vooral gehoord en serieus genomen wil worden. Zo voorkomt u veel gerechtelijke procedures die onnodig veel tijd en geld kosten.

Weeg risico’s vooraf zorgvuldig af

Iedereen begrijpt dat je voor een doosje paperclips geen overeenkomst in vijfvoud opmaakt en ook dat je zonder schriftelijk contract geen nieuwe keuken verkoopt. Wees u bewust van de risico’s die u neemt en weet dat zonder schriftelijk contract het bewijs later moeilijk kan zijn. Laat u bij twijfel altijd vooraf adviseren. Hetzelfde geldt voor de kredietwaardigheid van uw klant. Realiseer u dat u iedere dag tegen een wanbetaler aan kunt lopen. Bij transacties die een risico voor u vormen kunt u vooraf een onderzoek naar de kredietwaardigheid laten instellen.

Leg betalingsafspraken schriftelijk vast

Wanneer u uitstel geeft of betaling in termijnen afspreekt, leg de afspraken dan schriftelijk vast. Vraag liefst een schriftelijke bevestiging van uw klant. Dat geeft duidelijkheid en voorkomt discussies achteraf. Wanneer u dat niet van uw klant wilt verlangen verzend dan in elk geval zelf een schriftelijke bevestiging van de afspraken. Spreek een datum af waarop betaling in uw bezit zal zijn. Niet dat “volgende week” betaald zal worden en al zeker niet “zo spoedig mogelijk” of dat de klant betaalt zodra hijzelf een bedrag heeft ontvangen dat hij nog van iemand tegoed heeft. Spreek af dat de gehele vordering weer ineens opeisbaar zal zijn als één van de termijnen niet op tijd wordt betaald.

Wees duidelijk en nauwkeurig Zorg dat afspraken duidelijk zijn om discussie achteraf te voorkomen. Zorg ook voor duidelijke Algemene Voorwaarden en laat u adviseren over de manier waarop u die moet toepassen. Ook goede en volledige vastlegging van de personalia en adresgegevens van uw klant behoedt u voor veel problemen later.

Bewaak de kwaliteit van uw product Het lijkt op het intrappen van een open deur, maar de bereidheid van uw klant om te betalen hangt zeer nauw samen met de kwaliteit van uw product of dienst. Een gebrekkige levering of prestatie is voor een klant heel vaak aanleiding om betaling uit te stellen of zelfs achterwege te laten.

Waarschuw voor kosten

Neem in de laatste aanmaning een mededeling op dat u de vordering uit handen zult geven wanneer niet op tijd wordt betaald. Vermeld erbij dat de gerechtelijke- en buitengerechtelijke kosten dan voor rekening van de nalatige debiteur zullen komen. Door duidelijkheid te geven over de vervolgmaatregelen, worden deze stappen soms juist overbodig. De Wet Incassokosten bepaalt dat u in veel gevallen verplicht bent formele aankondiging te doen van wettelijk bepaalde incassokosten. Laat u vooraf goed ïnformeren. (Op onze website vindt u een korte uitleg van deze wettelijke bepalingen). U kunt het natuurlijk ook uit handen geven, dan weet u zeker dat uw vordering conform de wettelijke regels geïncasseerd wordt.

Vind een allround incassopartner Wanneer het uiteindelijk toch nodig is om een vordering uit handen te geven, vind dan een betrouwbare incassopartner die het gehele traject, vanaf sommatie tot en met eventuele gerechtelijke procedures en beslagleggingen, kan verzorgen. Dat geeft snelheid, slagvaardigheid en korte communicatielijnen. Een debiteur krijgt daardoor weinig kans om verder te vertragen. Onze adviseurs zijn er om u bij te staan met adviezen voor uw debiteurenbeheer en om de incasso van vorderingen van u over te nemen. Van eerste sommatie tot en met gerechtelijke procedures en beslaglegging als dat nodig is. Alles in één hand.

Voor meer informatie, bezoek onze website op www.proaccept.nl of bel of e-mail ons op 030-2122165 of [email protected].

Aan de samenstelling van deze uitgave is veel zorg besteed. Het inwinnen van advies op maat kan noodzakelijk zijn en wordt geadviseerd. ProAccept is niet aansprakelijk voor schade, in welke vorm dan ook, die direct of indirect zou voortvloeien uit (onjuist) gebruik van informatie uit deze uitgave.

Herculesplein 261, 3584 AA Utrecht Postbus 14015, 3508 SB Utrecht Telefoon : 030-21 22 165 Fax : 030-25 40 916 E-mail : [email protected]