Green. Milieuhandboek. 12,5 jarig. Management processen Operationele processen Ondersteunende processen Beheersings processen. OSP viert in 2013 haar

ZAKELIJKE HORECA

C AT E R I N G

OSP viert in 2013 haar

g ri 12,5besja taan

n e e r G ook

B

Milieuhandboek Management processen Operationele processen Ondersteunende processen Beheersings processen

Inhoudsopgave

Inhoudsopgave 1 Management processen 4 1.1 Beleid 4 1.2 Organisatiestructuur 5 1.3 Procesmodel 7

2001

et de an egint m ants v OSP b estaur r . e d van versum itatie te Hil p e o explo r e G rd re Media o mee p d n m a e t ll Ho g van rap en in mgevin lg o o v e d a in Daarn s; allen wordt isatie tgever n h a c g a r r opd De o tje sum. kamer Hilver zolder n e d. e r estuu vanuit l aang o h ip op Sch

2003 OSP draait vo or het eerst, sinds haar be staan, zwarte cijfers. Dat w ordt uitbundi g gevierd. Inmid dels staat de teller op 10 waardevolle opdrachtgev ers die geloo f hebben in he t OSP-concep t ‘U live – U lo ve – U lunch’ . Inmiddels is de verhuizing van de zolder kamer naar Hoofddorp, Jadelaan 113 een feit! Wij hebben ons eigen kantoo r.

1.4 Continu verbeteren 8 1.5 Overlegstructuur 8 1.6 Referentiematrix ISO 14001:2004 10

2 Operationele processen 17 3 Ondersteunende processen 18 3.1

Selecteren en beoordelen van leveranciers

18

3.2 Opleiden van medewerkers 20

4 Beheersingsprocessen 22

2002

OSP hee ft 6 opdr achtgeve rs en begint een langd u r ig e partnersh ip met H ocras te Bussum. De omze t wordt gehalveerd – we gaa n van gulden ov er op euro en realiseren nog net 1 m iljoen euro om zet.

2

greenbook

osp | zakelijke horeca

4.1

Afhandelen van ongevallen, milieu-incidenten en noodsituaties

22

4.2

Inventarisatie en significantiebepaling milieuaspecten incl. wetgeving

24

4.3 Uitvoering en afhandeling audits 25 4.4

Beheren van documenten en data

26

4.5

Afwijkingen, corrigerende en preventieve maatregelen

29

5 Formulieren 30


greenbook

3

Inhoudsopgave

t n e m e g a n a M 1 Processen 2004 OSP breidt haar activiteiten op het Mediapark te Hilversum aanzienlijk uit en is sindsdien 24/7 ingericht om op alle nieuwsactiviteiten en calamiteiten te kunnen anticiperen. Ook in 2013 is OSP nog zeer actief op het Mediapark.

De management processen beschrijven de betrokkenheid van het management om de milieudoelstellingen van de organisatie te realiseren. Hierbij wordt stilgestaan bij het plannen en uitvoeren van het geformuleerde milieubeleid, de mate van doeltreffendheid hiervan en het vermogen om continu te verbeteren. Het organogram geeft inzicht in de structuur en functies binnen OSP Zakelijke Horeca. Het procesmodel is een grafische weergave van alle belangrijke processen welke zorgdragen dat de milieuprestaties van OSP Zakelijke Horeca verbeteren. De overlegstructuur beschrijft de interne communicatie van onder andere milieubeleid, milieudoelstellingen en resultaten en de externe communicatie met belanghebbenden en bevoegd gezag.

momenten op het gebied van milieu zijn geborgd. Met behulp

en uitgedragen. De opvolging van de realisatie van de doelstel-

van dit managementsysteem stelt OSP Zakelijke Horeca alles in

lingen wordt eens per kwartaal besproken in het directieover-

het werk om te voldoen aan de geldende regel- en wetgeving en

leg. De status wordt geregistreerd in de notulen en in het

andere eisen ten aanzien van milieu en aan de eisen van de

milieuprogramma van OSP Zakelijke Horeca.

NEN-EN-ISO 14001:2004 norm. De werking van dit managementsysteem wordt hiermee ook door onafhankelijke partijen

Iedere medewerker draagt de verantwoordelijkheid voor het

geverifieerd en bevestigd.

nakomen van alle afspraken die zijn vastgelegd in het managementsysteem. De operationeel directeur treedt op als directie-

In het managementsysteem is ook gekeken naar de aspecten

vertegenwoordiger. Het beheer en onderhoud van het manage-

van maatschappelijk verantwoord ondernemen en zijn aspecten

mentsysteem is gedelegeerd aan de milieucoördinator en hij

opgenomen als diversiteit, ontwikkeling medewerkers, gezond-

draagt zorg voor de interne audits en de rapportage aan de

heid, welzijn en veiligheid, de bijdrage aan maatschappelijke

directievertegenwoordiger.

doelen en duurzaam inkopen. Toepassingsgebied voor het managementsysteem is “alle

OSP Zakelijke Horeca stelt het beleid graag beschikbaar aan

activiteiten op het gebied van bedrijfscatering”.

externe partijen.

Het managementsysteem van OSP Zakelijke Horeca stelt zeker dat er zo min mogelijke belasting van het milieu plaatsvindt en

OSP Zakelijke Horeca,

negatieve effecten op het milieu worden beperkt. Een belangrijk aspect van het managementsysteem is dat op een systematische

Evert Kersten, Algemeen directeur

wijze continu wordt gestreefd naar verbeteringen op het gebied van milieu. Deze verbeteringen kunnen worden geïnitieerd door

Monique Marchant, Adjunct directeur

het implementeren van een goede interne overlegstructuur,

periodieke interne audits en een jaarlijkse beoordeling van het

Marcel Gerritse, Commercieel directeur

managementsysteem waarbij rekening wordt gehouden met

veranderingen in de weten regelgeving.

Ellen Smit, Financieel directeur

De directie van OSP Zakelijke Horeca is verantwoordelijk voor de opzet en implementatie van het managementsysteem.

Mark Oostrom, Operationeel directeur

Eenmaal per jaar formuleert de directie een aantal doelstellingen, die zich richten op de continuïteit van de organisatie, preventie van milieubelasting en maatschappelijke betrokken-

1.2 Organisatiestructuur

heid. De uitkomsten van de jaarlijkse Management Review en de

1.1 Beleid

De directie van OSP Zakelijke Horeca bestaat uit een algemeen

hierbij gebruikt. Deze doelstellingen worden uitgewerkt,

directeur, adjunct directeur , commercieel directeur, financieel

opgevolgd en waar nodig bijgesteld.

directeur en een operationeel directeur. Uiteraard heeft ieder directielid zijn/haar specialisme en werkterrein en zijn er

OSP Zakelijke Horeca heeft sinds 2001 een reputatie opge-

Horeca. OSP Zakelijke Horeca vindt het belangrijk om een

bouwd als kwaliteits-cateraar met opvallende en verrassende

positieve bijdrage te leveren aan het milieu en de maatschappij.

Bij het vaststellen van de doelstellingen wordt rekening

overlappende aandachtsgebieden die in een directiemeeting

ideeën.Vanuit de hoofdvestiging in Hoofddorp wordt gewerkt

Daarom is het essentieel dat de activiteiten van OSP Zakelijke

gehouden met weten regelgeving, de belangrijke milieuaspec-

worden besproken.

aan een gecontroleerde groei, die gerealiseerd wordt zonder

Horeca op een milieuverantwoorde wijze worden uitgevoerd.

ten, andere eisen inzake milieu indien van toepassing, de

concessies te doen aan kwaliteit, door selectief te zijn bij het

Door het aanbieden van biologische producten, het inkopen bij

technologische opties, de klantgerichtheid, de financiële,

De directie is tevens verantwoordelijk voor het managen van de

aangaan van verbintenissen en door binnen operationele regio’s

leveranciers die duurzaam ondernemen, het reduceren van

operationele en zakelijke behoeften en de visie van belangheb-

algemene stafzaken. De werkzaamheden zijn breed en veelom-

te werken.

energie, het juist scheiden van afval en het terugdringen van de

bende partijen. De doelstellingen worden zoveel mogelijk

vattend. Het personeel- en begeleidingstraject bij o.a. ziekte is

CO2 uitstoot, wordt de belasting van het milieu geminimali-

SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdsge-

ondergebracht bij een arbodienst.

De strategie is helder; OSP Zakelijke Horeca wil niet de

seerd en de kwaliteit van het leefmilieu en de werkomgeving

bonden) geformuleerd.

grootste, maar de beste cateraar van Nederland zijn. Deze

positief beïnvloed.

De operationele managers ontvangen leiding van de operatioDaarnaast neemt de directie alle mogelijke maatregelen om het

neel directeur en zijn verantwoordelijk voor de operationele

te groei centraal staat. Daarnaast staan duurzaam ondernemen

Om dit te kunnen realiseren heeft OSP Zakelijke Horeca een

beleid uit te voeren en ervoor te zorgen dat dit beleid door alle

en financiële aansturing van de accountmanagers. Naast de

en biologische producten hoog op de agenda van OSP Zakelijke

milieumanagementsysteem opgezet, waarin alle kritische

medewerkers (vast en tijdelijk) wordt begrepen, onderschreven

aansturing van medewerkers is het beheren van locaties één

strategie wordt vertaald in een duidelijke koers, waarin beheers-

4

jaarlijkse evaluatie van het milieuaspecten-register worden

greenbook



greenbook

5

Management processen

Algemeen Directeur

neel Operatio ur Directe

Adjunct Directeur

Financieel Directeur

milieumanagementsysteem aan de directie.

het beoordelingstraject door OSP van

• Het doen van aanbevelingen voor verbetering

leveranciers. Bepaalt aan de hand van leveran-

binnen het milieumanagementsysteem.

ciersrapportages welk aandeel duurzame/ van de door OSP verkochte producten.

Kwalificaties:

Adjunct directeur Aanspreekpunt voor de ISO 14001

• HBO-niveau of vergelijke ervaring.

QS (ExternN ISO)

Personeels functionaris Senior Salesmanager

Managers Operation s

of biologische keuzes. Is verantwoordelijk voor

biologische producten uitmaken op het totaal

Comme r Directecieel ur Planning & Ondersteuning

• Het rapporteren van de prestaties van het

Manager Finance

• Training Normkennis ISO 14001:2004.

certificering.Vastlegging en bijhouden, samen

• Training interne auditor

met de milieu-coordinator van alle ISO gerelateerde zaken.

Daarnaast zijn alle functies van OSP Zakelijke Horeca verantwoordelijk voor de milieuactiviteiten van toepassing op hun

op het gebied van materialen als blusmidde-

functie met als doel het verminderen van de milieubelasting van

len, noodverlichting e.d. Uitwerken van het

OSP Zakelijke Horeca. De geldende milieuactiviteiten zijn

bedrijfsnoodplan. Organiseert en stuurt

beschreven in het milieuprogramma en huisregels.

ontruimingsoefeningen aan.

Milieutaken / aandachtspunten bij functies op het hoofdkantoor: Sales binnendienst/ telesales

Administratief medewerkers

BHV-er Zorgt voor een veilige werkomgeving, ook

Directeur

Planner

Streeft ernaar de reisafstanden van in te zetten (regio)personeel en uitzendkrachten

Beheert het wagenpark en streeft ernaar

zo kort mogelijk te houden.

zoveel mogelijk duurzame auto’s daarin op Event planning

te nemen. Inkoop

Selecteert bij voorkeur leveranciers (van bijv.

Zorgt bij de selectie van leveranciers en

inhuurmaterialen) uit de omgeving van de

producten zoveel mogelijk voor duurzame en/

plek waar het evenement plaats vindt.

Accountmanagers Controllers

van de belangrijkste kerntaken van deze functie. De operatio-

het personeelsbeleid. Zij stuurt direct de personeelsfunctionaris

neel managers worden terzijde gestaan door een medewerker

aan. Tevens beheert de adjunct directeur contracten en is

operationele ondersteuning. Zij verzorgt secretariële/

ondermeer verantwoordelijk voor marketing en communicatie.

administratieve ondersteuning richting operationeel manage-

De adjunct directeur is tevens aangewezen als directievertegen-

ment. De planning van flexibele personele inzet wordt

woordiger / milieucoördinator.

geregeld door de operationeel manager.

Zij is eindverantwoordelijk voor het beheer en onderhoud van

Het sales team ontvangt leiding van de commercieel directeur en

het managementsysteem. Een deel van deze taken is gedelegeerd

bestaat verder uit 1 senior salesmanager en 1 sales representative

aan een externe partij (die dan als milieucoördinator fungeert).

die verantwoordelijk is voor de ‘cold calls’ en de mailingcampagne bewaakt en stimuleert.

De directievertegenwoordiger / milieucoördinator heeft

1.3 Procesmodel continue verbetering communicatie verwachtingen

directeur en is verantwoordelijk voor de gehele administratie (crediteuren en debiteuren) van OSP, waarbij de boekhouding

milieumanagementsysteem. werken aan verbetering en het certificaat te kunnen blijven

coördineert de betalingen en is tevens verantwoordelijk voor

behouden.

de facturering. Daarnaast levert hij managementinformatie aan ten

• Het uitvoeren van interne audits.

behoeve van de aansturing van de cateringlocaties. De financieel

• Het voorbereiden van de management review.

manager wordt ter zijde gestaan door administratief medewer-

• Het opvolgen van bevindingen vanuit de interne en externe

De adjunct directeur is onder andere verantwoordelijk voor

greenbook


acquisitie en verkoop

afsluiten contracten

Rapportages Controlles Metingen Evaluaties Notulen overleg Management review

uitvoeren dienstverlening

evalueren tevredenheid dienstverlening

facturatie

• Het planmatig uitvoeren van activiteiten om aantoonbaar te

de meeste aandacht en tijd vergt. De financieel manager

kers, financial controllers alsmede de salarisadministratie.

6

• Het opzetten, implementeren en onderhouden van het

communicatie resultaten

Beleid Organisatiestructuur Verantwoordelijkheden & bevoegdheden Doelstellingen Overlegstructuren Functioneringsgesprekken

de volgende taken en verantwoordelijkheden: De financieel manager ontvangt leiding van de financieel

vaststellen en opvolgen beleid

audits en het management review. • Het periodiek actualiseren van de documentatie.

ondersteunende processen Selecteren leveranciers Selecteren en opleiden van medewerkers

beheersingsprocessen Afhandelen van ongevallen, milieu- incidenten en noodsituaties Inventarisatie en prioriteitstelling milieuaspecten Uitvoering en afhandeling audits Beheren van documenten en data Afwijkingen, corrigerende en preventieve maatregelen


greenbook

7


1.4 Continu verbeteren

1.4.1 doel van het proces

behalen van de gestelde doelen. Zij bepalen de

Operationeel overleg

Het doel van dit proces is het periodiek beoordelen

oorzaken van het niet realiseren van gestelde

Overlegstructuur binnen de

1.5.3 EXTERNE COMMUNICATIE STRUCTUUR

van het managementsysteem van OSP Zakelijke

doelen en stellen vast of er structurele corrige-

operatie is vastgelegd in

1.5.3.1

Horeca teneinde zeker te stellen dat het systeem

rende of preventieve maatregelen moeten worden

“communicatiematrix operatie

Communicatie met bevoegd gezag verloopt via de

voldoende aansluit bij de organisatie en doeltreffend is.

getroffen. De resultaten worden tevens gebruikt

OSP Def”

milieucoördinator betreffende het activiteitenbesluit

De beoordeling moet leiden tot de juiste maatregelen

voor het vaststellen van het beleid en de doelstel-

Financieel overleg

met betrekking tot verbetering van de doeltreffend-

lingen voor het komende jaar.

Frequentie

heid van het managementsysteem en bijbehorende processen, verbetering van de dienstverlening en

1.4.2.4

Verslaglegging

voor OSP Zakelijke Horeca. Mocht er na beoordeling 1 keer per maand

van het activiteitenbesluit een melding gedaan moeten

Deelnemers

Accountmanagers en controllers

worden aan het bevoegd gezag dan is de milieucoör-

Doel

Bespreken financiële zaken

dinator hiervoor verantwoordelijk.

Van deze bijeenkomst wordt een verslag gemaakt.

Verslaglegging Accountmanager

Onderdeel van het verslag is een opsomming van

Managers meeting

1.4.2 procedure

de corrigerende en preventieve maatregelen die

Frequentie

1 keer per 3 of 6 maanden

de operatie en opdrachtgever. In overleg met de

1.4.2.1

Management review

genomen moeten worden. De opvolging van de

Deelnemers

Account- en vestigingsmanagers

opdrachtgever kan de operatie contact opnemen met

De directie en milieucoördinator komen minimaal

corrigerende en preventieve maatregelen wordt

Doel

Bespreken financiële en

het lokaal bevoegd gezag betreffende milieuaangele-

één keer per jaar samen, op een vooraf vastgelegd

tijdens het directieoverleg besproken.

producten en de behoefte aan middelen.

tijdstip, voor het beoordelen van de werking van het managementsysteem, waaronder de voortgang van de

1.4.2.2

genheden.

operationele zaken (inclusief

milieuzaken)

1.4.3 PROCESBEWAKING

Verslaglegging

Manager operations

1.5.3.2

Communicatie met belanghebbenden

Aan de hand van het verslag van de management

Sales meeting

ment review genoemd.

review kan aangetoond worden of het management-

Frequentie

1 keer per 2 weken

met belanghebbenden zoals klanten, omgeving,

Communicatie (inclusief klachten en/of incidenten)

systeem nog actueel is en of er preventieve of

Deelnemers

Sales binnen- en buitendienst

branche organisaties en media verloopt via de

Verzamelen van gegevens

corrigerende maatregelen zijn genomen. Het verslag

Doel

Bespreken salesactiviteiten

Directie en eventueel aangewezen woordvoerder.

De milieucoördinator bereidt het overleg gedeeltelijk

van de management review wordt door de milieuco-

Verslaglegging

Sales binnendienst

Klachten en incidenten worden schriftelijk afgehan-

voor; dat wil zeggen hij verzamelt en analyseert de

ördinator drie jaar bewaard.

management review

deld door de milieucoördinator in samenspraak met

Frequentie

1 keer per jaar

de directie. De huidige communicatie verloopt via

Deelnemers

Directie, milieucoördinator en

internet en nieuwsbrieven. Daarnaast is het beleid

controller ICT

beschikbaar voor externe partijen, mocht erom

Doel

Nagaan in hoeverre het beleid en

gevraagd worden.

volgende rapportages: • Status van milieuaspectenregister • Milieuprestaties • Communicatie van externe partijen

1.5 Overlegstructuur

1.5.1 DOEL VAN HET PROCES

doelstellingen zijn gerealiseerd en

Bij communicatie over milieu en ISO 14001 overlegt de

• Klachten

Deze procedure heeft tot doel de communicatie

welke structurele verbeteringen

milieucoördinator met de directie over de mogelijkhe-

• Interne en externe audits

tussen de medewerkers van OSP Zakelijke Horeca

zouden kunnen worden opgepakt

den en wordt een communicatieplan opgezet.

• Leveranciersbeoordelingen

en tussen OSP Zakelijke Horeca en externe

in het kader van milieu,

• Milieu-incidenten en noodsituaties;

belanghebbende partijen te waarborgen teneinde

duurzaamheid en continuïteit.

• Beoordeling op naleving wettelijke eisen

een optimale gegevensoverdracht en afstemming

Agenda

Bespreking van de volgende

• Veranderingen in weten regelgeving

van activiteiten te bewerkstelligen.

onderwerpen:

overleggen uitgevoerd worden volgens planning.

Verslagen worden tenminste 3 jaar centraal op het

• Veranderingen van invloed op het milieumanagementsysteem • Status preventieve en corrigerende maatregelen Alle rapportages worden samengevoegd tot een

1.5.2 INTERNE COMMUNICATIE STRUCTUUR

verslag. De milieucoördinator voorziet het verslag

1.4.2.3

Communicatie met lokaal bevoegd gezag verloopt via

doelstellingen. Deze beoordeling wordt de manage-

• Realisatie van het milieubeleid en doelstellingen

8

Communicatie bevoegd gezag

tevens van de actiepunten vanuit de voorgaande

Directieoverleg

management review, een overzicht met veranderin-

Frequentie

gen die van invloed kunnen zijn op het managementsysteem en de aanbevelingen ter verbetering.

Actiepunten vorige

hoofdkantoor bewaard door verslaglegger. Alle

Verzamelde rapportages conform

relevante ontvangen en verstuurde communicatie

procedure 1.5

m.b.t. de externe partijen wordt tenminste 3 jaar

Veranderingen van invloed op

bewaard door de milieucoördinator.

managementsysteem (wetgeving,

markt)

Deelnemers

Algemeen directeur, adjunct

directeur, financieel directeur,

maatregelen

commercieel directeur en

Beoordeling van het managementsysteem

operationeel directeur

systeem

De directie en milieucoördinator beoordelen op

Doel

Bespreken beleid, doelstellingen

Rondvraag

basis van bovengenoemde rapportages de werking

en strategie

Verslaglegging

Door de controller ICT wordt

van het managementsysteem en het al dan niet

Verslaglegging

Adjunct Directeur

een verslag opgesteld.


De directie is er verantwoordelijk voor dat de

directiebeoordeling

2 keer per maand

greenbook


Corrigerende en preventieve Wijzigingen in het management

2005

rliest ook haar 1e lustrum en ve ar ha rt vie SP O ep). Inmiddels land Media Gro ol (H t an kl e ot dt eerste gr gevestigd en wor dheid van OSP en ek sb am na de is viesbureaus om gevraagd door ad OSP regelmatig ajecten. n grote tendertr mee te doen aa


greenbook

9


1.6 Referentiematrix iSO 14001:2004

4

4.1

MILIEUMANAGEMENTSYSTEEM

Milieumanagementsysteemeisen:

De processen zijn vastgesteld en opgenomen in

Is er een milieumanagementsysteem ingericht,

het Green Book.

4.3.1.a

De milieuaspecten te identificeren van haar activitei-

De procedure omtrent het identificeren

ten, producten en diensten binnen het gedefinieerde

van effecten op het milieu is beschreven in

toepassingsgebied van het milieumanagementsysteem;

4.2 “Inventarisatie en significantiebepaling milieuaspecten”.

gedocumenteerd, geïmplementeerd, onderhouden

en wat continu verbeterd wordt? Is het toepassingsgebied gedefinieerd en

Het toepassingsgebied is vermeld in procedure 1.1

gedocumenteerd?

“Beleid”. Procedure 1.7 “Referentiematrix” heeft

4.3.1.b 4.3.2

Te bepalen welke aspecten belangrijke effecten hebben

De procedure omtrent het identificeren van

of kunnen hebben voor het milieu.

eisen en wetgeving betreffende milieu zijn

Heeft de organisatie een procedure vastgesteld,

beschreven in 4.4 “Beheren van documenten

geïmplementeerd en wordt deze bijgehouden om:

en data” en 4.2 “Inventarisatie en significantie-

inzicht in de invulling van de desbetreffende

bepaling milieuaspecten”.

normparagrafen van ISO 14001.

4.3.2.a

De van toepassing zijnde wettelijke eisen en andere


eisen die de organisatie onderschrijft en die betrek-

eisen en wetgeving betreffende milieu zijn

king hebben op de milieuaspecten van de organisatie,

beschreven in 4.4 “Beheren van documenten

te identificeren en daar toegang toe te hebben;


4.2

Milieubeleid:

D

4.2

Heeft de directie het milieubeleid van de organisatie

Het milieubeleid is opgenomen in

gedefinieerd en bewerkstelligt zij dat:

procedure 1.1 “Beleid

Het geschikt is voor de aard, omvang en milieueffec-


ten van haar activiteiten, producten en diensten;


Het een verbintenis bevat tot continue verbetering en



het verkomen van milieuvervuiling;

procedure 1.1 “Beleid”.


Het een verbintenis bevat om te voldoen aan de van


toepassing zijnde wettelijke eisen en andere eisen die


4.2.a


4.3.2.b

Vast te stellen hoe deze eisen van toepassing zijn op


haar milieuaspecten.

eisen en wetgeving betreffende milieu zijn beschreven in 4.4 “Beheren van documenten

4.2.b

4.2.c

D

4.3.3

lingen en –taakstellingen vaststellen, implementeren

de organisatie onderschrijft en die betrekking hebben

en bijhouden voor alle relevante functies binnen de

op de milieuaspecten van de organisatie;

organisatie.

4.2.d

De organisatie moet gedocumenteerde milieudoelstel-

Daarnaast moet de organisatie een programma

Het een kader biedt om milieudoelstellingen en


vaststellen, implementeren en bijhouden om haar

–taakstellingen vast te stellen en te beoordelen;


doelen taakstellingen te halen, waarbij het programma moet omvatten:

4.2.e

4.2.f

Het wordt gedocumenteerd, geïmplementeerd en


bijgehouden;


Het kenbaar wordt gemaakt aan alle personen die


voor of namens de organisatie werkzaam zijn;


4.2.g

Het beschikbaar is voor het publiek.

4.3.3a

4.3.3b


Toewijzing van de verantwoordelijkheden voor het

Opgenomen in 4.2 “Inventarisatie en

halen van doelen taakstellingen voor de relevante

significantiebepaling milieuaspecten” en

functies en niveaus binnen de organisatie;

het milieu-aspectenregister

De middelen waarmee en het tijdsbestek waarin deze

Opgenomen in 4.2 “Inventarisatie en significantiebe-

doelen taakstellingen moeten worden gehaald.

paling milieuaspecten” en het milieu-aspectenregister.

van effecten op het milieu is beschreven in 4.2 “Inventarisatie en significantiebepaling

4.4

Implementatie en uitvoering:

D

4.4.1

Heeft de organisatie, mede op het gebied van milieu,

In de procedures 1.2 “Organisatiestructuur” en 1.5

de taakverdeling, verantwoordelijkheden en bevoegd-

“Overlegstructuur” zijn de verantwoordelijkheden

heden gedefinieerd, gedocumenteerd en kenbaar

en bevoegdheden vastgelegd. Daarnaast worden

gemaakt binnen de organisatie?

specifieke verantwoordelijkheden en bevoegdheden

milieuaspecten”. 4.3 Milieubeleid: D

4.3.1



geïmplementeerd en wordt deze bijgehouden om:

van effecten op het milieu is beschreven in 4.2 “Inventarisatie en significantiebepaling milieuaspecten”.

10

greenbook


beschreven in de beschikbare procedures.

Is er een directievertegenwoordiger benoemd die:

In 1.1 “Beleid” is de directievertegenwoordiger benoemd.


greenbook

11


4.4.1.a

Bewerkstelligt dat het milieumanagementsysteem

In 1.1 “Beleid” is de directievertegenwoordiger

Dit besluit moet gedocumenteerd zijn. Indien de

wordt ingericht, geïmplementeerd en onderhouden

benoemd.

organisatie extern zal communiceren, moet de

overeenkomstig de eisen van de norm;

methode voor externe communicatie worden vastgesteld en geïmplementeerd.

4.4.1.b

De prestaties van het milieumanagementsysteem

In 1.1 “Beleid” is de directievertegenwoordiger

ter beoordeling aan de directie rapporteert en

benoemd.

4.4.4

aanbevelingen doet ter verbetering? R

4.4.2

De organisatie moet bewerkstellingen dat eenieder die

In procedure 3.2 “Selecteren en opleiden van

4.4.4.a

werkzaamheden voor of namens de organisatie uitvoert,

medewerkers” is de aantoonbaarheid van de

die milieueffecten kunnen veroorzaken, bekwaam is op

benodigde kwalificaties geregeld.

Het gedocumenteerde milieumanagementsysteem

Het milieumanagementsysteem is gedocumen-

moet bestaan uit:

teerd in het Green Book.

Het milieubeleid, de milieudoelstellingen en

Het milieubeleid is beschreven in procedure 1.1

–taakstellingen;

“Beleid” Beheersmaatregelen en significantiebepaling en doelstellingen t.a.v. milieu, staan tevens

basis van geschikte opleiding, training of ervaring en

vermeld in het milieuaspectenregister van OSP.

moet daarbij behorende registraties van bewaren.

De organisatie voorziet in trainingsbehoefte en

4.4.4.b Een omschrijving van het toepassingsgebied van het milieumanagementsysteem;

bewaart de daarbij behorende registraties.

4.4.2.a

4.4.2.b

4.4.4.c Een omschrijving van de hoofdonderdelen van het

personen die voor of namens haar werken bewust te

milieumanagementsysteem en de interacties daartussen

maken van:

en verwijzingen naar ermee samenhangende documenten;

4.4.4.d

opgenomen in procedure 1.3 “Procesmodel”.

In procedure 4.4 “Beheren van documenten en

norm vereisen;

data” is het beheer van documenten geregeld.

Documenten, met inbegrip van registraties, waarvan


de organisatie heeft vastgesteld dat deze nodig zijn


In is de aantoonbaarheid van de benodigde

–procedures en van de eisen van het milieumanage-

kwalificaties geregeld en wordt besproken tijdens

mentsysteem;

introductie

De belangrijkste milieuaspecten en hieraan gerela-


teerde feitelijke of mogelijke effecten, die samenhan-


om een doeltreffende planning, uitvoering en beheer-

gen met hun werk en de milieuvoordelen van

introductie

sing van processen te bewerkstelligen.

4.4.4.e

De volgorde en interacties van de processen zijn

Documenten, met inbegrip van registraties, die deze

Het belang van naleving van het milieubeleid en de

1.1 “Beleid”.

Heeft de organisatie een procedure vastgesteld, geïmplementeerd en wordt deze bijgehouden om

Het toepassingsgebied is beschreven in procedure

verbeterde persoonlijke prestaties;

4.4.2.c

Hun taken en verantwoordelijkheden bij het voldoen


aan de eisen van het milieumanagementsysteem;

kwalificaties geregeld en wordt besproken tijdens introductie.

4.4.2.d

De mogelijke gevolgen indien van gespecificeerde


procedures wordt afgeweken.


4.4.5

4.4.5.a

4.4.5.b

introductie.

4.4.3

4.4.3.a

4.4.3.b

D

12

greenbook


In procedure 1.5 “Overlegstructuur” wordt de

geïmplementeerd en wordt deze bijgehouden voor:

in- en externe communicatie besproken.

Interne communicatie tussen de verschillende functies


en niveaus binnen de organisatie;


Het ontvangen, documenteren en reageren op


relevante communicatie van externe belanghebbenden.


De organisatie moet besluiten of zij extern wil


communiceren over haar belangrijke milieuaspecten.



4.4.5.c

4.4.5.d

Is er een gedocumenteerde procedure gericht op de


beheersing van de documentatie?


Goedkeuring documenten op geschiktheid voor


uitgifte


Beoordelen, actualiseren en opnieuw goedkeuren van


documenten


Identificatie van veranderingen en revisiestatus van


documenten


Beschikbaarheid van relevante versies op werkplekken

In procedure 4.4 “Beheren van documenten en data” is het beheer van documenten geregeld.

4.4.5.e

Documenten leesbaar en makkelijk herkenbaar zijn

In procedure 4.4 “Beheren van documenten en data” is het beheer van documenten geregeld.

4.4.5.f

Documenten van externe oorsprong herkenbaar zijn


en worden beheerst



greenbook

13


4.4.5.g

4.4.6

4.4.6.a

Onbedoeld gebruik van vervallen documenten


voorkomen


De organisatie moet de werkzaamheden identificeren

Opgenomen in de documentatie op vestigingen en

en plannen die samenhangen met de geïdentificeerde

huisregels voor het hoofdkantoor (formulieren) .

belangrijke milieuaspecten om te bewerkstelligen dat deze werkzaamheden onder gespecificeerde omstan-

R

De organisatie moet de naleving beoordelen van

In procedure 1.4 “Continu verbeteren” is het

andere eisen die zij onderschrijft.

beoordelen van de eisen beschreven.


In procedure 4.5 “Afwijkingen, corrigerende en

geïmplementeerd en wordt deze bijgehouden voor

preventieve maatregelen” staat beschreven hoe er

Beheersmaatregelen en significantiebepaling en

het omgaan met feitelijke en mogelijke afwijkingen en

omgegaan dient te worden met corrigerende

doelstellingen t.a.v. milieu, staan vermeld in het

voor het nemen van corrigerende en preventieve

maatregelen.

digheden worden uitgevoerd, door:

milieuaspectenregister van OSP.

maatregelen, waarbij eisen zijn gedefinieerd voor:

Het vaststellen, implementeren en bijhouden van


Het identificeren en corrigeren van afwijkingen en het


gedocumenteerde procedures om situaties te


nemen van maatregelen om milieueffecten ervan


beheersen waar het ontbreken van procedures kan


tegen te gaan;


leiden tot afwijkingen van het milieubeleid, de


milieudoelstellingen en –taakstellingen;


4.4.6.b

4.5.3

4.5.3.a

maatregelen.

4.5.2.2

4.5.3.b

Het onderzoeken van afwijkingen, het vaststellen van

In procedure 4.5 “Afwijkingen,corrigerende en

Het bepalen van de uitvoeringscriteria in de


oorzaken en het nemen van maatregelen om herhaling


procedures;


te voorkomen;

omgegaan dient te worden met corrigerende maatregelen.

Beheersmaatregelen en significantiebepaling en doelstellingen t.a.v. milieu, staan vermeld in het milieuaspectenregister van OSP.

4.4.6.c

4.4.7

4.5.3.c



maatregelen om te voorkomen dat de afwijkingen


procedures met betrekking tot de geïdentificeerde


zullen optreden;

maatregelen.

milieuaspecten van goederen en diensten die door de


organisatie worden gebruikt, en het bekend maken


Het registreren van de resultaten van corrigerende en

In procedure 4.5 “afwijkingen, corrigerende en

van de voor hen van toepassing zijnde procedures en


preventieve maatregelen die zijn genomen;


R

4.5.3.d

eisen aan leveranciers, met inbegrip van aannemers


van werk.

maatregelen.

Is er een procedure bijna ongevallen, ongevallen en

In procedure 4.1 “Afhandelen van ongevallen,

calamiteiten waarin het milieueffect is meegenomen?

milieu-incidenten en noodsituaties” wordt het

4.5.3.e

4.5.1 Zijn er procedures vastgelegd voor het monitoren en

Het beoordelen van doelmatigheid van corrigerende


en preventieve maatregelen die zijn genomen.


milieueffect van (bijna) ongevallen en calamiteiten


beschreven.

maatregelen. D

4.5.4


voorkomen en het implementeren van geschikte Het vaststellen, implementeren en bijhouden van

4.5 Controles:

Het beoordelen van de noodzaak om afwijkingen te

De beheersingsmethode is beschreven in

meten van werkzaamheden welke een belangrijk effect

4.2 “Inventarisatie en significantiebepaling

hebben op het milieu?

milieuaspecten”.

R

4.5.5

Is bepaald welke bewakings- en meetapparatuur nodig

Is er een gedocumenteerde procedure gericht op de

De omgang met kwaliteitsregistraties is geregeld

beheersing van registraties? De registraties moeten

in procedure 4.4 “Beheren van documenten en

leesbaar, herkenbaar en terugvindbaar zijn.

data”.

Is er een procedure gericht op het plannen, uitvoeren

In procedure 4.3 “ Uitvoering en afhandeling

en opvolgen van de milieumanagementsysteem audits?

audits” staat beschreven hoe er omgegaan dient te

Is er een programma vastgelegd voor deze audits?

worden met audits.

zijn om de benodigde metingen uit te voeren en worden 4.6 Directieverantwoordelijkheid:

deze regelmatig gekalibreerd en onderhouden? R

4.5.2.1

De organisatie moet overeenkomstig haar verbintenis

In procedure 1.4 “Continu verbeteren” is het

tot naleving procedures vaststellen, implementeren en

beoordelen van de eisen beschreven.

bijhouden om de naleving van de van toepassing zijnde wettelijke eisen periodiek te beoordelen.

14

greenbook


4.6

Wordt het managementsysteem regelmatig beoor-

Jaarlijks vindt er een management review plaats,

deeld (directiebeoordeling)? Input moet bestaan uit:

zie procedure 1.4 “Continu verbeteren” en 1.5 “Overlegstructuur”.


greenbook

15

4.6.b

Resultaten van interne audits en beoordelingen van


naleving van wettelijke en andere eisen die de

zie procedure 1.4 “Continu verbeteren” en 1.5

organisatie onderschrijft;

“Overlegstructuur”.

Communicatie met externe belanghebbenden, met


inbegrip van klachten;


Operationele processen

4.6.a


4.6.c

De milieuprestaties van de organisatie;


Jaarlijks vindt er een management review plaats, zie


procedure 1.4 “Continu verbeteren” en 1.5 “Overleg-


structuur”.

4.6.d

2006

De mate waarin doelen taakstellingen zijn


gerealiseerd;


4.6.e

Status van corrigerende en preventieve maatregelen;

Jaarlijks vindt er een management review plaats, zie procedure 1.4 “Continu verbeteren” en 1.5 “Overlegstructuur”.

4.6.f

Follow up van acties uit eerdere


directiebeoordelingen;


4.6.g

Veranderende omstandigheden, met inbegrip van


ontwikkelingen in wettelijke en andere eisen die


betrekking hebben op de milieuaspecten van de


organisatie;

4.6.h

Aanbevelingen ter verbetering.

Jaarlijks vindt er een management review plaats, zie procedure 1.4 “Continu verbeteren” en 1.5 “Overlegstructuur”.

De output moet alle besluiten en maatregelen


omvatten met betrekking tot mogelijke veranderingen


van het milieubeleid, met doelstellingen, taakstellingen


en andere onderdelen van het milieumanagementsysteem.

D: Moet gedocumenteerd zijn. R: Registraties moeten aantoonbaar zijn.

16

greenbook


2007

staat nu htgevers c a r d p o qua groei dat De teller troleerde n o c e g n tiveerde op 20. Ee ep gemo ro g e in kle orgt door een estuurd z ordt aang w s r e k r rs de medewe achtgeve nze opdr o t et a d r o ervo rdienen. M die ze ve n e g ij r k t r en aandach fdkantoo p het hoo o n r se n e 8m werkvloe rs op de e m e n en. k r rijf te lijk 100 we echt bed n e e p o t begint he

OSP o versch rijdt € omzet 10.000 .Veel v .000 a n onze gevers o p d rachtkomen via po ‘lip-ser sitieve vice’ b ij OSP Met La terech Place w t. o r d exclus t een iviteitc ontrac jaar aa t voor ngegaa 10 n . OSP eens g s t a a t root o in p de k nu op aart en de ma mag rkt van bedrijfs d e restau rants m univer aar oo siteiten k op e n in de La Plac zorg m e conc et epten maken het ve . rschil

Operationele 2 Processen Operationele processen die impact hebben op het milieu, zijn beschreven in het locatiehandboek inclusief milieurichtlijnen, met als doel het op de juiste wijze leveren van producten of het realiseren van diensten door OSP Zakelijke Horeca. De impact op het milieu van deze activiteiten zijn in het milieuaspectenregister benoemd. Hierin zijn tevens bijbehorende beheersmaatregelen en/of milieudoelstellingen opgenomen. Beheersmaatregelen kunnen beschreven zijn in instructies en/of formulieren en zijn als bijlage bij het Green book toegevoegd.


greenbook

17

Het hoofdkantoor selecteert een leverancier pas

• het bedrijfsproces van de leverancier voldoet aan de

nadat is vastgesteld dat:

warenwettelijke eisen en de geldende branchenor-

• De leverancier zich conformeert aan de inkoopcrite-

men, zoals vastgelegd in bijvoorbeeld hygiënecodes of

ria van OSP Zakelijke Horeca en de aanvullende eisen

ontwerpeisen.

die zijn gesteld;

• bij gebreken zal de leverancier volledig aansprakelijk

• De leverancier en alle door hem geleverde producten

worden gehouden voor de (schadelijke) gevolgen.

voldoen aan de wettelijke bepalingen en dienaangaande

• tijdens opslag en transport van voedingsmiddelen tot

OSP Zakelijke Horeca als afnemer dan ook vrijwaart.

aan het moment van levering voldoet de temperatuur

3 Processen

De ondersteunende processen beschrijven de processen die betrekking hebben op ondersteunende activiteiten die van belang zijn voor de beheersing van het milieumanagementsysteem en het verbeteren van de milieuprestaties. Het betreft hier de selectie en de beoordeling van leveranciers en het opleiden van medewerkers.

• De ontvangen proefproducten voldoen aan de

leverancier hierop regelmatig controle uit waarvan

gestelde criteria, te weten: kleur, geur, smaak,

registratie wordt bijgehouden.

consistentie en prijs.

• OSP Zakelijke Horeca behoudt zich het recht voor om producten te weigeren die niet aan de gestelde

Daarnaast worden tijdens het operationeel overleg

kwaliteitseisen voldoen. Afwijkingen worden gemeld

de nieuwe producten geproefd en worden de

aan de leverancier en goederen worden meteen

meningen verzameld. Het product dient door alle

retour gegeven of geblokkeerd voor de verkoop.

deelnemers goedgekeurd te worden, waarbij de

steekproefsgewijs controle te laten uitvoeren op het voldoen aan de overeengekomen eisen (zonodig m.b.v.

Doel van dit proces is het selecteren en beoorde-

Selectie leverancier door de locatie Het hoofdkantoor dient te allen tijde op de

de kosten hiervoor doorberekend aan de leverancier.

hoogte te zijn van alle leveranciers die binnen het

• OSP Zakelijke Horeca behoudt zich het recht voor

bedrijf leveren. Indien een locatie een leverancier

zowel aangekondigde als onaangekondigde (HACCP)

rechtstreeks wil selecteren, dan dient dit te worden

audits uit te voeren binnen het bedrijf van de

gemeld aan het hoofdkantoor en moet toestemming

leverancier. De leverancier verleent hieraan alle

worden gevraagd voor het selectieproces.

medewerking en verstrekt hierbij alle relevante procesdocumentatie ter inzage.

• Gewenste eis van OSP Zakelijke Horeca is dat de

De leverancier die wordt geselecteerd voor incidentele aankopen dient volgens een goedgekeurde hygiënecode te werken. Voordat de producten worden afgenomen moet dit bij de leverancier

leverancier zich bewust is van maatschappelijk en

worden gecontroleerd. Het is uiteraard ook

duurzaam ondernemen. De leverancier kan gevraagd

mogelijk dat een leverancier werkt volgens een

3.1.2 PROCEDURE

worden tot het invullen van de gedragscode MVO van

eigen HACCP systeem. De voorkeur gaat uit naar

3.1.2.1 Selectie leverancier van voedingsmiddelen

OSP Zakelijke Horeca.

leveranciers die door onafhankelijke organisaties

len van leveranciers waarmee afspraken zijn

Het hoofdkantoor selecteert leveranciers van

gemaakt, teneinde de kwantiteit, kwaliteit, veilig-

voedingsmiddelen die structureel leveren op landelijk,

Als door OSP aan bepaalde producten aanvullende

hygiënecode of het eigen HACCP systeem. Dit

heid en milieuvriendelijkheid van ingekochte

regionaal of lokaal niveau en verklaren dat zij de

eisen worden gesteld dan worden deze separaat in de

moet aangetoond kunnen worden door middel van

producten en diensten zeker te stellen. Hiervoor

veiligheid van hun producten garanderen.

inkoopcriteria opgenomen, welke vervolgens op het

een rapport van een recent uitgevoerde HACCP

hoofdkantoor beschikbaar zijn.

audit of een geldig HACCP certificaat. Dergelijke

wordt onder andere gekeken naar het milieubewustzijn van de leveranciers. Dit proces geldt voor

controles laten uitvoeren op de naleving van de

3.1.2.2 Selectie leverancier door het hoofdkantoor

rapporten en certificaten geven geen garantie, maar

de kritische leveranciers die medebepalend zijn

Het hoofdkantoor stuurt aan elke potentiële leverancier

De inkoopcriteria dienen te worden ondertekend

tonen wel aan dat de leverancier waarde hecht aan

voor de realisatie van de diensten van OSP

inkoopcriteria om kenbaar te maken aan welke eisen een

door OSP Zakelijke Horeca en de leverancier zodat

de voedselveiligheid en tevens bereid is daar de

Zakelijke Horeca. Onder een kritische leverancier

leverancier van OSP Zakelijke Horeca moet voldoen.

duidelijk is wat partijen hebben afgesproken en

nodige inspanningen voor te verrichten.

De criteria zijn o.a.:

eventuele discussies in de toekomst worden verme-

wordt verstaan een leverancier van producten en diensten die de continuïteit van het primaire proces van OSP Zakelijke Horeca in gevaar kan brengen bij het niet nakomen van de overeengekomen afspraken.

18

3.1.2.3

een gekwalificeerd laboratorium). Bij afwijking worden

leverancier ook te voldoen aan de milieuwetgeving.


smaak van groot belang is.

• OSP Zakelijke Horeca behoudt zich het recht voor om

• Naast kwaliteits- en warenwettelijke eisen, dient de

3.1 Selecteren en beoordelen van leveranciers

greenbook


• alle geleverde producten dienen te voldoen aan de warenwettelijke bepalingen. • tijdens uitvoer van de risicobepaling kunnen andere eisen voor grondstoffen worden vastgesteld.

Ondersteunende processen

e d n e n u e t s r e d On

aan de warenwettelijke bepalingen. Tevens voert de

den. Daarnaast kan op deze manier aan relevante

Kan de leverancier niet aantonen dat hij de nodige

autoriteiten worden getoond welke randvoorwaarden

maatregelen heeft getroffen in het belang van de

aan de leveranciers zijn gesteld om zo naleving van de

voedselveiligheid, dan moet een andere leverancier

warenwettelijke eisen te waarborgen.

worden gekozen.


greenbook

19

Alle mutaties moeten worden doorgegeven aan het

3.1.2.8

Milieuprestaties van leveranciers Aan de hand van de diverse leveranciersbeoordelin-

Wanneer op een vestiging behoefte is aan extra

de milieurichtlijnen.Van beide controlemomenten

gen wordt door de inkoper jaarlijks een totaalana-

personeel, wordt eerst nagevraagd bij de medewerker

wordt een rapportage gemaakt en de resultaten

meer te doen. Hiermee kan het hoofdkantoor

lyse gemaakt om eventuele trends te kunnen

planning van het hoofdkantoor of er een medewerker

worden besproken in de overlegstructuur. Op

voorkomen dat andere vestigingen ook negatieve

ontdekken en tekortkomingen in de toekomst uit te

van het reserveteam beschikbaar is.

afwijkingen wordt actie ondernomen.

ervaringen opdoen bij dezelfde leverancier.

kunnen sluiten. De totaalanalyse wordt aangeleverd

Selectie leverancier non-foodproducten, werkmaterialen en apparatuur.

Dient er een medewerker aangenomen te worden, dan

Management Review.

wordt de accountmanager en het hoofdkantoor

Opleidingsbehoeften kunnen te allen tijde

geïnformeerd. De accountmanager verzorgt de selectie.

kenbaar worden gemaakt bij de leidinggevende.


In samenspraak met Personeelszaken wordt het

van de potentiële medewerker. De voorkeur voor de

verzoek beoordeeld en bij volgen van opleiding dient

nagegaan of de producten voldoen aan de warenwette-

negatieve ervaringen met leveranciers aan het

selectie van nieuwe medewerkers heeft de regio in de

de opleiding geautoriseerd te worden door de

lijke bepalingen. Daarnaast dient de leverancier zich

hoofdkantoor / inkoper zodat deze de leverancier

buurt van de vestiging. OSP Zakelijke Horeca streeft

algemeen directeur . Personeelszaken brengt de

bewust te zijn van maatschappelijk en duurzaam

hierop kan aanspreken.

ernaar de reistijd en de reiskilometers van het

leidinggevende en de medewerker op de hoogte van

ondernemen, dit betekent ook voldoen aan milieuwetge-

De getekende inkoopcriteria en eventueel gedragscode

woon-werkverkeer zo laag mogelijk te houden.

het besluit en de opleiding wordt eventueel ingepland.

ving. Indien gewenst door OSP Zakelijke Horeca kan de

leveranciers worden bewaard door het hoofdkantoor.

De effectiviteit van de opleiding wordt besproken 3.2.2.3

gedragscode leveranciers van OSP Zakelijke Horeca. Bestellen door de locatie

voorkoming van fouten, zorgt het hoofdkantoor ervoor

Na aanname van de medewerker worden de gegevens

taties van leveranciers aan de orde.Van dit overleg

van de nieuwe werknemer zo spoedig mogelijk door

wordt verslag gemaakt.

personeelszaken geregistreerd in de personeels- en

Alle leidinggevenden zijn verantwoordelijk om in het

salarisadministratie. Door personeelszaken wordt de

geval van afwezigheid taken en verantwoordelijkhe-

arbeidsovereenkomst opgesteld.

den over te dragen aan specifieke medewerkers.

Bij aanname worden ook de gevolgde opleidingen en

Daartoe dienen zij hen vooraf te instrueren en te

de vakbekwaamheid door OSP Zakelijke Horeca

informeren.

3.2 Opleiden van medewerkers

dat de vestigingen en distributeurs continu worden geïnformeerd over geselecteerde producenten en

tijdens eventuele tussentijdse evaluaties.

Registreren nieuwe medewerker

Tijdens de Management Review komen de milieupres-

Locaties mogen alleen bestellingen plaatsen bij door het hoofdkantoor geaccordeerde leveranciers.Ter


3.2.2.8

Vervanging bij aanwezigheid leidinggevende

vastgesteld. Tevens wordt nagegaan welke opleidingen


leveranciers. Mutaties moeten dan ook direct worden

Het doel van het proces is het selecteren, inwerken

met betrekking tot vakkennis gevolgd moeten

doorgegeven.Vanuit de locatie dient het hoofdkantoor

en opleiden van medewerkers teneinde te kunnen

worden, zoals introductieprogramma STOR code.

De accountmanager selecteert nieuwe

steeds op de hoogte te worden gebracht van mutaties

zekerstellen dat medewerkers voldoende gekwalifi-

Deze trainingen worden vervolgens ingepland.

medewerkers die voldoen aan de gestelde

in de lokaal geselecteerde leveranciers.

ceerd zijn voor de uitvoering van werkzaamheden.

kwalificatie eisen. Personeelszaken Inwerkprogramma nieuwe medewerker

is ervoor verantwoordelijk

Alle nieuwe medewerkers (zowel vast als via een

dat alle nieuwe

uitzendorganisatie) krijgen een inwerkprogramma. In

medewerkers een

dit programma wordt onder andere aandacht besteed

arbeidscontract

Volgen weten regelgeving

aan eisen op gebied van hygiëne en milieu (huisregels

ontvangen en alle

de hoogte gebracht en verzocht om passende

Personeelszaken op het hoofdkantoor is verantwoorde-

en Green book).

zaken worden

maatregelen te nemen.

lijk voor het volgen van de weten regelgeving die

Daarnaast wordt aangegeven welke kwalificaties

3.2.2.4

geëist worden van medewerkers.

Meten van leveranciersprestaties De prestaties van de leveranciers worden gevolgd door de inkoper. Indien er sprake is van wanprestatie,

3.2.2

worden de leveranciers mondeling of schriftelijk op

3.2.2.1

PROCEDURE

betrekking heeft op de werkzaamheden van OSP

geregistreerd in de 3.2.2.5

Borgen kennis milieuzaken

personeels- en

Beoordeling van leveranciers

Zakelijke Horeca. Het betreft de volgende weten

In de huisregels staan alle milieuaandachtspunten waar

salarisadministratie.

Voor elke kritische leverancier wordt éénmalig op

regelgeving:

medewerkers rekening mee dienen te houden tijdens

Middels diverse

een schaal van 1 tot 10 een cijfer gegeven per

• Arbowetgeving

het uitvoeren van de werkzaamheden. De desbetref-

controles wordt

onderdeel van de inkoopcriteria en wordt op basis

• CAO Contractcateringbranche

fende leidinggevende is ervoor verantwoordelijk dat zijn

getoetst of alle

van heldere argumentatie een schriftelijke onder-

• CAO SUCON I

medewerkers hiervan op de hoogte zijn.

medewerkers

bouwing gegeven. Het scoren van een gemiddeld

• CAO SUCON II

cijfer lager dan 6 betekent uitsluiting. Er bestaat geen

• CAO Horeca

Controleren naleving / kennis huisregels

de aandachtspun-

2e kans tot verbetering. Jaarlijks worden de kritische

• Arbeidsrecht

Twee maal per jaar worden de locaties getoetst op de

ten ten aanzien

leveranciers beoordeeld op hun milieuprestaties

• Sociale verzekeringen

naleving van de regels ten aanzien van hygiëne. Eén

van milieuaspec-

door de inkoper met behulp van het beoordelings-

• Verzuimwetgeving (Ziektewet, Wet Verbetering

keer per jaar wordt daarbij de naleving van de

ten.

formulier leverancier.

greenbook


Poortwachter)

Ondersteunende processen

Gekeken wordt naar de ervaring, opleiding, motivatie

Locaties zijn verantwoordelijk voor het melden van

leverancier gevraagd worden tot het invullen van de

20

3.2.2.7 Opleidingsbehoeften

bij de milieucoördinator ten behoeve van de

en apparatuur moet tijdens het selectieproces worden

Bij het inkopen van non-food producten, werkmaterialen

3.1.2.7

controleert ook de accountmanager op naleving van

is besloten bij een bepaald bedrijf geen aankopen

3.1.2.6

Werven personeel

hoofdkantoor, met vermelding van de reden waarom

3.1.2.4

3.1.2.5

3.2.2.2

kennis hebben van 3.2.2.6

milieurichtlijnen meegenomen. Eén keer per maand

2008

OSP sco ort haar eerste g opdrach rote t met La P lace bij grote sp e en eler in d e banca sector. N ire u moete n we vo het eers or te onze r a ndstad filosofie en de str aal rond Schipho om l loslate n . O SP word nu een la t ndelijk a ctieve cateraar. De rece ssie slaa t hard to we moe e en ten alle zeilen bijzetten . De gro eit gaat gestaag door m aar de m staan on arges der grote druk.


greenbook

21

4.1.2.2

s g n i s r e e h Be 4 Processen 4.1 Afhandelen van ongevallen, milieu-incidenten en noodsituaties

4.1.2.6 Maken van een analyse van de ongevallen

Nadat de betreffende maatregelen zijn genomen, legt

De milieucoördinator maakt jaarlijks een analyse van

de vestigingmanager of de BHV-er op het hoofdkan-

de ongevallen t.b.v. de management review. De

toor de omstandigheden tijdens het ongeval en de

milieucoördinator bewaart alle meldingsformulieren

oorzaken die tot het ongeval hebben geleid, zo

gedurende 3 jaar.

nauwkeurig mogelijk vast op het meldingsformulier (bijna) ongeval/incident.

4.1.3 PROCEDURE NOODSITUATIE 4.1.3.1 Bedrijfsnoodplan Voor het hoofdkantoor van OSP Zakelijke Horeca is

4.1.2.3 Melden van onveilige handelingen en / of situaties Iedere medewerker is verplicht bij het constateren

een bedrijfsnoodplan opgesteld. Iedere nieuwe

van onveilige handelingen en/of situaties, de betrok-

medewerker wordt bij indiensttreding op de hoogte

kene en de accountmanager te waarschuwen en waar

gebracht van de van de aanwezigheid en de inhoud

mogelijk de benodigde maatregelen te nemen, zodat

van dit bedrijfsnoodplan.

de kans op een ongeval wordt weggenomen of verkleind. Tevens dient dit gemeld te worden op het

Op de vestiging geldt het aanwezige bedrijfsnoodplan

meldingsformulier (bijna) ongeval/incident.

van de opdrachtgever. Iedere nieuwe medewerker wordt bij indiensttreding op de hoogte gebracht van

4.1.2.4 Onderzoek naar de oorzaken van het ontstaan

de van de aanwezigheid en de inhoud van dit

bedrijfsnoodplan.

van ongevallen, incidenten en onveilige

handelingen/situaties Het onderzoek naar de oorzaken van het ontstaan

4.1.3.2

Beheersings processen

De beheersingsprocessen beschrijven de processen die betrekking hebben op de meting, analyse en verbetering van de dienstverlening en het managementsysteem. Het betreft hier het uitvoeren van interne audits, het afhandelen van afwijkingen en het opstellen van corrigerende en / of preventieve maatregelen.

Vastleggen ongeval op een meldingsformulier

Testen van het bedrijfsnoodplan

van ongevallen, incidenten en onveilige handelingen/

Op het hoofdkantoor wordt volgens vastgestelde

situaties wordt uitgevoerd door de accountmana-

frequentie een ontruimingsoefening georganiseerd.

ger en op het meldingsformulier (bijna) ongeval/

Alle medewerkers zijn verplicht om hieraan mee te

incident vastgelegd. Het mogelijke milieueffect

werken. De BHV organisatie is verantwoordelijk voor

wordt hierin ook meegenomen. Tevens wordt

het uitvoeren van de scenario’s van het bedrijfsnood-

vermeld welke actie is ondernomen of moet

plan. Na elke uitvoering van scenario’s van

worden ondernomen om herhaling te voorkomen.

het bedrijfsnoodplan vindt er een evaluatie plaats in het directieoverleg.


De manager operations bewaakt de voortgang van

Het doel van dit proces is om op uniforme wijze

gewaarschuwd worden. Op locatie gebeurt dat via een

melding van een bedrijfsongeval, milieu-incident en het

melding aan de opdrachtgever die BHV geregeld heeft

onderzoek naar de oorzaken daarvan vast te leggen.

voor alle pandbewoners. Het hoofdkantoor heeft eigen

Op de vestiging dienen de medewerkers van OSP hun medewerking te verlenen aan de oefening van het

4.1.2.5 Ongevallen melden bij de Arbeidsinspectie

Daarnaast is het doel van het proces om effectief op te

BHV-ers. De BHV-er neemt direct maatregelen, zoals

Indien sprake is van de volgende ongevallen, dient

treden in geval van een noodsituatie bij OSP Zakelijke

oproepen arts, transport naar arts/EHBO, oproepen

OSP Zakelijke Horeca dit te melden aan de

Horeca.

brandweer of andere deskundige diensten, beperken

Arbeidsinspectie:

bedrijfsnoodplan van de opdrachtgever.

4.1.4 PROCESBEWAKING Iedere medewerker is verantwoordelijk voor het

verdere schade en letsel. De vestigingsmanager stelt

• ongeval met dodelijke afloop;

melden van ongevallen, incidenten en onveilige

Indien nodig zal dit leiden tot het nemen van

tevens een (kort) onderzoeksrapport op, wat bij het

• ongeval met ernstig lichamelijk letsel (binnen 24 uur

situaties. De analyse van de ongevallen, incidenten

corrigerende maatregelen, om herhaling van het

meldingsformulier wordt gearchiveerd. Het meldings-

ongeval of incident zoveel mogelijk te voorkomen.

formulier wordt naar het hoofdkantoor verstuurd en bij

Onder dit proces vallen medewerkers van OSP

verzuimreductie ingediend.

opname ziekenhuis ter observatie of behandeling in

en onveilige situaties wordt jaarlijks tijdens de

ziekenhuis);

management review besproken waarbij eventuele

• ongeval met geestelijke schade.

corrigerende maatregelen afgesproken worden.

Wanneer bij een ongeval schade aan het milieu is

Iedere medewerker is verantwoordelijk voor het

Indien het een milieu-incident betreft, zonder

toegebracht, zal de regionale milieudienst ingelicht

naleven van het bedrijfsnoodplan van OSP Zakelijke

4.1.2 PROCEDURE BEDRIJFSONGEVAL OF MILIEU-INCIDENT

persoonlijk letsel, neemt de betrokken medewerker

moeten worden.

Horeca of opdrachtgever.

4.1.2.1

Maatregelen treffen en melden ongeval/incident

te beperken. Tevens dienen de vestigingsmanager en in

De melding aan de Arbeidsinspectie of milieudienst

Van elke oefening van de scenario’s van het bedrijfs-

Wanneer het gaat om een ongeval met persoonlijk

geval van milieu-incidenten, de milieucoördinator van

wordt uitgevoerd door de directie; zo snel mogelijk

noodplan van hoofdkantoor OSP vindt een evaluatie

letsel, moet direct een EHBO-er / bedrijfshulpverlener

OSP gewaarschuwd te worden.

telefonisch en binnen 24 uur schriftelijk.

plaats welke besproken wordt in het directieoverleg.

Zakelijke Horeca en tijdelijk ingehuurd personeel.

22

de te nemen maatregelen.

greenbook


direct zelf maatregelen om de schade te herstellen of


greenbook

23

4.2 Inventarisatie en significantiebepaling milieuaspecten incl. wetgeving

4.3 Uitvoering en afhandeling audits


4.2.2.4 Opvolgen milieuprogramma

4.2.2.8

De directie is verantwoordelijk voor het opvolgen

Op verschillende niveaus binnen OSP Zakelijke

Het doel van de procedure is het op een onafhankelijke

inventarisatie en evaluatie van de belangrijke milieuas-

van het milieuprogramma. Tijdens het directieoverleg

Horeca worden milieuprestaties gemeten:

en systematische wijze evalueren en beoordelen van de

pecten binnen OSP Zakelijke Horeca met het doel de

wordt 1x per kwartaal de voortgang van het

• Op directieniveau wordt de opvolging van de

effectiviteit van het managementsysteem, het bespreken

ongewenste milieueffecten van deze milieuaspecten

milieuprogramma besproken. De status van opvolging

milieudoelstellingen bijgehouden. De opvolging wordt

van de resultaten en het nemen van maatregelen ter

tot een minimum te beperken. De milieuaspecten

wordt door de milieucoördinator geregistreerd in het

per kwartaal besproken aan de hand van de gegevens

verbetering. De milieucoördinator is verantwoordelijk

vormen de basis voor het bepalen van de milieudoel-

milieuprogramma. De leidinggevenden bewaken de

aangeleverd door de milieucoördinator.

voor het (laten) beoordelen van het Green Book tegen

stellingen.

opvolging van de maatregelen, vermeld in de hand-

Opstellen milieuaspectenregister

4.2.2.5 Beoordelen milieuaspectenregister

praktijk tegen de documenten uit het Green Book en

register opgevolgd worden en dat tekortkomingen

daarin vermelde instructies of formulieren.

worden besproken tijdens de reguliere overlegstruc-

Ieder jaar wordt tijdens de management review

tuur. Tevens worden de resultaten van de interne

4.3.2 PROCEDURE

milieucoördinator. Hierbij wordt gebruik gemaakt van

het milieuaspectenregister beoordeeld en wordt

audits gerapporteerd aan de directie.

4.3.2.1

het ‘milieuaspectenregister’. Gestart wordt met het

bepaald of de inventarisatie en significantiebepaling

identificeren van de milieuaspecten en milieueffecten

nog actueel zijn. Indien nodig wordt de milieuaspec-

milieucoördinator op het gebied van energie- gas en

dinator een planning vast voor het uitvoeren van een

per activiteit.

tenanalyse opnieuw uitgevoerd. Criteria hierbij zijn

waterverbruik (jaarlijks). Daarnaast is de milieucoör-

interne auditronde. Bij het opstellen van de planning

onder andere gewijzigde dienstverlening, werkmetho-

dinator verantwoordelijk voor het controleren op de

wordt rekening gehouden met het (milieu)belang van de

den en nieuwe technologische mogelijkheden.

registratie van afvalstromen op het hoofdkantoor.

betrokken activiteit en de resultaten van eerdere audits.

Eventuele afwijkingen en/of verbeteringen worden

Indien daartoe aanleiding bestaat kunnen er ook

besproken door de milieucoördinator.

tussentijds audits worden uitgevoerd. De planning

OSP Zakelijke Horeca beheersmaatregelen en

4.2.2.6 Actualiteit weten regelgeving

Planning interne audits De auditor stelt jaarlijks in overleg met de milieucoör-

• Monitoring en meting vindt ook plaats bij de

aan de hand van de significantiebepaling, waardoor De milieucoördinator is ervoor verantwoordelijk

pect significant 6 en hoger scoort dan dient er

dat OSP Zakelijke Horeca voldoet aan de laatst

beoordeeld of OSP Zakelijke Horeca nog voldoet aan

toepassing zijnde normparagrafen jaarlijks geaudit

minimaal een beheersmaatregel opgesteld te worden,

geldende milieuwetgeving. Om de actualiteit van de

de geldende weten regelgeving, dit wordt opgeno-

worden. Een kopie van de planning wordt naar de

wanneer een milieuaspect significant 9 of hoger

weten regelgeving te borgen, wordt periodiek de

men in de management review.

milieucoördinator en de directie verstuurd.

scoort dan dient een doelstelling bepaald te worden.

geldende wetgeving gecontroleerd. Hiervoor

Een doelstelling of plan ter verbetering mag te allen

gebruikt de milieucoördinator o.a. de website

tijde ook bij een lagere score bepaald worden indien

Infomil en de website van VROM, daarnaast

De directie is verantwoordelijk voor het opvolgen

De milieucoördinator is eindverantwoordelijk voor

dit voor OSP wenselijk is.

ontvangt de milieucoördinator de nieuwsbrief van

van het milieuaspectenregister en het milieuprogram-

de voorbereiding, uitvoering en documentatie van de

Infomil met de laatste wijzigingen in milieuwetge-

ma. Tijdens het directieoverleg wordt de voortgang

interne audits. De milieucoördinator zorgt ervoor dat

Inventarisatie weten regelgeving en overige eisen

ving. Indien noodzakelijk worden de wijzigingen

van het milieuprogramma besproken. Hiervan wordt

de auditor in voldoende mate onafhankelijk is van de

Bij het uitvoeren van de milieuaspectenanalyse worden

opgenomen in het milieuaspecten-register en

een verslag gemaakt. De milieucoördinator bewaart

te toetsen procedures. Dit gebeurt bij OSP door het

ook de weten regelgeving en andere eisen geïnventa-

gecommuniceerd naar de organisatie. De bevindin-

het milieuaspectenregister en de opvolging van de

uitbesteden van de interne audits aan een extern

riseerd die van toepassing zijn. In het milieuaspectenre-

gen worden gebruikt als input voor de management

maatregelen voor een periode van 3 jaar.

bureau. De interne auditor heeft minimaal de

gister is de actuele weten regelgeving beschreven.

review.

satie ondernomen moeten worden, worden opgenomen in het milieuprogramma.

Minimaal jaarlijks controleert de milieucoördinator

Invullen milieuprogramma

geldende weten regelgeving en/of overige eisen,

Vervolgens wordt per milieuaspect in het

vermeld in het milieuaspectenregister. De bevindin-

milieuaspectenregister aangegeven bij het milieu-pro-

gen worden door de milieucoördinator verwerkt in

gramma welke acties uitgevoerd zullen worden. Dit kan

het milieuaspectenregister. De status en resultaten

bijvoorbeeld zijn het formuleren van een doelstelling,

van deze controle worden gebruikt als input voor

het invoeren van een beheersmaatregel of het

de management review en vastgelegd in het verslag

bijhouden van een registratie. Tevens is opgenomen wie

van de management review.

De beheersmaatregelen en milieudoelstellingen worden opgenomen in het milieuprogramma

greenbook


4.3.2.2

Voorbereiding interne audits

volgende kwalificaties: • Kennis van de eisen van ISO 14001; • Training voor interne auditor.

4.2.2.7 Voldoen aan weten regelgeving of OSP Zakelijke Horeca nog voldoet aan de

de actie uitvoert, de realisatie en het eventuele budget.

stelt in ieder geval zeker dat alle processen en van

• Minimaal jaarlijks wordt door de milieucoördinator



doelstellingen kan formuleren. Wanneer het milieuas-

Eventuele acties die naar aanleiding van deze inventari-

24

beheersmaatregelen benoemd in het milieuaspecten-

De milieuaspectenanalyse wordt uitgevoerd door de

Vervolgens worden de milieuaspecten geselecteerd

4.2.2.3

de eisen van ISO 14001. De interne auditor toetst de

• Tijdens interne audits wordt beoordeeld of de

4.2.2 PROCEDURE

4.2.2.2


Het doel van dit proces is het uitvoeren van een

boeken en locatiehandboeken. 4.2.2.1

Monitoring en meting

r kiezen ke secto e li b u op , gecontr ivate en 2009 tonome in de pr u a n e te n D la k am n OSP. Nieuwe epten va n. Het te ce conc lle toere la o P v a p L o r ait voo mooie OSP dra n meer roei van er volge n e . leerde g id e gebr hele land erder uit n in het e g in g ti wordt v s met ve tgevers en opdrach nen OSP bijbel bin le ië ls c ffi een o t begin a vanaf he Book’ is n ie e d e r n e ‘G n tlij Het ene rich rd de gro veranke lgolden. eidsinste leidraad en overh e t e m f act a npak. ste contr ische aa r biolog haar eer a a it h lu t s e P m OS verschil aakt het ling en m

4.3.2.3

Doel interne audits Tijdens de interne audits wordt door de auditor nagegaan: • In hoeverre de opgestelde procedures doeltreffend ingevoerd en toegepast zijn; • In hoeverre het managementsysteem voldoet aan de gestelde eisen; • In hoeverre het managementsysteem effectief is voor de organisatie; • In welke mate de uitgevoerde maatregelen ter verbetering, voortkomend uit eerder gerapporteerde


greenbook

25

4.4 Beheren van documenten en data tekortkomingen (van interne en externe audits en


De werkinstructies, richtlijnen en formulieren

Dagelijks wordt er door de controller ICT in

worden beheerd door de milieucoördinator. Indien

samenwerking met OMEGA Technolgies (externe

en meest actuele informatie. Daartoe wordt

er nieuwe werkinstructies, richtlijnen of formulieren

systeembeheerder) een back-up gemaakt van alle

beschreven op welke wijze documenten worden

moeten worden aangemaakt of bestaande werkin-

netwerk computerbestanden binnen OSP Zakelijke

Alle tekortkomingen en verbetersuggesties worden

opgesteld, beoordeeld, gedistribueerd en gewijzigd.

structies, richtlijnen of formulieren moeten worden

Horeca. Deze back-up wordt op een veilige plaats

door de auditor genoteerd in een auditrapportage en

Deze procedure is ook van toepassing voor het

gewijzigd, dan wordt een voorstel ingediend bij de

bewaard.

op het overzicht continu verbeteren. Deze worden

beheersen van data, met dien verstande dat onder

milieucoördinator. Een werkinstructie, een richtlijn

op basis van positieve bewijslast, verstuurd naar het

data een elektronisch opgeslagen document wordt

en een formulier moet minimaal voorzien zijn van

management.

bedoeld.

een duidelijke titel, een versienummer, een versieda-

Alle medewerkers zijn verantwoordelijk voor het

tum en paginabeheer. Te allen tijde moet duidelijk

melden van wijzigingen of verouderingen in het “Green

4.4.2 PROCEDURE

zijn wat de laatste versie is van de instructie en wie

Book”, werkinstructies, richtlijnen of formulieren bij de

De milieucoördinator bespreekt de resultaten binnen

4.4.2.1

daarover beschikt.

milieucoördinator, maar ook tijdens de interne audits zal

Opstellen en wijzigen documenten

de organisatie en er worden corrigerende en

Iedere medewerker van OSP Zakelijke Horeca kan

preventieve maatregelen vastgesteld. De milieucoördi-

een voorstel indienen om een document op te stellen

nator vult het overzicht continu verbeteren aan met

of te wijzigen indien de noodzaak zich voordoet om

Het is ook mogelijk dat er van een externe bron

deze corrigerende en preventieve maatregelen. De

een bepaalde werkwijze of een formulier vast te

(leveranciers, klanten, bepaalde instanties) een

Op de volgende pagina vindt u een overzicht van de

corrigerende maatregelen worden besproken met de

leggen of aan te passen. Het voorstel moet bij de

document wordt aangeleverd, dat op een gecontro-

betreffende milieuregistraties. Daarbij wordt

auditee in de lijn. Het ingevulde overzicht continu

milieucoördinator worden ingediend.

leerde manier binnen OSP Zakelijke Horeca moet

aangegeven wie verantwoordelijk is voor het beheer

4.4.4 MILIEUREGISTRATIES

van de registraties en wie toegang heeft tot de

verd aan de milieucoördinator. Hij beoordeelt het

registraties. De milieucoördinator draagt ervoor zorg

Bewaking voortgang auditresultaten

De documentatie van het originele “Green Book”

document en bepaalt of het document in het

De milieucoördinator bewaakt de voortgang van de

wordt door de milieucoördinator beheerd. De

“Green Book” genoemd moet worden. Alle externe

auditopvolging. De opvolging van de corrigerende en

milieucoördinator beoordeelt nieuwe documenten en

documenten welke van belang zijn voor de

preventieve maatregelen wordt tussentijds of tijdens

eventuele wijzigingen en verwerkt deze.Vervolgens

uitvoering van werkzaamheden worden centraal

• In voldoende mate zijn geïdentificeerd;

de volgende audit geverifieerd. Ook eens per kwartaal

worden deze wijzigingen met de betrokken

beheerd. De milieucoördinator is verantwoordelijk

• Op een juiste wijze worden opgesla-

wordt de status van openstaande acties, aan de hand

medewerker(s) besproken. Aanpassingen in de

voor het bewaken van de actualiteit en de toegan-

van het overzicht continu verbeteren, besproken en

documentatie zijn herkenbaar aan een grijze tekst-

kelijkheid.

vastgelegd tijdens het directieoverleg.

kleur, een gewijzigd versienummer en een gewijzigde 4.4.2.6 Beheer weten regelgeving

De bevindingen van de certificerende instelling worden

De documentatie van het locatiehandboek

dat OSP Zakelijke Horeca voldoet aan de laatst

ook toegevoegd aan het overzicht continu verbeteren,

wordt door de vestigingsmanager beheerd.

geldende milieuwetgeving. Om de actualiteit van de

voorzien van corrigerende en preventieve maatregelen.

De milieucoördinator heeft de mogelijkheid

weten regelgeving te borgen, wordt periodiek de

De milieucoördinator draagt hiervoor zorg.

om belangrijke milieuregels toe te laten voegen

geldende wetgeving gecontroleerd. Hiervoor

in het locatiehandboek.

gebruikt de milieucoördinator de website Infomil,

Jaarlijks analyseert de milieucoördinator de auditbe-

4.4.2.3

vindingen en maakt hiervan een analyse, welke

documentatie


Goedkeuren en distributie goedgekeurde

nieuwsbrief van Infomil met de laatste wijzigingen in milieuwetgeving. Indien noodzakelijk worden de

Voor uitgifte autoriseert de adjunct directeur de

wijzigingen opgenomen in het milieuaspectenregister

gewijzigde documenten door (digitale) onderteke-

en gecommuniceerd naar de organisatie.

ning van de aangepaste inhoudsopgave. Vervolgens

Aan de hand van de planning wordt nagegaan of alle

distribueert de milieucoördinator de documenten

processen jaarlijks geaudit zijn. De milieucoördinator

voorzien van een aangepaste inhoudsopgave. In een

De milieucoördinator is ervoor verantwoordelijk

analyseert jaarlijks de resultaten van de audits op

begeleidend memo worden de belangrijkste

dat de nieuwe versies van het “Green Book”, de

structurele oorzaken en verwerkt deze in het rapport

veranderingen gecommuniceerd. De milieucoördi-

werkinstructies, de richtlijnen en de formulieren

voor de management review met voorstellen ter

nator bewaart steeds één voorlaatste versie van

bekend worden gemaakt bij de medewerkers en dat

verbetering.

de procedures.

vervallen versies niet meer kunnen worden gebruikt.

greenbook


terugvindbaar blijven;

gen en beschermd; • Volgens de gestelde bewaartermijn een adequate wijze worden vernietigd.

daarnaast ontvangt de milieucoördinator de

Jaarlijkse analyse

besproken wordt in de management review.

dat de kwaliteitsregistraties: • Leesbaar, gemakkelijk herkenbaar en

bewaard blijven en vervolgens op De milieucoördinator is ervoor verantwoordelijk

Bevindingen externe audit


worden verspreid. Het document wordt aangele-

versiedatum.

26

de actualiteit van de documentatie worden beoordeeld. 4.4.2.5 Beheer externe documenten

Beheer van documentatie

4.4.2.2

4.3.2.7


Opvolging interne auditresultaten

verbeteren wordt verzonden naar het management.

4.3.2.6

Back-up digitale bestanden

dat alle medewerkers voorzien zijn van de juiste

doelstellingen te kunnen realiseren.

4.3.2.5

4.4.2.8

Deze procedure heeft tot doel te bewerkstelligen

beoordeling managementsysteem), doeltreffend zijn; • Mogelijkheden ter verbetering teneinde strategie en

4.3.2.4

4.4.2.4 Beheer van werkinstructies, richtlijnen en formulieren

4.4.2.7 Versiebeheer

2010

OSP be haalt offi cieel he certific t ISO 1 aat met 4001 MVO a Het dir ls s peerpu ectiete nt. am wor met ee dt vers n financ terkt ieel dir ecteur. En OSP doet ha ar eers met he te over t verwe name rven va Homem n Austr ade. alian


greenbook

27

4.5 Afwijkingen, corrigerende en preventieve maatregelen

milieuregistraties

4.5.1 DOEL VAN HET PROCES registratie 1 Milieudoelstellingen 2

Verslag management

beheerder directie milieucoördinator

bewaartermijn jaarlijks 3 jaar

review 3

wie toegang alle medewerkers directie en milieu

4.5.2.3

Het doel van de procedure is het op de juiste wijze

Potentiële afwijkingen zijn nu nog geen afwijkingen,

treffen van corrigerende en preventieve maatregelen

maar in de nabije toekomst is te verwachten dat dit

om de oorzaak van afwijkingen en mogelijke potenti-

wel afwijkingen worden, gezien de huidige informatie

ële afwijkingen op te heffen en zo herhaling of het

en resultaten. Potentiële afwijkingen kunnen geconsta-

ontstaan van afwijkingen te voorkomen.

teerd worden tijdens het vaststellen beleid, operationele proces, afhandelen van milieu-incidenten, uitvoeren

coördinator

Notulen volgens

overlegstructuur 4 Opleidingsplanning

belanghebbende

3 jaar

deelnemers overleg

4.5.2 PROCEDURE

van interne audits, tijdens de management review en

4.5.2.1

Constatering afwijkingen

tijdens de reguliere overlegstructuur. Ook bij de

Afwijkingen kunnen geconstateerd worden tijdens het

uitvoering van risicoanalyses, marktanalyse en de

operationele proces, afhandelen van milieu-incidenten,

jaarlijkse analyse van het milieu-aspectenregister en

uitvoeren van interne audits, tijdens de management

milieuwet- en regelgeving en overige eisen en

review en tijdens de reguliere overlegstructuur.

milieu-ontwikkelingen, kunnen toekomstige afwijkingen

verslaglegger medewerkers en

gedurende dienstverband

directie

en bij uitdienst nog 1 jaar

direct leidinggevende


directie en office manager

• Afwijkingen geconstateerd tijdens het operationele 5

Formulier nieuwe

medewerker

genoteerd, met name geregistreerd in verslagen.

geregistreerd in verslagen, voortgangsgesprekken, mail

en bij uitdienst nog 1 jaar direct leidinggevende

geconstateerd worden. Potentiële afwijkingen worden

proces worden tijdens dit proces afgehandeld en

directie en office manager

opdrachtgever en dossier. 6 Functioneringsgesprekken

direct leidinggevende en

en bij uitdienst nog 1 jaar

management team

3 jaar

milieucoördinator

• Afwijkingen geconstateerd tijdens de interne audit en

Interne en externe

audit rapporten

milieucoördinator

De volgende stappen dienen bij het treffen van een

externe audit worden door de milieucoördinator

preventieve maatregel doorlopen te worden: • Bepalen van de oorzaak van een toekomstige afwijking

en afgehandeld conform de procedure 4.3.

(waarom kan afwijking plaatsvinden);

• Afwijkingen geconstateerd naar aanleiding van

• Bepalen van de kans op manifesteren;

milieu-incidenten worden afgehandeld conform 8

Data op netwerk

controller ICT en

dagelijks

• Beoordelen of er een maatregel opgesteld dient te

procedure 4.1.

systeembeheerder

systeembeheerder

worden;

• Afwijkingen geconstateerd tijdens de management

9 Milieuaspectenregister

milieucoördinator

3 jaar

directie en milieucoördinator

10

milieucoördinator

3 jaar


11 Bedrijfsnoodplan

directie

onbeperkt

alle medewerkers

12

milieucoördinator

3 jaar

alle medewerkers

• Vaststellen, plannen en doorvoeren van de maatregel;

review worden door de milieucoördinator opgenomen

• Vastleggen van de resultaten van de getroffen maatregel;

in de rapportage van de management review.

• Beoordelen van de effectiviteit van de getroffen maatregel.

• Afwijkingen geconstateerd tijdens het reguliere overleg Meldingsformulier ongevallen

bedrijfnoodplan

vinden in de verslagen van de directie, de rapportage

overleg. Opvolging vindt plaats via het reguliere overleg.

management review en in het milieu-aspectenregister

Corrigerende maatregel corrigerende maatregel doorlopen te worden:

Beoordeling naleving

milieucoördinator

3 jaar

directie en milieucoordinator

milieuwetgeving 14

Data op netwerk

onbeperkt

alle medewerkers

systeem-beheerder

corrigerende maatregelen besproken in de geldende

aspecten mens, middelen en methoden);

communicatiestructuur.

externe belanghebbenden

• Beoordelen van de effectiviteit van de getroffen

inzake milieu

16

Formulier beoordeling

greenbook


3 jaar

bewaken van de voortgang van de corrigerende en

dient te worden (waarbij gekeken wordt naar de

• Vastleggen van de resultaten van de getroffen maatregel;

inkoper

Het management is verantwoordelijk voor het

voortgang en effectiviteit van de preventieve en

of bevindingen van de overheid /


preventieve maatregelen

preventieve maatregelen. Periodiek wordt de

Registraties van klachten

3 jaar

Beoordeling effectiviteit van corrigerende en

• Beoordelen of er een corrigerende maatregel opgesteld

milieucoördinator

4.5.2.5

• Bepalen van de kans op herhaling;

15

leverancier

28

• Oorzaakanalyse (waarom heeft afwijking plaatsgevonden);

controller ICT en

van toepassing).

De volgende stappen dienen bij het treffen van een • Bepalen van een herstel maatregel;

13

• Vastlegging van preventieve maatregelen is terug te

worden geregistreerd in de verslaglegging van het

c.q. milieuprogramma onder beheersmaatregelen (waar 4.5.2.2

Notulen oefening

Preventieve maatregelen



4.5.2.4

geregistreerd in een het overzicht Continue verbeteren 7

Potentiële afwijking

• Vaststellen, plannen en doorvoeren van de maatregel;

4.5.3 PROCESBEWAKING In de procedures is aangegeven wie verantwoordelijk

maatregel.

is voor de registratie van afwijkingen en potentiële

De vastlegging van corrigerende maatregelen is terug

afwijkingen. De milieucoördinator en management zijn

Inkoper, directie en milieuco-

te vinden in verslagen, rapportages, mailverkeer en

verantwoordelijk voor de voortgangsbewaking van de

ördinator

rapportage management review.

corrigerende en preventieve maatregelen.


greenbook

29

5 Formulieren

Formulier

Beheerder

Waar

1

OSP Zakelijke Horeca milieuaspectenregister

Milieucoördinator

Netwerk (m-schijf)

2

Formulier ongevallen registratie

Adjunct directeur

Netwerk (m-schijf)

3

Bedrijfsnoodplan hoofdkantoor OSP Zakelijke Horeca

BHV coördinator

M-schijf en fysiek in pantry

4

Huisregels hoofdkantoor OSP Zakelijke Horeca

Milieucoördinator

Netwerk (m-schijf)

5

Gedragscode MVO OSP Zakelijke Horeca

Milieucoördinator

Netwerk

Formulieren

2011 Staat in he t teken van consolidere n, verbetere n en borgen van de best aa nde klanten portfolio. H e t eerste langd urige contr act in de zorg met het Maasstad zi ekenhuis te Rotterdam is een feit. OSP onde rgaat een P ay-off wijziging va n OSP Zak elijke Horeca naa r OSP Zak e lijke horeca. W ij zien onsz elf meer als re staurateur dan als cateraar .

2012

an plooi a iedt em rs en e OSP b k ewer d e m lltime et van 277 fu n omz e e t r e realise oor de iljoen v m 7 2 € groep. gehele

2013

OSP slu it langd urige ‘vernie uwde’ c o ntracte af met n 4 van h a ar groots te opd rachtge vers.

30

greenbook



greenbook

31

2013

ZAKELIJKE HORECA

OSP Du Monde Food BV C AT E R113 I N G- 2132 XZ Hoofddorp Jadelaan

+31 (0)23 557 9851 - +31 (0)23 557 9855

Green. Milieuhandboek. 12,5 jarig. Management processen Operationele processen Ondersteunende processen Beheersings processen. OSP viert in 2013 haar

Recommend Documents