Bijlage 4 Notitie ondersteunende processen 3D
Aanleiding/Inleiding en doel van deze notitie In het uitvoeringsplan Toegang Sociaal Domein gemeente Venray1 (zie de B&W nota Toegang Decentralisaties) is toegelicht hoe het integraal Toegangsproces van de drie decentralisaties gaat werken en wat dit vraagt van de organisatie, medewerkers en middelen. Er zijn inrichtingskeuzes gemaakt die bepalend zijn voor hoe het Toegangsproces eruit ziet: -
De gemeente Venray kiest voor het voeren van regie en zoekt nadrukkelijk de samenwerking op met alle partijen, van inwoner tot organisatie en instellingen.
-
De gemeente is samen met de zorgverzekeraar budgethouder om het systeem van participatie, zorg en ondersteuning te financieren.
-
De gemeente verstrekt opdrachten aan aanbieders van zorg en ondersteuning en besteedt de hulpverleningstaken aan gezinscoaches uit waarbij zij tegelijkertijd de regie houdt vanuit het Toegangsproces.
Nu in het toegangsproces een basis wordt gelegd voor verdere doorontwikkeling in 2015 wordt duidelijk hoe het primaire proces ondersteund kan worden. In dit stuk is aandacht voor de (inrichting van de) benodigde ondersteunende processen (en afdelingen). Vooral is in deze notitie aandacht geschonken aan het traject van doorontwikkeling van de nieuwe taken en processen in 2015 en verder. Voor de bestaande processen geldt dat zij waar mogelijk aangepast moeten worden aan de nieuwe situatie. Het werk wordt met de huidige capaciteit uitgevoerd dan wel er is op basis van inschattingen (huidige inzichten in te verwachte aantallen) capaciteitsuitbreiding nodig. Ook wordt vermeld welke onderdelen apart in een werkgroep verder worden uitgewerkt in 2015. Het doel van deze notitie is te informeren over de activiteiten van doorontwikkeling van de bedrijfsvoering in 2015 en de daarbij benodigde (kennis en) capaciteit van de gemeentelijke organisatie. Wat dit van de bedrijfsvoering vraagt, wordt uitgelegd in B&W nota ‘Impact 3 D’, waar voorliggende notitie een bijlage van is.
1
Het uitvoeringsplan Toegang Sociaal Domein gemeente Venray is het actie- en implementatieplan om in 2015
te komen tot een integraal Toegangsproces van de drie decentralisaties. De vastgestelde beleidsplannen en verordeningen van de 3D’s (WMO/AWBZ/Jeugd en Participatie) liggen hieraan ten grondslag.
1
De werkprocessen die de uitvoering van het Toegangsproces ondersteunen en de hierbij betrokken afdelingen.
Eén integrale, overkoepelende toegang van de drie Sociale Domeinen (Participatiewet - exclusief werkplein -, Jeugdzorg en AWBZ-Wmo) inrichten is een grote organisatorische opgave. De gemeente Venray wil dit borgen middels een ‘brede’ intake (die alle leefzorg domeinen bestrijkt) en het realiseren van een eenduidig proces (werkwijze). In onderstaand kader wordt uitgelegd wat deze omvangrijke organisatorische opgave zoal inhoudt.
Dit is vooral een omvangrijke organisatorische opgave omdat:
er nieuwe taken (vooral op het jeugddomein) bijkomen die binnen de werkprocessen van de gemeente moeten worden ingebed,
de medewerkers die betrokken zijn in het Toegangsproces, als ook de externe partners moeten weten wie welke rol heeft in het proces (taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn bekend),
er voldoende personele bezetting en kennis & kunde in huis aanwezig moet zijn om alle informatie- en/of hulpvragen vanuit alle levensdomeinen adequaat te kunnen behandelen,
de regie en uitvoering van processen vanuit de Participatiewet gevoerd wordt via een werkorganisatie van meerdere gemeentes (Werkplein Venlo-Venray),
ook vanuit de AWBZ-Wmo taken veranderen,
het een budgettaire uitdaging is (gemeentes moeten meer doen met minder!) en de (financieel-) administratieve processen ingericht moeten worden op de nieuwe taken en onder meer afgestemd moeten worden op de zorgverzekeraars,
met o.a. vele (nieuwe) partners in de keten en regiogemeentes afspraken gemaakt moeten worden over de nieuwe werkwijzen. Dit vergt een goede coördinatie, samenwerking en communicatie,
dit voor de inrichting van de informatievoorziening vraagt om een hoge mate van standaardisatie van de werkprocessen zodat privacy-gevoelige informatie op een verantwoorde manier kan worden gedeeld met professionals in de keten en de applicaties ingericht worden zodat ze het proces ondersteunen en bovendien stuurinformatie beschikbaar komt,
‘ICT-technisch’ snel over moet worden gegaan naar applicaties die deze processen moeten ondersteunen en systemen waarop alles kan draaien.
In het schema op de volgende bladzijde is zo volledig mogelijk vermeld welke ondersteunende processen benodigd zijn voor de uitvoering van het Toegangsproces en welke afdelingen en expertise daarbij nodig zijn, alsook wordt daar waar mogelijk ingeschat hoeveel extra capaciteit dit tijdelijk of structureel vraagt.
2
Administratieve processen: aanvragen, behandelen, beschikken, archiveren dossiervorming Vooralsnog is aan de huidige wijze van dossiervorming niets veranderd. Er wordt zoveel mogelijk digitaal gemaakt en opgeslagen. Post wordt ingescand en digitaal gemaakt in het zaaksysteem (Verseon). De wijze van aanvragen, behandelen, beschikken en archiveren wordt ondersteund door de applicaties voor het Sociale Domein (zoals GWS). Voor documenten wordt gebruikgemaakt van het zaaksysteem Verseon. De cliënteninformatie (persoonsgebonden, dus privacy gevoelige informatie) wordt in GWS opgeslagen. Voor processen Schuldhulpverlening en Leerplicht/RMC worden andere ondersteunende applicaties gebruikt. Met de toename van het aantal cliënten, zal ook het aantal dossiers gaan toenemen. De uitdaging ligt erin om de informatie van cliënten, welke van meerdere informatiebronnen afkomstig is en dus in meerdere applicaties ligt opgeslagen te ontsluiten. Kortom: hoe komen we tot een integraal klantbeeld? In de applicatie voor het Sociale Domein (GWS) wordt eind 2014 een module ingericht ter ondersteuning van de Jeugd-specifieke processen. De inrichting maar ook de training van gebruikers en de gebruikersondersteuning zal begin 2015 nog tijdelijk extra inzet vragen, voornamelijk van de functioneel beheerder (afd. MD) en de kwaliteitsmedewerker (MD). Daarnaast wordt het Leefzorgplan ingericht in het zaaksysteem Verseon. Dit Leefzorgplan vormt een onderdeel van de aanvraag voor een zorg-arrangement en levert extra managementinformatie op over de mate van zelfredzaamheid van hulpvragers en de toegekende zorgarrangementen. De inrichting maar ook de uitrol (training aan gebruikers) zal met name in het laatste kwartaal van 2014 plaatsvinden. Ondersteuning van gebruikers en verdere training voor de ingebruikname van het Leefzorgplan zal ook in de start van 2015 vooral extra inzet vragen van de vakafdeling MD maar ook van team IB (afd M). Standaardformulieren (zoals aanvraagformulieren, beschikkingen en brieven) worden aangepast en/of ontworpen naar de nieuwe wetgeving. Dit valt onder het beheer van de vakafdeling (MD). De beheertaken zullen in 2015 meegroeien met de nieuwe taken. Vooralsnog is er voor de dossiervorming zelf nog geen extra structurele capaciteit vereist. Het vraagstuk rondom de ontsluiting van klantinformatie (dossiervorming) komt in 2015 aan de orde. Benodigde inzet hiervoor vormt een onderdeel van ICT-informatievoorziening (zie ook: deelproject ICT-informatievoorziening 3 D’s) en is opgenomen in het schema van werkzaamheden op basis de waarvan capaciteitsvraag is opgesteld. Besturende processen: monitoring en sturing van presentaties en resultaten De taken op het gebied van organisatorische inbedding van sturingsinformatie vraagt nog veel en langdurige aandacht (zie ook het aspect van stroomlijning van de financiële administratie). Te denken valt hier aan:
Sturing en monitoring van prestaties en resultaten op operationeel niveau
Risicomanagement
Inrichten management control
Sturing en beheersing van alle nieuwe verbonden partijen (zeker de grotere instellingen)
Inrichten nieuwe organisatorische samenwerkingen: P&C met regio-gemeenten en externe ‘netwerk-control’
3
Naast de doorontwikkeling van een instrumentarium voor sturing en monitoring van prestaties en resultaten op operationeel niveau, wordt ook de samenwerking opgezocht in de regio om tot een instrumentarium te komen om maatschappelijke effecten te kunnen gaan meten. Ook wordt door gemeente Venray meegedaan aan de zogenaamde Proeftuin TNO (metingen voor kwaliteit van leven). De uitdaging is in 2015 om managementinformatie bij elkaar te brengen vanuit de diverse interne informatiebronnen. Vanuit de organisatie is daarvoor een overkoepelend management informatie monitoring systeem benodigd. Allereerst zal echter vastgesteld moeten worden waarop sturing wenselijk is om vervolgens de informatiehuishouding zo in te richten dat meten mogelijk wordt. In principe vallen deze ‘ontwikkel’ taken van monitoring en kwaliteit binnen het reguliere werk. Vooral de inzet van de volgende organisatieonderdelen is hiervoor benodigd: Concerncontrol (BZ), Beleids- en kwaliteitsmedewerker MD, team Bedrijfsvoering MD, als ook P&C adviseur (M), I&A adviseur (BZ). Voor de applicatiebeheerder GWS (MD) zal het aantal uren structureel toenemen met 4 uur per maand in 2015. Deze capaciteitsvraag is meegenomen in het schema van werkzaamheden. Processen Bezwaar en beroep, klachten Het aantal te verwachten bezwaar- en beroepzaken naar aanleiding van de nieuwe en aangepaste wetgeving en lokale verordeningen is ingeschat op basis van het aantal nieuwe klanten / extra uit te geven beschikkingen. Verwachting is dat dit op jaarbasis in 2015 200 uur kost. Wellicht dat gezien de ‘nieuwheid’ en omvang van de nieuwe taken extra capaciteit ingezet moet worden. Bij een onverwacht grote toename van het aantal zaken, zal ook het aantal benodigde fte naar boven moeten worden bijgesteld. Vooralsnog wordt ervan uitgegaan dat het extra werk binnen de huidige formatie kan worden verricht binnen de teams BJZ (afd. BZ) en juridisch adviseurs MD. Proces Inkoop en aanbesteding en contractmanagement in relatie tot het Regionaal Service Bureau (RSB) Op dit moment van schrijven is bekend dat door het RSB taken worden opgepakt op het vlak van inkoop, accountmanagement en contractmanagement. Door de professionals binnen de gemeente zal in nauwe samenwerking en overleg met het RSB gekeken moeten worden hoe de inrichting daarvan vorm gaat krijgen voor de producten die we gezamenlijk inkopen. Te denken valt bijvoorbeeld aan het ontwikkelen van een kwaliteitssysteem dat het RSB in staat stelt de uitvoering te volgen (van zeven gemeenten) en het maken van betalingsafspraken voor bevoorschotting, etc. Op gemeentelijk niveau wordt het contractbeheer uitgevoerd, hiermee zijn taken gemoeid als eenduidige vastlegging, beheren en bewaken van afspraken. Momenteel wordt er over het contractbeheer regionale afspraken gemaakt zodat de gemeenten straks op een eenduidige wijze contractbeheer voeren. Naar verwachting stijgt het aantal contracten dat afgesloten wordt op lokaal niveau aanzienlijk. Het contractbeheer vraagt daarom extra tijd van de beleidsmedewerkers MD (de budgethouder) en de inkoopadviseur (afd. M), als ook van de applicatiemedewerker en kwaliteitsmedewerker (afd. MD). Het is nog niet duidelijk hoeveel extra tijd benodigd is. Dit moet in het laatste kwartaal 2014 helder worden. Binnen de gemeentelijke organisatie moet nog bekeken worden wie de contactpersoon of personen richting de RSB zullen worden. Vooralsnog lijkt het daarbij logisch om de expertise van de inkoopadviseur (afd. M) hierbij te betrekken als ook de (beleids-)adviseurs met kennis van de beleidsvelden (MD). Verwacht wordt dat er een structurele
4
inzet nodig is (ook in 2015 en verder) voor een of meerdere contactpersonen vanuit de gemeente Venray naar het RSB. De inschatting is dat dit binnen de reguliere uren te realiseren valt. Stroomlijning van de financiële administratie en monitoring Het factureren en declareren van kosten vindt op verschillende manieren plaats: het verschilt per product en/of dienst die de zorgaanbieders en aanbieders van de verschillende zorgvoorzieningen leveren. De huidige Wmo-administratie kent een doelgroep die voornamelijk individuele voorzieningen krijgt. Hiervoor wordt op individueel en op bulkniveau gefactureerd. In de nieuwe situatie wordt de diversiteit in producten/diensten groter. Ook dan is er sprake van individuele en ‘bulk- facturen’. De laatste vereisen, zeker in het opstartjaar met nieuwe klanten en nieuwe leveranciers, een intensieve controle, mede vanwege de grote maar, voor de uit te voeren werkzaamheden, krappe budgetten. Verwacht wordt dat voor Jeugdhulp veel individuele facturen (SVB – pgb) verwerkt gaan worden. De inschatting is dat dit 25% meer aan werkzaamheden gaat kosten voor de administratie van MD. Op regionaal niveau zijn recentelijk afspraken gemaakt tussen gemeente (7 regio-gemeenten) en de instellingen rondom (de wijze van) bevoorschotting. Het betalen van de facturen/declaraties gaat na controle nog extra tijd vergen (ook bij afd. M), vooral daar waar verrekening plaats moet vinden met bevoorschotting. Het geschetste vraagt een aanpassing van de inrichting van de financiële administratie. De inschatting is dat er in 2015 4 uur per week nodig is voor inrichting, applicatie-beheer en –onderhoud (applicatiebeheerder afd. MD). Deze capaciteitsuitbreiding zit in het schema van werkzaamheden. Voor de verwerking van de facturen, de controle op de declaraties, alsook de (financiële) controle wordt de inschatting gemaakt dat er een structurele uitbreiding van 1 fte op de administratie nodig is (afd. MD). Met de 3 D’s is een omvangrijk budget gemoeid dat bewaakt moet worden en waarover gerapporteerd moet worden aan bestuur en raad. Ook worden gegevens verstrekt aan CBS, gemeentelijke monitor, CAK, SVB, Ministerie. Het genereren van rapportages van inhoudelijke en financiële gegevens uit de systemen (monitoring) kost naar inschatting structureel 4 uur per maand per betrokken functionaris, voornamelijk applicatiebeheerder en kwaliteitsmedewerker. Kwaliteitsborging processen, rechtmatigheid – procesinrichting en –optimalisatie Voor de borging van de kwaliteit in de processen is een kwaliteitsmedewerker benodigd. De kwaliteitsmedewerker helpt met het vertalen van het beleid naar de uitvoering en naar de benodigde middelen ter ondersteuning van deze uitvoering. Ook legt de kwaliteitsmedewerker een brug naar de Informatievoorzieningen en ICT-benodigdheden, ondersteunt bij de ontwikkeling van het monitoringsinstrumentarium, verricht (kwaliteits-)controles en draagt bij aan procesevaluaties (sturingsrapportages) en kwaliteitsverbeteringen. Op basis van ervaringsgegevens is de inschatting dat structureel 0,8 fte extra benodigd is voor de (door)ontwikkeling van de 3 D processen. Doorontwikkeling Bedrijfsvoering en Toegangsproces Beheersing en doorontwikkeling van de bedrijfsvoering in 2015 vraagt om onderlinge afstemming die structureel vormgegeven wordt door een multidisciplinaire werkgroep waarin de diverse bedrijfsvoeringsonderdelen zijn vertegenwoordigd: Financiën, HRM, Informatiemanagement (I&A), Inkoop, bedrijfsvoering algemeen/ concerncontrol, processen-/ kwaliteitsmedewerker(s), sr beleidsmedewerkers, coördinator / regisseur van deze werkgroep. Vooralsnog wordt dit binnen de reguliere uren georganiseerd.
5
