BAB II KAJIAN PUSTAKA DAN RERANGKA PEMIKIRAN

BAB II KAJIAN PUSTAKA DAN RERANGKA PEMIKIRAN A. Kajian Pustaka 1. Sistem Informasi Akuntansi a. Definisi Sistem Informasi Akuntansi Menurut Hall (2011 : 4) Sistem informasi Akuntansi adalah sebuah sistem yang memproses data dan transaksi guna menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk merencanakan, mengendalikan, dan mengoperasian bisnis. Untuk dapat menghasilkan informasi yang diperlukan oleh para pembuat keputusan. Sistem informasi akuntansi didefinisikan oleh Bodnar dan Hopwood (2010:1) sebagai “An Accounting Information System (AIS) is a collection of resources, such as people and equipment, designed to transform financial and other data into information” yang artinya, sistem informasi akuntansi adalah kumpulan sumber daya, seperti orang dan peralatan, yang dirancang untuk mengubah data keuangan dan data lainnya menjadi informasi. Sedangkan Menurut Romney dan Steinbart (2012:30) adalah sistem yang mengumpulkan, merekam, menyimpan, dan memproses data akuntansi dan data lainnya untuk menghasilkan informasi bagi para pengambil keputusan.

6

http://digilib.mercubuana.ac.id/

7

Dari pengertian-pengertian diatas dapat disimpulkan Sistem Informasi Akuntansi adalah sebuah sistem yang mengumpulkan, mencatat, menyimpan, dan memproses data untuk menyediakan informasi keuangan kepada pihak internal (manajemen perusahaan) dan pihak eksternal (pembeli, pemasok, pemerintah, kreditur dan sebagainya).

b. Karakteristik Sistem Informasi Akuntansi Menurut Hall (2011:19) karakteristik kualitas informasi akuntansi terdiri dari : 1)

Relevan Isi dari suatu laporan atau dokumen harus bekerja untuk suatu tujuan. Ini dapat berupa dukungan bagi keputusan manajer atau untuk pekerjaan staff administrasi. Kita telah menetapkan bahwa hanya data yang relevan dengan tindakan penggunanya yang memiliki nilai informasi.

2)

Tepat Waktu Umur informasi adalah faktor yang sangat penting dalam menentukan kegunaannya. Informasi harus tidak melebihi periode waktu dari tindakan yang didukungnya.

3)

Akurat Informasi harus bebas dari kesalahan yang signifikan. Akan tetapi signifikan adalah konsep yang sulit diukur. Konsep ini tidak memiliki nilai absolut ; ini adalah konsep yang sangat bergantung pada masalahnya.


8

4)

Lengkap Semua informasi yang penting bagi sebuah perusahaan atau pekerjaan harus ada.

5)

Ringkas Informasi harus dikumpulkan sesuai dengan kebutuhan pemakai. Para manajer dalam tingkat yang lebih rendah cenderung membutuhkan informasi yang sangat terperinci.

c. Komponen Sistem Informasi Akuntansi Agar informasi yang dihasilkan oleh pengolahan data akuntansi benarbenar menghasilkan informasi keuangan yang berguna dan dapat dipercaya sesuai dengan tujuan sistem informasi akuntansi, maka tidak lepas dari unsurunsur sistem informasi akuntansi. Adapun unsur-unsur Sistem Informasi Akuntansi menurut Azhar Susanto (2008 : 58) adalah : 1) Perangkat Keras (Hardware) 2) PerangkatLunak (Software) 3) Sumber Daya Manusia (Brainware) 4) Prosedur (Procedure) 5) Basis Data (Database) 6) Jaringan Komunikasi (Comunication Network)


9

Penjelasan mengenai unsur-unsur Sistem Informasi Akuntansi di atas adalah sebagai berikut : 1) Perangkat Keras (Hardware) Merupakan wujud atau fisik komputer dalam penampilan pengolahan data elektronik (PDE), yang terdiri dari unit pemrosesan sentral dan unit lainnya, unit masukan, unit keluaran dan penyimpanandata. Perangkat keras meliputi peralatan fisik yang menjalankan berbagai kegiatan dari sistem yang menggunakan komputer (computer based system). Komponen-komponen penting yang terdapat pada setiap komputer terdiri dari : a) CPU (Central Processing Unit) CPU atau unit pemrosesan sentral, merupakan inti dari komputer karena secara bersama -sama mereka mengkoordinasikan semua komponennya, menafsirkan dan menjalankan instruksi, menyimpan data dan juga instruksi, serta memindahkan data dari suatu komponen ke komponen lain. CPU sering disebut prossesor atau komputer karena fungsinya yang sangat penting saat ini. b) Perangkat Masukan ( Input Devices) sistem komputer modern yang besar dapat menerima data dari berbagai macam peralatan masukan (input devices ). Data masuk yang ditangani oleh peralatan - peralatan ini tertampil pada bermacam-


10

macam media atau dalam beragam bentuk, mulai dari dokumen kertas sampai kata-kata lisan. Penggolongan perangkat masukan adalah : 1. Perangkat masukan langsung (Online output) Alat masukan langsung dapat digolongkan ke dalam beberapa golongan, yaitu : keyboard, pointing devices, scanner, censor, dan vice recognizer 2. Perangkat Pemasukan Data Off-Line Pemasukan data dari pita ke diskdapat dilakukan dengan caramenggunakan key-to-tape-encorder dan key-todisk-encorder. Key-to-tape-encorder memungkinkan operator untuk merekam data ke media simpanan luar pita magnetic. Key-to-disk-encoder menghubungkan beberapa pemasukan data (keting station) ke sebuah mini komputer dan menerima data secara serempak dari lokasi pemasukan data tersebut serta mengumpul kannya pada sebuah disk. Komputer akan mengedit, menyortir dan menyimpan data untuk diolah lebih lanjut. c) Perangkat keluaran (output devices)


11

Informasi yang diterima dari input data yang diproses melalui peralatan masukan ditampilkan melalui peralatan keluaran dalam berbagai bentuk mulai dari dokumen kertas sampai kata-kata lisan. Berbagai macam perangkat output yang paling banyak digunakan adalah : 1. Cathode ray tube (CRT) 2. Printer 3. Komputer output microfilm (COM) d) Perangkat dan media penyimpanan data (secondary storage) Merupakan tempat penyimpanan data yang belum digunakan oleh sistem dalam saat berjalan. Media Secondary Storage yang paling banyak digunakan adalah : Magnetic Tape, Magnetic Disk (Harddisk), disket, Optical Disk (CD ROM), Flash Disk. 2) Perangkat Lunak (software) Perangkat lunak adalah program yang berisi instruksi-instruksi untuk melakukan pengolahan data. Perangkat lunak terdiri dari tiga elemen yaitu : a) perangkat lunak sistem operasi (operating software) merupakan program yang tertulis untuk mengendalikan dan mengkoordinasi kegiatan sistem komputer.


12

b) perangkat lunak bahasa (language software) merupakan program yang digunakan untuk menterjemahkan instruksi-instruksi yang ditulis dalam bahasa pemograman ke dalam bahasa mesin untuk dapat dimengerti oleh komputer. Language software merupakan program khusus yang sudah disiapkan oleh pabrik komputer yang digunakan untuk mengembangkan program aplikasi. c) perangkat lunak aplikasi (application software) merupakan program yang ditulis dan diterjemahkan oleh language software untuk menyelesaikan suatu aplikasi tertentu. 3) Manusia (brainware) Brainware computer merupakan aspek manusia yang terlibat dalam sistem komputer dan merupakan pusat seluruh kegiatan berpikir yang dilakukan oleh manusia untuk mempersiapkan, mengolah konsep-konsep dan berbagai kegiatan lain sebelum segala sesuatunya dikerjakan oleh komputer. Pihak yang terlibat dalam suatu sistem informasi terdiri dari : a) System Analyst dan Programmer System Analyst bertugas untuk merancang sistem secara umum menentukan sistem secara keseluruhan, dan membuat rancanganrancangan khusus untuk aplikasi tertentu. Programmer bertugas membuat file chart (diagram arus), menyusun instruksi-instruksi komputer, mengetes program, dan menyusun dokumentasi atau hasilnya. System Analyst dan Programmer harus dipisahkan dalam


13

pengoperasian secara langsung karena dapat merubah program yang dipergunakan untuk maksud-maksud negatif. b) Computer Operator Bagian yang mengoperasikan aplikasi merupakan bagian yang berfungsi mengolah data sampai dihasilkan laporan dan bekerja sesuai dengan prosedur yang tertulis di manual pengoperasian. c) Librarian Bagian

penyimpanan

data

berfungsi

menjaga

ruangan

penyimpanan data yang disebut perpustakaan data. Perpustakaan data merupakan tempat dimana data dan program disimpan dalam bentuk media salinan luar. Tujuan utama fungsi librarian adalah untuk pemisahan tugas dan tanggung jawab untuk operasi, sehingga dapat mencegah orang yang tidak berhak untuk mengaksesnya. d) Data Control Group Adalah bagian yang menerima dari departemen-departemen lain, menggandakan, mengawasi jalannya pengolah data dan mendistribusikan kepada pemakai yang berhak. e) Database Administrator Adalah orang yang bertanggung jawab terhadap penanganan database dalam suatu organisasi.


14

4) Prosedur (Procedure) Prosedur adalah rangkaian aktivitas atau kegiatan yang dilakukan secara berulang-ulang dengan cara yang sama, prosedur penting dimiliki bagi setiap organisasi agar segala sesuatu dapat dilakukan secara seragam. Pada saat prosedur telah diterima oleh semua pihak dan sesuai dengan situasi serta kondisi yang ada, maka prosedur akan menjadi pedoman bagi suatu organisasi dalam menentukan aktivitas apa saja yang harus dilakukan dalam menjalankan suatu fungsi tertentu, dengan adanya prosedur yang memadai maka pengendalian dapat dilakukan dengan baik. 5) Basis Data (Database) Database merupakan kumpulan data yang tersimpan dalam media penyimpanan di suatu perusahaan (arti luas) atau di dalam komputer (sempit).Dalam perkembangannya database dapat dikelompokkan ke dalam dua era yaitu era database tradisional dan era database modern. 6) Jaringan komunikasi ( Comunication network) Jaringan komunikasi saat ini menghubungkan beberapa daratan dan lautan untuk memindahkan data dalam jumlah besar, esensi dari telekomunikasi adalah pengurangan waktu dan ruang akses terhadap data di suatu lokasi tidak lagi tergantung kepada dimensi lokasi tersebut berada, saat ini komunikasi satelit menggantikan saluran komunikasi kabel dan serat optik, kelihatannya strategi komunikasi dan jaringan merupakan kunci sukses dalam membangun sistem informasi akuntansi


15

yang handal, penguasaan terhadap teknologi informasi bagi suatu perusahaan memberikan keuntungan yang sangat tinggi, perusahaan dapat memperoleh informasi yang baik dari intern maupun ekstern perusahaan dengan sangat cepat sehingga keputusan dapat diambil dengan lebih cepat dibandingkan dengan mereka yang tidak menggunakan, jadi fungsi dari sistem telekomunikasi adalah untuk mengirim dan menerima data dari suatu lokasi ke lokasi lainnya. Dengan menguasai jaringan telekomunikasi telah menolong persoalan yang disebabkan oleh masalah geografis dan waktu sehingga memungkinkan organisasi untuk mempercepat aktivitas bisnis dan pengambilan keputusan sehingga dalam suatu organisasi kemampuan ini akan meningkatkan pula kemampuan bersaing. Menurut Dede Sopandi (2010) Topologi jaringan dapat didefiniskan sebagai berikut : “Pola hubungan antar terminal dalam suatu jaringan komputer.” Ada tiga macam topologi jaringan yaitu : 1. Topologi Bus Sistem ini menggunakan metode broadcast ke jaringan untuk berkomunikasi data dari node ke node. Keunggulan topologi ini adalah pengembangan jaringan atau penambahan workstation baru dapat dilakukan dengan mudah tanpa mengganggu workstation lain.


16

Gambar 2.1 Topologi Bus (sumber : Instalasi dan Konfigurasi Jaringan Komputer oleh : Dede Sopandi) 2. Topologi Ring Sistem ini menggunakan metode token – passing dimana data yang terkirim akan berputar melaui node ke node sampai node tujuan.


17

Gambar 2.2 Topologi Ring (sumber : Instalasi dan Konfigurasi Jaringan Komputer oleh : Dede Sopandi) 3. Topologi Star Sistem ini menggunakan konsentrator untuk koneksi semua node. Konsentrator ini bisa berupa hub ataupun switch.

Gambar 2.3 Topologi Star (sumber : Instalasi dan Konfigurasi Jaringan Komputer oleh : Dede Sopandi)


18

Merupakan kontrol terpusat, semua link harus melewati pusat yang menyalurkan data tersebut ke semua simpul atau client yang dipilihnya. Simpul pusat dinamakan stasiun primer atau server dan lainnya dinamakan stasiun sekunder atau client server. Setelah hubungan jaringan dimulai oleh server maka setiap client server sewaktu-waktu dapat menggunakan hubungan jaringan tersebut tanpa menunggu perintah dari server. 2. Sistem Penggajian Pegawai a. Unit Organisasi Yang Terkait Dalam Sistem Penggajian 1) Bagian Kepagawaian Bagian Kepegawaian memegang peranan yang penting dalam kegiatan penggajian dan pengupahan. Bagian ini bertugas untuh, mencari karyawan baru, menyeleksi calon, karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat Surat keputusan tarif gaji dan upah karyawan kenaikam pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan, dan pemberhentian karyawan. 2) Bagian Pencatat Waktu Bagian pencatat waktu bertugas untuk menyelenggarakan catatanwaktu hadir, bagi semua karyawan perusahaan. Sistem pengawasan intern yang baik menyaratkan fungsi pencatatan waktu hadir karyawan tidak boleh dilaksanakan oleh penyelia (super-visors) atau oleh


19

karyawan yang bertanggungjawab terhadap pernbuatan daftar gaji dan upah. 3) Bagian Gaji dan Upah Berfungsi untuk menghitung penghasilan tiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji dan upah. Hasil perhitungan ini dituangkan dalam daftar gaji dan upah untuk kemudian diserahkan kepada Bagian Utang guna pembuatan bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar untuk pembayaran gaji dan upah kepada karyawan. 4) Bagian Utang Berfungsi untuk memproses pembayaran gaji dan upah seperti yang tercantum dalam daftar gaji dan upah. Bagian ini membuat bukti kas keluar

yang

memberi

otorisasi

kepada

Bagian

Kasa

untuk

membayarkan gaji dan upah kepada karyawan seperti yang tercantum dalam daftar gaji dan upah tersebut. 5) Bagian Kasa Berfungsi untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan upah dan menguangkan cek tersebut ke bank. Uang tunai tersebut kemudian dimasukan ke dalam amplop gaji dan upah tiap karyawan, untuk selanjutnya dibagikan kepada karyawan yang berhak.


20

6) Bagian Kartu Persediaan dan Kartu Biaya Berfungsi untuk mencatat distribusi biaya ke dalam kartu harga pokok produk dan kartu biaya berdasarkan rekap daftar gaji dan upah dan kartu jam kerja (untuk tenaga kerja langsung pabrik). 7) Bagian Jurnal, Buku Besar, Laporan Berfungsi untuk mencatat gaji dan upah dalam jurnal umum. b. Dokumen Dalam Sistem Informasi Akuntansi Penggajian Menurut Mulyadi (2013:374) dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem informasi penggajian dan pengupahan sebagai berikut : 1) Dokumen Pendukung Perubahan Gaji Dokumen-dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat-surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan, seperti misalnya surat keputusan pengangkatan karyawan yang baru, kenaikan pangkat, perubahan tarif upah, penurunan pangkat,

pemberhentian

sementara

dari

pekerja

(skorsing),

pemindahan , dan lain sebagainya. 2) Kartu Jam Hadir Dokumen ini digunakan oleh fungsi Kartu pencatatan waktu untuk mencatat setiap jam hadir karyawan diperusahaan. Catatan jam hadir karywan ini dapat berupa daftar hadir biasa, dapat pula berbentuk kartu hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu.


21

3) Kartu Jam Kerja Dokumen

ini digunakan untuk

mencatat

waktu yang

dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu. Dokumen ini diisi oleh mandor pabrik dan diserahkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk kemudian dibandingkan dengan kartu jam hadir, sebelum digunakan untuk distribusi biaya upah langsung kepada jenis produk atau pesanan. 4) Daftar Gaji dan Daftar Upah Dokumen ini berisi jumlah gaji, upah bruto setiap karyawan, dikurangi potongan-potongan berupa PPh pasal 21, utang karyawan, iuran untuk organisasi karyawan dan lain sebagainya. 5) Rekap Daftar Gaji Dokumen ini merupakan ringkasan gaji daan upah per departemen, yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah. 6) Surat pernyataan Dokumen ini dimuat oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan upah dalam kegiatan yang terpisah dari pembuatan daftar gaji dan upah. 7) Amplop Gaji dan Upah Amplop gaji dan upah karyawan diserahkan kepada setiap karywan dalam amplop gaji dan upah. Halaman muka amplop gaji dan upah setiap karyawan ini berisi informasi mengenai nama karyawan,


22

nomor identitas karyawan dan jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam bulan tertentu. 8) Bukti Kas Keluar Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan informasi dallam daftar gaji dan upah yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji dan upah. c. Prosedur Penggajian Menurut Hall (2011 : 391) Meskipun prosedur penggajian tertentu bervariasi

diantara

perusahaan,Menyajikan

diagram

arus

data

yang

menggambarkan tugas-tugas umum dari sistem penggajian dalam perusahaan manufaktur. Inti dari proses ini dijelaskan dibawah ini : 1) Otorisasi penggajian dan perincian transaksi (jam kerja) dimasukkan ke proses penggajian dari dua sumber yang berbeda : personalia dan produksi 2) Proses Penggajian merekonsiliasi informasi ini, menghitung gaji, dan mendistribusikan cek pembayaran ke karyawan. 3) Akuntansi biaya menerima informasi yang berkaitan dengan waktu yang digunakan untuk setiap pekerjaan dari produksi. Informasi ini digunakan untuk menjurnal akun barang dalam proses.


23

4) Departemen utang usaha menerima informasi rangkuman penggajian dari departemen penggajian dan mengotorisasi departemen pengeluaran kas untuk menyetor satu cek, sejumlah total gaji, dalam akun bank khusus dimana gaji akan diambil. 5) Proses buku besar umum merekonsiliasi informasi rangkuman dari bagian akuntansi biaya, utang, dan pengeluaran kas. Akun pengendali diperbaharui untuk mencerminkan transaki ini.


24

Gambar 2.4 DAD Prosedur Penggajian Sumber : Hall (2011 : 391)


25

d. Laporan yang dihasilkan dalam sistem akuntansi penggajian Menurut Samiaji (2009) Laporan yang dihasilkan dalam sistem akuntansi pnggajian adalah sebagai berikut : 1) Laporan biaya gaji Laporan biaya gaji yang dikeluarkan tiap bulan yang dikirim kepada tiap

departemen

atau

bagian

perusahaan

yang

menunjukan

perbandingan biaya aktual dengan angka-angka biaya taksiran. 2) Laporan prestasi kerja karyawan Laporan prestasi kerja karyawan dibuat harian yang berisi no.pegawai, jam kerja aktual, standar jam output serta presentasi-presentasi kerja guna meningkatkan efektifitas laporan ini. 3) Laporan prestasi kerja departemen Laporan prestasi kerja karyawan menurut departemen jam kerja aktual, standar jam kerja, serta presentase-presentase kerja. e. Flowcart ( Bagan Alir ) 1) Keunggulan dan Kelemahan Bagan Alir Dokumen Menurut Mulyadi (2013:56) Keunggulan dan Kelemahan Bagan Alir Dokumen adalah a) Keunggulan

document

flowcart

:

dapat

dengan

mempresentasikan aliran proses yang terjadi pada program


jelas

26

b) Kelemahan dokumen flowcart yang paling terlihat : jika program dibuat terlalu besar maka document flowcart akan terlihat sangat rumit karena terlalu banyak komponen yang digambarkan. 2) Jenis-jenis Bagan Alir Bagan alir dapat dibagi menjadi lima jenis, yaitu : a) Bagan alir sistem, yaitu bagan alir yang menunjukan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem b) Bagan alir dokumen, yaitu bagan alir yang menunjukan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan-tembusannya. c) Bagan alir skematik, yaitu bagan alir yang mirip dengan bagan alir sistem tetapi perbedaannya terletak pada digunakan gambar-gambar komputer dan peralatan yang lain selain penggunaan simbol bagan alir. d) Bagan alir program adalah bagan yang menjelaskan ecara rinci langkah-langkah dari program.Bagan alir proses adalah bagan alir yang menggambarkan proses dalam suatu prosedur.


27

Tabel 2.1 Simbol Bagan Alir Dokumen ( Dokument Flowcart) No 1

Simbol

Nama Dokumen

Catatan 2

3

Penghubung pada halaman yang sama (on-page connector)

4

Penghubung pada halaman yang berbeda ( off-page connector Akhir arus dokumen

Awal arus dokumen

Makna Simbol ini digunakan untuk menggambarkan semua jeni dokumen yang merupaan formulir yang digunakan untuk merekam data terjadinya suatu transaksi. Nama dokumen dicantumkan ditengan simbol. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat data yang direkam sebelumnya didokumen formulir. Nama catatan akuntansi dicantumkan didalam simbol ini. Simbol penghubung ini digunakan untuk menghubungkan aliran dokumen yang terhenti disuatu lokasi pada halaman tertentu dan kembali berjalan dilokasi lain pada halaman yang sama. Simbol ini digunakan untuk menunjukan kemana dan bagaimana bagan alir terkait satu dengan yang lainnya pada halaman yang berbeda Simbol ini mengarahkan pembaca ke simbol penghubung halaman yang sama yang bernomor seperti yang tercantum didalam simbol tersebut. Simbol ini berasal dari simbol penghubung halaman yang sama, bernomor seperti yang tercantum didalam simbol tersebut.


28

Tabel 2.1 (Lanjutan ) Simbol Bagan Alir Dokumen ( Dokument Flowcart) 7

Kegiatan manual

8

Keterangan komentar

9

Arsip sementara

10

Arsip sementara

11

12

13

Simbol ini digunakan untuk menggambarkan kegiatan manual : menerima order dari pembeli, mengisi formulir, membandingkan, memerisa dan berbagai jenis kegiatan klarikal lainnya. Simbol ini digunakan untuk menambahkan keterangan untuk memperjelas pesan yanga kan disampaikan dalam bagan alir. Arsip sementara adalah tempat penyimpanan dokumen yang dokumennya diambil kembali dari arsip tersebut. Untuk menunjukan urutan pengarsipan dokumen digunakan simbol berikut : A : Menurut abjad N = Menurut nomor urut T = Kronologis, menurut tanggal

Simbol ini digunakan untuk menggambarkan arsip permanen yang merupakan tempat penyimpanan dokumen yang tidak akan diproses lagi dalam sistem akuntansi yang bersangkutan. On-line Simbol ini menggambarkan Komputer pengolahan data komputer secara Proses on-line. Nama program ditulis didalam simbol Keying (trping, Simbol ini menggambarkan verifying) pemasukan data kedalam komputer melalui on-line terminal. Keputusan Simbol ini menggambarkan keputusan yang harus dibuat dalam proses pengolahan data. Keputusan yang dibuat dituls didalam simbol.


29

Tabel 2.1 (Lanjutan ) Simbol Bagan Alir Dokumen ( Dokument Flowcart) 14

Garis alir Simbol ini menggambarkan arah (flowline) proses pengolahan data. Anak panah tidak digambarkan jika arus dokumen mengarah kebawah dan ke kanan. Jika arus dokumen mengalir keatas ke kiri anak panah perlu dicantumkan. 15 Persimpangan Jika dua garis alir garis alir berkesinambungan, untuk menunjukan arah masing-masing garis, salah satu garis dibuat sedikit melengkung kedua garis tersebut. Sumber : Mulyadi (2013:60-63) 3) Flowcart Sistem Penggajian Manual a) Flowcart Prosedur Sistem Pengajian Manual Menurut Hall (2011:393) Penjelasan prosedur pada gambar 2.6 adalah 1. Personalia Departemen personalia menyiapkan dan menyerahkan ke departemen penggajian berbagai formulir kegiatan personalia (personnel action form). Dokumen tersebut mengidentifikasi para karyawan yang diotorisasi untuk menerima cek pembayaran dan digunakan untuk menunjukan perubahan dalam tingkat gaji perjam, pemotongan, dan klasifiasi pekerjaan. Gambar 2.6 menunjukan formulir kegiatan personalia yang digunakan untuk mengajukan penggajian dalam hal kenaikan gaji karyawan.


30

2. Produksi Karyawan produksi menyiapkan dua jenis kartu catatan waktu kerja (time record): kartu pekerjaan dan kartu waktu. Kartu pekerjaan (job ticket) berisi total jumlah waktu yang dihabiskan oleh setiap pekerja disetiap pekerjaan produksi. Dokumen ini dikirim kebagian akuntansi biaya (siklus konversi), dimana dokumen tersebut digunakan untuk mengalokasikan beban tenaga kerja langsung keakun WIP. Kartu Waktu adalah (time card) berisi total waktu kerja karyawan ditempat kerja. Kartu ini dikirim ke bagian penggajian untuk menghitung jumlah cek pembayaran karyawan tersebut. 3. Akuntansi Biaya Departemen akuntansi biaya menggunakan kartu pekerjaan untuk mengalokasikan biaya tenaga kerja ke akun WIP sebagai tenaga kerja langsung atau overhead, Pembebanan ini dirangkum dalam rangkuman distribusi tenaga kerja (labor distribution summary) dan diteruskan ke departemen buku besar umum.


31

Gambar 2.5 Flowcart Prosedur Sistem Penggajian Manual Sumber : Hall ( 2011 : 392)


32

Gambar 2.5 Flowcart Prosedur Sistem Penggajian Manual ( Lanjutan)

Sumber : Hall (2011:393)


33

4. Penggajian Departemen penggajian menerima tarif pembayaran dan data pemotongan gaji dari departemen personalia dan data jam kerja dari departemen produksi. Staff administrasi di departemen ini melakukan pekerjaan berikut : 1)

Menyiapkan

daftar

gaji

(payroll

register)

untuk

menunjukan pembayaran bruto, pemotongan, pembayaran lembur, dan pembayaran bersih. 2)

Memasukan

infomasi

diatas

ke

catatan

penggajian

karyawan (employee payroll records). 3)

Menyiapkan cek gaji (paycheck) untuk karyawan

4)

Mengirim cek gaji pengeluaran kas dan salinan daftar gaji ke utang.

5)

Menyimpan kartu waktu, formulir kegiatan personalia, dan salinan daftar gaji.

5. Departemen Utang Staff administrasi utang usaha ( account payable) memeriksa kebenaran daftar gaji dan menyiapkan dua salinan tanda terima pengeluaran kas sejumlah gaji tersebut. Satu salinan, bersama dengan daftar gaji, dikirim ke pengeluaran kas. Salinan lainnya dikirim ke departemen buku besar umum.


34

6. Pengeluaran Kas Manajer

dibagian

pengeluaran

kas

menerima

cek-cek

penggajian, memeriksanya dan kemudian menandatanganinya, lalu mengirimnya ke pusat pembayaran untuk didistribusikan kepara karyawan. Staff administrasi menerima tanda terima pengeluaran kas dan daftar gaji. Satu cek untuk seluruh jumlah gaji ditulis dan disetor ke akun dana gaji (payroll imprest account). Cek gaji karyawan tersebut ditarik dari akun ini, yang digunakan hanya untuk penggajian. Dana harus ditransfer dari akun kas umum ke akun dana gaji ini sebelum cek pembayaran dapat dicairkan. Akhirnya, staff tersebut mengirimkan satu salinan cek dengan tanda terima pengeluaran kas dan daftar gaji ke departemen utang, dimana suatunya itu akan disimpan. 7. Buku Besar Umum Departemen buku besar umum menerima rangkuman distribusi tenaga kerja dari bagian akuntansi biaya dan tanda terima pengeluaran kas dari utang usaha. Tanda terima pengeluaran kas menunjukan total jumlah gaji terutang dan perinciannya kedalam kas, utang pajak, dan pengurangan lainnya. Dengan Informasi ini, staff admisnitrasi buku besar umum membuat ayat akuntansi sebagai berikut :


35

Debit Barang dalam proses ( Tenaga kerja langsung)

xxxxx

Overhead Pabrik ( Tenaga kerja tak langsung)

xxxxx

Utang Gaji

Kredit

xxxxx

Dari Tanda Terima Pengeluaran kas Debit Utang Gaji

xxxxx

Kas

xxxxx

Kredit

Pajak Penghasilan Federal

xxxxx

Pajak Penghasilan Penghasilan dari negara Bagian

xxxxx

Pajak Penghasilan FICA

xxxxx

Premi Asuransi Kelompok

xxxxx

Dana Pensiun

xxxxx

Biaya serikat kerja

xxxxx

Gambar 2.6 Rangkuman Distribusi Tenaga Kerja Sumber : Hall (2011) Debit dan Kredit dari ayat-ayat jurnal ini harus sama. Jika tidak, berarti ada kesalahan dalam perhitungan pada beban distribusi tenaga kerja atau penggajian. Ketika kesamaan nilai itu sudah diverifikasi, staff menyimpan tanda terima dan rangkuman distribusi tenaga kerja.


36

4) Flowcart Sistem Penggajian Berbasis Komputer Menurut Hall (2011:403) Sistem Penggajian Berbasis Komputer terdiri dari : a) Otomatisasi Sistem Penggajian Menggunakan Batch Karena sistem penggajian tidak sering dilakukan (mingguan atau bulanan), sistem tersebut sering kali cocok dengan pemrosesan batch dan file berurutan. Gambar 2.9 menunjukan sistem ini. Departemen pemrosesan data menerima formulir kegiatan personalia, kartu pekerjaan, kartu waktu, yang dikonversikan ke file digital. Program komputer batch melakukan pencatatan dengan terperinci, penulisan cek, dan fungsi buku besar umum. b) Implikasi Pengendali Kekuatan dan kelemahan dari sistem ini sama dengan kekuatan dan kelemahan dalam sistem batch untuk sistem pengeluaran umum yang dibahas sebelumnya. Sistem ini mengedepankan keakuratan akuntansi dan mengurangi kesalahan dalam menulis cek. Selain itu, sistem ini tidak secara signifikan meningatkan efisiensi operasional, namun, untuk banyak jenis berorganisasi, tingkat tekhnologi ini cukup mamadai.


37

Sistem Penggajian Batch

Gambar 2.7 Sumber Hall ( 2011 : 404 )


38

c) Merekayasa ulang sistem penggajian Untuk perusahan berukuran sedang dan besar, pemrosesan gaji sering kali disatukan dalam sistem manajemen sumber daya manusia- MSDM ( Human resource managemen – HRM). Sistem MSDM menangkap dan memproses sejumlah besar data yang berkaitan dengan personalian, termasu tunjangan karyawan, perencanaan tenaga kerja, relasi tenaga kerja, keterampilan tenaga kerja, kegiatan personalia (tarif pembayaran, pemotongan, dan lain-lain), juga gaji. Sistem MSDM harus menyediakan akses real-time ke file personalia untuk tujuan mencari keterangan secara langsung dan untuk perubahan catatan dalam status karyawan pada saat terjadinya. Menggambarkan sistem penggajian sebagai dari sistem MSDM. Sistem ini berbeda dari sistem otomatisasi sederhana dalam hal-hal berikut : 1) Departemen operasi mengirim transasi ke pemrosesan data melalui terminal, 2) File akses langsung digunakan untuk penyimpanan data, dan (3) banyak proses sekarang dilakukan real-time . Fitur-fitur operasional utama dari sistem ini diberikut. a. Personalia Departemen personalia melakukan perubahan dalam file karyawan secara real-time melalui terminal. Perubahan ini termasuk


39

penambahan karyawan baru, penghapusan karyawan yang sudah bekerja, perubahan jumlah keluarga karyawan, perubahan pemotongan gaji, dan perubahan status pekerjaan (tarif pembayaran). b. Akuntansi Biaya Departemen akuntansi biaya memasukan data biaya pekerjaan ( real-time atau setiap hari ) untuk menciptakan file pemanfaatan tenaga kerja (labor usage file). c. Penjagaan Waktu Ketika menerima kartu waktu yang sudah disetujui dari supervisor pada tiap akhir minggu, departemen penjagaan waktu membuat file kehadiran (attendance file) saat ini. d. Pemrosesan Data Pada akhir periode kerja, tugas-tugas berikut ini dikalukan dalam proses batch: 1. Biaya tenaga kerja didistribusikan ke berbagai WIP, overhead, dan akun biaya 2. File rangkuman distribusi tenaga kerja on-line diciptakan. Salinan dari file ini dikirim ke departemen akuntansi biaya dan buku besar umum. 3. Daftar gaji on-line diciptakan dari file kehadiran dan file karyawan (employee file). Salinan dari file ini dikirim ke departemen utang dan pengeluaran kas.


40

4. File catatan karyawan diperbaharui 5. Cek penggajian disiapkan dan ditandatangani. Cek tersebut dikirim ke bendahara untuk diperiksa dan direkonsiliasikan dengan

daftar

gaji.

Cek

pembayaran

ini

kemudia

disitribusikan ke para karyawan.2 6. File bukti pengeluaran diperbaharui dan satu cek disipakan untuk dana yang akan ditransfer ke akun gaji. Cek dan salinan

bukti

pengeluaran

dikirim

ke

departemen

pengeluaran kas. Satu salinan bukti tersebut dikirim ke departemen buku besar umum, dan salinan yang terakhir dikirim ke departemen utang. 7. Pada akhir pemrosesan, sistem tersebut menerima file rangkuman distribusi tenaga kerja dan file bukti pengeluaran dan memperbaharui file buku besar umum. f. Pengendalian Sistem Informasi Penggajian Manual Menurut Hall (2011:397) Pengendalian Penggajian terdiri dari : 1) Otorisasi Transaksi Formulir kegiatan personalia memberikan pengendalian otorisasi yang penting dalam sistem penggajian. Dokumen ini penting untuk mencegah penipuan penggajian dengan mengindentifikasi karyawan yang di otorisasi. Bentuk penipuan yang umum dilakukan adalah menyerahkan kartu waktu karyawan yang tidak lagi bekerja


41

diperusahaan.

Formulir

kegiatan

personalia

memungkinkan

departemen penggajian menyimpan daftar karyawan saat ini, yang dibandingkan dengan kartu waktu. 2) Pemisahan Tugas Fungsi penjagaan waktu harus dipisahkan dari fungsi personalia. Departemen personalia memberikan informasi tarif pembayaran ke bagian penggajian untuk karyawan yang dibayar perjam. Kisaran tarif pembayaran dapat didasarkan pada pengalaman, klasifikasi pekerjaan, senioritas, dan kelebihan lainnya. Jika infomasi ini disediakan langsung oleh departemen produksi, karyawan dapat mengubah informasi dan melakukan penipuan. Untuk mengendalikan hal ini, informasi tarif pembayaran harus datang dari sumber independendepartemen personalia. 3) Supervisi Wilayah lain yang berisiko adalah penjagaan waktu . Kadang-kadang karyawan memasukan kartu untuk karyawan lain yang terlambat atau absen. Supervisor harus mengamati proses dan merekonsiliasikan kartu waktu dengan kehadiran aktual 4) Catatan Akuntansi Jejak Audit untuk penggajian meliputi dokumen-dokumen berikut : a. Kartu waktu, kartu pekerjaan, dan bukti kas keluar


42

b. Informasi jurnal, yang berasal dari rangkuman distribusi tenaga kerja dan daftar gaji. c. Akun buku besar pembantu, yang berisi catatan karyawan dan berbagai akun pengeluaran. d. Akun buku besar umum : pengendali penggajian, kas, dan akun dana gaji. 5) Pengendali Akses Aktiva yang berkaitan dengan sistem penggajian adalah tenaga kerja dan kas. Keduanya dapat disalahgunakan melalui akses yang tidak benar kecatatan akuntansi. Individu yang tidak jujur dapat memalsukan jumlah tenaga kerja melalui kartu waktu sehingga dapat menggelapkan uang kas. Pengendaliam atas akses ke dokumen sumber dan catatan dalam sistem pembayaran merupakan hal penting, seperti halnya dalam semua siklus pengeluaran. 6) Verifikasi Independen Berikut ini adalah contoh-contoh pengendalian verifikasi indenpenden dalam sistem penggajian : a. Verifikasi jam kerja. Sebelum mengirimkan kartu waktu ke bagian

penggajian

,

supervisor

harus

memverifikasi

keakuratannya dan menandatanganinya. b. Pengurus

pembayaran

(paymaster).

Pengguna

pengurus

pembayaran yang indenpenden untuk mendistribusikan cek (daripada supervisor) membantu memverifikasi eksistensi para


43

karyawan.

Supervisor

penggajian

dengan

dapat

terlibat

berpura-pura

dalam

penipuan

mendistribusikan

cek

pembayaran ke karyawan yang sebenernya tidak ada. c. Utang usaha. Staff administrasi utang usaha memverifikasi keakuratan daftar gaji sebelum membuat bukti kas keluar yang mentransfer dana ke akun gaji. d. Buku

besar

memverifikasi

umum. seluruh

Departemen proses

buku

dengan

besar

merekonsiliasi

rangkuman distribusi tenaga kerja dan bukti penggajian.


umum

44

B. PENELITIAN TERDAHULU Di setiap penelitian akan mengacu pada peneliti terdahulu untuk dapat mengetahui bagaimana alur dari sebuah penelitian. Dalam penelitian saat ini peneliti mengacu pada salah satu penelitian yang ada dalam tabel dibawah ini dikarenakan mengangkat tema yang sama yaitu “Analisis penerapan sistem akuntansi penggajian dan pengupahan dalam mendukung pengendalian intern (studi kasus pada PT. Cahaya Marta Perkasa, Pamekasan)” oleh taufiq hidayat. Penelitian ini bersifat studi deskriftif yang memberikan gambaran sistematis,faktual, dan akurat mengenai fenomena yang diselidiki. Adapun tujuan penelitian ini untuk mengevaluasi apakah sistem akuntansi penggajian yang terdapat di PT. Cahaya Marta Perkasa, Pamekasan sudah berjalan baik seuai teori. Hasil Penelitian yang dilakukan taufiq hidayat adalah Sistem Akuntansi Penggajian pada PT. Cahaya Marta Perkasa, Pamekasan sudah berjalan baik sesuai dengan kajian teori yang ada. Hasil Penelitian Sebelumnya yang telah dilakukan oleh peneliti lain dipaparkan pada tabel 2.2


45

Tabel 2.2 Hasil penelitian terdahulu. No Nama Peneliti Judul Penelitian Jurnal Penelitian 1 jurnal wisnu Sistem informasi kompak agusta pengolahan data (komputer alfiandanu, gaji dan akuntansi) eko perhitungan PPh volume siswanto pasal 21 pada CV. 2015 hal 69 Sinar Teknik Ngaliyan Semarang

2

Jurnal adminsitrasi bisnis (jab)|vol. 15 no. 2 oktober 201 www. Administras ibisnis.stude ntjournal.ub .ac.id

Hasil Penelitian

Proses pengolahan data gaji lebih mudah, proses pencarian data jadi lebih cepat setelah dibangunnya database., penghitungan pph pasal 21 jadi lebih mudah, pembuatan laporan penggajian karyawan jadi lebih cepat, akurat, dan praktis. Violita Analisis sistem Jumlah kehadiran saraswati akuntansi karyawan masih belum Darminto penggajian dan mempengaruhi jumlah Maria gaji yang akan pengupahan goretti wi sebagai upaya dibayarkan kepada endang np mendukung tujuan karyawan, bagian pengendalian intern akuntansi masih bertugas perusahaan membayarkan gaji dan ( studi pada hotel upah karyawan serta batu permai kota melakukan pengawasan batu ) terhadap daftar hadir karyawan dan membuat rekap daftar hadir karyawan.


46

Tabel 2.2 (Lanjutan ) Hasil penelitian terdahulu. Sistem penggajian karyawan yang sudah terkomputerisasi akan dapat mempermudah dalam pencarian data daripada menggunakan sistem konvensional dan dengan adanya sistem pengolahan data gaji yang sudah terkomputerisasi penggajian karyawan pada CV. Blumbang Sejati Pacitan menjadi lebih efektif dan efisien 4 jurnal mohammad Analisis penerapan Sistem akuntansi administrasi taufiq sistem akuntansi penggajian dan bisnis (jab) | hidayat penggajian dan pengupahan sudah vol. 6 no. 2 pengupahan dalam berjalan dengan baik desember mendukung sesuai dengan teori yang 2013 pengendalian intern ada dilihat dari catatan (studi kasus pada akuntansi yang PT. Cahaya Marta digunakan oleh pt. Perkasa, cahaya marta perkasa, Pamekasan) pamekasan sudah baik hal ini dibuktikan dengan dibuatnya jurnal dan buku besar untuk merekam transaksi yang berkaitan dengan pemberian gaji dan upah. Sumber : Hasil Olahan Peneliti dari Penelitian Terdahulu

3

Dwi speed journal – Jayanti, sentra Siska Iriani penelitian engineering dan edukasi – volume 11 no 3 -2014ijns.org

sistem informasi penggajian pada CV. Blumbang Sejati Pacitan


47

C.RERANGKA PIKIR

Input Data : 1. Data Pegawai 2. Kartu Pekerjaan

Proses Absensi

Proses Perhitungan Gaji

Output : Rekap absensi

Output : 1. Daftar Gaji 2. Slip Kas Keluar 3.Slip Gaji

Gambar 2.8 Rerangka Pikir


Proses Pencatatan Transaksi Penggajian Output : Laporan Gaji

BAB II KAJIAN PUSTAKA DAN RERANGKA PEMIKIRAN

Recommend Documents