Arsip Nasional Republik Indonesia
LEMBAR PERSETUJUAN
Substansi Prosedur Tetap tentang Pengelolaan Arsip Inaktif telah saya setujui.
Disetujui di Jakarta pada tanggal
November 2011
SEKRETARIS UTAMA,
GINA MASUDAH HUSNI
Arsip Nasional Republik Indonesia
LAMPIRAN PROSEDUR TETAP NOMOR 28 TAHUN 2011
TENTANG PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-1-
DAFTAR LAMPIRAN PROSEDUR TETAP TENTANG PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF
LAMPIRAN 1
DIAGRAM ALIR PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF KE PUSAT ARSIP
LAMPIRAN 2
DIAGRAM ALIR PENATAAN ARSIP INAKTIF DI PUSAT ARSIP (RECORDS CENTER)
LAMPIRAN 3
DIAGRAM ALIR PEMINJAMAN ARSIP INAKTIF DI PUSAT ARSIP
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-2Lampiran 1 Prosedur Tetap Nomor :28 Tahun 2011 Tanggal : November 2011
DIAGRAM ALIR PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF
Unit Penyelesaian No.
Tahap Kegiatan Arsiparis
1 2
3
4
5 6
7
8 9
10
Menerima permohonan pemindahan arsip inaktif Berkoordinasi untuk memeriksa kelengkapan dan kesesuaian antara fisik arsip yang ada di dalam boks dengan daftar arsip yang dipindahkan Memberitahukan adanya ketidaksesuaian antara fisik arsip yang terdapat dalam boks dengan daftar arsipnya untuk kemudian disesuaikan Mengkonfirmasikan waktu pemindahan arsip agar selanjutnya dibuatkan Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif Menandatangani Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif Menerima arsip inaktif beserta Berita Acara Pemindahan Arsip, Fisik Arsip dan Daftar Arsip Pindah Mencatat pemindahan arsip inaktif pada buku peminjaman arsip, menyimpan Berita Acara Pemindahan Arsip Lembar ke-2 dan Daftar Arsip pindah ke-2 Mencatat lokasi penempatan arsip di Pusat Arsip ke dalam daftar lokasi simpan arsip Meneliti dan memeriksa JRA Inaktif dalam Daftar Arsip Pindah dan menentukan jangka waktu simpan Menyampaikan laporan pelaksanaan pemindahan arsip
11
Menerima dan mengoreksi laporan pelaksanaan pemindahan arsip
12
Menerima laporan pelaksanaan pemindahan arsip
Norma Waktu: 7 hari
Kasubbag Pengelolaan Arsip
tidak sesuai
sesuai
Kabag Arsip
Unit Pengolah
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-3Lampiran 2 Prosedur Tetap Nomor :28 Tahun 2011 Tanggal : November 2011
DIAGRAM ALIR PENATAAN ARSIP INAKTIF DI PUSAT ARSIP (RECORDS CENTER)
Unit Penyelesaian No
Tahap Kegiatan Arsiparis
1
Menyimpan, membuat label dan mengisi keterangan label boks serta lokasi simpan
2
Merapikan arsip dan sarana simpan
3
Menata boks arsip sesuai dengan provenancenya
4
Membuat daftar lokasi simpan
5
Memasukkan data arsip inaktif dalam database kemudian melaporkan hasil kompilasinya
6
Mengoreksi hasil kompilasi Data Arsip Inaktif yang sudah diinput
7
Mencetak daftar arsip simpan
8
Menyimpan daftar arsip simpan
9
Membuat dan menyampaikan laporan pelaksanaan kegiatan penataan arsip inaktif
10
Menerima dan mengoreksi laporan pelaksanaan kegiatan penataan arsip inaktif
11
Menerima laporan pelaksanaan kegiatan penataan arsip inaktif.
Norma Waktu: 30 hari
Kasubbag Pengelolaan Arsip
Kabag Arsip
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-4Lampiran 3 Prosedur Tetap Nomor :28 Tahun 2011 Tanggal : November 2011
DIAGRAM ALIR PEMINJAMAN ARSIP INAKTIF
Unit Penyelesaian No
Tahap Kegiatan Arsiparis
1
Melakukan pencarian arsip yang akan dipinjam melalui Daftar Arsip Simpan
3
Mengambil arsip sesuai permintaan
5 6
7 8
9
10
11
Kabag Arsip
Peminjam /Unit Pengolah
a. Menerima permintaan peminjaman arsip dari unit kerja secara tertulis ataupun lisan b. Memerintahkan Arsiparis untuk memproses lebih lanjut
2
4
Kasubbag Pegelolaan Arsip
Meletakkan out indicator ke dalam boks arsip, sebagai pengganti arsip yang akan dipinjam Mencatat permintaan peminjaman arsip ke dalam Buku Peminjaman a. Menyerahkan arsip inaktif yang dipinjam b. Menandatangani bukti penerimaan arsip dalam Buku Peminjaman Mengontrol waktu pengembalian arsip dan melakukan konfirmasi pengembalian arsip Menerima arsip yang sudah dikembalikan dengan memeriksa kesesuaian antara arsip dengan catatan peminjaman Menyimpan kembali arsip yang sudah dikembalikan ke tempat semula, dengan mengambil out indicator terlebih dahulu kemudian melaporkan pelaksanaan kegiatan Mengoreksi kemudian menyampaikan laporan pelaksanaan kegiatan peminjaman arsip inaktif Menerima laporan pelaksanaan kegiatan peminjaman arsip inaktif
Norma Waktu: 15 hari
KEPALA BIRO UMUM,
SYAIFUDDIN
